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Planificacion de La Estrategia Financiera PDF
Planificacion de La Estrategia Financiera PDF
DESCRIPCIN GENERAL
Resumen
En esta herramienta encontrars:
? Un debate sobre la necesidad de una estrategia financiera
? Informacin sobre los requisitos para llevar a cabo una estratgica financiera con
xito (prerrequisitos). Contiene ideas sobre las necesidades para desarrollarla en tu
organizacin y poder planificar una estrategia financiera con xito. Necesitars
pensar en los puntos bsicos para la planificacin, la elaboracin del presupuesto,
los sistemas financieros, la imagen pblica y la aclaracin de los valores.
? Descripcin de una serie de opciones estratgicas para la financiacin de tu
organizacin, incluyendo los fondos de donantes, los ingresos acumulados, las
cuotas de miembros, la recaudacin de fondos del pblico general, las inversiones y
el control de gastos.
? Algunas ideas para preparar un documento estratgico.
? Algunas ideas para hacer funcionar la estrategia.
Esperamos que esta herramienta te ayude a hacer a tu organizacin ms sostenible
financieramente y asegurar que tenga autonoma econmica.
Por qu es necesaria una herramienta sobre el desarrollo de una estrategia
financiera?
La herramienta te ayudar a desarrollar un proceso para asegurar la sostenibilidad
financiera de tu organizacin. De este modo, creemos que si establecemos una estrategia
financiera para tu organizacin de forma sistemtica y redactamos un informe como un
documento de referencia bsica para la organizacin, te ayudaremos a obtener una
sostenibilidad financiera. Si usas esta herramienta junto con otras, aumentars la capacidad
de tu organizacin para planificar una sostenibilidad y generar los fondos necesarios.
Quin debera usar esta herramienta?
Esta herramienta est dirigida a aquellas personas que no ha realizado una estrategia
financiera con anterioridad. Quizs no hayas dirigido una organizacin antes o tu
organizacin haya podido seguir adelante sin una estrategia, pero ahora te das cuenta de
que para sobrevivir necesitas una estrategia. Antes era suficiente con tener unos cuantos
donantes leales, pero ahora el campo financiero se ha vuelto ms complejo. Los donantes
esperan cada vez ms que las organizaciones busquen mtodos alternativos para recaudar
fondos. Si te encuentras en una situacin similar, esta herramienta te resultar til.
PRINCIPIOS
BSICOS Pg.4
MEJOR
PRCTICA Pg.50
RECURSOS
Pg. 55
GLOSARIO DE
TRMINOS Pg.56
Ejemplo de un
documento de
estrategia financiera
Necesidad de una
estrategia Pg. 4
Prerrequisitos
Realidad
contextual Pg.5
Planificacin
Pg.9
Pg. 8
Dar
prioridad
Opciones estratgicas
de financiacin Pg. 20
Documento
estratgico Pg. 40
Efectividad de la
estrategia Pg.44
Financiacin de
donantes Pg. 21
Por qu es
necesario Pg. 41
Registro Pg. 45
Qu incluir Pg. 42
Habilidades
necesarias Pg.47
Cuotas
Sostenibilidad
financiera Pg.6
Autonoma
financiera Pg.7
Presupuesto
Pg.11
Sistemas
financieros
Pg. 14
Imagen
pblica Pg. 16
Opciones
Poltica
Ingresos Pg. 22
Ofertas
Cuotas de
afiliacin Pg. 30
Pblico general
Pg. 31
Inversiones Pg. 38
Claridad de
valores Pg.18
Ventas
Correo directo
Acontecimientos
especiales
Campaas de
inversin
Tratar con la
resistencia del
personal Pg.48
Seguimiento y
evaluacin Pg.49
Recolectas
Control de gastos
Pg. 39
PRINCIPIOS BSICOS
La necesidad de una estrategia
Por qu es necesaria una estrategia financiera?
Puede que pienses que no necesitas algo tan elaborado como una estrategia financiera.
Realmente, lo que necesitas es una buena propuesta de recaudacin de fondos y los
nombres de algunos donantes para envirsela.
Si es as, entonces estars en una situacin inusual y afortunada en el mundo de la
recaudacin de fondos de la sociedad civil. Hoy en da, la mayora de las organizaciones de
la sociedad civil necesitan una estrategia financiera que incluya distintas opciones para la
recaudacin de fondos, en vez de recurrir nicamente a los donantes. En este apartado de
la herramienta tratamos:
? La realidad contextual de la que las organizaciones de la sociedad civil tienen que
recaudar fondos.
? Lo que quiere decir sostenibilidad financiera.
? Lo que significa autonoma financiera.
Sostenibilidad financiera
? Necesitas tener una visin y misin organizacional clave y una estrategia y plan de
accin para conseguirlos. Tu estrategia financiera debe apoyar tu estrategia
organizacional. Necesitas saber lo que vas a hacer y cunto personal y recursos
necesitas antes de que planifiques el dinero que necesitas, y tambin, cmo
recaudar los fondos necesarios.
? Necesitas establecer prioridades: cules son los planes y actividades ms
importantes que necesitan financiarse.
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Si tus sistemas financieros cumplen estos requisitos y tienes una buena poltica financiera,
entonces deberas ser capaz de desarrollar, poner en prctica y controlar una estrategia
financiera til.
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Financiacin de donantes.
Ingresos (cuotas, ventas, ofertas).
Cuotas de afiliacin.
El pblico general (acontecimientos especiales, solicitudes de correo directo,
campaas de inversin y recolectas).
? Inversiones.
? Control de gastos.
Una opcin no excluye a la otra. Otras, como control de gastos, deben estar vinculadas a todas.
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Al establecer tarifas y preparar presupuestos para el trabajo que involucra cobrar un servicio
o una cuota de asesoramiento, necesitas alguna idea de las tasas de mercado aceptables.
Investiga para ver lo que cobran organizaciones y empresas con servicios similares y
cunta competencia hay. Esto te ayudar a establecer tasas reales. Puede que necesites
cambiar tu margen de beneficio. Pero recuerda que no ests haciendo este trabajo para
generar ingresos. No tiene sentido hacerlo bajo el coste o incluso al mismo nivel de coste;
necesitas sacar beneficios. Tu objetivo es sacar beneficios para poder costear el trabajo.
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? Mtodo 2:
costes fijos
=
Contribucin de costes fijos por unidad
precio de equilibrio
punto de rentabilidad
Ejemplo 1:
Una organizacin que vende sus publicaciones produce un libro sobre la elaboracin del
presupuesto. La experiencia de la organizacin en el campo muestra que mientras que se
pidi este libro, su grupo de clientes no poda permitirse pagar ms de $ 7,50 por libro.
Cuntos libros a ese precio se tendran que vender para que la organizacin tuviera un
equilibrio?
El director calcul que los costes variables para cada libro eran de $ 2,20 por costes de
impresin, marketing y distribucin. La contribucin de los costes fijos, a un precio de $ 7,50
era por lo tanto de $ 5,30. El libro le haba costado a la organizacin $ 10.000 para
desarrollar (investigar, escribir y maquetar ms administracin y personal). As, los costes
fijos eran de $ 10.000. Para cubrir todos los costes fijos ms los costes variables a un precio
de $ 7,50, la organizacin tena que vender 1.887 copias del libro. Usando el mtodo 1:
$ 10.000 = 1.887 copias
$ 5,30
La organizacin saba gracias a su investigacin que vendera 3.000 copias durante un
periodo de dos aos. Por lo tanto, su beneficio en dos aos sera de $ 5.898,90. Por las
primeras 1.887 unidades, la cantidad de $ 5,30 sera para cubrir los costes fijos. Las 1,113
copias restantes produciran el beneficio.
En este caso, la organizacin comenz con un precio asequible y estableci las copias
necesarias que se necesitaban vender para conseguir un beneficio razonable.
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Legados
Donantes majores
Donantes regulares
Donantes primerizos
Candidatos
Candidatos potenciales
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? Sorteos
? Ferias
? Libros de cocina
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Prembulo / introduccin
Esto debera explicar por qu piensas que es necesario que una organizacin tenga
una estrategia financiera.
Principios
Esto es una declaracin de los valores y principios en los que se basa la estrategia
financiera.
La estrategia
Es una buena idea empezar la descripcin de la estrategia con una perspectiva
general en la que describas el presupuesto y resumas las estrategias para financiar
el trabajo de la organizacin.
As, toma cada estrategia y explica cmo piensas ponerla en prctica. En cada caso,
especifica dnde se localizar la responsabilidad para la puesta en prctica.
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Mantenimiento de un registro.
Habilidades necesarias para hacer que la estrategia funcione.
Tratar con las posibles resistencias del personal.
Hacer un seguimiento y evaluacin de la estrategia financiera.
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Planificacin estratgica.
Planificacin de accin.
Reclutamiento y seleccin del personal.
Seguimiento y evaluacin.
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Ninguna estrategia financiera trabajar sin una responsabilidad por parte del personal. De
hecho, un nfasis en la generacin de ingresos puede dirigir a la bajada de la moral del
personal y al abandono de la gente.
Cmo puedes comprar al personal?
Algunas ideas:
?
?
?
?
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Un presupuesto de cinco aos que se presenta en tres versiones: minimalista (el trabajo
mnimo que se debe realizar para justificar la existencia), probable (el trabajo que
creemos que podemos realizar) y el ptimo (todo lo que nos gustara hacer en ese
periodo) 1.
Una estrategia con cinco flancos, combinando las donaciones, los ingresos generados
de los intereses sobre un fondo de reserva de capital, los ingresos generados del trabajo
realizado, los ingresos generados de los servicios y el control de costes.
3.1
Donaciones
Somos conscientes de que estamos trabajando en un ambiente con opciones escasas para
las donaciones. Sin embargo, creemos que con los presupuestos revisados, basados en
una aclaracin de nuestra direccin estratgica y en unos objetivos especficos para las
donaciones de financiacin bsica, deberamos poder continuar recaudando algo en la
regin del 30% de nuestro gasto propuesto (presupuesto probable) a travs de las
donaciones no especficas. Anteriormente, hemos llamado a esto financiacin bsica. Sin
embargo, hemos tomado una decisin de que la financiacin bsica se expandir en todas
nuestras reas de generacin de ingresos, incluyendo donaciones, pero no especficas a
ellas. Esto va junto con las prcticas de presupuesto.
El dinero cedido como una donacin sin especificar se usar para financiar el trabajo
prioritario para el que las comisiones especficas no son fciles de conseguir. Hemos
trazado una lista de prioridades para los prximos tres aos y todo esfuerzo se har para
ajustarse al trabajo de las comisiones disponibles. Donde el trabajo se califica de urgente y
no se dispone de tales comisiones, usaremos donaciones sin especificar para financiarlo.
Para asegurar que se puede recaudar este dinero, hablamos de los siguientes pasos:
?
?
?
?
?
Consolidar las relaciones con los donantes existentes basndose en nuestro plan
estratgico y presupuestos revisados.
Establecer un pequeo comit de personal para coordinar la identificacin e
investigacin de otras opciones.
Contratar a un miembro del personal dedicado a proporcionar relaciones pblicas y
apoyo administrativo a este comit.
Desarrollar materiales de publicidad para apoyar nuestros esfuerzos en esta rea.
Establecer un mecanismo de informacin regular para seguir nuestro xito en esta rea
y asegurar que se consiguen los objetivos.
El director y el director adjunto desempearn una funcin clave para apoyar estos
esfuerzos y el director deber dirigir el proceso.
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Mientras que continuamos pensando que podemos, a corto plazo, buscar donaciones sin
especificar, reconocemos que el clima para esto se podra dificultar a medio o largo plazo.
Por lo tanto, nos comprometemos a construir un fondo de reserva de capital cuyos intereses
usaremos del mismo modo que las donaciones. Durante los prximos cinco aos,
pretendemos recaudar $ 3.000.000 para un fondo de reserva de capital. La fundacin x ya
nos han prometido $ 1.000.000 y esta cantidad proporcionar la base de nuestro fondo de
reserva de capital. Los restantes $ 2.000.000 se recaudarn en los das venideros:
?
Todos los intereses del dinero del fondo de reserva de capital se reinvertirn, durante
los prximos tres aos, en el fondo.
Se har un gran esfuerzo para captar otras fundaciones internacionales y persuadirlas a
que contribuyan al fondo de reserva de capital. Para ello, se planea una visita a EE.UU.
y a Europa encabezada por el director y una Junta Directiva de alto perfil para 2004.
Se impondr un impuesto del 5% a todas las donaciones sin especificar dirigidas a un
fondo de reserva de capital (esto se realizar bajo consulta y negociacin con los
donantes).
Cuando sea posible, el trabaj se costear de tal forma que se pague un 2% de
impuestos al fondo de reserva de capital.
Cualquier beneficio de las suscripciones o publicaciones se pagar al fondo de reserva
de capital.
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?
?
?
La construccin del fondo de reserva de capital ser responsabilidad nica del director. Este
proporcionar un informe de estado mensual al comit de administracin y presentar un
informe completo en cada reunin de la Junta basado en el progreso de los objetivos.
3.3
Con trabajo comisionado nos referimos a la investigacin especfica y al trabajo del anlisis
poltico por el que paga un cliente. Las fuentes de este trabajo podran ser:
?
?
?
?
?
Peticiones de clientes.
Propuestas vendidas a los clientes.
Personal de investigacin que atrae trabajo y clientes gracias a un incentivo2.
Cotizacin con xito de los contratos no gubernamentales.
Oferta con xito de los contratos gubernamentales.
Este trabajo necesitar cubrir aproximadamente un 70% del presupuesto del CPDI durante
los prximos cinco aos. Los objetivos se han establecido segn estas bases.
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?
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Se le han dado responsabilidades a un miembro del personal con experiencia para que
elija departamentos gubernamentales seleccionados y discuta la posible colaboracin
para controlar el Boletn de Ofertas para los prximos debates y ofertas y para informar
del progreso mensual del comit de administracin
El director adjunto, junto con el funcionario de relaciones pblicas y el encargado de
publicaciones, est desarrollando un paquete de ventas para usar durante las visitas
del director adjunto y del funcionario de relaciones pblicas para conseguir clientes
potenciales, incluyendo una variedad de donantes que han expresado sus deseos de
colaborar con su trabajo en un futuro en lugar de realizar donaciones sin especificar.
El director y el director adjunto elaborarn todos los presupuestos para tales proyectos
de consulta con un jefe de proyecto designado, cuya responsabilidad ser administrar el
proyecto y llevarlo a buen trmino dentro de las limitaciones del presupuesto.
Se han establecido mecanismos para asegurar que se mantiene la alta calidad del
CPID.
Esta rea tendr responsabilidad conjunta del director y del director adjunto. El director adjunto
presentar un informe mensual al comit de administracin en el que se reflejar el progreso de
los objetivos. Asimismo, informar verbalmente a la Junta Directiva en cada reunin.
3.4
Suscripciones.
Publicaciones.
Seminarios.
Conferencias.
Servicios de biblioteca3.
Anteriormente no ha sido un servicio externo pero se puede desarrollar como un servicio que
ofrece, al menos, bsqueda literaria .
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Control de costes
Esta ltima rea est relacionada con el control de gastos, el control de costes y el
seguimiento de las finanzas. Como organizacin, creemos que esto se debe tomar muy en
serio ya que tiene la potencia de debilitar nuestros esfuerzos en otras reas. Para asegurar
que se apoyan estos esfuerzos, en lugar de debilitarlos, hemos establecido los siguientes
pasos:
?
?
?
?
CONCLUSIN
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Cuthbert, David L
Olive Publications
Shapiro, Janet
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Costes principales
Financiacin transversal
Anlisis FADO
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La relacin entre los ciudadanos, el sector empresario y el gobierno de una sociedad sea
equilibrada e igualitaria.
Para ms informacin, por favor contacta:
CIVICUS: Allianza Mundial para la Participacin Ciudadana
CIVICUS House, 24 Pim Street, corner Quinn Street,
Newtown, Johannesburg 2001
South Africa
PO Box 933,
Southdale, Johannesburg, 2135
South Africa
Tel +27 11 833 5959
Fax +27 11 833 7997
Email: info@civicus.org
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