GUA TCNICA

COLOMBIANA

GTC-ISO/TR
10013
2002-04-03*

DIRECTRICES PARA LA DOCUMENTACIN DEL

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

E:

GUIDELINES FOR QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENTATION

CORRESPONDENCIA:

esta gua es equivalente (EQV) a la

ISO/TR 10013

DESCRIPTORES:

manual de la calidad; procedimiento;

instruccin de trabajo; formulario; plan
de calidad; proceso de documentacin;
gestin de la calidad.

I.C.S.: 03.120.10
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)
Apartado
14237
Bogot,
D.C.
Tel.
6078888
Fax
2221435

Prohibida su reproduccin

*Reaprobada en 2002-07-17
Editada 2002-08-05

PRLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional

de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993.
ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.
La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica
est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo
caracterizado por la participacin del pblico en general.
La GTC-ISO/TR 10013 fue ratificada por el Consejo Directivo en 2002-04-03 y reaprobada en
2002-07-17.
Esta gua est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo
momento a las necesidades y exigencias actuales.
A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta gua a travs
de su participacin en el Comit Tcnico 000014 Gestin de calidad.
ALPINA-PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A.
ALTHVIZ & CA CONSULTORES LTDA.
ASTEC
ATLANTICS MINERALS
CAJA DE COMPENSACIN FAMILIARCOMPENSAR
CENTELSA
ECOPETROL
ECOPETROL ICP
ECSI S.A.
EXXON MOBIL DE COLOMBIA

INALCEC
QUALTRECH
SETECSA
SHELL COLOMBIA
SIEMENS
SIKA ANDINA S.A.
THOMAS GREG & SONS
UNIVERSIDAD
AUTNOMA
DE
BUCARAMANGA-UNAB
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA-GRUPO
REGIONAL ISO

Adems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de las

siguientes empresas:
BAVARIA
CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE
ANTIOQUIA
CMARA DE COMERCIO DE CALI
CERVECERA LEONA S.A.
CIBA ESPECIALIDADES QUMICAS S.A.
COLOMBIANA DE AUTOPARTES
CONFECCIONES COLOMBIA S.A.
CONQUMICA S.A.
COOPERATIVA DE GANADEROS DE
CARTAGENA LTDA.
CURTIEMBRES SIERRA PREZ

DURAL LTDA.
EDITORIAL VOLUNTAD
ELECTROMANUFACTURAS
EMPRESA
DE
ACUEDUCTO
Y
ALCANTARILLADO DE BOGOT-EAAB
EQUIPOS ELECTROINDUSTRIALES
ESCOBAR Y MARTNEZ
ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERA
ETIQUETAS E IMPRESOS GRFICOS
LTDA.
EXTRUCOL

FBRICAS DE ACEITES Y MARGARINAS

DEL MAGDALENA
FUMIGAX
FUNDACIN CENTRO DE CALIDAD Y
METROLOGA
FUNERARIA MEDELLN
INDUSTRIAS DE RETORCIDOS JOMIKAN
LTDA.
INDUSTRIAS PHILIPS DE COLOMBIA
JUAN G. AGUDELO
LUMINEX - LEGRAND
METALRGICAS DE LOS ANDES S.A.
MICROCAD LTDA.

NCR DE COLOMBIA
POSTOBN S.A.
PROCESADOR DE CALES PROCECAL S.A.
PROLACTEOS S.A.
PROMIGAS S.A.- ESP
PROQUINAL
PVC GERFOR S.A.
SCHNEIDER ELECTRIC DE COLOMBIA
SIA MARIANO ROLDN Y CA LTDA.
TEXAS PETROLEUM COMPANY
TEXTILES MIRATEX S.A.
TUBOTEC S.A.

ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.
DIRECCIN DE NORMALIZACIN

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PRLOGO DE LA VERSIN EN ESPAOL

Este Informe Tcnico ha sido traducido por el Grupo de Trabajo "Spanish Translation Task
Group" del Comit Tcnico ISO/TC 176, Gestin y aseguramiento de la calidad, en el que
participan representantes de los organismos nacionales de normalizacin y representantes del
sector empresarial de los siguientes pases:
Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Espaa, Estados Unidos de Amrica,
Mxico, Per, Uruguay y Venezuela.
Igualmente, en el citado grupo de trabajo participan representantes de COPANT (Comisin
Panamericana de Normas Tcnicas) y de INLAC (Instituto Latinoamericano de Aseguramiento de
la Calidad).
Este Informe Tcnico es parte del resultado del trabajo que el Grupo ISO/TC 176 STTG viene
desarrollando desde su creacin en 1999 para lograr la unificacin de la terminologa en lengua
espaola en el mbito de la gestin de la calidad.

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CONTENIDO

Pgina

0.

INTRODUCCIN ............................................................................................................ 1

1.

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN ........................................................................... 2

2.

REFERENCIAS NORMATIVAS ...................................................................................... 2

3.

TRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................ 2

3.1

INSTRUCCIONES DE TRABAJO ................................................................................... 2

3.2

FORMULARIO ................................................................................................................ 3

4.

DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ............................ 3

4.1

GENERALIDADES ......................................................................................................... 3

4.2

PROPSITO Y BENEFICIOS ......................................................................................... 4

4.3

POLTICA DE LA CALIDAD Y SUS OBJETIVOS .......................................................... 5

4.4

MANUAL DE LA CALIDAD ............................................................................................ 5

4.5

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ........................................................................ 7

4.6

INSTRUCCIONES DE TRABAJO ................................................................................... 8

4.7

FORMULARIOS ............................................................................................................. 9

4.8

PLANES DE LA CALIDAD ............................................................................................. 9

4.9

ESPECIFICACIONES ................................................................................................... 10

4.10

DOCUMENTOS EXTERNOS ........................................................................................ 10

4.11

REGISTROS ................................................................................................................. 10

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..............................................................................................................................Pgina

5.

PROCESO DE ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE

GESTIN DE LA CALIDAD ......................................................................................... 10

5.1

RESPONSABILIDAD PARA LA PREPARACIN........................................................ 10

5.2

MTODOS DE PREPARACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE

GESTIN DE LA CALIDAD ......................................................................................... 10

5.3

UTILIZACIN DE REFERENCIAS .............................................................................. 12

6.

PROCESO DE APROBACIN, EDICIN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD........................................................... 12

6.1

REVISIN Y APROBACIN ........................................................................................ 12

6.2

DISTRIBUCIN ............................................................................................................ 12

6.3

INCORPORACIN DE LOS CAMBIOS ....................................................................... 12

6.4

EDICIN Y CONTROL DE LOS CAMBIOS ................................................................. 12

6.5

COPIAS NO CONTROLADAS ..................................................................................... 13

Anexo A. Jerarqua tpica de la documentacin del sistema de gestin de la calidad...... 14

Anexo B. Ejemplo de instruccin de trabajo ........................................................................ 15
Bibliografa ............................................................................................................................. 17

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RESUMEN

DIRECTRICES PARA LA DOCUMENTACIN DEL

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

0.

INTRODUCCIN

Las normas internacionales de la familia ISO 9000 requieren que el sistema de gestin de la
calidad de una organizacin est documentado.
Esta Gua promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla e
implementa el sistema de gestin de la calidad y se mejora su eficacia.
Para que una organizacin funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar
numerosas actividades relacionadas entre s. Una actividad que utiliza recursos, y que se
gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se
puede considerar como un proceso. Con frecuencia el resultado de un proceso constituye
directamente el elemento de entrada del siguiente proceso.
La aplicacin de un sistema de procesos dentro de la organizacin, junto con la identificacin e
interacciones de estos procesos, as como su gestin, puede denominarse como "enfoque
basado en procesos".
Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre las
relaciones entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, as como sobre su
combinacin e interaccin.
Una organizacin tiene flexibilidad en la manera en que selecciona la documentacin de su
sistema de gestin de la calidad. Cada organizacin individual debera desarrollar la cantidad
de documentacin que necesite para demostrar la eficacia de la planificacin, la operacin, el
control y la mejora continua de su sistema de gestin de la calidad y de sus procesos.
La documentacin del sistema de gestin de la calidad puede relacionarse con las actividades
totales de una organizacin o con una parte seleccionada de esas actividades; por ejemplo, los
requisitos especificados que dependen de la naturaleza de los productos, procesos, requisitos
contractuales, reglamentaciones gubernamentales o la de la propia organizacin.
Es importante que los requisitos y el contenido de la documentacin del sistema de gestin de
la calidad se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se pretenden satisfacer.

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RESUMEN

Las directrices dadas en esta Gua tienen el propsito de asistir a la organizacin con la
documentacin de su sistema de gestin de la calidad. No tienen la intencin de que sean utilizadas
como requisitos para propsitos contractuales, reglamentarios o de certificacin/registro.
Un aspecto de un sistema de gestin de la calidad es la planificacin de la calidad. Los
documentos de planificacin de la calidad pueden incluir la planificacin administrativa y
operativa, la preparacin de la aplicacin del sistema de gestin de la calidad, incluyendo la
organizacin y la programacin, y el enfoque por el cual los objetivos de la calidad han de ser
logrados.

1.

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

Esta Gua proporciona directrices para el desarrollo y mantenimiento de la documentacin

necesaria para asegurar un sistema de gestin de la calidad eficaz, adaptado a las
necesidades especficas de la organizacin. El uso de estas directrices ayudar a establecer
un sistema documentado como el requerido por la norma de sistema de gestin de la calidad
aplicable.
Esta Gua puede ser utilizada para documentar otros sistemas de gestin diferentes al de la
familia ISO 9000, por ejemplo, los sistemas de gestin ambiental y sistemas de gestin de
seguridad.
Nota. Cuando un procedimiento est documentado, se utiliza con frecuencia el trmino procedimiento escrito o
procedimiento documentado.

2.

REFERENCIAS NORMATIVAS

La siguiente Gua contiene disposiciones que, a travs de referencias en este texto, constituyen
disposiciones de esta Gua. Para las referencias fechadas, las modificaciones posteriores, o las
revisiones, de la citada publicacin no son aplicables. No obstante, se recomienda a las partes
que basen sus acuerdos en esta Gua que investiguen la posibilidad de aplicar la edicin ms
reciente del documento normativo citado a continuacin. Los miembros de CEI e ISO
mantienen el registro de las Normas Internacionales vigentes.
NTC - ISO 9000: 2000, Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario.
3.

TRMINOS Y DEFINICIONES

Para el propsito de esta gua, son aplicables los trminos y definiciones dados en la Norma
ISO 9000 y los siguientes. El sistema de gestin de la calidad de una organizacin puede
utilizar diferente terminologa para los tipos de documentacin definidos.

Bibliografa

[1]

NTC-ISO 9001:2000, Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos.

[2]

NTC-ISO 9004:2000, Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la mejora

continua
del
desempeo.
2

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RESUMEN

IMPORTANTE

Este resumen no contiene toda la informacin necesaria para la aplicacin del documento normativo original al que se
refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar
su consulta. Este resumen es de libre distribucin y su uso es de total responsabilidad del usuario final.
El documento completo al que se refiere este resumen puede consultarse en los centros de informacin de ICONTEC en
Bogot, Medelln, Barranquilla, Cali o Bucaramanga, tambin puede adquirirse a travs de nuestra pgina web o en
nuestra red de oficinas (vase www.icontec.org).
El logo de ICONTEC y el documento normativo al que hace referencia este resumen estn cubiertos por las leyes de
derechos reservados de autor.
Informacin de servicios aplicables al documento aqu referenciado la encuentra en: www.icontec.org o por medio del
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