5.

0 COMBINAR CORESPONDENCIA
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2010 nos

permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que
slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las
cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los que
cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos
generar automticamente tantas cartas distintas como personas
existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la
generacin de etiquetas o recibos, la impresin de sobres, etc.
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos
elementos fundamentales: el documento principal y el origen de
datos. (Aulaclic, 2011).

5.1 DOCUMENTO PRINCIPAL

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos

variables que toman su valor del origen de datos.

Vamos a crear el siguiente documento:
Seor(a)

Usted, conocedor de la historia de Caperucita Roja, que

comentario le merece la siguiente historia:

En la ltima reunin del Comit Internacional en Defensa del
Lobo Feroz (C.I.D.L.F.), el profesor Waltz Freedman termin
su alocucin con estas estremecedoras palabras:
"Fue el Lobo Feroz el culpable o lo fue Caperucita?"
Guardar el documento como CAPERUCITA. Cerrar el archivo.

5.2 LISTA DE DISTRIBUCION

Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar

en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza,

por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel,
una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se
pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una
lista de registros compuestos por campos. Un registro
corresponde a una fila, y un campo corresponde a una
columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de
Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y
los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del
cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

LISTA DE DISTRIBUCION-2
Para nuestro ejemplo, haciendo uso de Word, creemos una tabla con la
siguiente informacin
NOMBRE

CARGO

DIRECCION

CIUDAD

Jessica

Contadora

Cl. 54 No 2-67

Buga

Marcos

Auxiliar

Cr. 23 No 12-56

Cali

Katherine

Auxiliar

Cr. 32 No 42-18

Cali

Julio

Vendedor

Av. 3N No 43-21 Cali

Mara

Secretaria

Cl. 24 No 12-37

Buga

Guardar el archivo con el nombre de DATOS. Cerrar el archivo.

5.3 Documento para combinar correspondencia

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco

o un documento que ya contenga el texto fijo. En este caso

abrimos el documento CAPERUCITA
Seleccionar de la pestaa Correspondencia>opcin Iniciar
combinacin de correspondencia. All hacer clic en la opcin
Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars
que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que
es el Paso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al siguiente paso.
Como la mayora de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que
queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico,
sobres, etc.).
Seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo
paso del asistente

Documento para combinar

correspondencia-2
En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el

documento que contiene la parte fija a partir de la cual

crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicacin de la opcin
seleccionada en este momento.
Dejamos seleccionada la primera opcin (Utilizar el
documento actual) y pulsar clic en Siguiente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya
hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla
de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo
Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook,
o simplemente escribir una lista nueva.

Documento para combinar

correspondencia-3
Seleccionar la opcin Utilizar una lista existente,
Aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el

archivo que contiene el origen de datos.

Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos
de dnde coger los datos, en este caso abrir el archivo DATOS.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia, en l vemos los
datos que se combinarn. Dependiendo del tipo de datos que
hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por
ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos
seleccionar en qu tabla basarnos; si es un libro de Excel, en
qu hoja se encuentran los datos, etc.

Documento para combinar

correspondencia-4
En l podremos marcar o desmarcar los registros para

seleccionar cules utilizar. Lo normal es que estn todos

seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos
ms que desactivar su casilla haciendo clic en ella. Tambin
podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar,
filtrar, buscar duplicados, etc. Cuando terminemos haremos
clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo
de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los
campos de combinacin. Para ello ubicar el cursor en el
lugar donde queremos que aparezca el campo de
combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Documento para combinar

correspondencia-5
Podemos insertar un Bloque de direcciones...,

una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si

tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos....
En la opcin Ms elementos... aparecer la lista
de todos los campos del origen de datos y
podremos elegir de la lista el campo a insertar.
En este caso seleccionar Mas elementos
Despliega la siguiente ventana que contiene
nuestros datos de la tabla.

Documento para combinar correspondencia-6

Documento para combinar correspondencia-7

Para el ejemplo, hacemos clic en cada campo y pulsamos el

botn Insertar. Una vez terminado pulsamos cerrar. El

documento queda de la siguiente forma

Lo que hacemos ahora, ubicar el cursor despus de cada

campo y pulsamos Enter o Intro. La presentacin debe quedar

de la siguiente manera:

Documento para combinar correspondencia-8

el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con

los valores concretos del origen de datos.

Documento para combinar correspondencia-9

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario

anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario...

concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de
destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la
opcin Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por
ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar
luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas
individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los
registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento
creado ser un documento normal sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores
cerramos el panel de tareas.

Documento para combinar correspondencia-10

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para

enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y

utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero
tambin podemos utilizar los botones de la pestaa
Correspondencia.

5.4 Combinar una lista de distribucin.

Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word

es capaz de enlazar con ellos, no slo para mostrarlos

en el documento, sino tambin para manipularlos.
Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de
dilogo
Destinatarios
de
combinar
correspondencia donde encontraremos opciones,
como ordenar o filtrar los datos que se van a
utilizar.

Combinar una lista de distribucin-2

Combinar una lista de distribucin-3

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los

destinatarios que se combinarn con el documento principal.

Cada fila corresponde a un destinatario y por cada
destinatario se generar un documento (carta, mensaje de
correo electrnico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas
de verificacin sirve para indicar qu destinatarios queremos
utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si
queremos que un destinatario no aparezca en el documento
combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo
clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o
desmarca todos los registros a la vez.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado
hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y
pulsamos Edicin.

Combinar una lista de distribucin-4

Si queremos introducir una condicin de filtro

para filtrar del origen de datos los

destinatarios que nos interesan, hacemos clic
en
aparecer el cuadro de dilogo. Filtrar
destinatarios
En la pestaa Correspondencia hacemos clic
en
Despliega el siguiente cuadro:

Combinar una lista de distribucin-5

Pulsamos en el encabezado del campo correspondiente, en este

caso CIUDAD, y se desplegar una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores.

Combinar una lista de distribucin-6

Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos

valores que aparecen en el campo, en este caso las ciudades

Buga y Cali. Si seleccionamos uno de estos valores,
seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan
ese valor en la ciudad y los dems no se combinarn.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no
tienen ciudad.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que
tienen un valor en el campo ciudad.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Este
cuadro tambin se puede abrir haciendo clic en Filtrar... en la
ventana de destinatarios que se inicia al pulsar .
La ventana es como la que se aprecia en la siguiente imagen:

Combinar una lista de distribucin-7

En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern

cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan
combinados. Se puede poner una condicin o varias. Cada lnea es una
condicin.

Lo nico que debemos hacer es seleccionar un campo de la

lista, el tipo de comparacin a realizar de entre las

disponibles e introducir manualmente el valor a comparar
(Comparar con).
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se
leera: CIUDAD Igual a CALI, de esta forma slo apareceran
combinados los clientes de CALI.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar
todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en
Aceptar.

Combinar una lista de distribucin-8

Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar,

la flecha de su encabezado ya no se muestra negra, sino

azulada.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo,
por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas
por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a
los empleados, hacemos clic en el nombre de la columna
que queremos ordenar y veremos que los destinatarios
se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic
sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn
a ordenarse en orden inverso.
Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo
por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos
ordenacin ascendente (de menor a mayor) o
descendente (de mayor a menor).

5.5 Imprimir una combinacin de correspondencia.

La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora

el resultado de la combinacin.

Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo siguiente.

5.5 Imprimir una combinacin de correspondencia-1

Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los

destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro actual

(el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de
registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a
combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a
combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir
del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros
(Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo de impresin