Sistemas:

Es
un
conjunto
de
elementos
organizados que se encuentran en
interaccin, que busca alguna meta en
comn, operando para ello sobre datos o
informacin para producir como salida
informacin

Organizacin
Es un conjunto de componentes o
partes que trabajan coordinadamente,
para lograr un objetivo previamente
fijado.

Estudio del Sistema Actual

Es importante tener en cuenta que

antes de elaborar un instrumento de
levantamiento de informacin es
necesario tener una idea clara o un
esquema de lo que se pretende
buscar.

Determinacin de Requerimientos
a.- Requerimientos bsicos o necesidades de cada tipo
de usuario para ver cuales requerimientos son
satisfechos por el sistema actual y cules deben ser
incorporados al sistema nuevo.
b.- El grado, tipo y secuencia de participacin de cada
usuario en el funcionamiento del sistema.
c.- Objetivos del sistema, actuales y futuros.
d.- Estructura y relaciones.
e.- Cambios que afecten o pueden afectar al nuevo
diseo.

Instrumentos

Entrevista
Tcnicas Audiovisuales
Observacin de Actividades
Cuestionario
Inspeccin Bibliogrfica o Documental
Simulacin
Tcnica Delphi
Tcnicas del Grupo Nominal (TGN)
Walkthrough

Entrevista
La entrevista estructurada: Constituye un
interrogatorio, para el cual se han preparado
previamente un conjunto de preguntas. Las
preguntas se formulan siempre en el mismo orden
y en los mismos trminos; el interrogador anota las
respuestas en forma textual o atendiendo a un
cdigo.
La entrevista no estructurada: Deja al entrevistado
mayor margen de libertad e iniciativa , se utilizan
preguntas abiertas, no hay formas estndar.

Consideraciones
Determinar la posicin que ocupa el entrevistado en
la organizacin
Preparar el cuestionario de la entrevista (Cdula)
Fijar lmite de tiempo para la entrevista y hacerlo
conocer al entrevistado.
Ser corts y comedido, no emitir juicios de valor
(objetividad)
Conservar el control de la entrevista, evitar las
divagaciones y los comentarios.(Control)
Combinar lo obvio y aclarar vaguedades
(comprensin).

Ventajas:
Es una tcnica eficaz para averiguar qu dice, qu
hacen los usuarios (al menos en el campo de los
sistemas)
Las respuestas se pueden tratar estadsticamente
Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas
Se puede repreguntar para aclarar respuestas
ambiguas
Se complementan las respuestas verbales con los
gestos y otras manifestaciones de la comunicacin
no verbal.

Limitaciones

Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la

respuesta de acuerdo a la persona que responda.
Si la persona que entrevista o la que responde tiene
limitaciones en expresin verbal, no se aprovech la
entrevista.
La informacin que se obtiene es esttica (lo que la persona
dice que hace)
El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede
bloquearse.
Puede responder de forma no sincera.
Puede ser sincero y sin embargo no expresar la respuesta en
la forma adecuada.

Tcnicas Audiovisuales
En casos muy especiales (sobre todo e procesos
productivos en los cuales el proceso o
procedimiento est constituido por un gran nmero
de movimientos, se pueden utilizar pelculas,
vdeos o cualquier mtodo que permita grabar el
proceso y luego someterlo a un anlisis detallado.

Observacin de Actividad
Observacin general: en la cual se pretende obtener
una visin global del medio ambiente del sistema.
Observacin sobre personal seleccionado, por
ejemplo, sobre los vendedores, los oficinistas, el
personal de almacn, profesores, o sobre aquel que
labora en cualquier otra actividad especifica.
Observacin de la ruta o camino: esta observacin
sigue un documento o forma.; en esta observacin se
encuentra un valioso auxiliar en los grficos o
diagramas.

Preparacin para la Observacin

Determinar lo que se va a observar.

Estimar el tiempo necesario.
Obtener autorizacin de las altas
esferas directivas para realizar la
observacin.
Explicar a las personas que van a ser
observadas o en cuya rea de trabajo
se va a realizar la operacin

Conduccin de la Observacin
Familiriarizarse con los componentes
fsicos del rea inmediata bajo observacin.
Medir el tiempo peridicamente mientras se
realiza la observacin.
Anotar lo que se observa lo ms
especficamente posible evitando las
generalidades o descripciones ambiguas.
Abstenerse
de
hacer
comentarios
cualitativos cuando se est en contacto con
las personas observadas.
Observar la reglas de cortesa y seguridad.

Cuestionario
Cuestionario de respuesta directa que se utiliza en
las entrevistas estructuradas.
Cuestionario de respuestas indirectas tambin
llamados de encuesta por correo.
De acuerdo a que la respuestas estn
preestablecidas (codificadas) o no, se tendrn:
Cuestionarios precodificados, en los cuales el
encuestado solo debe sealar la respuesta con una
cruz o una palabra.
Cuestionarios post codificados, son aquellos cuyas
respuestas son libres, preguntas abiertas.

Cuestionario
De acuerdo a la forma de las preguntas se
clasifican en:
Preguntas abiertas.
Preguntas cerradas dicotmicas, aquellas que se
responde marcando: S, No; con opinin sin opinin,
etc.
Preguntas de eleccin mltiple
Con respuesta en abanico. Estas son preguntas
cerradas con varias opciones a escoger.
Preguntas de estimacin. Son preguntas cerradas y
en abanico pero dentro de las opciones hay un grado
de intensidad creciente o decreciente.

Ventajas
Menor costo que la entrevista y otras
tcnicas.
Menores gastos y uso del personal y mayor
cobertura respecto al nmero de personas y
rea fsicas.
Menor peligro de distorsin en las
respuestas, as con mayor tiempo para
reflexionar sobre las mismas.

Limitaciones
No se pueden solicitar aclaratorias a
ciertas respuestas.
Dificultades para verificar la
informacin.
Puede haber un gran nmero de
cuestionarios no respondidos.

Inspeccin Bibliogrfica o
Documental

Reportes peridicos.
Reportes de auditoria
Recortes de prensa
Rcords de calidad
Sugerencias de los empleados
Quejas de usuarios y clientes
Organigramas (reales y aparentes)
Estructuras de control
Archivos y manuales

Simulacin
Es una tcnica de levantamiento de
informacin dinmica y consiste en hacer
circular un documentos en un procedimiento
y observar cada uno de los pasos y
procesos a los cuales es sometido. Esto
sirve para contrastar con la informacin
relevada por mtodos estticos.

Tcnica DELPHI

De personas ubicadas en sitios muy distantes

(diferentes ciudades), pero que son especialistas
en la materia.
De personas entre las cuales existen conflictos
personales o intereses encontrados y a las
cuales no se les puede reunir para tomar
opiniones por mtodos interactivos.
Cuando existe el peligro de que al efectuar una
reunin, alguien domine la misma e inhiba a
otras personas para que exprese su opinin.
Cualquier situacin en la cual nos interese la
participacin u opinin de muchas personas pero
exista un impedimento de cualquier clase para
reunirlas.

Condiciones

Tiempo suficiente o adecuado.

Las personas que participan en el
proceso (los encuestados) deben poseer
facilidad para la comunicacin escrita, ya
que cuando se trata de respuestas
abiertas deben redactar y expresar sus
juicios e ideas.
Los participantes deben estar altamente
motivados para tomar parte en el
experimento o investigacin. Esto debe
quedar claro desde mucho antes de
enviarles los cuestionarios.

Grupos Participantes
a.- Los entrevistados.
b.- El conductor.
c.- Los encargados de tomar
decisiones.

Fases de un Estudio DELPHI

Formulacin de la pregunta Delphi

(pregunta que gira entorno del problema).
Seleccin del tamao de la muestra.
Seleccin de los entrevistados y contacto
con ellos.
Elaboracin y aplicacin del primer
cuestionario (vuelta 1)
a.- Mecanografiar y enviar.
b.- Tiempo para responder.
c.- Tiempo para recordatorio (opcional)
Anlisis de las primeras respuestas.

Fases de un Estudio DELPHI

Elaboracin y aplicacin del segundo
cuestionario (vuelta 2)
a.- Mecanografiar y enviar
b.- Tiempo para responder.
c.- Tiempo para recordatorio (opcional)
Anlisis del cuestionario dos
Elaboracin y aplicacin del tercer
cuestionario (vuelta 3)
a.- Mecanografiar y enviar
b.- Tiempo para responder.
c.- Tiempo para recordatorio (opcional)

Fases de un Estudio DELPHI

Anlisis del cuestionario tres.

Preparacin del informe final
a.- Mecanografiar y enviar el informe
b.- Preparar informe de los
participantes
c.- Mecanografiar informe y enviarlo.

Tcnica del Grupo Nominal (TGN)

Esta es una tcnica que sirve para:

Ayudar a identificar problemas y separarlos
de los sntomas.
Ayudar a resolver o aclarar problemas
estructurales u organizacionales que incidan
en la comprensin del sistema total.
Evaluar las propuestas del grupo de
sistemas, antes de proceder a su estudio
detallado.

Tcnica del Grupo Nominal (TGN)

Ventajas:
Se obtiene un consenso sin la posibilidad de que
alguien domine la reunin ni imponga sus ideas.
Se logra la participacin de todos los presentes.
Se disminuye otras influencias a travs de la
jerarquizacin lo cual equivale a una votacin sin los
inconvenientes de la levantada de mano, etc.

Walkthrough

Puede tener lugar despus de:

- Especificaciones
- Diseo Conceptual
- Diseo detallado
- Codificacin
-Desarrollo
Es decir en los puntos ms crticos.

Walkthrough
Tipos de Walkthrough
De acuerdo a la etapa o fase de
programacin en la cual se aplique:
a.- De especificaciones
b. De diseo
c.- Codificacin
d.- Adecuacin de datos de pruebas al
sistema
e.- Documentacin e instalacin

Walkthrough
Ventajas y caractersticas
Desarrolla la capacidad de trabajo en grupo en oposicin al
trabajo dirigido.
Se estimula el sentido de cooperacin en contra del de
competencia.
Se usan talentos especficos en puntos, reas o etapas
especficas: anlisis, programacin, prueba, depuracin.
En cada punto la persona que posee talentos especficos
puede contribuir a mejora el producto.
El grupo debe tener libertad de organizarse, discutir, criticar.

Walkthrough

Dificultades.
Nadie es jefe, nadie est a cargo.
Algunas organizaciones con muchos
problemas no pueden instrumentar el
concepto de equipo, generalmente por
problemas sociales o polticos.

Walkthrough
Roles
a.- Presentador
b.- Coordinador
c.- El escribiente o el secretario
d.- El predictor de mantenimiento
e.- La gente de soporte de calidad
f.- Representante de los usuarios