ADMINISTRACIO

N PUBLICA
AUDITORIA DE
GESTION

AUDITORIA DE GESTION

OBJETIVO:
El objetivo primordial de la auditora de gestin
consiste
en
descubrir
deficiencias
o
irregularidades en algunas de las partes de la
empresa y apuntar sus probables remedios. La
finalidad es ayudar a la direccin a lograr la
administracin ms eficaz. Su intencin es
examinar y valorar los mtodos y desempeo en
todas las reas. Los factores de la evaluacin
abarcan:
el panorama econmico
la adecuada utilizacin de personal y equipo
los sistemas de funcionamiento satisfactorios.

En la auditora de gestin se realizan anlisis

ara determinar deficiencias causantes de
dificultades, sean actuales o en potencia, las
irregularidades, embotellamientos, descuidos,
prdidas innecesarias, actuaciones equivocadas,
deficiente
colaboracin,
fricciones
entre
ejecutivos y una falta general de conocimientos o
desdn de lo que es una buena organizacin.
Suele ocurrir a menudo que se produzcan
prdidas por prolongados espacios de tiempo, lo
cual, a semejanza de las enfermedades crnicas,
hace que vaya empeorando la situacin debido a
la falta de vigilancia.

Por medio de los trabajos que realiza el auditor,

ste se encuentra en posicin de determinar y
poner en evidencia las fallas y mtodos
defectuosos operacionales en el desempeo,
respecto de las necesidades especficas de la
direccin en cuanto a la planeacin, y realizacin
de los objetivos de la organizacin.

LA RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR

Consiste en ayudar y respaldar a la direccin en
la determinacin de las reas en que pueda
llevarse a cabo valiosas economas e implantarse
mejores tcnicas administrativas, seguida de una
investigacin definida y donde quieran que surjan
aspectos o circunstancias susceptibles de
remedio o mejora, es obligacin del auditor
examinar con mirada crtica y valorar toda
solucin que parezca conveniente.

La revisin de los mtodos y desempeos

administrativos, comprende un examen de
los objetivos, polticas, procedimientos,
delegacin de responsabilidades, normas y
realizaciones. La eficiencia operativa de la
funcin o rea sometida a estudio, puede
determinarse mediante una comparacin
de las condiciones vigentes, con las
requeridas por los planes, polticas etc.

AUDITORIA INTERNA VERSUS

AUDITORIA EXTERNA

La auditoria interna tiene lugar cuando el

personal que genera la actividad auditoria
pertenece a la misma organizacin que la
unidad auditada.
La auditoria externa se produce en cambio,
cuando el auditor forma parte de una
organizacin distinta de la que pertenece la
unidad auditada.

Los trminos interno y externo son

independientes al tipo de auditoria que se
haga, una auditoria operativa o una
auditoria financiera puede ser interna o
externa en funcin de la ubicacin
organizativa del responsable de la misma.
Es necesario precisar esto porque suele
identificarse errneamente la auditoria
interna con la auditoria contable o
financiera

CONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTION

Para entender el concepto de auditora de
gestin es necesario conocer los conceptos
tradicionales de auditora administrativa y
auditora operacional.

La AUDITORA ADMINISTRATIVA puede

definirse como el examen comprensivo
y
constructivo
de
la
estructura
organizativa de una empresa o una
institucin; o de cualquier otra entidad
y de sus mtodos de control, medios
de operacin y empleo que d a sus
recursos humanos y materiales

La AUDITORA OPERACIONAL se define

como
una
tcnica
para
evaluar
sistemticamente la efectividad de una
funcin o una unidad con referencia a
normas de la empresa, utilizando
personal especializado en el rea de
estudio, con el objeto de asegurar a la
administracin que sus objetivos se
cumplan, y determinar qu condiciones
pueden mejorarse.

La AUDITORA DE GESTIN es el
examen que se realiza a una entidad
con el propsito de evaluar el grado de
eficiencia y eficacia con que se
manejan los recursos disponibles y se
logran los objetivos previstos por el
Ente.

Es el examen crtico, sistemtico y

detallado de las reas y controles
operacionales de un ente, realizado
con
independencia
y
utilizando
tcnicas especficas, con el propsito
de emitir un informe profesional sobre
la eficacia eficiencia y economicidad en
el manejo de los recursos, para la toma
de decisiones que permitan la mejora
de la productividad del mismo.

NORMAS PARA EL
CONTROL DE GESTIN
El control de gestin en las empresas pretende
establecer un control integral, a partir de la
evaluacin de los estados de resultados de las
actividades administrativas y operativas, su
proyeccin hacia el futuro, y la evaluacin de
sus
resultados
histricos
para
detectar
variaciones y tendencias, con el propsito de
determinar la eficiencia y eficacia.

Normas personales
Las normas personales hacen referencia a
las cualidades que el auditor debe tener
para realizar este tipo de trabajo, dentro de
las cualidades que el carcter profesional
del control de gestin lo exige.

Capacidad Profesional e Idoneidad.

El personal asignado para realizar el
control de gestin debe tener capacidad y
preparacin en reas afines, as como la
ms alta formacin tica y moral que le
permita realizar un anlisis eficiente.

Entrenamiento tcnico y profesional

El entrenamiento tcnico permanente
implica la adquisicin de habilidades y
conocimientos necesarios para la
realizacin del trabajo.

Independencia de Criterio
Los juicios emitidos deben basarse en
resultados objetivos, determinados por los
resultados del trabajo, independientes de
cualquier opinin personal que desve la
realidad de la entidad.

Cuidado y Diligencia Profesional.

En el desarrollo del trabajo el profesional
debe tener una visin analtica y creativa, la
cual le permita efectuar un anlisis crtico
en reas estratgicas y establecer las
herramientas necesarias para la toma de
decisiones.

Normas relativas al trabajo.

Planificacin
Estas

normas hacen relacin al desarrollo del trabajo con criterios de

planeacin, anlisis de, metas y programas, beneficiarios de su accin y
anlisis de los costos mnimos.

Planificacin

general, planificacin especfica, programas de auditora y

archivo permanente

La

planificacin de una auditora implica desarrollar una estrategia general

para su conduccin a fin de asegurar que el auditor tenga un cabal
conocimiento y comprensin de las actividades, sistemas de control e
informacin y disposiciones legales aplicables a la institucin, que le permitan
evaluar el nivel de riesgo de auditora as como determinar y programar la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.

La planificacin de una auditora implica

desarrollar una estrategia general para su
conduccin a fin de asegurar que el auditor
tenga un cabal conocimiento y comprensin
de las actividades, sistemas de control e
informacin
y
disposiciones
legales
aplicables a la institucin, que le permitan
evaluar el nivel de riesgo de auditora as
como determinar y programar la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos
a aplicar.

Ejecucin
Estudio y evaluacin del control interno,
evaluacin del cumplimiento de disposiciones
legales y reglamentarias, supervisin del
trabajo de auditora, evidencia suficiente,
competente y relevante, papeles de trabajo,
comunicacin de observaciones y carta de
representacin.

Estudio y evaluacin del control interno,

evaluacin
del
cumplimiento
de
disposiciones legales y reglamentarias,
supervisin del trabajo de auditora,
evidencia
suficiente,
competente
y
relevante, papeles de trabajo, comunicacin
de observaciones y carta de representacin.

En la etapa de elaboracin del plan de

trabajo hay que definir exactamente el
tiempo que requiere la investigacin,
estimar este tiempo por fases, determinar
los recursos humanos que participarn,
estimar los recursos materiales que han
de utilizarse y evaluar previamente los
costes generales del estudio.

El plan de trabajo de la auditora operativa agrupa un conjunto de

etapas, algunas de las cuales se pueden ejecutar simultneamente:

Decidir el inicio del estudio.

Recoger la informacin bsica.
Hacer la entrevista inicial y presentar el plan de trabajo.
Hacer entrevistas individuales con los responsables
seleccionados.
Hacer una recopilacin general de la informacin.
Realizar una encuesta especfica a una muestra
significativa del personal.
Analizar los dalos.
Elaborar propuestas y conclusiones.
Editar y presentar el estudio

Estudio y Evaluacin del Control de Gestin

La actividad de la auditoria empieza cuando el ncleo estratgico de una rea
determinada observa resultados no satisfactorios y solicita los servicios a una unidad
de auditoria.
El auditor hace un diagnostico de la organizacin y se plantean dos preguntas
bsicas Cules son los resultados no deseados? Y Cules son las causas de estos
resultados negativos?.
El analista recoge toda la informacin necesaria para determinar la actividad y el
soporte estructural, personal y material de la organizacin; localiza las principales
variables que no funcionan de acuerdo con los planes establecidos por el rea o de
acuerdo con los criterios de eficacia y de eficiencia.

Normas Relativas al Informe

Como resultado del control de gestin se
redacta un informe con el fin de emitir los
resultados
sobre
la
gestin
del
administrador frente a los recursos puestos
a su disposicin.

TECNICAS PARA LA AUDITORA DE

GESTIN
Al estudiar y evaluar el sistema de control
interno y determinar el alcance de la Auditora,
el auditor debe obtener informacin suficiente,
competente y relevante a fin de promover una
base razonable para sus operaciones, criterios,
conclusiones y recomendaciones.
Precisamente las tcnicas de Auditora son los
diversos mtodos utilizados por el auditor para
obtener evidencias.

Examen o inspeccin fsica.

Observacin fsica de un activo.

Inspeccin documental
Se observa un documento para saber si es
genuino, sin alteraciones, autntico, con
aprobaciones y que fueron asentados
correctamente en los libros, registros e
informes.

Confirmacin
Se obtiene directamente de un agente
externo, informacin por escrito, para ser
usada como evidencia, por ejemplo
confirmar efectivo, cuentas por cobrar,
ttulos
de
propiedades,
pasivos
contingentes y otras reclamaciones, para
determinar la exactitud o validez de una
cifra o hecho.

Entrevistas
Realizacin de preguntas necesarias para
el conocimiento general del trabajo.

Comparaciones
Se compara a partir de:

Informacin del ao anterior.

Informacin del plan.
Informacin de las otras empresas
de la misma rama.

Observacin
Es muy amplia, prcticamente infinita,
puede incluir desde la observacin del flujo
de trabajo, las acciones administrativas del
personal involucrado del rea, documentos,
acumulacin de materiales, materiales
excedentes, entre otros.

Verificacin.
Verificar que cada elemento de cada uno
de los documentos es lo apropiado y se
corresponde con la legislacin vigente.

Investigacin.
Examinar acciones, condiciones,
acumulaciones y procesamiento de activos
y todas aquellas operaciones relacionadas
con estos.
Esta investigacin puede ser externa o
interna y por lo regular mediante la
realizacin de cuestionarios previamente
formulados.

Anlisis.
Se recopila y usa informacin con el objetivo
de llegar a una deduccin lgica, determinar
las relaciones entre las diversas partes de una
operacin.
Involucra la separacin de las diversas partes
de la entidad o de las distintas influencias
sobre la misma y despus determinar el efecto
inmediato o potencial sobre una organizacin
dada una situacin determinada.

Evaluacin.
Es el proceso de arribar a una decisin
basado en la informacin disponible. La
evaluacin depende de la experiencia y
juicio del auditor

ETAPA DE PLANEACIN
En esta etapa se busca obtener informacin
general sobre la entidad en relacin a :
Normatividad
Antecedentes
Organizacin
Misin
Objetivos
Funciones
Recursos
polticas generales
procedimientos operativos

Se determina los procedimientos a seguir para la

ejecucin del control de gestin, como la
cobertura, el periodo de anlisis y la elaboracin
de los papeles de trabajo (formatos, base y
anexos) en los que se reclasificar la informacin
financiera, elaboracin del informe.
Esta informacin permite apreciar las reas
criticas de la entidad, sirviendo de apoyo para la
elaboracin de las diferentes metodologas
aplicables en el control de gestin, el cronograma
de actividades, distribucin del trabajo y el tiempo
de ejecucin

Primera fase:
Induccin y conocimiento de la Entidad.
Con el fin de establecer el objeto social,
funciones y contextos macroeconmico de las
entidades, se debe recopilar informacin, tanto
de la Entidad como complementaria, mediante
entrevistas, inspeccin ocular, consulta de
archivos, recopilando la siguiente informacin:

Normas de creacin, modificaciones y

reglamentacin.
Naturaleza Jurdica.
Estructura organizacional.
Manuales de funcionamiento y
procedimientos
Normatividad interna y externa.
Objetivos
Reglamentos internos.

Financiera (balance, estado de prdidas y

ganancias con sus respectivas notas y
anexos)
Presupuestal (inicial y ejecutado)
Tcnica
Estadstica
Plan de desarrollo con programas y
subprogramas

Personal nmero total de empleados operativos y

administrativos, nmero de pensionados.
Caractersticas y especificaciones en precios y
cantidades de los bienes o servicios prestados.
De acuerdo al tipo de actividad desarrollada por la
entidad se solicita la informacin que considere
necesarias:
encuestas,
entrevistas,
visitas,
pruebas de recorrido, verificacin de registros,
clculos y diseos (indicadores): informacin que
debe ser reclasificada y analizada.
Informe de Gerencia, Control Interno .

Segunda Fase: Manejo de la

informacin.
Una vez determinado el objeto social y
funciones de la entidad, se procede a la
reclasificacin de la informacin financiera
en los formatos bases y anexos.

El objeto de reclasificar la informacin

financiera y establecer anexos, es disponer
de informacin depurada, para lograr un
mejor anlisis del rea a auditar y detectar
reas criticas.
Establecer
tendencias y desviaciones.
Dichos anexos sirven como herramientas en
las metodologas.

En el desarrollo del control de gestin es

importante aclarar el criterio de evaluacin
de las empresas pblicas, el cual difiere
sustancialmente frente a las empresas
privadas, puesto que en estas ltimas la
razn principal es la bsqueda de
utilidades, mientras que en la empresa
pblica influyen factores de diferentes
ndole, que impiden analizarlas bajo la
ptica del anlisis financiero tradicional.

Las polticas de gobierno inciden en su

gestin,
por
medio
de
mltiples
mecanismos directos e indirectos.