GUIA METODOLOGICA PARA LA

REALIZACION DEL DIAGNOSTICO

PARTICIPATIVO A TRAVES DE MESAS
SECTORIALES
PLAN DE DESARROLLO QUINDIO FIRME
2012 - 2015

MARTHA LILIANA AGUDELO. SECRETARIA DE PLANEACION Y PLANIFICACION

EQUIPO TECNICO PLAN DE DESARROLLO DEPARTAMENTAL

OBJETIVO
La presente gua se ha elaborado con el fin de establecer la
metodologa bsica para llevar a cabo las mesas sectoriales
dentro del proceso de diagnstico en la formulacin participativa
e incluyente del Plan de Desarrollo Departamental.

FASES
La metodologa establecida se ha discriminado en 3 fases:

FASE 1

FASE 2

FASE 3

Preparacin

Ejecucin

Sistematizacin

Fase de preparacin
Esta fase contempla los aspectos organizativos y logsticos
previos a tener en cuenta para la realizacin exitosa de las mesas
sectoriales, e implica lo siguiente:

Definicin de los sectores a trabajar.

Derivado de lo establecido en el programa de gobierno se han
definido los siguientes los sectores por dimensin:

DESARROLLO SOCIAL

EDUCACION
SALUD
CULTURA
DEPORTE Y RECREACION
SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA
INTEGRACION SOCIAL GRUPOS CON
CONDICION ESPECIAL
SEGURIDAD ALIMENTARIA

DESARROLLO
ECONOMICO Y
COMPETITIVIDAD

AGROINDUSTRIA
TURISMO Y PAISAJE CULTURAL CAFETERO
INDUSTRIA Y COMERCIO
TICS

DESARROLLO
SOPORTE FISICO
TERRITORIAL

INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO

ORDENAMIENTO TERRITORIAL
GESTION DEL RIESGO

DESARROLLO
AMBIENTAL

DESARROLLO
INSTITUCIONAL

GESTION DE RECURSOS HIDRICOS

BIODIVERSIDAD Y SERVICIOS ECOSISTEMICOS
GESTION AMBIENTAL SECTORIAL Y URBANA
CAMBIO CLIMATICO

PARTICIPACION SOCIAL COMUNITARIA

ALIANZAS PARA EL DESARROLLO

Definicin de estructura y roles del talento humano

La estructura bsica est dada de la siguiente forma:
experto tcnico

COORDINADOR
GENERAL

FACILITADOR
ENCUENTRO
SECTORIAL

equipo de apoyo

persona de apoyo
logstico
pesona de apoyo
al faciltador

Los roles y responsabilidades se describen en el siguiente cuadro

ACTOR

ROL

RESPONSABILIDADES

COORDINADOR
GENERAL

FACILITADOR
DE MESA

EQUIPO DE
APOYO

Coordinar con los facilitadores la realizacin de cada una de

las mesas
Establecer el enlace con el equipo tcnico de plan de
desarrollo.
Gestionar recursos ante la secretara de planeacin y dems
dependencias que se requieran.
Gestionar el punto de contacto para realizar las mesas.
Garantizar la documentacin y sistematizacin de los
productos obtenidos en las mesas

Realizar coordinacin
general del proceso que
asegure el cumplimiento
del cronograma y los
productos establecidos

Llevar a cabo las mesa

sectorial asignada de
acuerdo con los
parmetros metodolgicos
establecidos..

Apoyar la ejecucin de las

mesas sectoriales
asignadas

PERSONA DE APOYO LOGISTICO

Alistar el lugar de realizacin de las mesas
Recoge la asistencia en los registros establecidos
Apoyar el suministro de refrigerios y materiales y recoleccin
de productos
PERSONA DE APOYO AL FACILITADOR
Apoya a los grupos para asegurarse que la metodologa se
aplique en los grupos y se obtengan los productos deseados..
Hace registros fotogrficos de las carteleras y momentos de
la reunin.
EXPERTO TECNICO
Presenta los componentes bsicos del Sector y resuelve
inquietudes tcnicas respecto del tema en las mesas

Establecer el enlace con el coordinador general

Realizar las convocatorias de los actores del sector
Establecer y coordinar el equipo de apoyo logstico.
Coordinar la logstica en el lugar de realizacin de las mesas.
Sistematizar la mesa realizada

Definicin de la logstica requerida

RECURSO HUMANO

RECURSOS
TECNOLOGICOS

RECURSOS FISICOS

1 Coordinador
1 lider por mesa
sectorial (
participacin activa de
los secretarios de
gobierno y directores
de institutos
decentralizados)
1 equipo de apoyo por
mesa ( mnimo 2
personas)
1 experto tcnico del
sector
1 Comunicador

Formatos de
diagnstico
Carteleras
Formatos de
asistencia
Mesas
Sillas
Marcadores gruesos
Marcadores delgados
Lapiceros
Cinta tesa
Refrigerios
Pendones
Lugar de contacto

Base de datos de
actores por sector
Videobeam
Extensin de cable
Portatil
Amplificador de
sonido
Cmara fotogrfica /
filmadora

Definicin de cronograma macro de actividades

ACTIVIDAD
GENERAL
Preparacin mesas
Convocatoria de
actores
Ejecucin mesas
Sistematizacin
mesas

FEBRERO 2012
1

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Fase de ejecucin en sitio

Una vez se hayan convocado los actores a los puntos de
encuentro y se hayan dispuesto la logstica y recursos, se
procede a realizar la mesa sectorial de acuerdo con los 3
momentos definidos a continuacin:
MOMENTO

ACTIVIDAD
1. Registrar
asistencia

INTRODUCCION

2. Dar la
bienvenida y
presentar al
equipo

3. Explicar la
metodologa

4. Conformar
grupos de
trabajo

DESARROLLO
5. Definir
problemas del
sector

DESCRIPCION
A medida que los convocados ingresan al lugar de
contacto, la persona de apoyo logstico gestiona el
diligenciamiento del registro de asistencia.
La cabeza visible del proceso, da la bienvenida y los
agradecimientos a los participantes convocados en
nombre de la gobernacin As mismo, hace la
presentacin del facilitador y del equipo de la mesa,
explica los alcances del evento, enmarca la actividad en la
lnea correspondiente al plan de gobierno y motiva la
participacin
El facilitador de mesa explica la metodologa general a
seguir durante la reunin y acuerda las reglas de juego
para el xito de la reunin, utilizando un cartelera, que
haga visible la participacin de los convocados.
El facilitador junto con la(s) persona(s) de apoyo conforma
los grupos de trabajo de mximo 10 personas cada uno
(idealmente 7) y los ubica en sus respectivas mesas de
trabajo. Cada grupo es asistido por un facilitador o en su
defecto se debe nombrar un coordinador quien se
encargar de moderar las participaciones y de registrar la
informacin que se vaya obteniendo en cada uno de los
momentos del ejercicio.
Conformados los grupos, se explica la metodologa que se
utilizar para definir los problemas y el tiempo mximo que
se tiene. Se reparten los materiales a cada uno (fichas,
cartelera y marcadores) y se solicita a los participantes que
definan mximo 10 problemas importantes del sector
utilizando la tcnica de lluvia de ideas. Para ello se reparte
a cada participante un mximo de 3 tarjetas de color verde
donde deben anotar un problema por tarjeta, teniendo en
cuenta que su redaccin debe iniciar con un adjetivo
(deficiente, falta de, poca, insuficiente, etc) .Las tarjetas
deben agruparse de tal manera que permitan identificar

TIEMPO

30
minutos

10
minutos

50
minutos

6. Priorizar los
problemas

7. Caracterizar los
problemas
priorizados

8. Georeferenciar
los problemas
priorizados

9. Establecer
alternativas de
solucin

10. Socializar el
trabajo
11. Recoger
registros del
trabajo
FINALIZACION
12. Hacer cierre de
la reunin

problemticas comunes que sern escritas en tarjetas de

color rosado.
Con los problemas elegidos, cada grupo procede a
priorizarlos, para lo cual se reparte la cartelera de
priorizacin en donde se ubican los problemas
identificados y la gua de criterios. Se procede a calificar
cada problema por consenso criterio por criterio. .Una vez
calificados se suman los puntajes obtenidos en cada
criterio y se procede a determinar los 3 de mayor puntaje,
que sern los 3 problemas priorizados. En caso de que
haya puntajes totales iguales en algunos problemas, el
grupo decidir por consenso cules deben hacer parte de
los 3 que se seguir trabajando.
Con los 3 problemas priorizados se solicita al grupo que
los ubiquen en la cartelera de identificacin de problemas
con caracterizacin poblacional y que procedan a
caracterizar cada uno de acuerdo con los criterios
establecidos. Utilizando cdigo de colores (rojo, verde y
azul) se procede
a diligenciar las casillas
correspondientes marcando una X con color que mejor
exprese el grado de afectacin a los grupos poblacionales,
as rojo si es alto, verde si es medio y azul si es bajo.
Una vez caracterizados poblacionalmente los problemas
se solicita al grupo que ubique en el mapa que se reparte,
los 3 problemas elegidos teniendo en cuenta los
municipios donde pueden estar presentndose con mayor
frecuencia o afectacin. Para ello se utilizan stickers de
colores que expresan el grado de criticidad del problema
en un determinado municipio: rojo si es alto; amarillo si es
medio y verde si es bajo. Al lado de cada sticker se anota
el nmero del problema priorizado al cual se refiere.
Una vez se ubican los 3 problemas priorizados en la
cartelera de alternativas de solucin, los miembros de los
grupos establecen por consenso 3 alternativas de solucin
teniendo en cuenta los criterios enunciados en el anexo.
Las alternativas se consignan en las tarjetas amarillas y se
procesan en la cartelera de alternativas de solucin.
Las carteleras de cada grupo se exhiben para que los
grupos observen el trabajo de cada uno. As mismo, el
facilitador de mesa explica que la sistematizacin definitiva
de la mesa ser hecha posteriormente por el equipo de la
gobernacin.
El equipo de apoyo recoge los instrumentos de diagnstico
que se han diligenciado y los materiales utilizados y
verifica que todos los participantes hayan diligenciado la
asistencia.
El lder de mesa obtiene retroalimentacin sobre el trabajo
realizado y termina la reunin agradeciendo la asistencia y
la participacin de los convocados. El equipo de apoyo
ordena y limpia el saln.

20
minutos

20
minutos

20
minutos

30
minutos

15
minutos

15
minutos

NOTAS:

Despus del punto 7 se reparte el refrigerio a cada asistente.

Durante el transcurso de la reunin se toman registros fotogrficos que documenten las
diferentes actividades.
Durante el transcurso de la reunin la persona de apoyo logstico est pendiente de que
todos los convocados hayan diligenciado el registro de asistencia.

Fase de sistematizacin de la
informacin
En esta fase se consolida la informacin obtenida en los
instrumentos de diagnstico empleados en las mesas de trabajo.
El coordinador general de las mesas sectoriales, junto con el lder
de cada mesa, son los responsables de esta actividad cuyo
producto principal es el listado de problemas caracterizado por
sector priorizado y caracterizado poblacionalmente, junto con
las alternativas de solucin a cada problema consolidadas y
priorizadas.

ANEXOS

1. INSTRUMENTO
DE
DIAGNSTICO
SECTORIAL.
PRIORIZACION DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS
2. INSTRUMENTO
DE
DIAGNSTICO
CARACTERIZACION POBLACIONAL DE
PRIORIZADOS

SECTORIAL.
PROBLEMAS

3. CRITERIOS PARA LA PRIORIZACION DE PROBLEMAS.

4. MAPA PARA LA GEOREFERENCIACION DE PROBLEMAS.
5. INSTRUMENTO
ALTERNATIVAS
PRIORIZADOS.

DE
DIAGNSTICO
DE SOLUCION A LOS

SECTORIAL.
PROBLEMAS

6. CRITERIOS PARA ESTABLECER LAS ALTERNATIVAS DE

SOLUCION

GOBERNACION DEL
QUINDIO

SECRETARIA DE
PLANEACION
Y PLANIFICACION

INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL

PRIORIZACION DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS

SECTOR_____________________________LUGAR DE REUNION __________________________FECHA________________

CRITERIOS DE PRIORIZACION

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

Cobertura

Gravedad

Duracin

Gobernabilidad

PUNTAJE
OBTENIDO

GOBERNACION DEL
QUINDIO

INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL

UBICACIN ESPACIAL DE PROBLEMAS PRIORIZADOS

IMPACTO / AFECTACION
ALTO
MEDIO
BAJO

SECRETARIA DE
PLANEACION
Y PLANIFICACION

RANGOS DE EDAD UTILIZADOS EN LA CARACTERIZACION POBLACIONAL

DE PROBLEMAS PRIORIZADOS
GRUPO EDAD

RANGOS DE EDAD

Preescolares

Menores de 6 aos

Escolares

De 7 a 11 aos

Jvenes /adolescentes

De 12 17 aos

Adultos en edad productiva

De 15 a 64 aos

Tercera edad/ adulto mayor

65 y ms aos

CRITERIOS PARA ESTABLECER ALTERNATIVAS DE SOLUCION

A LOS PROBLEMAS PRIORIZADOS

CRITERIO

SIGNIFICADO

ENFOQUE DE CAUSAS

La alternativa apunta realmente a solucionar la

causa o causas del problema

PERIODO DE
MADURACION

Que los resultados de implementar la

alternativa puedan ser visibles en el perodo
de gobierno

CONTINUIDAD /
POSTERGACION

Que la alternativa pueda tener continuidad

RECURSOS

Que la alternativa sea viable financieramente.

INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL

CARACTERIZACION POBLACIONAL DE PROBLEMAS PRIORIZADOS

GOBERNACION DEL QUINDIO

SECRETARIA DE PLANEACION
Y PLANIFICACION

SECTOR:______________________________ PUNTO DE ENCUENTRO.__________________________FECHA DE REALIZACION _______________

Principalmente, a qu grupos de edad estn
afectando estos problemas y en qu grado ?

A qu grupos con condicin especial estaran afectando

estos problemas y en qu grado?

Cules son los problemas de

este SECTOR que merecen
atencin prioritaria?
<s de 6
aos

Escolares

jvenes

Grado de afectacin:

Adultos en
edad
productiva

alto

Tercera
edad

Discapac
idad

medio

Desplamiento

Reinsercin/
desmovilizacin

Comunidad
indgena

baja

Afrocolombianos

Comunidad
LGTBi

GOBERNACION DEL QUINDIO

INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL

ALTERNATIVAS DE SOLUCION

SECRETARIA DE PLANEACION
Y PLANIFICACION

SECTOR:______________________________ PUNTO DE ENCUENTRO.__________________________FECHA DE REALIZACION _______________

PROBLEMA PRIORIZADO 1

Alternativa de solucin

PROBLEMA PRIORIZADO 2

Alternativa de solucin

PROBLEMA PRIORIZADO 3

Alternativa de solucin

CRITERIOS PARA PRIORIZACIN DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS

CRITERIO

COBERTURA DEL
PROBLEMA

DURACION DEL
PROBLEMA

GRAVEDAD DEL
PROBLEMA

VISIN ESTRATGICA
DEL PROBLEMA

PREGUNTA QUE BUSCA RESPONDER

Cunta poblacin est siendo afectada por el

problema?

Cunto tiempo lleva el problema en el

territorio?

Cul es el grado de afectacin del problema

sobre los actores involucrados?

Comparado con otros, qu tan importante es

para departamento / municipio resolver este
problema?

ALTERNATIVAS DE CALIFICACION

Puntaje

LA MAYORIA DE LA POBLACION

APROXIMADAMENTE LA MITAD DE LA
POBLACION

MENOS DE LA MITAD DE LA
POBLACION

Ms de 5 aos

Entre 3 y 5 aos

Menos de 3 aos

ALTO

MEDIO

BAJO

El problema es ms importante que

todos los dems problemas
El problema es ms importante que
algunos problemas
Hay muchos otros problemas que se
deben resolver primero

3
2
1