CAPITULO 12 COMUNICACIN Y DOCUMENTACIN

DE LOS PROYECTOS
Pacheco Diaz Francisco
Universidad Politcnica de Tlaxcala
Programa Educativo de Ingeniera Mecatrnica
Av. Universidad Politcnica No. 1, San Pedro Xacaltzinco, Tepeyanco, Tlax.
frank_elfen@hotmail.com
Tlaxcala, Mxico
Diciembre 2014

I.

INTRODUCCIN

En este documento se ve la importancia de las tcnicas para

mejorar la comunicacin personal oral y escrita para mejorar
las relaciones entre los trabajadores de la empresa y formar un
bien comn sin algn tipo de disturbio a partir de la falta de
comunicacin.

II.

COMUNICACIN PERSONAL

.La comunicacin personal efectiva y frecuente es crucial para

que el proyecto avance e identificar problemas potenciales,
solicitar sugerencias para mejorar el desempeo del proyecto,
saber si el cliente est satisfecho y evitar las sorpresas. La
comunicacin personal se realiza por medio del lenguaje
verbal, del no verbal (comportamiento) y del lenguaje corporal.
COMUNICACIN ORAL
La comunicacin oral puede ser cara a cara o por telfono.
Puede ser por medio del correo de voz o las videoconferencias.
La informacin se comunica de forma ms exacta y oportuna
por medio de la comunicacin oral. Esta comunicacin ofrece
un foro para la discusin, las aclaraciones, la comprensin y la
retroalimentacin inmediata. La comunicacin cara a cara
tambin brinda la posibilidad de observar el lenguaje corporal
que la acompaa. Incluso las conversaciones telefnicas
permiten a la persona escuchar el tono, la inflexin, la
velocidad, el volumen y la emocin de la voz. El lenguaje
corporal y el tono son elementos importantes que enriquecen la
comunicacin oral. Las situaciones cara a cara ofrecen la
posibilidad de una conversacin mucho ms rica que las
conversaciones telefnicas.
COMUNICACIN ESCRITA
La comunicacin escrita generalmente se realiza por medio de
memorandos entre los miembros del equipo del proyecto y de
cartas dirigidas al cliente o a personas ajenas a la empresa,

como los subcontratistas. La correspondencia escrita

normalmente es transmitida por medio de correos electrnicos
o enviada en papel. Los documentos formales del proyecto que
requieren de firmas, como los contratos y las enmiendas, suelen
ser enviados en papel.
ESCUCHAR DE FORMA EFECTIVA
El propsito de la comunicacin debe ser la comprensin. S
que supone que comprendi lo que piensa que escuch que dije,
pero lo que no sabe es que lo que piensa que escuch no es lo
que quise decir. Escuchar no slo consiste en dejar que la otra
persona hable. Debe ser un proceso activo, no pasivo. Al
escuchar activamente se comprende ms y disminuyen los
conflictos.
III.

JUNTAS

Una junta es un vehculo para propiciar la construccin del

equipo y para reforzar las expectativas, los roles y el
compromiso de los miembros con el objetivo del proyecto. Esta
seccin se enfoca en los distintas tipos de juntas que tienen
lugar durante un proyecto y presenta algunas sugerencias que
garantizan que sean efectivas.
TIPOS DE JUNTAS DEL PROYECTO
La junta de arranque del proyecto
Las juntas para revisar el estatus del proyecto
Las juntas para resolver problemas
Las juntas de evaluacin a posteriori del proyecto
JUNTAS PARA REVISAR EL ESTATUS DEL PROYECTO
Una junta para revisar el estatus del proyecto suele ser dirigida
o convocada por el gerente; regularmente incluye a algunos o a
todos los miembros del equipo y tambin podra incluir al
cliente y/o a los directores administrativos del equipo del
proyecto.

JUNTAS PARA RESOLVER PROBLEMAS

Cuando un miembro del equipo identifica un problema real o
potencial, debe convocar enseguida a los miembros indicados
para resolverlo y no debe esperar a la siguiente junta para
revisar el estatus del proyecto. La identificacin y la solucin
oportuna de problemas es fundamental para el xito del
proyecto.

cmo hacer una presentacin hay que tener claro que el trabajo
grfico ser un apoyo para el orador y no un blog de notas para
el espectador. Usa palabras con significado. Evita trminos
como cosas, todos, as. Puedes usar pocas palabras,
elgelas bien. Cierra y abre a lo grande. La atencin de tu
pblico es lo ms importante. Utiliza bien los recursos grficos:
esto puede marcar la diferencia entre hacer lo de siempre o
conseguir sorprender. Haz una bsqueda previa de aquellas
imgenes que te puedan ser tiles.

V.

REPORTES

JUNTAS PARA REVISAR EL DISEO

Los proyectos que incluyen una fase de diseo, como el
desarrollo de un sistema de informacin, el diseo de un sitio
web, o los planos para una nueva oficina, quiz requieran de
ms juntas para revisar el diseo y garantizar que el
patrocinador o cliente est de acuerdo con el diseo planteado
por el equipo del proyecto o el contratista y para que lo apruebe.

IV.

PRESENTACIONES

A menudo el gerente o los miembros del equipo del proyecto

tienen que hacer una presentacin formal. El pblico podra
estar compuesto por representantes de la organizacin del
cliente, la alta gerencia de la organizacin del proyecto, el
equipo mismo o el pblico en general, como en el caso de una
conferencia. El pblico podra ser una sola persona (el cliente)
o varios cientos de ellas que asisten a una conferencia nacional.
PREPARE LA PRESENTACIN
Las presentaciones son la forma ms dinmica para dar a
conocer un proyecto, una marca o un trabajo. Para aprender
cmo hacer una presentacin, el orador debe ir afrontando
algunos puntos clave y conseguir hacer llegar el mensaje que
quiere al pblico asistente. Adems de la presentacin, el
ponente debe saber cmo captar la atencin del pblico y hacer
llegar su mensaje. Las dos claves antes de empezar a planificar
una presentacin: Qu quiero contar y a quin.
No obstante, primero que nada tiene que seguir unos pasos para
hacer una presentacin: Esquema previo: dividir por partes la
manera en la que vamos a dosificar la presentacin Establecer
el orden que va a seguir la presentacin: con qu empiezo?,
cul es el efecto que quiero causar en mi audiencia?
Tratar un tema por hoja, pgina o imagen. Esquematizar y
buscar un apoyo grfico que sume valor. Pero eso no quiere
decir que haya que llenar de contenido la exposicin. Para saber

Los reportes escritos son tan importantes como los orales para
comunicar informacin acerca de un proyecto. El contrato o el
plan de comunicacin del proyecto deben especificar los tipos
de letra, el contenido, el formato, as como la frecuencia y a
quin se entregarn los reportes que debe preparar la
organizacin del proyecto. En algunos casos se distribuirn
copias de los reportes entre un nmero considerable de
personas. Es importante saber quin recibir copia de los
mismos. El pblico podra ser muy diverso y tal vez incluya a
personas que saben mucho del proyecto, pero tambin a otras
que slo saben lo que leen en los reportes que reciben
peridicamente. Los destinatarios de los reportes pueden tener
diferentes niveles de conocimiento tcnico y algunos quiz ni
siquiera entiendan cierto lenguaje.
TIPOS DE REPORTES DE PROYECTOS
Reporte de avance
Reportes finales
REPORTES DE AVANCE
Es importante recordar que un reporte de avance no es un
informe de actividades. El cliente est interesado en lo que se
ha realizado, en el avance que se ha registrado para lograr el
objetivo del proyecto, y no en las actividades que mantienen
ocupado al equipo. Los miembros del equipo pueden preparar
los reportes del avance del proyecto para entregarlos al gerente
del proyecto o a su gerente funcional (en una organizacin
matricial) o los puede preparar el gerente del proyecto para el
cliente o para los directores generales de la organizacin de
proyecto.
REPORTE FINAL
El reporte final suele ser un resumen del proyecto entero. No es
el cmulo de los reportes de avance ni tampoco un relato
cronolgico, por da, de lo que sucedi a lo largo del proyecto.

organizacin del cliente que debe recibir copias de ciertos

documentos.

VI.

REGISTRO DE CAMBIOS EN LOS

DOCUMENTOS

Adems de los reportes del proyecto, el equipo o el cliente

pueden crear muchos otros documentos. Algunos ejemplos
seran bosquejos, especificaciones, planos de ingeniera, listas
de materiales, instructivos de mantenimiento, materiales para
la capacitacin, planos de los pisos y software para controlar
los movimientos de un robot. Los documentos de un proyecto
se presentan en forma de texto, diseos, formatos, listas,
manuales, fotografas, videos o software. Pueden estar en un
papel muy grande, como los planos o un diseo de ingeniera,
o en un CD o un DVD, como un documento en PowerPoint o
una simulacin. La entrega oportuna de los documentos
actualizados del proyecto a las personas corresponde dientes es
tan importante como llevar un registro actualizado con los
nmeros y las fechas de las modificaciones asentados en los
documentos.
Cuando se modifiquen los documentos, las versiones
actualizadas se deben entregar inmediatamente a aquellos
miembros del equipo cuyo trabajo se ver afectado por los
cambios. Asimismo, cuando sean entregados los documentos
modificados, stos deben ir acompaados de un memorando de
presentacin que explique los cambios que se han aplicado al
documento anterior. Esto ayudar a las personas que reciben el
documento porque no tendrn que buscar el documento anterior
para compararlo con el nuevo y encontrar los cambios. Cuando
slo se hacen algunos cambios a un documento, tal vez slo se
precise entregar las pginas especficas que sufrieron cambios.
Cuando los cambios son grandes, sera conveniente entregar
todo el documento modificado y no slo las pginas cambiadas.

VII.

El plan de comunicacin del proyecto debe ser actualizado a

medida que cambian las necesidades de los grupos de inters o
su informacin, o si se identifica a otras personas o
documentos.

VIII.

HERRAMIENTAS PARA LA COMUNICACIN

EN COLABORACIN

Las juntas son un foro y una oportunidad para que el equipo

colabore. No obstante, las juntas cara a cara no siempre son
viables, oportunas o prcticas, en especial cuando hay muchos
miembros en el equipo y hay limitaciones como la necesidad
de viajar. Los pueden estar en distintas zonas geogrficas y los
miembros del equipo en diversos edificios de un complejo de
oficinas, o en diferentes oficinas en varias ciudades dentro de
un estatus, un pas, o en diferentes continentes. Adems, en el
caso del trabajo a distancia, algunos miembros del equipo
trabajaran en su propia casa.
Los telfonos celulares y otros dispositivos electrnicos
porttiles de comunicacin suelen tener caractersticas y
aplicaciones para la colaboracin, como el correo electrnico,
el acceso a Internet y la administracin de documentos.

IX.

CONCLUSIONES

Como conclusin puedo aadir que es de suma importancia tener en

cuenta las relaciones humanas que se pueden dar en la realizacin de
un proyecto ya que la interaccin entre todos los participantes del
proyecto se comunican entre ellos, as que se tiene que buscar
estrategias para que la comunicacin de las ms eficientes y por ende
darle solucin a todos los problemas que surjan de proyecto y darle
una pronta solucin y como resultado tener xito en el proyecto.

PLAN DE COMUNICACIN DEL PROYECTO

No todos los grupos de inters ni todos los miembros del equipo

desean o necesitan tener todos los documentos del proyecto. Un
plan de comunicacin del proyecto define cmo se generarn y
distribuirn los documentos a los grupos de inters a lo largo de
todo el proyecto. Este plan identifica los diferentes
documentos, quin es el responsable de crear cada uno, cundo
o con cunta frecuencia se debe distribuir el mismo, a quin se
entregar cada documento y qu accin debe emprender cada
destinatario. El acta o el contrato del proyecto por lo general
incluyen los requerimientos del patrocinador o cliente relativos
a documentos especficos, inclusive la frecuencia, el
requerimiento del visto bueno del cliente y la persona de la

X.
REFERENCIAS
[1] Administracin exitosa de proyectos, 5ta Edicin Jack Gido y
James P. Clements