INSTRUCTIVO LEGALIZACION DE ANTICIPOS A

SUPERVISORES PARA PAGO DE LOS

ENCUESTADORES, DIGITADORES Y CRITICOS
Los dineros entregados a manera de anticipo a los supervisores contratados
para llevar a cabo cada uno de los pagos de su grupo de encuestadores,
digitadores y crticos, deben tener en cuenta lo siguiente:
PROCESO DE SOLICITUD POR PARTE DE FEDEPALMA:
El supervisor del convenio, la persona autorizada para coordinar el giro de
anticipos a los supervisores debe enviar a la Asociacin la solicitud detallada
de los valores a girar por cada uno de los rubros que comprende cada uno de
los anticipos.
1. El primer anticipo comprende:
Valor de la capacitacin de cada uno de los encuestadores que
estn a su cargo. (no aplican retenciones)
50% del valor del transporte estipulado en las ordenes de trabajo
de cada uno de los encuestadores que estn a su cargo (no
aplican retenciones)
Viticos liquidados en la planilla (anexo 5) (aplica retencin del
6%)
Otros gastos (fotocopias, llamadas y envos), segn solicitud
previa. (aplica rete garanta del 6%)
La totalidad de la suma debe venir autorizada por el supervisor del convenio
Dr. JOSE EDDY TORRES.
PROCESO DE LEGALIZACION DEL PRIMER ANTICIPO:
Al cabo de 10 das de iniciado el operativo, y/o de agotamiento de
recursos, el supervisor debe legalizar la totalidad del dinero entregado
enviando los siguientes documentos a la Asociacin:
Certificado de asistencia a capacitacin (anexo 9)
Planilla de gastos de transporte entregados a encuestadores
(anexo 10),
Planilla de viticos debidamente diligenciada y firmada por cada
uno de los contratistas que recibieron dinero por ese concepto.
(anexo 5)

 Certificado de cumplimiento de otros gastos (fotocopias,

llamadas y envos) con sus respectivos recibos (anexo 8)
Una vez legalizado el primer anticipo se proceder a girar un segundo valor
correspondiente al primer pago de honorarios de su grupo de trabajo
(encuestadores, digitadores y crticos), previa liquidacin de las labores
realizadas, el valor correspondiente al 50% del saldo del transporte
estipulado en las ordenes de trabajo de cada uno de los encuestadores que
estn a su cargo, el valor liquidado en la planilla de viticos y el valor
correspondiente a otros gastos (fotocopias, llamadas y envos)
PROCESO DE LEGALIZACION DEL SEGUNDO ANTICIPO:
Al finalizar el operativo, y/o de agotamiento de recursos, el supervisor
debe legalizar la totalidad del dinero entregado enviando los siguientes
documentos a la Asociacin:
Cuentas de cobro de honorarios con su respectivo certificado de
cumplimiento en original, de su grupo de trabajo: encuestadores,
digitadores y crticos (anexos 1, 1C, 1D) y (anexo 2)
Planilla de gastos de transporte entregado a encuestadores
(anexo 10),
Planilla de viticos debidamente diligenciada y firmada por cada
uno de los contratistas que recibieron dinero por ese concepto.
(anexo 5)
el certificado de cumplimiento de otros gastos (fotocopias,
llamadas y envos) con sus respectivos recibos (anexo 8)
Una vez legalizado el segundo anticipo se proceder a girar un tercer y
ltimo valor correspondiente al segundo y ltimo pago de honorarios a
encuestadores, digitadores y crticos previa liquidacin de las actividades
realizadas.
PROCESO DE LEGALIZACION DEL TERCER ANTICIPO:
Al finalizar el operativo, y/o de agotamiento de recursos, el supervisor
debe legalizar la totalidad del dinero entregado enviando los siguientes
documentos a la Asociacin:
Cuentas de cobro de honorarios, certificado de cumplimiento y
acta de liquidacin (todos en original), de su grupo de trabajo:
encuestadores, digitadores y crticos. anexos 1, 1C, 1D) (anexo
2) y anexo acta liquidacin

 Planilla de gastos de transporte entregado a encuestadores

(anexo 10),
Planilla de viticos debidamente diligenciada y firmada por cada
uno de los contratistas que recibieron dinero por ese concepto.
(anexo 5)
Certificado de cumplimiento de otros gastos (fotocopias,
llamadas y envos) con sus respectivos recibos (anexo 8)

NOTA: Una vez legalizado la totalidad de los anticipos se

proceder a girar el segundo y ltimo pago de honorarios estipulado en
la orden de trabajo del supervisor, previo cumplimiento de los
requisitos.

FORMATOS PARA LEGALIZACION DE ANTICIPOS A

SUPERVISORES

Anexos 1, 1C, 1D, 2, 5, 8, 9, 10 y Acta Liquidacin.

ANEXO 1
CUENTA DE COBRO
ENCUESTADORES

CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CUENTA DE COBRO
PAGO DIRECTO
CIUDAD:

FECHA:
LA ASOCIACION COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA CIENCIA ACAC
NIT: 890.203.944-9
DEBE A:
(nombre completo del contratista)
Identificado con cdula de ciudadana No. _______________________

LA SUMA DE :

$0

POR CONCEPTO DE:

Pago honorarios estipulados en la orden de trabajo

No.__________ correspondiente a la realizacin de encuestas
tipo A, tipo B y CONCENSALES, segn liquidacin:

ENCUESTAS

CANTID
AD

V/R
UNIT.

5.000

PROD < 50

Comprimi
do

PROD < 50

Nuevas

PROD > 50

Comprimi
do

PROD > 50

Nuevas

MEGAS

10.00
0
10.00
0
15.00
0
40.00
0

SUBTOTAL

RTEFTE
6%

TOTAL

CONCENSAL Prod/Trab
ES
aj
VALOR TOTAL
ENCUESTAS

0
0

2.500

0
0

(nombre del contratista)

0
0

(firma del contratista)

TELEFONO FIJO Y MOVIL

CORREO ELECTRONICO

Vo. Bo.
(nombre del
supervisor)
correo electrnico:

JOSE EDDY TORRES

Supervisor del Convenio 2492010

0
0

ANEXO 1C
CUENTA DE COBRO
DIGITADORES

CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CUENTA DE COBRO
PAGO DIRECTO
CIUDAD:

FECHA:
LA ASOCIACION COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA CIENCIA ACAC
NIT: 890.203.944-9
DEBE A:
(nombre completo del contratista)
identificado con cdula de ciudadana No. _______________________

LA SUMA DE :
POR CONCEPTO DE:
ENCUESTAS

Comprimi
do
PROD < 50 Nuevas
Comprimi
PROD > 50
do
PROD > 50 Nuevas
MEGAS
CONCENSA Prod/Trab
LES
aj
VALOR TOTAL
ENCUESTAS

$0
Pago de honorarios estipulados en la orden de trabajo No.
__________, correspondiente a la digitacin de encuestas segn
liquidacin
CANTID
V/R
SUBTOT RTEFTE
TOTAL
AD
UNIT.
AL
6%

PROD < 50

(nombre del contratista)

1.500

1.500

1.500

1.500
1.500

0
0

0
0

0
0

500

(firma del contratista)

TELEFONO FIJO Y MOVIL

CORREO ELECTRONICO

(nombre del
supervisor)
correo electronico:

Vo. Bo.
JOSE EDDY
TORRES
Supervisor del Convenio
249-2010

ANEXO 1D
CUENTA DE COBRO
CRITICOS

CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CUENTA DE COBRO
PAGO DIRECTO
CIUDAD:

FECHA:
LA ASOCIACION COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA CIENCIA ACAC
NIT: 890.203.944-9
DEBE A:
(nombre completo del contratista)
identificado con cdula de ciudadana No. _______________________

LA SUMA DE :
POR CONCEPTO DE:
ENCUESTAS

PROD < 50
PROD < 50
PROD > 50
PROD > 50

$0
Pago de honorarios estipulados en la orden de trabajo No.
__________, correspondiente a crticas de encuestas segn
liquidacin
CANTID
V/R
SUBTOT RTEFTE
TOTAL
AD
UNIT.
AL
6%

Comprimi
do
Nuevas
Comprimi
do
Nuevas

MEGAS
CONCENSAL Prod/Traba
ES
j
VALOR TOTAL
ENCUESTAS

(nombre del contratista)

TELEFONO FIJO Y MOVIL
CORREO ELECTRONICO

3.500

3.500

3.500

3.500

5.000

500

(firma del contratista)

Vo. Bo.
JOSE EDDY
TORRES
Supervisor del Convenio
249-2010

(nombre del
supervisor)
correo electronico:

ANEXO 2
CERTIFICADO DE
CUMPLIMIENTO

CONVENIO ESPECFICO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO
PAGO DIRECTO
En calidad de Supervisor de la orden de trabajo No. ________________ certifico que:
HONORARIOS Y/O SERIVICIOS
MARIA CLARA DIAZ ORDOEZ (Nombre del contratista), identificada con cdula de
ciudadana No. 51.280.720 (Nmero de identificacin),
Cumpli con las actividades de (recoleccin, digitacin critica) de la informacin del censo
nacional de palma de aceite
Por lo tanto se puede proceder al pago de honorarios liquidados en la cuenta de cobro, por la
suma de DOSCIENTOS CUARENTA MIL PESOS M.CTE (Valor en letras) ($240.000) (Valor
en nmeros)

Se expide la presente certificacin el 20 (da) de mayo (mes) de 2010 (ao), en la ciudad de

Barranquilla (Ciudad)

________________________________
Supervisor de la orden de trabajo
Correo electrnico:

Vo.Bo.____________________________
JOSE EDDY TORRES
Supervisor del Convenio

ANEXO 5
PLANILLA DE VIATICOS

CONVENIO ESPECFICO FEDEPALMA - ACAC No. 249-201

_______________________________________________________
PLANILLA LIQUIDACION Y ENTREGA DE VIATICOS A ENCUESTADORES
ZONA (
)
FEC
HA

NOMBRE DEL
CONTRATISTA

C.C

LUGAR
COMISIO
N

(A-B)

VALOR

RET. 6%

TOTAL A
PAGAR

RECIBI:
(Firma)

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE COMISION GENERAL

En calidad de supervisor de cada uno de los encuestadores arriba relacionados, certifico
que cada uno de ellos realiz las comisiones en los lugares y en las fechas relacionadas

en esta planilla, para dar constancia firman:

(nombre supervisor)
C.C. No. _________________________

JOSE EDDY
TORRES
Supervisor del Convenio 2492010

ANEXO 8
CERTIFICADO DE
CUMPLIMIENTO OTROS
GASTOS

CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO OTROS GASTOS

En calidad de Supervisor de la orden de trabajo No. ____________, certifico que:
MARIA CLARA DIAZ ORDOEZ (Nombre del contratista), identificado con cdula
de ciudadana No. 51.280.720 (Nmero de identificacin), cumpli a satisfaccin
con la ejecucin de los recursos entregados para fotocopias, llamadas y envos
requeridos en desarrollo del censo nacional de palma de aceite 2010.
Se expide la presente certificacin el 5 (da) de junio (mes) de 2010 (ao), en la
ciudad de Barranquilla (Ciudad)

__________________________________________________________
Supervisor de la Orden de Trabajo
Nombre:
C.C. No.
Correo electrnico

___________________________________
Vo. Bo. SUPERVISOR CONVENIO
Nombre: JOSE EDDY TORRES

*Nota: A este documento adjuntar los recibos y facturas a nombre de

ACAC.*

ANEXO 9
CERTIFICADO DE
ASISTENCIA
CAPACITACION

CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010

CERTIFICADO DE ASISTENCIA CAPACITACION

En calidad de Supervisor de la orden de trabajo No. ____________, certifico que:
MARIA CLARA DIAZ ORDOEZ (Nombre del contratista), identificado con cdula
de ciudadana No. 51.280.720 (Nmero de identificacin), asisti al curso de
capacitacin del censo nacional de palma de aceite, el cual se llevar a cabo del
( ) al ( ) de marzo de 2011.
Por lo tanto autorizo pagarle la suma de $70.000 (setenta mil pesos m/cte),
correspondiente a capacitacin.

Recib: _______________________________________________
(Nombre del contratista)
(C.C. No.
)

__________________________________________________________
Supervisor de la Orden de Trabajo

Nombre:
C.C. No.
Correo electrnico

ANEXO 9
CERTIFICADO DE
ASISTENCIA
CAPACITACION

CONVENIO FEDEPALMA - ACAC No. 249-2010

PLANILLA DE TRASNPORTE ENTREGADO A ENCUESTADORES
ZONA (
)
FECH
A

NOMBRE DEL
CONTRATISTA

C.C

DESTINO

VALOR

RECIBI: (Firma)

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE TRANSPORTE

En calidad de supervisor de cada uno de los encuestadores arriba relacionados,
certifico que los valores entregados a los mismos corresponden al transporte

requerido para la realizacin de cada una de las encuestas a las que hubo lugar.

(nombre supervisor)

JOSE EDDY TORRES

Supervisor del Convenio
249-2010

C.C. No. _________________________

ACTA DE LIQUIDACIN DE LA ORDEN DE TRABAJO N _____________ -2010

CELEBRADA ENTRE LA ASOCIACIN COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA
CIENCIA ACAC y __________________________________________________
REF.: ACAC FEDEPALMA CONVENIO DE COOPERACIN No. 249-2010

Contratante

ASOCIACIN COLOMBIANA PARA EL AVANCE DE LA CIENCIA ACAC

890.203.944-9
EDUARDO POSADA FLREZ

Nit
Representante
Legal
Documento
de C.C. No. 17.070.398 de Bogot
Identidad
Contratista
Documento
de C.C. No.
de
Identidad
Plazo
de
Ejecucin
Valor Contrato* (hasta)

Valor cancelado

Valor pendiente por cancelar

Valor no ejecutado

Valor a reintegrar

SUMAS IGUALES

EL CONTRATISTA cumpli con las obligaciones contractuales de acuerdo con la certificacin de

cumplimiento que expidi el funcionario encargado de la supervisin de la Orden de Trabajo, la
cual reposa en ACAC.
La presente Acta de Liquidacin produce efectos jurdicos definitivos y, en consecuencia, EL
CONTRATISTA no podr iniciar reclamacin alguna, ni presente ni futura, de tipo extrajudicial
o judicial respecto de lo aqu acordado, ni en contra de FEDEPALMA ni en contra de ACAC. As
mismo, EL CONTRATISTA responder por la calidad de las actividades ejecutadas y por los
productos entregados a la entidad, obligndose a atender los requerimientos que, de ser el caso,
se le efecten con posterioridad, relacionados con precisiones, aclaraciones y explicaciones que
EL CONTRATANTE considere necesarias con relacin a las actividades realizadas.
En virtud de lo anterior, las partes se declaran a PAZ Y SALVO por todo concepto, una vez se
haya cancelado al CONTRATISTA el valor pendiente de pago.
En constancia se firma la presente Acta por quienes en ella intervinieron, luego de leda y
aprobada, en la ciudad de Bogot D.C., a los _________________________.
CONTRATANTE

CONTRATISTA

EDUARDO POSADA FLREZ

Presidente

__________________________________
C.C.

* Suma de honorarios/servicios, manutencin y transporte.