Las 5 fases esenciales para la gestin de proyectos
El proceso para la gestin de proyectos que hoy proponemos es vlido para
cualquier tipo de empresa y proyecto, aunque es especialmente adecuado para los proyectos it o de ingeniera.
4-CONTROL El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisin y medicin del rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones correctivas, esto se hace mediante la comparacin entre la planificacin realizada y los valores incurridos. Las informaciones de control deben ser proporcionadas de manera oportuna y a tiempo, sin retrasos para tomar acciones correctivas antes de que sea tarde. Aqu debe haber un buen liderazgo y buena supervisin por parte del Gestor del proyecto, puede imprimir reportes revisar el progreso y aplicar mejoras. Monitorizacin del trabajo realizado analizando de cmo el proceso difiere de lo planificado e indicando las acciones correctoras necesarias. Incluye el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, para que realicen su trabajo de forma efectiva y a tiempo. Para esto podemos usar varios mtodos de control como son:
DIAGRAMA DE GANTT La herramienta bsica que se utiliza para realizar la planificacin del trabajo de un proyecto es el diagrama de Gantt. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas as como las dependencias entre unidades mnimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo). PERT La tcnica de revisin y evaluacin de programas o PERT es bsicamente un mtodo para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en funcin de talentos y recursos, e identificar el tiempo mnimo necesario para completar el proyecto total en funcin de los talentos y recursos. CADENA CRTICA La Gestin de Proyectos por Cadena Crtica (CCPM) es un mtodo que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide ms flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rpidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.
Control y control estadstico de proceso El control es el proceso que asegura que se satisfacen los objetivos, a travs de la informacin obtenida de la ejecucin del proceso. Esto significa que la informacin del proceso se compara con aquello que fue planificado y se toman decisiones segn los resultados. Diferentes tipos del sistema de control son el control preliminar, medidas que tratan de asegurar que la calidad de los materiales de entrada satisfacen las especificaciones requeridas; control concurrente, que involucran directamente a los gestores en la gestin del funcionamiento de un proceso dado; y control del feedback, lo cual implica el uso de objetivos y resultados para proporcionar las bases para el cambio, mejoras y acciones continuas. El control implica la eleccin de qu controlar, el desarrollo de caractersticas y tcnicas de medida, medicin, evaluacin y toma de las acciones necesarias como resultado. Control estadstico de procesos (SPC) El control estadstico de procesos (SPC) es la aplicacin de tcnicas estadsticas en un proceso para obtener datos estadsticos sobre ese proceso y aplicar tcnicas de control para gestionarlo. Esto implica la medicin de datos sobre la variacin del proceso. Las tcnicas estadsticas por s mismas no proporcionan la calidad del producto demandada por los clientes, pero proporcionan un medio metdico para asegurar que se cumplen las especificaciones de diseo. Los grficos de control estadstico son medios grficos de mostrar la variacin en el tiempo del proceso examinado. Proporcionan un medio por el cual los datos pasados pueden ser utilizados para proporcionar lmites -superior, central e inferior- del proceso examinado, en trminos de variacin. Los lmites podran ser diseados (tolerancias) o podran ser calculados a partir de los datos generados por el proceso. Una evaluacin del grfico puede indicar si la muestra es comn (no asignable aleatoriamente), o tiene una causa especial (asignable) la cual puede ser gestionada y minimizada. Los grficos de control se pueden dividir en dos tipos principales -de variables (objetivos) o de atributos (ms subjetivos). Cada uno puede ser aplicado en circunstancias diferentes dependiendo del tipo de la caracterstica de los datos a ser generados. Los grficos de sumas acumuladas son utilizados para detectar cambios o desviaciones en la media de la muestra del proceso. Estos se interpretan comparando los puntos trazados con los lmites definidos. La principal ventaja sobre los grficos de control de Shewhart es que grficos de sumas acumuladas consideran toda la informacin de las observaciones hasta el punto de evaluacin. El muestreo de aceptacin implica la evaluacin de una porcin de una agrupacin del producto para tomar una decisin sobre la aceptacin o rechazo de una asignacin del producto. La principal razn para desarrollar esta tcnica es la reduccin de costos, tiempo y la reduccin de la destruccin del producto. El rango de alternativas de muestreo vara desde no realizar muestreos hasta un examen al cien por cien. Los planes de aceptacin son diseados para reducir el riesgo del productor de aceptar un producto defectuoso y reducir el riesgo de un producto que es aceptado por un cliente. La gestin apropiada del plan de muestreo asegurar que se logra un balance eficaz entre esos dos criterios que entran en competencia. La capacidad del proceso es esencialmente la evaluacin de si un proceso genera productos consistentes con las especificaciones de diseo. Puede ser utilizado para proporcionar un refuerzo del estado actual de la ejecucin de un proceso, o puede ser usado para proporcionar una herramienta de planificacin para verificar las tolerancias conocidas contra el proceso examinado. El control de procesos significa la evaluacin de un proceso dado, determinar las causas de los problemas relacionados con la calidad que afectan a su control, y la erradicacin de estas. El control primario (llevar un proceso a un estado estable) y el control secundario (mejora del proceso) son tcnicas que son consistentes con la filosofa de la mejora de la calidad. La funcin de prdida de la calidad relaciona de una manera directa la economa con la variabilidad del proceso, donde cualquier desviacin del objetivo de diseo significa un desperdicio. Su principal desventaja es que puede provocar unos costos administrativos mayores que el beneficio percibido por el cliente al realizar una seleccin de objetivos ms rigurosa, lo cual puede impedir el uso de recursos en otras partes de la organizacin que podran ser utilizados para protegerse de mayores problemas relacionados con la calidad.
5-CIERRE. Es la culminacin del proyecto, todo proyecto tiene una existencia temporal, y finaliza cuando se cumple con lo establecido. Tambin es llamada fase de puesta en marcha del proyecto. Cierre es la etapa final de un proyecto en la que ste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, as como sus resultados, en consideracin al logro de los objetivos planteados. Se realizan las pruebas finales de correccin de la solucin y la verificacin. En esta fase se deber elaborar un documento de finalizacin donde se describir cmo se ha llevado cabo el proyecto, los problemas que se han detectado, la metodologa utilizada, la forma de organizacin, la experiencia ganada, y lo ms importante, las conclusiones a las que se llega una vez se ha finalizado el proyecto.
El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a travs de un checklist o lista de control. Las tareas clsicas a realizar dentro de esta fase son: Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto (stakeholders). Realizacin del backup del proyecto. Anlisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales. Actualizacin de la base de conocimiento con todo lo aprendido.