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ORGANIZACIN DE EVENTOS III
UP Universidad de Palermo
Facultad de Diseo y Comunicacin
Titular de ctedra: Lic. Adriana Bruno

2012

UP Organizacin de Eventos III
Lic. Adriana Bruno

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PLANIFICACIN ACADMICA

Universidad: UP Universidad de Palermo
Facultad: Diseo y Comunicacin
Asignatura: Organizacin de Eventos III

Objetivos generales de la asignatura
Conocer los diferentes tipos de eventos multidisciplinarios y la planificacin particular de
cada uno segn sus caractersticas singulares.
Profundizar conceptos para que el alumno maneje la organizacin.
Adquirir herramientas para crearlos y organizarlos.
Trabajar sobre la profesionalizacin del organizador.
Adoptar una actitud crtica frente a los diferentes eventos.

Programa de la Asignatura
Unidad 1. Los eventos multidisciplinarios
Introduccin y generalidades. Los organizadores y su estructura. El perfil del grupo organizador. La
estructura de la organizacin. Perfil del Coordinador General. Perfil y funciones generales de los
Coordinadores de rea. Organizacin de reuniones eficaces.

Unidad 2. El comit organizador
Funciones y acciones por reas de coordinacin: la Coordinacin General, la Coordinacin Tcnica,
la Coordinacin de Administracin, la Coordinacin de Comercializacin y Difusin, la Coordinacin
de Operaciones, la Coordinacin de Informacin y Relaciones Pblicas, la Coordinacin de
Finanzas y la Coordinacin de Exposiciones.

Unidad 3. Las convenciones y los congresos
Particularidades. Clasificacin de los grupos, congresos y convenciones: desde el punto de vista
del mercado, del fin que persiguen y la forma en que se desarrollan. El folleto promocional. Los
servicios. Los programas. Las actividades especiales. Las mesas de trabajo. Los ponentes.

Unidad 4. Los estilos o dinmicas comunicacionales
Clasificacin: formales- informales- mixtas. Sus particularidades. Conferencia, simposio, mesa
redonda, panel, dilogo o debate pblico, entrevista o consulta pblica, entrevista colectiva, debate
dirigido o discusin guiada, grupo de discusin (pequeo), Phillips 66, cuchicheo, seminario y foro.

Unidad 5. La ciudad sede y la locacin
La ciudad sede. Clasificacin de ciudades. Permisos y licencias. Convocatoria para elegir la sede.
La locacin. Los tipos de espacios. Los circuitos y recorridos. El alojamiento. Los contratos con
hoteles, centros de convenciones y/o predios feriales.

Unidad 6. Los mdulos de servicio
Introduccin. Orientacin e informes. Recepcin, registro y entrega de materiales. Centro de
operaciones. Sala de prensa. Otros mdulos.

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Unidad 7. La logstica
La calendarizacin: Grfico o Diagrama de Gantt, Cronograma y Agenda. Sistema de informacin
y comunicacin. Sistema de registro. Distribucin de documentacin. Sistema de alimentos y
bebidas. Sistema de transportes. Sistema de sealizacin. Sistema de seguridad y emergencias.
Simulacros o ensayos. Capacitacin. Sistema de control presupuestario. Convocatoria de medios
de comunicacin.

Unidad 8. Los recursos tcnicos y humanos
Los recursos tcnicos y humanos involucrados. Abogados. Agencias de viajes. Edecanes.
Equipamiento para soporte general. Fotgrafos y camargrafos. Maestro/s de ceremonias.
Personal de mantenimiento. Seguros. Servicio gastronmico. Sonidistas y equipamiento. Tarjetas
de crdito. Tcnicos audiovisuales y equipamiento. Los materiales. Cartelera. Personificadores.
Materiales generales. Materiales para mesas de trabajo. Reconocimientos.

Unidad 9. La comercializacin y difusin
La estrategia de marketing. La fuerza de ventas. La campaa de difusin. La difusin de prensa.
Los documentos y formularios: folleto promocional, directorio general, boletines de prensa,
discursos de inauguracin y clausura, conclusiones del evento, informes tcnicos de ponencias
magistrales, informe financiero y memoria. Donativos, patrocinios y apoyos financieros. Cartas.
Cdulas y/o formularios de control.

Unidad 10. Las exposiciones
Antecedentes. Caractersticas de las ferias y exposiciones. Exposiciones internacionales. Los
organizadores. Objetivos de los organizadores. Resultados esperados por los organizadores.
Comercializacin. Folleto promocional. Catlogo oficial. Los pabellones. El mdulo stand.
Inventarios. Mobiliario. Polticas de participacin. Seguridad. Cierre de la exposicin. Los
expositores. Las ventajas de participar como expositor. Los objetivos de los expositores.
Resultados esperados. Las acciones. La participacin adecuada. El presupuesto. La seleccin del
espacio y el stand. Los exhibidores. El transporte y la instalacin. La estrategia de marketing.
Estrategia en el stand. El personal y la capacitacin. Contrato de arrendamiento. Reglamento para
expositores y para construccin de stands.

Unidad 11. Los Eventos Deportivos
Tipos de competicin deportiva. Origen de un proyecto deportivo. Objetivos de los eventos
deportivos. Generacin de fondos. La estructura de control. Ceremonias y Actos. Instalaciones
deportivas. Formalidades administrativas. Elementos de publicidad y promocin.

Anexos

Bibliografa
- Fisher, John - Como organizar convenciones y congresos.
- Gil Gil, Jos - Competiciones deportivas.
- Apuntes del docente

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UNIDAD 1. LOS EVENTOS MULTIDISCIPLINARIOS

Identificamos como Eventos Multidisciplinarios a las Convenciones, Exposiciones y Eventos de
Competicin Deportiva y/o Cultural porque su realizacin implica la sumatoria de mltiples eventos que se
desarrollan de manera sucesiva y/o simultnea. Y este es el motivo en el cual se basa su complejidad, ya
que demandan una mayor cantidad de acciones a considerar, controlar y coordinar.

La ejecucin de este tipo de eventos requiere:
Un mtodo de trabajo lgico y efectivo para organizar actividades interrelacionadas, mediante un
procesos sistemtico.
Trabajar por Comisiones o Comits
Personal altamente capacitado por especificidad tcnica o especializacin acadmica
Gran cantidad de personal por reas especficas

La realizacin de stos, en todo el mundo, constituye una industria en la que se gastan muchos millones de
dlares, por ello los organizadores y los expositores cada da necesitan estrategias y tcnicas nuevas y
perfeccionadas para tener mejores resultados.
Como cualquier proyecto, es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto, hay mucho riesgo de no
alcanzar el xito o de tener un amplio desperdicio de recursos y esfuerzos.

La planificacin es fundamental para una buena coordinacin entre
todas las partes que intervienen en la realizacin y permite aumentar
las posibilidades de tener resultados positivos.

Ese plan debe convertirse en una estrategia especfica y consistente, representada por acciones concretas.
Tambin debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos especficos. Para cada objetivo
planteado se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar
sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y disear medidas de seguimiento que permitan
evaluar los avances y los resultados.
La seleccin y concepcin especfica de una convencin y el tener un propsito claro y concreto son
cruciales para tener xito en su realizacin. Los mal concebidos, generalmente despiertan poco inters y
pueden ocasionar prdidas de imagen, dinero y ser muy costosos.
El grupo de organizadores que vaya a intervenir debe participar en la elaboracin del plan y muchos planes
fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tienen que hacerlos realidad. Por eso, para una
buena planificacin el grupo organizador debe conocer la misin, objetivos, polticas, procedimientos,
programas, presupuestos, logstica, estrategias y tcticas.
Es importante estar convencido de la conveniencia y necesidad de desarrollar un proceso de trabajo
debidamente planificado para tener una mayor capacidad de respuesta y realizar eventos con calidad.

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La planificacin general debe incluir:
La definicin de los objetivos generales y especficos
Las polticas generales
La temtica general y particular del evento
El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes
La estructura de organizacin y la distribucin de funciones
La formacin, organizacin y programa del grupo de trabajo
La mecnica de trabajo y su realizacin (procedimientos)
Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero
La contratacin de lugares y servicios
Los programas de actividades tcnicas, recreacin, acompaantes y especficos
La asignacin de responsabilidades y las fechas de ejecucin
Las proyecciones de ventas y beneficios
Las estrategias de comercializacin y difusin
El control de la aplicacin de recursos por actividad
Las alternativas de accin en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y
soluciones
La capacitacin de los organizadores y personal de apoyo
La elaboracin y fijacin de mecanismos de supervisin, control y evaluacin
La elaboracin de la lista de seguimiento
Las fechas ms convenientes para la realizacin
El establecimiento del lugar y sede en el cual se realizar (ciudad y locacin)
Quines y cuntos ponentes y participantes sern
La definicin de ponentes magistrales y de mesas de trabajo
La determinacin de quienes participarn como invitados especiales
El pronstico de participantes esperados

Las caractersticas de un buen plan deben ser las siguientes:
Comprensible, concreto y sencillo
Flexible y adaptable para poder ajustarse rpidamente a los cambios que puedan surgir antes,
durante y despus haberse realizado
Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan participado en su elaboracin lo
puedan comprender fcilmente, o sea, que tenga una secuencia lgica

Por lo general en todo estos eventos, ocurren variaciones al plan original, sean stos positivas o negativas
es siempre recomendable volver a las premisas con base en las cuales ste se elabor, para verificar si
stas son vigentes, lgicas y congruentes con la realidad, lo que permitir la adopcin de las medidas
correctivas necesarias.
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La organizacin de un evento es muy dinmica, por lo que es necesario evaluar y ajustar para tener la
posibilidad de mantener en el tiempo congruencia y consistencia entre un grupo de acciones y un conjunto
de objetivos.
Planificar y evaluar, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando los avances, permite resolver
problemas y obtener mejoras constantes en los resultados. De aqu las ventajas de planificar:
Se tienen objetivos claros y definidos
Se establecen programas con metas para su alcance
Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos disponibles
Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas y las revisiones prcticas y efectivas
Coordina y unifica los esfuerzos del grupo organizador

Para definir la fecha y el lugar, hay que considerar diferentes variables que pueden influir en la decisin,
como pueden ser:
El tiempo necesario para la planificacin, organizacin, difusin y realizacin
La conveniencia o no, de celebrar el evento en das festivos y vacaciones en oficinas y escuelas,
para facilitar la asistencia
Otros eventos similares que otras empresas o agrupaciones pudieran llevar a cabo los mismos das
Fechas disponibles en centro de convenciones, hoteles y salones y que sean accesibles con los
tiempos de la mayora de los posibles participantes
El caudal de actividad en funcin del pblico objetivo al que est dirigido
El clima en el lugar donde se realizar

Los puntos citados se deben analizar y estudiar con mucho detenimiento, ya que pueden afectar o beneficiar
la asistencia de ponentes, personalidades y participantes. A su vez, no es cuestin de considerar uno u otro
de los puntos, sino que se deben contemplar la totalidad de los mismos, pues solo as llegaremos a
establecer la fecha y lugar ideal para la realizacin del evento en cuestin.
El tiempo de anticipacin para empezar los preparativos depender de la magnitud y caractersticas de cada
convencin en particular. Igualmente debemos considerar que este tipo de eventos nunca es menor a 6
meses y hay algunas que hasta llegan a llevar aos de anticipacin, como ser el caso de las grandes
competencias deportivas (por ejemplo: mundiales de ftbol) o convenciones internacionales (por ejemplo: el
Congreso Internacional de Dermatologa en Argentina).
El mayor atractivo de este tipo de eventos y lo que causa ms impacto es el prestigio de las personalidades
y ponentes que participen y su relacin con el tema y objetivos del evento, al igual que los expositores
presentes. En consecuencia, los puntos bsicos para garantizar la concurrencia son:
La temtica siempre debe ser interesante y de actualidad para el grupo que vaya a asistir.
Se debe invitar o contratar conferencistas de calidad y reconocidos en el medio.
Es importante revisar sistemticamente el avance del plan y los
programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer.
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Los expositores participantes (en cantidad, calidad y reconocimiento) dan gran solvencia.
Siempre debemos tener en cuenta que debe existir oferta para todos los niveles profesionales existentes, ya
que el nivel de los conferencistas no implica que sean buenos o malos, los mismos siempre debern ser
reconocidos. Simplemente el hecho pasa por el nivel de especificidad tcnica en su materia, dependiendo
del grado de especializacin de los participante, ya que no es lo mismo una convencin realizada para
estudiantes o profesionales recin recibidos que para masters o profesionales avanzados. Estos ltimos
consumirn eventos que les permitan ahondar sobre una temtica y/o problemtica especfica, mientras que
los primeros lo harn sobre eventos que le proporcionen conocimientos ms generales.

LOS ORGANIZADORES Y LA ESTRUCTURA

PERFIL DEL GRUPO DE ORGANIZADORES
Durante de la etapa de planificacin hay que definir con mucho cuidado el perfil del grupo de organizadores,
ya que sern los responsables de su realizacin y en gran medida del xito.
La calidad de un evento estar determinada, fundamentalmente, por la experiencia y capacidad de trabajo
del grupo de organizadores que intervenga y por la elaboracin de un programa de trabajo realista, que
contemple todas las actividades necesarias para que sea exitoso.
Los responsables del reclutamiento y seleccin de los integrantes del comit organizador deben de
considerar los requisitos de las descripciones de los puestos previamente establecidos.

Los organizadores deben tener una formacin profesional y experiencia prctica que les
permita cumplir con las complejas funciones y actividades que demanda cada evento en
particular. Adems, deben tener tacto y diligencia profesional con los participantes, invitados,
ponentes y expositores.

Tambin deben propiciar un ambiente positivo de trabajo para obtener la colaboracin abierta de quienes
estn involucrados en la realizacin. Es preferible que el personal sea extrovertido y que se faciliten las
RRPP, ya que se interacta con muchas personas. Es conveniente equilibrar las personalidades de los
miembros del comit organizador buscando formar un grupo con diferentes perfiles, lderes, supervisores,
administradores, operadores, creativos y personal de apoyo. Dado que se requiere de cientos de personas
para organizar las diferentes actividades muchas veces se cuenta con voluntarios y es necesario dividir muy
bien las funciones de stos y de los miembros del comit organizador, para evitar duplicidad de funciones y
malos entendidos. Para ello, dentro del plan contemplar la capacitacin del grupo de organizadores y
voluntarios, ya que el personal est ms dispuesto a entregarse a su trabajo si tiene informacin de lo que
se est haciendo.

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LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN
La estructura del Comit Organizador que se propone, para la mejor consecucin de este tipo de eventos,
est formada por una Coordinacin General apoyada por siete (7) Coordinaciones de reas:
1. Tcnica
2. Administracin
3. Comercializacin y Difusin
4. Operacin
5. Relaciones Pblicas e Informacin
6. Finanzas
7. Exposiciones
Dada la complejidad y envergadura de este tipo de eventos es imposible que un OPR pueda realizarlo solo y
es por eso que se trabaja por Comisiones o Coordinaciones de rea. El OPR es especialista en la
organizacin general, pero lgicamente no es erudito en la temtica especfica a desarrollar durante el
mismo, no cuenta con el tiempo suficiente para poder acaparar la totalidad de las tareas y, aunque tiene los
conocimientos suficientes para poder controlar, no est capacitado para realizar los trabajos especficos de
cada rea en particular. Por eso, cada coordinacin debe estar formada por un equipo de trabajo que tenga
la formacin y experiencia acorde a su rea de desarrollo.
Dependiendo de la magnitud del evento y para poder visualizar de manera ms clara lo dicho, veremos
cmo se requiere tener personal capacitado y calificado en algunos puestos claves que dependern, segn
su rea de desarrollo, de las distintas Coordinaciones mencionadas previamente y que son:
Coordinador General
Coordinador de cada rea
Administrador del sistema de registro
Administrador del sistema de hospedaje
Administrador del sistema de informacin y comunicacin
Administrador del sistema de alimentos
Administrador del sistema de adquisiciones
Administrador del sistema de seguridad
Administrador de exposicin
Responsable de ventas
Responsable de la difusin y la publicidad
Responsable del diseo y la decoracin
Responsable del rea jurdica
Responsable de la tesorera
Responsable de la capacitacin
Responsable del centro de operaciones
Responsable de la sala de prensa
Responsable de los medios de comunicacin
Responsable de ponentes e invitados especiales
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Responsable de edecanes
Responsable del personal de apoyo e intendencia
Responsable del servicio mdico
Responsable de la guardera
Responsable de msica y espectculos
Responsable del sonido, video, iluminacin, fotografa y grabacin
Responsable del mantenimiento y servicios generales
Responsable de los recursos materiales
Responsable de los servicios tursticos
Responsable de los eventos especiales
Contador general
Esta lista nos da una perspectiva ms clara de la cantidad de acciones, capacidades y personas que se
requiere bsicamente para la realizacin de estos eventos.

PERFIL DEL COORDINADOR GENERAL
Encontrar un buen coordinador de convenciones no es fcil, ya que se requieren diferentes habilidades y
conocimientos para hacer un buen trabajo; tiene que ser un profesional con experiencia en eventos de esta
naturaleza, en puestos de direccin, con amplio criterio y sentido comn para manejar diversas situaciones;
debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones,
suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora, para poder llevar a cabo eficientemente su
responsabilidad.
Adems, debe ser metdico, pragmtico, detallista, flexible, organizado, tener buen sentido del humor,
conocimientos de administracin e informtica, dominio del idioma ingls y si es posible otros idiomas,
cultura general y buena reputacin y presentacin.
Para que logre que un evento cumpla con los objetivos planteados requiere de la coordinacin eficiente de
muchos y variados detalles; no es sencillo, pero con un buen equipo de trabajo y una adecuada divisin de
funciones se puede cumplir con los objetivos planteados. Y para esto es fundamental aplicar los criterios de
unidad de mando, alcance de control, homogeneidad operativa y delegacin efectiva.
El Coordinador General no puede tener crisis personales, estar deprimido, no terminar lo que empieza,
ignorar los comentarios y sugerencias de sus colaboradores y salir los fines de semana durante un perodo
largo. No olvidemos que llegado el momento del evento, se requiere de mucha concentracin y presencia.

PERFIL Y FUNCIONES GENERALES DE LOS COORDINADORES DEL REA
El perfil deber ser, en lo posible, similar al del Coordinador General, destacando por su importancia la
experiencia que tenga en el rea que se le vaya a asignar y en la realizacin de convenciones.
Las funciones generales de los coordinadores de rea son:
Lograr el adecuado cumplimiento de los objetivos
Coordinar los trabajos en su rea
Ejecutar el trabajo conforme al programa general previsto, aplicando los procedimientos y tcnicas
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establecidas y con los alcances predeterminados
Detectar las desviaciones al programa y poner en prctica las modificaciones que se vayan autorizando
Formular y organizar toda la documentacin oficial y los papeles de trabajo con base en un mtodo
previamente establecido
Cumplir con las normas generales y procedimientos establecidos para el evento
Hacer uso de los recursos con economa, eficiencia y eficacia
Informar al Coordinador General de todos los pormenores del evento.
ORGANIZACIN DE REUNIONES EFICACES

Reunin: conjunto de personas reunidas fsicamente en un local para tratar un tema coordinado por un
conductor.
Ya sean las que mantengamos con nuestros clientes o las convenciones en s mismas, todas las reuniones
responden al siguiente lineamiento bsico:

TIPOS DE REUNIONES
Informativas
Para recoleccin de informacin
Formativas o de capacitacin
Incentivas
Para intercambio de puntos de vista
De negociacin o acuerdo
Generadoras de ideas
Para toma de decisiones

FUNCIONES DEL CONDUCTOR
Clarificacin
Al comienzo de la reunin debe asegurar que el objetivo de la misma est claro para los participantes y
que existe conformidad.
Durante el transcurso ayuda a los participantes a comprenderse, formulando preguntas para corroborar
que se ha comprendido lo dicho y si no es as intentar aclararlo.
Ejemplo de esto es que durante un evento, cualquier sea, alguien (generalmente un locutor, un directivo
de la compaa o un animador), luego de dar la bienvenida a los presentes, cuenta mnimamente cual es
el motivo de convocatoria, como se desarrollar la jornada y que suceder durante la misma.
Control
Ayuda al grupo a fijar los procedimientos o normas que permitan la comunicacin.
Regula la reunin impidiendo que alguien monopolice.
Evita las desviaciones de los temas especficos a tratar.
Estimula a los que no participan.
Administra bien el tiempo.
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Relajamiento
Elimina toda tensin provocada por desconocimiento de los participantes, oposicin de caracteres,
oposicin de opiniones, etc.
Crea un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicacin en grupo, sin suprimir los
posibles conflictos sino logrando su discusin en armona.
Es conciliador y modula el desarrollo de la reunin.

Motivacin
Incentiva y dinamiza al grupo para que sienta deseos de realizar "algo.
No debemos olvidar que en cualquier tipo de reunin (evento) el asistente/invitado se siente muy
expuesto y generalmente preferira estar en cualquier otro lugar, menos en ese, con lo cual es
fundamental crear las condiciones necesarias para que se abra a la experiencia, se involucre, se sienta
cmodo y distendido, porque solo as podremos llegar a l y lograr que los objetivos buscados se logren
de manera real y efectiva.

CARACTERSTICAS DE UN BUEN CONDUCTOR
Demuestra seguridad para lograr confianza y tranquilidad. El grupo necesita pensar que se encuentra en
buenas manos.
Algunas tcnicas para lograrlo:
Preparacin fsica: como colocar el cuerpo
Preparacin psicolgica: superar el miedo ante juicios de grupo
Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras
Mirar a los ojos de la audiencia
Evitar posturas defensivas
Moverse para ocupar espacio
Evitar pensamientos negativos: pensar que no funcionar la reunin
Encontrar un hilo conductor para cuando el tema se desva

Adopta la funcin de animador del grupo:
Animador directo: fija los objetivos y los mtodos que se utilizarn. Evita constantemente desvos o
desconocimientos de la naturaleza del problema.
Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y mtodos, sus intervenciones se
remiten a regular la reunin y a reformular. Deja que el grupo encuentre solo el camino correcto.
Solamente cumple una misin de ayuda.

Sabe reaccionar delante de situaciones imprevistas:
Prev la falta de materiales para el desarrollo de la reunin, tiene en cuenta posibles situaciones de
conflicto entre los participantes.
Ante un ambiente agresivo, el conductor debe:
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No involucrarse en la situacin emocional
Buscar causas de la situacin. La mejor manera es interrumpir la reunin y preguntar a los miembros
que es lo que pasa.
Durante un evento la funcin del conductor est cubierta por diferentes personas a la vez, dependido al
grupo que est bajo su conduccin. Para que se entienda de manera clara citaremos un ejemplo: el OPR
ser el conductor de todos los tcnicos involucrados en el evento, mientras tanto, el locutor/animador ser el
conductor de los invitados/asistentes. A la vez, cada disertante ser el conductor de invitados/asistentes
durante el desarrollo de su intervencin.

PREPARACIN DE UNA REUNIN
Para que una reunin sea til tiene que estar bien preparada y se deben tener en cuenta los aspectos
materiales y los funcionales siempre. Ya sea un evento, una reunin con el cliente o con proveedores o una
charla con el equipo de organizacin, los pasos a cumplir son siempre los mismos y conforman el ABC de
toda reunin.
Podemos dividir la preparacin (previo a la reunin) en 5 pasos:
1- Definicin de los objetivos: los que se han de lograr y los que seran interesantes (objetivos
secundarios). Si los prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.
2- La eleccin de los participantes: la eficacia de una reunin depende mucho de los participantes
ya que deben ser compatibles.
3- Planificar el desarrollo de la reunin: el orden del da, es decir, el desarrollo de las cuestiones
que se abordarn.
4- Organizacin del material de la reunin: documentos, preparacin de la sala y aspectos anexos
(la botella de agua, papelera, lapiceras, etc.), recordatorio de la convocatoria, confirmacin de
asistencia.
5- El desarrollo en s mismo

DESARROLLO DE UNA REUNIN
Al comenzar la reunin se debe:
1- Presentar a los participantes
2- Darles confianza
3- Presentar el tema de la reunin
4- Fijar los objetivos de la reunin
A travs de la presentacin se crea un clima de confianza, ya que en un primer momento los participantes
se sentirn ansiosos porque se sienten observados por los otros.
La presentacin del tema de una reunin implica: establecer el tiempo de la reunin, de que se hablar,
porqu interesa hablar de ese tema y cules son las problemticas planteadas.
Finalmente explicar y comentar el orden del da. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos dentro
del periodo de tiempo de la reunin y en caso de quedar tiempo pasar a los objetivos secundarios y as
sucesivamente.

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UNIDAD 2. EL COMIT ORGANIZADOR

Con el objetivo de lograr un desempeo eficiente del Comit Organizador de cada evento en particular, se
deben agrupar las diversas funciones y acciones que se llevan a cabo durante su desarrollo y realizacin por
reas de Coordinacin.
En cada una de esas coordinaciones que enumeramos la clase anterior y que conforman el comit
organizador en su totalidad, se dividen todas las funciones y acciones necesarias para la relacin de un
evento de gran magnitud y que a partir de ahora profundizaremos con el propsito de dar una explicacin
ms amplia y concreta, para as comprender la forma de trabajar y llevar a la realidad este tipo de eventos.

LA COORDINACIN GENERAL
El coordinador general es el responsable de que se cumplan los objetivos y metas as como de administrar y
ejecutar el evento. En saber destinar el tiempo adecuado a cada una de stas, se basa el xito de los
buenos coordinadores de eventos.
Tiene roles fundamentales:
Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y nmero de participantes,
tener una campaa publicitaria exitosa, tener actividades creativas.
Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administracin y operacin, antes, durante
y despus del evento.
Su funcin principal es la de dirigir y supervisar que los coordinadores de reas y su grupo cumplan con sus
obligaciones.
La sugerencia de los Coordinadores especialistas de eventos es que no hay que asumir o suponer nada. El
Coordinador debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento, saber qu, cundo, cmo, por qu y
dnde, sobre cualquier detalle relacionado con la convencin. Y desde el da que se inaugura el evento, el
coordinador general no puede abandonar la sede por ningn motivo.
A continuacin se detallan las funciones principales del coordinador general. La mayor parte de stas las
lleva a cabo conjuntamente con los coordinadores de rea y son:
1. Realizacin y desarrollo de la Convencin:
Reclutar a los miembros del Comit Organizador.
Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
Establecer objetivos y metas.
Planificar, organizar, dirigir y controlar la realizacin y desarrollo general.
Supervisar el trabajo que realice el Comit Organizador, desde la planificacin inicial hasta el
trmino del evento.
Desarrollar un sistema eficiente de coordinacin y supervisin, para garantizar que todas las
actividades que se lleven a cabo se hagan con un espritu profesional y de calidad.
Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse, de tiempo completo.
2. Polticas, reglamentos, programas y procedimientos
Coordinar que stas se cumplan y que se den a conocer a todos los posibles participantes.
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Definir y elaborar las polticas, procedimientos y programa general junto al resto de los
Coordinadores de rea.
Redactar el reglamento general y uno tcnico adecuado a las caractersticas especficas de cada
evento, con la colaboracin de todas las reas.
Elaborar el reglamento y programa tcnico junto al Coordinador Tcnico.
3. Coordinadores de rea
Coordinarlos y supervisarlos. La buena coordinacin y comunicacin de los organizadores y
responsables de diferentes reas facilita las labores y el logro de los objetivos del evento.
Para maximizar la coordinacin entre todos los organizadores, se deben tener juntas peridicas para
el intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los responsables de las diferentes reas.
Tambin deber mantener reuniones con cada responsable en particular.
Mandar la orden del da de cada reunin que se realice a cada uno de los organizadores con la
suficiente antelacin, para que cada reunin de Comit a realizar resulte lo ms provechosa posible.
Elaborar al final de cada junta una minuta con los compromisos contrados y los detalles de cada
reunin, que deber estar firmada por todos los presentes.
Cuando se aproxima la fecha del evento las reuniones del comit organizador deben ser con ms
frecuencia y se deben supervisar y evaluar los avances en los programas de cada una de las
coordinaciones de rea.
Transmitir al equipo espritu de colaboracin entre todo el grupo de organizadores, ya que esto
redundar en mayor calidad del producto final.
Definir e implementar sistemas de cooperacin y comunicacin entre las coordinaciones, antes,
durante y despus del evento.
Establecer y automatizar la comunicacin y el intercambio de informacin eficiente, ya que asegura
la participacin de todos y facilita la toma de decisiones.
Armar el programa de trabajo para cada rea que forme parte de la estructura de organizacin del
Comit Organizador, para poder medir avances y desviaciones y, dado el caso, tomar las medidas
pertinentes.
4. Sistemas y procedimientos
Sistematizar la planificacin, organizacin, ejecucin y evaluacin general.
Junto al Coordinador de Administracin desarrollar y establecer los procedimientos y sistemas para
facilitar la realizacin.
En eventos de gran magnitud, contratar personal profesional para desarrollar estos sistemas,
entendiendo por sistemas a los softwares necesarios para automatizar la informacin y evitar que se
pierda cualquier tipo de dato relevante para la organizacin del evento en su totalidad.
Capacitar al personal para que conozca los sistemas y procedimientos.
Disear y supervisar el sistema de registro.
Disear y supervisar el sistema de informacin.
5. Presupuesto general y flujo de dinero
Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores.
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Verificar los precios de los servicios contratados y/o productos adquiridos.
Elaborar el presupuesto preliminar.
Controlar, autorizar y verificar el uso del presupuesto general y flujo de dinero, ya que conocer el
flujo de caja permite manejar eficientemente las finanzas del evento.
Junto al Coordinador de Finanzas son los responsables de supervisar el manejo y uso del dinero que
ingrese por todo concepto.
6. Financiamiento, donativos y patrocinios
Coordinar su gestin y tramitacin junto al Coordinador de Finanzas y al de Relaciones Pblicas.
Para lo relacionado con el trmite, registro y control de financiamientos el responsable es el
Coordinador de Finanzas.
Esta responsabilidad es de las ms difciles y en muchos eventos es fundamental para el xito del
mismo contar con los fondos suficientes.
Los donativos pueden ser en especie o en dinero dependiendo de las necesidades y posibilidades
de ambas partes.
7. Cuidad sede, centro de convenciones y hoteles
Junto al Coordinador de Administracin debe seleccionar la ciudad que cumpla con los requisitos
necesarios.
Visitar las posibles sedes.
Supervisar el sistema de alimentacin.
Escoger mens y tipos de servicio, tanto sea para participantes, como para disertantes y personal de
la organizacin general,
8. Programas de actividades, difusin y trabajo
Aprobar los programas generales y especiales de actividades, difusin, trabajo, inauguracin y
clausura.
La intervencin del Coordinador General y de los dems Coordinadores en este punto es
indispensable, ya que los programas (cronogramas y agendas) son la base para la organizacin y
realizacin de toda convencin
Medir sus avances y cumplimiento de los programas
En el caso de desviaciones de los programas originales, debe de analizar y aprobar los cambios que
considere pertinentes y ajustar debidamente la logstica general.
La inauguracin y clausura son algunas de las actividades ms relevantes e importantes, por lo que
debe autorizar los programas finales.
Autorizar y coordinar la logstica general y los programas de las actividades especiales, recreativas y
deportivas, culturales y sociales.
Seleccionar espectculos y artistas que formarn parte de las diferentes actividades programadas.
9. Imagen y mensajes
Conjuntamente con el Coordinador de Comercializacin y Difusin debe supervisar el manejo de la
imagen y los textos que den a conocer a los medios de comunicacin y al pblico en general.
Participar en la planificacin de la campaa de publicidad y promocin
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Definir estrategias de comercializacin y difusin.
10. Invitados y ponentes
Definir los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y de mesas de trabajo
Junto con el Coordinador de RRPP deben instrumentar y supervisar la logstica para la seleccin,
invitacin, recepcin y atencin de los invitados especiales, ponentes, participantes y acompaantes.
11. Medios de comunicacin
Definir los medios de comunicacin que se pretende invitar
Junto al Coordinador de RRPP y al de Operaciones debe autorizar la lista de medios invitados.
Definir el contenido de los escritos que se les enve.
El manejo y atencin de los medios de comunicacin, ser responsabilidad de la coordinacin de
RRPP y la de Operaciones
12. Presidiums
El Presidum es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan o presiden
el evento. En algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes principales, como por
ejemplo la inauguracin, los eventos intermedios y la clausura.
Ahora s, enumeremos las acciones que debe desarrollar el organizador en relacin a este grupo de
personas:
Junto a la Coordinacin de RRPP debe decidir la conformacin de los diferentes presidiums que se
instalen durante el evento.
Se recomienda que en los presidiums de las actividades de inauguracin y clausura estn las
personalidades ms destacadas del ramo o relacionadas con el tema del evento, as como los
principales directivos de la empresa o agrupacin y algunos organizadores.
Decidir quines van a ocupar los presidiums de las ponencias magistrales o de actividades
especiales.
13. Simulacros (o ensayos)
Programar y coordinar junto al Coordinador de Operaciones la prctica de simulacros.
Participar de manera personal en cada una de las prcticas de simulacro que se lleven a cabo
Este tipo de pruebas y prcticas es indispensable para detectar posibles fallas en la logstica y definir
con anticipacin los cambios necesarios.
14. Capacitacin
Supervisar que todo el personal participante en la organizacin est capacitado.
Junto al Coordinador de Operaciones debe elaborar el programa de capacitacin para todo el
Comit Organizador y para que esto se lleve a cabo con la mayor eficiencia posible tambin
colaborarn el resto de las Coordinaciones.
Cada coordinacin debe capacitar a su propio personal.
Cabe aclarar en este punto de manera general, que todo el personal involucrado en la organizacin
debe estar enterado de qu est sucediendo en el evento en su totalidad, que conozca los objetivos,
polticas, programas, procedimientos y algunos otros detalles de importancia, que puedan ayudarlo
tanto en la realizacin de sus tareas especficas, como as tambin poder colaborar con la
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informacin que requieran participantes, disertantes, invitados u otros colaboradores y/o proveedores
involucrados en la realizacin del evento, ya que de esta manera se lograr mayor agilidad en la
ejecucin integral.
15. Sindicatos
Coordinar las negociaciones con los sindicatos de trabajadores.
En algunos pases y especficamente en algunas ciudades hay sindicatos muy fuertes que no
permiten mover ningn tipo de mercanca sin su autorizacin. Es conveniente tener reuniones
previas al evento con los representantes de los sindicatos y negociar con ellos las condiciones para
contratar sus servicios.
16. Seguridad
Coordinar y supervisar la seguridad de los invitados, ponentes y participantes.
La estrategia, logstica y sistema de seguridad, la debe establecer junto al Coordinador de
Operaciones.
17. Lista de seguimiento
Supervisar que se cumpla con todos los pormenores de la lista de seguimiento.

LA COORDINACIN TCNICA
Esta coordinacin debe estar integrada por personal especialista en el tema. En esta coordinacin radica
gran parte del xito, pues es la responsable de elaborar las conclusiones generales del evento, como
resultado del anlisis de los diferentes temas que se traten
Las principales funciones de esta coordinacin son:
1. Proponer el tema general del evento y la temtica de las mesas de trabajo
2. Planificar, elaborar y difundir el reglamento tcnico para la presentacin de ponencias
3. Seleccionar, invitar, confirmar, coordinar, programar y atender la intervencin de los ponentes
magistrales y de mesas de trabajo nacionales e internacionales
4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales tcnicos.
5. Proporcionar informacin tcnica a los participantes y medios de comunicacin.
6. Coordinar e integrar la informacin y documentos tcnicos para su difusin
7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las ponencias por temas y mesas de
trabajo
8. Organizar las mesas de trabajo
9. Coordinar la elaboracin y recopilacin de las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo.

Algunos comentarios:
Dependiendo del tipo de evento, de los organizadores y de los participantes, se debe plantear un tema
general de inters, considerando los factores sociales, econmicos y/o polticos coyunturales del momento.
Despus de asignar los temas de cada una de las mesas de trabajo que se establezcan, se puede clasificar
y asignar ponentes y horarios, ya que cada mesa podr trabajarse bajo una dinmica comunicacional
diferente y esto nos permitir combinar la disertacin de los ponentes participantes de diversas maneras.
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Por ej.: en el siguiente cuadro veremos cmo podemos combinar la participacin de varios ponentes (a
quienes citaremos como A. B, C, etc.) segn la dinmica utilizada.

Horario / Sala Sala A Sala B
15.30 16.30 Simposio con A, B y C Conferencia de D
16.30 17.15 Debate o Dilogo Pblico con A y D Panel con B, C y E
17.15 18.00 Entrevista o Consulta Pblica a D Debate Dirigido sobre Panel

La clasificacin y distribucin en las mesas de trabajo las deben de hacer los expertos en cada tema y darle
congruencia a los trabajos. Y los expertos para hacerlo son quienes conforman a este Comit Tcnico.
El Reglamento Tcnico cumple la funcin de regular y uniformar la manera de presentacin de las
ponencias magistrales y de mesas de trabajo. Principalmente los ponentes son los ms interesados en
obtener con anticipacin este reglamento, ya que los orienta en la forma de preparar su trabajo a exponer.
Esta Coordinacin debe solicitar apoyo a la Coordinacin de Operaciones para la obtencin, instalacin y
prueba de los equipos y materiales necesarios en las ponencias magistrales, mesas de trabajo y talleres.
Adems, para evitar inconvenientes, es recomendable hacer un simulacro o ensayo previo al evento, que
incluya el uso de los diferentes equipos y la prueba de las presentaciones remitidas por los ponentes para
verificar su buen funcionamiento y evitar, en lo posible, fallas durante los das de la convencin.
Se debe nombrar un responsable especfico de la Coordinacin Tcnica para proporcionar informacin
tcnica a los participantes y medios de comunicacin. Este selecciona los documentos y materiales que se
entregan a los participantes y a los medios, por ello es importante contar con la suficiente anticipacin con
estos documentos, pues facilita la clasificacin, organizacin, fotocopiado y entrega de los mismos.
El responsable debe:
Estar enterado de cualquier cambio en el programa para su difusin
Coordinar diariamente la instalacin y actualizacin de la cartelera que contenga informacin
relevante para los participantes.
Los asistentes deben contar siempre con informacin oportuna, por eso hay que coordinar e integrar la
informacin y documentos tcnicos para su difusin y entregarla cuando se necesita, es decir, puede
repartirse antes, durante y despus del evento, segn sea el caso.

LA COORDINACIN DE ADMINISTRACIN
1. Determinar e implementar los procedimientos y sistemas necesarios
2. Coordinar la obtencin de los permisos y licencias
3. Elaborar el programa general de actividades
4. Elaborar el programa de actividades de acompaantes
5. Participar en la seleccin de la ciudad sede
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6. Elaborar la convocatoria para elegir la sede
7. Coordinar la seleccin y contratacin del hotel sede y/o el centro de convenciones
8. Coordinar la seleccin y contratacin del personal necesario
9. Coordinar el sistema de hospedaje
10. Coordinar el sistema de registro
11. Coordinar la elaboracin de directorios
12. Coordinar las adquisiciones y contrataciones
13. Coordinar la seleccin y contratacin de los medios de transporte
14. Coordinar la seleccin de los salones o lugares donde se llevarn las actividades de inauguracin,
clausura, ponencias magistrales, mesas de trabajo y alimentacin
15. Coordinar el sistema de alimentacin
16. Coordinar la seleccin de mens
17. Coordinar la organizacin del cocktail de bienvenida
18. Coordinar la realizacin de la cena baile de gala
19. Coordinar la seleccin y contratacin de espectculos, animadores, etc.
20. Coordinar la contratacin de los servicios de fotografa, videoproyecciones, sonido, iluminacin y
filmacin
21. Contratar el servicio de agencias de viajes
22. Coordinar la elaboracin, llenado y entrega de reconocimientos
23. Coordinar la contratacin del servicio de tarjetas de crdito
24. Coordinar la seleccin y contratacin del servicio de seguros

Una de sus funciones es elaborar la convocatoria para elegir la sede de un evento y en algunos organismos
y agrupaciones se convoca a sus directivos y miembros, as como a los interesados en el evento, para
definir el pas, ciudad y lugar sede. Es importante que quien vaya a ser responsable de la organizacin del
evento, sea el lugar sede que sea, tenga una infraestructura mnima garantice el xito de ste. Por ello,
conviene hacer una convocatoria para que compitan diferentes entidades o agrupaciones para la definicin
de la sede.
Otra de las funciones es determinar e implementar los procedimientos y sistemas necesarios para el buen
funcionamiento del evento que depende en gran medida de su buena administracin y organizacin y del
establecimiento de procedimientos y sistemas (software) que permitan una buena coordinacin, as como de
la eficiencia y eficacia que los organizadores tengan en las diferentes actividades y acciones que se realicen.
Otro punto a considerar es la coordinacin de adquisiciones y/o contrataciones de los requerimientos como
ser servicios, equipos, materiales de trabajo, impresos y productos necesarios. Para hacer una buena
adquisicin se necesita tener un catlogo de proveedores y solicitar diferentes cotizaciones para tener
alternativas para comparar precios y calidad de productos/servicios y seleccionar mejor.
Como los requerimientos son muy variados, por lo general se nombra a un responsable especfico para esta
funcin. Adems, es conveniente llevar a cabo un concurso con los proveedores para conseguir el mejor
precio y calidad posible. Tambin se debe contar con un programa de adquisiciones, considerando posibles
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retrasos en las entregas, que es bastante habitual. Generalmente, las empresas que ofrecen el servicio de
impresos, artculos promocionales, carpetas, entre otros, tienen problemas con los tiempos de entrega, por
lo que hay que elaborar los pedidos con bastante anticipacin para tener opcin de supervisar la calidad de
los artculos y en su caso corregir lo necesario.
En cuanto a la administracin del sistema de transporte, lo coordinar conjuntamente con el rea de
Operaciones, tanto sea la seleccin y contratacin de los medios de transporte, de pasaje y de carga ya que
este ltimo ser quien har uso de los mismos, sin olvidarnos que generalmente las necesidades son
diferentes para cada evento que se organice.
Con respecto a la coordinacin del sistema de alimentacin y mens, segn la dimensin del evento, se
debe nombrar a un responsable de parte de la organizacin que trabaje en coordinacin con el hotel o la
empresa que vaya a servir los alimentos, para convenir los pormenores del servicio. Este encargado debe
ser una persona con experiencia y conocimientos como puede ser un ingeniero en alimentos, un nutricionista
o un especialista en gestin gastronmica.

LA COORDINACIN DE COMERCIALIZACIN Y DIFUSIN
El responsable de esta Coordinacin debe tener amplios conocimientos sobre mercadotecnia (marketing),
comunicacin, relaciones pblicas y humanas
1. Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promocin, publicidad y difusin para un
evento
2. Coordinar la integracin de la fuerza de ventas
3. Definir la cuota de inscripcin al evento
4. Elaborar el folleto promocional
5. Definir los medios de comunicacin que se van a utilizar
6. Organizar y manejar las conferencias de prensa
7. Supervisar y coordinar la elaboracin de spots de radio, anuncios en medios grficos y publicidades
para TV
8. Programar las entrevistas en radio y televisin
9. Clasificar las notas, desplegados e inserciones en los diferentes peridicos y revistas

Siempre debemos recordar que la eficacia de un plan de mercadotecnia depende en gran medida del
planificador y de cmo aplique creativamente los instrumentos de que disponga en una amplia gama de
combinaciones estratgicas.
Las estrategias de venta, que estar en manos de la fuerza de venta llevarlas a la realidad, varan
dependiendo de cada evento que se vaya a realizar. La planificacin del reclutamiento de dicha fuerza, la
seleccin y contratacin se har en coordinacin con el rea de administracin.
Conjuntamente con la coordinacin general y la de administracin, decidirn las polticas de cuotas de
inscripcin al evento, que debe ser congruente con lo que se va a ofrecer en materiales, calidad de los
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ponentes, actividades sociales propuestas, alimentacin, etc. Tambin se deber tener inconsideracin las
posibilidades econmicas de los posibles participantes y para esto se puede tomar como referencia eventos
similares anteriores o de otras agrupaciones u organizaciones.
La elaboracin del folleto de promocin estar a cargo de esta Coordinacin ya que ser una herramienta
fundamental para la difusin y en consecuencia comercializacin de la misma, a cargo de la fuerza de venta.
Con el mismo fin tendr a su cargo todo lo relacionado a la difusin a travs de los diversos medios de
comunicacin, con la intencin de potenciar la posibilidad de venta de la convencin.

LA COORDINACIN DE OPERACIONES
1. Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para una operacin eficiente
2. Coordinar la seleccin y operacin de los medios de transporte
3. Coordinar la obtencin y funcionamiento del equipamiento
4. Coordinar la integracin de los materiales para las mesas de trabajo
5. Coordinar la seleccin, distribucin y colocacin de los materiales en general
6. Supervisar, coordinar y definir la ubicacin de los mdulos y la sealizacin
7. Planificar, integrar y controlar la instalacin de los mdulos de registro e informacin
8. Coordinar la rotulacin y distribucin de documentos en general
9. Concertar, proporcionar y controlar los servicios de carcter general, a las Coordinaciones del
Comit Organizador y a los clientes o participantes
10. Definir el tipo y cantidad de escenografa y sealizacin en los inmuebles sede de las actividades
11. Disear, adquirir, instalar y controlar la escenografa necesaria para las diferentes actividades
12. Distribuir materiales de promocin, organizacin e informacin antes, durante y despus del evento
13. Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para las mesas de trabajo
14. Coordinar el montaje del servicio de guardera
15. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio mdico a los participantes
16. Coordinar la seguridad
17. Coordinar la organizacin y realizacin de los simulacros que se vayan a realizar
18. Apoyar en la integracin, impresin, comercializacin y distribucin de la Memoria
19. Coordinar el Centro de Operaciones

Todas las coordinaciones requieren del apoyo de esta coordinacin, por lo que debe planificar muy bien la
cantidad de personal que necesitar para cumplir con todos los requerimientos, que el personal que trabaje
en sta se esmere en dar un buen servicio y, adems contar con suficientes materiales y de buena calidad
para que las distintas actividades se lleven correctamente a cabo.
Debido a que se encuentra a su cargo todo lo relacionado con la realizacin y/o construccin debe tener muy
claro todo lo referente a tiempos y coordinar los mismos.
Tambin brinda todos los servicios de carcter operativo a las coordinaciones del comit organizador y a los
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clientes o participantes, antes, durante y despus del evento. Debe prestar los servicios en los diferentes
lugares en que haya actividades sociales, culturales y artsticas y en auditorios, salones y mesas de trabajo.
Es por esto que dado el volumen de trabajo es conveniente nombrar uno o ms responsables por actividad
programada y/o espacio destinado.
Como tambin es responsable de la distribucin de los todos los elementos que se utilicen durante el evento,
es fundamental que defina una logstica para el reparto y/o entrega de comunicados, impresos, materiales
de video y/o audio, entre otros, antes, durante y despus del evento.
Otro punto a tener en consideracin es que en la decisin del tipo de montaje de los auditorios y recintos en
donde se verifican actividades (mdulos de registro, informes, etc.), como la inauguracin y la clausura, debe
de intervenir la Coordinacin General ya que es la que tiene la definicin estratgica de cmo se
implementar o desarrollar cada actividad en particular, mientras que en la decisin del tipo de montaje de
las mesas de trabajo debe de intervenir la Coordinacin Tcnica, pues conoce las particularidades de cada
ponencia en particular.
Dado que esta rea concentra en su poder gran cantidad de todo el material de informacin que se produzca
durante el evento, es fundamental su trabajo mancomunado con el rea de RRPP e Informacin, ya que
necesitarn de mucho de ese material para realizar su tarea. El responsable de la Coordinacin de
Operaciones debe entregar copia de dicho material de manera permanente al rea de RRPP.

LA COORDINACIN DE INFORMACIN Y RELACIONES PBLICAS
La forma e intensidad del trabajo de sta Coordinacin vara mucho, dependiendo de la naturaleza, del
tamao y de la estructura de la organizacin de un evento.
Hay que considerar que el evento puede ser, en s mismo, un producto, especialmente si el acontecimiento
es artstico, cultural, deportivo o de un grupo de intelectuales o profesionistas.
En muchos eventos el personal de RRPP se dedica a la atencin personalizada de participantes muy
importantes.
1. Coordinar la invitacin a los diferentes participantes
2. Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades
3. Coordinar el sistema de informacin y la ubicacin de los mdulos
4. Elaborar los programas y los comentarios para los maestros de ceremonias
5. Atender a los ponentes magistrales y a los de las mesas de trabajo
6. Coordinar el servicio de edecanes
7. Capacitar al personal de informacin y edecanes
8. Coordinar la ubicacin fsica de los edecanes durante las diferentes actividades
9. Coordinar y realizar la invitacin a los diferentes medios de comunicacin
10. Coordinar la intervencin de los medios de comunicacin
11. Entregar a los medios de comunicacin informacin sobre el evento
12. Elaborar la Memoria del evento.

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El personal de RRPP es fundamental para la imagen del evento, por ello hay que capacitarlo y dictar
polticas muy claras a los responsables de esta funcin. Su perfil es muy claro, ya que se requiere de
experiencia, presentacin y tacto. Esta funcin en realidad se requiere en todas las actividades, porque lo
que siempre debera haber un representante del rea.
Es necesario nombrar responsables por personas o grupos de invitados especiales para brindarles una
mejor atencin. A su vez, debe cerciorarse de que en cada actividad tengan ubicaciones adecuadas y estar
pendiente de los pequeos detalles. Verificar que el hospedaje, comidas y transporte sean de calidad.
Tambin debe coordinar con el rea de operaciones la entrega de los materiales de trabajo a ponentes e
invitados especiales.

Para coordinar las invitaciones correspondientes debe elaborar un directorio general que contenga
informacin sobre los participantes, invitados especiales, ponentes, asistentes, expositores, medios de
comunicacin, funcionarios de mesa y comit organizador, para facilitar la coordinacin y comunicacin
antes, durante y despus del evento. Tener acceso a este medio facilita la realizacin de eventos
internacionales, ya que el correo electrnico ofrece la posibilidad de enviar cartas alrededor de todo el
mundo sin costo adicional.
Tambin tendr a su cargo disear y elaborar cartas especiales de invitacin para participantes, invitados
especiales, ponentes y funcionarios de mesa. De esta forma se garantiza mantener una misma lnea de
informacin acorde a la imagen que se quiera proyectar del evento en cuestin.
Es muy importante que apoye a la Coordinacin Tcnica, en la invitacin y confirmacin de los ponentes
magistrales, los de mesas de trabajo e invitaciones especiales. Confirmar su asistencia con suficiente
anticipacin, para en su caso tomar las medidas pertinentes.
Durante el evento una de las funciones principales del rea es atender a los representantes de los medios
de comunicacin. Esta funcin la har en conjunto con la Coordinacin de Difusin y Comercializacin. Para
ello elaborar un procedimiento y un programa para enviar invitaciones y comunicados a los diferentes
medios convocados y proporcionar todas las facilidades a los representantes de stos para agilizar el
desarrollo de su trabajo y tener una buena difusin del evento. El trato con los medios es muy delicado, por
lo que se debe tener un grupo de preferencia con experiencia en la materia para darles la debida atencin.
Junto con el rea de Operaciones sern los responsables del buen funcionamiento de la sala de prensa
dispuesta en las instalaciones del evento.
Debe definir la documentacin que se le enviar a cada grupo y establecer rutas y responsables de su
entrega.
El responsable del rea debe cerciorase de que en cada actividad tengan las ubicaciones adecuadas cada
persona que participe de la misma y estar pendiente de los pequeos detalles que impliquen el desarrollo
impecable del evento y que todo sea de la calidad acordada.
Siempre debe tener un directorio con los telfonos y direcciones de las personas, servicios y lugares de
importancia involucrados en el evento, como as tambin informacin adicional sobre lugares tursticos,
museos, servicios mdicos, de transporte, telfonos de emergencia y todo aquellos que pueda requerir cada
uno de los participantes.
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Los centros de informacin son el contacto inicial y permanente con los participantes, por lo que debe
designar personal competente y de buena presencia.
Conjuntamente con la Coordinacin de Operaciones, debe decidir la ubicacin e instalacin de los mdulos
en las terminales de transporte areo y terrestre para recibir a participantes, invitados especiales y a
presidiums, ponentes y funcionarios de mesa.
Tambin difundir todas las actividades diarias que se den durante el evento y suministrar toda la
informacin que requieran los participantes, como por ejemplo planos de la ciudad sede a cada uno para
facilitar su movilidad o adicional a la del primer envo promocional: biografas de los ponentes, detalle de los
diferentes programas de actividades, mens de los servicios gastronmicos planificados, espectculos
contratados, etc. Para eventos magnos es fundamental desarrollar un plan de comunicacin. Igualmente
debe contar con un responsable de la Coordinacin Tcnica para dar informacin especializada a los
participantes.

LA COORDINACIN DE FINANZAS
Tiene la responsabilidad de conseguir y manejar los recursos financieros que se generen durante el evento.
Realizar un evento sin recursos suficientes requiere de imaginacin y creatividad de los organizadores para
conseguir donativos, patrocinios y cuotas de inscripcin anticipadas. Algunos apoyos se pueden solicitar en
especie, por ej.: artculos promocionales, impresos, escenografa, servicios de catering, trasporte,
hospedaje, etc.
Las funciones que se pueden destacar en esta coordinacin son:
1. Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general
2. Coordinar la contabilidad general, la tesorera y las finanzas
3. Elaborar el presupuesto para montar la exposicin
4. Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores
5. Controlar los recursos financieros
6. Confeccionar el catlogo de cuentas para elaborar el presupuesto general
7. Presentar el Informe Financiero

Esta coordinacin es la responsable de integrar las necesidades presupuestarias y financieras de cada una
de las coordinaciones y llevar el control del presupuesto general. Tiene la responsabilidad de recibir los
ingresos y coordinar los egresos por todo concepto. Debe exigir los comprobantes fiscales de cada
transaccin para luego poder rendir de manera clara y prolija cada uno de los movimientos de cuentas
ocurridos.
Todas las erogaciones deben tener la firma de autorizacin del Coordinador de Finanzas y en montos altos
de la Coordinacin General.
La responsabilidad mayor de esta Coordinacin es elaborar la contabilidad general y controlar la tesorera,
como as tambin los movimientos de efectivo y bancarios. Cuando los organizadores no tengan personal
permanente para esta actividad, deben contratar un contador profesional y con experiencia para elaborar y
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reportar los resultados contables.
Esta Coordinacin debe tener muy en claro su responsabilidad, ya que es muy fcil malgastar los recursos
financieros si no hay un orden en su manejo, ya que gastos como solicitar servicio de caf para todo el da o
no controlar la cantidad de transportes/fletes utilizadas puede ocasionar costos muy altos e innecesarios
aunque no lo parezca.
Debe elaborar los soportes documentales, desglosados y detallados de las ventas y egresos y hacer las
declaraciones y pagos de impuestos correspondientes con base en los lineamientos y las fechas que marca
la ley. Es lo ms aconsejable y sano para el manejo financiero del evento. Para ello, elaborar y presentar
informes contables y financieros antes, durante y despus del evento (balances, estados financieros,
estados de resultados, origen y aplicacin de recursos y observaciones).
Otro punto es establecer un control para la caja general, ya que se maneja dinero en efectivo antes, durante
y despus del evento, por lo que se deben de establecer las polticas y procedimientos para este efecto.
Controlar el flujo de dinero es importante para el xito del evento, ya que permite conocer la disponibilidad
de ste y programar las compras, rentas, anticipos y pagos, de una manera eficiente y cumplir en los
tiempos pactados, con los compromisos que se vayan generando, antes, durante y despus del evento. Es
muy importante pronosticar y documentar el flujo de dinero, para poder planificar y tomar decisiones con
base en lo posible econmicamente.
Tambin trabajar sobre la utilidad esperada, que se debe pronosticar dependiendo del tipo de agrupacin o
sociedad que organiza y del objetivo del evento. No debemos olvidar que algunos se organizan con
propsitos sociales o culturales y otro con el de lucro.
Por ltimo, junto a la Coordinacin General, es la responsable de los trmites y recepcin de donativos y
patrocinios que son una forma ms de recaudar ingresos.

LA COORDINACIN DE EXPOSICIONES
Es necesario nombrar un Coordinador que ser el responsable de la organizacin y operacin de la
exposicin.
Desde ser una persona con experiencia en exposiciones y tener un perfil similar al del Coordinador General
El Coordinador debe participar principalmente en:
1. Definir y contratar el lugar sede de la exposicin
2. Elaborar y asegurar que las acciones previstas en el programa de trabajo se realicen en el tiempo
establecido
3. Reclutar, seleccionar y contratar el grupo de personas que participarn en la realizacin
4. Elaborar el presupuesto para montar y desmontar la exposicin
5. Distribuir los pabellones y mdulos en el espacio contratado
6. Controlar los inventarios de la exposicin
7. Tener el mobiliario necesario para alquilar a los expositores
8. Definir las polticas de participacin para los expositores
9. Recibir los consejos, comentarios, quejas y reclamos de los expositores y visitantes y actuar en
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consecuencia
10. Coordinar las actividades posteriores a la exposicin

Es fundamental que esta coordinacin al reclutar, seleccionar y contratar al grupo de personas que
participarn en la realizacin tenga en cuenta que tenga la capacitacin y experiencia adecuada, que facilite
el trabajo y colabore en el logro del xito buscado. Es necesario, desde el inicio, definir las responsabilidad y
accionar especfico de cada miembro.
Dado que el costo de realizacin es alto y complejo, conjuntamente con el Coordinar General deben
distribuir el presupuesto de una forma razonable y equilibrada.
Una de las funciones fundamentales de esta Coordinacin es definir las polticas de participacin para los
expositores y para esto tendr a su cargo la redaccin de los diferentes contratos y reglamentos necesarios
para el establecimiento de las mismas. Tambin ser el nexo permanente entre los expositores y la
organizacin general.
Cuando se trate de Convenciones con pocos mdulos de stands, esta actividad estar a cargo del rea de
Operaciones, pero cuando se trate de exposiciones de envergadura se deber contar con la Coordinacin de
Exposiciones de manera ineludible, que trabajar en combinacin con la de Operaciones. La de Exposicin
se ocupar exclusivamente de todo lo referente a los mdulos de stands y expositores, mientras que el rea
de Operaciones se ocupar de todo lo referente a los espacios y/o mdulos que hagan a la infraestructura
general o comn a todos los involucrados (por ejemplo: informes, registro, prensa, auditorios, boleteras,
inscripciones, servicios mdicos, entre otros).

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UNIDAD 3. LAS CONVENCIONES Y LOS CONGRESOS

Los congresos y convenciones funcionan a la manera de un grupo organizado para la consecucin de un fin
comn y su caracterstica principal es la homogeneidad de sus integrantes.

En este sentido, las convenciones son eventos de comunicacin y de
convivencia que, en un destino geogrfico y en fecha preestablecida, renen a un
grupo de personas que comparten un inters comn cuya presencia obedece al
afn personal o al propsito de una empresa, de propiciar la convivencia,
superacin, capacitacin, educacin o conocer nuevos procedimientos o productos.

Clasificacin de los grupos, congresos y convenciones

Desde el punto de
vista del mercado

Asociaciones de ejecutivos
Sociedades profesionales
Organizaciones fraternales
Asociaciones cientficas
Asociaciones militares
Uniones laborales
Organismos femeninos
Asociaciones educativas

Desde el punto
de vista de su
objetivo
Convenciones
corporativas

Convenciones
institucionales o
Convenciones
asociaciones
Convenciones
Seminarios
Juntas de ventas

Congresos
Conferencias
Grupos tursticos
Grupos deportivos

DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL MERCADO
De acuerdo con el potencial del mercado, los grupos se clasifican en:
1. Asociaciones de ejecutivos: son los ejecutivos que viajan con todo pagado y con cuenta de gastos;
generalmente no reparan en los costos y utilizan servicios de lujo, solventados por sus respectivas
empresas.
2. Sociedades profesionales: son ejecutivos que viajan aproximadamente dos veces al ao; los gastos
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corren por su cuenta, son deducibles de sus ingresos, que pueden ser pagados por firmas comerciales o
por su propia asociacin.
3. Organizaciones fraternales: se trata de viajeros que se desplazan con un fin social, sin el cariz
comercial que singulariza a otros eventos. Sus convenciones son siempre reuniones y sus gastos son
solventados por ellos. Estas reuniones se celebran a nivel internacional, nacional o regional.
4. Asociaciones cientficas: como su nombre lo indica, agrupan a personas relacionadas con las ciencias,
de manera que sus convenciones son tcnicas y profesionales. En estos casos, es posible que las
asociaciones planeen a corto o largo plazo sus actividades. Desde el punto de vista econmico, estas
reuniones no son muy atractivas porque, por lo general, los cientficos no son gastadores.
5. Asociaciones militares: realizan pequeas juntas de personal generalmente retirado y, por lo mismo,
reditan menores ingresos. Las asociaciones de este tipo estn libres de impuestos y escogen reas de
resort econmicas. Las reuniones se celebran con un fin social.
6. Sindicatos: realizan congresos nacionales, estatales y regionales, integrados por obreros
especializados. Por lo regular, estos congresos son solventados por el Estado o por los sindicatos.
7. Asociaciones femeninas: los espectculos no se incluye en este tipo de reuniones y los delgados son
muy conservadores, aunque puede haber excepciones. Este tipo de asociaciones se ha multiplicado con
bastante fuerza despus de los movimientos de liberacin femenina.
8. Asociaciones educativas: sus integrantes son maestros, catedrticos y educadores. Debido al gran
volumen de venta que a la postre representan, constituyen un buen negocio, especialmente en
temporadas de bajo nivel ocupacional y vacaciones escolares.

DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL FIN QUE PERSIGUEN Y LA FORMA EN QUE SE DESARROLLAN
Se dividen en dos grupos: las convenciones corporativas y las institucionales o de asociaciones.
1. Convenciones corporativas: son las que organizan las grandes empresas con el propsito de motivar,
entrenar y capacitar a su personal; se caracterizan por ser obligatorias, ms frecuentes y tener mayor
volumen de asistencia, porque los gastos corren por cuenta de la empresa. Estas reuniones se clasifican
en:
a. Convenciones: son eventos de comunicacin cuyo objetivo es divulgar y desarrollar ideas o
pensamientos, con lo que se obtiene una sntesis til para el futuro
b. Seminarios: en este tipo de eventos, los participantes se dedican a escuchar a los expertos,
recibiendo capacitacin en los temas tratados
c. J unta de ventas: se llevan a cabo para entrenar o capacitar al personal de ventas, que se rene
cuantas veces sea necesario; representa un cierto nmero de gastos.
2. Convenciones institucionales: tambin representan un gran volumen dentro del mercado de
convenciones; estas reuniones se realizan con menos frecuencia que las corporativas, ya que son
independientes y su gasto resulta considerable. Pueden ser pagadas por las asociaciones o por los
propios participantes. Las convenciones institucionales se clasifican en:
a. Congresos: son reuniones cuyo propsito es impartir e intercambiar informacin, encontrar
soluciones y averiguar hechos dentro de los campos tcnico, econmico y de mltiples reas.
Lic. Adriana Bruno

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Puede describirse como una fusin de experiencias y opiniones provenientes de personal
altamente capacitado. Por lo general, los congresos renen a las autoridades en la materia de
que se trate. Se considera el evento ms complicado de organizar, en especial si se lo compara
con seminarios o convenciones.
Como se trata de eventos de comunicacin, organizadas por agrupaciones y/o asociaciones de
carcter mundial, los asistentes proceden de diversos pases y sus caractersticas se adecuan al
carcter de cada reunin.
Generalmente, los gastos de los participantes son absorbidos total o parcialmente por las
dependencias a las que representan.
Los congresos pueden reunir desde 500 personas en adelante.
Son regionales, nacionales o internacionales, de acuerdo con las necesidades de cada grupo.
b. Conferencias: son disertaciones de diversos temas en las que los expertos presentan
ponencias. En este tipo de reuniones se llega a varias conclusiones, las cuales se someten a
discusin entre los participantes antes de considerarlas finales.
3. Convenciones de asociaciones: estas reuniones se celebran a niveles locales, regionales, estatales,
nacionales e internacionales, y agrupan a miembros de una comunidad que ejercen la misma profesin,
actividad o especialidad, o que comparten un mismo inters colectivo. La asistencia es voluntaria y los
gastos son cubiertos por el asistente. Dentro de ellas encontramos de dos grupos bsicos:
a. Grupos tursticos: son conjuntos de personas con un inters comn, que parten de un cierto
destino hacia un lugar determinado, a fin de conocer la cultura, la arqueologa, las bellezas
naturales y las diversiones del mismo.
b. Grupos deportivos: concurren a espectculos en donde muestran su fuerza fsica y agilidad
mental. Los ejemplos clsicos son las Olimpadas, los juegos centroamericanos u los
panamericanos. Para asistir a estos eventos se forman grupos especiales. Otras reuniones de
este tipo son las peleas de boxeo por el campeonato mundial, los torneos de tenis o el
campeonato mundial de ftbol, entre otros.
4. Convenciones empresariales: son eventos que las empresas celebran a niveles locales, regionales,
estatales, nacionales y ocasionalmente internacionales, a los que se convoca a ejecutivos, distribuidores
y/o agentes de ventas. En este ltimo caso, es frecuente que se expongan los nuevos productos y/o
servicios a las empresas.

EL FOLLETO PROMOCIONAL
La informacin de inters para los posibles participantes en el folleto es:
El tema principal del evento
Objetivos generales y especficos
Temtica y mecnica de las mesas de trabajo
Perfil de los participantes
Programa de trabajo
Programa de actividades sociales y culturales
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Forma de registro y pago (bancos contratados y tarjetas de crdito)
Promociones
Tarifas, tipo de hoteles y alojamiento disponibles
Tarifas y tipo de transporte disponible
Clima del lugar sede
Mapa que indique los lugares de inters turstico, cultural y recreacin en la ciudad sede
Asistencia esperada
Ponentes magistrales y de mesas de trabajo
Mapa de distribucin de hoteles y centros de convenciones
Cdula de pre-registro
Solicitud de alojamiento
Solicitud de trasporte
Polticas de cancelacin

Es conveniente resaltar la asistencia de conferencistas magistrales y ponentes reconocidos por sus
conocimientos y capacidad en el medio, ya que los ponentes reconocidos internacionalmente promueven y
facilitan la inscripcin de participantes y expositores. Tambin se pueden mencionar las empresas,
agrupaciones o personas fsicas que van a participar, con el fin de dimensionar la posibilidad de tener la
oportunidad de conocer e iniciar procesos tendientes al establecimiento de relaciones de negocios y alianzas
estratgicas.
A su vez, se pueden destacar actividades como la asistencia a museos, espectculos culturales tales como:
obras de teatro, ballet folklrico o clsico, funciones de gala, exposiciones de pintura o esculturas y sitios de
inters prximos, as como vinos de honor, cenas-baile y cocktails, entre otros.

Hay que resaltar la importancia de inscribirse con
anticipacin, en virtud de tener cupo limitado.

Se debe indicar en el folleto, que al momento de registrar su asistencia al evento, debe canjear la ficha de
depsito o el comprobante de pago por el recibo oficial correspondiente, segn el procedimiento que se haya
establecido. En eventos internacionales, es necesario tener toda la documentacin impresa en varios
idiomas.

LOS SERVICIOS
Existen conceptos y servicios que pueden o no estar incluidos en la cuota de inscripcin, dependiendo de las
estrategias de comercializacin y la disponibilidad de recursos financieros de cada evento en particular.

Pero lo importante, para evitar inconvenientes es aclarar de manera detallada cuales son los que se
incluyen, cules no y para quin.
A su vez, se pueden ofrecer como un servicio con costo adicional o proporcionar los datos de con quienes
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pueden contratarlos, ya que esto dar una cuota de confianza importante al participante.
Un ejemplo de envo de esta informacin puede ser:

LOS PROGRAMAS
Se pueden dividir en:
Programas tcnicos: se componen de actividades como son las conferencias magistrales y las
ponencias y discusiones de las mesas de trabajo, en donde intervienen ponentes especialistas en la
materia, con base en una temtica previamente definida y se presentan trabajos simultneamente para
su anlisis. En las sesiones de trabajo tcnicas y acadmicas son tratados los aspectos ms importantes
del tema para el que se haya convocado y los participantes asisten a la sesin o mesa de su preferencia.
En las ponencias que se presentan en las mesas de trabajo se exponen conceptos y puntos de vista
sobre el tema en cuestin y son la base para elaborar las conclusiones finales. En algunos eventos hay
visitas y/o trabajos de investigacin directamente en el campo.
Programas recreativos y de acompaantes: se forman de actividades sociales, deportivas, culturales,
artsticas y recorridos tursticos. En las actividades recreativas se busca fomentar las relaciones
humanas y el acercamiento entre los participantes y en lo cultural se busca el intercambio.
Programas especficos: Se clasifican en inauguracin, clausura, intermedios y actividades
especiales. En la sesin de inauguracin se informa de la finalidad del evento, se plantean los objetivos
a alcanzar y logros que se esperan y se plantea el anlisis y estudio de problemas de inters general. En
Participantes
La inscripcin incluye:
Acompaantes
La inscripcin incluye:

Cocktail de bienvenida
3 comidas diarias
Eventos sociales
Caf durante los recesos
Hospedaje
Servicio de transporte
Memoria impresa
Video
Constancia de asistencia
Traduccin simultnea
Preguntas y respuestas
Servicios ejecutivos
Material de trabajo

Cocktail de bienvenida
3 comidas diarias
Eventos sociales
Recorridos tursticos
Hospedaje
Servicio de transporte
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la sesin de clausura se dan a conocer los logros y conclusiones y se concretan compromisos, ya sean a
lograr o para encuentros futuros. Los programas intermedios son las actividades especiales que se
efectan durante el evento.

El Coordinador general y los de reas, son los responsables de disear, definir y elaborar el programa
general de actividades y para poder planificar lo que se requerir para las diferentes actividades del
programa de trabajo y de difusin, es importante pronosticar el nmero de posibles participantes. Esta
estimacin debe ser realista y conservadora. En el caso de que ya se hubieran organizado eventos
similares, facilitar la definicin del pronstico de asistencia
El programa general de actividades debe incluir:
Los das y horarios de las ponencias magistrales
Las sesiones tcnicas
Las actividades sociales, culturales, artsticas y deportivas
Las actividades promocionales
Las actividades especiales
Los servicios gastronmicos (los que se incluyen, los que no y los se puedan contratar con un costo
adicional)
Los tiempos libres
Las Personalidades y ponentes magistrales que participarn

La elaboracin de este programa se debe hacer con suficiente anticipacin, para incluirlo en el folleto
promocional y mandarlo a los participantes potenciales.
Tambin se debe elaborar el programa de actividades de acompaantes de los participantes, quienes
pueden asistir a algunas de las actividades del programa general de trabajo, aunque la mayor parte del
tiempo tiene un programa especial.
En el programa de actividades de acompaantes se debe de mencionar los lugares que se visitarn, el tipo
de vestimenta adecuada, los horarios de salidas y llegadas, los tiempos libres, los lugares para tomar los
alimentos y los medios de transporte.
Es necesario elaborar un cuestionario para que cada acompaante pueda seleccionar la actividad de su
preferencia y facilitar su distribucin.
Se deben tener varias opciones recreativas y culturales para escoger, algunos ejemplos son:
Visitas a lugares culturales y artsticos: muesos, teatros, iglesias, templos, zonas arqueolgicas,
monumentos coloniales, opera, etc.
Cursos y conferencias de: pintura, cosmetologa, msica, tejido, gastronoma, presentacin personal,
talleres de orfebrera, etc.
Actividades deportivas como: cursos de aerbics, campeonatos de ftbol, bsquetbol, juegos de
saln, clnicas de polo, etc.

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LAS ACTIVIDADES ESPECIALES
Bsicamente, stas son el Cocktail de Bienvenida y la Cena-Baile de Gala de Clausura.
En su gran mayora el Cocktail de Bienvenida es la primera actividad. La asistencia a la misma no es
obligatoria y, generalmente, para su participacin se estipula un precio adicional.
Para la realizacin de la misma se debe prever:
Lugar
Capacidad y ambientacin del saln
Horario y duracin (no debe ser muy extenso, ya que se supone que al da siguiente las actividades
comenzarn muy temprano)
Servicio gastronmico
Proveedores y equipamiento tcnico necesario
Responsables del Comit Organizador.
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Al trmino del evento lo usual es organizar una Cena-Baile de Gala de Clausura en la cual el Comit
Organizador debe intervenir para su realizacin y los participantes asistirn con sus acompaantes.
Para la realizacin del mismo hay que considerar lo siguiente:
Nombrar responsables por parte del Comit Organizador
Lugar
Capacidad y ambientacin del saln
Horario y duracin
Servicio gastronmico
Proveedores y equipamiento tcnico necesario
Shows musicales y DJ
Regalo o presente para las damas (se acostumbra una flor o un dije)

LAS MESAS DE TRABAJO
Los pasos para organizar las mesas de trabajo de cualquier evento son:
Se asigna a un responsable de la coordinacin tcnica para integrar todo lo necesario para el
funcionamiento eficiente de las mesas
Se toma como base el reglamento tcnico de funcionamiento de las mesas de trabajo elaborado
para el evento
Se determina el nmero de mesas con base en la temtica general previamente definida, se
numeran para su fcil identificacin y se verifica la capacidad de lugares
Se determinan los temas especficos a tratar en cada una de las mesas de trabajo, que se
relacionen con el tema general, En cada mesa se discutirn las diferentes posturas que se presenten
en los trabajos.
Se designan funcionarios y suplentes para cada una de las mesas
Se determina el cupo mximo de participantes en cada una de las mesas
Se determinan horarios y procedimientos de registro
Se determina el nmero de ponentes y participantes
Se elabora el programa de intervenciones y de trabajo para cada una de las mesas
Se determina, instala y prueba el equipo y material de apoyo necesario.

Dependiendo del evento, se pueden plantear diferentes estructuras para optimizar el funcionamiento de las
mesas de trabajo. La ms comn y funcional es la siguiente:
Presidente
Secretario
Moderador
Relator
Coordinador
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En el caso de que hubiera premios o reconocimientos a los mejores trabajos o ponencias se debe definir el
lugar, el da, la actividad en que se entregarn stos y quines son los merecedores de las distinciones. Los
trabajos sern evaluados por la Coordinacin Tcnica misma que decidir cul es a su juicio la mejor
investigacin, ponencia o trabajo presentado.
Los funcionarios de cada mesa de trabajo son los responsables de elaborar las conclusiones de la mesa que
presidieron y las deben de entregar a un representante de la Coordinacin Tcnica. Recopilar la relatora y
conclusiones de cada mesa es importante para elaborar las conclusiones generales del evento.
Si hay preguntas escritas, cintas grabadas, pelculas o videos es conveniente clasificarlas y archivarlas, as
como integrar ponencias, resmenes y preguntas y respuestas, que son muy tiles para la formulacin de
las conclusiones generales.
Durante el evento debe de haber un responsable de esta actividad, ya que es informacin indispensable
para elaborar la Memoria del evento.
Es importante hacer notar que las conclusiones o resultados se dan a conocer a la sociedad a travs de los
medios de comunicacin, por ello deben ser el consenso real de la opinin de la mayora de los participantes
en el evento. El estilo de redaccin es muy importante por lo que requiere de la intervencin de profesionales
en la materia.
En muchos casos, especialistas en el tema elaboran un borrador previo de conclusiones y posteriormente se
ajusta a los resultados y conclusiones finales. De esta manera, se puede dar a conocer a los medios de
comunicacin, informacin sobre los resultados obtenidos el mismo da en que termina ste.

LOS PONENTES, DISERTANTES, CONFERENCISTAS Y/O CAPACITADORES
Son los encargados de exponer determinados conocimientos en charlas, reuniones, conferencias y/o
congresos sobre temas especficos de tipo cultural, social, cientfico, econmico, poltico y/o educacional,
entre otros. La informacin suministrada por estos puede ser de carcter formativo o informativo.
La buena seleccin de ponentes magistrales le da prestigio a un evento y la seleccin se debe hacer segn:
Los temas a tratar
El perfil de los participantes
El tipo y nivel de evento que se est organizando.
El presupuesto disponible para honorarios, gastos de viaje y viticos
Los honorarios que perciben la mayora de los ponentes especialistas y famosos, nacionales e
internacionales, son muy altos. Esto puede ser una limitante para su contratacin y depende de los
recursos financieros disponibles en cada evento en particular.

Generalmente se requieren muchos ms ponentes de mesas de trabajo que magistrales, por ello se debe
convocar a los interesados en el tema a que participen con base en el temario planteado.
Las ponencias o conferencias pueden tener mucho en comn con las exhibiciones cuando se utilizan para
promover un producto a travs del individuo que est presentando la conferencia. La diferencia es que no es
en forma directa.
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Es muy posible que en el mbito acadmico se encuentren especialistas que puedan enriquecer las mesas
de trabajo, por ello es importante invitarlos a participar. En el caso ponentes internacionales, algunas veces
es necesario contratar intrpretes profesionales de tiempo completo para facilitar su comunicacin y su
estancia en lo general. Dependiendo del nmero de ponentes, es la cantidad de personal que se contratar
o designar para cumplir esta funcin.

Es muy importante trabajar con ellos de manera previa para contemplar todas sus necesidades: como ser:
Pasajes, traslados, hospedajes, comidas, visitas y/o recorridos especiales, en el caso de provenir del
interior o exterior del pas
Traslados de los disertantes locales (en caso de requerirlo)
Honorarios y forma de pago. En el caso de extranjeros, debemos tener en cuenta todo lo referente a
facturacin e impuestos por pagos/giros al exterior.
Pedido de envo previo de todo el material audiovisual que vaya a utilizar durante su disertacin,
para evitar inconvenientes o incompatibilidad de sistemas o para realizar, con el tiempo suficiente,
las conversiones a los formatos necesarios para su correcta emisin. A su vez, en el caso de ser
extranjeros, servir para envirselo al traductor o intrprete que participe del evento y que ste
pueda familiarizarse con el temario y vocabulario tcnico especfico.
Equipamiento tcnico necesario para su presentacin
Encuentro con el traductor/intrprete, previo al da del evento, para que ste ltimo pueda aclarar
cualquier tipo de dudas, coordinen la manera de trabajo y pueda escuchar al disertante. No nos
olvidemos que cada idioma tiene sus propias entonaciones dependiendo de la procedencia, por
ejemplo: no es lo mismo el ingls britnico que el australiano o que el irlands, y a esto debemos
sumarle la modulacin propia de cada persona.
Estipulacin de tiempos de ensayos durante el armado del evento y prueba final del material a
utilizar por ste.
Agasajos de parte del cliente/organizacin convocante.
Regalo, presente especial o plato recordatorio, como agradecimiento por su participacin
Diploma especial, en el caso de ser parte de un Congreso, Workshop o acontecimiento especial.

Cuando los ponentes lo permitan, al trmino de su disertacin se harn preguntas verbales o por escrito
segn marque el reglamento. Para las preguntas escritas se contar con formularios pre-impresos que a
travs de los edecanes se entregarn al secretario o moderador para su seleccin y respuesta.

Es muy importante recibir, integrar y controlar los currculums de los ponentes
magistrales y de mesas de trabajo que vayan a participar para su impresin y
difusin. El da de presentacin de la ponencia se debe de hacer un resumen que
destaque lo ms relevante de su trayectoria profesional, acadmica y laboral.
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UNIDAD 4. LOS ESTILOS O DINMICAS COMUNICACIONALES

Los eventos de tipo congresos o capacitaciones suelen ser bastante estticas y es por eso que, para darle
cierto movimiento aplicamos diversas dinmicas comunicacionales, logrando de esta forma que las
disertaciones sean ms atractivas, cautivantes y logren captar la atencin del auditorio,
Debido a que una persona puede mantener su atencin mxima por un lapso de 45 minutos y a partir de ese
momento decae, es que cualquier tipo de dinmica que apliquemos no debe superar este tiempo. Para
renovar la atencin del auditorio basta con cambiar de disertante, hacer una pausa para tomar un caf,
implementar un bloque de preguntas o cambiar la dinmica comunicacional. Esto no implica tener que pasar
a otro tema, sino que la mayora de las veces seguimos profundizando sobre el mismo, pero bajo un estilo
de trabajo diferente.

Las dinmicas comunicacionales son diferentes formas de trabajar profundamente un tema y segn las
caractersticas de las disertaciones y los contenidos de las mismas, pueden ser de tipo:
1. Formales: todas aquellas que impliquen una preparacin previa desde el organizador y los actores
intervinientes. Estas son: conferencia, simposio, mesa redonda, panel, dilogo o debate pblico,
entrevista o consulta pblica, entrevista colectiva.
2. Informales: aquellas que no requieren de una preparacin previa desde los actores intervinientes. Estas
son: debate dirigido o discusin guiada, grupo de discusin (pequeo), Phillips 66, cuchicheo, seminario.
3. Mixtas: es aquella que tiene una parte formal y otra informal. Es el caso de los Foros.

Las Dinmicas Comunicacionales implican la interaccin entre dos o ms personas denominadas actores,
que cumplen diferentes funciones:
Locutor: solo presenta a los actores, el tema a tratar, la forma de trabajo y la sucesin de los momentos
o agenda del da. Su participacin es pasiva.
Moderador o coordinador: interacta con los disertantes y la audiencia, ya sea para redondear temas,
marcar tiempos de ponencias, hacer preguntas a los disertantes, conducir las disertaciones, exponer las
preguntas hechas por escrito de parte de la audiencia, delimitar o reencauzar debates. Los moderadores
son periodistas especializados o expertos en la temtica a tratar, ya que si no sera imposible poder
realizar su funcin de manera idnea.
Disertantes o conferencistas: son los expertos que brindarn la informacin y/o capacitacin a la
audiencia.
Secretario: es el encargado de tomar nota de todas las disertaciones. Esto se realiza cuando se debe
entregar a la audiencia un resumen sobre lo tratado durante las disertaciones.
Audiencia: son los destinatarios de todo este trabajo. Ellos pueden tener una participacin pasiva (si
solo reciben informacin) o activa (si trabajan en el lugar con la informacin recibida y deben generar
algn tipo de material o respuesta segn se le establezca)

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Salvo el locutor, que cumple una funcin de rol pasivo, ya que slo
presenta a las personas intervinientes y comunica el desarrollo de las
actividades, el resto pueden tener roles activos o pasivos, dependiendo
de la dinmica elegida.

Para que se comprenda cual es la mejor forma de implementacin de stas, debemos tener en cuenta que
toda dinmica informal depende de una dinmica formal previa. Pero toda dinmica formal no obliga a la
aplicacin de una dinmica informal posterior. La eleccin de las dinmicas informales siempre depender
del tamao de la audiencia participante y del tipo de resultado al que se quiera llegar con el trabajo realizado
de parte de stos.
Las dinmicas formales son diferentes formas de capacitar y/o informar a la audiencia presente, mientras
que las dinmicas informales son maneras de que el auditorio trabaje de manera conjunta y presencial la
informacin recibida a travs de la dinmica formal elegida.
La utilizacin conjunta de una dinmica formal cualquiera seguida de una informal, tambin cualquiera, nos
dar como resultante una mixta. Pero existe una dinmica que es mixta de por s, y es el Foro, ya que esta
accin tiene las dos partes.

Para la preparacin y realizacin de cualquiera de las dinmicas, previo al da del evento, se debe:
Seleccionar a cada uno de los actores segn su capacitacin, aptitud y desenvolvimiento.
Realizar una reunin para establecer el tema y subtemas a desarrollar.
Explicar cmo ser la dinmica a aplicar.
Establecer si se contar con la existencia de un secretario que tome nota de todo lo expuesto.
Establecer si se realizar una trascripcin del desarrollo y conclusiones, para entregar al finalizar el
evento a cada uno de los asistentes.

Y al comenzar el evento, se debe:
Presentar a cada uno de los actores participantes
Introducir a la audiencia en el tema a tratar
Explicar la dinmica que se desarrollar
Explicar cmo se implementar el bloque de preguntas de parte del auditorio (en el caso en que est
planificado)

ESTILO COMUNICACIONAL FORMAL

Conferencia
Discurso dado por una sola persona, que trata asuntos de ndole literaria, artstica, cientfica, poltica, en
donde se suele implementar al finalizar un bloque de preguntas al disertante sobre el tema tratado.
Generalmente son conferencistas expertos que proporcionan informacin especializada. Esta tcnica
formal permite la comunicacin en un solo sentido, ya que es de tipo formativa o informativa, pero no hay
trabajo de interaccin ni con el disertante ni entre los participantes
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Simposio
Un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos, acerca de un mismo tema o problema. No se
defienden posiciones, sino que se suma informacin especfica y especializada. Al finalizar la actividad, a
travs de la sumatoria de todas las disertaciones el tema queda desarrollado en forma integral y con la
mayor profundidad posible.

Alternativa 1

Escenario

Podio Mesa

Auditorio

Alternativa 2
Escenario
Expertos Coordinador

Disertante

Auditorio
Tiempo 45 a 50 minutos
Cantidad 1 disertante
Disertacin individual desde podio
Preguntas del auditorio pueden hacerse al finalizar
Puesta en planta frontal, escenario con mesa o podio para disertantes,
auditorio tipo teatro o escuela horizontal
Tiempo 15 a 20 minutos por disertante
Cantidad entre 3 y 6 disertantes
Disertacin individual y sucesiva, desde podio
Preguntas del auditorio pueden hacerse al finalizar cada bloque
Puesta en planta Frontal, escenario con mesa para disertantes y podio,
auditorio tipo teatro o escuela horizontal.
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Mesa redonda
Un equipo de expertos que sostiene puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema.
Cada disertante o bloque defiende su posicin. Permite al grupo obtener informacin variada y ecunime,
evitando enfoques parciales, unilaterales o tendenciosos. La dinmica est coordinada por un moderador.

Tiempo 10 aproximadamente por cada disertante
Disertacin Individual y sucesiva. Cuando todos hayan finalizado, el moderador
puede hacer un resumen general de lo expuesto y puede otorgar otros 2
por cada disertante para que redondee o aclare sus ideas. Luego el
moderador expone las conclusiones (coincidencias y diferencias
generales), siendo imparcial y objetivo.
Preguntas del auditorio Pueden hacerse al cierre general. El coordinar cuidar que las preguntas
sean de tipo ilustrativo y no establecer discusin con los disertantes.
Puesta en planta Frontal, escenario con mesa para disertantes, auditorio tipo teatro o
escuela horizontal. El moderador se sienta, generalmente, en el centro y
los disertantes a su derecha e izquierda formando los respectivos
bandos de opinin. Tambin es aconsejable que se vean entre los
ponentes.

Escenario
Disertantes
Moderador

Auditorio

Panel
Un equipo de expertos discute un tema en forma de dilogo o conversacin ante el grupo. Debaten entre
s el tema propuesto, desde sus puntos de vista particulares y especializacin. El desarrollo es coherente,
razonado, objetivo y sin apreciaciones demasiado personales. A travs de la conversacin, se desarrollan
todos los aspectos posibles del tema, con el fin de obtener una visin completa.

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Tiempo 1 hora en total, aproximadamente
Disertacin Las caractersticas bsicas son la informalidad, la espontaneidad y el
dinamismo. El coordinador cumple la funcin de presentador, ordenador
del dilogo y controlador del tiempo. Al final y luego del resumen de cada
ponente, puede hacer un resumen global
Preguntas del auditorio pueden hacerse al cierre general y tambin pueden continuar con la
tratativa del tema (al estilo Foro), coordinados por el moderador, con o sin
presencia del panel.
Puesta en planta frontal, escenario con mesas para disertantes, auditorio tipo teatro o
escuela horizontal. Tanto los panelistas como el coordinador deben verse
entre s y con el auditorio. La ubicacin semicircular es la ideal

Escenario
Moderador

Expertos

Auditorio

Dilogo o debate pblico
Dos personas capacitadas o especialmente invitadas conversan ante un auditorio sobre un tpico
siguiendo un esquema previsto. El Dilogo permite obtener datos diversos de dos fuentes a la vez, hace
reflexionar a los espectadores, y por su propio desarrollo y flexibilidad mantiene despierta la atencin del
auditorio. Es preferible que ambos posean distintos puntos de enfoque.
Tiempo 30 total aproximadamente
Cantidad 2 disertantes
Disertacin de ningn modo cada uno recita su parte, es una conversacin amena,
animada, flexible e ingeniosa. Sin retrica. Es un dilogo informativo con
responsabilidad compartida
Preguntas del auditorio al finalizar puede hacer preguntas o discutir el tema organizndose en
Foro, en un Phillips 66, etc.
Puesta en planta frontal, escenario con mesas o podios para disertantes, auditorio tipo
teatro o escuela horizontal. Si el grupo es reducido, puede formarse un
crculo integrado por los disertantes y los participantes
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Entrevista o consulta pblica
Un experto es interrogado por un miembro del grupo ante el auditorio, sobre un tema prefijado. El
interrogador es quien orienta el desarrollo, propone los puntos de inters y obliga en cierto modo al
experto a referirse a aquello que el grupo desea conocer.
Tiempo 40 a 1 hora total aproximadamente
Cantidad 1disertante. Como variante se puede invitar a 2 expertos.
Disertacin el experto puede hacer una muy breve disertacin introductoria y
global. Cada interrogador dispondr de una gua de preguntas que
enunciarn de a uno por vez y de manera sucesiva. Adems, cada
uno puede representar un rol cooperante: coordinador potencial,
iniciador, activador, alentador, aclarador, reductor de tensin,
armonizador, etc.
Preguntas del auditorio al finalizar puede discutir el tema organizndose en Foro o cualquier
otra dinmica
Puesta en planta frontal, escenario con mesa o podio para disertante e interrogadores,
auditorio tipo teatro o escuela horizontal. Si el grupo es reducido
pueden estar en un mismo nivel rodeados por el auditorio

Entrevista colectiva
Un equipo de miembros elegidos por el grupo, interroga a un experto ante el auditorio sobre un tema de
inters previamente establecido.
La finalidad sigue siendo obtener informacin, conocimiento u opinin, pero el hecho de ser varios los
interrogadores (2 a 5) produce mayor inters por la variedad de intervenciones, enfoques, modalidades o
puntos de vista.

Tiempo 40 a 1 hora total aproximadamente
Cantidad 1disertante
Disertacin el interrogador formula la primera pregunta e inicia as el dilogo que
es de carcter dinmico, flexible, matizado y, de ser posible, ingenioso
o audaz. Al finalizar el experto puede hacer una breve sntesis para
aclarar, reafirmar o ampliar algunos puntos
Preguntas del auditorio al finalizar puede discutir el tema organizndose en Foro o cualquier
otra dinmica
Puesta en planta frontal, escenario con mesa o podio para disertante, auditorio tipo
teatro o escuela horizontal. Si el grupo es reducido, puede formarse un
crculo incluyendo a los protagonistas (experto e interrogador),
siempre que todos puedan verse y orse sin dificultad para establecer
el dilogo
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Escenario

Interrogadores
Experto

Auditorio

ESTILO COMUNICACIONAL INFORMAL
Debate dirigido o discusin guiada
Un grupo reducido trata un tema en discusin informal con la ayuda activa y estimulante de un conductor.
El tema debe ser cuestionable y pasible de diversos enfoques o interpretaciones. No es un debate
improvisado.
Es una tcnica de aprendizaje por medio de la participacin activa en el intercambio y elaboracin de
ideas y de informacin mltiple.
El organizador o director del debate: debe hacer previamente un plan orgnico de preguntas que
llevar escritas. Adems facilita material de informacin para la indagacin del tema.
Los participantes: conocen el tema con suficiente antelacin como para informarse por s mismos,
y poder as intervenir con conocimientos en la discusin.
Tiempos: cada pregunta central insumirn unos 15 de discusin, dentro de los cuales se harn
oportunas sub-preguntas de acotacin para esclarecer y guiar el desarrollo. En total durar entre 45
y 1 hora.
Cantidad: 12 13 miembros. En caso de grupos mayores, se pueden hacer sub-grupos guiados por
sub-directores (previamente entrenados), reunindose finalmente todos unos minutos con el director
para hacer el resumen general.
Antes de darse por terminado se debe llegar a alguna conclusin o a un cierto acuerdo, resumir las
argumentaciones y extraer lo positivo de los diversos aportes.
Esta tcnica estimula el razonamiento, la capacidad de anlisis crtico, la intercomunicacin, el
trabajo colectivo, la comprensin y la tolerancia. Ayuda a superar prejuicios e ideas preconcebidas y
ampla el panorama intelectual por el intercambio y actualizacin de ideas, conocimientos y puntos
de vista a menudo dogmatizados por falta de una saludable confrontacin.

Pequeo Grupo de Discusin
Un grupo reducido trata un tema o problema en discusin libre e informal, conducido por un coordinador.
Se trata de un intercambio cara a cara, entre personas que poseen un inters comn para discutir un
tema, resolver un problema, tomar una decisin o adquirir informacin por el aporte recproco. Todo
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dentro de un mximo de espontaneidad y libertad de accin dentro de las siguientes normas:
La discusin es alrededor de un tema previsto
El intercambio de ideas sigue cierto orden lgico en torno del objetivo central.
El grupo designa al coordinador o director, cargo que debe ser rotativo para desarrollar la
capacidad de conduccin de todos los miembros.
El clima debe ser democrtico
El director formula, con acuerdo del grupo:
Tema o problema
Esclarece sus implicancias
Propone los aspectos a tratar
Fija los objetivos parciales y generales
El tiempos que se dedicar a la discusin y a la ponencia de cada uno
Da inicio a la discusin, cuando considere que todo est establecido.
Para facilitar la comunicacin es conveniente ubicarse en crculo y mejor an alrededor de una mesa
grande. Todos deben verse para poder comunicarse cara a cara con comodidad.

Phillips 66
Un grupo grande se divide en subgrupos de seis personas, para discutir durante seis minutos un tema y
llegar a una conclusin. De los informes de todos los subgrupos se extrae luego la conclusin general.
Provee el blanco para la discusin por medio de una pregunta especfica cuidadosamente preparada.
Caractersticas primordiales:
Esta tcnica deriva del hecho de que 6 personas discuten un tema durante 6 minutos, donde
cada miembro diserta por casi un minuto y de inmediato se realiza una conclusin.
Vencido el tiempo de cada sub-grupo se leen todas las conclusiones y entre los subdirectores
realizan la conclusin general.
Es particularmente til en grupos grandes de ms de 20 personas porque promueve la
participacin activa, permite obtener las opiniones de todos los miembros en un tiempo breve y
facilita llegar a la toma de decisiones, obtencin de informacin o puntos de vista de gran
nmero de personas acerca de una problemtica o cuestin.
Desarrolla la capacidad de sntesis y de concentracin, ayuda a superar las inhibiciones para
hablar ante otros, estimula el sentido de responsabilidad, dinamiza y distribuye la actividad en
grandes grupos.
El objetivo principal consiste en lograr una participacin democrtica en grupo numerosos.
Un grupo no se rene para hacer un Phillips 66, sino que se utiliza en un momento dado.

Cuchicheo o Dilogos Simultneos
En un grupo, los miembros dialogan simultneamente de a dos para discutir un tema o problema del
momento.
Se divide al grupo en parejas que tratan en voz baja un tema o cuestin del momento y todo el grupo lo
Lic. Adriana Bruno

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hace simultneamente sobre un mismo tema. En pocos minutos puede obtenerse una opinin compartida
sobre una pregunta formulada al conjunto. Es muy similar al Phillips 66, pero el tiempo se reduce a dos o
tres minutos.
Se realiza despus de una actividad presenciada por el grupo con el fin de conocer opiniones, puntos de
vista y/o aprovechamiento.

Seminario o Workshop
Un grupo reducido investiga o estudia intensivamente un tema en sesiones planificadas recurriendo a
fuentes originales de informacin.
Constituye un grupo de aprendizaje activo, ya que los miembros no reciben la informacin ya elaborada,
sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboracin recproca. Este formato se da
mucho con comunidades cientficas, tecnolgicas, ideolgicas y educativas.
El grupo est integrado por no menos de 5 ni ms de 12 miembros.
Caractersticas:
Miembros: poseen un inters comn en cuanto al tema y tienen un nivel de informacin
semejante
El tema exige la investigacin o bsqueda especfica en diversas fuentes. Un tema ya elaborado
y expuesto en un libro no justifica el trabajo de Seminario
El desarrollo de tareas y temas son planificados por todos los miembros en la primera sesin de
grupo
Los resultados o conclusiones son responsabilidad de todo el grupo
Todo Seminario concluye con una sesin de resumen y evaluacin del trabajo realizado
El Seminario puede trabajar durante varios das hasta dar trmino a su labor y cada sesin suele
durar entre 2 3 horas.
Son supervisados por especialistas que actan como asesores
El organizador selecciona los temas o reas de inters, prepara un temario provisorio (o agenda
previa), ubica elementos y fuentes de consulta, dispone locales y elementos de trabajo, horarios,
etc.
La tareas a desarrollar durante el Seminario consisten en: indagar, buscar informacin, consultar fuentes
bibliogrficas y documentales, recurrir a expertos y asesores, discutir en colaboracin, analizar a fondo
datos e informaciones, relacionar aportes, confrontar puntos de vista, hasta llegar a formular las
conclusiones del grupo sobre el tema.

ESTILO COMUNICACIONAL MIXTO
Foro
El grupo en su totalidad trata o discute informalmente un tema, hecho o problema, conducido por un
coordinador.
Suele realizarse a continuacin de una actividad de inters general observada por el auditorio: una
conferencia, una clase, una pelcula, etc.
Lic. Adriana Bruno

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La finalidad es permitir la libre expresin de ideas y opiniones y el moderador debe controlar esta
participacin espontnea.

Por su propia naturaleza de libre discusin informal, es aconsejable que el grupo sea homogneo en
cuanto a intereses, edad, instruccin, etc. Por este motivo se lo considera una tcnica mixta, porque
aunque no es necesaria una preparacin especial del tema, si implica una formacin de parte de los
miembros que participen del foro.

Exige un mnimo de normas
Tiempo limitado: de 1 a 3 por cada disertante
Ponencias lo ms objetivas posible
Levantar la mano para pedir la palabra
Centrarse en el problema
Evitar toda referencia personal
Lic. Adriana Bruno

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UNIDAD 5. LA CIUDAD SEDE Y LA LOCACIN

LA CIUDAD SEDE
Como vimos en su momento, la Coordinacin General junto al Coordinador de Administracin deben
escoger la ciudad con la suficiente anticipacin, que depender del tamao del evento en cuestin:
Eventos pequeos: mnimo seis (6) meses
Eventos medianos: mnimo un (1) ao
Eventos magnos: de dos (2) a cuatro (4) aos aproximadamente.

En todo el mundo hay ciudades reconocidas por la infraestructura que ofrecen para organizar convenciones
de gran tamao. En funcin de la magnitud del evento es la infraestructura que se necesitar contrata y los
criterios necesarios para la seleccin de la ciudad sede, cuando el evento es de 1000 participantes, son:
La existencia de un centro de convenciones adecuado
Su disponibilidad en las fechas que se pretende realizar el evento
Si tiene espacio suficiente y adecuado para una convencin
Si tiene suficiente nmero de salones y de las dimensiones necesarias
Si tiene un hotel adecuado y disponible para ser la sede y centro de operaciones
Nmero, tipo y localizacin de hoteles
Tipo y capacidad de habitaciones en los hoteles
Distancia de los hoteles al centro de convenciones
Si tiene lugares adecuados para eventos especiales
Si tiene la infraestructura adecuada en servicios de transporte terrestre y areo, restaurantes,
proveedores de equipos audiovisuales, de sonido y fotocopiado, capacidad en estacionamiento y
cocinas, personal de mantenimiento calificado, de apoyo operativo, administrativo y diseadores,
entre otros.
Ubicacin geogrfica desde el punto de vista de accesibilidad en distancia y costo, para los posibles
participantes
Si el clima es apropiado en las fechas que se pretende realizar el evento.

CLASIFICACIN DE CIUDADES
Por su infraestructura y servicios las ciudades se dividen en tres (3) clases:
1. Las que permiten efectuar eventos magnos y cuentan con toda la infraestructura necesario como
aeropuerto internacional con vuelos diarios a todos el mundo, hoteles con capacidad de cuartos para
miles de personas, lugares tursticos, transporte de calidad, numerosos restaurantes, espectculos
artsticos y vida nocturna. Estas ciudades suelen ser ms costosas que otras que nos son tan conocidas
o prestigiosas por sus lugares tursticos y de recreacin para organizar eventos.
2. Las que no tienen la misma infraestructura que la anterior y obligan al Coordinar General a hospedar a
los participantes en varios hoteles, la capacidad de los salones no es adecuada, etc. Pero presentan
Lic. Adriana Bruno

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como ventaja una atmsfera amigable para realizar el evento, ms flexibilidad ante las negociaciones
con los hoteles, centros de convenciones, contratistas, etc.
3. Las ciudades adecuadas para organizar eventos pequeos que no necesitan mucha infraestructura.

Sin embargo, hay que saber escoger pues hay ciudades que tienen toda la infraestructura necesaria y que
no son tan solicitadas y todos los servicios estn disponibles. Una convencin magna generan una cantidad
de dinero muy importante para cualquier ciudad, ya que crean empleos, se firman contratos de servicios
como hospedaje, alimentacin, transporte, espectculos, etc.
Es conveniente que el comit organizador inspeccione fsicamente las instalaciones que se pretenden
contratar. La visita requiere contar con el programa que defina cules sern los lugares y espacios
necesarios para la realizacin completa del evento y as poder inspeccionar cada lugar a utilizar.
La decisin final de la ciudad, el centro de convenciones y el hotel sede, la tienen que tomar conjuntamente
todos los miembros del comit organizador.
Cuando las reservaciones se hacen con varios aos de anticipacin, es aconsejable hacer una segunda
visita de inspeccin ms cercana a la fecha del evento, para poder corroborar que todo se encuentra en las
mismas condiciones al momento en que fueron contratadas, para as evitar cualquier inconveniente.
Tambin es necesario tener reuniones de negociacin con las autoridades de la ciudad y los directivos o
representantes del centro de convenciones y hoteles que se pretenden contratar para aclarar y definir todo lo
referente a logstica, permisos y licencias.

Permisos y licencias
Debido a que cada pas y/o ciudad tiene sus propias reglamentaciones, muchas veces se debe coordinar la
obtencin de permisos y licencias necesarias para la realizacin de convenciones y realizar los trmites
pertinentes.
Para esto existen empresas que proporcionan estos servicios y pueden agilizar la obtencin de los mismos.
En el caso de que el mismo Comit Organizador quiera hacer estos trmites se debe dirigir a la delegacin o
municipio correspondiente para solicitarlo.

CONVOCATORIA PARA ELEGIR LA SEDE
Muchas veces existen convenciones que se realizan de manera rotativa en diferentes pases o ciudades. En
estos casos, el Comit Organizador abre la convocatoria para que diversas entidades, organismos o
agrupaciones compitan para la definicin de la sede. Un ejemplo de lo que la convocatoria debe incluir en su
texto es el siguiente:

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Las agrupaciones de (mdicos u odontlogos) interesados en organizar el (nombre del
evento) deben presentar un proyecto que contenga los siguientes datos:
Exposicin de motivos
Estructura formal del Comit Organizador
Fundamentar las razones que se consideren necesarias y suficientes, por las que estimen
la conveniencia de realizar el evento en su entidad
Currculo del personal que formar el Comit Organizador
Infraestructura con que cuenta la ciudad sede
Disponibilidad de salones para inauguracin y clausura, para ponencias magistrales, para
mesas de trabajo, para eventos sociales, equipos y servicios de transporte, transportacin
local, etc.
Propuesta de la temtica del evento
Propuesta de candidatos a ponentes magistrales y a ponentes y funcionarios de mesa
Proyecto de programas de trabajo, acompaantes, sociales, culturales y recreativos de los
participantes
Propuesta de coordinacin y comunicacin del comit organizador
Apoyos en infraestructura, difusin, alimentos, materiales y otros.
Cantidad de participantes esperados
Proyecto de programa general de organizacin de la exposicin
Presentar presupuesto y fuentes de financiamiento. (Se debe presentar una relacin
completa de todas las erogaciones que se consideren necesarias y sus posibles fuentes
de financiamiento)

Cada propuesta debe incluir los aspectos de planificacin, organizacin, operacin, realizacin y control, a
efecto de poder normar un criterio homogneo entre los que intervienen en el proceso de seleccin.
Se debe presentar el organigrama funcional, que muestre en forma concreta la estructura que intervendr
formalmente en la realizacin, as como los manuales de funciones, polticas y procedimientos, que
expresen claramente los lineamientos que regirn las diferentes actividades del programa general de trabajo.

LA LOCACIN
La decisin del hotel sede o el centro de convenciones es trascendental para el xito del evento, ya que una
buena sede permite que las diferentes actividades se realicen eficientemente y tengan un mayor lucimiento.
Es conveniente que el Comit Organizador inspeccione fsicamente las instalaciones que se pretenden
contratar. La visita requiere tener un programa que defina qu lugares se van a inspeccionar, como as
tambin verificar la limpieza y mantenimiento del lugar, el rea de registro y la capacidad y distribucin de los
salones, entre otros.

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Cuando las reservaciones se hacen con varios aos de anticipacin, se aconseja hacer una segunda visita
de inspeccin, ya que el mantenimiento en las locaciones no es estndar o pueden sufrir modificaciones que
pueden afectar a nuestra planificacin.
Un centro de convenciones es un sitio de lo ms adecuado para ser sede de un evento tipo convencin ya
que facilita su realizacin. Hay centros de convenciones y hoteles que estn ubicados en un mismo lugar y
proporcionan un conjuntamente el servicio. Generalmente, son las locaciones ideales para definir la sede de
cualquier evento magno, pero muchos lugares no cuentan con este tipo de instalaciones o las existentes no
cumplen con los requisitos necesarios de acuerdo a las caractersticas o envergadura del evento planificado.

Pero para poder saber si la locacin es la adecuada para nuestro evento, la informacin necesaria para
decidir la contratacin del centro de convenciones es la siguiente:
Superficie total del centro
Superficie total de la construccin
Superficie para la exposicin
Altura real y altura libre de los salones
Superficie para eventos especiales (m
2
x saln)
Capacidad del auditorio y salones en diferentes montajes
Servicios ejecutivos y de oficina
Servicio de agencia de viajes y banco
Servicios de transporte
Capacidad del estacionamiento
Sistema de seguridad
Servicios de alimentos y bebidas
rea de descanso
Planos de localizacin del centro
Planos de medidas y distribucin de salones
Lista de precios por saln
Ubicacin geogrfica

Tambin se debe considerar la infraestructura y los servicios que puede ofrecer cada establecimiento, si los
mismos son gratuitos o implican un pago adicional y cul es la modalidad de utilizacin de cada uno de ellos.
A continuacin veremos en un cuadro cules son los servicios que pueden ofreceremos los hoteles y/o
centros de convenciones

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El Comit Organizador debe saber y conocer el evento a fondo, debe contar con un plano que indique donde
se localizan los servicios mencionados, as como los tableros elctricos, los de control de iluminacin, aire
acondicionado, la cocina, servicios sanitarios, vestidores, tomas de electricidad, escaleras fijas y mecnicas,
guardarropas, entradas y salidas de la locacin, mesa de reclamos y objetos perdidos, bodegas de
abastecimiento de artculos varios, auditorios y salones de trabajo, oficina de banquetes y exposiciones,
extintores y salidas de emergencia, entre otros, ya que es la nica manera de tomar real posesin del lugar y
realizar el evento bajo control en su totalidad.
Cuando se contratan lugares y salones para las diferentes actividades del programa del evento, se debe
considerar que sean los adecuados en tamao, comodidad, acceso, ubicacin, calidad en los productos y
servicios ofrecidos, facilidad para el montaje de la escenografa y para la instalacin de todos los
requerimientos tcnicos necesarios (iluminacin, sonido, video y traduccin simultnea, entre otros).
En el caso que se decidiera como sede algn hotel, se pueden negociar paquetes que incluyan el
arrendamiento de las habitaciones, de los salones para las distintas actividades programadas y todos los
servicios gastronmicos necesarios. Esto es factible cuando la organizacin puede garantizar un mnimo de
ocupacin de la capacidad del hospedaje del hotel y esto se negocia con la administracin del hotel en
cuestin.
Se debe de considerar cul es la infraestructura necesaria de salones y habitaciones, dependiendo del
nmero de participantes esperados y del tipo de actividad que se pretendan realizar, sabiendo que las
actividades de inauguracin, clausura, ponencias magistrales, mesas de trabajo, espectculos y momentos
gastronmicos (desayunos, almuerzos, coffee-breaks y comidas) requieren de instalaciones y montajes
especiales.

LOS TIPOS DE ESPACIO
Segn las necesidades de nuestro evento, el escengrafo o ambientador debe organizar el espacio tal que
sea funcional para las actividades que se realizarn, y a su vez creativos. Como todo elemento del diseo
escenogrfico, debe acompaar la idea rectora original en concordancia con los objetivos del evento.
Segn cmo ordenemos el espacio, sugeriremos u ocultaremos cosas y esto ser parte de nuestro discurso
pictrico.
A continuacin pueden verse las distintas formas de distribucin del espacio segn la ubicacin del
escenario y el pblico.
Frontal: Es un espacio ordenado como un teatro tradicional (o teatro a la italiana). Hay una separacin
(la cuarta pared, como se le llama en teatro) entre los espectadores y los actores, ya sean stos
oradores, cantantes o incluso una pantalla en la que se estn proyectando imgenes.

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Bifrontal: En este caso el actor est ms expuesto, ya que hay pblico en dos ngulos opuestos. El
pblico tiene la sensacin de espiar lo que ocurre y el actor est rodeado. Es muy difcil el diseo de
escenografa en estos espacios ya que cualquier elemento con altura que pongamos, molestar la visual
de alguna de las dos plateas. Sin embargo, nos permite utilizar escenarios giratorios, trabajar el piso,
acercar los actores al pblico y trabajar ambientes muy ntimos.

Semicircular / Anfiteatro: Es una forma de aprovechar ms el espacio. Los espectadores rodean el
escenario en forma circular y aumentando en altura. Es importante considerar que quienes ocupan los
asientos de los extremos tendrn una visin lateral, lo cual afectara en caso de tener una pantalla o de
necesitar ocultar elementos en los costados del escenario (llamados hombros).

Circular: Lo que ocurre con esta distribucin de la audiencia es muy similar a lo que pasa con el
bifrontal: la accin que se lleva a cabo en el escenario debe ser visible desde todos los ngulos. No debe
existir un delante y un detrs. Para que todos puedan ver lo que ocurre en el centro, debemos evitar
los grandes volmenes en el escenario.

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Polivalente: El escenario polivalente es aquel que puede armarse como nosotros preferimos. Tal vez
queremos utilizar un edificio que tenga un entrepiso y una accin se desarrolla en una planta, mientras
que en la otra ocurre algo muy diferente y luego ambas acciones se unen. Tener un escenario en dos
plantas es una posibilidad. O tal vez queremos que en nuestro evento el show sea en un espacio en
particular, mientras que los discursos de las autoridades de la empresa sern en otros. Entonces
nosotros debemos disear el espacio tal que todos los espectadores (ya sea que estn sentados en
mesas, o parados) puedan observar ambos escenarios sin incomodidades ni interferencias visuales.

Otros: Algunas aclaraciones deben hacerse al respecto:
Debemos tener en cuenta que, si armamos una platea tal que cada fila est ms arriba que la otra
para que la visin sea mejor, la parrilla de luces puede interferir en la visual de las filas superiores.
No siempre el actor debe estar en el escenario y el espectador en la platea. Qu ocurrira si los
ubicramos al revs? Qu sensacin le dara al pblico? A veces lo que buscamos es incomodar
al pblico, un poco, como para provocar una sensacin determinada, para que vea las cosas con
otros ojos. Es importante preguntarnos qu queremos causar en el pblico que nos visita?
No nos olvidemos que el piso es un espacio al que no muchos ambientadores prestan atencin y se
olvidan de las grandes posibilidades que brinda. Podemos pintarlo, pegarle calcomanas, proyectar
imgenes sobre l, plottearlo, elevarlo, cambiarle la textura, etc.
El escenario en s es el espacio delimitado para la accin y este puede ser: abierto, circular,
semicircular, fijo, giratorio, combinado, deslizante, levadizo, con o sin trampas, entre otras tantas
variantes

LOS CIRCUITOS Y RECORRIDOS
El recorrido (ya sea fsico o visual) que hacen los espectadores es muy importante para la percepcin que
obtendrn del espacio. Habr elementos que por su forma, imagen, color, ubicacin, etc. sern los que se
vean primero, mientras que otros pasarn inadvertidos o sern vistos ltimos. Nosotros podemos controlar
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eso, ya sea armando un circuito de recorrido o proponindolo segn la ubicacin de los elementos, el color
de la ambientacin o de la luz, las intensidades de luz, etc.
Los recorridos pueden ser:
Abiertos / Cerrados: Un recorrido abierto es aquel en el que se ingresa por una puerta y se egresa por
otra. En general se utiliza en circuitos de circulacin obligatoria, en la que hay un solo camino que puede
realizarse. As la gente no se pierde de ver nada (y adems nos sirve para que eviten en su recorrido
cosas que nosotros no queramos que vean como puertas de servicio, cocina, etc.). En cuanto a los
circuitos cerrados, slo hay un espacio de ingreso/salida. Para estos casos pensemos en las ferias y
exposiciones; en cmo estn ubicados los stands y en cuntas puertas hay, entre otras cosas.
Libre / Obligatorio: Segn cmo estn distribuidos los elementos en nuestro espacio, habr una cierta
cantidad de formas de recorrerlo o no habr ninguna en especial. En este ltimo caso, la circulacin es
libre, mientras que si armamos un laberinto, o un espacio con paneles, o hacemos una actividad en un
saln y la siguiente en otro; la circulacin es obligatoria. Recordemos que anteriormente hablamos de
proponer recorridos visuales, es decir, que nosotros podemos dirigir la mirada de los espectadores en
diferentes momentos utilizando como herramienta la luz, el sonido, el color o la forma, entre otros.

EL ALOJAMIENTO
Es necesario implantar un sistema de control automatizada de alojamiento desde que se comienza a
planificar un evento, ya que esto nos permitir tener toda la situacin (de cada participante o colaborador
que est alojado bajo nuestra responsabilidad) bajo control.
En los eventos muy grandes, en donde participan miles de participante, es habitual alojarlos en varios
hoteles. Esto es aconsejable por razones de logstica, aunque uno solo tenga capacidad suficiente para
albergarlos a todos, para evitar el congestionamiento ante movimientos de transporte, arribos, servicios de
comidas, utilizacin de ascensores, etc.
La distancia del hotel al centro de convenciones es una variable que debemos considerar. Es conveniente
que el tiempo promedio de traslado de uno a otro no excede, dentro de lo posible, los 10 a 12 minutos.
El tipo de hoteles que se contraten deben estar condicionados al perfil de los participantes y a su poder
adquisitivo. En cualquier ciudad hay hoteles de lujo y gran turismo que tienen todas las comodidades y son
muy costosos y otros que tienen todos los servicios indispensables, menos lujo y son ms baratos. Para
tomar la decisin de los hoteles que se van a contratar, es conveniente elaborar una lista de clasificacin. Y
esto se debe tener en cuenta no solo para los participantes sino tambin para quien trabajen en la
organizacin y/o construccin del evento, ya sean stos parte del Comit Organizador o del equipo de los
expositores. Aunque para stos ltimos no corre bajo nuestra responsabilidad alojarlos, si sabemos que
pueden llegar a necesitar de este servicio y ser una forma de colaborar con ellos con el solo hecho de
enviarles la nmina de alojamientos y categoras disponibles en las inmediaciones.
Otro tema a considerar es que dependiendo de los programas de actividades de cada evento, los
participantes por lo comn llegan y parten en bloques, aunque algunos llegan a la ciudad un fin de semana
antes, otros se quedan una semana despus y otros suelen llegar el da previo. Por ejemplo, para un evento
de 2000 participantes, con el alojamiento dividido en 3 hoteles, no se van a recibir y asignar habitaciones a
Lic. Adriana Bruno

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todos los participantes al mismo tiempo. Generalmente llegan por grupos, por lo que es conveniente elaborar
un programa detallado de llegadas por cada uno de los hoteles.
Adems, en la logstica general se debe tener presente que los miembros del Comit Organizador, personal
de apoyo y seguridad, algunos proveedores, contratistas y ejecutivos de las empresas, llegan con
anticipacin y son los ltimos en abandonar las instalaciones en donde se lleve a cabo el evento.
Por todo lo dicho es que los representantes de los hoteles necesitan saber con suficiente anticipacin las
llegadas y salidas de los participantes, para definir la logstica de alojamiento y que al momento de realizar
los check-in y check-out correspondientes puedan prever el personal necesario y la forma de
implementacin acorde para evitar grandes congestionamientos o prdidas innecesarias de tiempo, que
suelen fastidiar a todos. Y a su vez para que esta operatoria no interrumpa el normal funcionamiento del
hotel, que tambin debe asistir a otros huspedes que nada tienen que ver con nuestro evento.
De la misma manera deben organizar una logstica que contemple:
El movimiento del equipaje de cada pasajero
La disponibilidad de los ascensores, en funcin de la capacidad de cada uno
El tiempo necesario para cerrar las cuentas individuales, ya que el egreso de cada pasajero est
relacionado directamente, en la mayora de los casos, con el horario de salida del medio de
transporte que lo llevar a su ciudad de origen.
La salida, ya que debe ser lo ms fcil y agradable posible, ya que es el ltimo contacto con el
evento.
Tambin, cuando el alojamiento es el responsable del traslado del equipaje de cada participante, se necesita
un procedimiento para identificar el mismo de manera rpida y segura, que puede ser en base a etiquetas
autoadhesivas o con identificadores colgantes, siempre por duplicado, para colocar uno en cada pieza y dar
una la copia al dueo. Para todas las actividades mencionadas se debe contar con el espacio y personal
suficiente para no amontonar y complicar el movimiento de las personas y/o equipajes.
La distribucin y asignacin de cuartos se debe hacer en base a:
La solicitud de alojamiento de cada participante
Las confirmaciones
Las habitaciones disponibles en cada hotel
La bsqueda de satisfaccin del cliente
La categora del participante
La fecha de llegada
Las suites de los diferentes hoteles se deben de asignar a:
Personalidades
Invitados especiales
Altos directivos
Ponentes magistrales
Algunos representantes de medios de comunicacin invitados
Comit Organizador

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Adems de las suites hay varios tipos de habitaciones: sencillas o singles, dobles con dos camas singles o
una doble (matrimonial o king size), senior y junior suites, con vista o sin vista, cera o lejos de los ascensores
o elevadores, entre otras, cuya clasificacin o denominacin depender de cada alojamiento en particular.
Por ello, debemos conocer en profundidad cules son los tipos y caractersticas de las habitaciones que
ofrece cada hotel en particular, sin presuponer que todos brindan lo mismo.
Mensualmente se debe entregar al Coordinador General una lista que indique las habitaciones confirmadas.
Dos (2) meses antes de la inauguracin se debe tener un informe semanal, porque sirve para medir si las
habitaciones bloqueadas son suficientes.
Se deben bloquear con suficiente tiempo las habitaciones que se piensen ocupar, considerando tener una
reserva adicional de un 10% de habitaciones en cada hotel, ya que contar con habitaciones adicionales
permite resolver problemas de alojamiento que se presentan en el momento. En la mayor parte de los
hoteles se exige una cantidad mnima de habitaciones que los organizadores garantizan ocupar, esta
garanta permite reservar salones, servicios de alimentos, etc. Generalmente, los hoteles aceptan que las
habitaciones que no se hayan ocupado, si se tiene opcin de venderlas, se descuenten de las habitaciones
garantizadas por los organizadores.
Durante el evento se pueden abrir dos cuentas maestras en el hotel y/o centro de convenciones. Una se
utiliza para cargar el costo de las habitaciones y gastos generales de los Organizadores y otra para controlar
los servicios de bebidas y alimentos.
En lo posible hay que evitar que los participantes tengan que compartir habitaciones; si fuese necesario hay
que definir el procedimiento y polticas para asignar compaeros. El Comit Organizador puede
responsabilizarse de la distribucin, asignacin y entrega de las habitaciones y llaves. En este caso, el hotel
debe abrir cuentas individuales a cada participante y responsabilizarse del cobro de sus consumos al
finalizar el evento o al salir del hotel. Generalmente, se les denomina cuentas extras, ya que son
independientes de los gastos del programa del evento.
Cuando el Comit organizador es el responsable de distribuir y asignar las habitaciones debe:
Definir el espacio fsico, equipo y materiales de trabajo necesarios para desarrollar esta tarea
Elaborar una lista por orden alfabtico de todos los participantes e invitados confirmados
Inspeccionar y supervisar cada una de las habitaciones
Distribuir y asignar las habitaciones
Entregar las llaves de las habitaciones asignadas
Otra cuestin importante es importante es poder evaluar si los participantes estuvieron satisfechos con lo
que recibieron durante su alojamiento, ya que esto sirve para detectar las debilidades que se deben corregir
para futuros eventos o bien la necesidad de cambiar contratar otra locacin directamente. Para esto,
durante el momento en que se realiza el check-out del hotel, se puede entregar un cuestionario a travs del
cual pueda conocer los comentarios y/o sugerencias que el participante desee hacer. Lo ideal es hacer
preguntas claras, directas, sencillas y concretas, en lo posible de tipo cerradas (a contestar a travs de
puntuacin o marcacin con cruz ante opciones de respuestas posibles), para que el posterior anlisis de
resultado nos proporcione las respuestas necesarias. Adems, de esta manera, evitaremos quitarle
demasiado tiempo a quien deba contestarla o que el participante se resista a completarla.
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A continuacin vern un modelo posible de cuestionario, que nos orientar en cules pueden ser los factores
a analizar:

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LOS CONTRATOS CON EL HOTEL Y/O CENTRO DE CONVENCIONES
Para evitar inconvenientes, al contratar las diferentes locaciones se debe solicitar una carta compromiso, en
donde se indiquen los precios vigentes de los servicios que se vayan a contratar, los montos de los
depsitos necesarios para firmar los contratos respectivos y las condiciones generales. Tambin se debe
prevenir en las clusulas del contrato el posible caso de la cancelacin del evento.
Los contratos con las locaciones tienen la finalidad de definir las condiciones bajos las cules se
comprometen a prestar los servicios contratados y la forma en que los usuarios se comprometen a
liquidarlos, con el propsito de garantizar que se respetarn trminos y condiciones generales que se
convengan entre el Organizador y la Locacin en cuestin.
La informacin que se necesita para su elaboracin es la siguiente:
Razn social de la empresa o agrupacin de los organizadores
Direccin y telfono
Datos generales del Coordinar General y responsable
Tipo de evento
Asistencia esperada
Programas de trabajo especificando fechas, horarios y responsables
Nmero de habitaciones garantizadas
Nmero definitivo de participantes garantizados, para definir el nmero mnimo de habitaciones y
servicios contratados como base
Nmero y capacidad de salones necesarios por actividad, tipos de montaje y asistencia esperada
Servicios, equipos y materiales que se contratarn a la locacin
Nombre del responsable que firmar el contrato
Registros gubernamentales necesarios

Para la elaboracin de las clusulas del contrato se debe de convenir el monto a abonar en concepto de
arrendamiento total, el monto de depsito en garanta y el manejo de los cargos adicionales, como pueden
ser: consumo de alimentos y bebidas, propinas al personal, utilizacin de servicios de esparcimiento o spa,
estacionamiento, etc.
Hay que prever una clusula que se refiera a la cancelacin del evento por problemas imprevistos y que
imposibiliten la realizacin de ste, en la se estipule el porcentaje o monto que deben de cubrir los
organizador por arrendamiento, consumos y cargos adicionales. La cancelacin por parte de los
organizadores se debe hacer por escrito y tener sello de recibido del arrendador.
Tambin se debe establecer cul es la ltima fecha que la locacin permite hacer la confirmacin final de
participantes. De la misma manera se debe consignar cul es la fecha lmite para poder efectuar
cancelaciones, sin que este ocasione cargo adicional alguno o bien negociar el porcentaje a abonar en
funcin de diferentes fechas.
Se debe mencionar que los organizadores se responsabilizarn de cualquier dao causado por los
participantes a la decoracin, al mobiliario o al inmueble.
A veces se suele anexar fechas y horarios de utilizacin de los diferentes salones, servicios y equipos
Lic. Adriana Bruno

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contratados a la locacin.
Habitualmente, los hoteles o centros de convenciones tienen elaborados modelos de los contratos a los que
nos estamos refiriendo.

A modo de cierre, la informacin fundamental que debemos conocer para poder
seleccionar la Ciudad Sede (en funcin de la infraestructura necesaria) y las
Locaciones en la misma, es la siguiente:
Nmero de participantes y empresas expositoras
Nmero y tipo de hoteles y habitaciones requeridas
Tarifas que ofrecen los diferentes hoteles
Especificaciones del centro de convenciones y hotel sede (ubicacin
geogrfica, capacidades y servicios)
Fechas preferentes y opcionales para la realizacin del evento
Programas de trabajo, sociales, deportivos y de acompaantes
Necesidades de servicios y de infraestructura
Antecedentes de realizacin de eventos similares tanto en la ciudad sede
como en sus locaciones

La decisin final de la ciudad, el centro de convenciones y el hotel sede, la tienen
que tomar conjuntamente los miembros del Comit Organizador.

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UNIDAD 6. LOS MDULOS DE SERVICIO

Los mdulos son todos los espacios y/o instalaciones necesarias, dentro de la locacin donde se llevar a
cabo el evento, para el correcto desarrollo del mismo, la atencin de los diferentes tipos de participantes y/o
la realizacin de las distintas actividades/acciones programadas.
Los mdulos ms habituales son los siguientes: Orientacin, Informes, Recepcin, Registro, Entrega de
materiales, Centro de operaciones y Sala de prensa,
Es importante planificar, supervisar, coordinar y definir la instalacin y ubicacin de los diferentes mdulos,
que siempre deben estar en lugares accesibles y visibles. Los responsables de cada mdulo deben tener la
documentacin y el equipo necesario, para un servicio eficiente. El correcto funcionamiento de servicios es
indispensable para crear una imagen correcta y satisfactoria del evento. Por eso, se debe solicitar la
instalacin de corriente elctrica para computadoras, impresoras, fotocopiadoras, fax y sealizacin
iluminada, para que en cada mdulo se trabaje perfectamente. La implementacin, dimensin y ubicacin de
cada uno de ellos depender del tipo de evento a realizar y de la magnitud del mismo. A su vez,
dependiendo de la magnitud del evento, cada mdulo se compone de varias mesas o ubicaciones.
La instalacin y funcionalidad de los mdulos, antes, durante y despus del evento, son responsabilidad de
la Coordinacin de Operaciones.
A continuacin veremos un ejemplo de distribucin de mdulos del rea de ingreso al evento, que nos
permitir observar como una correcta ubicacin de los mismos facilita y agiliza el movimiento de las
personas participantes, evitando amontonamientos y prdidas innecesarias de tiempo.

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ORIENTACIN E INFORMES
Los centros de informacin son el contacto inicial y permanente con los participantes, por lo que se debe
designar personal competente y de buena presentacin. Generalmente se instalan en los lugares de mayor
circulacin y movimiento durante el evento.
Conjuntamente con la Coordinacin de Operaciones, se debe decidir la ubicacin e instalacin de los
mdulos en las terminales de transporte areo y terrestre para recibir a participantes, invitados especiales y
a presidiums, ponentes y funcionarios de mesa.
Siempre se debe tener un directorio con los telfonos y direcciones de las personas, servicios y lugares de
importancia para el evento. Adems, es conveniente tener informacin sobre lugares tursticos, museos,
servicios mdicos, de transporte, telfonos de emergencia y proporcionar un plano de la ciudad sede a cada
uno de los participantes, para facilitar su movilidad. Adems de Informar sobre las polticas para participar en
las diferentes actividades y la forma de hacer uso de las instalaciones. Por ejemplo: en algunos festivales de
msica no permiten la entrada a menores de 12 aos, o en un torneo de golf no permiten hieleras o radios, o
actividades nocturnas en donde no se permite la asistencia con nios.
En eventos magnos, es muy usual que haya largas lneas de participantes desesperados por inscribirse y
recibir su habitacin. En estos casos hay que detectar rpidamente qu es lo que impide el flujo normal para
registrar a los participantes. Los problemas ms comunes son que haya participantes con falta de
comprobantes de pago u otros documentos o espacios en las habitaciones y detienen el flujo de registro. Lo
anterior se soluciona conduciendo a estos participantes al mdulo de orientacin, buscando que no pierdan
su lugar en la fila.

RECEPCIN, REGISTRO Y ENTREGA DE MATERIALES
Dependiendo de la magnitud del evento es la cantidad de personal y espacio fsico requerido para la
recepcin y registro. El espacio fsico para el registro debe ser suficientemente grande para manejar la
cantidad de participantes esperados.
La distribucin de las mesas de registro es clave para evitar grandes lneas de espera para registrarse. Es
preferible un rea cuadrada o rectangular bien proporcionada, que una larga fila de mesas en donde hay
ms distancias que recorrer y el ambiente es ms fro.
El primer contacto de los participantes con los organizadores del evento es de trascendental importancia
para crear un ambiente positivo desde el inicio, por ello el trato debe ser gil, amable y eficiente.
En un cuadrado o rectngulo todos pueden ver a todos, las distancias son ms cortas, los supervisores o
coordinadores pueden detectar fcilmente en dnde pueden auxiliar a algn participante.
El procedimiento para registrarse debe ser congruente con la distribucin de los mdulos del rea de
registro.
El rea de registro deber ser:
Armnica y ordenada
Con manteles en las mesas
Plantas
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Buena sealizacin
Ubicacin estratgica del logo y lema del evento
Personal uniformado y bien presentado
Espacio suficiente para el llenado de cdulas y formatos.
El registro debe ser rpido teniendo en cuenta que muchos de los participantes se registran el da en que
llegan al evento, por lo que se requiere tener personal suficiente para agilizar esta actividad. Por ende, es
indispensable tener personal capacitado y un procedimiento previamente establecido, ya que comnmente la
recepcin y registro de los participantes es el cuello de botella.
Una buena distribucin del equipo de cmputos es necesaria para registrar a miles de participantes en uno o
dos das y para ellos se debe contar con el equipamiento suficiente. A los primeros que hay que registrar en
la lista de confirmados es a los miembros del Comit Organizador.
En los eventos se tienen dos tipos de participantes:
1. Los que se registraron antes del evento (por mail, correo o personalmente)
2. Los que vienen directamente al evento y se inscriben el da de la inauguracin.

Por este motivo el rea de registro puede dividirse en dos reas principales: registrados y no registrados.
El procedimiento para los que previamente se registraron es muy sencillo pues ya se tienen todos los datos
del participante y ya se comprob con anticipacin la aceptacin de la forma de pago elegida por ste o bien
ya lo tiene pago en su totalidad. Cuando ste llega muestra su recibo de pago, recibe su acreditacin, sus
materiales de trabajo, informacin especial y el horario de la siguiente actividad programada.
Cuando la cantidad de acreditados es demasiada, tambin se puede dividir por letras para darle ms
agilidad an.
El procedimiento para los no registrados es un poco ms largo, ya que hay que llenar la cdula de
inscripcin, formarse para pagar, verificar la aceptacin de tarjetas de crdito (en el caso de no pagar en
efectivo), dar de alta los datos del participante en el sistema, preparar y entregar su credencial de
acreditacin y los materiales de trabajo.
Las estadsticas del sistema de registro deben ser veraces, ya que de eso depende la cantidad de alimentos
que se requieren, el nmero de mesas y sillas que se montan en las diferentes actividades, entre otros.
Tener polticas definidas para el proceso de registro evita problemas de importancia. Las polticas ms
comunes para el proceso de registro son:
Cumplir los procedimientos establecidos para el registro
Definir las tarjetas de crdito que se aceptan
Definir la periodicidad para hacer los depsitos de producto de inscripciones y ventas
Cmo obtener cambio para billetes de denominacin alta
Aceptacin de cheques
Pagos perdidos en el correo
Descuentos en inscripciones
Registro de los representantes de los medios de comunicacin
Lmite mximo de inscripciones
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Las labores a realizar en el mdulo de registro durante el evento son:
Recibir credenciales y revisar los listados de los participantes, ponentes magistrales y de mesas,
invitados especiales y acompaantes
Tener actualizado el listado de los participantes registrados y que ya pagaron su cuota de inscripcin
Integrar y entregar material de trabajo para cada participante
Recibir los pagos de inscripcin y entregar los recibos correspondientes
Elaboracin y entrega de credenciales de identificacin
Archivar las cdulas de inscripcin
Registrar listado de participantes que ya recibieron el material de trabajo
Registrar los nmeros de las habitaciones de los participantes
Preparar listados de participantes por mesas de trabajo
Elaborar listados de los funcionarios de mesa, invitados especiales, ponentes magistrales y de mesa
y medios de comunicacin registrados.
Proporcionar informacin en general
Hacer arqueos de caja
Verificar que toda la informacin est en la computadora y tener los respaldos necesarios
Hacer cortes de caja y entregar cuentas del dinero recibido
Ser amables y corteses con los participantes, todo el tiempo.

Se recomienda rotar al personal encargado de las mesas de registro, teniendo alguien con experiencia todo
el tiempo. El encargado de la caja de pagos no puede ser rotado y debe terminar su turno completo.
Calcular el personal necesario para tener un registro eficiente no es fcil. Hay que considerar las horas pico
y el tiempo que tarda un asesor en atender a un participante con reservacin, pago por anticipado,
confirmacin y su documentacin en orden y a otros que tienen problemas con su registro.

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CENTRO DE OPERACIONES
Durante el evento es necesario tener un centro de operaciones, en donde se proporciona todas las
facilidades para desarrollar su trabajo a los medios de comunicacin, a los ponentes y al Comit
Organizador. En este centro se coordina la operacin del evento y se brinda todo tipo de servicios ejecutivos.
El Coordinador de Operaciones es el responsable de coordinar el montaje general y supervisar el
funcionamiento del centro. La ubicacin fsica es trascendental para el xito del evento.
En el Centro de Operaciones se concentra mucha de la informacin necesaria para la integracin de la
Memoria. Adems, se debe nombrar a un responsable para el acopio de la informacin que se haya definido
como necesaria. El responsable de la Coordinacin de Operaciones debe entregar el material acopiado al de
Relaciones Pblicas.
Tambin se instala un centro de mensajes en donde se reciben comunicados para los participantes y se les
dan a conocer mediante un tablero o cartelera divido de la A a la Z, en donde se colocan sus nombres
para que se acerquen y obtengan la informacin. Este centro es muy til y funcional en eventos grandes, en
donde asisten miles de participantes, y es imposible buscar a alguien para darle un recado.
Debe contar con varias lneas telefnicas disponibles, unas exclusivamente para recibir llamadas y otras
para que los participantes puedan comunicar de inmediato a donde lo requieran.
La eficiencia del Centro de Operaciones es otro de los puntos cruciales para el xito del evento por lo que se
debe tener el equipamiento y el personal suficiente y de calidad. Este espacio funcionar con mayor cantidad
de personal de apoyo durante las horas en que haya sesiones de trabajo.
Debe contar con un espacio para mesas con lpices, lapiceras, hojas y basureros, para uso de los
participantes. Tambin se debe tener suficientes espacio para distribuir las reas de trabajo, de tal forma que
permita a los organizadores dar un servicio eficiente a los usuarios antes, durante y despus del evento.
En el caso de proporcionar a los participantes servicios de fotocopiado, mecanografiado, secretara, anillado,
uso de computadoras, telfonos y/o fax, se debe definir el tiempo de entrega de los trabajos solicitados o el
tiempo de uso de los equipos. Adems, estos servicios se pueden dar con cargo al participante o pueden
estar incluidos en la cuota de inscripcin.
En este centro tambin se entrega a cada participante todo aquel material que no se le haya entregado al
momento de su llegada, como ser: carpetas con programas de trabajo y recreativos, papelera para tomar
notas, boletines informativos, artculos promocionales, copias de ponencias, revistas especializadas y
tarjetas para hacer preguntas durante las sesiones de trabajo, entre otros.
Las funciones principales del responsable ejecutivo del centro de operaciones son:
Concretar y controlar los servicios generales que requieran cada una de las coordinaciones del
Comit Organizador, ponentes, participantes y medios de comunicacin
Proporcionar todas las facilidades al encargado del sistema de informacin y comunicaciones
Atender a proveedores de productos y servicios
Coordinar y proporcionar los servicios de computadoras, impresoras, compaginado, fotocopiado,
anillado, secretarias, fax, telfonos y mensajera
Distribuir materiales e informacin en general
Coordinar los servicios de bebidas calientes y fras, catering, transporte, agencias de viajes, mdicos
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y tursticos
Coordinar los servicios de limpieza y mantenimiento de todos los espacios
Coordinar, con el personal del lugar sede y/o el hotel, todo lo necesario para dar un buen servicio en
todas las actividades
Controlar los gastos del fondo de caja que se le asigne para compras menores y entregar cuentas a
la Coordinacin de Finanzas
Coordinar el equipo de materiales que se requiera en el evento
Supervisar la instalacin de la sealizacin general del evento
Programar, entregar y custodiar el equipo y los materiales que se soliciten
Coordinar la entrega de materiales de trabajo a los organizadores y a los participantes
Otros servicios que coordina y proporciona son: centro de mensajes, alquiler de telfonos para
llamadas de larga distancia, acceso a internet para consultas o recibo de informacin, acceso a
informacin y estadsticas de carcter general y a nivel local, regional, nacional o internacional
Coordinar diariamente el cierre de las reas en donde se realiza el evento
Recopilar informacin para la elaboracin de la Memoria.

SALA DE PRENSA
La Coordinacin de RRPP junto con la de Operaciones son los responsables del buen funcionamiento de
esta sala. En algunos eventos la sala de prensa est integrada al Centro de Operaciones y en otros se
necesita acondicionar un rea o saln especial para atender a los representantes de los medios de
comunicacin.
Este mdulo debe disponer de:
Computadoras
Fax
Fotocopiadora
Grabadoras de CD y DVD
Impresoras
Lpices y lapiceras
Mquinas de escribir
Papel
Suficientes lneas telefnicas
Telfonos celulares
Secretarias, mecangrafas y desgrabadoras
La cantidad de personal, equipo y material de trabajo, depender de las necesidades y magnitud de
cada evento.
Se debe de considerar la superficie de la sala, ya que generalmente se utiliza para efectuar entrevistas que
los periodistas concretan con organizadores, ponentes, invitados especiales y pblico en general

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OTROS MDULOS
En el rea de registro tambin se instalan mdulos como pueden ser los de:

Agencias de viajes Guardarropas Servicios administrativos
Alquiler de automviles Problemas y quejas Servicios Mdicos
Hotelera Recepcin de ponencias Stands
Inscripciones para el
evento del ao siguiente
Ponentes magistrales y de
Mesas de Trabajo

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UNIDAD 7. LA LOGSTICA

Antes de comenzar, es importante que definamos el concepto de logstica como: el conjunto de medios y
mtodos establecidos previamente, necesarios para llevar a cabo la gestin y la planificacin de las
actividades de compras, produccin, traslado, almacenaje y distribucin, controlando el flujo eficiente y
efectivo de materiales, con el objeto de satisfacer de manera adecuada la demanda de consumidores y/o
usuarios.

LA CALENDARIZACIN

GRFICO O DIAGRAMA DE GANTT
El diagrama de Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de
dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A
pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre las diferentes
actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones
e interdependencias.

Desde su introduccin los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta bsica en la direccin
de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades
programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades.
Este tipo de grfico lo utilizamos durante la etapa de produccin ya que es la mejor manera de visualizar, a
lo largo del tiempo, como se desarrollar cada accin planificada, el tiempo que insumir cada una, como se
sucedern las mismas y como incide cada una en la realizacin de otras. Esto nos permitir adems
reaccionar rpidamente e implementar las soluciones necesarias en el caso de desvos en los tiempos
establecidos, a causa de sucesos imprevistos.
Es una excelente herramienta de chequeo de acciones, ya que tendremos la enumeracin completa de todo
lo que habr que realizar durante la etapa de produccin.
Adems, se puede estipular, dentro de la misma, quien es la persona responsable de la coordinacin y
concrecin de cada accin en particular. Esto servir para que todos los que estn involucrados en
diferentes actividades puedan saber quin lleva adelante cada una y entender de quienes pueden depender
aquellas que estn relaciones y/o encadenadas a sus funciones.
La accin final de todo Gantt es la fecha del evento en s mismo. sta, dentro de la grilla, es conveniente
marcarla en un color sobresaliente para evitar confusiones y dar a entender que es la nica inamovible.
Es el conocido como el da D.
En direccin de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y final de las diferentes
unidades mnimas de trabajo, los grupos de tareas (llamados summary elements en la imagen)
o las dependencias entre unidades mnimas de trabajo (no mostradas en la imagen).
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Dependiendo del tiempo total de produccin y/o de las acciones a desarrollar, estos grficos pueden
implementarse con grillas mensuales, semanales o diarias.
Algunos aspectos a tener en cuenta para su implementacin:
Esta herramienta ser realizada por el OPR.
El OPR distribuir una copia impresa a cada uno de los asistentes de la organizacin general, que
tengan participacin activa durante el perodo de produccin.
El archivo de realizacin solo lo tendr el OPR
En caso de desvos en los tiempos establecidos o de adicin de nuevas acciones, solo podr ser
modificada por el OPR, para evitar inconvenientes y que cada uno cuente con informacin diferente.
Ante cada modificacin realizada, el OPR deber entregar nuevamente esta planilla a cada uno y
corroborar que la anterior sea desestimada. No hacerlo puede causar graves perjuicios.
El OPR debe controlar que cada accin comience y finalice en los tiempos marcados. El hecho de haber
delegado la accin no garantiza su correcto cumplimiento. Es nuestra funcin y responsabilidad seguir
el desarrollo de todo lo planificado.
Si alguna accin finaliz antes del tiempo estipulado, es conveniente hace el corrimiento de las acciones
encadenadas. El tiempo es uno de los valores ms preciados de nuestra actividad y perderlo
innecesariamente sera un gran error.
Solemos entregar una copia tambin al cliente.

CRONOGRAMA
Es un esquema que muestra la secuencia que lleva a cabo un proceso. Para crear un cronograma de
proyecto se necesita tener una estructura de descomposicin del trabajo a realizar, una estimacin de
esfuerzo para cada tarea y una lista del recurso con la disponibilidad de cada uno. La razn de esto es que
un cronograma en s mismo es una estimacin: cada fecha u horario en l se estima, y si no se realizan las
actividades programadas por parte de la gente asignada a dicha tarea, el cronograma ser inexacto.
Esta herramienta es indispensable para la correcta realizacin de un evento y es por ello que la utilizamos
durante toda la ejecucin, ya que es la nica manera de poder llevar un control fehaciente de que llegamos
en tiempo y forma con la concrecin de todo lo planeado y, adems, nos permite detectar todo tipo de
desviaciones y actuar en consecuencia para su reencauce. La funcin primordial de stos es asignar
responsabilidades a quienes integran la empresa organizadora de eventos y cada uno de los proveedores
participantes del evento. Adems son de gran ayuda para hacer un seguimiento paso a paso de las tareas y
el cumplimiento de las mismas. Esta planilla se implementa para el armado, desarrollo y desarme del
evento. Se debe realizar uno por cada rubro participante, para que tenga bien claro cada accin propia a
realizar. Darle a cada persona ms informacin que la correspondiente solo ocasiona confusin. La nica
que tendr la informacin total y unificada ser la del OPR.
Algunos aspectos a tener en cuenta para su implementacin:
Su esquematizacin es por da y con horarios exactos.
La separacin por bloques ser por horarios. Es decir: por segmento horario conveniente se
establecer todo lo que habr que realizar
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Deber incluir nombre de la persona que realizar la accin y cules sern las acciones a ejecutar
por ste.
Esta herramienta ser realizada por el OPR
El archivo de realizacin solo lo tendr el OPR
El OPR debe controlar la concrecin en tiempo y forma de cada uno de los tiempos marcados.
En caso de desvos en los tiempos establecidos, los correctivos, cambios y/o ajustes de los mismos
solo podrn ser implementados por el OPR, evitando as las rdenes y contrardenes.
Ante cada modificacin realizada, el OPR deber avisar a quienes se vean afectados. No hacerlo
causar graves perjuicios.
Esta planilla es sumamente de trabajo y con alto detalle de logstica. Por este motivo, no
entregamos ni realizamos una para el cliente, pues contiene detalles que no son de su incumbencia.
Para que esta herramienta sea efectiva se debe ser lo ms explcito y concreto posible en el detalle de cada
accin y contar con la suficiente confianza para poder delegar en los asistentes y colaboradores el
seguimiento de las mismos.
El da del evento, por ejemplo, en la mesa tcnica van a estar trabajando muchos de los proveedores en
conjunto (iluminacin, sonido, video, entre otros) y ellos van a necesitar de esa informacin tambin, para
tener en claro cuando es el momento exacto de ejecucin de cada una de las acciones planificadas. Lo
mismo pasar con el sector gastronmico, el coordinador de recepcionistas, la empresa de transporte
encargada del traslado de invitados, agasajados y/o disertantes,
Esto evitar que cada persona involucrada en el desarrollo del evento dependa pura y exclusivamente
momento a momento de nosotros. Adems, le dar capacidad de accin, ya que conocer cules son sus
responsabilidad y tareas especficas a realizar.

AGENDA
La palabra agenda es originalmente una palabra plural, un trmino latino para denotar las acciones a ser
acometidas. Lo que hoy se conoce por una agenda es una lista de renglones individuales, cada uno de
estos referidos originalmente como agendum. Hoy da, sin embargo, es comn referirse a la lista en su
totalidad como la agenda para la reunin.
En reuniones de negocio, la agenda se puede conocer tambin como las rdenes del da o programas.
La agenda se distribuye generalmente a los participantes antes de que d comienzo la reunin, de modo que
los asistentes estn enterados de los temas y/o actividades que se irn desarrollando. No es obligatorio
hacerlo siempre, pues depender del tipo de evento a realizar.
La agenda o programa del evento deber tener como encabezado el motivo, la fecha, la hora de inicio y el
lugar de la reunin y le sigue una serie de puntos que delinean el orden de la misma. Es conveniente que
cada accin enumerada tambin incluye el horario de realizacin.
Hay dos tipos de agendas:
1. Para los invitados: en esta solo se detallan acontecimientos o momentos que a stos les conciernen
y de los cuales sern partcipes. Por ej.: acreditacin, horarios de diferentes disertaciones, cocktail
de cierre, sorteos. Nunca mencionaremos las situaciones que queramos que sean sorpresa y
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tampoco aquellas que no podamos confirmar su concrecin. Siempre es preferible sorprender con
una actividad extra programtica a no cumplir con una promesa hecha.
2. Para el cliente: esta agenda ser ms amplia que la entregada a los invitados, ya que contar con
los momentos que dependan de su participacin. En sta se detallarn las acciones que impliquen
su intervencin, como ser: videos a emitir y el orden; bailes que deban iniciar; ttulo de los discursos
o disertaciones a impartir; nombres y momentos de quienes deben subir al estrado para entrega de
diplomas, premios, medallas, regalos o recordatorios; oficio de brindis; realizacin de sorteos; entre
otros.

SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN
La Coordinacin de RRPP es la responsable de los mdulos de informacin antes, durante y despus del
evento. La base central del sistema es el Centro de Operaciones.
Tambin es necesario evaluar si es necesario automatizar la informacin y cul es el mejor software para
cada evento en particular.
Anticiparse a las necesidades de informacin que requieren los participantes facilita la orientacin y evita
que todos pregunten lo mismo al personal encargado, como por ejemplo difundir las actividades diarios y
establecer la modalidad para hacerlo (pizarra, banners, folletos, etc.). Es importante contar con un
responsable de la Coordinacin Tcnica para dar informacin especializada a los participantes.
Despus de tener la reservacin confirmada de un participante se le debe enviar informacin adicional a la
del primer envo promocional:
Biografas de los ponentes
Informacin detallada de los diferentes programas de actividades
Detalle de los mens
Espectculos contratados
Mapas de la ciudad sede con ubicacin del hotel y/o centro de convencin
Plano de distribucin de mdulos y salas en la locacin
Cuanto ms grande sea el evento ms necesaria es la implementacin de un plan de comunicaciones,
porque facilitar la labor de los responsables y manejo de los participantes.
Se debe establecer un punto central para las comunicaciones y nombrar un responsable. El Centro de
Operaciones se utiliza para estos efectos.
La comunicacin por handies o equipos de radio es muy eficiente y prctica, pero el Coordinador General
debe decidir a quines del Comit Organizador se les proporcionar un equipo.

SISTEMAS DE REGISTRO
Todo el sistema de registro, de todos los participantes y de quienes intervienen en la realizacin del evento,
es responsabilidad de la Coordinacin de Administracin.
Cuando se elabora el diseo del folleto promocional y del material publicitario, se debe incluir en su
contenido una cdula de inscripcin al evento y una solicitud de hospedaje, en el caso de ofrecer este
servicio.
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El proceso de registro empieza desde las primeras reservaciones telefnicas que hacen los participantes y
cuando se reciben va correo o mail, las cdulas de registro. La lista de reservaciones para inscribirse al
evento es el primer documento para iniciar el registro antes del evento y facilitar los trmites a los
participantes.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTACIN
Se deben de seleccionar los canales de distribucin ms adecuados para hacer llegar cualquier tipo de
documentos y se debe definir la documentacin que se le mandar a cada grupo y establecer rutas,
modalidad de envo y responsables de su entrega.
Aunque actualmente mucha de la documentacin se remite va internet, se recomienda enviar por correo
directo o mensajera la siguiente informacin:
Los folletos promocionales
La cdula de registro a la convencin
La solicitud de alojamiento
La solicitud de precios de servicios adicionales
El instructivo con el procedimiento y el formato para mandar las inscripciones y los pagos por correo
El reglamento para la presentacin de ponencias. En este se mencionan las fechas lmites para la
entrega de los trabajos, la extensin y el formato de presentacin para uniformar y facilitar su
publicacin en la memoria
El reglamento y el contrato para participar en la exposicin

SISTEMA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Es importante que los organizadores y participantes conozcan las polticas y el procedimiento a seguir con el
consumo de los alimentos y bebidas. En el caso de que se incluyan las bebidas se debe de llevar un control.
Dependiendo del tipo de evento y la asistencia, hay que decidir su las comidas son por grupos o todos
juntos, de tal forma que los participantes estn cmodos.
Se puede contratar el desayuno o almuerzo, coffee-breaks, banquetes, cocktails, comidas y cenas.
Los horarios de las comidas deben ser apropiados y flexibles. Es necesario definir el tipo de servicio que se
solicitar en cada comida (tipo buffet de pie o de tres tiempos/pasos). En eventos internacionales hay que
considerar el lugar de procedencia de los invitados y participantes, ya que los horarios para los alimentos
son diferentes.
El tamao del saln debe ser acorde al nmero de comensales. Si el saln es muy grande se puede adecuar
dividindolo con cortinas o biombos. Hay salones que ya estn equipados para dividirse segn las
necesidades de los clientes.
La decoracin de los salones depender de la actividad que se realice y estar en funcin de:
Forma y tamao de las mesas y las sillas
La distancia entre mesa y mesa
El espacio para espectculos
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El espacio para los grupos musicales

Cuando una de las comidas se sirva a la intemperie y no se tenga una carpa, hay que tener un plan de
emergencia en caso de lluvia o vientos fuertes.
Para evitar largas filas en los bares de los hoteles se necesita tener cajas especiales con suficiente dinero en
monedas pequeas para efectos de cambio y facilitar y agilizar el pago. Tambin se puede tener un sistema
de boletos canjeables por bebidas, que se pueden distribuir con anticipacin. Se debe prever que en algunas
ciudades se necesitan permisos especiales para servir y vender bebidas alcohlicas. Tambin se debe
considerar que hay agrupaciones que prefieren no servir bebidas alcohlicas.
En algunas actividades se tiene el servicio de bebidas, no alcohlicas, disponibles todo el tiempo y en otros
depende de los horarios de trabajo. Es algunos hoteles o centro de convenciones se puede negociar que se
incluya el servicio en la contratacin de los salones.
Cuando la locacin no proporciona las bebidas alcohlicas o las provee la organizacin, se puede negociar
pagar una cantidad fija por las botellas que se abran durante todo el evento, accin que en el medio se la
conoce como descorche.
Hay cinco aspectos importantes para hacer el plan de mens:
El presupuesto disponible
El tipo e instalaciones de la cocina
El perfil de los comensales
El tipo de evento
Los conocimientos y la calidad de los gerentes de alimentos y los cocineros
Hay que balancear los alimentos durante los das que dure el evento y adecuarlos al clima. Deben ser
sencillos, nutritivos y de fcil digestin, para evitar problemas estomacales, que son ms frecuentes en los
eventos internacionales.
Es necesario conocer con anticipacin el nmero de comensales por cada comida que se sirva, ya que de
esto depende la preparacin del men.
Unas semanas antes de la inauguracin se puede llevar a cabo una degustacin de los alimentos que se
pretenden servir durante los das del evento, para confirmar o cambiar los mens. La degustacin tiene tres
propsitos: verificar la calidad de los alimentos y la funcionalidad de las vajillas y recipientes, as como la
eficiencia del personal.

SISTEMA DE TRANSPORTE
La Coordinacin General junto al rea de Operaciones tienen la responsabilidad de seleccionar y contratar
los medios de transporte, de pasaje y de carga necesarios, que sern diferentes para cada evento en
particular. Planificar el sistema y la logstica del transporte requiere de invertir tiempo durante varios meses
antes del evento y debe estar organizada de manera impecable, ya que un sistema ineficiente ocasiona
largas filas en hoteles y centros de convenciones y llegadas tarde de los participantes a las diferentes
actividades. Tener coordinadores profesionales de trfico de buses y un buen equipo de comunicacin hace
ms eficiente el servicio.
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Se debe considerar el nmero de participantes para seleccionar y contratar el tipo de vehculos y su
capacidad, para prestar un servicio eficiente en cada actividad, como por ejemplo para hacer recorridos
tursticos para los acompaantes de los participantes, seguramente se requieran menos vehculos que para
el traslado a la cena-baile de clausura.
Coordinar las rutas de los micros con el contratista agiliza el servicio y facilita el trabajo. Es conveniente
entregarle un programa detallado de las actividades y necesidades. Hay personal del Comit Organizador o
ponentes que requieren el servicio antes de que empiecen las actividades o despus de que terminen.
Algunos indicadores para saber cuntas unidades se necesitan en cada locacin son:
- Tener un control de alojamiento, dividido en habitaciones singles, dobles, triples y cudruples sirve
para estimar las necesidades:
La distancia entre cada hotel y lugar de reunin
El tiempo en que suben y bajan los usuarios
El nmero de autobuses que se pueden estacionar en el rea del hotel y centro de convenciones. En
algunas ciudades hay restricciones, lo que implica usar un mayor nmero de unidades
La eficiencia del hotel para mover gente
La capacidad y el nmero de ascensores disponibles al mismo tiempo
El nmero de participantes que requieren el servicio en el mismo horario
El nmero de acompaantes que sale en otro horario del hotel, por lo que habr que prevenir esto
en la logstica
Las rutas y sus itinerarios
Una ruta puede abarcar varios hoteles y hay que considerar el tiempo que estn en el autobs los primeros
que lo abordaron. Hay eventos en donde el servicio se proporciona durante todo el da, reduciendo el
nmero de unidades en las horas de menos usuarios, que generalmente es de 10.00 a 14.30 horas.
Hay que elaborar una agenda de la frecuencia del servicio y los lugares para abordar. Sealizar las reas
para abordar los micros en los hoteles y centros de convenciones. Cada autobs debe tener en el parabrisas
frontal un nmero que identifique la ruta as como la agrupacin o evento a que pertenece para su fcil
identificacin. Tambin se debe informar del procedimiento para el uso de este servicio a los participantes.
Al trmino del evento, para trasladar a los participantes a las terminales de transporte hay que definir el
procedimiento con la empresa de transporte. Para definir la cantidad de unidades y los horarios para este
servicio, se pueden vender o dar boletos con fechas y horarios predefinidos.

SISTEMA DE SEALIZACIN
Las sealizaciones colocadas estratgicamente ayudan a tener una buena organizacin. Hay que colocarlas
en todos los exteriores e interiores posibles para evitar confusiones. Adems deben de tener toda la
informacin necesaria y el diseo adecuado para su fcil identificacin.
Se necesitan diferentes tipos de sealizacin para direccionar e informar sobre las actividades que se
realicen durante el evento, as como para identificar algn mdulo o inmueble. Una seal bien ubicada y
elegante puede evitar muchas preguntas y confusiones.
Las ubicaciones ms comunes son:
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rea restringida
Auditorio
Aula magna
Conferencistas y ponentes
Congresistas
Entrada exclusiva para organizadores
Entrega de materiales
Estacionamiento
Exposicin
Flechas varias
Informes
Mesas de registro
Mesas de trabajo (nmero y tema de cada mesa)
Sala de operaciones
Sala de prensa
Sanitarios hombres y mujeres
Sealamientos indicando el tema que se va a tratar en cada mesa de trabajo
Servicio Mdico
Servicios administrativos
Servicios sanitarios
Telfono privado
Transporte de congresistas
Transporte de invitados especiales

En algunos eventos hay que elaborar cartelera con los precios de servicios adicionales, la ubicacin de
algunos mdulos de servicio, flechas con el nombre del evento o de alguna actividad en especial, etc.
Es necesario elaborar una lista detallando los carteles necesarios, cantidades, tamaos, textos, materiales y
ubicacin. Los colores deben ser lo suficientemente contrastantes para lograr captar la atencin.
Para terminales de trasporte areo y terrestre se pueden utilizar sealamientos fluorescentes para las
llegadas nocturnas y sobre todo si son carteles para exterior. En este tipo de lugares hay que tramitar los
permisos correspondientes para su instalacin.
El Coordinador General y el de Operaciones deben definir el tiempo de anticipacin para colocarlos en
interiores y exteriores. Como se trata generalmente de eventos que duran ms de un da, es conveniente
realizar carteles de back-up, sobre todo para aquellos que estn ubicados en lugares que pueden ser
daados por la manipulacin o efectos climticos.

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SISTEMA DE SEGURIDAD
Este tipo de eventos requiere implantar y coordinar el sistema de seguridad.
El encargado del sistema de seguridad debe tener conocimientos y experiencia en la materia. La seguridad
puede ser uno de los rubros ms importantes en el presupuesto de una convencin.
Es recomendable tener personal propio de seguridad; en el caso de no ser posible, se puede contratar con
una empresa privada o solicitar a la autoridad correspondiente este servicio. De cualquier forma, se debe
coordinar con las autoridades de la localidad todo lo relacionado con el apoyo que pueden ofrecer, para la
seguridad de los participantes.
Solicitar cotizaciones requiere preparar un documento que indique las caractersticas generales del evento y
las necesidades de seguridad, por ejemplo: cuntos participantes e invitados especiales se esperan, reas
comunes contratadas con el centro de convenciones y hoteles, salones de trabajo, etc.
Debe cerciorarse que las propuestas de las empresas de seguridad incluyan personal capacitado,
estrategias, recomendaciones, experiencia en eventos similares y costos. Hay que tener cuidado, pues la
mayor parte de las empresas de seguridad reclutan algunos de sus colaboradores, de un grupo de personas
sin experiencia y el que tengan uniforme no implica que tengan conocimientos de cmo comportarse en
situaciones difciles. Hay que procurar contratar personal experimentado y de confianza para el evento.
Una vez contratado, hay que hacer una inspeccin fsica con el representante de la empresa de seguridad,
de los diferentes lugares en donde se vayan a llevar a cabo las actividades para definir la cantidad y perfil
del personal necesario. Se necesitan planos con la distribucin de cada lugar y en su caso de cada piso para
poder elaborar una logstica y un diagrama de flujo del personal de seguridad.
El personal siempre debe tener un trato amable y diplomtico con los participantes, inclusive en situaciones
muy complejas. Adems debe conocer:
El programa y ubicacin de los lugares sede y en donde se llevan a cabo las actividades
Identificar el puesto que ocupan los miembros del Comit Organizador, reconociendo las
credenciales identificatorias.
Conocer la ubicacin de los mdulos de registro, informacin, orientacin, quejas y servicios
mdicos
Telfonos de emergencia
Estrategias de evacuacin
Hay algunas horas en donde entran y salen personal de mantenimiento, choferes, contratistas, tcnicos,
ponentes y participantes y puede generar confusin. Hay que definir estrategias de seguridad para estas
situaciones tambin.
Es muy importante conocer el sistema de seguridad del hotel y del centro de convenciones, porque permite
hacer una mejor evaluacin, as como verificar si cuenta con cmaras de seguridad en elevadores,
vestbulos, pasillos de acceso a las habitaciones las 24 horas.
Parte de la seguridad consiste tambin en recomendar restaurantes, transportes con menor riesgo y
cualquier otro tipo de lugares a los participantes.
Los participantes deben de conocer el sistema de seguridad y se les debe dar los siguientes consejos:
No dar su nmero de habitacin a desconocidos o decirlo en voz alta en los pasillos
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En la habitacin ver por la mirilla antes de abrir y tener la cadena siempre puesta
Usar el valet parking
Asegurar su equipaje con candados
Siempre cerrar la puerta de balcones y terrazas
Antes de salir de su lugar de residencia tener copia de sus identificaciones, tarjetas de crdito,
pasaporte, licencias, seguros, ya que en caso de extravo es ms fcil su recuperacin.
Dejar en las cajas de seguridad del alojamiento todos los documentos originales posibles y
manejarse con copias de los mismos durante su estada.
Llevar siempre consigo una tarjeta del lugar donde se encuentra hospedado.
Emergencias
En el caso de alarmas por fuego, bombas o terremotos, hay que tener planes de evacuacin y lugares
seguros para los participantes. Es conveniente que la gente conozca la causa de la evacuacin y estimar un
tiempo para regresar a la normalidad de las actividades. Algunas veces se da un refrigerio para distender la
situacin.

SIMULACROS O ENSAYOS
Se deben efectuar simulacros de cada una de las actividades del programa general.
Es recomendable que todos los integrantes de la coordinacin participen en los ensayos ya que por sus
funciones intervienen en la mayora de las actividades. Tambin es necesario definir cundo y cuntos
simulacros se harn antes del evento.
Pero no basta con ello, tambin se deben llevar a cabo simulacros con todo el comit organizador, los
edecanes, personal de apoyo que se vaya a contratar, ya que permite conocer los diferentes lugares en
donde se van a realizar las actividades programadas.
Procedimiento:
Citar al comit organizador, a los edecanes y al personal de apoyo en el lugar que se vaya a
efectuar la primera actividad del evento
Dividir el grupo de trabajo, con base en las comisiones previamente definidas
Definir la ubicacin fsica de cada uno de los participantes
Es necesario estar coordinados y organizados en la entrega de cuartos, credenciales, materiales e
instrucciones especiales durante el registro de los participantes, por lo que es muy importante hacer
hincapi en esto durante el ensayo
Hacer un simulacro por actividad programada
La participacin de los responsables del transporte es muy importante para el xito del evento
En el caso de que algo de lo planificado llegara a fallar se deben hacer simulacros con alternativas
de accin previamente planeadas
Tambin se debe contemplar que durante el evento los organizadores tienen horarios para
descansos y comidas.
Es importante durante el simulacro tener los equipos y materiales que se van a utilizar durante el evento en
cada una de las reas y/o mdulos, para que sea lo ms real posible y poder prever posibles situaciones
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difciles de resolver. Tambin se puede hacer un ensayo del manejo de las preguntas y respuestas durante
las ponencias magistrales y las mesas de trabajo.
CAPACITACIN
La capacitacin enfocada a la productividad debe orientarse a contrarrestar problemas de organizacin y
operacin. Sus resultados se deben apreciar en la medida en que esos problemas no se presenten o se
hayan superado rpidamente y en razn del costo-beneficio logrado en su aplicacin.
La capacitacin es necesaria para consolidar y fortalecer la infraestructura del personal que conforma el
grupo de organizadores. Adems es uno de los medios ms efectivos para generar, en el individuo, cambios
de conducta en forma planificada y conforme a objetivos especficos. Permite incrementar conocimientos,
desarrollar habilidades, modificar actitudes, ser ms productivos y actualizar al personal. Hace al Comit
Organizador ms capaz, ms competente y responsable.
Es una herramienta que mejora la comunicacin y la participacin del personal durante el evento, y que el
Coordinador General y los Coordinadores de rea deben proporcionar. Como parte de la capacitacin, los
ensayos a base de simulacros de las actividades ms importantes del programa facilitan al personal y a los
organizadores cumplir mejor con sus responsabilidades.

SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO
La coordinacin de finanzas es la responsable de integrar las necesidades presupuestarias y financieras de
cada una de las coordinaciones y llevar el control presupuestario.
El control presupuestario tiene la finalidad de comparar los resultados obtenidos contra los esperados a
travs de cuatro etapas:
1. Establecimiento de normas o criterios de comparacin
2. Operacin del control para efectuar la comparacin
3. Interpretar los resultados de la comparacin
4. Tomar decisiones sobre los resultados obtenidos
Hay que asignar a cada actividad los recursos financieros suficientes para cubrir las necesidades que se
requieran. Vigilar que se respeten las partidas presupuestarias programadas a fin de que los diferentes
gastos puedan ser cubiertos. Es necesario resaltar que este control debe elaborarse acorde con los
compromisos contrados.
En cualquier tipo de evento es indispensable elaborar un presupuesto de ingreso y egresos para que con
base en lo econmicamente posible, se elabore el programa general de trabajo para la realizacin exitosa
del evento. De acuerdo con el monto de los fondos generados y presupuestarios que se tengan, se deben
definir las prioridades en los gastos que haya que hacer. Los organizadores tienen que definir polticas para:
El manejo de los fondos
La aceptacin de cheques
Otorgar crditos y descuentos
La forma y fechas de pago
Poder pronosticar los ingresos por concepto de cuotas de inscripcin es la base para elaborar el
presupuesto preliminar. Hay que ser conservadores en el pronstico de los posibles ingresos. Una de las
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polticas es la de depositar los ingresos diarios, antes, durante y despus del evento. En el caso de existir
cuentas por cobrar, se debe tener un programa de cobranzas. Es necesario programar las fechas de pago
por cada proveedor y exigir los comprobantes fiscales correspondientes en cada transaccin realizada.
Peridicamente es necesario hacer arqueos de caja en los mdulos en donde se maneja dinero.
Elaborar un flujo de dinero no es sencillo, ya que existen muchas variables que pueden cambiar por
diferentes razones, por ellos es aconsejable ser conservador en los diferentes pronsticos que se hagan.
Hay que considerar las posibles desviaciones en la captacin y egreso del dinero y tener previstas diferentes
alternativas de accin. El flujo de dinero se puede elaborar por perodos, diario, semanal, mensual y anual.
Los conceptos que generalmente se utilizan son los mismos del catlogo de cuentas para elaborar el
presupuesto de ingresos y egresos.
Los informes que se presenten deben ser claros, concretos y veraces. En algunos eventos se informa a los
medios de comunicacin sobre los resultados financieros, para ello se deben preparar suficientes copias de
este documento. Hay que definir un programa de reuniones para presentar informes antes, durante y
despus del evento. Al final del evento se presenta un informe de resultados obtenidos a los organizadores o
accionistas.

CONVOCATORIA DE MEDIOS DE COMUNICACIN
Dependiendo del tipo de evento se debe invitar a los representantes de los medios de comunicacin de
internacionales, nacionales, regionales, estatales y locales.
Se debe elaborar un procedimiento y un programa para enviar las invitaciones y comunicados a los
diferentes medios. Unos das antes del evento (prensa, radio, TV, internet, revistas) y supervisar la entrega
de invitaciones y confirmaciones de asistencia de los medios convocados. Es recomendable que la entrega
de invitaciones se haga directamente por miembros del Comit Organizador para confirmar y asegurar su
concurrencia.
Es necesario proporcionar todas las facilidades a los representantes de los medios que tienen cobertura
nacional y local. En muchas ocasiones se les proporciona hospedaje, comidas y hasta trasporte areo y/o
terrestre.
En trato con stos es muy delicado, por lo que se debe contar con personal con experiencia en la materia.
Tambin se deben entregar informacin sobre el evento a travs de diferentes documentos: boletines,
programas de trabajo, discursos, ponencias, conclusiones, integrantes de los presidiums y listas de
asistencia de personalidades.
Recomendaciones generales:
Organizar la convocatoria con suficiente antelacin.
Elegir un da y horario adecuados para la realizacin del evento al cual se convoque a la prensa.
Salvo que una situacin de coyuntura lo obligue, hay que evitar los fines de semana, feriados y
momentos del da que colisionen con la rutina periodstica, por ejemplo: el horario de cierre de los
diarios o las primeras horas de la maana.
Chequear que ese da y horario no coincidan con otro evento que pueda involucrar a la misma masa
de periodistas, o que por su importancia pueda opacar el nuestro.
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Elegir un lugar de fcil acceso. Y en el caso de que la conferencia forme parte de una visita a una
planta industrial, alejada del mbito laboral de los periodistas, tambin hay que prever su traslado y
posterior regreso. Y si se los invita a un lugar an ms distante y por varios das, se debe resolver
cmo y dnde alojarlos. En ese sentido, los alcances del convite debern ser muy claros. Por
ejemplo, si incluye o no llamados de larga distancia, a fin de evitar posteriores problemas.
Preparar el material de prensa a distribuir el da del evento, que suele ser ms completo que el que
habitualmente se enva a las redacciones. Por lo general, se trata de una carpeta con informacin
detallada y fotografas, todo en papel con su correspondiente identificacin al dorso y en CD ROM.
Prever algn obsequio para los asistentes, que puede estar asociados a lo que se va a presentar o
anunciar (merchandising con logo) o, si los recursos lo permiten, tratar de innovar y destacarse con
opciones creativas y de alto impacto. Lo que no conviene es hacer regalos diferenciados segn la
importancia del medio, porque se estara creando un conflicto innecesario.
Convocar a los medios al menos con una semana de antelacin. Lo ms usual es hacerlo por correo
tradicional o va e-mail. Y como buena parte de los invitados suele no asistir, la convocatoria tiene
que ser masiva, dentro del segmento de medios con que se est trabajando, segn el tema tratado.
Si se trata de una presentacin de magnitud, evaluar la posibilidad de implementar un sistema de
acreditacin previa. Sobre todo, si la capacidad del lugar es limitada. En ese caso, hay que avisar a
los periodistas dnde deben retirar las credenciales o, en su defecto, consultar dnde hay que
envirselas.
Cinco das antes del evento, comenzar a chequear quines van a concurrir, sobre todo, si la
invitacin incluye algn tipo de servicio gastronmico (desayuno, almuerzo, cocktail, etc.)
Saber qu van a decir l o los oradores, asesorarlos sobre cmo transmitir el mensaje y conocer o
preparar cualquier otro tipo de material que se vaya a presentar durante el evento: videos, grficos,
presentaciones en Power Point, etc. Posteriormente, ofrecer una copia de las declaraciones.
Evaluar la posible contratacin de un locutor para la presentacin de los conferencistas y el correcto
desarrollo del proceso de preguntas y respuestas, o si va a llevar a cabo esta tarea el propio agente
de prensa.
Encargar la realizacin de carteles que identifiquen a cada uno de los oradores (name-tags o
personificadores)
Encargar carteles con el nombre y logo de la firma convocante y supervisar su correcta ubicacin
detrs de los oradores a fin de que se vean en las tomas de los reporteros grficos.
Sealizar correctamente, desde la entrada de calle, en que salones se va a desarrollar el encuentro
y el servicio gastronmico, en caso de estar previsto.
Realizar todas las pruebas tcnicas necesarias, previas al inicio del encuentro.
Contar con suficiente cantidad de toma corrientes para camargrafos e iluminadores a los costados
de la sala o al fondo de la misma.
Ante los ojos de la prensa, el agente es el responsable de la convocatoria y del correcto desarrollo de
todo el evento, quien trabaja bajo las directivas de la Coordinacin de Comercializacin y Difusin, que
cuenta adems con la colaboracin de la Coordinacin de Relaciones Pblicas e Informacin.
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Para las presentaciones destinadas a la prensa en forma exclusiva, se aconseja comenzar cuando estn
completas tres cuartas partes de la sala, aunque la demora nunca debe ser mayor a los 30 minutos, de
la hora de convocatoria fijada.
Se considera que una convocatoria es exitosa cuando asiste al menos el 50% de los invitados y la mayor
parte de los medios ms importantes, pero no slo hay que tener en cuenta la concurrencia, sino la
calidad de los medios presentes.
A los medios que confirmen su presencia y que por algn motivo no asistieron, hay que hacerles llegar el
material distribuido, una resea de lo dicho por los oradores y fotos del evento, dentro de las 24 horas
siguientes.

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UNIDAD 8. LOS RECUROS TCNICOS Y HUMANOS

Depende de la magnitud de la convencin el perfil y la cantidad de personal que se contratar. En eventos
grandes, generalmente se contrata el siguiente personal:

Agencias de viajes y guas tursticos
Abogados
Arquitectos
Choferes y operadores de camiones
Contadores y administradores
Decoradores
Director de Ceremonial
Diseadores grficos
Edecanes
Especialista en sistema de informacin y comunicacin
Equipamiento para soporte general
Espectculos y grupos de ambientacin musical
Fotgrafos y camargrafos
Ingenieros
Maestro/s de ceremonias
Mdicos y enfermeras
Personal de apoyo administrativo y operativo
Personal de mantenimiento compuesto por: carpinteros, electricistas, pintores, herreros y plomeros
Personal de seguridad
Personal especializado en: manejo de seguridad, hospedaje, informacin y registro, transporte,
alimentos, medios de comunicacin, guarderas, servicios generales, RRPP y espectculos
Seguros
Servicios gastronmicos y especialistas en gestin gastronmica
Sonidistas y equipamiento
Tarjetas de crdito
Tcnicos audiovisuales y equipamiento
Traduccin simultnea
Entre otros

Todo el personal que participe en la organizacin debe contar con su credencial personalizada y la misma
debe incluir su cargo y/o funcin.

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ABOGADOS
Son los encargados de redactar y controlar los diferentes reglamentos que se redacten y los contratos que
se firmen, tanto sea con expositores, disertantes, sponsors, proveedores y personal temporario participante.
A su vez, sern los encargados de hacer cumplir los mismos y representar a la organizacin ante cualquier
tipo de conflicto o resolucin de contrato.

AGENCIA DE VIAJE Y TRANSFER
Una de las funciones de la Coordinacin de Administracin es coordinar la seleccin y contratacin de la/s
agencias de viajes que intervendrn durante el evento. Para ello se suelen pedir varias cotizaciones y
someter a concurso a varias agencias para todos los servicios que se requieran y seleccionar a la que
ofrezca mejores condiciones para los organizadores y participantes.
Los servicios que se suelen requerir son los siguientes:
Tarifas de vuelos
Vuelos charter
Paquetes especiales que pueden incluir hospedaje, alimentacin y transporte
Hospedaje, alimentacin y transporte independiente
Actividades tursticas
Confirmacin de aviones, camiones, trenes, hoteles, etc.
Programas de entretenimiento (sociales, culturales, espectculos, recorridos y excursiones)
Renta de inmuebles
Servicio de guas tursticos
Trmites de documentos
Organizacin de servicios de suministro de informacin turstica a participantes

El personal que trabaja en las agencias de viajes tiene experiencia y conoce las ventajas y desventajas de
diversas formas de viajar, tiene tarifas y costos actualizados, conoce la calidad de los diferentes prestadores
de servicio y las ltimas ofertas en materia de turismo, por lo que es recomendable su contratacin. Y el
mismo est integrado por:
Coordinador Turstico: es quien propone, gestiona y supervisa los pasajes, recorridos, hospedajes,
city tours y traslados de personas o grupos de personas.
Gua Turstico: es el profesional que gua a los visitantes en el idioma de su eleccin e interpreta el
patrimonio cultural y natural de la zona recorrida.
Toda agencia de viajes o transfer que utilicen debe contar con los permisos, autorizaciones, coberturas y
habilitaciones correspondientes para el traslado de personas. Esta condicin es innegociable. Adems, es
aconsejable estudiar la trayectoria de la misma y la experiencia en el manejo de contingentes.
Cuando utilizamos micros, vans o minivans para el traslado de invitados, debemos tener en cuenta los
siguientes temas, para poder definir el tipo de vehculo adecuado a contratar:
Recorrido y accesos: esto nos servir para definir el tamao de vehculo correcto. Ms all de la
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cantidad de personas a trasladar, es fundamental saber que ste podr acceder y transitar sin
inconvenientes por los lugares necesarios, sobre todo cuando vamos a estancias o campos, donde
los caminos suelen ser ms angostos y los radios de giro ms complicados para grandes vehculos.
Equipaje: otro punto importante a estudiar es la cantidad de bultos personales que cada persona
tenga que trasladar. Muchas veces es necesario contratar vehculos con ms ubicaciones que las
que vayamos a ocupar con pasajeros, para que podamos usar las butacas libros como anexo a la
bodega para equipaje.
Cantidad de personas a trasladar: no debemos olvidarnos de contar a una o dos personas de la
organizacin, ms un acompaante de parte del cliente y al gua turstico (en caso de ser necesario).
En conclusin: al contingente base, siempre debemos sumarle, como back up, unas 5 ubicaciones
libres para disponibilidad final.
Estada: cuando realizamos eventos de una jornada completa y contamos con varios vehculos,
generalmente no solemos dejarlos en espera durante toda el da, ya que eso encarecer nuestros
costos. Pero nunca debemos quedarnos sin ninguna unidad a disposicin, para el caso de cualquier
inconveniente o invitado que debe regresar de urgencia. Es por esto que solemos contratar a todas
las unidades para el traslado y regreso (sin espera) y dejar una unidad ms chica (minivan) a
disposicin durante toda la jornada.

ALFOMBRADOS Y TAPETES
Las alfombras siempre deben estar fijadas a la superficie donde estn instaladas, aunque su utilizacin sea
por breves momentos. Esto se debe a que las mismas tienen un alto nivel de movilidad y arrugue, lo que
podra ocasionar accidentes innecesarios, adems de una esttica muy poco agradable. La manera de
fijarlas es con cinta de papel bifaz, cinta que luego debemos considerar despegarlas al momento de retirar
las alfombras. Solo se pegarn con cemento de contacto aquellas que no sea necesario desinstalar. Las
alfombras se usan en lugares de paso de gente y para escenarios que no cuenten con shows, ya que stos
ltimos generalmente requieren de otro tipo de pisos.
Los tapetes de goma suelen usarse para shows de tipo danza, ya que tienen una elasticidad y
amortiguacin muy conveniente para los bailarines (sobre todo cuando se trata de bailarines de danzas
clsicas), porque adems absorben todos los ruidos de saltos y golpes. Cuando la danza requiera de ruido,
desliz o golpe de pie (caso flamenco, tango, folklore, etc.) se utilizarn pisos de madera sin cortes, sin juntas
y sin lustrar, para evitar resbalones, enganches de tacos o cadas.

ARQUITECTURA MODULAR
Los sistemas modulares solemos utilizarlos para la construccin de stands para Ferias y fundamentalmente
para Congresos. Estn basados en la fabricacin de un tipo de panel ligero acabado en frmica de larga
duracin, pensado especialmente para cerramiento de paredes con el tiempo de montaje ms corto del
mercado. Se trabajan en una amplia variedad de colores, alturas y accesorios lo que lo convierte en un
sistema de gran xito para paredes reutilizables.

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COORDINADOR DE LOGSTICA, CIRCULACIN Y TRASLADOS
Es el encargado de prever y resolver el movimiento de todos los materiales que deben llevarse a la locacin
donde se realizar la reunin, por ej., banderas, material de merchandising, regalos y/o souvenirs, placas,
medallas, material virgen de video, acreditaciones, cartelera, y cualquier otro material que requiera ser
trasladado. A su vez, se encarga de su depsito, guarda y ubicacin durante el desarrollo del evento. De la
misma manera, se ocupa de los traslados de disertantes, artistas e invitados especiales.

COORDINADORES DE RECREACIN Y ASISTENTES DE RECREACIN
Se ocupan de la creacin y direccin de actividades deportivas y/o ldicas con el fin de lograr integracin e
involucracin entre los integrantes de grupos laborales y/o sociales.

DESGRABADOR O COPISTA
La funcin de esta persona tiene por objeto transformar un discurso oral en texto escrito, para su posterior
lectura o anlisis. No lo hace en el momento mismo de la disertacin, sino que usa el material grabado
previamente en cintas de video o audio. Recurrimos generalmente a ellos cuando realizamos congresos o
convenciones para profesionales, con disertaciones de especialistas.

EDECANES
Sus funciones principales son:
Proporcionar informacin general del evento y atender a los participantes
Apoyar en la organizacin interna
Atencin en corredores, pasillos, puertas de acceso a los salones de trabajo, eventos sociales y
culturales
Vigilar el buen servicio de los coffee-breaks
Formar vallas de honor
Apoyar en emergencias mdicas
Atender los mdulos de registro e informacin
Repartir materiales de trabajo
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Entregar boletines tcnicos y de prensa
Recibir y entregar documentos o materiales relativos a los trabajos que se estn llevando a cabo
dentro de los salones
Apoyar en las mesas de trabajo
Supervisar que los presidiums tengan vasos, jarras con agua, ceniceros, hojas, lapiceras y lpices
Coordinar el servicio de bebidas calientes y fras para el presidium
Atender a los invitados especiales
Entregar documentos, llamadas o recados a miembros del presidium
Entregar material al pblico en general
Atender a los representantes de los medios de comunicacin
Apoyar en puestos de transporte
Colaborar en todas las actividades del evento
El nmero de edecanes que se contrate depender del nmero de participantes en el evento, los horarios a
cubrir, la superficie de los salones o locales donde se desarrollen las diferentes actividades y la cantidad de
puestos de trabajo o tareas a realizar. Se puede considerar que seis (6) edecanes son suficientes para un
saln de trabajo de dos (2) puertas de entrada, cuatro (4) pasillos de circulacin y capacidad para 250
asistentes y diez (10) a doce (12) edecanes si el saln tiene tres (3) o cuatro (4) puertas de entrada, entre
cuatro (4) y seis (6) pasillos de circulacin y cupo para 500 asistentes.
Dependiendo de las necesidades de cada evento se deben contratar uno o dos turnos de edecanes.
Se deben presentar con el uniforme normal para el servicio diario y el de gala para la inauguracin, clausura
y eventos especiales.
Se les debe proporcionar tiempo de descanso y todas las comidas, en funcin del horario en que se
encuentren trabajando. A su vez, el Comit Organizador debe asignar el transporte necesario cuando el
personal salga de noche.

DIRECTOR O AGENTE DE CEREMONIAL
Es la persona que crea un orden en base al cumplimiento de las normas establecidas por el protocolo y el
ceremonial acorde a cada situacin, el conocimiento de las jerarquas, precedencias, costumbres
extranjeras, etc. Se ocupar de que las ubicaciones en mesas, plateas, palcos y estrados sean las
correspondientes segn las funciones y cargos de cada persona.
Adems, se desempea como nexo, por lo tanto debe conocer el medio donde trabaja para reunir a las
personas que no se conocen de la manera ms armnica posible, y cuidar que ningn invitado quede
aislado. Tiene el privilegio de presentarse a s mismo y a los dems, pero debe iniciar solamente las
conversaciones de cortesa. Mientras cumple sus funciones estar estratgicamente ubicado, cerca de quien
preside la ceremonia y atento ante cualquier imprevisto. Debe recordar siempre que, si bien est presente en
los agasajos, no es un invitado.

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DISEADOR GRFICO
Es un profesional cuya actividad industrial est dirigida a idear y proyectar mensajes visuales, contemplando
diversas necesidades que varan segn el caso: estilsticas, informativas, identificatorias, evocativas, de
persuasin, de cdigo, tecnolgicas, de produccin, de innovacin, etc. Su actividad excede el campo de la
industria grfica, porque los mensajes visuales se canalizan a travs de muchos medios de comunicacin,
tanto impresos como digitales.
Algunas clasificaciones difundidas del diseo grfico son: el diseo grfico publicitario, el diseo editorial, el
diseo de identidad corporativa, el diseo web, el diseo de envase, el diseo tipogrfico, la cartelera, la
sealtica, el diseo editorial y el llamado diseo multimedia, entre otros.
Es el encargado de disear las invitaciones, sealizacin, sealtica, papelera, banners, los carteles,
agendas y todo aquello que se relacione con la comunicacin visual del acontecimiento. En funcin de esto
ser el encargo de realizar todos los bocetos necesarios y los originales finales.

EDITOR DE VIDEO
Es el encargado de crear y producir todo el material audiovisual utilizado durante el evento, como ser videos
institucionales, de presentacin de productos, de apoyatura para disertantes, etc. A su vez, es el
responsable de producir el compilado final del material filmado durante la reunin, que se le entregar al
cliente como registro del evento realizado.

EQUIPAMIENTO PARA SOPORTE GENERAL
Todas las coordinaciones requieren del apoyo de la Coordinacin de Operaciones, por lo que el personal
que trabaje en sta debe de esmerarse en dar un buen servicio.
Para ello debe contar con suficientes materiales y equipos de buena calidad para dar soporte a las diferentes
actividades que se lleven a cabo, y esos equipos bsicamente son los siguientes:
Fotocopiadoras
Computadoras
Impresoras lser
Internet
Telfonos de lnea o tierra y celulares
Faxes
A su vez, se deber tener el acopio necesario de materiales de mantenimiento general, como ser: focos
normales y especiales para equipos de proyeccin, cables de extensin (alargadores), adaptadores
elctricos y herramientas de todo tipo.

El equipamiento que utilizamos habitualmente de apoyatura para disertantes es el siguiente:
Videoproyectores con pantallas de video
PC o Laptops con programas
Mouse inalmbricos
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Reproductores de CD
Reproductores de DVD
Videocassetteras VHS
Proyectores de transparencias o filminas
Pizarras para marcadores delebles
Pizarras electrnicas (imprimen o guardan en formato digital lo escrito sobre las mismas)
Punteros lser
Rotafolios (instrumento donde se van rotando hojas de papel)

FOTGRAFOS Y CAMARGRAFOS
La imagen del evento depende mucho de la calidad, cantidad y variedad de pelculas y fotografas que se
empleen para los boletines de prensa, la elaboracin de la memoria y el video final del evento. Para ello es
necesario contratar fotgrafos y camargrafos profesionales y que tengan el equipo adecuado.
Hay que verificar los precios por fotografa, pelcula o por servicio con varias empresas, como as tambin el
formato final de entrega del material.

GESTORES DE PERMISOS Y/O AUTORIZACIONES
Necesitaremos de ellos cuando realizamos acciones en va pblica o espacios no convencionales, ya que
sern quienes gestionen todo lo necesario en relacin a cortes de calle, permisos de vuelos o navegacin
especiales, instalacin de globos aerostticos o carteles en lugares no permitidos y todo aquello que
implique permisos y/o habilitaciones especiales de parte del municipio en el cual estemos trabajando, sean
estos de carcter temporario o permanente.

JEFE DE PRENSA
Es el encargado de recepcionar a los invitados de prensa, asistirlos e informarlos de manera personal
durante todo el evento. Asimismo, tiene a su cargo la realizacin del material a suministrar de manera previa,
durante y post evento.

Puntero Laser
Rotafolio
Pizarras
electrnica
s
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JEFE DE SEGURIDAD / PERSONAL DE VIGILANCIA
Contaremos con ellos cuando estemos en locaciones en las que trabajemos ms de una jornada y debamos
dejar equipamiento o materiales durante momentos en los que no estemos presentes, cuando estemos en
locaciones que impliquen la utilizacin de mltiples espacios que deban quedar bajo cuidado, cuando
tengamos materiales que requieran de resguardo permanente y en todas aquellas la ocasiones que lo
ameriten.
IMPORTANTE: la mayora de las locaciones cuentan con seguridad, pero est en funcin de la locacin en
s misma y/o del ingreso/egreso de invitados. Por ende, no se harn responsables de nuestras necesidades,
equipamientos, elementos y/o requerimientos. No confiemos en todo lo que nos prometen. Slo estaremos
seguros de que cumplirn con nuestras necesidades aquellas personas que hayamos contratado nosotros
para nuestra organizacin.

MAESTRO/S DE CEREMONIAS, LOCUTOR, PRESENTADOR Y/O CONDUCTOR
La Coordinacin de Relaciones Pblicas es la encargada de las funciones y elaboracin de los guiones de
los Maestros de Ceremonias, para cada una de las actividades en las que se encuentren involucrados. Hay
que tener en cuenta sus participaciones y los horarios de stos, para decidir el nmero de Maestros que se
necesiten contratar.
Quien asuma la responsabilidad de elaborar los programas y los comentarios para los maestros de
ceremonias, debe tener experiencia en estas labores, ser sensible y tener tacto social y poltico. El guin
puede incluir menciones especiales, personalidades en el presidium, entrega de reconocimientos,
presentaciones de espectculos, entre otros.
Para seleccionar al maestro de ceremonias se puede escoger entre varios candidatos que se propongan o
designar algn miembro del comit organizador que tenga experiencia y habilidad. El maestro de ceremonia
puede hacer lucir un acto o no, por lo que es necesario hacer una seleccin adecuada de este personaje
clave. Es necesario que cuente con informacin sobre el tema del evento, sobre la agrupacin, empresa o
entidad organizadora, sobre las personalidades que intervengan, el tipo de pblico que asistir, el estilo de la
reunin, los tiempos de que dispone en cada intervencin, el rea de movimiento permitido sobre escenario,
el alcance de iluminacin y micrfono en el caso que quiera caminar entre el auditorio y el tipo de tecnologa
asociada a sus funciones (micrfonos, proyecciones, atril/podio con luz para el texto, iluminacin, etc.) as
como un programa detallado de cada actividad donde intervenga.
Adems, debe tener en cuenta diferentes variables como pueden ser: el momento, la actividad, el perfil de
los participantes y el tema. Por ejemplo: en algunas ocasiones cuando no llegan todos los invitados a un
presidium, debe estar pendiente para no mencionar a los que no asistan.
Es el profesional que anuncia el inicio, el desarrollo y el fin durante cualquier tipo de reunin. Da la
bienvenida a los presentes iniciando as el encuentro, introduce a las autoridades, disertantes, invitados
especiales y generales, por ende, es indispensable que cuente con el texto escrito en forma clara y precisa,
que conozca el programa y los horarios de inicio y finalizacin con la mxima antelacin posible. Para evitar
inconvenientes, siempre es recomendable hacer un ensayo o pasada general de texto previo al inicio del
evento, sobre todo para que pueda corroborar la correcta pronunciacin de nombres, apellidos y marcas.
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SERVICIOS MDICOS Y DE PRIMEROS AUXILIOS
Deberemos contar con servicio de ambulancia con presencia en el lugar siempre que implementemos
actividades deportivas, recreativas o cuando el cliente lo requiera de manera especial.
Es importante tener en cuenta que este servicio debemos contratarlo con mdico (ya que generalmente
slo viene con chofer y enfermero o asistente). Adems debemos especificar que el contrato es con
sistema de relevo, es decir, que en el caso de tener que retirarse para trasladar a alguna persona al
nosocomio/hospital correspondiente, debe enviar de manera inmediata otra unidad de reemplazo.
Igualmente, sepamos que toda locacin seria y responsable, debe incluir servicio de asistencia y
cobertura para todos los presentes. Esto no implica que deba tener un servicio de ambulancia en el
lugar, pero si un servicio mdico asistencial de emergencia que acuda en caso de necesidad y cubra a
toda aquella persona que se encuentre en la locacin durante el tiempo contratado para la realizacin
del mismo.

PERSONAL DE MANTENIMIENTO
Nada ms grato que todo funcione bien, por eso en eventos de miles de participantes se necesita contratar
empresas o personas especializadas en diferentes actividades. Es importante contar con el servicio de
electricistas, carpinteros, plomeros, etc., durante las 24 horas de los das en que se efecte el evento. Hay
que considerar el tener opcin a contratar todo tipo de personal en un caso de emergencia.
Carpinteros: en un evento se construye gran parte en madera como ser puertas, paneles, mdulos,
exhibidores, estructuras, entre otros.
Electricistas: se encargan de instalar y supervisar el sistema de luces, aire acondicionado, conectar
equipos mdicos, refrigeradores, computadoras, etc. Su participacin es fundamental cuando
realizamos ferias y exposiciones, ya que ser quien diagrame y realice todo el tendido elctrico
necesario para cada stand y para la muestra en general. Deber ser matriculado, pues realizar y
firmar los planos exigidos para la habilitacin de la misma. En eventos de menor envergadura,
como ser sociales o empresariales habituales, generalmente quien se encarga de la distribucin
elctrica es nuestro proveedor de iluminacin. IMPORTANTE: siempre debemos exigir a la locacin,
en la cual realicemos el evento, que nos provea de un responsable elctrico, para que le indique a
nuestro encargado elctrico cuales son los tableros que corresponden a nuestro espacio de trabajo y
habilite la utilizacin de los mismos. As evitaremos todo tipo de inconvenientes o que puedan
hacernos responsables ante cualquier desperfecto en las instalaciones.
Pintores: para pintar interiores y exteriores de mdulos, exhibidores, etc.
Herreros: se encargan de construir estructuras para la sealizacin, algunas partes de los mdulos
y los exhibidores.
Plomeros: su funcin es tener en buenas condiciones la plomera en general, presente
fundamentalmente en servicios sanitarios, reas gastronmicas y desages generales de la
locacin.

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SEGUROS
Los seguros pueden ser contra robo, incendio, dinero en efectivo, fenmenos naturales, responsabilidad
civil, daos, vida, entre otros. Se pueden solicitar varias cotizaciones y seleccionar la ms conveniente, sin
importar el tamao de la empresa, pues lo que importa es la seriedad y prestigio de la misma.
Las cotizaciones deben contener la siguiente informacin:
Cobertura
Forma de pago
Monto del deducible
Prima o costo de la pliza
Procedimientos y formas para reportar robos y accidentes
Vigencia
Hay que verificar que los equipos y el transporte que se renten tengan vigente su pliza de seguros. De igual
manera debemos hacerlo con las locaciones y los proveedores que intervengan en la realizacin del evento,
con respecto a su personal y equipamiento.

SEALTICA Y SEALIZACIN
Sealtica: es una actividad perteneciente al diseo grfico que estudia y desarrolla un sistema de
comunicacin visual, sintetizado en un conjunto de seales o smbolos que cumplen la funcin de guiar,
orientar u organizar a una persona o conjunto de personas, que van a pie o en vehculo, dentro de una gran
superficie. El diseo de la sealtica empieza con el estudio de planos de planta de la gran superficie (de
caminatas, recorridos o circulaciones planteadas); pasa por la presentacin de la nueva y ptima
organizacin de estas circulaciones y termina en el diseo de smbolos grficos sintticos y de fcil
comprensin para guiar a la gente o vehculos por estas grandes superficies. Los smbolos diseados
variarn segn si son para una sealizacin interna o externa, si es para guiar transentes o vehculos. En
las empresas, normalmente estos smbolos siguen los lineamientos de la identidad visual corporativa
(colores, estilo, geometras, tipografa, etc. propios de la empresa) o bien pueden contener el distintivo visual
(logotipo o marca) de la empresa dentro de cada seal o rtulo.
Sealizacin: es el conjunto de las seales utilizadas dentro de un espacio.

SERVICIO GASTRONMICO
La calidad y el buen servicio son indispensables en los alimentos que se sirvan a los participantes, por lo que
es necesario contratar empresas de prestigio en el ramo y que garanticen su profesionalismo as como un
administrador y jefe de cocina experimentado.
Existen diferentes maneras de contratar este servicio. En el caso de encontrarnos trabajando dentro de un
hotel, el servicio gastronmico ser provisto por estos, ya que el suministro de ste es de carcter exclusivo,
es decir, que no permiten el acceso de otro proveedor de catering. Esto igualmente no debe preocuparnos
de sobre manera, ya que en la mayora de los hoteles de lujo y cinco estrellas es de calidad. En algunos
centros de convenciones tambin es posible contratar este servicio. Una tercera alternativa son las
empresas privadas especializadas que ofrecen este servicio. Algunas sirven desde 50 hasta 50.000 comidas
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diarias y tienen personal y equipo suficiente para lograr un excelente resultado. Hay que pedir varias
cotizaciones y referencias para comparar y decidir la contratacin.
Lo usual es garantizar al hotel o empresa privada el pago de un mnimo de comensales, aunque stos no se
presenten.
El comit organizador debe de nombrar un responsable y el hotel o la empresa que vaya a servir los
alimentos un representante, para convenir los pormenores del servicio. Se recomienda que el encargado de
alimentos y bebidas que contrate el comit organizador sea una persona con experiencia y conocimiento
como puede ser un especialista en gestin gastronmica.

SONIDISTAS Y EQUIPAMIENTO
La claridad del sonido es una norma fundamental en los congresos y/o convenciones. Hay que prestar
mucho cuidado a la calidad de los tcnicos y del equipo de sonido en las diferentes actividades. Contratar
este servicio es muy delicado, ya que el sonido es esencial en todas las actividades, por ello se debe
establecer contacto con establecimientos que presten este servicio profesionalmente y cuenten con
suficientes y buenos equipos y tcnicos. Muchos eventos no lucen cuando se tienen problemas en el sonido
y el xito del mismo se puede ver perjudicado por este tipo de anomalas.
Se debe contar con el sonido suficiente y de calidad as como con micrfonos adecuados para cada
actividad. Los micrfonos inalmbricos son los adecuados para los ponentes, ya que les permite tener las
manos libres. Los micrfonos se colocan en los podios, en las mesas de presidiums, en diferentes recintos y
mesas de trabajo, en las salas de exposiciones y de prensa. Es decir, cada espacio en el que se realice una
actividad debe contar con el correspondiente equipo de sonido y micrfonos para que los participantes y
disertantes puedan realizar las actividades planificadas, sin necesidad de estar a los gritos y poder
relacionarse o trabajar de manera correcta.
Es importante hacer pruebas de sonido antes y durante todo el evento y contar con un equipo adicional de
back up por cualquier emergencia.
Los equipos que instalaremos cumplirn las siguientes funciones:
Amplificar la voz de disertantes, locutores, artistas y cantantes
Amplificar los videos, CDs, DVDs u otros formatos que se deban emitir durante el evento
Amplificar todo lo que provenga de PCs o laptops de manera directa
Amplificar todos los instrumentos, ya sea a travs de micrfonos o por lnea directa (como el caso de
las guitarras elctricas, por ejemplo)
Debemos cuidar que el sonido sea uniforme en todos los espacios.
Cuando tengamos momentos de break (o corte) nunca debe quedar en silencio, es decir, que todos los
ambientes deben contar con msica ambiental.
El tipo de microfona a utilizar puede ser:
Por cable o inalmbrico
Con pie al piso o de mesa
De apertura a cargo del usuario o de manejo desde consola (a cargo del sonidista)
De mano, corbatero o tipo headset (vincha con micrfono a la boca)
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Recomendacin 1: evitar la utilizacin de gran cantidad de microfona inalmbrica, estos trabajan por
radiofrecuencia y muchas veces, a causa de la gran cantidad de equipos instalados, suelen sufrir
interferencias difciles de controlar.
Recomendacin 2: los micrfonos inalmbricos trabajan a batera, entonces es imprescindible contar con
bateras de repuesto y/o micrfonos de back-up a mano. Adems, cuando las bateras se van consumiendo
estos van perdiendo alcance y suelen meter ruidos.

TARJETAS DE CRDITO
Este servicio hay que contratarlo con suficiente anticipacin, ya que en algunas ocasiones se necesita
bastante tiempo para firmar los contratos respectivos y recibir el servicio.
Hay que contratar el servicio de las tarjetas ms usuales y antes de firmar los contratos, se debe revisar las
condiciones generales del servicio. Generalmente, se paga un porcentaje sobre la cantidad que se facture a
travs de las mismas. Hay que verificar las polticas de cada empresa ya que algunas tardan hasta un mes
en abonar los depsitos bancarios efectuados en tarjetas de crdito.

TCNICOS AUDIOVISUALES Y EQUIPAMIENTO
Son los responsables de instalar los equipos audiovisuales y de proyeccin (videoproyectores, micrfonos,
computadoras, retroproyectores, etc.), durante las sesiones de trabajo en cada sala y/o mesa de trabajo.
Adems, ajustan durante cada sesin luces y equipamiento general involucrado.
Las proyecciones estn muy de moda. Tenemos que saber que la ubicacin del proyector es muy
importante, ya que el flujo de luz de la proyeccin no debe ser interrumpido por nadie que pase por delante o
por elementos que se interpongan. Por ese motivo es muy comn realizar proyecciones de back, es decir,
desde atrs.
La distancia estndar que se necesita para que la imagen tenga el tamao que queremos y est en foco es
(desde la lente del proyector a la pantalla) dos veces el ancho de imagen deseada. Es decir, si tengo una
pantalla de 4 m de base por 3 m de altura, el proyector estar a 8 m de la superficie de proyeccin (o
pantalla). Estas distancias se pueden variar trabajando con lentes especiales que se adicionan a los
proyectores.
Varios son los puntos a considerar:
Contar con una distancia suficiente entre la pantalla de proyeccin y el observador, para que este
pueda ver las imgenes correctamente... ir al cine en fila 1 nunca es recomendable!!!
Tener la mayor oscuridad posible para obtener una imagen de alta calidad
Enmarcar las pantallas de manera que visualmente queden estticas
Contar con la cantidad de pantallas necesarios en funcin de la cantidad de asistentes y distribucin
de los mismos

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Con respecto al equipamiento a utilizar en este tipo de eventos, lo que hay que tener en cuenta en referencia
a cada uno de ellos es lo siguiente:
CCTV y registro de video: el servicio de Circuito Cerrado de TV permite captar la imagen del orador o
del escenario para proyectarla en diferentes pantallas de video y/o retransmitirla a otras salas. Este
sistema se implementa con la cantidad de cmaras que se consideren necesarias, asegurndose una
visualizacin ptima de las diferentes situaciones a toda la audiencia. En instalaciones de mayor
envergadura, donde se requieren ms de dos cmaras de video profesional, se provee personal
capacitado para realizar la tarea de director de cmaras, utilizando una mesa de edicin en vivo con
monitores de previo y aire, switcher y sistemas de comunicacin entre cameramans. Opcionalmente se
puede contratar el servicio de grabacin de video que permitir contar con un registro del evento.
Grabadoras de video y/o audio: hay que tener un nmero de grabadoras igual a los eventos que se
vayan a tener simultneamente para poder grabar todo el evento. A su vez, debemos de considerar el
material virgen (de video y audio) necesario para poder realizar la tarea en cuestin.
Videocassetteras y televisores/monitores: existen videocassetteras de diferentes tipos, formatos y
modelos. Dependiendo de las necesidades del evento y de los ponentes se podr definir cantidad,
modelo y marca.
Equipos para proyeccin: dependiendo de las necesidades de los ponentes se debe contar con los
equipos adecuados para facilitar sus presentaciones. Algunos de los equipos que se pueden utilizar son:
retroproyectores (proyectores de transparencias o acetatos), videoproyectores, proyectores de slides o
diapositivas, pantallas de diferentes medidas, computadoras, pizarrones, rotafolios, entre otros.

TRADUCTOR, INTRPRETE SIMULTNEO, INTRPRETE CONSECUTIVO, WHISPERING Y EQUIPAMIENTO
Traductor: es la persona que expresa en un idioma, generalmente su lengua materna y por escrito, lo que
est escrito en otro.
Intrprete simultneo: transmite el mensaje al mismo tiempo que habla el orador. Para una interpretacin
de este estilo, se requieren cabinas insonorizadas, micrfonos para los oradores, consolas de traduccin
simultnea para intrpretes y equipos receptores para el pblico asistente. Armado de estos recursos, el
intrprete puede concentrarse en transmitir el mensaje al mismo tiempo que el orador. Como instancia previa
a la realizacin de una interpretacin es aconsejable proporcionar al equipo de intrpretes un guin del
temario en torno al cual girar la comunicacin.
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Los equipos que trabajan bajo sistema de infrarrojo permiten una total confidencialidad de la informacin que
se maneja en la sala ya que evitan que la seal sea captada fuera de la misma. La seal de audio de los
intrpretes, llega a los receptores que tiene cada invitado, a travs de rayos infrarrojos, que evita el tendido
de la antena del sistema inductivo y asegura una mayor fidelidad de sonido y absoluta confidencialidad.
Mediante los receptores con selector de canales de hasta siete idiomas, control de volumen y sus
correspondientes auriculares, la audiencia accede a traduccin simultnea de alta fidelidad, en el idioma de
su eleccin. Las cabinas de traduccin sonoamortiguadas, estn equipadas con consolas de traduccin para
dos intrpretes. La transmisin de la seal de los intrpretes se realiza mediante potentes radiadores
infrarrojos que ubicados estratgicamente cubren toda la sala.
Algunos equipamientos cuentan con sistema de alarmas, fsicamente incluidas en cada receptor infrarrojo,
que permite el uso de dispensers que se cuelgan del respaldo de la silla frente a cada participante. De esta
manera, no se requiere de la entrega de un documento de identidad por cada participante al que se le
entrega un receptor, lo cual permite mayor agilidad al comienzo y final de cada evento. Cada dispenser
contiene a su vez los auriculares y un instructivo de manejo del receptor.

Intrpretes consecutivos: ste acompaa en reuniones de negocios, auditorias o cualquiera sea su
necesidad, para facilitar la comunicacin entre ambas partes. Este tipo de interpretacin requiere un gran
entrenamiento de memoria y toma de notas. El intrprete escucha el discurso y cuando el orador se detiene,
rpidamente traduce lo que ha dicho el orador en el otro idioma. Cuando el intrprete termina su
intervencin, el orador recin puede continuar con su discurso. A diferencia de la interpretacin simultnea
esta modalidad puede llegar a prolongar mucho el tiempo de disertacin en un seminario.
Whispering: el susurro o whispering es bsicamente una interpretacin simultnea, sin sonido amplificado,
al odo de la persona que necesita la traduccin. Se usa en reuniones o conferencias donde a lo sumo 3
personas podrn estar al lado del intrprete para escuchar su interpretacin.

VALET PARKING
Este servicio implica a un grupo de personas que se ocupan del estacionamiento y cuidado de los vehculos
de los asistentes y se ofrece cada vez con mayor frecuencia, sea en salones de fiestas, en hoteles o
restaurantes, ya que la comodidad es necesaria y a veces no se puede estacionar en la misma entrada. En
countries, casas de campo y estancias, este servicio es indispensable.
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Bsicamente existen dos modalidades:
La de direccionamiento al conductor para ubicacin de espacios disponibles.
La de toma del vehculo en la puerta de la locacin, retencin de llave contra entrega de ticket
numerado y devolucin del vehculo ante pedido del invitado.

VIDEOCONFERENCIA Y TELECONFERENCIA
Videoconferencia: es la comunicacin simultnea bidireccional combinando seal de video y audio de
calidad en tiempo real, entre dos o ms puntos finales, permitiendo mantener reuniones con grupos de
personas situadas en lugares alejados entre s. El ncleo tecnolgico usado en un sistema de
videoconferencia es la compresin digital de los flujos de audio y video en tiempo real. Su implementacin
proporciona importantes beneficios, como el trabajo colaborativo entre personas geogrficamente distantes y
una mayor integracin entre grupos de trabajo.
Teleconferencia: es un servicio de comunicacin claro, seguro y confiable con grupos de clientes,
empleados o proveedores, de manera simultnea y sin necesidad de desplazamientos. Proporciona la
posibilidad de realizar reuniones mediante el telfono sin importar el nmero de participantes e
indiferentemente de la localizacin geogrfica de los mismos. Los equipos de teleconferencia funcionan en
modo Full Dplex que permite una comunicacin clara y libre de ecos y reverberaciones. Incluyen altavoz
con ajuste de volumen y mute para los micrfonos, que permite la posibilidad de hacer comentarios internos,
mientras el interlocutor se mantiene a la espera.

LOS MATERIALES

CARTELERA
Los puntos principales a tener en cuenta al momento de pensar en la cartelera necesaria, son los
siguientes:
Objetivo: presencia institucional
Funcin: orientacin
Ubicacin: en funcin de la posicin, orientacin y altura
Cantidades
Sustratos o materiales de soporte (como ser foamboard, cyntra, fibrofcil, lona vinlica, acrlico, tela,
alfombra, etc.)
Formatos (planos, corpreos, de colgar, de piso, de altura, backlights, etc.)
Sistema de impresin (digital, plotter de corte, pintados, etc.)
Aprobacin de diseos y colores finales de parte del cliente

IMPORTANTE: cuando realizamos impresiones que no permiten trabajar con colores especiales, sino solo
por composicin CMYK (cyan, magenta, amarillo y negro), resulta muy difcil lograr con exactitud los colores
especficos de las marcas registradas. De ah la importancia de tener la aprobacin de las muestras de parte
del responsable general, para evitar reclamos posteriores.
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Es fundamental en este tipo de eventos la utilizacin de cartelera para la correcta orientacin de todos los
participantes. Las ubicaciones ms habituales son:
Aeropuertos
Centro de Convenciones / Hoteles
Escenarios
Mesas de presidiums
Mdulos
Pabellones
Podios
Salones
Salidas de autobuses
Identificadores de Vehculos

Algunas opciones de posibles textos, dependiendo del evento y de la ubicacin del cartel, pueden ser:
Nombre del evento
Logo del evento
Logo del Organizador del evento
Bienvenidos
Lema del evento
Nombre de la Sede /Locacin/ Sala
Fecha
Ciudad Sede
Nombre de la Sala con tema especfico a tratar en el momento
Temario de las mesas de trabajo y horarios

PERSONIFICADORES
Se usan para identificar por el nombre y cargo a las personas que ocupan un presidium o mesa de trabajo.

Se deben tener personificadores para diferentes actividades, como puede ser:
Inauguracin
Clausura
Ponencias magistrales
Mesas de trabajo
Paneles
Juntas de consejos directivos

Los materiales y las formas ms comunes son:
Acrlicos en forma de caballete con una cartulina en cada lado con nombres y puestos
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De cartn grueso en forma de caballete y rotulado por ambos lados.

El tamao debe ser lo suficientemente grande para que se pueda distinguir los nombres y congruente con el
espacio de la mesa o presidium.

MATERIALES GENERALES
La Identificacin Visual es otro punto fundamental a tener en cuenta, por eso es muy importante definir y
supervisar el diseo, elaboracin o presentacin del siguiente material:
Banderas
Banners
Carpetas
Carta de bienvenida de la ciudad sede
Carta de bienvenida del Coordinador General
Carteles de identificacin de reas, pabellones y mdulos
Carteles personificadores
Credenciales
Mapas y guas de la ciudad y del lugar sede
Diplomas
Formularios de evaluacin
Formularios para preguntas
Hojas con membrete
Informacin general
Identificadores de transportes y automviles de los participantes y del Comit Organizador
Invitaciones
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Lapiceras y lpices
Letras de distribucin
Logotipo y lema
Merchandising
Papel membrete
Papelera general
Pases
Programas de actividades
Recibos
Sealizacin y Sealtica
Tickets, entradas o pases para entrar a diferentes actividades

Carpetas: en algunos eventos las carpetas sirven para entregar los materiales de trabajo que se
utilizarn durante el evento, como ser programas, boletines, apuntes, hojas, plumas, lpices, entre otros.
Las carpetas pueden ser de diferentes modelos y calidades, dependiendo del presupuesto. Hay carpetas
con o sin cierre, tipo portafolio, etc., y pueden ser de materiales como piel, cuero, cuerina, vinlico o
plstico y se les puede grabar o imprimir el logotipo y el lema del evento. Los materiales de trabajo que
se incluirn en las carpetas los debe definir el Coordinador de Operaciones con el Coordinador General.
Material impreso: hay que buscar formatos que faciliten la localizacin objetiva del propsito, la
temtica, el programa e informacin general del evento. En los eventos de carcter internacional se debe
imprimir en diferentes idiomas segn los pases participantes. Generalmente las imprentas tienen
problemas para cumplir con las fechas de entrega y o con la calidad de las impresiones, por lo que hay
que prevenir esta situacin contratando el servicio con el tiempo suficiente para poder corregir cualquier
anomala posible.
Tickets, entradas o pases: para tener control del acceso de los participantes a las diferentes
actividades del evento, es necesario elaborar los pases necesarios para mantener el control adecuado.
Reconocimientos para participantes y ponentes: se pueden elaborar reconocimientos de diferentes
estilos y materiales y algunos ejemplos son: artesana tpica del lugar grabada con logotipo y lema del
evento; diplomas grabados en piel; diplomas impresos en papel, monedas conmemorativas grabadas,
reconocimientos en vidrios o acrlico grabados.

MATERIALES PARA MESAS DE TRABAJO
Para facilitar la actividad de los participantes en las diferentes mesas de trabajo, siempre debemos poner a
su disposicin el siguiente listado de materiales:
Abrochadoras y ganchos
Bandas elsticas
Borradores
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Carpetas
Carteles personificadores
Cartuchos de tinta para impresoras
Cassettes de audio
CDs regrabables
Ceniceros
Clips
Computadoras
Mesas, cubiertas de mesa (paos) y polleras
Fibrones delebles para pizarras
Grabadoras de audio
Hojas blancas
Jarras con agua y copas
Lapiceras
Lpices
Papel para rotafolios
Pizarras, pizarrones, rotafolios
Puntero laser
Reproductores de DVD
Retroproyectores de transparencias y opacos
Sillas
Sonido y micrfonos
Videocassetteras
Videoproyectores

RECONOCIMIENTOS
La Coordinacin de Administracin tiene la responsabilidad de elaborar, llenar y entregar los
reconocimientos, infaltables en este tipo de eventos.

Por este motivo, es recomendable contar con un equipo de diseadores que se
ocupen de elaborar los diplomas o reconocimientos, ya que es el documento oficial
que los participantes se llevan como constancia y recuerdo del evento. El material en
que se elaboren debe ser de buena calidad y larga duracin. En el caso que los
materiales utilizados sean frgiles, es conveniente que el empaque, las maniobras y
los traslados estn hechos por expertos en la materia.

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Los reconocimientos o diplomas generalmente se entre a:
A la mejor ponencia
Accionistas
Acompaantes
Al mejor mdulo
Autoridades y directivos
Coordinadores del Comit Organizador
Edecanes
Expositores
Funcionarios de mesa de trabajo
Miembros del Comit Organizador
Participantes
Patrocinadores
Ponentes de mesas de trabajo

Para participantes y ponentes se pueden elaborar reconocimientos de diferentes estilos y materiales, como
por ejemplo:
Artesanas del lugar grabadas con logotipo y lema del evento
Diplomas grabados en piel
Diplomas impresos en papel
Monedas conmemorativas grabadas
Reconocimientos en vidrio o acrlico grabados.

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UNIDAD 9. LA COMERCIALIZACIN Y DIFUSIN

LA ESTRATEGIA DE MARKETING
El objetivo de las estrategias y planes de marketing es lograr la asistencia de participantes, las ventas y
utilidades deseadas, entendiendo que las formas de obtener los ingresos para la financiacin de este tipo de
eventos son:
Venta de espacios publicitarios
Actividades especiales
Concesiones de espacios gastronmicos o venta de servicios gastronmicos
Cuotas de registro o inscripcin al evento
Donativos y patrocinios (sponsors)
Venta de artculos promocionales
Venta de entradas para actividades sociales, artsticas, culturales y deportivas
Venta de mdulos (stands) de la exposicin
Venta de revistas especializadas o catlogos

Un plan necesita seguir un proceso progresivo y razonado, en el que cada una de las partes sucesivas se
eslabone con las precedentes. Este proceso se compone de los siguientes pasos:
Recopilacin y organizacin de los datos bsicos de los posibles participantes
Definir los supuestos del mercado potencial de asistentes
Definir los objetivos
Establecer un programa de accin
Establecer estrategias alternativas
Elaborar una proyeccin de ventas y beneficios
Elaborar el presupuesto general de gastos e inversiones
Establecer criterios para medir el comportamiento del plan

El plan debe ser comprensible, concreto y completo. Se debe redactar de una manera sencilla y de tal forma
que quienes no hayan participado en su elaboracin lo puedan entender.
Generalmente se hace la difusin para un evento antes, durante y despus de las fechas de su realizacin,
por lo que se debe asignar parte importante del presupuesto a este rubro.
Considerar las posibilidades econmicas de los posibles participantes es indispensable para definir la
estrategia de marketing.
Una vez determinado el presupuesto de marketing es necesario elaborar un programa de cmo se va a
emplear. El programa debe mencionar la distribucin del presupuesto en rubros como: gastos generales,
medios de comunicacin que se van a utilizar, fechas de pagos, material que se va a anunciar, recursos
asignados a otras acciones y responsabilidades.

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Lo importante es que cada participante, expositor o cliente potencial est informado de la realizacin del
evento, con suficiente anticipacin y conozca todos los detalles necesarios para programar su asistencia.
Se puede hacer una promocin de ventas como parte de un plan integral de mercadotecnia y sus objetivos
pueden ser a corto, mediano o largo plazo, pero siempre deben tener el propsito de incrementar las ventas.
Por ejemplo: una promocin que redite en ms participantes inscriptos al evento, mayor nmero de
mdulos vendidos en la exposicin, ms espacios publicitarios comercializados, etc. Las promociones
pueden reportar grandes beneficios a los organizadores, pero se deben de cuidar los costos para que sean
razonables con el beneficio obtenido.
Los requisitos para preparar el programa de publicidad y promocin son:
Elaborar las listas de las personas cuya asistencia sea importante, para hacerles llegar la invitacin
e informacin correspondiente
Elaborar una campaa de promocin que identifique a los posibles expositores
Elaborar un catlogo completo de posibles participantes
Mandar correspondencia directa
Disear, imprimir y distribuir carteles y folletos informativos
Prever la realizacin de exhibiciones flmicas
Hacer un lanzamiento de prensa corto, conciso y pertinente

En el caso de las exposiciones es necesario definir una estrategia de marketing especfica para cada una.
Los organizadores pueden garantizar la asistencia de muchas personas, pero no todos son compradores
potenciales para los expositores, por ella la empresa tambin debe promover la exposicin y atraer a su
mdulo a las personas que puedan representar oportunidades de negocio. Algn sector de ese amplio grupo
de asistentes debe ser su mercado objetivo.
Nunca se debe olvidar que los organizadores de la exposicin no slo venden a los participantes espacios
en donde montar mdulos (stands), sino tambin un potencial de ventas y de oportunidades de nuevos
negocios, por ello es conveniente ofrecerles informacin a travs de un folleto promocional.

LA FUERZA DE VENTAS
La parte ms difcil de definir en un evento son las estrategias de venta, ya que de stas depende el xito y
varan dependiendo de quienes son los organizadores y las caractersticas particulares de cada convencin.
La Fuerza de Ventas se debe de integrar con suficiente tiempo para capacitar a los vendedores o
promotores. No debemos olvidar que ellos sern la cara visible entre la organizacin y el expositor y/o el
participante, siendo los responsables de hacer realidad este proyecto desde el punto de vista de las ventas y
los contratos. Por este motivo deben estar sumamente capacitados, no solo comercialmente sino tambin
tcnicamente, para poder definir y/o delimitar los requerimientos de los expositores/participantes en
concordancia con los reglamentos y especificaciones tcnicas establecidas para el evento.
El perfil de los vendedores depender del tipo de evento que se vaya a realizar y se debe planificar su
reclutamiento, seleccin y contratacin en coordinacin con el rea de Administracin. Una de las
caractersticas fundamentales que debe tener este personal es el deseo de servir. El servicio es el valor
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agregado que se le da al evento e implica estar cambiando constantemente y tener una mejora progresiva y
continua, bajo la filosofa de calidad total.

LA CAMPAA DE DIFUSIN
La promocin de la convencin se puede hacer a travs de la publicidad en radio y televisin, anuncios en
medios grficos, publicidad en va pblica, correo directo, anuncios en revistas del ramo y la entrega de
invitaciones y promociones, con el objeto de que el universo que se abarque sea lo suficientemente grande
para atraer a un gran nmero de asistentes.
Para tener una campaa eficiente y que cumpla con los objetivos es necesario trazar un programa detallado
de publicidad y promocin aprovechando los catlogos y las estadsticas de congresos anteriores.
Para definir qu cantidad del presupuesto se le asigna a cada uno de los medios es conveniente contratar
expertos en la materia. Existen diferentes medios masivos de comunicacin que son accesibles en precio y
que se pueden adaptar a cualquier presupuesto y mercado dependiendo de la magnitud del evento. Estos
medios se pueden mezclar con el propsito de maximizar la inversin publicitaria, considerando su variedad
y versatilidad para enviar mensajes de cualquier tipo y a toda clase de pblico.
La campaa de difusin se puede apoyar con los siguientes medios:
Calendarios o almanaques
Carteles
Comunicados y boletines en peridicos locales, regionales, nacionales e internacionales
Correspondencia directa
Folletos promocionales
Globos aerostticos con mensajes del evento
Invitaciones impresas
Invitaciones telefnicas
Banderas y pasacalles
Carapantallas y avisos en va pblica
Pantallas electrnicas exteriores
Publicaciones en boletines y revistas especializadas nacionales e internacionales
Radio, TV, Internet y prensa escrita
Cine
Videos

Cuando se utiliza un medio masivo de comunicacin hay que considerar el impacto que se puede alcanzar
con la transmisin de los comerciales, para que la inversin no se vuelva un gasto intil y se logre una
reaccin del pblico objetivo. Adems, se debe evitar la inmunidad del mercado por aburrimiento, definiendo
la frecuencia adecuada. Una de las formas para definir la frecuencia adecuada de los spot del evento es
considerando el rating y los puntos semanales de cada estacin de radio o televisin, como as tambin la
eleccin de los programas para pblico objetivo.
Como ya mencionamos, se pueden usar diferentes medios de comunicacin, dependiendo del presupuesto y
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del tipo de pblico que se quiera convocar. Dependiendo del medio utilizado se puede difundir de las
siguientes maneras:
1. Prensa escrita
Publicidad inducida va comentarios de columnistas especializados
Inserciones pagas en los diarios de mayor circulacin nacional, local o internacional y revistas
especializadas, con base en un programa previamente establecido
2. Radio y TV
Entrevistas para dar a conocer en forma masiva el evento
Spot publicitario
PNT (Publicidad No Tradicional)
3. Internet
Pgina propia de la convencin
Banners en pginas del sector correspondiente al tema de la convencin
Participacin en pginas de difusin de este tipo de eventos
Notas de prensa en pginas o blogs especializados

Respecto de los anuncios en va pblica o carteles en espacios pblicos, se deben colocar en lugares
estratgicos, buscando que los puedan ver fcilmente los posibles participantes. En algunas ocasiones se
los llevan o los desprenden, por lo que es conveniente tener un programa de recolocacin de cartelera.
En referencia a los programas de radio y televisin, se pueden planificar entrevistas de cobertura nacional o
loca, pero se deben seleccionar con base en el perfil y nivel socioeconmico de los participantes potenciales.
Esto se puede conocer perfectamente ya que en el medio existen estadsticas del tipo de pblico que ve y
escucha las diferentes estaciones.

LA DIFUSIN DE PRENSA
Otra forma de promover y dar a conocer los objetivos del evento es llevando a cabo una conferencia o
ruedas de prensa antes, durante y despus.
Previo al evento suele organizarse un lanzamiento de prensa que debe incluir fotografas y folletera de una
forma equilibrada y debe estar preparado con informacin relevante.
Una recepcin o desayuno de prensa el da de la inauguracin, atraer la atencin de los medios de
comunicacin y se puede aprovechar para dar un mensaje o historia fuerte e impactante, mostrar un video
de puede ayudar.
Se debe distribuir a los periodistas que asisten a la conferencia un documento sencillo y accesible, con un
resumen sobre el evento y si hubiera documentos tcnicos, tambin deben circular entre los periodistas no
especializados en la materia, aunque estos documentos se publican en diarios especializados y
generalmente slo interesan a los especialistas en la materia.
El responsable de informar a los medios de comunicacin sobre los resultados del evento, debe dar a
conocer los resultados positivos que se vayan teniendo durante el mismo, por ejemplo: contratos y pedidos
importantes, presencia de personalidades, etc. Siempre es conveniente resaltar posturas, sugerencias o
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hallazgos significativos.
Tambin es recomendable elaborar una lista de reporteros y periodistas que confirmen su asistencia y hayan
pedido pases de prensa, para enviarles informacin preliminar relativa a los avances y resultados del evento.
Para lograr una buena conferencia de prensa, es necesario que quien se vaya a presentar ante los
reporteros, tenga conocimiento del tema que se va a tratar, tenga facilidad de palabra y seguridad en s
mismo.

LOS DOCUMENTOS Y FORMULARIOS

EL FOLLETO PROMOCIONAL
Es una herramienta muy importante para lograr la difusin de una convencin.
Una buena logstica de distribucin garantiza que los folletos se entreguen con tiempo suficiente a los
posibles participantes y/o expositores. Es importante dar a conocer a stos toda la informacin relativa al
evento, para fomentar as su intencin de participacin. Estos se pueden enviar por correo, mensajera o
entregar personalmente en actividades previas al evento.
Hay que buscar la forma de hacer paquetes atractivos que faciliten lograr el objetivo de asistencia y
captacin de recursos por este concepto. Hay que resaltar la importancia de inscribirse con anticipacin, en
virtud de tener cupo limitado.
La informacin de inters para los posibles participantes en el folleto es:
El tema principal del evento
Objetivos generales y especficos
Temtica y mecnica de las mesas de trabajo
Perfil de los participantes
Programa de trabajo
Programa de actividades sociales y culturales
Forma de registro y pago (bancos contratados y tarjetas de crdito)
Promociones
Tarifas, tipo de hoteles y alojamiento disponibles
Tarifas y tipo de transporte disponible
Clima del lugar sede
Mapa que indique los lugares de inters turstico, cultural y recreacin en la ciudad sede
Asistencia esperada
Ponentes magistrales y de mesas de trabajo
Mapa de distribucin de hoteles y centros de convenciones
Cdula de prerregistro
Solicitud de trasporte
Polticas de cancelacin
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Es conveniente resaltar la asistencia de conferencistas magistrales y ponentes reconocidos por sus
conocimientos y capacidad en el medio, ya que los ponentes reconocidos internacionalmente promueven y
facilitan la inscripcin de participantes y expositores. Tambin se pueden mencionar las empresas,
agrupaciones o personas fsicas que van a participar, con el fin de dimensionar la posibilidad de tener la
oportunidad de conocer e iniciar procesos tendientes al establecimiento de relaciones de negocios y alianzas
estratgicas.
A su vez, se pueden destacar actividades como la asistencia a museos, espectculos culturales tales como:
obras de teatro, ballet folklrico o clsico, funciones de gala, exposiciones de pintura o esculturas y sitios de
inters prximos, as como vinos de honor, cenas-baile y cocktails, entre otros.
Se debe indicar en el folleto, que al momento de registrar su asistencia al evento, debe canjear la ficha de
depsito o el comprobante de pago por el recibo oficial correspondiente, segn el procedimiento que se haya
establecido. En eventos internacionales, es necesario tener toda la documentacin impresa en varios
idiomas.

DIRECTORIO GENERAL
Se debe elaborar un Directorio General que contenga informacin sobre los participantes, invitados
especiales, ponentes, asistentes, expositores, medios de comunicacin, funcionarios de mesa y comit
organizador, para facilitar la coordinacin y comunicacin, antes, durante y despus del evento.
Este documento es muy valioso para:
Agradecer apoyos recibidos
Confirmar asistencia al evento
Para organizar futuros eventos
Para aclarar situaciones pendientes con participantes
Para distribuir la Memoria del evento

BOLETINES DE PRENSA
Son necesarios antes, durante y despus del evento, ya que son fundamentales para la adecuada difusin
de ste y de sus resultados.
Si hay boletines diarios, en stos deben resaltarse los xitos obtenidos. El contenido de los boletines es
diferente dependiendo del tipo de evento y del avance de ste, o sea, si es antes, durante o despus del
evento.
Los boletines que se distribuyen previo al evento pueden incluir la siguiente informacin:
Contenido de la convocatoria
Antecedentes de los organizadores
Objetivo del evento
Temtica general
Lugares, fechas y horas
Ponentes magistrales y de mesa de trabajo que asistirn
Participantes esperados, destacando profesin, cargo, cantidad, etc.
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Programa general del evento
Los que se elaboran durante incluyen:
Avances de trabajos
Programa de trabajo de cada da, mencionando los ponentes magistrales, las actividades tcnicas,
acadmicas o sociales, segn sea el caso
Posturas o mensajes
Resumen de los discursos de inauguracin o clausura
Resumen de alguna ponencia
Los que se entreguen al trmino del evento:
Conclusiones generales
Conclusiones especficas
Compromisos generados
Resultados y logros
Posturas o mensajes
Participaciones destacadas de ponentes o personajes

Tambin pueden incluirse estadsticas importantes como ser:
Cantidad de inscriptos
Asistentes
Ventas por mdulo (stand)
Ventas por producto
Ventas globales
Consumos por persona

DISCURSOS DE INAUGURACIN Y CLAUSURA
Por lo general, intervienen varias personas en el programa de inauguracin, por lo que se debe decidir
cundo y cules de los discursos se entregar a los medios y los participantes interesados. Por ello es
importante tener suficientes copias para quienes los soliciten.
Tambin es importante entregar a los medios de comunicacin discursos o conferencias que hayan sido de
inters general y que por su mensaje y calidad sea importante difundir.

CONCLUSIONES DEL EVENTO
Generalmente lo que se da a conocer a la comunidad interesada en el evento son las conclusiones del
mismo, por lo que se debe prestar especial atencin en la elaboracin profesional y adecuada de stas.
Las conclusiones deben ser producto de las discusiones y resultados de las mesas de trabajo. El
responsable de elaborarlas debe esmerarse en su buena redaccin, para que sean claras, concretas y
reales.

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INFORMES TCNICOS DE PONENCIAS MAGISTRALES
Hay que solicitar a los ponentes magistrales sus ponencias, ya que no siempre las entregan con suficiente
anticipacin y puede ser un cuello de botella para el rea de fotocopiado y ocasionar que no se proporcionen
a tiempo a los medios.
Se debe nombrar un responsable que se encargue de recopilar este material y entregarlo con oportunidad a
los medios de comunicacin, a participantes interesados y a los responsables de elaborar la Memoria.
Los asistentes deben contar siempre con informacin oportuna, por eso hay que coordinar e integrar la
informacin y documentos tcnicos para su difusin y entregarla cuando se necesita, es decir, puede
repartirse antes, durante y despus del evento, segn sea el caso.
Generalmente las ponencias o boletines son extensos y el tiempo de fotocopiado requiere de una
programacin. Adems, se deben tener las copias suficientes de cada ponencia para que todos los
participantes obtengan el material completo que se genere durante el evento.
Tambin se pueden vender copias de las ponencias en diapositivas, pelculas, videos o soporte digital, como
as tambin copias de tablas o grficos, especialmente en circunstancias donde stas son esenciales para
comprender el documento.

INFORME FINANCIERO
El informe general de resultados financieros del evento debe ser claro, concreto y veraz. En algunos eventos
se informa a los medios de comunicacin sobre los resultados financieros y para ello se deben preparar
suficientes copias de este documento.
Hay que definir un programa de reuniones para presentar informes antes, durante y despus del evento. Al
final del evento se presenta un informe de resultados obtenidos a los organizadores y accionistas.

MEMORIA
Al trmino del evento se elabora un documento o un video que contenga las vivencias, el intercambio de
experiencias, las sugerencias y resultados del evento. Se debe de nombrar un responsable del Comit
Organizador para elaborarlo junto a la Coordinacin de RRPP.
Hay diferentes formas de elaborar y presentarla:
Tipiada y anillada
Impresa y encuadernada, definiendo calidad del papel interior y portada
Grfica (con fotografas)
Pelcula o video (filmado y editado)

Para su elaboracin se debe decidir:
Formato (tamao, cantidad de pginas, calidad de papel, cantidad de colores, sistema de impresin
y forma de encuadernacin)
Diseo de la portada
Orden de documentos y fotografas
Cantidad
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La informacin bsica que debe contener es:
Objetivo del evento
Sede y fechas
Estructura del Comit Organizador
Programas de trabajo
Programas sociales, culturales y artsticos
Programas para acompaantes
Ponencias magistrales
Ponencias de mesa
Fotografas de todas las actividades tcnicas y sociales
Recortes de peridicos
Discursos de inauguracin y clausura
Conclusiones
Boletines de prensa
Lista de participantes, ponentes magistrales, mesas de trabajo, personalidades destacadas y
miembros del Comit Organizador (nombre, direccin, profesin, actividad principal)

Para contar con los recursos necesarios para la elaboracin de la Memoria se puede insertar publicidad y
vender espacios a las empresas u organismos que hayan participado del evento o a quin est interesado
en el tema.
La Memoria se puede obsequiar o vender a los participantes del evento. La distribucin se puede hacer de
diferentes formas, dependiendo si la entrega est incluida en la inscripcin o tiene un costo adicional, como
ser: por correo terrestre o areo, mensajera, a un domicilio preestablecido o por encomienda.

DONATIVOS, PATROCINIOS Y APOYOS FINANCIEROS
Hay agrupaciones que pueden pedir apoyos financieros a empresas privadas y algunas entidades del
gobierno y los datos que generalmente se presentan en una solicitud de este tipo son los siguientes:
1. Datos de la institucin organizadora
Nombre de la institucin solicitante
Direccin
Telfonos
Objeto de la institucin
Registro federal de causantes de la institucin
Nombre del representante legal de la institucin
2. Datos del evento
Nombre
Lugar
Fecha de inicio
Fecha de trmino
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Nmero de ponencias y/o trabajos que se presentarn
Conferencistas o investigadores nacionales y/o extranjeros
Perfil de los participantes: profesionales, estudiantes y pblico en general
Nmero total de participantes
Sala del evento
Costo del evento por persona: estudiantes, profesionales, socios y pblico en general
3. Tema y programa general de actividades del evento
Tema general
Temtica de las mesas de trabajo
Programa general de actividades
4. Relacin de ponentes magistrales y especiales
Es importante anexar los datos curriculares ms sobresalientes de cada uno de los ponentes
magistrales y de mesas de trabajo
5. Relacin con copatrocinadores
Nombre de las instituciones
Tipo y monto del aporte
Tipo de compromiso
6. Datos de la agrupacin y de los organizadores responsables
Anexar datos curriculares sobresalientes
7. Presupuesto necesario
El siguiente cuadro es un ejemplo para desglosar los rubros de los donativos o patrocinios
solicitados

Concepto
Monto aportado por
empresa solicitante
Monto aportado por
otras instituciones
Monto solicitado Monto total
Honorarios
Viticos
Publicidad
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Total $ $ $ $

Es importante anexar un presupuesto global desglosado con todos los detalles para la realizacin del
evento.

CARTAS
Algunas de las cartas que generalmente se usan en todos los eventos se dirigen a las siguientes personas o
instituciones:
Medios de comunicacin
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Participantes potenciales
Autoridades
Invitados de honor o especiales
Ponentes de mesa

Los motivos por los cuales se envan son:
Invitacin
Confirmacin de participacin/asistencia
Pedido de informacin especial
Pedido de apoyo o participacin
Envo de informacin especfica
Agradecimiento

CDULAS Y/O FORMULARIOS DE CONTROL
Para facilitar el manejo y control de la documentacin y el registro de la informacin que se genera antes,
durante y despus de un evento, se trabaja con formularios o cdulas de uso general, que tendrn un
formato propio segn las necesidades especficas.
Las que se usan comnmente son:
Registro para un evento
Registro y solicitud de espacios
Registro para empresas
Inscripcin y pago
Control de reservaciones e inscripciones
Seleccin de hoteles
Control de habitaciones
Solicitud de servicios
Programa de trabajo por mes, semana y da
Seguimiento de acuerdos
Seguimiento de actividades
Programa de difusin en medios de difusin
Control de asistencia de medios de comunicacin al evento
Participacin programas de radio/TV
Entrevistas de prensa
Anlisis de prensa
Registro de envo de cartas a invitados especiales / para funcionarios de mesa
Registro de envo de cartas para solicitud de patrocinios y donativos
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Confirmacin de participacin para ponentes magistrales y de mesa
Confirmacin de participacin para funcionarios de mesa
Programa general de ponencias magistrales
Programa diario de ponencias magistrales
Programa diario de mesas de trabajo
Programa para la inauguracin
Programa para la clausura
Requerimiento de materiales
Vale de entrega de materiales
Entrega de materiales de trabajo a participantes
Inventario de recursos materiales
Control de operadores, rutas y transporte
Control de frecuencia de servicio de autobuses
Llegadas de los participantes a las terminales de transporte
Control de artistas y espectculos
Flujo de caja por mes / semana / da
Responsables de las funciones de la lista de seguimiento
Formulario de preguntas
Actualizacin del directorio de personas fsicas / empresas
Asistentes al presidium
Lista de expositores
Lista de inscriptos
Lista de acompaantes

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UNIDAD 10. LAS EXPOSICIONES

ANTECEDENTES
En la Edad Media las ferias o grandes mercados reunan a los comerciantes con el pretexto de celebrar
fiestas religiosas, aprovechando la afluencia de visitantes que por esos motivos se congregaban. Este tipo
de mercados, se situaban en las principales vas de comunicacin y por lo general en un principio se
establecan bsicamente en las provincias.
Desde el siglo XIX las ferias y exposiciones se organizan en todas grandes ciudades del mundo.
En el siglo XX, en 1996, se llev a cabo la primer Expo Ciberntica, en lo que se denomina el ciberespacio.
Esta fue la primera exposicin mundial de Internet. Esta exposicin virtual tena pabellones temticos, en
donde cualquier usuario interesado poda montarse en su pabelln preferido sin necesidad de pagar cuota
de inscripcin o entrada y, a diferencia de otras exposiciones universales, no hay lmite de superficie. Para
conectarse a este tipo de exposiciones, es suficiente teclear una clave predeterminada, para darse de alta
en el pabelln seleccionado.

CARACTERSTICAS DE LAS FERIAS Y EXPOSICIONES
Tanto sean nacionales o internacional, son centros donde se renen vendedores y compradores, para
difundir, exhibir, promover, conocer y seleccionar una gran variedad de productos, artculos y servicios.

Las exposiciones se pueden dividir en dos:
a) Independientes: cuando son eventos independientes y se forma una estructura de organizacin
exclusivamente para su realizacin. Ejemplo: una exposicin sobre maquinaria pesada, medios de
publicidad, automviles, etc.
b) Complementarias: cuando son complemento de un evento y se apoyan en la estructura de organizacin
determinada para ste. Ejemplo: una agrupacin de profesionales odontlogos organiza un evento y se
complementa con una exposicin sobre el tema de la odontologa. Cuando una exposicin sea
complemento de un evento mayor, como puede ser un congreso o seminario, la organizacin y
realizacin de la exposicin, se debe apoyar en la estructura que se establezca para el evento, creando
una coordinacin adicional para las exposiciones.

Por su cobertura geogrfica se pueden dividir en:
Internacionales
Nacionales
Regionales
Locales

El tiempo de anticipacin para empezar los trabajos de organizacin de una exposicin de carcter
internacional es de dos y medio aos, y de uno nacional de un ao y medios aproximadamente.
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La inversin para la organizacin puede ser elevada o no dependiendo de la calidad de ponentes, los
materiales, los productos, la cantidad de personal, distancias de la sede, gastos de escenografa, etc.
Las ferias a diferencia de las exposiciones se caracterizan porque tambin tienen otros atractivos, como ser:
Actuaciones de artistas, conjuntos musicales, bandas
Bailes
Conciertos
Juegos de azar
Juegos mecnicos y pirotcnicos
Rifas
Rodeos

EXPOSICIONES INTERNACIONALES
Las exposiciones internacionales son mercados donde los fabricantes de diversos pases exponen sus
productos, y en donde compradores del mismo lugar y del extranjero encuentran una gran variedad de
proveedores y se enteran de las ltimas novedades y desarrollos tecnolgicos.
Pueden asistir expositores de todas partes del mundo, dependiendo de la cobertura geogrfica prevista.
Generalmente, las exposiciones internacionales organizadas profesionalmente, renen fabricantes de un
mismo ramo, con el fin de concentrarse en la clientela que es su objetivo.
Desde el punto de vista internacional, las exposiciones manifiestan el progreso de una sociedad y mejoran
las relaciones y el entendimiento entre las empresas y sus ejecutivos o representantes de los pases
participantes.
En el caso de una exposicin internacional se debe de considerar algunas acciones adicionales para su
realizacin, como ser:

Trmites generales y obtencin de permisos en las secretaras de turismo, gobernaciones,
relaciones exteriores y en la delegacin o municipio correspondiente
Considerar ms tiempo para su consecucin
Contratar personal bilinge, intrpretes y traductores
Contratar equipo de traduccin simultnea
Traducir las ponencias magistrales y de mesa de trabajo
Hacer la importacin de exhibidores, materiales, equipos y productos de expositores
Invitar a los medios de comunicacin a nivel internacional
Atencin a ponentes e invitados especiales de diferentes nacionalidades

LOS ORGANIZADORES

OBJETIVOS DE LOS ORGANIZADORES
Para quien se dedica a organizar exposiciones, es importante conocer qu piensan y cmo las analizan los
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expositores, para poder ofrecer lo que ellos esperan.
Proporcionar un servicio completo y de calidad
Tener expositores de prestigio
Apoyar a los expositores en todo lo necesario para su xito
Vender el 100% de los mdulos y generar las utilidades proyectadas
Comprometer la venta del 100% de los mdulos para la prxima exposicin

RESULTADOS ESPERADOS POR LOS ORGANIZADORES
Para los organizadores, los resultados que obtengan los expositores son muy importantes, porque de su
xito depende la realizacin de futuras exposiciones.
El xito de una exposicin se determina con base en el nmero y el perfil de personas que asisten; mientras
mayor sea la asistencia y la calidad de sta, ms xito tendr la exposicin, y mientras mayor sea ste y
queden satisfechos los expositores, ms pronto las empresas firmarn los contratos para el prximo ao.
Por otra parte, el xito de las exposiciones tambin depende en gran medida de la calidad de los
expositores, de sus estrategias de ventas, del perfil del personal que se contrata para el mdulo y del tipo de
productos y servicios que se ofrece.
Para los organizadores, la medida del xito tambin es cuntos metros cuadrados de espacio vendieron;
mientras ms espacio se vende, ms xito se tiene.
Comercializar una exposicin, es estar al frente de una empresa en donde el producto es la misma
exposicin.

COMERCIALIZACIN
En el caso de las exposiciones es necesario definir una estrategia de comercializacin especfica para cada
una.
Los organizadores pueden garantizar la asistencia de muchas personas, pero no todos son compradores
potenciales para las exposiciones, por ello la empresa tambin debe promover la exposicin y atraer a su
mdulo a las personas que puedan representar oportunidades de negocio.
Algn sector de ese amplio grupo de asistentes debe ser su mercado-objetivo.
Nunca se debe olvidar que los organizadores de la exposicin no slo venden a los participantes espacios
en donde montar mdulos, sino tambin un potencial de ventas y de oportunidades de nuevos negocios, por
ello es conveniente ofrecerles informacin a travs de un folleto promocional.

FOLLETO PROMOCIONAL
Adems de lo visto en el caso de folletos promocionales para convenciones, el folleto promocional para una
exposicin debe contemplar datos que les puedan interesar a los posibles expositores, como ser:
Tipo y caractersticas de las instalaciones generales que se utilizarn durante la exposicin
Superficie del centro de convenciones o la sede
Asistencia esperada de clientes potenciales
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Perfil y capacidad adquisitiva de los visitantes
Caractersticas de los mdulos (dimensiones, materiales, colores)
Distribucin y cantidad de pabellones mdulos que componen la exposicin
Espacios y usos (dimensiones)
Localizacin de la zona gastronmica
Foro de espectculos
Actividades culturales y sociales
Juegos mecnicos
Servicio de estacionamiento
Expositores de aos anteriores y los ya contratados para este ao
Resultados en aos anteriores
Datos publicados por centros independientes
Contactos y ventas logrados en aos anteriores en la misma exposicin y otra similar
Desde cundo y con qu periodicidad se organiza la exposicin
El perodo que estar abierta
Horario al pblico
Horario de expositores
Horarios de eventos especiales
Fechas y horarios establecidos para el montaje y desmontaje de los mdulos
Horarios y fechas de registro
Precios de los mdulos y qu incluye
Lista de precios de servicios adicionales (montacargas, rtulos, anuncios luminosos, pantallas
electrnicas, correo, agencias de viajes, mensajera, fax, copiado y anillado, etc.)
Plan de medios de comunicacin
Reglamento de expositores
Fechas lmites y formas de reservacin y pago
Monto del depsito inicial
Reglamentos y polticas generales del contrato
Sugerencias de proveedores de productos y servicios, reconocidos en la localidad
Servicios aduanales, transporte y almacenaje
Procedimiento del registro del staff del expositor
Curriculum de los organizadores

Otros beneficios que se pueden incluir para hacer ms atractiva la participacin para el expositor son:
Acceso directo a la base de datos de la exposicin
Boletn informativo de noticias gratuito
Promocin en los diferentes medios de comunicacin
Entrega de folletos y etiquetas promocionales
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Invitaciones personalizadas a clientes potenciales
Seminarios sobre nuevos productos
Presencia en el directorio de expositores
Acceso al centro de negocios y servicios empresariales
Capacitacin a los expositores para aprovechar al mximo su participacin
Privilegios de participacin en futuras exposiciones

CATLOGO OFICIAL DE LA EXPOSICIN
Se publica un catlogo de la exposicin con la relacin de las empresas expositoras y el perfil de sus
productos El catlogo ofrece la oportunidad a las empresas expositoras de anunciarse.
La informacin que se requiere de las empresas participantes, en el catlogo, es la siguiente:
Breve historia de la empresa
Certificaciones de calidad
Clientes
Distribuidores
Fusiones-adquisiciones
Inversiones en tecnologa
Lnea de productos
Nuevos productos
Plantilla del personal
Plantas
Planes a corto, mediano y largo plazo
Recursos materiales, econmicos y humanos.

Tambin se solicita a la empresa el original digital de su logotipo, fotografas de sus productos y de sus
ejecutivos. Es muy importante la calidad de las fotografas para que alcancen su mximo lucimiento.
Generalmente, en la cuota de inscripcin est incluida la publicacin en el catlogo.

LOS PABELLONES
No hay reglas absolutas para determinar cul es la mejor ubicacin de un mdulo o cul es el mejor
pabelln, pero se considera que es preferible estar cerca del frente y al centro del saln o bien en una
entrada o una salida del lugar, aunque, en cada caso, en particular habr que tomar en cuenta variables
especficas para tomar una decisin.
Los pabellones se pueden dividir por temas, especialidades, rama, etc., por ejemplo: en una exposicin cuyo
tema principal es la publicidad, los pabellones se podran distribuir de la siguiente forma:
Pabelln de agencias de publicidad
Pabelln de medios
Pabelln de promocionales
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Pabelln de impresos
Pabelln de servicios
En cada exposicin en particular hay que adaptar los pabellones dependiendo de la temtica y el objetivo.

EL MDULO STAND
Para asignar los mdulos se pueden establecer varios mtodos:
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Prioridad por orden de inscripcin/compra y pago
Sorteo
Importe de donativos y patrocinios
Antigedad de participacin
Funcionalidad y esttica de la exposicin
Ser imparciales en el procedimiento para la asignacin de ubicacin de mdulos garantiza que los
expositores queden satisfechos con sus espacios, por ende el cumplimiento de las condiciones que se
establezcan para inscribirse, debe ser la prioridad en la asignacin.

Los stands pueden construirse con sistemas modulares estndar o pueden realizarse a medida. Las
ventajas de hacerlo a medida son:
Se fabrica de materiales de larga duracin
Diseo fcil de renovar
Sencillo de trasportar, construir, instalar, desmontar y empacar
Se deben definir las siguientes caractersticas del mdulo
Medidas
Materiales
Iluminacin
Escenografa
Muebles y lmparas (medidas, tipo y cantidad)
Exhibidores (tipo y cantidad)
Accesorios (macetas, floreros, etc.)

Es necesario tener el cuidado en todas las exposiciones de que los stands estn en las mejores condiciones
posibles, ya que es la imagen de la organizacin. En el caso de que los expositores lleven sus propios
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stands, se deben de definir polticas relativas a la presentacin y medidas de stos.
Es fundamental, al momento de pensar en la construccin del mdulo, tener en cuenta la trascendencia que
tiene la altura del mostrador, vinculada a las dimensiones humanas de la mayora de los clientes; la altura de
las estanteras, que entrarn dentro del rango del alcance de las medidas pequeas y grandes; y el espacio
suficiente que permita una fcil circulacin.
Para ser sensible a estas consideraciones, es obligado comprender los requisitos antropomtricos que
intervienen.

INVENTARIOS
Es necesario elaborar un inventario de los objetos y productos que entrarn a la exposicin y para ellos se
debe solicitar a los expositores que el inventario lo elaboren antes de enviar los elementos y productos (que
conformen el mdulo) al lugar de la exposicin, para facilitar su control.
La coordinacin de la recepcin de los productos es una tarea muy importante que el organizador debe
llevar a cabo con el mximo cuidado, de manera que todos los productos de las diferentes empresas sean
expuestos y presentados en los mdulos el da de la apertura de la feria.
Al terminar la exposicin habr que tomar en consideracin los problemas de embalaje, transporte y
documentos de acreditacin para las salidas de los equipos y materiales del lugar de la exposicin.

MOBILIARIO
Los organizadores muchas veces suelen disponer de mobiliarios para alquilar a los expositores y son los
siguientes:
Banco para mostrador
Tachos de basura
Ceniceros de pie
Cajoneras chicas y grandes
Escritorios
Exhibidores
Floreros
Juegos de postes estndar con cadena de plstico
Juegos de postes de lujo con cordn forrado
Estanteras
Bibliotecas
Macetas con plantas ornamentales
Mesas
Mostradores
Percheros de pared o pie
Refrigerador minibar
Sillas plegables, fijas o giratorias
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Banquetas
Sillones

POLTICAS DE PARTICIPACIN
Se deben definir algunas polticas de participacin para los expositores, como pueden ser:
a) Deben dirigir sus artculos promocionales a los portadores de credencial de visitante. Personas
con credencial de edecn, montaje o auxiliar no podrn recibir muestras.
b) Queda prohibido el acceso a nios al rea de exposicin
c) El personal de los mdulos no ser admitido dentro del rea de exposicin sin la credencial que
lo identifique
d) No se podr hacer uso de los espacios no autorizados en el rea de exposicin
e) Si se ofrecen demostraciones sonoras, el volumen deber ser moderado
f) Toda persona que sea sorprendida intercambiando credenciales o portando alguno que no lo
identifique como propietaria del mismo, ser retirada del evento en forma definitiva y sin
excepcin de ninguna especie
g) La distribucin del material publicitario solamente podr hacerse en el propio mdulo
h) No estar permitida la venta a particulares, sin la autorizacin de la organizacin
i) No podrn utilizarse equipos de amplificacin de sonido sin el consentimiento expreso de la
organizacin
j) Los expositores no podrn tener en el mdulo sustancias de fcil combustin, ni hacer fuego o
tener artefactos con llama, salvo autorizacin de la organizacin y con cumplimiento de las
normas vigentes sobre incendios
k) La provisin de bebidas se permitir respetando las disposiciones y reglamentos vigentes en el
lugar de la exposicin

SEGURIDAD
Hay exposiciones o exhibiciones en donde hay artculos muy costos como joyas, arqueologa, etc., que
requieren de vigilancia profesional. Es recomendable definir polticas, estrategias y procedimientos de
coordinacin con la seguridad de la localidad.
La seguridad en el transporte es un elemento que hay que cuidar al abordar, en los trayectos y al llegar, con
lo cual hay que pedir referencias del personal que se asigne para esta responsabilidad, ya que es una
funcin muy delicada.
Los participantes y los expositores deben conocer las polticas y procedimientos que establezca el
encargado o la empresa de seguridad. Algunos ejemplos son:
El servicio de seguridad ser por 24 horas en el permetro de la exposicin desde el montaje inicial hasta
el trmino.
Se utilizarn pases eventuales de acceso a las instalaciones para proveedores y contratistas. El
personal de seguridad revisar todos los bultos
Antes del evento, para construir y decorar el mdulo el personal debe estar identificado. El horario de
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trabajo lo define el comit organizador
Durante el evento, en el rea de registro e informacin slo puede haber personal que tenga su gafete
de identificacin
Los representantes de los medios de comunicacin y los camargrafos debern estar identificados y con
permiso para cada equipo que porten

CIERRE DE LA EXPOSICIN
Luego de la clausura de la expo, los organizadores, los responsables de los mdulos y/o los expositores
deben:
Coordinar el desarme, embalaje, traslado y expedicin de los equipos y productos expuestos
Desmontar los mdulos
Pagar los honorarios y salarios al personal contratado
Recoger la documentacin correspondiente
Entregar y cumplir con las obligaciones con los responsables del lugar sede de la feria o
exposicin

LOS EXPOSITORES
Hay empresas y organismos que en sus presupuestos anuales consideran una partida para asistir o realizar
eventos y ya tienen fechas predeterminadas para la feria o exposicin en la que van a participar,
dependiendo de la temporada de ventas, sus lneas de produccin, las tendencias de las compras o los
lanzamientos de productos.
En cambio, otras empresas no tienen presupuesto para este tipo de eventos y no participan, perdiendo la
posibilidad de conocer los ltimos desarrollos del tema o rama de que se trate.
Generalmente las empresas no tienen dinero para apoyar todos los proyectos amplios y costosos que
quisieran para tener la mejor presencia y el mejor mdulo, por lo que se deben adaptar el presupuesto y
utilizarlo de la mejor manera posible.

LAS VENTAJAS DE PARTICIPAR COMO EXPOSITOR
Desde el expositor las ventajas que hacen favorable su participacin en este tipo de eventos son las
siguientes:
El expositor decide y genera el tipo de ambiente ms propicio para cerrar las ventas
Los compradores van a la exposicin, no hay que buscarlos o ir a visitarlos, y estn ms tranquilos
para conversar y concentrarse en conocer las caractersticas y bondades de los productos
El comprador tiene todo el tiempo disponible para escuchar y no es interrumpido como podra serlo
estando en sus oficinas
Se puede contratar o disponer de los espacios necesarios para hacer las demostraciones de los
equipos y productos
Se tiene acceso a un gran nmero de clientes potenciales y el tiempo necesario para entrevistarlos
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Se pueden hacer demostraciones con equipos mltiples
Son oportunidades de contacto directo con un pblico que tiene necesidad de innovaciones o algo
que atraiga su atencin.

LOS OBJETIVOS DE LOS EXPOSITORES
Los expositores deben tener los objetivos muy concretos y claros cuando deciden participar en una
exposicin y que estos sean cuantificables y posibles.
Los objetivos principales son:
Dar a conocer avances, desarrollos, ventajas e informacin general sobre sus productos y servicios
Fomentar las relaciones pblicas con los clientes y los competidores, para buscar oportunidades de
hacer nuevos negocios
Ser una oportunidad para reforzar los vnculos entre la organizacin y sus clientes o distribuidores
Encontrar un gran nmero de posibles compradores y a la vez promotores, que les puedan dar su
opinin sobre los productos y servicios que ofrece la empresa.
Conocer la competencia para ponerse al da en cuanto a estrategias, innovaciones, modelos, estilos,
tecnologa y el movimiento comercial del mercado
Hacer investigaciones de mercado
Presentar al personal del rea tcnica de la empresa con los clientes
Ser un instrumento ms de la estrategia general de comercializacin
Formalizar la mayor cantidad de pedidas, o sea ventas posibles
Introducir un nuevo servicio o lnea de producto
Reposicionarse en el mercado
Promocionar tarifas, rating, planes de contratacin
Reforzar su participacin en el mercado
Contactar representantes para el interior del pas o el extranjero
Difundir sus servicios y las ventajas que ofrece como empresa
Conocer las necesidades y expectativas del mercado

RESULTADOS ESPERADOS
El xito en una exposicin es un logro particular de cada empresa y puede basarse en muchos factores:
ventas tcnicas, introduccin de nuevos productos y de la forma de desarrollar las relaciones con los
clientes.
Los expositores no miden el xito de una exposicin o feria comercial en relacin a la cantidad de relaciones
comerciales que hayan sido registradas, sino con respecto a la calidad de estos contactos y a las ventas
logradas.
Es indudable que las empresas tienen numerosas ventajas al participar en las ferias y explosiones
especializadas, ya sea como espectadores o como expositores.
Para los organizadores, los resultados que obtengan los expositores son muy importantes porque de su xito
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depende la realizacin de futuras exposiciones.

LAS ACCIONES
Ante la participacin en una exposicin, el expositor debe realizar las siguientes acciones o actividades:
Planificar la participacin en la exposicin
Decidir cundo participar en exposiciones
Definir la exposicin adecuada para participar
Definir el presupuesto necesario para la realizacin
Seleccionar los espacios ms adecuados para el mdulo dentro de la exposicin
Coordinar los productos y/o servicios a promocionar y los materiales a producir
Seleccionar los exhibidores adecuados
Transportar e instalar el stand, exhibidores, equipos y productos en el lugar sede
Definir la estrategia de marketing a implementar durante la exposicin
Definir estrategias de atencin en el mdulo
Capacitar al personal que intervenga en la realizacin del evento y/o exposicin
Coordinar reuniones para mejorar la calidad del servicio en los mdulos

LA PARTICIPACIN ADECUADA
Las exhibiciones son un asunto controvertido para muchas empresas, ya que sus ejecutivos argumentan que
la mayor parte se exceden en su duracin; generalmente tienen poca asistencia; algunas de stas no han
sido bien planificadas y organizadas, y la afluencia de clientes reales es mnima. Objetan tener que sacar a
sus vendedores de su rutina de ventas. Argumentan que han recibido pocos pedidos en otras exhibiciones,
sin darse cuenta que este tipo de eventos en realidad sirve para establecer contactos que siempre ayudan a
cumplir con los objetivos de las empresas.
Algunos dicen que la participacin est justificada solamente porque los competidores se encuentran en este
tipo de eventos. Hay empresas que han tenido excelentes resultados y sostienen que es necesario e
indispensable tener presencia en este tipo de exposiciones.
Tomar la decisin de participar en una feria o exposicin es objeto de un estudio profundo, ya que los costos
pueden ser muy altos y si se hace una mala seleccin, los resultados esperados no se logran.
Hay que considerar que los fabricantes, los distribuidores y las empresas en general se encuentran
exhibiendo en competencia por ello la situacin es propicia para atraer clientes potenciales que no tendran
tiempo para visitar a una sola compaa.
Normalmente las empresas participan en ferias y exposiciones, en funcin de un plan general de
comercializacin ms amplio que la participacin misma.
En el caso de las exposiciones de carcter internacional, los expertos de la empresa o agrupacin expositora
deben de hacer un estudio y valorar la conveniencia de participar.
Cuando se decide participar en una exposicin, el expositor debe incluir en su plan:
Los objetivos de su participacin
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El presupuesto necesario
El anlisis e identificacin del mercado potencial
Los productos que va a promover
Las estrategias de promocin y publicidad
El personal que va a participar (gerencia corporativa, marketing y ventas, diseo y publicidad, apoyo,
oficinas)
El programa de trabajo y considerar el tiempo necesario para la realizacin de cada una de las
actividades, determinar responsables y asignar los recursos tcnicos, humanos y financieros.
Las empresas para seleccionar en qu exposiciones van a participar se auxilian de catlogos anteriores y
publicaciones especializadas. Estas fuentes pueden dar mucha informacin sobre las caractersticas de la
exposicin, es decir, la cantidad y clase de empresas que exhibieron productos la ltima vez que se celebr
y el nmero de participantes.
Son varios los puntos fundamentales que se toman en cuenta para elegir la exposicin idnea para un
determinado producto o servicio, destacando por su importancia:
Determinar el mercado en el cual se pretende que participe la empresa
Elegir la exposicin adecuada en funcin de la magnitud y actividad de la empresa, as como por el
tipo de producto que se desea exhibir
Debe ser apropiada para poder comercializar los productos de la empresa
Debe conocer los objetivos que busca cumplir asistiendo a la exposicin

Estos objetivos deben ser especficos, significativos, alcanzables, cuantificables y estar orientados. Por
ejemplo:
Un nmero determinado de contactos
Un nmero de demostraciones de producto o presentaciones de servicio
Un nmero de personas:
Intervencin en una presentacin posterior
Interesados en difundir los servicios
Que reconocieron la presencia de la empresa
Que calificaron la imagen de la empresa

La calidad de los expositores da una idea del prestigio de la exposicin
Los catlogos de las exposiciones informan acerca de la competencia. Tambin se puede contratar la
realizacin de estudios que den un pronstico sobre los posibles visitantes antes de la exposicin. Estos
estudios son costosos por lo que hay que valorar si realmente son necesarios.
Cuando el expositor decide en qu exposiciones va a participar durante todo el ao, debe proceder a
contratar los espacios en las exposiciones, encargar el diseo y realizacin de los mdulos y hacer las
reservaciones de hotel y transportes del personal responsable que va a asistir por parte de la empresa o
agrupacin.

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EL PRESUPUESTO
Algunos de los conceptos que hay que considerar para estimar el presupuesto son:
Alquiler del espacio, de la construccin del stand y del mobiliario necesario
Escenografa del mdulo
Publicidad y promocin
Limpieza
Honorarios y sueldos del personal
Gastos de viaje y estada del personal (considerando los das antes y despus de la exposicin)
Embarque y almacenamiento
Transporte de ida y regreso de las mercancas o equipos expuestos
Seguro de transporte y mercancas
Gastos de representacin
Otros gastos en la exposicin

Debe haber un responsable de controlar la documentacin que se utilice durante la exposicin. Un sistema
de registro y archivo de pedidos, clientes potenciales, comprobantes de gastos realizados y cheques
expedidos durante la exposicin, informes de ventas, licencias y permisos y alguna otra documentacin que
se genere.

LA SELECCIN DEL ESPACIO Y EL STAND
Algunos de los elementos que se deben considerar para escoger los mejores mdulos son los siguientes:
Entradas, salidas y pasillos con la mayor afluencia de pblico
Considerar la cercana con conexiones de agua, gas y electricidad, as como fax, telfonos y
servicios sanitarios
Si se tienen ventajas competitivas con relacin a la competencia, es conveniente ubicarse cerca de
ellos
Evitar las reas donde se venden alimentos, As como los postes, las columnas y los desniveles
Evitar los extremos cerrados
En el caso de equipos grandes considerar los espacios de acceso y acomodo
Generalmente los stands ms completos y profesionales se encuentran en las exhibiciones para el pblico
en general, mientras que los menos sofisticados son aquellos enfocados a los mercados especializados. En
alguna medida ste es un reflejo de la asignacin de los diferentes presupuestos promocionales, los cuales
generalmente son mayores para los artculos de consumo.
En el caso de la construccin del mdulo, el expositor tiene que intervenir para solucionar algunos
problemas, modificar ciertos datos, ajustar algunos proyectos, la presentacin y su adecuacin, que debido a
las circunstancias slo se puede comenzar en los ltimos das de la fase del montaje, y generalmente se
termina en las ltimas horas que preceden a la inauguracin de la feria o exposicin.
Dos o tres das antes de la apertura, son el verdadero perodo crtico, ya que hay muchos detalles que se
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pueden resolver solamente unos das antes de la fecha de inauguracin.

LOS PRODUCTOS Y MATERIALES
Los productos y los materiales necesarios para armar el stand pueden clasificarse en:
La escenografa destinada para el mdulo
Los materiales adecuados a la presentacin de producto o servicios
Los productos que se quieran promover
Los impresos que se pretenda distribuir, como ser:
o Prospectos
o Catlogos
o Folletos tcnicos
o Boletines y revistas
o especializadas
El material de animacin, se puede componer por:
o Videos
o Pelculas
o Diapositivas
o Maquetas
o Esquemas didcticos
o Fotografas (de preferencia grandes)
o Acetatos
o Grficos
o Mamparas informativas
Dependiendo del tamao del mdulo, se debe disear la escenografa y distribucin de equipos y productos.

LOS EXHIBIDORES
La caracterstica principal de un buen exhibidor es que est diseado para atraer por s mismo a los posibles
interesados.
Existen varios tipos de exhibidores y se debe de seleccionar considerando lo siguiente: el tipo de evento, el
espacio, las necesidades y el presupuesto.
Los exhibidores ms comunes se pueden clasificar en:
De mesa: estn diseados para colocarse encima de una mesa y tienen la ventaja de que son fciles de
transportar, instalar, desmontar. Dependiendo del material del que se fabriquen, su precio puede ser
accesible.
Porttil: se transporta con facilidad, muy til y en algunos casos es lo ms adecuado. Hay que
considerar que la mayora tiene poca capacidad.
Modular: la caracterstica principal es que las estructuras son intercambiables; es muy flexible para
adaptarse a cualquier tipo de espacio.
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A medida: est fabricado especialmente y diseado con las caractersticas y materiales necesarios para
su mejor funcionamiento en el lugar designado.
Los exhibidores se pueden alquilar o tambin se puede contratar el servicio de una empresa especializada
en diseo e instalacin para el caso de los realizados a medida.

EL TRANSPORTE Y LA INSTALACIN
El diseador y realizador del stand es quien se encarga de su traslado y montaje. Pero en el caso de tratarse
de stands que la empresa ya tenga y decida reutilizar y sean de montaje sumamente sencillo, el transporte
terrestre ms adecuado es el de las empresas de mudanzas, ya que cuentan con equipo y personal
especializado.
Tambin se tiene la alternativa de contratar transporte areo de carga, en el caso de que fuera urgente o las
distancias muy grandes.
Se debe embarcar y enviar a la sede lo siguiente:
Equipos y materiales de oficina
Folletos promocionales y tcnicos
Carteles
Publicaciones
Documentacin general del rea de ventas (listas de precios, manuales tcnicos, tarjetas de
presentacin)
Muestras de los productos
Mobiliario
Fotos
Equipos para la presentacin
Permisos y licencias
Uniformes del personal que trabajar en el stand durante la exposicin
Cuando los organizadores indiquen que el espacio y/o el mdulo estn terminados y disponibles, hay que
instalar inmediatamente el stand y/o los exhibidores.
Por ltimo, se debe de supervisar el desarme y embalaje del mdulo y embarcarlo de regreso a la empresa o
al depsito del realizador, segn se haya pautado originalmente.

LA ESTRATEGIA DE MARKETING
Se debe disear una campaa especfica para estimular la asistencia de clientes efectivos y potenciales.
Algunas de las preguntas que tienen que hacer los expositores para definir su plan de marketing son las
siguientes:
Quines son los clientes potenciales que pueden asistir?
Dnde se encuentran?
Cules son sus problemas y necesidades?
Qu estn esperando de nosotros?
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Qu beneficios puede proveer nuestra empresa a estos clientes?
Qu competidores participarn?
Ventajas y desventajas comparativas de nuestros productos con respecto a los de los competidores
Cules son las fortalezas y debilidades como empresa en relacin a la competencia?
Por qu se desea participar en la exposicin?
De qu presupuesto se dispone?
Qu se debe hacer para participar en la exposicin?
Antes de la exposicin, se puede mandar al personal de ventas de la empresa, con algunos clientes que
hayan estado en otras exposiciones similares, para promover personalmente su participacin.
A los clientes potenciales hay que enterarlos va telefnica e invitarlos a participar en la exposicin.
Las exposiciones pueden ser tiles para el lanzamiento de un producto nuevo y para atraer una renovada
atencin hacia los productos existentes que todava tienen aceptacin en el mercado. Tambin se pueden
utilizar para difundir historias acerca de las empresas y sus productos buscando fortalecer su imagen.
El lanzamiento de un producto nuevo en una exposicin puede funcionar, pero el impacto es perderse si el
competidor o los competidores estn haciendo lo mismo, especialmente si su nuevo producto es ms
interesante. Adems el lanzamiento de un producto nuevo debe apoyarse con promociones efectivas que
den resultados concretos: para ello, se deben tener escenografas y exhibidores atractivos que capten la
atencin de los visitantes, as como personal experto en el producto o servicio que se va a presentar para
ayudar a los vendedores en el cierre de ventas.
Si el producto no puede demostrarse en el mdulo, es necesario hacer los arreglos para que sea mostrado
en otro lugar. Es recomendable que est a una distancia corta y si es posible con transporte de y hasta el
lugar de la prueba. Hay que considerar el procedimiento de readmisin a la exhibicin para evitar cualquier
inconveniente. Como forma alternativa, algn tipo de simulador en ocasiones puede funcionar bien.
Las exhibiciones tienen oportunidad de obtener cobertura de los medios de comunicacin, en las reseas,
en la inauguracin, clausura y eventos especiales.
Algunas estrategias, como incluir promotoras/azafatas vestidas ligeramente, pueden incluso rebotar el efecto
y ofender a ciertos grupos, aunque pueda agradar a otros.
Hay que definir qu publicaciones y muestras de productos de la empresa se van a difundir, tener una
cantidad suficiente de los mismos y dirigirlos a los compradores potenciales. En algunas exposiciones se
necesitan folletos en diferentes idiomas.

ESTRATEGIA EN EL STAND
La prioridad es fomentar las buenas relaciones con los clientes y visitantes, proyectar una buena imagen y
cerrar ventas.
El nmero ideal de personal en un mdulo vara en funcin de sus dimensiones, de su estructura y nmero
de productos por exponer y por promover.
Es recomendable la formacin de un equipo de 5 6 personas: el director del mdulo, un asistente del
director, una o dos recepcionistas bilinges, que puedan ser intrpretes si fuera necesario y dos vendedores
expertos.
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Es muy recuente que los directores de los mdulos y las personas que lo auxiliarn no tengan los
conocimientos ni las cualidades necesarias para atraer a los clientes, profundizar los contactos y presentar
tcnicas y comercialmente los productos.
Durante la exposicin el personal del mdulo tiene contactos con diversas categoras de visitantes y se
pueden clasificar de la siguiente forma:
Los clientes invitados por el expositor
Los clientes potenciales
Los vendedores de otros productos
El pblico en general
Los representantes de los medios de comunicacin
Personalidades e invitados especiales
Personal de la competencia
El trato con los diferentes visitantes, exige de sensibilidad y un buen manejo de las relaciones pblicas de
todo el personal del mdulo.
Los elementos que ms influyen en la decisin de los clientes potenciales para visitar un mdulo son:
Ubicacin del mdulo
Demostraciones interesantes de los equipos y productos
El tipo de stand y exhibidores
Recomendaciones de los vendedores de la empresa y otros clientes
Innovaciones
Es importante detectar, lo ms pronto posible, si el visitante es interesante o no para los propsitos de la
empresa expositora. Es importante tambin conocer la calidad y cantidad de los contactos establecidos. El
contacto con los visitantes es de suma importancia por los datos que pueden obtener.
El expositor nunca podr considerar finalizada su labor, una vez clausurada la exposicin, ya que debe
mantener los contactos establecidos y aprovechar las oportunidades de negocio descubiertas, con objeto de
que no se pierda el impulso derivado de la exposicin.
Hay que preparar cuestionarios especficos, para que en el transcurso de la exposicin se recojan gran
nmero de datos y sugerencias de intermediarios, consumidores y pblico en general.
Tambin hay que desarrollar un esquema de entrevistas, que contenga un resumen de la informacin que el
responsable del mdulo comunicar a los medios de comunicacin interesados.
Los directores de los mdulos deben reunirse diariamente con sus colaboradores para intercambiar
experiencias e impresiones y evaluar el desenvolvimiento de las actividades del da. En estas reuniones de
calidad se plantean los problemas que surgieron y las posibles soluciones que pueden aplicarse.
Esta informacin es de suma importancia para los organizadores, ya que es una forma de detectar
anomalas durante el transcurso de la exposicin y tener la posibilidad de corregirlas de inmediato y dar un
mejor servicio a los clientes y visitantes.

EL PERSONAL Y LA CAPACITACIN
Lo ideal es que el personal que se seleccione tenga perfil de vendedor y reciba una capacitacin comercial y
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tcnica, en seminarios especialmente organizados para este fin, ya que de su buena preparacin depende
en gran medida el xito de su participacin en la exposicin.
Esta capacitacin debe comprender como mnimo el siguiente temario:
Comprender el objetivo perseguido por el expositor
Conocer las caractersticas principales de los productos (fichas tcnicas)
Las tcnicas fundamentales de la venta.
Las funciones, actividades, deberes y responsabilidades de cada uno durante la exposicin
Las caractersticas principales del pas y de la ciudad en que tendr lugar la feria. Por ejemplo:
informacin geogrfica, turstica, cultural, comercial, industrial, econmica, poltica y social.
La mentalidad y las costumbres comerciales de sus habitantes
Los posibles problemas tcnicos que plantea la exposicin
El comportamiento adecuado en el mdulo
Adems, la capacitacin tambin debe incluir:
1. Argumentos de venta: son todos los argumentos necesarios para vender el producto y para contestar las
posibles objeciones de los clientes.
2. Es importante que el vendedor domine la siguiente informacin:
La lista de productos que se exhibirn
Estructura de precios de los productos
Inventarios y produccin actual de los productos
Caractersticas y cualidades
Ventajas y desventajas con relacin a los productos y servicios de la competencia
Usos posibles
Plazo de entrega
Forma de empaque y embalaje
Medios y condiciones de transporte
Precios y descuentos
Tiempos de entrega
Formas de pago y crditos
Garantas
Asistencia tcnica
3. El personal tambin debe tener la capacidad de:
Consultar documentos que proporcionen informacin de cada uno de los productos, especificando
las caractersticas de orden tcnico y comercial
Conocer y llenar eficientemente rdenes de pedido y facturas
Abordar, calificar y clasificar a los clientes potenciales en un tiempo muy breve
Elaborar listas de personas, clientes potenciales, grupos y sociedades interesadas en los productos,
para contactarlas y darle seguimiento a la venta despus de la exposicin
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Conocer el software que se est utilizando, para poder consultar existencias de inventarios, elaborar
pedidos y facturas y consultar y cargar informacin general de los clientes efectivos y potenciales
Conocer sobre promociones y manejo de mensajes especiales, antes y durante la exposicin
Evaluar clientes potenciales con base en un cuestionario que los clasifique y califique, dependiendo
de la probabilidad de cerrar un negocio
Conocer las tcnicas elementales para el cierre de ventas
Se debe definir un sistema de calificacin para que el vendedor asigne, clasifique al cliente potencial y se le
pueda dar seguimiento estratgico a cada caso en particular. La informacin que se debe recabar de stos
es:
Informacin general de la empresa que representa (nombre, direccin, telfonos, actividad y ventas
anuales)
Informacin general del representante
Inters en alguna demostracin o producto en particular
De quin depende la decisin final para el cierre de la venta
Comentarios y apreciaciones personales del vendedor sobre el cliente potencial
Anotar si solicita una visita personal, muestras o publicaciones especficas
La capacitacin del personal del mdulo debe complementarse con informacin escrita que contenga las
funciones bsicas del trabajo a desempear y las caractersticas de los productos o servicios que se van a
promover. Es recomendable supervisar continuamente el desenvolvimiento del personal en el mdulo y
comprobar que cumplan con sus funciones y que su presentacin sea la adecuada.
Debe estar prohibido sentarse, fumar, leer, comer, beber, masticar o hablar por telfono o con los dems
vendedores, durante el horario de trabajo en el stand. Dependiendo del horario de la exposicin, se
recomienda manejar dos turnos ya que se trabajan muchas horas y se pueden volver ineficaces. Hay que
establecer polticas para definir y coordinar los horarios de entrada y salida del personal
Otro aspecto importante en relacin al personal que trabaja en el mdulo, es programar su hospedaje y
alimentacin con anticipacin, con base a los lineamientos establecidos por el comit organizador.
Hay que considerar el espacio fsico que ocupa el personal en el mdulo para que puedan atender a los
visitantes y trabajar cmodamente.
Algunos das antes de la apertura se deben llevar a cabo ensayos previos o simulacros de los que puede
suceder en el mdulo durante la exposicin; esto ayuda a que desde el primer da se pueda dar un servicio
de mayor calidad.
El personal tambin debe conocer:
Los nombres de con quienes trabajar en el mdulo
En dnde se alojarn
Direccin y nmeros telefnicos del lugar sede de la exposicin
Horarios de labores
Objetivos corporativos y especficos de cada uno
Mapa con la ubicacin del hotel, el centro de exposiciones y sus alrededores
Plano de distribucin del saln de exposiciones
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CONTRATOS Y REGLAMENTOS

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
El contrato de arrendamiento se firma entre el Comit Organizador y el Expositor, una vez consolidada la
adquisicin del mdulo. Este es un contrato donde se reglamenta todo lo concerniente al alquiler del espacio
y debe incluir lo siguiente:
Nombramiento de las partes firmantes
Funcin del comit organizador
Fecha (perodo de tiempo) y lugar de arrendamiento
Objetivo de la feria o exposicin
Aceptacin de las clusulas establecidas
Normas de derecho de admisin
Forma de pago
Variaciones aceptadas
Derechos del organizador para cambios de espacios, fecha y lugar de realizacin
Condiciones de cancelacin de parte de alguna de las partes firmantes
Consecuencias en caso de falta de pago o pago en mora y costas judiciales
Consecuencias en caso de incumplimiento de obligaciones de parte de alguna de las partes firmantes
Prohibicin de parte del expositor de alquilar el espacio/mdulo a terceros
Consecuencias ante molestias ocasionadas por parte del expositor a otros expositores o visitantes
Obligacin de apertura del mdulo de parte del expositor al pblico y presencia en el mismo
Respeto de reglas
Presentacin de planos de aceptacin
Respeto a las condiciones de seguridad, construccin, prevencin de incendios, mantenimiento,
escenografa, publicidad y entrega de material
Respeto a los horarios establecidos por el organizador y tiempos lmites de ingreso y egreso
Autorizacin de exhibicin de artculos y equipamiento declarados
Normativa de identificacin
Riesgos y responsabilidades del expositor
Exhibicin de seguros
Abstenciones, prohibiciones, prdidas y daos
Normativa ante el ingreso de material o equipamiento de importacin
Condiciones de devolucin del mdulo luego del desarme
Autorizacin de clausura del espacio en caso de incumplimientos de cualquier tipo
Clusula legal de Juzgado correspondiente para la resolucin del contrato.

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REGLAMENTO PARA EXPOSITORES
El objetivo de este reglamento es establecer la mecnica operativa para regular el buen funcionamiento y
desarrollo de la exposicin, el uso adecuado de las instalaciones, la conservacin del inmueble y, como
factor ms importante, la seguridad de todos los participantes.
Este reglamento cumple la misma funcin que el reglamento de copropietarios que existe en un edificio de
departamentos, que regula las normas de conducta y buena convivencia.
El reglamento para expositores debe incluir todo lo referente a los siguientes temas:
Fechas y horarios de ingresos y egresos para armado, apertura al pblico de la exposicin y los mdulos
y de ingresos y egresos para el desarme
Espacios y usos permitidos
Condiciones para realizar el montaje y desarme
Limpieza
Uso de telfonos y radiotelfonos
Utilizacin de equipamiento de sonido
Normativa con respecto al consumo y/o venta de alimentos y bebidas
Responsabilidades con respecto al personal a cargo
Normativa con respecto a patrocinadores y publicidad dentro de los mdulos

REGLAMENTO PARA LA CONSTRUCCIN DE STANDS
Este documento reglamenta las condiciones, permisos y caractersticas respecto de la construccin de los
stands por parte de los expositores. El mismo deber contener lo indicado en cuanto a los siguientes temas:
Alturas mximas permitidas
Lmites permitidos de construccin
Condiciones de seguridad y soportes para la instalacin de techos y/o antetechos
Aclaraciones con respecto a materiales permitidos
Condicin en que debe ser ingresado el mobiliario
Permisos y prohibiciones de construccin en el lugar sede
Contrataciones permitidas y prohibidas
Carga elctrica entrega con el mdulo y cargo extra por contratacin de carga adicional
Condiciones en que el expositor debe entregar la informacin de construccin su mdulo
Permisos y prohibiciones de instalacin dentro de la locacin (por ejemplo: clavar, pegar o engrampar
sobre columnas, paredes o pisos de la sede)
Prohibicin de obstruccin de circulaciones o reas comunes
Prohibicin de acceso directo a fuentes de suministro de energa elctrica
Especificacin de los horarios permitidos para trabajar y para ingresar mercaderas, equipos y
herramientas

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UNIDAD 11. LOS EVENTOS DEPORTIVOS

TIPOS DE COMPETICIN DEPORTIVA

En los siguientes cuadros se describir cuales son los organismos nacionales y/o internacionales que
intervienen para la correcta autorizacin y desarrollo de los diferentes eventos deportivos posibles de
realizar. Estos estn directamente relaciones con el tipo de competicin que se desarrolle durante el evento,
el tipo de deportistas que participen y la clasificacin oficial que se busque. La gama es sumamente amplia,
pues va desde profesionales de alto rendimiento para competicin internacional hasta campeonatos internos
de empresas que se realizan para incentivo e integracin laboral.

Competicin
oficial mundial

Comit Olmpico
Ministerio de Asuntos Exteriores
Consejo Superior Deportivo o Secretara de
Deportes Nacional
Federacin: perteneciente a la Federacin
Internacional

Consejo Superior Deportivo o
Secretara de Deportes Nacional

Federacin
Deportiva

Ligas
Federaciones
Clubs
Competicin
oficial nacional
regional
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No inscripta en una clasificacin oficial

Sin capacidad legal Sin autorizacin

Organizacin posible No se desarrolla
por un club o estructura bajo el dominio
social cualquiera pblico
Competicin
local

No inscripta en una clasificacin oficial

Sometida a autorizacin
(Ejemplo: ciclismo)

Primer caso Segundo caso

Organizada Organizada por
por un club estructura no
autorizado habilitada

Competicin Competicin
Legal Natural
Competicin
natural
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ORIGEN DE UN PROYECTO DEPORTIVO

Ante la concepcin de un plan o proyecto de realizar un evento deportivo, para entender la factibilidad de
ejecucin del mismo debemos poder responder el siguiente listado de preguntas:

Por qu se propone?
Porque tenemos experiencia para el desarrollo de la misma
Porque tenemos antecedentes histricos (se viene realizando desde... o se realiz en...)
Porque tenemos instalaciones idneas o el lugar ideal para su desarrollo
Porque hay inters local y provincial
Porque tenemos necesidad
Porque es nueva
Sin clasificacin

No se compite por ttulo

Exhibicin

Carcter publicitario y comercial

Ninguna reglamentacin
deportiva a respetar
Espectculo
deportivo

Ninguna competicin

No hay reglamentacin deportiva
Deporte tiempo
libre
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Para qu se propone?
Para corresponder a una sensacin de demanda
Para conseguir rentabilidad econmica
Para transmitir imagen al exterior
Para promocionar un deporte

Cmo se va a desarrollar?
Un solo partido
Triangular
Cuadrangular
Liga regular
Carreras o salidas individuales
Carreras en grupo
Polideportivamente
Exhibicin individual
Exhibicin en grupos

Dnde y cundo?
Instalacin/es: convencionales o naturales
Localidad (sede central)
Localidades (sedes complementarias)
Fecha

Quin va a ser el responsable?
Secretara/Direccin Nacional de Deportes
Secretara/Direccin Provincial de Deportes
Secretara/Direccin Municipal de Deportes
Club o Asociacin
Empresa organizadora

Quines sern los colaboradores?
Secretara/Direccin Nacional de Deportes
Secretara/Direccin Provincial de Deportes
Secretara/Direccin Municipal de Deportes
Cmara empresaria
Empresa

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Normalmente, la organizacin de una competicin deportiva tiene una dependencia directa en la sociedad
(nacin, regin, municipio o grupo organizado).

OBJETIVOS DE LOS EVENTOS DEPORTIVOS
En funcin de los resultados o fines buscados existen diferentes tipos de objetivos:

Sociales:
Aumento del asociacionismo
Ayuda a asociaciones necesitadas (fines benficos)
Promocin de la localidad y zona de influencia
Motivar a los jvenes a la prctica deportiva
Realizar alternativas de ocio diferentes

Econmicos
Obtencin de beneficios en metlico/dinero
Obtencin de beneficios traducidos en instalaciones
Obtencin de beneficios traducidos en material deportivo
Promocin empresarial
Investigar nuevas fuentes de ingresos
Incremento de abonados o socios

Organizativos
Feliz estancia de todos los asistentes
Mejorar ediciones anteriores, si las ha habido
Amplia difusin de la competicin
Valoracin positiva de los medios de comunicacin
Diversin del pblico asistente
xito segn la valoracin personal de cada integrante de la organizacin

Deportivos
Promocin del deporte en la localidad o regin
Ganar el torneo
Compromiso para una organizacin de superior categora
Ascenso de categora deportiva
Crear secciones de categoras inferiores

Generacin de fondos
Subvenciones
Lic. Adriana Bruno

141
Sponsoreos
Venta de entradas
Venta de merchandising (elementos promocionales)

LA ESTRUCTURA DE CONTROL

El Comit Ejecutivo
El Comit Ejecutivo es el que, formando parte de la estructura, se encarga de supervisar el buen
funcionamiento en aspectos globales.

El Comit Ejecutivo no organiza o desarrolla, slo vigila y controla al Comit Organizativo u Operativo y
resuelve problemas sin destinatario.

Puede estar compuesto por organismos, personas fsicas o por ambos. En competiciones de carcter oficial,
suelen ser los organismos los que componen el comit a travs de sus representantes por ellos delegados:
Consejo Superior de Deportes
Comunidad Autnoma
Municipios
Federacin
Otros

Sus funciones se basan en:
Supervisar el buen funcionamiento general
Interpretar los reglamentos
Resolver conflictos que no tengan un responsable directo
Examinar quejas que no sea de carcter tcnico
Adoptar soluciones
Regular todo aquello que no est contemplado

El Comit de Honor
El Comit de Honor se nombra entre las personas invitadas y siguiendo una relacin protocolar.

La estructura organizadora
Es la organizacin de las personas, de las funciones a realizar y del proceso correcto.
Ms all de que no existe un nico modelo de estructura, a continuacin iremos desarrollando un modelo de
estructura tpica para eventos deportivos.

Lic. Adriana Bruno

142
La estructura tcnico-deportiva
Es la que define a las personas y cargos que tienen la responsabilidad del desarrollo de la competicin
deportiva. Esta puede ser tan variada como los propios deportes, de tal manera que puede ser tan simple
como el ftbol (rbitro, dos ayudantes, un delegado) o tan compleja como una carrera de automovilismo.

El organigrama que se expone a continuacin lleva incluidos distintos tipos de responsables deportivos que
se podrn incluir en las diferentes competiciones que nos puedan interesar.

Perfil Funciones Proceso eficiente

Director tcnico
deportivo

Tcnico en el/los
deporte/s que se
desarrollen

Experiencia en
organizacin de
competiciones

Organizado, prctico y
enrgico

Desarrollar el
organigrama

Coordinar a los
responsables

Control de la
competicin desde su
punto de direccin

En caso de dudas,
deben decidir

Redactar informe final

Conocer bien a los
responsables

Delegar

No dudar en las
decisiones

Estar localizable
continuamente

Ver experiencias
diferentes como
garanta de
capacidad de
improvisacin

rbitros o jueces

Poseer licencia para
su cometido

Comprensivo y duro

Buen analista de las
reacciones
emocionales

Actitud neutral

Juzgar las infracciones
que se cometan en la
competicin

En caso de gravedad,
hacerlas constar en
acta

Intentar ser justos

Revisar
anteriormente todo
para corregir faltas

Tomar las decisiones
con la mayor rapidez
posible

Lic. Adriana Bruno

143

Encargados o
responsables de
pruebas

Experiencia personal

Metdicos

Resuelven los
problemas con lgica

Desarrollar las
instrucciones con sus
encargados y
colaboradores

Comprobar que todo
est instalado y en su
punto

Tener previstos planes
de emergencia

Tener clara la
situacin de
personas y medios

En caso de duda,
preguntar.

Reciclar al personal

Informar al director

Controles

Amplios
conocimientos de
controles

Imaginativo

Resuelto y rpido

Proporcionar
informacin, ayuda y
control de los
participantes

Estar visibles durante
la competicin

Tener todo lo
necesario

Conocer la situacin
de todos los servicios

Concentrarse en todo
lo que sea su misin

Cronometrador/es

Tcnico en
cronometrajes

Metdicos

Rpido en la
ejecucin de tareas

Cronometrar parcial o
totalmente los pasos o
perodos que figuren en
los reglamentos

Tener todos los tipos de
cronmetros en
condiciones

Fijar los lugares idneos
para realizar su funcin

Si es posible, realizar
doble cronometraje
electrnico y manual

Buscar un lugar
cmodo para
realizarlo relajado

No distraerse en
otros menesteres

Lic. Adriana Bruno

144

Responsables de
largadas-llegadas

Experiencia y
conocimiento del
reglamento

Organizado

Expeditivo y
autoritario

Control de largadas,
llegadas y resultados

Marcar pautas horarias
de las pruebas

Ser efectivos y
puntuales

Tener ordenado todo
el programa con
meticulosidad

Preparar todo para
que sea ms sencillo

No precipitarse en
dar los resultados.
Seguridad

Lic. Adriana Bruno

145
Les presentamos aqu un ejemplo de organigrama que podramos utilizar en este tipo de eventos.
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146
CEREMONIAS Y ACTOS

Clases
Llamamos ceremonias al conjunto de actos o acciones que se realizan por ley o costumbre y dentro de este
apartado podemos citar las siguientes:
Ceremonia de Apertura
Recorrido de antorcha (slo en ocasiones de competiciones importantes)
Entrega de premios o trofeos
Ceremonia de clausura

Llamamos actos extraordinarios a todas las competiciones que se desarrollan paralelamente a la deportiva y
que sirven para cubrir los tiempos vacos de competicin, haciendo ms agradable la estancia y
manifestando nuestra cultura y costumbres.
Actuaciones (de tradicin folklrica o canto)
Exhibiciones (populares o deportivas)

Actos y acciones de protocolo

Actos de protocolo Acciones de protocolo

Recepcin (llegada)

Saludos
Presentaciones

Presentacin a los medios

Saludos
Lugares de cada uno
Programa de actuacin de cada uno

Ceremonia de apertura

Recepcin
Situacin en lugar privilegiado
Discursos
Izamiento de banderas
Himnos
Despedida

Ceremonia de clausura

Igual que en la apertura
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147

Entrega de trofeos o medallas

Listar a las personas que van a entregar
Acompaar a cada uno
Tener ordenadas todas las entregas
Banderas
Himnos

Recorrido de antorcha

Dependientes de los lugares de paso

Recepciones oficiales

Programacin de autoridades de la localidad

Antes de profundizar en cada uno, cabe rescatar que siempre se deben respetar las siguientes
caractersticas:
Que puedan ser contempladas por el mayor nmero de personas
Cuando los lugares estn al aire libre, debemos pensar en soluciones alternativas para las
inclemencias que puedan hacer cambiar algn acto.
Puntualidad, rapidez y duracin justa
Contar con los ensayos suficientes que garanticen su correcto desarrollo
Tener controlados o localizados a todos los participantes

Recepcin
Al hablar de Recepcin, se pueden dar mltiples interpretaciones sobre la forma de realizarla
a. Servicio que se encarga de informar y ayudar a medida que se van presentando los asistentes en la
localidad o zona
b. Recepcin oficial por parte de las autoridades
c. Recepcin amable y familiar en algn lugar indicado previamente, por parte de alguien destinado a
ello por la organizacin

a. En el primer caso, el centro puede estar situado en la oficina de informacin y su misin ser la
siguiente:
Comprobar las llegadas
Solicitar las licencias o acreditaciones
Dar las instrucciones preparadas para los participantes y visitantes sobre alojamientos, comidas,
etc
Responder a la solicitud de informacin
Corregir los errores eventuales
Anotar las plazas en los vehculos
Anotar las modificaciones de comidas y alojamientos
Lic. Adriana Bruno

148

b. En segundo lugar, se cita otro tipo de recepcin que puede ser compatible con la primera.
Las autoridades locales, en muchas ocasiones, realizan un acto oficial en el que se renen con los
representantes de los participantes o incluso con todos los participantes (segn el nmero) para dar la
bienvenida y ofrecer su colaboracin para que la estancia sea agradable
En algunos casos, este acto va acompaado de un aperitivo o por alguna actuacin representativa de la
localidad o zona.
Durante el desarrollo del mismo, pueden entregarse regalos o recuerdos de la localidad a los visitantes,
Federacin o Comit Organizador.

c. E tercer lugar, se cita una posibilidad que es caracterstica de poblaciones ms pequeas. Donde no se
disponga de medios econmicos para desarrollar grandes acciones de impacto, se debe compensar con
atenciones personalizadas con menor preparacin pero mayor intensidad.
Podemos contactar con anterioridad a las delegaciones para conocer la hora aproximada de llegada y la
ruta a seguir. Seguidamente decidiremos el lugar de encuentro de nuestro representante con el grupo,
quien los acompaar a los lugares programados para el desarrollo de las formalidades administrativas
y, posteriormente, les acompaar a sus alojamientos.
Esta compaa puede programarse exclusivamente para la recepcin o continuar como acompaante
durante todas las jornadas de la competicin.

Los tres casos, con otros que seguramente se pueden citar, pueden realizarse por s solos o conjuntamente.
Desde luego, se debe recibir a todos los visitantes con las formas y tradiciones que distingan al lugar.

Presentacin a los medios de comunicacin
La presentacin oficial de la competicin a los medios de comunicacin se realiza unos das antes de la
celebracin.
Puede realizarse en la misma ciudad que se va a realizar la competicin o en otra ciudad mayor, por inters
de los organizadores y la mayor repercusin en los medios existentes posibles.
La sala donde se celebra la presentacin debe contemplar la existencia de un escenario/tarima con mesa
frontal y, como fondo de ste, un panel que permita la clara presencia de la denominacin de la competicin
y los logos de los diferentes patrocinadores.
Quienes tendrn uso de la palabra durante el desarrollo sern:
El Presidente de la Federacin
Presidente del Torneo
El representante o sponsor principal

Al finalizar los discursos de rigor, podr darse inicio a la rueda de preguntas que ser coordinada por un
moderador.

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149
Ceremonia de apertura
Es un acto que se realiza durante el desarrollo de casi todas las competiciones deportivas de una forma
breve y sencilla o con un contenido espectacular.
Como acto voluntario que no forma parte de la competicin oficial, se puede programar su realizacin en el
momento ms adecuado y atractivo para todos.

Momento: debemos elegir cundo lo vamos a realizar.
o Un momento adecuado puede ser el primer da de competicin, por la tarde
o Se puede realizar despus del inicio de la misma
o No programar su realizacin durante los horarios normales de descanso
o Si la competicin tienen una duracin de varios das, no programar la ceremonia hasta que no
est prevista la llegada de todos

Lugar: el lugar adecuado debe tener una serie de caractersticas que permitan su desarrollo con
normalidad, seguridad y amplias posibilidades de visibilidad
o Puede realizarse en la instalacin donde se desarrolla la competicin
o Puede ser en una calle, plaza, anfiteatro, etc
o Puede ser en un lugar especial adecuado al desarrollo de una idea original
o Debe ser cmodo por el nmero de asientos y visibilidad
Una vez decidido el lugar, debemos pensar en otro alternativo por si fuera necesario en el caso de que
algn contratiempo impida su normal desarrollo.

Contenido: el contenido de un programa sencillo puede estar compuesto por unas palabras de la
autoridad representativa y una presentacin sencilla de los equipos o deportistas
Si desarrollamos un acto con ideas originales, exclusivas, pensamos en varios conceptos que pueden
resumir su composicin
o Idea general
o Duracin justa
o Pocos actos protocolares
o Espectculo nico (pueden ser varios diferentes entrelazados)
El espectculo est diseado normalmente con el contenido de dos elementos que identifican el lugar y
lo distinguen de otros: el entorno y las tradiciones.

Ejemplo de un programa resumido
1. Espectculo de presentacin
2. Se iza la bandera de la competicin
3. Si es internacional, se interpretan los himnos correspondientes
4. Desfile de los participantes (en ltimo lugar el equipo local)
5. Discurso de inauguracin
Lic. Adriana Bruno

150
Desarrollo de la competicin
El desarrollo de lo que hemos preparado es el ncleo o corazn alrededor del cual gira todo el proceso. Si la
preparacin ha sido correcta y el desarrollo tiene defectos, nuestros esfuerzos no habrn tenido efectividad.
En este perodo debemos incrementar nuestra dedicacin a un control exhaustivo de todos los detalles.
Aunque oficialmente slo se llama competicin al enfrentamiento entre los participantes o equipos durante
los tiempos reglamentarios, en este captulo vamos a comentar esto y algo ms, que forma parte
complementaria de su desarrollo. Podramos definir en este desarrollo, a todas las acciones que se realizan
antes, durante y despus y que son contempladas por los espectadores:
El calentamiento.
Sorteos.
Prueba o partido.
Entrega de premios.

Todo esto debe estar previsto:
Cuadro de horarios.
Solucin a las posibles averas o defectos del material deportivo.
Separacin de jueces o rbitros con los participantes.
Entradas o salidas alternativas para todos ellos.

Los servicios nos deben garantizar la seguridad y una coordinacin adecuada, pero lo nico que se
contempla y se valora es la propia competicin.

Los Cuadros de Horarios que deben existir son:
Entrenamientos
Competicin (cuadro por instalacin)
Competicin (cuadro por da)
Competicin general
Ruta (horario por localidades)
Avituallamientos
Horarios previstos

Entrega de premios
Cuando existe una competicin, el resultado termina en un premio, este puede ser muy variado: trofeo,
medalla, metlico/dinero u objetos relacionados con la competicin.
La entrega se realiza en un acto protocolario ms o menos sencillo.
Segn sea la competicin, habr una o varias entregas y podrn realizarse al finalizar los resultados
individuales o al finalizar completamente sta. Como por ejemplo:

Lic. Adriana Bruno

151
Un solo partido
Un torneo con varios equipos
Una carrera de un da
Una carrera por etapas
Pruebas individuales
Al finalizar el mismo
Al finalizar el torneo
Al finalizar
Al finalizar cada etapa y la competicin
Al finalizar cada prueba o al final de
bloques o total

No importa cundo, pero s importa que deba estar pensada y programada con horarios, lugares y protocolo.
Generalmente se realiza en la instalacin donde se desarrollo la competicin. Si la competicin se desarrolla
en ruta, siempre se contar con un lugar con visibilidad para realizar la entrega.
Dentro de la instalacin se podr realizar a pie de campo o en la tribuna de autoridades. Por motivos de
seguridad, algunas autoridades no se mueven de la tribuna.
Podemos hacerla de una forma sencilla o convertirla en un espectculo. Ser igualmente rpida y amena.
Preparamos una mesa en la que ordenamos los trofeos, medallas, regalos, etc.
Pondremos una etiqueta en cada uno con el nombre de la persona que la entrega, su cargo y el
nombre y puesto del que la recibe
El podio donde se realiza la entrega estar preparado, tanto se es una tarima de varias alturas como
se es un lugar en el suelo
Si se van a usar banderas, tendremos un lugar donde se puedan izar dentro del mismo recinto
La microfona estar coordinada con el responsable de la entrega para programar las llamadas a los
equipos o participantes, hacer sonar la msica que identifica una entrega y, en caso de necesidad,
los himnos de los participantes.
En algunas ocasiones, se produce un desfile de los participantes que van a recibir las medallas o
trofeos con un o una acompaante que encabeza el desfile hasta llegar al podio. All se cita a los
receptores por orden inverso para instalarse en el podio y la autoridad, a quien acompaan seoritas
que generalmente van ataviadas con trajes regionales y portando los premios, les entrega lo que
corresponde a cada uno/a de ellos.

Acciones complementarias para una estancia agradable
Son todos los actos de compaa, entretenimiento o recreacin dedicados a nuestros visitantes y
desarrollados desde la llegada hasta la despedida.
Las acciones o actos pueden ser programados o espontneos, aunque todos tienen los mismos objetivos o
finalidad: la estancia agradable de los que se trasladen para participar o ver la competicin.
En las grandes ciudades no se comunica de la misma forma el apoyo a nuestra competicin que en un
municipio ms pequeo. Esto es debido a que la comunicacin personal de los habitantes es ms fcil en los
lugares con menos poblacin. En estos ltimos se observa un ambiente ms familiar hacia los visitantes, por
ser menos frecuente este tipo de demostraciones y la afluencia de visitantes para verlas.
Podemos participar o ver una competicin en una gran ciudad, con un programa cultural o folklrico de gran
calidad por la categora de los participantes, y no tener el recuerdo entraable de otra diferente, en la misma
Lic. Adriana Bruno

152
ciudad, con actos de convivencia como una merienda servida por personas representativas dentro de la
organizacin, un baile en un local preparado para ello, una fiesta con variados concursos, etc.
Hemos asistido a competiciones en grandes ciudades en las que los participantes se hospedaban en los
domicilios particulares de habitantes de la poblacin y alrededores que han manifestado su deseo de
acogerlos.
Estos detalles son ms propios de municipios pequeos con deficiencia de alojamiento y, aunque tambin se
realizan en grandes ciudades a modo de bienvenida, siendo sumamente gratificante para quien es invitado a
convivir durante su estancia en la casa de los residentes.
En referencia a los programas, es fcil comprobar que la mayora realizan una serie de actividades culturales
que transmiten el sentir del pueblo, de lo que est orgulloso y de lo que desea ensear a los dems.

Ceremonia de Clausura
Cuando en una manifestacin se realiza una ceremonia de apertura, por muy sencilla que sea, lgicamente
corresponde otra de clausura.
Su desarrollo puede ser totalmente diferente, aunque tenga una similitud en cuanto a plasticidad y motivos.
La clausura tiene una motivacin diferente. Es la despedida.
Si el ambiente y desarrollo han sido buenos, esta despedida es ms emotiva que la apertura. Debe dar esta
sensacin. No querramos que terminara y debe dejar en los participantes y asistentes las ganas y el
incentivo necesario para la siguiente.
Todos los actos deben estar medidos y pensados en el tiempo. Este va a ser el ltimo acto oficial con
repercusin en la organizacin. Desde luego, debe ser despus de terminada la competicin.
No demorar un da para ello.
Los participantes deben regresar a sus domicilios.
Pensar en el cansancio y ganas de terminar.

El lugar adecuado debe ser el que est cerca de la instalacin donde se ha desarrollado la competicin o en
la misma instalacin para evitar los trastornos que puede originar el traslado a otros lugares.
Reunir los requisitos de capacidad y comodidad.
Tendr lugares de aparcamiento cercanos.
Contaremos igualmente con un lugar alternativo.

El contenido del programa debe ser ms sencillo que el de apertura. Ser emotivo y su contenido ser una
despedida, corta y amena. Ser un Hasta otra ocasin.
El protocolo debe ser muy breve. No olvidemos que estamos en un lugar que ha acogido y enseado sus
costumbres. Estas deben ser el alma de la ceremonia.

Ejemplo de programa resumido:
1. Espectculo de clausura
2. Se recoge la bandera de la competicin
Lic. Adriana Bruno

153
3. Si es internacional, se interpretan los himnos correspondientes
4. Clausura oficial
5. Agradecimientos pblicos.

Fiesta de despedida
Uno de los objetivos sociales al que se otorga mayor importancia por parte de los comits organizativos es el
de dar a conocer las costumbres locales a travs de sus fiestas, bailes, gastronoma, diversin y otras
formas de vida.
La fiesta de despedida puede simbolizar un poco todo esto en un acto voluntario de convivencia que se
celebra con los participantes, organizacin y medios de comunicacin, sponsors y cuantos la organizacin
considere conveniente, al finalizar todos los actos de la competicin.
Los tipos de fiesta ms tradicionales son los siguientes:
Comida o cena
Show a cargo de una banda musical
Msica (baile) exhibicin
Baile para todos
Espectculo tpico o tradicional
Cocktail
Presentacin de platos tpicos

La fiesta de despedida debe celebrase en lugares y horas que no puedan alterar el regreso a sus domicilios
de los asistentes y respetando la programacin

Podemos tambin diferenciarlos con dos tipos de acceso a la fiesta:
Pblica (sin invitacin)
Privada (con invitacin)

Esta ltima debe tener una preparacin ms compleja por la necesidad de preparar y controlar las
invitaciones.
Sea cual fuere la forma de invitacin implementada, la misma se debe enviar con 6 a 8 semanas de
anticipacin y los datos que contendr la misma son:
Nombre de la organizacin
Da, hora y lugar
Vestimenta recomendada
Precio (si lo hay)

En algunos casos se aprovecha esta fiesta para entregar a los asistentes regalos o recuerdos como ser:
Flores o perfumes a las mujeres
Licores o productos tpicos (sena hombre o mujeres)
Lic. Adriana Bruno

154
Desarme general
Una prueba termina para el pblico cuando se entregan los trofeos, cuando se realiza la ceremonia de
clausura o cuando todos abandonamos la instalacin.
La organizacin se relaja de la tensin sostenida durante el desarrollo. Hay un cansancio acumulado que
favorece la toma de decisiones cmodas en cuanto a que lo que falta por hacer, pensando que tenemos
todo el tiempo del mundo porque no hay fecha fijada ni calendario de actuaciones para ello.
Pero ms all de no existir presin, queda todo por desarmar.
Cuando una manifestacin deportiva se desarrolla en localidades y lugares fijos, tiene una problemtica
diferente a cuando el desarrollo es itinerante, como por ejemplo el ciclismo por etapas, que hace que
diariamente y de forma ordenada se produzca el montaje y desarme con un cronograma establecido, porque
al da siguiente debe estar en un lugar diferente.
En los lugares fijos donde se suele dar esta falta de programacin para el desarme, produce las
consecuencias de dejadez y abandono, que se traducen por cada da que pase en:
Costo de alquiler (si existe)
Deterioro
Robo total o parcial
Dificultad del control de inventario
No se pueden terminar ciertos informes sin desarmar todo
No se puede cerrar el presupuesto con detalles pendientes

Para que se pueda realizar una programacin correcta, debemos detallar por orden todo lo que pueda
causar problemas con una valoracin de mayor a menor: Por ejemplo:
Trfico de pblico
Accesos (vallas, etc)
Vehculos varios
Elementos de todos los servicios
Instalaciones
Material publicitario

Todos estos problemas deben tener prioridades si aplicamos los resultados que se han comentado. Es lo
que nos debe dar un programa de actuaciones que tendr un resultado positivo en los resultados finales.
Ya hemos desarmado y embalado todo. La normalidad est en todos los puntos de la ciudad o ciudades.
Hemos redactado todos los informes. Recin ahora finaliz el evento.

Agradecimientos
Dar las gracias es manifestar agradecimientos de manera tal que agrade a la institucin o persona que lo
reciba.

Lic. Adriana Bruno

155
Una vez concluido todo el proceso organizativo y con la situacin de todos los elementos en su normalidad
absoluta, nos sentimos en la necesidad de dar las gracias a todos lo que han colaborado con su desarrollo.
Puede ser una carta sencilla o puede ser el regalo ms suntuoso, pero no siempre se obtiene el objetivo que
se persigue.
Algunas de las formas ms usuales, dependiendo del destinatario, pueden ser las siguientes:

Equipos o deportistas
Te damos las gracias por tu participacin...

Autoridades
Le damos las gracias por su presencia y apoyo a nuestra competicin...

Patrocinadores y colaboradores publicitarios
Le damos las gracias por su colaboracin financiera sin la cual...

Colaboradores en la organizacin
Te damos las gracias por el esfuerzo en el desarrollo de tu cometido...

Medios de comunicacin
Le damos las gracias por el inters del medio que representa y el suyo propio...

El valor de lo que se da no est en el precio sino en el sentimiento emocional que produce al recibirlo.
Por esto, debemos pensar en los elementos determinantes ms importantes que hacen sentir satisfaccin al
que da y al recibe: qu, dnde y cundo?
Por ejemplo, a un colaborador financiero le puede emocionar ms recibir una torta elaborada por las madres
de los jugadores infantiles y entregados en un acto ntimo por todo ellos, que una placa en un acto oficial.
Podemos pensar que el segundo queda y el primero desaparece, pero tambin puede quedar un recuerdo
por medio de fotos, video, etc., que quedarn como registro del efecto a nivel humano que provoc la accin
realizada por la empresa.
Desde luego, en todos los casos deberamos conocer la reaccin que puede producir.

INSTALACIONES DEPORTIVAS
Para el desarrollo de este tipo de eventos se debe planificar la necesidad de las instalaciones necesarias
para el desarrollo de la/s competicin/es, as como la puesta a punto de cada una de ellas.
Para ello, el Comit Organizador trabajar en conjunto con el siguiente equipo de personas:
Director de competicin
Responsable de cada instalacin
Responsables de conservacin y mantenimiento
Lic. Adriana Bruno

156

Director de
competicin

Conocimientos
administrativos y
laborales

Personalidad fuerte y
creativa

Comunicativo

Conocedor de las
instalaciones

Buen analista de la
organizacin y control

Planificacin de todas
las necesidades

Diseo y contratacin

Distribucin general

Supervisar los informes
parciales

Confeccin de informe
final

Realizar el plan
general de
distribucin

Preparar soluciones
alternativas

Coordinar y ceder
responsabilidades a
los encargados de
cada instalacin

Responsable de
instalaciones

Tcnico en
instalaciones

Capacidad de
improvisacin

Metdico y ordenado

Valora el ambiente
ordenado y seguro

Distribucin de
honorarios de la
competicin

Control de todos los
servicios

Realiza parte de trabajo
de todo el personal

Tener prevista
soluciones a los
problemas durante el
desarrollo

Los horarios de uso
deben ser
respetados

Realizar la apertura
con la antelacin
suficiente

Aprovechar los
intermedios sin
actividad para
solucionar los
problemas

Responsables de
conservacin y
mantenimiento

Tcnico de
mantenimiento

Paciente y servicial

Conocedor de varios
oficios

Enrgico, rpido y
efectivo

Conservacin y puesta
a punto de la instalacin

Control de maquinaria,
tiles, herramientas y
materiales fungibles

Limpieza de la
instalacin y espacios
auxiliares

Comprobar con
periodicidad los
elementos que
pueden producir
algn problema

Efectuar las
reparaciones
urgentemente

Seguir los partes de
trabajo con
minuciosidad

Las necesidades se cuantificarn en un cuadro donde se harn constar las instalaciones y las horas
necesarias por cada una.

A continuacin se desarrolla un ejemplo de una competicin de cinco das y de varios deportes simultneos:
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157

Deportes y
Actos
Ceremonia
Apertura y
Clausura
Atletismo Natacin Bsquet Volley Ftbol
Instalaciones Lugar elegido
Instalacin
A
Instalacin
B
Instalacin
C
Instalacin
D
Instalacin
E
Da 1
dd-mm-aa
17.00
apertura

Da 2
dd-mm-aa

10.00 Series
A
20.00
10.00 Series
A
20.00
10.00 Partido
12.00 Partido
17.00 Partido
19.00 Partido
10.00 Partido
12.00 Partido
17.00 Partido
19.00 Partido
10.00 Partido

17.00 Partido

Da 3
dd-mm-aa

10.00
Pruebas
A
20.00
10.00 Series
A
20.00
10.00 Partido
12.00 Partido
17.00 Partido
19.00 Partido
10.00 Partido
12.00 Partido
17.00 Partido
19.00 Partido
10.00 Partido

17.00 Partido

Da 4
dd-mm-aa

11.00 Semif.
17.00 Semif.
11.00 Semif.
17.00 Semif.
11.00 Partido
17.00 Partido
11.00 Partido
17.00 Partido
11.00 Partido
17.00 Partido
Da 5
dd-mm-aa
19.00
Clausura
11.00 Finales 11.00 Finales 11.00 Partido 11.00 Partido 11.00 Partido

Una vez detalladas todas las necesidades, concretadas todas las instalaciones, si son convencionales o
diseadas, se proceder a su contratacin o cesin.

Cuando tengamos desarrollada la planificacin por instalacin, es interesante, si es posible, contemplar otra
instalacin alternativa que pueda suplir, en caso de necesidad, a la elegida. Este caso es ms importante en
las instalaciones al aire libre, debido a que pueden sufrir las inclemencias del tiempo.
DEPORTE Ftbol Bsquet Volley Atletismo Natacin
Instalacin
Elegida
LUGAR

Alternativa
Instalacin
A B

J
Instalacin
C D

K
Instalacin
F G

L
Instalacin
H

M
Instalacin
I

N
Lunes 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Series Series
Martes 5 6 7 8 5 6 7 8 5 6 7 8 Series Series
Mircoles
Ganadores
1 2 3 4
Ganadores
1 2 3 4
Ganadores
1 2 3 4
Series Series
Jueves
Ganadores
5 6 7 8
Ganadores
5 6 7 8
Ganadores
5 6 7 8

Viernes
Semifinal
1
Semifinal
2
Semifinal
1
Semifinal
2
Semifinal
1
Semifinal
2
Semifinales Semifinales
Sbado Final Final Final Finales Finales
Domingo

Lic. Adriana Bruno

158
Desarrollo de la Instalacin
La competicin tiene distintos formatos de desarrollo. No puede ser lo mismo una competicin por equipos
que una individual.

Los modelos que se comentan a continuacin pueden dar idea de distintos tipos de cuadros de resultados y
desarrollo

Ejemplo de competicin con 8 equipos y 7 partidos:

Ejemplo de competicin de los mismos equipos (todos contra todos)

1er da 2do da 3er da 4 da 5 da 6 da 7 da
P
A
R
T
I
D
O
S

1 - 2 1 - 8 1 - 7 1 - 6 1 - 5 1 - 4 1 - 3
8 - 3 7 - 2 6 - 8 5 - 7 4 - 6 3 - 5 2 - 4
7 - 4 6 - 3 5 - 2 4 - 8 3 - 7 2 - 6 8 - 5
6 - 5 5 - 4 4 - 3 3 - 2 2 - 8 8 - 7 7 - 6

Ejemplo de competicin de individual

Participante - Categora

Serie A - 6 participantes: clasifican 2
Serie B - 6 participantes: clasifican 2 FINAL: 6 participantes = CAMPEN
Serie C - 6 participantes: clasifican 2

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Oficina de Direccin
Es el lugar desde el cual se controla el desarrollo general de la competicin.

Las funciones que se cumple la Direccin son:
Control de comits
Distribucin de horarios
Coordinar los apoyos necesarios
Tramitacin de expedientes
Verificacin de hojas de resultados

Por tener el control supremo de la competicin, estar localizada muy cerca de la instalacin o en su interior.
Alrededor de dicha oficina van a girar todos los elementos de la organizacin. Las instalaciones
fundamentales estarn cerca de ella.
El funcionamiento de la oficina de direccin podramos compararla al corazn en relacin al cuerpo.
Podemos centrar el funcionamiento en una serie de acciones o actuaciones que se van a producir en su
interior y que son:
Coordinacin del desarrollo de la competicin
Recogida de resultados
Comprobacin de los mismos
Comunicacin oficial
Comit de competicin (reuniones urgentes)
Comit de disciplina (reuniones urgentes
Comit de Apelacin (reuniones urgentes)

Oficina de Informacin
Es la oficina en la que se proporciona toda la informacin que pueda ser solicitada por los visitantes y/o
interesados. Esta depende de la Direccin de Competicin y la coordinacin la realiza un Responsable de
Oficina, que tendr a su cargo azafatas y auxiliares.

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Responsable de
la oficina de
informacin

Detallista

Capacidad de cubrir
una emergencia
personal

Experiencia en
relaciones de quipos

Resuelto

Recogida de la
informacin general

Clasificacin por
conceptos

Distribucin de la
misma

Organizar a su personal
por zonas

No mezclar los
informes a repartir

Calcular el personal
necesario. No debe
hacer
aglomeraciones

Estar preparado para
cualquier pregunta

Azafatas o
auxiliares

Profesionales o con
experiencia en dar
informaciones

Amables

Con discrecin en sus
modales

Buena memoria

Rpido desarrollo de
listados

Informar a los que lo
soliciten:
Alojamiento
Turismo
Programa deportivo
Programa cultural
Servicios de
emergencias

Conocer con detalle
el libro de servicios

Organizar bien la
informacin escrita
para distribuir

No queremos hacer
de todo, cada uno a
su misin

Secretaria permanente
Es la oficina donde se desarrolla la administracin genera.l

Las funciones principales de esta Secretara son:
Diseo de situacin, organizacin y funcionamiento
Comodn de cualquier eventualidad del servicio de Administracin y Tesorera
Formalizacin de inscripciones
Verificacin de documentos
Las credenciales y licencias se verificarn a delegados o participantes individuales
Los comunicados oficiales, tendrn preferencia sobre otros trabajos que se estn desarrollando.

La oficina de secretara permanente estar situada junto a la oficina de direccin. Podra suceder que
tuvisemos que preparar una oficina fija y otra mvil. El caso citado dependera de la situacin y tamao de
la misma.

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Lo dicho anteriormente se suele aplicar cuando el desarrollo se produce en el medio natural o es una
competicin itinerante. Si tenemos situada una instalacin convencional cercana, la secretara de la misma
nos servira. Si no es as, podemos preparar una especie de sucursal dependiente de la oficina fija que
estara situada en el centro de la localidad.
Debemos distinguir entre Administracin y Tesorera, entre el servicio y la atencin a los que deben
emplearlo para identificarse, formalizar inscripciones, verificar documentos, recoger credenciales, etc.
El orden, sencillez y la rapidez darn buena imagen de organizacin. Las credenciales y licencias se
verificarn a delegados o participantes individuales.
Las comunicaciones oficiales, tendrn preferencia sobre otros trabajos que se estn desarrollando.

Sala de prensa
El funcionamiento de la sala de prensa tiene dependencia directa con todo lo relacionado con los medios de
comunicacin y es el centro de trabajo de los mismos.
Sus funciones principales son:
El desarrollo de la informacin
Salida o emisin de la misma

El responsable tendr control sobre:
La solicitud de la sala
Diseo de la misma para cada ocasin
Redaccin de informes
Relacin con los medios
Moderador, en caso de necesidad
Revelado de fotos
Desarrollo de la informacin
Debe estar cercana a la sede central de la competicin

Las Instalaciones
Las instalaciones necesarias para el desarrollo de la competicin pueden ser convencionales o diseadas
exclusivamente para ello.
Cuando la competicin es oficial, la instalacin deber cumplir con las medidas y caractersticas
reglamentarias.
Cuando definimos instalaciones, queremos decir equipamientos completos, porque la verdadera instalacin
tiene como complementos los servicios, las dotaciones y los materiales.
Los Reglamentos Deportivos son los que detallan las caractersticas de cada uno de los complementos de la
instalacin
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Servicios:
Aseos
Vestuarios:
Participantes
rbitros
Iluminacin:
Luz necesaria para el juego
Luz necesaria para retransmisin
Dotaciones:
Arcos / porteras
Cestos / canastas
Vallas
Materiales:
Pelotas
Redes

Hay diferentes tipos de instalaciones:
Convencional: es la que cumple con las caractersticas reglamentarias, su situacin es fija o
semifija y ha sido homologada previamente.
En la va pblica: podemos considerar instalacin la va pblica cuando sta se transforma en
elemento donde se practica un deporte con exclusividad. En otras ocasiones, la va pblica slo se
usa como punto de paso o circulacin, entonces la consideramos como paso de competicin.
En la naturaleza: esta instalacin necesita un diseo sobre los elementos prexistentes en el
entorno. Su adecuacin estar relacionada directamente con la dificultad que se proponga. Cada
prueba de un mismo deporte puede ser diferente por las caractersticas de la instalacin.

En funcin de los espacios, podemos utilizarse:
Espacios naturales
En caminos y senderos: carteles orientativos, sealizacin, cinta de marcar
En espacios abiertos: claros de bosques, eras de los pueblos, etc
En el agua: zonas a modo de playa, boyas, embarcadero prximo
En el aire: fuera de pasillos de aviacin civil

Espacios urbanos
Estacionamiento
Zonas asfaltadas
Paredes

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Parque Cerrado
Es la instalacin que alberga y controla los vehculos o mquinas de competicin

El responsable:
Coordina todos los servicios del parque, prepara al personal de cada instalacin.
Conocimiento total del reglamento tcnico
Verifica si los vehculos o mquinas cumplen lo establecido

Verificar es comprobar que todos los vehculos o mquinas cumplen con lo establecido en el Reglamento
Tcnico. Se debe mantener un orden, realizar uno cada vez y completar los resultados y observaciones en la
tarjeta de verificacin correspondiente.
Hay instalaciones en las que la importancia de su ubicacin est en relacin directa con los resultados
organizativos. Esta es una de ellas.
Esta instalacin slo se usa cuando la competicin est relacionada con vehculos o mquinas con
caractersticas reglamentarias y que forman parte de la propia competicin.
Su ubicacin es muy importante que est al lado de la instalacin donde se desarrollan las pruebas.
Caractersticas del espacio:
Debe tener la capacidad suficiente para realizar trabajos y verificaciones con comodidad
Debe estar vigilado con muchsima atencin
Debe estar perfectamente sealizado
Si es posible tambin estar cerca el resto de instalaciones
El lugar debe reunir la doble posibilidad de realizar trabajo con buen tiempo y con lluvia o mal tiempo

El parque es un lugar atractivo por el gran movimiento de participantes y pblico que all se concentra. Por
eso debemos instalar a su alrededor una serie de servicios necesarios para hacerlo seguro y agradable. Su
composicin vamos a dividirla en dos partes, una que es fundamental y la otra que es complementaria,
aunque no necesaria.

Necesario:
Parque de vehculos
Zona de verificacin
Servicio mdico:
Puestos primeros auxilios
Ambulancias
Mdicos
Botiqun necesario

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Complementario:
Oficina de informacin
Tienda de recordatorios
Puestos gastronmicos

Parking o Estacionamientos
Se debe dar soluciones a todos los problemas de estacionamiento de todos los vehculos: coches
particulares, autobuses y los que correspondan a servicios oficiales.

Para que este espacio funcione de manera eficiente, se debe:
Calcular el nmero posible de espectadores, deportistas y invitados protocolares
Preparar los lugares ms cercanos
Ordenar su adecuacin
Uniformar al personal responsable para que sean fcilmente identificables
Separar la circulacin de pblico y vehculos
Colocar ordenadamente los vehculos oficiales
No hacer coincidir las circulaciones de entradas y salidas

Clases de estacionamientos y circulaciones
Circulacin de vehculos (autos, minibuses y mnibus)
Estacionamiento de los mismos
Circulacin de peatones
Acceso y circulacin de personas con discapacidades fsicas

Los responsables de estacionamiento deben:
Tener conocimientos de distribucin urbanstica
Tener capacidad de organizar el servicio de trfico
Controlar las necesidades
Destinar zonas para protocolo y pblico general
Disear las instalaciones que no sean fijas o suplementarias
Vigilar la circulacin y estacionamiento
Vigilar la seguridad
Atender a personas con discapacidades fsicas
Adecuar las zonas de accesos, circulaciones, estacionamientos y salidas
Marcar los estacionamientos suplementarios

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Preparacin de las instalaciones:
Instalaciones fijas: normalmente de asfalto o cemento
Instalaciones suplementarias: pueden ser de grava natural extendida y compactada

Sistema de colocacin segn normas:

Disposicin para discapacitados
Nmero de plazas a instalar:
1 plaza por los primeros 30 coches
2 plazas por 51 a 100 coches
10 plazas por 500 coches

Servicios de Alojamiento
Como primer paso es fundamental hacer un relevamiento de los hospedajes que existan en toda la zona de
influencia.
Los responsables deben:
Hacer un estudio de posibilidades
Controlar la demanda
Distribuir y adjudicar los alojamientos
Disear, enviar y recibir los formularios de reservas por equipo o participante
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Contratar los alojamientos disponibles
Hacer reservas para situaciones de emergencia
Entregar los datos de alojamiento a cada participante
Recoger los reclamos y actuar y consecuencia
Controlar los problemas durante la estancia
Acompaar a los contingentes para facilitar los desplazamientos y la comunicacin
Comprobar que todos estn correctamente alojados

Cuando se realice la inscripcin, se puede solicitar que se especifique el rgimen de horarios y comidas que
desean durante su estada.

Servicio de Transporte

No siempre ser necesario contratar vehculos. Hay competiciones que se realizan en una instalacin y los
participantes, con el resto de los asistentes se desplazan a ella con los medios propios. Esta contratacin se
dar en el caso que la competicin se produzca simultneamente en varios puntos y que el modelo y la
forma de la misma hagan necesario un servicio de transporte.
La contratacin ms sencilla y efectiva es a travs de una agencia que profesionalmente proporcione toda la
infraestructura necesaria. La agencia que realice el servicio deber adquirir el compromiso de tener a
disposicin de la organizacin, con un tiempo previsto, los vehculos que fueran necesarios para las
eventuales emergencias, tanto de solicitudes posibles como de averas de los que realizan el servicio.
Durante la competicin se debe planificar la logstica del transporte necesario para el desplazamiento de los
deportistas desde su alojamiento hasta las instalaciones de competicin, su regreso al hotel y cualquier
situacin de emergencia que se pudiera ocasionar.

Para desarrollar esta actividad, los responsables deben:
Planificar los horarios de traslados en funcin de los actos y competencias
Realizar la contratacin de las unidades necesarias
Proporcionar la informacin necesaria a cada unidad
Controlar el correcto desarrollo
Organizar las entradas y salidas de vehculos en el parque/instalacin deportiva
Controlar los vehculos y a su personal
Dar acompaamiento a cada grupo trasladado

Para que esta tarea se desarrolle correctamente se deben contemplar los siguientes aspectos:
Elegir bien el personal
Planificar contando posibles emergencias
Atender todas las consultas y sugerencias
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Respetar el descanso correcto de los choferes
Tener como prioridad la puntualidad
Contemplar las posibles demoras en funcin de las horas pico
Planificar de manera clara y de fcil comprensin
Realizar cronogramas justos y controlar los mismos de manera permanente
Conocer los caminos y rutas a utilizar y contar con recorridos alternativos, dentro de lo posible

El plan de horarios puede desarrollarse en funcin de llegadas y salidas, ceremonias y actos y
competicin, segn vemos en los ejemplos que se exponen a continuacin:

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Servicio de Seguridad
Benjamn Franklin deca que la prudencia y la desconfianza son los padres de la seguridad, por ello es
necesario poner los medios necesarios para que todo ocurra con normalidad y sin ningn contratiempo.
Segn el Reglamento General de Espectculos Pblicos y Actividades: en todos los espectculos y
actividades recreativas en que puedan producirse concentraciones superiores a 100 personas, la empresa
deber disponer personal encargado de vigilancia, al que encomendar el buen orden en el desarrollo del
espectculo.

Las razones y problemas ms habituales en este tipo de eventos son los siguientes:
Durante el montaje se pueden producir robos o actos vandlicos
Se pueden producir problemas a la llegada de los participantes
En las entradas o accesos a la instalacin debemos evitar las aglomeraciones
La situacin en los puestos de cada uno puede originar problemas de orden o de colocacin
La salida, al contrario que la entrada, se produce masivamente
Desde la finalizacin hasta la recogida es cuando se producen ms deterioros de materiales

Por todo esto, es que las funciones del servicio de seguridad son:
Resguardar la seguridad de los participantes, el pblico, la organizacin, los servicios y los medios
de comunicacin
Solicitar las credenciales en caso de necesidad
Vigilar que el pblico se comporte correctamente
Controlar las llegadas y salidas
En caso de emergencia, ayudar a evacuar a quien lo necesite

En clculo de necesidades se realiza mediante un cuadro de situacin, que nos dar como resultado de la
cantidad de personal, horarios y espacios en los cuales debemos contar con servicio de seguridad, como se
puede observar en el siguiente ejemplo:

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Acto Horario Puesto Puesto Puesto Puesto
Instalacin N Horas N Agentes N Agentes N Agentes N Agentes
Ceremonia de
apertura
Instalacin A
14 a 16

2 horas
Estacionamiento

2
Entrada

1
Comportamiento
del pblico
6
Protocolo

1
Competicin
Instalacin B
11 a 13
16 a 18
18 a 20
6 horas
Estacionamiento

2
Entrada

1
Comportamiento
del pblico

6
Vestuarios

1
Competicin
Instalacin C
10 a 12
15 a 17
4 horas
Estacionamiento

2
Entrada

1
Comportamiento
del pblico
6
Vestuarios

1
Recepcin oficial
Municipio
19 a 20
1 hora
Protocolo
2

Horas descanso
Alojamientos
23 a 9
10 horas
Vigilancia nocturna
2

Entrega de premios
Instalacin X
13 a 14

1 hora
Estacionamiento

2
Comportamiento
del pblico
4

As, hasta completar todas las necesidades

Nmero de horas...............
= Nmero de horas/agente
Nmero de agentes............

Se contrata, por regla general, en funcin de horas/agente, cuyo precio unitario nos proporcionar el costo
humano del servicio.

Una vez estimada la cantidad de personal necesario, se debe hacer la distribucin del mismo especificando
quien ser la persona que cubra cada situacin programada.

Listado de Servicios
Actos Da Horario Lugar Agente DNI

Ceremonia de
apertura

10

13 a 18
13 a 18
13 a 18
13 a 18
13 a 18
13 a 18
13 a 18
13 a 18

Estacionamiento
Estacionamiento
Entrada
Comportamiento del
pblico

Juan Garca
Luis Santos
Pablo Lozano
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx

30.111.222
28.222.333
31.333.444
xx.xxxx.xxx
xx.xxxx.xxx
xx.xxxx.xxx
xx.xxxx.xxx
xx.xxxx.xxx
As, todos los actos o situaciones que se hayan programado

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Servicios Mdicos
Es el servicio encargado de prestar auxilio a cualquier lesionado que se origine en el transcurso de la
competicin o en los lugares relacionados con ella. Paralelamente, puede crearse un servicio dedicado
exclusivamente al pblico asistente.

El equipo completo suele estar compuesto por el siguiente personal:
Responsable de sanidad
Mdico de clnica general
Traumatlogo
Intensivista o anestesista-reanimador
Analista de prcticas de laboratorio
Enfermeras, ayudantes, camilleros y conductores ambulancistas

Las acciones a desarrollar por este servicio son las siguientes:
Coordinar el quipo: personal, materiales y procedimientos
Dar informes a la direccin, al lesionado y a la prensa
Cura de pequeas lesiones: suturas, vendajes y curas leves
Atencin a lesionados leves: evaluacin, primera cura y evacuacin
Atencin a lesionados graves: evaluacin, reanimacin, movilizacin y evacuacin
Curas de lesiones que se produzcan en el parque o alrededores
Evacuaciones a centros de atencin
Coordinar todos los servicios del centro
Realizar anlisis
Realizar controles oficiales
Redactar informes parciales y finales
Asistencia a los participantes/deportistas durante los horarios de descanso
Recetar y proporcionar medicamentos
Llevar camillas a los lugares de accidentes
Conducir las ambulancias hasta los centros asistenciales

El correcto desarrollo de este servicio implica:
Conocer perfectamente los reglamentos deportivos
Elegir bien a los colaboradores
Estudiar los medios disponibles
Distribuir de manera idnea los centros de atencin
Crear los recorridos de evacuacin
Tener comunicacin permanente con el director, mdicos, vehculos, centros asistenciales,
hospedajes y laboratorios.
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Preparar bien los elementos: mesas, camilla, botiqun
Conocer bien la zona: recorridos de evacuacin, referencias de centros y claves de transmisin
Ser perfectamente identificables (con ambo, brazalete, peto, etc.)
Mantener absoluta limpieza
Disponer de material mdico de urgencia y reanimacin
Realizar los resultados con rapidez
Remitir a la brevedad los informes a los servicios responsables
Organizar los turnos para cubrir todas las horas
Conocer las rutas y recorridos ms rpidos hasta los centros asistenciales

FORMALIDADES ADMINISTRATIVAS

Seguros
Una de las responsabilidades ms importantes que tiene la organizacin de una competicin es la de tener
asegurados todos los riesgos deportivos y extradeportivos que se puedan producir durante su desarrollo.
La concesin de la organizacin de una competicin oficial tiene siempre como condicin indispensable la
contratacin de un seguro.
La obligacin de la obtencin de los seguros corresponde, por un lado, a la Asociacin Deportiva y a los
dirigentes que organizan la competicin oficial, y por otro lado, a los deportistas que deben obtener la
licencia federativa donde est instituido el seguro.
Los tipos y caractersticas de los seguros a contratar, responde a las siguientes preguntas:

Qu asegurar?
La asociacin o el club
Los dirigentes
El personal asalariado
Los espectadores
Las instalaciones
Los vehculos deportivos
Cundo?
Durante todo el tiempo del desarrollo de la competicin con sus preparativos
Dnde?
El lugar del club o asociacin
Otros lugares donde se va a desarrollar la actividad
Los trayectos a exteriores

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Cmo?
Los riesgos asumidos por la organizacin sern tenidos en cuenta y por un valor suficiente
Debemos conseguir una pliza que cubra todos los riesgos necesarios, como por ejemplo:
Capital en caso de muerte
Capital en caso de invalidez permanente
Indemnizacin temporal en caso de invalidez
Capital en caso de incendio o explosin
Entre otros

Segn la categora de la competicin, ser necesario un seguro con garantas ms o menos coyunturales.
Desde luego, siempre debemos asegurar las coberturas que exijan las normas.

Reglamento Oficial
El Reglamento Oficial slo se establece cuando es una competicin oficial y normalmente con ms de una
prueba o partido.
Dicho Reglamento es el que contiene todos los aspectos generales que son comunes a todas las
organizaciones de pruebas o partidos de ese campeonato.
El Reglamento Oficial nos lo proporciona la Federacin correspondiente y bsicamente debe especificar y
dar la normativa ante los siguientes temas:
Denominacin de la competicin
Fecha de celebracin
Inscripciones
Enumeracin de aspirantes o equipos participantes
Componentes por equipo
Renuncia o abstencin de participar
Desarrollo de la competicin
Puntuacin
Premios
Arbitrajes
Divulgacin de resultados
Reclamos
Certificado de aptitud mdica
Publicidad

Reglamento particular
Es el que contiene las condiciones particulares que, unidas a las generales, sirve para solucionar todas las
dudas y reclamos que se puedan producir.

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Este programa tendr mayor o menor extensin dependiendo del deporte practicado y de la categora de la
competicin.

Los temas que contempla son:
Definicin de la competicin
Recorrido y distancia
Categoras admitidas
Medidas de seguridad
Control mdico a participantes (antidoping)
Participacin mxima y mnima de participantes
Seguros del deportista
Verificacin de documentacin
Obligaciones de los participantes
Entrenamientos
Aspectos tcnicos de la competicin
Clasificaciones
Premios
Reclamos
Infracciones
Sanciones

Invitaciones
Las invitaciones, en cuanto su formato, pueden ser diferentes en funcin de si es una competicin oficial o
no.
La idea general que se da sobre ellas puede servir para cualquier tipo de competicin con la adaptacin a la
misma.
La invitacin puede tener objetivos diferentes. Puede buscar una participacin multitudinaria, como puede
ser una maratn popular o conseguir una participacin de elite, como sera una milla urbana con primeras
figuras mundiales.
Para el primer caso, se puede producir la invitacin a travs de folletos distribuidos o anuncios en medios de
comunicacin y el siguiente puede ser un ejemplo del contenido que debe contemplar:

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E
X
T
E
R
I
O
R

Portada
Plano del
Recorrido

Ttulo competicin
Calle
Localidad

I
N
T
E
R
I
O
R

Presentacin

Orientaciones
Deportivas
Reglamento

Nombre completo
Documento
Direccin
Fecha de nacimiento
Sexo
Firma

Cuando la invitacin se enva de manera directa a los interesados, porque la programacin est basada en
nombres concretos, el contenido de la misma debe incluir:

Carta Anexo

Nombre de la organizacin
Direccin
Telfono
Mail
Naturaleza de la competicin

Da, hora y lugar
Centro de recepcin
Programa en grandes lneas
Medios de transporte
Alojamiento y comidas
Condiciones de participacin
Fecha lmite de inscripcin
Premios
Formas de pago (si la
inscripcin no es gratuita

Inscripciones
Las inscripciones se realizan por escrito y se remitirn por el medio que las haga llegar en las fechas
reglamentarias.
Al mismo tiempo, su hay cuota econmica o derecho de inscripcin, esta deber estar simultneamente
remitida para que no se aplique recargo por su demora.
El contenido de la misma debe recabar mnimamente los siguientes datos:
Nombre del participante
Documento
Fecha de nacimiento
Direccin
Telfono
Asociacin, Club, Federacin, etc
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N de licencia
Grupo sanguneo
RH
Alergias
Disciplina
Categora

De manera anexa, tambin se puede solicitar
Medio de transporte
Hora de llegada
Lugar
Nmero de acompaantes
Nmero de noches previstas
Nmero de comidas previstas
Palmars

Credenciales y Licencias
La licencia es el documento expedido por la federacin correspondiente para participar en competiciones
oficiales. Cuando una licencia es reconocida por la Federacin Nacional, es vlida para competir en los
pases que componen la Federacin Internacional de ese deporte.
La credencial es el documento que acredita un cargo. Siempre debe ser nominal: nombre cargo.
La credencial no slo acredita a los deportistas, sino que todas las personas que participan directa o
indirectamente en la competicin tienen algo que las acredita.
Puede ser nominal o debe serlo, como en el caso de un organizador.
La credencial sirve tambin para limitar la entrada de unos y otros a las diferentes zonas de la organizacin.
Por ejemplo: Credencial de Informes no puede estar en sector Oficial (zona de protocolo)
La adjudicacin de credenciales puede realizarse por correo o a la llegada de los contingentes
correspondientes. Si la competicin tienen participacin individual, cada uno recoge a la llegada su
documentacin, por el contrario, si es por equipos, el responsable del grupo es el encargado de recogerlas.

ELEMENTOS DE PUBLICIDAD Y PROMOCION

Programa
Es la publicacin que nos da a conocer todo lo relativo a la competicin u organizacin. El contenido debe
exponer las partes de la competicin y el contenido de cada una de ellas y permite a los espectadores seguir
las diferentes fases del desarrollo de la competicin.
Un programa siempre tiene la misin de informar bsicamente sobre los siguientes temas:
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Saludo o bienvenida: en general, los programas suelen comenzar con un saludo de bienvenida por
parte de las autoridades deportivas o polticas de la regin o localidad. Este saludo se solicita con la
invitacin para ser incluido en el comit de Honor. Puede contener otros saludos, como el de la propia
organizacin, pero nos debemos limitar a los mnimos, si no es por un compromiso importante.

Premios: si la organizacin ha considerado que la participacin puede depender de los premios en
dinero, esto se detallar en el programa

Informacin del Comit Organizador y Comit de Honor: las informaciones des estos Comits
figuran a continuacin de los saludos y, en funcin de su extensin, podrn situarse en una o dos
pginas. En el segundo caso, deberan situarse ambas en la derecha o la izquierda con publicidad en el
reverso de la primera.

Programa oficial de competicin: la competicin se puede desarrollar en uno o varios das. Conviene
diferenciarlos en diferentes pginas o con una separacin suficiente para distinguir unos de otros. Toda
la informacin del programa deportivo se suele incluir en las pginas centrales

Programa de actos oficiales: no siempre hay actos oficiales en una competicin. Pueden afectar slo a
los representantes de los participantes en actos sencillos que no se hacen constar en los programas. Si
se ha programado un acto oficial o varios, se harn figurar a continuacin de la relacin de Comits.

Colaboradores: stos deben tener su mencin en cualquier programa o acto. Son parte importante del
desarrollo de la competicin y pueden seguir sindolo en otras futuras.

Equipos, jugadores o participantes: con la informacin que disponemos de todos ellos, se pueden
relacionar en funcin de sus palmars adjuntando fotos de los mismos (si se dispone).

Ttulos, rcords, categoras y nmero de veces que han representado a su pas: en algunos casos,
adems de esta relacin general se hace una mencin especial para los ms significativos y que puedan
aportar mayor inters a los asistentes.

Reglamento de la competicin: en funcin de su extensin, la organizacin puede incluirlo dentro del
programa o publicarlo aparte, con menor tirada y slo para su distribucin entre los afectados por el
mismo. Para el caso de competiciones nacionales se har en el idioma oficial ms el regional (si fuera
diferente). Para las internacionales se har en el idioma oficial ms ingls.

Publicidad: uno de los elementos con mayor dificultad para la confeccin de un programa es la
publicidad y la venta de la misma. Si queremos obtener beneficio de un programa, es necesario que la
informacin general y la publicidad estn en la relacin 50/50%.
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Folletos
Los folletos son elementos de difusin de publicidad que pueden servir de complemento a un programa o a
sustituirlo como tal. Por ende, su contenido debe ser elemental y sencillo.
El folleto tiene un objetivo muy claro, que es la compra por impulso. Para ellos debe tener dos elementos
que lleguen a sus receptores y si stos fallan, habremos fracasado con l: es interesante? es posible? La
respuesta ser afirmativa si cuenta con el respaldo de: la competicin, quin la organiza, quin va a asistir y
el precio.
Si contemplamos programas y folletos que anuncian alguna competicin deportiva, nos daremos cuenta de
que algunas informaciones estn incluidas en los tipos de difusin. La informacin coincidente es la ms
importante y los organizadores no desean que falta en ningn medio que anuncie la competicin.
En muchos casos, lleva consigo la invitacin general, con un impreso de inscripcin para completar y enviar
a la direccin de la organizacin
El diseo de un folleto tiene ms elementos de juicio que un programa. La atraccin del mismo no estar
slo en el contenido sino en la presentacin. Por eso, podemos ver los folletos con formas muy variadas de
doblado y empaque.
Los elementos del mismo son:

Portada: est compuesta de los cuatro detalles bsicos que son el nombre o denominacin de la
competicin, ciudad sede de la celebracin, fechas y sponsor principal.

Contenido interno: depender de la composicin de un programa paralelo. El Reglamento de la Prueba
no figurar si ya est en el programa.
El calendario y horarios de las pruebas son un dato fundamental. En algunas ocasiones, se acompaan
tablas de tiempos de paso para aquellas pruebas que se desarrollen en forma de carreras con paso por
puntos concretos de cronometraje.
El detalle de las inscripciones, cmo hacerlas y dnde.
El precio de la inscripcin.
Los premios en dinero, los trofeos y medallas.
Si la prueba o competicin tiene ya confirmados participantes, figurarn stos con datos de los rankings
individuales o por equipos.
Pueden tambin hacerse constar los campeones de las ediciones anteriores si es una competicin que
se realiza peridicamente.

Datos complementarios: el organizador considera dato de inters para los receptores del folleto algn
detalle que pueden agradecer, como ser:
Recomendaciones deportivas redactadas por un tcnico
Recomendaciones mdicas redactadas por un especialista
Datos de alojamientos, precios, etc.

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Obsequios y artculos para venta: merchandising
Podramos denominar obsequios a todos los objetos que se regalan como artculos promocionales de la
competicin a determinadas personas.
Algunos de estos objetos pueden ser vendidos en puestos especiales dedicados a ello por la organizacin
en los lugares de trnsito para el pblico asistente.
Podemos citar mltiples objetos tpicos en todo tipo de competiciones y otros que pueden salir de la
imaginacin de los responsables de la promocin.
La promocin por estos medios es de gran tradicin en este tipo de actividades y debemos gestionar que el
coste de todos estos objetos sea pequeo o nulo para la organizacin. Podemos conseguir que sean
producidos por los sponsor o que abonen los gastos de realizacin de los mismos.
La seleccin de los objetos estar en relacin con la tipologa del pblico asistente.
Los objetos ms tpicos son: camisetas, gorras o caps, adhesivos, insignias, corbatas, pauelos, llaveros,
cermicas, placas, bolsos y carteras, bufandas, calendarios, platos, fotografas, relojes, paraguas, pelotas,
linternas, abrebotellas, encendedores, barajas, puzzles, etc.

Trofeos, copas y premios
El trofeo forma parte de la personalidad de la competicin. En algunos casos, como torneos de ftbol
veraniegos, hasta se coloca la denominacin Trofeo X Copa Xx donde el premio tiene forma y diseo
propio. Adems de todo esto, pueden tener un gran valor econmico.
Cuando el torneo no es tradicional, el diseo del trofeo es un complemento de los correspondientes a los
elementos de imagen (carteles, mascotas, folletos, etc.)
Cada vez son ms variados los trofeos y materiales que los componen. Antiguamente tenan forma de copa
en acero inoxidable, alpaca, etc., y los de ms valor en plata y oro. En la actualidad se observan formas muy
variadas en los materiales ya citados, junto con otros, como pueden ser el vidrio, cermica, esmalte, madera,
hierro, etc.
La importancia del trofeo se significa en un acto protocolario de la entrega del mismo, al final de la
competicin.
El trofeo puede ser regalado por el sponsor oficial, con la condicin de que lo entregue un delegado del
mismo. En otras ocasiones, son los organismos oficiales los que figuran como partcipes de este acto o
cambio de la donacin de los mismos.
En cualquier caso, los trofeos no deben ser un gasto econmico para la organizacin.
Los premios son algo diferente. Un trofeo se puede considerar como premio, pero cuando decimos premios,
queremos citar otros elementos que se regalan en especie o dinero. Algunas veces son el complemento del
trofeo.
Si hemos decidido dar premios en metlico, se ha de hacer constar en los programas y en los folletos el
monto para cada puesto de clasificacin.
Un premio o varios en dinero puede ser el aliciente a la asistencia de los participantes potenciales. En
algunos casos, los participantes estn de acuerdo en no percibir ningn dinero por su concurso, a cambio de
que exista un premio atractivo para ellos.
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MODELOS Y EJEMPLOS DE FOLLETOS

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CATALOGO DE CUENTAS PARA ELABORARA UN PRESUPUESTO

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MODELOS DE CARTAS

MEDIOS DE COMUNICACION

Modelo de carta para invitar a los medios de comunicacin

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Tambin se puede incluir en el texto de la carta anterior:

Quienes participarn en el evento: los socios de la agrupacin o directivos de la empresa;
investigadores, profesores y acadmicos de las universidades e instituciones de enseanza superior,
funcionarios, empresarios y ejecutivos del sector pblico y privado; directivos de cmaras y asociaciones
y personas interesadas en la materia.
Tambin se debe mencionar: la asistencia aproximada que se tendr, la procedencia de la gente y el
programa del evento que incluya ponentes magistrales.
Tambin se puede solicitar algn tipo de apoyo: por ejemplo, solicitamos su apoyo para la difusin de
nuestro evento en tiempos oficiales en la radio y la televisin nacional. Por lo anterior nos permitimos en
la radio y la televisin nacional. Por lo anterior nos permitimos solicitar de ustedes una entrevista para
difundir este evento de carcter (nacional o internacional) en su programa. Atentamente (El presidente o
titular del organismo o agrupacin)

PONENTES MAGISTRALES

En el caso de los ponentes magistrales y los de mesa de trabajo se puede incluir un prrafo con el siguiente
texto:

La participacin de directores, investigadores y profesionales de universidades, instituciones y
empresas como ponentes magistrales y de mesas de trabajo, enriquecern el evento, que pretende como
objetivo, discernir sobre los problemas ms importantes del pas, para presentar alternativas de solucin a la
necesidad de (tema del evento) en los sectores pblico, privado y social.

Por su trayectoria profesional y su destacada labor en beneficio de la nacin y con el propsito de
contar con su reconocida opinin sobre el tema:

Tema a desarrollar por el ponente

Nos permitimos invitarlo como ponente magistral, ya que sin duda sus comentarios sern un aporte
valioso, que enriquecern los trabajos y conclusiones que se deriven de este evento de participacin
nacional e internacional.

PONENTES DE MESA


Anotar el tema a desarrollar por el ponente

El ................................. tiene el honor de invitarlo a participar en calidad de ponente de mesa, ya
que sin duda su participacin en el tema ser un aporte valioso, que enriquecer los trabajos y conclusiones
que se deriven de este evento de participacin nacional.

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Otra opcin podra ser:


Anotar el tema a desarrollar por el ponente

Nos permitimos invitarlo como ponente de mesa, ya que sin duda sus comentarios sern un aporte
valioso, que enriquecern los trabajos y conclusiones que se deriven de este evento de participacin
nacional.

PRESIDIUM

En este modelo se puede incluir:

contar con su reconocida presencia, nos es grato hacerle una cordial invitacin para que nos distinga con su
asistencia a la ceremonia de inauguracin y clausura, como invitado de honor a presidium, los das (............)
a las (..........) horas.

PARTICIPANTES

Ejemplo de una carta a socios de una agrupacin:

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INVITADOS ESPECIALES

Un ejemplo de una carta para una alta personalidad es

CARTA DE AGRADECIMIENTO

Tambin se mandan cartas de agradecimiento por la asistencia al evento a los participantes, ponentes
magistrales y de mesa de trabajo y todo tipo de invitados.
Ejemplos de algunos de los prrafos que se utilizan con ms frecuencia en este tipo de cartas son:

Su valiosa presencia contribuy a dar relevancia a este trascendental evento. Le ruego aceptar un
testimonio de agradecimiento y admiracin.
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INVITACION PARA FERIAS Y/O EXPOSICIONES

Un ejemplo es:

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MODELOS DE PROGRAMAS DE ACTIVIDADES

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MODELO DE AGENDA DE ACTIVIDADES

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MODELO NOTA DE PRENSA

Congreso Mundial de Dermatologa en Buenos Aires
Las tcnicas quirrgicas y las novedades estticas sern los ejes de este encuentro internacional que se
desarrollar del 1 al 5 de octubre y del cual se espera que participen aproximadamente 14 mil especialistas
de todo el mundo.
Con el auspicio de la Liga Internacional de Sociedades Dermatolgicas y contando con la
presencia de 14 mil especialistas, entre el 30 de septiembre y el 5 de octubre, se llevar a cabo en
Buenos Aires el 21 Congreso Mundial de Dermatologa.
Este evento cientfico, que se realiza cada cinco aos y cuya ltima sede fue Pars, Francia, en
2002, es el ms importante para la especialidad, dado que el programa incluye los ms diversos
temas, entre los que se destacan la biologa molecular, las defensas cutneas innatas y
adquiridas, la psoriasis, los cambios climticos como amenaza, la lepra, la fotoproteccin, las
posibilidades de aplicacin de la toxina botulnica, las vacunas HPV preventivas y la
fotoproteccin.
"El congreso tiene una gran importancia cientfica pero tambin poltica para el pas, porque es la
primera vez que un encuentro de semejante envergadura se realiza fuera de la rbita de los pases
desarrollados. El hecho de que la eleccin de la sede se haya dado por votacin de todas las
sociedades de dermatologa involucradas en la reunin, as como tambin la amplitud del
programa, y la llegada de casi 23 mil personas entre profesionales, acompaantes y
organizadores, no slo genera que ste sea el congreso ms grande de la historia de nuestro pas,
sino que adems provoca genera un importantsimo movimiento econmico relacionado con el
turismo", destac, en dilogo con Pro-Salud News, el doctor Ricardo Galimberti, presidente del 21
Congreso Mundial de Dermatologa y lder del comit organizador, tambin integrado por los
doctores Carlos Gatti (director del Comit Latinoamericano), Fernando Stengel (director del Comit
Cientfico) y Adrin Pierini, Secretario General.
Al ser consultado acerca de la importancia de la reunin y sus alcances, el doctor Adrin Pierini,
tambin integrante del servicio de Dermatologa del Hospital de Pediatra Prof. Dr. Juan P.
Garrahan, expres: "Para evaluar la relevancia del congreso, hay que considerar el contenido del
programa que, bajo el lema 'Dermatologa global para un mundo globalizado', fue especialmente
elaborado con el objetivo de representar en l todas las necesidades de las diferentes poblaciones
del mundo. Adems, no slo se pens en las enfermedades de la piel ms frecuentes como por
ejemplo psoriasis o excema, sino que adems se contempl el abanico de temas cosmtico-
estticos, tan en boga por estos das".
Asimismo, el especialista seal que "por tratarse del primer congreso mundial de dermatologa
que se realiza en la Argentina y en Sudamrica, representa un importante reconocimiento a la
capacidad cientfica y organizativa".
"La participacin de dermatlogos de todo el mundo, aun los procedentes de aquellos pases
todava no son miembros de la ILDS, ha sido nuestra preocupacin, y creemos haberla cumplido
adecuadamente. Esto tambin es Dermatologa Global. Como reflejo de esa necesidad, el temario
incluye toda la gama de enfermedades regionales como la lepra o las micosis profundas muy
frecuentes en nuestro pas y en Brasil, por ejemplo; pero tambin la esttica y la biologa
molecular", consign el doctor Galimberti, quien tambin se desempea como jefe del Servicio de
Dermatologa del Hospital Italiano de Buenos Aires (HIBA).

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Teniendo en cuenta la coyuntura global actual, los especialistas locales y extranjeros abordarn un
tema central: la problemtica del cambio climtico y el agujero de ozono, y las repercusiones que
estos factores generan en la salud de la piel.
En este sentido, se har hincapi en la educacin como elemento para la prevencin destacando
como el aspecto mas positivo que los resultados obtenidos en las discusiones y disertaciones
"podrn volcarse fcilmente al consultorio para ser puestos a disposicin de todos los pacientes".
La prevencin, entonces, ser uno de los ejes centrales, remarcando la importancia de evitar la
aparicin de las lesiones, inclusive cuando existen novedosas tcnicas curativas que evolucionan
da a da.
"Sin embargo, estamos abiertos a las ltimas novedades en tratamiento. Una de ellas son las
terapias biolgicas que tienen entre tres y cuatro aos de antigedad, razn por la cual en el
congreso anterior que se hizo hace cinco, no fueron abordadas. Se trata del perfeccionamiento de
mtodos anteriores que se utilizan para tratar la psoriasis, entre otras enfermedades de la piel",
indic el doctor Pierini.
Finalmente, cabe destacar que gracias a la eleccin de un lugar que permite un notable despliegue
(el predio La Rural en Palermo, Buenos Aires), todos los trabajos cientficos y posters presentados
por los especialistas sern expuestos durante los cinco das que durar el congreso.

Nota publicada el 7de Septiembre de 2007 en
http://www.semanaprofesional.com/?nota=8461

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MODELOS DE GACETILLAS
(Emitidas pre, durante y post evento)

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MODELO DE BOLETIN INFORMATIVO

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