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Planificacion de Eventos
Planificacion de Eventos
PLANIFICACIN DE EVENTOS
PLANIFICACIN DE EVENTOS
Trabajo compilado por el Lic Guillermo Jos Pedrotti
PLANIFICACIN.
HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIN,
GESTIN, CONTROL Y EVALUACIN DE EVENTOS.
Pg.
Aviso legal: El presente compendio bibliogrfico es el resultado de la compilacin realizada por el compilador en bas a su
experiencia, formacin profesional y criterio. La misma no se considera una obra bibliogrfica propia, ya que es una
recopilacin de varias fuentes.
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NCLEO TEMTICO.
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PLANIFICACIN DE EVENTOS
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Una de las justificaciones ms fuertes para llevar a cabo el esfuerzo de invertir el dinero
requerido a fin de montar cualquier evento, es que proporciona numerosas
oportunidades de comunicacin, antes, durante y despus de ser llevado a cabo.
Cuando existe la necesidad de llamar la atencin de forma que no pueda ser ignorada,
con frecuencia el mejor enfoque puede ser un evento o acontecimiento especial (que
en adelante sern tomados como sinnimo).
Las organizaciones y las compaas tambin utilizan los eventos para dirigir la
atencin hacia sus actividades o funciones.
Ejemplos:
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Estos pasos pueden incluir todas las funciones de comunicacin que rodean el
evento, invitaciones, avisos, gacetillas, conferencia de prensa, e-mail marketing,
telemarketing, dossier de informacin, marketing promocional, folletera, etc.
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oportunamente.
INVESTIGAR
INFORMAR
TOMA DE DECISIONES
PLANIFICAR
EJECUTAR
EVALUAR LOS RESULTADOS
A.1.- BRIEF
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Nombre de la empresa.
Actividad.
Productos y/o servicios que comercializa.
Publico al que apunta (target group):
A.2.- ENTREVISTAS
Entrevistas con personalidades clave:
Directivos.
Lideres de opinin (formales e informales).
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B.- PLANIFICACIN
DECISIONES
Estrategias
Tcticas
Procedimientos u operativas
ESTRATEGICA: Qu queremos?
Plan para determinar qu vamos a hacer, por qu, para quin. Son decisiones
fundamentales.
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C.- EJECUCION
D.- EVALUACION
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no lo es, ya que son ellos los que lo constituirn en tal, y no es nuestra tarea
aleccionarlos sino lograr que as sea. Una vez ms VOX POPULI VOX DEI
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Ejecucin: una vez coordinados los recursos logsticos, se llega a la fase final del
Plan, en le cual se ejecutan todas las acciones dispuestas frente a las condiciones
previstas.
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Ventajas de la planificacin:
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Lugar y sede.
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Invitados especiales.
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Evaluar cada recurso utilizando criterios definidos tales como comparacin con
sus competidores, o valoracin autocrtica de las operaciones dentro de la
industria.
Distinguir los recursos en ventajas y desventajas segn sus caractersticas.
Elaborar una lista en base a la distincin anterior.
Determinar donde estn las fuerzas y debilidades internas de la empresa.
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del evento).
24. Vigilar la capacitacin del personal.
25. Verificar la lista de seguimiento.
26. Coordinar el cierre del evento.
COORDINACIONES DE REA:
1. Tcnica: est integrada por especialista en el tema del evento. Coordina los
aspectos referidos a la materia del evento.
2. Administrativa: se ocupa de los aspectos referidos a personal, organizacin,
adquisiciones, contratacin de servicios gastronomicos, evaluacin, aspectos
jurdicos, etc.
3. Comercializacin y Difusin: tiene a su cargo la elaboracin de las
estrategias de mercadotecnia y comunicacin general del evento.
4. Operaciones: se encarga de la puesta en escena ejecutiva del evento. Tiene a
su cargo aspectos tales como contratacin de elementos de soportes,
escenografa simulacros.
5. Informacin y Relaciones Pblicas: se encarga de los aspectos referidos a
invitaciones, elaboracin de los sistemas de comunicacin a utilizar en el
evento, atencin a invitados especiales, prensa, etc.
6. Finanzas: est coordinacin tiene por finalidad conseguir y manejar los
recursos financieros que se generen durante el evento.
7. Soporte: su finalidad es la soportar el trabajo de la coordinacin general en
determinadas tareas claves durante el desarrollo del evento.
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ponencias.
3. Seleccionar, invitar, coordinar, programar y atender, la intervencin de los
ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales tcnicos.
5. Proporcionar informacin tcnica a los participantes.
6. Coordinar e integrar la informacin y documentos tcnicos para su difusin.
7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir, las ponencias por
temas y mesas de trabajo.
8. Organizar las mesas de trabajo.
9. Coordinar la elaboracin y recopilacin de las conclusiones de cada una de
las mesas de trabajo.
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operacin.
2. Coordinar la seleccin, operacin de los medios de transporte.
3. Coordinar la obtencin y funcionamiento del equipo necesario.
4. Coordinar la integracin de los materiales para las mesas de trabajo.
5. Coordinar la seleccin, distribucin y colocacin de los materiales en general.
6. Supervisar, coordinar y definir la ubicacin de mdulos y sealizacin.
7. Planificar, integrar y controlar la instalacin de los mdulos de registro e
informacin.
8. Coordinar la rotulacin y distribucin de los documentos en general.
9. Concertar, proporcionar, y controlar los servicios de carcter general, a las
coordinaciones del comit organizador, clientes y participantes.
10. Definir el tipo y cantidad de escenografa y sealizacin en los inmuebles
sede de actividades.
11. Disear, adquirir, instalar y controlar la escenografa necesaria para las
diferentes actividades.
12. Distribuir materiales de promocin, organizacin e informacin antes,
durante y despus del evento.
13. Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para las mesas de
trabajo.
14. Coordinar el montaje del servicio de guardera.
15. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio mdico a los
participantes.
16. Coordinar la seguridad.
17. Coordinar la organizacin y realizacin de los simulacros que se deban
realizar.
18. Apoyar en la integracin, impresin, comercializacin y distribucin de la
memoria.
19. Coordinar el centro de operaciones.
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Aviso legal: El presente compendio bibliogrfico es el resultado de la compilacin realizada por el compilador en bas a su
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GENERAL:
Coordinadores de rea:
1. Facilitar los flujos de comunicacin.
2. Realizar reuniones peridicas para supervisar avances.
3.Transmitir al equipo seguridad y espritu de trabajo en equipo.
4.
pendiente.
Sistemas y Procedimientos:
1. Elaborar, en conjunto con el coordinador administrativo, los sistemas y
procedimientos.
2. Contratar a personal idneo para realizarlos, en el caso que sea necesario.
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Sede:
1. Determinar la ciudad e infraestructura necesaria.
2. Determinar la sede y los servicios de hotelera.
Imagen y mensajes:
1. Aprobar el manejo de imagen y texto a utilizar en medios de comunicacin y con
el pblico en general.
2. Coordinar con el responsable de comercializacin y difusin la elaboracin y
utilizacin de los elementos de imagen y comunicacin.
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Invitados y ponentes:
1. Definir invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y mesas de trabajo.
2. Conjuntamente con el encargado de relaciones pblicas, debe supervisar la
logstica para la invitacin, recepcin y atencin de invitados especiales.
3.Seleccionar invitados en relacin a la temtica y objetivo del evento.
Medios de comunicacin:
1. Definir los medios de comunicacin a invitar.
2. Conjuntamente con los coordinadores de relaciones pblicas y coordinacin,
autorizar la lista de los medios invitados y los contenidos de los escritos que se
manden.
Presidiums:
1. Definir en conjunto con relaciones pblicas los diferentes presidiums necesarios
en el evento.
2. Inauguracin, clausura, mesas de trabajo y actividades especiales.
3.En los presidiums es necesario contar con referentes de la rama sobre la que versa
el evento.
Simulacros:
1. Conjuntamente con el encargado de operaciones, planificar y poner en prctica
los simulacros necesarios.
2. Las pruebas nos permiten detectar posibles fallas y definir con anticipacin los
cambios necesarios.
Capacitacin:
1. Conjuntamente con el coordinador de operaciones debe elaborar el programa de
capacitacin para el comit organizador.
2. Todas las coordinaciones deben participar del temario de capacitacin.
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Sindicatos:
1. En el caso que sea necesario, se debern entablar negociaciones con sindicatos.
Seguridad:
2. Coordinar y supervisar la seguridad de los invitados, expositores y participantes.
3.La estrategia, logstica y sistema de seguridad, la establecer en conjunto con el
coordinador de operaciones.
Lista de seguimiento:
1. Supervisar que se cumplan los pormenores de cada tarea necesaria.
2. Determinar todos los detalles necesarios en la planificacin, organizacin y
realizacin de un evento.
TCNICA.
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Mesas de Trabajo:
Redactar el reglamento tcnico de mesas de trabajo.
Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las exposiciones, en
relacin al tema.
Distribuir los ponentes en cada mesa de trabajo.
Coordinar la elaboracin y recopilacin de las conclusiones de cada mesa.
Asignar responsables de cada mesa de trabajo. (Presidente, secretario,
moderadores, etc.)
Asignar responsabilidades para recabar elementos que sirvan a la elaboracin de
conclusiones. (Preguntas, pelculas, presentaciones, etc).
Dar a difusin, en conjunto con rrpp, las conclusiones a los medios de comunicacin.
Reglamento Tcnico.
Planificar, elaborar y difundir el reglamento tcnico para expositores.
Intervencin de expositores.
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Equipos y materiales.
Coordinar, integrar y supervisar la instalacin de los equipos y materiales tcnicos
necesarios para las ponencias.
Coordinar esfuerzos con la coordinacin de operaciones.
Planificar y ejecutar los simulacros necesarios de su rea.
Informacin tcnica:
Proporcionar informacin tcnica a los participantes y medios de comunicacin.
La persona responsable debe actualizar el programa diariamente y comunicar los
cambios.
Seleccionar el material entregado a los concurrentes. Clasificarlos, seleccionarlo y
reproducirlo.
Tener siempre la cantidad de copias necesarias.
ADMINISTRATIVA.
Autorizaciones:
Gestiona ante las autoridades pertinentes los distintos permisos necesarios para el
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Programa de actividades:
Definir el estimativo de asistencia, en bas a eventos anteriores o al universo
general.
Elaborar programa, para lo cual tiene que poseer el programa de trabajo y el de
difusin.
El programa de actividades debe incluir todas las acciones presentes en el eventos:
culturales, sociales, comerciales, deportivas, promocinales, etc.
Est programa es el que se utiliza para la comercializacin y difusin.
Elaborar programas alternativos para acompaantes.
Personal.
Coordinar la seleccin y contratacin del personal, la cual diferir por el tamao del
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evento.
En un evento grande encontramos: Diseador-decorador / Nutricionista /
Especialistas en gestin de procesos informticos / Edecanes / Promotoras /
Publicistas / Comerciales / Fotgrafos / Camargrafos / Sonidistas / Personal de
apoyo administrativo y operativo / Seguridad / Locutores y/o Maestros de
Ceremonias / Mozos, Someliers y Cocineros / Mantenimiento (Carpinteros,
Electricistas, Pintores, Albailes, Herreros, Plomeros, tcnicos en procesos
audiovisuales) / Guas tursticos / Choferes / Espectculos y grupos de ambientacin
musical / Profesionales (Mdicos, arquitectos, comunicadores, contadores, etc.) /
Personal especializado en diferentes reas (espectculos, registro, trnasporte,
guardera, etc).
Procedimientos y sistemas.
Coordinar la confeccin, informacin e implantacin de los diferentes sistemas de
procedimientos.
Sistema de alojamiento.
Establecer y coordinar el sistema de alojamiento de organizadores, expositores y
asistentes.
Definir con los hoteles los grupos de pblicos que se alojaran en cada uno.
Asignar las habitaciones en funcin de la fecha de llegada, categora del participante
y la disponibilidad de habitaciones.
Generalmente los participantes llegan y parten en bloque.
En el caso de necesidad en cuanto a compartir habitaciones entre desconocidos,
fijar polticas y procedimientos para ello.
Sistema de registro
Disear y coordinar sistema eficiente de registro.
Atender a las variables de registro anticipado, el da del evento y el registro de
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PLANIFICACIN DE EVENTOS
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asistencia.
Elaborar soportes para la organizacin y para los asistentes.
Es fundamental para la imagen del evento.
Variables de entrega de soportes, cancelacin de registros, etc.
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Sistema de alimentacin.
Coordinar el sistema de alimentacin integral del evento.
Contratacin de servicios, determinacin de mens, supervisar horarios, calidad y
cantidad, presentacin personal de servicios, supervisar la higiene y la preparacin
de mesas, lugares y sillas.
Actividades especiales.
Organizar el cctel de bienvenida, la cena de clausura y actividades especiales que
tienen lugar en el evento.
Reconocimientos.
Efectuar en conjunto con rrpp la seleccin de personas a reconocer, los momentos y
la adquisicin de soportes para realizar dicho reconocimiento.
Tarjetas de ceditos.
Negociar con los plsticos su utilizacin en el evento.
Seguros.
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Seleccin y contratacin.
Agencias de viajes.
Seleccin y contratacin.
COMERCIALIZACIN Y DIFUSIN.
Estrategias de mercadotecnia.
Definir las estrategias de marketing y los programas de promocin, publicidad y
difusin.
Objetivos: lograr la asistencia de participantes, las ventas y las utilidades deseadas.
Actividades: definir supuestos del mercado potencial de asistentes, definir
estrategias y alternativas, elaborar la proyeccin de ventas y beneficios; elaborar el
presupuesto de gastos e inversiones.
Elaborar las estrategias de medios para realizar la promocin del evento. (Ej.
Bahiano)
Pautar la agencia de publicidad.
Considerar el perfil de los posibles clientes.
Definir el presupuesto de medios, para la pauta publicitaria.
Medir las promociones de venta a corto, mediano y largo plazo. Otorgando
beneficios a ambas partes.
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Fuerza de Venta.
Seleccionar el conjunto de vendedores.
Establecer criterios necesarios para cubrir la funcin.
Determinar actividades y procesos.
Capacitar a los vendedores de acuerdo a la filosofa del evento y las necesidades
tcnicas.
Costo de participacin.
Definir junto al coordinador general, al administrativo y al financiero el costo de
participacin.
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Medios de comunicacin.
Definir los medios a utilizar (grficos, radiales, televisivos y digitales).
Diarios y revistas: definir las notas, pblinotas, publicidades, desplegados e insertos
a utilizar. Para esto utilizar lo aprendido en agenda de medios.
Radios y televisin: determinar las notas de difusin y los spots en radio y televisin.
Digital: elaboracin de pgina web, banners, e-mail, etc.
Impresos: folletos, carteles, invitaciones, etc.
Conferencias de prensa.
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OPERACIONES
Sistema de transporte.
Coordinar la seleccin y operacin de los medios de transporte de pasajeros y carga.
Personas: remises, taxis, limosinas, colectivos, mini buses, etc.
Cargas: motos, camiones, camionetas, auto elevadores, etc.
Colectivos: identificarlo en el parabrisas con el destino, ruta y nmero / Coordinar las
rutas con el contratista y entregarle un cronograma de necesidades. Elaborar un
cronograma de frecuencias de servicios, lugares donde abordar y tiempos
estimados de demora en cada parada. Determinar un sistema eficiente de acceso a
los colectivos.
Equipos y Materiales.
Coordinar lo relativo a la obtencin y funcionamiento del equipo y materiales
necesarios. Esto es neurlgico para cada coordinacin, por lo que las mismas
debern acercar su lista de requerimiento.
Algunas necesidades: Sonido (predio e individual) / Grabadoras / DVD,
Videocaseteras y Televisores / Fotocopiadoras / Fax / Internet / Proyectores /
Pantallas / Computadoras / Impresoras lser / Mquinas de escribir / Telfonos y
celulares / Handies / Equipos de sonidos y micrfonos / traduccin simultanea /
Generador auxiliar / Material de mantenimiento.
para
participantes
expositores.
(plaquetas,
cuadros,
certificados, etc)
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Escenografa.
Disear, adquirir, distribuir, instalar y controlar la escenografa.
Contratar un diseador decorador, que ayude a definir la ambientacin de cada
espacio.
Sugerir la escenografa / Bienvenida / Inauguracin y clausura / Mesas de trabajo /
Eventos especiales / Diseo de sealizacin / rea de registro e informacin /
Distribucin de los mdulos de registro / Predios de exposicin / Auditorios y
salones de trabajo / Mobiliario / Fotos-logos-luces- carteles-leyendas-etc.
Sistema de sealizacin:
Coordinar el sistema de sealizacin. Colocar estratgicamente letreros, referencias
y flechas para orientar al participante. Una buena sealizacin evita problemas.
Servicios.
Brindar los servicios de carcter operativo al resto de las coordinaciones.
Documentos y materiales.
Empaque, rotulacin y distribucin.
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Guardera
Coordinar la seleccin y contraccin del servicio de guardera.
Servicio Medico.
Coordinar la seleccin y contraccin del servicio medico.
Sistema de seguridad.
Simulacros.
Realizar todos lo simulacros propios y colaborar con los de las otras reas.
Centro de operaciones.
Coordinar la instalacin del centro de operaciones que facilite las tareas al comit
organizador, los medios y los expositores.
Funciona como un bunker donde se operativaza el evento durante su desarrollo.
Contiene oficinas, recursos, salas de prensa, primeros auxilios y soporte del rea
operativa.
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Edecanes / Promotoras.
Proporcionar informacin sobre el evento / Apoyar la organizacin interna /
Atencin en ingresos, salones de trabajo, eventos particulares / Vigilar el servicio de
coffe / Formar vallados de honor / Apoyar en emergencias medicas / atender los
mdulos de registro e informacin / Repartir material de trabajo / entregar boletines
tcnicos y de prensa / supervisar que los presidiums tengan vasos, lapiceras, papel,
etc / Apoyar a las mesas de disertacin / Coordinar el servicio de bebidas para el
presidiums / Atender a los invitados especiales / Atender a los periodistas /
Colaborar con todas las actividades del evento.
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Sala de prensa.
Supervisar los servicios que se proporcionan en la sala de prensa.
Coordinar con el rea de operaciones las necesidades de material.
Elementos a disponer: computadoras / fax / fotocopiadoras / grabadoras /
impresoras / lapiceras / maquinas de escribir / papel / Internet / lneas telefnicas /
telfonos celulares / maquinas de escribir / televisores / DVD.
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Memoria.
Tiene la funcin de recopilar y seleccionar informacin para elaborar la memoria del
evento.
La memoria es un documento que contiene las vivencias, el intercambio de
experiencias, las sugerencias y resultados del evento.
Que debe contener: El objetivo del evento / sede y fechas / comit organizador /
programas de trabajo / sociales, culturales y artsticos / acompaantes /
conclusiones de las exposiciones comerciales y cientficas / resumen de ponencias
magistrales y de mesa / fotografas / discursos de inauguracin y clausura /
conclusiones / listado completo de participantes. (se debe respetar el orden
cronolgico de los hechos)
A tener presente: formato / diseo / orden de documentos / cantidad / calidad.
FINANZAS.
Tiene por finalidad conseguir y manejar los recursos financieros que se generen
durante el evento. Realizar un evento si recursos suficientes requiere de grandes
cuotas de imaginacin y creatividad para conseguir fondos.
Presupuesto general.
Integrar las necesidades presupuestales y financieras de cada una de las
coordinaciones.
Controlar la operacin presupuestal y financiera de cada actividad.
El control se realiza en cuatro etapas: establecimiento de criterios de comparacin /
operacin del control / interpretacin de resultados / toma de decisiones.
Elaborar un presupuesto de ingresos y egresos. Solicitar comprobantes fiscales,
Pg.
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Ingresos y egresos.
Planificar, distribuir y controlar los ingresos as como autorizar, programar y
efectuar el pago a proveedores.
Elaborar una previsin de ingresos por inscripcin. Ser precavidos aqu.
Elaborar el plan de pagos a los proveedores en bas al estudio de ingresos.
Manejar una caja chica para elementos menores.
Realizar arqueos de caja diario.
Toda erogacin debe ser autorizada por finanzas y si es muy elevada por el
coordinador general.
Contabilidad y tesorera.
Buscar el asesoramiento de un contador. Coordinar y controlar los movimientos de
efectivo y bancarios.
Elaborar los soportes necesarios y requeridos para establecer los trabajos de
acuerdo a las necesidades de la ley fiscal.
Elaborar y presentar informes contables y financieros ante, durante y despus del
evento.
Flujos de dinero.
El sistema de flujo sirve para controlar y administrar los canales de ingreso y egreso
del dinero.
Coordinar los flujos de dinero nos permite ir cumpliendo con las diferentes
erogaciones necesarias para el evento.
Pg.
Aviso legal: El presente compendio bibliogrfico es el resultado de la compilacin realizada por el compilador en bas a su
experiencia, formacin profesional y criterio. La misma no se considera una obra bibliogrfica propia, ya que es una
recopilacin de varias fuentes.
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Punto de equilibrio.
Determinar el punto de equilibrio del evento. Para esto es necesario pronosticar los
ingresos, calcular los egresos fijos y variables.
Este indicador el clave para la toma de dediciones antes y durante el evento, ya que
nos permite conocer en qu nivel de ventas y gastos no se pierde dinero.
La utilidad esperada la analizamos con relacin a los objetivos financieros
propuestos y el punto de equilibrio.
Tener presente que hay eventos que no tienen finalidad de lucro.
Informe financiero.
Elaborar el informe financiero del evento. Que debe contener?
Deben ser claros, concretos y sencillos. Recordar que los deben tener que poder
leer todos.
Se debe presentar copia de los resultados a organizadores y accionistas / finalistas.
SOPORTE.
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Objetivos.
Caractersticas distintivas del evento.
Administracin.
Organizacin
Ventas
Evaluacin.
EVALUACIN Y CONTROL.
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Indicador: se trata del elemento final que produce la bajada de nuestra variable a
Pg.
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Dimensin
Asistencia.
Variable
Satisfaccin de los
asistentes.
Indicador
Grado y calidad de la
satisfaccin.
Muestreo.
Tipos de Estudios.
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Estudios cuantitativos: son aquellos que nos permiten medir en cantidades los
resultados. Su resultado se obtiene de la aplicacin de preguntas cerradas. La forma
ms comn de graficarlo es con esquemas de torta. Ej: 84% de los participantes
manifest estar de acuerdo con la temtica desarrollada en el curso del evento.
Mtodos de Evaluacin.
La Observacin.
La Entrevista.
Pg.
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Es una tcnica utilizada para obtener datos que consiste en un dilogo entre dos
personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de
obtener informacin de parte de ste, que es por lo general, una persona entendida
en la materia de la investigacin. La entrevista constituye una tcnica indispensable
porque permite obtener datos que de otro modo seran muy difciles conseguir.
Empleo de la Entrevista:
Cuando se considera necesario que exista interaccin y dilogo entre el
investigador y la persona.
Cuando la poblacin o universo es pequeo y manejable.
La Encuesta.
Es una tcnica que se puede aplicar a sectores ms amplios del universo, de manera
mucho ms econmica que mediante entrevistas.
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PLANIFICACIN DE EVENTOS
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Grillado evaluativo.
Paneles de control.
Lista de seguimiento.
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DII+1
BFI-1
D, E, F
GFF
Pg.
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En primer lugar se dibujan los bloques correspondientes a las tareas que no tienen
predecesoras. Se sitan de manera que el lado izquierdo de los bloques coincida con
el instante cero del proyecto (su inicio).
Pg.
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Construccin
El primer paso en la creacin de un diagrama de Gantt es dibujar el eje de tiempos,
horizontal, y el eje de tareas, vertical. En el primero se representa la escala de
tiempos del proyecto y en el segundo se disponen los nombres de las tareas.
Pg.
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DII+1
BFI-1
D, E, F
GFF
Seguidamente, se han de buscar todas las tareas que tienen como predecesoras a
las ya introducidas en el diagrama. En el caso de las relaciones fin-inicio, como en las
tareas B y D, los rectngulos que las representan deben tener su origen en la vertical
del final de las tareas de las que dependen.
DII+1
BFI-1
D, E, F
GFF
Continuamos el proceso para cada tarea que tenga como nica predecesora alguna
de las ya dibujadas en el grfico. Obsrvese que el inicio de E depende del inicio de D
con retardo, por lo que se han de alinear los inicios de ambas tareas y desplazar E a
Pg.
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DII+1
BFI-1
D, E, F
GFF
DII+1
BFI-1
D, E, F
GFF
Pg.
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Por ltimo, se aade la tarea H, que presenta una dependencia final-final con la
tarea G. Las relaciones final-final se representan alineando los finales de las tareas,
como se indica en el diagrama.
DII+1
BFI-1
D, E, F
GFF
Finalmente, una vez realizados los clculos del proyecto utilizando un sistema
adecuado, como el diagrama PERT o el Roy, resulta conveniente destacar con un
color distinto las tareas con margen total 0, para poder identificar con facilidad los
caminos crticos.
Pg.
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La ventaja principal del grfico de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel
mnimo de planificacin, es decir, es necesario que haya un plan que ha de
representarse en forma de grfico.
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PLANIFICACIN DE EVENTOS
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Tcnicas de Programacin:
Las tcnicas de planificacin se ocupan de estructurar las tareas a realizar dentro del
proyecto, definiendo la duracin y el orden de ejecucin de las mismas, mientras
que las tcnicas de programacin tratan de ordenar las actividades de forma que se
puedan identificar las relaciones temporales lgicas entre ellas, determinando el
calendario o los instantes de tiempo en que debe realizarse cada una. La
programacin debe ser coherente con los objetivos perseguidos y respetar las
restricciones existentes (recursos, costes, cargas de trabajo, etc...).
PASOS:
Construir un diagrama de tiempos (instantes de comienzo y holgura de las
Pg.
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PLANIFICACIN DE EVENTOS
Trabajo compilado por el Lic Guillermo Jos Pedrotti
actividades).
Establecer los tiempos de cada actividad.
Analizar los costes del proyecto y ajustar las holguras (proyecto de coste mnimo).
RESULTADOS:
Disponer de un diagrama de tiempos.
Conocer actividades crticas y determinar la necesidad de recursos.
Segn los resultados que deseemos conocer, podemos hacer uso de unas
determinadas herramientas o de otras. En el siguiente cuadro se muestran todas
ellas, que pasamos a comentar a continuacin:
Pg.
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BIBLIOGRAFA
Fuentes consultadas:
Cavatorta,
Miguel.
TEORA
PRCTICA
DE
LAS
RELACIONES
PBLICAS
SUGERENCIAS SOBRE EL
PROCESO DE
LA
ADMINISTRACIN ESTRATGICA.
De Bonis, Germn. CURSO DE ORGANIZACIN DE EVENTOS.
Di Genova, Antonio. QU TIENE DE EVENTUAL UN EVENTO?
Di Genova, Antonio. LOS EVENTOS COMO HERRAMIENTA DE COMUNICACIN.
Pedrotti, Guillermo Jos. SEMINARIO FINAL DE RELACIONES PBLICAS.
Web Site: www.rrppnet.com.ar // www.redrrpp.com.ar // www.eventoxevento.com.ar
Pg.
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