PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE CAJA MENOR

GESTIN FINANCIERA

Cdigo: GF-PR-001

Versin: 00

1. OBJETIVO
Soportar los gastos menores en que incurren las diferentes dependencias de la
Fundacin Universitaria de Popayn, de acuerdo a los montos establecidos,
buscando la optimizacin en la utilizacin de los recursos disponibles para el
cubrimiento de las necesidades de la Fundacin Universitaria de Popayn en
gastos menores.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para los pagos de caja menor, facilitando el buen
desempeo de los empleados, permitiendo as el control en las actividades a
realizar dentro de las secciones de Cartera, Tesorera y Contabilidad.

3. DEFINICIONES
a. Caja menor: Fondo que se crea en las empresas para manejar pequeos
desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

4. ASPECTOS GENERALES
a. La persona encargada del manejo de la caja menor es el asistente
administrativo de rectora.
b. Todo recibo de caja menor debe estar autorizado exclusivamente por el
Vicerrector Administrativo.
c. La cantidad mxima de dinero autorizada para pagos es del 15% del valor del
fondo asignado para la caja menor
d. Todo recibo de caja menor debe estar numerado.
e. Todo recibo de caja menor debe tener un soporte en original que indique la
transaccin realizada.
f. Todo soporte debe contemplar las disposiciones legales sobre facturacin:
Que la factura o documento equivalente contenga el nombre y nmero de
NIT de la empresa que vende o presta el servicio.
Elaboro:
Alejandro Hurtado S.
Cargo:
Documentador SGC

Reviso:
Fernando Sols Escobar
Cargo:
Vicerrector Administrativo

Aprob:
Fernando Sols Escobar
Cargo:
Vicerrector Administrativo

Firma:

Firma:

Firma:

Fecha de
Emisin

08/09/2012
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Cdigo: GF-PR-001

Versin: 00

g.

h.
i.

j.
k.

Que la factura o documento equivalente salga a nombre de la Fundacin

Universitaria de Popayn a excepcin de los tiquetes de mquina
registradora o de transporte terrestre.
Que contenga la fecha y dependencia que hace uso del servicio o efecta
la compra.
Que contenga una breve descripcin del servicio que se est prestando o el
bien que se est adquiriendo.
En el caso del transporte urbano, los recibos los deben firmar las personas
que figuren como empleados de la FUP, dada la dificultad para obtener el
RUT de los conductores de servicio pblico, con ello se deja expresamente
escrito que no se podr celebrar ninguna transaccin si no se renen los
requisitos indicados.
Los anticipos para gastos deben ampararse con una autorizacin por escrito de
los funcionarios autorizados en el presente procedimiento: posteriormente se
deber justificar con los respectivos soportes teniendo en cuenta las
disposiciones leales sobre los mismos a ms tardar un da hbil siguiente.
El anticipo que se autoriza est limitado por el valor mximo establecidos en la
categorizacin de la caja menor establecida.
El encargado de la caja menor solicitar su reembolso en original y copia
segn el formato de reembolso de caja menor, cuando haya gastado el 70%
del fondo. Debe ser elaborado en computador sin ninguna enmendadura, al
que se le anexarn los recibos diligenciados y aprobados por el Vicerrector
Administrativo y organizados numrica y ascendentemente con sus respectivos
soportes.
En el detalle debe especificar a qu programa se debe cargar el gasto, ya que
esta informacin es importante para el manejo de centro de costos
Los recibos que soportan el reembolso de caja menor, no podrn tener fechas
anteriores al rango de fecha que indica el reembolso. En caso de ser as, se
descontar por nmina los valores de dichos recibos al responsable del fondo.
Previo concepto del Vicerrector Administrativo.

Elaboro:
Alejandro Hurtado S.
Cargo:
Documentador SGC

Reviso:
Fernando Sols Escobar
Cargo:
Vicerrector Administrativo

Aprob:
Fernando Sols Escobar
Cargo:
Vicerrector Administrativo

Firma:

Firma:

Firma:

Fecha de
Emisin

08/09/2012
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l. Los responsables del manejo del fondo de caja menor no deben entregar
recibos de caja menor en blanco a ningn funcionario sin que previamente se
haya diligenciado los espacios destinados para ello.
m. Todos los recibos de CAJA MENOR relacionadas en el desembolso deben
figurar con el sello de CANCELADO.
n. El (la) encargado (a) de la CAJA MENOR, deber llevar un libro de contabilidad
de tres columnas en la primera de las cuales apuntar el valor del reembolso
de CAJA MENOR, rengln seguido en la segunda columna, apuntar el valor
de cada uno de los recibos de CAJA MENOR que vaya cancelando y
finalmente en la tercera y ltima columna del libro apuntar el saldo de la CAJA
MENOR, el cual ser equivalente a la resta entre el valor del ltimo reembolso
menos la sumatoria de los recibos pagados por la CAJA MENOR

5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION
Solicitar a la Vicerrectora
administrativa para realizar un
gasto de caja menor
Autorizar el gasto de caja
menor

RESPONSABLE

REGISTRO

Todos los Procesos

de la Institucin

Formato Caja
menor

Vicerrector
Administrativo

Formato Caja
menor
Formato de
reembolso caja
menor

Solicitud de gasto

Autorizacin de gasto

Solicitud de reembolso

Solicitar su reembolso

Todos los Procesos

de la Institucin

Recepcin de reembolso

Recibir reembolso

Todos los Procesos

de la Institucin

Elaboro:
Alejandro Hurtado S.
Cargo:
Documentador SGC

Reviso:
Fernando Sols Escobar
Cargo:
Vicerrector Administrativo

Aprob:
Fernando Sols Escobar
Cargo:
Vicerrector Administrativo

Firma:

Firma:

Firma:

N/A

Fecha de
Emisin

08/09/2012
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