Visio 2007. Diagramas de flujo.

Nociones bsicas

INSTRUCCIN DE SERVICIO
NOCIONES BSICAS PARA DIAGRAMAS DE FLUJO.

MICROSOFT VISIO 2007

Fecha: 23/11/07
Autor: Aurora Estvez Ballester. TGRI Seccin Normalizacin y Proceso Tcnico
rea de Bibliotecas

Visio 2007. Diagramas de flujo. Nociones bsicas

INTRODUCCIN

Microsoft Visio es un conjunto de software de dibujo vectorial para Microsoft

Windows. Las herramientas que lo componen permiten realizar diagramas de oficinas,
diagramas de bases de datos, diagramas de flujo... Originalmente apuntaba a ser una
aplicacin para dibujo tcnico para el campo de Ingeniera y Arquitectura, con
aditamentos para desarrollar diagramas de negocio.
Microsoft incorpora una serie de plantillas con las formas necesarias para
construir diagramas de todo tipo.
Para abrir una plantilla de diagrama de flujo en el men Archivo, se selecciona
Nuevo |Diagrama de flujo |Diagrama de flujo bsico. Tambin se puede acceder
a travs de Archivo |Formas |Diagrama de flujo.

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Aparecen de ese modo:

La nueva pgina de dibujo

Plantillas desplegables de

9 Formas bsicas
9 Fondos
9 Bordes y ttulo.../...

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BARRA DE MEN

Como puede apreciarse es prcticamente igual que cualquiera de las que conocemos
a travs de otros programas. Veremos por tanto aquellas que presentan diferencias, y
que sern ms usuales en nuestro caso.
Archivo. Similar a otros mens conocidos, la principal diferencia es la posibilidad de
escoger las formas, como se ha visto en la introduccin.
Editar. Prcticamente igual a cualquier otro men de office.
Ver. Permite:

Abrir ventanas relativas al dibujo, como las siguientes

9 Formas. Como se ha visto arriba, recoge las diferentes plantillas de formas
que vayamos seleccionando ya sea desde el men archivo o desde el icono

de la barra de herramientas estndar. Con el botn izquierdo se

despliega aquella que se est pulsando. El derecho, entre otras cosas,

sirve

para acoplar o desacoplar las diferentes ventanas complementarias (esto es,

integrarlas o separarlas de la ventana de dilogo), y escoger el modo de
representacin de las formas.

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9 Panormica y zoom. Permite ampliar la parte del diagrama donde se est

trabajando, para poder actuar con mayor precisin. Esta accin tambin
puede

realizarse

con

el

puntero

mientras

se

presionan

las

teclas

CTRL+MAYS; el puntero toma forma de herramienta de aumento. Para

aumentar se presiona el botn izquierdo, y para reducir, el derecho.
Otra posibilidad para aumentar y reducir consiste en modificar los
porcentajes de la herramienta Zoom. Este puede actuiar sobre una parte
en cuestin o sobre la pgina completa.

9 Datos de forma. Permite ver los datos agregados a una forma a travs de la
opcin Datos del men principal (Vase Pg. 6).

9 Tamao y posicin. Se explica en el apartado sobre modificacin de formas.

RECORDAR: conviene en este men tener activadas las opciones Regla, Cuadrcula,
Guas y Puntos de Conexin.

Barras de herramientas. Se recomienda tener activadas las siguientes:

9 Estndar. Igual que cualquier otra de office, con herramientas propias:

9 Formato.

Es la herramienta propia de esta barra. Permite seleccionar

combinaciones de colores prediseadas. (V. a. pg. 12)
9 Formato de forma. (V. a. pg. 12)

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Herramientas. Funcionalidades para configurar el espacio de trabajo (forma de la

cuadrcula y las guas) complementos de Visio...
Datos. Permite agregar datos de inters a las formas. Por defecto, los campos son
Coste, Duracin y Recursos (nmero de personas). Pueden ser tiles para una toma
de decisiones, aunque nicamente pueden verse en el documento a travs del
software, nunca en versin impresa, por lo que su aplicacin no parece pertinente en
nuestro caso.

Forma. Entre otras funcionalidades, permite agrupar todas las formas del diagrama,
de manera que tenemos un todo compacto. Esto puede ayudar, por ejemplo, para
copiar el diagrama completo en otro documento.

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FORMAS BSICAS
Principio/fin

Indican cada fase o tem del proceso. Estas son las formas
ms frecuentes en los diagramas de flujo, por ser las que

Proceso

ms

fcilmente

pueden

adaptarse

los

procesos

procedimientos propios de un entorno administrativo.

Decisin

Adems de estas formas precisas, pueden utilizarse las

anotaciones, para aquellos elementos del proceso que no

Datos

puedan

expresarse

con

las

anteriores.

Por

ejemplo,

persona encargada, software utilizado, etc.

Documento

Preparacin

Las relaciones entre las formas se establecen utilizando los

Operacin
manual

conectores.

Proceso paralelo

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CONSTRUCCIN DEL DIAGRAMA

Fondos, bordes, sombreados...

Se incorporan arrastrndolos desde las distintas galeras. Son complementos
que contribuyen a la esttica del diagrama, aunque en nuestro caso tericamente no
son aplicables, ya que el diagrama ir integrado en el proceso o procedimiento en
cuestin siguiendo el formato normalizado que le corresponda.
RECOMENDABLE: utilizar como fondo la cuadrcula ya que es muy til a la hora de
alinear las diferentes formas.
Incorporacin de formas
Son varias las formas posibles de dibujar las formas del diagrama:
a) En la galera de smbolos de la izquierda, seleccionarlas con el botn derecho,
opcin copiar, y soltar en la pgina de dibujo, opcin pegar.

b) Desde la galera, arrastrar la forma hasta la pgina de dibujo. Es cmoda y

recomendable. Se pincha la forma con el botn izquierdo y se desplaza.

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c) Dibujar una forma con las herramientas de dibujo, como Rectngulo o Elipse. Es la
que ofrece menos posibilidades

d) Con los conectores automticos. (Vase Pg. 14)

Numerar formas
Desde el men Herramientas|Complementos|Extras de Visio|Numerar formas,
que permite hacerlo de varias maneras:

Para numerar nuevas formas para diagrama de flujo al mismo tiempo que se
arrastran a la pgina de dibujo, en el cuadro de dilogo Numerar formas, se
selecciona la casilla Continuar numerando formas al colocarlas en la pgina.

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Mover una forma

a) Con la herramienta Puntero. se selecciona la forma a mover, situndolo en el
centro para evitar interferir con los controladores de forma,
que pueden cambiar el tamao de la misma. Se sabe que la
forma est lista para desplazarse cuando el puntero se
transforma en una flecha de cuatro puntas
b) Con las teclas de direccin.

Mover ms de una forma al mismo tiempo

Para seleccionar varias formas simultneamente se hace clic sobre cada una de ellas
mientras se mantiene presionada la tecla MAYS. Si las formas estn muy cerca unas
de otras, tambin se pueden seleccionar rodendolas con el puntero; alrededor se
dibuja una forma que las abarca. De este modo, la seleccin se desplaza, con el
propio puntero o con las teclas de direccin.
Este mtodo de seleccin sirve tambin para efectuar simultneamente sobre todas
las formas aquellos cambios que se desee, como tamao de texto, color, forma...

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Cambiar el tamao de la forma

Se selecciona la forma que se quiere cambiar con el puntero, y se sita sobre uno de
los controladores, segn lo que se quiera obtener.

Los controladores son los

pequeos cuadrados verdes que aparecen en determinados puntos de las formas.

Cuando

el

puntero

se

sita

sobre uno de ellos, cambia a

una flecha de dos puntas, lo que
indica que la forma est lista
para

cambiar

de

tamao.

La modificacin se
realiza arrastrando el puntero.

Si se quiere especificar un tamao concreto en una forma, se selecciona y escoge

Ver ventana de tamao y posicin en la Opcin Ver de la barra de men.

Girar una forma

Para girar una forma sobre s misma, se selecciona haciendo que aparezcan los
controladores, como se acaba de explicar, slo que se actuar sobre el crculo,
alrededor del cual aparece una flecha.
Sin dejar de marcar, se mover el ratn
hacia

derecha

izquierda

segn

el

sentido al que se quiera dirigir la forma.

Si contiene texto, ste girar con ella.
Los conectores asociados a la forma
cambiarn su aspecto, pero sin perder el
enrutamiento

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Cambiar formato (relleno, lneas)

Hay varios modos de modificar el formato:
a) Desde la opcin formato de la barra de men

Tanto aqu como en los otros mtodos, aparece

Tema,

que

no

es

sino

una

serie

de

diseos

predeterminados (combinacin de colores) que pueden

aplicarse tanto a priori como a posteriori. Se despliega
la propiedad que se quiere modificar (texto, lnea,
aadir sombreado), y dentro de la ventana que se
genera, se escoge el aspecto a cambiar.

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b) Desde las barras de herramientas formato y formato de forma

c) Desde el botn derecho del ratn

Para modificar el aspecto de varias formas simultneamente, seleccionar como se

explic en el apartado Mover formas y proceder igual que arriba.

Agregar texto
Para agregar texto a una forma basta con seleccionarla y hacer doble clic sobre ella.
El formato se puede aplicar antes o despus de escribirlo, con las herramientas que se
han visto en el apartado anterior. A medida que se escribe o se le da formato, Visio
ampla automticamente la forma de modo que se puede ver el texto ms fcilmente.
RECORDAR: cuando se dejen de utilizar las herramientas texto, conector, etc., debe
volver a hacerse clic sobre el puntero.
Tambin puede necesitarse escribir un texto sobre algn punto del diagrama que no
sea una forma. En este caso, se selecciona la herramienta texto, y sobre el lugar que
se desee se hace doble clic. Este texto puede desplazarse con el puntero donde se
quiera. El formato se modifica siguiendo los mismos mtodos que para los textos
insertos en formas, al igual que ocurre con el tamao del bloque, giros, etc.

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Insertar los Conectores

Como se ha dicho ya, las formas se relacionan entre s a travs de los conectores,
formas unidimensionales que en el caso de los diagramas de flujo van indicando la
secuencia que siguen en su desarrollo las distintas fases del proceso. Actan de modo
que cuando se mueve una de las formas conectadas, sigue estando conectada.
Hay varios modos de crear una conexin:
a) Pulsando la herramienta conector de la barra estndar.
b) Arrastrndola desde la galera de smbolos hasta la pgina de dibujo.
En los dos casos, tanto el principio como el fin del conector tendrn que situarse entre
los puntos de conexin de las formas a unir, representados por una x azul si se
mantiene activada la opcin Ver puntos de conexin del Men Ver, y que se
resaltan mediante un cuadrado rojo al pasar la herramienta conector sobre ellos:

c) Mediante la autoconexin. Es una funcionalidad nueva respecto de anteriores

versiones de Visio, ms rpida que las dos anteriores. Se utiliza desde la barra de
men estndar, donde se activa ya sea antes o despus de dibujar la forma a
conectar.
Activada la funcin, al desplazar el puntero sobre la forma, se mostrarn los
puntos de conexin libres mediante unos tringulos color azul claro:

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Lo fundamental de esta opcin es que no slo crea el conector sino tambin la

siguiente forma a conectar, en el lugar donde queremos situarla. El procedimiento es
el siguiente:

1. Activar el botn de autoconexin

2. Arrastramos o creamos una primera forma a conectar
3. Situamos el cursor sobre el punto de conexin (tringulo azul) desde el que
debe partir el conector.
4. Picamos sobre l una sola vez, apareciendo el conector y una forma igual a la
anterior.
5. Si queremos que la forma sea diferente, picar sobre la que deseemos en la
galera y seguir los pasos 3 y 4.
Tambin es posible crear todas las formas y, una vez ubicadas, insertar los
conectores, ya sea manual o automticamente.
IMPORTANTE: no utilizar la herramienta Lnea a modo de conector, ya que carece de
las propiedades automticas de este, como es el enrutado automtico.
Los extremos del conector se vuelven de color rojo cuando las formas estn
conectadas. Si uno de los extremos del conector contina de color verde, intente
conectar de nuevo el extremo a la forma. Ambos extremos deben aparecer en color
rojo si desea que ambas formas permanezcan conectadas.

Cambiar formato de los conectores

Lnea y colores se pueden modificar con los mismos comandos que hemos visto para
las formas bsicas.
Respecto de la forma de los conectores,
pueden convertirse de rectas a curvas, o
con inclusin de ngulo recto, bien desde
el botn derecho del ratn, bien desde la
barra de herramientas de Diseo y
enrutamiento.

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Tras escoger la forma deseada, est cambiar al actuar sobre los controladores
propios de los conectores

Con la opcin Restablecer conector se vuelve a la forma anterior.

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INSERTAR EL DIAGRAMA EN EL PROCEDIMIENTO

Una vez que tenemos el diagrama completo, se seleccionar el conjunto de formas

como se explic antes, cuidando que no se escape ninguna de la seleccin. Despus
de esto, con la opcin agrupar, activada desde el Men Formato o con el botn
derecho del ratn (Forma|Agrupar), todos los componentes del diagrama quedan
unificados, constituyendo una sola imagen.

Despus de esto, para insertar el diagrama en el proceso o procedimiento, puede

optarse por:
a) Copiar y pegar, simplemente, teniendo en cuenta que el fondo del diagrama
aparece gris y hay que ponerlo en blanco.

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b) Guardar el archivo en Visio como imagen *.jpeg, e insertarlo en el documento de

texto.

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