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AO 2012
www.contraloriabogota.gov.co
Cra.32 No. 26-10
PBX . 3358888
TABLA DE CONTENIDO
Pagina
INTRODUCCIN
OBJETIVOS
2,1
2,2
Objetivo de la Supervisin
2,3
3,1
Definicin de Supervisin
3,2
Definicin de Supervisor
3,3
Funciones de Supervisin
3,4
15
3,5
16
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ANEXOS
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INTRODUCCIN
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2. OBJETIVOS
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ASPECTO ADMINISTRATIVO
1. Elaborar y suscribir las actas de inicio, suspensin, reiniciacin, gestin o supervisin,
liquidacin del contrato, y de todos los documentos producidos como consecuencia de la
ejecucin del mismo.
2. Efectuar el seguimiento a la ejecucin del contrato, para verificar que se cumpla dentro de
los trminos y plazos pactados. Para lo cual se debe documentar todas y cada una de las
actividades desarrolladas por el contratista.
3. Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los trminos de referencia, planos y
especificaciones generales para la debida ejecucin del contrato.
4. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecucin del
contrato las condiciones tcnicas, econmicas y financieras existentes al momento de
proponer en los casos en que se hubiere realizado licitacin o concurso, o de contratar en los
casos de contratacin directa. Para ello utilizarn los mecanismos de ajuste y revisin de
precios, acudirn a los procedimientos de revisin y correccin de tales mecanismos si
fracasan los supuestos o hiptesis para la ejecucin.
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ASPECTO ECONOMICO
1. Rendir peridicamente a la Contralora de Bogot D.C, informes econmicos sobre el
cumplimiento del contrato.
2. Verificar que los recursos pblicos que maneje el Contratista se encuentren debidamente
utilizados.
3. Verificar que se efecte una adecuada programacin financiera del contrato.
4. Hacer seguimiento a la ejecucin financiera del contrato, verificando que se ajuste al plan
de accin y al proyecto formulado.
5. Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato.
6. Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero del contrato.
7. Comunicar veraz y oportunamente la liberacin de los dineros que no sern utilizados
durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y deducciones presupustales del
contrato.
8-. Solicitar al contratista y aprobar el plan de inversin del anticipo, si es del caso.
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ASPECTO LEGAL
1. Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes sobre la
materializacin de las causales de terminacin, modificacin e interpretacin unilateral, para
proceder a la aplicacin de las sanciones a que haya lugar o a la terminacin bilateral del
contrato.
2. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del
contrato, cuya informacin servir de sustento para la posible aplicacin de multas.
3. En caso de cualquier incumplimiento requerir por escrito al contratista, para soportar la
eventual aplicacin de las sanciones contempladas en el contrato y la ley, de acuerdo con lo
dispuesto en el Artculo 83 de la ley 1474 de 2011,
La supervisin consistir en el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable, y jurdico
que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando
no requieren conocimientos especializados. Para la supervisin, la Entidad estatal podr contratar
personal de apoyo, a travs de los contratos de prestacin de servicios que sean requeridos.
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ETAPA
Precontractual
y Contractual
Tramite
Anticipo
de
Inicio
Contrato
del
Verificacin del
Cumplimiento
del Contrato
ACTIVIDAD
A- Adquirir pleno conocimiento del
Objeto del Contrato, de los trminos
de
referencia
o
pliegos
de
instrucciones y de la oferta
B- Notificacin de la Designacin
como Supervisor del contratos
respectivo
C - Revisar la documentacin
requerida para el inicio del contrato
D- Archivar copia del Contrato para
su seguimiento
A- Coordinar el trmite ante las
Instancias de la Contralora de
Bogot D.C. que se requiera el
Anticipo, si est pactado
A- Suscribir Acta de inicio, si se
requiere y verificar el cumplimiento
de las condiciones de inicio.
A- Realizar evaluaciones peridicas
a la ejecucin del contrato
B- Durante la ejecucin del contrato,
exigir al Contratista, el cumplimiento
mediante reuniones de seguimiento.
(Se
evalan
aspectos
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RESPONSABLE
Supervisor
de
Contratos
Supervisor
Contratos
de
Supervisor
Contratos
Supervisor
Contratos
Supervisor
Contratos
de
Supervisor
Contratos
Contratista
Supervisor
Contratos
Supervisor
Contratos
REGISTROS
Contrato u Orden
Contractual Objeto
de o Supervisin
de
de
de
y
Acta de Inicio
de
Informe
de
Seguimiento
al
Contrato (Formato
anexo al presente
Manual)
de
16
4.1
4.2
4.3
Suspensin del
Contrato
Incumplimiento
de Contratos
Adiciones
Contrato
al
Supervisor
Contratos
de
Supervisor
Contratos
de
Supervisor
Contratos
de
Supervisor
Contratos
de
Supervisor
Contratos
de
Supervisor
Contratos
Contratista
Ordenador
Gasto
Supervisor
Contratos
Contratista
Supervisor
Contratos
de
del
Acta
Suspensin
de
-
Acta de Reinicio
de
B- Responder la comunicacin
Contratista
C- Si la comunicacin no subsana el
incumplimiento,
Informar
al
Ordenador del Gasto o Comits de
Contratacin y dar la recomendacin
sobre la terminacin o no del
Contrato.
D- Solicitar a la Oficina Jurdica la
aplicacin de multas o clusula
penal al Contratista.
A- Durante la ejecucin, antes de la
finalizacin del Contrato, y si las
circunstancias lo ameritan, presentar
la
recomendacin
con
las
Supervisor
Contratos
de
Ordenador
Gastos
de
Supervisor
Contratos
de
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de
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Terminacin de
Contratos
Liquidacin del
Contrato
justificaciones
debidamente
soportadas por los estudios tcnicos
o econmicos ante las instancias
correspondientes sobre la necesidad
de adicionar el contrato (Ordenador
del
Gasto
o
Comits
de
Contratacin)
B- Si se acepta la Adicin, coordinar
el
trmite
ante la instancia
correspondiente la elaboracin de la
Adicin al Documento Contractual.
Nota:
Tener
en
cuenta
los
Certificados
y
registros
Presupuestales
as
como
la
ampliacin de las plizas
C- Revisar documento de la adicin
y archivar copia de la adicin
contractual.
ADependiendo
de
la
naturaleza del contrato, verificar el
cumplimiento
de
todas
las
especificaciones
y
requisitos
tcnicos pactados.
B- Elaborar Informe final, recibo a
satisfaccin o Acta de Recibo
C- Coordinar el trmite del pago final
ante las instancias que se requiera.
A- Elaborar, firmar y tramitar el acta
de liquidacin final del contrato u
Orden Contractual (Tracto sucesivo),
dejando
constancia
de
las
reclamaciones que se presenten y
de los asuntos que no se hubiesen
podido superar de comn acuerdo
entre las partes del contrato
(Parmetros
definidos
en
los
Artculos 4 y 5 de la Resolucin 122
de 2009).
Supervisor
Contratos
de
Supervisor
Contratos
de
Supervisor
Supervisor
Contratista
Supervisor
Contratista
Supervisor
Representante
Legal
del
Contratista
Acta
de
Liquidacin
de
Contratos (Formato
Anexo al presente
Manual)
5. ANEXOS
REGISTROS RELACIONADOS CON LOS CONTRATOS
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ANEXOS
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