82T00049 PDF

FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
ESCUELA DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

CONTADOR PBLICO AUTORIZADO
TESIS DE GRADO
Previa a la obtencin del Ttulo de:
Ingeniera en Contabilidad y Auditora C.P.A.

TEMA:
PROPUESTA DE MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA EL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL
CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA ESPOCH
AUTORA:
Lorena Paulina Llerena Medina
Riobamba Ecuador
2010
I
CERTIFICADO
Certificamos que la presente Tesis de Grado presentada por la Srta. LORENA PAULINA
LLERENA MEDINA denominada PROPUESTA DE MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA
EL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA
ESPOCH fue revisada y corregida siendo su contenido original en su totalidad, por lo que
se autoriza su presentacin.
Ing. Hernn Arellano D.
Ing. Fernando Esparza M.
DIRECTOR DE TESIS
MIEMBRO
II
AUTORA
Las opiniones vertidas en la presente Tesis de Grado denominada PROPUESTA DE

MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL
CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA ESPOCH, son de exclusiva responsabilidad de la
autora y el patrimonio intelectual le pertenece a la Escuela Superior Politcnica de
Chimborazo.
L. Paulina Lerena M.
AUTORA
III
Dedicatoria
Cuando llegamos a la meta que un da nos trazamos sentimos tanta emocin y satisfaccin del
trabajo realizado.
Dedico el esfuerzo aplicado para la realizacin de este trabajo investigativo a todas aquellas
personas que me apoyaron de una u otra forma cuando lo necesitaba, en especial a mis padres
queridos por todo su esfuerzo y dedicacin por la educacin de sus hijos, a mis guas laborales
que en verdad son un ejemplo a seguir y a mis amigos que siempre han estado a mi lado siendo
parte de mi vida politcnica.
Paulina Llerena M.
IV
Agradecimiento
Cuando los ideales estn por cristalizarse y el grito del triunfo salta a mi garganta y mi corazn
reboza de alegra, nace el afn de hacer un justo homenaje de agradecimiento en primer lugar a
Dios por la vida y la sabidura que nos ha regalado, la gratitud profunda a mis padres por su
incondicional apoyo y a todos mis maestros que han compartido conmigo sus valiosos
conocimientos. De forma especial agradezco la paciencia y dedicacin del Ing. Hernn Arellano
quien es mi director de tesis y gerente del FCPC-DESPOCH, entidad que me facilit todos
los recursos para el desarrollo del presente trabajo, y al Ing. Fernando Esparza un reconocido
docente quien con paciencia supo inculcar sus valiosos conocimientos a la formacin profesional de
sus educandos.
Mi agradecimiento profundo a todas aquellas personas que me han apoyado en todo el trayecto
de mi formacin profesional.
Paulina Llerena M.
RESUMEN
Se propone la PROPUESTA DE MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL FONDO

COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA ESPOCH, con
el objetivo principal de proponer los lineamiento de control interno a aplicarse en los
procesos a fin de mejorar la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones que
realiza la entidad.
En el proceso investigativo y para la elaboracin de la propuesta se ha utilizado
tcnicas e instrumentos de investigacin tales como: encuestas, cuestionarios de
control interno, anlisis F.O.D.A., observacin directa, flujogramas. Los tipos de
estudio utilizados fueron: Explorativo, descriptivo, explicativo, deductivo, e inductivo,
adems material bibliogrfico y virtual que nos permiti ampliar el estudio.
En el Manual de Control Interno se presentan los procesos de las reas tanto
administrativas, contables y financieras de la entidad; para cada proceso se presenta
una normativa de control, la descripcin del procedimiento de ejecucin, el
correspondiente flujograma y como valor agregado se ha realizado una matriz de
evaluacin de riesgos del proceso.
Mediante la creacin e implementacin del Manual de Control Interno que se
propone, se pretende crear y mejorar las normativas de control existentes a fin de
que los procesos operativos sean realizados con mayor eficiencia, eficacia y economa
y se obtenga informacin confiable para la toma de decisiones en bien del FCPCDESPOCH.
Se recomienda a los directivos del Fondo Complementario Previsional Cerrado de los
Docentes de la ESPOCH, aplicar las normativas que se establece en el presente
Manual de Control Interno, a fin de que se constituya en una herramienta gerencial
que ayude en la solucin de problemas de control interno.
VI
SUMMARY
The Internal Control Manual proposal for de teachers closed foresight

complementary found in the ESPOCH paper pretends to propose the internal control
guidelines to be applied in the processes so that the operation efficiency, savings and
effectiveness can be improved.
Research techniques and instruments such as: surveys, questionnaires, FODA

analysis, direct trip, flowcharts have been used during the research process and for
the proposal performance. Exploring, descriptive, explanatory, deductive methods,
bibliographic and virtual material were used to extend the study.
Administrative, accounting and financial areas appear in the internal control manual.
In addition to this, there is a control regulation for each process and the execution
procedure description, flowcharts. A process risk evaluation matrix has been added
as a plus.
The internal control manual implementation and creation pretend to create and
improve the actual control regulation so that the operative processes work efficiently
and with savings. Therefore, trustworthy information can be gotten when making
decisions in FCPC-DESPOCH.
It is recommended to apply this manual so that it becomes a managing tool that
helps figuring out the internal control trouble.
VII
NDICE DE CONTENIDO
PORTADA
CERTIFICADO
AUTORA
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN
SUMMARY
NDICE DE CONTENIDO
NDICE DE GRFICOS
NDICE DE TABLAS
NDICE DE FLUJOGRAMAS
INTRODUCCIN
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
XIV
XIV
XVI
XVIII
CAPITULO I
1. ANTECEDENTES DEL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE
LOS DOCENTES DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO
1.1 LA EXPERIENCIA DE LOS FONDOS DE CESANTA EN AMRICA DEL SUR

1.2 BASE LEGAL PARA LA CREACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS FONDOS
COMPLEMENTARIOS PREVISIONALES CERRADOS EN EL ECUADOR
1.2.1 CONSTITUCIN POLTICA DE LA REPBLICA DEL ECUADOR

1.2.2 LEY DE SEGURIDAD SOCIAL
1.2.3 RESOLUCIN DE LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
1.2.4 DECRETO EJECUTIVO
1.3 LOS FONDOS COMPLEMENTARIOS PREVISIONALES CERRADOS EN EL ECUADOR
1.3.1 FINES
1.3.2 CARACTERSTICAS
1.3.2 FINANCIAMIENTO
1.3.3 PROPIEDAD
1.3.4 ACCESO A LAS PRESTACIONES
1.3.5 ADMINISTRACIN
1.3.6 PRINCIPALES INDICADORES SOBRE LOS FONDOS COMPLEMENTARIOS
4
4
5
8
9
10
10
10
11
11
12
12
13
1.4 FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA

ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO
1.4.1 RESEA HISTRICA
1.4.2 CONSTITUCIN Y REGISTRO EN LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
1.4.3 VISIN
1.4.4 MISIN
1.4.5 OBJETIVOS
1.4.6 POLTICAS DE INVERSIN
15
16
18
19
19
19
20
VIII
1.4.7 BENEFICIO DE CESANTA

1.4.8 PARTCIPES DE LA INSTITUCIN
1.4.9 EVOLUCIN DE APORTE INDIVIDUAL Y PATRONAL
1.5 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
1.5.1 DIAGRAMA ESTRUCTURAL
1.6 ESTRUCTURA FUNCIONAL
1.6.1 LA ASAMBLEA GENERAL
1.6.2 CONSEJO DE ADMINISTRACIN
1.6.3 PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN
1.6.4 VICEPRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN
1.6.5 COMIT DE RIESGOS
1.6.6 COMIT DE INVERSIONES
1.6.7 GERENTE ADMINISTRATIVO
1.6.8 ASESOR (A) LEGAL
1.6.9 AUDITOR EXTERNO
1.7 MARCO DE REFERENCIA TERICO
1.7.1 MANUALES ADMINISTRATIVOS
1.7.1 .1 OBJETIVOS DE LOS MANUALES
1.7.1 .2 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES
1.7.1 .3 CLASIFICACIN DE LOS MANUALES
1.7.1 .4 ELABORACIN DE UN MANUAL
1.7.2 CONTROL
1.7.2.1 REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL
1.7.2.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL
1.7.2.3 PRINCIPIOS DE CONTROL
1.7.2.4 CLASIFICACIN DEL CONTROL
1.7.3 EL CONTROL INTERNO
1.7.3.1 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
1.7.3.2 RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO
1.7.3.3 QU PUEDE HACER EL CONTROL INTERNO?
1.7.3.4 QU NO PUEDE HACER EL CONTROL INTERNO?
1.7.3.5 EL CONTROL INTERNO INCORPORADO
1.7.4 EL CONTROL INTERNO BAJO EL MTODO C.O.S.O.
1.7.4.1 LOS 3 OBJETIVOS PRINCIPALES DEL CONTROL INTERNO
1.7.4.2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
1.7.4.2.1 AMBIENTE DE CONTROL
1.7.4.2.2 EVALUACIN DE RIESGOS
1.7.4.2.3 ACTIVIDADES DE CONTROL
1.7.4.2.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN
1.7.4.2.5 MONITOREO
1.7.4.3 RELACIN ENTRE LOS 3 OBJETIVO Y LOS 5 COMPONENTES DEL CONTROL
INTERNO
IX
24
26
27
29
29
29
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50
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59
61
64
65
CAPITULO II
2. DIAGNSTICO DEL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE
LOS DOCENTES DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO
2.1 IDENTIFICACIN DEL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS

DOCENTES DE LA ESPOCH
2.1.1 Razn Social
2.1.2 Logotipo
2.1.3 Slogan
2.2 MOMENTO EXPLICATIVO
2.2.1 VISIN
2.2.2 MISIN
2.2.3 OBJETIVOS
2.2.5 VALORES CORPORATIVOS
2.3 DIAGNOSTICO SITUACIONAL
2.3.1 ANLISIS INTERNO
2.3.2 PERFIL ESTRATGICO EXTERNO
2.3.3 MATRIZ F.O.D.A
2.3.4 MATRIZ ESTRATGICA F.O.D.A.
2.4 DIAGNSTICO DEL CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD
2.4.1 AMBIENTE DE CONTROL
2.4.2 EVALUACIN DE RIESGOS
2.4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL
2.4.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN
2.4.5 MONITOREO
2.5 INFORME CONFIDENCIAL
2.6 PUNTOS DE CONTROL INTERNO
67
67
67
68
68
68
70
71
72
76
77
77
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84
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122
126
127
CAPITULO III
3. PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL FONDO
COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA ESPOCH
3.1. ANTECEDENTES
3.1.1 VISIN
3.1.1 MISIN
3.1.3 OBJETIVOS DE LA ENTIDAD
3.2. MANUAL DE CONTROL INTERNO
3.2.1. ALCANCE
3.2.2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
3.3. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
X
139
139
139
140
140
140
141
142
3.3.1. AMBIENTE DE CONFIANZA MUTUA

3.3.2. CONTENIDO, FLUJO Y CALIDAD DE LA INFORMACIN
3.3.2.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIN EN EL FCPC-DESPOCH
3.3.2.2. PROCESO PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS DE SECRETARA
3.4 NORMAS DE CONTROL EN EL REA ADMINISTRATIVA
3.4.1 ASAMBLEA GENERAL DE PARTCIPES
3.4.1.1. NORMATIVA A APLICARSE ENTES, DURANTE Y DESPUS DE INSTALADA
ASAMBLEA GENERAL DE PARTCIPES
3.4.1.2. PROCESO PARA REALIZAR UNA ASAMBLEA GENERAL DE PARTCIPES
3.4.2 DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN
3.4.2.1. NORMATIVA PARA REGULAR LAS ACTIVIDADES DEL CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
3.4.2.2. PROCESOS PARA LA ELABORACIN DE PROPUESTAS DE PROYECTOS DE
REFORMAS ESTATUTARIAS Y/O REGLAMENTARIAS Y EJECUCIN DEL TRMITE PARA SU
APROBACIN
3.4.2.3. PROCESOS DE APROBACIN DE ESTADOS FINANCIEROS SEMESTRALES
3.4.3. COMIT DE RIESGOS
3.4.3.1. NORMATIVA PARA REGULAR LAS ACTIVIDADES DEL COMIT DE RIESGOS
3.4.3.2. PROCESO PARA PROPONER LMITES DE INVERSIONES Y DE CRDITO
3.4.3.3. PROCESO PARA VERIFICAR DEL CUMPLIMIENTO DE LMITES DE INVERSIN Y
CRDITOS
3.4.4. COMIT DE INVERSIONES
3.4.4.1. NORMATIVA PARA REGULAR LAS ACTIVIDADES DEL COMIT DE INVERSIONES
3.4.4.2. PROCESO PARA LA EJECUCIN DE PROPUESTAS DE INVERSIN TANTO
INTERNAS COMO EXTERNAS
3.4.5. GERENTE ADMINISTRATIVO
3.4.5.1.
NORMATIVA PARA REGULAR LAS ACTIVIDADES DEL GERENTE
ADMINISTRATIVO
3.4.5.2. PROCESO PARA LA EJECUCIN DE LAS RESOLUCIONES DEL CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
3.4.5.3. PROCESO PARA LA ELABORACIN Y EJECUCIN DE FORMA ANUAL DEL PLAN
DE TRABAJO Y PRESUPUESTO
3.4.6. ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO
3.4.6.1. NORMAS RELATIVAS AL TALENTO HUMANO
3.4.7. EVALUACIN DE RESULTADOS DE LA ENTIDAD
3.4.7.1. NORMATIVA PARA LA EVALUACIN DE RESULTADOS DE LA ENTIDAD
3.5. NORMAS DE CONTROL EN EL REA CONTABLE
3.5.1. NORMATIVA SOBRE LAS POLTICAS GENERALES DE CONTABILIDAD
3.5.2. PROCESOS PARA REGISTRAR EN EL SISTEMA CONTABLE TODOS LOS
MOVIMIENTOS ECONMICOS FINANCIEROS QUE GENEREN LAS ACTIVIDADES DEL
FCPC-DESPOCH.
3.5.3. PROCESO PARA ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS Y DEMS INFORMACIN A SER REMITIDA AL ORGANISMO DE
CONTROL (S.B.S.)
3.5.4. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LA CUENTA CAJA
XI
142
145
146
148
151
151
151
153
158
158
159
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166
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177
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183
184
186
186
190
190
193
196
199
3.5.4.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE CAJA

3.5.4.2. PROCESOS PARA LA REALIZACIN DE UN ARQUEO DE CAJA
3.5.5. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LA CUENTA CAJA CHICA
3.5.5.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA Y REALIZACIN DE
ARQUEOS PARA SU OPORTUNA REPOSICIN.
3.5.5.2. PROCESO PARA REALIZAR PAGOS CON CAJA CHICA
3.5.5.3. PROCESO PARA EFECTUAR LA REPOSICIN DE CAJA CHICA
3.5.6. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LA CUENTA BANCOS
3.5.6.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS
3.5.6.2. PROCESO PARA REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
3.5.7. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
3.5.7.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
3.5.7.2. PROCESO PARA REALIZAR UNA CONFIRMACIN DE SALDOS
3.5.8. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
3.5.8.1. NORMATIVA PARA EL CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DE LA
ENTIDAD
3.5.8.2. PROCESO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES DE LARGA DURACIN
3.5.8.3. PROCESO PARA REALIZAR LOS INVENTARIOS FSICOS DE LOS BIENES DE LARGA
DURACIN
3.5.9. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LAS OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD
3.5.9.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LAS OBLIGACIONES de LA ENTIDAD
3.5.9.2. PROCESO PARA LA PRESENTACIN Y PAGO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
3.5.10. MANEJO Y CONTABILIZACIN DEL PATRIMONIO
3.5.10.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DEL PATRIMONIO DE LA ENTIDAD
3.5.10.2. PROCESO PARA REGISTRAR LOS APORTES INDIVIDUALES Y LA DISTRIBUCIN
DE EXCEDENTES EN LAS CUENTAS INDIVIDUALES
3.5.11. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LOS INGRESOS Y GASTOS
3.5.11.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LOS INGRESOS Y
GASTOS
3.5.11.2. PROCESO PARA REALIZAR PAGOS GENERALES
3.5.11.3. PROCESO PARA REALIZAR EL CLCULO Y CANCELACIN DE SUELDOS
3.6. NORMAS DE CONTROL EN EL REA FINANCIERA
3.6.1. INVERSIONES DE LA ENTIDAD
3.6.1.1. NORMATIVA PARA MANEJAR LAS INVERSIONES DE LA ENTIDAD
3.6.1.2. PROCESO PARA LA CONCESIN DE PRSTAMOS ORDINARIOS, EMERGENTES,
COMPUTADORAS, VACACIONALES Y PARA MEJORA DE VIVIENDA
3.6.1.3. PROCESO PARA LA CONCESIN DE CRDITOS HIPOTECARIOS
3.6.2. BENEFICIO DE CESANTA
3.6.2.1. NORMATIVA PARA LA ENTREGA DEL BENEFICIO DE CESANTA
3.6.2.2. OTORGAR LAS LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES DE LOS PARTICIPES QUE
SE RETIRAREN O A LOS HEREDEROS DE LOS PARTICIPES QUE FALLECIEREN.
3.6.2.3. PROCESO PARA OTORGAR LAS LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES A LOS
HEREDEROS DE LOS PARTICIPES QUE FALLEZCAN
XII
199
201
204
204
206
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240
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248
248
248
251
255
263
263
263
268
3.6.3. RECAUDACIN DE VALORES POR CONCEPTO DE PRSTAMOS, APORTES Y

OTROS DESCUENTOS.
3.6.3.1. NORMATIVA PARA LA RECAUDACIN DE VALORES POR CONCEPTO DE
PRSTAMOS, APORTES Y OTROS DESCUENTOS.
3.6.3.2. PROCESO DE RECAUDACIN DE FONDOS MEDIANTE DESCUENTOS BANCARIOS
MENSUALES.
3.6.3.3. RECAUDACIN DE VALORES EN EFECTIVO
3.6.3.4. PROCESO PARA LA ADMINISTRACIN DE FONDOS DE RESERVA DE LOS
PARTCIPES DEL FCPC-DESPOCH
Glosario
272
272
273
275
279
283
CAPITULO IV
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. CONCLUSIONES
4.2. RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFA
LINKOGRAFA
ANEXOS
289
292
295
297
298
XIII
NDICE DE GRFICOS
N
N 1
N 2
N 3
N 4
TITULO
Registro de los Fondos Complementarios en la Superintendencia de
Bancos y Seguros
Registro de Partcipes en los de los Fondos Complementarios en la
Superintendencia de Bancos y Seguros
Activos Totales FCPCs en Ecuador
Componentes del Control Interno
PAG.
14
15
15
53
NDICE DE TABLAS
N
N 1
N 2
N 3
N 4
N 5
N 6
N 7
N 8
N 9
N 10
N 11
N 12
N 13
N 14
N 15
N 16
N 17
N 18
N 19
TITULO
ESQUEMA PARA EVALUAR LA VISIN
ESQUEMA PARA EVALUAR LA MISIN
VALORES CORPORATIVOS
ANLISIS DEL MEDIO INTERNO
PERFIL ESTRATGICO INTERNO DEL FCPC-DESPOCH
ANLISIS DEL MEDIO EXTERNO
PERFIL ESTRATGICO EXTERNO DEL FCPC-DESPOCH
MATRIZ F.O.D.A. del FCPC-DESPOCH
MATRIZ ESTRATGICA F.O. (ESTRATEGIAS DE CRECIMIENTO)
MATRIZ ESTRATGICA D.O. (ESTRATEGIAS DE PRESERVACIN)
MATRIZ ESTRATGICA F.A. (ESTRATEGIAS DE COMPORTACIN)
MATRIZ ESTRATGICA D.A. (ESTRATEGIAS DE CAMBIO)
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE
DOCUMENTOS DE SECRETARA
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE
UNA ASAMBLEA GENERAL DE PARTCIPES
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORAR
PROPUESTAS
DE
PROYECTOS DE REFORMAS ESTATUTARIAS
Y/O
REGLAMENTARIAS Y EJECUCIN DEL TRMITE PARA SU APROBACIN
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA APROBAR ESTADOS
FINANCIEROS SEMESTRALES
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA PROPONER LMITES DE
INVERSIN Y DE CRDITOS
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA PROPONER LMITES DE
EJECUTAR DE PROPUESTAS DE INVERSIN TANTO INTERNAS COMO EXTERNAS
XIV
PAG.
69
70
76
78
80
82
83
85
87
88
89
90
150
157
162
165
168
172
175
N 21
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIN DE LAS

RESOLUCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y
EJECUCIN DE FORMA ANUAL DEL PLAN DE TRABAJO Y PRESUPUESTO
N 22
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN EL

SISTEMA CONTABLE TODOS LOS MOVIMIENTOS ECONMICOS FINANCIEROS
QUE GENEREN LAS ACTIVIDADES DEL FCPC-DESPOCH
196
N 23
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y PRESENTACIN

DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y DEMS INFORMACIN A SER REMITIDA AL
ORGANISMO DE CONTROL (S.B.S.)
199
N 20
N 24
N 25
N 26
N 27
N 28
N 29
N 30
N 31
N 32
N 33
N 34
N 35
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN ARQUEO DE

CAJA
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR PAGOS CON
CAJA CHICA
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA REPOSICIN
DE CAJA CHICA
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
CONCILIACIONES BANCARIAS
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
CONFIRMACIONES DE SALDOS
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN DE
BIENES DE LARGA DURACIN
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LOS
INVENTARIOS FSICOS DE LOS BIENES DE LARGA DURACIN
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIN Y
PAGO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA REGISTRAR LOS
APORTES INDIVIDUALES Y LA DISTRIBUCIN DE EXCEDENTES EN LAS CUENTAS
INDIVIDUALES
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONCESIN DE
PRSTAMOS
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA CONCESIN DE CRDITOS
HIPOTECARIOS PARA CONSTRUCCIN DE VIVIENDA
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA CONCESIN DE CRDITOS
N 38
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LAS

LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES DE LOS PARTICIPES QUE SE RETIRAREN
POR CUALQUIER CAUSA
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LAS
LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES A LOS HEREDEROS DE LOS PARTICIPES
QUE FALLEZCAN
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIN DE
FONDOS MEDIANTE DESCUENTOS BANCARIOS MENSUALES
N 39
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIN DE

VALORES EN EFECTIVO
N 36
N 37
XV
180
182
203
209
212
218
225
231
234
239
244
254
258
262
267
271
275
278
N 40
EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE

FONDOS DE RESERVA DE LOS PARTCIPES DEL FCPC-DESPOCH
282
NDICE DE FLUJOGRAMAS
N
TITULO
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS DE SECRETARA
N 1
N 2
N 3
ELABORACIN Y PUBLICACIN DE LA CONVOCATORIA

INSTALACIN Y DIRECCIN DE LA ASAMBLEA GENERAL
N 7
ELABORAR PROPUESTAS DE PROYECTOS DE REFORMAS ESTATUTARIAS Y/O

REGLAMENTARIAS Y EJECUCIN DEL TRMITE PARA SU APROBACIN
APROBAR ESTADOS FINANCIEROS SEMESTRALES
PROPONER LMITES DE INVERSIN Y DE CRDITOS
VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LMITES DE INVERSIN Y CRDITOS
Para analizar el cumplimiento de lmites de crditos
N 8
N 9
VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LMITES DE INVERSIN Y CRDITOS

Para analizar el cumplimiento de lmites de inversiones en el sector financiero
EJECUCIN DE LAS RESOLUCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN
N 4
N 5
N 6
N 11
ELABORACIN Y EJECUCIN DE FORMA ANUAL DEL PLAN DE TRABAJO Y

PRESUPUESTO
REGISTRAR EN EL SISTEMA CONTABLE TODOS LOS MOVIMIENTOS
ECONMICOS FINANCIEROS QUE GENEREN LAS ACTIVIDADES DEL FCPCDESPOCH
N
N
N
N
N
N
N
N
N
ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y DEMS

INFORMACIN A SER REMITIDA AL ORGANISMO DE CONTROL (S.B.S.)
REALIZACIN DE UN ARQUEO DE CAJA
REALIZAR PAGOS CON CAJA CHICA
EFECTUAR LA REPOSICIN DE CAJA CHICA
REALIZAR CONCILIACIONES BANCARIAS
REALIZAR CONFIRMACIONES DE SALDOS
ADQUISICIN DE BIENES DE LARGA DURACIN
REALIZAR LOS INVENTARIOS FSICOS DE LOS BIENES DE LARGA DURACIN
PRESENTACIN Y PAGO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
N 10
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N 21
N 22
N 23
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N 25
REGISTRAR LOS APORTES INDIVIDUALES Y LA DISTRIBUCIN DE EXCEDENTES

EN LAS CUENTAS INDIVIDUALES
CONCESIN DE PRSTAMOS
CONCESIN DE CRDITOS HIPOTECARIOS PARA CONSTRUCCIN DE VIVIENDA
Una vez terminada la construccin
XVI
PAG.
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N 26
N 27
N 28
N 29
N 30
N 31
OTORGAR LAS LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES DE LOS PARTICIPES QUE

SE RETIRAREN POR CUALQUIER CAUSA
OTORGAR LAS LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES A LOS HEREDEROS DE LOS
PARTICIPES QUE FALLEZCAN
RECAUDACIN DE FONDOS MEDIANTE DESCUENTOS BANCARIOS MENSUALES
RECAUDACIN DE VALORES EN EFECTIVO
ADMINISTRACIN DE FONDOS DE RESERVA DE LOS PARTCIPES DEL FCPCDESPOCH - Para iniciar el ahorro de los Fondos de Reserva
ADMINISTRACIN DE FONDOS DE RESERVA DE LOS PARTCIPES DEL FCPCDESPOCH - Una vez acumulados veinte y cuatro aportaciones
XVII
266
270
274
277
280
281
INTRODUCCIN
El Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la Escuela Superior

Politcnica de Chimborazo es un organismo privado con personera jurdica sin fines
de lucro, con patrimonio y fondos propios, capaz de ejercer derechos y contraer
obligaciones, se sujeta a la legislacin vigente y a las disposiciones emitidas por la
Superintendencia de Bancos y Seguros la cual es el organismo regulador de control.
Sus instalaciones estn ubicadas en la provincia de Chimborazo, cantn Riobamba, en
el campus politcnico de la ESPOCH.
El objetivo principal de la investigacin fue de: Elaborar un Manual de Control interno

que describa el procedimiento de ejecucin de las diferentes actividades a ser
realizadas por los miembros de la organizacin y la forma en que estas actividades
sern controladas y evaluadas con el fin de mejorar el Sistema de Control Interno de
la entidad, el cual se cumple en el desarrollo de la investigacin.
La presente investigacin est compuesta por tres cuatro captulos; el primer captulo
contiene el estudio inductivo de los Fondos de Cesanta, es decir se inicio con una
breve investigacin de la modalidad de la administracin del beneficio de cesanta a
nivel sudamericano, se procede a indicar la base legal para la formacin y
funcionamiento de los Fondos Complementarios en el pas presentando tambin
estadsticas de estos fondos para as culminar con la presentacin de Los aspectos
relevantes del FCPC-DESPOCH. Para terminar este captulo se hace referencia terica
de los conceptos bsicos que ayudan al desarrollo de la investigacin.
En el capitulo segundo se presenta un diagnostico del FCPC-DESPOCH tanto a nivel

interno como externo esto permite la determinacin de factores que ayudan en el
eficiente desarrollo de las actividades y tambin de factores que pueden entorpecer
XVIII
el proceso para los cuales se deben tomar acciones de forma inmediata.
La
evaluacin de control interno se los realiz mediante la aplicacin de cuestionarios

basados en el mtodo C.O.S.O., esta evaluacin sirve de base fundamental para el
desarrollo del siguiente captulo.
En el tercer captulo se presenta la Propuesta de Manual de Control Interno aplicable

al FCPC-DESPOCH en el cual se presentan los procesos de las reas tanto
administrativas, contables y financieras de la entidad, para cada proceso se presenta
una normativa de control, la descripcin del procedimiento de ejecucin, el
correspondiente flujograma y como valor
agregado se ha realizado una matriz de
evaluacin de riesgos del proceso.
Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones obtenidas del proceso

investigativo, con las cuales se pretende mejorar los procesos administrativos,
contables y financieros del FCPC-DESPOCH.
XIX
Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional Cerrado

de los Docentes de la ESPOCH
CAPITULO I
1. ANTECEDENTES DEL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL
CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA ESCUELA SUPERIOR
POLITCNICA DE CHIMBORAZO
L. Paulina Llerena M.
Pgina 1

1.1 LA EXPERIENCIA DE LOS FONDOS DE CESANTA EN AMRICA DEL SUR

La persona que inicia su trabajo lo hace en poca de juventud, es decir cuando tiene
fuerzas y ganas de superarse, con el fin de asegurar un futuro tranquilo en el que
pueda gozar una pensin digna para proteger a su familia y disfrutar el dejar de
trabajar. En este contexto los gremios de trabajadores buscan la proteccin de sus
recursos a travs del ahorro de largo plazo, pero no siempre es fcil, sobre todo en
poca de caresta por lo que, se ha determinado que la nica forma segura de que el
trabajador ahorre es mediante la deduccin directa de un porcentaje de su sueldo, el
cual es administrado por una institucin solvente, confiable y segura, con el fin de
proveer recursos cuando el trabajador cesa de su trabajo.
La seguridad social, en los pases sur americanos, se hacen cargo de la administracin
de estos recursos, pero se ha visto con mucha indignacin de que el servicio social no
cumple con las expectativas de los trabajadores, ya sea con sus prestaciones y
servicios, ante esta circunstancias las organizaciones de trabajadores han propuesto
de que los recursos los manejen entidades ajenas a la seguridad social, ya que sern
los mismos aportantes los que los manejen y estudien las mejores alternativas de
inversin a fin de que el empleado al ser despedido, o al cesar de sus funciones
reciba una cantidad monetaria equitativa al porcentaje de aportacin ms sus
excedentes, con lo cual puede sostener a su familia mediante la iniciativa propia de
inversin o ahorro.
En los pases vecinos tales como Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Paraguay, Per y
Uruguay se han creado instituciones privadas las cuales administran tanto fondos de
pensiones como de cesanta, sus operaciones obedece a receptar los recursos
provenientes del aporte denominado cotizacin por parte de los afiliados, invertir
en el mercado de capitales obteniendo as una renta la cual es retribuida al afiliado a
travs de la acumulacin en su cuenta individual, adems estas administradoras
brindan prestaciones de proteccin social tales como: jubilacin, cesantas, seguro
por enfermedad, invalidez total o parcial y muerte; y servicios como los crditos en
sus diferentes modalidades. Estos sistemas son monopolistas en el rea de la
Pgina 2

seguridad social, es decir no hay beneficios complementarios a los recibidos por estas
instituciones y suplen el papel que desarrolla en I.E.S.S. en nuestro pas.
Las administradoras forman parte de un sistema integral llamado Administradoras de
Fondos de Pensiones (APPs) las cuales se denominan de acuerdo a su pas, estas AFPs
forman parte de la FIAP - Federacin Internacional de Administradoras de Fondos de
Pensiones, la cual est integrada por 22 socios plenos y 8 socios colaboradores a
nivel mundial.
El xito de estas AFPs a nivel mundial radica en que la legislacin que los norma,
obliga a que todo empleador afilie a sus trabajadores y por ende reciba recursos
provenientes tanto de las aportaciones del empleador como del trabajador. Es un
sistema parecido al que en el Ecuador presta el Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social, con la diferencia de que esa administracin es privada. Ahora podemos
entender el porqu de las propuestas de privatizar la Seguridad Social ya que en los
pases vecinos se desarrollan en este modelo con mucho xito.
En el Ecuador integran el Sistema Nacional de Seguridad Social1:
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS),
El Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas (ISSFA),
El Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional (ISSPOL),
Las Unidades Mdicas Prestadoras de Salud (UMPS)
Las
personas
jurdicas
que
administran
programas
de
seguros
complementarios de propiedad privada, pblica o mixta.
La Comisin Tcnica de Inversiones del IESS.
Estas entidades estn sujetas a cubrir eventualidades como enfermedad, maternidad,

riesgos del trabajo, vejez, muerte, invalidez que incluye discapacidad y, cesanta. Sus
recursos provienen de los aportes del empleador como del trabajador en los
porcentajes establecidos por las diferentes instituciones de Seguridad Social.
LEY DE SEGURIDAD SOCIAL. (2001) Gonzalo Arias Barriga editor. Pg. 94
Pgina 3

1.2 BASE LEGAL PARA LA CREACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS FONDOS

COMPLEMENTARIOS PREVISIONALES CERRADOS EN EL ECUADOR
La creacin de los Fondos Complementarios Previsionales Cerrados se respaldan en
las disposiciones legales presentadas a continuacin:
1.2.1 CONSTITUCIN POLTICA DE LA REPBLICA DEL ECUADOR
Los Fondos Complementarios Previsionales Cerrados se crearon basados en el
artculo 61 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador (2008), que dice:
Los fondos complementarios estarn orientados a proteger contingencias de
seguridad social no cubiertas por el seguro general obligatorio o a mejorar sus
prestaciones y sern de carcter opcional; se financiaran con el aporte de los
asegurados; los empleadores podrn efectuar aportes voluntarios; y, sern
administrados por entidades pblicas, privadas o mixtas, reguladas por la Ley 2
Si bien es cierto, en la Constitucin vigente no se contempla este enunciado en su
debido momento sirvi de base jurdica-legal para la conformacin de los fondos
complementarios que, lo que buscan es que, a travs del ahorro se pueda mejorar la
retribucin econmica por el rubro de cesanta.
En la revisin de la Constitucin vigente se ha notado que existen enunciados legales
los cuales apoyan y posibilitan las operaciones de los Fondos Complementarios, tales
enunciados son:
En el Titulo VI Rgimen de Desarrollo, Captulo VI Trabajo y Produccin, Seccin
Sexta Ahorro e Inversin, artculo 338, dice:
El Estado promover y proteger el ahorro interno como fuente de inversin
productiva en el pas...3
Este pronunciamiento legal ampara los fondos complementarios previsionales
cerrados, ya que por medio de ellos se incentiva el ahorro a cambio de una
2
CONSTITUCIN POLTICA DE LA REPBLICA DEL ECUADOR (1998) Gonzalo Arias Barriga editor. Segunda
Edicin. Pg. 34
3
CONSTITUCIN 2008. Gaceta Constituyente. Publicacin Oficial de la Asamblea Constituyente. Pg. 153
Pgina 4

rentabilidad muy aceptable; la cual con una eficiente administracin, puede superar
los niveles de retribucin a recibir por la inversin en una institucin bancaria.
En el Titulo VII Rgimen del Buen Vivir, Captulo I Inclusin y Equidad, Seccin
Primera Educacin, artculo 355, segundo prrafo:
Se reconoce a las universidades y escuelas politcnicas el derecho a la autonoma,
ejercida y comprendida de manera solidaria y responsable. 4
La autonoma de las universidades y escuelas politcnicas autorizan, a travs de sus
representantes el establecimiento de las polticas internas sociales y econmicas. Sin
que esto presuma la omisin de los derechos y deberes estipulados en la normativa
pertinente.
Adems en el prrafo sptimo dice:
La Funcin Ejecutiva no podr privar de sus rentas o asignaciones presupuestarias, o
retardar las transferencias a ninguna institucin del sistema5
Este enunciado garantiza la oportunidad de los recursos ya que los aportes son
deducidos de la remuneracin mensual, a fin de mantener una liquidez adecuada que
cubra las obligaciones de la entidad.
1.2.2 LEY DE SEGURIDAD SOCIAL

En el cuerpo normativo de la ley de Seguridad Social se encuentra estipulado la
legitimidad de los fondos complementarios con el fin de mejorar las condiciones de
vida de los participes de los Fondos Complementarios.
El artculo 220 de la Ley de Seguridad Social dice:
"DE LA FORMACIN DE LOS FONDOS COMPLEMENTARIOS.- Los afiliados al IESS,
independientemente de su nivel de ingresos, podrn efectuar ahorros voluntarios
4
5
Pgina 5

para mejorar la cuanta o las condiciones de las prestaciones correspondientes al

Seguro General Obligatorio o a proteger contingencias de seguridad no cubiertas por
ste.
Los ahorros voluntarios se depositarn directamente en las empresas adjudicatarios
administradoras del ahorro previsional, y los fondos acumulados por esta concepto se
administrarn como fondos separados de conformidad con el Reglamento.
Los fondos de pensiones con fines de jubilacin actualmente existentes, cualquiera
sea su origen o modalidad de constitucin, se regirn por la misma reglamentacin
que se dicte para los fondos complementarios y, en el plazo que aquella determine,
debern ajustarse a sus disposiciones que, en todo caso, respetarn los derechos
adquiridos por los ahorristas".6
Se observa que este artculo legal permite claramente el ahorro voluntario con el fin
de mejorar las prestaciones (Seguro de Cesanta) recibidas del Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social (IESS), con la sola jubilacin entregada por el IESS los participes
no pueden mantener su nivel vida, mientras que la entrega de rubro ahorrado en los
fondos complementarios mas los respectivos beneficios sirve de base para futuras
inversiones sean estas de negocio o de consumo las cuales ayudan a mantener el
nivel de vida que lleva el trabajador hasta el retiro de su labor.
El artculo 304 de la Ley de Seguridad Social indica:
Integran el Sistema Nacional de Seguridad Social: el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS), el Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas
(ISSFA), el Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional (ISSPOL), las Unidades
Mdicas Prestadoras de Salud (UMPS), las personas jurdicas que administran
programas de seguros complementarios de propiedad privada, pblica o mixta, que
se organicen segn esta Ley, y la Comisin Tcnica de Inversiones del IESS.7
6
7
LEY DE SEGURIDAD SOCIAL. (2001) Gonzalo Arias Barriga editor. Pag.73

Pgina 6

Segn esta normativa los fondos complementarios son parte del Sistema Nacional de
Seguridad Social, es decir son instituciones sin fines de lucro creadas para ayudar a
sus participes brindando servicios y prestaciones acorde a sus necesidades.
Por otro lado, el artculo 306 de la Ley de Seguridad Social, en el inciso tercero
expresa:
La Superintendencia de Bancos y Seguros, controlar que las actividades econmicas
y los servicios que brinden las instituciones pblicas y privadas de seguridad social,
atiendan al inters general y se sujeten a las normas legales vigentes.8
Mediante este enunciado se determina a la Superintendencia de Bancos y Seguros
como el rgano de control de los Fondos Complementarios a fin de que sus
actividades se sujeten a la ley.
La ley de Seguridad Social, en el artculo 177, inciso segundo expresa:
Cualquiera sea su nivel de ingresos, el afiliado podr efectuar depsitos de ahorro
voluntario a una cuenta individual creada con el propsito de mejorar la cuanta o las
condiciones de las prestaciones del Seguro General Obligatorio o proteger
contingencias de seguridad social no cubiertas por ste.9
Con esta expresin legal, se ratifica el objetivo principal de los Fondos
Complementarios que es mejorar las condiciones de vida despus de que el partcipe
cesa en sus funciones, a travs del aporte a la cuenta individual de cada partcipe en
el fondo complementario al que pertenece.
1.2.3 RESOLUCIN DE LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS

Ante el nivel de crecimiento acelerado de los fondos de cesanta privados, las grandes
cantidades monetarias que manejaban y la necesidad de asegurar el buen manejo de
8
9

Pgina 7

los recursos de los aportantes se vio la necesidad de determinar la normativa que rija
estos fondos.
Resolucin No. SBS-2004-0740
La Superintendencia de Bancos y Seguros como rgano de control debe supervisar
que las actividades econmicas y los servicios que brinden las instituciones pblicas,
privadas o mixtas que administren seguros complementarios, atiendan el inters
general y se sujeten a las normas legales vigentes.
Se observ que la normativa legal en el ao 2004, no proporcionaba criterios claros
para controlar que las operaciones de los fondos complementarios se ejecuten en
debida forma, por tanto procedieron a revisar dicha normativa aplicable con el
propsito de definir con mayor precisin, criterios generales para la administracin
de los fondos complementarios a travs de criterios prudenciales para el manejo de
riesgos de inversin y de crdito.
De tal revisin se elabor la Resolucin N 2004-0740 que contiene claramente la
Normas para el Registro, Constitucin, Organizacin, Funcionamiento y Liquidacin
de los Fondos Complementarios Previsionales. Dentro de esta normativa se observa
criterios claros para controlar las operaciones de estos fondos complementarios.
La Resolucin N 2004-0740 entro en vigencia a partir de su publicacin en el
Registro Oficial del 29 de Septiembre del 2004.
A partir de esta fecha los fondos complementarios tienen en claro las disposiciones a
ser cumplidas a fin de evitar inconvenientes con el rgano de control; adems, a
partir de esta resolucin los fondos complementarios inician los tramites respectivos
para su registro en la S.B.S. hasta llegar actualmente a 57 Fondos Complementarios
que operan legalmente en el Ecuador.
1.2.4 DECRETO EJECUTIVO
Decreto Ejecutivo N 1406
Pgina 8

El Decreto Ejecutivo N 1406 del 24 de octubre del 2008, publicado en el Registro

Oficial No. 462 de 7 de noviembre del 2008, establece que:
A partir del 1 de enero de 2009 no se egresar, a ttulo alguno, recursos del
Presupuesto General del Estado destinados a financiar Fondos de Jubilacin Patronal
y de Cesanta Privada de entidades del Sector Pblico.10
Los Fondos Complementarios, hasta diciembre de 2008, reciban aportes tanto del
empleador como del trabajador, mediante este decreto prohibi a las instituciones
del Sector pblico realizar el aporte para los fondos complementarios, esto no
significa que los FCPCs deban finalizar sus operaciones, sino que debern sobrevivir
con los recursos provenientes de los aportes de sus partcipes ya que son
instituciones de origen privado.
Decreto Ejecutivo N 1493
En el Decreto Ejecutivo N 1493 del 19 de diciembre del 2008, publicado en el
Registro Oficial No. 501 de 7 de enero del 2009, reforma el anunciado anterior con el
que a continuacin expres:
A partir del 1 de enero de 2009 no se egresar, a ttulo alguno, recursos del
Presupuesto General del Estado destinados a financiar Fondos Privados de Jubilacin
Complementaria y de Cesanta Privada, bajo cualquier nombre o denominacin, de
entidades del Sector Pblico."11
Mediante esta reforma estableci la negativa de egresar valores a los Fondos
Complementarios del Sector Pblico, bajo cualquier denominacin, es decir el aporte
que realizaba el empleador pblico se lo denominaba Aporte Patronal esta reforma
dice que el cambio de denominacin por ejemplo a Contribucin del Patrono no es
sustento para la emisin de recursos a los FCPCs.
10
11
Decreto Ejecutivo N 1406 (2008).www.revistajudicial/registro-oficial.com.ec

Decreto Ejecutivo N 1493 (2009).www.revistajudicial/registro-oficial.com.ec
Pgina 9

1.3 LOS FONDOS COMPLEMENTARIOS PREVISIONALES CERRADOS EN EL ECUADOR

Basados en la normativa legal aplicable, se han creado en el Ecuador alrededor de 95
Fondos Complementarios Previsionales Cerrados, los cuales buscan mejorar las
prestaciones del Seguro General Obligatorio, incentivan el ahorro a largo plazo y en
su mayora prestan servicios internos en la modalidad de crditos, ayudando de esta
forma a cubrir contingencias y a mejorar las condiciones de vida de sus participes.
1.3.1 FINES
Se puede decir que: Los Fondos Complementarios son ahorros voluntarios que con
fines previsionales efectan las personas naturales para mejorar las prestaciones o
las condiciones establecidas por el Seguro Obligatorio.
El trmino complementario aplicado a la Seguridad Social sirve para designar un
conjunto de tcnicas de proteccin de riesgos sociales o incluso de mera generacin
de prestaciones econmicas situado junto al sistema pblico de Seguridad Social.12
Mientras el sistema pblico de Seguridad Social tendra por fin garantizar las
prestaciones bsicas de las personas que estuvieran en situacin de necesidad, las
tcnicas de Seguridad Social Complementaria tendran por fin generar estas
prestaciones a favor sus partcipes para asegurarles en las situaciones de necesidad
un estndar de vida cercano al que tenan antes de haberse colocado en dicha
situacin de necesidad.
La Seguridad Social Complementaria sera un nivel de proteccin adicional al sistema
de la Seguridad Social Pblica.
12
CARACTERSTICAS DE LOS FCPC EN EL ECUADOR (2009) www.superban.gov.ec/analisis_FCPC
Pgina 10

1.3.2 CARACTERSTICAS13
Tienen naturaleza jurdica privada
Su constitucin y participacin es voluntaria, a diferencia del Seguro Obligatorio
que por mandato de la Constitucin y la Ley debe prestar de manera universal el
Estado.
Son como su nombre lo indica complementarios, por que tienden a llenar los
vacos de las prestaciones que ofrece el Seguro Obligatorio, o completar la tasa de
reemplazo de aquel seguro.
1.3.2 FINANCIAMIENTO
El patrimonio de los fondos complementarios es autnomo e independiente de la
administradora o de la institucin a la que pertenecen los partcipes. Se integra con el
aporte voluntario de los mismos y actualmente con el aporte tambin voluntario de
los empleadores privados, pues el empleador pblico a partir del 1 de enero del 2009
no puede egresar, a ttulo alguno, recursos del Presupuesto General del Estado
destinados a financiar Fondos Privados de Jubilacin Complementaria y de Cesanta
Privada, de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo 1493 de 7 de noviembre
del 2008.
1.3.3 PROPIEDAD
Los recursos constantes en las cuentas individuales, conformadas por el aporte
patronal, efectuado en legal forma, el aporte personal y los rendimientos obtenidos
son distribuidos en proporcin a la participacin en las mismas, son de propiedad de
cada partcipe y de libre disponibilidad conforme a lo previsto en el artculo 224 de la
Ley de Seguridad Social.
Estos fondos, mantienen un patrimonio autnomo, en la cual los partcipes son
propietarios pro indiviso del activo y del pasivo del fondo, es decir tienen una
copropiedad, tienen derechos y obligaciones sobre el total del activo y del pasivo del
13
CARACTERSTICAS DE LOS FCPC EN EL ECUADOR (2009) www.superban.gov.ec/analisis_FCPC
Pgina 11

fondo, cuyo porcentaje de participacin debe constar acreditado en las cuentas

individuales de los partcipes.
Por lo expuesto, el partcipe es el titular de los valores que constan acreditados en su
cuenta individual, de modo que si ste, antes de cumplir con los requisitos de
jubilacin, cesa en funciones por cualquiera de las formas previstas en la Ley, tiene
derecho a retirar el total del saldo que conste acreditado en su cuenta individual. En
efecto, una vez que a la cuenta individual de cada partcipe se acreditan tanto sus
aportaciones individuales como aquellas que realiza su empleador, se forma un todo
que, pertenece nica y exclusivamente a ese partcipe, sin que sobre ese saldo
tenga derecho un tercero, salvo en los casos de fallecimiento cuyos beneficiarios son
sus herederos.
1.3.4 ACCESO A LAS PRESTACIONES
Los Fondos Complementarios Previsionales pueden ofrecer uno o ms planes
previsionales en las reas que comprende el seguro obligatorio o aquellos que no
estn cubiertos por ste, siempre que tengan el debido sustento tcnico basado en
estudios econmicos financieros y actuariales que demuestren su viabilidad.
Se establecen condiciones para acceder a las prestaciones, siendo las principales:
Tiempo mnimo de aporte y de permanencia en el Fondo
Edad
Es importante sealar que si bien es cierto, el artculo 220 de la Ley de Seguridad
establece que estos ahorros voluntarios tienen por objeto mejorar la cuanta o las
condiciones de las prestaciones del Seguro Obligatorio, debern guardar
concordancia y proporcin con las de ste, pes no resiste mayor anlisis que, a
pretexto de mejorar las condiciones, se establezca por ejemplo que, para acceder a la
prestacin de jubilacin en un fondo complementario se necesite una edad de 40 o
45 aos de edad, cuando tenemos como referencia no slo en la legislacin nacional
sino tambin en la mayora de los pases, que la edad de jubilacin se encuentra
entre 60 y 65 aos de edad.
Pgina 12

1.3.5 ADMINISTRACIN
La Resolucin N SBS-2004-0740 prev para todos los fondos complementarios
previsionales cerrados, una estructura organizacional bsica, la cual se presenta a
continuacin:
rgano de gobierno: Asamblea General de Partcipes
rganos de administracin:
1. Consejo de Administracin
2. Comit de Inversiones
3. Comit de Riesgos
4. Comisin de Prestaciones
5. rea de contabilidad y de custodia de valores
6. Representante Legal.
A continuacin se presenta un modelo de organizacin bsica de un FCPC:
ASAMBLEA
GENERAL DE
CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
COMIT DE
INVERSIONES
COMIT DE RIESGOS
NIVEL DIRECTIVO
COMIT DE
PRESTACIONES
GERENCIA
NIVEL ASESOR
NIVEL EJECUTIVO
SECRETARIA
AUDITORIA
EXTERNA
CONTABILIDAD
TESORERA
NIVEL OPERATIVO
AUXILIAR CONTABLE
FUENTE: Resolucin SBS-2004-740

ELABORADO: La Autora.
Pgina 13

1.3.6 PRINCIPALES INDICADORES SOBRE LOS FONDOS COMPLEMENTARIOS

Segn las estadsticas presentadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros14, en
el Ecuador existen alrededor de 95 Fondos Complementarios CerradosCerrados FCPCs, de los
cuales se encuentran registrados en la Superintendencia de Bancos y Seguros 57 que
corresponde al 60%,
60
y 38 no se encuentran registrados (se encuentran en trmite
de registro) que corresponde al 40%.
40
Grafico 1. Registro de los Fondos Complementarios

tarios en la
REGISTRO DE LOS FONDOS COMPLEMENTARIOS EN

LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
Sin Registrar
40%
Registrado
60%
FUENTE: www.superban.gov.ec
ELABORADO La Autora.
ELABORADO:
De los 95 fondos complementarios existentes, segn las estadsticas presentadas por

la
Superintendencia de Bancos y Seguros, 60 FCPCs entregan la prestacin de
cesanta; 25 dan la prestacin de jubilacin y 10 entregan ambos beneficios.

beneficios
En estos 95 FCPCs existen un total de 221.051 partcipes , de los cuales se encuentran
registrados 195.247 correspondiente al 88.33%
88.33 y 25.804 partcipes
partcipe no se encuentran
registrados siendo el 11.67%.
11.67
Grafico 2. Registro de Partcipes en los de los Fondos Complementarios en la

14
TORRES, Lorena (2009)ANLISIS FCPC www.sbs.go.ec/estadisticas/analisis_fcpc

www.sbs.go.ec/estadisticas/analisis_f
Pgina 14


REGISTRO DE PARTCIPES EN LOS FONDOS
COMPLEMENTARIOS EN LA SUPERINTENDENCIA DE
BANCOS Y SEGUROS
No
Registrados
12%
Registrados
88%
ELABORADO La Autora
ELABORADO:
Los FCPCs manejan un total de $1.123368.626,00,, los cuales en su gran mayora son
invertidos en crditos a los mismos partcipes,
s, ya que la garanta principal es la
confianza y se tiene de respaldo los descuentos
de cuentos directos del sueldo percibido.
Grafico 3. Activos Totales FCPCs en Ecuador
ACTIVOS TOTALES - FCPC EN ECUADOR
13%
Registrado
87%
Sin Registrar
ELABORADO:
El fondo Complementario previsional Cerrado de los empleados, jubilados y

pensionistas del Banco Central del Ecuador es el Fondo ms solvente del pas seguido
por el Fondo de Cesanta del Magisterio Ecuatoriano FCME.
Pgina 15

1.4 FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA

Basados en la Resolucin No. SBS-2006-165
SBS
del 10 de marzo del 2006 publicada en el
Registro Oficial No. 238 del martes 28 de marzo del 2006,
2006 se lo registr en la
Superintendencia de Bancos y Seguros, bajo la siguiente denominacin:
FCPC-DESPOCH,
DESPOCH, FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO - DOCENTES
DE LA ESPOCH
Logotipo
El logotipo diseado para la entidad es:
Slogan
fxutw { fxz|wtwtt vxv{t ttt gt||wtwA
1.4.1 RESEA HISTRICA

El Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la Escuela Superior
Politcnica de Chimborazo, tiene su origen en el Seguro de Cesanta Privado de la
APPOCH, el cual se inicia formalmente, a partir de la resolucin emitida a travs del
H. Consejo Politcnico en el mes de julio de 1982 en la que se autoriza su
conformacin, con la participacin de los gremios de Profesores, Empleados y
Trabajadores que dispongan de nombramientos definitivos, aval fundamental para
garantizar su calidad de socio.
so
Pgina 16

El mecanismo operativo, se estableci mediante descuentos en roles de pago de los

aportes individuales as como patronales de cada uno de los servidores, en el orden
del 2% mensual tanto patronal como individual. En la actualidad el Aporte Individual
es calculado de acuerdo al porcentaje aprobado por cada socio, ya que este valor es
voluntario pero no puede ser menor al 10% del sueldo bsico, mientras que para el
aporte patronal se aplicaba el 5%.
Es a partir de 1992 cuando, mediante resolucin del H. Consejo Politcnico se decide
individualizar el funcionamiento del Seguro de Cesanta para cada uno de los
gremios, de profesores, trabajadores-empleados, y obreros, permitiendo en esta
fecha formalmente se d inicio a las operaciones de control de los ingresos por
concepto de cesanta individual como patronal.
Si bien formalmente a partir del ao de 1982 se crea la cesanta y efectivamente
empiezan los descuentos y retenciones correspondientes por parte del
Departamento Financiero de la ESPOCH, estos jams fueron entregados a sus
respectivos custodios por el espacio de aproximadamente 10 aos, lo que
imposibilit que los recursos se vayan capitalizando progresivamente en favor de sus
asociados, as como que se generen iniciativas de inversin por el lapso de esos aos.
Con el transcurrir de los aos, se logra estructurar de mejor manera el
funcionamiento de la Cesanta, tanto en el campo administrativo, como en el
financiero-contable, contando ya con reglamentos internos que rijan su accionar,
obligando a su Directorio a entrar en un profundo debate acerca, de la forma ms
eficiente de invertir los recursos disponibles
Las alternativas eran pocas, pero acertadamente se eligi crear un sistema de crdito
dirigido a los socios-docentes del seguro de cesanta con tasas que nicamente como
objetivo buscaban, el precautelar los recursos monetarios de la depreciacin, o
prdida del poder de adquisicin producida por los efectos inflacionarios, fenmeno
recurrente en el pas.
Basados en la resolucin N SBS-2004-0740 de 16 de septiembre del 2004 emitido
por la Superintendencia de Bancos y Seguros, en la cual se define el marco legal para
Pgina 17

el registro, constitucin, organizacin, funcionamiento, autorizacin, creacin y

liquidacin de los fondos complementarios provisionales cerrados; mediante
Resolucin N SBS-2006-165 del 10 de marzo del 2006, publicado en el Registro
Oficial No. 238 del martes 28 de marzo del 2006, el Seguro de Cesanta se formaliza
adquiriendo la denominacin actual de FCPC-DESPOCH, FONDO COMPLEMENTARIO
PREVISIONAL CERRADO - DOCENTES DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE
CHIMBORAZO, la cual acoge actualmente a 371 partcipes los cuales han credo y
confiado en el ahorro previsional con un aporte individual mensual, beneficindose
de sus servicios y posteriormente gozando de una cesanta digna para el docente
politcnico.
1.4.2 CONSTITUCIN Y REGISTRO EN LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y

SEGUROS
Segn el Estatuto aprobado por la Superintendencia de Bancos y Seguros (SBS) el
FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA
ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO, se lo denominar FCPCDESPOCH, el cual es un organismo con personera jurdica sin fines de lucro, con
patrimonio y fondos propios y cuya duracin es indefinida. Sus instalaciones estn
ubicadas en la provincia de Chimborazo, Cantn Riobamba, en la Escuela Superior
Politcnica de Chimborazo, en la Asociacin de Profesores.
Para fines legales el FCPC-DESPOCH es una persona jurdica, capaz de ejercer
derechos y contraer obligaciones, as como para gobernarse por s misma, y se
sujetar a la legislacin nacional vigente y a las disposiciones emitidas por la
Superintendencia de Bancos y Seguros.
El FCPC-DESPOCH fue registrado en la Superintendencia de Bancos y Seguros
mediante Resolucin N SBS-2006-165 del 10 de marzo del 2006, publicado en el
Registro Oficial No. 238 del martes 28 de marzo del 2006, es a partir de esta fecha
que el FCPC-DESPOCH opera como un fondo registrado legalmente y bajo el control
de la S.B.S.
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El contenido de la Resolucin expresa15:

Art. 1.- APROBAR los estatutos del FCPC - DESPOCH, FONDO COMPLEMENTARIO
PREVISIONAL CERRADO - DOCENTES DE LA ESPOCH.
Art. 2.- REGISTRAR en este organismo de control al FCPC-DESPOCH, FONDO
COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO - DOCENTES DE LA ESPOCH.
1.4.3 VISIN
El FCPC-DESPOCH sigue la siguiente visin:
Ser una organizacin social lder en la cultura del ahorro previsional a travs
de la administracin confiable, transparente, eficiente, gil y personalizada de
los recursos financieros provenientes de los Aportes y Excedentes de los
docentes de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo
1.4.4 MISIN
Se ha establecido como la misin del FCPC-DESPOCH:
Construir Planes de Cesanta de largo plazo, a travs de una adecuada

Poltica de Inversin y Diversificacin de los Ahorros Previsionales, tendiente a
la entrega una Cesanta acorde a las expectativas del docente politcnico
1.4.5 OBJETIVOS
El Reglamento del FCPC-DESPOCH establece como fines los que a continuacin se
detalla:
15
Resolucin N SBS-2006-165 www.revistajudicial/registro-oficial.com.ec
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Otorgar y asegurar el beneficio de cesanta a los docentes de la Escuela

Superior Politcnica de Chimborazo, que cesaren en sus funciones y que
cumplieren con los requisitos establecidos.
Planificar, promover y ejecutar actividades financieras, que permitan optimizar

la inversin de los recursos provenientes del ahorro voluntario y del Aporte
Institucional,
para
mejorar
prestaciones
de
cesanta,
jubilacin
complementaria, enfermedad, maternidad, riesgos del trabajo, vejez, muerte e

invalidez que incluya discapacidad permanente.
Suscribir convenios con personas naturales
o jurdicas, nacionales o
extranjeras, que contribuyan al cumplimiento de los fines y objetivos.

Segn las Polticas Generales de Inversin aprobadas por la mxima autoridad del
FCPC-DESPOCH el 4 de mayo del 2005 se establece las detalladas a continuacin:
Todas las Inversiones se mantendrn en un portafolio de inversin diversificado

y por lo tanto deber evitar la concentracin de las inversiones en un mismo
ttulo valor y un mismo emisor o grupo empresarial.
Mantendr el portafolio de inversiones del fondo de cesanta con vencimientos

racionales acorde al flujo de recursos previsto para el normal desenvolvimiento
del Fondo as como para cubrir pagos de cesanta de acuerdo al presupuesto
anual.
Bajo ningn concepto se autorizar que ms del 20% del valor de las
inversiones del fondo representen valores a cargo de un mismo emisor o grupo
empresarial.
El Fondo a travs de sus organismos pertinentes sern los responsables de

proponer para su aprobacin los montos mnimos y mximos de las inversiones
de renta fija, para lo cual se definir los plazos y condiciones de cada una de
ellas.
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Para conseguir una diversificacin adecuada, cubrir los riesgos del mercado y
obtener una rentabilidad razonable se observarn los lmites mximos de
inversin que peridicamente determine el Consejo de Administracin.
Las inversiones en crditos internos, sus polticas, estrategias y perfiles de

riesgo, sern aprobadas por el Consejo de Administracin y se sujetarn al
reglamento de crdito vigente.
Para el otorgamiento de prstamos a los socios, los mismos que deben ser
considerados como inversin, se actuar conforme a lo dispuesto en el
Reglamento y a las disposiciones vigentes.
El Fondo podr contratar crditos externos nicamente con la aprobacin

expresa del Directorio.
Los documentos que respalden cada inversin en forma inmediata sern

remitidos a un casillero de segundad o custodia de documentos de un banco. El
ingreso y retiro de los documentos se realizarn a travs de firmas conjuntas
del representante legal y del responsable del Comit de Inversiones.
Estas son las polticas que aplica en Fondo Complementario Previsional Cerrado de
los Docentes de la ESPOCH, analizando el riesgo de la inversin y diversificando su
portafolio ya que los principios de finanzas dice que: a mayor diversificacin menor
es el riesgo.
Actualmente se invierte principalmente en:
Crditos Internos a los partcipes
Inversiones en el Sistema de Administracin de Fondos.
Inversin Bancaria
1.4.6.1 Crditos Internos a los partcipes

La poltica de inversiones constituye el marco de referencia para la estrategia de
inversiones del FCPC-DESPOCH. Establece los lmites para los distintos riesgos y sus
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sistemas de control permanente, con el objeto de obtener la mxima rentabilidad y

seguridad, cumpliendo estrictamente la normativa vigente.
Los crditos son una modalidad de inversin de los recursos provenientes de los
aportes individuales y excedentes, que se concedern solamente a los partcipes.
La concesin de crditos a los partcipes de la entidad es la principal poltica de
inversin ya que, a mas de cumplir con la misin social del FCPC-DESPOCH de ayudar
y solventar necesidades econmicas de sus integrantes, obtiene una rentabilidad
aceptable; es as que al diciembre del ao 2009, 307 docentes de un total de 371
mantienen una relacin crediticia con la entidad, dando un margen de cobertura del
83%; beneficiando tambin directamente al 17% de los socios que actualmente no
utilizan ninguna modalidad de crditos por diferentes circunstancias, mediante la
rentabilidad que producen los movimientos de crdito expresados en los excedentes.
Actualmente ofrece seis modalidades de crditos internos a sus participes, los cuales
detallo a continuacin:
Crditos ordinarios.- Estn orientados a satisfacer las necesidades productivas,
de inversin y de consumo de los partcipes con nombramiento definitivo en la
ESPOCH.
Crditos emergentes.- estn destinados a cubrir cualquier contingencia
familiar, o personal.
Financiamiento para la compra de computadoras.- estn destinados a la
compra de computadores porttiles, con el fin de que el docente politcnico
posea instrumentos acorde al avance tecnolgico.
Crdito para Vacaciones.- en los meses de junio, julio y agosto se pone a
consideracin esta modalidad de crdito a fin de que el partcipes posea
recursos para disfrutar de unas buenas vacaciones tras un largo periodo
acadmico.
Crdito para mejora de vivienda.- destinado a que el partcipe mejore o arregle
su vivienda.
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Crdito hipotecario.- para la construccin y compra de viviendas terminadas

para los socios del FCPC-DESPOCH.
Debemos recalcar que el proceso de concesin de crditos es muy gil, ya que no

interpone trabas para su aprobacin y entrega, este aspecto ayuda a que el docente
opte por adquirir un crdito en nuestra institucin.
Las diversas modalidades de crditos son muy acertadas, ya que un docente puede
acceder a un crdito de acuerdo a sus necesidades; los plazos son muy cmodos en
comparacin con las distintas instituciones financieras del mercado local, y sobre
todo la garanta base es su cuenta individual.
Ente las facilidades que ofrece el FCPC-DESPOCH, est el alcance al monto mximo
del crdito inicial, siempre y cuando el participe est al da en el pago de sus
obligaciones y adems haya cubierto al menos el 20% de sus obligaciones financieras
de forma normal y continua, la entidad tambin se preocupa por no sobre endeudar
al docente analizando sus ingresos mensuales y su capacidad de pago, la cual no debe
exceder del 30% de la totalidad de ingresos lquidos.
El crdito hipotecario est siendo ofertado a los partcipes de la entidad, esta
modalidad de crdito impone menos dificultades comparado con el sistema bancario
convencional, ya que tiene la ventaja de la recuperacin de cartera a travs del
descuento directo de las cuentas bancarias de los participes y en caso de que un
partcipe caiga en mora el descuento es por intermedio del departamento financiero
de la ESPOCH.
1.4.6.2 Inversiones en el Sistema de Administracin de Fondos
La administradora de Fondos es una compaa annima autorizada por la
Superintendencia de Compaas e Inscrita en el Registro de Mercado de Valores,
cuyo objeto social es administrar fondos de inversin.16
16
Gua Prctica de Acceso al Mercado de Valores,(marzo 2006) Intendencia de Mercado de Valores,

Departamento de Investigacin y Desarrollo
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Cuando existe liquidez excesiva, se toma la decisin de invertirlo en el Sistema de

Administracin de Fondos del Grupo Guayaquil y/o Pichincha.
Antes de realizar esta clase de inversiones se analiza la situacin econmica del
mercado, se compara la tasa de inters activa con el ndice inflacionario y se opta por
la que satisfaga las expectativa de rendimiento, adems se analizan diversas ofertas
de las instituciones financieras del mercado.
En vista de que las instalaciones del FCPC-DESPOCH estn ya muy bien equipadas no
hace necesario invertir en activos fijos, tampoco se ha observado la necesidad de
vehculos para la institucin y con el fin de optimizar la liquidez, se toma la acertada
decisin de invertir mediante las Administradores de Fondos.
1.4.6.3 Inversiones Bancarias
Las inversiones bancarias tienen como centro a los bancos e instituciones financieras,
las mismas que canalizan los recursos, mediante intermediacin indirecta, a travs de
procesos de ahorro, crdito e inversin.
1.4.7 BENEFICIO DE CESANTA

Para formar un concepto propio de beneficio de cesanta, consideraremos varios
conceptos:
La Administradora de Fondos de Cesanta Chilena, en su memoria anual 2008 define
a este seguro como: El seguro de Cesanta es un instrumento de proteccin social,
destinado a otorgar proteccin a quienes quedan cesantes ya sea por causas
voluntarias o involuntarias.17
Segn la Ley de Seguridad Social se la define como: La falta de ingresos provenientes
del trabajo de un empleado u obrero o servidor pblico18
17
18
Memoria Anual 2008. Administradora de Fondos de Cesanta. Chile. Pg. 7

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Segn el Reglamento del FCPC-DESPOCH, indica que La cesanta es el valor que se

paga, por una sola vez, al socio que se separa de la Institucin por renuncia, jubilacin
u otra causa; o a sus herederos, en caso de fallecimiento del mismo.19
Por lo anteriormente expuesto, definimos que el beneficio de cesanta es un
desembolso monetario al cual tienen derecho aquellas personas, que dejan de
percibir ingresos provenientes de su labor.
La Reglamentacin interna del FCPC-DESPOCH, regula ciertos eventos referentes al
proceso de liquidacin y pago del beneficio de cesanta, estas regulaciones se las
describe a continuacin:
Si, concedido el beneficio de cesanta, el profesor reingresare posteriormente al
servicio, se tomarn en cuenta para un nuevo beneficio, solamente los tiempos de
imposiciones posteriores a la cesanta, que origin el beneficio anterior;
En caso de fallecimiento de un socio, se otorgarn los beneficios correspondientes a
sus herederos, descontada sus obligaciones pendientes;
En caso de que un partcipe este atravesando por una enfermedad grave
debidamente justificada la Cesanta ser entregada al partcipe y/o a su apoderado
cuyo valor de devolucin depender de los gastos mdicos que incurra o vaya a
incurrir el partcipe. Las obligaciones pendientes de pago que mantenga el partcipe
debern ser cubiertas por l y/o su apoderado o por su garante. Mientras pre-existan
stas enfermedades graves el partcipe no podr ser sujeto de crdito.
Al profesor, que hubiese cesado en sus funciones, se le entregarn los valores
acumulados hasta la fecha de separacin de la Institucin, los cuales sern la
sumatoria del aporte individual y patronal ms los excedentes obtenidos por dichos
aportes.
Este beneficio de Cesanta se acumula en una cuenta individual en la cual se
distribuyen los valores capitalizados de forma mensual, para lo cual se utiliza un
sistema automtico de administracin de prstamos y cesanta.
19
Reglamento del Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la Escuela Superior
Politcnica de Chimborazo (2007) Pg. 2
Pgina 25

A continuacin se presenta
presenta el modelo de una cuenta individual,
individual la misma que es
remitida de forma semestral a los participes:
1.4.8 PARTCIPESS DE LA INSTITUCIN

El nmero de partcipes del FCPC-DESPOCH
FCPC DESPOCH asciende a 371,
37 quienes en forma
colectiva y solidaria, aportan mensualmente valores monetarios para construir el
plan de cesanta para cuando cesen en sus funciones docentes.
Son partcipes del FCPC-DESPOCH
FCPC DESPOCH los Docentes con nombramiento definitivo de la
Escuela Superior Politcnica
Politcnica de Chimborazo, que se encuentren desempeando la
docencia, y los que posteriormente ingresaren con nombramiento definitivo al
servicio de la ESPOCH.
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Obligaciones y Derechos de los Partcipes

En el Estatuto del FCPC-DESPOCH se fijan claramente las obligaciones y derechos de
los participes, as como exclusiones del derecho de cesanta, a continuacin se
indican:
Obligaciones de los partcipes:
a) Cumplir con las obligaciones estatutarias y reglamentarias;
b) Asistir a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias; en caso de no hacerlo,
someterse a la multa estipulada por la asamblea
c) Pagar las obligaciones sociales o reglamentarias al FCPC-DESPOCH.
Derechos de los partcipes:

a) Obtener del organismo competente los informes relativos al movimiento
operativo, econmico y financiero del FCPC-DESPOCH;
b) Elegir dignidades del FCPC-DESPOCH y ser elegidos como miembros de sta
dependencia para lo cual deber acreditar 5 aos en calidad de partcipe.
c) Participar con voz y voto en las Asambleas Generales;
d) Ser notificados con cuarenta y ocho horas (48) antes de la Asamblea General.
Se excluyen del derecho a la cesanta a los partcipes comprendidos en los
siguientes casos:
a) Los servidores de otras instituciones pblicas o privadas, nacionales o
extranjeras, que hayan sido declarados en comisin de servicios, con o sin
sueldo, para prestarlos en la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo,
aunque el vnculo laboral fuere un nombramiento; y,
b) Quienes teniendo derecho a los beneficios del Fondo de Cesanta no hayan
reclamado por un tiempo de cinco (5) aos, desde la fecha en que se produjo
la obligacin y el Fondo de Cesanta hubiere cumplido con las disposiciones
legales para dar de baja esta obligacin.
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Perdern la calidad de partcipes del FCPC-DESPOCH quienes cesaren definitivamente

de sus funciones en la calidad de docentes de la Escuela Superior Politcnica de
Chimborazo por:
a) Renuncia voluntaria,
b) Por destitucin; y,
c) Por fallecimiento
1.4.9 EVOLUCIN DE APORTE INDIVIDUAL Y PATRONAL

El aporte individual al FCPC-DESPOCH era equivalente a un mnimo del 10% calculado
sobre el sueldo bsico imponible, obligatorio para todos los docentes con
nombramiento definitivo de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo,
actualmente el aporte se lo realiza sobre la remuneracin bsica y equivale a un
porcentaje que va desde 2.76% hasta 20.50% el mismo que ser descontado
mensualmente de sus haberes.
El Consejo de Administracin ha decidido como mecanismo para la recaudacin
mensual de aportes individuales el Dbito Automtico de las cuentas bancarias del
Banco del Pacifico, si por diversas circunstancias no se realizare las recaudaciones a
travs del debito automtico, el docente deber acercarse a las oficinas del FCPCDESPOCH y deber cancelar el valor adeudado caso contrario, se proceder a
recaudar en forma acumulada dichos valores en el mes siguiente.
Los docentes deben tomar la decisin de incrementar el aporte individual mensual,
mejorando la cultura de ahorro previsional, a fin de cumplir la meta de la entrega de
una mejor cesanta.
Hasta diciembre del ao 2008 se reciba el aporte patronal correspondiente al 5%,
mediante decreto 1406 del 24 de octubre se impidi el pago de este aporte por lo
que tcnicamente los recursos de la entidad se ven afectados, pero ms que la
entidad los verdaderos afectados de esta normativa son los partcipes quienes al
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cesar sus funciones recibirn jubilaciones y cesantas por valores mucho ms bajos
que sus expectativas esperaban.
1.5 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
El organismo de control dispone los lineamientos principales para la organizacin
estructural de un Fondo Complementario Previsional Cerrado, lineamientos que han
sido adaptados a la estructura del FCPC-DESPOCH.
1.5.1 DIAGRAMA ESTRUCTURAL
ASAMBLEA GENERAL
DE PARTICIPES
CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
COMIT DE
INVERSIONES
NIVEL DIRECTIVO
COMIT DE RIESGOS
NIVEL EJECUTIVO
GERENCIA
NIVEL ASESOR
SECRETARIA
AUDITORIA
EXTERNA
CONTABILIDAD
TESORERA
NIVEL OPERATIVO
AUXILIAR CONTABLE
FUENTE:
FCPC-DESPOCH
ELABORADO: FCPC-DESPOCH
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1.6 ESTRUCTURA FUNCIONAL

El FCPC-DESPOCH ha definido su estructura funcional a fin de garantizar el
cumplimiento de de las funciones en el nivel correspondiente y con el nivel necesario
de responsabilidad.
1.6.1 LA ASAMBLEA GENERAL

Segn el Estatuto vigente, la Asamblea General constituye el mximo Organismo del
FCPC-DESPOCH y est integrada por todos los partcipes, que se encuentren en goce
de sus derechos y obligaciones. La Asamblea General ser ordinaria o extraordinaria.
ATRIBUCIONES
El Reglamento del FCPC-DESPOCH establece como atribuciones de la Asamblea
General las siguientes:
Elegir y posesionar a los miembros del Consejo de Administracin, esto es:
presidente, vicepresidente, tres (3) vocales principales y tres (3) alternos, para
un periodo de tres aos; previa a la posesin, se deber contar con la
calificacin de la Superintendencia de Bancos y Seguros
Designar al auditor externo de una terna presentada por el Consejo
de Administracin;
Autorizar al Consejo de Administracin del FCPC-DESPOCH para que suscriba
convenios, contratos u obligaciones con instituciones de crdito, sean stas
pblicas o privadas, nacionales o extranjeras.
Conocer y aprobar los informes anuales de labores presentados por el Consejo
de Administracin, a travs del Presidente Representante legal o apoderado
del Fondo;
Conocer y aprobar los Estados Financieros, los Estudios Actuariales, de ser el
caso, y el informe del Auditor Externo del FCPC-DESPOCH.
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Aprobar los Reglamentos, elaborados por el Consejo de Administracin del

FCPC-DESPOCH, para que sean sometidos a su aprobacin por parte de la
Superintendencia de Bancos y Seguros.
Aprobar o negar las reformas presentadas por el Consejo de Administracin al
Estatuto y/o Reglamentos, para que sean sometidos a la aprobacin final por
parte de la Superintendencia de Bancos y Seguros.
Interpretar el Estatuto y Reglamentos del FCPC-DESPOCH,
Establecer los aportes ordinarios y extraordinarios de sus participes;
Autorizar la adquisicin y enajenacin de los bienes inmuebles del FCPCDESPOCH;
1.6.2 CONSEJO DE ADMINISTRACIN

El Consejo de Administracin del Fondo Complementario Previsional Cerrado de los
Docentes de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo dura tres aos en sus
funciones, pudiendo ser reelecto cada uno de sus miembros por una sola vez.
FUNCIONES
El Estatuto del FCPC-DESPOCH, establece como funciones del Consejo de
Administracin las detalladas a continuacin:
Delinear la estrategia de los fondos administrados y la poltica general de
inversiones, que ser presentada por el comit de riesgos y ejecutada a travs
del comit de inversiones;
Convocar treinta das antes de la Asamblea Ordinaria, por un lapso de 15 das,
a precalificacin de candidatos para ocupar las dignidades en el Consejo de
Administracin y comits. Los partcipes debern cumplir con los requisitos
establecidos por la Superintendencia de Bancos y Seguros;
Designar a un miembro del Consejo de Administracin como su representante
al Comit de Riesgos, y nombrar al responsable del Comit de riesgos; previa a
su posesin, se deber contar con la calificacin de la Superintendencia de
Bancos y Seguros;
Pgina 31


al Comit de Inversiones, y encargar al Gerente Administrativo, como
responsable del Comit de Inversiones;
al Comit de Prestaciones, y nombrar al responsable del Comit de
prestaciones; previa a su posesin, se deber contar con la calificacin de la
Superintendencia de Bancos y Seguros. Esta comisin funcionar, cuando se
creare;
Designar al Asesor (a) Legal del Fondo, quien podr actuar con voz en las
sesiones del Consejo de Administracin, de as requerrselo;
Aprobar o negar los Estados Financieros del FCPC-DESPOCH y pronunciarse
sobre el informe de Auditora externa;
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Estatuto, sus Reglamentos y
Resoluciones, as como las disposiciones impartidas por la Superintendencia de
Bancos y Seguros;
Preparar proyectos de reformas al Estatuto y Reglamentos y someterlos a
consideracin de la Asamblea General, para su posterior conocimiento y
aprobacin por parte de la Superintendencia de Bancos y Seguros.
Elaborar instructivos y manuales internos;
Aprobar anualmente el plan de trabajo y el presupuesto, de acuerdo a las
polticas del FCPC-DESPOCH, presentados por el Gerente Administrativo hasta
el 31 de diciembre de cada ao.
Controlar y evaluar peridicamente las actividades administrativas y
econmicas del FCPC-DESPOCH;
Supervisar mensualmente las inversiones realizadas por el Comit de
Inversiones del FCPC-DESPOCH o cuando el caso lo amerite;
Elaborar la terna para que, por intermedio de la Asamblea de Partcipes, se
designe al auditor externo;
Proponer Estudios Actuariales y Anlisis Financieros del FCPC-DESPOCH, para
la implementacin de nuevas prestaciones;
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Aprobar las modificaciones y reajustes presupuestarios, en base a los informes

presentados por las diferentes comisiones, dentro de los mrgenes
establecidos tcnicamente;
Resolver, en ltima instancia, los reclamos presentados por los partcipes;
Designar Gerente Administrativo, de entre los profesionales calificados
partcipes del Fondo;
Designar al Contador (a), Tesorero (a), auditor y ms personal, que se requiere
para la buena marcha del FCPC-DESPOCH, de acuerdo a las normas tcnicas y
legales establecidas;
Remover o cancelar, por causa justa, al personal administrativo del FCPCDESPOCH
Designar comisiones con tareas especficas;
Presentar a la Asamblea General el informe anual de labores;
Aprobar la baja de los registros contables de los activos fijos y de los valores
declarados incobrables;
Adoptar medidas preventivas y correctivas para evitar eventuales colapsos y
crisis, que pudieren perjudicar al FCPC-DESPOCH;
Autorizar, en casos especiales, la contratacin de servicios profesionales.
1.6.3 PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN

FUNCIONES
Segn el estatuto institucional el presidente del Consejo de Administracin debe
desempear las siguientes funciones:
Convocar y presidir las sesiones de la Asamblea General y del Consejo de
Administracin;
Tramitar los proyectos de reformas estatutarias y reglamentarias, que sean
propuestos por el Consejo de Administracin;
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Otorgar, previo informe del Gerente, las liquidaciones correspondientes a los

derechos de los participes que se retiraren o a los herederos de los partcipes
que fallecieren.
Cumplir y hacer cumplir el Estatuto, Reglamentos y Resoluciones que apruebe
y expida la asamblea general del FCPC-DESPOCH;
Coordinar, dirigir y controlar conjuntamente con el Gerente todas y cada una
de las actividades Administrativas, Contables y Financieras del FCPC-DESPOCH;
1.6.4 VICEPRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN

Para la vicepresidencia, el Estatuto Interno establece las siguientes funciones:
FUNCIONES
Colaborar permanentemente con el Presidente.
Reemplazar al Presidente en caso de ausencia temporal mayor a 8 das o en

ausencia definitiva, hasta cumplir el periodo para el cual fue elegido el
Consejo de Administracin en funciones.
1.6.5 COMIT DE RIESGOS

El Estatuto aprobado por la S.B.S. establece que: el Comit de Riesgos es el
responsable de proponer al Consejo de Administracin y de aplicar, una vez
aprobados, los objetivos, polticas, procedimientos y acciones para administrar los
riesgos de inversin y de crdito.
FUNCIONES
Se establecen las siguientes funciones:
*
Proponer al Consejo de Administracin, para su aprobacin, las metodologas

para identificar, medir, analizar, monitorear, controlar, informar y revelar los
riesgos de inversin y de crdito a los que puedan estar expuestos los Fondos
del FCPC-DESPOCH;
Pgina 34

Proponer al Consejo de Administracin, para su aprobacin, los lmites de

inversiones y de crdito;
Velar por el cumplimiento de los lmites de inversin y crdito e informar al

Consejo de Administracin, si detectare excesos en los lmites de inversin;
Se reunirn ordinariamente una vez cada trimestre, en los primeros das del
mes correspondiente, y, extraordinariamente, cuando el caso lo amerite,
debiendo informar al Consejo de Administracin las novedades que existieren.
1.6.6 COMIT DE INVERSIONES

El Comit de Inversiones es el responsable de la ejecucin de las inversiones del
FCPC-DESPOCH, de acuerdo con las polticas aprobadas por el Consejo de
Administracin; as mismo, vela porque las operaciones de crdito, que se otorguen a
los partcipes del Fondo, se sujeten a las polticas y procedimientos aprobados.
FUNCIONES
El Estatuto determina las funciones que se enuncia a continuacin:
Invertir los recursos administrados en la forma, condiciones y lmites propuestos
por el comit de riesgos y aprobados por el Consejo de Administracin;
Velar por la adecuada seguridad, rentabilidad y liquidez de las inversiones del
FCPC-DESPOCH que administra;
Recuperar, oportunamente, los rendimientos financieros generados en las
inversiones realizadas con los recursos de FCPC-DESPOCH, as como los
provenientes de las operaciones de crdito a los partcipes;
Disponer que se abonen, de manera peridica, los rendimientos de los fondos
administrados en cada una de las cuentas individuales de los partcipes;
Velar por el cumplimiento de los procesos establecidos para el otorgamiento de
operaciones de crdito;
Se reunirn ordinariamente una vez cada mes y, extraordinariamente, cuando el
caso lo amerite, debiendo informar al Consejo de Administracin las novedades
que existieren.
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1.6.7 GERENTE ADMINISTRATIVO

Segn el Estatuto vigente, el Gerente Administrativo del FCPC-DESPOCH ser un
profesional en administracin de empresas, economa o afines, quien ser
seleccionado por el Consejo de Administracin a travs de un concurso de
merecimientos, en el que podrn intervenir nicamente partcipes del Fondo, previa
calificacin de la Superintendencia de Bancos y Seguros. El gerente administrativo
durar tres aos en sus funciones, pudiendo ser reelegido.
FUNCIONES
Se establecen las siguientes funciones:

Ejecutar las resoluciones del Consejo de Administracin;
Elaborar anualmente el plan de trabajo y presupuesto de acuerdo a las

polticas del Fondo, as como las reformas presupuestarias correspondientes.
Ejecutar el Plan Anual de Trabajo y Presupuesto, conjuntamente con el

Presidente;
Actuar como secretario del Consejo de Administracin;
Planificar,
organizar,
dirigir,
controlar
evaluar
todas
las
actividades
administrativas, contables y financieras;

Ser responsable del rea de inversiones;
Autorizar los gastos de administracin hasta por un valor que se establecer

en el reglamento;
Presentar
los
Estados
Financieros,
semestralmente,
al
Consejo
de
Administracin;

Elaborar los informes de liquidacin correspondientes a los derechos de los

partcipes que se retiraren o a los deudos de los partcipes que fallecieren.
Gestionar la oportuna transferencia de los aportes individuales, contribucin

patronal y otros;
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en el Estatuto,

Reglamentos y resoluciones del Consejo de Administracin;
Pgina 36

Abrir las cuentas bancarias indispensables, conjuntamente con el Presidente

del Consejo de Administracin, y avalar cheques;
Estudiar y resolver, dentro de su competencia, las solicitudes y reclamos que

se presenten al FCPC-DESPOCH.
El Gerente Administrativo acta en calidad de Secretario del Consejo de

Administracin
FUNCIONES

Receptar, tramitar y despachar toda la documentacin pertinente dirigida al

Consejo de Administracin;
Redactar y mantener al da el registro de las actas de sesiones del Consejo de

Administracin;
Asistir obligatoriamente a las sesiones de Consejo de Administracin y de la

Asamblea General;
Certificar con su firma y rbrica todas las actuaciones y documentos emanados

por el Consejo de Administracin y de la Asamblea General;
Preparar las convocatorias a sesiones ordinarias y extraordinarias, por lo

menos con dos (2) das de anticipacin, con el respectivo orden del da; y,
Ser responsable directo (a) de la custodia de los documentos y expedientes,

que se encontraren a su cargo.
1.6.8 ASESOR (A) LEGAL

Segn el Estatuto del FCPC-DESPOCH determina que, para Asesor (a) Legal del FCPCDESPOCH, es necesario ser Doctor en Jurisprudencia o Abogado de la Repblica,
pudiendo ser un miembro participe del Fondo, con una experiencia mnima de 2 aos
de ejercicio profesional.
FUNCIONES
Las funciones que se determinan para el Asesor Legal son:
Intervenir en asuntos judiciales o extrajudiciales del FCPC-DESPOCH;
Pgina 37

Asesorar a la Asamblea General cuando sta se rena, en los asuntos

inherentes al FCPC-DESPOCH;
Asesorar al Consejo de Administracin del FCPC-DESPOCH; y,
Absolver cualquier consulta de orden legal referente al FCPC-DESPOCH.
1.6.9 AUDITOR EXTERNO

FUNCIONES
El Estatuto establece como funciones del Auditor Externo las siguientes:
Auditar los Estados Financieros del Fondo, as como los procesos del Comit de
Riesgos, del Comit de Inversiones y la ejecucin del Presupuesto del Fondo;
Informar a la Asamblea General sobre: el cumplimiento del presupuesto, de los
procesos internos del Fondo y, resoluciones de aplicacin obligatoria; as como la
gestin de los vocales del Consejo de Administracin, respecto de las
prestaciones e inversiones;
Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y las normas emitidas por la
Superintendencia de Bancos y Seguros; y,
Remitir el informe de Auditora a la Superintendencia de Bancos y Seguros, en un
plazo no mayor de ocho das de celebrada la reunin de la Asamblea de
partcipes.
Pgina 38

1.7 MARCO DE REFERENCIA TERICO

1.7.1 MANUALES ADMINISTRATIVOS
Segn Duhalt Kraus Miguel A. un manual es: Un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin,
polticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la
mejor ejecucin del trabajo20
Continolo G. Define al manual como: Una expresin formal de todas las
informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es
una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal
operativo.21
Para el presente estudio definiremos un manual como: Un documento formal en el
que se encuentra de manera ordenada y sistemtica las instrucciones,
procedimientos e informacin para la ejecucin eficiente de las actividades de una
organizacin.
Son considerados como documentos eminentemente dinmicos que deben estar
sujetos a revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades
cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad
creativa de los integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse
constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de
la empresa. Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se
convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una
barrera que dificulte el desarrollo de la organizacin.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las
diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y objetivos
de la direccin de la misma.
20
RODRGUEZ, Valencia Joaqun. Como elaborar y usar los manuales administrativos. Tercera Edicin. Editorial
International Thomson. Mxico D.F. - Mxico, , Pg. 55
21
RODRIGUEZ, Valencia Joaqun. Como elaborar y usar los manuales administrativos. Tercera Edicin. Editorial
International Thomson. Mxico D.F. Mxico. Pg. 55
Pgina 39

1.7.1 .1 OBJETIVOS DE LOS MANUALES

En esencia los manuales administrativos constituyen un medio de comunicacin de
las decisiones administrativas, por lo tanto, su propsito es sealar en forma
sistemtica la informacin administrativa.
Los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
Instruir al personal acerca de los aspectos tales como: objetivos, funciones,
relaciones, polticas, procedimientos, normas etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, y
felicitar su incorporacin a las distintas funciones operacionales.
Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas
administrativas.
1.7.1 .2 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES

La correcta redaccin de un manual lo puede convertir en una herramienta de valiosa
importancia. Esto se puede comprobar al considerar que, aun siendo unos simples
puntos de partida, los manuales son las rutas por las cuales opera todo el aparato
organizacional, es decir, son las manifestaciones concretas de una mentalidad
directiva orientada a la relacin sistemtica de las diversas funciones y actividades.
1.7.1 .3 CLASIFICACIN DE LOS MANUALES

La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y Especficos.
Generales aquellos que contienen informacin de aplicacin universal para
todos los integrantes de la organizacin.
Pgina 40

Especficos los que su contenido est dirigido directamente haca un rea,

proceso o funcin particular dentro de la misma.
Segn el objeto de estudio:
De Organizacin
De Normas y Procedimientos
De Puestos y Funciones
MANUAL DE ORGANIZACIN.- es un manual que explica en forma general y

condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa,
dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e
identificarse con ella.
Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la creatividad y visin
que los responsables de su elaboracin, redacten dentro de l.
MANUAL DE CONTROL INTERNO.- Es un documento que contiene en forma

ordenada y sistematizada las instrucciones e informacin sobre polticas, funciones,
sistemas, procedimientos y actividades que desarrolla de forma frecuente una
entidad.
El Manual de Control Interno es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas
que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en
forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea
la organizacin.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS.- este manual describe las tareas

rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de los procedimientos que se utilizan
dentro de la organizacin y la secuencia lgica de cada una de sus actividades, para
unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.
Pgina 41

Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las

actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de
los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del control
interno y su vigilancia.
MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES.- este manual contiene las responsabilidades y

obligaciones especficas de los diferentes puestos que integran la estructura
organizacional, a travs de la descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para
cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es
decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que
tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de cada
puesto de trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada funcin de la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para
la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integracin de
varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
1.7.1 .4 ELABORACIN DE UN MANUAL

Para la elaboracin de los manuales no existen reglas universales, ni metodologas
pre-establecidas, solamente existen lineamientos lgicos para su conformacin, los
cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin
Interpretacin y diseo de la informacin
Elaboracin del manual
Aprobacin y actualizacin del manual
Pgina 42

1.7.2 CONTROL
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa
cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la
organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.
1.7.2.1 REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL

Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de
planeacin, organizacin o direccin.
Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores
actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o
direccin.
1.7.2.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige
para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier

organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen
materiales y tecnologas nuevas.
Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los

consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra
Pgina 43

muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de

esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad
no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Tratar de igualar todos los movimientos de la
competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. El principal
objetivo de una organizacin debera ser "agregar valor" a su producto o
servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la
oferta de la competencia. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma
de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea

hacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar
autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no
disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la
ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el
gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participacin en el trabajo.
1.7.2.3 PRINCIPIOS DE CONTROL

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado
de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo
debidamente ejercida.
De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse
antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipacin.
Pgina 44

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos,

es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos. Ningn control ser valido si no se fundamenta en los
objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que
sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas
necesarias para evitarlas en futuro. Es intil detectar desviaciones si no se
hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y
correctivas.
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe
justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las
ventajas reales que este reporte. Un control slo deber implantarse si su
costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servir
establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redita
resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantacin.
De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control. Este principio
se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.
De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe
comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad de control.
Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza
el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
1.7.2.4 CLASIFICACIN DEL CONTROL

Se puede hacer una clasificacin desde tres puntos de vista:
Pgina 45

1.7.2.4.1 POR LA FUNCIN

Control Administrativo.- Es el que se aplica a todas las actividades de la
entidad, por ejemplo: El control de personal, control financiero, control de
produccin, control de calidad, entre otros.
Control Financiero.- De la mayora de actividades administrativas se deriva
una serie de operaciones que se miden en trminos monetarios. Estas
operaciones son de carcter financiero y en consecuencia deben ser
controladas, razn por la cual existe el control financiero.
1.7.2.4.2 POR LA UBICACIN

Control Interno.- Este proviene de la propia entidad y se los conoce como
control interno que cuando es slido y permanente resulta mejor.
Control Externo.- Tericamente si una entidad tiene un slido control interno,
no requerir de ningn otro control; sin embargo, es muy beneficioso y
saludable el control externo o independiente que es ejercido por una entidad
diferente; quien controla desde afuera, mira desviaciones que la propia
administracin no puede detectarlas y dado el carcter constructivo del
control externo, las recomendaciones que l formula resultan beneficiosas
para la organizacin.
1.7.2.4.3 POR LA ACCIN

Control previo.- Es el examen de las operaciones propuestas antes de de
llevarlas a cabo. Con el objetivo de determinar medidas preventivas que
impidan la desviacin de las mismas y origine riesgos.
Control concurrente.- Es el anlisis de las actividades en el momento mismo
de que estn llevando a cabo. Se dice que constituye un conjunto
de
mecanismos y procedimientos que permiten analizar las operaciones
Pgina 46

financieras y administrativas en el momento en que se van a ejecutar. Se lo

puede identificar tambin como una supervisin durante el proceso.
Control posterior.- Es el examen posterior de las operaciones financieras o
administrativas que se practicar en las entidades por medio de la auditorias
principalmente. Se puede llamar a la Auditora como un control posterior
porque se evala despus de realizada una accin o situacin.
1.7.2.4.4 OTRAS CLASIFICACIONES

Como un aspecto correlativo a estas tres clases del control, es oportuno hacer
mencin a una clasificacin ms:
Control preventivo.- Es aquel que se practica antes de que se lleve a cavo
una actividad, a fin de evitar errores.
Control Detectivo.- Es aquel que se realiza para detectar oportunamente
cualquier error.
Control Correctivo.- Es aquel que se practica tomando una medida correctiva
al error producido.
1.7.3 EL CONTROL INTERNO

Segn Estupian (2002 Pg. 21) ha definido al control interno
un proceso,
ejecutado por la junta directiva o consejo de administracin de una entidad, por su

grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseado especficamente para
proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes
categoras de objetivos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables22
22
ESTUPIAN GAITAN, Rodrigo. (2002) Control interno y fraudes. Primera Edicin. ECOE Ediciones.
Bogot Colombia. Pg. 21
Pgina 47

Esta definicin refleja varios conceptos fundamentales que se describen a

continuacin:
El control interno es un proceso, es decir, constituye un medio para la

consecucin de un fin, no un fin en si mismo.
Lo llevan a cabo las personas en todos los niveles de la organizacin. No se

trata solamente de normas, polticas y procedimientos formales.
Solo puede aportar un grado de seguridad razonable a la direccin y la alta

gerencia, ninguna clase de control proporciona seguridad absoluta.
Est pensando para facilitar la consecucin de objetivos en una o ms de las

tres categoras, que al mismo tiempo se interrelacionan.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de
acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestin e integrados a los
dems procesos bsicos de la misma: planificacin, ejecucin y supervisin. Tales
acciones se hallan incorporadas (no aadidas) a la infraestructura de la entidad, para
influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
1.7.3.1 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

En los ltimos aos la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para
mejorar los controles en las empresas del sector privado. Es importante tener en
cuenta, por cuanto el control interno tiene una vinculacin directa con el curso que
debe mantener la empresa hacia el logro de sus objetivos y metas.
El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e
indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, es
imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de
cumplimiento en forma peridica; as como minimizar la ocurrencia de errores en el
desempeo de las operaciones.
Pgina 48

1.7.3.2 RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO

Cada uno es responsable del control interno dentro de una entidad.
Administracin.- El director ejecutivo es el responsable ltimo y debe asumir
la propiedad del sistema de control interno.
Consejo Directivo.- La administracin es responsabilidad del consejo
directivo, el cual proporciona gobierno, gua y supervisin reguladora.
Auditores Internos.- Los auditores internos juegan un papel importante en la
evaluacin de la efectividad de los sistemas de control y contribuyen a su
efectividad.
Otro Personal.- El control interno es, en algn grado, responsabilidad de cada
uno dentro de una organizacin, por lo que debe ser una parte explcita o
implcita de la descripcin del trabajo de cada uno.
Auditores Externos.- No tienen responsabilidad sobre el buen funcionamiento
del sistema de control interno de la entidad, pero contribuyen fuertemente
aportando una opinin independiente y objetiva, proporcionando a la
direccin informacin til para el ejercicio de sus responsabilidades.
1.7.3.3 QU PUEDE HACER EL CONTROL INTERNO?

El control interno puede ayudar a una entidad a:

Conseguir sus metas de desempeo y rentabilidad
Prevenir la prdida de recursos.
Ayudar a asegurar informacin financiera confiable,
Asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando

prdidas de reputacin y otras consecuencias econmicas.
En resumen, puede ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no
reconocidos e inconvenientes a lo largo del camino.
Pgina 49

1.7.3.4 QU NO PUEDE HACER EL CONTROL INTERNO?

Por lo general, las personas piensas errneamente que el control interno:
Asegura el xito de la entidad.
Asegura absolutamente la confiabilidad de la informacin financiera y el
cumplimiento de las leyes y regulaciones.
1.7.3.5 EL CONTROL INTERNO INCORPORADO

Cuando el sistema de control interno est realmente entrelazado con las actividades
operativas de la entidad, es decir, esta incorporado en su infraestructura y forma
parte de su esencia, logra:
Mayor efectividad.
Fomenta la calidad en el trabajo.
Contribuye a una mejor y ms ordenada delegacin de poderes.
Evita gastos innecesarios.
Permite una respuesta rpida ante las circunstancias cambiantes.
1.7.4 EL CONTROL INTERNO BAJO EL MTODO C.O.S.O.

El denominado "INFORME C.O.S.O." sobre control interno, publicado en EE.UU. en
1992, surgi como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de
conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temtica referida.
Plasma los resultados de la tarea realizada durante ms de cinco aos por el grupo de
trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT
FINANCIAL
REPORTING
(Comisin
Nacional
sobre
Informacin
Financiera
Fraudulenta) cre en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla C.O.S.O. (COMMITTEE OF

SPONSORING ORGANIZATIONS).
Pgina 50

Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco

conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y
conceptos que venan siendo utilizados sobre este tema, logrando as que, al nivel de
las organizaciones pblicas o privadas, de la auditoria interna o externa, o de los
niveles acadmicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual comn, una
visin integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores
involucrados.
Este sistema establece una definicin comn de control interno y proporciona un
estndar con el cual las organizaciones pueden evaluar y mejorar sus sistemas de
control. El marco C.O.S.O. incluye todos aquellos elementos de una organizacin que
apoyan a los empleados para alcanzar los objetivos de la misma.
La definicin establecida de control interno bajo el mtodo C.O.S.O. se entiende
como el proceso que ejecuta la administracin con el fin de evaluar operaciones
especificas con seguridad razonable en tres principales categoras: Efectividad y
eficiencia operacional, confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de
polticas, leyes y normas.
1.7.4.1 LOS 3 OBJETIVOS PRINCIPALES DEL CONTROL INTERNO

Cada entidad fija su misin, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las
estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la entidad, como un
todo, o especficos para las actividades dentro de la entidad. Aunque muchos
objetivos pueden ser especficos para una entidad particular, algunos son
ampliamente participados.
Para el estudio, los objetivos se ubican dentro de tres categoras:
Operaciones, relacionadas con el uso eficiente y eficaz de los recursos de la

entidad.
Pgina 51

Informacin financiera, elaboracin y publicacin de Estados Financieros

confiables, estados contables intermedios y toda otra informacin que deba
ser publicada abarca tambin la informacin de gestin de uso interno.
Cumplimiento, de aquellas leyes y normas a las cuales esta sujeta la

organizacin. De esta forma logra evitar:
Efectos perjudiciales para su reputacin.
Contingencias
Otros eventos de perdidas y dems consecuencias negativas.
1.7.4.2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivan de
la forma como la administracin maneja el ente, y estn integrados a los procesos
administrativos, los cuales se clasifican como:
Ambiente de control
Evaluacin de riesgos
Actividades de control
Informacin y comunicacin
Supervisin
El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los
componentes afecta solo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo
y permanente, en el cual ms de un componente influye en los otros y conforman un
sistema integrado que reacciona dinmicamente a las condiciones cambiantes a las
cuales est sujeta la entidad.
A continuacin se presenta un grafico en el cual se demuestra la multidreccionalidad
de los componentes del control interno:
Pgina 52

Grafico 4 Componentes del Control Interno
FUENTE: Control interno y fraudes.

ELABORADO:
1.7.4.2.1 AMBIENTE DE CONTROL

El estudio del control interno bajo el mtodo C.O.S.O. establece a este componente
como el primero de los cinco y se refiere al establecimiento de un entorno que
estimule e influya en las actividades del personal con respecto al control de sus
actividades.
Segn Rodrigo Estupian (2002, p 23) Es
en esencia ell principal elemento sobre el
que se sustentan o actan los otros cuatro componentes e indispensables, a su vez,
para la realizacin de los propios objetivos de control.23
INTEGRIDAD Y VALORES TICOS
Tiene como propsito establecer pronunciamientos relativos a los valores ticos y de
conducta que se espera de todos los miembros de la organizacin durante el
23
Edici
Bogot Colombia. Pg. 23
Pgina 53

desempeo de sus actividades, ya que la efectividad del control interno depende de

la integridad y valores de la gente que lo disea y lo establece.
Es importante tener en cuenta la forma en que son comunicados y fortalecidos estos
valores ticos y de conducta. La participacin de la alta administracin es clave en
este asunto, ya que su presencia dominante fija el tono necesario a travs de su
empleo. La gente imita a sus lderes.
Debe tenerse cuidado con aquellos factores que pueden inducir a conductas adversas
a los valores ticos como pueden ser: controles dbiles o requeridos; debilidad de la
funcin de auditora; inexistencia o inadecuadas sanciones para quienes actan
inapropiadamente.
COMPROMISO DE COMPETENCIA DEL PERSONAL
Se refiere a los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para
cumplir adecuadamente con sus tareas.
CONSEJO DE ADMINISTRACIN Y/O COMIT DE AUDITORIA
Debido a que estos rganos fijan los criterios que perfilan el ambiente de control, es
determinante que sus miembros cuenten con la experiencia, dedicacin e
involucramiento necesario para tomar las acciones adecuadas e interacten con los
Auditores Internos y Externos.
FILOSOFA ADMINISTRATIVA Y ESTILO DE OPERACIN
Los actores ms relevantes son las actitudes mostradas hacia la informacin
financiera, el procesamiento de la informacin y principios y criterios contables,
entre otros.
DELEGACIN DE AUTORIDAD Y ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES
Se refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad para la ejecucin
de actividades en la entidad. Ello implica igualmente, definir en forma clara los
objetivos de la entidad de manera que las decisiones sean adoptadas por el personal
Pgina 54

apropiado. Incluye las polticas dirigidas a asegurar que el personal entienda los
objetivos de la entidad.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la naturaleza de
las actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda
controlar adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan complicada que
inhiba el flujo necesario de informacin. Los directivos comprendern cules son sus
responsabilidades de control y poseern la experiencia y los niveles de conocimientos
requeridos en funcin de sus cargos.
POLTICAS Y PRCTICAS EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS
El personal de la entidad debe tener el conocimiento, habilidades y herramientas
necesarias para apoyar el logro de los objetivos. Este aspecto tiene relacin con la
contratacin, capacitacin, evaluacin, promocin y retribucin por el trabajo. Las
polticas y prcticas sobre personal deben ser consistentes con los valores ticos de la
entidad, con el reconocimiento de la competencia tcnica para realizar determinadas
actividades, orientadas al logro de sus objetivos.
DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DE CONTROL QUE FAVORECEN EL FRAUDE
1. Estilo administrativo autocrtico.
2. Obediencia incondicional del personal.
3. Agrupamiento en exceso del personal.
4. Personal de calidad deficiente.
5. Alta rotacin del personal.
6. Moral baja.
7. Resultados a cualquier costo.
8. Manuales y procedimientos pobremente estructurados.
9. Responsabilidad no vinculada a la rendicin de cuentas.
10. Demasiados procedimientos y controles controles sin sentido.
Pgina 55

1.7.4.2.2 EVALUACIN DE RIESGOS

Es la contingencia de que suceda algo que tendr impacto en los objetivos24
Segn Rodrigo Estupian (2002, p 24) Es la identificacin y anlisis de riesgos
relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que
tales riesgos deben ser manejados.
Asimismo se refiere a los mecanismos
necesarios para identificar y manejar riesgos especficos asociados con los cambios,
tanto los que influyen en el entorno organizacional como en el interior de la misma.
Es indispensable primeramente el establecimiento de objetivos tanto a nivel global
de la entidad como al de las actividades relevantes, obteniendo con ello una base
sobre la cual sean identificados y analizados los factores de riesgos que amenazan su
oportuno cumplimento.
La evaluacin, o mejor dicho la autoevaluacin de riesgo debe ser una
responsabilidad ineludible para todos los niveles que estn involucrados en el logro
de objetivos.
OBJETIVOS
Para todos es clara la importancia que tiene este aspecto en cualquier organizacin,
ya que representa la orientacin bsica de todos los recursos y esfuerzos y
proporciona una base slida para un control interno efectivo. La fijacin de objetivos
es el camino adecuado para identificar factores crticos de xito, particularmente a
nivel de actividad relevante. Una vez que tales factores han sido identificados, la
Gerencia tiene la responsabilidad de establecer criterios para medirlos y prevenir su
posible ocurrencia a travs de mecanismos de control e informacin, a fin de estar
enfocando permanentemente tales factores crticos de xito.
El estudio del mtodo C.O.S.O. propone una categorizacin que pretende unificar los
puntos de vista al respecto. Tales categoras son las siguientes:
24
CAMACHO GUERRERO, Pablo. (2009) Curso en Auditora de Gestin. UNAM - Facultad de Contadura y
Administracin- Divisin de Educacin Continua. Mxico. Diapositiva 8
Pgina 56

Objetivos de operacin.-Son aquellos relacionados con la efectividad y

eficiencia de las operaciones de la Organizacin.
Objetivos de informacin financiera.- Se refiere a la obtencin de informacin
financiera confiable.
Objetivos de cumplimiento.- Estn dirigido a la adherencia a leyes y
reglamentos estatales, as como tambin a las polticas emitidas por la
Gerencia.
En ocasiones la distincin entre estos tipos de objetivos es demasiado sutil, debido a
que unos se trasladan o apoyan a otros.
El logro de los objetivos antes mencionados est sujeto los siguientes eventos:
a) Los controles internos efectivos proporcionan una garanta razonable de que
los objetivos de informacin financiera y de cumplimiento sern logrados,
debido a que estn dentro del alcance de la Gerencia.
b) En relacin con los objetivos de operacin, la situacin difiere debido a que
existen eventos fuera del control de la Empresa, sin embargo, el propsito de
los controles en esta categora est dirigido a evaluar la consistencia e
interrelacin entre los objetivos y metas en los distintos niveles, la
identificacin de factores crticos de xito y la manera en que se reporta el
avance de los resultados y se implementan las acciones indispensables para
corregir desviaciones.
RIESGOS
Todas las entidades enfrentan riesgos y stos deben ser evaluados.25
Los Riesgos son hechos o acontecimientos cuya probabilidad es incierta.
Se dice que es el proceso mediante el cual se identifican, analizan y se manejan los
riesgos que forman parte de un sistema de control efectivo.
25
LADINO, Enrique (n.d.). "Control interno. Las distintas responsabilidades en la empresa". Documento
disponible en www.Geopolis.com/trabajos4/control-interno/control-interno3.shtml. Consulta: 8 de febrero
del 2009.
Pgina 57

Para ello la organizacin debe establecer un proceso suficientemente amplio que

tome en cuenta sus interacciones ms importantes entre todas las reas y de stas
con el exterior.
Desde luego los riegos a nivel global incluyen no slo factores externos sino tambin
internos.
Los riesgos a nivel de actividad tambin deben ser identificados, ayudando con ellos
a administrar los riesgos en las reas o funciones ms importantes. Desde luego las
causas del riesgo en este nivel permanecen a un rango amplio que va desde lo obvio
hasta lo complejo y con distintos grados de significacin.
GESTIN INTEGRAL DE RIESGOS
Es una metodologa consistente en:

Identificar todos los riesgos estratgicamente relevantes.
Analizar cada uno en funcin de su impacto y probabilidad de ocurrencia.
Evaluar la efectividad de controles existentes y potenciales para mitigar su

impacto.
Decidir el tratamiento de los riesgos residuales
La gestin integral de riesgos es aplicable a todo tipo de organizaciones, cualquiera

sea su tamao; pblicas o privadas; con o sin fines de lucro; comerciales, industriales
y de servicios.
EVALUACIN DE RIESGOS
Sin importar la metodologa en particular, debe incluir entre otros aspectos los
siguientes:
Estimacin de la significancia del riesgo y sus efectos.
Evaluacin de la probabilidad de ocurrencia.
Consideraciones de cmo debe manejarse el riegos.
Evaluacin de acciones que deben tomarse.
Pgina 58

MANEJO DE CAMBIOS
Este elemento resulta de vital importancia debido a que est enfocado a la
identificacin de los cambios que pueden influir en la efectividad de los controles
internos. Tales cambios son importantes, ya que los controles diseados bajo ciertas
condiciones pueden no funcionar apropiadamente en otras circunstancias.
El manejo de cambios debe estar ligado con el proceso de anlisis de riesgos y debe
ser capaz de proporcionar informacin para identificar y responder a las condiciones
cambiantes. La responsabilidad primaria sobre los riesgos, su anlisis y manejo es la
de la Gerencia, mientras que al auditor le corresponde apoyar el cumplimiento de tal
responsabilidad.
Existen factores que requieren de atenderse con oportunidad ya que representan
sistemas relacionados con el manejo de cambio como son: nuevo personal, sistemas
de informacin nuevos o modificados; crecimiento rpido; nueva tecnologa,
reorganizaciones corporativas, cambios en las leyes y reglamentacin, y otros
aspectos de igual trascendencia.
Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar
orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los ms significativos a travs de
sistemas de alarma complementados con planes para un abordaje adecuado de las
variaciones. Tales mecanismos deben responder a un criterio de costo beneficio.
1.7.4.2.3 ACTIVIDADES DE CONTROL

Segn Camacho Pablo (2009, diap. 44) Son polticas y procedimientos que ayudan a
asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la direccin con relacin a los
Controles y Riesgos
Las actividades de control son aquellas que realiza la Gerencia y dems personal de
la organizacin para
cumplir diariamente con actividades asignadas.
Estas
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actividades estn expresadas en las polticas, sistemas y procedimientos

principalmente.26
Las actividades de control tienen distintas caractersticas.
Pueden ser manuales o
computarizadas, gerenciales u operacionales, general o especficas, preventivas o

detectivas; sin importar su caracterstica stas estn distribuidas a lo largo y ancho de
la organizacin, en todos los niveles y funciones.
Sin embargo, lo trascendentes es que sin importar su categora o tipo, todas ellas
estn apuntando hacia los riesgos (reales o potenciales) en beneficio de la
organizacin, su misin y objetivos, as como a la proteccin de los recursos en
responsabilidad de la entidad.
Incluyen un amplio abanico de actividades, tales como: aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de
activos, segregacin de funciones, etc.
Las actividades de control son importantes no slo porque en s mismas implican la
forma "correcta" de hacer las cosas, sino debido a que son el medio idneo de
asegurar en mayor grado el logro de los objetivos y estos s que tiene mayor
relevancia que hacer las cosas de forma "correcta".
Las actividades de control pueden dividirse en tres categoras:
1. Controles de operacin
2. Controles de informacin financiera
3. Controles de cumplimiento.
Comprenden tambin las actividades de proteccin y conservacin de los activos, as
como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. Los
elementos conformantes de las actividades de control gerencial son:
Tipos de Actividades de Control
Control sobre los sistemas de informacin
26
Bogot Colombia.
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TIPOS DE ACTIVIDADES DE CONTROL

Existen muchas actividades de control, que incluyen desde controles preventivos,
detectivos, manuales, informticos y de direccin. La categora de una actividad
puede venir determinada por los objetivos de control, a los que corresponde, as
como asegurar la totalidad y exactitud del proceso de datos. Las actividades de
control generalmente son llevadas a cabo por el personal a todos los niveles de una
organizacin. Se pretende dar a conocer la variedad de las actividades de control y no
proponer una clasificacin especfica.
CONTROLES SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
Los sistemas de informacin, que desempean un papel fundamental en la gestin de
las entidades, deben necesariamente estar controlados, con independencia de su
tamao o de que las informaciones obtenidas sean de naturaleza financiera, relativos
a las actividades o referente a la reglamentacin.
Las actividades de control debern evaluarse en el contexto de las directrices
establecidas por la mxima autoridad para afrontar los riesgos relacionados con los
objetivos de cada actividad importante.
Por lo tanto, en la evaluacin se tendr en cuenta si las actividades de control estn
relacionadas con el proceso de evaluacin de los riesgos y si son apropiadas para
asegurar que las directrices emitidas por la mxima autoridad se cumplen.
Las personas encargadas de efectuar la evaluacin tendrn en cuenta no solamente si
las actividades de control empleadas son relevantes a base del proceso de evaluacin
de riesgos realizado, sino tambin si se aplican de manera correcta.
1.7.4.2.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN

Est constituido por los mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad. La
calidad y oportunidad de la informacin que brinda el sistema afecta la capacidad de
Pgina 61

la mxima autoridad para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las
actividades de la entidad y preparar informacin confiable.
El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados de su
gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener
informacin sobre su nivel de desempeo.
Para realizar la evaluacin se considerar la adecuacin de los sistemas de
informacin y la comunicacin a las necesidades de la entidad. No todos los
conceptos sern de aplicacin a todas las entidades. Sin embargo, pueden servir de
referencia.
INFORMACIN
Los sistemas de informacin permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos
relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces
como herramientas de supervisin a travs de rutinas previstas a tal efecto. No
obstante resulta importante mantener un esquema de informacin acorde con las
necesidades institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan
rpidamente. Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta
y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades estratgicas, a travs
de la evolucin desde sistemas exclusivamente financieros a otros integrados con las
operaciones para un mejor seguimiento y control de las mismas.
Segn Camacho Pablo (2009, diap. 64) Para que un sistema de informacin pueda
considerarse eficaz deber brindar informacin no solo cotidiana, sino tambin
seales de advertencia.
Los sistemas de informacin no solo debern recoger la informacin financiera y no
financiera, sino tambin procesar dicha informacin y comunicarla en un plazo y de
forma que resulte til para el control de las actividades de las actividades de la
entidad.
Ya que el sistema de informacin influye sobre la capacidad de la direccin para
tomar decisiones de gestin y control, la calidad de aqul resulta de gran
Pgina 62

trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad,

actualidad, exactitud y accesibilidad.
COMUNICACIN
Tambin debe haber una comunicacin eficaz en un sentido ms amplio, que fluya en
todas las direcciones a travs de todos los mbitos de la organizacin, de arriba hacia
abajo y a la inversa.
El mensaje por parte de la alta direccin a todo el personal ha de ser claro; las
responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los empleados tienen que
comprender cul es el papel en el sistema de control interno y como las actividades
individuales estn relacionadas con el trabajo de los dems. Por otra parte, han de
tener medios para comunicar la informacin significativa a los niveles superiores.
Asimismo, tiene que haber una comunicacin eficaz con terceros, como clientes,
proveedores, organismos de control y accionistas.
Los empleados deben saber que sus superiores desean enterarse de los problemas, y
que no se limitarn a apoyar la idea y despus adoptarn medidas contra los
empleados que saquen a luz cosas negativas. En empresas o departamentos mal
gestionados se busca la correspondiente informacin pero no se adoptan medidas y
la persona que proporciona la informacin puede sufrir las consecuencias.
Medios de Comunicacin
Manuales de procedimientos.
Memorias
Avisos en carteleras.
Correo electrnicos
Verbalmente (reuniones, grupos grandes, a una sola persona)
Actuacin directa al tratar a sus subordinados.
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1.7.4.2.5 MONITOREO
Es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el
tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las
circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de controles
dbiles, insuficientes o innecesarios, para promover su reforzamiento. El monitoreo
se lleva a cabo de tres formas: durante la realizacin de las actividades diarias en los
distintos niveles de la entidad; de manera separada, por personal que no es el
responsable directo de la ejecucin de las actividades (incluidas las de control), o
mediante la combinacin de ambas modalidades. Los elementos que conforman el
monitoreo de actividades son:
ACTIVIDADES DE MONITOREO
El rendimiento debe ser monitoreado comparando las metas e indicadores
identificados con los objetivos y planes de la entidad. Los objetivos de la entidad y los
elementos del control interno necesarios para obtener su logro apropiado, descansan
en supuestos fundamentales acerca de como se realiza el trabajo. Si los supuestos de
la entidad son incorrectos, el control puede ser inefectivo. Por ello, tales supuestos
que sustentan los objetivos de una entidad deben revisarse peridicamente.
La gerencia debe monitorear peridicamente la efectividad del control interno en su
entidad para retroalimentar el proceso de gestin de la entidad. Adicionalmente,
utiliza los Informes de auditora Interna como un insumo que le permite disponer la
correccin de las desviaciones afectan el logro de los objetivos del control interno.
La supervisin de las actividades de la entidad se realiza a travs de:
Supervisiones continuas.
Evaluaciones peridicas puntuales.
Combinacin de las dos anteriores.
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Las deficiencias detectadas en el control interno debern ser notificadas a niveles

superiores, y la alta direccin deber estar informada de los hallazgos significativos
para tomar acciones correctivas oportunas.
Para Camacho Pablo (2009, diap. 75) Un sistema de control interno puede funcionar
diferente en momentos distintos. Por dicha razn debe existir el monitoreo o
supervisin que evalu la eficiencia de los controles.
REPORTE DE DEFICIENCIAS
El proceso de comunicar las debilidades y oportunidades de mejoramiento del
sistema de control, debe estar dirigido hacia los propietarios y responsables de cada
departamento, con la finalidad de realizar las acciones pertinentes.
Dependiendo de la importancia de las debilidades identificadas, la magnitud del
riesgo existente y la probabilidad de ocurrencia, se determinar el nivel gerencial al
cual deben comunicarse las deficiencias.
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CAPITULO II
2. DIAGNSTICO DEL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL
CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA ESCUELA SUPERIOR
POLITCNICA DE CHIMBORAZO
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2.1 IDENTIFICACIN DEL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE

LOS DOCENTES DE LA ESPOCH
La metodologa a utilizar para el diagnostico es en primer lugar criterios de marketing
para la fijacin de la razn social, logotipo
logoti o y slogan; para la evaluacin tanto de la
misin y visin se utiliza la tcnica de cuestionarios los cuales ayudan a verificar si
estn bien planteadas; y finalmente el sistema de control interno ser evaluado por
medio de cuestionarios por el mtodo C.O.S.O.
2.1.1 Razn Social

FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL
PREVISIONAL CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA
EVALUACIN
Segn el anlisis realizado,
realizado la razn social est muy bien planteada ya que expresa en
primer lugar la razn de ser de la entidad que es ser un Fondo Complementario
Previsional Cerrado (FCPC),, de pronto hay muchas personas que desconocen el
significado y la actividad de un FCPC, sin embargo hay muchas personas
pe
que solo con
ver o escuchar las siglas FCPC saben que son las entidades administradoras de Fondos
de Cesanta, al agregarle al nombre de los Docentes de la Escuela Superior
Politcnica de Chimborazo se tiene claro que los partcipes
partcipe son nicamente
docentes de la ESPOCH, se aclara que los trabajadores o personal administrativo no
participa en este FCPC. Es decir el nombre cumple las condiciones de ser claro, nico
y describir la actividad a la que se dedica.
2.1.2 Logotipo
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EVALUACIN
El logotipo de la entidad es la imagen del FCPC-DESPOCH est bien diseada ya que
expresa claramente su nombre; los colores son vistosos, llamativos y su forma es
atractiva.
2.1.3 Slogan
fxutw { fxz|wtwtt vxv{t ttt gt||wtwA

Este slogan tiene un significado profundo en conciencia del ahorro, ya que en la vida
existen dos momentos, el de sembrar y el de cosechar; en este contexto y segn la
actividad de la entidad analizada si hoy siembro (aportar un determinado
porcentaje del sueldo mensual), maana (momento en que cese de sus funciones),
cosecho (valor de mis aportaciones ms sus excedentes).
Segn lo analizado vemos entonces que el slogan est muy bien determinado, y
concientiza al partcipe en que mientras ms alto el porcentaje de aportacin mucho
ms alto es su excedente, adems de que el sacrificio de hoy, al momento de cesar
sus funciones tiene un respaldo econmico.
2.2 MOMENTO EXPLICATIVO

2.2.1 VISIN
Ser una organizacin social lder en la cultura del ahorro previsional a travs de la
administracin confiable, transparente, eficiente, gil y personalizada de los
recursos financieros provenientes de los Aportes y Excedentes de los docentes de
la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo
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EVALUACIN
TABLA N 1 ESQUEMA PARA EVALUAR LA VISIN
Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes
QUIEN SOY?
de la ESPOCH
FECHA LMITE DE
CUMPLIMIENTO?
QUE ASPIRA SER LA
2011
Ser una organizacin social lder en la cultura del ahorro
ENTIDAD EN EL FUTURO?
previsional
COMO CONSEGUIR LA
Administracin confiable, transparente, eficiente, gil y
ASPIRACIN?
CON QUE TIPO DE
RECURSOS?
personalizada de los recursos financieros

Aportes y Excedentes de los docentes de la Escuela Superior
Politcnica de Chimborazo
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
ELABORADO POR: LA AUTORA
La visin es la expresin de aquello que se quisiera ser en un futuro, contiene una

mezcla de valores, intereses y aspiraciones que la convierten en un reto vital, una
imagen en la cabeza que pasa a ser una fuerza en el corazn de gran poder.
La visin del FCPC-DESPOCH describe claramente la forma de administracin
propuesta que se aplica en la entidad, sin embargo esta idea de organizacin no est
visualizada a largo plazo; se observa que destaca claramente el valor, beneficios y
oportunidades que se est ofreciendo a los partcipes; la visin existente permite la
creacin de una imagen mental de los partcipes como los principales beneficiarios de
las estrategias implementadas para la consecucin de la visin.
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2.2.2 MISIN
Construir Planes de Cesanta de largo plazo, a travs de una adecuada Poltica de
Inversin y Diversificacin de los Ahorros Previsionales, tendiente a la entrega una
Cesanta acorde a las expectativas del docente politcnico
EVALUACIN
TABLA N 2 ESQUEMA PARA EVALUAR LA MISIN
QUIENES
Somos el Fondo Complementario Previsional Cerrado de
SOMOS?
los Docentes de la ESPOCH
QU HACEMOS?
Construir planes de cesanta de largo plazo

El nico beneficiario de las actividades del FCPC-
PARA QUIN?
DESPOCH son los partcipes.
BAJO QUE
Una adecuada poltica de inversin y diversificacin de
VALORES
los ahorros previsionales.
ACTUAMOS?
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
La misin es la razn de ser de la entidad, expresa los servicios que presta a sus
partcipes y lo muestra como el nico beneficiario de la administracin del FCPCDESPOCH; en la misin planteada se expresa el valor agregado de la entidad para
identificarlo claramente de los dems FCPCs; explica de manera clara el vnculo entre
la entidad y los partcipes, y sobre todo lo motiva a la cultura del ahorro y asegurar de
que sus aportes son manejados bajo polticas de inversin con niveles mnimos de
riesgos.
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2.2.3 OBJETIVOS
OBJETIVO 1
Otorgar y asegurar el beneficio de cesanta a los docentes de la Escuela Superior
Politcnica de Chimborazo, que cesaren en sus funciones y que cumplieren con los
requisitos establecidos.
EVALUACIN 1
Los docentes que han casado en sus funciones de docentes de la ESPOCH, ya sea por
jubilacin, renuncia o cualquier otra causa han sido beneficiarios de la cesanta por
parte del FCPC-DESPOCH, esto en funcin al ahorro que han realizado durante su vida
profesional en la ESPOCH mas la rentabilidad respectiva. Una forma de asegurar la
cesanta es la condicin de que nicamente se entrega el valor acumulado en la
cuenta individual de cada participe cuando cesare en sus funciones, ya que en otras
condiciones las necesidades econmicas obligaren a retirar sus ahorros y no se
cumplira el aseguramiento de la cesanta cuando en realidad se la necesita que es
cuando la persona cesa en sus funciones.
El FCPC-DESPOCH ha cumplido este objetivo de forma inmediata y apegado a la
normativa que rige su accionar, en los partcipes se ha visto satisfaccin y
agradecimiento.
OBJETIVO 2
Planificar, promover y ejecutar actividades financieras, que permitan optimizar la
inversin de los recursos provenientes del ahorro voluntario y del Aporte
Institucional, para mejorar prestaciones de cesanta, jubilacin complementaria,
enfermedad, maternidad, riesgos del trabajo, vejez, muerte e invalidez que incluya
discapacidad permanente.
EVALUACIN 2
La planificacin, promocin y ejecucin de actividades financieras han sido realizadas
con mucha eficiencia, esto se ve reflejado en los resultados logrados ao tras ao y
Pgina 71

en la satisfaccin de los partcipes al recibir servicios de forma gil y oportuna al ser

ellos los beneficiarios directos de las polticas de inversin del FCPC-DESPOCH.
Por otro lado, este objetivo debe ser reestructurado ya que actualmente no existe un
aporte institucional, adems la nica prestacin que se practica es la cesanta ms no
jubilacin complementaria, enfermedad, maternidad, riesgos del trabajo, vejez,
muerte e invalidez que incluya discapacidad permanente, para los conceptos de
discapacidad permanente se tiene contratado un seguro de vida que cubre este
siniestro.
OBJETIVO 3
Suscribir convenios con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, que
contribuyan al cumplimiento de los fines y objetivos.
EVALUACIN 3
Los convenios suscritos con Seguros del Pichincha para la prestacin de un seguro de
vida-desgravamen; con Instituciones Financieras para la administracin de fondos
han sido los nicos convenios pero que en realidad ayudan en el logro de los
objetivos de la entidad.

Segn las Polticas Generales de Inversin aprobadas por la mxima autoridad del
FCPC-DESPOCH el 4 de mayo del 2005 son detalladas a continuacin:
POLTICA 1
Todas las Inversiones se mantendrn en un portafolio de inversin diversificado y
por lo tanto deber evitar la concentracin de las inversiones en un mismo ttulo
valor y un mismo emisor o grupo empresarial.
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EVALUACIN 1
La diversificacin del portafolio en inversiones privativas tiene una diversificacin
eficiente, de un total de 371 participes 307 mantiene relacin crediticia con la
entidad y sea mediante el prstamo ordinario, emergente, vacacionales, para
adquisicin de computadoras y mejoramiento de vivienda. En las inversiones a travs
de Administradoras de Fondos se deber poner nfasis en evitar la concentracin de
fondos.
POLTICA 2
Mantendr el portafolio de inversiones del fondo de cesanta con vencimientos
racionales acorde al flujo de recursos previsto para el normal desenvolvimiento del
Fondo as como para cubrir pagos de cesanta de acuerdo al presupuesto anual.
EVALUACIN 2
Antes de realizar las inversiones se toma en cuenta el flujo de efectivo necesario para
cubrir las necesidades financieras, adems las inversiones mediante las
administradoras de fondos no son mayores a 90 das que es un plazo razonable para
obtener una buena rentabilidad y para disponer de los recursos.
POLTICA 3
Bajo ningn concepto se autorizar que ms del 20% del valor de las inversiones del
fondo representen valores a cargo de un mismo emisor o grupo empresarial.
EVALUACIN 3
La poltica est muy bien definida ya que mitiga el riesgo ante eventualidades que
pueden ocurrir con el emisor o grupo empresarial; esta poltica deber ser tomada en
cuenta al momento de tomar la decisin de invertir a fin de asegurar los recursos del
FCPC-DESPOCH.
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POLTICA 4
El Fondo a travs de sus organismos pertinentes sern los responsables de
proponer para su aprobacin los montos mnimos y mximos de las inversiones de
renta fija, para lo cual se definir los plazos y condiciones de cada una de ellas.
EVALUACIN 4
El Comit de Inversiones es el encargado de estudiar principalmente la capacidad de
pago de los partcipes de la entidad, el flujo de recursos econmicos mensuales de la
entidad para proponer montos mximos y mnimos de inversiones de renta fija as
como de las modalidades de crditos a implementarse y los requisitos a cumplir para
la concesin del crdito.
POLTICA 5
Para conseguir una diversificacin adecuada, cubrir los riesgos del mercado y
obtener una rentabilidad razonable se observarn los lmites mximos de inversin
que peridicamente determine la asamblea.
EVALUACIN 5
Esta poltica suena repetitiva con las polticas anteriores relacionadas a la
diversificacin y definicin de montos mximos de inversin.
POLTICA 6
Las inversiones en crditos internos, sus polticas, estrategias y perfiles de riesgo,
sern aprobadas por la Asamblea y se sujetarn al reglamento de crdito vigente.
EVALUACIN 6
Como rgano de autoridad mxima la Asamblea de Partcipes aprueba o rechaza por
mayora de votos las propuestas planteadas de inversin as como sus polticas,
Pgina 74

estrategias y perfiles de riesgo, estas decisiones estarn plasmadas en actas de

Asamblea de Partcipes como una resolucin.
POLTICA 7
Para el otorgamiento de prstamos a los partcipes, los mismos que deben ser
considerados como inversin, se actuar conforme a lo dispuesto en el Reglamento y
a las disposiciones vigentes.
EVALUACIN 7
Esta poltica se la ha cumplido de acuerdo a la normativa vigente, ante casos
especiales la decisin de otorgar o no el crdito la toma el Consejo de Administracin
siempre y cuando el partcipe presente justificativos vlidos
POLTICA 8
El Fondo podr contratar crditos externos nicamente con la aprobacin expresa
de la Asamblea.
EVALUACIN 8
Esta poltica no se la ha practicado ya que no se ha necesitado el financiamiento de
entidades externas.
POLTICA 9
Los documentos que respalden cada inversin en forma inmediata sern remitidos a
un casillero de segundad o custodia de documentos de un banco. El ingreso y retiro
de los documentos se realizarn a travs de firmas conjuntas del representante legal
y del responsable del Comit de Inversiones.
EVALUACIN 9
La poltica no est siendo practicada en su totalidad; en lo que se refiere a firmas
conjuntas si se practica ya que los cheques son mediante esta modalidad y las
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inversiones son mediante cheque, mientras que para el rescate de recursos se los
realiza nicamente mediante la firma del responsable de inversiones. Los
documentos sustento de las inversiones no son remitidos a un casillero de seguridad,
estos documentos son archivados en orden correspondiente y reposan en las oficinas
del FCPC-DESPOCH.
El mundo financiero es cambiante, por lo tanto las normas deben ser ajustadas a
estos cambios para tratar de reducir al mximo los riesgos inherentes de la actividad.
Las polticas generales de inversin necesariamente necesitan una actualizacin
formal ya que el documento fue aprobado por el entonces Directorio en el ao 2005
y si bien es cierto n es totalmente caduco se puede mejorar su estructura; el mundo
financiero es cambiante, por lo tanto las polticas deben ser ajustadas a estos
cambios para reducir al mximo los riesgos inherentes a la actividad.
2.2.5 VALORES CORPORATIVOS

Los valores que identifica al FCPC-DESPOCH son:
TABLA N 3 VALORES CORPORATIVOS

VALORES QUE IDENTIFICAN AL FCPC-DESPOCH
VALORES
JUSTIFICACIN
VALORES CORPORATIVOS
Es la voluntad de las autoridades para la rendicin de cuentas de
Transparencia
las actividades realizadas.
Confianza
Es el anhelo firme en el comportamiento de la administracin
para generar rentabilidad de los aportes de los partcipes.

En la administracin de los recursos y la consecucin de una
Seguridad
cesanta que satisfaga las expectativas de los partcipes.
VALORES QUE SE PRACTICA EN EL FCPC-DESPOCH
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El personal del FCPC-DESPOCH acepta, valora y acta con mente

Respeto
abierta ante las diversas opiniones, creencias, culturas y formas

de ser de las personas que lo rodean.
El personal del FCPC-DESPOCH tiene la capacidad para
Honestidad
interiorizar
valores
ticos
morales
comportarse
consecuentemente con stos.

El personal posee la capacidad de responder con alto sentido del
Compromiso
deber en todas las situaciones, entregando su desempeo para

el xito del FCPC-DESPOCH.
La diversidad de talentos unidos con un slo propsito,
Trabajo en Equipo
colaboran y trabajan coordinadamente, empujando en la misma

direccin, priorizando las metas institucionales.
El personal del FCPC-DESPOCH posee autoridad moral, dirige,
Liderazgo
orienta, gua, tiene credibilidad, contagia entusiasmo y

compromiso, obtiene eficacia del equipo, mueve la entidad
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Estos valores rigen las actividades de la entidad para as brindar un mejor servicio a
los usuarios y lograr mayor productividad en beneficio directo de los participes a
travs de los excedentes que obtiene la entidad.
2.3 DIAGNOSTICO SITUACIONAL

2.3.1 ANLISIS INTERNO
El Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la ESPOCH es una
organizacin que realiza sus actividades con la participacin de diversos actores, el
efectuar un anlisis de los agentes que influyen interiormente del Fondo permite
distinguir los factores que actan a favor y en contra del mismo, y as plantear
soluciones apropiadas para optimizar los recursos y mejorar aspectos que generen
desarrollo y adelanto de la entidad y desechar o mitigar aspectos negativos que
obstaculizan el desarrollo de la entidad.
Pgina 77
Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la ESPOCH
2.3.1.1 IDENTIFICACIN DE FACTORES CLAVES DEL MEDIO INTERNO

TABLA N 4 ANLISIS DEL MEDIO INTERNO
CDIGO
AMI 1
AMI 2
MANIFESTACIN
COMPORTAMIENTO
Personal administrativo con alto nivel de

formacin y capacitacin.
Ascendente
Pertenencia de los miembros del Comit

de Administracin
Estable
Administracin experimentada
Optimizado
Infraestructura Fsica
Optimizado
Equipos tecnolgicos modernos
Optimizado
Sistemas Informticos
Mejorable
Implementacin de una pgina web de

la entidad.
En proceso
AMI 3
AMI 4
AMI 5
AMI 6
AMI 7
JUSTIFICACIN
EFECTOS
El personal administrativo de la entidad tiene la formacin

relativa a las funciones que desempea, el 67% del
personal presenta titulo de cuarto nivel y cursos de
capacitacin.
Se observa un alto nivel de compromiso y cumplimiento
con las funciones asignadas a cada miembro con la mayor
responsabilidad
La administracin en su conjunto tiene la experiencia
requerida para el manejo del FCPC-DESPOCH ya que
vienen desempeando las actividades con anterioridad,
adems de que la S.B.S. los califica antes de su posesin.
A pesar de que las instalaciones no son de propiedad de la
entidad poseen las adecuaciones necesarias para brindar
un excelente servicio a los usuarios. Las divisiones de lugar
de trabajo permiten el desempeo de las funciones y
brindan tambin privacidad en el nivel adecuado.
A fin de mejorar el desempeo de los empleados de la
entidad se ha dotado de equipos modernos acorde al
avance tecnolgico.
El sistema para la administracin de prstamos y cesanta
es muy bueno pero el sistema informtico para el manejo
de la contabilidad de la entidad no es acorde a las
necesidades de la entidad.
Permite al partcipe acceder a sus datos tales como cuenta
individual actualizada, saldos de sus crditos, noti
cesantas, reportes de descuentos bancarios mensuales.
Aalto nivel de conocimiento

en las responsabilidades
asignadas.
Toma de las mejores
decisiones en beneficio de
la entidad.
Resultados de la entidad.
Atencin
optima a los
usuarios.
Buen ambiente laboral y
comodidad
para
el
desempeo de funciones.
Eficiencia en la atencin a
los usuarios y obtencin de
informacin necesaria.
Duplicidad de funciones.
Satisfaccin del partcipe y

rapidez en obtener datos
necesarios.
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Promocin de los servicios de la entidad
Favorable
Rendicin de cuentas
Favorable
Agilidad, eficiencia y oportunidad en la

entrega de crditos a los partcipes de la
entidad.
Ascendente
Diversidad de modalidades de crditos a

disposicin de los partcipes
Favorable
El precio de los crditos es competitiva y

los rendimientos son acreditados a las
cuentas individuales de los partcipes
Ascendente
Solvencia financiera
Ascendente
Bajos costos operativos
Favorable
Entrega de cesantas satisfactorias
Ascendente
Promocin de la cultura del ahorro
Mejorable
AMI 8
AMI 9
AMI 10
AMI 11
AMI 12
AMI 13
AMI 14
AMI 15
AMI 16
De forma semestral se remite a los partcipes su cuenta

individual misma que va acompaada de un afiche
publicitario de la entidad en el que se incentiva el ahorro.
A mas que la Asamblea General aprueba los Estados
financieros se estructura una revista informativa en la cual
se comunica de forma grafica los resultados obtenidos.
La entrega de crditos es casi de forma inmediata, sin
trabas en el trmite y sin muchas exigencias en el aspecto
de garantas. Los montos cubren las necesidades y los
plazos fijan cuotas mensuales razonables.
El participe que tenga una necesidad econmica dispone
de varias modalidades acorde a su necesidad o monto
requerido
La tasa de inters del 12,95% anual evita la prdida de
valor de los recursos ante la inflacin, y es accesible ya
que el fin primordial de la entidad es precautelar los
recursos y ayudar al partcipe en momentos de necesidad.
La entidad posee recursos disponibles para cubrir de
forma inmediata los requerimientos tanto crediticios
como de obligaciones innatas a las actividades.
Personal necesario, eficiencia en uso de recursos, entre
otros son factores que ayudan a que la entidad pueda
operar con menos costos.
Los partcipes que se han retirado de la entidad han
recibido un valor de cesanta acorde a la cultura de ahorro
previsible durante su vida laboral en la ESPOCH
El participe recibe el mensaje de ahorro previsional
mediante la revista informativa, afiches, tarjeta de
cumpleaos y en reuniones de Asambleas.
Participacin de mercado en
un 83%.
Incremento en el porcentaje
de aporte.
Participacin de mercado en
un 83% y una inversin en
crditos de $3.195.202,21
Acogida favorable de todas
las modalidades de crditos
vigentes.
Retribucin
de
los
rendimientos en las cuentas
individuales en funcin a
los aportes acumulados.
Eficiencia en el desarrollo de
las operaciones.
Mayor rentabilidad.
Participes satisfechos con el

valor recibido por concepto
de cesanta.
Incremento de aportes.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 79
2.3.1.2 PERFIL ESTRATGICO INTERNO

TABLA N 5 PERFIL ESTRATGICO INTERNO DEL FCPC-DESPOCH
CLASIFICACIN DE IMPACTO
NORMAL
DEBILIDAD
FACTORES
Gran debilidad
Debilidad
Equilibrio
FORTALEZA
Fortaleza
Personal administrativo con alto nivel de formacin y capacitacin.
Gran Fortaleza
Pertenencia de los miembros del Comit de Administracin
x
x
x
Sistemas Informticos
Implementacin de una pgina web de la entidad.
Rendicin de cuentas
Agilidad, eficiencia y oportunidad en la entrega de crditos a los partcipes

de la entidad.
Diversidad de modalidades de crditos a disposicin de los partcipes
x
x
El precio de los crditos es competitiva y los rendimientos son acreditados a

las cuentas individuales de los partcipes
x
x
Promocin de la cultura del ahorro

TOTAL
RELACIN PORCENTUAL
0
0%
x
3
19%
4
25%
7
44%
2
12%
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 80

ANLISIS PERFIL ESTRATGICO

El perfil estratgico interno muestra un conjunto de Fortaleza y Gran Fortalezas las
cuales deben ser potenciadas aun mas para determinar un mayor grado de eficiencia
y eficacia en la gestin; a su vez muestra debilidades que influyen en la toma de
decisiones y desenvolvimiento de las actividades de la entidad.
Analizando cuantitativamente se determina que un 19% son debilidades; por otro
lado un 25% se encuentran en perfil normal y se detecto adems que un 44% son
fortalezas y 12% grandes fortalezas las cuales se deben aprovecharse y reforzarlas,
sin embargo no hay que dejar de lado el impacto porcentual que plantea las
debilidades ya que esto permite la definicin de estrategias para minimizar su
impacto en las operaciones.
2.3.2 PERFIL ESTRATGICO EXTERNO

El Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la ESPOCH en el
cumplimiento de sus funciones emprende una conexin con actores ajenos a la
entidad, es decir mantener relaciones con instituciones que pueden o no colaborar
con el desarrollo y crecimiento, por ende con este anlisis se ha logrado determinar
los agentes que influyen positivamente en el desarrollo de las actividades y otros
aspectos que vienen a constituirse en obstculos.
Por tal razn este anlisis es una pauta para tomar decisiones o plantear estrategias
orientadas a lograr una mayor rentabilidad de los recursos.
Pgina 81
2.3.2.1 IDENTIFICACIN DE FACTORES CLAVES DEL MEDIO EXTERNO

TABLA N 6 ANLISIS DEL MEDIO EXTERNO
CDIGO
MANIFESTACIN
Convenio de debito bancario con el
Banco del Pacfico
Estable
AME 1
Incremento del ndice inflacionario
Desfavorable
Ingresos per cpita
Ascendente
Participacin conjunta con autoridades

de la ESPOCH
Reforma a la Constitucin Poltica del
Ecuador.
Decretos Ejecutivos
Eventual
La mejora en la economa a nivel general permitir motiva

el ahorro.
Apoyo a programas de desarrollo
Desfavorable
Eliminacin de base legal que da origen a los FCPCs
Desfavorable
Eliminacin de base legal para la captacin de aportes

patronales
Hay entidades que ofrecen crditos a menor costo
principalmente.
AME 2
AME 3
AME 4
AME 5
AME 6
AME 7
Ofertas crediticias a menor costo, mayor

monto y mayor plazo
COMPORTAMIENTO
Desfavorable
JUSTIFICACIN
RESPUESTA
Ayuda a recaudar recursos para la entidad de forma

oportuna ya que los debita de forma inmediata a la
acreditacin del valor del sueldo.
La inflacin al termino del 2009 se ubico en el 4,31%
Recaudacin oportuna de
recursos para la entidad.
Prdida de valor de los
recursos monetarios.
Mejoramiento econmico.
Aprobacin de programas
Inestabilidad
de
las
operaciones
Reduccin de recursos para
la entidad.
Perder competitividad.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 82
2.3.2.2 PERFIL ESTRATGICO EXTERNO

TABLA N 7 PERFIL ESTRATGICO EXTERNO DEL FCPC-DESPOCH
CLASIFICACIN DE IMPACTO
NORMAL
OPORTUNIDAD
AMENAZA
FACTORES
Gran Amenaza
Amenaza
Equilibrio
Convenio de debito bancario con el Banco del Pacfico
Oportunidad
Gran
Oportunidad
Ingresos per cpita
x
x
Participacin conjunta con autoridades de la ESPOCH

Reforma a la Constitucin Poltica del Ecuador.
Decretos Ejecutivos
Ofertas crediticias a menor costo, mayor monto y mayor plazo
TOTAL
RELACIN PORCENTUAL
1
14%
x
x
3
43%
0
0%
3
43%
0
0%
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 83

ANLISIS PERFIL ESTRATGICO

Analizando el perfil estratgico de los factores externos del listado presentado se
observa que el 14% corresponde a grandes debilidades lo que deber ser analizado a
fin de contrarrestarlas a fin de que no afecte las actividades de la entidad, por otro
lado las oportunidades y amenazas estn en el mismo porcentaje lo que equipara los
aspectos negativos. Es importante poner nfasis en aprovechar eficientemente las
oportunidades a fin de aportar al desarrollo de la entidad.
La situacin poltica del pas es la principal amenaza del FCPC-DESPOCH.
2.3.3 MATRIZ F.O.D.A.

La matriz F.O.D.A. permite observar un sin nmero de manifestaciones que
representan las principales fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que
tienen un impacto tanto positivo como negativo en el desarrollo del Fondo
Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la ESPOCH.
Pgina 84
TABLA N 8 MATRIZ F.O.D.A. del FCPC-DESPOCH

FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
Capacidad Directiva

Pertenencia de los miembros del Comit de
Administracin


Rendicin de cuentas
Factor Econmico
Ingresos per cpita
Ampliacin de cartera de crditos
Incremento voluntario del porcentaje de aportes

por parte de los partcipes
Captar el ahorro proveniente del porcentaje

mensual de Fondos de reserva.
Factor Poltico
Participacin conjunta con autoridades de la

ESPOCH
Rendicin de cuentas por parte de la

administracin.
Capacidad Directiva

Inexistencia de un documento formal de la
planeacin, procesos y controles de las actividades.
Factor Econmico
Desconfianza ante las nuevas

econmicas del gobierno.
Capacidad Competitiva


Ausencia
de
campaas
promocionales
concientizacin sobre el ahorro y sus beneficios.
Factor Poltico
Reforma a la Constitucin Poltica del

Ecuador.
Eliminacin del aporte patronal, a partir de

Decretos Ejecutivos
Factor Social
Reconocimiento a la institucin por la ayuda social

a travs de la concesin de prstamos ayudas a la
APPOCH.
Capacidad Financiera
Factor Social
Factor Tecnolgico
Capacidad Tecnolgica

Retraso en la instalacin de un sistema informtico
contable exclusivo para las operaciones el FCPCDESPOCH.
Capacidad en Talento Humano

Duplicidad y repeticin de procesos.
Factor Tecnolgico
Constantes cambios tecnolgicos de sistemas

de crdito.
Capacidad Competitiva


Agilidad, eficiencia y oportunidad en la entrega de
crditos a los partcipes de la entidad.

El precio de los crditos es competitiva y los
rendimientos son acreditados a las cuentas
individuales de los partcipes

Alta Rentabilidad

Plazos razonables

Capacidad Financiera

Diversidad de modalidades de crditos a
disposicin de los partcipes




Cmoda Tasa de Inters

Bajo ndice de morosidad

Los excedentes son distribuidos en beneficio de los
partcipes
Capacidad Tecnolgica



Sistema de administracin de prstamos y cesanta.
Capacidad en Talento Humano

Personal administrativo con alto nivel de formacin
y capacitacin.

Personal bien motivado, nivel de preparacin
adecuada, experiencia, cultura organizacional.

Capacitacin del personal.

Excelente atencin al cliente.
Factor Geogrfico
Atencin en oficinas ubicadas en el interior de la

ESPOCH.
Factor Competitivo
Convenio de debito bancario con el Banco del

Pacfico
Entidad controlada por la Superintendencia de

Bancos y Seguros
AMENAZAS
polticas
Factor Geogrfico
Factor Competitivo
Alta competencia en el mercado financiero.
Ofertas crediticias a menor costo, mayor

monto y mayor plazo
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 85

2.3.4 MATRIZ ESTRATGICA F.O.D.A.

En la matriz F.O.D.A. para identificar las estrategias hemos considerado relacionarlas
a travs de acciones de cambio, de crecimiento, de preservacin y de comportacin
(comportamiento y actitud).
Pgina 86
TABLA N 9 MATRIZ ESTRATGICA F.O. (ESTRATEGIAS DE CRECIMIENTO)

OPORTUNIDADES
INTERNO
EXTERNO
FORTALEZAS


Rendicin de cuentas
Agilidad, eficiencia y oportunidad en la entrega de crditos a los partcipes de la entidad.
El precio de los crditos es competitiva y los rendimientos son acreditados a las cuentas
Alta Rentabilidad
Plazos razonables
Los excedentes son distribuidos en beneficio de los partcipes
Sistema de administracin de prstamos y cesanta
Personal bien motivado, nivel de preparacin adecuada, experiencia, cultura organizacional.

Ingresos per cpita

Incremento voluntario del porcentaje de aportes por parte de los partcipes
Captar el ahorro proveniente del porcentaje mensual de Fondos de reserva.
Rendicin de cuentas por parte de la administracin.
Reconocimiento a la institucin por la ayuda social a travs de la concesin de prstamos
ayudas a la APPOCH.
Atencin en oficinas ubicadas en el interior de la ESPOCH.
Entidad controlada por la Superintendencia de Bancos y Seguros.
ESTRATEGIAS DE CRECIMIENTO
Incentivar mediante planes de premiacin a los participes que aporten en mayor

porcentaje a su cesanta.
Ofrecer planes con mejor rentabilidad y opciones de retorno de los fondos de reserva,
a fin de captarlos.
Mejorar la atencin al cliente mediante la implantacin de un sistema informtico que
detalle con oportunidad los datos relacionados a crditos, cesanta y dbitos de cada
participe.
Funcionamiento de portal web del Fondo de Cesanta a fin de que el partcipe obtenga
datos sin necesidad de acercarse a las oficinas de la entidad.
Diversificar las inversiones a fin de mejorar la rentabilidad.
Elaborar planes de fusin con el seguro de cesanta de empleados a fin de unificar
operaciones.
Elaborar planes para brindar el servicio de cuentas de ahorro.
Elaborar planes de captacin de inversiones a plazo fijo con mejor rentabilidad que el
sistema bancario tradicional.
Vinculacin con organismos externos y conseguir rditos para la entidad.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 87
TABLA N 10 MATRIZ ESTRATGICA D.O. (ESTRATEGIAS DE PRESERVACIN)

OPORTUNIDADES
INTERNO
EXTERNO
DEBILIDADES

Inexistencia de un documento formal de la planeacin, procesos y controles de

las actividades.
Ausencia de campaas promocionales y concientizacin sobre el ahorro y sus
beneficios.
Retraso en la instalacin de un sistema informtico contable exclusivo para las
operaciones el FCPC-DESPOCH.
Duplicidad y repeticin de procesos.
Ingresos per cpita

Incremento voluntario del porcentaje de aportes por parte de los partcipes
Captar el ahorro proveniente del porcentaje mensual de Fondos de reserva.
Rendicin de cuentas por parte de la administracin.
Reconocimiento a la institucin por la ayuda social a travs de la concesin de
prstamos ayudas a la APPOCH.
Atencin en oficinas ubicadas en el interior de la ESPOCH.
Entidad controlada por la Superintendencia de Bancos y Seguros
ESTRATEGIAS DE PRESERVACIN
Aprovechando la experiencia de la administracin, elaborar un documento
formal para la planeacin, procesos y controles de las actividades.
Definir estrategias de marketing que incentiven el ahorro a largo plazo, y las
modalidades de los crditos.
Diseo e implantacin de un sistema contable consolidado con el sistema de
crditos.
Analizar los montos mximos de las diversas modalidades de crditos.
Aprovechar el sistema de dbitos para obtener rendimientos a favor de la
entidad.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 88
TABLA N 11 MATRIZ ESTRATGICA F.A. (ESTRATEGIAS DE COMPORTACIN)

AMENAZA
INTERNO
EXTERNO
FORTALEZAS


Rendicin de cuentas
Agilidad, eficiencia y oportunidad en la entrega de crditos a los partcipes de la entidad.
El precio de los crditos es competitiva y los rendimientos son acreditados a las cuentas
Alta Rentabilidad
Plazos razonables
Los excedentes son distribuidos en beneficio de los partcipes
Sistema de administracin de prstamos y cesanta
Personal bien motivado, nivel de preparacin adecuada, experiencia, cultura organizacional.

Desconfianza ante las nuevas polticas econmicas del gobierno.
Eliminacin del aporte patronal, a partir de Decretos Ejecutivos
Constantes cambios tecnolgicos de sistemas de crdito.
ESTRATEGIAS DE COMPORTACIN

Utilizar eficientemente los recursos de la entidad.

Aprovechar las cualidades del personal a favor de la entidad.
Analizar de forma mensual el comportamiento de los ndices inflacionarios y las tasas
de inters que presente la macroeconoma.
Analizar la posibilidad de que los docentes politcnicos bajo la modalidad de
contratados aporten un porcentaje a una modalidad de cesanta para sus necesidades.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 89
TABLA N 12 MATRIZ ESTRATGICA D.A. (ESTRATEGIAS DE CAMBIO)

AMENAZA
INTERNO
EXTERNO
DEBILIDADES
Inexistencia de un documento formal de la planeacin, procesos y
controles de las actividades.
Ausencia de campaas promocionales y concientizacin sobre el ahorro
y sus beneficios.
Retraso en la instalacin de un sistema informtico contable exclusivo
para las operaciones el FCPC-DESPOCH.
Duplicidad y repeticin de procesos..

Desconfianza ante las nuevas polticas econmicas del gobierno.
Eliminacin del aporte patronal, a partir de Decretos Ejecutivos
Constantes cambios tecnolgicos de sistemas de crdito.
ESTRATEGIAS DE CAMBIO

Elaborar planes de contingencia en caso de incremento de ndices

inflacionarios.
Solicitar a la Superintendencia de Bancos y Seguros el acceso a la
Central de riesgos a fin de verificar datos.
Ofrecer a los partcipes servicios tales como seguros mdicos, de vida
servicios mortuorios.
Implantar una promocin constante de los beneficios del ahorro a
largo plazo y los beneficios que ofrece el FCPC-DESPOCH.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 90
Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional Cerrado de los
Docentes de la ESPOCH
2.4 DIAGNSTICO DEL CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD

Para realizar un diagnostico del Sistema de Control Interno del FCPC-DESPOCH se aplicar
cuestionarios de control interno bajo el mtodo C.O.S.O., una vez aplicados los
cuestionarios se evaluar el grado de confianza y riesgo en cada componente de la
entidad adems por cada cuestionario se presentar las conclusiones con las respectivas
recomendaciones.
Pgina 91
2.4.1 AMBIENTE DE CONTROL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:
Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo.
Ambiente de Control
Integridad y Valores ticos
05 de febrero del 2010
Determinar si la organizacin establece valores ticos basados en estndares de conducta para el desarrollo de sus actividades tanto dentro como
fuera de la entidad a fin de mantener una cultura de organizacin ptima para el buen reconocimiento institucional.
2.4.1.1 INTEGRIDAD Y VALORES TICOS
DIREC.
OPERAC.
SI
SI
PREGUNTAS
Tiene el personal conocimiento de actitudes ticas y morales

para el correcto desarrollo de sus actividades?
Tiene la entidad un cdigo de conducta?
Existe pronunciamientos relativos a los valores ticos?

Mantienen comunicacin y fortalecimiento sobre tema de
valores ticos y de conducta?
En la direccin ven a una persona a imitar?
Existen sanciones para quienes no respetan los valores ticos?
Conoce el personal su grado de responsabilidad sobre el
control interno de la entidad?
TOTAL
4
5
6
7
NO
1
0
1
4
OBSERVACIONES
NO
De acuerdo a la actitud personal observada si existe conocimiento de

actitudes ticas y morales, pese a esto no existe un cdigo de tica que
contenga los valores.
No existe un cdigo de conducta especficamente, en el Reglamento Interno
se identifican los procesos y sus lineamientos.
No existe un documento formal.
En el ejercicio de sus operaciones se recuerda la actitud tica del personal.
No existe normativa al respecto.
1
0
CP= CT = 8 = 57%
CP 14
Confianza = 57%
Riesgo = 43%
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 92
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Las actividades de la entidad se realizan en base al Deber establecerse un Cdigo de tica para el
Reglamento del FCPC-DESPOCH en el cual constan FCPC-DESPOCH,
en
el
cual
consten
los
ciertos procedimientos y los lineamientos para su lineamientos de conductas tales como: valores
ejecucin este fue aprobado por el organismo de ticos, cumplimiento de las normas, manejo de
control S.B.S., sin embargo no existe un Cdigo de los conflictos de inters, actuaciones prohibidas
tica formalmente establecido y conocido por el al
personal,
personal,
manejo
de
la
informacin
en el cual consten claramente los privilegiada, prcticas de negocios aceptables y
valores y conductas de cada persona acorde a las no aceptables.

funciones que desempea y al grado de
responsabilidad.
Pgina 93
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:

Ambiente de Control
Compromiso por la competencia profesional del personal
Evaluar si la administracin se interesa por el grado de competencia profesional existente en la empresa y el nivel de habilidades y conocimientos
que se requiere en cada rea de desempeo para el correcto funcionamiento de las operaciones de la entidad.
2.4.1.2 COMPROMISO DE COMPETENCIA PROFESIONAL DEL PERSONAL
PREGUNTAS
Existen descripciones formales sobre las

comprenden cada puesto de trabajo?
funciones
Se analizan los conocimientos y las habilidades requeridas

ejecutar sus actividades de forma eficiente?
que
OPERAC.
SI
SI
NO
OBSERVACIONES
NO
0
En el Reglamento se especifica las funciones de los rganos de control y

administrativos, sin embargo para el rea operativa no se encuentra estipulado
sus funciones.
Al momento de la contratacin se analizan sus competencias para ejecutar las

actividades asignadas.
La empresa se preocupa por su formacin profesional?
Existe un plan de capacitacin anual.
Se capacita constantemente al personal en temas relacionados a

las funciones que desempea?
Principalmente en temas relevantes que afectan sus funciones Ej. Implementacin

de NIIFs
Tiene deseo de superarse para contribuir con la entidad?
El personal operativo no tiene oportunidad de ascenso.
Sus habilidades son valoradas en la organizacin?
Existen incrementos salariales permanentes que compensa la realidad de que en

la entidad trabajan nicamente tres personas.
El ambiente de trabajo en que se desenvuelve es adecuado?
Se nota un ambiente de trabajo de plena confianza y compromiso.
TOTAL
para
DIREC.
CP= CT =
CP
Confianza =
Riesgo =
13
13 = 93%
14
93%
7%
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 94
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
En el Reglamento se especifican claramente las Incluir en el Reglamento del FCPC-DESPOCH las

funciones de la Asamblea General, del Consejo de funciones de apoyo como lo son secretaria,
Administracin,
del
Presidente,
del contabilidad y auxiliar contable. Adems se
Vicepresidente, del Gerente Administrativo, del recomienda elaborar un Manual de Control

Comit de Inversiones, del Comit de Riesgos, del Interno en el cual consten las funciones de cada
Asesor Legal y del Auditor Externo; sin embargo rea con sus respectivos controles a fin evitar
no se especifican las funciones de las reas personal imprescindible en las operaciones de la
operativas como son la secretaria, contabilidad y entidad para as mejorar la operatividad de la
auxiliar de contabilidad. Por otro lado el personal entidad y fortalecer el sistema de control
no tiene oportunidad de crecimiento profesional interno.
ya que no hay la posibilidad de asensos, sin Capacitar al personal a fin de que sus
embargo tiene la predisposicin de seguir actividades sean desarrolladas acorde a las
aportando sus conocimientos a la entidad.
innovaciones contables y administrativas.
Pgina 95
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:

Ambiente de Control
Consejo de Administracin
Determinar el grado de participacin del Consejo de Administracin en el desempeo de las operaciones de la entidad a fin de evaluar el
cumplimiento de sus funciones dentro de la organizacin.
2.4.1.3 CONSEJO DE ADMINISTRACIN
PREGUNTAS
DIREC. OPERAC.
SI NO SI
OBSERVACIONES
NO
Existe una buena comunicacin del personal con los miembros del
1
Consejo de Administracin?
Los miembros del Consejo de Administracin poseen la experiencia

1
adecuada e involucramiento en las operaciones?
Ante la existencia de problemas de ndole administrativo se comunica a

1
los miembros del Consejo de Administracin?
Se han evaluado las actividades administrativas y econmicas de la

1
entidad, por parte del Consejo de Administracin?
Se han propuesto estudios actuariales y anlisis financieros para mejorar

1
o implantar nuevas prestaciones?
El ultimo es la factibilidad de los Crditos Hipotecarios y su respectivo reglamento

para su eficiente aplicacin, el cual est sujeto al aprobacin de la Asamblea
General.
Se ha realizado propuestas de cambios que mejoren las polticas,

1
reglamentos y estatutos de la entidad?
Las polticas de inversiones necesitan ser actualizadas.
TOTAL
CP= CT =
CP
Confianza =
Riesgo
=
Requieren obligatoriamente la calificacin previa de la S.B.S. y cumplen sus

funciones asignadas, sin embargo no todos los miembros se involucran en las
operaciones.
El personal operativo lo comunica hasta la gerencia para que se lo comunique al
Consejo de Administracin para que se lo resuelva dentro de su competencia.
Es parte de sus funciones establecidas en el Reglamento Interno.
9 = 92%
12
92%
8%
11
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 96
CONCLUSIONES
El
personal
operativo
tiene
RECOMENDACIONES
una
buena Informar mediante un informe fundamentado y
comunicacin con los miembros del Consejo de con la respectiva informacin necesaria para
Administracin, sin embargo al suscitarse un que el caso sea estudiado por el gerente o sea
conflicto, respetando las lneas de autoridad, se lo puesto en conocimiento de los miembros del
comunica hasta el gerente para que lo resuelva si Consejo de Administracin.
se encuentra dentro de su competencia de lo
contrario se ponga en conocimiento del Consejo
Administrativo
Pgina 97
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:

Ambiente de Control
Filosofa Administrativa y Estilo de Operacin.
Determinar la eficiencia de los sistemas de procesamiento de la informacin, principios y criterios contables a fin de obtener informacin
financiera y no financiera apta para la toma de decisiones.
2.4.1.4 FILOSOFA ADMINISTRATIVA Y ESTILO DE OPERACIN
DIREC. OPERAC
SI NO SI NO
PREGUNTAS
La administracin al efectuar alguna negociacin analiza los riesgos y beneficios?
Existe delegacin de autoridad y de responsabilidad?
Existe rotacin frecuente de personal en la funciones de contabilidad y rea de

crdito?
La administracin controla las operaciones de la entidad, especialmente las de

inversin?
Existe un sistema contable que lleve paralelamente las operaciones de crdito?
6
7
Existen desacuerdos con respecto a la informacin contable en el contenido?

Existen desacuerdos con respecto a la informacin contable en la forma?
Las indicaciones de la administracin son comunicadas de forma escrita y se realiza un
seguimiento de cumplimiento?
8
9
Se controla el desarrollo de las operaciones diarias especialmente en las operaciones

de crdito?
TOTAL
0
0
1
1
1
1
2
El personal operativo tiene experiencia en sus lugares de trabajo,

es fijo. Los directivos estn sujetos a cambios acorde al Estatuto.
Por la naturaleza misma de la entidad, mediante las autorizaciones.
1
1
CP= CT = 15 = 83%
CP
18
Confianza = 83%
Riesgo = 17%
Basndose en factores externos principalmente, al ser un mercado

cerrado hay la percepcin de que los riesgos son controlables.
OBSERVACIONES
El sistema TMAX, se esta en proceso de implementacin de un

nuevo sistema que unifique y evite duplicidad de funciones.
Seria ptimo disponer de un manual contable.
Mediante los reglamentos, sin embargo muchas indicaciones son
emitidas de forma verbal.
Mediante la autorizacin del formulario de crdito y firmas en el
cheque por parte del presidente y gerente, los reportes de crditos
son mensuales.
15
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 98
CONCLUSIONES
La filosofa y el estilo de operacin que mantiene
RECOMENDACIONES
Crear un manual de contabilidad en el que se
el FCPC-DESPOCH es adecuado ya que analizan

cuando un negocio produce riesgos; si bien es
detalle los procedimientos contables, con la
cierto en la parte operativa no se delega implementacin del nuevo sistema contable se

autoridad la estructura permite esto, como
mejorar su eficiencia y mejorar el flujo de
tambin la no rotacin del personal sin caer en

que hayan personas imprescindibles en la
informacin y ahorrar esfuerzos.
entidad. La parte contable se ejecuta de forma La naturaleza de la entidad permite la no

eficiente y genera informacin que sirve de
rotacin del personal pero si deber cuidarse
sustento para la correcta toma de decisiones y la

salvaguarda de los activos de la institucin, sin
del personal imprescindible.
embargo seria ptimo contar con un manual

contable.
Pgina 99
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:

Ambiente de Control
Estructura Organizativa
Verificar si con la estructura organizativa se puede controlar eficazmente las actividades que realiza la empresa y que al mismo tiempo la
informacin fluya de una manera comprensible.
2.4.1.5 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
PREGUNTAS
DIREC.
OPERAC.
SI
SI
NO
La estructura organizativa es apropiada?
La definicin de responsabilidades de los miembros del Consejo de

Administracin y del personal administrativo es adecuada?
Los lderes de la entidad reflejan los conocimientos necesarios para cumplir

con sus responsabilidades?
El organigrama estructural define claramente las lneas de autoridad,

responsabilidad y dependencia?
La administracin define la estructura organizativa en base a procedimientos

de control?
Hay empleados con capacidad de direccin y supervisin?
Cuentan con la cantidad adecuada de personal operativo, administrativo y

miembros de Comits?
TOTAL
NO
0
La entidad posee un organigrama acorde a los requerimientos de

la S.B.S., sin embargo aqu no se observa la parte contable
No existe un documento formal de las responsabilidades del
personal operativo.
CP= CT = 12 = 86%
CP
14
Confianza = 86%
Riesgo = 14%
OBSERVACIONES
12
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 100
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
La estructura orgnica cumple los requerimientos Definir
claramente
funciones
del organismo de control S.B.S. y es coherente responsabilidades que debern ser cumplidas.
con su estatuto, sin embargo el rea contable no Adems en el organigrama se debe analizar la
se las contempla por lo que no se define ubicacin del Comit de Riesgos y Comit de
formalmente lneas de autoridad.
Inversiones ya que son entes de coordinacin
Las responsabilidades de los principales directivo ms no departamentos dentro de la entidad.

se las establece claramente, mientras que del
rea contable no se las contempla en un
documento formal
Pgina 101
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:

Ambiente de Control
Asignacin De autoridad y responsabilidad
Establecer si se toma en cuenta la asignacin de autoridad y responsabilidad para las actividades de gestin y si se efecta el establecimiento de
las relaciones de jerarqua y de las polticas de autorizacin.
2.4.1.6 ASIGNACIN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
DIREC.
OPERAC.
SI
SI
PREGUNTAS
Existen polticas que describan las prcticas apropiadas para el tipo de

negocio, el conocimiento y la experiencia del personal clave?
Se toma en cuenta la antigedad de trabajo de los empleados para

delegar responsabilidad y autoridad?
Delegan autoridad para la consecucin de los objetivos de la entidad?
El gerente revisa si se est cumpliendo con la funcin designada al

personal para la correcta ejecucin del plan anual de trabajo?
El plan de trabajo se actualiza de forma semestralmente.
El personal tiene la suficiente iniciativa para resolver conflictos de la

entidad?
Siempre y cuando se encuentren dentro de su competencia.
TOTAL
NO
1
0
NO
Existen documentos formales.
A nivel directivo se delega autoridad en base a la jerarqua.

0
CP= CT = 8 = 80%
CP
10
Confianza = 86%
Riesgo = 20%
OBSERVACIONES
Existe delegacin expresa que no requieren autorizacin formal de

los directivos..
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 102
CONCLUSIONES
Existen documentos formales sobre las polticas Estructurar
RECOMENDACIONES
normas
para mejorar los resultados de la gestin. En el responsabilidad
de
de
trabajo
control.
Actualizar
de
el
rea contable no se hace necesario la delegacin documento de polticas generales de inversin a

de autoridad, en el caso de ser necesaria esta fin de mejorar la canalizacin de las inversiones
delegacin se la realiza de nivel directivo a nivel y diversificar su portafolio.
directivo en base a su jerarqua y de nivel
directivo a nivel operativo en base a su
experiencia y antigedad.
El gerente est al pendiente de las actividades de
sus colaboradores a fin de cumplir a cabalidad el
plan anual de trabajo
Pgina 103
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:

Ambiente de Control
Polticas y Prcticas en materia de Recursos Humanos
Practicar polticas que permitan un mejor reclutamiento de personas, que se mantengan y que sean competentes dentro de los planes que tiene
la empresa.
2.4.1.7 POLTICAS Y PRACTICAS EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS
PREGUNTAS
DIREC.
OPERAC.
SI
SI
NO
Para la seleccin de personal se convoca a concurso?
Tienen polticas y procedimientos para contratar?
Se procede con la entrevista previa, pruebas de conocimiento y tcnicas

para la ejecucin del trabajo?
Se tiene formalizados procedimientos de evaluacin de la entrevista

previa, pruebas de conocimientos y tcnicas?
Se han desarrollado procedimientos formales para el entrenamiento del

personal antes de la insercin laboral?
Se averigua sobre las referencias personales y profesionales en el

reclutamiento del personal?
Se les incentiva a los empleados a la constante preparacin y

actualizacin?
OBSERVACIONES
NO
1
0
En caso de servicios temporales se contrata en base a referencias

personales.
A nivel operativo no se tiene definidos procedimientos para contratar.
En el rea operativa no se tiene formalizados los procedimientos de

evaluar las pruebas.
Procedimientos formales no, mas si se les capacita al personal antes de

ejecutar su labor.
Existen planes de capacitacin.
TOTAL
CP= CT = 12 = 86%
CP
14
Confianza = 86%
Riesgo = 14%
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 104
CONCLUSIONES
La
administracin
colaboradores
se
cumplan
interesa
con
RECOMENDACIONES
porque
los
todos
los
procedimientos con integridad y tica. A nivel

operativo no se tiene definidos procedimientos
formales para contratar ni para evaluar la
entrevista previa y las pruebas de conocimientos,
en el caso de servicios temporales la contratacin
se la realiza en base a referencias Antes de iniciar
las labores se procede con la capacitacin
Se deber preparar un documento formal sobre

las polticas y procedimientos en materia de
recursos
humanos
procedimientos
para
optimizar
los
para la contratacin de
personal tanto permanente como temporal y

fijar cronogramas de entrenamiento antes de
insertarlos a sus labores con la finalidad de
obtener
los
resultados
esperados
del
desempeo de sus funciones.
adecuada a fin de obtener los resultados

esperados.
Pgina 105
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:
2.4.2 EVALUACIN DE RIESGOS

Evaluacin de Riesgos
Objetivos
Determinar si la entidad tiene claramente definidos tanto los objetivos como el desarrollo de planes y programas que se hayan generado para su
cumplimiento con el fin de ejecutar eficientemente el control.
2.4.2.1 OBJETIVOS
DIREC.
OPERAC.
PREGUNTAS
OBSERVACIONES
SI NO SI
NO
Los objetivos de la entidad son claros y conducen al establecimiento de metas?
Los objetivos se han definido en base a los niveles de la entidad y cada actividad?
3
4
5
6
7
8
El personal tiene el claro conocimiento de los objetivo para aportar con sus
actividades al cumplimiento de los mismos?
La administracin evala el desempeo de cada rea con relacin a la visin
institucional?
Es confiable la preparacin de estados financieros?
Se ha realizado un plan estratgico que respalde la consecucin de los
objetivos?
La entidad cumple con leyes y regulaciones establecidas en el pas?
Cuando los objetivos de la entidad no estn siendo cumplidos la
administracin toma debidas precauciones?
TOTAL
1
0
Existen objetivos institucionales mas no se han establecido por

cada rea.
Debe ser comunicada a todos los miembros de la dependencia.
Estos estn respaldados en los informes de auditora.
CP= CT =
CP
Confianza =
Riesgo
=
14 = 88%
16
88%
12%
En aos pasados sin embargo necesitan una actualizacin del

plan estratgico.
La S.B.S. supervisa el fiel cumplimiento de la normativa.
14
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 106
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Bajo la metodologa de control interno C.O.S.O. se Se debe
determinar objetivos de operacin,
necesita determinar objetivos de operacin, informacin financiera y cumplimiento a fin de

informacin financiera y de cumplimiento, la relacionar los componentes del control interno,
entidad tiene determinado objetivos globales ms adems se deber determinar objetivos para
no especficos, tampoco por reas a fin de que rea de la entidad, a fin de poseer parmetros
cada componente de la entidad aporte a la para
evaluar
las
operaciones
vigilar
consecucin de la visin institucional. En aos constantemente losa esfuerzos a conseguir la

anteriores se realiz una planificacin estratgica visin institucional.
la cual necesita una actualizacin.
Se deber realizar una planeacin estratgica a

fin de mejorar la operatividad y proponerse
retos mucho ms grandes que aporten al
crecimiento institucional.
Pgina 107
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:

Riesgos
Identificar los riesgos que puedan afectar las operaciones, especialmente financieras, considerando tanto factores internos como externos que
puedan dificultar la consecucin de los objetivos institucionales.
2.4.2.2 RIESGOS
PREGUNTAS
DIREC.
SI NO
1
OPERAC.
SI
NO
1
Se identifican los riesgos y se discuten abiertamente con la administracin?
Se clasifican los riesgos segn el nivel de importancia?
En el proceso de identificacin de riesgos se determinan si son causados por

factores internos y/o externos?
Se recopila y comunica oportunamente la informacin interna y externa

importante a aquellos que deben tomar accin?
5
6
Identificado un riesgo en el rea de inversiones se involucra a toda la

organizacin para sea tomado en cuenta?
Existen lineamientos definidos para identificar, medir, analizar, monitorear,
controlar, informar y revelar los riesgos de las operaciones?
El Comit de Riesgos comunica oportunamente los resultados obtenidos de sus

estudios?
El Comit de Riesgos cumple eficientemente sus funciones?

TOTAL
Se conocen pero no estn documentados.

Es la funcin del Comit de Riesgos.
Se recopila informacin de ndole financiera principalmente, que

influya en las actividades de la entidad y que ayuden a mitigar
riesgos futuros.
Lo analizan y toman acciones en conjunto con el Comit de Riesgos.
0
1
0
4
0
4
Un documento formal no se ha establecido, esta es una funcin del

Comit de Riesgos.
Se hacen simulaciones que son presentadas para el Consejo de
Administracin.
CP= CT = 8 = 50%
CP
16
Confianza = 50%
Riesgo = 50%
OBSERVACIONES
Es un rea que debe ser potenciada.

8
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 108
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
La entidad cuenta con un Comit de Riesgos en El Comit de Riesgos deber preparar un

donde
los
identifican,
miden,
analizan, documento formal en el que se detalle los
monitorean, controlan, informan y revelan los procedimientos para identificar, medir, analizar,
riesgos de las operaciones aunque no existe un monitorear, controlar, informar y revelar los
documento formal de procedimientos cumplen riesgos de las operaciones ya que esto
sus funciones a cabalidad analizando el porqu de proporcionar parmetros para su gestin.
los riesgos y tomando acciones a fin de disminuir El Comit de Riesgos deber poner ms nfasis
su impacto negativo en las operaciones del FCPC- en sus funciones para su total cumplimiento.
DESPOCH.
La comunicacin de los riesgos a nivel de la
entidad es eficiente ya que ha permitido reducir
su impacto.
Pgina 109
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:

Medir los posibles efectos de los riesgos identificados a fin de clasificarlos en orden de prioridad y su nivel de impacto.
2.4.2.3 EVALUACIN DE RIESGOS
PREGUNTAS
DIREC.
OPERAC.
SI
SI
NO
Se analizan los riesgos y se toman acciones para mitigarlos?
Se valora la probabilidad de ocurrencia del riesgo?
Para la interpretacin del efecto de un riesgo existe un proceso de

valoracin?
En caso de cumplirse un determinado riesgo existen medidas de precaucin

para actuar?
En caso de ocurrencia de un riesgo se determinan posibles culpables por no

haber tomado acciones oportunas?
Se evala los riesgos relacionndolos con los objetivos y su impacto?

TOTAL
No se valora la probabilidad de ocurrencia de riesgos

Sin embargo no se muestra un documento formal.
Sin tratar de buscar culpables sino procesos fallidos.

0
CP= CT = 8 = 67%
CP
12
Confianza = 67%
Riesgo
= 33%
OBSERVACIONES
1
0
NO
Se evala los riesgos midiendo su impacto mas no relacionndolos

con los objetivos.
8
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 110
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Se analizan los riesgos, su impacto, probabilidad Se debe evaluar los riesgos analizando los
de
ocurrencia,
se
tienen
ciertas
medidas procesos e identificando reas crticas, modos
precautelares ante un riesgos es decir se est listo de control y su efectividad a fin de establecer
para actuar ante un riesgo y tratan de reducir su responsabilidades en los procesos y determinar
impacto; mas no se tienen medidas de evaluacin indicadores que faciliten la evaluacin de los
de un riesgo formalmente establecidas, se los riesgos y medidas de sus impactos.
Adems
evala en base a criterios de los involucrados. Se es importante determinar factores externos que
controla que las actividades y decisiones tomadas pueden afectar directamente las operaciones
en la gerencia y consejo de administracin sean para
cumplidas.
disminuir
su
probabilidad
de
ocurrencia.
Pgina 111
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:

Manejo del Cambio
Determinar si existen mecanismos y si estos son adecuados para enfrentar cambios en el ambiente econmico y jurdico a fin de que la entidad
no se vea afectada ante los nuevos modelos.
2.4.2.4 MANEJO DEL CAMBIO
DIREC.
OPERAC.
SI
SI
PREGUNTAS
Se ha determinado sistemas de informacin que capturen, procesen y reporten

informacin sobre hechos que indiquen posibles cambios?
Existen controles que aseguren que las acciones de la administracin se llevan a cabo
correctamente?
Est el personal en la capacidad de reaccionar frente a los riesgos y sus efectos?
Se controla el cumplimiento de las medidas precautelares tomadas frente a un riesgo?
Existe algn mecanismo para anticiparse a los cambios que pueden afectar a la
entidad?
Se cuenta con un plan de contingencias ante diversas circunstancias cambiantes que

afecten a la entidad?
TOTAL
NO
0
No se ha diseado sistemas para el proceso de informacin

sobre cambios a los que se debe reaccionar.
No existen planes de contingencia para enfrentar los

riesgos.
El anlisis de los factores externos principalmente.
0
3
OBSERVACIONES
Las acciones de la Administracin estn sujetas a las

decisiones del Consejo; los informes de auditora tambin
son una forma de control.
CP= CT = 6 = 50%
CP
12
Confianza = 50%
Riesgo = 50%
0
1
NO
No existe un documento formal.

6
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 112
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
No se ha diseado sistemas para el proceso de Se debe estructurar un sistema informativo el

informacin sobre cambios a los que se debe cual
maneje
advierta
de
situaciones
reaccionar, sin embargo se est al pendiente del cambiantes que afecten las operaciones a fin de
anlisis de los factores internos y externos que reaccionar ante su posible impacto.
pueden afectar de forma directa o indirecta las Se deber establecer un plan de contingencias
operaciones. El personal est preparado para ante los posibles cambios, a
fin de que la
actuar frente a un riesgo. No se cuenta con un entidad maneje sus cambios y sobretodo este
plan de contingencias ante diversas circunstancias preparado para afrontarlos.
cambiantes que afecten a la entidad.
Pgina 113
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:
2.4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL

Actividades de Control
Tipos de actividades de control
Determinar si las polticas y procedimientos diseados como parte integral de la organizacin son establecidos, comunicados, practicados y
ayudan a la consecucin de los objetivos.
2.4.3.1 TIPOS DE ACTIVIDADES DE CONTROL
N
1
2
DIREC.
SI
NO
PREGUNTAS
Las tareas y responsabilidades relacionadas al tratamiento, autorizacin, registro y
revisin de las transacciones las realizan personas diferentes?
Cada rea opera coordinada e interrelacionadamente con las otras reas de la
organizacin?
OPERAC
SI
NO
OBSERVACIONES
En el rea contable una persona realiza todo el proceso contable.
La documentacin sobre transacciones y hechos significativos es exacta y completa?
Toda la documentacin esta archivada disponible para su revisin.

No existe un Manual Contable.
Para los diversos actos y transacciones en la entidad se tiene primero la autorizacin

de la gerencia?
Y de la presidencia de ser el caso.
5
6
7
8
Las transacciones o hechos se registran en el momento de su ocurrencia y se procesan

de manera inmediata?
El acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, est protegido por
mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas?
Cuenta con indicadores de desempeo para supervisar y evaluar la gestin
administrativa y financiera?
Existe una alarma de seguridad a la entrada de las oficinas, sin

embargo sera ptima una cmara de video permanente.
En los informes semestrales se los da a conocer su evolucin.
Las polticas aplicadas son evaluadas frecuentemente, especialmente las relacionadas

con la inversin?
Solo se evala su rendimiento
TOTAL
CP= CT = 13 = 94%
CP
16
Confianza = 94%
Riesgo
= 6%
15
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 114
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
La segregacin de funciones es adecuada Separar en la medida posible las funciones

relacionndola con las operaciones de la entidad, incompatibles de contabilidad ya que cuentan
en el rea contable una persona se encuentra con un auxiliar contable que puede ocuparse de
encargada de todas las operaciones de control es las operaciones de control. Para mejorar la
decir conciliaciones, arqueos, cuadres de saldo seguridad
entre
otras.
Las
reas
de
la
entidad
seria
optimo
trabajan implementar un sistema de cmara de video a
interrelacionadamente y la documentacin se fin proteger los recursos, documentacin y

encuentra archivada disponible para su revisin. activos de la entidad.
Para las transacciones de inversin se necesita la Preparar un manual de control interno en el que
autorizacin del gerente y presidente adems los consten polticas y procedimientos para mejorar
cheque son de firmas conjuntas, el acceso a las el funcionamiento de la entidad.
oficinas es relativamente fcil por lo que sera
optimo un sistema de seguridad mediante
cmaras de video. Las polticas de inversin son
evaluadas en relacin al rendimiento
Pgina 115

Actividades de Control
Control sobre los Sistemas de Informacin
Verificar que las polticas y procedimientos se cumplan en el rea de sistemas de informacin a fin de que se emitan informacin confiable para la
correcta toma de decisiones.
2.4.3.2 CONTROL SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
DIREC.
OPERAC.
PREGUNTAS
OBSERVACIONES
SI NO
SI
NO
El sistema contable que utiliza es el TMAX, y el sistema de
El paquete de software de la entidad posee una estructura para diseo e implementacin
0
0
administracin de crditos y cesanta, el mantenimiento es
del sistema, de manera que se controle el desarrollo o mantenimiento del mismo?
dirigido al equipo antes que al sistema.
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
El sistema cuenta con medidas de segundad que alcancen a las entradas, procesos,
almacenamiento y salida de datos?
El sistema ayuda a registrar y supervisar acciones y eventos en el momento que ocurren?
Monitorea la administracin en forma rutinaria los controles en el momento en que se
desarrollan las operaciones?
El paquete permite identificar errores de entrada al sistema, su deteccin, correccin
donde se encuentren?
El personal que maneja el sistema entiende todas las aplicaciones?
Se limita el acceso a los mdulos de acuerdo a responsabilidades?
El sistema previene de errores de entrada al sistema, los detecta y corrige donde se
encuentren?
El sistema refleja la informacin financiera de manera completa y exacta, colaborando en la
toma de decisiones?
TOTAL
1
0
0
1
CP= CT = 10 = 56%
CP
18
Confianza = 56%
Riesgo = 44%
Tienen clave de acceso a los sistemas.
Con las claves se accede a todo el sistema.

No los detecta ni los corrige, la deteccin de errores es
manual.
Eso depende de la capacidad de ingreso de datos.
10
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 116
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
El mantenimiento es dirigido al equipo antes que Se debe implementar de forma inmediata el

al sistema, se utiliza el sistema contable TMAX y sistema que conjugue las operaciones de
sistema de administracin de crditos y cesanta, crdito y las operaciones contables a fin de
para su utilizacin se necesitan claves de acceso. evitar duplicidad de procesos y optimizar
En el sistema contable se puede detectar los esfuerzos, entrenar al personal para su manejo.
errores de entrada, con las claves de acceso se Se debe mantener contacto con el proveedor a
ingresa a todas las aplicaciones del sistema, fin de que se de mantenimiento no solo a los
dependiendo de la capacidad al ingresar los datos equipos sino al sistema para adaptarlo a las
se obtiene informacin financiera confiable para necesidades y evitar al mximo la entrada de
la toma de decisiones. Los sistemas que se utilizan errores.
no cumplen las necesidades de las operaciones y
permite la duplicidad de procesos.
Pgina 117
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:
2.4.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN

Informacin y Comunicacin
Informacin
05 de febrero 2010
Determinar el grado de confiabilidad de la informacin financiera y no financiera, relacionada con las operaciones a fin de que respondan las
expectativas tanto internas como externas.
2.4.4.1 INFORMACIN
DIREC.
OPERAC.
PREGUNTAS
En un determinado proceso se identifica, captura, procesa y comunica

informacin pertinente en la forma y tiempo indicado?
La informacin es recopilada mediante sistemas de informacin?
Se coordina los sistemas de informacin con informacin externa?

Se utilizan reportes para brindar informacin en las diferentes reas de la
entidad?
El flujo informativo circula en sentido horizontal, transversal, ascendente y
descendente?
4
5
SI
NO
SI
Se cumple con informar de los resultados de las operaciones a la Asamblea

General?
La informacin interna es base confiable para la toma de decisiones?
TOTAL
CP= CT = 14 = 100%
CP
14
Confianza = 100%
Riesgo
0%
NO
OBSERVACIONES
Sistema contable TMAX y sistema de administracin de

prstamos y cesanta.
Especialmente con factores econmicos.
Cada semestre se informa resultados a la, adems los estados

financieros son aprobados por la Asamblea General que es la
mxima autoridad de la entidad.
14
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 118
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
La informacin dentro de la entidad es procesada Se debe mantener el nivel de informacin

de manera oportuna, es recopilada por los implementado, con la operacin del nuevo
sistemas de informacin contable TMAX y sistema sistema informtico se mejorar mucho ms la
de administracin de prstamos y cesanta, est informacin a fin de que se emita informacin
coordinada
con
informacin
externa confiable con el menor de esfuerzo.
especialmente econmica. La informacin circula

a
nivel
global
de
la
entidad,
emitiendo
informacin interna confiable para la toma de

decisiones.
Pgina 119
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:

Informacin y Comunicacin
Comunicacin
Apoyar la difusin y sustentacin de los valores ticos, as como los de su misin, polticas, objetivos y resultados de la gestin para que la
comunicacin sea eficiente dentro y fuera de entidad y se tomen decisiones en conjunto que beneficien la entidad.
2.4.4.2 COMUNICACIN
DIREC.
OPERAC.
SI
SI
PREGUNTAS
Los datos que recibe todo el personal son comunicados con claridad y
efectividad?
Existen canales abiertos de comunicacin de abajo hacia arriba y arriba

hacia abajo dentro de la entidad?
La administracin mantiene actualizada a la Asamblea General del

desempeo y/u ocurrencias de la entidad?
Se comunican los aspectos relevantes del control interno en la entidad y

sus responsabilidades?
3
4
5
6
Existe comunicacin abierta con los auditores externos?

Los comprobantes de egreso son revisados inmediatamente por
contabilidad?
TOTAL
NO
NO
0
CP= CT = 11= 92%

CP
12
Confianza = 92%
Riesgo
8%
OBSERVACIONES
En el rea operativa no se comunica mediante medios escritos,
pero las indicaciones son claras.
Mediante rendicin de cuentas semestrales.
Se revisa y se comprueba la validez y exactitud.

12
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 120
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
La comunicacin de la entidad fluye de arriba Buscar un sistema de informacin escrita para

hacia abajo y de abajo hacia arriba de forma dar a conocer las indicaciones al personal
eficiente, en el rea operativa no se comunica de operativo esto evitar la mala interpretacin de
forma escrita lo que puede caer en mala las indicaciones. La comunicacin con los
interpretacin de la indicaciones o la falta de su auditores es importante mantener ya que
cumplimiento, existe una buena comunicacin proporcionan recomendaciones a fin de mejorar
con el auditor externo, y los documentos son el sistema de control de la entidad.
revisados por contabilidad a fin de valorar su
validez y exactitud de no ser as se devuelven para
su rectificacin.
Pgina 121
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:
2.4.5 MONITOREO
Monitoreo
Actividades de Monitoreo
Determinar si las actividades de monitoreo sobre la efectividad del control interno son prcticas y seguras en las operaciones diarias de la
entidad.
2.4.5.1 ACTIVIDADES DE MONITOREO
N
1
2
3
4
5
6
PREGUNTAS
Se supervisa al personal en las actividades regulares que
desempea?
Se realiza verificaciones de registros con la existencia fsica de los
recursos?
Se analizan los informes de auditora?
El gerente realiza una evaluacin por sus medios para verificar la
situacin de la entidad?
Se compara los resultados esperados con los resultados
planteados?
DIREC.
SI
NO
OPERAC.
SI
NO
1
0
Se comparan los resultados con los de otras entidades similares?

TOTAL
No se dispone de informacin de entidades similares,

adems las condiciones son diferentes.
CP= CT = 8 = 92%
CP
12
Confianza = 67%
Riesgo
Para su posterior implementacin.

nicamente en coordinacin con el personal, se realiza la
evaluacin administrativa.
1
0
OBSERVACIONES
= 33%
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 122
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Se supervisa al personal en las funciones que Se debe garantizar que la administracin

realiza a fin de que las operaciones se realicen de conozca oportunamente las deficiencias a fin de
forma eficiente y se comuniquen oportunamente tomas acciones ante los hallazgos. El gerente
las deficiencias presentadas, las recomendaciones debe tratar de evaluar bajo otros parmetros la
de auditora son tomadas en cuenta y lo ms eficiencia de la entidad, se deber tambin
importante son implementadas en bien de la analizar los informes financieros internos con
institucin.
los resultados de otros fondos complementarios
El gerente no realiza evaluacin por sus medios ya que a pesar de poseer diferentes condiciones
sino que estas son realizadas con el apoyo del pueden ser comparables a fin de lograr mejor
personal lo que se denomina la evaluacin posicionamiento en resultados obtenidos.
administrativa, no se comparan resultados con los
de otras entidades de igual naturaleza ya que las
condiciones son diferentes tanto en aportes,
numerosa de partcipes, etc.
Pgina 123
ENTIDAD:
COMPONENTE:
ALCANCE:
FECHA:
MOTIVO DEL EXAMEN:

Monitoreo
Reporte de Deficiencias
Comunicar las debilidades y oportunidades de mejoramiento del sistema de control, junto con la magnitud del riesgo y la probabilidad de
ocurrencia.
2.4.5.2 REPORTE DE DEFICIENCIAS
DIREC.
OPERAC.
PREGUNTAS
Se consideran los informes provenientes de fuentes externas para

valorar el sistema de control interno?
Se comunica los hallazgos de deficiencias a los superiores inmediatos

y a los responsables de la funcin o actividad implicada?
Cundo los hallazgos cruzan los lmites organizacionales, se informa al

Consejo Administrativo para que se tome las medidas necesarias?
SI
Se cumplen las recomendaciones de auditora, en beneficio de

mejorar en control interno?
TOTAL
NO
SI
CP= CT = 7 = 88%
CP
8
Confianza = 88%
= 12%
OBSERVACIONES
Principalmente de Auditora Externa
Riesgo
NO
El rea operativa comunica los hallazgos hasta la gerencia

para que se los comunique a los miembros del Consejo de
Administracin.
Se trata de implementar totalmente las recomendaciones de
auditora.
7
REALIZADO POR:
L.P.LL.M.
REVISADO POR:
F.E.M.
FECHA:
05-02-10
FECHA:
15-02-10
Pgina 124
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Se considera los informes de fuentes externas Se debe implementar de forma total las
principalmente los de auditora para mejorar la recomendaciones propuestas por auditora ya
eficiencia del sistema de control interno, el rea que estas son enfocadas al mejoramiento del
operativa informa lasa deficiencias hasta el sistema de control de la entidad.
gerente a fin de que lo comunique a los miembros
del Consejo de Administracin.
Pgina 125
2.5 INFORME CONFIDENCIAL
MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN DEL FCPC-DESPOCH
1.
Hemos efectuado el estudio y evaluacin del Sistema de Control Interno del

FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA
ESPOCH, a diciembre del 2009. El establecimiento y mantenimiento del Sistema de
Control Interno es responsabilidad de la gerencia del FCPC-DESPOCH. Mi
responsabilidad consiste en emitir una opinin sobre la seguridad razonable en
cuanto al logro de los objetivos: Confiabilidad de la presentacin de la informacin
financiera y Eficacia y eficiencia de las operaciones, y cumplimiento de las leyes y
regulaciones correspondientes.
2.
Mi anlisis se realizo de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Auditoria y Normas

de Auditoria Generalmente aceptadas. Estas normas requieren que planifiquemos
y ejecutemos la evaluacin del sistema de tal manera que podamos obtener una
seguridad razonable de que la aplicacin del control interno es la adecuada. La
gran mayora de los sntomas percibidos a lo largo de la evaluacin de control
interno obedecen a la dinmica a la que est sujeta a entidad, producto de su
rpido crecimiento, a la creciente demanda de sus partcipes y a la experiencia
derivada de un cambio de condiciones de funcionamiento. La evaluacin incluye el
entendimiento y estudio de cada uno de los componentes de control interno
ambiente de control, evaluacin de riesgos, actividades de control, informacin y
comunicacin y monitoreo. Considero que mi estudio proporciona una base
razonable para expresar mi opinin.
3.
En mi opinin, el control interno del FCPC-DESPOCH se presenta razonablemente

en todos los aspectos relevantes en las diferentes reas de gestin de la entidad.
Riobamba, marzo del 2010
Paulina Llerena Medina

AUDITORA INDEPENDIENTE
Pgina 126
Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional

Cerrado de los Docentes de la ESPOCH
2.6 PUNTOS DE CONTROL INTERNO
INFORME CONFIDENCIAL PARA LA ADMINISTRACIN
ANTECEDENTES
El FCPC-DESPOCH, es una organizacin sin fines de lucro legalmente constituida que
funciona de acuerdo con los requerimientos vigentes del organismo de control que es
la Superintendencia de Bancos y Seguros.
El Consejo de Administracin del FCPC-DESPOCH est formada por:
Dra. Mara Elena Lara - Presidenta
Ing. Ivonne Rodrguez - Vicepresidenta
Ing. Waldo Zurita
- Miembro
Ing. Rosa Pinos
- Miembros
Ing. Gilberto Zabala
- Miembro
RESULTADO DE LA EVALUACIN DE CONTROL INTERNO ESPECFICOS POR CADA

COMPONENTE
AMBIENTE DE CONTROL
INTEGRIDAD Y VALORES TICOS
CONCLUSIONES
Las actividades de la entidad se realizan en base al Reglamento del FCPC-DESPOCH en
el cual constan ciertos procedimientos y los lineamientos para su ejecucin este fue
aprobado por el organismo de control S.B.S., sin embargo no existe un Cdigo de
tica formalmente establecido y conocido por el personal, en el cual consten
claramente los valores y conductas de cada persona acorde a las funciones que
desempea y al grado de responsabilidad.
RECOMENDACIONES
Deber establecerse un Cdigo de tica para el FCPC-DESPOCH, en el cual consten los
lineamientos de conductas tales como: valores ticos, cumplimiento de las normas,
Pgina 127

manejo de los conflictos de inters, actuaciones prohibidas al personal, manejo de la
informacin privilegiada, prcticas de negocios aceptables y no aceptables.
COMPROMISO POR LA COMPETENCIA PROFESIONAL
CONCLUSIONES
En el Reglamento se especifican claramente las funciones de la Asamblea General,
del Consejo de Administracin, del Presidente, del Vicepresidente, del Gerente
Administrativo, del Comit de Inversiones, del Comit de Riesgos, del Asesor Legal y
del Auditor Externo; sin embargo no se especifican las funciones de las reas
operativas como son la secretaria, contabilidad y auxiliar de contabilidad. Por otro
lado el personal no tiene oportunidad de crecimiento profesional ya que no hay la
posibilidad de asensos, sin embargo tiene la predisposicin de seguir aportando sus
conocimientos a la entidad
RECOMENDACIONES
Incluir en el Reglamento del FCPC-DESPOCH las funciones de apoyo como lo son
secretaria, contabilidad y auxiliar contable. Adems se recomienda elaborar un
Manual de Control Interno en el cual consten las funciones de cada rea con sus
respectivos controles a fin evitar personal imprescindible en las operaciones de la
entidad para as mejorar la operatividad de la entidad y fortalecer el sistema de
control interno.
Capacitar al personal a fin de que sus actividades sean desarrolladas acorde a las
innovaciones contables y administrativas.
CONSEJO DE ADMINISTRACIN
CONCLUSIONES
El personal operativo tiene una buena comunicacin con los miembros del Consejo
de Administracin, sin embargo al suscitarse un conflicto, respetando las lneas de
autoridad, se lo comunica hasta el gerente para que lo resuelva si se encuentra
Pgina 128

dentro de su competencia de lo contrario se ponga en conocimiento del Consejo
Administrativo
RECOMENDACIONES
Informar mediante un informe fundamentado y con la respectiva informacin
necesaria para que el caso sea estudiado por el gerente o sea puesto en
conocimiento de los miembros del Consejo de Administracin.
FILOSOFA ADMINISTRATIVA Y ESTILO DE OPERACIN
CONCLUSIONES
La filosofa y el estilo de operacin que mantiene el FCPC-DESPOCH es adecuado ya
que analizan cuando un negocio produce riesgos; si bien es cierto en la parte
operativa no se delega autoridad la estructura permite esto, como tambin la no
rotacin del personal sin caer en que hayan personas imprescindibles en la entidad.
La parte contable se ejecuta de forma eficiente y genera informacin que sirve de
sustento para la correcta toma de decisiones y la salvaguarda de los activos de la
institucin, sin embargo seria ptimo contar con un manual contable.
RECOMENDACIONES
Crear un manual de contabilidad en el que se detalle los procedimientos contables,
con la implementacin del nuevo sistema contable se mejorar su eficiencia y
mejorar el flujo de informacin y ahorrar esfuerzos.
La naturaleza de la entidad permite la no rotacin del personal pero si deber
cuidarse del personal imprescindible.
Pgina 129

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
CONCLUSIONES
La estructura orgnica cumple los requerimientos del organismo de control S.B.S. y
es coherente con su estatuto, sin embargo el rea contable no se las contempla por
lo que no se define formalmente lneas de autoridad.
Las responsabilidades de los principales directivo se las establece claramente,
mientras que del rea contable no se las contempla en un documento formal
RECOMENDACIONES
Definir claramente funciones y responsabilidades que debern ser cumplidas.
Adems en el organigrama se debe analizar la ubicacin del Comit de Riesgos y
Comit de Inversiones ya que son entes de coordinacin ms no departamentos
dentro de la entidad.
ASIGNACIN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
CONCLUSIONES
Existen documentos formales sobre las polticas para mejorar los resultados de la
gestin. En el rea contable no se hace necesario la delegacin de autoridad, en el
caso de ser necesaria esta delegacin se la realiza de nivel directivo a nivel directivo
en base a su jerarqua y de nivel directivo a nivel operativo en base a su experiencia y
antigedad. El gerente est al pendiente de las actividades de sus colaboradores a fin
de cumplir a cabalidad el plan anual de trabajo
RECOMENDACIONES
Estructurar normas de trabajo y de responsabilidad de control. Actualizar el
documento de polticas generales de inversin a fin de mejorar la canalizacin de las
inversiones y diversificar su portafolio.
Pgina 130

POLTICAS Y PRCTICAS DE RECURSOS HUMANOS
CONCLUSIONES
La administracin se interesa porque los colaboradores cumplan con todos los
procedimientos con integridad y tica. A nivel operativo no se tiene definidos
procedimientos formales para contratar ni para evaluar la entrevista previa y las
pruebas de conocimientos, en el caso de servicios temporales la contratacin se la
realiza en base a referencias
Antes de iniciar las labores se procede con la
capacitacin adecuada a fin de obtener los resultados esperados.

RECOMENDACIONES
Se deber preparar un documento formal sobre las polticas y procedimientos en
materia de recursos humanos para optimizar los procedimientos para la contratacin
de personal tanto permanente como temporal y fijar cronogramas de entrenamiento
antes de insertarlos a sus labores con la finalidad de obtener los resultados
esperados del desempeo de sus funciones.
OBJETIVOS
CONCLUSIONES
Bajo la metodologa de control interno C.O.S.O. se necesita determinar objetivos de
operacin, informacin financiera y de cumplimiento, la entidad tiene determinado
objetivos globales ms no especficos, tampoco por reas a fin de que cada
componente de la entidad aporte a la consecucin de la visin institucional. En aos
anteriores se realiz una planificacin estratgica la cual necesita una actualizacin.
RECOMENDACIONES
Se debe determinar objetivos de operacin, informacin financiera y cumplimiento a
fin de relacionar los componentes del control interno, adems se deber determinar
objetivos para rea de la entidad, a fin de poseer parmetros para evaluar las
Pgina 131

operaciones y vigilar constantemente losa esfuerzos a conseguir la visin
institucional.
Se deber realizar una planeacin estratgica a fin de mejorar la operatividad y
proponerse retos mucho ms grandes que aporten al crecimiento institucional.
RIESGOS
CONCLUSIONES
La entidad cuenta con un Comit de Riesgos en donde los identifican, miden,
analizan, monitorean, controlan, informan y revelan los riesgos de las operaciones
aunque no existe un documento formal de procedimientos cumplen sus funciones a
cabalidad analizando el porqu de los riesgos y tomando acciones a fin de disminuir
su impacto negativo en las operaciones del FCPC-DESPOCH. La comunicacin de los
riesgos a nivel de la entidad es eficiente ya que ha permitido reducir su impacto.
RECOMENDACIONES
El Comit de Riesgos deber preparar un documento formal en el que se detalle los
procedimientos para identificar, medir, analizar, monitorear, controlar, informar y
revelar los riesgos de las operaciones ya que esto proporcionar parmetros para su
gestin. El Comit de Riesgos deber poner ms nfasis en sus funciones para su total
cumplimiento.
ANLISIS DE RIESGOS Y SU PROCESO
CONCLUSIONES
Se analizan los riesgos, su impacto, probabilidad de ocurrencia, se tienen ciertas
medidas precautelares ante un riesgos es decir se est listo para actuar ante un
riesgo y tratan de reducir su impacto; mas no se tienen medidas de evaluacin de un
riesgo formalmente establecidas, se los evala en base a criterios de los involucrados.
Pgina 132

Se controla que las actividades y decisiones tomadas en la gerencia y Consejo de
Administracin sean cumplidas.
RECOMENDACIONES
Se debe evaluar los riesgos analizando los procesos e identificando reas crticas,
modos de control y su efectividad a fin de establecer responsabilidades en los
procesos y determinar indicadores
medidas de sus impactos.
que
faciliten
la evaluacin de los riesgos y
Adems es importante determinar factores externos
que pueden afectar directamente las operaciones para disminuir su probabilidad

de ocurrencia.
MANEJO DEL CAMBIO
CONCLUSIONES
No se ha diseado sistemas para el proceso de informacin sobre cambios a los que
se debe reaccionar, sin embargo se est al pendiente del anlisis de los factores
internos y externos que pueden afectar de forma directa o indirecta las operaciones.
El personal est preparado para actuar frente a un riesgo. No se cuenta con un plan
de contingencias ante diversas circunstancias cambiantes que afecten a la entidad.
RECOMENDACIONES
Se debe estructurar un sistema informativo el cual maneje y advierta de situaciones
cambiantes que afecten las operaciones a fin de reaccionar ante su posible impacto.
Se deber establecer un plan de contingencias ante los posibles cambios, a fin de
que la entidad maneje sus eventualidades y sobretodo este preparado para
afrontarlos.
Pgina 133

AMBIENTE DE CONTROL
TIPOS DE ACTIVIDADES DE CONTROL
CONCLUSIONES
La segregacin de funciones es adecuada relacionndola con las operaciones de la
entidad, en el rea contable una persona se encuentra encargada de todas las
operaciones de control es decir conciliaciones, arqueos, cuadres de saldo entre otras.
Las reas trabajan interrelacionadamente y la documentacin se encuentra archivada
disponible para su revisin. Para las transacciones de inversin se necesita la
autorizacin del gerente y presidente adems los cheque son de firmas conjuntas, el
acceso a las oficinas es relativamente fcil por lo que sera optimo un sistema de
seguridad mediante cmaras de video. Las polticas de inversin son evaluadas en
relacin al rendimiento
RECOMENDACIONES
Separar en la medida posible las funciones incompatibles de contabilidad ya que
cuentan con un auxiliar contable que puede ocuparse de las operaciones de control.
Para mejorar la seguridad de la entidad seria optimo implementar un sistema de
cmara de video a fin proteger los recursos, documentacin y activos de la entidad.
Preparar un manual de control interno en el que consten polticas y procedimientos
para mejorar el funcionamiento de la entidad.
CONTROL SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
CONCLUSIONES
El mantenimiento es dirigido al equipo antes que al sistema, se utiliza el sistema
contable TMAX y sistema de administracin de crditos y cesanta, para su utilizacin
se necesitan claves de acceso. En el sistema contable se puede detectar los errores
de entrada, con las claves de acceso se ingresa a todas las aplicaciones del sistema,
dependiendo de la capacidad al ingresar los datos se obtiene informacin financiera
Pgina 134

confiable para la toma de decisiones. Los sistemas que se utilizan no cumplen las
necesidades de las operaciones y permite la duplicidad de procesos.
RECOMENDACIONES
Se debe implementar de forma inmediata el sistema que conjugue las operaciones de
crdito y las operaciones contables a fin de evitar duplicidad de procesos y optimizar
esfuerzos, entrenar al personal para su manejo. Se debe mantener contacto con el
proveedor a fin de que se de mantenimiento no solo a los equipos sino al sistema
para adaptarlo a las necesidades y evitar al mximo el cometimiento de errores.
INFORMACIN Y COMUNICACIN
INFORMACIN
CONCLUSIONES
La informacin dentro de la entidad es procesada de manera oportuna, es recopilada
por los sistemas de informacin contable TMAX y sistema de administracin de
prstamos y cesanta, est coordinada con informacin externa especialmente
econmica. La informacin circula
a nivel global de la entidad, emitiendo
informacin interna confiable para la toma de decisiones.

RECOMENDACIONES
Se debe mantener el nivel de informacin implementado, con la operacin del nuevo
sistema informtico se mejorar mucho ms la informacin a fin de que se emita
informacin confiable con el menor de esfuerzo.
COMUNICACIN
CONCLUSIONES
La comunicacin de la entidad fluye de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba de
forma eficiente, en el rea operativa no se comunica de forma escrita lo que puede
Pgina 135

caer en mala interpretacin de la indicaciones o la falta de su cumplimiento, existe
una buena comunicacin con el auditor externo, y los documentos son revisados por
contabilidad a fin de valorar su validez y exactitud de no ser as se devuelven para su
rectificacin.
RECOMENDACIONES
Buscar un sistema de informacin escrita para dar a conocer las indicaciones al
personal operativo esto evitar la mala interpretacin de las indicaciones. La
comunicacin con los auditores es importante mantener ya que proporcionan
recomendaciones a fin de mejorar el sistema de control de la entidad.
MONITOREO
ACTIVIDADES DE MONITOREO
CONCLUSIONES
Se supervisa al personal en las funciones que realiza a fin de que las operaciones se
realicen de forma eficiente y se comuniquen oportunamente las deficiencias
presentadas, las recomendaciones de auditora son tomadas en cuenta y lo ms
importante son implementadas en bien de la institucin.
El gerente no realiza evaluacin por sus medios sino que estas son realizadas con el
apoyo del personal lo que se denomina la evaluacin administrativa, no se comparan
resultados con los de otras entidades de igual naturaleza ya que las condiciones son
diferentes tanto en aportes, nmero de partcipes, etc.
RECOMENDACIONES
Se debe garantizar que la administracin conozca oportunamente las deficiencias a
fin de tomas acciones ante los hallazgos. El gerente debe tratar de evaluar bajo otros
parmetros la eficiencia de la entidad, se deber tambin analizar los informes
Pgina 136

financieros internos con los resultados de otros fondos complementarios ya que a
pesar de poseer diferentes condiciones pueden ser comparables a fin de lograr mejor
posicionamiento en resultados obtenidos.
REPORTE DE DEFICIENCIAS
CONCLUSIONES
Se considera los informes de fuentes externas principalmente los de auditora para
mejorar la eficiencia del sistema de control interno, el rea operativa informa las
deficiencias hasta el gerente a fin de que lo comunique a los miembros del Consejo
de Administracin.
RECOMENDACIONES
Se debe implementar de forma total las recomendaciones propuestas por auditora
ya que estas son enfocadas al mejoramiento del sistema de control de la entidad.
Riobamba, marzo del 2010
Paulina Llerena Medina

AUDITORA INDEPENDIENTE
Pgina 137

CAPITULO III
3. PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL FONDO
COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA
Pgina 138

Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional

Cerrado de los Docentes de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo
3.1. ANTECEDENTES
El Fondo de Cesanta se crea en el ao 1982, pero ejercer sus actividades desde el
ao 1992 y mediante Resolucin No. S.B.S.-2006-165 del 10 de marzo del 2006
publicada en el Registro Oficial No. 238 del martes 28 de marzo del 2006, se lo
registr en la Superintendencia
de
Bancos
Seguros,
bajo
la
siguiente
denominacin: FCPC-DESPOCH, FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO

- DOCENTES DE LA ESPOCH.
3.1.1 VISIN
El FCPC-DESPOCH sigue la siguiente visin:
Ser una organizacin social lder en la cultura del ahorro previsional a travs
de la administracin confiable, transparente, eficiente, gil y personalizada de
los recursos financieros provenientes de los Aportes y Excedentes de los
docentes de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo
3.2.1 MISIN
Se ha establecido como la misin del FCPC-DESPOCH:
Construir Planes de Cesanta de largo plazo, a travs de una adecuada

Poltica de Inversin y Diversificacin de los Ahorros Previsionales, tendiente a
la entrega una Cesanta acorde a las expectativas del docente politcnico
Pgina 139

3.2.3 OBJETIVOS
El Reglamento del FCPC-DESPOCH establece como fines los que a continuacin se
detalla:
Otorgar y asegurar el beneficio de cesanta a los docentes de la Escuela
Superior Politcnica de Chimborazo, que cesaren en sus funciones y que
cumplieren con los requisitos establecidos.
Planificar, promover y ejecutar actividades financieras, que permitan optimizar
la inversin de los recursos provenientes del ahorro voluntario y del Aporte
Institucional,
para
mejorar
prestaciones
de
cesanta,
jubilacin
complementaria, enfermedad, maternidad, riesgos del trabajo, vejez, muerte e

invalidez que incluya discapacidad permanente.
Suscribir convenios con personas naturales
o jurdicas, nacionales o
extranjeras, que contribuyan al cumplimiento de los fines y objetivos.
3.2. MANUAL DE CONTROL INTERNO

Este documento contendr en forma ordenada y sistematizada las instrucciones e
informacin sobre los procesos y procedimientos de Control Interno de las diversas
reas del Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la Escuela
Superior Politcnica de Chimborazo.
3.2.1. CAMPO DE APLICACIN

Los procesos y procedimientos aqu descritos, sern aplicables a las diferentes reas,
funciones, actividades y operaciones que se generen en el proceso administrativo,
financiero y contable de la administracin del FCPC-DESPOCH.
Pgina 140

3.2.2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
3.2.2.1. OBJETIVO GENERAL DE LA PROPUESTA
Dotar a la administracin de un instrumento formal que describa y unifique los
procesos y procedimientos mnimos que faciliten el control y la evaluacin del
sistema de control interno del FCPC-DESPOCH, con el fin de conceptuar sobre su
calidad y eficiencia; fomentar su fortalecimiento, proporcionando informacin para la
toma de decisiones en el proceso de gestin de la entidad.
3.2.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS DE LA PROPUESTA

Definir claramente los procesos operativos con el fin de establecer para cada
proceso controles que ayuden a mejorar la eficiencia, eficacia y economa del
FCPC-DESPOCH.
Determinar el grado de cumplimiento de las leyes, de las normas internas y
dems regulaciones aplicables
Definir procesos para minimizar y controlar de riesgos financieros, operativos y
administrativos
Aportar conclusiones y recomendaciones que ayuden a fomentar las buenas
prcticas administrativas, financieras y contables.
Con el cumplimiento de estos objetivos, el FCPC-DESPOCH estar capacitado para
actuar en ambientes econmicos competitivos y rpidamente cambiantes, para
ajustarse a los requerimientos y prioridades de los partcipes, entes reguladores y
para atender las exigencias que depare el futuro.
Pgina 141

3.3. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

3.3.1. AMBIENTE DE CONFIANZA MUTUA
En el Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la ESPOCH,
existe un ambiente de confianza entre el nivel directivo, ejecutivo y operativo,
basado en la seguridad, integridad y competencia del personal. La informacin fluye
de forma eficiente lo que ayuda en la consecucin de los objetivos de la entidad.
A fin de mantener un buen ambiente de confianza en la entidad, el FCPC-DESPOCH
debe aplicar el cdigo de tica que se presenta a continuacin:
CDIGO DE TICA DEL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS
DOCENTES DE LA ESPOCH
Actuamos con profesionalismo. Hacemos negocios con alta integridad. Mantenemos la
reputacin de nuestros partcipes. Respetamos a las personal y al medio ambiente. Actuamos
de forma socialmente responsable. Trabajamos en equipo y reflexionamos con respecto de
cmo trabajamos. Consideramos las dimensiones ticas de nuestras acciones.
NUESTROS PRINCIPIOS GUAS
En el Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la ESPOCH, la integridad

y la tica han sido siempre una parte significativa en la forma de trabajo y relaciones
cotidianas. Actuar con un fuerte sentido de integridad es crucial para mantener la confianza y
la credibilidad de nuestros clientes tanto internos como externos, empleados, y otros grupos
de inters. Nuestro Cdigo de tica es nuestra promesa para actuar con honestidad e
integridad en nuestras transacciones.
El presente documento muestra de forma determinante los valores del FCPC-DESPOCH como
organizacin, tomando los mismos como punto de partida para desarrollar el contenido tico
que tiene la entidad para con sus miembros y la sociedad.
Pgina 142

CUMPLIMIENTO DE LEYES, NORMAS Y REGLAMENTOS
El FCPC-DESPOCH deber cumplir con todas las leyes y reglamentos que se apliquen para el
desarrollo de las actividades de la entidad. El FCPC-DESPOCH, por el trabajo que realiza,
puede encontrarse con una diversidad de cuestiones legales. Es responsabilidad de cada
empleado buscar asesoramiento adecuado sobre los requisitos legales pertinentes y otras
cuestiones legales.
Principios Contables e Informes Financieros.- Se exige seguir estrictas normas y principios
contables, informar sobre la situacin financiera con fidelidad e integridad y tener procesos y
controles internos adecuados para garantizar que la contabilidad y los informes financieros
cumplen los requisitos legales y de reglamentos aplicables.
No Uso de Informacin Privilegiada.- A los empleados no les est permitido, ni directa ni
indirectamente, revelar informacin privilegiada a cualquier persona dentro o fuera de la
entidad incluyendo familiares, amigos, compaeros de trabajo u otras personas para quienes
dicha informacin no sea necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones dentro y para la
entidad.
El trmino Informacin Privilegiada es informacin no pblica que probablemente tenga un
efecto significativo sobre el trabajo de la organizacin.
INFORMACIN FINANCIERA
Es importante tener un buen conocimiento del rendimiento de explotacin y situacin
financiera de la empresa para mejorar el desarrollo de las operaciones. Los comentarios
sobre la situacin financiera y las perspectivas a partes externas solamente debern
realizarse mediante personas que estn autorizadas.
Los empleados responsables de los informes financieros debern proporcionar siempre
informaciones completas, fieles, exactas, puntuales y comprensibles en los informes y
documentos que la entidad presenta a los organismos de control y a las autoridades de la
entidad.
RESOLUCIN DE CONFLICTOS DE INTERS
En el FCPC-DESPOCH, tomamos decisiones
basadas en los mejores intereses de la
organizacin en su conjunto y no en consideraciones o relaciones personales.

Pgina 143

Un conflicto de intereses surge cuando algo interfiere o influye sobre el ejercicio del juicio
independiente de un empleado. Debemos evitar situaciones en las que nuestro inters
personal pueda entrar en conflicto o incluso parecer que entra en conflicto con los intereses
de nuestra organizacin.
RESPETO POR LOS DEMS
Tratamos a nuestros clientes internos y externos; y con quienes hacemos negocios con
respeto, dignidad, imparcialidad y cortesa. Tenemos el comportamiento de mantener un
buen ambiente de trabajo exento de toda discriminacin, acoso y represalia. Tratamos de
equilibrar el trabajo y la vida privada y ayudamos a los dems a hacer lo mismo. Invertimos
en la mejora permanente de nuestras destrezas y aptitudes mediante la capacitacin
constante.
RESPONSABILIDAD SOCIAL
Expresamos apoyo por los derechos humanos fundamentales y evitamos participar en
actividades que abusen de los derechos humanos. Actuamos de una manera socialmente
responsable dentro de la ley y contribuimos al desarrollo de nuestros partcipes. Nos
preocupamos por el bienestar de nuestros participes al cesar la actividad docente mediante
la seguridad econmica de sus ahorros. Alentamos el apoyo al desarrollo de actividades
educativas.
RESPONSABILIDAD ANTE EL MEDIO AMBIENTE
Empleamos en forma racional los recursos renovables y no renovables, teniendo en cuenta el
bienestar social de las actuales y de las futuras generaciones. Promovemos el desarrollo de
una cultura para el cuidado y conservacin del medio ambiente, as como observar las
disposiciones nacionales e internacionales en esta materia.
Vigilamos y respetamos las acciones de la entidad, manteniendo equilibrio entre las
condiciones socio-econmicas y las ecolgicas.
Nuestra forma de hacer negocios.
Pgina 144

3.3.2. CONTENIDO, FLUJO Y CALIDAD DE LA INFORMACIN
El sistema de informacin en el FCPC-DESPOCH es sencilla atendiendo la estructura
de la entidad y acorde a las operaciones que se desempea, la informacin que se
maneja en la entidad sirve para:
a) Tomar decisiones anticipadas, impulsar y corregir eventuales problemas en
todos los niveles,
b) Evaluar el desempeo de la entidad
c) Rendir cuenta a los organismos de control pertinentes.
La informacin que emite la entidad cumple los atributos de una buena informacin
como son:
Contenido apropiado
Calidad
Oportunidad
Actualizacin
Exactitud
Accesibilidad
A continuacin se presenta el diagrama de procesamiento y fijacin de

responsabilidades de la informacin en el FCPC-DESPOCH:
PROCESAMIENTO DE
DOCUMENTOS
FIJACIN DE
RESPONSABILIDADES
ELABORACIN
EMPLEADO
AUTORIZACIN
PRESIDENTE
APROBACIN
GERENTE
REGISTRO
CONTADORA
Pgina 145

3.3.2.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIN EN EL FCPC-DESPOCH
DEL PROCESAMIENTO DE LA DOCUMENTACIN
En ningn caso una sola persona tendr el control ntegro de una operacin en la
entidad, para procesar cualquier tipo de transaccin la documentacin respaldo debe
ser procesada en las siguientes etapas:
*
Elaboracin por el empleado responsable
Autorizacin por el Presidente del FCPC-DESPOCH
Aprobacin por el Gerente del FCPC-DESPOCH
Registro por la Contadora del FCPC-DESPOCH
De esta forma se garantiza la revisin de la documentacin por personas

independientes lo que permite identificar errores y corregirlos oportunamente a fin
de garantizar la exactitud de la documentacin.
DE LA FIJACIN DE RESPONSABILIDAD
La documentacin que surge de las operaciones de la entidad deber contener las
firmas de responsabilidad en las diferentes etapas de elaboracin, autorizacin,
aprobacin y registro.
DE LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS
Todo documento es respaldo de una operacin que surge de las actividades normales
de la entidad por lo que esta debe ser exacta y oportuna. Esta documentacin debe
ser pre numerada en el caso de ser pre impresos tales como comprobante de
ingreso, comprobantes de egreso, retenciones y liquidaciones de compra, esto
permitir obtener un consecutivo de toda esa documentacin, lo que a su vez facilita
la verificacin de que ningn formulario haya sido sustrado para fines diferentes a
los que persigue la organizacin. En los casos que son emitidos de forma
Pgina 146

computarizada se debe registrar el nmero y/o cdigo de tal forma que se los
identifique de forma individual.
La numeracin para el control de oficios ser la siguiente:
001-FCPC-DESPOCH-2010
Ao
Entidad
Nmero secuencial de oficio
Cada ao se empezar una nueva numeracin en los oficios.
La codificacin para el control de crditos ser la siguiente:
001 2010 - OT
Modalidad de crdito
Ao
Nmero secuencial de prstamo
Cada ao se empezar una nueva numeracin en los prstamos.
Cdigo segn la modalidad del crdito:
OT:
Crdito Ordinario
OE:
Crdito Emergente
OC:
Crdito para Computadora
OV:
Crdito Vacacional
MV:
Crdito para Mejoramiento de Vivienda
DEL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN

La entidad deber implantar y aplicar procedimientos de archivo apropiados para la
preservacin de los documentos e informacin que se deba conservar en virtud de su
utilidad o por requerimiento, incluyendo la informacin contable, administrativa y de
gestin con sus fuentes de sustento.
Pgina 147

DEL CONTROL DE INFORMACIN
Consiste en verificar que la informacin sea oportuna, actualizada, exacta, con el
contenido apropiado, de calidad y accesible, lo que permitir la toma de decisiones
acertadas en bienestar de la entidad.
3.3.2.2. PROCESO PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS DE SECRETARA

Mostrar los procedimientos para la elaboracin de documentos de secretaria tales
como oficios, convocatorias, certificados, entre otros, necesarios para el ordenado
funcionamiento de las operaciones de la entidad.
3.3.2.1
DESCRIPCIN
DEL
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
ELABORACIN
DE

La secretaria del FCPC-DESPOCH recibe la peticin de oficio, as como su razn

y su destinatario.
Redacta el oficio de la forma en que fue requerida.
Legalizar el oficio mediante la firma del presidente o gerente, segn sea el

caso.
Encaso de que no lo firme, la secretaria deber redactar nuevamente el oficio

a fin de que satisfaga las peticiones.
Una vez firmado el oficio se encargar de entregarlo a su destinatario.
El respaldo del oficio entregado lo deber archivar de forma secuencial.
Pgina 148

3.3.2.2
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
PARA
LA
ELABORACIN DE
A continuacin se presenta el flujograma del procedimiento a fin de identificar
puntos de burocratizacin del proceso.
FLUJOGRAMA N 1 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS DE
SECRETARA
SECRETARIA
GERENTE-PRESIDENTE
INICIO
Recibir peticin de oficio
Redactar oficio
Firmar oficio
No
Si
Entregar oficio
Archivar oficio
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.3.2.3 MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA

ELABORACIN DE DOCUMENTOS DE SECRETARA
A continuacin se presenta la evaluacin de los riesgos presentados para cada
procedimiento del proceso descrito a fin de verificar aquellos que presentan un
mayor nivel de riesgo.
Pgina 149

TABLA N 13 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE
N
1
2
3
5
6
PROCEDIMIENTO
La secretaria del FCPC-DESPOCH recibe
la peticin de oficio, as como su razn
y su destinatario.
Redacta el oficio de la forma en que fue
requerida.
Legalizar el oficio mediante la firma del
presidente o gerente, segn sea el
caso.
En caso de que no lo firme, la
secretaria deber redactar nuevamente
el oficio a fin de que satisfaga las
peticiones.
Una vez firmado el oficio se encargar
de entregarlo a su destinatario.
El respaldo del oficio entregado lo
deber archivar de forma secuencial.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
X
X
Posteriormente es revisado.
X
Entregarlo de forma oportuna.
X
X
Susceptible de prdidas.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 150

3.4 NORMAS DE CONTROL EN EL REA ADMINISTRATIVA

OBJETIVO
Proporcionar lineamientos claros para la eficiente ejecucin de los procesos
desarrolladas en el rea administrativa a fin de brindar seguridad en el manejo de los
recursos de la entidad.
3.4.1 ASAMBLEA GENERAL DE PARTCIPES

Al constituirse la Asamblea General de Partcipes el mximo organismo de la entidad
debe estar regida por controles que supervisen los eventos antes, durante y despus
de la realizacin de las Asambleas.
3.4.1.1. NORMATIVA A APLICARSE ENTES, DURANTE Y DESPUS DE INSTALADA

ASAMBLEA GENERAL DE PARTICIPES

La Asamblea General de participes constituye el mximo organismo del FCPCDESPOCH, y est integrada por todos los participes que se encuentren en goce de sus
derechos y obligaciones.
DE LAS REUNIONES
De forma obligatoria la Asamblea General de Partcipes debe reunirse de forma
ordinaria el primer trimestre de cada ao y de forma extraordinaria cuando fuere
necesario.
Pgina 151

DE LA CONVOCATORIA
El Consejo de Administracin determinar el orden del da de una asamblea sea esta
ordinaria o extraordinaria, y deber ser publicada con por lo menos 48 horas para
asambleas ordinarias y 24 horas para asambleas extraordinarias en lugares visibles a
fin de que los partcipes conozcan de la asamblea. El gerente ser en encargado de
supervisar la publicacin en los tiempos establecidos.
DE LOS RESPONSABLES
El presidente ser quien dirija la Asamblea General de participes. En caso de ausencias
del presidente del FCPC-DESPOCH la Asamblea ser dirigida por el Vicepresidente del
Consejo de Administracin. Actuar en calidad de secretario de la Asamblea General
la persona que interviene como tal en el Consejo de Administracin, que segn el
Estatuto es el Gerente Administrativo. Ser responsable tambin del Comit de
Inversiones.
DE LAS ACTAS
Todas las resoluciones tomadas por la Asamblea General de Partcipes, sern
registradas en el acta correspondiente y sern de aplicacin obligatoria. El presidente
y gerente sern los responsables de supervisar la correcta ejecucin de las
resoluciones y del impacto que representa en los resultados de la entidad.
Las actas de la Asamblea General de Partcipes debern estar debidamente firmadas
por los responsables y aprobadas por la Asamblea General.
DEL QURUM
Para instalar una Asamblea se deber registrar por lo menos la mitad mas uno de los
partcipes del FCPC-DESPOCH, al no existir el qurum establecido esta se realizar 20
Pgina 152

minutos ms tarde de la hora prevista con el nmero de asistentes presentes y las
resoluciones sern de carcter obligatorio para todos los partcipes. Los partcipes
debern registrarse al momento de ingreso a la reunin recalcando la hora de llegada.
DE LA INASISTENCIA
La inasistencia de los partcipes a una Asamblea General ser sancionada con una
multa vigente de $10.00 la cual debe ser recaudada mediante debito bancario junto
con los dems descuentos mensuales; el valor de la multa puede ser modificada por el
Consejo de Administracin. El gerente ser el responsable de supervisar la oportuna
recaudacin de los valores correspondientes a multas.
Los partcipes pueden presentar su justificacin escrita al Consejo de Administracin,
organismo que la estudiar y aceptar o rechazar segn los argumentos
presentados.
3.4.1.2. PROCESO PARA REALIZAR UNA ASAMBLEA GENERAL DE PARTCIPES

Determinar los procedimientos para realizar una Asamblea General de Partcipes y
verificar el cumplimiento de los controles determinados para este proceso.
3.4.1.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA ASAMBLEA

GENERAL DE PARTCIPES
Elaboracin y Publicacin de la Convocatoria

*
Determinar fecha para la realizacin de la Asamblea sea esta ordinaria o

extraordinaria.
Elaborar el orden del da de la Asamblea General.
Pgina 153

*
Elaborar convocatoria la cual contenga el orden del da.
Publicar convocatorias en todas las escuelas de las diferentes facultades, en un

lugar visible en el tiempo determinado.
Instalacin y direccin de la Asamblea General

*
Registrar en nmina los participes presentes en la Asamblea General sea esta

Ordinaria y Extraordinaria.
Determinar la presencia de al menos la mitad mas uno del total del qurum.
En caso de no existir la mitad mas uno del total del qurum, esperar 20
minutos a fin de que se complete el qurum necesario.
Instalar la Asamblea con el qurum presente.
Desarrollar el orden del da determinado en la convocatoria
Realizar el acta respectiva, la cual contenga las resoluciones tomadas y

aprobadas por la Asamblea General.
Dar por terminada la Asamblea General.
3.4.1.2.2. FLUJOGRAMAS DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA ASAMBLEA

GENERAL DE PARTCIPES
Pgina 154

FLUJOGRAMA N 2 ELABORACIN Y PUBLICACIN DE LA CONVOCATORIA
SECRETARIA
INICIO
Determinar fecha
para la Asamblea
No
Si
Elaborar orden del da para la

Asamblea General
Elaborar convocatorias
Publicar en lugares visibles, en

todas las escuelas de la ESPOCH
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 155

FLUJOGRAMA N 3 INSTALACIN Y DIRECCIN DE LA ASAMBLEA GENERAL
SECRETARIO
INICIO
Registrar en nmina los participes

presentes.
Determinar la presencia
de la mitad mas uno del
total del qurum.
No
Esperar 20
minutos
Si
Instalar la Asamblea General
Desarrollar el orden del da

determinado para la Asamblea.
Realizar el Acta respectiva con
las Resoluciones tomadas en la
Asamblea.
Clausurar la Asamblea General
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 156

3.4.1.2.3. MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS EN EL PROCESO
TABLA N 14 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE
UNA ASAMBLEA GENERAL DE PARTCIPES
1
2
3
1
2
4
5
6
7
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
Elaboracin y Publicacin de la Convocatoria
PROCEDIMIENTO
OBSERVACIONES
Determinar fecha para la realizacin de

Verificar que se realice en los
la Asamblea sea esta ordinaria o
X
tiempos determinados.
extraordinaria.
Elaborar el orden del da de la
X
Asamblea General.
Elaborar convocatoria la cual contenga
X
el orden del da.
Publicar convocatorias en todas las
Puede haber participes que no
escuelas de las diferentes facultades,
conozcan la convocatoria.
X
en un lugar visible en el tiempo
determinado
Instalacin y direccin de la Asamblea General
Registrar en nmina los participes
presentes en la Asamblea General sea
esta Ordinaria y Extraordinaria.
Determinar la presencia de al menos la
mitad mas uno del total del qurum.
En caso de no existir la mitad mas uno
del total del qurum, esperar 20
minutos a fin de que se complete el
qurum necesario.
Instalar la Asamblea con el qurum
presente
Desarrollar el orden del da
determinado en la convocatoria
Realizar el acta respectiva, la cual
contenga las resoluciones tomadas y
aprobadas por la Asamblea General.
Dar por terminada la Asamblea
General.
Pueden llegar atrasados y no

registrarse en nmina.
Hayan
participes
registrarse en nmina.
sin
X
Tomar decisiones sin la
presencia de la mayora de
participes.
X
X
X
X
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 157

3.4.2 DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN

Establecer medidas de control en los procesos que realiza el Consejo de
Administracin a fin de garantizar eficiencia, eficacia y economa en beneficio de la
entidad.
3.4.2.1. NORMATIVA PARA REGULAR LAS ACTIVIDADES DEL CONSEJO DE

ADMINISTRACIN
DE LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN
EL Consejo de Administracin del FCPC-DESPOCH est integrado por el presidente, el
vicepresidente y tres vocales principales
y tres suplentes los mismos que son
elegidos por la Asamblea General de Participes
DE LA DURACIN EN SUS FUNCIONES

Los miembros del Consejo de Administracin durarn en sus funciones tres aos
pudiendo ser reelegidos por una sola vez. Los miembros pueden actuar con voz y
voto.
DE LA CALIFICACIN DE LOS CANDIDATOS A MIEMBROS DEL CONSEJO DE

ADMINISTRACIN
A fin de proceder a calificar a los participes interesados en integrar el Consejo de
Administracin del FCPC-DESPOCH, se proceder a promocionar con 90 das de
anticipacin a la realizacin de la Convocatoria a Asamblea de participes.
Los candidatos debern presentar los currculos vitae y dems documentos exigidos
por la Superintendencia de Bancos y Seguros, en un lapso de 10 das laborables
Pgina 158

contados a parir de la fecha de designacin, para su calificacin de acuerdo a la
normativa vigente.
3.4.2.2. PROCESOS PARA LA ELABORACIN DE PROPUESTAS DE PROYECTOS DE
REFORMAS ESTATUTARIAS Y/O REGLAMENTARIAS Y EJECUCIN DEL TRMITE
PARA SU APROBACIN
Uno de los procesos ms importantes que realiza el Consejo de Administracin es la
propuesta de proyectos de reformas estatutarias y/o reglamentarias por lo que se lo
describe a continuacin.
3.4.2.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PROPUESTAS DE

PROYECTOS DE REFORMAS ESTATUTARIAS Y/O REGLAMENTARIAS Y EJECUCIN
DEL TRMITE PARA SU APROBACIN
El Consejo de Administracin deber plantear y desarrollar las propuestas de
reformas estatutarias o reglamentarias segn el caso respecte.
Aprobar las propuestas de reforma al Estatuto o al Reglamento de la entidad.
Enviar la propuesta al asesor del FCPC-DESPOCH a fin de que verifique el
fundamento y procedimiento legal.
En caso de ser necesario efectuar las correcciones correspondientes a fin de
que la propuesta tenga la aceptacin de los partcipes y su procedimiento sea
acorde a la normativa vigente en el pas.
La Asamblea General de Participes en asamblea sea esta ordinaria o
extraordinaria deber aprobar en primera instancia la propuesta de reformas
estatutarias o reglamentarias propuesto por el Consejo de Administracin.
Una vez aprobado por la Asamblea General el proyecto de reforma deber ser
enviado al rgano de control como lo es la Superintendencia de Bancos y
Seguros a fin de que verifique la validez tcnica de la propuesta.
Pgina 159

En caso de ser necesario efectuar las correcciones recomendadas por la S.B.S.
para su aprobacin en segunda instancia por la Asamblea General y enviarla
nuevamente a la S.B.S. para su verificacin.
La Superintendencia de Bancos y Seguros enviar al FCPC-DESPOCH una
notificacin para poder implementar la reforma estatutaria o reglamentaria.
Las autoridades del FCPC-DESPOCH deben realizar actividades para la
publicacin de las reformas y la fecha a partir de la cual es aplicable a fin de
que las personas interesadas conozcan las novedades.
3.4.2.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PROPUESTAS DE

PROYECTOS DE REFORMAS ESTATUTARIAS Y/O REGLAMENTARIAS Y EJECUCIN
DEL TRMITE PARA SU APROBACIN
Pgina 160
FLUJOGRAMA N 4 ELABORAR PROPUESTAS DE PROYECTOS DE REFORMAS ESTATUTARIAS Y/O REGLAMENTARIAS Y EJECUCIN DEL
TRMITE PARA SU APROBACIN
ASESORA LEGAL
PRESIDENTE Y GERENTE
S.B.S.
INICIO
Elaborar propuesta de reformas

estatutarias o reglamentarias.
Discutir y aprobar el
proyecto de reforma.
Revisar fundamento y
procedimiento legal.
No
Si
Efectuar correcciones
recomendadas
Aprobar el proyecto de
reforma.
No
Si
Verificacin tcnica de la
propuesta de reforma.
No
Notificacin favorable para
aplicacin de la reforma.
Aprobar su aplicacin.
Si
Actividades de publicacin y
conocimiento de reformas.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
FIN
Pgina 161


TABLA N 15 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORAR
PROPUESTAS DE PROYECTOS DE REFORMAS ESTATUTARIAS Y/O REGLAMENTARIAS Y
EJECUCIN DEL TRMITE PARA SU APROBACIN
2
3
PROCEDIMIENTO
El Consejo de Administracin deber
plantear y desarrollar las propuestas de
reformas estatutarias o reglamentarias
segn el caso respecte.
Aprobar las propuestas de reforma al
Estatuto o al Reglamento de la entidad.
Enviar la propuesta al asesor del FCPCDESPOCH a fin de que verifique el
fundamento y procedimiento legal.
En caso de ser necesario efectuar las
correcciones correspondientes a fin de
que la propuesta tenga la aceptacin
de los partcipes y su procedimiento
sea acorde a la normativa vigente en el
pas.
La Asamblea General de Participes en
asamblea sea esta ordinaria o
extraordinaria deber aprobar en
primera instancia la propuesta de
reformas estatutarias o reglamentarias
propuesto por el Consejo de
Administracin.
Una vez aprobado por la Asamblea
General el proyecto de reforma deber
ser enviado al rgano de control como
lo es la Superintendencia de Bancos y
Seguros a fin de que verifique la validez
tcnica de la propuesta.
En caso de ser necesario efectuar las
correcciones recomendadas por la
S.B.S. para su aprobacin en segunda
instancia por la Asamblea General y
enviarla nuevamente a la S.B.S. para su
verificacin.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
El Consejo de Administracin
aprueba por mayora de votos.
En caso de haber errores se

los puede corregir.
Se lo aprueba por mayora de

votos.
X
En caso de haber reformas se

las realiza.
X
Pgina 162

La Superintendencia de Bancos y
Seguros enviar al FCPC-DESPOCH una
notificacin para poder implementar la
reforma estatutaria o reglamentaria.
Las autoridades del FCPC-DESPOCH
deben realizar actividades para la
publicacin de las reformas y la fecha a
partir de la cual es aplicable a fin de
que las personas interesadas conozcan
las novedades.
No aplicar la reforma por falta

de notificacin.
Puede
haber
mala
interpretacin
de
las
disposiciones de aplicacin.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.4.2.3. PROCESOS DE APROBACIN DE ESTADOS FINANCIEROS SEMESTRALES

La presentacin y aprobacin de los Estados Financieros es un proceso de vital
importancia ya que se presentan tanto los movimientos como el resultado del
periodo por lo que el procedimiento debe realizarse con mucho cuidado y capacidad
de anlisis.
3.4.2.3.1.
DESCRIPCIN
DEL
PROCEDIMIENTO
PARA
APROBAR
ESTADOS
La Contadora del FCPC-DESPOCH realiza el proceso contable y emite los
Estados Financieros de periodo requerido.
El auxiliar contable prepara el anlisis financiero en base a indicadores
preestablecidos.
El gerente revisa y evala los resultados presentados en los Estados
Financieros y los ndices presentados en el anlisis.
Los estados financieros y el anlisis respectivo se presenta al Consejo de
Administracin a fin de que sean aprobados.
Proponen observaciones y recomendaciones a fin de mejorar los resultados

presentados por la entidad.
Pgina 163
3.4.2.3.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA APROBAR ESTADOS FINANCIEROS SEMESTRALES

A continuacin se presenta el flujograma del procedimiento a fin de identificar puntos de burocratizacin del proceso.
FLUJOGRAMA N 5 APROBAR ESTADOS FINANCIEROS SEMESTRALES
CONTADORA
AUXILIAR CONTABLE
GERENTE
INICIO
Preparar Estados Financieros.
Preparar anlisis financiero
Revisa, analiza y evala
Estados financieros y anlisis.
Presenta Estados Financieros
y anlisis financiero
Aprueban Estados
Financieros
No
Si
Realizan observaciones y
recomendaciones.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
FIN
Pgina 164


TABLA N 16 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA APROBAR ESTADOS
PROCEDIMIENTO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
La Contadora del FCPC-DESPOCH

realiza el proceso contable y emite los
Estados Financieros de periodo
requerido.
El auxiliar contable prepara el anlisis
financiero en base a indicadores
preestablecidos.
El gerente revisa y evala los
resultados presentados en los Estados
Financieros y los ndices presentados
en el anlisis.
Los estados financieros y el anlisis
respectivo se presentan al Consejo de
Administracin a fin de que sean
aprobados.
Proponen
observaciones
y
recomendaciones a fin de mejorar los
resultados presentados por la entidad.
OBSERVACIONES
Riesgos
inherentes
proceso contable.
del
Error en ingresos de datos

para el clculo automtico.
Mala interpretacin de datos.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.4.3. COMIT DE RIESGOS

La buena administracin de riesgos logra limitar y reducir el riesgo asociado con
todas las actividades de la organizacin, incluye actividades que identifican, miden,
valoran, limitan y reducen el riesgo.
De esas actividades, el control interno
contempla la identificacin y la valoracin de los riesgos
Pgina 165

3.4.3.1. NORMATIVA PARA REGULAR LAS ACTIVIDADES DEL COMIT DE RIESGOS
DE LA RESPONSABILIDAD
La principal responsabilidad del Comit de Riesgos es de proponer al Consejo de
Administracin y de aplicar, una vez aprobados, los objetivos, polticas,
procedimientos y acciones para administrar riesgos de inversin y de crdito.
DE LOS MIEMBROS DEL COMIT
El Comit de Riesgos est integrado por el Representante Legal del FCPC-DESPOCH

(Presidente), un miembro del Consejo de Administracin, y el responsable del rea de
riesgos, durarn tres aos en sus funciones.
DE LAS REUNIONES
El Comit de Riesgos se reunir de forma ordinaria una vez cada trimestre en los
primeros das del mes correspondiente, y de forma extraordinaria cuando el caso as
lo amerite.
Las resoluciones tomadas por el Comit de Riesgos debern ser plasmadas en el
Informe tcnico correspondiente y comunicada al Consejo de Administracin.
3.4.3.2. PROCESO PARA PROPONER LMITES DE INVERSIONES Y DE CRDITO

El establecimiento de lmites apropiados de inversin es fundamental a fin de no
sobre endeudar al partcipe y as garantizar la oportuna recaudacin de los recursos
de la entidad.
3.4.3.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA PROPONER LMITES DE

En reunin de Comit de Riesgos se propone modificar el lmite de inversiones
en la modalidad de crditos a los partcipes y en entidades bancarias.
Se analiza la normativa existente en lo referente a polticas y procedimientos
necesarios para ejecutar la propuesta.
Pgina 166

Se propone es establecimiento y/o modificacin de polticas referentes a fin de
ejecutar la propuesta de forma inmediata y eficiente.
Dejar constancia de lo propuesto en el informe tcnico del Comit de Riesgos y
emitir al Consejo de Administracin para su conocimiento y aprobacin
definitiva.
Se remite el informe tcnico aprobado a fin de que sea ejecutado por el
Comit de Inversiones.
3.4.3.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA PROPONER LMITES DE

FLUJOGRAMA N 6 PROPONER LMITES DE INVERSIN Y DE CRDITOS
COMIT DE RIESGOS
COMIT DE INVERSIONES
INICIO
Proponer la modificacin del

lmite de inversiones
Analizar normativa referente a
polticas y procedimientos.
Analizar normativa referente a
polticas y procedimientos.
Establecimiento y/o modificacin
de polticas y procedimientos
No
Plasmar propuesta en informe
tcnico.
Aprueba informe
tcnico
Si
Ejecuta las polticas y

procedimientos de inversin.
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 167

TABLA N 17 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA PROPONER
LMITES DE INVERSIN Y DE CRDITOS
N
PROCEDIMIENTO
En reunin de Comit de Riesgos se
propone modificar el lmite de
inversiones en la modalidad
de
crditos a los partcipes y en entidades
bancarias.
Se analiza la normativa existente en lo
referente a polticas y procedimientos
necesarios para ejecutar la propuesta.
Se propone el establecimiento y/o
modificacin de polticas referentes a
fin de ejecutar la propuesta de forma
inmediata y eficiente.
Dejar constancia de lo propuesto en el
informe tcnico del Comit de Riesgos
y emitir al Consejo de Administracin
para su conocimiento y aprobacin
definitiva.
Se remite el informe tcnico aprobado
a fin de que sea ejecutado por el
Comit de Inversiones.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
No tomar en cuenta niveles de
liquidez de la entidad
No analizar detenidamente la
normativa existente.
De que las polticas no sean

redactadas de forma clara o
de forma contradictoria con
otras polticas.
No redactar de forma claras
las resoluciones en el Informe
Tcnico.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.4.3.3. PROCESO PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LMITES DE INVERSIN Y

CRDITOS
El control del cumplimiento de lmites de inversin y crditos es importante para
verificar la eficiencia de las operaciones de la entidad.
Pgina 168

3.4.3.3.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO
DE LMITES DE INVERSIN Y CRDITOS
Solicitar al rea responsable los saldos de los crditos vigentes de los partcipes
en sus diferentes modalidades y plazos en los cuales fueron otorgados.
Revisar los saldos a fin de verificar el cumplimiento de los lmites de inversin.
Revisar el monto de cartera vencida y los das de vencimiento a fin de tomas
decisiones para su pronta recaudacin.
Dejar constancia de lo analizado en informe tcnico de las reuniones del
Comit de Riesgos y emitir al Consejo de Administracin para su conocimiento
y aprobacin definitiva.

Analizar la diversificacin de la cartera de inversiones en el sector financiero.
Revisar las calificaciones actuales de las entidades en las cuales se mantienen
recursos de la entidad.
Analizar la tasa de inters que paga la entidad en relacin con la tasa de
inflacin y as definir si las inversiones estn siendo rentables.
Dejar constancia de lo analizado en el informe tcnico de las reuniones del
Comit de Riesgos y emitir al Consejo de Administracin para su conocimiento
y aprobacin definitiva.
3.4.3.3.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO

DE LMITES DE INVERSIN Y CRDITOS
Pgina 169

FLUJOGRAMA N 7 VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LMITES DE INVERSIN Y CRDITOS

COMIT DE RIESGOS
INICIO
Solicitar al rea responsable, los
saldos de los crditos vigentes.
Revisar los saldos
Verificar cumplimiento
de lmites de inv.
No
Si
Revisar
el monto de cartera
vencida y los das de vencimiento
Elaborar informe tcnico
No
Aprueba informe
tcnico
Si
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 170

FLUJOGRAMA N 8 VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LMITES DE INVERSIN Y CRDITOS
COMIT DE RIESGOS
INICIO
Analizar la diversificacin de la
cartera de inversiones
Revisar las calificaciones actuales
de las entidades financieras.
Analizar la tasa de inters VS
tasa de inflacin
Definir si la inversin
es rentable
No
No
Si
Elaborar informe tcnico
Aprueba informe
tcnico
Si
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH

Pgina 171

TABLA N 18 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA PROPONER
LMITES DE INVERSIN Y DE CRDITOS
N
5
6
NIVEL DE RIESGO
OBSERVACIONES
ALTO MEDIO BAJO
Para analizar el cumplimiento de lmites de crditos.
Solicitar al rea responsable los saldos
Emitir saldos incorrectos ya
de los crditos vigentes de los
sea por fecha o por
partcipes
en
sus
diferentes
X
unificaciones.
modalidades y plazos en los cuales
fueron otorgados.
Revisar los saldos a fin de verificar el
Verificar
monto
mximo
cumplimiento de los lmites de
X
dependiendo de la modalidad
inversin.
de crdito.
Revisar el monto de cartera vencida y
No recaudar los valores
los das de vencimiento a fin de tomar
X
vencidos de forma inmediata.
decisiones para su pronta recaudacin.
Dejar constancia de lo analizado en
informe tcnico de las reuniones del
Comit de Riesgos y emitir al Consejo
X
de
Administracin
para
su
conocimiento y aprobacin definitiva.
Analizar la diversificacin de la cartera
Analizar
saldos
no
X
de inversiones en el sector financiero.
actualizados.
Revisar las calificaciones actuales de las
Se decide invertir en entidades
entidades en las cuales se mantienen
X
con calificacin alta.
recursos de la entidad
Analizar la tasa de inters que paga la
Analizar tasa de inters e
entidad en relacin con la tasa de
inflacin desactualizados.
X
inflacin y as definir si las inversiones
estn siendo rentables.
Dejar constancia de lo analizado en el
informe tcnico de las reuniones del
Comit de Riesgos y emitir al Consejo
X
de
Administracin
para
su
conocimiento y aprobacin definitiva
PROCEDIMIENTO
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 172

3.4.4. COMIT DE INVERSIONES
3.4.4.1.
NORMATIVA PARA REGULAR LAS ACTIVIDADES DEL COMIT DE
INVERSIONES
Las principales responsabilidades del Comit de Inversiones es ejecutar las
inversiones de acuerdo con las polticas aplicables y velar porque las operaciones de
crditos, en beneficio de los partcipes, se sujeten a las polticas y procedimientos.
DE LOS MIEMBROS DEL COMIT
El Comit de Inversiones est conformado por el Representante Legal, un miembro

del Consejo de Administracin y el responsable del rea de inversiones, los cuales
debern ser calificados por la S.B.S. y durarn en sus funciones durante tres aos.
DE LAS REUNIONES
El Comit de Inversiones se reunir de forma ordinaria una vez cada mes y de forma
extraordinaria cuando el caso as lo amerite.
Las resoluciones tomadas por el Comit de Inversiones debern ser plasmadas en el
informe tcnico correspondiente y comunicado al Consejo de Administracin.
3.4.4.2. PROCESO PARA LA EJECUCIN DE PROPUESTAS DE INVERSIN TANTO

INTERNAS COMO EXTERNAS
Los resultados de la entidad se producen principalmente por el fruto de las
inversiones realizadas durante un perodo contable, por lo tanto deben ser
ejecutadas con toda prudencia ya que los recursos que se manejan pertenecen a los
partcipes de la entidad.
Pgina 173

3.4.4.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR DE PROPUESTAS DE
INVERSIN TANTO INTERNAS COMO EXTERNAS
Para crditos a los partcipes
Analizar los niveles de liquidez de la entidad, analizar los saldos disponibles en
las cuentas de caja, bancos e inversiones.
Estudiar la capacidad de pago (30% del sueldo lquido) de todos los partcipes
a fin de determinar el monto mximo destinado al pago de sus obligaciones
con la entidad.
Comparar con el endeudamiento vigente de cada partcipe y establecer
diferencias a fin de estudiar la capacidad de pago restante de los partcipes.
Constatar que la liquidez disponible satisfaga los requerimientos de crditos
(nueva modalidad) o alcance (incremento de montos) de los partcipes que
disponen de capacidad de pago.
Si la liquidez es suficiente para atender a los partcipes que soliciten el alcance
o la nueva modalidad de crdito la propuesta ser enviada al Consejo de
Administracin para su aprobacin.
Para inversiones en entidades financieras
Analizar los niveles de liquidez de la entidad, analizar los saldos disponibles en
las cuentas de caja, bancos e inversiones.
Determinar liquidez disponible luego de preveer el flujo de recursos
necesarios para el normal desenvolvimiento de las actividades de la entidad.
Solicitar a las diferentes entidades bancarias propuestas para inversiones a 30,

60 y 90 das.
Estudiar la calificacin de riesgo otorgada por las firmas calificadoras,

aprobadas y publicadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros; la
entidad deber invertir en entidades con calificacin AAA+, AAA- Y AA+ a fin de
asegurar el retorno de la inversin y el rendimiento respectivo.
Pgina 174

Negociar con las entidades que cumplan la calificacin de riesgo necesario y
propongan tasas de inters que satisfaga las necesidades de la entidad, es
necesario relacionar la tasa de inters propuesta y tasa de inflacin vigente a
fin de determinar la rentabilidad liquida.
Analizar que por ninguna razn se concentre ms del 20% de las inversiones a
cargo de un mismo emisor o grupo empresarial.
Ejecutar la propuesta de inversin en la cual conste monto, plazos y entidad en
la cual invertirn en base a las polticas y procedimientos definidos por el
Comit de Riesgos.
TABLA N 19 EJECUTAR DE PROPUESTAS DE INVERSIN TANTO INTERNAS COMO EXTERNAS
N
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
Para crditos a los partcipes
Analizar los niveles de liquidez de la
entidad, analizar los saldos disponibles
X
en las cuentas de caja, bancos e
inversiones
Estudiar la capacidad de pago (30% del
sueldo lquido) de todos los partcipes
a fin de determinar el monto mximo
X
destinado al pago de sus obligaciones
con la entidad.
Comparar con el endeudamiento
vigente de cada partcipe y establecer
diferencias a fin de
estudiar la
X
capacidad de pago restante de los
partcipes.
Constatar que la liquidez disponible
satisfaga los requerimientos de
crditos (nueva modalidad) o alcance
X
(incremento de montos) de los
partcipes que disponen de capacidad
de pago.
PROCEDIMIENTO
OBSERVACIONES
Analizar
desactualizados.
saldos
Si no existe la capacidad de
pago suficiente los pagos de
los
crditos caern en
morosidad.
Sobre endeudar al partcipe.
Pgina 175

Si la liquidez es suficiente para atender

a los partcipes que soliciten el alcance
o la nueva modalidad de crdito la
X
propuesta ser enviada al Consejo de
Administracin para su aprobacin.
Para inversiones en entidades financieras
Analizar los niveles de liquidez de la
Analizar
saldos
entidad, analizar los saldos disponibles
desactualizados.
X
en las cuentas de caja, bancos e
inversiones.
Determinar liquidez disponible luego
Errores matemticos en la
de preveer el flujo de recursos
previsin de recursos.
necesarios
para
el
normal
X
desenvolvimiento de las actividades de
la entidad.
Solicitar a las diferentes entidades
bancarias propuestas para inversiones
X
a 30, 60 y 90 das.
Estudiar la calificacin de riesgo
La calificacin de riesgo
otorgada por las firmas calificadoras,
asegura en cierta forma el
aprobadas y publicadas por la
retorno de las inversiones y su
Superintendencia de Bancos y Seguros;
rendimiento.
X
la entidad deber invertir en entidades
con calificacin AAA+, AAA- Y AA+ a fin
de asegurar el retorno de la inversin y
el rendimiento respectivo.
Negociar con las entidades que
Revisar que la tasa de inters
cumplan la calificacin de riesgo
sea mayor que la tasa de
necesario y propongan tasas de inters
inflacin a fin de que las
que satisfaga las necesidades de la
inversiones sean rentables.
X
entidad, es necesario relacionar la tasa
de inters propuesta y tasa de inflacin
vigente a fin de determinar la
rentabilidad liquida.
Analizar que por ninguna razn se
La diversificacin reduce el
concentre ms del 20% de las
riesgo.
X
inversiones a cargo de un mismo
emisor o grupo empresarial.
Ejecutar la propuesta de inversin en la
Incumplimiento de polticas y
cual conste monto, plazos y entidad en
procedimientos definidos por
la cual invertirn en base a las polticas
X
el Comit de Riesgos.
y procedimientos definidos por el
Comit de Riesgos.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 176

3.4.5. GERENTE ADMINISTRATIVO
3.4.5.1.
NORMATIVA PARA REGULAR LAS ACTIVIDADES DEL GERENTE
ADMINISTRATIVO
DE LA SELECCIN
El gerente administrativo ser seleccionado por el Consejo de Administracin a travs
de un concurso de merecimientos, en el que podrn intervenir nicamente partcipes
del Fondo, previa clasificacin de la S.B.S.
DE LOS REQUISITOS
El gerente administrativo ser un profesional en administracin de empresas,
economa o afines; partcipe de la entidad.
DE LAS PROHIBICIONES
No podr ejercer las funciones de gerente administrativo quien tuviere parentesco
con cualquiera de los miembros del Consejo de Administracin o sus suplentes hasta
el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad.
3.4.5.2. PROCESO PARA LA EJECUCIN DE LAS RESOLUCIONES DEL CONSEJO DE

ADMINISTRACIN
La ejecucin de las Resoluciones del Consejo de Administracin es imprescindible en
el proceso operativo de la entidad ya que permite aplicar lineamientos en bien de la
entidad.
3.4.5.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIN DE LAS

Analizar las resoluciones tomadas en Consejo de Administracin,
previa
aprobacin del acta en la cual fue emitida tal resolucin.
Pgina 177

Determinar las reas estratgicas que apoyarn la ejecucin de las
Resoluciones tomadas por Consejo de Administracin
Emitir Instrucciones a las personas que participen en la ejecucin de las
resoluciones.
Ejecutar la resolucin de Consejo de Administracin.
En caso de no ejecutarse la resolucin se debe comunicar a Consejo de
Administracin.
Evaluar el cumplimiento de las resoluciones y su impacto en las actividades de
la entidad.
3.4.5.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIN DE LAS


Pgina 178

FLUJOGRAMA N 9 EJECUCIN DE LAS RESOLUCIONES DEL CONSEJO DE
ADMINISTRACIN
GERENTE
INICIO
Analizar la resolucin tomada
Determinar el rea que

apoyar la ejecucin.
Emitir instrucciones para la
ejecucin inmediata
Ejecutar
resolucin
No
Comunicar al Consejo de
Administracin
Si
Evaluar cumplimiento e
impacto en actividades
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH

Pgina 179

TABLA N 20 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA
EJECUCIN DE LAS RESOLUCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN
N
3
4
5
PROCEDIMIENTO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
Analizar las resoluciones tomadas en

Consejo de Administracin, previa
aprobacin del acta en la cual fue
emitida tal resolucin.
Determinar las reas estratgicas que
apoyarn la ejecucin de las
Resoluciones tomadas por Consejo de
Administracin
Emitir Instrucciones a las personas que
participen en la ejecucin de las
resoluciones.
Ejecutar la resolucin de Consejo de
Administracin.
En caso de no ejecutarse la resolucin
se debe comunicar a Consejo de
Administracin.
Evaluar el cumplimiento de las
resoluciones y su impacto en las
actividades de la entidad.
OBSERVACIONES
X
Las instrucciones pueden no
ser entendidas causando
problemas en las operaciones.
X
X
X
Tomar decisiones a fin de

implementarlas de forma
eficiente.
Los
resultados
de
la
implementacin
de
las
resoluciones pueden causar
resultados negativos.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.4.5.3. PROCESO PARA LA ELABORACIN Y EJECUCIN DE FORMA ANUAL DEL

PLAN DE TRABAJO Y PRESUPUESTO
3.4.5.3.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y EJECUCIN

DE FORMA ANUAL DEL PLAN DE TRABAJO Y PRESUPUESTO
Evaluar el Plan de trabajo y Presupuesto del periodo terminado, en base a

criterios tcnicos, ndices de eficiencia y niveles de cumplimiento.
Solicitar informacin necesaria para realizar el Plan de trabajo y Presupuesto
para el prximo periodo.
Realizar los ajustes necesarios a fin de elaborar tanto el Plan de trabajo y
Presupuesto anual.
Pgina 180

Una vez realizado el Plan de trabajo y Presupuesto, estos debern ser
aprobados por el Consejo de Administracin del FCPC-DESPOCH.
En caso de no ser aprobados se debe proceder a realizar los ajustes
recomendados por el organismo.
En el caso de ser aprobados tanto el Plan de trabajo como el Presupuesto
anual, el gerente deber coordinar las acciones de fin de ejecutarlo y
cumplirlo satisfactoriamente.
3.4.5.3.2.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y

FLUJOGRAMA N 10 ELABORACIN Y EJECUCIN DE FORMA ANUAL DEL PLAN DE
TRABAJO Y PRESUPUESTO
GERENTE
INICIO
Evaluar el plan de trabajo y

presupuesto del periodo
terminado.
Solicitar informacin
necesaria para el prximo
periodo
Realizar los ajustes respectivos.
Elaborar nuevo plan de trabajo

y presupuesto
Coordinar el proceso de
ejecucin.
FIN
Aprobar plan de trabajo

y presupuesto
No
Si
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 181

3.4.5.3.3. MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCESO

TABLA N 21 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y

N
PROCEDIMIENTO
Evaluar el Plan de trabajo y
Presupuesto del periodo terminado, en
base a criterios tcnicos, ndices de
eficiencia y niveles de cumplimiento.
Solicitar informacin necesaria para
realizar el Plan de trabajo y
Presupuesto para el prximo periodo.
Realizar los ajustes necesarios a fin de
elaborar tanto el Plan de trabajo y
Presupuesto anual.
Una vez realizado el Plan de trabajo y
Presupuesto, estos debern ser
aprobados por el Consejo de
Administracin del FCPC-DESPOCH.
En caso de no ser aprobados se debe
proceder a realizar los ajustes
recomendados por el organismo.
En el caso de ser aprobados tanto el
Plan de trabajo como el Presupuesto
anual, el gerente deber coordinar las
acciones de fin de ejecutarlo y
cumplirlo satisfactoriamente.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
Sirven de base para la
formulacin del nuevo plan de
trabajo y presupuesto.
Si no se dispone de toda la
informacin no se plantea un
buen plan y presupuesto.
A fin de no subvalorarlo ni
sobrevalorarlo.
Son estudiados y aprobacin

por mayora de votos.
X
No cumplirlo acorde a lo
planeado.
X
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 182

3.4.6. ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO

El personal de la entidad es el recurso ms valioso ya que posee el conocimiento,
habilidades y herramientas necesarias para apoyar el logro de la visin, misin y
objetivos, por lo que se muestra importante el establecimiento de parmetros de
control a ser aplicados en esta rea.
3.4.6.1. NORMAS RELATIVAS AL TALENTO HUMANO
DE LA DESCRIPCIN Y ANLISIS DE CARGOS

Se realiza la descripcin del cargo dentro de la entidad. La entidad contar con un
manual de procedimientos que contenga la descripcin de los requisitos mnimos de
todos y cada uno de los cargos que soportan su estructura administrativa. Este
documento ser actualizado peridicamente, constituyndose en un instrumento
valioso para los procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin de personal.
DE LA SELECCIN DEL PERSONAL

La seleccin del personal es un proceso tcnico que comprende la convocatoria,
evaluacin y seleccin de los aspirantes ms idneos para ocupar cargos en la
entidad. La seleccin permite identificar al personal por su conocimiento y
experiencia, debiendo asegurarse que cada empleado que ingresa a la entidad rena
los requisitos establecidos.
Para seleccionar al personal, se efectuar un anlisis del cargo y los requisitos que
posea el interesado, as como tambin se analizar la necesidad de llenar los cargos
vacantes tomando en consideracin que exista la disponibilidad presupuestaria y se
haya autorizado por el Consejo de Administracin.
Para ocupar un cargo en la entidad ser condicin obligatoria, que la persona no
tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez y que no se
encuentre sancionada por negligencia en el desempeo de un puesto anterior.
Pgina 183

DE LA ACTUACIN Y HONESTIDAD DE LOS EMPLEADOS

Los empleados estn en la obligacin de actuar con orden, moral, disciplina y
profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza de los usuarios. Por lo tanto,
el servicio que se presta, en ningn momento estar subordinado a la utilidad o
ventaja personal.
DE LA CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO PERMANENTE

Consejo de Administracin dispondr que los empleados sean entrenados y
capacitados en forma obligatoria, constante y progresiva, en funcin de las reas de
especializacin y del cargo que desempean. La capacitacin es un proceso continuo
de orientacin - aprendizaje, mediante el cual se desarrollan las habilidades y
destrezas de los empleados, que les permitan un mejor desempeo en sus labores
habituales. . La capacitacin es un esfuerzo que realiza la entidad para mejorar el
desempeo de los empleados, por lo tanto, el tipo de capacitacin debe estar en
relacin directa con el puesto que ocupan.
Para garantizar este proceso la entidad presupuestar de forma anual un valor
destinado para la capacitacin del personal que ejerce funciones en el FCPCDESPOCH.
DE LA EVALUACIN
La evaluacin de personal es de importancia vital y los resultados de la evaluacin de
personal se utilizan para tomar decisiones como son: la capacitacin, promocin y
ascensos.
La gerencia formular polticas y procedimientos de evaluacin de personal y los
someter a la aprobacin del Consejo de Administracin y los divulgar entre los
empleados, con el propsito de que estn al tanto de la forma como se evala su
rendimiento.
As mismo, estn en la obligacin de comunicar a los empleados, el resultado de su
evaluacin peridica y tomar acciones para mejorar su nivel de rendimiento.
Pgina 184

DE LA ASISTENCIA Y RENDIMIENTO
Los empleados de la entidad estn en la obligacin de presentarse en su lugar de
trabajo en el horario de 8H00 a 12H30 y de 14H30 a 18H00, en caso de no
presentarse de forma justificada a su lugar de trabajo, la falta se descontara de los
das de vacaciones.
El control de permanencia estar a cargo de la gerencia, quien controlara no slo la
presencia fsica de los trabajadores que estn bajo su responsabilidad, durante toda
la jornada de trabajo, sino tambin que cumplan efectivamente con las funciones del
cargo asignado, generando valor agregado para la institucin.
El impacto psicolgico de fijar responsabilidades tiende a promover el cuidado y la
eficiencia de las labores realizadas.
DE LAS VACACIONES
Debe tenerse presente que el propsito de las vacaciones consiste en permitir que
los funcionarios disfruten de un descanso peridico que permita mantener
adecuadamente la salud, la integridad fsica y mental para servir eficaz y
eficientemente, en virtud de la importancia estratgica que ello reviste para la
organizacin.
Esta prctica permite efectuar una rotacin de funciones de manera indirecta, lo cual
permite
evitar la creacin de funcionarios indispensables (aquellos sin cuya
presencia no es posible continuar con procesos especficos, por lo que resultan

virtualmente peligrosos para la salud de la entidad, ante una eventual renuncia,
incapacidad u otra situacin que los aleje de la institucin o los convierta en
elementos negativos para ella.
3.4.7. EVALUACIN DE RESULTADOS DE LA ENTIDAD

Los resultados obtenidos por la entidad son el reflejo de la dedicacin, esfuerzo y
responsabilidad en la ejecucin del trabajo, fruto del trabajo en equipo y la toma de
Pgina 185

decisiones acertadas; su evaluacin permite establecer estrategias que mejoren la
capacidad de generar recursos y mejorar la rentabilidad de la entidad.
3.4.7.1. NORMATIVA PARA LA EVALUACIN DE RESULTADOS DE LA ENTIDAD
DE LA IMPLEMENTACIN DE INDICADORES
Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluando es el
control de gestin, que a su vez pretende eficiencia, eficacia y economa en las
operaciones de la entidad a travs del cumplimiento de los objetivos, tomando como
parmetros los llamados indicadores de gestin, los cuales se materializan de
acuerdo a las necesidades de la entidad, es decir, con base en lo que se quiere medir,
analizar, observar o corregir.
Los indicadores a aplicar para evaluar las operaciones de la entidad son:
LIQUIDEZ.- Esta razn se expresa en trminos monetarios y nos indica con cuanto
cuenta la entidad para cubrir cada dlar de deuda, lo ideal es mantener esta
razn igual o sobre 1.
DISPONIBLE + CUENTAS. POR COBRAR
LIQUIDEZ =
PASIVO CIRCULANTE
RENTABILIDAD SOBRE ACTIVOS (ROA).- Esta razn refleja la rentabilidad de la

empresa sobre los activos totales o por el giro del negocio en trminos
porcentuales; la razn ideal debe estar por encima de la tasa promedio anual de
la que pagan las entidades financieras por captar recursos del pblico.
EXCEDENTES
ROA =
ACTIVOS TOTALES
EFICIENCIA.- Corresponde a la consecucin de un objetivo con la menor inversin

de recursos.
Pgina 186

EXCEDENTES + RESERVAS+ AGUINALDO PARTCIPES

RENTABILIDAD BRUTA =
PATRIMONIO LQUIDO
RENTABILIDAD BRUTA - % INFLACIN
RENTABILIDAD LIQUIDA
+100
1 + INFLACIN
EFICACIA.- Grado de cumplimiento de los objetivos planteados en el tiempo

programado.
CALIDAD
N DE ERRORES / N DE CASOS ATENDIDOS

N DE CASOS RESUELTOS / N DE RECLAMOS
OPORTUNIDAD =
TIEMPO DE ESPERA DE ATENCIN PROMEDIO

DEMORA PROMEDIO EN ENTREGA DEL SERVICIO
COBERTURA
N DE USUARIOS DEL SERVICIO/POBLACIN
CAPACITACIN = PERSONAL CAPACITADO/ TOTAL PERSONAL DE ENTIDAD
Adems de los indicadores establecidos, la entidad deber realizar los siguientes

anlisis:
Anlisis horizontal y vertical de los estados financieros de la entidad
Crecimiento de los activos
Crecimiento de los excedentes
Relacin proporcional de crecimiento de los activos vs. el comportamiento
inflacionario.
Relacin tasa de inflacin vs tasa de inters
Composicin de activos
Crecimiento de Aportes
Pgina 187

Cobertura de prstamos
Partcipes por edades
DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO

Se realiza mediante la definicin de indicadores que van a permitir medir el
cumplimiento de metas y objetivos organizacionales.
Si bien se reconoce el grado de dificultad que involucra el obtener medidas que
reflejen claramente la productividad y calidad en la gestin de una organizacin, ello
no invalida el uso de parmetros relacionados a estos conceptos, que aporte
informacin relevante para la toma de decisiones
DE LA IMPLANTACIN DE ESTNDARES
Es importante definir los lmites dentro de los cuales esa variacin se considera
normal o deseable. No todas las variaciones requieren correccin, sino slo aquellas
que sobrepasen los lmites de los criterios de especificacin. El control separa lo
normal de lo excepcional para que la correccin se concentre en las excepciones o los
desvos.
La comparacin del desempeo real con el proyectado no slo busca localizar las
variaciones, errores o desvos, sino tambin predecir otros resultados futuros.
Adems de proporcionar comparaciones rpidas, un buen sistema de control permite
localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro. Los
estndares representan el desempeo deseado; los criterios representan las normas
que guan las decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y
qu desempeo o resultado debe aceptarse como normal o deseable.
DE LA EXPRESIN DE LOS ESTNDARES

Los estndares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades fsicas, costos
o ndices. El control implica una comparacin con estndares establecidos
previamente para poner en marcha la accin correctiva cuando se presenta un desvo
inaceptable. Los estndares fijados pueden revisarse y modificarse (si no fueron
Pgina 188

establecidos de manera apropiada) para adaptarlos a la realidad de los hechos a las
posibilidades de la empresa.
DEL PROCEDIMIENTO PARA MEDIR LA CALIDAD

Es posible que este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y
todas las etapas hasta el producto final es decir hasta el servicio ofrecido. La
deteccin temprana de una parte o proceso defectuoso puede ayudar a mejorar el
servicio de forma eficiente.
DE LA SATISFACCIN DEL USUARIO

Corresponde al conocimiento y habilidad de la institucin para detectar y satisfacer
las expectativas y necesidades presentes y futuras del cliente, utilizando las
estrategias y planes para mejorar y crear un ambiente que privilegie la orientacin
del usuario. En consecuencia, deber comprobarse los mecanismos que utiliza la
organizacin para conocer, antes, durante y despus del servicio prestado, grado de
satisfaccin o insatisfaccin de los usuarios con relacin al servicio que la entidad
entrega, y esto a su vez comparar con otras organizaciones de la misma naturaleza.
DE LAS POLTICAS PARA UNA CULTURA DE SERVICIOS

Los administradores de la entidad debern estudiar, definir, aprobar y definir
polticas de servicio claras y precisas.
Pgina 189

3.5 NORMAS DE CONTROL EN EL REA CONTABLE
OBJETIVO
Establecer los controles mnimos en la ejecucin de los procesos contables a fin de
asegurar la aplicacin de la normativa contable aplicable para la obtencin de
informacin econmica financiera que sirva de base para la toma de decisiones en
bien de la entidad.
3.5.1. NORMATIVA SOBRE LAS POLTICAS GENERALES DE CONTABILIDAD
PROCESO CONTABLE
El proceso contable en el FCPC-DESPOCH es responsabilidad del rea Contable y de la
Gerencia, cada uno en su competencia; es decir, el rea contable en el desarrollo de
las operaciones y la gerencia en la revisin de los estados financieros. Los balances
mensuales contienen las firmas de responsabilidad tanto del Gerente como de la
Contadora. La informacin que reflejan los Estados Financieros debe permitir analizar
los resultados obtenidos sobre la situacin econmica y financiera del FCPCDESPOCH.
DEL PLAZO DE ENTREGA

El rea contable est en la obligacin de remitir a gerencia los Estados Financieros
hasta el 15 del siguiente mes de periodo contable, una vez revisados y firmados los
estados financieros estos debern ser remitidos a la Superintendencia de Bancos y
Seguros de forma fsica y electrnica mediante e-mail.
DE LA DOCUMENTACIN FUENTE
El rea contable deber verificar de forma prudente documentacin fuente, revisar
detalladamente las operaciones matemticas, y en el aspecto de legalidades observar
Pgina 190

la fecha de emisin, fecha de validez, que se hayan completado correctamente los
datos del FCPC-DESPOCH como son RUC y direccin.
Las cantidades contabilizadas de los documentos fuente debern estar marcados ya
que si una cantidad no est marcada significa que no fue contabilizada.
DE LAS CONCILIACIN DE SALDOS

Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de
una situacin reflejada en los registros contables. En la entidad se deber conciliar
de forma mensual los saldos de cada cuenta del sistema contable con su auxiliar
elaborado de forma computarizada a fin de detectar diferencias y explicarlas
efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.
DE LOS SISTEMAS
El sistema informtico contable en el cual se llevarn las operaciones estar diseado
acorde las necesidades de informacin y compatible a las operaciones que se
desarrolla la entidad.
El actual sistema informtico en el que se registran las operaciones contables de la
entidad es el sistema TMAX, y el sistema extracontable de Administracin de crditos
y cesanta.
DE LOS RESPALDOS DE LA INFORMACIN

El rea contable ser la responsable de obtener de forma semanal respaldos de los
archivos informticos de las operaciones que se registran en los sistemas tanto
contable como de administracin de crditos y cesanta, esto a fin de evitar prdida
de informacin ante una eventualidad.
DE LAS CLAVES DE ACCESO

Tanto el sistema contable TMAX como el sistema de administracin de crditos y
cesanta deben registrar claves de acceso a fin de restringir la manipulacin de los
datos a personas no autorizadas.
Pgina 191

PLAN DE CUENTAS
DE LA CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS
Para clasificar las cuentas se tomar en consideracin lo siguiente:
Para las cuentas del balance general:

1.
ACTIVO
1.1.
ACTIVO CORRIENTE
1.1.1. DISPONIBLE
1.1.2. EXIGIBLE - CRDITOS VIGENTES
1.1.3. EXIGIBLE - CARTERA MOROSA
1.1.4 EXIGIBLE OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.2
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

1.2.1. DEPRECIABLE
1.2.2 NO DEPRECIABLE
1.3.
2.
3.
ACTIVO DIFERIDO
PASIVO
2.1.
PASIVO CORTO PLAZO
2.2.
PASIVO LARGO PLAZO
2.3.
OTROS PASIVOS
2.4.
PASIVOS DIFERIDOS
PATRIMONIO
3.1.
PATRIMONIO Y CAPITAL DE TRABAJO
3.2
EXCEDENTES
3.3
DONACIONES
3.4
RESERVAS
4.
CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
5.
CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
Pgina 192

Para las cuentas del Estado de Excedentes y Gastos:
6.
7.
INGRESOS
6.1.
INGRESOS ORDINARIOS
6.2.
INGRESOS EXTRAORDINARIOS
GASTOS
7.1.
GASTOS DE ADMINISTRACIN
7.2.
GASTOS FINANCIEROS
7.3.
IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
7.4.
OTROS GASTOS
7.5.
GASTOS DIFERIDOS
DE LA CODIFICACIN DEL PLAN DE CUENTAS

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeracin se basa en el
sistema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero ndice a cada grupo de
cuentas tanto del Balance General como del Estado de Excedentes y Gastos.
Se clasificar
segn los componentes del Balance General (activo, pasivo,
patrimonio). Se incluyen tambin las cuentas de ingresos y de gastos.
DE LA ACTUALIZACIN
El plan de cuentas debe ser constantemente actualizado acorde a los requerimientos
de las actividades diarias de la entidad. Adems al cierre de un ejercicio econmico se
deber revisar y actualizarlo conforme las necesidades observadas.
3.5.2. PROCESOS PARA REGISTRAR EN EL SISTEMA CONTABLE TODOS LOS

FCPC-DESPOCH.
Como parte del proceso contable, el ingresos de datos en los sistemas de
procesamiento de datos es vital ya que este proceso es donde se producen los
errores principalmente de digitacin, por tanto se ha visto necesario la formulacin
Pgina 193

de controles mnimos que controles el correcto ingreso de datos y pon ende el
correcto procesamiento de la informacin.
3.5.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN EL SISTEMA

CONTABLE TODOS LOS MOVIMIENTOS ECONMICOS FINANCIEROS QUE
GENEREN LAS ACTIVIDADES DEL FCPC-DESPOCH
Recibir la documentacin fuente de las transacciones realizadas.

Revisar la validez matemtica y legal de la documentacin recibida.
En caso de encontrar errores en la documentacin devolver a su remitente.
Una vez examinada la documentacin, revisar la existencia en el sistema de
contabilidad TMAX de las cuentas contables correspondientes para registrar
la transaccin.
En caso de no existir la cuenta apropiada crearla acorde al plan de cuentas
aplicado por la entidad.
Registrar en el sistema contable las cuentas deudoras y acreedoras que
nacieron de la transaccin.
Verificar el correcto registro mediante la revisin del asiento contable y de ser
el caso del libro mayor o balance de comprobacin.
Archivar en el lugar correspondiente la documentacin respaldo de la
transaccin.
3.5.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN EL SISTEMA

CONTABLE TODOS LOS MOVIMIENTOS ECONMICOS FINANCIEROS QUE
GENEREN LAS ACTIVIDADES DEL FCPC-DESPOCH
Pgina 194

FLUJOGRAMA N 11
REGISTRAR EN EL SISTEMA CONTABLE TODOS LOS

FCPC-DESPOCH
CONTABILIDAD
INICIO
Documentacin fuente
Verificar la validez de
la documentacin.
No
Si
Verificar la existencia
de la cuenta
No
Crear cuenta contable.
Si
Registrar transaccin
Verificar el registro.
Archivar
documentacin.
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.5.2.3. MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCESO

mayor nivel de riesgo
Pgina 195

TABLA N 22 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN
EL SISTEMA CONTABLE TODOS LOS MOVIMIENTOS ECONMICOS FINANCIEROS

QUE GENEREN LAS ACTIVIDADES DEL FCPC-DESPOCH
N
1
2
3
PROCEDIMIENTO
Recibir la documentacin fuente de las
transacciones realizadas.
Revisar la validez matemtica y legal
de la documentacin recibida.
En caso de encontrar errores en la
documentacin
devolver
a
su
remitente.
Una vez examinada la documentacin,
revisar la existencia en el sistema de
contabilidad TMAX de las cuentas
contables
correspondientes
para
registrar la transaccin.
En caso de no existir la cuenta
apropiada crearla acorde al plan de
cuentas aplicado por la entidad.
Registrar en el sistema contable las
cuentas deudoras y acreedoras que
Verificar el correcto registro mediante
la revisin del asiento contable y de ser
el caso del libro mayor o balance de
comprobacin.
Archivar en el lugar correspondiente la
documentacin
respaldo
de
la
transaccin.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
X
X
X
X
Confusin de cuentas, errores
de registro.
Extravo de documentacin
fuente,
archivar
documentacin en archivos
incorrectos
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.5.3. PROCESO PARA ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LOS ESTADOS

FINANCIEROS Y DEMS INFORMACIN A SER REMITIDA AL ORGANISMO DE
CONTROL (S.B.S.)
Al ser controlados por la Superintendencia de Bancos y Seguros es una obligacin de

la entidad el remitir de forma mensual la informacin econmica financiera del FCPC-
Pgina 196

DESPOCH, por tal motivo es imprescindible definir los procedimientos a seguir para
dar cumplimiento a esta disposicin.
3.5.3.1.
DESCRIPCIN
DEL
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
ELABORACIN
PRESENTACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y DEMS INFORMACIN A SER

REMITIDA AL ORGANISMO DE CONTROL (S.B.S.)
Ingresar en el sistema contable TMAX todas las transacciones realizadas

durante el ejercicio.
Verificar el saldo de cada cuenta contable con el auxiliar respectivo a fin de
mantener saldos reales.
Al final del periodo emitir de forma automtica los estados financieros del
ejercicio.
Entregar al gerente los estados financieros a fin de que sean revisados y
aprobados para su inmediata remisin a la Superintendencia de Bancos Intendencia Nacional de Seguridad Social.
Remitir al organismo de control la informacin econmica financiera del
FCPC-DESPOCH.
3.5.3.2.
FLUJOGRAMA
DEL
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
ELABORACIN

Pgina 197

FLUJOGRAMA N 12 ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y

DEMS INFORMACIN A SER REMITIDA AL ORGANISMO DE CONTROL (S.B.S.)
CONTADORA
GERENTE
S.B.S. I.N.S.S.
INICIO
Ingresar en el sistema
contable las transacciones
realizadas en el periodo.
Verificar el saldo de cada

cuenta contable con cada
auxiliar.
Emitir de forma automtica
los estados financieros del
Elaborar reporte de
portafolio de crdito
Revisar y aprobar los

estados financieros
Si
No
Remitir estados
financieros e informacin
financiera requerida.
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.5.3.3. MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCESO

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TABLA N 23 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y

N
1
PROCEDIMIENTO
Ingresar en el sistema contable TMAX
todas las transacciones realizadas
durante el ejercicio.
Verificar el saldo de cada cuenta
contable con el auxiliar respectivo a fin
de mantener saldos reales.
Al final del periodo emitir de forma
automtica los estados financieros del
ejercicio.
Entregar al gerente los estados
financieros a fin de que sean revisados
y aprobados para su inmediata
remisin a la Superintendencia de
Bancos - Intendencia Nacional de
Seguridad Social.
Remitir al organismo de control la
informacin econmica financiera
del FCPC-DESPOCH.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
No registrar transacciones
originadas en el periodo.
En caso de que no se concilie

los saldos no sern reales.
X
En especial sobre casos
especiales (ajustes) ocurridos
en el periodo.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.5.4. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LA CUENTA CAJA

Aqu se presentan los lineamientos mnimos de control de la cuenta caja que
representa el dinero en efectivo y los cheques a favor del Fondo Complementario
Previsional Cerrado de los Docentes de la ESPOCH.
3.5.4.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE CAJA
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El dinero debe ser manejado por una sola persona para que as pueda rendir cuenta.
La funcin de recibir efectivo debe estar separada de la funcin de desembolsar
efectivo. Adems, los individuos que manejan efectivo o cheques no deben tener
acceso a los registros contables. En el FCPC-DESPOCH la encargada de la recaudacin
de efectivo es la persona encargada de crdito.
DEL PROPSITO
La caja general no debe utilizarse para propsitos y retiros operacionales, para esto
fue creada la caja chica. El procedimiento correcto es depositar el dinero de la caja
general en las cuentas bancarias o inversiones de forma intacta mximo a las 24
horas de la despus de la recaudacin.
DE LA DOCUMENTACIN DE RESPALDO
Todo ingreso de dinero y cheques estar respaldado de un comprobante de ingreso
pre numerado, con detalle de los conceptos por los que se recibe en efectivo y con
firmas de responsabilidad de quien lo emite.
DEL ARQUEO DE CAJA

Consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con
lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo y cheques. Sirve
tambin para saber si los controles internos se estn llevando
adecuadamente. Esta operacin deber realizarse diariamente. En el arqueo
de caja se deber tomar en cuenta lo siguiente:
Los Faltantes o sobrantes se registran en el momento del arqueo, al faltante
a cargo de la persona encargada y al sobrante a ingresos por aclarar.
No se debern recibir cheque post-fechados.
Todo billete falso se cargar al responsable.
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3.5.4.2. PROCESOS PARA LA REALIZACIN DE UN ARQUEO DE CAJA

El efectivo es el activo ms tentador para robos, por consiguiente los controles
internos son ms complejos que la mayor parte de los otros activos. Como uno de los
procesos de control establecidos para el manejo del efectivo se ha propuesto el
arqueo de caja del cual su procedimiento se detalla a continuacin.
3.5.4.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN ARQUEO DE CAJA

Recibir la orden de realizar el arqueo de caja por parte de gerencia.
Revisa las normas sobre Caja y solicita todos los valores en custodia de la
persona encargada de Caja.
Separa monedas, billetes, cheques, papeletas de depsito.

Revisar si los billetes y monedas no son falsas, y la legalidad de los cheques.
Comparar con la sumatoria de los comprobantes de ingreso emitidos hasta un
mximo de 24 horas anteriores.
Determina si existe faltante, sobrante, o todo se encuentra correctamente, de
encontrar faltante se lo responsabiliza al custodio, de encontrar sobrante se
registra en ingresos por aclarar se detallan las observaciones.
Registran firmas de responsabilidad tanto de la persona que ejecuto el arqueo
como del custodio.
Se enva el acta de Arqueo de Caja a gerencia
Recibe y analiza el acta de Arqueo de caja
Toma la decisin correspondiente (depende de lo que se encontrado)
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3.5.4.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN ARQUEO DE
CAJA
FLUJOGRAMA N 13 REALIZACIN DE UN ARQUEO DE CAJA

ENCARGADO
CUSTODIO DE CAJA
GERENTE
INICIO
Recibir orden de realizar
arqueo de caja.
Revisar normas referentes
al manejo de caja
Entrega los valores
disponibles en caja
Solicita valores en custodia
Separa monedas, billetes y

cheques
Determinar legalidad
de billetes y cheques
No
Aplicar normativa de caja
Si
Determinar saldo segn
comprobantes de ingreso
Determina faltante, sobrante o
igualdad.
Informe de arqueo de caja
Elaborar informe de arqueo
de caja
Analiza el informe y las

novedades presentadas.
Toma decisiones respecto del
informe.
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
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3.5.4.2.3. MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS
TABLA N 24 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN

ARQUEO DE CAJA
N
1
2
3
4
PROCEDIMIENTO
Recibir la orden de realizar el arqueo
de caja por parte de gerencia.
Revisar las normas sobre Caja y solicita
todos los valores en custodia de la
persona encargada de Caja.
Separa monedas, billetes, cheques,
papeletas de depsito.
Revisar si los billetes y monedas no son
falsas, y la legalidad de los cheques.
Comparar con la sumatoria de los

comprobantes de ingreso emitidos
5
hasta un mximo de 24 horas
anteriores.
Determina si existe faltante, sobrante,
o todo se encuentra correctamente, de
encontrar faltante se lo responsabiliza
6
al custodio, de encontrar sobrante se
registra en ingresos por aclarar se
detallan las observaciones.
Registran firmas de responsabilidad
7 tanto de la persona que ejecuto el
arqueo como del custodio.
Se enva el acta de Arqueo de Caja a
8
gerencia
Recibe y analiza el acta de Arqueo de
9
caja
Toma la decisin correspondiente
10
(depende de lo que se encontrado)
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
X
OBSERVACIONES
No ser obedecido.
No conocer las normas.
X
X
No reconocer billetes falsos o
no detectar errores en los
cheques.
Omitir un comprobante de
ingresos.
Error
en
los
clculos
matemticos. No informar al
jefe inmediato.
X
X
X
X
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
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3.5.5. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LA CUENTA CAJA CHICA

Aunque los importes individuales pagados mediante el fondo de caja chica quiz sean
pequeos, estos gastos ocurren con tanta frecuencia que el importe total en un
perodo contable posiblemente llegue a ser bastante considerable, por lo tanto es
importante establecer controles para este fondo a fin de asegurar su correcto manejo
y reposicin.
3.5.5.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA Y REALIZACIN

DE ARQUEOS PARA SU OPORTUNA REPOSICIN.
DE LA CUANTA DEL FONDO

El monto del Fondo de Caja Chica es hasta un monto mximo de $100.00 (CIEN
00/100 dlares), los mismos que sern utilizados nica y exclusivamente para el fin
creado.
DE LA CUANTA DE LOS DESEMBOLSOS

El valor mximo por cada pago o desembolso no podr sobrepasar el valor de $30,00
(TREINTA 00/100 dlares) incluido impuestos y disminuido el valor de la retencin
procedente.
DE LA DESIGNACIN DE LA CUSTODIA, MANEJO Y CONTROL

El custodio y encargado del manejo del fondo de caja chica, por designacin del
gerente es la persona que desempea las funciones de secretaria.
DEL CAMBIO DE ADMINISTRADOR

En caso de vacaciones, enfermedad, comisin, o ausencia temporal justificada de la
persona responsable del manejo del fondo se encargar a otro empleado de la
misma rea, para lo cual se suscribir un Acta de Entrega Recepcin y enviarla al
gerente.
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DE LA UTILIZACIN DEL FONDO
El Fondo de caja chica se utilizar para pagar en efectivo la adquisicin de bienes,
servicios y otros pagos que no superen el valor de $30,00, cualquiera que sea este
gasto y que tenga la autorizacin de gerencia.
DE LAS PROHIBICIONES
No podr utilizarse el fondo de caja chica en:
Pagos por la adquisicin de bienes y servicios que superen el monto de
$30,00.
Pago de servicios personales que habitualmente deben cancelarse mediante
roles de pago;
Gastos de uso personal de los empleados;
Anticipos de viticos y subsistencias;
Cambio de cheques personales o de terceros, prstamos personales o a
empleados.
Gastos que no tengan el carcter de imprevisibles o urgentes;
Abrir cuentas corrientes o ahorros;
Presentar para reposicin o liquidacin del fondo documentos con tachones,
borrones, enmendaduras, mutilados, rotos o deteriorados;
Presentar documentos para reposicin o liquidacin con fechas anteriores a la
del periodo liquidado.
Facturas y Notas de Venta que incumplan con los requisitos establecidos por
el Servicio de Rentas Internas
DE LA REPOSICIN Y LIQUIDACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

Para el correcto manejo del fondo, la reposicin se efectuar cuando est utilizado el
90% del fondo de caja chica, el cheque se extender a nombre del custodio y deber
ser efectivizado de forma inmediata. Por efectos del Rgimen Tributario los
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comprobantes de ventas y retenciones deben quedar contabilizados en el mismo mes
con el carcter de obligatorio.
DE LA DOCUMENTACIN FUENTE
Todos los pagos efectuados con el fondo de caja chica debern estar sustentados con
los comprobantes de venta vlidos los mismos que debern ser verificados de forma
prudente, se debe revisar detalladamente las operaciones matemticas, y en el
aspecto de legalidades observar la fecha de emisin, fecha de validez, que se hayan
completado correctamente los datos del FCPC-DESPOCH como son RUC y direccin.
DE LOS ARQUEOS SORPRESIVOS

Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, la Gerencia realizar los
arqueos de forma peridica y sorpresiva de los valores entregados a los
Administradores del Fondo de Caja Chica, que para el efecto se elaborar un acta
estableciendo las novedades u observaciones detectadas y sugerencias para lograr el
adecuado manejo de los fondos. La mencionada acta deber ser suscrita por los
responsables de la realizacin del arqueo y mantener una copia en archivo para
futuras auditorias.
3.5.5.2. PROCESO PARA REALIZAR PAGOS CON CAJA CHICA

Los pagos realizados de mediante el fondo de caja chica debe ser manejado de
optima forma y asegurar el cumplimiento de los controles establecidos.
3.5.5.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR PAGOS CON CAJA

CHICA
El proveedor vende sus bienes o presta sus servicios al FCPC-DESPOCH, a la

vez elabora el documento (factura, nota de venta, liquidacin de compra)
respaldo de la transaccin y lo entrega a contabilidad del Fondo.
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Una vez recibido el comprobante en contabilidad se procede con la
verificacin de los datos del documento con el fin de que no contengan
errores matemticos ni legales.
Si el documento contiene errores de cualquier ndole debe ser regresado al
proveedor a fin de que se corrija y se emita un comprobante vlido.
Una vez verificada la validez del documento entregado por el proveedor se
procede a elaborar la retencin con los porcentajes procedentes.
Se procede a realizar el pago respectivo y entregar el comprobante de
retencin al proveedor.
Revisar la existencia en el sistema de contabilidad TMAX de las cuentas
contables (gasto) correspondientes para registrar la transaccin.
En caso de no existir la cuenta de gasto apropiada crearla acorde al plan de
cuentas aplicado por la entidad.
Registrar en el sistema contable las cuentas deudoras y acreedoras que
Verificar el correcto registro mediante la revisin del asiento contable y de ser
el caso del libro mayor o balance de comprobacin.
transaccin.
3.5.5.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR PAGOS CON CAJA

CHICA
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FLUJOGRAMA N 14 REALIZAR PAGOS CON CAJA CHICA
PROVEEDOR
CONTABILIDAD
INICIO
Comprobante de venta.
Vende bienes o presta
servicios.
Comprobante de venta.
Verificar su
validez
No
Si
Comprobante de retencin
Comprobante de retencin.
Elabora comprobante de
retencin.
Realiza el pago.
Verificar
cuenta en plan
No
Crear cuenta contable.
Si
Registrar transaccin
Verificar el registro.
Archivar
documentacin.
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH

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TABLA N 25 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
PAGOS CON CAJA CHICA
N
PROCEDIMIENTO
El proveedor vende sus bienes o presta

sus servicios al FCPC-DESPOCH, a la vez
elabora el documento (factura, nota de
1
venta, liquidacin de compra) respaldo
de la transaccin y lo entrega a
contabilidad del Fondo.
Una vez recibido el comprobante en
contabilidad se procede con la
verificacin de los datos del
2
documento con el fin de que no
contengan errores matemticos ni
legales.
Si el documento contiene errores de
cualquier ndole debe ser regresado al
3
proveedor a fin de que se corrija y se
emita un comprobante vlido.
Una vez verificada la validez del
documento
entregado
por
el
4 proveedor se procede a elaborar la
retencin
con
los
porcentajes
procedentes.
Se procede a realizar el pago respectivo
5 y entregar el comprobante de
Revisar la existencia en el sistema de
contabilidad TMAX de las cuentas
6
contables (gasto) correspondientes
para registrar la transaccin.
En caso de no existir la cuenta de gasto
7 apropiada crearla acorde al plan de
cuentas aplicado por la entidad
Registrar en el sistema contable las
8 cuentas deudoras y acreedoras que
Verificar el correcto registro mediante
la revisin del asiento contable y de ser
9
el caso del libro mayor o balance de
comprobacin.
Archivar en el lugar correspondiente la
10 documentacin
respaldo
de
la
transaccin.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
Sin un documento fuente
vlida no se realiza el pago.
X
Aplicar valores de retencin
incorrectos.
X
X
Duplicacin cuentas de gasto
X
Error en digitacin de cuentas

o contabilizar en cuentas
errneas.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
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3.5.5.3. PROCESO PARA EFECTUAR LA REPOSICIN DE CAJA CHICA
La reposicin del fondo de caja chica es de vital importancia a fin de que se disponga
de forma oportuna de recursos para la cancelacin de los gastos incurridos.
3.5.5.3.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA REPOSICIN DE

CAJA CHICA
Contar el dinero en efectivo disponible en el fondo de caja chica,
clasificndolo de acuerdo a la denominacin de los billetes y monedas; revisar
y determinar segn los comprobantes el monto erogado con este fondo.
Determinar el saldo disponible en el fondo de caja chica.
Revisar los movimientos del fondo de caja chica a fin de determinar el saldo
contable de la cuenta a la fecha de reposicin del fondo.
Con los saldos determinados del efectivo disponible ms los comprobantes y
el saldo contable, verificar que estos saldos sea igual al valor del fondo de caja
chica.
Elaborar informe y determinar el valor por el cual se repondr el fondo de
caja chica.
Elaborar cheque por el monto determinado a nombre del custodio de fondo.
El presidente y gerente revisaran el informe de reposicin y aprobarn
mediante la firma del cheque de reposicin de caja chica.
El custodio del fondo se encargar de cobrar el cheque y reponer en el fondo
de caja chica.
Finalmente se debe contabilizar la reposicin del fondo caja chica.
3.5.5.3.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA REPOSICIN DE

CAJA CHICA
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FLUJOGRAMA N 15 EFECTUAR LA REPOSICIN DE CAJA CHICA
CONTADORA
GERENTE - PRESIDENTE
INICIO
Contar el dinero efectivo y

comprobantes de pagos
realizados..
Determinar saldo disponible de
caja chica.
Revisar movimientos de caja
chica realizados.
Determinar saldo contable
Verificar que el saldo

del efectivo es igual
al saldo contable.
No
Si
Elaborar informe y determinar

el valor de reposicin
Elaborar cheque por el monto

determinado
Aprobar informe
y firmar cheque
Cobrar el cheque y reponer el

valor en el fondo de caja chica
No
Si
Contabilizar la reposicin de
caja chica
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH

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TABLA N 26 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LA
REPOSICIN DE CAJA CHICA
8
9
PROCEDIMIENTO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
Contar el dinero en efectivo disponible

en el fondo de caja chica, clasificndolo
de acuerdo a la denominacin de los
billetes y monedas; revisar y
determinar segn los comprobantes el
monto erogado con este fondo.
Determinar el saldo disponible en el
fondo de caja chica.
Revisar los movimientos del fondo de
caja chica a fin de determinar el saldo
contable de la cuenta a la fecha de
reposicin del fondo.
Con los saldos determinados del
efectivo
disponible
ms
los
comprobantes y el saldo contable,
verificar que estos saldos sean iguales
al valor del fondo de caja chica.
Elaborar informe y determinar el valor
por el cual se repondr el fondo de caja
chica.
Elaborar cheque por el monto
determinado a nombre del custodio de
fondo.
El presidente y gerente revisaran el
informe de reposicin y aprobarn
mediante la firma del cheque de
reposicin de caja chica.
El custodio del fondo se encargar de
cobrar el cheque y reponer en el fondo
de caja chica.
Finalmente se debe contabilizar la
reposicin del fondo caja chica.
OBSERVACIONES
Existen las
respaldo.
facturas
de
Valores tanto en auxiliar como

en contabilidad.
X
Si no se revis los valores

facturados los valores pueden
ser errneos.
X
Puede ser susceptible de robo
o prdida.
X
X
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.5.6. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LA CUENTA BANCOS

Establecer parmetros que ayudan al control de los valores disponibles en las cuentas
corrientes mantiene en FCPC-DESPOCH en las instituciones financieras.
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3.5.6.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS
DE LA APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

El FCPC-DESPOCH puede abrir cuantas cuentas bancarias le sean necesarias para la
eficiente ejecucin de las operaciones de la entidad. Las personas encargadas de
aperturar cuentas bancarias son el gerente en conjunto con el presidente del Consejo
de Administracin.
DE LA AUTORIZACIN
El FCPC-DESPOCH mantendr nicamente cuentas corrientes. Al abrir las cuentas
bancarias, se registrarn las firmas del presidente y gerente de la entidad quienes son
los nicos autorizados para suscribir cheques.
DE LOS CHEQUES
Los parmetros mnimos para la emisin de cheques son:
Todo cheque deber ser emitido a nombre de la persona beneficiaria, por
ninguna razn se deben emitir cheques pagaderos al portador.
La cantidad por la que se emite el cheque debe ser el valor exacto de la
obligacin que conste en los documentos fuente de la transaccin.
Los cheques deben ser pagaderos a la fecha, no se pueden emitir cheques
post fechados.
En caso de daar un cheque se deber marcar un sello de CHEQUE
ANULADO y ser archivado de forma secuencial.
En caso de extravo de un cheque se debe verificar que no haya sido cobrado
en la entidad bancaria y reportarlo como extraviado. Se deber empezar un
proceso investigativo sobre el paradero del cheque extraviado.
DE LOS DEPSITOS
Para contabilizar un depsito deber presentarse el comprobante de depsito
respectivo. En caso de depsitos no identificados se debern contabilizar en Cuentas
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por pagar depsitos varios hasta transcurridos cinco aos donde se proceder a
registrarlos como ingresos extraordinarios.
DE LA CONCILIACIN BANCARIA
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado
por una persona no vinculada con la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques,
depsito de fondos y/o registro de operaciones relacionadas. Corresponde a la
administracin designar al funcionario responsable de la revisin de las conciliaciones
bancarias que en la entidad la realiza la contadora.
Se realiza de forma mensual ya que es comn que los saldos de dichos estados de
cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cual es quiera de las
siguientes razones:
Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr
por haber cerrado.
Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos,
etc.
Dbitos no contabilizados por la empresa
Costo de emisin de cheques
Costo de servicios bancarios
Errores u omisiones por parte de los Bancos
DEL CONTROL PREVIO AL PAGO

Los empleados designados para emitir un pago, suscribir comprobantes de egreso o
cheques, entre otros, previamente verificarn que:
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La transaccin disponga la documentacin sustentatoria y la autorizacin
respectiva.
Exista la disponibilidad presupuestaria para cubrir la obligacin.
Existan fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido.
No haya demora injustificada en el pago.
Esto incluye adems la verificacin de:
a) La documentacin de respaldo que evidencia la obligacin.
b) La existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento
total o parcial de las obligaciones a pagar.
c) Que la transaccin no ha variado respecto a la propiedad, legalidad y
conformidad con el presupuesto.
DE LOS ESTADOS DE CUENTA

El empleado encargado de bancos deber exigir a la entidad bancaria que se le
entregue de forma oportunamente el estado de cuentas, adems deber solicitar una
clave electrnica para verificar el saldo diario de las cuentas bancarias.
DEL ANLISIS DE SALDOS DISPONIBLES

Al presentar los estados de cuentas y la conciliacin respectiva a gerencia se deber
analizar el porcentaje de liquidez disponible a fin de minimizar riesgos de liquidez ya
sean estos por altos o bajos niveles disponibles. En caso de mantener un saldo
considerable realizar una previsin del dinero necesario para cubrir obligaciones y/o
crditos y el saldo restante invertirlo en las diferentes opciones que dispone la
entidad a fin de que ese disponible genere rendimientos.
3.5.6.2. PROCESO PARA REALIZACIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Un sano procedimiento de control interno es la conciliacin de las cuentas bancarias
que mantiene la entidad a fin de determinar saldos disponibles en las cuentas
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bancarias y comunicar de forma oportuna a la gerencia, razn por la cual se describe
a continuacin el procedimiento para su realizacin.
3.5.6.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONCILIACIONES

BANCARIAS
A fin de mes la entidad bancaria emite los estados bancarios por cada cuenta
a nombre del FCPC-DESPOCH.
La contadora recibe los estados bancarios del mes.
Procede con la revisin de los movimientos bancarios realizados durante el
periodo.
Rastrear y compara los movimientos del estado de cuenta y el libro auxiliar de
bancos con el fin de determinar Notas de Debito, Notas de Crdito, cheques
girados y no cobrados, depsitos en trnsito entre otros rubros que no hayan
sido contabilizados tanto por el banco como por la entidad.
Realizar una conciliacin bancaria a partir del saldo contable incluyendo los
registros que no han sido contemplados.
Determinar si cuadra la conciliacin partiendo del saldo contable llegando al
saldo del estado de cuenta.
Determinar el saldo real disponible en las cuentas bancarias.
El gerente deber aprobar la conciliacin bancaria como tambin el reporte
de saldos bancarios a fin de tomar las acciones adecuadas acorde al monto
disponible.
3.5.6.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONCILIACIONES

BANCARIAS
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FLUJOGRAMA N 16 REALIZAR CONCILIACIONES BANCARIAS

BANCO
CONTADORA
GERENTE
INICIO
Recibir Estado de Cuenta
Emisin de Estados de Cuenta
Revisar movimientos bancarios

realizados.
Determinar saldo contable
Detectar N/D, N/C, cheques girados y

no cobrados, depsitos en trnsito
entre otros.
Elaborar Conciliacin Bancaria
No
Determinar si cuadra
la conciliacin.
Si
Determinar saldo real disponible en
cuenta bancaria.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Aprobar Conciliacin
Bancaria
No
Si
Aprobar saldos disponibles en cuentas
bancarias
FIN
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CONCILIACIONES BANCARIAS
N
1
5
6
PROCEDIMIENTO
A fin de mes la entidad bancaria emite
los estados bancarios por cada cuenta a
nombre del FCPC-DESPOCH.
La contadora recibe los estados
bancarios del mes y procede con la
revisin de los movimientos bancarios
realizados durante el periodo.
Rastrear y comparar los movimientos
del estado de cuenta y el libro auxiliar
de bancos con el fin de determinar
Notas de Debito, Notas de Crdito,
cheques girados y no cobrados,
depsitos en trnsito entre otros
rubros
que
no
hayan
sido
contabilizados tanto por el banco como
por la entidad
Realizar una conciliacin bancaria a
partir del saldo contable incluyendo los
registros
que
no
han
sido
contemplados.
Determinar si cuadra la conciliacin
partiendo del saldo contable llegando
al saldo del estado de cuenta.
Determinar el saldo real disponible en
las cuentas bancarias.
El gerente deber aprobar la
conciliacin bancaria como tambin el
reporte de saldos bancarios a fin de
tomar las acciones adecuadas acorde al
monto disponible
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
El FCPC-DESPOCH no desarrolla
este procedimiento por lo cual
no est sujeto a riesgos.
No recibir los estados de
cuenta de forma oportuna.
No detectar a primera vista
errores matemticos.
No disponer del libro bancos
con todos los registros.
No registrar en el libro bancos

las transacciones registradas
por el banco y no por la
entidad.
No cuadrar la conciliacin por
omitir transacciones.
X
X
Errores de digitacin en la
emisin de reporte de saldos
bancarios.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
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3.5.7. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR
COBRAR
El manejo de las cuentas y documentos por cobrar dentro de la entidad es de vital
importancia ya que en estas cuentas se centra la mayor parte de los activos del FCPCDESPOCH, como poltica de inversin se entregan a los participes crditos los cuales
debern ser cancelados en un plazo de hasta mximo 72 meses a excepcin del
crdito hipotecario.
3.5.7.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR

COBRAR
DE LA SEGURIDAD
La documentacin respaldo de las obligaciones a favor de la entidad deben ser
archivadas de forma secuencial a fin de evitar prdidas o hurtos de la
documentacin. En el FCPC-DESPOCH para cada obligacin crediticia se emite un
pagar por el monto de la deuda el mismo que est bajo la custodia de la persona
encargada de crdito.
DE LA AUTORIZACIN DE CRDITO
El presidente del Consejo de Administracin es el responsable de autorizar un crdito
mediante su firma en la documentacin respaldo del crdito y en el cheque. Ante un
inconveniente en la otorgacin de un crdito. Ante un inconveniente acerca del
proceso de entrega de un crdito debe ser conocido y resuelto por el Consejo de
Administracin.
DEL REGISTRO DE DOCUMENTACIN

Todas las cuentas y documentos por cobrar deben tener un registro adecuado y
oportuno indicando la fecha de otorgacin del crdito, el monto de la deuda, fecha
de vencimiento, firmas tanto del deudor como del garante. Adems estos debern
ser registrados contablemente en las cuentas de orden tanto deudoras como
acreedoras.
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DEL ARQUEOS DE DOCUMENTACIN
Sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la entidad; los
documentos motivos del arqueo son los pagars que hayan suscrito los deudores. El
efectuar el arqueo, es el recuento fsico de los documentos, debe cuidarse que los
documentos estn a nombre de la empresa, fecha de vencimiento, autenticidad de la
firma del deudor, y otros requisitos legales de los ttulos de crdito; tambin se
deben observar las precauciones recomendables en todo arqueo y obtenerse la
salvaguarda correspondiente. Este arqueo deber ser realizado de forma mensual.
DEL ANLISIS DE SALDO

Consisten en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la
correccin de las operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que
muestra. Se aplica al estudio de los saldos ms importantes para fortalecer los
procedimientos de recaudacin, sobre todo cuando estas cuentas y documentos por
cobrar estn vencidos. La presentacin en el balance es por separado las cuentas y
documentos por cobrar vigentes y las vencidas a fin de garantizar el anlisis de la
cartera.
Los problemas encontrados sern resueltos o superados dentro de un tiempo
razonable, para impedir la prescripcin o incobrabilidad de los valores.
Este anlisis ser efectuado peridicamente, de forma mensual para verificar la
eficiencia de la recaudacin de las cuentas vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y
analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.
DE LA CARTERA VENCIDA
Se debe realizar un anlisis profundo sobre la cartera crediticia detallando las
cuentas que se encuentran vencidas lo que demostrar la incapacidad de cobro de
la entidad, el empleados encargado deber realizar el clculo de la morosidad con
corte al 6 de cada mes e informar al gerente para tomar las medidas correctivas que
faciliten la recaudacin de esa cartera.
Pgina 220

Dependiendo del tiempo de vencimiento de la cartera se tomar las siguientes
acciones:
1 a 30 das de mora se notificar al deudor.
31 a 60 das de mora notificacin al deudor y garante
61 a 90 das de mora descuento a travs del Departamento Financiero.
DEL INTERS DE MORA

Cuando un crdito haya vencido se procede a calcular el respectivo inters de mora
desde el da de su vencimiento hasta que la cuota haya sido cancelada. La tasa por
inters de mora la fijar el Consejo de Administracin y ser contabilizada como
ingresos extraordinarios. La tasa vigente para el clculo del inters por mora es del
1.19% de la tasa de inters vigente.
DE LA CONCILIACIN DE SALDOS
De forma mensual se deber conciliar los saldos del sistema contable TMAX con las
del sistema de administracin de crditos y cesanta a fin de mantener los saldos
cuadrados.
DE LA CONFIRMACIN DE SALDOS
El Comit de Riesgos elegir una muestra correspondiente al 10% del total de los
participes que mantienen relacin crediticia con la entidad para realizar una
confirmacin de saldos de los crditos que mantienen con la entidad. Esta
confirmacin se la realizar de forma semestral a fin de comprobar la conformidad de
los partcipes respecto de sus cuentas.
DEL CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES

Para aquellas cuentas y documentos incobrables, una vez que se hayan agotado
todos los esfuerzos e instancias para su recuperacin, se debern retirar del balance
general nicamente previa recomendacin de un informe de auditora y con la
aprobacin del Consejo de Administracin.
Pgina 221

3.5.7.2. PROCESO PARA REALIZAR UNA CONFIRMACIN DE SALDOS
Como norma de control interno para en el manejo de las cuentas y documentos por
cobrar se ha determinado la conciliacin de saldos a fin de saber el grado de
satisfaccin de los deudores respecto del saldo que se registra en los libros contables
de la entidad.
3.5.7.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA CONFIRMACIN

DE SALDOS
El Comit de Riesgos determina la muestra de partcipes a los cuales se
enviar la confirmacin de saldos.
El rea de contabilidad realiza las confirmaciones de saldos en base a la
informacin contable.
El gerente y presidente registra la firma de responsabilidad.
Se procede a realizar la entrega a los partcipes de ser posible de forma
personal.
El partcipe recibe la confirmacin, la analiza y determina si est o no
conforma con el saldo presentado.
En caso de encontrarse conforme con el saldo, firma la confirmacin y la
devuelve al FCPC-DESPOCH.
En caso de no encontrarse conforme con el saldo, recauda y enva a la entidad
la informacin que demuestre que el saldo que contiene la confirmacin esta
errado.
Gerencia en conjunto con el rea contable realiza un rastreo de la cuenta
inconforme a fin de determinar si existe o no el error.
En caso de no encontrarse el error se procede a comunicar al partcipe.
En caso de presentarse un error se procede a ajustar la cuenta a fin de
presentar el saldo correcto, y se comunica la novedad al partcipe.
Pgina 222

3.5.6.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONFIRMACIONES

DE SALDOS
Pgina 223
FLUJOGRAMA N 17 REALIZAR CONFIRMACIONES DE SALDOS

COMIT DE RIESGOS
CONTABILIDAD
GERENTE/PRESIDENTE
PARTCIPE
INICIO
Determina muestra para
confirmacin de saldos
Confirmacin de saldos
Registra firmas de
responsabilidad.
Realiza la confirmacin en base a

datos contables.
Enviar confirmacin al
partcipe
Recibe confirmacin.
Analiza el saldo presentado en

la confirmacin.
Firma conciliacin y la regresa
al FCPC-DESPOCH
Si
Esta conforme
No
Informacin
Recibe informacin
Busca y presenta informacin

de respaldo
Analizan la informacin
presentada.
Rastrear cuenta inconforme.
Determina error
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Si
Ajustar cuenta a fin de
presentar saldo correcto
No
Comunicar al partcipe
FIN
Comunicar al partcipe
FIN
Pgina 224



CONFIRMACIONES DE SALDOS
N
PROCEDIMIENTO
El Comit de Riesgos determina la

muestra de partcipes a los cuales se
enviar la confirmacin de saldos.
El rea de contabilidad realiza las
2 confirmaciones de saldos en base a la
informacin contable.
El gerente y presidente registra la firma
3
de responsabilidad.
Se procede a realizar la entrega a los
4 partcipes de ser posible de forma
personal.
El partcipe recibe la confirmacin, la
5 analiza y determina si est o no
conforma con el saldo presentado.
En caso de encontrarse conforme con
6 el saldo, firma la confirmacin y la
devuelve al FCPC-DESPOCH.
En caso de no encontrarse conforme
con el saldo, recauda y enva a la
7 entidad la informacin que demuestre
que el saldo que contiene la
confirmacin esta errado.
Gerencia en conjunto con el rea
contable realiza un rastreo de la cuenta
8
inconforme a fin de determinar si
existe o no el error.
En caso de no encontrarse el error se
9
procede a comunicar al partcipe.
En caso de presentarse un error se
procede a ajustar la cuenta a fin de
10
presentar el saldo correcto, y se
comunica la novedad al partcipe.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
No definir una muestra
representativa y material.
Errores en las confirmaciones.

X
X
No entregar de forma
oportuna. No entregar la
confirmacin.
Este procedimiento no la
realiza el FCPC-DESPOCH.
Este procedimiento no
realiza el FCPC-DESPOCH.
la
Rastrearla
minuciosa.
de
forma
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 225

3.5.8. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Establece los principales lineamientos para el control de los bienes conocidos como
propiedad, planta y equipo que posee la entidad.
3.5.8.1. NORMATIVA PARA EL CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DE

LA ENTIDAD
DE LAS ADQUISICIONES
Las adquisiciones se las realizarn previa autorizacin del presidente del Consejo de
Administracin dependiendo del valor de la compra; para adquisicin de activos por
un valor razonable el Consejo de Administracin ser el encargado de autorizar la
compra previo anlisis de propuestas bajo los criterios de austeridad, eficiencia,
efectividad y economa.
DE LA IDENTIFICACIN Y PROTECCIN
Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin,
organizacin y proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga
duracin.
Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente en
una parte visible, permitiendo as su fcil identificacin.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros
individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan
de base para el control, localizacin e identificacin de los mismos.
La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de
responsabilidad de cada empleado.
DE LA CUSTODIA
La mxima autoridad de la entidad ser responsable de designar a los custodios de
los bienes as como de establecer un conjunto de procedimientos que garanticen la
Pgina 226

conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga
duracin.
DE LA CONSTATACIN FSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACIN

Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por
lo menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser
independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos
sealados, salvo para efectos de identificacin.
De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el
proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern
investigadas, y luego se registrarn los ajustes respectivos; tambin se identificar los
bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o remate
segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
DE LA BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA, PRDIDA O ROBO

Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia,
prdida o hurto, se necesitara la autorizacin por parte del gerente.
Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez
competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja
correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros contables
disminuyendo del inventario respectivo.
Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al responsable se le
aplicar la sancin que corresponda y, cuando el caso lo amerite, se le exigir adems
la restitucin del bien con otro de igual naturaleza o pagar su valor a precio de
mercado.
DEL USO DE LOS BIENES DE LARGA DURACIN

En la entidad los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en las labores
institucionales y por ningn motivo para fines personales o particulares.
Cada
empleado ser responsable del uso, custodia y conservacin de los bienes de larga
duracin que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones.
Pgina 227

DEL MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA DURACIN
La administracin a travs del gerente de la entidad velar en forma constante por el
mantenimiento preventivo de los bienes de larga duracin, a fin de conservar su
estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til.
Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la
gestin operativa de la entidad.
La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento,
estar debidamente justificada y fundamentada por la persona que solicita el
servicio.
DEL MTODO DE DEPRECIACIN

El mtodo directo ser aplicado para calcular el valor de depreciacin mensual de los
activos fijos de la entidad. Se deber depreciar los activos por el total del valor de
adquisicin es decir no se calcula valor residual. Los bienes que hayan sido
totalmente depreciados se los registra en las cuentas de orden respectivas.
En caso de venta de los activos totalmente depreciados se registrarn como utilidad
en venta de activos fijos en los ingresos extraordinarios.
3.5.8.2. PROCESO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES DE LARGA DURACIN

La adquisicin de propiedad, planta y equipo constituye un proceso en el cual se
debe aplicar varios puntos de control a fin de salvaguardar los recursos de la entidad.
3.5.8.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES DE

LARGA DURACIN
Identificar la necesidad de adquisicin de algn equipo

Solicitar su necesidad, al gerente de la entidad
Analizar si la entidad tiene capacidad para solventar el pago y si el bien esta
100% depreciado.
Pgina 228

Solicitan como mnimo 2 cotizaciones a proveedores relacionados con lo que
se va adquirir
Optar por la mejor cotizacin considerando costo-beneficio
Entregan este anlisis al presidente o Consejo de Administracin, segn el
monto del equipo que se necesite para que sea autorizado.
Si no es autorizada no se adquiere el equipo, en caso de ser aprobada se
procede con la solicitud del equipo con las caractersticas autorizadas.
El proveedor entrega el equipo solicitado, junto con la factura
correspondiente.
Revisar que el comprobante cumpla con todas las normativas vigentes, revisa
que el bien y/o material se encuentre en buen estado.
Realizar el comprobante de retencin y elaborar el cheque respectivo y
comprobante de egreso.
Entregar el comprobante de compra a la contadora para su registro contable
3.5.8.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES

DE LARGA DURACIN

Pgina 229
FLUJOGRAMA N 18 ADQUISICIN DE BIENES DE LARGA DURACIN

EMPLEADO
GERENTE
PRESIDENTE
PROVEEDOR
CONTADORA
INICIO
Identificar la necesidad de
adquisicin de algn equipo
Solicitar su necesidad,
gerente de la entidad
No
FIN
al
Analizar capacidad
para solventar pago.
Si
Solicitan como mnimo
cotizaciones a proveedores
FIN
No
Analizar
compra.
anlisis
para
la
Autoriza la
compra
Si
Solicitar el equipo.
FACTURA
Realizar
comprobante
retencin y cheque.
Entregar el equipo
Firmar el cheque
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Entregar cheque y
comprobante de retencin
Registrar la transaccin
FIN
FIN
Pgina 230
de


ADQUISICIN DE BIENES DE LARGA DURACIN
N
1
2
3
PROCEDIMIENTO
Identificar la necesidad de adquisicin
de algn equipo
Solicitar su necesidad, al gerente de la
entidad
Analizar si la entidad tiene capacidad
para solventar el pago y si el bien esta
100% depreciado.
Solicitan como mnimo 2 cotizaciones a
proveedores relacionados con lo que se
va adquirir
Optar por la mejor cotizacin

considerando costo-beneficio
Entregan este anlisis al presidente o
Consejo de Administracin, segn el
6
monto del equipo que se necesite para
que sea autorizado.
Si no es autorizada no se adquiere el
equipo, en caso de ser aprobada se
7
procede con la solicitud del equipo con
las caractersticas autorizadas.
El proveedor entrega el equipo
8 solicitado, junto con la factura
correspondiente.
Revisar que el comprobante cumpla
con todas las normativas vigentes,
9
revisa que el bien y/o material se
encuentre en buen estado.
Realizar el comprobante de retencin y
10 elaborar el cheque respectivo y
comprobante de egreso.
Entregar el comprobante de compra a
11
la contadora para su registro contable
5
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
X
Solicitar equipos innecesarios.
X
X
Manipular las cotizaciones a

favor de un proveedor.
Entrega de cotizaciones no
especificas.
No analizar caractersticas del
equipo sino solo precios.
X
Solicitar equipos diferentes a
los cotizados.
Entregar equipos diferentes a

los cotizados.
Aplicar
porcentajes
retencin incorrectos.
de
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 231

3.5.8.3. PROCESO PARA REALIZAR LOS INVENTARIOS FSICOS DE LOS BIENES DE
LARGA DURACIN
Uno de los controles aplicados para el manejo de los activos fijos de la entidad es la
realizacin de los inventarios fsicos a fin de asegurar la permanencia y estado de la
propiedad, planta y equipo de la entidad.
3.5.8.3.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LOS INVENTARIOS

FSICOS DE LOS BIENES DE LARGA DURACIN
Emitir un listado de los activos fijos existentes en el sistema contable con el

valor respectivo.
Cotejar el listado del sistema contable con los activos fijos existentes
fsicamente.
Dejar constancia del conteo mediante la identificacin a travs de un cdigo
el cual debe estar ubicado en un lugar visible.
Emitir informe sobre las novedades presentadas en la constatacin fsica y su
estado.
Remitir informe al gerente y presidente a fin de que sea revisado y aprobado.
Tomar decisiones pertinentes de acuerdo a las novedades presentadas.
3.5.8.3.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LOS INVENTARIOS

FSICOS DE LOS BIENES DE LARGA DURACIN
Pgina 232

FLUJOGRAMA N 19 REALIZAR LOS INVENTARIOS FSICOS DE LOS BIENES DE LARGA
DURACIN
CONTADORA
GERENTE - PRESIDENTE
INICIO
Emitir un listado de los

activos fijos del sistema
contable y el valor respectivo
Cotejar la existencia fsica

con el listado.
Identificar el bien mediante un

cdigo el cual debe encontrarse
en un lugar visible.
Evaluar el estado y si su valor

es justificado.
Emitir informe de novedades

presentadas.
Revisar y
aprobar informe
de novedades.
No
Si
Tomar decisiones respecto de

las novedades presentadas
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 233


LOS INVENTARIOS FSICOS DE LOS BIENES DE LARGA DURACIN
N
1
4
5
6
PROCEDIMIENTO
Emitir un listado de los activos fijos
existentes en el sistema contable con el
valor respectivo.
Cotejar el listado del sistema contable
con los activos fijos existentes
fsicamente.
Dejar constancia del conteo mediante
la identificacin a travs de un cdigo
el cual debe estar ubicado en un lugar
visible.
Emitir informe sobre las novedades
presentadas en la constatacin fsica y
su estado.
Remitir informe al gerente y presidente
a fin de que sea revisado y aprobado.
Tomar decisiones pertinentes de
acuerdo a las novedades presentadas.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
Este proceso es automtico
X
Mala identificacin de los
bienes.
X
X
X
Basados
en
equivocada.
informacin
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.5.9. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LAS OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD
Establece lineamientos que ayudaran a un control adecuado sobre las obligaciones

que posee la entidad a fin de que verificar su legalidad y exactitud y as precautelar
los recursos de la entidad.
Pgina 234

3.5.9.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LAS OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD
DE LA AUTORIZACIN
Todas las obligaciones contradas por la entidad sern debidamente autorizadas por
el organismo competente para el efecto.
DEL VENCIMIENTO
A fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecer un ndice de
vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos,
intereses y multas.
Todas las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida al momento de definir
el compromiso, aspecto que ser controlado mediante conciliaciones, registros
detallados y adecuados que permitan su clasificacin, sean stas a corto o largo
plazo.
DE LOS GASTOS ADICIONALES

Que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en el pago
de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad personal y econmica de
quien o quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin.
DEL USO DE UN SELLO RESTRICTIVO

Para los documentos cancelados una vez concluido el trmite del pago, los
documentos que evidencien el desembolso de dinero, sern marcados con un sello
de CANCELADO, que indique en forma visible su condicin de documento pagado,
debiendo consignar adems el nmero del cheque girado, el nombre de la entidad
bancaria y la fecha de pago.
Luego ser el rea contable la responsable de su registro, archivo y conservacin por
el tiempo que la ley disponga. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de
utilizacin del mismo documento para sustentar otro egreso de fondos,
indebidamente o por error.
Pgina 235

DE LA INFORMACIN
La informacin administrativa sobre el endeudamiento de la entidad se organizar
de manera tal que satisfaga los diferentes requerimientos, para mejorar el
conocimiento y comprensin de este tipo de operaciones.
DE LAS OBLIGACIONES
La entidad adquirir obligaciones mediante la autorizacin de gerencia previo anlisis
de la capacidad de sustentar los pagos que conlleva tal obligacin. El rea contable
deber presentar las obligaciones clasificadas segn el tipo de deudas (deuda interna
o deuda externa) y de corto o largo plazo.
DE LAS OBLIGACIONES CON ENTIDADES FINANCIERAS

La entidad adquirir una obligacin con una entidad financiera previa autorizacin
del Consejo de Administracin y previo anlisis de:
*
Los objetivos del endeudamiento;
Las fases de endeudamiento;
La relacin costo-beneficio en dependencia al fin de los recursos.
DE LOS CONVENIOS DE PAGO

La entidad tramitar convenios de pago ante las instituciones acreedoras a fin
canalizar los pagos de forma oportuna y evitar recargos ya sea por inters de mora o
multas. El principal convenio autorizado es el sistema de debito bancario.
3.5.9.2. PROCESO PARA LA PRESENTACIN Y PAGO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

Una de las principales obligaciones que mantiene la entidad es con el estado a travs
del Servicio de Rentas Internas, por tanto es importante cumplir con la presentacin
de forma oportuna de las declaraciones mensuales de I.V.A. como de retenciones en
la fuente y de forma anual el impuesto a la renta y cumplir con el pago
oportunamente.
Pgina 236

3.5.9.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIN Y PAGO DE
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS.
Realizar un auxiliar en el que se detalle el valor de las compras, monto del IVA
y retenciones procedentes.
En el sistema DIMM formularios del S.R.I. realizar las declaraciones
correspondientes.

Escoger contribuyente
Elaborar declaracin original.
Escoger tipo de formulario.
Llenar segn datos del periodo.
Guardar declaracin.
Mediante la pagina web del S.R.I. www.sri.gov.ec:

ingresar al portal de contribuyentes
Ingresar claves de acceso
Escoger opcin declaraciones
Escoger el nmero de declaracin a ser remitida.
Subir archivo de declaracin.
Presionar opcin enviar.
Determinar valores a pagar por concepto de impuestos.

Contabilizar en las cuentas correspondientes los valores a pagar por concepto
de impuestos.
A fin de optimizar recursos, se ha convenido el debito bancario para el pago
de impuestos, una vez verificado el debito automtico por concepto de
impuestos contabilizar el pago de los valores adeudados.
Archivo de declaraciones realizadas y remitidas al S.R.I.
Pgina 237

3.5.9.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA PARA LA PRESENTACIN Y
PAGO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
FLUJOGRAMA N 20 PRESENTACIN Y PAGO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

CONTADORA
S.R.I.
BANCO
INICIO
Realizar un auxiliar en el
que se detalle el valor de las
compras, monto del IVA y
retenciones procedentes.
En el sistema DIMM del SRI

elaborar la declaracin
respectiva
Mediante el portar de
contribuyentes del SRI
enviar las declaraciones
realizadas.
Determinar el valor a pagar

por concepto de impuestos.
Contabilizar los valores a pagar

Realizar debito bancario por el
monto de impuestos a pagar.
Contabilizar el pago de
impuestos.
Archivar
documentacin.
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 238

PRESENTACIN Y PAGO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
N
1
4
5
PROCEDIMIENTO
Realizar un auxiliar en el que se detalle
el valor de las compras, monto del IVA
y retenciones procedentes.
En el sistema DIMM formularios del
S.R.I. realizar las declaraciones
correspondientes.
Escoger contribuyente
Elaborar declaracin original.
Escoger tipo de formulario.
Llenar segn datos del periodo.
Guardar declaracin.
Mediante la pagina web del S.R.I.
www.sri.gov.ec:
Ingresar
al
portal
de
contribuyentes
Ingresar claves de acceso
Escoger opcin declaraciones
Escoger el nmero de declaracin
a ser remitida.
Subir archivo de declaracin.
Presionar opcin enviar.
Determinar valores a pagar por
concepto de impuestos.
Contabilizar
en
las
cuentas
correspondientes los valores a pagar
A fin de optimizar recursos, se ha
convenido el debito bancario para el
pago de impuestos, una vez verificado
el debito automtico por concepto de
impuestos contabilizar el pago de los
valores adeudados.
Archivo de declaraciones realizadas y
remitidas al S.R.I.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
X
OBSERVACIONES
Omitir
facturas
declaradas.
ser
DIMM desactualizado.
Manipulacin de datos por

personas no autorizadas.
X
X
No disponer de recursos el
momento del debito, lo que
originar multas.
Perdida de documentacin
fuente respaldo.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 239

3.5.10. MANEJO Y CONTABILIZACIN DEL PATRIMONIO
Las cuentas de patrimonio de la entidad deben ser manejadas de forma eficiente ya
que representa los aportes tanto de la ESPOCH en calidad de patrono
(hasta
diciembre del 2008) y de los partcipes de la entidad que son los beneficiarios de la
entidad.
3.5.10.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DEL PATRIMONIO DE LA ENTIDAD
DE LA RECAUDACIN
Los aportes de los partcipes sern recaudados mediante descuento va debito
automtico de las cuentas de los partcipes que mantienen en el Banco del Pacifico,
junto con los dems descuentos mensuales.
DE LA ACUMULACIN
La entidad garantizar la correcta y oportuna acumulacin de los aportes patronales
(hasta diciembre del 2008) e individuales, el sistema de acumulacin vigente es de
Cuenta Individual, el sistema informtico ser de responsabilidad de la
administracin y velar por su correcto funcionamiento.
DE LA DISTRIBUCIN DE EXCEDENTES
La entidad garantizar la correcta y oportuna distribucin de los excedentes de forma
mensual en las cuentas individuales de cada partcipe. La distribucin se la realizar
de forma equitativa en funcin a los aportes de los partcipes.
La formula de distribucin es la siguiente:
EXCEDENTES TOTALES*TOTAL CUENTA INDIVIDUAL
EXCEDENTE INDIVIDUAL
=
TOTAL APORTES IND. Y ADIC.
DE LA INFORMACIN
Las cuentas individuales debern ser remitidas de forma obligatoria cada semestre a
os partcipes, a fin de mantener actualizado al partcipe sobre el valor acumulado por
Pgina 240

concepto de cesanta. El partcipe tendr acceso a su cuenta individual cuando l lo
creyere necesario.
Adems de forma mensual podr acceder al detalle de los descuentos realizados por
la entidad, en este reporte se evidenciar los saldos de las obligaciones en caso de
mantener crditos vigentes con la entidad.
DE LAS RESERVAS
En el FCPC-DESPOCH se mantienen dos tipos de reservas que son detalladas a
continuacin:
Reserva legal.- corresponde a un 5% de los excedentes netos del ejercicio hasta
completar un 10% del total del patrimonio y capital de trabajo del ao 2008.
Reserva Facultativa.- se fijar un 5% del monto del capital de trabajo del ao 2008,
mismo que ser devengado en 12 aos de los excedentes netos del ejercicio
econmico del 2008 en adelante.
Estas reservas debern ser liquidadas en su parte proporcional, en funcin al monto
de aportes de un partcipe, en el momento en que se retiraren del FCPC-DESPOCH.
DE LA CONCILIACIN DE SALDOS
De forma mensual se realiza la conciliacin de saldos de los valores de cesanta
acumulada por cada partcipe vs los valores contabilizados, antes de enviar la
informacin al organismo de control.
3.5.10.2. PROCESO PARA REGISTRAR LOS APORTES INDIVIDUALES Y LA

DISTRIBUCIN DE EXCEDENTES EN LAS CUENTAS INDIVIDUALES
El correcto y oportuno registro de los aportes servir de base para la eficiente
distribucin de los excedentes en las cuentas individuales de los partcipes, por ser el
fin principal de la entidad este proceso es vital.
Pgina 241

3.5.10.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LOS APORTES
INDIVIDUALES Y LA DISTRIBUCIN DE EXCEDENTES EN LAS CUENTAS INDIVIDUALES
*
Generar aportes de forma automtica en el sistema de administracin de

crditos y cesanta.
Genera descuentos totales por partcipe.
Enva al banco el reporte de descuentos a fin de que sea realice el descuento

respectivo de las cuentas de los partcipes.
Enva reporte de dbitos bancarios.
Determina los participes a los cuales no se realiz el correspondiente

descuento.
Confirma descuentos en el sistema de administracin de crditos cesanta y

de forma automtica se acumulan los aportes en las cuentas individuales.
El rea de contabilidad entrega el valor de los excedentes del periodo al

auxiliar contable.
El auxiliar contable ingresa en el sistema el valor total de excedentes y de

forma automtica se distribuyen los excedentes en las cuentas individuales.
3.5.10.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LOS APORTES

INDIVIDUALES Y LA DISTRIBUCIN DE EXCEDENTES EN LAS CUENTAS INDIVIDUALES
Pgina 242

FLUJOGRAMA N 21 REGISTRAR LOS APORTES INDIVIDUALES Y LA DISTRIBUCIN DE
EXCEDENTES EN LAS CUENTAS INDIVIDUALES
BANCOS
AUXILIAR CONTABLE
CONTABILIDAD
INICIO
Genera en el sistema descuentos

por concepto de aportes
Ingreso de otros descuentos
Realiza descuentos de la cuenta

bancaria del participe.
Enviar reporte de dbitos.
Genera descuento total por

partcipe.
INICIO
Determinar participes que no

han sido debitados.
Determina excedentes del

periodo
Confirmar dbitos en el sistema

de crditos.
Automticamente se acumulan
los aportes en las cuentas
individuales.
Ingresa en el sistema el valor
total de excedentes.
Automticamente se distribuyen
los excedentes en las cuentas
individuales.
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH

Pgina 243

REGISTRAR LOS APORTES INDIVIDUALES Y LA DISTRIBUCIN DE EXCEDENTES EN
LAS CUENTAS INDIVIDUALES
N
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
PROCEDIMIENTO
Generar aportes de forma automtica
en el sistema de administracin de
crditos y cesanta.
Genera descuentos
partcipe.
totales
por
Enva al banco el reporte de

descuentos a fin de que sea realice el
descuento respectivo de las cuentas de
los partcipes.
Enva reporte de dbitos bancarios.
Determina los participes a los cuales no

se
realiz
el
correspondiente
descuento.
Confirma descuentos en el sistema de
administracin de crditos cesanta y
de forma automtica se acumulan los
aportes en las cuentas individuales.
El rea de contabilidad entrega el valor
de los excedentes del periodo al
auxiliar contable.
El auxiliar contable ingresa en el
sistema el valor total de excedentes y
de forma automtica se distribuyen los
excedentes en las cuentas individuales.
OBSERVACIONES
El sistema reporta dbitos
bancarios
de
forma
automtica por concepto de
descuento por prstamos.
Al estar automatizado el
sistema
los
riesgos
disminuyen.
Al ser el procedimiento
automatizado el riesgo es
bajo, existe errores de
digitacin.
No existe riesgo pues el FCPCDESPOCH no ejecuta esta
actividad
Al ser el procedimiento
automatizado el riesgo es
bajo.
Al ser el
automatizado
bajo.
Al ser el
automatizado
bajo.
procedimiento
el riesgo es
procedimiento
el riesgo es
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.5.11. MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LOS INGRESOS Y GASTOS
Establecer parmetros que indiquen los controles mnimos aplicados a los ingresos y
gastos de la entidad.
Pgina 244

3.5.11.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO Y CONTABILIZACIN DE LOS INGRESOS Y

GASTOS
DE LOS INGRESOS DE LA ENTIDAD

Son considerados ingresos de la entidad el rendimiento de las inversiones tanto
privativas como externas.
DE LA RECAUDACIN Y DEPSITO DE LOS INGRESOS

La recaudacin de los ingresos
se los realizar mediante el sistema de dbito
bancario automtico contratado con el Banco del Pacifico, el monto de la

recaudacin de acreditar de forma automtica en la cuenta corriente que mantiene
el FCPC-DESPOCH con la entidad bancaria mencionada. En caso de que no se hayan
realizado los dbitos automticos se proceder a realizar la recaudacin en efectivo o
mediante cheque a nombre del FCPC-DESPOCH y sern revisados, depositados y
registrados en una de las cuentas corrientes que mantiene la entidad.
Los ingresos sern depositados en forma completa e intacta, segn se hayan recibido,
por tanto, est prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o prstamos con los
dineros producto de la recaudacin.
DE LA VERIFICACIN DE LOS INGRESOS

Con la finalidad de comprobar que los depsitos efectuados sean iguales a los valores
recaudados se efectuar una verificacin diaria de los ingresos, esta diligencia la
realizar el gerente de la entidad.
DE LAS MEDIDAS DE PROTECCIN DE LAS RECAUDACIONES

La mxima autoridad de la entidad adoptar las medidas para resguardar los fondos
que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en
trnsito para depsito en los bancos.
Pgina 245

DE LAS MEDIDAS PARA EL CONTROL DE GASTOS
Para mantener un adecuado control sobre los rubros de gastos consideraremos que
cada gasto identifique el origen del mismo; los egresos debern ser aprobados por
gerencia; los gastos deben estar sustentados adecuadamente con facturas, notas de
venta y/o liquidaciones de compra que cumplan los requerimientos legales.
3.5.11.2. PROCESO PARA REALIZAR PAGOS GENERALES

El cumplimiento de forma oportuna de los gastos incurridos demuestra eficiencia en
las operaciones y sobre todo garantiza al proveedor la venta de un bien o servicio a la
entidad.
3.5.11.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR PAGOS GENERALES

El proveedor vende sus bienes o presta sus servicios al FCPC-DESPOCH, a la
vez elabora el documento (factura, nota de venta, liquidacin de compra)
respaldo de la transaccin y lo entrega a contabilidad del Fondo.
Una vez recibido el comprobante en contabilidad se procede con la
verificacin de los datos del documento con el fin de que no contengan
errores matemticos ni legales.
Si el documento contiene errores de cualquier ndole debe ser regresado al
proveedor a fin de que se corrija y se emita un comprobante vlido.
Una vez verificada la validez del documento entregado por el proveedor se
procede a elaborar la retencin con los porcentajes procedentes.
Se procede a realizar el cheque respectivo por el valor del bien o servicio
menos las retenciones.
Lo autoriza el presidente y gerente mediante la firma en el cheque respectivo.
Se procede a la cancelacin mediante cheque y entrega del comprobante de
Contabilidad lo registra.
Pgina 246

Identificar la factura con el sello de CANCELADO y llenar el comprobante de
egreso.
transaccin.
La cancelacin oportuna de los sueldos a los empleados de la entidad motiva a la
ejecucin de actividades de forma eficiente y con mayor compromiso.

Verificar el cumplimiento con el horario de trabajo respectivo.
Realizar el rol de pagos mensual el cual deber contener la nomina de
trabajadores, sueldo bsico, aporte individual (9,35%), otras deducciones,
fondos de reserva (8,33%) otros ingresos, sueldo lquido a recibir.
Elaborar cheques por el valor lquido a recibir.
Entregar el cheque previa firma en el rol de pagos.
Registrar contablemente.
Pgina 247

3.6. NORMAS DE CONTROL EN EL REA FINANCIERA

3.6.1. INVERSIONES DE LA ENTIDAD
A fin de mejorar y asegurar el beneficio de cesanta el FCPC-DESPOCH deber buscar
estrategias de inversin de las cuales se obtenga la mayor rentabilidad al menor
riesgo.
3.6.1.1. NORMATIVA PARA MANEJAR LAS INVERSIONES DE LA ENTIDAD
DE LOS TIPOS DE INVERSIONES

Los tipos de inversiones vigentes en el FCPC-DESPOCH son:
INVERSIONES PRIVATIVAS.- Son los crditos que se concedern nicamente a los
partcipes de la entidad.
INVERSIONES EXTERNAS.- Para conformar el perfil de inversiones externas se tomar
en cuenta la siguiente clasificacin:
Por su ubicacin geogrfica:
A nivel nacional.- se puede invertir en los recursos dentro del territorio ecuatoriano.
A nivel internacional.-
se puede invertir en los recursos fuera del territorio
ecuatoriano, de acuerdo al anlisis econmico del riesgo pas.

Por el sector a nivel nacional:
Sector financiero.- se puede invertir en los recursos en entidades financieras sean
estas: Bancos pblicos y privados; Sociedades Financieras; Mutualistas; Cooperativas
de Ahorro y Crdito; Otras instituciones enmarcadas en el sistema financiero
reconocidas por la Superintendencia de Bancos y Seguros.
Sector no financiero.-se puede invertir los recursos en las diferentes empresas de
origen pblico o privado.
DE LAS MODALIDADES DE CRDITOS

El FCPC-DESPOCH a travs del Consejo de Administracin previo informe del Comit
de Inversiones puede crear los productos financieros y crediticios, montos mximos y
Pgina 248

plazos acorde a la situacin econmica, poltica y social del pas y tomando en
cuenta primordialmente la capacidad de pago de la entidad.
Las modalidades, monto y plazo de los crditos vigentes son:
MODALIDAD
MONTO
PLAZO
ORDINARIOS
$15.000,00
72 MESES
EMERGENTES
$ 1.000,00
18 MESES
COMPUTADORAS
$ 1.500,00
36 MESES
VACACIONES
$1.000,00
24 MESES
MEJORA DE
$4.000,00
36 MESES
$60.000,00
192 MESES
VIVIENDA
HIPOTECARIO
DE LOS REQUISITOS
Para ser sujeto de crdito se debe presentar los siguientes requisitos:
Por nica vez:
Ser profesor con nombramiento definitivo.
Tener mnimo 12 aportaciones efectivizadas
Fotocopia del nombramiento o accin de personal
Fotocopia de los documentos personales del sujeto de crdito
Fotocopia de la libreta de ahorro o estado de cuenta corriente donde se le
deposita sus ingresos mensuales.
Firmar la autorizacin de dbito bancario.
Una foto tamao carnet a color.
Fotocopia actualizada del pre rol.
Para el trmite de un crdito, unificacin y/o alcance
Llenar la solicitud de crdito y pagar
Presentar las garantas necesarias.
Pgina 249

Estar al da en el pago de los crditos vigentes.
DE LA CAPACIDAD DE PAGO
Los crditos tendrn derecho a solicitar un crdito de hasta un mximo cuyas cuotas
de pago no excedan al 30% de la totalidad de sus ingresos lquidos.
En caso de no cubrir la capacidad de pago requerida con los ingresos institucionales
podr presentar una declaracin juramentada, debidamente notariada, que
demuestre tener otros ingresos provenientes de actividades particulares.
DEL SEGURO DE DESGRAVAMEN

Todo partcipe que mantenga un crdito con el FCPC-DESPOCH deber
obligatoriamente cumplir con la exigencia de mantener un seguro de vidadesgravamen que negociar la entidad, a fin de salvaguardar los recursos en la
entidad y proteger la integridad del partcipe que sufriere un siniestro.
DE LOS PAGOS
La recaudacin de los pagos mensuales tanto de capital como de intereses es
mediante debito automtico de las cuentas que los partcipes mantienen en el Banco
del Pacifico. Los partcipes podrn realizar pagos de las cuotas mensuales antes de la
fecha de vencimiento sin obligatoriedad de descuento de intereses. Se puede realizar
abonos de capital de mnimo el 20% del saldo de la deuda lo cual exonerar de
intereses por el valor cancelado.
Si un participe est al da en el pago de sus obligaciones puede solicitar una
unificacin y/o alcance hasta completar el monto mximo de crdito, siempre y
cuando haya cancelado el 20% de sus obligaciones de forma continua y normal.
DE LAS TASAS DE INTERS

El mtodo de clculo de inters es de intereses sobre saldos y cuota de pago fija
mensual. Las tasas debern ser reajustadas de acuerdo a las circunstancias
econmicas y financieras del pas.
Pgina 250

DE LAS GARANTAS
Los crditos sern garantizados por un partcipe de la entidad y son consideradas
como un aval personal y solidario ante el eventual incumplimiento del partcipe
deudor. Un partcipe que mantenga crditos vencidos, de forma directa o indirecta,
no podr garantizar un crdito. Un partcipe podr garantizar simultneamente hasta
dos crditos. En caso de que un participe fallezca y conste como garante de un
crdito, el deudor presentar una nueva garanta en el plazo de 15 das. No podrn
ser garantes de un familiar directo hasta un tercer grado de consanguinidad y
afinidad.
3.6.1.2.
PROCESO
PARA
LA
CONCESIN
DE
PRSTAMOS
ORDINARIOS,
EMERGENTES, COMPUTADORAS, VACACIONALES Y PARA MEJORA DE VIVIENDA

Al ser la poltica principal de inversin de los recursos de la entidad el crdito interno
se debe supervisar el cumplimiento de los requisitos y normativas establecidas al
respecto a fin precautelar el retorno oportuno de los recursos.
3.6.1.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONCESIN DE PRSTAMOS

ORDINARIOS, EMERGENTES, COMPUTADORAS, VACACIONALES Y PARA MEJORA DE
VIVIENDA
Informar al participe sobre las modalidades de crditos, as como los plazos

establecidos y las cuotas a cancelar de forma mensual.
Solicitar comprobantes de ingresos adicionales a fin de evaluar su capacidad
de pago.
Conocidas las condiciones de cada lnea crediticia, el partcipe deber
decidirse a cual acogerse de acuerdo a sus necesidades; es decir monto y
tiempo.
Pgina 251

Una vez decidida la lnea de crdito se evala la capacidad de pago del
partcipe a fin de que sus cuotas no excedan de un 30% del total de sus
ingresos.
En el caso de que el partcipe no cumpla los requisitos el proceso finaliza.
Si cumple todos los requisitos se procede a ingresar sus datos en el sistema de
crditos a fin de realizar la solicitud de crdito, tabla de amortizacin, pagar
y cheque
El garante y deudor debern acercarse a las oficinas del Fondo de Cesanta a
firmar la documentacin respectiva.
Una vez firmada la documentacin el/la presidente y gerente debern
aprobar la solicitud de crdito y firmar el cheque respectivo.
El cheque ser entregado al partcipe deudor previa firma de su recepcin.
La documentacin sustento del crdito se enva a contabilidad para su
registro.
Una vez contabilizado el crdito, se devolver la documentacin al rea
responsable a fin de que sean archivados.
3.6.1.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONCESIN DE PRSTAMOS

Pgina 252
FLUJOGRAMA N 22 CONCESIN DE PRSTAMOS

PARTICIPE
AUXILIAR CONTABLE
PRESIDENTE-GERENTE
CONTADORA
INICIO
Informar al docente sobre las

modalidades de crdito
Solicitar comprobantes de
ingresos adicionales.
FIN
No
Decide la lnea de
crdito, monto y tiempo.
Si
Evaluar capacidad de pago
Cumple con requisitos.
No
FIN
Si
Ingresar datos del crdito en el
sistema.
Firmas del participe y garante
Realiza solicitud de crdito,

tabla de amortizacin, pagare
y cheque.
Autorizan el crdito y
firman cheque.
Si
Recibir cheque y firmar su

recepcin
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
No
Contabiliza crdito.
Archivar
documentacin.
FIN
Pgina 253

CONCESIN DE PRSTAMOS
PROCEDIMIENTO
Informar al participe sobre las
modalidades de crditos, as como los
plazos establecidos y las cuotas a
cancelar de forma mensual.
Solicitar comprobantes de ingresos
adicionales a fin de evaluar su
capacidad de pago.
Conocidas las condiciones de cada lnea
crediticia, el partcipe deber decidirse
a cual acogerse de acuerdo a sus
necesidades; es decir monto y tiempo.
Una vez decidida la lnea de crdito se
evala la capacidad de pago del
partcipe a fin de que sus cuotas no
excedan de un 30% del total de sus
ingresos.
En el caso de que el partcipe no
cumpla los requisitos el proceso
finaliza.
Si cumple todos los requisitos se
procede a ingresar sus datos en el
sistema de crditos a fin de realizar la
solicitud de crdito, tabla de
amortizacin, pagar y cheque
El garante y deudor debern acercarse
a las oficinas del Fondo de Cesanta a
firmar la documentacin respectiva.
Una vez firmada la documentacin

el/la presidente y gerente debern
aprobar la solicitud de crdito y firmar
el cheque respectivo.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
X
OBSERVACIONES
Con la sola informacin no se
establecen obligaciones.
No son confirmados
autenticidad.
su
La entidad no desarrolla este

procedimiento, por lo que no
existe riesgo.
En caso de no ser evaluada
correctamente la capacidad de
pago el participe puede caer
en mora lo que quita recursos
a la entidad.
X
La documentacin es revisada
y suscrita por el interesado.
x
El partcipe deudor y garante

se acercan a las oficinas del
FCPC-DESPOCH a firmar la
documentacin.
Firmas
inconformes con la cedula.
La autorizacin es un filtro
para la revisin de la
documentacin. El riesgo se
centra en la firma del cheque.
Pgina 254
El cheque ser entregado al partcipe

deudor previa firma de su recepcin.
La documentacin sustento del crdito

10 se enva a contabilidad para su registro.
Una vez contabilizado el crdito, se
devolver la documentacin al rea
11
responsable a fin de que sean
archivados.
Existe un control de cheques

entregados por lo que si no
firma este control el cheque
no es entregado.
La informacin fue ya
procesada,
revisada
y
autorizada.
La documentacin puede ser
incluida en archivos errneos.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.6.1.3. PROCESO PARA LA CONCESIN DE CRDITOS HIPOTECARIOS

La descripcin de los procedimientos para la concesin de un crdito hipotecario es
importante a fin de avalar que las garantas constituyan instrumentos legales para la
recuperacin de los recursos de forma oportuna.
3.6.1.3.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONCESIN DE CRDITOS

Presentar los requisitos necesarios para la concesin del crdito hipotecario
para la construccin de vivienda. Anexar a los requisitos el informe del avalo
del terreno por parte de la Arquitecta contratada por la entidad.
El gerente deber estudiar y calificar los requisitos para elaborar un informe en
el que consta el cumplimiento o no de los requisitos y avalos.
Remitir la documentacin al Consejo de Administracin.
Revisar los requisitos y avalo del terreno.
Aprobar el monto del crdito hipotecario mediante resolucin, en caso de
cumplir con todos los requisitos establecidos.
En base a la resolucin del Consejo de Administracin, el abogado contratado
debe elaborar la minuta de hipoteca a favor del FCPC-DESPOCH.
Pgina 255
Una vez elaborada la minuta de hipoteca, se deber elevar a escritura pblica
ante un notario y debern firmar las partes (Representante Legal y Participe
Deudor).
Registrar la escritura de hipoteca en el registro de la propiedad.
La responsable prepara el cheque por el valor respectivo segn el flujo de caja
y cronograma del proyecto. (El total del monto del crdito se entregar en tres
partes segn al avance de obra presentado por el ingeniero responsable)
Firmar la autorizacin en el cheque correspondiente.
Entregar el cheque al beneficiario previa firma en hoja de control de cheques
entregados.
Una vez terminada la construccin se realizar la minuta de hipoteca de la
vivienda construida.
Deudor).
3.6.1.3.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE

Pgina 256
FLUJOGRAMA N 23 CONCESIN DE CRDITOS HIPOTECARIOS PARA CONSTRUCCIN DE VIVIENDA

AUX. CONTABLE
GERENTE
CONSEJO DE ADM.
ABOGADO
NOTARIO
REGISTRO PROPIEDAD
INICIO
Recibe los requisitos
Estudiar y calificar
requisitos
Elabora informe
Revisa la
documentacin
Aprueba crdito
No
FIN
Si
Revisa la
documentacin
Elabora Minuta de
hipoteca
Eleva a escritura
pblica
Firman las partes
Registrar la hipoteca
Elabora cheque segn

avances de obra
Solicita autorizacin
mediante firmas
Entrega el cheque al
partcipe
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 257

FLUJOGRAMA N 24 CONCESIN DE CRDITOS HIPOTECARIOS PARA
CONSTRUCCIN DE VIVIENDA
Una vez terminada la construccin
ABOGADO
NOTARIO
REGISTRO PROPIEDAD
INICIO
Elabora Minuta de
hipoteca
Eleva a escritura
pblica
Firman las partes
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH

TABLA N 34 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA CONCESIN
DE CRDITOS HIPOTECARIOS PARA CONSTRUCCIN DE VIVIENDA
PROCEDIMIENTO
Presentar los requisitos necesarios para
la concesin del crdito hipotecario
para la construccin de vivienda.
Anexar a los requisitos el informe del
avalo del terreno por parte de la
Arquitecta contratada por la entidad.
El gerente deber estudiar y calificar
los requisitos para elaborar un informe
en el que consta el cumplimiento o no
de los requisitos y avalos.
Remitir la documentacin al Consejo de
Administracin.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
Pueden
extraviarse
los
documentos. No presentar
todos
los
documentos
necesarios.
No tomar en cuenta los

parmetros legales de la
documentacin presentada.
Pgina 258

10
11
12
13
14
Revisar los requisitos y avalo del

terreno.
Aprobar el monto del crdito
hipotecario mediante resolucin, en
caso de cumplir con todos los
En base a la resolucin del Consejo de
Administracin, el abogado contratado
debe elaborar la minuta de hipoteca a
favor del FCPC-DESPOCH.
Una vez elaborada la minuta de
hipoteca, se deber elevar a escritura
pblica ante un notario y debern
firmar las partes (Representante Legal
y Participe Deudor).
Registrar la escritura de hipoteca en el
registro de la propiedad.
La responsable prepara el cheque por
el valor respectivo segn el flujo de
caja y cronograma del proyecto. (El
total del monto del crdito se
entregar en tres partes segn al
avance de obra presentado por el
ingeniero responsable)
Firmar la autorizacin en el cheque
correspondiente.
Entregar el cheque al beneficiario
previa firma en hoja de control de
cheques entregados.
Una vez terminada la construccin se
realizar la minuta de hipoteca de la
vivienda construida.
pblica ante un notario y debern
Revisa la presentacin de
todos los requisitos.
Al tratarse de valores altos la
aprobacin debe ser con un
estudio exhaustivo.
Omitir
aspectos
relevantes.
legales
No registrar la primera y
preferente hipoteca abierta.
Emitir cheques por valores
errados.
X
X
Omitir
aspectos
relevantes.
legales
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 259

3.6.1.3.4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONCESIN DE CRDITOS
HIPOTECARIOS PARA COMPRA DE VIVIENDA TERMINADA
Presentar los requisitos necesarios para la concesin del crdito hipotecario
para compra de vivienda. Anexar a los requisitos el informe del avalo del
terreno por parte de la Arquitecta contratada por la entidad.
El gerente deber estudiar y calificar los requisitos para elaborar un informe en
el que consta el cumplimiento o no de los requisitos y avalos.
Remitir la documentacin al Consejo de Administracin.
Revisar los requisitos y avalo del bien a hipotecar
Aprobar el monto del crdito hipotecario mediante resolucin, en caso de
cumplir con todos los requisitos establecidos.
En base a la resolucin del Consejo de Administracin, el abogado contratado
debe elaborar la minuta de hipoteca a favor del FCPC-DESPOCH.
Deudor).
La responsable prepara el cheque por el monto total del crdito aprobado.
Firmar la autorizacin en el cheque correspondiente.
Entregar el cheque al beneficiario previa firma en hoja de control de cheques
entregados.

Pgina 260
FLUJOGRAMA N 25 CONCESIN DE CRDITOS HIPOTECARIOS PARA CONSTRUCCIN DE VIVIENDA

AUX. CONTABLE
GERENTE
CONSEJO DE ADM.
ABOGADO
NOTARIO
REGISTRO PROPIEDAD
INICIO
Recibe los requisitos
Estudiar y calificar
requisitos
Elabora informe
Revisa la
documentacin
Aprueba crdito
No
FIN
Si
Revisa la
documentacin
Elabora Minuta de
hipoteca
Eleva a escritura
pblica
Firman las partes
Elabora cheque por el

monto total del crdito
Solicita autorizacin
mediante firmas
Entrega el cheque al
partcipe
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 261

TABLA N 35 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA CONCESIN
DE CRDITOS HIPOTECARIOS PARA CONSTRUCCIN DE VIVIENDA
N
PROCEDIMIENTO
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
Presentar los requisitos necesarios para

la concesin del crdito hipotecario
para la construccin de vivienda.
Anexar a los requisitos el informe del
avalo del terreno por parte de la
Arquitecta contratada por la entidad.
El gerente deber estudiar y calificar
los requisitos para elaborar un informe
en el que consta el cumplimiento o no
de los requisitos y avalos.
Remitir la documentacin al Consejo de
Administracin.
Revisar los requisitos y avalo del bien

a hipotecar.
Aprobar el monto del crdito
hipotecario mediante resolucin, en
5
caso de cumplir con todos los
En base a la resolucin del Consejo de
Administracin, el abogado contratado
6
debe elaborar la minuta de hipoteca a
favor del FCPC-DESPOCH.
7 pblica ante un notario y debern
8
La responsable prepara el cheque por
9
el monto total del crdito aprobado.
Firmar la autorizacin en el cheque
10
correspondiente.
Entregar el cheque al beneficiario
11 previa firma en hoja de control de
cheques entregados.
OBSERVACIONES
Pueden
extraviarse
los
documentos. No presentar
todos
los
documentos
necesarios.
No tomar en cuenta los

parmetros legales de la
documentacin presentada.
X
Revisa la presentacin de
todos los requisitos.
Al tratarse de valores altos la
aprobacin debe ser con un
estudio exhaustivo.
Omitir
aspectos
relevantes.
legales
Emitir cheques por valores
errados.
X
X
X
X
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 262

3.6.2. BENEFICIO DE CESANTA
La entrega del beneficio de cesanta es la misin de la entidad por tal motivo este
proceso debe ser tratado con mucha a seriedad y prudencia a fin de entregar una
cesanta equitativa cuando el partcipe cesare en sus funciones por diferentes causas.
3.6.2.1. NORMATIVA PARA LA ENTREGA DEL BENEFICIO DE CESANTA
DEL BENEFICIO DE CESANTA

La cesanta es el valor que se paga por una sola vez al partcipe que se retira de la
entidad ya sea por renuncia, jubilacin u otra causa. El valor por cesanta constituye
la sumatoria de los aportes patronales, aportes individuales y excedentes obtenidos
por dichos aportes.
DE LOS BENEFICIARIOS
El beneficiario directo del valor de cesanta es el partcipe de la entidad; sin embargo,
podr elegir el beneficiario (os) de la liquidacin de cesanta, en caso de incapacidad
total y permanente o fallecimiento, para ello determinar por escrito el nombre (s),
parentesco y el porcentaje del monto total a ser recibido. Este dato podr ser
actualizado de forma anual hasta el 31 de enero de cada ao.
DE LA AUTORIZACIN
La presidenta del Consejo de Administracin ser quien autorice la entrega del
beneficio de cesanta, previo informe del gerente del FCPC-DESPOCH.
3.6.2.2. PROCESO PARA OTORGAR LAS LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES DE

LOS PARTICIPES QUE SE RETIRAREN POR CUALQUIER CAUSA
Establecer lineamiento de control para la satisfactoria entrega del beneficio de
cesanta a los partcipes que se retiraren de la entidad ya sea por renuncia o
jubilacin.
Pgina 263

3.6.2.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LAS LIQUIDACIONES
CORRESPONDIENTES DE LOS PARTICIPES QUE SE RETIRAREN POR CUALQUIER
CAUSA
El participe presenta su renuncia al Honorable Consejo Politcnico de la

Escuela Superior Politcnica de Chimborazo.
El H. Consejo Politcnico emitir la respectiva Resolucin en la cual acepta o
rechaza la renuncia de docente politcnico.
En caso de haber sido aceptada su renuncia el participe deber entregar al
FCPC-DESPOCH su peticin por escrito solicitando la entrega de los valores
lquidos que le corresponden, adjuntando la Resolucin del H. Consejo
Politcnico.
Una vez revisados los documentos se debe emitir una cuenta individual y se
debe revisar valores adeudados por prstamos u otros conceptos.
Calcular el monto a ser entregado por rubro de cesanta, esto corresponde a
la sumatoria de los aportes patronales, individuales y excedentes hasta la
fecha de su salida disminuidos los valores adeudados por prstamos u otros
conceptos.
Con los valores determinados elaborar informe para su aprobacin por la
Presidencia del Fondo y elaborar cheque para que sean firmados tanto por el
presidente como por el gerente del FCPC-DESPOCH.
Una vez aprobado el informe de liquidacin se debe entregar el cheque al
participe previa la firma de su recepcin en las hojas de control de entrega de
cheques.
Contabilizar la liquidacin de aportes excedentes y valores adeudados por
prstamos u otros conceptos.
Archivar la documentacin correspondiente en los archivos respectivos.
Pgina 264

3.6.2.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LAS LIQUIDACIONES
CORRESPONDIENTES DE LOS PARTICIPES QUE SE RETIRAREN POR CUALQUIER
CAUSA
Pgina 265
FLUJOGRAMA N 26 OTORGAR LAS LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES DE LOS PARTICIPES QUE SE RETIRAREN POR CUALQUIER CAUSA
PARTICIPE
E.S.P.O.CH.
AUX. CONT. /CONTADORA
GERENTE
PRESIDENTE
INICIO
Presentar renuncia
No
Si
Presentar documentacin
Aceptar renuncia
Si
No
Presentar documentacin y
Resolucin de H.C. Politcnico
Emitir Cuenta Individual y

revisar valores adeudados.
Calcular cesanta a entregar
Elaborar cheque
Elaborar informe de Cesanta
Aprobar informe y
firmar cheque
No
Si
recepcin
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Contabilizar liquidacin de
prstamos y aportes.
Archivar
documentacin.
FIN
Pgina 266


TABLA N 36 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR

LAS LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES DE LOS PARTICIPES QUE SE RETIRAREN
POR CUALQUIER CAUSA
PROCEDIMIENTO
El participe presenta su renuncia al
Honorable Consejo Politcnico de la
Escuela Superior Politcnica de
Chimborazo.
El H. Consejo Politcnico emitir la
respectiva Resolucin en la cual acepta
o rechaza la renuncia de docente
politcnico
En caso de haber sido aceptada su
renuncia el participe deber entregar al
FCPC-DESPOCH su peticin por escrito
solicitando la entrega de los valores
lquidos
que
le
corresponden,
adjuntando la Resolucin del H.
Consejo Politcnico.
Una vez revisados los documentos se
debe emitir una cuenta individual y se
debe revisar valores adeudados por
Calcular el monto a ser entregado por
rubro de cesanta, esto corresponde a
la sumatoria de los aportes patronales,
individuales y excedentes hasta la
fecha de su salida disminuidos los
valores adeudados por prstamos u
otros conceptos.
Con los valores determinados elaborar
informe para su aprobacin por la
Presidencia del Fondo y elaborar
cheque para que sean firmados tanto
por el presidente como por el gerente
del FCPC-DESPOCH.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
No presentar los requisitos

necesarios para tramitar la
devolucin
del
valor
acumulado de cesanta.
Cuenta
individual
actualizada.
no
Liquidar valores incorrectos ya

sea por el valor de cesanta o
por el saldo de crdito.
X
Que los documentos sean

firmados sin una revisin
previa.
Pgina 267

Una vez aprobado el informe de

liquidacin se debe entregar el cheque
al participe previa la firma de su
recepcin en las hojas de control de
entrega de cheques.
Contabilizar la liquidacin de aportes
excedentes y valores adeudados por
Archivar
la
documentacin
correspondiente en los archivos
respectivos.
Entregar los valores

cesantas a personas
autorizadas.
de
no
X
Extravo de la documentacin.
X
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.6.2.3. PROCESO PARA OTORGAR LAS LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES A LOS

HEREDEROS DE LOS PARTICIPES QUE FALLEZCAN
Establecer lineamiento de control para la satisfactoria entrega del beneficio de
cesanta a los partcipes que se retiraren de la entidad ya sea por renuncia o
jubilacin.
3.6.2.3.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LAS LIQUIDACIONES

CORRESPONDIENTES A LOS HEREDEROS DE LOS PARTICIPES QUE FALLEZCAN
Los herederos o beneficiarios deben presentar su peticin por escrito

solicitando la entrega de los valores lquidos que le corresponden.
Una vez revisados los documentos se debe emitir una cuenta individual y se
debe revisar valores adeudados por prstamos u otros conceptos.
Calcular el monto a ser entregado por rubro de cesanta, esto corresponde a
la sumatoria de los aportes patronales, individuales y excedentes hasta la
fecha de su aporte.
Tramitar
con
la
compaa
aseguradora
el
desembolso
del
valor
correspondiente por el siniestro ocurrido.

Del valor que la aseguradora entrega por el siniestro, se descuenta los valores
adeudados a la entidad.
Pgina 268

Con los valores determinados elaborar informe para su aprobacin por la
Presidencia del Fondo y elaborar cheque para que sean firmados tanto por el
presidente como por el gerente del FCPC-DESPOCH.
Una vez aprobado el informe de liquidacin se debe entregar el cheque a los
herederos o beneficiarios previa la firma de su recepcin en las hojas de
control de entrega de cheques.
Contabilizar la liquidacin de aportes excedentes y valores adeudados por
Archivar la documentacin correspondiente en los archivos respectivos.
3.6.2.3.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LAS LIQUIDACIONES

CORRESPONDIENTES A LOS HEREDEROS DE LOS PARTICIPES QUE FALLEZCAN
Pgina 269
FLUJOGRAMA N 27 OTORGAR LAS LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES A LOS HEREDEROS DE LOS PARTICIPES QUE FALLEZCAN
HEREDEROS/BENEFICIARIOS
AUX. CONT./CONTADORA
GERENTE/PRESIDENTE
COMPAA ASEGURADORA
INICIO
Presentar peticin solicitando la

entrega de cesanta.
Emitir Cuenta Individual y revisar

valores adeudados.
Presentar documentacin para el

desembolso del valor por el
siniestro
Calcular cesanta a entregar
Entrega valor segn monto de

cobertura
Elaborar cheque
Elaborar informe de Cesanta
Aprobar informe y
firmar cheque
No
Si
recepcin
FIN
Contabilizar liquidacin de
prstamos y aportes.
Archivar
documentacin.
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 270

TABLA N 37 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LAS
LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES A LOS HEREDEROS DE LOS PARTICIPES QUE FALLEZCAN
N
PROCEDIMIENTO
Los herederos o beneficiarios deben
presentar su peticin por escrito
solicitando la entrega de los valores
lquidos que le corresponden.
Una vez revisados los documentos se
debe emitir una cuenta individual y se
debe revisar valores adeudados por
Calcular el monto a ser entregado por
rubro de cesanta, esto corresponde a
la sumatoria de los aportes patronales,
individuales y excedentes hasta la
fecha de su aporte.
Tramitar con la compaa aseguradora
el
desembolso
del
valor
correspondiente por el siniestro
ocurrido.
Del valor que la aseguradora entrega
por el siniestro, se descuenta los
valores adeudados a la entidad.
Con los valores determinados elaborar
informe para su aprobacin por la
Presidencia del Fondo y elaborar
cheque para que sean firmados tanto
por el presidente como por el gerente
del FCPC-DESPOCH
Una vez aprobado
el informe de
liquidacin se debe entregar el cheque
a los herederos o beneficiarios previa la
firma de su recepcin en las hojas de
control de entrega de cheques.
Contabilizar la liquidacin de aportes
excedentes y valores adeudados por
Archivar
la
documentacin
correspondiente en los archivos
respectivos.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
X
Cuenta
individual
actualizada.
no
Liquidar valores incorrectos.

X
X
Que los documentos sean
firmados sin una revisin
previa.
Entregar los valores

cesantas a personas
autorizadas.
de
no
X
Extravo de la documentacin.
X
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 271

3.6.3. RECAUDACIN DE VALORES POR CONCEPTO DE PRSTAMOS, APORTES Y
OTROS DESCUENTOS.
La eficiencia en la recaudacin de recursos para la entidad revela el grado de
capacidad de la entidad para generar efectivo o sus equivalentes de forma oportuna
y completa.
3.6.3.1. NORMATIVA PARA LA RECAUDACIN DE VALORES POR CONCEPTO DE

PRSTAMOS, APORTES Y OTROS DESCUENTOS.
MEDIANTE DEBITO BANCARIO

La estrategia planteada por la administracin del FCPC-DESPOCH para la eficiente
recaudacin de los recursos provenientes de los pagos de crditos, aportes, pago de
seguro de vida-desgravamen, aguinaldo navideo y otros es el debito bancario
automtico que mantiene con el Banco del Pacfico. Para el eficiente clculo de los
descuentos mensuales es importante mantener la base de datos actualizada con
datos de los partcipes tales como: sueldos as como porcentajes de aportes
individuales y adicionales, nmero de cuenta bancaria, fecha de vencimiento de un
crdito, das de mora entre otros datos relevantes.
MEDIANTE PAGOS EN EFECTIVO

Para los partcipes que no fueren debitados por diferentes circunstancias, se ha
establecido la modalidad de recaudacin en efectivo a travs de la ventanilla de
Servicio al Cliente ubicada en las oficinas de la entidad, para lo cual se debe emitir un
comprobante de ingreso y deber apegarse a las normas para el manejo y
contabilizacin de la cuenta caja.
MEDIANTE EL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE LA ESPOCH

Cuando un partcipe registre crditos vencidos por ms de 60 das se proceder a
enviar al departamento Financiero de la ESPOCH los valores adeudados por el
partcipe, estos valores deben ser enviados hasta el 10 de cada mes.
Pgina 272

3.6.3.2. PROCESO DE RECAUDACIN DE FONDOS MEDIANTE DESCUENTOS
BANCARIOS MENSUALES.
El procedimiento para la recaudacin de recursos mediante descuento bancario es
muy importante para el desarrollo eficiente de la entidad.
3.6.3.2.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIN DE FONDOS

MEDIANTE DESCUENTOS BANCARIOS MENSUALES
La persona encargada de la elaboracin de dbitos bancarios procede a

generar en el sistema descuentos correspondientes a cuotas de crditos y
aportes.
Posteriormente ingresa en el sistema otros descuentos tales como aguinaldo
navideo, descuentos de la APPOCH, Fondos de Reserva, multas; de forma
manual por cada participe.
En el sistema se genera los descuentos totales por cada partcipe para enviar
el reporte de dbitos al Banco del Pacifico a fin de que se realice los dbitos
respectivos de forma oportuna.
Una vez que se han realizado las transacciones de debito de las cuentas de los
participes la entidad bancaria emite un reporte de las personas que no se les
realiz el debito explicando las razones que no permitieron realizar la
transaccin.
3.6.3.2.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIN DE FONDOS

MEDIANTE DESCUENTOS BANCARIOS MENSUALES
Pgina 273

FLUJOGRAMA N 28 RECAUDACIN DE FONDOS MEDIANTE DESCUENTOS
BANCARIOS MENSUALES
AUXILIAR CONTABLE
BANCO DEL PACIFICO
INICIO
Genera en el sistema descuentos

correspondientes a cuotas de crditos y
aportes.
Ingreso de otros descuentos (aguinaldo,

APPOCH, Fondos de Reserva, multas) de
forma manual al sistema
Genera descuento total por partcipe.
Realiza descuentos de la cuenta

bancaria del partcipe.
Emite informe de descuentos realizados

de las cuentas bancarias.
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH

Pgina 274

TABLA N 38 EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIN
DE FONDOS MEDIANTE DESCUENTOS BANCARIOS MENSUALES
PROCEDIMIENTO
La persona encargada de la elaboracin
de dbitos bancarios procede a generar
en
el
sistema
descuentos
correspondientes a cuotas de crditos
y aportes.
Posteriormente ingresa en el sistema
otros descuentos tales como aguinaldo
navideo, descuentos de la APPOCH,
Fondos de Reserva, multas; de forma
manual por cada participe.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
En el sistema se genera los descuentos

totales por cada partcipe para enviar el
reporte de dbitos
al Banco del
Pacifico a fin de que se realice los
dbitos respectivos de forma oportuna.
Una vez que se han realizado las
transacciones de debito de las cuentas
de los participes la entidad bancaria
emite un reporte de las personas que
no se les realiz el debito explicando
las razones que no permitieron realizar
la transaccin.
OBSERVACIONES
El sistema reporta dbitos
bancarios
de
forma
automtica por concepto de
descuento por prstamos.
El
ingreso
es
manual
principalmente de aquellos
partcipes
que
reportan
novedades
tales
como
incrementos de descuentos
por diferentes conceptos.
Al estar automatizado el
sistema
los
riesgos
disminuyen.
Por experiencia se puede

indicar que no sobrepasan de
5 las personas que no se les
realiza
el
debito
correspondiente.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.6.3.3. RECAUDACIN DE VALORES EN EFECTIVO

Las recaudaciones en efectivo debern apegarse a la normativa para el manejo y
contabilizacin de la cuenta caja.
3.6.3.3.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIN DE VALORES

EN EFECTIVO
El Banco del Pacifico emite un reporte de dbitos bancarios efectuados a las
cuentas de los participes.
Pgina 275

Determinar el nmero de participes a los cuales no se realiz el respectivo
dbito bancario y analizar las razones por las que se argumenta no haber
realizado el correspondiente dbito.
Realizar la confirmacin de dbitos en el sistema de administracin de
crditos y aportes.
Emitir el reporte de dbitos a fin de que sean contabilizados.
Se procede con la comunicacin a los participes que no se les realiz el debito
para que se acerquen a las oficinas del FCPC-DESPOCH a cancelar los valores
cancelados.
El participe se acerca a cancelar los valores adeudados al FCPC-DESPOCH.
En caso de que no se acerque a cancelar los valores pendientes se emite un
informe de morosidad con corte al 6 de cada mes, el cual deber ser
contabilizado.
En el caso de que el participe se acerque a cancelar, se realiza los caculos
correspondientes de los valores pendientes adems se tomar en cuenta si se
debe o no cobrar inters por mora y se emite el correspondiente
comprobante de ingreso.
Al final del da se realizar un arqueo de caja a fin de proceder a depositar los
valores recaudados.
La papeleta de depsito se deber entregar al rea contable a fin de que sea
registrada.
3.6.3.3.2.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIN DE
VALORES EN EFECTIVO
Pgina 276
FLUJOGRAMA N 29 RECAUDACIN DE VALORES EN EFECTIVO

BANCO
AUXILIAR CONTABLE
CONTABILIDAD
INICIO
Enviar reporte de dbitos.
Determinar participes que no

han sido debitados.
Confirmar dbitos en el sistema
de crditos.
Emitir reporte de dbitos
bancarios.
Contabilizar dbitos bancarios.
FIN
Comunicar a participes de que

no han sido debitados.
El participe cancela
valores adeudados.
Si
Elaborar comprobante de
ingreso.
No
Elabora informe de morosidad
Contabilizar registro de morosos.
FIN
Realizar arqueo de caja
Papeleta de depsito
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Realizar depsito
Contabilizar cobro y depsito.
FIN
FIN
Pgina 277



RECAUDACIN DE VALORES EN EFECTIVO
N
1
3
4
PROCEDIMIENTO
El Banco del Pacifico emite un reporte
de dbitos bancarios efectuados a las
cuentas de los participes.
Determinar el nmero de participes a
los cuales no se realiz el respectivo
dbito bancario y analizar las razones
por las que se argumenta no haber
realizado el correspondiente dbito.
Realizar la confirmacin de dbitos en
el sistema de administracin de
crditos y aportes.
Emitir el reporte de dbitos a fin de
que sean contabilizados.
Se procede con la comunicacin a los
participes que no se les realiz el
debito para que se acerquen a las
oficinas del FCPC-DESPOCH a cancelar
los valores cancelados.
El participe se acerca a cancelar los
valores adeudados al FCPC-DESPOCH.
En caso de que no se acerque a

cancelar los valores pendientes se
emite un informe de morosidad con
corte al 6 de cada mes, el cual deber
ser contabilizado.
En el caso de que el participe se
acerque a cancelar, se realiza los
caculos correspondientes de los valores
pendientes adems se tomar en
cuenta si se debe o no cobrar inters
por mora y se emite el correspondiente
comprobante de ingreso.
NIVEL DE RIESGO
ALTO MEDIO BAJO
OBSERVACIONES
No existe riesgo pues el FCPCDESPOCH no ejecuta esta
actividad
Es un proceso automtico.
X
X
Es un proceso automtico y en
contabilidad deben cuadrar.
Al mantener dinero en caja del

Fondo puede suceder alguna
contingencia como asalto o
hurto.
En caso de morosidad existen
otras vas de recaudacin
como el descuento a travs
del DF de la ESPOCH o
descuento al garante.
Se pueden realizar clculos
matemticos incorrectos.
Pgina 278

Al final del da se realizar un arqueo
9 de caja a fin de proceder a depositar
los valores recaudados.
La papeleta de depsito se deber
10 entregar al rea contable a fin de que
sea registrada.
El valor en efectivo debe

cuadrar con la sumatoria de
los comprobantes de ingreso.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
3.6.3.4. PROCESO PARA LA ADMINISTRACIN DE FONDOS DE RESERVA DE LOS

A fin de regular las operaciones de ahorro de los recursos provenientes de los Fondos
de Reserva de los partcipes de la entidad, se ha establecido el sistema de
administracin de esos fondos a fin garantizar el ahorro y la retribucin
correspondiente.
3.6.3.4.1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE
Para iniciar el ahorro de los Fondos de Reserva
Informar al participe de la modalidad de ahorro de los Fondos de Reserva.
Si el partcipe desea acumular los Fondos de Reserva firma la autorizacin
correspondiente por el valor que desea ahorrar de forma mensual.
De forma mensual se realiza el correspondiente debito bancario y registro en
la cuenta individual por Fondos de Reserva.
Acreditacin de excedentes mensuales en funcin al valor acumulado
Una vez acumulados veinte y cuatro aportaciones
Si, el partcipe decide retirar sus Fondos de Reserva realiza la solicitud
correspondiente y recibir su cheque en un plazo mximo de tres das.
El partcipe puede tambin transferir los fondos de reserva al valor de su
cesanta o al pago de valores adeudados a la entidad.
Pgina 279

Si desea seguir acumulando sus fondos de reserva firma una nueva
autorizacin de dbito bancario.

FLUJOGRAMA N 30 LA ADMINISTRACIN DE FONDOS DE RESERVA DE LOS

AUXILIAR CONTABLE
PARTCIPE
INICIO
Informar al participe del ahorro

de los Fondos de Reserva.
Decide ahorrar los

Fondos de Reserva
No
FIN
Si
Firma la autorizacin de debito
por el valor a ahorrar.
Realiza el debito mensual.
Acumula en la cuenta individual
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 280

FLUJOGRAMA N 28 ADMINISTRACIN DE FONDOS DE RESERVA DE LOS

PARTCIPE
INICIO
Decide retirar sus Fondos de

Reserva
Si
Realiza Solicitud
Si
Realiza Autorizacin de
Debito
Recibe cheque
FIN
No
Decide seguir
ahorrando
FIN
No
Transfiere a cuenta
individual de Cesanta
Si
Realiza Solicitud
Si
Realiza Solicitud
FIN
No
Transfiere al pago de
deudas
FIN
No
FIN
FUENTE
: FCPC-DESPOCH

Pgina 281

ADMINISTRACIN DE FONDOS DE RESERVA DE LOS PARTCIPES DEL FCPC-DESPOCH
NIVEL DE RIESGO
OBSERVACIONES
ALTO MEDIO BAJO
Informar al participe de la modalidad
Con la sola informacin no se
X
de ahorro de los Fondos de Reserva.
adquieren compromisos.
PROCEDIMIENTO
Si el partcipe desea acumular los

Error de digitacin de
Fondos
de
Reserva
firma
la
autorizacin.
Firma
autorizacin correspondiente por el
X
inconforme con la cdula.
valor que desea ahorrar de forma
mensual.
De forma mensual se realiza el
Errores de digitacin.
correspondiente debito bancario y
X
registro en la cuenta individual por
Fondos de Reserva.
Acreditacin de excedentes mensuales
El proceso es automtico.
X
en funcin al valor acumulado
Errores de digitacin.
Si, el partcipe decide retirar sus
Entregar
valores
no
Fondos de Reserva realiza la solicitud
coincidentes con la cuenta
X
correspondiente y recibir su cheque
individual.
en un plazo mximo de tres das.
El partcipe puede tambin transferir
Apegado a la poltica para
los fondos de reserva al valor de su
abono de capital.
X
cesanta o al pago de valores
adeudados a la entidad.
Si desea seguir acumulando sus fondos
Firma inconforme con la
de reserva firma una nueva
X
cdula.
autorizacin de dbito bancario.
FUENTE
: FCPC-DESPOCH
Pgina 282

GLOSARIO
ACTIVIDADES DE CONTROL
Son aquellas que realizan la Direccin General y dems personal del FCPC-DESPOCH
para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades estn
expresadas en las polticas, en los sistemas y en los procedimientos. Ejemplos de
estas actividades son la aprobacin, la autorizacin, la verificacin, la conciliacin, la
inspeccin, la revisin de indicadores de rendimiento, la salvaguarda de los recursos,
la segregacin de funciones, la supervisin y el entrenamiento adecuado.
ADMINISTRACIN DE RIESGOS
Ver Valoracin de Riesgos
AMBIENTE DE CONTROL
Se refiere a la actitud y a las acciones del Consejo de Administracin y de la Gerencia
respecto a la importancia del control dentro de la organizacin. El entorno de control
proporciona disciplina y estructura para la consecucin de los objetivos principales
del sistema de control interno. El entorno de control consta de los siguientes
elementos:
Integridad y valores ticos.
Filosofa de direccin y estilo de gestin.
Estructura de la organizacin.
Asignacin de autoridad y responsabilidad.
Polticas y prcticas de recursos humanos.
Compromiso de competencia profesional.
CONFLICTO DE INTERESES
Se refiere a cualquier relacin que vaya o parezca ir en contra del mejor inters de la
organizacin. Un conflicto de intereses puede menoscabar la capacidad de una
persona para desempear sus obligaciones y responsabilidad de manera objetiva.
Pgina 283

CONTROL
Cualquier medida que tome la Gerencia para aumentar la probabilidad de alcanzar
los objetivos y metas establecidos. La gerencia planifica, organiza y dirige la
realizacin de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de
que se alcanzarn los objetivos y metas. Por tanto, el control es el resultado de una
planificacin, de una organizacin y de un proceso directivo adecuado.
CONTROL ADECUADO
Es el que est presente si la gerencia ha planeado y organizado las operaciones de
manera tal que proporcionen un aseguramiento razonable de que los objetivos y
metas de la organizacin sern alcanzados de forma eficiente y econmica.
CUMPLIMIENTO
Se refiere a la capacidad de asegurar razonablemente el cumplimiento y adhesin a
las polticas de la organizacin, planes, procedimientos, leyes, regulaciones y
contratos.
ESTADOS FINANCIEROS
Son aquellos que presentan la situacin de la empresa, entre estos tenemos Balance
General; Estado de Excedentes y Gastos.
El Balance General presenta la situacin de la entidad es decir sus recursos de
operacin as como sus deudas a corto/largo plazo.
El Estado de Excedentes y Gastos determina si la entidad obtuvo algn tipo de
beneficio o prdida durante un perodo determinado.
FRAUDE
Abarca una gama completa de irregularidades y actos ilegales caracterizados por un
engao intencionado. Tambin definido como cualquier acto ilegal caracterizado por
engao, ocultacin o violacin de confianza. Estos actos no requieren la aplicacin de
amenaza de violencia o de fuerza fsica. Los fraudes son perpetrados por individuos y
Pgina 284

por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o
prdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o de negocio.
Es el proceso de identificar, capturar y comunicar informacin externa o interna
pertinente, cuando posee valor de realimentacin y valor de prediccin, en una
forma y en un tiempo que permita a los empleados del FCPC-DESPOCH cumplir con
sus responsabilidades.
MONITOREO O SUPERVISIN
Acciones tomadas por el Consejo de Administracin y dems reas de la
organizacin, para evaluar la calidad del desempeo del sistema de control interno a
travs del tiempo.
POLTICA
Mandato de la administracin respecto de qu debe hacerse para efectuar el control.
Una poltica sirve como base para proceder a su implementacin.
RIESGO DE CRDITO
En sentido general, el riesgo crediticio es la posibilidad de que una entidad incurra en
prdidas y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que sus
deudores fallen en el cumplimiento oportuno o cumplan imperfectamente los
trminos acordados en los respectivos contratos. Toda la cartera de crditos est
expuesta a este riesgo, en mayor o menor medida.
RIESGO DE LIQUIDEZ
Es el riesgo de el FCPC-DESPOCH no cuente con el efectivo suficiente para atender
sus obligaciones, o pasivos, a su vencimiento, ocasionada por el desfase en los plazos
de las posiciones activas y pasivas. Tambin se define como la contingencia de que la
entidad incurra en prdidas excesivas por la venta de activos a descuentos inusuales
y significativos, con el fin de disponer rpidamente de los recursos necesarios para
cumplir con sus obligaciones contractuales.
Pgina 285

RIESGO OPERATIVO
Se origina como consecuencia del volumen y complejidad de las transacciones y
operaciones que realiza la entidad. El riesgo operativo est asociado a falla en los
sistemas, procedimientos, en los modelos o en las personas que manejan dichos
sistemas. Tambin est asociado a prdidas por fraudes o por falta de habilidad o
incompetencia de algn empleado.
RIESGO DE TASA DE INTERS
Este riesgo se refiere al efecto potencial que un cambio en las tasas de inters del
mercado puede tener sobre el valor del patrimonio del FCPC-DESPOCH. Tambin se
define como la contingencia de prdida en el valor de mercado del patrimonio de la
entidad, derivada de variaciones en las tasas de inters, la cual se magnifica cuando
no existe una adecuada correspondencia entre la estructura de los activos y los
pasivos de la entidad en lo que se refiere a plazos, montos y modalidades de tasas de
inters.
SEGURIDAD RAZONABLE
Significa que la probabilidad de conseguir los objetivos est limitada por los juicios
humanos en la toma de decisiones, la relacin costo / beneficio de implantacin de
controles, fallas humanas, tales como errores simples o equivocaciones, o por la
colusin de dos o ms personas, o porque la alta direccin puede desbordar el
sistema de control interno.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Es un proceso, efectuado por el Consejo de Administracin, la administracin y el
resto de personal de la entidad, diseado para proporcionar seguridad razonable
respecto de la consecucin de los objetivos en las siguientes categoras:
Efectividad y eficiencia en las operaciones
Confiabilidad de la informacin financiera
Cumplimiento con las leyes y dems regulaciones aplicables
Pgina 286

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivan de
la forma como la administracin maneja la micro financiera, y estn integrados a los
procesos administrativos. Los componentes son:
*
Ambiente de Control,
Valoracin de Riesgos,
Actividades de Control,
Informacin y Comunicacin y
Monitoreo o Supervisin.
VALORACIN DE RIESGOS:
Es la identificacin y anlisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la
base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser manejados. As mismo,
se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos especficos
asociados con los cambios, tanto los que influyen internamente y en el entorno de la
organizacin.
VALORES TICOS
Son los valores morales que le permiten a quienes les corresponde la toma de
decisiones en la entidad determinar un comportamiento que se considere adecuado
para el funcionamiento institucional. Esos valores se basan en lo que se considere
que es correcto para la organizacin, los cuales pueden ir ms all de lo puramente
legal.
Pgina 287

CAPITULO IV
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Pgina 288

4.1 CONCLUSIONES
El Fondo Complementario previsional cerrado de los docentes de la ESPOCH es un
organismo privado con personera jurdica sin fines de lucro, con patrimonio y
fondos propios, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, se sujeta a la
legislacin vigente y a las disposiciones emitidas por la Superintendencia de
Bancos y Seguros la cual es el organismo regulador de control.
Su ejecucin administrativa se rige a travs de un maro jurdico general e interno
que guan los procedimientos de las diferentes actividades operativas que
conllevan al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
No existe un manual de control interno formalmente establecido, sin embargo
de la carencia de este instrumento, las actividades administrativas, contable y
financieras funcionan normalmente sobre la base del conocimiento prctico
adquirido por la experiencia de sus empleados.
El control interno previo, concurrente y posterior en los diferentes procesos, los
realizan los organismos de direccin, ejecucin y operacin. El control posterior
lo realiza el Consejo de Administracin.
Organizativamente cuenta con una estructura administrativa definida, pero hace
falta el establecimiento de estrategias y polticas actualizadas que guen las
acciones de las diferentes operaciones de la entidad.
El FCPC-DESPOCH se desarrolla acorde a las circunstancias que se presentan en la
entidad, tiene una visin corto placista por lo que deber definir una
planificacin a largo plazo.
La gerencia de la entidad es la responsable del diseo e implementacin de los
sistemas de control, debe adoptar una mayor responsabilidad con la finalidad de
Pgina 289

lograr mejores acciones, en forma ms oportuna, lo que permitir obtener
mayores beneficios de control en todos los niveles de la empresa, al identificar
desde su origen las fortalezas y debilidades de control.
El control interno de una organizacin; sea esta pblica o privada; grande,
mediana, pequea o micro empresa; es una herramienta muy til mediante la
cual la administracin logra asegurar, de forma razonable, la conduccin
ordenada y eficiente de las operaciones de la entidad. Los niveles de control
parten del anlisis costo - beneficio.
La implementacin de controles de orden administrativos, contables y
financieros en cada una de las acciones diarias de la entidad, permite en la
manera posible la proteccin y salvaguarda de los recursos.
El ambiente del control esta soportado y afectado por la conciencia de su dems
componentes del control interno, proporcionando disciplina, integridad y la
competencia de la gente, as como sus atributos individuales, incluyendo sus
valores ticos en el ambiente en que opera la administracin. El personal es el
motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas
funcionan.
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos provenientes tanto de fuentes
internas como externas, los cuales deben valorarse. La valoracin de riesgos es la
identificacin y el anlisis de riesgos relevantes para la consecucin de los
objetivos, constituyendo una base para determinar cmo se deben administrar
los riesgos.
Las actividades de Control son las polticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que las directrices administrativas se cumplan y se tomen acciones
necesarias para orientar los riesgos hacia la ejecucin de los objetivos del FCPCDESPOCH.
Pgina 290

Deben identificarse, capturarse y comunicarse informacin pertinente en la

forma y en el tiempo que permita a los empleados cumplir sus
responsabilidades. Los sistemas de informacin producen reportes, contienen
informacin operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento que hace
operar y controlar las operaciones. La informacin tiene que ver no solamente
con datos generados internamente sino externos para la eficiente toma de
decisiones.
El sistema de Control Interno debe monitorearse, proceso por el cual se valora la
calidad del desempeo del sistema a travs del tiempo y las circunstancias
presentadas como consecuencia del ambiente econmico financiero voltil.
Pgina 291

4.2 RECOMENDACIONES
Los administradores de la entidad deben supervisar el cumplimiento de la

normativa legal, de las disposiciones emitidas por parte de la Superintendencia
de Bancos y Seguros a fin de evitar dificultades de corto, mediano y largo plazo.
La administracin es el principal responsable del control interno por tanto
deber supervisar el desarrollo de las operaciones mediante la aprobacin y
autorizacin de las diferentes actividades a fin de que los objetivos de la entidad
sean cumplidos de forma eficiente.
La propuesta planteada deber ser revisada y aprobada por el Consejo de
Administracin a fin de implementar un instrumento de control interno
formalmente establecido para proporcionar informacin sobre los diferentes
procesos que desarrolla la entidad y los controles que debern ejecutarse.
Establecer de forma inmediata las diferentes estrategias tanto de corto, mediano
y largo plazo las cuales ayuden a la consecucin de los objetivos
organizacionales; actualizar las polticas a fin de supervisar las actividades que se
desarrollan en la entidad.
La capacitacin del personal es muy importante para mantener al recurso ms
valioso de la entidad actualizado en sus conocimientos y retribuido de forma
econmica equitativa acorde a las funciones que desarrolla en la entidad.
El FCPC-DESPOCH, deber adoptar un Plan de Desarrollo Integral, dentro de un
horizonte mnimo de cinco aos.
Pgina 292

El control interno ser responsabilidad de cada uno de los miembros de la

entidad y por lo tanto debe ser una parte explcita o implcita de la descripcin
de trabajo de cada empleado.
Las organizaciones; sean estas pblicas o privadas; grandes, medianas, pequeas
o micro empresas; deben mantener un sistema de control interno acorde a sus
necesidades a fin de que las operaciones de control sean realizadas de forma
eficiente en todos sus niveles.
Aplicar el modelo de control interno propuesto a fin de proteger, salvaguardar y
asegurar los recursos tanto humanos, materiales y econmicos de la entidad y de
esta forma asegurar la exactitud y veracidad de los registros contables, sirviendo
esta informacin de marco de referencia para la toma de decisiones en bien de la
entidad.
La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar
y vigilar la observancia de valores ticos aceptados, que constituyan un slido
fundamento moral para su conduccin y operacin. Tales valores deben
enmarcar la conducta de los empleados, orientando su integridad y compromiso
personal.
El Comit de Riesgos debe proponer tcnicas para evaluar los riesgos y su
impacto en las operaciones que desarrolla la entidad, con el fin de tomar
acciones que mitiguen los riesgos inherentes a las operaciones.
Las deficiencias de control debern reportarse a la gerencia y al Consejo de
Administracin nicamente cuando son asuntos serios y/o necesitan
autorizaciones. La informacin interna y externa debe ser analizada por la
gerencia a fin de que sirva de marco de referencia para a toma de decisiones.
Pgina 293

El monitoreo del sistema de control interno de la entidad se realizar de forma

permanente y se implementarn las acciones correctivas de forma inmediata a
fin de minimizar los riesgos de la entidad.
El sistema de control interno no deber limitarse nicamente a la confiabilidad
en la manifestacin de las cifras que son reflejadas en los estados financieros,
sino tambin a evaluar el nivel de eficiencia operacional en los procesos
administrativos, contables y financieros.
Pgina 294

BIBLIOGRAFA
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www.revistajudicial/registro-oficial.com.ec
www.monografias.com
www.google.com
Pgina 297

ANEXO 1 HOJA DE TRABAJO DE RESUMEN DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DE
CADA COMPONENTE
AMBIENTE DE CONTROL
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Las actividades de la entidad se
Deber establecerse un Cdigo de
realizan en base al Reglamento
tica para el FCPC-DESPOCH, en el
del FCPC-DESPOCH en el cual
cual consten los lineamientos de
constan ciertos procedimientos y
conductas tales como:
valores
los lineamientos para su ejecucin
ticos,
de
este
el
normas, manejo de los conflictos
organismo de control S.B.S., sin
de inters, actuaciones prohibidas
embargo no existe un Cdigo de
al
tica formalmente establecido y
informacin privilegiada, prcticas
conocido por el personal, en el
de
cual
aceptables.
fue
aprobado
por
cumplimiento
las
INTEGRIDAD Y
personal,
manejo
de
la
VALORES ETICOS
consten
claramente
los
negocios
aceptables
no
valores y conductas de cada

persona acorde a las funciones
que desempea y al grado de
responsabilidad.
En el Reglamento se especifican
Incluir en el Reglamento del FCPC-
claramente las funciones de la
DESPOCH las funciones de apoyo
Asamblea General, del Consejo de
como
Administracin, del Presidente,
contabilidad y auxiliar contable.
del Vicepresidente, del Gerente
Adems se recomienda elaborar un
Administrativo, del Comit de
Manual de Control Interno en el
Inversiones,
de
cual consten las funciones de cada
Riesgos, del Asesor Legal y del
rea con sus respectivos controles
Auditor Externo; sin embargo no
a fin evitar personal imprescindible
se especifican las funciones de las
en las operaciones de la entidad
reas operativas como son la
para as mejorar la operatividad de
secretaria, contabilidad y auxiliar
la entidad y fortalecer el sistema de
de contabilidad. Por otro lado el
control interno.
personal no tiene oportunidad de
Capacitar al personal a fin de que
lo
son
secretaria,
COMPROMISO POR LA
del
Comit
COMPETENCIA
PROFESIONAL
Pgina 298

crecimiento profesional ya que no
sus actividades sean desarrolladas
hay la posibilidad de asensos, sin
acorde
embargo tiene la predisposicin
contables y administrativas.
de
seguir
aportando
las
innovaciones
sus
conocimientos a la entidad.
El personal operativo tiene una
Informar mediante un informe
buena
comunicacin
con
los
fundamentado y con la respectiva
Consejo
de
informacin necesaria para que el
Administracin, sin embargo al
caso sea estudiado por el gerente o
suscitarse
sea puesto en conocimiento de los
miembros
del
un
respetando
conflicto,
las
lneas
de
miembros
del
Consejo
de
CONSEJO DE
autoridad, se lo comunica hasta el
Administracin.
ADMINISTRACIN
gerente para que lo resuelva si se
encuentra
dentro
de
su
competencia de lo contrario se
ponga
en
conocimiento
del
Consejo Administrativo
La
filosofa
el
estilo
de
Crear un manual de contabilidad en
operacin que mantiene el FCPC-
el
DESPOCH es adecuado ya que
procedimientos contables, con la
analizan
negocio
implementacin del nuevo sistema
produce riesgos; si bien es cierto
contable se mejorar su eficiencia y
en la parte operativa no se delega
mejorar el flujo de informacin y
autoridad la estructura permite
ahorrar esfuerzos.
FILOSOFA
esto, como tambin la no rotacin
La naturaleza de la entidad permite
ADMINISTRATIVA Y
del personal sin caer en que
la no rotacin del personal pero si
ESTILO DE OPERACIN
hayan personas imprescindibles
deber
en la entidad. La parte contable
imprescindible.
cuando
un
que
se
cuidarse
detalle
del
los
personal
se ejecuta de forma eficiente y

genera informacin que sirve de
sustento para la correcta toma de
decisiones y la salvaguarda de los
activos de la institucin, sin
embargo seria ptimo contar con
un manual contable.
Pgina 299

ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
La estructura orgnica cumple los
Definir claramente funciones y
requerimientos del organismo de
responsabilidades que debern ser
control S.B.S. y es coherente con
cumplidas.
su estatuto, sin embargo el rea
Adems en el organigrama se debe
contable no se las contempla por
analizar la ubicacin del Comit de
lo que no se define formalmente
Riesgos y Comit de Inversiones ya
lneas de autoridad.
que son entes de coordinacin ms
Las responsabilidades de los
no departamentos dentro de la
principales
entidad.
directivo
se
las
establece claramente, mientras

que del rea contable no se las
contempla en un documento
formal
Existen
documentos
AUTORIDAD Y
RESPONSABILIDAD
Estructurar normas de trabajo y de
sobre las polticas para mejorar
responsabilidad
los resultados de la gestin. En el
Actualizar
rea
hace
polticas generales de inversin a
de
fin de mejorar la canalizacin de las
contable
necesario
ASIGNACIN DE
formales
la
no
se
delegacin
autoridad, en el caso de ser
inversiones
necesaria esta delegacin se la
portafolio.
el
de
control.
documento
diversificar
de
su
realiza de nivel directivo a nivel

directivo en base a su jerarqua y
de
nivel
operativo
directivo
en
base
nivel
a
su
experiencia y antigedad.
El gerente est al pendiente de las
actividades de sus colaboradores
a fin de cumplir a cabalidad el
plan anual de trabajo
La administracin se interesa
Se deber preparar un documento
DE RECURSOS
porque
formal
HUMANOS
cumplan
POLTICAS Y PRACTICAS
los
con
colaboradores
todos
los
procedimientos con integridad y
sobre
procedimientos
las
polticas
en materia de
recursos humanos para optimizar
Pgina 300

tica. A nivel operativo no se
los
tiene definidos procedimientos
contratacin de personal tanto
formales para contratar ni para
permanente como temporal y fijar
evaluar la entrevista previa y las
cronogramas
pruebas de conocimientos, en el
antes de insertarlos a sus labores
caso de servicios temporales la
con la finalidad de obtener los
contratacin se la realiza en base
resultados
a referencias Antes de iniciar las
desempeo de sus funciones.
labores
se
procede
con
procedimientos
de
para
la
entrenamiento
esperados
del
la
capacitacin adecuada a fin de

obtener los resultados esperados.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Bajo la metodologa de control
Se debe determinar objetivos de
interno
operacin, informacin financiera y
C.O.S.O.
determinar
se
necesita
objetivos
de
cumplimiento a fin de relacionar
operacin, informacin financiera
los
y de cumplimiento, la entidad
interno,
tiene
determinar objetivos para rea de
determinado
globales
ms
no
objetivos
especficos,
la
componentes
adems
entidad,
fin
del
control
se
deber
de
para
poseer
tampoco por reas a fin de que
parmetros
evaluar
las
cada componente de la entidad
operaciones
aporte a la consecucin de la
constantemente losa esfuerzos a
visin
conseguir la visin institucional.
OBJETIVOS
institucional.
vigilar
En
aos
realiz
una
Se deber realizar una planeacin
planificacin estratgica la cual
estratgica a fin de mejorar la
necesita una actualizacin.
operatividad y proponerse retos
anteriores
se
mucho mas grandes que aporten al

crecimiento institucional.
La entidad cuenta con un Comit
El Comit de Riesgos deber
de
preparar un documento formal en
Riesgos
en
donde
los
RIESGOS
identifican,
miden,
analizan,
monitorean, controlan, informan
el
que
se
detalle
los
procedimientos para identificar,
Pgina 301

y revelan los riesgos de las
medir,
analizar,
monitorear,
operaciones aunque no existe un
controlar, informar y revelar los
documento
formal
de
riesgos de las operaciones ya que
procedimientos
cumplen
sus
esto
proporcionar
parmetros
funciones a cabalidad analizando
para su gestin.
el porqu de los riesgos y
El Comit de Riesgos deber poner
tomando
ms nfasis en sus funciones para
acciones
fin
de
disminuir su impacto negativo en

las
operaciones
del
su total cumplimiento.
FCPC-
DESPOCH.
La comunicacin de los riesgos a
nivel de la entidad es eficiente ya
que ha permitido reducir su
impacto.
Se
analizan
los
riesgos,
impacto,
probabilidad
ocurrencia,
se
su
Se
debe
evaluar
de
analizando
los
los
riesgos
procesos
ciertas
identificando reas criticas, modos
medidas precautelares ante un
de control y su efectividad a fin de
riesgos es decir se est listo para
establecer responsabilidades en los
actuar ante un riesgo y tratan de
procesos y determinar indicadores
reducir su impacto; mas no se
que faciliten la evaluacin de los
tienen medidas de evaluacin de
riesgos y medidas de sus impactos.
un
Adems es importante determinar
tienen
ANLISIS DE RIESGOS Y
SU PROCESO
riesgo
formalmente
establecidas, se los evala en
factores
base
afectar
criterios
de
los
externos
que
pueden
directamente
involucrados. Se controla que las
operaciones para
actividades y decisiones tomadas
probabilidad de ocurrencia.
las
disminuir
su
en la gerencia y consejo de
administracin sean cumplidas.
No se ha diseado sistemas para
Se debe estructurar un sistema
el proceso de informacin sobre
informativo el cual maneje y
cambios a los que se debe
advierta de situaciones cambiantes
reaccionar, sin embargo se est al
que afecten las operaciones a fin
pendiente del anlisis de los
de reaccionar ante su posible
factores internos y externos que
impacto.
pueden afectar de forma directa o
Se deber establecer un plan de
MANEJO DEL CAMBIO
Pgina 302

indirecta
las
operaciones.
El
contingencias ante los posibles
personal est preparado para
cambios, a fin de que la entidad
actuar frente a un riesgo. No se
maneje sus cambios y sobretodo
cuenta
este preparado para afrontarlos.
con
un
contingencias
plan
ante
circunstancias
de
diversas
cambiantes
que
afecten a la entidad.
AMBIENTE DE CONTROL
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
La segregacin de funciones es
Separar en la medida posible las
adecuada relacionndola con las
funciones
operaciones de la entidad, en el
contabilidad ya que cuentan con un
rea contable una persona se
auxiliar
encuentra encargada de todas las
ocuparse de las operaciones de
operaciones de control es decir
control. Para mejorar la seguridad
conciliaciones, arqueos, cuadres
de
de saldo entre otras. Las reas
implementar un sistema de cmara
trabajan interrelacionadamente y
de
la documentacin se encuentra
recursos, documentacin y activos
archivada
de la entidad.
disponible
para
su
la
incompatibles
contable
entidad
video
fin
que
seria
de
puede
optimo
proteger
los
TIPOS DE ACTIVIDADES
revisin. Para las transacciones de
Preparar un manual de control
inversin
la
interno en el que consten polticas
y procedimientos para mejorar el
DE CONTROL
se
autorizacin
necesita
del
gerente
presidente adems los cheque
funcionamiento de la entidad.
son de firmas conjuntas, el acceso

a las oficinas es relativamente
fcil por lo que sera optimo un
sistema de seguridad mediante
cmaras de video. Las polticas de
inversin
son
evaluadas
en
relacin al rendimiento.
Pgina 303

El mantenimiento es dirigido al
equipo antes que al sistema, se
utiliza el sistema contable TMAX y
Se debe implementar de forma

inmediata el sistema que conjugue
las operaciones de crdito y las
operaciones contables a fin de
sistema de administracin de
prstamos y cesanta
para el
control
cuentas
evitar duplicidad de procesos y

optimizar esfuerzos, entrenar al
de
las
individuales, para su utilizacin se

necesitan claves de acceso. En el
CONTROL SOBRE LOS
sistema
contable
se
puede
SISTEMAS DE
detectar los errores de entrada,
INFORMACIN
con las claves de acceso se
personal para su manejo. Se debe

mantener
contacto
del sistema, dependiendo de la

capacidad al ingresar los datos se
el
proveedor a fin de que se de

mantenimiento no solo a los
equipos sino
ingresa a todas las aplicaciones
con
al
sistema
para
adaptarlo a las necesidades y evitar

al mximo el cometimiento de
errores.
obtiene informacin financiera

confiable
para
la
toma
de
decisiones. Los sistemas que se

utilizan
no
cumplen
las
necesidades de las operaciones y

permite
la
duplicidad
de
procesos.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
La informacin dentro de la
Se debe mantener el nivel de
entidad es procesada de manera
informacin implementado, con la
oportuna, es recopilada por los
operacin
sistemas de informacin contable
informtico se mejorar mucho
TMAX y extracontable CLARION,
mas la informacin a fin de que se
esta coordinada con informacin
emita informacin confiable con el
externa
menor de esfuerzo.
del
nuevo
sistema
INFORMACIN
especialmente
Pgina 304

econmica. La informacin circula
a nivel global de la entidad,
emitiendo informacin interna
confiable
para
la
toma
de
decisiones.
La comunicacin de la entidad
Buscar un sistema de informacin
fluye de arriba hacia abajo y de
escrita para dar a conocer las
abajo hacia arriba de forma
indicaciones al personal operativo
eficiente, en el rea operativa no
esto evitar la mala interpretacin
se comunica de forma escrita lo
de
que
comunicacin con los auditores es
puede
caer
en
mala
las
indicaciones.
mantener
La
interpretacin de la indicaciones
importante
ya
que
o la falta de su cumplimiento,
proporcionan recomendaciones a
existe una buena comunicacin
fin de mejorar el sistema de control
con el auditor externo, y los
de la entidad.
COMUNICACIN
documentos son revisados por

contabilidad a fin de valorar su
validez y exactitud de no ser as se
devuelven para su rectificacin.
MONITOREO
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Se supervisa al personal en las
Se
debe
garantizar
que
la
funciones que realiza a fin de que
administracin
las operaciones se realicen de
oportunamente las deficiencias a
forma eficiente y se comuniquen
fin de tomas acciones ante los
oportunamente las deficiencias
hallazgos. El gerente debe tratar de
presentadas,
las
evaluar bajo otros parmetros la
auditora
eficiencia de la entidad, se deber
conozca
ACTIVIDADES DE
MONITOREO
recomendaciones
de
son tomadas en cuenta y lo ms
tambin
analizar
los
informes
Pgina 305

importante son implementadas
financieros
internos
con
en bien de la institucin.
resultados
de
El gerente no realiza evaluacin
complementarios ya que a pesar de
por sus medios sino que estas son
poseer
realizadas con
el apoyo del
pueden ser comparables a fin de
personal lo que se denomina la
lograr mejor posicionamiento en
evaluacin administrativa, no se
resultados obtenidos.
otros
diferentes
los
fondos
condiciones
comparan resultados con los de

otras
entidades
de
igual
naturaleza ya que las condiciones

son diferentes tanto en aportes,
numerosa de partcipes, etc.
Se considera los informes de
Se debe implementar de forma
fuentes externas principalmente
total
los de auditora para mejorar la
propuestas por auditora ya que
eficiencia del sistema de control
estas
interno, el rea operativa informa
mejoramiento
lasa deficiencias hasta el gerente
control de la entidad.
las
son
recomendaciones
enfocadas
al
REPORTE DE
del
sistema
de
DEFICIENCIAS
a fin de que lo comunique a los
miembros
del
Consejo
de
Administracin.
Pgina 306

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FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

ESCUELA DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Ingeniera en Contabilidad y Auditora C.P.A.

Ing. Hernn Arellano D.

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Las opiniones vertidas en la presente Tesis de Grado denominada PROPUESTA DE

Se propone la PROPUESTA DE MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL FONDO

The Internal Control Manual proposal for de teachers closed foresight

Research techniques and instruments such as: surveys, questionnaires, FODA

1.1 LA EXPERIENCIA DE LOS FONDOS DE CESANTA EN AMRICA DEL SUR

1.2.1 CONSTITUCIN POLTICA DE LA REPBLICA DEL ECUADOR

1.4 FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS DOCENTES DE LA

1.4.7 BENEFICIO DE CESANTA

2.1 IDENTIFICACIN DEL FONDO COMPLEMENTARIO PREVISIONAL CERRADO DE LOS

3.3.1. AMBIENTE DE CONFIANZA MUTUA

3.5.4.1. NORMATIVA PARA EL MANEJO DE CAJA

3.6.3. RECAUDACIN DE VALORES POR CONCEPTO DE PRSTAMOS, APORTES Y

EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIN DE LAS

EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR EN EL

EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y PRESENTACIN

EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UN ARQUEO DE

EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LAS

EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIN DE

EVALUACIN DE RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIN DE

ELABORACIN Y PUBLICACIN DE LA CONVOCATORIA

ELABORAR PROPUESTAS DE PROYECTOS DE REFORMAS ESTATUTARIAS Y/O

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LMITES DE INVERSIN Y CRDITOS

ELABORACIN Y EJECUCIN DE FORMA ANUAL DEL PLAN DE TRABAJO Y

ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y DEMS

REGISTRAR LOS APORTES INDIVIDUALES Y LA DISTRIBUCIN DE EXCEDENTES

OTORGAR LAS LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES DE LOS PARTICIPES QUE

El Fondo Complementario Previsional Cerrado de los Docentes de la Escuela Superior

El objetivo principal de la investigacin fue de: Elaborar un Manual de Control interno

En el capitulo segundo se presenta un diagnostico del FCPC-DESPOCH tanto a nivel

el proceso para los cuales se deben tomar acciones de forma inmediata.

evaluacin de control interno se los realiz mediante la aplicacin de cuestionarios

En el tercer captulo se presenta la Propuesta de Manual de Control Interno aplicable

agregado se ha realizado una matriz de

evaluacin de riesgos del proceso.

Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones obtenidas del proceso

Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional Cerrado

Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional Cerrado

1.1 LA EXPERIENCIA DE LOS FONDOS DE CESANTA EN AMRICA DEL SUR

Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional Cerrado

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS),

El Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas (ISSFA),

El Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional (ISSPOL),

Las Unidades Mdicas Prestadoras de Salud (UMPS)

complementarios de propiedad privada, pblica o mixta.

La Comisin Tcnica de Inversiones del IESS.

Estas entidades estn sujetas a cubrir eventualidades como enfermedad, maternidad,

LEY DE SEGURIDAD SOCIAL. (2001) Gonzalo Arias Barriga editor. Pg. 94

Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional Cerrado

1.2 BASE LEGAL PARA LA CREACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS FONDOS

Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional Cerrado

1.2.2 LEY DE SEGURIDAD SOCIAL

Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional Cerrado

para mejorar la cuanta o las condiciones de las prestaciones correspondientes al

LEY DE SEGURIDAD SOCIAL. (2001) Gonzalo Arias Barriga editor. Pag.73

Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional Cerrado

1.2.3 RESOLUCIN DE LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS

LEY DE SEGURIDAD SOCIAL. (2001) Gonzalo Arias Barriga editor. Pg. 94

Propuesta de un Manual de Control Interno para el Fondo Complementario Previsional Cerrado