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GUA RPIDA
Softaula X3

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> INDICE DE MATERIAS

1. Configuracin
2. Alumnos
3. Profesores
4. Actividades
5. Empresas

Guia rpida. Indice

6. Grupos. Matriculacin en Grupos

7. Calendarios
8. Presupuestos
9. Pre-Matrculas
10. Matrculas
11. Listados
12. Diseador dePlantilla
13. Caja Diaria

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>Introduccin
El objetivo de esta Guia rpida es orientarle en el proceso de
instalacin y puesta en marcha del programa Softaula. Tenga en cuenta
que algunas de las opciones aqu mencionadas no estn incluidas en las
versiones ms reducidas como Softaula X3 Basic y Softaula Lite, en
estos casos puede ignorarlas.
Tanto si es usted cliente de alguna de nuestras versiones
comerciales, como si an no lo es y est evalundolo para una futura
adquisicin le sugerimos esta gua para iniciarse en el manejo de
nuestros programas.
Esta gua consta de 11 lecciones terico-prcticas y al final de
cada una de ellas se le propone seguir un vdeo para una mejor
asimilacin de los conceptos tratados en cada leccin.
Una vez finalizada esta gua le sugerimos consultar el Manual del
Usuario para poder ampliar los conocimientos adquiridos.
En el caso de que haya adquirido la versin X3 Profesional o
Enterprise y desee acceder a los mismos datos de Softaula desde
equipos distintos, le sugerimos consultar el manual de uso del programa
donde sern tratados con mayor detalle todos estos aspectos.

Requisitos del programa

Requisitos de Hardware
Mnimos
Procesador Intel Pentium 2 Gb o equivalente
512 Mb. Memoria RAM
1 Gb. Espacio libre recomendado en disco duro

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Resolucin mnima de
1280x1024 o superior.

pantalla

800x600.

Recomendada

Requisitos de software
Sistema Operativo Windows XP, 2003, Vista o superior.
Librera Mdac 2.8 (Microsoft Data Access Componentes) o
superior.
Microsoft Scripting Runtime 5.4
Microsoft JET 4.0 SP7
Microsoft Office 2000/XP/2003/2007

Otros requisitos
Conexin a Internet

NOTA: Para poder reproducir las animaciones que se acompaan en

cada leccin necesitar tener instalado el Plugin Macromedia
Shockwave. Si no dispone del mismo podr descargarlo en esta
direccin.
http://www.adobe.com/es

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Garanta de uso
La adquisicin de este programa se rige por las condiciones de
garanta incluidas en el fichero de instalacin. Le recomendamos
consultar dicho documento.
Esta licencia de uso no podr transferirse a ninguna otra persona
sin el consentimiento expreso de Softaula.

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> 1.Configuracin

Lo primero que haremos una vez instalado Softaula ser

configurar todos los datos relativos a la escuela. Como podr
comprobar, el formulario de configuracin est divido en varios
subgrupos, entre ellos GENERAL, AVANZADAS, y SEGURIDAD.

1.1.Configurar, General, Datos Fiscales.

Introducir los datos fiscales de su escuela.
Softaula incluir el logotipo de la escuela en
los listados y plantillas que genere posteriormente.
Recuerde que el formato admitido por el Softaula
es el JPG y que las medidas recomendadas son
150 x 150 pixeles

Es importante que guarde el fichero de imagen en

una carpeta comn a todos los usuarios y que
preferiblemente sea en la subcarpeta \Plantillas

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1.2.Configurar, General, Datos Bancarios.

Introduciremos los datos bancarios de la escuela y el sufijo
bancario necesario para el envo de remesas bancarias segn el modelo
cuaderno 19 establecido por el Banco de Espaa.
Existe tambin la posibilidad de introducir ms de una cuenta
bancaria.

El modelo de remesa bancaria es la Q19

establecida por el Banco de Espaa

1.3.Configurar, General, Opciones.

El apartado de opciones se divide en dos apartados: Opciones
generales y Opciones avanzadas (slo para las versiones Profesional y
Enterprise). En nuestro caso dejaremos las opciones por defecto.

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1.5.Configurar, General, Organizar mdulos.

Los mdulos son archivos externos autoejecutables a los que
podr acceder desde el mismo men de Softaula

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Desde el men de opciones

de Softaula localizaremos una
opcin
denominada
mdulos
externos y si hacemos clic en ella
aparecern tantos elementos como
entradas hayan sido creadas desde
el men de configuracin.

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1.6.Configurar, General, Configuracin Internet.

La configuracin de Internet nos permite el envo de correos
electrnicos a los diversos perfiles de usuario, para ello deberemos
introducir los datos relativos a cada una de las cuentas de correo, como
son el servidor de correo saliente SMTP, la direccin de correo
electrnico remitente, as como el nombre de la cuenta y su contrasea.
Para garantizar la entrega de los mensajes le sugerimos marcar la
opcin de requerido.
Aadiremos nuestro servidor de
correo saliente SMTP
La direccin de e-mail de la
escuela.

Ttulo del e-mail

El mismo proceso lo utilizaremos para el envo de e-mails a

profesores y empresas.

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1.7. Configuracin, avanzadas, avisos.

La opcin de avisos la dejaremos por defecto.

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1.8. Configuracin, avanzadas, Cuestionarios.

Los cuestionarios de evaluacin aportan un elemento importante
para poder evaluar el nivel de satisfaccin de nuestros alumnos.
Softaula incluye un cuestionario compuesto por 12 preguntas por
alumno y matrcula.

En el caso de estar interesado en ms cuestionarios deber

contactar con nuestro departamento comercial.

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1.9. Configuracin, avanzadas, Contadores.

Los contadores le permiten establecer un valor de partida
para las tablas principales y su valor se incrementa de forma correlativa
a medida que se van aadiendo nuevos registros. Los contadores
resultan especialmente tiles en el momento que desee asignar a un
registro un valor determinado dentro de la posicin de su tabla.

Imagnese que a principios de ao desea comenzar los

nmeros de matrcula con el valor 2009100. Tras introducir
en la seccin de contadores el valor 2009100 el programa
le asignar los valores 2009101, 2009101 y as
sucesivamente.

Lo mismo ocurrir en los dems apartados, N de Factura, N de

presupuesto, N de Remesa, etc. Tenga precaucin al modificar este
contador dado que podra generar duplicados en los registros.

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1.10. Configuracin, avanzadas, Copia de seguridad.

El proceso de BackUp o copia de seguridad de los datos resulta
vital para salvaguardar la informacin gestionada por el programa.
Si deseamos que Softaula nos cree automticamente una copia
de seguridad cada vez que se cierre el programa deberemos indicarle
una ruta donde copiar los datos y seguidamente marcar la casilla para
activarla.

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1.11. Configuracin, Seguridad, Usuarios.

Softaula ofrece la posibilidad de crear usuarios diferentes y
asociarlos a a grupos con determinados niveles de permisos.

Softaula contempla 4 grupos de usuarios: usuarios bsicos,

secretarias, profesores y administradores. Al establecer una serie de
permisos sobre un grupo, todos los usuarios asociados al mismo
dispondrn de sus mismos permisos.
Para crear un usuario nuevo dentro del
grupo1 pulsaremos en el botn aadir y lo
asociaremos al grupo al que pertenece.

Los usuarios se identifican mediante una clave de usuario y

una contrasea y forman parte de un grupo de usuarios con
una serie de privilegios

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1.12. Configuracin, Seguridad, Permisos.

Desde la seccin permisos podremos configurar cada uno de los
grupos de usuarios.

Los permisos se establecen tanto en lectura como en escritura

para cada una de las opciones.
Un recuadro marcado indica que tiene activados sus permisos y
un desmarcado los tiene denegados.
Le sugerimos marcar todas las opciones deseadas para un grupo y
grabar los cambios antes de seleccionar otro. Cada vez que pulse el
botn de grabar el programa le mostrar un mensaje de advertencia
recordndole que los cambios no tendrn efecto hasta que inicie una
nueva sesin.

Vdeo: Configuracin

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> 2.Alumnos

El apartado alumnos contiene todos los datos relativos a cada uno

de los alumnos gestionados en el programa. Softaula le ofrece tres
modos diferentes de acceso: a travs el explorador de documentos,
del icono de alumnos situado en la barra superior de opciones o travs
del men contextual

Icono Alumnos situado en la

barra superior de opciones
Men GENERAL, Mis Datos,
Tablas, Maestras, Alumnos

El formulario de listado de alumnos se compone de una serie de

opciones, la mayora de ellas comunes al resto de ventanas de listados:
Aadir, Editar, Borrar, Actualizar, Seleccin, Buscar, Clonar, Filtrar,
Configurar, Foto, Listado, Plantillas, Exportar.

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2.1. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Aadir.

En el aparatado Aadir, de la ventana gestin de alumnos

introduciremos todos los datos relativos al alumno.
Se compone de las siguientes secciones mostradas en forma de
pestaas: Datos Personales, Facturacin, Acceso WEB, Menores,
Matrculas, Contabilidad, Direcciones y Adicionales.

Personales. Nos situaremos con el cursor encima de cada

pestaa e iremos introduciendo los datos.
Skype es una
programa gratuito
de telefona IP y una
excelente
herramienta de
comunicacin.
Softaula permite
interactuar con l
para el envo de
mensaje SMS,
ficheros, llamadas
gratuitas o de pago,
videoconferencias,
chat, etc.

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Si queremos
asociarle una foto
del alumno a su
ficha pulsaremos
en el icono

Facturacin. Si deseamos aplicar unas condiciones de pago

predeterminadas a un alumno lo podremos realizar completando los
datos existentes en esta seccin.
Para evitar posibles errores tipogrficos tiene la posibilidad de
verificar que el nmero de cuenta introducido sea el correcto
pulsando sobre el botn de verificacin

Si el alumno trabaja
para una
determinada
empresa ya
introducida en el
programa podremos
establecer una
relacin entre ambos
para posteriores
informes vinculados.

A cada alumno se le pueden aplicar diferentes

formas de pago dependiendo del curso al que est
inscrito o su situacin particular. Esta seccin es
opcional y permite aplicar condiciones de pago
predeterminada y posteriormente modificables.

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Acceso Web. Este est pensado para ser enlazado con nuestra
potente herramienta de acceso web. Consulte con nuestro departamento
comercial para obtener informacin sobre este mismo mdulo.
Menores. En el caso de ser un menor de edad podemos completar
cierta informacin importante como es el nombre del tutor legal, su
relacin/parentesco, Nif, etc.

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Matriculas. Desde la misma ficha del alumno podemos acceder al

histrico de todos los expedientes de matrcula de este alumno.
Softaula mantiene un histrico de todos los expedientes para su
inmediato acceso. Haciendo doble clic en cualquiera de ellas se le abrir
una nueva ventana conteniendo el expediente completo seleccionado.

Tambin podr obtener una vista previa

de este mismo listado mediante Microsoft
Excel.

Contabilidad. Seguimiento contable de las matrculas.

El campo Contabilidad tambin podr ser

visualizado mediante Microsoft Excel.

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Direcciones. En este apartado introduciremos las direcciones de

contacto del alumno y las observaciones que creamos oportunas.
Disponemos de tres opciones de edicin: Aadir, Editar y Borrar .

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Adicionales: La seccin de datos adicionales permite ampliar la

informacin contenida en el formulario del alumno con nuevos datos
definidos por usted mismo.
La herramienta de diseo de Bases de Datos slo est disponible
para determinadas versiones.

El smbolo de (+) le indicar que se trata de un

desplegable de opciones. Si pulsa encima del
smbolo se le abrir el desplegable

2.2. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Editar.

Para abrir una ficha de alumno ya existente lo podr realizar

de diferentes maneras: pulsando el icono de editar en la barra
superior de opciones o en el botn contextual, pulsando la tecla
INTRO, pulsando la combinacin de teclas Control+E, o
haciendo doble clic con el botn izquierdo del ratn.

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2.3. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Borrar.

A travs del comando Borrar o mediante la combinacin de

teclas Control + B podremos borrar la ficha de alumno
seleccionada.

2.4. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Actualizar.

Actualiza la vista actual.

2.5. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Seleccin.

En ciertos formularios se encontrar con la necesidad de

vincular el registro actual con el de otra tabla, en este caso
resultar de utilidad la opcin de Seleccin, actuando de forma
similar a como lo hara un Pegar.

2.6. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Buscar.

Al pulsar el botn de bsqueda se le mostrar un formulario con

tantos elementos de bsqueda como campos haya definido en
la tabla. Seleccione el campo y texto a localizar y a observar
que a medida que va escribiendo se va actualizando la lista resultante.
Utilice las flechas arriba y abajo para desplazarse en la lista y por
ltimola tecla Enter/Intro para seleccionar. Si pulsa nuevamente INTRO
abrir la ficha seleccionada, de igual forma a como si hubiese pulsado el
botn de Editar.

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2.7. Alumnos, Gestin de alumnos, Opcin Clonar.

Nos permite hacer un duplicado de los datos personales
del alumno a excepcin de su DNI y n de la seguridad social.
Bastar con hincar el alumno a clonar y el nuevo nombre del
alumno.

2.8. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn Filtrar.

El comando filtrar le permitir acotar el listado de alumnos
mostrado, dependiendo de una serie de criterios incluidos en el
filtro. Los filtros al igual que otras muchas funcionalidades del
programa estn asociadas a cada perfil de usuario con el que
se inicia el programa, por ello tenga en cuenta que cada vez que se
inicie el programa, softaula le asociar el mismo filtro que estableci en
su ltima sesin.

2.9. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn Configurar.

Con el comando Configurar indicaremos los campos que
queremos mostrar en la ventana Gestin de Alumnos.

2.10. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn Foto.

Este botn tiene dos estados: activado o desactivado, al
puslarlo se nos mostrar el listado de los alumnos junto a su
foto.
2.11. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn Listado.
Imprimi un listado de los alumnos mostrados en la vista actual,
con o sin filtrado.

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2.12. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn Plantillas.

Abre la ventanas de documentos de plantilla para que pueda

seleccionar aquellos documentos a imprimir.Recuerdo que las
plantillas son diseadas mediante la herramienta diseador de
plantillas e incluirn, tanto informacin literal como dinmica, procedente
de la base de datos del programa.

2.13. Alumnos, Gestin de alumnos, Botn exportar.

Exportaremos el listado de alumnos a un documento de Excel

Vdeo: 2 Alumnos

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> 3.Profesores

El apartado Profesores contiene datos relativos a cada uno de los

docentes, con independencia de su situacin laboral.
El apartado listado de profesores contiene secciones similares a
la de los alumnos y otras distintas.

3.1

Profesores, listado de profesores, Aadir.

Pulsaremos el botn de Aadir, para crear una nueva

ficha de profesor. Observaremos como el formulario comprende
diversos apartados, entre ellos:
Personal, Web, Disponibilidad, Asistencias, Actividades, Gastos,
Datos Adicionales.

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Personal. Comprende los datos personales y bancarios del

profesor.
Softaula nos ofrece la posibilidad de verificar el
DNI en caso de que fuese incorrecto

Marcaremos si esta
activo o no.

Puede Anadir tanto profesores que estn activos como aquellos

que mantuvo una relacin contractual en el pasado. Solo aquellos
profesores que se encuentren en situacin de Activos podrn ser
gestionados por el programa.

Web. Esta seccin ser valida nicamente para aquellos clientes

que hayan adquirido el modulo de acceso web. Lo utilizaremos para
enviar un e-mail a travs de nuestro servidor de correo electrnico.
Calendarios. Desde la seccin de calendario obtendremos una
visin rpida de los das y horas de clase que han sido reservados para
este docente, a su vez, podrn aadirse nuevas citas para que el
programa las tenga en cuenta a la hora de crear los calendarios de clase

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en los grupos. La opcin para gestionar conflictos estar slo disponible

en las versiones Profesional y Enterprise.

Podremos seleccionar el perodo del

calendario: diario, 5 das, semana 7 das
y mensual.

Pulsando el botn de aadir

o haciendo doble clic en una
hora del calendario se nos
abrir un formularo para
crear una cita

El botn exportar Calendario

nos permitir crear un
archivo con extensin iCal
para poderlo importar desde
Google Calendar y
compartirlo con todos los
alumnos

Asistencias. Muestra un informe de asistencias del profesor para

un periodo indicado. Este informe ofrece a su vez dos opciones de vista:
por horas/actividad y por horas totales
Actividades. Desde esta pestaa incluir las actividades que
podra llegar a realizar este profesor. En la columna izquierda se
encuentran las disponibles y a la derecha las que tiene asignadas.

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En la ventana izquierda seleccionaremos la

actividad y con la flecha central la trasladaremos a la
ventana derecha de actividades asignadas

Gastos. Esta pestaa permite anotar gastos en la cuenta del

docente.
Adicionales. Incluir los campos que podr personalizar
Documentos. Tambin podr vincular archivos externos en
diversos formatos (word, excel pdf, etc) y as poderlos llamar desde la
misma ficha del docente, ello le permitir una mejor organizacin de la
documentacin manejada y un rpido acceso a la misma.
3.2. Profesores, listado de profesores, Editar.
A travs del comando Editar podremos modificar los datos del
Profesor. Seleccionaremos el profesor y pulsaremos en Editar
para abrir y consultarla.

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3.3. Profesores, listado de profesores, Borrar.

A travs del comando Borrar podremos borrar una ficha de
profesor. Si intenta borrar un profesor que se encuentra
vinculado con un grupo, matrcula o cualquier otro documento
fiscal, se le mostrar un mensaje de advertencia y le obligar a eliminar
cualquier vnculo antes de completar esta accin.
En el momento que marca a un profesor como no Activo har que
el programa no lo tenga en cuenta en los futuros calendarios que sean
creados.
El resto de opciones como actualizar, seleccin, buscar, etc
funcionarn de forma similar a como se explico en el anterior apartado
de alumnos.

Vdeo: 3 Profesores

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> 4.Actividades
En la seccin de Actividades definiremos aquellas actividades
formativas que se impartirn en su escuela. Entenderemos por Actividad
a una asignatura, conjunto de asignaturas, plan de estudios, etc.

4.1. Actividades, listados de Actividades, Aadir.

Pulsaremos el botn Aadir en la ventana de Actividades
para dar de alta una nueva actividad. En primer lugar
indicaremos el tipo de actividad a crear.
ACTIVIDAD
FORMATIVO.

BASICA,

ACTIVIDAD

AGRUPADA,

PLAN

Actividad Bsica
es el elemento
bsico de
formacin.
Una Actividad
Agrupada incluye a
un conjunto de
Actividades Bsicas

Los Planes Formativos son una combinacin de ambas y

estn orientados a centros de formacin con planes de estudios
compuestos de diversas tiologas como troncales, obligatorias,
optativas,etc

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4.2. ACTIVIDAD BSICA.

En primer lugar deberemos empezar por crear las Actividades
Bsicas y para ello seleccionaremos la primera de las opciones.

Referencia. Son las siglas que

le permitirn identificar una
Actividad.

Utilice esta opcin nicamente en

caso de que vaya a crear grupos,
cuyos horarios coincidan
exactamente con el definido en la
Actividad

Estado Actual. Por defecto

ser Activa.

Duracin determinada.
Duracin total de la
Actividad en horas segn
formato hh,mm

En el momento que decida eliminar una Actividad podr hacerlo

siempre y cuando no forme parte de algn grupo o calendario de clases,
siempre podr cambiar su estado a obsoleto y as no se tendr en
cuenta en futuras asignaciones.

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Si la actividad a crear tiene siempre la misma duracin en horas

podr indicarlo en este formulario, si en cambio su duracin depende de
otros factores como festividades ser mejor que lo establezca en el
momento de crear el grupo.

4.2.1. Actividad Bsica, Condiciones econmicas.

Esta seccin ser de utilidad en el caso de que la Actividad tenga
un coste fijo, de ser variable es preferible que deje el valor a 0 y lo
establezca con posterioridad.

4.2.2. Actividad Bsica , Profesores asignados.

Si pulsa sobre el boton aadir se le mostrar una nueva ventana
con un listado de todos los profesores existentes a fin de que indique
aquellos que desea asociar con esta Actividad.

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Si no le aparecen es debido a que todava no ha creado ninguno.

Tenga en cuenta que el incluir un profesor en esta seccin no
implica necesariamente que vaya a ser quien tenga que dar una
determinada asignatura o curso. nicamente le indicaremos al programa
que el docente que puede asignar a un curso estar entre los mostrados
en esta lista.
Recuerde que previamente en el
men tablas/profesores deber
haber dado de alta a los profesores.

4.2.3. Actividad Bsica Aulas asignadas:

Lo mismo ocurrir con las aulas. Como el programa no nos
muestra ningn aula aprovecharemos para crear una de nueva y
asignarla a esta Actividad.
Softaula nos requerir un nombre y una capacidad.

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Para asignar un aula a la Actividad,

previamente la daremos de alta, travs del
men tablas/aula.

4.2.4. Actividad Bsica, Relacin de temarios:

Puede tambin vincular diversos documento externo del tipo MS
Word, excel, PDF, etc

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4.2.5. Actividad Bsica, Requisitos para la inscripcin.

En el caso que quiera condicionar la inscripcin de un alumno a
una determinada actividad, dependiendo de que se haya completado
alguna otra, lo indicaramos en este apartado.

4.2.6. Actividad Bsica, Material a entregar.

Si al alumno inscrito se le va hacer entrega de algn material (libro,
manual, lpices, etc.) utilice esta opcin.

Previamente en el men
Tablas/Tablas secundarias/Artculos
habremos definido el material a entregar.

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4.2.7. Actividad Bsica, Material de apoyo.

De igual forma, podr indicar aquellos recursos necesarios para
impartir esta actividad de formacin.

Previamente en el men
Tablas/Tablas
adicionales/material de apoyo
daremos de alta el material de

4.2.8. Actividad Bsica, Documentacin requerida.

En el momento de matriculacin de un alumno es posible que se le
requiera entregar cierta documentacin..

Previamente en el men
Tablas/Tablas
adicionales/documentacin daremos
de alta la documentacin requerida.

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4.2.9. Actividad Bsica, Datos adicionales.

En la seccin de Datos Adicionales podremos incluir otra informacin
personalizada para este formulario, como es el caso de un Hiperenlace.

4.3. ACTIVIDAD AGRUPADA.

Una actividad agrupada es un conjunto de actividades bsicas
previamente creadas.
Una actividad agrupada siempre incluir las mismas
actividades bsicas.
Una actividad bsica podra darse en caso de que formase
parte de mltiples actividades agrupadas.

La informacin relativa a las actividades bsicas incluidas dentro

de la actividad agrupada podra ser editada, sin afectar con ello la
informacin general de la actividad.

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4.3.1.Actividad agrupada, descripcin de la actividad.

Rellenaremos los datos igual que una actividad bsica.

Un ejemplo de Actividad agrupada

podra ser un curso de Ofimtica,
compuesto por Acces, Excel, y Word que
seran las actividades bsicas.

4.3.2. Actividad agrupada, actividades que comprende.

En este apartado incluiremos las actividades bsicas, que
formarn la actividad agrupada.
Seleccionaremos nicamente, las
actividades que formaran parte de la actividad
agrupada.

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4.3.3. Actividad agrupada, condiciones econmicas.

Si activamos esta casilla, Softaula nos sumar el

importe total de las actividades bsicas de forma
automtica.

4.4. PLAN FORMATIVO

Los planes formativos estn orientados a escuelas que realizan
planes de estudios ms extensos. Un plan formativo comprende tanto
actividades bsicas como actividades agrupadas. Su tratamiento es
similar al de las actividades agrupadas.

4.4.1 Actividades, listados de Actividades, Editar.

A travs del comando Editar podremos modificar los datos de

las actividades. Seleccionaremos la actividad y pulsaremos en
Editar.

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4.4.2 Actividades, listado de Actividades, Borrar.

Recuerde que una vez creada una Actividad bsica y si esta
forma parte de otra agrupada, la actividad bsica no podr
borrase hasta que se la desvincule de la agrupada.

4.4.3 Actividades, listado de actividades, Actualizar.

Actualizar los cambios realizados.

4.4.4 Actividades, listado de actividades, Seleccin.

4.4.5 Actividades, listado de actividades, Buscar.

Buscar una actividad introduciendo su nombre.

4.4.6 Actividades, listado de actividades, Filtrar.

Con el comando Filtrar podremos acotar el listado de

Actividades mostradas a partir de un criterio de filtrado que le
podamos indicar.

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4.4.7 Actividades, listado de actividades, Configurar.

Con el comando Configurar indicaremos los campos que
queremos mostrar en la ventana listado de actividades.

4.4.8 Actividades, listado de actividades, imprimir.

Imprimiremos un listado los Profesores.

4.4.9 Actividades, listado de actividades, Plantillas.

Abriremos un asistente para impresin de documentos.

4.4.10 Actividades, listado de actividades, Exportar.

Al igual como el resto de formularios disponemos de la opcin

de exportar la vista actual en formato MS Excel.

Vdeo: 4 Actividades.

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> 5.Empresas

El apartado gestin de empresas est pensado para que pueda

gestionar su propia base de datos de empresas y entidades con las que
trabajar.
Para acceder a los diversos registros deber utilizar las opciones
existentes en el men GENERAL, a travs del icono de acceso directo,
o del men contextual tablas.

Icono Empresas

Men GENERAL, Mis Datos/

Tablas/Maestras/Empresas

Men Tablas/empresas

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El apartado gestin de empresas se compone de las opciones

habituales de edicin.

5.1

Empresas, Gestin de empresas, Aadir.

Para introducir una nueva empresa pulsaremos sobre el
botn aadir e iremos completando la informacin contenida en
las diversas pestaas del formulario.

Se compone de los siguientes apartados: Personal, Facturacin,

Histrico, Empleados, Documentos, Adicionales y Tablas.
Personal. Rellenaremos los datos de la empresa.
El cdigo de empresa es un valor
interno y correlativo asignado por el
mismo programa .

La numeracin del cdigo de empresa la

determinaremos en el men
configuracin/avanzadas/contadores

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Facturacin. Rellenaremos las condiciones de pago predeterminadas

de la empresa.

En Formas de pago tenemos diversas

modalidades de pago: Contado efectivo,
Tarjeta VISA, Recibo Domiciliado
Transferencia, Taln o cheque, y
Financiado.

El botn de verificar le
permitir verificar que el
n de cuenta bancaria
sea correcto y
compatible con el
formato establecido por
el Banco de Espaa

Histrico. Relacin de matrculas y alumnos actuales asociadas a

esta empresa con la posibilidad de exportarlo a un formato MS Excel.

El campo Histrico de Matriculas y Alumnos

puede ser exportado a un documento Excel externo
haciendo clic en este icono.

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Empleados. Relacin de empleados de la empresa que ha

realizado algn curso en el centro.

El campo Empleados tambin puede

ser exportado a un documento Excel.

Documentos. Todos la documentacin asociada a esta empresa

podr ser vinculada a travs de la pestaa de documentos.

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Adicionales. La ventana de campos adicionales le permitr

mostrar cualquier nuevo campo definido por usted mismo a travs de la
herramienta de bases de datos.

Con el Botn derecho del

ratn encima del campo, podremos
enlazar un documento local o un
Hipervnculo.

Vdeo: 5. Empresas

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> 6. Grupos
El tratamiento de los grupos de alumnos es uno de los apartados
que requieren un mayor grado de atencin dada sus mltiples
posibilidades. Una vez que se familiarice con los grupos ver lo fcil y
prctico que resulta gestionar sus matrculas en bloque.
Para entender el significado de los grupos y las actividades
imaginaremos el caso de una escuela de idiomas que imparte diversos
idiomas: Ingls, Alemn, Italiano y Ruso. Dentro del idioma existen
varios niveles: Iniciacin, Nivel I, Nivel II, Nivel III, Nivel Avanzado, y
adems se realizan otros cursos especficos como Ingls Comercial.
Dentro del nivel I se crearn 2 grupos: el Grupo ING10910MJ que
se impartir los martes y jueves y el ING10910LX los lunes y mircoles.
Su esquema sera el siguiente:

Ingls

Italiano

Nivel I

ING10910MJ

Nivel II

Alemn

Ruso

Nivel III

ING10910LX

Avanzado

Comercial

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En primer lugar crearemos las 5 actividades de ingls:

Si anteriormente ha definido profesores y aulas, deber indicar en

cada actividad los docentes que podran impartir cada una de las
actividades y lo mismo con las aulas. Cuando decimos que podran no
significa que le vayamos a asignar ningn profesor concreto a esta
actividad, simplemente le indicamos entre cuales elegir en el momento
de crear el calendario de cada grupo. Para ello pulsaremos el botn de
aadir, marcaremos los profesores a incluir y seguidamente seleccionar.

SoftAula X3

Hecho esto podemos pasar a crear los grupos y seguidamente a

matricular a inscribir alumnos en dichos grupos. Para acceder a los
grupos disponemos de un acceso directo en la barra de iconos.

El cdigo del grupo es libre y lo deber definir usted mismo pero le

aconsejamos utilizar unas siglas que le permitan identificar su contenido
con solo verlo. En el caso del grupo ING10910MJ podramos interpretar
que se trata de un grupo de ingls, nivel 1, del cuso 2009-2010 y los
martes y jueves. Si en el mismo martes y jueves hubiese ms de un
grupo podras aadir un nmero al final o la hora, por ejemplo:
ING10910MJ1730
Evidentemente que todo esto se podra simplificar, pero si tiene
pensado manejar una cantidad importante de grupos le recomendamos
utilizar unas siglas identificativas.

SoftAula X3

Tras pulsar el botn aadir se nos abre un formulario vaco,

empezaremos completando la informacin bsica como el cdigo del
grupo, el nombre del grupo a mostrar,..

Cdigo de grupo : ING10910MJ

Mximo n de plazas

y el nmero de plazas mnimas y mximas. Este dato es

importante porque el programa no nos permiti superar el nmero
mximo de plazas permitidas.
Seguidamente aadiremos la actividad a impartir en el grupo, en
nuestro caso ingls 1. Pulsaremos sobre la opcin de actividades y el
programa nos pedir confirmacin para el cdigo intoducido,
aceptaremos.

SoftAula X3

Ahora pulsaremos sobre el botn de aadir y seleccionaremos la

modalidad de actividad bsica. Pulsaremos el botn de aceptar.

En el listado de todas las actividades seleccionaremos la que nos

interesa que es Ingls Nivel 1, la marcaremos y pulsaremos sobre
seleccionar.

SoftAula X3

Observemos como la actividad seleccionada ya aparece en la

ventana de actividades del grupo:

Con la actividad ya en el grupo podremos asignarle un calendario.

Seleccionaremos la opcin calendario y seguidamente el botn de
aadir.

SoftAula X3

Tambin puede hacer doble clic en un da concreto y el programa

le mostrar una ventana para la creacin del calendario.

Por defecto el formulario nos incluir la actividad y fecha de inicio,

que la toma de la fecha en la que nos hemos situado, ahora nosotros
indicaremos el profesor, aula, fecha de finalizacin, horarios y das de
clase, en nuestro caso martes y jueves.

SoftAula X3

Pulsaremos el botn de aceptar y el programa crear el calendario

que le hemos indicado.

Si pulsamos el botn del ratn encima de una de las celdas nos

mostrar un detalle de la reserva.

SoftAula X3

En la pestaa de listado de reservas dispondremos del calendario

que hemos creado anteriormente, listado cronolgicamente.

Para finalizar la creacin de este el grupo y grabar los cambios

pulsaremos sobre el botn de aceptar. Seguidamente observaremos
como el nuevo grupo aparece en la ventana de listado de grupos.

SoftAula X3

El siguiente paso ser matricular alumnos en el anterior grupo. En

la barra de iconos superior dispone de un botn de Matrculas. Haremos
clic sobre el mismo.

En el asistente elegiremos la opcin de Matriculacin en Grupo y

haremos clic sobre el botn de siguiente.

SoftAula X3

Ahora le deberemos indicar la actividad a la que deseamos

inscribir al alumno (en nuestro ejemplo ser Ingles Nivel 1) y el
programa nos mostrar un listado de todos los grupos disponibles para
esta actividad. Otra opcin sera no indicar ninguna actividad y as nos
apareceran todos los grupos activos, para cualquier actividad existente.

Observe que tambin se nos muestra el nmero mximo de plazas

permitidas y el de disponibles. Esta ltima informacin depender de los
alumnos ya inscritos, a medida que vaya realizando nuevas matrculas
se ir decrementando este valor.

SoftAula X3

En la siguiente ventana aadiremos los alumnos que deseemos

matricular en este grupo. Si las fichas de los alumnos no han sido
todava creadas puede hacerlo en este mismo proceso. Para incluir un
alumno en el asistente sitese sobre l y pulse el botn de seleccin.

SoftAula X3

Como no le hemos indicado las condiciones econmicas para los

alumnos desmarcaremos las opciones de Facturar todas las matrculas
y cambiar el estado a facturadas, ms adelante veremos como
facturarlas individualmente. Pulse el botn de finalizar.

Si ahora accede a la seccin de matrculas observar como le

aparecen las dos nuevas matrculas que acaba de crear.

SoftAula X3

> 7. Agendas y Calendarios

La Agenda cumple una importante funcin dentro de Softaula ya

que le provee de las herramientas necesarias para poder organizar las
Actividades llevadas a cabo en su escuela. Las Agendas se muestran a
partir de lo que llamamos "vistas" y cada una de estas vistas nos
muestra una perspectiva diferente de la informacin.
Si abrimos el panel de calendarios a la izquierda de su pantalla
nos encontraremos con 3 iconos de las posibles vistas :

Lista de Asistencias
El Listado de Asistencias muestra todas las
reservas (previsiones de asistencia) para un
determinado da.

Calendario
Muestra de una forma grfica la situacin de
todos sus espacios y recursos.

Mensajes y avisos
Permite enviar y recoger avisos entre usuarios,
as como recordatorios.

SoftAula X3

Lista de Asistencias Diarias

Todas las Actividades mostradas en la Listado de Asistencias
Diario son obtenidas a partir de un calendario de reservas que dispone
cada alumno, sin embargo podra darse la situacin de un alumno que
quisiera asistir a una clase sin que previamente tuviese reserva para ese
da.
Barra de herramientas

rea de reservas diaria

Con el botn Aadir crearemos una nueva reserva.

SoftAula X3

Disponemos de tres opciones para Aadir una reserva:

Recuperacin de clases: Nos permite recuperar clases pendientes de

realizar
Clases particulares: Permite aadir nuevas reservas
matrculas, con la modalidad de facturacin por horas
Sin reserva: Permite aadir reservas libremente

de horas a

SoftAula X3

Calendario, Lista de Asistencias Diarias, Editar.

El cambio del estado de asistencia de los alumnos puede ser
modificado editando la asistencia y a su vez el estado que tiene
asociado.
Cada reserva tiene asociado un estado y los estados posibles son los
siguientes:
Sin confirmar -> indica que est programada una cita para este
da y hora.
Retraso -> El alumno ha asistido a clase con cierto retraso, el
criterio para determinar dicho tiempo depender de cada escuela.
Asistente -> El alumno ha asistido a clase.
Anulado -> Se considera tambin una falta justificada y que
posteriormente al alumno se le dar posibilidad de recuperar la
clase.
No Presentado -> Falta no justificada.

SoftAula X3

Calendario, Listado de Asistencias, Asistente.

El asistente para edicin mltiple resultar til en aquellas
ocasiones en las que desee realizar cambios en la situacin de sus
reservas diarias.

La primera de las opciones le permitir cambiar el estado de sus

reservas de mltiples usuarios, todo en un mismo proceso. Para indicar
las reservas sobre las que desea aplicar los cambios las marcar
manualmente y a continuacin seleccionar el nuevo estado y pulsar
finalizar.

SoftAula X3

Al volver a la vista principal observar como se le ha actualizado el

estado de las reservas segn criterio aplicado.
Experimente con el resto de las opciones incluidas en el asistente
para habituarse al uso del programa.

2.Calendarios, Calendario Grfico

En esta vista tendremos una representacin ms grfica de la
informacin y con posibilidad de cambiar a otras modalidades de vista.

Opciones de vista. Haremos clic en uno de

los paneles para cambiar de vista

SoftAula X3

En la barra superior de la ventana de calendarios disponemos de

un conjunto de iconos, el primero de ellos resultar de gran utilidad si
configura
el
programa
en
modalidad
multicentro .
El siguiente cargar todos los calendarios de los alumnos,
tengan estos asociados grupos o no.
El icono de Grupos mostrar los calendarios segn la
informacin almacenada en la tabla de grupos.

SoftAula X3

La comprensin de sus diferencias son importantes para entender

el funcionamiento de los calendarios en Softaula.
Anteriormente, cuando explicamos el procedimiento para crear un
grupo de Ingles Nivel 1, vimos como crear su calendario. Si despus de
este paso hubisemos abierto la ventana de
calendarios
y seleccionado el botn de Grupos observaramos
como nos
aparece el mismo calendario creado.
En cambio, si pulsara el de los
alumnos
el
calendario le aparecera vaco. El motivo es
porque hasta que
no haya inscrito a como mnimo un alumno no le apaecer nnguna
informacin.
El icono de vista para grupos slo har que se muestren los
calendarios asociados a grupos, en cambio el de los alumnos har que
se muestre los calendarios de los alumnos, tanto si se inscriben a
grupos como si se imparten clases individuales, que es otra de las
modalidades que permite Softaula.

SoftAula X3

Gestin de recursos
Entenderemos por recursos a los materiales de apoyo como
pueden ser proyectores, pizarras, ordenadores porttiles, etc.
Los recursos se dan de alta en el men superiores de opciones,
tablas secundarias y pueden ser gestionados facilmente por Softaula
desde el calendario general.

SoftAula X3

Para reservar un recurso lo podremos hacer desde el formulario de

grupos o a travs de este mismo calendario, pulsando sobre el icono de
recursos. Clicamos en el icono de recursos y hacemos doble-clic en el
calendario. Se nos mostrar un formulario en el que introduciremos la
fecha en que se va a reservar el recurso, la hora de inicio y final de la
reserva. Si lo desea puede asociar este recurso a un determinado grupo.
En el caso de que el recurso entre en conflicto con otra reserva el
programa nos lo indicar inmediatamente.

SoftAula X3

Avisos
Softaula permite gestionar dos modalidades de avisos: los avisos
programados y los avisos manuales. Los avisos programados se activan
a partir de determinadas situaciones configurables y slo est disponible
en las versiones Profesional y Enterprise. Los avisos manuales se
gestionan desde la ventana de calendario, pulsando el icono de avisos.
Los avisos manuales aportan permiten un rpido y eficaz medio de
comunicacin entre usuarios. Para crear un aviso haremos doble clic en
el calendario y completaremos la informacin que se nos solicita.

Tambin seleccionaremos los destinatario del aviso y pulsaremos

sobre el botn de aceptar para grabarlo.

SoftAula X3

Para poder activar el sistema de avisos deberemos marcar la

opcin correspondiente en el formulario de configuracin.

La prxima vez que inicie el programa se le mostrarn todos los

avisos disponible para el usuario que ha iniciado sesin y por medio de
una ventana emergente. El mensaje nos ofrece dos opciones. Recordar
ms tarde (1 hora) o no mostrar mas. Si no selecciona ninguna opcin el
mensaje se mostrar cada 5 minuntos.

SoftAula X3

> 8.Presupuestos

Softaula incluye una herramienta de gran utilidad para

confeccionar sus propios presupuestos. Para acceder a esta pulsaremos
sobre el icono Presupuestos en la barra superior de opciones.
El apartado Presupuestos se compone de 11 apartados:
Aadir, Editar, Clonar, Borrar, Actualizar, Seleccin, Buscar, Filtrar,
Configurar, Imprimir y Exportar.
1. Presupuestos, Aadir.
En el aparatado Aadir, de la ventana Presupuestos
daremos de alta un presupuesto nuevo.

Se compone de 4 apartados: Datos Personales, Datos Empresa,

Detalle y Adicionales.

SoftAula X3

Datos Personales. Rellenaremos los datos personales de la

persona a que vamos hacer el Presupuesto.

En caso de tratarse de un alumno o ex alumno

podemos volcar los datos que disponemos de
este a la ficha actual pulsando en el botn

El N de preuspuesto es asignado automticamente por la misma

aplicacin, si embargo, tiene la posibilidad de incluir tambin su propia
referencia.
Si desea establecer usted mismo en interno de presupuesto
inicial generado por el programa puede hacerlo accediendo a la seccin
de contadores en configuracin.
Para conseguir un eficaz seguimiento de los presupuestos existe
un combo desplegable denominado estado actual..Por defecto su estado
ser Pendiente.
En el caso de tratarse de un alumno o ex alumno podemos volcar
los datos de que disponemos, al ficha actual y establecer una relacin
entre los diversos alumnos y los presupuestos realizados.

SoftAula X3

Datos Empresa. En caso de tratarse

rellenaremos los datos en la siguiente ventana.

de

una

empresa

Seleccionaremos el
alumno

Al igual que con alumnos, podremos volcar los datos

procedentes de la tabla clientes

Detalle. En la seccin detalle le indicaremos toda aquella informacin

relativa al curso por el que se interesa y las condiciones econmicas que
le proponemos para poderlas recuperar en un futuro.

SoftAula X3

Tabla Medios de Captacin (motivo que

le ha llevado a informarse en un
determinado curso)

Tabla Campaa (campaa o

accin comercial realizada)

Aadiremos el tipo de Actividad

en la que est interesado

SoftAula X3

Adicionales. En el caso de haber creado determinados campos

adicionales le aparecern en la ventana actual.

Existen una serie de opciones de edicin comunes a la mayor

parte de acceso a los datos como son Editar, Clonar, Borrar, Actualizar,
Seleccin, Buscar, Filtrar, Configurar, Imprimir y Exportar.

Vdeo: 8. Presupuestos

SoftAula X3

> 9.Prematrculas

La opcin
Prematrcula
realiza las funciones de una
preinscripcin y sin que se le haya asignado al alumnos calendario ni
grupo, nicamente la(s) actividad(es) en la que se deseara inscribir. Si
finalmente se decide completar el proceso de inscripcin podr convertir
dicha preinscripcin en una matrcula real o simplemente borrarla.
Esta preseleccin de asignaturas al inscribir es muy importante, ya
que permite a la escuela prever la demanda acadmica del siguiente
perodo y as planificar de manera adecuada la oferta acadmica del
mismo para que las necesidades acadmicas de los estudiantes queden
cubiertas.

SoftAula X3

Hay dos formas de incluir un alumno en una prematricula: si el

alumno ya existe bastar con situarse encima de l y seleccionarlo, en
caso contrario crearemos primero su ficha, la grabaremos y de nuevo en
la ventana de alumnos haremos una seleccin de su ficha pulsando el
botn de seleccionar.

Abrir ventana Gestin

de alumnos
localizaremos al alumno y
pulsaremos seleccin

SoftAula X3

Si lo desea podr indicar

medio que le ha llevado a
su escuela.

Seguidamente indicaremos la modalidad de Actividad que desea

inscribir al alumno: Actividad Bsica, Actividad Agrupada, o Plan
Formativo.

Seleccionaremos las
Actividades

SoftAula X3

La ventana Facturacin recoge las condiciones econmicas de la

matrcula. Su tratamiento es el mismo que en el apartado Matriculacin

Forma de pago: Es la
modalidad de cobro asignada
a este alumno y para esta
matrcula

Seleccionaremos la empresa
a la que queramos asociar la
prematricula

SoftAula X3

Todas las matrculas en las que el alumno se haya inscrito

previamente aparecern en Histrico/Matrculas

Mediante el asistente de impresin de documentos podremos

imprimir los documentos que hayamos previamente aadido o algunos
de los ya existentes.

SoftAula X3

Para convertir una prematricula en

matrcula, tan solo
tendremos que seleccionarla desde la ventana listado de prematriculas y
con el botn derecho del ratn pulsaremos en convertir a matrcula

Vdeo: Prematriculas

SoftAula X3

> 10.Matriculacin

Las matrculas representan el nexo de unin entre las diversas

reas administrativas y docentes. Por tanto, deberemos tener presente
que para inscribir a un alumno en un curso y gestionar sus calendarios
antes deberemos pasar por el proceso de matriculacin.
Softaula ofrece 4 modalidades de matriculacin:
1. Matriculacin Manual
2. Matriculacin en una Actividad
3. Matriculacin en un Grupo
4. Matriculacin en Mltiples Grupos

1. Matriculacin manual
Para poder matricular a un alumno de forma manual deber tener
definida previamente otra informacin bsica como es la Actividad a la
cual se desea inscribir, los Profesores, las Aulas y muy especialmente
el Calendario de Festividades Anuales

SoftAula X3

Para crear una Matrcula Manual pulsaremos sobre el icono

matrculas y seleccionaremos la opcin Aadir nueva matrcula.

icono Aadir

La Matriculacin Manual la
utilizaremos para realizar una matrcula
de forma totalmente personalizada

Se nos abrir una nueva ventana con 3 grandes bloques: General,

Informes y Herramientas.

SoftAula X3

General: recoge la mayor parte de informacin del expediente,

tanto de tipo personal, como administrativo y acadmico.
Informes: Muestra una serie de informes histricos predefinidos.
Herramientas: Enlaza con los diversos documentos de plantilla
existentes.

1.1 Matriculacin Manual, General, Datos personales

Hay dos formas de incluir un alumno en la matrcula: si el alumno
ya existe bastar con situarse encima de el y seleccionar, en caso
contrario crear primero su ficha, la grabar y de nuevo en la ventana de
alumnos la seleccionar.

Aadir Alumno

Aadir Medio de Captacin

SoftAula X3

1.2 Matriculacin Manual, General, Actividades

A continuacin incluiremos las Actividades a las cuales deseamos
inscribir.

Pulse Aadir para seleccionar

una Actividad

Repita el mismo proceso para incluir ms Actividades en la

matrcula.

SoftAula X3

Para editar una de las actividades que se han aadido pulsaremos

el botn de Editar o haremos doble clic sobre la misma.

1.3

Matriculacin Manual, General, Facturacin

La ventana Facturacin recoge las condiciones econmicas de la

matrcula.

SoftAula X3

Importe matrcula: Pueden darse dos situaciones: que no exista

coste adicional de matrcula o que esta este incluida en el precio del
curso.
Precio curso: Dependiendo de la modalidad de pago tendremos
un precio total del curso o una cuota mensual.
N Cuotas: En el caso que desee fraccionar el pago deberemos
indicar el n de cuotas o recibos a generar.
Importe cuota: Importe de cada uno de los recibos o cuotas a
generar.
Entrega a cuenta: Existe la posibilidad de emitir un recibo de
cobro en el mismo momento en que estamos generando la matrcula y
que corresponde a la cantidad percibida.
Descuento: Siempre que apliquemos un descuento a la matrcula
se nos actualizarn los valores. Los descuentos pueden ser aplicados
de forma porcentual o mediante cantidades fijas
Forma de pago: Es la modalidad de cobro asignada a este
alumno y para esta matrcula. La informacin ser tomada de la ficha del
alumno.
Tipo de Facturacin: Existen tres modalidades de facturacin;
Facturar matrcula, prorrogar mensualmente y Facturar por horas
aunque la ms habitual ser la primera de ellas .
Emitir una sola Factura para todos los recibos: Permite generar
la factura y los recibos indicados en el mismo proceso, si le decimos
grabar nos preguntar si nos generar la factura.
Emitir tantas facturas como recibos se generen: Genera los
recibos con la fecha de vencimiento establecido pero a diferencia de la
modalidad anterior no emitir ninguna factura, nicamente los recibos.

SoftAula X3

Si hemos introducido las condiciones econmicas, tras pulsar

el botn de grabar nos aparecer un nuevo mensaje que nos preguntar
si deseamos facturar esta matrcula, aplicando las condiciones indicadas
en la matrcula. Pulsaremos aceptar para facturarla y el programa nos
mostrar una vista previa de la factura con el mismo desglose de pagos
que estableci. Si pulsa nuevamente el botn de aceptar se generar la
factura con sus correspondientes recibos de cobro.

Si edita esta misma matrcula comprobar como ha

cambiado su estado a facturado y se ha bloquedo la seccin de
facturacin. El motivo es para evitar que pueda ser vuelta a facturar por
error. Si desea cambiar el estado de una matrcula de facturado a No
Facturado bastar que se site encima de la ventana de matrculas y
con el botn derecho del ratn seleccionar la opcin Cambiar estado.

SoftAula X3

1.4 Matriculacin Manual, General, Material

Desde Softaula podemos realizar un seguimiento del material que
entregamos a cada uno de los alumnos Para incluir un nuevo artculo
pulsaremos en Aadir y los seleccionaremos de la lista.

Icono Aadir

1.5 Matriculacin Manual, General, Diplomas

El funcionamiento de los Diplomas tiene cierta similitud a la de los
artculos.

Icono Aadir

SoftAula X3

1.6 Matriculacin, General, Calidad

Desde esta seccin anotaremos la valoracin de cada uno de los
elementos incluidos en la seccin de configuracin. Las valoraciones se
realizarn, asignando un valor que puede oscilar entre 0 y 10.

SoftAula X3

1.7 Matriculacin, General, Evaluaciones

Un expediente de matrcula puede tener asociadas una serie de
pruebas evaluables o exmenes, y cada una de estas pruebas podra
ser definida libremente, para ello deber utilizar una tabla de uso comn
denominada Exmenes Genricos.

Los datos que se muestran se han obtenido de la tabla

Evaluaciones
1.8 Matriculacin Manual, General, Documentacin
Un expediente de matrcula puede tener asociadas una serie de
Documentacin, para ello deber utilizar una tabla de uso comn
denominada Tabla Documentacin.
1.9 Matriculacin Manual, General, Datos Adicionales
Los Datos Adicionales estn diseados especficamente para cubrir las
necesidades de la escuela segn la Actividad que desarrolle

SoftAula X3

2.1 Matriculacin Manual, Calendarios

Para poder crear el calendario de una matrcula procederemos de
forma similar a como vimos en el anterior captulo de grupos. Nos
situaremos en la seccin de calendarios y pulsaremos sobre el icono de
aadir.

Rellenaremos el formulario segn el criterio deseado.

SoftAula X3

Y el programa nos crear el calendario y actualizar la informacin

de su actividad.

3.1 Matriculacin Manual, Histricos

Histrico de todas las matriculas del alumno
4.1 Matriculacin Manual, Herramientas, Plantillas

2. Matriculacin en una Actividad

Otra de las opciones es matriculacin en una Actividad y la
utilizaremos para inscribir alumnos en una o varias Actividades sin tener
en cuenta grupos ni horarios.

SoftAula X3

Matriculacin en una
Actividad

Si pulsamos sobre el botn Aadir se nos abrir el asistente de

matriculacin en una Actividad donde daremos de alta la Actividad en
la que queremos matricular.

Icono Aadir para

abrir el listado de
Actividades

Seleccionaremos la
Actividad o
Actividades que
deseamos
incorporar a la
matrcula

SoftAula X3

Si avanzamos a la siguiente pantalla obtendremos una ventana

con todos los alumnos existentes en la BBDD en el margen izquierdo.
Para inscribir a un nuevo alumno utilizaremos las flechas situadas entre
ambas ventanas

Pulsar en la flecha para

inscribir a los alumnos

Completaremos los datos relativos a la matrcula en cuanto a la

Descripcin de la Actividad y la Descripcin del Horario, y pulsaremos
siguiente para finalizar.

SoftAula X3

3. Matriculacin en un Grupo
Esta opcin ya la comentamos con anterioridad al hablar de los
grupos.

Matriculacin en un Grupo

SoftAula X3

4. Matriculacin en mltiples Grupos

La ltima de las opciones es la de matricular a un alumno en
diversas actividades asociadas a grupos diferentes. Su tratamiento es
similar al de matricular en un grupo.

Vdeo: Matriculacin

SoftAula X3

> 11. Listados

La opcin de listados es accesible desde el men superior de

opciones. Para acceder a un listado puede optar por seleccionar uno de
los ya existentes o bien crearse su propio listado personalizado.

Una vez seleccionado el tipo de listado pulsaremos el botn

siguiente para avanzar hasta la ventana de filtrado

SoftAula X3

El asistente nos permite aplicar hasta un mximo de 5 condiciones

de filtrado sobre un mismo tipo de listado. Adems, dependiendo del
tipo de campo a buscar y su contenido nos mostrar un desplegable con
los diversos valores posibles, a modo de recordatorio.
Si desea guardar esta misma
condicin de filtrado para utilizarla en
el futuro pulse el botn de Guardar

En el campo de expresin introduciremos el valor

deseado para la condicin de filtrado seleccionada. Si pulsa
la flecha hacia abajo ver como se le muestra un listado con
todos los valores disponibles.

SoftAula X3

Seleccionaremos los elementos de la tabla a mostrar e

indicaremos el orden en que desea que sean mostrados.

Por ltimo indicaremos el formato de salida y la ruta donde se

guardar el archivo generado.

Formato del documento

Carpeta de destino

Nombre el documento

SoftAula X3

Para crear un listado personalizado seleccione la opcin del men

Listados Personalizados y seguidamente el botn aadir

El recuadro llamado SQL utiliza el lenguaje estndar transact-SQL

o MySQL, dependiendo de la versin instalada. Aqu deberemos
introducir la sentencia deseada o importar alguna de las ya existentes
desde su rea privada de clientes.

Al pulsar el botn de Aceptar el programa

comprobar que la sintaxis utilizada en la
cadena SQL sea la correcta

SoftAula X3

En nuestro ejemplo crearemos un nuevo tipo de listado de

alumnos y le incluiremos 4 datos bsicos como son su nombre,
domicilio, poblacin y provincia

Existe la posibilidad de exportar e importar ficheros conteniendo

modelos de SQL predefinidas, segn su necesidad. Para ello acceda a
su rea privada de clientes, seccin descargas.

SoftAula X3

Una vez grabado el nuevo listado podr acceder al mismo desde la

opcin listados personalizados.

Vdeo: Listados

SoftAula X3

> 12. Diseador de plantillas

En este captulo aprender a crear sus propios diseos de
plantillas y acceder a ellos desde los diversos formularios. Softaula se
suministra con diversas plantillas de ejemplo que a su vez podr
modificar para adaptarlas a sus propias necesidades.
Las plantillas se alojarn en la carpeta \Plantillas en la unidad
donde se encuentran alojados los datos del programa y Sotaula le
ofrece dos formas de acceder a Diseador de Plantillas:

Men
Herramientas/ Diseador de Plantillas

Panel General/Explorador de
documentos

SoftAula X3

Los diversos documentos existentes se agrupan en torno a ocho

grupos principales. Cada pestaa identifica a un grupo y al seleccionarla
se nos muestra todos los documentos relacionados con esta.

Si seleccionamos uno de los documentos de la lista y hacemos clic

en el icono de Editar se nos mostrar en la ventana de vista previa el
documento seleccionado.
Campos dinmicos

Men Microsoft Word

Nombre de la
plantilla

Ttulo del documento

Campo descriptivo del

documento

Vista previa

Barras de
desplazamiento

SoftAula X3

En la ventana principal se nos abrir una instancia del documento

Word vinculado para que podamos modificarlo. Las plantillas creadas
mediante Softaula son documentos 100% compatibles con el formato
Microsoft Word.
Las plantillas de documentos Word manejadas por Softaula
combinan textos literales y dinmicos. Los campos dinmicos se
representan siempre entre corchetes y tienen que coincidir exactamente
con el nombre del campo original.

Campos dinmicos

Para insertar un nuevo campo dinmico en el documento lo

deberemos seleccionarlo de la lista y seguidamente pulsaremos sobre el
botn de copiar o Control + C. Seguidamente situaremos el puntero del
ratn en la posicin del documento donde deseamos incluirlo y
pulsaremos el botn pegar o pulsaremos la combinacin de teclas
Control + V.
Una vez realizados los cambios procederemos a grabarlos
pulsando sobre el botn de grabar.
Para crear un documento nuevo en blanco deberemos
primero seleccionar la pestaa que corresponde al grupo de

SoftAula X3

documentos al que queremos vincular y seguidamente pulsaremos

sobre el botn de aadir.
Nombre documento

Nombre con extensin doc

(Microsoft Word)

En el cuerpo del documento disponemos de una hoja en blanco

totalmente vaca.
Para incluir el contenido de otro documento en la nueva plantilla
deberemos primero abrir el documento a copiar, seleccionar todo su
contenido y copiarlo en el portapapeles.

SoftAula X3

Activar/Desactivar Men
MS Word

Edicin/Seleccionar
todo y edicin copiar

Seguidamente volveremos a abrir la ventana del diseador de

plantillas y pulsaremos pegar el contenido del portapapeles en el
documento. Para terminar copiaremos los diversos campos dinmicos
en el documento de plantilla y grabaremos.
Si la operacin se ha realizado correctamente deberemos localizar
una nueva entrada en el listado de plantillas con el nuevo documento
creado.

SoftAula X3

Si desea crear una plantilla vinculada a un documento de Word ya

existente deber proceder de la siguiente manera:
Asegrese que el documento a vincular se encuentra dentro de la
carpeta plantillas, y dentro de la carpeta de Softaula. En el caso de
trabajar en red se encontrar en la unidad compartida.
Pulse el botn de importar para seleccionar el documento Word
con el que desea vincular.
Puede
documento.

introducir

tambin

un

comentario

descriptivo

del

SoftAula X3

Y en situaciones especiales podr incluso ejecutar una

determinada macro, ponindole como argumento un determinado campo
dinmico.

Vdeo: Diseador
deCaja
plantillas
> 13
Diaria

SoftAula X3

> 13. Caja Diaria

La opcin de caja diaria y arqueo est pensada para ayudarle a
controlar el flujo de dinero de su escuela.
En la caja se muestran de forma sencilla los totales de las
entradas y salidas de dinero y a qu tipo de movimiento corresponde
cada una.
Accederemos a la caja diaria a travs del men de Gestin
administrativa/Gestin de Caja y Arqueo.

En la caja diaria se muestra de forma sencilla la totalidad de las

entradas y salidas de dinero y a que tipo de movimientos corresponden.
Para poder realizar cualquier movimiento de caja, antes deber realizar
el proceso de apertura.
El proceso de apertura de una caja consiste en indicarle el saldo
inicial, asociarle los diversos movimientos diarios de entradas y salidas,
y por ltimo realizaremos la accin de cierre.

SoftAula X3

Softaula nos permite adems mantener abiertas varias cajas de

forma simultnea.

El proceso de apertura de una caja consiste en indicarle un

saldo inicial, para ello pulsaremos en Aadir/abrir caja y
donde pone saldo inicial introduciremos el importe.

Abrir caja para

empezar una caja nueva

Fecha de apertura

Movimientos de caja
Saldo inicial con el que
empezaremos la Caja

Softaula nos permite adems mantener abiertas varias cajas de

forma automtica

SoftAula X3

Para cerrar una caja pulsaremos el botn de cerrar caja,

pero antes deber recordar que una vez cerrada la caja ya no
podr realizarse ningn movimiento en la misma.
Podremos asociarle los diversos movimientos diarios de
entradas y salidas.

Entenderemos como Gasto, al dinero que sale de la

caja.

Pulsaremos en el icono Gasto e introduciremos el nombre del

proveedor, el concepto y la cantidad en la ventana que nos aparece.

Entenderemos como Ingreso todo aquel dinero que

entra en la caja. Para introducir un nuevo ingreso deberemos
pulsar sobre el icono de ingreso y seguidamente podremos
hincar el concepto y la cantidad a entrar.

SoftAula X3

Para editar un movimiento de caja deber situarse

soobre el mismo y seguidamente pulsar sobre el icono Editar

SoftAula X3

Borrar un movimiento.

Actualizar movimientos

Imprimir

Exportar movimiento a un documento de MS Excel

Es importante recordar que el saldo es la diferencia entre el total

de entradas imputadas a esta caja y el total de salidas.
Existe el caso de que haya algn movimiento que todava no est
asociado a ninguna caja como es el caso de un recibo cobrado en
efectivo. El movimiento se representar mediante un signo de
interrogante lo cual nos indica que esta pendiente de que le indiquemos
a que caja asociarlo.
Para asociar un movimiento con una determinada caja nos
situaremos encima del mismo y pulsaremos sobre el botn de asociar
caja.

Vdeo: Caja Diaria