Administraci

on de Proyectos con PROJECT

ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS

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Temario

Fundamentos
Justificacion
Conceptos
La Administracion de Proyectos de Acuerdo al PMI
Etapas de un Proyecto
Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

Microsoft Project 2007

Comenzando a trabajar con Microsoft Project
Crear una lista de tareas
Establecer recursos
Asignar recursos a tareas
Dar formato e imprimir el plan de proyecto
Relizar el seguimiento de las tareas
Ajustar detalles de una tarea

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La Administracion de Proyectos de Acuerdo al PMI
Etapas de un Proyecto
Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

Microsoft Project 2007

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Conceptos
La Administracion de Proyectos de Acuerdo al PMI
Etapas de un Proyecto
Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

Microsoft Project 2007

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Por que es necesaria la administracion de proyectos?

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Historia de la administracion de proyectos

Frederick Taylor (18561915), conocido como el El padre

de la administraci
on cientfica aplic
o el razonamiento
cientfico y demostr
o que el trabajo puede analizarse y
mejorarse si se centra en las partes fundamentales.
Puso en practica sus ideas en las tareas realizadas en las
fundiciones de acero, como recoger arena con la pala y
levantar y trasladar piezas.
Taylor present
o el concepto de trabajar con mas eficiencia en
lugar de mas esfuerzo y tiempo.

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Historia de la administracion de proyectos (2)

El socio de Taylor, Henry Gantt (18611919),

estudio detalladamente el orden de las operaciones en el
trabajo.
Sus estudios de administraci
on se centraron en la construccion
de embarcaciones para la marina durante la Primera Guerra
Mundial.
Sus diagramas de Gantt, que contienen barras de tareas y
marcadores de hitos, describen la secuencia y duracion de
todas las tareas de un proceso.

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Justificaci
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Project Management Institute (PMI)

Asociacion sin fines de lucro, lder en el area de Administracion de

Proyectos, dedicada al progreso y al fomento de la aplicacion
efectiva de la ciencia y practica de la Administracion de Proyectos.
Fundada en 1969 por expertos en la Administracion de
Projectos.
Tiene mas de 420,000 miembros en el mundo.
250 captulos (organizaciones locales) en 70 pases.

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Fundamentos
Justificaci
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Estandares del PMI

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

Cuerpo de conocimiento de la Administraci
on de Proyectos.
Define las mejores practicas (EL QUE).

Portafolio Management
Orientado a la planeaci
on estrategica de programas y proyectos

Organizacional Project Management Maturity Model (OPM3)

Modelo de madurez de administraci
on de proyectos.

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Justificaci
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Otras propuestas sobre Administracion de Proyectos

Agile Project Management / Extreme Project Management

Orientados a la creaci
on de metodologas acordes a la realidad
de proyectos con requerimientos inestables.

Prince2 (PRojects IN Controlled Environments)

Estandar britanico que define las mejores practicas para la
administraci
on de proyectos.
Tiene 3 niveles: Foundation, Practitioner y Certififcation

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Justificaci
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Por que PMI?

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Justificaci
on

Por que PMI?

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Justificaci
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Investigacion

Investigue en dos bolsas de trabajo de Mexico 5 ofertas

laborales en la que los reclutadores soliciten personal con
conocimientos en PMP.
Obtenga el salario promedio de los puestos ofertados.
Tiempo: 7min

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Justificaci
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Encuesta de Salarios 2010: Conocimientos y habilidades

http://www.sg.com.mx/content/view/1129

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Conceptos

Fundamentos
Justificacion
Conceptos
La Administracion de Proyectos de Acuerdo al PMI
Etapas de un Proyecto
Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

Microsoft Project 2007

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Conceptos

Que es un Proyecto?

Definicion
Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado u
nico.a
a

PMBOK Pag. 5

Caractersticas:
Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido
Productos, servicios o resultados u
nicos: un proyecto crea
productos entregables u
nico
Elaboraci
on Gradual: significa desarrollarlo en etapas

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Conceptos

Elementos relacionados con el proyecto

1

Alcance
Que estamos entregando?, Que incluye?, Que NO incluye?

Tiempo

Costo

Cuando estamos generando los entregales?

Quien se necesita para realizar el proyecto? ,Cuanto
costaran?
4

Calidad
Con que estandares o metricas de calidad desarrollaremos los
entregables?

Riesgo
Que tan seguros o confiados estamos sobre las condiciones
que rodean el proyecto?

Recursos
Cuantos se necesitan?

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Conceptos

Premisas y Restricciones

Premisas
Hechos que se presumen ciertos o falsos y que inciden en la
planeacion y desarrollo del proyecto

Restricciones
Son factores que limitan las opciones del equipo del proyecto
as como sus recursos

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Conceptos

Triple restriccion

http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_triangle

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Conceptos

Proyecto vs. Trabajo Operativo

Estos dos tipos de trabajo comparten determinadas caractersticas:

son realizados por individuos
estan limitados por restricciones, incluso restricciones de
recursos
son planificados, ejecutados, supervisados y controlados,
son realizados con el fin de alcanzar los objetivos de la
organizacion o los planes estrategicos

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Conceptos

Proyecto vs. Trabajo Operativo (2)

En el trabajo operativo las operaciones:

son continuas y producen servicios, resultados o productos
repetitivos.
sostienen la organizaci
on a lo largo del tiempo
no terminan cuando alcanzan sus objetivos actuales sino que,
por el contrario, siguen nuevas direcciones para apoyar los
planes estrategicos de la organizaci
on.

Los proyectos:
Son temporales y tienen un final.

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Conceptos

Dinamica 3. Proyecto vs. Trabajo Operativo

Piense en las actividades que realiza en su trabajo e indique cuales
son relacionadas a proyectos y cuales a las actividades del da a
da. Tome en cuenta lo siguiente:
Las actividades son repetitivas y/o son necesarias para
mantener la operaci
on de la organizaci
on?
Las actividades estan relacionadas a arreglar algo o hacer
modificaciones menores o actividades de mantenimiento (por
ejemplo: hacer cambios a la pagina web, resolver problemas,
etc)?
Tus actividades requieren seguir las mejores practicas en la
administracion de proyectos?
Tus actividades requieren seguir un plan de trabajo?
Las actividades que no producen algo u
nico no son proyectos.
Duracion: 5min.

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Fundamentos
Conceptos

Programas, PMO, Portafolios

Programa
Grupo de proyectos relacionados, administrados en forma
coordinada para la obtenci
on de beneficios y su control, que no se
podra lograr si se administraran de forma individual.
Involucra proyectos, tareas repetitivas y cclicas (trabajo
operativo)

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Conceptos

Programas, PMO, Portafolios

Oficina de Proyectos (PMO)

Entidad que centraliza y coordina la administraci
on de proyectos
de una organizacion.
Se centra en la planeaci
on coordinada, priorizacion y
ejecucionde proyectos orientados a los objetivos de la
organizacion.

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Conceptos

Programas, PMO, Portafolios

Funciones de la PMO:
Compartir y coordinar recursos a traves de todos los proyectos.
Define la metodologa de Administraci
on de Proyectos,
mejores practicas y estandares.
Administra la configuraci
on centralizada
Administra un repositorio u
nico centralizado
Es una plataforma de asesora y mentoring para los
administradores de proyectos.
Provee reportes consolidades.

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Conceptos

Programas, PMO, Portafolios

Portafolio
Conjunto de proyectos o programas y otros tipos de trabajos que
se agrupan para facilitar la direcci
on eficaz de ese trabajo para
cumplir con los objetivos estrategicos de la organizacion.

Los proyectos o programas del portafolio no son necesariamente

interdependientes ni estan directamente relacionados.

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Conceptos

Administracion de Proyectos, Programas y Portafolios

Adinistracion de Proyectos
Aplicacion de conocimientos, habilidades, herramientas y tecnicas
a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del
mismo, a traves de una serie de actividades interrelacionadas. a
a

PMBOK Pag. 6

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Conceptos

Administracion de Proyectos, Programas y Portafolios

Administracion de Programas
Administracion centralizada y coordinada de un programa para
alcanzar sus objetivos y beneficios estrategicos. a
a

PMBOK Pag. 10

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Conceptos

Administracion de Proyectos, Programas y Portafolios

Administracion de Portafolios
Incluye identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y
controlar proyectos, programas y otros tipos de trabajos
relacionados para alcanzar los objetivos especficos y estrategicos
del negocio.

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Conceptos

Habilidades para la Administracion de Proyectos

Habilidades duras (Hard Skills)
Herramientas y Tecnias
Modelos matematicos
Conocimiento de pmbok

Habilidades suaves (Soft Skills)

Liderazgo
Comunicaci
on
Negociaci
on
Soluci
on de problemas
Lograr el objetivo
Motivaci
on
Negociaci
on

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Conceptos

Habilidades del equipo de trabajo

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Conceptos

Involucrados en el proyecto (stakeholders)

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Conceptos

Involucrados en el proyecto (stakeholders)

Administradores de proyecto:
Responsables de la administraci
on de proyecto. No requieren
ser expertos en la parte tecnica.

Clientes:
Entidades que proveen los requerimientos para el proyecto

Usuarios:
Aquellos que usaran el producto resultado del proyecto.

Gerentes Funcionales:
Responsables de administrar el trabajo relacionado con las
areas funcionales de la organizaci
on.

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Conceptos

Interesados en el proyecto (stakeholders)

Patrocinador:
Provee los recursos financieros para el proyecto (Un cliente
puede ser un patrocinador)

Equipo el proyecto:
Grupo de personas que ejecuta las actividades del proyecto

Administradores de Programas:
Responsables de la administraci
on de proyectos relacionados

Administradores de Portafolio:
Responsables de gobernar un n
umero de proyectos o
programas que pueden o no ser independientes.

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Conceptos

Caractersticas de los Interesados

Pueden tener un impacto positivo o negativo en el proyecto.
Pueden ejercer influencia sobre el proyecto y su resultado.
Es importante para el administraci
on de proyecto identificar a
todos los interesads y sus expectativas (algunas veces son
implcitas )
Pueden surgir conflictos de intereses y objetivos; el
administrador del proyecto incluye balancear dichos intereses.
El administrador del proyecto debe encontrar soluciones a los
conflictos entre los involucrados.
Tomar en cuenta a todos los interesados reduce el riesgo y
aumenta la probabilidad de exito del proyecto al satisfacer a
los clientes.
En general, las diferencias entre los interesados deben ser
resueltas en favor del cliente.

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Conceptos

Estructura organizacional
Definicion
Composicion de una organizaci
on que define como la forma de
interaccion entre individuos y grupos.
Estructura Funcional
Cada area funcional o departamento es responsable de un
proceso especfico.
La subordinaci
on es jerarquica y depende de un solo gerente.

Estructura Matricial
La subordinaci
on es vertical y horizontal
Fuerte, Equilibrada, Debil

Estructura por Proyecto

El administraci
on de proyecto y los miembros clave del equipo
operan de forma independiente a las demas unidades de la
organizaci
on.

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Conceptos

Tipos de estructuras organizacionales

Pag. 28 PMBOK

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Conceptos

Organizacion Funcional

Pag. 29 PMBOK

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Organizacion Matricial Debil

Pag. 29 PMBOK

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Conceptos

Organizacion Matricial Equilibrada

Pag. 30 PMBOK

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Conceptos

Organizacion Matricial Fuerte

Pag. 30 PMBOK

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Organizacion Orientada a Proyectos

Pag. 31 PMBOK

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Conceptos

Organizacion Combinada

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Conceptos

Encuesta. Tipos de estructuras organizacionales

De acuerdo a la clasificaci
on expuesta, identifique el tipo de
organizacion en la que se encuentra.
Haga un sondeo con algunos de sus compa
neros para comprar
sus resultados.
Duracion: 5min.

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Conceptos

Factores cruciales para el exito de un proyecto

Objetivos claramente definidos

Administrador de proyectos competente

Apoyo de la alta direcci

on

Miembros competentes en el equipo de PM

Asignacion de recursos suficientes

Canales de comunicaci
on adecuados

Mecanismos de control

Capacidades de retroalimentaci
on

Buena respuesta al cliente

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Conceptos

Por que fallan los proyectos?

Todo proyecto de TI sera un fracaso si:

Una falta de compresi
on de las herramientas de AP y un
exceso de confianza en el software de administracion de
proyectos.
Problemas de comunicaci
on
No se ajusta de modo adecuado a los cambios que ocurren en
el curso del proyecto.

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Conceptos

Por que fallan los proyectos TI?

Todo proyecto de TI sera un fracaso si:
el sistema visto como un todo no opera como se esperaba y
si su desempe
no global no es
optimo;
al implantarlo no se comporta como se pretenda
originalmente o si es tan hostil para los usuarios que lo
rechazan y lo usan poco;
el costo de su desarrollo excede cualquier beneficio que
pudiera producir durante su vida u
til;
debido a problemas con la complejidad del sistema o con la
administracion del proyecto, se abandona el desarrollo del SI
antes de terminarlo;

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Conceptos
La Administracion de Proyectos de Acuerdo al PMI
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Buenas Practicas
Los procesos de la administraci
on de proyectos se aplican
mundialmente y a todos los sectores de industrias. Buenas
practicas significa que existe un acuerdo general en cuanto a que
se ha demostrado que la aplicaci
on de los procesos de la
administracion de proyectos aumenta las posibilidades de exito de
una amplia variedad de proyectos.
Esto no significa que los conocimientos, habilidades y procesos
descritos deban aplicarse siempre de la misma manera en todos los
proyectos. Para un proyecto determinado, el director del proyecto,
en colaboracion con el equipo del proyecto, siempre tiene la
responsabilidad de determinar cuales son los procesos apropiados,
as como el grado de rigor adecuado para cada proceso.

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Ciclo de vida del producto

Definicion
Comprende las fases del lanzamiento de un nuevo producto, siguen
una secuencia y no se sobreponen.

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Ciclo de vida del proyecto

Definicion
Conjunto de fases o etapas, generalmente secuenciales y en
ocasiones superpuestas, cuyo nombre y n
umero se determinan por
las necesidades de administraci
on y control de la organizacion u
organizaciones que participan en el proyecto.Pag. 15 PMBOK

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Ciclo de vida de la administracion de proyectos

Definicion
Describe los cinco procesos para dirigir un proyecto (Inicio,
Planeacion, Ejecucion, Monitoreo & Control y Cierre).

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Grupos de Procesos de la Administracion de Proyectos

Proceso de Inicio.

Proceso de Planeaci
on

Proceso de Ejecuci
on.

Proceso de Seguimiento y Control.

Proceso de Cierre.

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Grupos de Procesos de la Administracion de Proyectos

Proceso de Inicio. Aquellos procesos realizados para definir

un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya
existente, mediante la obtenci
on de la autorizacion para
comenzar dicho proyecto o fase.

Proceso de Planeaci
on. Aquellos procesos requeridos para
establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y
definir el curso de acci
on necesario para alcanzar los objetivos
para cuyo logro se emprendi
o el proyecto.

Proceso de Ejecuci
on. Aquellos procesos realizados para
completar el trabajo definido en el plan para la direccion del
proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.

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Grupos de Procesos de la Administracion de Proyectos

Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos

requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y el
desempe
no del proyecto, para identificar areas en las que el
plan requiera cambios y para iniciar los cambios
correspondientes.

Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar

todas las actividades a traves de todos los grupos de procesos,
a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

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Los grupos de procesos no son etapas del proyecto. . .

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Los grupos de procesos no son etapas del proyecto. . .

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Lmites de un Proyecto

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Areas
de Conocimiento

Gestion de la Integraci
on del Proyecto

Gestion del Alcance del Proyecto

Gestion del Tiempo del Proyecto

Gestion de los Costos del Proyecto

Gestion de la Calidad del Proyecto

Gestion de los Recursos Humanos del Proyecto

Gestion de las Comunicaciones del Proyecto

Gestion de los Riesgos del Proyecto

Gestion de las Adquisiciones del Proyecto

42 procesos

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Planeacion, programacion y control del proyecto

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Proceso de inicio

Definicion
Compuesto por aquellos procesos realizados para definir un nuevo
proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la
obtencion de la autorizaci
on para comenzar dicho proyecto o fase.
Se define el alcance inicial,
Se comprometen los recursos financieros iniciales.
Se identifican los interesados internos y externos, que
interact
uan y ejercen alguna influencia sobre el resultado del
proyecto.

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Grupo de procesos de Inicio

Desarrollar el acta de constituci

on del proyecto.

Identificar a los interesados.

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Acta de constitucion del proyecto

Documento que debe incluir:
1

Un enunciado explicando el porque del proyecto.

La descripcion de las necesidades de la organizacion que

solicita el proyecto.

Los objetivos del proyecto.

Una lista con los entregables que serviran al cierre del

proyecto para comprobar que los objetivos se han cumplido

Una lista de supuestos, es decir, factores que son considerados

como ciertos.

Una lista de restricciones o limitaciones.

Una lista del personal que participara en el proyecto,

indicando sus obligaciones y responsabilidades.

La autorizacion por escrito para iniciar el proyecto.

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Etapas de un Proyecto

Identificacion de Involucrados (Stakeholders)

Documento que debe incluir:
Definicion
Proceso de identificar a la gente y organizaciones impactadas por
el proyecto, as como documentar la informaci
on relevante acorde a
sus intereses.
Involucrados clave:
Patrocinador (Sponsor)
Cliente
Administrador de proyecto
Equipo del proyecto
Influenciadores
PMO

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Impacto de los interesados

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Estrategias aplicadas a los interesados

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Matriz de analisis de los interesados

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Actividad 1.

Realice las siguientes actividades:

1

Elabore el acta constitutiva de su proyecto usando la plantilla

01 Plantilla Acta Constitucion Proyecto.docx

Identifique y elabore una matriz de analisis de interesados en

MS Office Excel.

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Proceso de planeacion

Definicion
Compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el
alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y
desarrollar la lnea de acci
on requerida para alcanzar dichos
objetivos.
Se desarolla el plan para la direcci
on del proyecto en donde se
documentan las acciones necesarias para definir, preparar,
integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.
Fuente primaria de informaci
on para determinar la manera en
que se planificara, ejecutara, monitoreara y controlara y
cerrara el proyecto.

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Grupo de procesos de planeacion

Desarrollar el Plan para la Direcci

on del Proyecto

Recopilar Requisitos

Definir el Alcance

Crear la EDT

Definir las Actividades

Secuenciar las Actividades

Estimar los Recursos de las Actividades

Estimar la Duraci
on de las Actividades

Desarrollar el Cronograma

10

Estimar los Costos

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Etapas de un Proyecto

Grupo de procesos de planeacion (2)

11

Determinar el Presupuesto

12

Planificar la Calidad

13

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

14

Planificar las Comunicaciones

15

Planificar la Gesti
on de Riesgos

16

Identificar los Riesgos

17

Realizar el Analisis Cualitativo de Riesgos

18

Realizar el Analisis Cuantitativo de Riesgos

19

Planificar la Respuesta a los Riesgos

20

Planificar las Adquisiciones

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Proceso de ejecucion

Definicion
Compuesto por aquellos procesos realizados para completar el
trabajo definido en el plan para la direcci
on del proyecto a fin de
cumplir con las especificaciones del mismo.
Implica coordinar personas y recursos,
Integrar y realizar las actividades del proyecto en conformidad
con el plan de direcci
on del proyecto.

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Grupo de procesos de ejecucion

Dirigir y Gestionar la Ejecuci

on del Proyecto

Realizar el Aseguramiento de Calidad

Adquirir el Equipo del Proyecto

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Gestionar el Equipo del Proyecto

Distribuir la Informaci
on

Gestionar las Expectativas de los Interesados

Efectuar las Adquisiciones

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Proceso de seguimiento y control

Definicion
Compuesto por aquellos procesos requeridos para monitorear,
analizar y regular el progreso y el desempe
no del proyecto, para
identificar areas en las que el plan requiera cambios y para iniciar
los cambios correspondientes.
El desempe
no del proyecto se observa y se mide de manera
sistematica y regular, a fin de identificar variaciones respecto
al plan original.
Incluye:
controlar cambios y recomendar acciones preventivas para
anticipar posibles problemas
comparar el desempe
no con la lnea base.
influir en los factores que podran eludir el control integrado de
cambios.

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Etapas de un Proyecto

Grupo de procesos de seguimiento y control

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Realizar el Control Integrado de Cambios

Verificar el Alcance

Controlar el Alcance

Controlar el Cronograma

Controlar los Costos

Realizar el Control de Calidad

Informar el Desempe
no

Monitorear y Controlar los Riesgos

10

Administrar las Adquisiciones

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Etapas de un Proyecto

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Etapas de un Proyecto

Proceso de cierre

Definicion
Compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las
actividades a traves de todos los grupos de procesos de la direccion
de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase
del mismo u otras obligaciones contractuales.
Verifica que los procesos definidos se hayan completado
dentro de todos los grupos de procesos a fin de cerrar el
proyecto o una fase del mismo
Establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha
finalizado.

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Etapas de un Proyecto

Grupo de procesos de cierre

Cerrar el Proyecto o Fase

Cerrar las Adquisiciones

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Estructura de descomposicion del trabajo (EDT)

Definicion
Estructura jerarquica que inicia con el o los productos finales o
terminados y muestra c
omo estos productos finales se pueden
subdividir en tareas o paquetes de trabajo elementales.
Define un conjunto de tareas independientes (tambien
llamadas actividades o paquetes de trabajo) que constituyen
un proyecto, a fin de facilitar las estimaciones de tiempo y
costo y la asignaci
on de recursos.
Se divide un proyecto en subproyectos mas peque
nos, de
manera que la suma de todos los subproyectos defina el
proyecto mas grande.
No es una lista de verificaci
on; es una herramienta para definir,
supervisar y comprender la naturaleza y avance de un proyecto

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Estructura de descomposicion del trabajo (EDT)

Primer Nivel: Identificar el producto o productos finales.

Ejemplo: un reporte, un programa de computacion, un edificio.

Segundo Nivel: Indicar los subsistemas principales que

definen cada producto final.
Tercer/Cuarto/Quinto Nivel: Especificar los esfuerzos de
trabajo mas peque
nos definidos en un proyecto. Para este
nivel tener en mente los siguientes factores:

Grupos de empleados y especialistas involucrados

Responsabilidad de administraci
on
Facilidad para estimar tiempos y costos
Duraci
on.

Administraci
on de Proyectos con PROJECT
Fundamentos
Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

Ejemplo EDT

Administraci
on de Proyectos con PROJECT
Fundamentos
Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

WBS Chart Pro

Definicion
Herramienta de administraci
on de proyectos basada en Windows,
que se utiliza para crear y mostrar los proyectos graficamente
mediante una estructura detallada de trabajo (EDT o WBS en
ingles).
Caractersticas
Integracion con Microsoft Project.
Guardar a las paginas de la web directamente.
Guardar como imagen, incluyendo JPEG, PNG, BMP y TIFF.

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on de Proyectos con PROJECT
Fundamentos
Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

WBS Chart Pro

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on de Proyectos con PROJECT
Fundamentos
Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

Tecnica de revision y evaluacion de programas

Definicion
En ingles, Program Evaluation and Review Technique,
com
unmente abreviada como PERT, es un metodo que consiste
en ordenar, bajo la forma de red, varias tareas que, gracias a su
dependencia y su cronologa, concurren todas ellas a la obtencion
de un producto acabado.[Poggioli, 1976, p. 1]
Nacido en EE.UU., este sistema se utiliz
o en 1954 durante la
construccion del submarino POLARIS.

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Fundamentos
Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

Ejemplo de una red PERT

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Fundamentos
Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

Diagrama de Gantt

Definicion
Herramienta grafica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de
dedicacion previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo
de un tiempo total determinado, desarrollado por Henry Laurence
Gantt entre 1910 y 1915.
Este diagrama de muestra el origen y el final de las diferentes
unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas o las
dependencias entre unidades mnimas de trabajo.

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Fundamentos
Herramientas (WBS,Gantt, Pert, Calendario).

Diagrama de Gantt

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Microsoft Project 2007

Fundamentos

Microsoft Project 2007

Comenzando a trabajar con Microsoft Project
Crear una lista de tareas
Establecer recursos
Asignar recursos a tareas
Dar formato e imprimir el plan de proyecto
Relizar el seguimiento de las tareas
Ajustar detalles de una tarea

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Fundamentos

Microsoft Project 2007

Comenzando a trabajar con Microsoft Project
Crear una lista de tareas
Establecer recursos
Asignar recursos a tareas
Dar formato e imprimir el plan de proyecto
Relizar el seguimiento de las tareas
Ajustar detalles de una tarea

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Introduccion a Microsoft Project

Definicion
Software de administraci
on de proyectos dise
nado, desarrollado y
comercializado por Microsoft para asistir a administradores de
proyectos en el desarrollo de planes, asignaci
on de recursos a
tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y
analizar cargas de trabajo.
Versiones:
1992 (v3), 1993 (v4), 1995 (4.1a) 1998 (9.0), 2000 (10.0),
2002 (11.0), 2003 (12.0), 2007 (13.0) y 2010 (14.0)

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Familia de productos Microsoft Project

Microsoft Office Project Standard 2007

Microsoft Office Project Professional 2007
Microsoft Office Project Server 2007
Microsoft Office Project Web Access 2007
Microsoft Office Portafolio Server 2007

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Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Iniciar Microsoft Project

1

En la barra de herramientas de Windows, hacer clic sobre el

boton Inicio.

En el men
u Inicio, situar el cursos sobre Todos los programas,
hacer clic sobre Microsoft Office y seleccionar despues
Microsoft Office Project 2007.

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Microsoft Project 2007
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Interfaz Microsoft Project 2007

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Microsoft Project 2007
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Elementos Interfaz Microsoft Project

Barra de desplazamiento
horizontal

Botones Minimizar /
Restaurar / Cerrar del
programa

10

Botones Minimizar /
Restaurar / Cerrar del area
de trabajo

Barra de vistas

11

Escala temporal

Barra de estado

12

Barra de desplazamiento
vertical

Barra de ttulo

Barra de men
u

Barra de herramienta
estandar

Barra de herramienta de
formato

Barra de entrada

6
7

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

La barra de herramientas

Botones

Descripci
on
Guarda en disco los cambios realizados a un archivo.
Estos dos botones sirven para labores de impresion. Imprimir y ver una presentaci
on preliminar de un archivo
antes de imprimirlo respectivamente
Este grupo sirve para editar; cortar, copiar y pegar informacion tanto de tareas como de recursos.

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

La barra de herramientas

Botones

Descripci
on
Estos botones sirven para establecer relaciones de precedencia entre tareas. El primer icono sirve para reportar
hipervnculos a tareas o recursos. El segundo vincula las
tareas seleccionadas y el tercero las desvincula. El vnculo por defecto es FC.
Se obtiene la ventana de asignaci
on de recursos.
Copia la vista activa en pantalla para incluirla como imagen en alguna otra aplicaci
on.
Corrector de ortografa.

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

La barra de edicion

La barra de edicion incluye una caja de texto. Si se desea editar un

campo, este se selecciona y luego se oprime la tecla F2 o haciendo
clic en el area de edici
on. Al terminar la edici
on se presiona Enter.

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Los botones de esquema

Se usan para organizar las tareas y los grupos.

La flecha en el sentido apuntando a la derecha sirve para
subordinar una o varias tareas a la tarea que esta justo encima
de la(s) tarea(s) seleccionada(s).
La que apunta a la izquierda sirve para independizar, es decir,
desvincular una o varias tareas de su anterior tarea de
resumen.
Los signos + y sirven para mostrar o esconder las tareas
subordinadas de una tarea resumen.

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Los barra de estado

Ubicada en la parte inferior de la pantalla.

Se presentan mensajes para informar al usuario del uso de las
opciones en los men
us, sobre los distintos procesos que se
llevan a cabo as como informaci
on general .

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Ejercicio 1.1
1

Indicar un nuevo proyecto con el cono

Introducir la informaci
on del siguiente proyecto:
Actividad
Duraci
on

1. Dise
no del Sistema
2. Programacion
3. Preparar prueba del Sistema
4. Preparar Auditoria / Control
5. Documentaci
on
6. Preparar Procedimientos y guas
7. Prueba del Sistema
Guardar el proyecto con el nombre
proyectoDesarrolloSoftware

3s
4s
3s
2s
2s
3s
2s

Predecesora
es la tarea #

1
2
3
1
5
4,5

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Ejercicio 1.1

Contestar las siguientes preguntas:

(a) Cual es la duraci
on total en semanas de este proyecto?
(b) C
omo se distingue visualmente las tareas crticas?
(c) Que tareas tienen holgura, es decir, cuales son las tareas cuyo
inicio o terminaci
on puede variar sin afectar la duracion total
del proyecto?

Sugerencias:
Para la pregunta (a) use del men
u principal la opcion
Proyecto y luego seleccione la opci
on Informaci
on del
proyecto y finalmente la opci
on Estadsticas.

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Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Ejercicio 1.1

Para la pregunta (b) use del men

u principal la opcion Formato
y luego Estilos de barra y luego, incluya un nuevo estilo de
barra para las tareas crticas, escribiendo Tareas crticas,
llenar el resto de los datos seg
un se muestra en la siguiente
figura:

Administraci
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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Ejercicio 1.1

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Registro de un proyecto y de sus tareas

Es recomendable comenzar la creaci
on de un proyecto dandole a
este un nombre y estableciendo su fecha de inicio o terminacion,
con respecto a la cual habran de programarse todas las tareas que
formen parte de el. Los datos generales de un proyecto se indican a
continuacion:
1

Nombre del proyecto

Organizacion o usuario del proyecto

Administrador del proyecto

Fecha de inicio o terminaci

on

Calendario aplicable al proyecto

Tipo de programaci
on del proyecto

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Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Registro de un proyecto y de sus tareas

Para los puntos 1, 2, 3:

ir al men
u Archivo ,
Propiedades y
seleccionar la pesta
na
Resumen.

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Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Registro de un proyecto y de sus tareas

Para los puntos 4, 5 y 6 ir al men
u Proyecto y seleccionar la
opcion Informaci
on del proyecto.

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Opciones para personalizar el manejo de Project

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Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Mostrar tarea de resumten de proyecto

Herramientas
Opciones Vista
Marcar las
opciones:
Mostrar tarea de
resumen de
proyecto
2 Mostrar
n
umeros de
esquema
3 Validar que la
opcion MXN
este seleccionada
1

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Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Vistas de informacion de un proyecto

El espacio de trabajo de Project se denomina vista. Se utilizan para
introducir, editar, analizar y presentar la informacion del proyecto.

Ver
Barra de
vistas

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Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Explorar las Vistas

La vista por defecto es la de Diagrama de Gantt.

Nombre de la
vista activa

Tabla

Parte grafica
de la vista

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Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Vista Hoja de Recursos

Presenta detalles sobre recursos en un formato de filas y columnas
(llamado tabla), con cada recurso situado en una fila.

Ver Hoja
de recursos

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Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Vista Uso de Recursos

Esta vista agrupa las tareas a las que se ha asignado cada recurso.

Ver Uso
de recursos

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Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Vista Uso de Recursos

La informacion se presenta sobre un mes, semana o da
determinado, carece de estructuras de tabla.

Ver
Calendario

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Vista Diagrama de red

Esta vista se concentra en las relaciones entre tareas.
Cada caja o nodo de la vista Diagrama de red presenta los detalles
de cada tarea, mientras que las lneas que unen las cajas indican
relaciones entre tareas.

Ver
Diagrama
de red.

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Escala Temporal

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Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Vista Entrada de tarea

1
2

Ver Mas vistas.

En la lista Vistas, hacer click sobre Entrada de tarea, despues
sobre el boton Aplicar.

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Informes

Project incluye dos tipos de informes:

Informes tabulares: destinados a ser impresos
Informes visuales: permiten exportar datos de Project a
Excel o Visio.
No se pueden incluir datos directamente en un informe.

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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Ejemplo: Informe Tabular

1

Dar click sobre el men

u Informe Infomes

Personalizados click sobre el bot

on Seleccionar.

En el cuadro de dialogo Informes personalizados

Seleccionar Recurso(trabajo) Vista previa

Administraci
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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Ejemplo: Informe Tabular (2)

Este informe es una lista completa de los recursos disponibles en
este plan de proyecto, equivalente a lo que se presentara en la
vista Hoja de Recursos.

Administraci
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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Ejemplo: Informe Visual

1

Dar click sobre el men

u Informe Infomes visuales

Administraci
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Microsoft Project 2007
Comenzando a trabajar con Microsoft Project

Ejemplo: Informe Visual (2)

1

Seleccionar Informe del trabajo restante de los recursos

Ver.

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Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Fundamentos

Microsoft Project 2007

Comenzando a trabajar con Microsoft Project
Crear una lista de tareas
Establecer recursos
Asignar recursos a tareas
Dar formato e imprimir el plan de proyecto
Relizar el seguimiento de las tareas
Ajustar detalles de una tarea

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Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Tareas
Definicion
Labor que debe realizarse para conseguir los objetivos del proyecto.
Caractersticas:
se le estima una duraci
on determinada,
tienen un nivel o jerarqua dependiendo de su momento de
ejecucion,
es condicion para que otras tareas puedan ser ejecutadas a
continuacion o debe ser ejecutada despues de que otra(s)
tarea(s) ha(n) sido realizada(s),
consume uno o varios recursos y
tiene uno(s) responsable(s) para su ejecuci
on.

Administraci
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Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Unidades de Tiempo

Al escribir
m
h
d
s
me

Aparece as
min
hora
da
sem
ms

Y se interpreta como
minuto
hora
da
semana
mes

Si se desea que las tareas ocurran en horas laborales y no

laborales se debe asignar la duraci
on con la letra t al final.
Por ejemplo 3dt, indica que la duraci
on se refiere a tres das
naturales.

Administraci
on de Proyectos con PROJECT
Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Ejemplo: Informe Visual (2)

1

Seleccionar Informe del trabajo restante de los recursos

Ver.

Administraci
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Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Relacionar tareas

Tarea Predecesora
Tarea cuyo fecha de comienzo o fin determina la fecha de
comienzo o fin de su tarea suceso.
Tarea Sucesora
Tarea que no puede comenzar ni finalizar hasta que no comience o
finalice otra tarea.
Dependencias
Relacion entre dos tareas vinculadas; el vnculo se establece por
una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin.

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Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Dependencias entre tareas

Terminologa

Gantt

Descripci
on

Fin a Comienzo (FC)

La tarea (B) no puede comenzar

hasta que finalice la tarea (A).

Comienzo a Comienzo (CC)

La tarea (B) no puede comenzar

hasta que comience la tarea (A).

Fin a Fin (FF)

La tarea (B) no puede finalizar

hasta que finalice la tarea (A).

Comienzo a Fin (CF)

La tarea (B) no puede finalizar

hasta que comience la tarea (A).

Administraci
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Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Fin a Comienzo

Definicion
La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finaliza la tarea

predecesora. Esta
es la dependencia entre tareas predeterminada.
La fecha de finalizaci
on de la predecesora determina la fecha de
inicio de la sucesora.
Ejemplos:
Poner barda y Pintar barda, Pintar barda no puede
comenzar hasta que termine Poner barda.

Administraci
on de Proyectos con PROJECT
Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Comienzo a Comienzo

Definicion
La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comienza la tarea
predecesora.
Ejemplos:
Verter los cimientos y Nivelar el hormig
on, esta u
ltimo no
puede comenzar hasta que no comience Verter cimientos.

Administraci
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Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Fin a Fin

Definicion
La tarea sucesora no puede finalizar hasta que finaliza la tarea
predecesora.
Ejemplos:
Colocar cableado e Inspeccionar instalaci
on electrica,
Inspeccionar instalaci
on electrica no puede finalizar hasta
que no finalice Colocar cableado.

Administraci
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Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Comienzo a Fin

Definicion
La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comienza la tarea
predecesora
Ejemplos:
Utilizadas cuando una actividad tiene que ser completada
antes de un hito o el fin de un proyecto.

Administraci
on de Proyectos con PROJECT
Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Documentar las tareas

Las notas son el mecanismo que Project utiliza para guardar

informacion adicional sobre una tarea y/o recurso:
Existen tres tipo de notas:
Notas de tarea,
Notas de de recursos y
Notas de asignaci
on

Administraci
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Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Documentar las tareas (2)

Para almacenar informaci
on adicional sobre una tarea:
1

Seleccione el nombre de alguna tarea.

En el men
u Proyecto Notas de tarea

Administraci
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Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Comprobar la duracion del plan

Proyecto Informaci
on del proyecto Estadsticas

Administraci
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Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Comprobar la duracion del plan (2)

Ver Zoom

Administraci
on de Proyectos con PROJECT
Microsoft Project 2007
Crear una lista de tareas

Ejercicio 1.2
Abrir el archivo proyectoDesarrolloSoftware.mpp
Realizar las siguientes modificaciones al cronograma de
trabajo:
Actividad
Duraci
on Predecesora
es la tarea #
1. Dise
no del Sistema
3s

2. Desarrollo

1
2.1 Programacion
4s

2.2. Preparar prueba del Sistema

3s
2.1
2.3. Preparar Auditoria / Control
2s
2.2
3. Documentacion
2s
1
4. Junta de Seguimiento (Todos los
3hr

Lunes)
5. Preparar Procedimientos y guas
3s
3
6. Prueba del Sistema
2s
2.3,5
1
2

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Microsoft Project 2007
Establecer recursos

Fundamentos

Microsoft Project 2007

Comenzando a trabajar con Microsoft Project
Crear una lista de tareas
Establecer recursos
Asignar recursos a tareas
Dar formato e imprimir el plan de proyecto
Relizar el seguimiento de las tareas
Ajustar detalles de una tarea

Administraci
on de Proyectos con PROJECT
Microsoft Project 2007
Establecer recursos

Tipos de Recursos

En Microsoft Project 2007 existen tres tipos de recursos: trabajo,

material y costo (en versiones anteriores solo los dos primeros
tipos).

Trabajo: Comprenden a las personas y el equipo para

completar las tareas de un proyecto.
Material: Artculos de consumo.
Costo: Representa un costo financiero asociado a una tarea
del proyecto.

Administraci
on de Proyectos con PROJECT
Microsoft Project 2007
Asignar recursos a tareas

Fundamentos

Microsoft Project 2007

Comenzando a trabajar con Microsoft Project
Crear una lista de tareas
Establecer recursos
Asignar recursos a tareas
Dar formato e imprimir el plan de proyecto
Relizar el seguimiento de las tareas
Ajustar detalles de una tarea

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Microsoft Project 2007
Dar formato e imprimir el plan de proyecto

Fundamentos

Microsoft Project 2007

Comenzando a trabajar con Microsoft Project
Crear una lista de tareas
Establecer recursos
Asignar recursos a tareas
Dar formato e imprimir el plan de proyecto
Relizar el seguimiento de las tareas
Ajustar detalles de una tarea

Administraci
on de Proyectos con PROJECT
Microsoft Project 2007
Relizar el seguimiento de las tareas

Fundamentos

Microsoft Project 2007

Comenzando a trabajar con Microsoft Project
Crear una lista de tareas
Establecer recursos
Asignar recursos a tareas
Dar formato e imprimir el plan de proyecto
Relizar el seguimiento de las tareas
Ajustar detalles de una tarea

Administraci
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Microsoft Project 2007
Relizar el seguimiento de las tareas

Plan provisional
Definicion
Conjunto de fechas de comienzo y de finalizaci
on de tareas que se
guardan en determinadas etapas del proyecto.
Para definir un plan provisional:
1

Herramientas Seguimiento Establecer lnea de base.

Seleccionar Establecer plan provisional para Proyecto

completo.

En el cuadro Copiar, haga clic en los valores de comienzo y

finalizacion o lnea de base que desea guardar.

En el cuadro En, haga clic en el nombre del plan provisional

en el que desea copiar los valores.

Administraci
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Microsoft Project 2007
Relizar el seguimiento de las tareas

Alternativa a la linea base (Plan provisional)

1
2
3
4
5

Herramientas Personalizar Campos

Campo Tipo: N
umero
Cambiar Nombre: Cambi
o la fecha Fin?
Formula: [Fin]-[Fin1]
Indicadores graficos:

Administraci
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Microsoft Project 2007
Relizar el seguimiento de las tareas

Alternativa a la linea base (Plan provisional) (2)

Click derecho sobre ttulo de tabla Insertar columna

Seleccionar Cambi
o la fecha Fin? en la opci
on Nombre del
campo

Administraci
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Microsoft Project 2007
Ajustar detalles de una tarea

Referencias bibliograficas I
B. Render.
Principios de administraci
on de operaciones, p.35.
Pearson Educacion, 2004.
T. Klastorin.
Administracion de Proyectos.
Alfaomega, 2005.
Microsoft.
Historia breve de la administraci
on de proyectos.
http://office.microsoft.com/es-es/project-help/
historia-breve-de-la-administracion-de-proyectos-HA001135342.aspx

P. Poggioli.
Apliacion practica del metodo P.E.R.T., p.1-6
editores tecnicos asociados, 1976.