Una Poderosa Herramienta Grfica

para el Anlisis e Interpretacin de

los Procesos
ICAP
Proceso
Es un conjunto de actividades que interactan
sinrgicamente para obtener un resultado.
Caractersticas:
Toma una serie de insumos para transformarlos hasta
obtener un resultado.
Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa.
Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los
clientes.
Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas.
Debe ser medibles.
ICAP
Definicin Diagrama
Son la representacin grfica de los
procesos en un sistema.
Necesidades
Insumos
Informacin
Entrada
PROCESO
Salida
Producto
Servicio
Informacin
ICAP
Carateristicas Diagramas de Flujo
Permiten una representacin grfica de los procesos de
un sistema y sus interrelaciones.
Con el debido conocimiento son ms fciles de
interpretar para la ejecucin y la toma de decisiones.
Muestran el enfoque ms amplio posible de entradas,
procesos y salidas de un determinado sistema.
Definen de manera sistemtica el procedimiento con
las actividades en orden cronolgico que se deben
seguir para obtener un determinado producto
Tienen gran cantidad de usos.
ICAP
Para qu se usan?
Sirve para aclarar cmo funcionan las cosas y
cmo pueden mejorarse.
Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.
Facilita el conocimiento general del proceso.
Sirve para identificar los responsables del proceso.
Permite establecer reas importantes para la
observacin o recopilacin de datos.
Facilita la identificacin de reas a mejorar.
Facilita la generacin de hiptesis sobre las causas
de los problemas del proceso.

ICAP
Diagramas de Flujo de Proceso
Son vitales para el desarrollo de manuales.
Con el enfoque por niveles se permite un
detalle escalonado de los procesos.
En el diseo de estos es importante velar
por la simplicidad y el orden lgico.
Se pueden emplear para el diagnstico y el
rediseo.
ICAP
Tipos de diagramas de flujo
Flujogramas de primer nivel o de direccin
descendente.
Flujograma de segundo nivel o detallado.
Flujograma de ejecucin o matriz.
ICAP
Flujograma de primer nivel
Muestra los pasos principales de un proceso y
puede incluir tambin los resultados intermedios
de cada paso (el producto o servicio que se
produce) y los subpasos correspondientes.
Se usa para obtener un panorama bsico del
proceso e identificar los cambios que se producen
en el proceso.
La mayora de las veces pueden graficarse en 4 5
recuadros que representan los principales pasos o
actividades del proceso.


ICAP
Flujograma de primer nivel
PRESENTACIN
DE
SOLICITUD
VERIFICACIN
DE DATOS Y
ELABORACIN
DE BOLETA
EMISIN
DE
CERTIFICADO
ENTREGA DEL
CERTIFICADO
AL CLIENTE
ICAP
Flujograma de segundo nivel
Indica los pasos o actividades de un
proceso, incluye adems: puntos de
decisin, perodos de espera, insumos y
resultados.
Se utiliza para examinar reas del proceso
en forma detallada y para buscar problemas
o aspectos ineficientes.

ICAP
FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL

CLIENTE EN
VENTANILLA
ENVIO DE
FAX
PRESENTACION
DE SOLICITUD
VERIFICACION
DE DATOS
PREPARACION
DE BOLETA
CORRECCION
DE DATOS
ELABORACION
DE TARJETA
ALIMENTACION
DEL SISTEMA
VERIFICACION
EN PANTALA
EMISION DE
CERTIFICADO
FIRMA Y
AUTENTICACION
EMISION DE
TITULO DE
PROPIEDAD
ENTREGA AL
INTERESADO
CORRECTO
SI
NO
ICAP
Flujogramas de ejecucin o matriz
Representa en forma grfica el proceso en
trminos de quin se ocupa de realizar los pasos.
Tiene forma de matriz e ilustra los diversos
participantes y el flujo de pasos entre esos
participantes.
Es muy til para identificar quin proporciona los
insumos o servicios a quin, as como aquellas
reas en las que algunas personas pueden estar
ocupndose de las mismas tareas.

ICAP
Simbologa: Flujo de Procesos
(Segn la Normas Iso 10013:2000)
Proceso - Procedimiento- Actividad
Revisin de transaccin, documento o tarea
Decisin
Transporte
Demora
S
i
m
b
o
l
o
g

a
Almacenamiento transaccin o documento
Atencin al Pblico
Base de Datos
Documento
Diskette
ICAP
Partes importantes
Cod:
Cod: 1 de 2 Fecha: Mayo 2000
Cdigo Descripcin de la Actividad. AC Dir UI UG UT AR URN ULN Est GEMC Observaciones
CA - 01
Elaboracin del Plan para la deteccin de necesidades
de capacitacin en cada nivel de gestin.
Utilizando indicadores y
mecanismos definidos en la
Evaluacin del Desempeo.
CA - 02
Aprobacin de Plan para la deteccin de necesidades
de capacitacin.
Con los Plazos
correspondientes.
CA - 03
Comunicacin de Plan para la deteccin de
necesidades de capacitacin a cada nivel de gestin.
Mediante el mecanismo que la
Unidad de Informacin defina
como ms efectivo.
CA - 04
Detectar las necesidades de capacitacin del personal
en todos los niveles de gestin.
CA - 05
Emitir un informe de necesidades priorizadas con la
debida justificacin para cada una de ellas.
Dentro del plazo definido en el
Plan para la deteccin de
necesidades.
CA - 06
Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y
justificadas.
La priorizacin debe tener como
base los objetivos de la DNYDI.
CA - 07
Comunicacin del consolidado de necesidades a la
Direccin y al Grupo Estrtgico de Mejora
Continua.(GEMC)
CA - 08 Evaluacin del presupuesto para capacitacin.
CA - 09
Elaboracin del Plan Semestral de Capacitacin y
comunicacin del mismo a nivel central.
Contenido: tipos de capacit.,
responsables y propuestas para el
seguim. y la evaluac.
CA - 10
Elaboracin de consolidado del Plan Semestral de
Capacitacin.
CA - 11 Aprobacin del Plan Consolidado de Capacitacin.
CA - 12 Comunicacin del Plan Semestral de Capacitacin.
A todos los niveles de gestin, por
medio del mecanismo ms
efectivo posible.
CA - 13 Implementacin del Plan Semestral de Capacitacin.
Involucra todos los niveles de
gestin.
CA - 14
Seguimiento y evaluacin de la efectividad de la
capacitacin.
CA - 15
Elaboracin de un informe de los resultados obtenidos
en el seguimiento y la evaluacin de la capacitacin.
Remitirlo a la Unidad de
Informacin.
CA - 16
Elaboracin de consolidado de resultados obtenidos en
el paso anterior.
Est: Establecimiento.
GEMC: Grupo Estratgico de Mejora Continua.
Elaborado por:
AR: Administracin Regional.
DRH - CA
NIVEL 3 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO DNYDI -DRH
UI: Unidad de Informacin.
Procedimiento: CAPACITACIN DEL
PERSONAL.
Tiemp
Aprox.
TOTAL:
RESPONSABLES
UG: Unidad de Gestin.
UT: Unidad Tcnica Especializada.
AC: Administracin Nivel Central.
URN: Unidad Regional de Nutricin.
ULN: Unidad Local de Nutricin. 1 de 2
Dir: Direccin de Nutricin y Desarrollo Infantil.
NO
S
NO
S
CA- 09
CA- 01
Nivel de detalle
Ttulo
Descripcin del Proceso
ICAP
Etapas de desarrollo
Defina el proceso a levantar.
Haga una lista en orden cronolgico de
diferentes actividades y sus responsables.
Sintetice las actividades en forma clara y
concisa.
Incluya las observaciones.
Aplique la simbologa definida
Utilice el formato preestablecido.

ICAP
Simbologa Utilizada
A continuacin se detallan los smbolos a utilizar y una lista de trminos
comunes para cada una de ellas.

Actividad descrita: Operacin, actividad o tarea

Smbolo empleado:




Trminos comunes: Abrir expediente

Actualizar archivo, formulario
Anexar
Anotar
Aprobar
Asignar
Brindar
Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc.
Clasificar
Cobrar
Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento)
Consultar
Depositar
Desglosar
Designar
Distribuir
Divulgar
ICAP
Actividad descrita: Revisin

Smbolo empleado:



Trminos comunes:

Analizar
Chequear
Corroborar
Evaluar
Revisar
Verificar


Actividad descrita: Transporte

Smbolo empleado:



Trminos comunes:

Enviar
Llevar
Remitir
Transportar
Trasladar
ICAP
Actividad descrita: Decisin

Smbolo empleado:







Trminos comunes:

El documento cumple con los requisitos?
El documento a sido aprobado?

Actividad descrita: Almacenamiento

Smbolo empleado:



Trminos comunes:

Almacenar
Archivar
Colocar (se debe definir si existe almacenamiento)
ICAP
Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atencin al
pblico

Smbolo empleado:




Trminos comunes:


Brindar (al cliente)
Entregar (al cliente)
Informar (al cliente)
Presentar solicitud o formulario
Recibir (del cliente)
Solicitar (al cliente)
Avisar (al cliente)



Actividad descrita: Generacin de documento (escrito)

Smbolo empleado:


Trminos comunes:

Llenar formulario
Elaborar reporte (escrito)
Confeccionar (nota, reporte, etc.)
Redactar
ICAP
Actividad descrita: Demora

Smbolo empleado:






Trminos comunes:

Esperar (notificacin, documento, reporte, etc.)



Actividad descrita: Informacin en Base de Datos (informatizada)


Smbolo empleado:



Trminos comunes:

Introducir (datos, informacin) en base de datos
Actualizar base de datos

ICAP
Actividad descrita: Informacin en sistema de informacin

Smbolo empleado:



Trminos comunes:

Introducir (datos, informacin) al sistema
Digitar (en el sistema)
Registrar (en el sistema)
Actualizar sistema



Conectores








FIN

A
Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite ms de una pgina para ser levantado. Se coloca
despus de la ltima actividad diagramada en una pgina y al principio de la siguiente, para denotar
continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.
A
Se utiliza para identificar el ltimo paso de un procedimiento. Se coloca despus (abajo) de la ltima
actividad diagramada.