Seccin 13

El control de las cuentas y

documentos por cobrar

 En la administracin financiera de la empresa,

el administrador deber implementar todas
aquellas medida de control operativo que
salvaguarden los activos y el patrimonio de los
socios o accionistas, manteniendo as la
funcionalidad e integridad de la empresa.

 La direccin de la empresa debe asegurarse

del control de las cuentas y documentos por
cobrar que existe dentro de ella y para esto
debe contestar una serie de preguntas
encaminadas a proporcionar informacin
suficiente sobre si las cuentas y documentos
por cobrar estn siendo administrados en
forma eficiente

 1. Existe una separacin definida en las labores de

los empleados que registran las cuentas por cobrar
de los que hacen las facturas, de quienes hacen los
embarques y del cajero?

2. Las cuentas por cobrar son balanceadas

mensualmente con los libros de control?
3.Se envan estados de cuenta mensualmente a los
clientes?

 4. Los estados de cuenta mensualmente que

se envan por correo estn sujetos a un
control especial y por alguien que no los haya
balanceado con la cuenta de control?

5. Envan confirmaciones por sorpresa

peridicamente los auditores internos o algn
funcionario autorizado?
6. Las cancelaciones de las cuentas
incobrables son aprobadas por algn
funcionario autorizado?

 7.Existe un control apropiado sobre las

cuentas incobrables canceladas?
8. Las notas de crdito por devoluciones y
bonificaciones son aprobadas por algn
funcionario autorizado?
9. Las notas de crdito por devolucin estn
amparadas por una nota de entrada al
almacn?

 10. Los empleados del departamento del

embarque niegan el acceso al personal que
desempea sus funciones en el almacn y
viceversa?

11. Se requiere alguna orden escrita y

numerada para la salida de mercanca del
almacn?
12. Son estas ordenes controladas por la
oficina de tal manera que se asegure que
todas las ordenes de salida sean facturadas?

 13. Los datos de estas ordenes son

verificadas por:
A) Otro empleado de almacn
B) Un empleado de embarque

14. Los crditos son aprobados antes de

hacerse los embarques?
15. Se verifican en forma selectiva los
precios, sumas, clculos, descuentos, etc.,
despus de haberse preparado las facturas?

 16. Todas las reclamaciones por daos en

transito, faltantes, mercancas en malas
condiciones, etc., se registran en los libros o se
controlan de alguna otra manera tan pronto
como esas reclamaciones son conocidas o
atendidas?
17. Los documentos por cobrar y colaterales
son manejados por alguien que no tenga
acceso a los libros de contabilidad?

 18. Los documentos por cobrar son

balanceados mensualmente con los libros de
cotrol?
19. Las renovaciones y cancelaciones son
aprobadas por algun funcionario autorizado?
20. Se tiene un control adecuado sobre los
documentos descargados de la cuenta o no
registrados en las cuentas?

 21. Se tiene un registro apropiado sobre los

colaterales?
22. Los documentos estn fsicamente guardados
en lugares apropiados?
23. Las cuentas y documentos por cobrar en
moneda extranjera son convertidos peridicamente
a moneda nacional, con el tipo de cambio del cierre
del periodo?
24. Estn debidamente separados las cuentas y
documentos por cobrar en moneda extranjera de la
moneda nacional?

 El asegurarse de que las respuestas sean

positivas dar a la administracin una
seguridad para obtener buenos resultados de
control y que existan condiciones operativas
satisfactorias en general. Cuando haya
contestaciones
negativas,
se
deber
implementar alguna forma que garantice un
buen control y evite irregularidades, errores o
perdidas en que se pueda incurrir la operacin

 Todo lo anterior conlleva a establecer medidas

de control en la operacin de las empresas
para salvaguardar su activo, la verificacin y
exactitud de los datos y operaciones
realzadas, as como el desarrollo y fomento de
la eficiencia y reglas que deben seguir en la
administracin del negocio.