MANUAL DE

LAS 5 Ss.
La diferencia vital entre los
pases ricos y los pases
pobres consiste en el nmero
de personas que rechazan o
se adaptan a la cultura de la
pobreza.

INTRODUCCIN
Es necesario crear entornos dentro de las
Organizaciones que permitan maximizar
los recursos, el tiempo y la productividad
personal.
Para ese fin se cre una tcnica denominada 5 Ss, por sus siglas
en japons, que han sido implantadas en miles de compaas e
instituciones en el mundo con extraordinarios resultados.
A partir de la instrumentacin de la tcnica 5 Ss
en las empresas, se pueden implantar con mucho
mayor facilidad y xito, otros sistemas de calidad
modernos, sobretodo aquellos relacionados con
ISO 9000.
2

GENERAL.

OBJETIVOS

Que los participantes uniformicen en el mbito organizacional el concepto

de 5 Ss, y que adquieran lineamientos y estrategias generales para la
implantacin de un sistema de calidad con dichas caractersticas.

ESPECIFICOS.
Conocer la metodologa para instrumentar un sistema de calidad 5 Ss
en su organizacin, que les permita a usted y a sus colaboradores
desempearse con altos niveles de productividad.
Comprender en que consisten cada uno de los trminos japoneses y
los beneficios que nos brinda el implantarlos.
Crear una nueva cultura organizacional, basada en el compromiso, la
disciplina y la creacin de las condiciones para la productividad y la
calidad en el entorno.
3

INTRODUCCIN.
OBJETIVOS.
I. Antecedentes.

Beneficios directos.

III. Estudio y descripcin de las 5 Ss

Cul es el Objetivo Principal de las 5 Ss?

Qu son las 5 Ss?
Resistencias.

II. Las 5 Ss y su significado

TEMARIO

1S Seiri. Seleccionar.
Beneficios.
2S Seiton. Organizar.
Beneficios.
4S Seiketsu. Sanear.
Beneficios.
3S Seiso. Limpiar.
Beneficios.
5S Shitsuke. Autodisciplina.
Beneficios.

IV. Actividades previas a la implantacin de las 5 Ss.

V. Las 5 Ss en las oficinas.
VI. Metodologa de implantacin.

ANTECEDENTES
Las 5s iniciarn en Japn durante los aos 60s
obteniendo beneficios tales como:
Eliminacin de desperdicios.
Reduccin de materiales en procesos.
Incremento en la productividad laboral.
Evitar accidentes.
Optimizar espacios.
Incrementar la velocidad de mejora.

CUL ES EL OBJETIVO PRINCIPAL

DE LAS 5 Ss.?

Desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente, en un clima

de seguridad, orden, limpieza y constancia que permita el correcto
desempeo de las operaciones diarias, logrando as los estndares
de calidad de los servicios requeridos por la ciudadana.

QU SON LAS 5 S?
Es una herramienta de calidad que permite implementar y establecer
estndares para tener reas y espacios de trabajo en orden y realizar
eficazmente las actividades.

RESISTENCIAS

Qu tan importantes pueden ser las 5 Ss y su

aplicacin?

Para qu limpiar si se vuelve a ensuciar?

Mi sistema de archivo es un desorden, pero yo

s de mi propia forma de llevarlo
7

SIGNIFICADO
DE LAS 5 Ss
En japons:

1.
2.
3.
4.
5.

Seiri
Seiton
Seiso
Seiketsu
Shitsuke

En espaol:

Seleccionar
Organizar
Limpiar
Estandarizar
Disciplina
9

BENEFICIOS DIRECTOS
DE LAS 5 Ss

Seguridad:
Menor ndice de Accidentes.
Reduccin drstica de Ausentismo.
Calidad:
Satisfaccin de los clientes.
Velocidad de respuesta y mejora.
Eficiencia:
Productividad.
Energa positiva.
Eliminacin de desperdicios:
Mantenimiento preventivo.
Sugerencia de mejora.

10

1ERA. S:

SEIRI

SELECCIONAR
Significa eliminar del rea de trabajo todos los elementos
innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.
El SEIRI-CLASIFICACIN, CONSISTE EN:

Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de

las que no sirven.

Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.

Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.

Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza,

uso, seguridad y frecuencia de utilizacin con el objeto de facilitar
la agilidad en el trabajo.

Eliminar informacin innecesaria y que nos puede conducir a

errores de interpretacin o de actuacin.

11

1ERA. S:

SELECCIONAR

Mantener solo lo necesario

Revisar el rea de trabajo.

Separar lo que sirve de lo que no sirve.
Definir un lugar donde poner temporalmente lo que no se necesita,
pero puede servir a alguien.
Decidir que se har con las cosas.

Una vez CLASIFICADO lo necesario, se selecciona por frecuencia de uso:

JUNTO

CADA HORA
VARIAS VECES AL DA

CERCA
EN EL REA
EN OTRA REA
EN BODEGA
O ARCHIVO

Si su
USO
es:

UNA VEZ A LA SEMANA

UNA VEZ
AL MES
UNA VEZ AL AO, O
SE PUEDE USAR

12

BENEFICIOS DE
SEIRI - SELECCIN
Mejor distribucin de
recursos.

Se descartan artculos
obsoletos.

Liberar espacio til en plantas

y oficinas.

Eliminacin de
desperdicios

SELECCIONAR
Reduccin en
inventarios
Abrir espacios

Facilitar el control visual de las

materias primas que se van agotando y
que se requieren para un proceso.
13

AUTO-EXAMEN

UTILIZO o PUEDO UTILIZAR

LA SELECCIN ?
No. de 5
Ss
S
E
L
E
C
C
I

EVALUACIN

PUNTUACIN

No.

ASPECTOS

QUE VERIFICAR
(SUGERENCIAS)

Objetos presentes y sin uso en el

rea.

Materiales o herramientas
innecesarias

2
3

PUNTUACIN

Objetos personales
Clasificacin de lo que sirve y
necesita.

MB.
R.
M.

Muy Bien.
Regular.
Mal.

MB

Hallazgos frecuentes de los

mismos.
Ubicacin de objetos por
frecuencia de uso.

CALIFICACIN: ____________
PREDOMINANTE

14

SEITON
ORGANIZAR
2DA. S:

Consiste en organizar los elementos que hemos clasificados como

necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad.
La ORGANIZACIN permite:
Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en

el trabajo de rutina, para facilitar su acceso y retorno al lugar.

Facilita el acceso rpido a elementos que se requieren para el

trabajo.
Mejorar la informacin en el sitio de trabajo para evitar errores y

acciones de riesgo potencial.

El aseo y la limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y

seguridad.
Se libera espacio.

15

2DA. S:

ORGANIZAR
Un lugar para cada cosa y
cada cosa en su lugar
Colocar o distribuir las cosas en el lugar que les corresponde,
mantener esa ubicacin con adecuada disposicin de las cosas,
para que estn listas en el momento que se soliciten.

16

BENEFICIOS DE
SEITON - ORGANIZAR
Eliminar tiempos de
bsqueda.

Mejorar la seguridad.
Minimizar errores.

Velocidad de respuesta.

Eliminacin de perdidas
por errores.

ORGANIZAR
Velocidad de mejora.

Prevenir desabasto de
suministros y/o productos.

La empresa puede contar con un

sistema simple de control visual
de materiales y materias primas
17

AUTO-EXAMEN
UTILIZO o PUEDO UTILIZAR LA ORGANIZACIN ?
No. de 5
Ss

EVALUACIN
No.

1
O
R
D
E
N

ASPECTOS

Identificacin de cada clase de tema.

Deteccin de faltantes.

Existen sistemas auto explicativos de

localizacin congruentes.
Lugares especficos para papelera y
archivo.

Se prevee el desabasto y los sobre

inventarios de papelera y materiales
de oficina.

QUE VERIFICAR
(SUGERENCIAS)

MB

Todo est identificado por nombre,

PUNTUACIN

Orden en instalaciones y bien

sealizados.

tema, rea y tipo?

Existen indicadores visuales de la
falta de algo?
Existen sistemas auto explicativos
de localizacin congruentes.
Lugares especficos para papelera
y archivo.
Existen indicadores de mximos y
mnimos?
Orden en instalaciones y bien
sealizados.
18
Calificacin: ____________

SEISO
LIMPIAR

3DA. S:

Significa eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de mi lugar de trabajo (escritorio, maquinaria, etc.).
La limpieza implica no nicamente mantener los equipos dentro de una esttica agradable permanentemente, implica
un pensamiento superior a limpiar. Exige que realicemos un trabajo creativo de identificacin de las fuentes de
suciedad y contaminacin para tomar acciones de raz para su eliminacin, de lo contrario ser imposible mantener
limpio y en buen estado el rea de trabajo.
Para aplicar la LIMPIEZA se debe::

Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.

Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento

autnomo.
19

3DA. S:

LIMPIAR
Un sitio sucio y desordenado; es un lugar inseguro
que puede provocar un accidente y llegar a afectar la
calidad del producto.
El xito en la limpieza de una empresa depende de la actitud de
su personal.

Las 3 etapas de la Limpieza :

rea individual.
reas comunes.
reas difciles.

20

BENEFICIOS DE
SEISO - LIMPIAR
Un lugar impecable de
trabajo.

Evitar accidentes y
enfermedades.

Tomar acciones correctivas

inmediatas.

Disminuir reparaciones costosas.

LIMPIAR
Prevenir contaminacin en los
procesos.
Prolongar la vida til de las
instalaciones y equipos.
Mejora el bienestar fsico y
mental del trabajador.

21

AUTO-EXAMEN
UTILIZO o PUEDO
UTILIZAR LA LIMPIEZA ?
No. de 5
Ss

L
I
M
P
I
E
Z
A

EVALUACIN

PUNTUACIN

No.

ASPECTOS

QUE VERIFICAR
(SUGERENCIAS)

Suciedad y polvo en el rea de

Revisa la parte posterior de los muebles y

mquinas, debajo de mesas, escritorios, as como la
limpieza de mquinas, telfono y computadora?

MB

trabajo y equipo.

Control de ceniceros, tazas, pizarrn,

etc.

Existen tazas y ceniceros sucios y

sin uso?
Verificar el control del aseo (si

Limpieza diaria sobre escritorios y

existe)
muebles.

Calificacin: ___________
22

4TA. S:

SEIKETSU SANEAR

Es la metodologa que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicacin
de las tres primeras S. Si no existe un proceso para conservar los logros, es
posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y
se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones.
El SANEAR pretende:

Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S.

Ensaar al operario realizar normas con el apoyo de la direccin y un

adecuado entrenamiento.
El empleo de los estndares se debe auditar para verificar su
cumplimiento.
Las normas de limpieza, lubricacin y aprietes son la base del
mantenimiento autnomo.

23

4TA. S:

SANEAR
Se recomienda:
Elaborar por departamento el Manual de las aplicaciones en 5 Ss,
el cual deber contener lo siguiente:
Evidencia de las condiciones
anteriores.
Distribucin general de reas,
mobiliario y equipos.
Descripcin de cada rea y
mobiliario.
Identificacin de cada documento y
artculo.

5 Ss
RSOS
RECU OS
N
HUMA

24

4TA. S:
Por ejemplo:

SANEAR

En un aula de capacitacin, al trmino de la sesin el instructor debe:

Dejar limpio el pizarrn.

Devolver el equipo utilizado a su lugar.
No dejar nada sobre la mesa y acomodar las sillas.
Verificar que no quede ningn objeto que no sea del aula.
Apagar el clima y la luz.

CMO MANTENER EL CONTROL

VISUAL EN EL SANEAMIENTO?
Usar smbolos, colores o letreros para que el estndar se explique por
s mismo.
La empresa debe definir los estndares de colores generales para la
empresa como el color de las paredes, equipos, tuberas, etc.
25

BENEFICIOS DE
SEIKETSU - SANEAR
Se guarda el conocimiento
producido durante aos de
trabajo.
Sistemas autoexplicativos.

Se mantiene por escrito cmo

mantener lo logrado.
Facilita el mantenimiento.

SANEAR
Mejora la comunicacin.
Disminuir el tiempo de
bsqueda.

Elegir adecuada toma de

decisiones.
Asegurar que nuestros
productos y servicios sean de
calidad consistente.

26

AUTO-EXAMEN
UTILIZO o PUEDO
UTILIZAR EL SANEAMIENTO ?
No. de 5
Ss
S
A
N
E
A
M
I
E
N
T
O

EVALUACIN

PUNTUACIN

No.

ASPECTOS

QUE VERIFICAR
(SUGERENCIAS)

Procedimiento de Limpieza

Existen? Responsables? Controles?

Procedimientos de Trabajo

Uso de ropa y equipo

MB

Revisar estndares y procedimientos de

trabajo.

Se est usando la ropa y el equipo

adecuado?

Calificacin: __________
27

5TA. S: SHITSUKE
AUTO-DISCIPLINA
Significa convertir en hbito el empleo y utilizacin de los mtodos establecidos y
estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo.
Si se estimula que cada uno de nosotros como empleados aplique el Crculo de Deming en
cada una de las actividades diarias, es muy seguro que en la prctica la Autodisciplina no
tendra ninguna dificultad.

5TA. S:

AUTO-DISCIPLINA
La AUTODISCIPLINA implica:
El respeto de las normas y estndares establecidas para conservar el

sitio de trabajo impecable.

Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el
funcionamiento de una organizacin.
Promover el hbito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de
cumplimiento de las normas establecidas.
Mejorar el respeto de su propio ser y de los dems.

29

BENEFICIOS DE
SHITSUKE - AUTODISCIPLINA
Se crea una cultura de
sensibilidad, respeto y cuidado
de los recursos de la
secretaria.

La persona comprometida
demuestra persistencia en el logro
de sus fines.

La autodisciplina es una forma de La moral en el trabajo

cambiar los hbitos.
se incrementa.

AUTODISCIPLINA
El cliente se sentir ms satisfecho
ya que los niveles de calidad sern
superiores debido a que se han
respetado
ntegramente
los
procedimientos y normas .

El sitio de trabajo ser un

lugar donde realmente sea
atractivo llegar cada da.
30

CMO SE ADMINISTRA UN
PROGRAMA DE 5 Ss?
Aplicar las 5 Ss implica un proceso que consta
de varias actividades:

Sistema de 5 Ss
Sensibilizacin
Documentacin
Auditoras
Acciones correctivas
Retroalimentacin
31

DIFUSIN
La difusin se realizar de forma permanente
durante todo el desarrollo de implementacin y
mantenimiento de las 5 Ss; la cual ser a
criterio de cada instructor.

La Difusin se puede dar a travs de:

Carteles,

Trpticos,

Folletos etc.

m
sta
e
ya do
os ntan
r
t
la
so
No imp

os

s
32

AUDITORIAS INTERNAS
El propsito de las auditorias internas es
el reunir evidencia objetiva que permita
arribar a un conocimiento y a una
decisin veraz acerca del continuo
estado del sistema de 5 Ss.

33

ACCIONES CORRECTIVAS
Identificacin de No-Conformidades.
Determinar causas verdaderas.
Implementar solucin.
Evaluar la efectividad.
Re-auditar para verificar la finalizacin.
Evidencia (registros).

34

RETROALIMENTACIN

Indicadores
Nos permiten establecer la eficiencia y
efectividad del sistema:
Desempeo de cada rea
Fallas internas
Fallas externas
Tendencias
Satisfaccin del cliente

35

IMPLANTACIN

Identificar la Situacin Actual.

Seleccionar los puntos especficos.
Asignar la responsabilidad.
Documentar y exhibir apropiadamente.
Establecer actividades de mejora.
Evaluar peridicamente el avance.
Retroalimentar el proceso y Reconocimiento.
Llevar a cabo un proyecto piloto.

36

PROBLEMAS CON LA
IMPLANTACIN DE UN
SISTEMA DE 5 SS

Gran esfuerzo.

Shock cultural.

Burocracia.

Costo.

37

ACTIVIDADES PREVIAS A LA
IMPLANTACIN DE LAS 5 S`s

Preparacin del Entorno.

Definir actividades urgentes de
importantes.
Buscar un cambio cultural.
Utilizar el sentido comn al implantarla.
Buscar participacin de los
afectados.
Evidencia de las reas.
Llevar a cabo la limpieza Mayor de las
reas.

38

CONCLUSIONES
La creacin de un Entorno Productivo es:
Tarea de todos.
Es requisito para procesos competitivos.
Reduce adiccin a la urgencia.
Aplicar las 5S a profundidad requiere:

5 Ss

De un gran esfuerzo consciente.

Genera un Cambio Cultural.
DEBE SER UNO DE LOS PRIMEROS PASOS
Y MXIMA PRIORIDAD

39