Normas30300y30301

MaraTeresaBermdezM.2013

FamiliaISO
ISO30300.Informacinydocumentacin.Sistemas
degestinparalosdocumentos.Fundamentosy
vocabulario:Terminologa,objetivosybeneficios.
ISO30301.Informacinydocumentacin.Sistemas
degestinparalosdocumentos.Requisitos.Creacin
ycontroldelosdocumentosduranteeltiempo
necesario.

Temas

Introduccin
Orgenesycontexto
Sistemasdegestin
Relacinconotrasnormas
Objetoymbitodeaplicacin
Fundamentosdeunsistemadegestinparalos
documentos.
Terminologa
4

Orgenesycontexto

Recordsmanagement recorkeeping
MetodologaDIRKS.
Normasaustralianas
NormaISO15489:50pases(5continentes),traducida
a16lenguas,top10ventasISO.

Sistemasdegestin
Conjuntodeelementosinterrelacionadosoque
interactanenunaorganizacinconelfinde
establecerpolticasyobjetivos,ascomolosprocesos
paraalcanzarlos.
ISO9001:GestindelaCalidad.
ISO14001:GestinAmbiental.
ISO27001:SeguridaddelaInformacin.
ISO50001:SistemadeGestindeEnerga.
6

Sistemasdegestin.Caractersticas

Basadosenbuenaprcticasyelconsenso.
Enfoquedeprocesos.
BasadosenelcicloPDCA.(Plan Do Check Act).
Compatibles.
Certificables.

Relacinconotrasnormas
Nivelestratgico

Niveloperativo

ISO17068
Repositorio
de 3ra. Parte.
Documentos
digitales

Enelaboracin
Endiscusin

Fuente:CarlotaBustelo.SerieISO.SistemadeGestinparalosDocumentos.2011

 ISO30300.Informacinydocumentacin.Sistemas
degestinparalosdocumentos.Fundamentosy
vocabulario.Terminologa,objetivosybeneficios.

11

Objetoymbitodeaplicacin
Objeto:Documento=reflejodelasactividadesdela
organizacin.
mbitodeaplicacin:Cualquierorganizacindecualquier
tamaoycualquiersector.
Alcance:totalidaddelaorganizacin,funcionesespecficas,
seccionesespecficas,ounaomsdelasfuncionesdeun
grupodeorganizaciones.

12

Fundamentos
Sistemadegestin

Gestindedocumentos

Consecucindelasmetasdela
organizacin

Crearygestionardocumentos:

Estableciendounapolticayunos
objetivos
Adoptandoplanespara
conseguirlos

Acciones
Procesos
Responsabilidades
Recursos

Fiables
Autnticos
ntegros
Disponibles

Enunasaplicacionesqueasu
vezsean:

Estableciendounmtodode
evaluacinymejoracontinua

13

Fiables
Seguras
Conformes
Exhaustivas
Sistemticas

Fundamentos

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Enfoquealclienteyotraspartesinteresadas.
Liderazgoyrendicindecuentas.
Tomadedecisionesbasadaenevidencias.
Participacindelaspersonas.
Enfoquebasadoenprocesos.
Enfoquedesistemaparalagestin.
Mejoracontinua.
14

Beneficios

Realizaractividadesyprestarloscorrespondientesservicioseficientemente.
Cumplirconlosrequisitoslegales,reglamentariosyderendicindecuentas.
Optimizarlatomadedecisiones,laconsistenciaoperativaylacontinuidad
delnegocio.
Facilitarelfuncionamientoefectivoencasodedesastre.
Proporcionarproteccinyapoyoenloslitigios.
Protegerlosinteresesdelaorganizacinylosderechosdelosempleados,
clientesypartesinteresadas.
Apoyarlasactividadesdeinvestigacinydesarrollo.
Apoyarlasactividadespromocionalesdelaorganizacin.
Mantenerlamemoriacorporativaocolectivayapoyarlaresponsabilidad
social.

15

Terminologa
PrincipiosparaelDesarrollodeVocabulariodeSistemasde
GestinparalosDocumentos(An,Ellis,2009)
a)ayudaraorganizareltrabajoterminolgicodeuna
maneraprcticayeficiente;
b)garantizarlaconsistenciaylacoherenciadelas
terminologastantodentrodelsistemadegestinparalos
documentosyentreloscamposrelacionados;
c)contribuiralaarmonizacindelossistemasdeconceptoy
trminosendiferentesidiomas;
d)promovertomasdedecisionesbasadasenevidencias
firmesparalostrabajodelaterminologa;
e)prestarasistenciaalaspersonasinvolucradasenla
gestindeterminologa.
16

Terminologa
NormaISO704:2009Trabajoterminolgico
Principiosymtodos.
NormaISO102411:2011Entradasterminolgicasenlas
normas Parte1:Requisitosgeneralesyejemplosde
presentacin.

17

18

Otrostrminosarchivsticosnoincluidosnienla15489,nienla30300:series
documentales,
evaluacin,archivar(comoverbo).
19

20

 ISO30301.Informacinydocumentacin.Sistemas
degestinparalosdocumentos.Requisitos.Creacin
ycontroldelosdocumentosduranteeltiempo
necesario.

21

RelacinCicloPDCAISO30301
Planificar

Hacer

Verificar

(Plan)

(Do)

(Check)

Contextodela
organizacin
Liderazgo

Mejora

Disear,
implementar
ycontrolar

Evaluacin
desempeo

Planificacin
(riesgos
oportunidades)

Actuar
(Act)

Implementar
aplicaciones
automatizadas

Indicadores

Revisar

Auditoras
internas

Poltica

Revisin
Direccin

Apoyo
22

Eliminarno
conformida
des

Objetivos
Procesos

ISO30301.Identificacinde
requisitosSGDA
129requisitos:DEBE
Secciones4a10yelanexoA

23

ISO30301.Identificacinde
requisitos deunSGD
1.
2.
3.
4.
5.

Contextodelaorganizacin.
Compromisoyliderazgo.
Planificacindelsistema.
Soporte.(Apoyo)
Operacin.

24

1.Contextodelaorganizacin

Identificacindelcontextointernoyexternoque
afectaalSGD.
Identificacinderequisitosdenegocio,legalesyde
otrandole.
Determinacindelalcance.

25

26

Fuente:CarlotaBustelo.SerieISO.SistemadeGestinparalosDocumentos.2011

2.Compromisoyliderazgo
Compromisodeladireccin:SGDcompatibleconladireccin
estratgicadelaorganizacin.(rolesorganizativos,
competenciasyresponsabilidades)
IntegracindelosrequisitosdelSGDdentrodelosprocesos
denegocio.
Provisindelosrecursosparadisear,implementar,
mantenerymejorarelSGD.
DivulgacindelaimportanciadelSGD.

27

Fuente:CarlotaBustelo.SerieISO.SistemadeGestinparalosDocumentos.2011
28

3.Planificacindelsistema

ObjetivosdeGD(acordesconlapolticainstitucional,
medibles,supervisinyactualizacin).
Planes(qu,quin,cmo,cundo,conqu)
Riesgosyoportunidades:contextoyrequisitosdel
negocio,legalesyotrasregulaciones.

29

30
Fuente:CarlotaBustelo.SerieISO.SistemadeGestinparalosDocumentos.2011

4.Soporte
Recursos:materiales,humanos.Identificacin
deresponsabilidadessegnelperfildecada
nivel.
Capacitacindelpersonal:formacincontinua.
Concienciacin:actividadesindividualesy
contribucinallogrodelosobjetivos,
conformidadconlapolticaylosprocedimientos
delSGD,rolesyresponsabilidades,
consecuenciasdenoacatarlosprocedimientos.
31

4.Soporte
Comunicacin:establecer,implementar,documentar
ymantenerprocedimientosdecomunicacininterna
sobreelSGD.
Documentacin:Identificarycontrolarla
documentacindelSGD,talescomoelpropsitodel
SGD,polticayobjetivos,relacionesentreelSGDy
otrossistemasdegestin,procedimientos,otra
documentacinqueserequiera.
32

33

Fuente:CarlotaBustelo.SerieISO.SistemadeGestinparalosDocumentos.2011

5.Operacin

a) Planificacinycontroldelasoperaciones.
b) DiseodeprocesosdeGD.
c) ImplementacindelasaplicacionesdeGD.

34

ISO30301

ISO15489
35

a)Planificacinycontroldelas
operaciones(riesgosyoportunidades)
6.1Accionesparaeltratamientoderiesgosy
oportunidades.
4.1Contextointernoyexterno
4.2Requisitosdenegocio,legalesydeotrandole.

36

b)Diseodeprocesos

37

38

39

40

6.Evaluacin
Supervisiny
medicin
Indicadores
establecidos

Anlisisy
evaluacin

Auditorainterna

Tendencias,
resultados
adversos
Acciones
previasala
no
conformidad

Conformidades
/No
conformidades
Acciones
correctivas
Riesgos/oportu
nidadesde
mejora

41

Supervisin
porladireccin
Mejoradela
polticay
objetivos

Muchasgraciasporsuatencin

42