Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
GESTIN PBLICA
UNIDAD DE AUDITORA GUBERNAMENTAL
N D I C E
AUDITORA PBLICA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PRESENTACIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
OBJETIVO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
MARCO JURDICO
I.
ETAPAS DE LA AUDITORA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
I.1 PLANEACIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PLANEACIN GENERAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Carta de planeacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cronograma de actividades a desarrollar. . . . . . . . . .
INICIO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Orden de auditora y Acta de inicio. . . . . . . . . . . . . . .
Oficios complementarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PLANEACIN DETALLADA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
I.2 EJECUCIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fases de la ejecucin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Procedimientos y tcnicas de auditora. . . . . . . . . . . .
Papeles de
trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
I.3 INFORME. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cdulas de observaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Informe de auditora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
II.
SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES. . . . . . . . .
Aspectos a considerar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cdulas de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11
11
12
13
13
14
Oficio de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
III.
IV.
1
1
1
1
2
2
3
3
3
4
4
4
5
6
6
7
9
V.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
19
21
25
27
28
30
32
34
37
39
41
43
43
48
50
53
53
57
59
63
64
65
66
AUDITORA PBLICA
PRESENTACIN
Con motivo de la publicacin en el Diario Oficial de la Federacin del Acuerdo por el
que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras,
Revisiones y Visitas de Inspeccin el 12 de julio de 2010, as como la modificacin
del diverso el 16 de junio de 2011, la Secretara de la Funcin Pblica ha considerado
conveniente actualizar la Gua General de Auditora Pblica que aplica el personal de
la Unidad de Auditora Gubernamental; de la Contralora Interna de la SFP , y de las
reas de Auditora Interna de los rganos Internos de Control en las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal, y en la Procuradura General de la
Repblica.
OBJETIVO
Proporcionar el instrumento de apoyo que facilite y estandarice las actividades del
trabajo de auditora pblica en la Administracin Pblica Federal, desde su
planeacin hasta la presentacin del informe de auditora, as como el seguimiento de
las observaciones planteadas y, en su caso, la formulacin del Informe de presunta
responsabilidad administrativa de los servidores pblicos y la integracin del
expediente respectivo.
Esta Gua General pretende orientar el desarrollo de las actividades de auditora
pblica, como un marco de referencia para garantizar su calidad y homogeneidad. Su
aplicacin total o parcial puede variar en funcin de las caractersticas del ente
auditado y del juicio, conocimientos y experiencia del grupo auditor.
MARCO JURDICO
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
-1-
I.
ETAPAS DE LA AUDITORA
s u p e r v i s i n
I.1
PLANEACIN
Las Normas Generales de Auditora Pblica relacionadas con la planeacin y con los
sistemas de control son la Cuarta y Quinta, respectivamente.
PLANEACIN GENERAL
-2-
Objetivo
Conocer antecedentes y generalidades del concepto a revisar, determinar los
objetivos y actividades generales de la auditora, as como delimitar la oportunidad de
los recursos y tiempos asignados, aspectos que se precisarn en la carta de
planeacin y en el cronograma de actividades a desarrollar.
Para las auditoras incluidas en los programas anuales se retomarn los resultados
de la investigacin previa, realizada para la formulacin de dicho programa y, en su
caso, se complementar con informacin actualizada.
Carta de Planeacin
La informacin obtenida en la investigacin previa se incluir en el documento
denominado Carta de Planeacin, segn el anexo 1.
La Carta de Planeacin adicionalmente incluir el nombre y cargo del personal
participante en la auditora, definindose al servidor pblico que fungir como Jefe de
Grupo, quien ser el responsable de su elaboracin, misma que contar con su visto
bueno y la autorizacin de los Directores Generales Adjuntos de la SFP, o bien, del
Titular del rea de Auditora Interna del OIC, en el mbito de sus respectivas
competencias.
Cronograma de Actividades a Desarrollar
El tiempo programado para llevar a cabo la auditora, se registrar en el documento
denominado Cronograma de Actividades a Desarrollar; segn el anexo 2, en el que
tambin se describirn las actividades que el grupo de auditores efectuar desde el
inicio hasta su conclusin.
Es responsabilidad del Jefe de Grupo vigilar que las actividades determinadas para
alcanzar el objetivo de las auditoras, se realicen en el tiempo y forma programados.
Al finalizar la auditora, se complementar el Cronograma de Actividades a
Desarrollar con el tiempo real utilizado y, en su caso, las razones que originen las
variaciones importantes.
INICIO
Objetivo
-3-
-4-
c.
Confianza en la
informacin
Profundidad requerida en
las pruebas de auditora
Mayor
Mayor
Menor
Menor
Menor
Mayor
Descriptivo
-5-
I.2
EJECUCIN
Recopilacin de datos
El auditor pblico se allega de la informacin y documentacin para el anlisis
del Concepto a revisar; debe ser cuidadoso y explcito en la formulacin de sus
solicitudes.
b)
Registro de datos
-6-
Anlisis de la informacin
Consiste en la desagregacin de los elementos de un todo para ser examinados
en su detalle, y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes.
La profundidad del anlisis estar en funcin del objetivo planteado y en relacin
directa con el resultado del estudio y evaluacin de control interno. Si el
Concepto a revisar especfico muestra irregularidades relevantes que pudiesen
constituir posibles responsabilidades, el anlisis ser ms extenso.
d)
Estudio general. Apreciacin sobre las caractersticas generales del rea y del
Concepto a revisar, as como de las partes importantes, significativas o
extraordinarias que lo constituyen.
Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del auditor pblico que,
basado en su preparacin y experiencia, podr identificar en los datos e
informacin del Concepto a revisar las situaciones importantes o extraordinarias
que pudieran requerir atencin especial. Esta tcnica sirve de orientacin, por lo
que generalmente debe aplicarse antes de cualquier otra.
-7-
2.
3.
4.
5.
-8-
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Las actas se elaborarn en tres tantos como mnimo con firmas autgrafas,
hecho que se har constar en el cuerpo de las mismas. Se entregar un tanto al
servidor pblico del ente auditado, otro tanto se integrar al expediente de la
auditora y el tercero, de proceder, se integrar al expediente del caso con
presunta responsabilidad administrativa; de lo contrario, tambin se integrar al
expediente de la auditora.
7.
8.
9.
-9-
INFORME
Informe de Auditora
Una vez firmadas las cdulas de observaciones por los responsables de su atencin
o sustentadas con el acta correspondiente en caso de negativa, las autoridades de
los rganos Internos de Control, la Unidad de Auditora Gubernamental y la
Contralora Interna de la SFP, en el mbito de sus respectivas competencias, darn a
conocer los resultados determinados en la auditora al Titular de la unidad auditada,
al Titular de la dependencia o entidad, as como a los dems servidores pblicos que
en cada caso se requiera, a travs del documento denominado Informe de Auditora.
El informe de auditora debe contener la declaracin de haber desarrollado el trabajo
de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica y aplicado los
procedimientos que en cada caso se consideraron necesarios. Dicho informe se
genera en dos tantos originales, de los cuales uno se entrega al auditado con copia
simple de las observaciones firmadas, mientras que el otro tanto se utiliza como
acuse de recibo y se archiva por separado, junto con los originales de las cdulas de
observaciones.
Para la formulacin del informe se estar a lo establecido en el numeral 21 del
Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de
Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin.
En los anexos 8 y 9 se presentan los modelos de oficio de envo y del Informe de
auditora, respectivamente.
II.
SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES
- 12 -
Cdulas de seguimiento
- 13 -
Oficio de seguimiento
Una vez comentadas las cdulas de seguimiento, mediante oficio girado por el Titular
del rgano Interno de Control, Titular de la Unidad de Auditora Gubernamental o de
la Contralora Interna de la SFP, se informarn los resultados determinados en el
seguimiento al Titular de la unidad auditada y a las instancias que en cada caso se
requiera, anexando para tal efecto las cdulas de seguimiento. En el anexo 11 se
incluye el modelo del oficio de seguimiento.
III.
b)
c)
d)
e)
f)
g)
IV.1 Objetivo
Proporcionar un marco de referencia que facilite y estandarice la elaboracin de los
informes de presunta responsabilidad administrativa de servidores pblicos en todos sus
apartados; as como para la debida integracin del expediente, con la evidencia
documental que soporte la irregularidad detectada y disponer de los elementos
indispensables para dar vista a las autoridades competentes y que stas puedan,
conforme a sus facultades, tramitar el procedimiento al que se refieren los artculos 19,
20 y 21 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Pblicos y resolver en su oportunidad lo conducente.
Por lo anterior, esta Gua es aplicable para aquellos casos de presunta responsabilidad
que se determinen en las auditoras, revisiones, visitas de inspeccin o en el seguimiento
de las observaciones que practiquen los Titulares de los rganos Internos de Control y
de Auditora Interna en las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal y en la Procuradura General de la Repblica; as como el personal de la Unidad
de Auditora Gubernamental y de la Contralora Interna de la SFP; de conformidad con
los numerales 25, 26 y 27 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones
Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin.
La debida integracin y remisin del informe de presunta responsabilidad permitir que la
autoridad competente tramite y resuelva, en tiempo y forma, al contar con elementos
suficientes que conlleven, en su caso, a iniciar el procedimiento administrativo de
- 15 -
Referencia Actividad
Realizar las gestiones necesarias para la obtencin de toda la evidencia documental,
tal como: documentos presupuestarios, contables, administrativos, legales y de
operacin que se involucren con el proceso revisado y se relacionen directamente
con la irregularidad, actuando siempre con estricto apego a las disposiciones
jurdicas.
1
2.1
Referencia Actividad
irregulares y relacionados con la hiptesis normativa (disposicin jurdica
aparentemente violentada), y se integrar al expediente que se enve a las reas
competentes, sin que en ella se efecten anotaciones.
Para el caso en que se requieran copias certificadas de la documentacin, ser
indispensable que:
Las cdulas deben ser elaboradas con bolgrafo de tinta negra o mediante
impresiones claras de computadora, con el fin de evitar la alteracin de su contenido,
contar con fecha de elaboracin, ttulo o rubro revisado, marcas y su significado,
referencias, fuente de datos y conclusiones; asimismo, deben contener el nombre,
cargo y firma de quien la elabor y supervis; sin perder de vista que los auditores
que firman las cdulas hayan sido incluidos en la orden de auditora, o bien, en el
oficio de ampliacin de auditores comisionados.
Normas Generales de Auditora Pblica: Octava, Papeles de Trabajo.
- 17 -
Referencia Actividad
Incluir copia de los artculos de las leyes, reglamentos, estatutos orgnicos,
manuales, polticas, lineamientos y procedimientos internos transgredidos, vigentes
en la poca en que se suscitaron los hechos mismos que debern estar relacionados
con los actos u omisiones que propiciaron la(s) irregularidad(es).
5
6.1
6.2
6.3
6.4
Referencia Actividad
identificacin del centro de trabajo (vigente a la fecha en que ocurri la irregularidad).
Normas Generales de Auditora Pblica: Sptima, Evidencia.
Foliar consecutivamente todos los documentos anexos al expediente, iniciando la
numeracin a partir del anexo 1.
7
Referencia Actividad
El auditor debe conocer, analizar y evaluar los sistemas de control interno mediante
una exhaustiva revisin de los procesos operativos en los que se haya(n) encontrado
alguna(s) posible(s) irregularidad(es) y, en su caso, determinar la(s) presunta(s)
responsabilidad(es) administrativa (as) por actos u omisiones atribuibles a servidores
pblicos.
Normas Generales de Auditora Pblica: Quinta, Sistemas de Control Interno.
1.
Referencia Actividad
Normas Generales de Auditora Pblica: Sptima, Evidencia.
De ser factible, mediante los procedimientos que se consideren necesarios y en
apego a las atribuciones y facultades que rigen el trabajo de auditora, obtener de los
terceros involucrados aquellos documentos y evidencias que sustenten la
irregularidad y dejar constancia de stas mediante el (las) acta(s) respectiva(s).
3
Mencionar en el cuerpo del Acta que la misma fue leda en presencia de quienes
intervinieron en ella.
- 20 -
Referencia Actividad
Obtener las firmas de todos y cada uno de los que en ella intervengan.
Referencia Actividad
IV.4. Elaboracin del informe.
Objetivo:
Referencia Actividad
Elaborar el informe de manera cronolgica, clara, precisa, concisa y congruente, de
tal forma que los actos u omisiones sean debidamente narrados y soportados con la
evidencia documental que los acredite, de acuerdo con el modelo de informe del
apndice de esta gua, el cual deber incluir, como mnimo, los siguientes apartados:
1
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
Proemio
Antecedentes de la auditora
Hechos
Presunto dao patrimonial y/o perjuicio
Presuntos responsables y precisin de las irregularidades
Conclusiones del informe
Datos de los auditores que elaboraron el informe
Referencia Actividad
consecuencia; y, en su caso, el dao, perjuicio o riesgo al que se expuso el
patrimonio de la dependencia, entidad o Procuradura General de la Repblica.
En el apartado de Antecedentes de la auditora se mencionarn los datos de la
dependencia o entidad auditada, as como los correspondientes a la orden y acta de
inicio de auditora, y, en su caso, los datos relativos a las modificaciones del personal
comisionado (ampliacin o sustitucin), describiendo los siguientes aspectos:
1. Antecedentes de la dependencia o entidad auditada, tales como: datos de su
legal existencia, objetivos, funciones y atribuciones; para el caso de entidades,
fecha de constitucin.
2. Fecha y nmero de la orden de auditora, fundamento legal, nombre del servidor
pblico al que se dirigi, objetivo de la misma; y nombre y cargo de quien expidi
la orden, asegurndose que ste cuente con facultades para tal efecto.
3. Fecha, nombre y cargo del servidor pblico que recibi la orden y atendi la visita.
3
Referencia Actividad
transgredido).
En su caso, indicar el monto del Presunto dao patrimonial y/o perjuicio, describiendo
detalladamente cmo se cuantific y con base en cantidades, volmenes o
especificaciones de las operaciones relacionadas con las irregularidades, indicando
los nmeros y denominaciones de las cuentas y partida(s) presupuestal(es)
afectada(s).
Mencionar el nombre, cargo y rea de adscripcin de los servidores pblicos que
participaron en los hechos irregulares.
Normas Generales de Auditora Pblica: Primera, Independencia; Quinta,
Sistemas de Control Interno; Sexta, Supervisin del Trabajo de Auditora;
Sptima, Evidencia; Octava, Papeles de Trabajo; y Novena, Tratamiento de
Irregularidades.
5
Referencia Actividad
situacin financiera.
c) En caso de que el monto de la irregularidad se encuentre reflejado en alguna
cuenta del estado de situacin financiera (cuentas por cobrar, inventarios, etc.) se
deber mencionar que dicha cuenta se encuentra excedida en el monto
correspondiente al presunto dao patrimonial y que ste se registrar en cuentas
de resultados una vez que se materialice (cuando se defina la incobrabilidad de la
cuenta por cobrar; cuando se venda o consuma el bien; etc., mencionar las
disposiciones contables especficas aplicables para su registro en cuentas de
resultados, anexando las disposiciones del caso).
En el apartado de Presuntos responsables es importante especificar la conducta
presuntamente atribuible a cada uno de los involucrados, as como la temporalidad,
ya que una irregularidad pudo haber sido realizada por uno o varios servidores
pblicos.
Se recomienda presentarlos en un cuadro con dos columnas:
6
Insertar al final del documento nombre, cargo y firma de los auditores que elaboraron
el informe; adems, incluir su rbrica al margen de todas y cada una de las fojas que
lo constituyen.
Referencia Actividad
Entregar el informe de presunta responsabilidad administrativa al Titular de la Unidad
Objetivo:
de Auditora Gubernamental o al Titular del OIC, o bien, al Titular de la Contralora
Interna de la SFP, para que, mediante oficio lo remitan a las reas competentes,
quienes en el ejercicio de sus atribuciones, tramitarn y resolvern lo conducente.
Para la elaboracin del informe de presunta, el auditor responsable se podr auxiliar
1
del rea de Responsabilidades de los rganos Internos de Control. En el caso de la
Unidad de Auditora Gubernamental, se podr auxiliar de la Direccin General de
Responsabilidades y Situacin Patrimonial de la SFP.
En caso de requerirse el auxilio, de las reas de responsabilidades de los rganos
Internos de Control o de la Direccin General de Responsabilidades y Situacin
Patrimonial, stas designarn un servidor pblico como asesor, a efecto de que
brinde asesora no vinculante al auditor responsable, desde el inicio de elaboracin
de dicho informe, hasta su conclusin.
En el caso de la Contralora Interna, la Direccin General Adjunta de Auditora podr
solicitar para la elaboracin de los informes de presunta responsabilidad
administrativa, a la Direccin General Adjunta de Responsabilidades e
Inconformidades, en el mbito de competencia de esta ltima, su opinin y en su
caso asesora no vinculante para la elaboracin de dicho informe, conforme al
(Numeral 25 de las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras,
Revisiones y Visitas de Inspeccin).
Una vez concluido el Informe de presunta responsabilidad administrativa y el
expediente respectivo, el Titular de la Unidad de Auditora Gubernamental, del OIC
de la Contralora Interna de la SFP, segn corresponda, lo presentar de manera
oficial al rea de responsabilidades competente.
2
- 25 -
V.
ANEXOS
- 26 -
Anexo 1
Carta de Planeacin
Instructivo de llenado
Identificador
1.
Descripcin
Nombre del ente correspondiente.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Objetivo de la auditora, el que debe ser congruente con el Programa Anual de Trabajo
de Auditoras, con excepcin de las auditoras no programadas. Este objetivo debe
caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable.
8.
9.
Problemas a los que pueden enfrentarse los auditores pblicos para la ejecucin de la
auditora como pueden ser: especialidad de las operaciones, atraso en el registro o
desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigedad de las operaciones.
10.
La estrategia debe considerar las acciones para realizar la auditora en el tiempo y con
el personal asignado y, en su caso, para reducir el efecto de la problemtica que pudiese
incidir en la ejecucin de la auditora. De ser necesario se justificarn las modificaciones
del tiempo a emplear y/o la cantidad y/o perfil de los auditores pblicos.
11.
Nombre completo del personal asignado a la auditora, las iniciales de su nombre, firma
y rbrica para identificar sus papeles de trabajo.
12.
13.
14.
Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno a la carta de planeacin.
CARTA DE PLANEACIN
Ente: (1)
No. de auditora
(2)
Unidad Auditada
(3)
Fecha:
(4)
iniciales
Firma
Rbrica
Elabor (12)
Autoriz (14)
Nombre y firma
Nombre y firma
Nombre y firma
- 28 -
Anexo 2
Cronograma de Actividades a Desarrollar
Instructivo de llenado
En este documento se representa de manera grfica la programacin y cumplimiento de las actividades de auditora, dentro de cada
una de sus etapas.
Identificador
Descripcin
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno al cronograma.
15.
Anexo 3
Orden de Auditora
Instructivo de llenado
Identificador
Descripcin
1.
2.
Nmero de la auditora.
3.
4.
Nombre y cargo del servidor pblico a quien se dirige la orden y el domicilio donde se
ubica la Unidad Auditada.
5.
6.
7.
8.
Nombre y firma del Titular de OIC, UAG Contralora Interna de la SFP, de quien lo
supla, de conformidad con el Reglamento Interior de la SFP.
9.
Nombre, cargo y adscripcin de los servidores pblicos a los que se enviar copia de la
orden.
(3)
Asunto: Se ordena la prctica de auditora
(4)
Presente
Con objeto de verificar y promover en esa unidad administrativa el cumplimiento de sus
programas sustantivos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por
(5)
, se le notifica que se auditar esa unidad administrativa en sus reas o cualquier otra
instalacin.
Para tal efecto se servir proporcionar a los CC. Auditores Pblicos:
(6)
, a quienes se
servir proporcionar los libros principales y auxiliares, registros, reportes, correspondencia y
dems efectos relativos a sus operaciones financieras, presupuestales y de consecucin de
metas que estimen necesarios, as como suministrarles todos los datos e informes que soliciten
para la ejecucin de la auditora, la cual se practicar a: (7)
y abarcar el periodo (7).
Atentamente,
(8)
c.c.p. (9)
Anexo 4
Contiene los datos a detalle de las circunstancias, documentos y personas que intervienen en el
acto.
2.
3.
4.
Describe, en su apartado de hechos, las situaciones bajo las cuales se levanta el acta y finalmente
incluye su cierre.
5.
El acta se transcribe a rengln continuo y, en caso de que el texto quede a la mitad del rengln, el
resto de ste se testa con guiones hasta el margen derecho de la hoja.
6.
Siempre debe darse un folio a cada foja del acta. Se recomienda un folio de 8 dgitos que
identifiquen los siguientes datos de izquierda a derecha:
Primeros 3 dgitos: nmero de la orden de auditora.
Dos dgitos siguientes los dos ltimos dgitos del ao.
ltimos 3 dgitos: un nmero consecutivo de tres dgitos, el que corresponder al folio, iniciando
siempre con el nmero 001.
Ejemplo
7.
Orden
200
Ao
03
Consecutivo
001
Folio
20003001
Al finalizar una hoja, el ltimo rengln deber hacer referencia a la foja que contina, con la
leyenda Pasa al folio..., incluyendo el folio de la foja siguiente.
La leyenda quedar al centro del ltimo rengln y, tanto a la izquierda como a la derecha, se
utilizarn guiones. Ejemplo:
---------------------------------------------pasa al folio 20003002---------------------------------------------De la misma manera, el primer rengln del folio siguiente, contendr la leyenda Viene del
folio... centrado y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarn guiones. Ejemplo:
--------------------------------------------viene
20003001------------------------------------------------
8.
del
folio
El acta de inicio se levanta en dos ejemplares, con firmas autgrafas al final y se rubricarn cada
una de las fojas que la constituyen, con la siguiente distribucin:
Primer ejemplar: Se entrega al servidor pblico con quien se entendi la diligencia.
Segundo ejemplar: Se integrar al expediente de auditora.
9.
El formato anexo indica el modelo que se utilizar como acta y los datos que contendr. Con objeto
de hacer ilustrativa el Acta de Inicio de Auditora, se incluyen los aspectos por describir.
folio 20003001
En Mxico, Distrito Federal, (o la localidad donde se levanta el acta), siendo las (anotar la hora
del inicio del acto) horas, del da (anotar el da, mes y ao correspondiente), los CC.
(mencionar el nombre completo de los auditores comisionados) auditores pblicos adscritos a
los rganos Internos de Control, Unidad de Auditora Gubernamental o Contralora Interna de la
SFP (en caso de OICs citar el nombre del ente), hacen constar que se constituyeron legalmente
en las oficinas que ocupa (anotar el nombre de la unidad auditada), ubicadas en (anotar el
domicilio completo del lugar donde se levanta el acta), a efecto de hacer constar los
siguientes:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hechos-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En la hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en las oficinas citadas y
ante la presencia del C. (nombre del titular del rea visitada incluyendo su cargo), procedieron
a identificarse en el orden mencionado con las credenciales nmeros: (anotar los nmeros de
credenciales institucionales de cada auditor pblico), expedidas por (mencionar el rea que
expide las credenciales).----------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido, hacen entrega formal del original de la orden de auditora (anotar el nmero y
fecha de la orden de auditora), emitida por el Titular del rgano Interno de Control, Unidad de
Auditora Gubernamental Contralora Interna de la SFP (o por quien lo supla, de conformidad
con el Reglamento Interior de la SFP) en (mencionar el ente correspondiente) al C. (citar el
nombre completo y puesto del servidor pblico a quien est dirigida la orden de auditora),
quien firma para constancia de su puo y letra en un ejemplar de la misma orden, en el cual
tambin se estamp el sello oficial de la unidad administrativa visitada, acto con el que se tiene
por
formalmente
notificada
la
orden
de
auditora
que
nos
ocupa.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se solicita al servidor
pblico que la recibe se identifique, exhibiendo ste (anotar el tipo y nmero de la
identificacin que presenta) expedida a su favor por (mencionar la instancia que la expide),
documento que se tiene a la vista y en el que se aprecia en su margen (citar el lugar donde se
encuentra la fotografa del servidor pblico que la presenta) una fotografa cuyos rasgos
fisonmicos corresponden a su portador, a quien en este acto se le devuelve por as haberlo
solicitado.----------Los auditores pblicos exponen al titular de la unidad administrativa visitada el alcance de los
trabajos a desarrollar, los cuales se ejecutarn al amparo y en cumplimiento de la orden de
auditora citada, mismos que estarn enfocados a (mencionar el objeto y los alcances de la
auditora y el ejercicio o periodo por auditar). Acto seguido se solicita al C. (anotar el nombre
del servidor pblico con quien se entiende el acto) designe dos testigos de asistencia (En
caso de negativa sern nombrados por los auditores actuantes), quedando designados los
CC. (mencionar los nombres completos de las personas designadas como testigos,
domicilios oficiales o particulares, documento con que se identifican, Registro Federal de
Contribuyentes), quienes aceptan la designacin.--------------------------------------------------------------El C. (nombre del titular de la unidad auditada) en este momento designa al C. (anotar el
nombre y cargo del servidor pblico) como la persona encargada (enlace) de atender los
requerimientos de informacin relacionados con la auditora, quien acepta la designacin y en el
acto se identifica con _____________________(solicitar que la designacin se realice a
travs
de
oficio)-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------pasa al folio 20003002--------------------------------------------------
20003002
-----------------------------------------------------viene del folio 20003001----------------------------------------------El C. (nombre de la persona con quien se entiende la diligencia), previo apercibimiento para
conducirse con verdad y advertido de las penas en que incurren los que declaran con falsedad
ante autoridad distinta a la judicial, segn lo disponen la fraccin I del artculo 247 del Cdigo
Penal Federal y 8, fraccin XVI de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los
Servidores Pblicos, manifiesta llamarse como ha quedado asentado, tener la edad de (anotar la
edad del visitado) aos, estado civil (anotar el estado civil del visitado), originario de (anotar la
localidad y estado de nacimiento del visitado), con domicilio en (anotar el domicilio particular
u oficial, del visitado) y Registro Federal de Contribuyentes nmero (anotar el registro federal
de contribuyentes del visitado), dice que en este acto recibe el original de la orden de auditora
nmero (citar el nmero y fecha de la orden de auditora), hecho con el que se da por
formalmente notificado y se pone a las rdenes de los auditores actuantes para atender los
requerimientos que le formulen para que cumplan su cometido.---------------------------------------------No habiendo ms hechos que hacer constar se da por concluida la prctica de esta diligencia,
siendo las (anotar la hora de conclusin del acto) de la misma fecha en que fue
iniciada.---------Asimismo, previa lectura de lo asentado la firman al margen y al calce de todos y cada uno de los
folios los que en ella intervinieron, hacindose constar que este documento fue elaborado en dos
ejemplares, de los cuales se entrega uno al servidor pblico con el que se entendi la
diligencia.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Por (mencionar el nombre del rea que intervino en el acta, seguido del ente)
Anexo 5
Cdulas de trabajo
Instructivo de elaboracin
La ejecucin de los procedimientos de auditora se registra en Cdulas de trabajo, las cuales se
realizan conforme a las necesidades de informacin que requiere analizar y registrar el auditor
pblico. Enseguida se describen algunos requisitos mnimos que deben contener las Cdulas de
trabajo:
Identificador
Descripcin
Nmero de auditora.
10
11
12
- 36 -
Elabor (6)
Fecha (6)
Revis (7)
Fecha (7)
(8)
Cuerpo de la Cdula
Notas:
(9)
Marcas:
(10)
Fuentes:
(11)
Conclusiones (12)
Anexo 6
- 37 -
Marcas de Auditora
Las marcas de auditora son signos que utiliza el auditor para sealar el tipo de procedimiento
que est aplicando, simplificando con ello su papel de trabajo.
A continuacin se presentan las marcas ms comunes que se utilizan en el trabajo de auditora;
sin embargo, pueden ser utilizadas otras marcas, mismas que debern ser definidas al calce de
la cdula o en una cdula de marcas al final del expediente, que permita su fcil consulta.
Marca
Significado
Suma correcta
Clculos verificados
Fuente
Origen de la informacin
Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al
auditor referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles de trabajo:
- 38 -
Conectores
2
2
Notas
A
Los conectores son nmeros arbigos encerrados en crculo con una flecha que indica la
direccin donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o
cifras en una cdula que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo
dato o cifra, pero con diferentes niveles de desagregacin.
Las notas son referencias alfabticas dentro de la cdula de trabajo, que son explicadas al calce
del mismo. Se utilizan para ampliar, explicar o hacer alguna acotacin sobre un dato, cifra o
elemento incluido en la cdula de trabajo.
Anexo 7
Cdula de Observaciones
Instructivo de llenado
- 39 -
Identificador
Descripcin
Nmero consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del ndice y se numerar una vez
que se cuente con el informe completo.
Nmero de auditora.
Importe expresado en miles de pesos del total de los procesos, programas u operaciones del concepto
susceptible de revisar, cuando proceda cuantificar.
Importe revisado, expresado en miles de pesos, que forma parte del importe identificado en el punto 5
como fiscalizable.
10
11
12
13
Clave del programa y descripcin de la auditora de conformidad con el programa anual de trabajo
detallado.
Observacin
Ttulo: Describir de manera concisa el concepto de la observacin.
14
15
Observacin: Plantear de manera clara y precisa las situaciones, hechos, conductas u omisiones
detectadas, con la identificacin de los elementos que la constituyen y, en su caso, la integracin de los
importes por recuperar y/o aclarar expresados en pesos.
Fundamento legal: En su caso, indicar los artculos o referencias de las leyes, reglamentos y toda
normatividad transgredida, por los actos u omisiones descritos en la observacin.
Recomendaciones:
Correctiva: Proponer acciones inmediatas de solucin a los hechos observados.
Preventiva: Propuesta que permita prevenir la recurrencia de las observaciones determinadas, que
elimine las causas que las originaron o que promuevan una mejora.
Fecha compromiso:
16
17
Nombre, cargo y firma del auditor pblico que detect la observacin y del Jefe de Grupo.
18
- 40 -
Ente: (1)
Sector: (10)
Clave: (11)
Clave de programa y descripcin de la
auditora (13)
Recomendaciones (15)
Ttulo
Correctiva:
Observacin
Preventiva:
(17)
(18)
Auditor
Nombre, cargo y firma
(17)
Jefe de Grupo
Nombre, cargo y firma
Fecha de elaboracin
Anexo 8
Oficio de Envo de Informe de Auditora
Instructivo de llenado
Identificador
Descripcin
Nota: En el cuerpo del modelo de oficio se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre parntesis, para
identificar la informacin que se debe incluir en cada espacio.
Anexo 9
Informe de Auditora
Instructivo de llenado
Identificador
Descripcin
Nmero consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del ndice y se
numerar una vez que se cuente con el informe completo.
Nmero total de hojas que integran el informe de auditora a partir del ndice.
Nota: En el cuerpo del modelo del informe se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre parntesis,
para identificar la informacin que se debe incluir en cada espacio.
Ente: (1)
Sector: (5)
Clave: (6)
Clave de programa y descripcin de
auditora (8)
Nombre y firma del Titular del OIC, UAG Contralora Interna de la SFP
c.p. (Nombre, cargo y adscripcin de los servidores pblicos a los que se enviar copia del informe).
Ente: (1)
Sector: (5)
Clave: (6)
NDICE
Hoja
(anotar el nmero de hoja donde
se ubica cada captulo)
I.
Antecedentes de la auditora
II.
III.
IV.
Conclusin
V.
Cdulas de Observaciones
Ente: (1)
Sector: (5)
I.
Clave: (6)
Clave de programa y descripcin de
auditora (8)
Antecedentes de la auditora
Indicar la causa que dio origen a la auditora, as como el nmero y fecha de la orden de auditora, fecha de notificacin y los datos
de quien la recibi.
Mencionar los nombres de los auditores comisionados conforme la orden de auditora y en caso de sustitucin o incorporacin de
personal asignado; esto se mencionar conforme al oficio respectivo.
Indicar la fecha de inicio y conclusin de la auditora (esta ltima deber coincidir con la fecha del oficio de envo del informe).
Sealar la unidad que se audit, as como su objetivo primordial.
II.
II.1
Objeto
Mencionar de manera clara y concisa los propsitos que se persiguieron con la auditora, determinados desde su planeacin.
II.2
Periodo revisado
Sealar de manera clara y precisa los alcances de la auditora, las reas o conceptos evaluados, el periodo revisado (lapso en el
que se realizaron las operaciones revisadas), cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y su proporcin
porcentual respecto de sus universos particulares.
Incluir la declaracin de haber desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica, y aplicando
los procedimientos de auditora necesarios en cada caso; e indicar los principales procedimientos utilizados.
III.
Ente: (1)
Sector: (5)
IV.
Clave: (6)
Clave de programa y descripcin de
auditora (8)
Conclusin
Expresar la opinin que el auditor pblico se forma sobre la situacin de los Conceptos revisados, en su caso, indicar los logros
alcanzados, el cumplimiento de objetivos y metas, apego a la normatividad aplicable y confiabilidad de los sistemas de control e
informacin de la unidad auditada.
La recomendacin general consiste en un planteamiento objetivo, aplicable y concreto para la solucin de las reas de oportunidad
detectadas en la auditora y para promover la eficiencia de operacin.
V.
Cdulas de Observaciones
En este apartado se incluyen todas las cdulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores pblicos responsables
de las unidades auditadas, las cuales tambin deben estar firmadas por los auditores pblicos que intervinieron en la auditora.
Anexo 10
Cdula de Seguimiento
Instructivo de llenado
Identificador
Descripcin
Iniciales de la instancia fiscalizadora que gener la observacin (AE, ASF, OIC, UAG,
entre otros).
Nmero de seguimiento.
10
11
12
13
14
15
16
17
Resumen de las acciones implantadas por las reas responsables de dar atencin a las
recomendaciones sealadas en la observacin original, montos aclarados y/o
recuperados. Argumentos para dar por solventada o no la observacin.
18
Nombre y firma del auditor pblico que practic el seguimiento y del Jefe de Grupo.
DATOS ORIGINALES
Nmero de Auditora: (2)
Nmero de Observacin: (3)
Instancia fiscalizadora: (4)
Monto por aclarar: (5)
Monto por recuperar: (6)
Ente: (1)
Unidad Auditada: (14)
Sector: (12)
Observacin (16)
Hoja No.
de
DATOS DEL SEGUIMIENTO
Nmero de Seguimiento: (8)
Saldo por aclarar: (9)
Saldo por recuperar: (10)
Avance: (11)
Clave: (13)
Clave de programa y descripcin de la auditora: (15)
Situacin Actual (17)
Observacin Original
Recomendaciones Originales
(18)
(18)
Auditor
Jefe de Grupo
- 48 -
(7)
Anexo 11
Oficio de Resultados de Seguimiento
Instructivo de llenado
Identificador
Descripcin
Nmero de hoja del oficio y del total de las hojas que lo integran.
Nmero de seguimiento.
Nombre del Titular del ente al que se practic el seguimiento y domicilio oficial.
10
11
12
13
14
15
16
- 49 -
ENTE:
SECTOR
(1)
(3)
No. de Seguimiento:
(4)
TRIMESTRE: (5)
OFICIO No ( 7)
(8)
Informo a usted que en el (5) trimestre de este ejercicio se dio seguimiento a las recomendaciones de (9) observaciones, cuyos avances
fueron comentados y aceptados por los servidores pblicos de mandos medios y superiores responsables de atenderlas. Del anlisis a la
documentacin e informacin que fue proporcionada al personal auditor, se constat que (10) fueron atendidas; en este mismo periodo se
determinaron (11) observaciones, por lo que el saldo a la fecha del presente informe es de (12) observaciones integradas de la siguiente
forma:
Instancia fiscalizadora
Auditor externo
Auditora Superior de la Federacin
rgano Interno de Control
Unidad de Auditora Gubernamental
Otras instancias
Total
Saldo inicial
Atendidas
Determinadas
Saldo final
Mediano Riesgo:
Bajo Riesgo
total
Antigedad:
de 6 a 18 meses:
Menor a 6 meses
total
Mayor a 18 meses
- 50 -
ENTE:
(1)
SECTOR
(3)
No. de Seguimiento:
(4)
TRIMESTRE: (5)
Del saldo destaca (n) por su importancia la (s) que a continuacin se menciona (n):
DAS
AS PE C T O S R E L E V AN T E S
TRANSCURRIDOS
DESDE LA
OBSERVACIN
IMPORTE
EN MILES
(15)
N de observacin: (14)
Breve descripcin: (14)
Asimismo, existen (16) observaciones cuya atencin depende de otras instancias, registradas en el Sistema Auxiliar de Control (SAC).
Al respecto agradecer gire sus instrucciones a fin de que se instrumenten las medidas correctivas y preventivas pendientes; sobre las cuales
realizaremos el seguimiento correspondiente, a fin de constatar la atencin de las mismas, as como promover el fortalecimiento de los sistemas de
control y la eficiencia de las operaciones.
ATE NTAME NTE
TITULAR DEL OIC, UAG CONTRALORA INTERNA DE LA SFP
(1)
c.c.p. Las instancias que correspondan
- 51 -
Anexos 12 y 13
Cdula de supervisin de auditora y de seguimiento
Instructivo de llenado
Identificador
Descripcin
1.
2.
Nmero de la auditora.
3.
4.
5.
6.
7.
- 52 -
Concepto
La orden de auditora contiene el fundamento legal correcto e incluye a los auditores pblicos
comisionados, el objetivo, alcances, conceptos y periodo a revisar
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
El contenido del informe incluye la problemtica general acorde con las observaciones,
antecedentes, objetivo y alcances de la auditora, resultados, conclusin y recomendacin
general.
20
rev.
(4)
No.
21
22
23
24
25
rev.
(4)
Concepto
El informe fue oportuno, completo, exacto objetivo, convincente, claro, conciso y til.
Los resultados de la auditora fueron notificados a la unidad auditada y a las instancias
correspondientes.
El informe se encuentra firmado por los Titulares del OIC, UAG Contralora Interna de la
SFP, segn sea el caso y dentro del mbito de sus respectivas competencias.
Se integr el expediente de la auditora de manera ordenada, con cdulas, informes, anexos
y papeles de trabajo generados en cada una de las etapas.
Los hallazgos que conllevan a presuntas responsabilidades administrativas fueron
comentados con el rea de Responsabilidades y se estn atendiendo sus recomendaciones
para la correcta integracin de los informes y expedientes correspondientes.
Aclaraciones o comentarios:
Elabor (5)
Jefe de Grupo
Revis (6)
- 54 -
Fecha (7)
No. concepto
1
2
3
4
5
6
Aclaraciones o comentarios:
Elabor (5)
Jefe de Grupo
Revis (6)
- 55 -
Fecha (7)
Anexo 14
Cdula nica de Auditora
Instructivo de llenado
Identificador
Descripcin
1.
2.
3.
4.
Nmero de la auditora.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
Nombre y firma de los Directores Generales Adjuntos de la SFP, segn sea el caso;
Titular del rea de Auditora Interna del OIC, o quien asuma el cargo, en el mbito de
sus respectivas competencias.
- 56 -
auditada:
Seguimiento
cantidad
(12)
Rubro (11)
Total:
Concepto
Observaciones originales
(19)
Solventadas
(20)
No solventadas
(21)
(22)
(23)
(13)
Montos
concepto
Fiscalizable
Fiscalizado
Monto por aclarar
Monto por Recuperar
Elabor:
miles de
pesos
(14)
(15)
(16)
(17)
(24)
Autoriz
nombre y firma
(25)
nombre y firma
- 57 -
cantidad
(18)
Anexo 15
Modelo de Informe para Casos de Presunta Responsabilidad Administrativa aplicable a
los rganos Internos de Control, Unidad de Auditora Gubernamental y
Contralora Interna de la SFP.
Nota: Las situaciones, datos y cifras reportados en el informe anexo son ficticios.
Antecedentes
1.
- 58 -
III.
Conducta
Describir la conducta (accin u omisin) atribuible al
servidor pblico, perfectamente confirmada y soportada
en documentos.
- 60 -
Servidor Pblico
considerando los datos de
identificacin sealados en el
cuadro anterior.
Conducta
Anexo 16
- 61 -
(NOMBRE Y CARGO)
Anexo 17
- 62 -
- 63 -
Anexo 18
Formato de Oficio para Solicitar Informacin al Administrador Local de
Auditora Fiscal
Lugar y fecha
ADMINISTRADOR LOCAL DE
AUDITORA FISCAL DE (LUGAR O REGIN)
(Domicilio)
Con fundamento en el Artculo 25, de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica
Federal, (en caso de dependencia), artculo 10 de la Ley Federal de las Entidades
Paraestatales (en caso de entidad), 8, fraccin XVI de la Ley Federal de
Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, 26 fraccin XIII, 29
fraccin VI, 41 fraccin V, 45 fraccin V, 79 fraccin XII y 80 fraccin II, inciso a),
numeral 4 del Reglamento Interior de la Secretara de la Funcin Pblica (para el
caso de que solicite la informacin el Titular de la UAG, el Director General Adjunto
de Auditoras Directas adscrito a esa Unidad, de la Contralora Interna de la SFP, el
Director General Adjunto de Auditora respectivamente, el Titular del rgano Interno
de Control el Titular de Auditora Interna del OIC), se le solicita de la manera ms
atenta su intervencin, a fin de que nos sea proporcionado, a la brevedad posible, el
domicilio fiscal y, en su caso, aviso de alta y baja del contribuyente
______________________ en razn de que dicha informacin es indispensable
para las investigaciones que conforme a sus facultades realiza esta dependencia del
Ejecutivo Federal, a travs de la Unidad de Auditora Gubernamental, Contralora
Interna de la SFP u rgano Interno de Control en ___(dependencia o entidad)__.
Agradezco de antemano la atencin que sirva dar a la presente peticin y aprovecho
la oportunidad para reiterarle mi ms distinguida consideracin.
ATE N TAM E N T E
SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIN.
(Nombre y Cargo)
- 64 -
Anexo 19
Formato de Oficio para Solicitar Informacin al Registro Pblico de la
Propiedad y del Comercio.
Lugar y fecha
_________________________________
DIRECTOR GENERAL DEL REGISTRO PBLICO
DE LA PROPIEDAD Y DEL COMERCIO DEL D.F.
VILLALONGIN No. 15
COL. CUAUHTMOC
MXICO, D.F. C.P. 06500
- 65 -