Contabilidad General y de Costos

mac Vctor Daniel Castro Palau

Contabilidad. Generalidades.
Concepto.
La contabilidad, se puede definir como la tcnica o disciplina que se encarga de registrar, clasificar y
resumir en trminos monetarios, las operaciones que realiza una empresa, as como analizar e interpretar los
mtodos financieros que generan. La contabilidad, es tambin, la tcnica de captacin clasificacin y registro de
las operaciones de una entidad para producir informacin oportuna, relevante y veraz, ayudando a hacer posible
la toma de decisiones en la entidad.
Podemos, asimismo decir que es la historia de un negocio en trminos monetarios.
Para llevar el registro de las operaciones que efecta, deben observarse reglas y procedimientos, que se
conocen como: Principios fundamentales de la contabilidad.

Principios Fundamentales de la Contabilidad.

1. De la Entidad. Los negocios deben ser considerados entidades perfectamente distintos de sus propietarios
y sus operaciones deben registrarse atendiendo al efecto que tienen en ellas y no en stos.
2. De la Realizacin. Las operaciones del ente econmico deben registrarse cuando se realicen
efectivamente.
3. Del Periodo Contable. Las actividades de una empresa son continuas, pero los cambios operados en el
patrimonio de los negocios deben conocerse e informarse por periodos regulares.
4. Del Valor Histrico. Los activos deben registrarse al precio efectivamente pagado por ellos, en efectivo o
crdito, en la fecha de su adquisicin y registro.
5. Del Negocio en Marcha. Salvo evidencia en contrario, la vida de la empresa se supone indefinida.
6. De la Dualidad Econmica. Tiene el antecedente eminentemente cientfico de la causa y el efecto, la
accin y la reaccin y se define estableciendo la doble presentacin (primero de registros cargos y
abonos y luego de informacin activos y pasivos ) que deben tener en contabilidad, las operaciones
cuantitativas del ente econmico.
7. De la Revelacin Suficiente. Siendo la informacin el objetivo fundamental de la contabilidad, el cual se
cumple a travs de los estados financieros, y siendo estos elementos de decisin para quienes los utilizan,
resulta imprescindible la exigencia de la claridad y la suficiencia en su contenido.
8. De la Importancia Relativa. Las operaciones de importancia menor no deben ser sujetadas
rigurosamente al trato que establecen los principios de contabilidad. Asimismo en la informacin misma
debe diluirse la intrascendente en beneficio de lo importante.

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9. De la Consistencia. Seala que cuando existen varias soluciones de registro para operaciones especficas,
la solucin seleccionada debe aplicarse sin cambios ao con ao, para garantizar la comparabilidad de la
informacin relativa.

Otros Conceptos.
Entidad Econmica. Es un conjunto de recursos materiales y humanos, para consecucin de fines
determinados.
Finanzas. Disciplina integrada por los conocimientos bsicos relativos a la determinacin de las
necesidades monetarias de una empresa y su satisfaccin.
Estados Financieros. Son informes cuantitativos, escritos, que se elaboran de manera ordenada,
sistematizada y consistente, proporcionando informacin financiera.
Recursos. Bienes y derechos con que cuenta una entidad para alcanzar sus objetivos.

Estado de Situacin Financiera

El Estado de Situacin Financiera o Balance General es el estado contable que muestra la situacin
financiera de una empresa a una fecha determinada.Comprende por una parte los bienes y derechos que posee
dicha empresa y por otra las fuentes de donde se han obtenido dichos bienes, sea por deudas y obligaciones a
corto y largo plazo o por aportaciones de los accionistas o socios, as como las utilidades dejadas en el ejercicio.
De esta forma se compone de tres grandes captulos: Activos, Pasivos y Capital.

Activo.
Es el conjunto de bienes materiales, crditos a favor, o derechos que tiene una empresa. Este se divide en
otros grandes rubros.
Circulante o A Corto Plazo: Aquel que posee el mayor grado de disponibilidad.
Fijo o A Largo Plazo: Aquellos cuyo grado de disponibilidad es reducido en virtud de poseerse con
intencin de uso, son aquellos recursos materiales de los que hace uso la entidad.
Diferido u Otros Activos: Son gastos de inversin efectuados antes de la constitucin de la entidad,
como por ejemplo, los gastos de seguros, y toda la documentacin legal.

Pasivo.
Es el conjunto de deudas que tiene una entidad con terceros, este se clasifica en 2 formas.
Corto plazo: Se incluyen aquellos adeudos que deben ser liquidados antes de un ao a partir de la fecha
que se registra en el balance.
Largo plazo: Aquellos adeudos cuya fecha de vencimiento es a ms de un ao a partir de la fecha del
balance.

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Capital Contable.
Es el concepto integrado por el capital inicial o social, reservas creadas, utilidades o perdidas obtenidas en
el ejercicio, etc.

Presentacin.
El Estado de Situacin Financiera o Balance General se puede presentar en forma de reporte o de cuenta.
En forma de cuenta es la ms usual, acomodndose el Activo del lado izquierdo (En orden de su disponibilidad,
Circulante, Fijo y Diferido) mientras el Pasivo (En orden de su exigibilidad) y Capital del lado derecho.
Productos Cuac, S.A. de C.V.
Estado de Situacin Financiera al 31 de Diciembre de 2004
(cifras en miles de pesos)
ACTIVO
Activo Circulante
Caja
Clientes
Inventarios
Documentos por cobrar
Suma de Activo Circulante
Activo Fijo
Edificio
Maquinaria y Equipo
Suma Activo Fijo
Activo Diferido
Pagos Anticipados
Papelera
Patentes y Marcas
Suma Otros Activos
Suma Activo

90,000
70,000
150,000
1,300,000
1,610,000
1,400,000
1,000,000
2,400,000
7,000
8,000
490,000
505,000
4,515,000

PASIVO
Pasivo a Corto Plazo
Proveedores
Documentos por pagar
Prstamos Bancarios
Cuentas por pagar
Suma de Pasivo a corto plazo
Pasivo a largo plazo
Acreedores a Largo plazo
Suma Pasivo a Largo Plazo
Suma Pasivo
CAPITAL CONTABLE
Capital Social
Utilidad del Ejercicio
Utilidad Acumulada
Suma Capital Contable
Suma Pasivo y Capital Contable

75,000
55,000
120,000
570,000
820,000
1,700,000
1,700,000
2,520,000
1,900,000
29,000
66,000
1,995,000
4,515,000

Siempre en un Estado de Situacin Financiera se utiliza la siguiente frmula, misma que debe mantenerse
en todo momento:

Activo = Pasivo + Capital

Las Operaciones.
La empresa realiza una gran cantidad de operaciones durante un ciclo, ejercicio o perodo contable, por
ejemplo: compra y vende mercancas, adquiere activos fijos, etc., todas estas actividades las debe registrar,
clasificar y resumir en el momento en que las va efectuando. Consecuentemente, vamos a tratar la forma en
que una operacin debe analizarse y posteriormente el procedimiento que debe seguir para anotar en la
contabilidad dichas operaciones.

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Analizar una operacin es determinar las repercusiones que se producen en el activo, pasivo o capital, ya
sea aumentando o disminuyendo dichos elementos. Estas alteraciones que se producen en el activo, pasivo y
capital, de ninguna manera desvirtan la igualdad expresada en frmula del Balance (A=P+C), puesto que dicho
principio constituye la base fundamental de la denominada teora del Partida Doble.
Esta teora se le atribuye a un Fraile Franciscano Luca Pacciolo, quien en el sigol XV observo que toda
operacin efectuada tiene una causa, que a su vez produce un efecto, existiendo una compensacin numrica
entre la una y el otro, o sea:

A Todo Cargo corresponde un Abono

La Cuenta.
Una cuenta es un recurso de contabilidad que se usa para registrar y sintetizar los aumentos y las
disminuciones de una sola partida de Activo, Pasivo o Capital. En su forma ms sencilla una cuenta se parece a
la letra T al lado izquierdo se le denomina debe y al registrar una operacin se dice que se carga; al lado
derecho se le llama haber y al afectarlo se dice que se abona. El saldo de una cuenta es la diferencia de las
sumas entre lo cargado y lo abonado a la misma cuenta. Cuando la suma del Debe es superior a la del Haber el
saldo es deudor, y cuando la suma del haber es superior a la del debe el saldo ser acreedor. Representando
grficamente tenemos:

CARGO
DEBE

ABONO
HABER

Si comparamos con el Estado de Situacin Financiera, encontramos

Debe (cargo)

Haber (abono)

Activo

Pasivo
Capital

Podemos por lo tanto entender para el Activo, que el activo aumenta cuando se carga y disminuye cuando
se abona
Debe (cargo)

Haber (abono)

+ Activo

- Activo

El Pasivo, disminuye cuando se carga y aumenta cuando se abona.

Debe (cargo)

Haber (abono)

- Pasivo

+ Pasivo

El Capital, disminuye cuando se carga y aumenta cuando se abona.

Debe (cargo)

Haber (abono)

- Capital

+ Capital

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Por lo tanto, se tendra:
Una Disminucin de Activo
A todo Aumento de Activo corresponde:

Aumento de Pasivo
Aumento de Capital
Una Disminucin de Activo

A Toda Disminucin de Pasivo corresponde:

Aumento de Pasivo
Aumento de Capital
Una Disminucin de Activo

A Toda Disminucin de Capital corresponde:

Aumento de Pasivo
Aumento de Capital

En resumen, podemos representar as:

Debe (cargo)

Haber (abono)

+A
-P
-C

-A
+P
+C

Estado de Resultados
Este documento nos muestra los resultados obtenidos en las operaciones de una empresa en un periodo
determinado. Tambin se le conoce como Estado de Prdidas y Ganancias.
Este estado financiero nos permite conocer y analizar, la razonabilidad de las ventas, costos, gastos y la
utilidad o prdida.
Se considera como un estado complementario del Balance General. Puesto que ste muestra nicamente la
utilidad o prdida del ejercicio, y el estado de resultados muestra la forma en que se ha obtenido dicho
resultado.
La estructura de un Estado de Resultados maneja los siguientes elementos.
Ventas Totales. Son el importe total de las mercancas entregadas a los clientes, vendidas al contado o a
crdito.
Ventas Netas. Se determinan restando de las ventas totales el importe de las devoluciones y rebajas
concedidas sobre ventas.
Costo de lo Vendido o Costo de Ventas. Se obtiene sumando los siguientes conceptos (inventario inicial
mas compras netas menos inventario final igual a costo de lo vendido).
Utilidad Bruta. Es la diferencia existente entre las ventas netas menos el costo de las mismas.

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Utilidad de operacin. Es la diferencia que resulta de la utilidad bruta menos gastos normales de la
empresa. (administracin, ventas, etc.)
Utilidad o Prdida del Ejercicio. Es el resultado de las operaciones de una empresa, generalmente de
un ao que modifican el capital o patrimonio de los accionistas incrementndolo en el caso de la utilidad y
disminuyndolo en el caso de las prdidas.
Una estructura general del Estado de Resultados es la siguiente:
Ventas
menos

Costo de Ventas
Utilidad o Prdida Bruta
menos

Gastos Administracin
menos

Gastos de Venta
Utilidad o Prdida en Operacin
menos

Gastos Financieros
ms

Productos Financieros
menos

Otros Gastos
ms

Otros Productos
Utilidad o Prdida antes de Impuestos
menos

Impuestos y PTU
Utilidad o Prdida del Ejercicio
Un ejemplo tenemos:
C.D.D. S.A de C.V.
Estado de Resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2005
Ventas

200,000.00

Costo de Ventas

120,000.00

Utilidad Bruta
Gastos de Venta

80,000.00
10,000.00

Utilidad en Operacin
Impuestos
Utilidad Neta

70,000.00
35,000.00
35,000.00

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ACTIVO. Cuentas de saldo Deudor
Activo Circulante o A corto Plazo
Cuenta
Caja
Bancos

Clientes
Documentos por cobrar
Deudores Diversos
Almacn o Inventario

Se Carga por
Entradas de dinero en efectivo.
Depsitos (en efectivo, con cheque, transferencias).
Ventas que son pagadas con cheque, transferencias,
etc.
Intereses que el banco pague.
Adeudos de nuestros clientes.
Ventas realizadas a crdito.
Intereses cobrados por adeudos.
Documentos que firmen a favor de la empresa (deudas,
ventas, documentos endosados a favor de la empresa,
etc.)
Prstamos realizados.
Deudas diferentes a las generadas por ventas.
Mercanca a precio de costo.
Compra de mercanca.
Mercanca devuelta por los clientes.

Se abona por
Salidas de dinero en efectivo.
Retiros.
Pago de cheques a terceros.
Comisiones bancarias
Pagos que realicen nuestros clientes (efectivo, cheques,
con ttulos de crdito, transferencias de deuda)
Documentos cobrados.
Documentos cancelados.
Documentos endosados a favor de terceros.
Pagos realizados.
Cancelacin de deudas.
Salidas de mercanca a costo (por ventas, devoluciones
a los proveedores)

Activo Fijo o a Largo Plazo

Cuenta
Mobiliario y Equipo de
oficina
Equipo de Transporte
Maquinaria
Terreno
Edificio

Se Carga por

Costo de adquisicin.
Compras de nuevo activo fijo.

Se abona por

Venta del mismo

Activo Diferido u Otros Activos

Cuenta
Patentes y marcas
Depsitos en garanta
Gastos de Instalacin
Gastos de Organizacin
Papelera
Pagos adelantados
(seguros, rentas,
intereses, cuotas)

Se Carga por
Costo de las patentes y marcas
Depsitos otorgados en garanta (anteriores o nuevos)
Importe pagado en la instalacin y adaptacin de las
instalaciones.
Importe pagado por la organizacin de las empresas o
nuevas asesoras (notariales, consultores, etc)
Existencias al iniciarse.
Nuevas compras
El importe del pago adelantado al iniciar.
El importe de nuevos pagos adelantados siempre y
cuando abarquen cuando menos hasta el fin del
periodo.

Se abona por
La venta o abandono de las mismas.
Cantidades recuperadas o aplicadas al expirar los
contratos
Por el total al desecharse la instalacin anterior.
Por el total al ser desechada la organizacin anterior.
Papelera y tiles consumidos
La parte de los pagos adelantados que hayan sido
usados o devengados al terminar el periodo.

PASIVO. Cuentas de saldo Acreedor.

Pasivo a corto plazo
Cuenta
Proveedores
Acreedores diversos
Impuestos por pagar
Documentos por pagar

Se Carga por
Pagos efectuados por mercancas compradas a crdito
Importe de las Devoluciones hechas a los proveedores.
Descuentos, rebajas y bonificaciones por compras
Pagos que se efectan por deudas y obligaciones
contradas en actividades diferentes a la compra de
mercanca.
Por anticipos a cuenta de impuesto anual.
Pago final de impuestos.
Pago del valor de documentos firmados

Se abona por
Compras efectuadas al proveedor o a crdito.
Intereses que sean cobrados por demora en los pagos.
Deudas y obligaciones contradas en actividades
diferentes a la compra de mercanca.
Intereses causados por demora en los pagos.
Impuesto calculado.
Valor nominal de documentos firmados pendientes de
pago con plazo menor de un ao.

Pasivo a largo plazo

Cuenta
Acreedor Hipotecario
Documentos por pagar
a largo plazo

Se Carga por
Pagos realizados para amortizar (disminuir) la deuda
Pago del valor de documentos firmados

Se abona por
Importe de la hipoteca segn la escritura otorgada.
Valor nominal de documentos firmados pendientes de
pago con plazo mayor de un ao.

CAPITAL. Cuentas de saldo Acreedor

Cuenta
Capital Social

Se Carga por
Devoluciones realizadas a los dueos o accionistas

Se abona por
Aportaciones de los socios (iniciales y nuevas)

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CUENTAS DE RESULTADOS
Cuenta
Se Carga por
Ventas (Saldo:
Precio de venta de mercancas devueltas
Acreedor)
Rebajas concedidas
Costo de Ventas: (Saldo Costo de la mercanca vendida.
Deudor)
Gastos de viaje (viticos), representacin, comisiones,
sueldos a vendedores
Gastos de ventas (Saldo
Gastos de publicidad, promocin
deudor)
Gastos de las oficinas de venta (luz, telfono, renta,
transporte de mercanca, etc.)
Sueldos de gerencia, personal de oficina.
Gastos de
Administracin (Saldo Gastos referentes a las oficinas generales (luz, telfono,
deudor)
etc.)
Gastos no normales a la operacin de la empresa
Otros gastos y
productos (saldo deudor
o acreedor segn se
registren)
Intereses y comisiones pagadas por la empresa
Gastos y productos
financieros (saldo
deudor o acreedor
segn se registren)

Se abona por
Importe de la mercancas a precio de venta
Costo de la mercanca devuelta.
Cancelaciones o traspasos a otras cuentas

Cancelaciones, correcciones y traspasos a otras

cuentas.
Productos o ingresos por operaciones no normales u
ordinarias (utilidad en venta de activo fijo, venta de
desperdicio, etc.)
Intereses cobrados a la empresa.