El Departamento de Costos y Almacen

El Departamento de Costo y Almacen

MISION.
Controlar, y supervisar que se cumplan de una manera eficaz y eficiente las normativas
de ingresos y egresos de insumos para lograr obtener los estndares de operacin.
VISIN.
Dar informacin oportuna y lograr ser un eje fundamental para la toma de decisiones
y el mejor control de los resultados del hotel
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de dotar a la Red de Hoteles
Venetur S.A, de una herramienta que permita el control eficaz de todas las reas del
hotel, para obtener menores egresos y mayores beneficios econmicos atendiendo las
normas polticas y procedimientos establecidos en este manual.
DEPARTAMENTO DE COSTOS
La Contralora de Costos es la unidad administrativa que se Encarga del control de un
grupo de subsistemas operativos del hotel que se encuentran en constante
coordinacin. Estos subsistemas son:
Control de compras
Control de recepcin de mercanca
Control de almacenamiento y despacho de mercanca.
Control de produccin.
Control de facturacin de alimentos y bebidas.
FUNCIONES
El contralor de costos es la persona encargada de llevar a cabo los controles de costos
establecidos en el rea de produccin.
Planifica los inventarios fsicos.
Toma fsica de inventarios.
Elabora los asientos contables de costos.
Control de las compras
Control de la recepcin de mercancas.
Control de almacenamiento y despacho mtodos de inventarios.
Control de produccin
Valoracin de recetas y pruebas de rendimiento (porcinamente) Peridicamente y
cuando cambien proveedores.
Informacin de gastos peridicos de los diferentes departamentos.
Costos diarios.
Elaboracin de costos de habitaciones.
Verificar y controlar comparativos de precios fluctuaciones.
Elaborar costos por puntos de venta
Control de la facturacin y venta de alimentos y bebidas.
Control de comandas.
Control de cheques de funcionarios.
Potenciales de bebidas. (Tragos y Cocteles).
Supervisin del mantenimiento de la consistencia en cantidad y calidad para la
preparacin de las recetas.
Elaborar y costear los banquetes antes y despus de los eventos.
Analiza los inventarios de productos de baja rotacin.
Supervisar y evaluar los mnimos y mximos de los productos de los diferentes
almacenes.
Supervisin directa de los almacenes, receptor de mercanca, centros de produccin de
Alimentos y Bebidas y en los puntos de venta.
Tomas de inventarios selectivos tanto en el almacn como en los puntos de venta.
Supervisin de las cavas.
Controlar Par stock de los bares.
Hacer la reconciliacin de costos e informes y debe entregarse los primeros das del
mes.
IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE COSTOS:
Su gran importancia se debe a la necesidad de controlar y registrar correctamente las
entradas y las salidas de los gneros utilizados en el servicio y otros suministros;
tambin por la necesidad de procesar la informacin que emiten los departamentos
involucrados en la operacin para obtener en el procesamiento de dicha informacin,
datos que permitan una visin general sobre los beneficios del hotel.
UBICACIN
El departamento de control de costos forma parte de la direccin de administracin.
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COMPRAS.
En el almacn se genera una solicitud de compras, basndose en sus mximos y
mnimos y en los das establecidos. La misma se enva al departamento de costos para
que verifique y le d el visto bueno. Luego va al comit de compras. Y elaboran orden
de compras segn procedimiento.
Lista de mercado de frutas y verduras y carnes, pescados, mariscos, charcutera y
lcteos se le facilita la existencia al chef y en conjunto con el almacenista solicitan las
cantidades necesarias igualmente pasa por el departamento de costos y luego al comit
de compras para su aprobacin.
RECEPTORIA DE MERCANCIA
El departamento de compras entrega la orden de compra previamente autorizada, al
receptor de mercanca.
Verifica los datos de la factura que cumpla con los requisitos legales y los clculos estn
bien realizados.
Cotejar la factura contra la orden de compra en relacin a precio, cantidad y
presentacin.
Inspeccionar la mercanca en cuanto a la cantidad, calidad y condiciones de los
artculos recibidos.
Revisar que la bsculas funcionen con exactitud.
Utiliza la tarjeta de meat tag en la recepcin de carnes, pollo, pescados, mariscos.
En la recepcin de mercanca debe estar presente El Receptor de Mercanca y el
representante del departamento que realizo la solicitud para dar conformidad al acto
de compra.
Dar entrada en el sistema a las compras y luego pasar diariamente el reporte al Jefe de
Costo para ser chequeadas y luego ser enviadas a cuentas por pagar con todos sus
soportes
ALMACN GENERAL.
Realiza las solicitudes de compras segn las necesidades.
Recibe con el receptor, las mercanca que van dirigidas al Almacn General.
Igualmente debe verificar las cantidades recibidas y la calidad del producto para luego
realizar el registro en bin card (Tarjeta Kardex).
Debe cumplir con el proceso de rotacin a todos los productos existentes en el almacn
utilizando los mtodos de inventario.
Controlar constantemente la calidad de almacenamiento y despachos de la mercanca.
Deben brindarle apoyo al Departamento de Costo en la toma fsica de inventario as
como en los cuadres de discrepancias.
CONTROL DE PRODUCCION
Supervisar directamente los centros de costos de produccin (Cocina, bares y otros).
Con visitas diarias a los mismos.
Realizar anlisis de rendimiento a los Alimentos perecederos.
Verificar que en la Cocinas se realicen las raciones de las carnes, pescados, legumbres,
hortalizas y frutas entre otros que van hacer destinados para la venta.
Efectuar revisiones en los Bares para verificar si se manejan las medidas, presentacin
y elaboracin de las bebidas con bases en recetas estndar.
Supervisar y conciliar los inventarios diarios de los Bares y realizar el anlisis de los
mismos.
Supervisar y conciliar los inventarios de alimento realizado por el departamento de
Cocina a diario.
FUNCIONES DERIVADAS DEL CONTROL DE LA FACTURACIN POR VENTAS
DE ALIMENTOS Y BEBIDAS.
Conformacin de las Comandas.
Comparacin de las Comandas contra Cheques de Consumo.
Confirmacin de que lo facturado sea lo mismo que lo comandado.
El Contralor de Costos debe llevar esos controles en forma natural y neutral; nunca
realizarlos en forma sensacional o con carcter de una misin de ejecucin.
PROCEDIMIENTO PARA CALCULAR PRECIO DE VENTA.
Luego de valorar las fichas tcnicas de costo le aplicaremos el porcentaje de costos que
se requiere para poder tomar en cuenta los gastos energticos y la materia prima de la
misma, esto est por estandarizarlo pendiente por definir.
Para el clculo del costo diario se basara en salidas del almacn, se tomara inventarios
para controlar la venta.