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DIPLOMADO EN LOGSTICA

BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAJE

SESIN 4

PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAJE
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1
Caso:
Es una empresa de distribucin de libros, discos, pelculas que podra emplear el siguiente
sistema de codificacin para sus mercancas:
1.
2.
3.
4.

La primera y la tercera letra par el tipo de artculo: LB (libros), DS (discos) y PL (pelculas)

El siguiente nmero sera para el formato: 1 (VHS), 2 (DVD), 3 (CD), 4 (libro de bolsillo). 5
(libro en edicin normal tapa dura) y 6 (libro editado en encuadernacin sencilla).
Los siguientes tres nmeros ya identificaran los ttulos concretos que estn a la venta.
El ltimo dgito sera de control calculado multiplicando los nmeros que componen el
cdigo por su posicin, sumando luego un uno para libros, un dos para discos y un tres
para las pelculas. Una vez hecha la suma, se irn sumando los dgitos del resultado hasta
que se quede un nmero de una sola cifra.

Ejemplo:
La pelcula El silencio de los corderos en formato DVD tendra el siguiente cdigo:
PL.2.025.4
PL: Por tratarse de una pelcula.
2: Por tratarse en formato DVD
025: sera un nmero correlativo que iramos dando a los ttulos segn furamos
adquirindolos.
4: Dgito de control: si sumamos los dgitos por la posicin que ocupan (2x1+0x2+2x3+5x4=28),
y a esa cifra le sumamos tres por tratarse de una pelcula, el resultado es 31. Si sumamos los
dgitos de esa cifra obtenemos el 4 (3+1). En base a los datos que se crean establecen las
reglas de clculo del dgito de control para que si alguien digita un cdigo que corresponde no
permita la entrada de ese dato.
Se pide:
Codificar los siguientes artculos:
Pelcula El silencio de los corderos en formato VHS.
Libro Wolfe, Tom. La Hoguera de las vanidades en edicin de bolsillo.
Disco Mago de OZ. Finisterra. Formato CD
Libro Kafka, Franz, Amrica. Edicin de encuadernacin sencilla.
Pelcula Alguien vol sobre el nido del guila en formato DVD.
Libro John Kennedy Tool. La conjura de los necios en edicin de bolsillo.
Supuesto: el artculo es lo primero que se codifica de cada familia.

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INTRODUCCIN
La gestin integral de los stocks y almacenes es un elemento clave de la cadena logstica que
engloba todas las operaciones relacionadas con la carga de productos en el almacn, el medio
de transporte elegido y la descarga en el punto de venta. La rapidez a las respuestas
comerciales es fundamental para afrontar los retos de calidad y competitividad de cualquier
empresa.
Estos lugares donde se guardan los diferentes tipos de productos siempre van regidos con
formulaciones de una poltica de inventario dentro de la oficina o servicio de almacn. Ello
depender de la informacin recopilada respecto a tiempos de envos, disponibilidad de
productos, tendencias en los precios y abastecimiento oportuno. Estas funciones bsicamente
tienden a controlar el espacio fsico y mantiene todos los artculos inventariados, adems estas
oficinas debern contar con manuales de procedimientos y guas de emergencias que ayuden
a sistematizar y procesar los productos dentro de la cadena de abastecimiento adecuadamente
y de esta manera tambin proteger los artculos de algn dao de uso innecesario debido a
procedimientos de rotacin de inventarios defectuosos y a robos.
Para llevar a cabo de manera eficiente las acciones y controles dentro de los espacios
destinados al almacn es menester tener en cuenta que se llevan a cabo procedimientos en
cada una de las reas que los comprenden como son: Recepcin, Almacenamiento y
Despacho.
CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO
Hemos analizado los materiales y productos nicamente para calcular los espacios que
ocuparn segn su cantidad y tamao, as como el tipo y tamao de sus envases. Ahora
debemos investigar sus caractersticas para s darles el tratamiento adecuado en su manejo, su
almacenamiento y su control.
Para clasificar y agrupar los tipos similares de materiales y de productos necesitamos indagar
en el departamento tcnico las condiciones ideales para su almacenamiento (humedad,
temperatura, etc.); saber si pueden acostarse, si pueden manejarse con rapidez y sin riesgo de
romperse, etc.
Puede convenir separar las distintas mercancas en reas especiales segn sus
caractersticas; y en algunos casos, en salas o cuartos hermticos.
Algunos ejemplos de clasificacin son:
1. Por sus caractersticas:
Frgil
Explosivo
Acabado delicado
De combustin espontnea
Lquido
Con olor desagradable
Gaseoso

Perecedero
Polvo
En cuarentena
Contaminante
Cortante
Inflamable
Alto costo

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2. Por condiciones de lugar:

*
Seco
*
Hmedo
* Clido
3.
4.
5.
6.
7.

*
*
*

Fro
Iluminado
Oscuro

Por lnea de productos

Por mquina
Por frecuencia de uso
Por peso
Por tipo de envase

Otra manera es la separacin por la clasificacin A, B y C (el mtodo que ha sido

tratado en la unidad referida a Gestin de Stock), por cualquiera de los sistemas de
selectividad: precio unitario, utilizacin y valor, criterio o alta rotacin.
En los almacenes de repuestos de plantas manufactureras ha sido conveniente destinar
un lugar o estantera para cada mquina. De manera que cuando uno requiere
mantenimiento, todas sus refacciones se encuentran juntas. Slo los tornillos y
refacciones comunes se encuentran aparte.
Artculos que se deben almacenar
Se necesitan conocer:
1.

Las dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, las dimensiones y

peso de cada unidad envasada as como la tara del envase.

2.

La cantidad usualmente solicitada al almacn y la frecuencia de las requisiciones

por turno, semana o mes.

3.

El sitio de recepcin y punto de entrega

4.

El nmero mximo de unidades que se almacenarn (tamao del lote o mximo de

pedido de compra o de orden de produccin)

5.

La cantidad mnima que hay que almacenar.

6.

El espacio necesario para la manipulacin y transporte, as como las precauciones

que se deben observar.

A continuacin se da un modelo de tarjeta que no debe copiarse como modelo nico,

sino que deben modificarse de acuerdo con las necesidades precisas y con los
objetivos que se persiguen alcanzar con la recoleccin de datos.

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Los datos deben actualizarse cada vez que se intente hacer un nuevo estudio de los
espacios necesarios en el almacn.
La Unidad Guardada de Inventario (Stock Keeping Unit = SKU)
Es un identificador usado en el comercio con el objeto de permitir el seguimiento
sistemtico de los productos y servicios ofrecidos a los clientes. Cada SKU se asocia
con un objeto, producto, marca, servicio, cargos, etc.
Los SKU no siempre se asocian con tem fsico, ms bien sino que se refieren a
entidades facturables. Extensiones en la garanta, cargos de envo o instalacin no son
fsicos, pero tienen SKU porque son facturables. Quienes usan el mtodo SKU asignan
los nmeros de acuerdo a su propio criterio, basados en las polticas de
almacenamiento de datos de cada corporacin a nivel regional o nacional. El
seguimiento de los SKU difiere de otros mtodos de seguimiento de productos en que
no son controlados por una serie de regulaciones recomendadas por los fabricantes, ni
tampoco por regulaciones de terceros.
Considrese el siguiente ejemplo: Una pieza tiene el nmero de parte 1234, y se
empaca en cajas de a 20, y la caja es marcada con el mismo nmero de parte, 1234. La
caja es almacenada en el depsito. La caja de piezas es la Unidad Guardada de
Inventario (Stock Keeping Unit, SKU) porque es la unidad que puede inventariarse. An
incluso si el nmero de parte seala tanto a la pieza como a la caja de piezas por igual,
la caja es la unidad en que se almacena. Puede haber tres colores diferentes de esa
pieza, y cada uno tendr un SKU diferente. Cuando se conforma el envo del producto,
si el envo es de 50 cajas de las piezas azules, 100 de las rojas y 70 de las amarillas, se
dir que se estn enviando 220 cajas, pertenecientes a tres SKU.
Variantes: Los sistemas de administracin de inventarios de mayor xito asignan un
SKU nico para cada producto y cada una de sus variantes. Por ejemplo, diferentes

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colores o modelos de un producto tienen diferentes SKU. Esto permite saber, por
ejemplo, si las camisetas azules se venden mejor que las verdes.
Otros mtodos de seguimiento de entidades, con diferentes regulaciones, son UPC
(Universal Product Code, Cdigo Universal de Producto), EAN (European Article
Number, Nmero de Artculo Europeo) y GTIN (Global Trade Item Number, Nmero de
objeto para Comercio Mundial).
Unidad de Mantenimieto Logstico (SKUL = Stock Keeping Unit Logistic)
Un SKUL es un identificador que es utilizado por las operaciones logsticas para permitir
el seguimiento sistemtico de los productos y disponer del manejo adecuado de los
productos el el almacenaje y transporte. SKULs se asigna y se serializa en el nivel
mercantil. Cada SKUL se une a un artculo, a una variante, a una lnea de productos, a
un paquete, a un servicio, o a un accesorio.
SKULs no se asocian siempre a los artculos fsicos reales, sino es entidades ms
apropiadamente almacenables o transportables. Cada empresa que usa el mtodo de
SKUL tendr su propio acercamiento personal a asignar los nmeros, basados en
polticas corporativas regionales o nacionales del almacenaje y de la recuperacin de
datos. El seguimiento de SKUL vara de otros mtodos que siguen del producto que sean
controlados por un cuerpo ms ancho de las regulaciones que provienen fabricantes o
posiblemente regulaciones de tercera persona.
2. SISTEMAS DE CODIFICACIN
La codificacin es el proceso mediante el cual se asigna un cdigo a cada artculo. El
cdigo es la denominacin que corresponde a cada uno de los artculos del inventario, lo
que resulta sumamente importante porque permite identificarlo fcilmente, mediante la
simbologa asignada. Esta asignacin del cdigo resulta indispensable cuando se trata del
procedimiento electrnico de datos.
Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra: la del proveedor y la
de la compaa que compra y manufactura, o que compra y vende. La codificacin del
proveedor sirve para usarla en las rdenes de compra; la del negocio para identificar cada
artculo por su nombre y nmero en los almacenes y departamentos que los usan,
consumen, registran y venden.
El nombre dado a los artculos debe conocerse en toda la planta o negocio. Adems de que
el nombre debe estar unificado en todo el negocio, es preferible pedir el artculo por el
nmero de clave dado en la codificacin interna de la compaa.
Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su llegada al rea de
recepcin con el nmero dado en la codificacin interna para evitar confusiones en el
almacenamiento y en la entrega al solicitante.
Algunas partes pequeas, como tornillos, no pueden marcarse una por una; en este caso
se marca la caja, envase o bolsa original del proveedor. Cada compaa ha de tener su
propia codificacin de acuerdo con sus necesidades.

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El establecimiento de un sistema de identificacin de los materiales directos o sea materias

primas, es la funcin principal del departamento de ingeniera, de compras, de almacenes o
de produccin. La identificacin de los productos terminados es la funcin principal del
departamento de ventas.
El sistema de identificacin debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de las etapas
de la produccin y debe ser lo suficientemente flexible para las necesidades actuales de la
fbrica y las previsibles, con un criterio razonable.
Codificacin de Materiales
Para numerar un material se pueden tener en cuenta una, varias o todas las caractersticas
siguientes, pero procuremos fijarnos solamente en aquellas que determinen el uso del
material en cuestin dentro de nuestras fbricas. Estas caractersticas importantes se
mencionan nicamente como ejemplo en el cual se ha dado un nmero a cada una:
1. Dimensiones. Largo, ancho y calibres, en el caso de una lmina; dimetro, en el caso
de una flecha.
2. Material de que est hecho. Hierro, acero, cobre, latn, nquel, plstico, madera, etc.
3. Acabado. Rolado en caliente, rolado en fro, niquelado, cromado, esmaltado, etc.
4. Composicin qumica. Aceros aleados, sustancias qumicas, mezclas, etc.
5. Aparato o equipo del cual va a formar parte.
En el caso de ser componentes
identificables como pertenecientes a alguno de los productos terminados que produce la
fbrica.
6. Casa vendedora y marca de fbrica. En algunos casos.
La identificacin del material debe tomar en cuenta solamente las caractersticas antes
mencionadas que sean utilidad para la fbrica; de otra manera el sistema de identificacin
se complicara innecesariamente.
El Cdigo de Identificacin
Para identificar los distintos tipos de productos (referencias) con las que se trabajan y
facilitar su administracin, se empelan sistemas de codificacin. Estos sistemas asignan un
cdigo a cada referencia. Para que este sistema de codificacin sea efectivo, debe cumplir
una serie de caractersticas:
1. Debe ser fcil de digitar.
2. Cada cdigo debe ser nico para cada referencia. De otro modo, se producirn
duplicados que darn lugar a errores.
3. El sistema de codificacin debe ser significativo, decir guardar relacin con el producto
que identifica.
4. Debe incluir un dgito de control. Un dgito de control est compuesto por uno o varios
nmeros que se calculan a partir del resto de nmeros o letras de cdigo. Este dgito de
control sirve para evitar errores de digitacin cuando el almacn est informatizado. Por
ejemplo, en el cdigo 85978-8 el dgito de control es el 8, y es un combinacin de los

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dems. Ello supone que si alguien digita por error el cdigo 85987-8 ya no corresponde
con el cdigo y el computados no lo aceptar.
5. Al disear un cdigo se procura que ste sea sencillo y prctico de usar. No deber ser
ambiguo, deber ser preciso y tendr que poder distinguir un artculo de otro. Es decir,
debe de singularizar un artculo con respecto a los dems casos.
6. El cdigo tiene que facilitar la clasificacin de los datos referentes. El cdigo presentar
la suficiente flexibilidad como para permitir la expansin del archivo de datos. Si en el
archivo hay categoras, es necesario prever la extensin en cada categora, ya sea al
final o en medio. O sea extensin o intercalacin.
Existen diversos mtodos de codificacin, que sugerimos como posible uso:
Codificacin Secuencial: Todos los artculos ordenados numricamente en orden
creciente. Este mtodo es sencillo pero de aplicacin limitada.
Codificacin por Bloques o Rangos: Consiste en que dentro de un ordenamiento
secuencial se asignan bloques de nmeros consecutivos que representen categoras de
datos.
Este mtodo es significativo ya que conociendo los lmites de los bloques, podemos
determinar para un nmero a qu categora pertenece.
Codificacin por Partes Jerarquizadas: En este mtodo la clave se forma por partes
significativas jerarquizadas.

Al igual que la codificacin por grupos, la codificacin por partes facilita la seleccin y
clasificacin, pero requiere de una clave de muchas posiciones.

El Cdigo de Barras
Los errores y el tiempo que se gasta aumentan de manera notable con la frecuencia con
que un ser humano tenga que identificar objetos, registrar esa informacin en una base
de datos y luego hacer las modificaciones necesarias para seguir los cambios en la
localizacin, el tamao de los empaques, las cantidades, etc.

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Mientras menos se dependa de la intervencin humana para identificar artculos,

registrar informacin y hacer seguimiento de datos, ms oportunos y exactos sern los
registros. La codificacin de barras es una valiosa herramienta para capturar datos
importantes con precisin y rapidez.
El tiempo y el dinero que ahorrara si pudiera eliminar el tiempo y los errores
mencionados arriba muchas veces pagaran un sistema de codificacin de barras. La
rapidez en la captura de informacin y la precisin del cdigo de barras suelen ser
razones suficientes para justificar, en cuanto a costos, la instalacin de la codificacin
de barras dentro de una operacin.
La codificacin de barras es un mtodo ptico para lograr la identificacin automtica.
Depende de una luz visible o invisible que se refleja en un dibujo impreso. Las barras o
reas oscuras en el interior del dibujo absorben la luz, y los espacios o reas
intermedios la reflejan. La absorcin y la reflexin contrastante las capta un aparato
que lee el dibujo reflejado y decodifica la informacin.
La codificacin de barras no es nico mtodo automtico para identificar inventarios.
Otros ejemplos son la lectura ptica de caracteres, la visin por mquina, la banda
magntica, la onda acstica superficial y las etiquetas de radiofrecuencia.
Los sistemas de cdigos de barras estn conformados por lo general por tres
componentes: el cdigo en s, el aparato de lectura y la impresora.

Lectoras de cdigo de barras

Impresoras de cdigos de barras

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Elementos del smbolo del cdigo de barras

La simbologa o lenguaje de un cdigo de barras tiene un alfabeto fijo compuesto de
diversos patrones de barras oscuras y espacios de luz intermedios, junto con reglas de
presentarlos.
Existen tipos de cdigos de barras, no todos los cules son los smbolos lineales que se
encuentran ms comnmente en el mundo del control de inventarios. Por ejemplo:
Aspecto de patrones de tipos comunes de cdigos de barras unidimensionales y
lineales:

Estructura del smbolo genrico del cdigo de barras

El patrn completo se denomina smbolo. Cada barra o espacio se denomina
elemento.

Zona de silencio: Los smbolos pueden leerse de izquierda a derecha o de derecha a

izquierda. Un escner (lector) de cdigo de barras debe hacer una serie de mediciones

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con el fin de decodificar el sImbolo con precisin> las zonas de silencio a cada lado del
sImbolo dan al escner un punto inicial desde el cual comenzar sus mediciones.
Caracteres iniciales y finales: Con el fin de que los cdigos pueden leerse en cualquier
direccin, o de arriba abajo o de abajo a arriba en un sImbolo orientado de modo
vertical, los caracteres iniciales y finales indican al escner dnde comienza el
mensaje. Es habitual que el carcter que se encuentra a la izquierda o en la parte
superior del sImbolo sea igual y que aquel que se encuentra a la derecha o en la parte
inferior sea el final.
Caracteres de datos: Los caracteres de datos constituyen el mensaje real dentro del
cdigo. stos pueden ser letras del alfabeto, nmeros, sImbolos (+. -, / , =) o una
combinacin de los tres.
Dimensin X: La barra ms angosta y el espacio ms estrecho es un cdigo de barras
se denominan dimensin X. Su anchura puede ir de 5 a 50 milsimas de pulgada.
Esa anchura es muy importante por cuanto determina el espesor que tendrn las barras
y los espacios tanto delgados como gruesos. Las barras o espacios delgados tienen
una anchura de una sola X, mientras que las barras o espacios gruesos pueden tener
una anchura de dos, tres o cuatro X. Por consiguiente, un elemento (barra o espacio)
puede ser una sola X o varias X.
Mientras mayor sea la dimensin X de un sImbolo, ms fcil ser de leer.
SimbologIas Reglas estructurales de la codificacin de barras
AsI como existen reglas para la forma en que se estructura una frase en espanol, para
la relacin entre las letras maysculas y las minsculas y para la puntuacin, asI mismo
hay reglas similares que gobiernan los cdigos de barras. Tales reglas se expresan en
una simbologIa. La simbologIa controla la manera en que la informacin se codifica en
un sImbolo de cdigo de barras.
Aplicaciones de cdigo de barras
Es mucho ms importante que el lector comprenda lo que desea lograr con los cdigos
de barras a que entienda todos los aspectos tcnicos que poseen.
Piense en toda la informacin que es necesario conocer para controlar el inventario en
un ambiente de distribucin. Por ejemplo:

Fabricante
Proveedor
Nmero de SKU
Descripcin
Tamano de empaque
Direccin de envIo
Direccin de facturacin
Condiciones de crdito

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Identificacin del empleado que recibe, el trabajador encargado del abastecimiento

de las existencias, el que procesa el pedido, el empleado de embarque.
Despachador
Transportador
Cantidad
Tasas de rendimiento, por ejemplo piezas por hora
Hora, fecha
Localizacin
Identificacin de la orden

Hay que pensar tambin en toda la informacin que se necesita para controlar los
materiales en un ambiente fabril. Por ejemplo:
Lista de materiales
Numero de SKU
Cantidad
Trabajo en proceso
Tareas individuales
Tasas de rendimiento
Sobrantes
Hora, fecha
Qu mquina
Qu proceso
Localizacin
Instrucciones de mquina
Nmero de trabajo
A todo esto se le puede asignar una identificacin de cdigo de barras. Las etiquetas y
las marcas de cdigo de barras se pueden imprimir directamente en formularios, cajas
en el producto mismo, directa mente en formularios, las cajas, los productos mismos, a
partes individuales de los artIculos, etc.
Codificacin de los componentes del almacn
A la hora de asignar una ubicacin a una carga determinada, sta debe estar
perfectamente definida para ser localizada posteriormente, sobre todo, si estamos
trabajando en un sistema aleatorio. Para definir las ubicaciones, se suele emplear un
sistema de coordenadas, compuestas por nmeros, letras o combinacin de ambas. Para
definir las ubicaciones se desarrollan los siguientes pasos
1) Se define la zona del almacn.
2) Se identifica la ubicacin concreta mediante alguno de estos sistemas.
Numeracin por estanteras:
Consiste en numerar las estanterIas. Posteriormente se numerarn los distintos niveles
de profundidad de cada estanterIa. Por ltimo, para cada uno de los niveles anteriores se
numerarn las distintas alturas de la estanterIa.
Numeracin por pasillos:

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Igual que el anterior, pero en lugar de las estanterIas, se numerarn los pasillos para
posteriormente ir numerando de derecha a izquierda, los distintos niveles de profundidad.
Una vez definido el sistema de localizacin, mediante un vector de coordenadas
podemos encontrar cada una de las ubicaciones del almacn.

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Numeracin por estanterIas

Nivel 3

Nivel 2

Nivel 1

Nivel 0

Numeracin por pasillos

Por ejemplo, si estamos empleando un sistema de numeracin por estanterIas, las

coordenadas (A, B, 6, 3), significarIa que el palet solicitado estar en la zona A,
estanterIa B, nivel de profundidad de pasillo 6 y la altura 3. De esta forma, se definen con
un cdigo todas las ubicaciones del almacn.
Los cdigos de cada una de las ubicaciones del almacn se suelen colocar en los
distintos estantes. Muchas veces las coordenadas se traducen en un cdigo de barras,
de tal manera que pueden ser leIdos por un lector de infrarojos.
Cuando se da de entrada una mercancIa se la coloca una etiqueta. Esta etiqueta tiene
una serie de datos, tales como:
Cdigo del producto.
Cdigo interno empelado por la empresa.
Descripcin.
Fecha de caducidad
Ubicacin (coordenadas) que le corresponden. Esta ubicacin se la suele dar un
computador, segn los criterios definidos por la empresa.
Otros datos de inters.
Esta etiqueta sirve para que la persona encargada de colocar la carga en la zona de
almacenaje sepa el lugar donde debe ubicarla.
Para poder confeccionar un Cdigo de Ubicacin, es necesario dar los siguientes pasos:
Elaborar o disponer de un plano de las instalaciones del Almacn, a escala
apropiada.

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Zonificar, es decir establecer reas que se puedan diferenciar ya sea por su

ubicacin, tamano o forma de construccin.
Senalizar las diferentes reas de almacenamiento, pasillos, estantes, anaqueles o
espacios dentro de cada zona y en los cuales se va a depositar las mercaderIas,
previniendo los espacios de circulacin necesarios.
Igualmente, a nivel andamio, ser necesario determinar el nmero de columnas y
niveles que debe tener estos elementos.
Posteriormente, luego de definida la cantidad zonas, reas y estantes o ambientes de
almacenamiento existentes en los almacenes, se establece el nmero de dIgitos. Letras o
sImbolos que sern necesarios para identificar cada uno de ellos.
Con la finalidad de comprender lo expuesto, tomamos el ejemplo de un almacn con las
siguientes caracterIsticas:

Asumamos que se requiere codificar la ubicacin de un artIculo que ha sido depositado

en la zona, andamio 1, columna 08 y tercer nivel C.
El cdigo resultante ser: A 01 08 C

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2. PROCEDIMIENTOS DE OBTENCIN Y RECEPCIN

a. Conceptos Generales
Esta actividad, en realidad, se inicia con el pedido, (solicitud de compra), que no viene a
ser ms que la demanda de abastecimiento en determinados artIculos.
Todos los controles de responsabilidad de inventario de los almacenes, se inician con la
recepcin apropiada de los artIculos, ya que los procedimientos incorrectos de
recepcin dan origen a:
1.
2.
3.

Cuentas inexactas;
Identificacin incorrecta de los artIculos;
Recepcin de artIculos danados, etc.

Si estos errores se producen en la recepcin, permanecern durante todo el proceso de

almacenamiento, hasta que sean descubiertos, con ocasin de efectuar inventarios
fIsicos; acarreando mayores problemas, cuando se trate de despachar dichos artIculos.
b. Definicin
Es el segundo paso del ciclo de almacenamiento, mediante el cual se toma posesin
fIsica de los bienes adquiridos por la empresa (generalmente por Compras), ya sea
solicitado por los propios almacenes, por aquellos que usarn el material o por los
encargados del Clculo de Necesidades.
Ms que la simple aceptacin de dichos bienes, se requiere de una constante
preparacin para contribuir a la operacin continuada de las actividades, evitando
demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de los que se recibe.
Las actividades de recepcin u obtencin no se consideran completas hasta que las
mercaderIas se hayan clasificado correctamente, e ingresen a la fase de estiba, de
acomodamiento, acondicionamiento o distribucin en los almacenes. En caso de
mercaderIas deterioradas o no conformes, el proceso termina con la expedicin de la
documentacin necesaria para tomar las decisiones y medidas que se hayan acordado
(reclamacin, devolucin, etc.).

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Al efectuar un informe para proceder a reclamaciones, es conveniente consignar

algunos datos tales como:
1. Tipo general del artIculo;
2. Los problemas que han presentado:
3. Algunas normas para su reclamacin;
4. Sugerencias para evitar que se repita.
c. Tareas que se realizan
Las actividades o tareas que se ejecutan en este paso de obtencin, son las siguientes:
i. Supervisin y Planificacin
Esta actividad corresponde al Jefe de la dependencia. Consiste en prever,
planificar, coordinar, dirigir y controlar todas las actividades de recepcin y control
de mercaderIas.
El supervisor deber prepararse con los medios humanos y materiales, que le
permitan efectuar una recepcin gil y un control adecuado. Tendr en cuenta el
volumen, las caracterIsticas y el momento en que la mercaderIa va a ser recibida, a
fin de efectuar una labor eficiente.
ii. Recepcin Fsica (Descarga y Desembalaje)
La recepcin fIsica, comprende la descarga del material y el desembalaje de los
artIculos que se reciben. La actividad fundamental de esta dependencia, puede
estar encargada a uno o varios elementos, cuya preparacin, conocimientos de la
mercaderIa y sus caracterIsticas y experiencia, lo faculten a relacionarse con una
variada gama de proveedores, entre los cuales, no siempre se encuentran
caracterIsticas de honestidad.
La preparacin y el nmero de personas que se requiere para cumplir las funciones
de recepcin fIsica, varIan segn las funciones de esta dependencia, asI como del
tipo y tamano de la empresa. Sin embargo, es necesario contar con personal
capacitado y con mentalidad gil, que les permita enfrentarse a los diversos
problemas que se le presentan al momento de la recepcin. Es frecuente observar
en esta actividad que la actitud pasiva y poco exigente genera un considerable
nmero de faltas y reclamos, debido a que no se estuvo atento al momento de la
descarga o no se efectu la medicin, pesaje o verificacin del contenido de los
artIculos.
Cuando se reciba la mercaderIa asegurada, que llega en malas condiciones, es
posible que en esta fase se requiera la presencia de la firma aseguradora o su
representante, (ajustadores), a fin de verificar el estado en que se recepciona el
material.
a. Descarga :
Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los artIculos, de los medios
en que han sido transportados hasta el lugar en que sern recepcionados. Ella
puede realizarse manual o mecnicamente, y para hacerlo es conveniente que el

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personal que debe recibir los artIculos, sepa con anticipacin cul es la
mercaderIa que llega, cmo llega, su peso, embalaje, etc., a fin de que pueda
tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mInimo tiempo con los
medios adecuados y con seguridad.
Sus principales preocupaciones deben ser, reducir al mInimo los gastos de
recepcin, evitar prdidas de tiempo y maltrato en los bultos.
Es necesario disponer del espacio suficiente para depositar los bultos que llegan,
evitando recorridos y maniobras innecesarias de los vehIculos que conducen las
cargas.
Algunas veces sta labor es realizada por el personal de los
transportistas, debiendo en este caso, ser preocupacin de quien recibe, que esta
operacin de descarga se realice en las mejores condiciones.
b. Desembalaje :
Es la labor manual de retirar o quitar de los bultos, los artIculos exteriores, en que
han llegado. Es decir se quita el material de embalaje, para lo cual se debe contar
con personal especializado en esta labor, a fin de evitar los deteriores que se
puedan producir, sobre todo cuando se trata de materiales frgiles.
Al sacar los artIculos deben colocarse en una zona o espacio, donde no se
confunda con otros y permita una buena verificacin.
iii. Verificacin o Control de Calidad (Chequeo)
Otra actividad de importancia, la constituye el control de las caracterIsticas o
especificaciones de la mercaderIa solicitada. Consiste en verificar si verdaderamente
se trata de los artIculos solicitados, si la cantidad concuerda con el pedido y si la
calidad es la correcta.
Las fbricas productoras necesariamente deben tener un departamento de Control de
calidad, el cual es responsable del embarque de productos terminados, previo control
de calidad apropiado. Esto no libera a que quien recibe el artIculo tambin efecte el
control de calidad respectivo.
El control de calidad de las mercaderIas en la recepcin, en ningn caso deberIa
empujar a la constitucin de un organismo complejo que permita verificar con todo
detalle las mercaderIas que la empresa adquiere. Como ha sido dicho, este control
deber ser efectuado en fbrica por cuenta y riesgo del proveedor, ya que en esta
parte del ciclo de almacenamiento debe evitarse la retencin excesiva de las
mercaderIas en proceso de recepcin.
Cuando existan unidades o elementos de inspeccin y control de calidad, deben
proporcionrseles las especificaciones y las directivas a aplicarse en las operaciones
de almacenamiento.

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Para efectuar una buena verificacin es preciso que el personal disponga de algunos
medios como: catlogos apropiados, winchas, balanzas, calibradores, etc., y se dicten
normas o pautas que ayuden al recepcionista en su labor. Estas pueden referirse a:
a. Igualdad de terminologIa y clasificacin entre las dependencias de compras y
almacn;
b. Modalidad de entrega por los proveedores, notas de entrega por los proveedores,
notas de entrega por enviar, etc.,;
c. Modalidad de recepcin para cada tipo de material (Criterio de comprobacin
cuantitativa, criterio de estibaje antes del control, registro a efectuar, mtodos y
medios a usar en el transporte interno);
d. Responsabilidad en cuanto al control de calidad (condiciones tcnicas exigidas):
e. Procedimiento a seguir en casos de reclamaciones o devoluciones.
iv. Registro de Entrada
Esta actividad consiste en completar los formatos de ingreso de mercaderIa, (notas de
entrada), con los datos de la mercaderIa recibida. Igualmente esta labor deber estar
dirigida a cancelar las rdenes de compra pendientes, de acuerdo con los ingresos
totales o parciales de la mercaderIa.
v. Entrega
Luego de realizadas las actividades precedentes, se requiere hacer entrega de la
mercaderIa al almacn correspondiente, comunicndolo al interesado y al Jefe de
Almacn. Esta actividad no necesariamente es secuencial, ni debe realizarse al final
del proceso de recepcin. En muchos casos ser necesario solicitar la presencia del
almacenero, a fin de que la recepcin se efecte en el lugar del almacenamiento,
principalmente cuando su volumen o caracterIsticas hacen difIcil la manipulacin y el
control de las cantidades.
Este aspecto de la recepcin requiere de la formulacin de un informe, en el que se
consideran datos diferentes, para que Compras, Ventas, Contabilidad, etc., puedan
efectuar el pago y la utilizacin de la mercaderIa llegada. Este parte, es remitido al Jefe
de Almacenes para que a su vez proceda a informar a otros elementos interesados.
d. Documentos de Recepcin
Con mayor o menor complejidad, en gran nmero de empresa, se requieren
bsicamente de
los siguientes documentos para la Recepcin y Verificacin de
materiales:
1.

Requisicin de Compra (Pedidos)

Es la informacin previa de los materiales que se van a adquirir. Esto se hace de
acuerdo al Plan de Adquisiciones que se formule y apruebe.
Esta Requisicin de Compra o Pedido se hace normalmente en formatos
establecidos, pero puede ser a travs de mensajes enviados electrnicamente, o vIa
telfono a veces.

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Los tipos de pedidos o solicitudes de compra pueden tener uno de estos tres tipos:
De completamiento: A fin de mantener los niveles o dotaciones autorizadas,
cuando se llega al punto de pedido.
Especiales: Para satisfacer necesidades no incluidas en las solicitudes de
compra para recompletamiento, (necesidades de proyecto).
De emergencia: Para satisfacer necesidades imprevistas debidas a variaciones
contables en la produccin y ocasionalmente por desastres.
2. Orden de Compra
Es la copia del documento que ha sido entregado al proveedor y en el cual figura el
detalle de la mercaderIa a recibir. Es preparado por quien va a efectuar la
adquisicin, a veces sin formato (una carta).
3. Informacin Tcnica
Segn las caracterIsticas de la empresa, puede ser conveniente contar con un
archivo de planos y especificaciones o catlogos en esta dependencia. Con ella se
simplifica la redaccin de las rdenes de compras y se facilita el control de la
mercaderIa. En todo caso, el recibidor deber disponer oportunamente de dicha
informacin para efectuar las consultas tcnicas del caso.
4. Gua de Remisin
Cuando la complejidad de una adquisicin requiere de la formulacin de contratos,
negociaciones, bases de licitacin y condiciones generales de compra, es
indispensable contar con toda esta documentacin, a fin de cumplir y exigir el
cumplimiento de los convenios: garantIas, plazos de entrega, penalidades,
repuestos, instruccin, etc.

5. Autorizacin de Devolucin
Es un documento en el cual se autoriza a efectuar la devolucin o reclamacin que
previamente se ha planteado a la gerencia. En realidad puede ser el documento de

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gestin donde se sugiere la devolucin, pero con el visto bueno de una autoridad
competente.

HERRAMIENTAS
GONZLES S. A. C.

INFORME DE RECEPCIN DE
MERCADERA

Av. Guillermo Dansey 583 Lima

Telf. 619 20 45 Nextel 885 * 6521
No. Recepcin:

Fecha de entrega:

Proveedor:

Cdigo

No. GuIa:

No. Orden de Compra:

Encargado de recepcin:

Descripcin

Cantidad recibida

Incidencias

Observaciones:

e. Normas y Procedimientos
Como una guIa prctica para el recibidor, se mencionan aquI las principales normas y
procedimientos de recepcin y verificacin:
1.

Para facilitar la tramitacin rpida de artIculos y documentos de ingreso, es

conveniente revisar la documentacin que da origen a las entregas, para prever,
programar, y tomar accin que eviten cualquier impase al momento de la recepcin.

2.

Los pedidos se hacen normalmente mediante el empleo de un formato (Orden de

Compra). Sin embargo, son aceptables los pedidos que eventualmente puedan
hacerse en forma verbal o de mensajes, siempre que est autorizado este
procedimiento.

3.

Cuando la documentacin est incompleta, sea insuficiente o tenga impresiones o

defectos, que pongan en duda la conformidad del artIculo, se recomienda una
accin rpida de consulta con los disenadores, solicitantes o usuarios, a fin de
proponer la aceptacin, modificacin o devolucin de los materiales segn sea el
caso.

4.

Los encargados de la recepcin de los materiales, debern recomendar a travs de

sus superiores inmediatos y de acuerdo a sus experiencias, las caractersticas del

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embalaje o presentacin de los materiales para facilitar el chequeo de las

especificaciones, el control en general, la entrega rpida y el acomodo en los
almacenes.
5.

El personal de esta dependencia deber proponer y fundamentar todas las

mejoras tendentes a racionalizar el proceso de recepcin, simplificar los
procedimientos y aumentar la eficiencia.

6.

La desconfianza sirve ms en la recepcin de artculos, que la excesiva

confianza o indiferencia. Quiere decir esto, que debe hacerse una inspeccin
concienzuda de los materiales que llegan.

7.

Se debe firmar el ingreso de los artculos solamente cuando se est seguro de

que es exactamente lo solicitado.

8.

No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor, del transportista o del

usuario, para ingresar los artIculos sin una buena revisin.

9.

Pesar todo aquello que debe pesarse, medir lo que debe medirse, contar lo que
debe contarse. No fiarse de facultades innatas para calcular al ojo, ya que la
responsabilidad es muy grande.

10. En lo posible realizar el control sobre el suelo, excepcionalmente y tomando

muchas precauciones, sobre el vehIculo o medio en que llega el artIculo. Dar
conformidad a la entrega luego de descargar la mercaderIa.
11. Revisar la documentacin que traen los bultos, ella servir para efectuar el
control de recepcin.
12. Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar
hacer esfuerzos excesivos, tanto por seguridad del personal como del artIculo
que se est recibiendo.
13. Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que
evidencien alteraciones.
14. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contenga lIquidos, para
evitar que se reciban incompletos por haberse derramado.
15. Dar al personal la seguridad necesaria, al recibir artIculos peligrosos.
16. Utilizar el documento de origen para efectuar la verificacin, realizar sta en
orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan.
17. Pedir ayuda cuando los conocimientos del almacenero no permitan identificar
un artIculo; con ello solamente se est asegurando que lo que se recibe es
conforme.

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18. Preparar los medios para realizar la identificacin, no buscarlos a ltima hora.
19. Procurar que los artculos permanezcan el menor tiempo posible en
recepcin, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia. Pero no por
ello descuidar el control.
20. Si se detectan materiales malogrados, informar para hacer las reclamaciones a los
transportistas o a los proveedores. Caso no hacerse, se aceptar como que los
danos se ocasionaron en el almacn.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2:
Caso: DESAJUSTES DE INVENTARIO
La empresa Carvia funciona seis dIas a la semana, de lunes a sbado. Su sistema de
inventario se actualiza todos los dIas a las 4:45 p.m. Pero no obstante esta actualizacin
cotidiana, el conteo en registros y el conteo de las estanterIas en el Almacn No. 1 de
Miscelneos suelen estar desequilibrados.
Jorge, gerente de inventarios de Carla, decidi contarlo todo en el Almacn No. 1 de
Miscelneos todos los viernes. Lo hizo durante dos meses, y al final del periodo estaba
enojado pues las cifras todavIa no concordaban.
Carvia contrat a Juan, un experto en inventarios, para que ayudara a descubrir la fuente
del problema. Jorge estaba estupefacto. Consideraba que sus conteos eran muy
cuidadosos y que si existIa algn problema, era con la computadora. Jorge manifest a
todos los que querIan escucharlo que la computadora siempre est errada.
El lunes 5:15 p. m. Juan sugiri que se examinara un artIculo que pareciera estar en
desequilibrio con respecto al conteo de la semana anterior.
Le mostrar uno, dijo Jorge, y declar, sacando a las narices de Juan un Informe de
Estado de Existencias de Inventario recin elaborado: Mire estas camisas. Dice que hay 12
en existencias. Cuando las contamos la semana pasada habIa en efecto 12. Esta manana
observ este informe y decIa que habIa trece. Ahora indica que hay 12, pero acabo de
mirar en el almacn y realmente hay 15. Vea usted, se lo dije, la computadora siempre est
errada.
Juan pregunt si podIa si podIa ver la hoja de conteo de Jorge con las camisas de la
semana anterior. La hoja se veIa asI:
Informe de estado existencias:

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Juan pregunt que significaban las anotaciones.

Jorge respondi que cuando aparecIa una cantidad equivocada en la hoja de conteo, la
tachaba, escribIa la cantidad correcta y entregaba la hoja a digitacin de datos.
Juan pregunt cuando entregaba, Jorge las hojas. Jorge respondi: El viernes, por qu?.
Juan dijo: Entiendo que usted entrega las hojas el viernes. Lo que estoy preguntando es a
qu hora las entrega. Jorge senal que las entregaba ms o menos a las 5 p. m. Pensando
que Juan lo estaba criticando, Jorge le dijo en tono defensivo: Oiga, el ingreso de datos
estn ocupados desde las 4:30. Hacen corte y actualizaciones y cosas por estilo, entonces
yo espero hasta cuando hayan terminado.
Juan pregunt cundo introducIan al sistema las hojas de conteo de Jorge. ste dijo que
no sabIa.
Juan pregunt a Hilda, la empleada encargada de digitar los datos, cundo se digitaban las
hojas de Jorge. Hilda dijo que no volaba con el trabajo de Jorge, si usted me entiende.
Juan insisti y pregunt de nuevo: Quin digita las hojas de conteo de Daniel y cundo se
hace esto? Hilda respondi que ella trabajaba los sbados, pero dejaba las hojas para que
digitara el lunes Carolina, la otra empleada de digitacin de datos.
Juan pregunt a Hilda si habIa ingresado camisas al sistema el sbado. Ella respondi
que habIa ingresado tres al sistema.
Jos pregunt a Carolina cmo manejaba el ingreso de la informacin de Jorge. Carolina
respondi que ponIa el artIculo en la pantalla de la computadora, revisaba para ver si el
total de la computadora coincidIa con la cantidad manuscrita de Jorge, y si no, cambia el
nmero en el sistema para que concordara con la cifra de Jorge.
Juan se preparaba a elaborar sus conclusiones.
Asuma el papel de Juan y trate de determinar la razn de las diferencias en inventario.

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