Uso Correcto de Word

Uso correcto de Word
Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior
Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos
!tedra" #n$orm!tica
Marzo de %&&'
Pro$( )os* +bdulio ,orrealba #ntegrantes-
.rana Sara- (#( /'(0%1(02%
Solrzano 3e4is- (#( /0(20%(%22
Mu5oz .nn6- (#( /7(2&1(%%&
Parra .nazaret8- (#( /0(10'(%17
8acin Rosana- (#( /7(9:'(:/&
.l$inger Miguel- (#( /'(&':('/0
,e;ada <annel- (#( /'(9:'(%%9
Sierra .nder- (#( /9(//%(2&9
San )uan de los Morros Edo( Guarico
0
=ndice

#ntroduccin 2
/>( Mi primer documento 3
%>( Elementos de ?ord 6
:>( Edicin b!sica 10
2>( Guardar 6 abrir documentos 20
1>( @ormatosA car!cter 6 p!rra$o 24
9>( +rtogra$Ba 6 gram!tica 33
0>( Cise5o de p!gina 41
'>( ,ablas 47
7>( Estilos 52
/&>( Plantillas 56
//>( #m!genes 6 gr!$icos 64
/%>( #mpresin 75
/:(>( P!ginas ?eb con ?ord 80
/2>( ombinar correspondencia 87
/1>( EsDuemas 100
/9>( Cocumentos maestros 110
/0>( ,ablas de contenidosA tablas de ilustracionesA Bndices 117
/'>( MarcadoresA re$erencias cruzadas 6 notas al pie( 127
/7>( ompartir documentos( 134
20-. Organigramas y diagramas( 147
%/>( Macros( 154
%%>( Seguridad( 161
onclusin 165
Bibliogra$Ba 166
1
2
#ntroduccin
Cuando se esta estudiando o laborando en lugares donde el uso y presentacin
de documentos es el pan de cada da, es frecuente el uso de herramientas que
faciliten y mejoren el desempeo dentro de las asignaturas y frente a las personas
que esperan un documento presentable, es por esto que el conocimiento de todas
las herramientas a la disposicin del estudiante es importante. No solo porque
facilita el trabajo sino tambin porque es la mejor manera de presentacin a la
hora de entregar cualquier documento. !s por esto que dentro de estas
herramientas se han diseado sistemas capaces de hacer del trabajo, documentos
simples" y que su creacin sea igual de simple, mejorando as la calidad de
presentacin. !sta manera de ampliar el diseo de los documentos permite al
estudiante y a la poblacin que lo amerite jugar con un sin fin de herramientas que
le abrir#n paso no solo al aprendi$aje sino tambin a un mundo lleno de
gratificaciones y simplicidades en lo que a la inform#tica se refiere.
%& que es la inform#tica para el hombre sino eso' Una manera (til de simplificar
las cosas y hacer de lo tedioso y hasta cotidiano, algo que sea difcil solo en el
pensamiento de los que no han tenido el deseo de interesarse por esta nue)a era
de la electrnica.
*os a)ances tecnolgicos dan cabida a que cosas tan difciles y+o tediosas como
crear documentos de la nada sea posible y no solo eso tambin permite lo que
durante mucho tiempo se crea un pecado capital, en lo que a creacin de
documentos se refiere, cometer errores. ,acilitando la correccin y lo m#s
importante, no dejar huellas de que tal cosa ocurri.
3
/>( Mi primer documento
Arrancar Word
*o primero que hay que hacer para trabajar con ?ord%&&: es, ob)iamente,
arrancar el programa. -odemos hacerlo de )arias formas.
.esde el botn /nicio , situado, normalmente, en la esquina inferior
i$quierda de la pantalla.
.esde el icono de Word que puede estar situado en el escritorio, en la barra
de tareas, en la barra de 0ffice o en el men( /nicio.
1rranque autom#tico al iniciar Windo2s.
.esde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del !3plorador
de Windo2s.
-ara cerrar Word hacer clic en el botn cerrar o mediante la combinacin de
teclas .3,E@2.
El primer texto
1l arrancar Word aparece una pantalla inicial. !n la parte superior est#, la
barra del tBtulo, en la que aparece el nombre del documento sobre el que
estamos trabajando. Cuando arrancamos Word sin abrir ning(n documento, por
defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial
Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
1l escribir un te3to hay que teclearlo sin pulsar la tecla #N,R+" cuando
llegues al final de la lnea, obser)ar#s cmo salta autom#ticamente de lnea. 4*a
tecla /N560 tambin se llama !N5!6 o retorno de carro7.
4
0bser)ar#s que hay una pequea barra )ertical parpadeante que )a
a)an$ando seg(n )as escribiendo, se llama punto de insercin, y nos sir)e para
saber dnde se )a a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el
punto de insercin con el puntero del ratn que tiene una forma cuando est#
dentro del #rea de te3to y otra cuando est# encima de los men(s. 5ambin puedes
)er una raya hori$ontal que indica dnde acaba el documento.
Cuando mue)es el ratn, lo que est#s mo)iendo es el puntero" cuando pulsas
las teclas de direccin, mue)es el punto de insercin. Cuando cometas un error, y
te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una
posicin borrando la (ltima letra tecleada. 4*a tecla Retroceso aparece como una
flecha grande hacia la i$quierda7.
Cuando te das cuenta del error despus de haber escrito unas cuantas letras
m#s, debes pulsar la tecla con la flecha pequea hacia la i$quierda, que no borra
las letras, slo mue)e el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra
el error" entonces pulsa Retroceso para borrar el error.
-or (ltimo, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos
de donde est# el error, mue)e el ratn hasta colocar el puntero detr#s del error y
pulsa el botn i$quierdo del ratn" )er#s cmo el punto de insercin se despla$a
justo a esa posicin y entonces ya puedes pulsar Retroceso.
*a tecla suprimir 4Supr7 tambin borra una letra, pero la que queda a la
derecha del punto de insercin.
Guardar un documento
*o que se escribe se )a almacenado en la memoria de tu ordenador" si
apagases el ordenador, se perdera y no lo podras recuperar. Con el comando
5
Guardar quedar# grabado en el disco duro del ordenador 4o en un disquete7 de
forma permanente.
-ulsa en el icono Guardar y aparecer# una )entana. -ara guardar un
documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de
documento que est#s guardando y la carpeta que contendr# tu documento. !l
nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo.
!l tipo del documento se lo decimos en el campo Guardar como tipo" para los
documentos Word ser# Documento de Word, que ya )iene escrito.
*os documentos dentro del disco duro est#n organi$ados en carpetas. *a
carpeta se indica en el campo Guardar en" la carpeta en la que se guardan los
documentos de Word, por defecto, es Mis documentos, que ser# la que debe
aparecer en la )entana de tu ordenador. 8i no fuese as, ha$ clic en el icono 9 Mis
documentos9 que hay en la parte i$quierda de la )entana.
:a$ clic en el botn Guardar y obser)a cmo cambia la barra de ttulo.
Cerrar documento .espus de guardar un documento, ste contin(a en
nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con l. Una )e$ que hemos acabado
de trabajar con un documento debemos cerrarlo" al cerrarlo no lo borramos del
disco, simplemente dejamos de utili$arlo y liberamos la memoria que estaba
utili$ando.
-ara cerrar un documento hacer clic en el men( .rc8ivo, y luego hacer clic en
errar. 48i hemos hecho alguna modificacin en el documento desde la (ltima )e$
que lo guardamos, nos preguntar# si queremos guardar los cambios" contestar
que S7. 1l cerrar el documento )eremos cmo ste desaparece de la pantalla.
1l cerrar Word tambin se cierran los documentos que tengamos abiertos.
6
Abrir un documento
-ara utili$ar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de abrirlo.
-ara ello hacer clic en el icono .brir, y aparecer# una )entana.
-ara abrir un documento de los que se muestran en la )entana basta
seleccionarlo 8aciendo clic sobre *l 4)eremos como su nombre cambia de color7
y luego pulsar en el botn .brir. 0tra forma m#s r#pida de abrir el documento es
haciendo doble clic sobre l. /nmediatamente el documento aparecer# en nuestra
pantalla.
!n esta )entana se )en todos los documentos que est#n dentro de la carpeta
que aparece en el campo Buscar en: .entro de una carpeta hay documentos pero
tambin puede haber otras carpetas, las carpetas se reconocen porque tienen
delante un icono amarillo.
errar Word
Una )e$ hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic
en el icono cerrar de la esquina superior derecha de la pantalla o en el men(
.rc8ivo elegir Salir.
%>( Elementos de ?ord
Elementos de la pantalla inicial
3a barra de menFs. .esde los men(s de esta barra se pueden ejecutar todos
los comandos de Word. !n Word la barra de men(s tiene un comportamiento
9inteligente9, que consiste, b#sicamente, en mostrar slo los comandos m#s
importantes y los que el usuario )a utili$ando
7
3a barra de 8erramientas est!ndar contiene iconos para ejecutar de forma
inmediata algunos de los comandos m#s habituales, como Guardar, Copiar,
Pegar, etc.
3a barra de $ormato contiene las operaciones m#s comunes sobre formatos,
como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
!n Word ;<<= estas dos barras solo ocupan una lnea, no como en anteriores
)ersiones de Word donde ocupaban dos lneas. No obstante, esto y muchas otras
cosas m#s se pueden cambiar para dejarlas como m#s nos guste.
Personalizar. -odemos decidir qu iconos deben aparecer y cuales no en
cada barra, es lo que se suele llamar 9personali$ar9.
Panel de tareas( !ste elemento no e3ista en la )ersin anterior de Word. !l
panel de tareas es sensible al conte3to, esto quiere decir que mostrar#
informacin diferente seg(n lo que estemos haciendo en el momento de abrirlo.
-or ejemplo, si acabamos de abrir un documento nue)o, el panel de tareas que
aparece es 9Nue)o documento9 que nos ofrece los comandos m#s (tiles para esa
situacin> nos muestra los documentos recientemente abiertos" nos permite crear
un nue)o documento a partir de una plantilla, etc.
8i estamos insertando una imagen, el panel de tareas ser# diferente y nos
mostrar# las opciones m#s usuales en el trabajo con im#genes.
!n la primera lnea del panel de tareas aparece el ttulo del panel.
Ayuda de Word
-ara acti)ar la Auda de Word podemos hacer clic en el interrogante de la
barra de men(s. ?eremos un men( en el que podemos elegir entre )arias formas
de obtener ayuda>
8
Con respecto a otras )ersiones anteriores a Word ;<<=, sta ha modificado el
acceso a la ayuda, orient#ndola m#s a la a6uda online.
@en( de .6uda de Microso$t ?ord. 5ambin se accede al pulsar @/( 8e nos
mostrar# una barra en el lateral derecho de la pantalla en la que )eremos estas
opciones>
A. Buscar. -odemos introducir el te3to a buscar y pulsar #ntro o hacer clic
sobre la flecha )erde. & nos mostrar# una lista con los temas
relacionados con el te3to introducido.
;. !a"#a de contenido. Nos muestra una tabla de contenidos para )er los
temas de ayuda. :aciendo clic en el smbolo B que aparece delante de
cada tema podemos )er los puntos de que consta ese tema. 1l hacer clic
en un punto, se nos muestra la e3plicacin en una pantalla aparte.
=. Conectar con Microsoft $ffice $n#ine. 8i estamos conectados a /nternet
nos abre el na)egador que tengamos instalado y accede a la ayuda de
@icrosoft 0ffice.
C. $"tener #a informaci%n m&s reciente so"re c%mo uti#i'ar Word. Nos abre
el na)egador de /nternet con la p#gina de @icrosoft 0ffice con
informacin actuali$ada sobre Word ;<<=.
D. Actua#i'ar esta #ista autom&ticamente desde (e". 1bre una nue)a
)entana con ayuda sobre como hacer que la lista de ayuda se actualice
autom#ticamente.
E. Asistencia. Nos abre el na)egador de /nternet con la p#gina de @icrosoft
0ffice en el apartado de asistencia.
F. )ormaci%n. Nos abre el na)egador de /nternet con la p#gina de @icrosoft
0ffice en el apartado de formacin.
9
G. Comunidades. Nos abre el na)egador de /nternet con la p#gina de
@icrosoft 0ffice en el apartado de grupos de discusin.
H. Descargas. Nos abre el na)egador de /nternet con la p#gina de @icrosoft
0ffice en el apartado de descargas, donde podemos descargarnos las
actuali$aciones entre otras cosas.
1dem#s en esta )ersin al pulsar sobre ,A o acceder al men( ' y pulsar sobre
1yuda de @icrosoft 0ffice Word nos aparece la barra de ayuda en la parte derecha
de la pantalla, donde podemos pulsar por ejemplo sobre 5abla de contenido e ir
accediendo por ni)eles hasta donde deseemos obtener informacin o utili$ar el
buscador introduciendo las palabras.
MostrarG+cultar el a6udante de +$$ice, es un gr#fico animado que nos ayuda
en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda. -or ejemplo
si )e que )amos a escribir una carta nos ofrecer# ayuda para ello.
5ambin podemos hacer preguntas en lenguaje natural y hacer clic en el botn
Buscar. !ntonces nos mostrar# los temas encontrados y al elegir uno de ellos
entraremos en la misma pantalla con tres fichas del punto anterior.
Microso$t +$$ice online. Nos conecta a la ayuda para 0ffice en /nternet.
Pngase en contacto con nosotros. Nos abre el na)egador de /nternet en la
seccin de contacto con @8 0ffice.
.ctivar producto. 1l adquirir Word disponemos de =< das para acti)ar el
producto, si no lo hacemos el programa se bloquear# y dejar# de funcionar
+pciones de comentarios del cliente(((. 1cti)a un programa de mejora de la
e3periencia del cliente para mejorar la calidad del soft2are. 6ecopila informacin
sobre el la configuracin de nuestro -C y la utili$acin por parte del cliente del
soft2are.
10
.cerca de Microso$t ?ord. 1qu se nos muestra informacin sobre Word,
como, por ejemplo, la )ersin del programa, el usuario autori$ado, el identificador
del producto, etc.
:>( Edicin b!sica
!espla"arse por un documento
Una de las )entajas que han aportado los procesadores de te3to es la facilidad
para modificar y corregir. !l primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar
donde )amos a efectuar la modificacin.
-or otra parte, cuando estamos )iendo un documento Word que no cabe en
una pantalla, necesitaremos mo)ernos por el documento para colocarnos en la
parte que nos interese.
Cesplazamientos cortos dentro de una misma pantalla(
Con e# rat%n* .espla$ar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer c#ic,
el punto de insercin se colocar# en ese lugar.
Con #as tec#as de direcci%n* *as teclas i$quierda+derecha despla$an el punto de
insercin una posicin a la i$quierda+derecha, y las teclas arriba+abajo despla$an
el punto de insercin una lnea arriba+abajo. *a tecla ,in nos lle)a al final de la
lnea y la tecla /nicio al principio de la lnea.
Com"inaci%n de tec#as*
Para desplazarse Presione las teclas
Una palabra a la i$quierda rtl E $lec8a izDuierda
Una palabra a la derecha rtl E $lec8a derec8a
11
Un p#rrafo arriba rtl E $lec8a arriba
Un p#rrafo abajo rtl E $lec8a aba;o
Cesplazamientos a lo largo de todo el documento-
!ec#as AvP&g ReP&g. !stas teclas a)an$an y retroceden una pantalla
completa. 0bser)a que no es lo mismo una pantalla que una p#gina. !l tamao de
la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la p#gina la definimos
nosotros.
Com"inaci%n de tec#as*
Para desplazarse Presione las teclas
Una p#gina adelante rtl E .vP!g(
Una p#gina atr#s rtl E ReP!g.
1l principio del documento rtl E #nicio
1l final del documento rtl E @in
Mediante #as Barras de desp#a'amiento* Permiten mo)ernos a lo largo y ancho
del documento de forma gr#fica. *a longitud de barra de despla$amiento )ertical
representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior
representa la posicin actual del punto de insercin. -odemos despla$arnos de las
siguientes formas>
I :aciendo clic en cualquier posicin por encima+debajo del cuadro nos
despla$aremos una pantalla hacia arriba+debajo del documento.
I 1rrastrando el cuadro nos despla$aremos proporcionalmente a la posicin
en la que lo mo)amos.
12
I @ediante las flechas. 8i hacemos clic en la fecha o tri#ngulo de la parte
superior+inferior nos despla$aremos una lnea hacia arriba+abajo. 8i
mantenemos pulsada la flecha nos despla$aremos lnea a lnea de forma
r#pida hasta que la soltemos.
I @ediante objetos de b(squeda. *as dobles flechas de la parte inferior de
la barra de despla$amiento nos permiten despla$arnos de acuerdo con el
objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la p#gina,
de forma que al hacer clic en la doble flecha superior+inferior nos
despla$aremos una p#gina arriba+abajo.
I :aciendo clic en el botn central del crculo podemos cambiar el objeto de
la p#gina por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios,
palabras, etc.
Mapa de# documento* !n el men( +er tenemos la opcin Mapa de# documento
que nos muestra una especie de ndice en la parte i$quierda de la p#gina.
:aciendo clic en las lneas de ese ndice nos despla$aremos a la parte del
documento que contiene dicha lnea.
,as "arras de desp#a'amiento -ori'onta#* -ermiten mo)ernos de forma similar
a como acabamos de )er con la barra )ertical pero en sentido hori$ontal.
Seleccionar
-ara reali$ar muchas operaciones 4copiar, cambiar el formato, etc.7,
pre)iamente hay que decirle a Word sobre qu parte de te3to tiene que actuar, en
esto consiste seleccionar. !l te3to seleccionado se identifica claramente porque
esta en )deo in)erso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. 8e
puede seleccionar con el ratn y con el teclado.
Rat%n* -ara seleccionar mediante ratn hay dos mtodos>
13
A. 1rrastrando. Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el
botn i$quierdo y, sin soltar el botn, mo)er el cursor hasta el final de la
seleccin. 0bser)aremos cmo lo seleccionado aparece en )deo
in)erso.
;. :aciendo c#ic y doble c#ic. Colocar el cursor en una palabra y hacer
do"#e c#ic, la palabra completa quedar# seleccionada. Colocar el cursor
justo al inicio de la lnea, )eremos que el cursor cambia de forma y se
con)ierte en una flecha, hacer c#ic y la lnea completa quedar#
seleccionada" si hacemos do"#e c#ic, el p#rrafo completo quedar#
seleccionado. -ara seleccionar un gr#fico o una imagen basta con hacer
clic encima, el gr#fico quedar# enmarcado por un recuadro negro.
!ec#ado*
Para seleccionar Presione las teclas
Un car#cter a la derecha Ma6Fs( E $lec8a derec8a
Un car#cter a la i$quierda Ma6Fs( E $lec8a izDuierda
-alabra a la derecha trl E Ma6Fs(E $lec8a derec8a
-alabra a la i$quierda trl E Ma6Fs(E $lec8a izDuierda
:asta el final de la lnea. Ma6Fs( E @in
:asta el principio de la lnea. Ma6Fs( E #nicio
Una lnea abajo Ma6Fs( E $lec8a aba;o
Una lnea arriba Ma6Fs( E $lec8a arriba
:asta el final del p#rrafo trl E Ma6Fs( E $lec8a aba;o
14
:asta el principio del p#rrafo trl E Ma6Fs( E $lec8a arriba
Una pantalla abajo Ma6Fs( E .vP!g
Una pantalla arriba Ma6Fs( E ReP!g
:asta el final del documento trl E E
Eliminar
-ara borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr, otra
forma de borrar sin seleccionar pre)iamente es utili$ando las teclas, como se
indica en la siguiente tabla>
Para borrar Presione las teclas
Un car#cter a la i$quierda Retroceso HBacISpaceJ
Una palabra a la i$quierda trl E Retroceso
Un car#cter a la derecha Supr
Una palabra a la derecha trl E Supr
,RU+> -ara borrar una palabra errnea basta con hacer doble clic sobre ella
para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta,
autom#ticamente se borrar# la palabra seleccionada y podremos seguir
escribiendo en su lugar la palabra correcta.
!eshacer y rehacer
1fortunadamente Word nos permite corregir los errores f#cilmente. 8i
acabamos de borrar un p#rrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el
15
p#rrafo que queramos borrar, no es necesario que nos lle)emos las manos a la
cabe$a lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea
y recuperar el p#rrafo.
Ces8acer acciones-
a. ,a /#tima acci%n rea#i'ada* -ara deshacer la ultima accin reali$ada,
pulsar el icono des-acer, de la barra de herramientas. 5ambin podemos
deshacer desde el men( EdicinA Ces8acer escritura. 0tra forma m#s
de deshacer es pulsar ,R3 E K(
". ,as /#timas acciones rea#i'adas* 8i hacemos c#ic en el tri#ngulo que hay
a la derecha del icono deshacer, aparecer# una lista con las (ltimas
acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos
deshacer )arias acciones a la )e$. -or ejemplo, al colocar el cursor en la
tercera lnea de la lista desharemos tres acciones. *a lista nos indica de
forma abre)iada cuales son las diferentes acciones que podemos
deshacer, por ejemplo, 0scritura 1, co#ocando e# 1 nos dice que podemos
deshacer la escritura de la frase que empie$a por 1,co#ocando e# 1*
Re8acer( Utili$ando el icono 6ehacer, de la misma forma, podemos rehacer las
acciones que acabamos de deshacer.
opiar# cortar y pegar.
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar"
mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar
para lle)arlo a otro lugar. 8e pueden utili$ar )arios mtodos.
Mediante e# rat%n #os iconos de# men/ de -erramientas: 8eleccionar el
elemento 4 car#cter, palabra, p#rrafo,..7 a copiar o cortar, hacer c#ic en el icono
16
copiar o cortar, colocar el cursor en el punto de destino y hacer c#ic en el icono
pegar.
Mediante men/: 8eleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al men( !dicin,
elegir la opcin copiar o cortar. Colocar el cursor en el punto de destino, y elegir
pegar del men( edicin.
Mediante rat%n: :ay )arios mtodos>
A7 2orma#. 8eleccionar con doble c#ic, presionar el botn derecho, elegir
copiar o cortar, en el men( conte3tual ir a la posicin donde )amos a copiar o
pegar, presionar botn derecho y elegir pegar.
3. R&pido* 8eleccionar con doble c#ic, presionar el botn derecho, cuando
apare$ca un pequeo cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posicin donde
)amos a copiar, soltar el botn y aparecer# un men(> elegir la opcin copiar a4u.
S%#o con e# tec#ado: -rimero, seleccionar el te3to> con @1& B flechas,
seleccionamos letras, 4con @1& B Ctrl B flechas, seleccionamos palabras7.
8egundo, copiar con Ctrl B C. & por (ltimo, ir a la posicin donde )amos a pegar,
pulsar Ctrl B ?.
Opciones de pegado
Cada )e$ que pegamos se copia el te3to tal y como lo copiamos, con el
formato que tena. -or ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y
tamao AG, al pegar se pegar# tambin en negrita y tamao AG. 8in embargo, en
ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonara en
el lugar donde lo )amos a copiar. -ara solucionar esto e3isten las 0pciones de
pegado.
Cada )e$ que pegamos aparece un pequeo icono -egar al lado de la palabra
que acabamos de pegar. 8i hacemos clic en ese icono se despliega una lista.
17
Conservar formato de origen* !s la opcin por defecto, pega tal y como se
copi.
5acer coincidir formato de destino* :ace que lo que se pega tome el formato
del lugar donde se pega. -or ejemplo, si estamos pegando en medio de un te3to
que esta en estilo cursi)a, lo que peguemos pasar# tambin a tener estilo cursi)a.
Conservar s%#o te6to* :ace que lo que se pega quede sin el formato original.
-or ejemplo, si lo que pegamos estaba en estilo negrita, quedar# pegado en estilo
normal.
Ap#icar esti#o o formato*** :ace que se abra el panel de 0sti#os formatos,
para que podamos aplicarle un estilo o formato a lo que acabamos de pegar.

$uscar
@ediante el comando Buscar podemos buscar te3to en el documento.
-odemos ejecutarlo desde el men( Edicin, Buscar o con la combinacin de
teclas trl E B. 8i antes de llamar a este comando, seleccionamos la palabra o
frase a buscar, esta aparecer# en el campo Buscar, si no lo hacemos tendremos
que teclearla. -ulsar el botn Buscar siguiente y cuando Word encuentre la
palabra, nos lle)ar# a esa posicin y la palabra encontrada se pondr# en )deo
in)erso. 8i queremos buscar otra ocurrencia de la palabra pulsar de nue)o el
botn Buscar siguiente.
Cuando Word llegue al final del documento aparecer# un mensaje indic#ndolo
y preguntado si queremos seguir buscando desde el principio del documento.
8i necesitamos refinar nuestra b(squeda tenemos m#s opciones disponibles
con el botn M&s.
$uscar y reempla"ar
18
8i queremos reempla$ar una palabra por otra tenemos el comando Juscar y
reempla$ar. -odemos ejecutarlo desde el men( !dicin, 6eempla$ar o con la
combinacin de teclas Ctrl B *.
IBuscar siguiente. Jusca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar.
IReemp#a'ar. 6eempla$a la palabra encontrada y busca la siguiente
ocurrencia.
IReemp#a'ar todas. 6eempla$a todas las ocurrencias que encuentre
autom#ticamente, sin preguntar cada )e$. 1l acabar nos informa del n(mero de
ocurrencias que ha reempla$ado.

!istintas %ormas de ver un documento
Con los "otones de presentaci%n en la esquina inferior i$quierda, o en el men(
?er, podemos )isuali$ar de distinta forma un mismo documento.
2orma#. !n esta )ista se pueden aplicar formatos y reali$ar la mayora de las
tareas habituales. !s la )ista predeterminada. !n esta )ista no se )en los gr#ficos
ni los encabe$ados y pies de p#gina.
Dise7o We"* 8e utili$a para )er el aspecto de un documento Web tal y como si
se estu)iera )iendo en /nternet con un na)egador como !3plorer o Netscape.
Dise7o de impresi%n* !sta )ista permite )isuali$ar la p#gina tal y como se
imprimir#, con gr#ficos, im#genes, encabe$ados y pies de p#gina, etc.
Dise7o de #ectura* !n esta )ista desaparecen todas las barras, reglas, etc. y el
documento se )isuali$a en dos p#ginas por pantalla en forma de libro. 1dem#s de
esto se modifican las barras de botones y se aade una para despla$arnos m#s
cmodamente por el documento.
19
0s4uema* !n esta )ista aparece un marco en la parte i$quierda del documento
que contiene un esquema del documento. :aciendo clic en los elementos del
esquema nos despla$amos a esa parte del documento. Con esta )ista se puede
trabajar y e3aminar la estructura del documento. 8e puede )er el documento en
diferentes ni)eles, es (til para documentos largos que estn bien estructurados.
-ara sacar utilidad a esta )ista hay que utili$ar la caracterstica 2ive# de
es4uema, que consiste en asignar a los ttulos de cada tema, captulo,
apartados,... de nuestro documento un ni)el jer#rquico. 8e puede hacer de dos
formas> la m#s cmoda es utili$ar un estilo predefinido 4 5tulo A, 5tulo;, ...7 cada
)e$ que escribamos un ttulo en nuestro documento, y la otra forma es asignar el
ni)el manualmente en el men( @ormato, P!rra$oA Nivel de esDuema(
&er varios documentos a la ve"
!l men( ?entana es (til cuando tenemos )arios documentos abiertos. !n la
parte inferior nos muestra una lista con todos los documentos que tenemos
abiertos. Jasta hacer clic en un elemento de la lista para que este pase a ser el
documento acti)o, esto mismo tambin se puede conseguir con la tecla 5abulacin
o haciendo clic en el icono de la barra de tareas de Windo2s.
!l men( ?entana tambin permite )er )arios documentos a la )e$, cada uno
ocupando una $ona de la pantalla, 1s como )er un mismo documento en dos
)entanas independientes.
+rganizar todo( 8i abrimos dos, o m#s documentos y utili$amos este
comando, )eremos como aparecen dos o m#s )entanas en la pantalla, una para
cada documento. 8olo una de las )entanas es la )entana acti)a> la que tiene la
barra de ttulo de color m#s oscuro. -ara hacer que una )entana se con)ierta en la
)entana acti)a basta con hacer clic dentro del #rea de la )entana.
20
-odemos )ariar el tamao y la forma de cada )entana a nuestro gusto. Jasta
con situar el cursor en las esquinas de las )entanas y, cuando ste cambie de
forma, arrastrarlo a la posicin elegida. 1 continuacin se muestran una forma de
organi$ar las )entanas en hori$ontal.
Cividir( 8i utili$amos este comando, del men( ?entana, aparecer# una lnea
hori$ontal con una doble flecha, para que la mo)amos con el cursor y di)idamos la
pantalla en dos )entanas, con el mismo documento en ambas.
2>( Guardar 6 abrir documentos
Guardar. Guardar como
-uedes utili$ar los comandos Kuardar y Kuardar como... del men( 1rchi)o 4o
el icono de la barra de est#ndar7 para guardar documentos. 1l utili$ar el comando
Guardar como, Word mostrar# un cuadro de dialogo como el que )es a
continuacin que te permite cambiar el nombre del archi)o, el tipo y la carpeta que
lo contiene. 1l utili$ar el comando Guardar no se abrir# ning(n cuadro de dialogo,
simplemente se guardar#n en su actual ubicacin los cambios que hayas
efectuado en el documento.
8in embargo, si utili$as el comando Guardar con un documento nue)o, que no
ha sido guardado nunca, se abrir# el mismo cuadro de dialogo que para Guardar
como. !n la parte central de este cuadro de di#logo se muestran los archi)os y
carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en
este caso Mis documentos.
-ara guardar un archi)o debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro
de di#logo> Guardar en, 2om"re de# arc-ivo, Guardar como tipo*
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Guardar en, aqu debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual )as a
guardar el documento. -or defecto aparecer# la carpeta predeterminada Mis
documentos, si quieres guardar tu archi)o en otra carpeta debes buscarla y hacer
doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar en* 5ambin se puede
cambiar la carpeta predeterminada. -inchando en el botn con el tri#ngulo 4o
dentro del campo Guardar en7 puedes )isuali$ar la estructura de carpetas, como
se )e en esta imagen, desde el ni)el en que nos encontramos hacia arriba. -ara ir
a una carpeta de esta estructura, o a otra unidad, basta con hacer clic sobre ella.
-ara facilitarnos la b(squeda de nuestra carpeta Word dispone de cinco
carpetas 85istoria#, Mis documentos, 0scritorio, )avoritos, Carpetas We". a las
que se puede acceder haciendo clic en uno de los cinco iconos de la i$quierda.
Cuando guardamos un documento por primera )e$, en este campo aparecen
las primeras letras del contenido del documento. 8i no quieres utili$ar este nombre
empie$a a escribir otro nombre, sin hacer clic, y autom#ticamente se borrar#. 8i
quieres modificarlo ha$ clic sobre l.
Guardar como tipo* !l tipo de documento normalmente ser# Documento de
Word, pero tenemos un men( despegable 4haciendo c#ic en el tri#ngulo de la
derecha7 con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una
p#gina Web, como ya )eremos en el punto correspondiente. Cuando ya e3iste un
archi)o con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de di#logo como
el que se muestra. :ay que elegir una de las tres opciones.
A. Reemp#a'ar e# arc-ivo e6istente. !l archi)o anterior desaparecer# y ser#
sustituido por el nue)o que estamos guardando.
;. Guardar cam"ios con un nom"re diferente. 8e nos mostrar# de nue)o el
cuadro de di#logo Guardar como, para que le demos otro nombre al archi)o que
estamos guardando.
22
=. Combinar cambios en un archi)o e3istente. 8e aadir# el archi)o que
estamos guardando al que ya e3ista, es decir, tendremos los dos archi)os
combinados en un solo archi)o.
,ruco- -ulsa la tecla ,A; para abrir de forma m#s r#pida cuadro de di#logo
Guardar como*
Abrir
-ara comen$ar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando
1brir del men( Arc-ivo. !ste cuadro de di#logo es similar al del comando Kuardar.
*a diferencia principal estriba en que dispones de algunas opciones para buscar el
documento que queremos abrir. Normalmente podremos locali$ar el documento
que queremos abrir en la lista que se nos muestra, y bastar# con hacer do"#e c#ic
sobre l para abrirlo. 8i conocemos el nombre del documento bastar# escribirlo en
el campo Nombre del archi)o y hacer c#ic en el botn 1brir. 8i no lo encontramos
en la carpeta actual podemos buscarlo manualmente despla$#ndonos por la
estructura de carpetas
8i toda)a no lo hemos encontrado, disponemos de la opcin Juscar, dentro
del comando :erramientas, mediante esta b(squeda autom#tica, puedes
especificar condiciones que debe cumplir el documento que buscas. -or ejemplo,
puedes pedir que busque los documentos cuyo nombre empiece por las letras que
quieras, o incluso puedes buscar los documentos en cuyo contenido estn
incluidas determinadas palabras, o que busque slo los archi)os que han sido
modificados en el da de hoy, etc.
!n el campo 5ipo de archi)o se especifica que tipos de archi)os )an a
aparecer en el cuadro de di#logo. -or defecto aparece !odos #os arc-ivo, pero
disponemos de un cuadro despegable para elegir si queremos que apare$can solo
los archi)os de determinado tipo.
23
8i tenemos una carpeta con )arios tipos de archi)os y muchos documentos,
puede resultar confuso buscar un archi)o, es ese caso es muy (til utili$ar el campo
!ipo de arc-ivo para poner el tipo de archi)o que andamos buscando, as
aparecer#n muchos menos archi)os en el cuadro de di#logo y nos resultar# m#s
f#cil buscar un determinado archi)o.
'ecuperar archivos
Una )e$ borrado un archi)o se puede restaurar de la papelera de reciclaje.
?amos a )er como hacerlo suponiendo que estemos utili$ando el sistema
operati)o @icrosoft Windo2s.
Restaurar. 1rchi)os o carpetas de la papelera de reciclaje a su lugar de origen.
A7 -ara abrir la papelera sit(ate en el !scritorio y ha$ doble clic sobre el icono
de papelera de reciclaje.
;7 8elecciona los !lementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. 8i son
elementos alternati)os utili$a la tecla Control para seleccionarlos o la tecla @ay si
son consecuti)os.
=7 Una )e$ seleccionados aparecer# en la flecha )erde de la parte i$quierda un
rtulo que dice 6estaurar este elemento o 6estaurar los elementos seleccionados.
*os archi)os seleccionados )ol)er#n a estar en el sitio donde se encontraban
antes de ser eliminados. 8i no tienes )isible la parte derecha de la papelera
tambin puedes restaurar desde el men( 1rchi)o seleccionando la opcin
6estaurar.
8i no sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar fjate
antes de restaurarlo en la ruta que aparece en la columna 9"icaci%n origina# ya
que es ah donde lo guardar#.
24
1>( @ormatosA car!cter 6 p!rra$o
(ormato de un texto
Cuando hablamos del formato de un te3to nos estamos refiriendo a las
cuestiones que tienen que )er con el aspecto del te3to, con la forma de presentar
el te3to. -or ejemplo> poner una palabra en cursiva, alinear un p#rrafo a la
i$quierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones tpicas de
formato que slo afectan a la forma en cmo )emos el te3to, pero no al propio
contenido del te3to.
1unque lo fundamental cuando escribimos un te3to es lo que se dice en l la
forma en la que lo )emos tambin tiene mucha importancia. Un te3to con un buen
contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. 1fortunadamente, es muy
f#cil dar un formato atracti)o con Word. Con un poco de trabajo adicional para
formatear un te3to se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu
toque de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto. !n Word
podemos clasificar las acciones que tienen que )er con el formato en tres grandes
grupos.
A. )ormato car&cter* 1fectan a los caracteres en s mismos como el tipo de
letra o fuente, tamao, color, etc.
;. )ormato p&rrafo. 1fecta a grupos de caracteres como lneas y p#rrafos,
por ejemplo alineacin y sangras.
$tros formatos* 1qu incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre
el formato como tabulaciones, cambio a may(sculas, numeracin y )ietas,
bordes y sombreados, etc.
(ormato car)cter. (uentes
25
*os caracteres son todas las letras, n(meros, signos de puntuacin y smbolos
que se escriben como te3to. *as letras escritas con WordArt o las letras incluidas
en im#genes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden
aplicar los formatos que )amos a )er.
)uente* Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del te3to ya que
determinar# en gran medida el aspecto del te3to. -ara cambiar el tipo de letra o
fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o
lneas sobre los que queremos reali$ar el cambio. 1 continuacin hacer clic sobre
el pequeo tri#ngulo que hay al lado de la fuente actual, esto har# que se abra una
)entana con las fuentes disponibles. 0bser)a que el propio nombre de la fuente
est# representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos )er el aspecto
que tiene antes de aplicarlo. !l men( despegable tiene dos $onas separadas por
una doble lnea hori$ontal, en la parte superior est#n las (ltimas fuentes utili$adas
y en la parte inferior todas las disponibles.
-odemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de despla$amiento
de la derecha para que )ayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles,
tambin podemos despla$ar el botn central para mo)ernos m#s r#pidamente.
Una )e$ hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre
ella para aplicarla. !n lugar de despla$arnos por el men( despegable para buscar
la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y
teclearlo directamente.
!ama7o* .e forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente.
8eleccionar el te3to y hacer clic en el tri!ngulo para buscar el tamao que
deseemos, o escribirlo directamente. *a unidad de medida es el punto 4F; puntos
L A pulgada L ;,DC cm7, los tamaos m#s utili$ados son A< y A; puntos.
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0sti#o* Una )e$ fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de
los tres disponibles> negrita, cursiva y subrayado. Jasta seleccionar el te3to y
hacer clic en el botn correspondiente. 0bser)ar como al aplicar un estilo, el botn
correspondiente queda presionado 4se )e en un tono m#s claro7. -ara quitar un
estilo que hemos aplicado pre)iamente, seleccionar el te3to y )ol)er a hacer clic
sobre el estilo. 5ambin se pueden aplicar )arios estilos a la )e$, por ejemplo,
negrita y cursiva. 8implemente hay que aplicar los estilos consecuti)amente.
(ormato p)rra%o
!n Word, un p#rrafo es el te3to comprendido entre dos marcas de p#rrafo ,
normalmente las marcas de p#rrafo no se )en, para hacerlas )isibles, hacer clic en
el icono marca de p#rrafo de la barra est#ndar. 8e inserta una marca de p#rrafo
cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o /N560. Cuando estamos
introduciendo te3to y llegamos al final de la lnea autom#ticamente el te3to
contin(a en la siguiente lnea, pero no se inserta marca de p#rrafo.
1l insertar un p#rrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del
p#rrafo anterior. -ara cambiar las caractersticas de formato de un p#rrafo, basta
con seleccionar su marca de p#rrafo y modificar las caractersticas que queramos.
*os p#rrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias
caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un p#rrafo a otro. 0tras
unidades m#s amplias son las secciones, que )eremos m#s adelante.
*as marcas de p#rrafo contienen los cdigos que definen el formato del p#rrafo
en el que se encuentran. @anipular una marca de p#rrafo tiene consecuencias
sobre el formato de ese p#rrafo. 1ntes de borrar te3to, es con)eniente hacer
)isibles las marcas de p#rrafo para e)itar borrar una marca de p#rrafo
27
accidentalmente. 8i queremos borrar todo el p#rrafo tambin debemos borrar su
marca de p#rrafo.
*as caractersticas m#s importante de formato de p#rrafo son la a#ineaci%n y la
sangra, ambas suelen estar disponibles en la barra de formato. 5ambin se puede
acceder a ellas desde el men( @ormato, P!rra$o, junto con otras posibilidades
que )eremos m#s adelante.
A#ineaci%n* !stos son los botones para fijar la alineacin. :ay cuatro
tipos de alineacin>
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#zDuierda entrada Cerec8a )usti$icada
!ste p#rrafo tiene
establecida
alineacin
i$quierda.
!ste p#rrafo tiene
establecida la
alineacin
centrada.
!ste p#rrafo tiene
establecida
alineacin derecha.
!ste p#rrafo tiene
una alineacin
justificada.
Cuando hablamos de alinear un p#rrafo nos referimos, normalmente, a su
alineacin respecto de los m#rgenes de la p#gina, pero tambin podemos alinear
el te3to respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una
tabla. *a forma de fijar los m#rgenes de la p#gina se )er# en el captulo
correspondiente.
Sangra. 1plicar una sangra a un p#rrafo es despla$ar un poco el p#rrafo hacia
la derecha o i$quierda. 8e reali$a seleccionando el p#rrafo y haciendo clic en los
botones de la barra de formato, seg(n queramos despla$ar hacia la i$quierda o
hacia la derecha. 1s despla$amos el p#rrafo A,;D cm. cada )e$ que hacemos clic
en el botn, pero tambin se puede despla$ar otro )alor que deseemos. -uedes
)er cmo se hace, junto con otras opciones del men( @ormato, P!rra$o como la
forma de )ariar el espacio que separa los p#rrafos, y el espacio que separa las
lneas o interlineado.
Re#aci%n entre Sa#tos de p&gina p&rrafos. Word inserta autom#ticamente los
saltos de p#gina cuando llega al final de la p#gina. 5ambin se pueden insertar
saltos de p#gina manualmente desde el men( :nsertar, Sa#to..., Sa#to de p&gina,
como )eremos en el punto correspondiente. 1l insertar un salto de p#gina
autom#ticamente puede ocurrir que un p#rrafo quede di)idido entre dos p#ginas,
29
normalmente esto no supone ning(n problema, pero en determinadas ocasiones
puede interesarnos que un p#rrafo no sea partido por un salto de p#gina.
-ara conseguir esto debemos acti)ar la casilla Conservar #neas ;untas que se
encuentra en el men( ,ormato, -#rrafo, ficha *neas y saltos de p#gina.
Otros %ormatos. *abulaciones
*as tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se despla$a el cursor cuando
pulsamos la tecla de tabulacin ,.B. Cuando necesitamos insertar te3to en
columnas o tablas pueden ser muy (tiles las tabulaciones. Word tiene por defecto
definidas tabulaciones cada A,;D cm. -ero se pueden establecer tabulaciones en
las posiciones que deseemos. 1dem#s podemos definir la alineacin para cada
tabulacin.
?amos a )er como establecer tabulaciones utili$ando la regla hori$ontal. 5ener
en cuenta que las tabulaciones afectan solo al p#rrafo en el que se definen. -ara
establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos>
A. :acer clic en el e3tremo i$quierdo de la regla hori$ontal para seleccionar
la alineacin de la tabulacin que )amos a insertar. -or cada clic que
hagamos ir#n apareciendo rotati)amente las siguientes alineaciones>
i'4uierda, centrada, derec-a, decima#, #nea de separaci%n, sangra de
primera #nea sangra francesa*
;. Colocar el cursor en la regla hori$ontal en la posicin en la que
deseemos establecer la tabulacin y hacer clic, )eremos como se inserta
el icono con la tabulacin seleccionada.
8i queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en
el icono de esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nue)a posicin.
30
ambio a may+sculas
!n el men( ,ormato, la opcin Cambiar a may(sculas y min(sculas... nos
ofrece cinco posibilidades para cambiar las may(sculas del te3to seleccionado>
A7 5ipo oracin. *a primera letra despus de cada punto en may(sculas el
resto en min(sculas.
;7 min(sculas. 5odas las letras en min(sculas.
=7 @1&M8CU*18. 5odas las letras en may(sculas.
C7 5ipo 5tulo. *a primera letra de cada palabra en may(scula y el resto de
la palabra en min(sculas.
D7 t/-0 iN?!680. *a primera letra de cada palabra en min(scula y el resto
de la palabra en may(sculas.
5ambin podemos manejar las may(sculas mediante el teclado presionando
@ay(sculas B ,=, las palabras del te3to seleccionado cambian alternati)amente
de las tres formas, siguientes>
@1&M8CU*18.
min(sculas.
5ipo oracin
opiar %ormato
!n la barra est#ndar tenemos disponible el icono para copiar formato !ste
icono permite copiar las caractersticas de formato de un te3to para aplicarlas a
otros te3tos, solo copia el formato dejando el propio te3to igual que estaba. !ste
icono se puede utili$ar para copiar un formato una )e$ o para copiar un formato
)arias )eces. Una )e$> :acer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el
31
formato, ir a la barra de herramientas y hacer c#ic en el icono de copiar formato, el
cursor tomar# la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos
copiar el formato, y hacer c#ic sobre ella. ?arias> :acer clic sobre la palabra de la
cual queremos copiar el formato, hacer do"#e c#ic en el icono de copiar formato, el
cursor tomar# la forma de brocha, a continuacin hacer c#ic sobre tantas palabras
como se desee, y para acabar )ol)er a hacer c#ic en el icono de copiar formato.
!n ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o
lneas, una )e$ el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o
lneas y el nue)o formato se copiar# sobre ellas .Copiar formato, copia tanto el
formato car#cter como el formato p#rrafo.
-uede ser (til copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un
documento con )arios ttulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el
formato de esos ttulos bastara con hacerlo en el primer ttulo y luego copiar el
formato a los dem#s ttulos del documento.
1unque si queremos tener almacenado ese nue)o formato para ttulos para
poder utili$arlo en otros documentos qui$#s sea mejor crear un esti#o con ese
formato, como )eremos m#s adelante.
,aneles de %ormato
1l trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta %Como podemos
saber que formatos tiene aplicado un determinado te3to' :ay )arias formas de
responder a esta pregunta. 1ntes de la actual )ersin de Word;<<= haba algunas
maneras aisladas de )er los formatos que tena aplicado un te3to. -ero en la
actual )ersin se ha dado un paso adelante mediante los paneles de formato que
resuel)en este problema de un modo m#s satisfactorio. 1dem#s los paneles de
formato permiten aplicar formatos de una manera eficiente.
32
:ay dos paneles que tratan sobre formatos, el panel !stilos y formato muestra
de forma muy sencilla y )isual los formatos e3istentes en la p#gina y el panel
@ostrar formato que muestra de manera m#s e3hausti)a los elementos de
formato. ?amos a )erlos ahora. -ara acceder a los paneles de formato ir al men(
?er y seleccionar -anel de tareas, luego hacer clic en el tri#ngulo de la cabecera
del panel de tareas para seleccionar uno de los paneles de formato.
Pane# 0sti#os formato* !n la parte superior tenemos la $ona ,ormato del
te3to seleccionado, en esta $ona podemos )er las caractersticas del te3to que
tenemos seleccionado 4si no hay te3to seleccionado, del te3to donde tenemos el
punto de insercin7. ahora )amos a hablar de dos formas sencillas, pero potentes,
de utili$ar este panel.
1* +er e# formato de nuestro documento* -ara )er el formato en una parte de
nuestro documento slo tenemos que colocar ah el punto de insercin y
aparecer#n sus caractersticas de formato en la parte superior del panel> )ormato
de# te6to se#eccionado.
3* Ap#icar formatos* -ara aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel
(nicamente hay que seleccionar el te3to al que queremos aplicarle el formato y
hacer clic en la lnea del panel que contenga el formato que queremos aplicar.
Pane# Mostrar formato* !ste panel muestra el formato de una parte del te3to
del documento, precisamente del te3to donde tengamos colocado el punto de
insercin o del te3to que tengamos seleccionado, este te3to aparece en el
recuadro 5e3to seleccionado. !n la $ona ,ormato del te3to seleccionado tenemos
descrito con todo detalle el formato, tanto a ni)el de formato fuente, como a ni)el
de formato p#rrafo e incluso a ni)el de seccin.
1* +er e# formato* !n este caso slo podemos )er el formato de la parte del
documento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior
33
podamos )er los distintos formatos que contena el documento. 8in embargo en
este panel el formato est# descrito de una forma mucho m#s amplia.
3* Modificar e# formato* 1l hacer clic en uno de los elementos del formato que
aparecen en color a$ul, se abrir# el cuadro de di#logo correspondiente para que
cambiemos el formato. -or ejemplo al hacer clic en ,uente se abrir# el cuadro de
di#logo para modificar la fuente. .e la misma forma que se abrira si hicisemos
clic en el men( ,ormato, ,uente.
.e esta manera tenemos un acceso m#s directo a los diferentes cuadros de
di#logo del men( )ormato. !s decir, podemos modificar todos los elementos
desde el propio panel, lo cual es una gran )entaja.
9>( +rtogra$Ba 6 gram!tica
*a re)isin ortogr#fica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los
procesadores de te3to. Word;<<= dispone de potentes herramientas en este
campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras )ersiones.
!)itar que haya errores en nuestros te3tos es ahora mucho m#s f#cil. No obstante
con)iene saber que re)isar un documento y que Word no encuentre ning(n error
no quiere decir que, necesariamente, sea as. &a que hay errores que Word no
puede detectar puesto que dependen del conte3to.
*a forma que tiene Word para detectar las palabras errneas es comprobar si
las palabras de nuestro documento e3isten en el diccionario que lle)a incorporado,
junto con algunas reglas gramaticales. *o que no es capa$ de hacer Word, por el
momento, es discernir el significado de las palabras en cada conte3to.
*a revisin ortogr!$ica consiste en comprobar que las palabras de nuestro
te3to no son errneas y la revisin gramatical trata de que las $rases no
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contengan errores gramaticales como por ejemplo 9*os libros son buenas9" donde
no concuerdan el genero del sujeto y del adjeti)o. Con Word podemos reali$ar una
re)isin ortogr#fica o una re)isin gramatical o ambas a la )e$, como )eremos a
continuacin.
'evisi-n ortogr)%ica
!3isten dos formas b#sicas de re)isar la ortografa, re)isar una )e$ concluida
la introduccin del te3to o re)isar mientras se )a escribiendo el te3to. ?amos a )er
ahora la primera forma.
Revisar a# fina#i'ar* -ara establecer esta forma de re)isin debemos ir al men(
:erramientas, 0pciones... y hacer clic en la ficha 0rtografa y gram#tica,
aparecer# un cuadro de di#logo como este, debemos dejar sin marcar la casilla
Revisar ortografa mientras se escribe. Una )e$ hemos introducido todo o parte de
nuestro documento y queremos re)isar la ortografa podemos hacerlo de una de
estas tres formas>
A.I :aciendo clic en el icono re)isar de la barra est#ndar.
;.I -ulsando @0.
=.I /r al men( Lerramientas y elegir +rtogra$Ba 6 gram!tica.
Word comen$ar# a efectuar la re)isin ortogr#fica y cuando encuentre un
posible error se detendr# y nos mostrar# una )entana inform#ndonos de ello.
.ependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos reali$ar una de las
acciones disponibles en esta )entana. !n la parte superior de la )entana, en la
barra de ttulo, nos informa del idioma que se est# utili$ando en la correccin, en
este caso, el espaol.
!n la $ona titulada 12o se encontr%:1 aparece en color rojo la palabra no
encontrada 4bastaron7 y la frase del te3to en la que se encuentra esa palabra.
35
.ebajo tenemos una $ona titulada Sugerencias> que contiene una lista con las
palabras m#s parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. !n muchos
casos, como en este, dentro de esta lista se encontrar# la palabra correcta
4Jastaron7. !n este caso el error era el cambio de la J por la ?. !n este caso la
primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese as bastara hacer
clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.
*legados a esta situacin debemos decidir qu botn de la derecha pulsamos,
en este caso el m#s adecuado sera 9Cambiar todas9, pero )eamos el significado
de cada uno de ellos.
$mitir una ve'* No reali$a ninguna accin sobre la palabra no encontrada y
continua re)isando el documento.
$mitir todas* Cada )e$ que )uel)a a encontrar la misma palabra la pasar#
por alto sin reali$ar ninguna accin sobre ella. Contin(a re)isando el documento.
Agregar a# diccionario* 1ade la palabra no encontrada al diccionario
personali$ado. -odemos usar esta accin cuando consideremos que la palabra no
encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la )uel)a a detectar como
no encontrada. -or ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre de
nuestra empresa 91U*1C*/C9.
Cam"iar* *a palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituir# a la
palabra no encontrada. 8i no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada
podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la correccin que
creamos oportuna y pulsar este botn.
Cam"iar todas* Cambia autom#ticamente todas las )eces que apare$ca la
palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.
36
Autocorrecci%n. 1grega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada
de la lista de sugerencias a la lista de 1utocorreccin. @#s adelante se e3plica en
qu consiste la autocorreccin.
!n el cuadro :dioma de# diccionario tenemos el botn del tri#ngulo para
desplegar una lista en la que elegir otro idioma. 1segurarse de que el diccionario
elegido est disponible en nuestro ordenador. 8i queremos que tambin realice la
re)isin gramatical junto con la re)isin ortogr#fica, marcar la casilla Revisar
gram&tica. !l botn 0pciones nos lle)a al cuadro de di#logo que hemos )isto al
principio de esta p#gina.
!l botn .eshacer, deshace los (ltimos cambios reali$ados por la re)isin
ortogr#fica, uno a uno, pidindonos la confirmacin.
Revisar mientras se escri"e* !sta es otra forma de re)isar la ortografa" para
elegir esta forma de re)isin debemos ir al men( :erramientas, 0pciones... y
marcar la casilla 6e)isar ortografa mientras se escribe y pulsar 1ceptar. 1 partir
de ese momento Word efectuar# la re)isin ortogr#fica de modo permanente, de
forma que nos mostrar# los error es que ya e3istan en el te3to y los que
cometamos seg(n )amos introduciendo nue)o te3to.
0tra diferencia respecto al mtodo anterior es que cuando encuentre un
posible error no mostrar# el cuadro de di#logo que )imos anteriormente, sino que
subrayar# la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo,
como )emos en la imagen de la derecha.
-ara corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y
pulsar el botn derecho del ratn, entonces aparecer# una pequea )entana,
como la que )emos en la imagen, que nos permitir# tratar el error de forma similar
a como acabamos de )er para Revisar ortografa a# fina#i'ar.
Sugerencias* !n la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de
palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia
37
es correcta no tenemos m#s que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word
sustituir# la palabra subrayada por la sugerencia elegida. !n la imagen las
sugerencias son> Bastaron, Gastaron, Pastaron, Bastaran, Bastaren.
$mitir todas. Cada )e$ que )uel)a a encontrar la misma palabra la pasar#
por alto sin reali$ar ninguna accin sobre ella y no la )ol)er# a mostrar subrayada.
0bser)ar que falta el botn $mitir, pero no es ning(n problema ya que si
queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opcin de la
)entana y hacer clic fuera de la )entana para que se cierre. 8i consideramos que
la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la )entana. No
pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimir# en
ning(n caso.
Agregar a# diccionario. 1ade la palabra subrayada al diccionario
personali$ado y no la )ol)er# a mostrar subrayada.
Autocorrecci%n* 8i hacemos clic en Autocorrecci%n se abrir# la lista con las
sugerencias para que elijamos cual de ellas aadimos a la lista de autocorreccin.
:dioma* 1l hacer clic aparecer# una lista para que seleccionemos el nue)o
idioma.
$rtografa*** 8i hacemos clic aqu aparecer# la misma )entana para corregir
los errores que hemos )isto en el apartado Revisar a# fina#i'ar.
Buscar**** 8i hacemos clic aqu aparecer# el panel de tareas en la seccin de
referencia.
8i utili$amos este mtodo de revisar #a ortografa mientras se escri"e debemos
ser conscientes del tiempo de proceso que conlle)a. 8i abrimos un documento
largo que no ha sido re)isado, hasta que Word no acabe de re)isar todo el
documento no podremos comen$ar a trabajar. !se tiempo depender# de la
longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador.
38
8i no )amos a modificar el documento es mejor desacti)ar esta opcin, antes
de abrirlo. 8i estamos creando un nue)o documento, no notaremos ning(n retraso
por tener acti)ada esta opcin
'evisi-n gramatical
*a re)isin gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las
frases. -ara reali$ar esta correccin Word debe trasladar a un lenguaje lgico
todas las reglas que rigen la gram#tica castellana y adem#s debe ser capa$ de
reali$ar todas las combinaciones que el idioma permite. !sta es una tarea mucho
m#s compleja que comprobar si una palabra e3iste en el diccionario. -or lo tanto
no es de e3traar que la re)isin gramatical reali$ada por Word no sea tan
perfecta como la re)isin ortogr#fica. /gualmente que en la re)isin ortogr#fica
e3isten dos formas b#sicas de re)isar la ortografa, re)isar una )e$ concluida la
introduccin del te3to o re)isar mientras se )a escribiendo el te3to. ?amos a )er
ahora la primera forma.
Revisar a# fina#i'ar. -ara elegir esta forma de re)isin primero debemos
configurar las opciones de 0rtografa y gram#tica. -ara ello ir al men(
:erramientas, 0pciones... y hacer clic en la ficha 0rtografa y gram#tica,
aparecer# un cuadro de di#logo como este, debemos dejar sin marcar la casilla
6e)isar gram#tica mientras se escribe y debemos marcar la casilla 6e)isar
ortografa mientras escribe, y 1ceptar. Una )e$ reali$ado este cambio podemos
comen$ar a reali$ar la re)isin de una de estas tres formas>
A.I :acer clic en el icono Revisar de la barra est#ndar.
;.I -ulsar )<.
=.I /r al men( :erramientas y elegir 0rtografa y gram#tica y pulsar 1ceptar.
39
Cuando encuentre un posible error se detendr# y nos mostrar# una )entana
inform#ndonos de ello. .ependiendo del tipo de error que haya encontrado
deberemos reali$ar una de las acciones disponibles en esta )entana.
Revisar mientras se escri"e* !sta es otra forma de re)isar la gram#tica. -ara
elegir esta forma de re)isin debemos ir al men( :erramientas, 0pciones... y
marcar la casilla 6e)isar gram#tica mientras se escribe y pulsar 1ceptar. 1 partir
de ese momento Word efectuar# la re)isin gramatical de modo permanente, de
forma que nos mostrar# los errores que ya e3isten en el te3to y los que
cometamos seg(n )amos introduciendo nue)o te3to.
*a diferencia respecto al mtodo anterior es que cuando encuentre un posible
error no nos mostrar# el cuadro de di#logo que )imos anteriormente, sino que
subrayar# el posible error con un subrayado ondulado en color )erde, como )emos
en la imagen de la derecha. -ara corregir el error debemos colocar el cursor en la
palabra subrayada y pulsar el botn derecho del ratn, entonces aparecer# una
pequea )entana como la que )emos en la imagen que nos permitir# tratar el error
de forma similar a como acabamos de )er.
Autocorrecci-n
@ediante la autocorreccin Word puede corregir algunos errores que no es
capa$ de detectar por otros mtodos y nos ofrece la posibilidad de reali$ar
nuestras propias correcciones. -or ejemplo, como puedes )er en la imagen, cada
)e$ que encuentre la palabra o once la rempla$ar# con la palabra u once. .e igual
forma reempla$ar# por o oscuro por u oscuro. -ara )er y modificar las diferentes
opciones de la 1utocorreccin ir al men( :erramientas, 0pciones de
1utocorreccin... y aparecer# un cuadro de di#logo como este, )amos a )er las
posibilidades m#s interesantes.
40
Corregir D$s MA/scu#as S0guidas* 8i acti)amos esta casilla cuando
apare$can dos may(sculas seguidas al principio de una palabra Word sustituir# la
segunda may(scula por una min(scula.
Poner en ma/scu#a #a primera #etra de una oraci%n* -one en may(scula la
primera letra despus de un signo de puntuacin que indique el final de una
oracin, como por ejemplo un punto, un final de interrogacin, etc.
Poner en ma/scu#a #a primera #etra de ce#das de ta"#as* Cuando hay te3to en
una celda hace que empiece por may(scula.
Corregir configuraci%n de tec#ado* Corrige posibles configuraciones errneas
del teclado autom#ticamente.
Poner en ma/scu#a #os nom"res de das* -one en may(scula los nombres de
los das de la semana.
Corregir e# uso accidenta# de ",$= mA>?S* Cuando encuentra una palabra
con la primera letra en min(scula y las siguientes en may(sculas la cambia por la
primera en may(scula y las siguientes en min(sculas y desacti)a el bloqueo de
may(sculas.
Reemp#a'ar te6to mientras escri"e. 1l acti)ar esta casilla sustituye las palabras
de la columna Reemp#a'ar por las palabras de la columna Con. .e esta forma se
pueden corregir errores como los que )emos en la imagen. -or ejemplo, la palabra
9que9 cuando )a detr#s de una interrogacin )a siempre acentuada.
Agregar. 5ambin podemos aadir y eliminar filas a esta lista. Jasta con
rellenar los campos Reemp#a'ar y Con las palabras que queramos y el pulsar el
botn Agregar 4aunque ahora este botn no se )e en la imagen porque hemos
aadido la palabra #rbol y nos ofrece la posibilidad de 0#iminar7.
41
0>( Cise5o de p!gina
on%igurar p)gina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos
en una hoja de papel que luego puede ser impresa. -or lo tanto, e3iste un #rea en
la cual podemos escribir y unos m#rgenes los cuales no podemos sobrepasar.
!stos m#rgenes se definen en el men( 1rchi)o, Configurar p#gina... se nos
muestra un cuadro de dialogo como este con tres pestaas> !n el cuadro de
di#logo de la pestaa @#rgenes podemos fijar los m#rgenes tecleando los cm.
deseados en cada campo.
Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la p#gina y la
primera lnea del documento.
:nferior: indicaremos la distancia entre la (ltima lnea del documento y el borde
inferior de la p#gina.
:'4uierdo: introduciremos la distancia entre el borde i$quierdo de la p#gina y el
principio de las lneas del documento.
Derec-o: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la p#gina y el final
de las lneas del documento.
0ncuadernaci%n* !s un espacio adicional para cuando )amos a utili$ar las
p#ginas para encuadernar un libro.
Posici%n de# margen interno* -osicin del margen interno, normalmente se
refiere al margen de encuadernacin.
$rientaci%n* 1qu indicamos si la p#gina tiene orientacin vertica# 4la m#s
usual7 o -ori'onta# 4tambin llamada apaisada7.
42
P&ginas. -odemos establecer )arias p#ginas, en ese caso tenemos )arias
opciones> M&rgenes sim@tricos, Dos p&ginas por -o;a o ,i"ro p#egado. 1l
establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar# claramente en
que consisten.
!n la pestaa -apel determinaremos el tipo de papel a utili$ar para la
impresora, 1C, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar# el papel la
impresora, en caso de que tenga m#s de una. !n la ficha .iseo fijaremos la
posicin de !ncabe$ados y pies de p#gina. :emos dicho que fuera de los
m#rgenes no se puede escribir, pero hay una e3cepcin, los encabe$ados y pies
de p#gina se escriben en la $ona de los m#rgenes. 8i )amos a utili$ar
encabe$ados o pies de p#gina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la
amplitud de los m#rgenes. *os encabe$ados y pies de p#gina son un te3to,
generalmente de una o dos lneas, que se repite en todas las p#ginas, donde se
suele indicar cosas como el ttulo del documento, el autor, etc. *os )eremos con
detalle en el punto correspondiente de esta unidad. 8i )amos a utili$ar
encabe$ados o pies de p#gina deberemos ir a la ficha Dise7o y en ese cuadro de
di#logo rellenaremos los campos correspondientes>
0nca"e'ado> indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde
superior del papel y la primera lnea del encabe$ado.
Pie de p&gina> diremos los cm. que deben quedar entre la (ltima lnea del pie
de p#gina y el borde inferior de la p#gina.
-odemos obser)ar como en las reglas hori$ontal y )ertical hay una $ona m#s
oscura que indica el tamao de los m#rgenes. 5ambin se puede )er como la lnea
del encabe$ado queda dentro de la $ona del margen superior, y la lnea del pie de
p#gina queda dentro del margen inferior.
.esde esta )ista tambin se pueden modificar los m#rgenes. -ara modificar el
margen superior basta colocar el cursor en la regla )ertical justo donde acaba la
43
$ona m#s oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de
una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nue)a posicin del margen. -ara el
resto de los m#rgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el
margen i$quierdo para no mo)er los iconos de sangras que est#n tambin en la
misma $ona.
N+meros de p)gina
Cuando creamos un documento, Word numera correlati)amente las p#ginas
para poder referencialas, ese n(mero es el que aparece en la parte i$quierda de la
barra de estado, pero este n(mero de p#gina no aparece en el documento. 8i
queremos que los n(meros de p#gina apare$can en nuestro documento cuando lo
imprimamos deberemos insertarlos de una de las dos formas posibles> @ediante el
men( :nsertar o mediante los 0nca"e'ados pies de p&gina.
8i nuestro documento contiene 0nca"e'ados Pies de p&gina con)iene
insertar tambin los n(meros de p#gina al mismo tiempo, como )eremos m#s
adelante.
8i no es as se pueden insertar los n(meros de p#gina mediante el men(
:nsertar, que )amos a )er ahora.
!n cualquier caso Word colocar# los n(meros de p#gina en el encabe$ado o el
pie de p#gina, seg(n la posicin que elijamos para el n(mero de p#gina.
-ara insertar n(meros de p#gina debemos ir al men( /nsertar, N(meros de
p#gina... y aparecer# un cuadro de di#logo como este.
Posici%n. !n este campo debemos elegir si queremos que los n(meros de
p#gina apare$can en la parte superior o inferior de la p#gina. :aciendo clic en el
botn del tri#ngulo podemos seleccionar una de las dos alternati)as.
44
A#ineaci%n* !n este campo elegiremos entre las cinco que se nos muestran
cuando hacemos clic en el botn del tri#ngulo, como )emos en esta imagen. !n la
$ona de la derecha podemos )er en +ista previa cmo quedan alineados los
n(meros de p#gina en cada caso. !l pequeo cuadrado representa la posicin del
n(mero de p#gina.
8i nuestro documento se )a a imprimir en una sola cara de la hoja de papel es
con)eniente elegir entre las alineaciones :'4uierda, Centro o Derec-a, mientras
que si )amos a imprimir a dos caras para encuadernarlo como un libro con)iene
elegir entre :nterior y 06terior. *a m#s utili$ada es la 06terior, como )emos en la
imagen, en las p#ginas impares el n(mero de p#gina se imprime a la i$quierda y
en las p#ginas pares se imprime a la derecha.
-ara )er los n(meros de p#gina en la pantalla de nuestro ordenador hay que
estar en modo )isto Dise7o de :mpresi%n y se )en en un tono m#s claro.
2/mero en #a primera p&gina* 8i dejamos sin marcar esta casilla no se
imprimir# el n(mero de p#gina en la primera hoja. !sta opcin est# pensada para
cuando la primera p#gina ser# la portada del documento y no con)iene que
apare$ca el n(mero de la p#gina.
)ormato* !ste botn permite elegir el formato de los n(meros de p#gina. 1l
hacer clic sobre el tri#ngulo del campo )ormato de n/mero se despliega una lista
como la que )emos en esta imagen para que seleccionemos el formato que m#s
nos guste.
5enemos dos alternati)as para indicar en qu n(mero empe$ar# la numeracin
de las p#ginas>
A.I Continuar desde la seccin anterior 4 o empe$ar desde uno, si sta es la
primera seccin7.
;.I /niciar en el n(mero que especifiquemos en el cuadro de al lado.
45
8i tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos
incluir el n(mero del captulo junto con el de la p#gina, como )eremos m#s
adelante. 8i queremos incluir un te3to delante del n(mero de p#gina, como, por
ejemplo. 1p&g*:1 deberemos, en el modo )ista de Dise7o de p&gina, hacer doble
clic sobre el n(mero de p#gina, con lo que se abrir# el encabe$ado o pie de
p#gina, a continuacin seleccionar el cuadro de te3to que contiene el n(mero de
p#gina, escribir el te3to 1p&g*:1 y dejar un espacio en blanco delante del n(mero de
p#gina.
Encabe"ados y pies de p)gina
Un encabe$ado es un te3to que se insertar# autom#ticamente al principio de
cada p#gina. !sto es (til para escribir te3tos como, por ejemplo, el ttulo del
trabajo que se est# escribiendo, el autor, la fecha, etc. !l pie de p#gina tiene la
misma funcionalidad, pero se imprime al final de la p#gina, y suele contener los
n(meros de p#gina.
-ara crear o modificar encabe$ados o pies debemos ir al men( ?er, y hacer
clic en !ncabe$ado y pie de p#gina... aparecer# un cuadro de di#logo como este.
-ara poder )er los encabe$ados y pies de p#gina hay que estar en el modo )ista
de Dise7o de impresi%n. 8i hacemos doble clic sobre un encabe$ado o pie
e3istente tambin se abrir# esta pantalla.
0bser)ar como ha aparecido un recuadro punteado con el rtulo 0nca"e'ado,
el cursor se ha situado dentro, y tambin se ha abierto la )entana flotante
0nca"e'ado pie de p&gina que contiene los iconos con todas las opciones
disponibles.
1hora podemos teclear el encabe$ado dentro del cuadro punteado y, si lo
creemos con)eniente, insertar n(meros de p#gina, fecha, etc., mediante los iconos
de la )entana flotante, como )amos a )er a continuacin. Una )e$ hayamos
46
acabado de editar el encabe$ado o pie de p#gina finali$aremos haciendo clic en el
botn Cerrar, a la derecha de la )entana.
@ediante este botn podemos pasar del encabe$ado al pie y )ice)ersa.
Barra de -erramientas 0nca"e'ado pie de p&gina* ?amos a )er los botones
m#s importantes de esta barra.
:nsertar Autote6to. 1l hacer clic se abre una lista despegable con los autote3tos
disponibles. !legir uno de ellos haciendo clic sobre l. !n ocasiones esta opcin
ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el autor, la
p#gina y la fecha.
/nsertar n(mero de p#gina.
/nsertar n(mero total de p#ginas del documento. !s decir, inserta el n(mero
de la (ltima p#gina del documento.
,ormato del n(mero de p#gina. 8e abrir# la )entana que ya hemos )isto en
el punto anterior que permite elegir el formato del n(mero de p#gina.
/nserta la fecha del da en formato da+mes+ao.
/nserta la hora actual en formato hora> min.
Configurar p#gina. 8e abre la )entana para configurar la p#gina que hemos
)isto al principio de este tema.
@ediante este botn podemos pasar del encabe$ado al pie de p#gina y
)ice)ersa.
Con estos botones pasamos al anterior o siguiente encabe$ado o pie de
p#gina.
47
1l hacer clic en este botn salimos del encabe$ado o pie de p#gina.
'>( ,ablas
*as tablas permiten organi$ar la informacin en filas y columnas, de forma que
se pueden reali$ar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. -or
ejemplo, obtener el )alor medio de los datos de una columna o para ordenar una
lista de nombres. 0tra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de
los documentos ya que facilitan la distribucin de los te3tos y gr#ficos contenidos
en sus casillas. !sta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de
p#ginas Web para /nternet. ?emos, pues, que esta forma de organi$ar los datos es
mucho m#s potente que utili$ando las tabulaciones u otros mtodos.
Una tabla est# formada por celdas o casillas, agrupadas por $ilas y columnas, en
cada casilla se puede insertar te3to, n(meros o gr#ficos.
reaci-n de tablas
8e puede crear una tabla de tres formas equi)alentes> @en( 5abla, icono de la
barra est#ndar o dibuj#ndola con el ratn, seg(n el tipo de tabla ser# m#s (til un
mtodo u otro, )amos a )er los tres.
Men/ !a"#a* -ara insertar una tabla debemos ir al men( 5abla, /nsertar, opcin
5abla... y se abrir# un cuadro de di#logo, en el que debemos indicar>
IN(mero de columnas.
IN(mero de filas.
I1utoajuste. 1qu tenemos tres opciones para definir las dimensiones de la
tabla.
48
A7 1ncho de columna fijo. 8i lo dejamos en autom#tico ajustar# el ancho para
que la tabla ocupe todo el espacio entre los m#rgenes de la p#gina.
;7 1utoajustar al contenido. !l ancho depender# de la cantidad de te3to o
gr#ficos que contenga cada columna.
=7 1justar a la )entana. !l tamao se ajusta al tamao de la )entana del
)isuali$ador Web, si cambia el tamao de la )entana, la tabla se ajusta al nue)o
tamao.
1uto formato. @ediante este botn podemos elegir entre )arios formatos ya
establecidos, como, por ejemplo, !a"#a c#&sica 3 que es el que se )e en la imagen.
Word aplicar# las caractersticas del formato elegido a nuestra tabla.
6ecordar dimensiones para tablas nue)as. Kuarda las dimensiones, ajustes y
formato actuales de la tabla para utili$arlos como )alores por defecto cuando
creemos nue)as tablas.
:cono* 1l hacer clic en el icono tabla de la barra est#ndar se abre una
)entana como la que se muestra a la derecha. @o)iendo el ratn dentro de la
rejilla, podremos seleccionar el n(mero de filas y columnas f#cilmente. -or
ejemplo, en el caso que se muestra se )a a crear una tabla de ; 3 C 4dos filas y
cuatro columnas 7. !ste mtodo es el m#s sencillo y no permite opciones de
formato, opciones que se pueden aplicar m#s adelante si lo creemos con)eniente.
Di"u;&ndo#a. /r a men( 5abla y seleccionar .ibujar tabla o hacer c#ic en el icono
del l#pi$ de la barra de 5ablas y bordes, el cursor tomar# la forma de un l#pi$.
:acer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rect#ngulo con el tamao total de la
tabla. 1 continuacin dibujar las filas y columnas, como si lo hiciramos con un
l#pi$. !n la barra de 5ablas y bordes tenemos iconos para trabajar con las tablas
que )eremos m#s adelante.
49
!espla"arse# seleccionar y borrar en las tablas
Una )e$ tenemos creada la tabla )amos a )er cmo introducir contenido en
ella. !n trminos generales, no hay diferencia entre introducir te3to dentro o fuera
de una tabla. *a mayor parte de las funciones sobre formato est#n disponibles en
el te3to de las tablas, se puede poner te3to en negrita, cambiar el tamao, se
pueden incluir p#rrafos y se pueden alinear de )arias formas igual que se hace
normalmente. Nos podemos despla$ar por las celdas con las teclas de mo)imiento
del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el te3to de las celdas de forma
normal, pero adem#s, hay algunas formas especficas de despla$arse, seleccionar
y borrar para las tablas que )amos a )er a continuacin.
Desp#a'arse* -ara colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el
cursor. 1l pulsar la tecla 51J en la (ltima celda de la tabla se crea una nue)a fila.
Se#eccionar* -ara seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado
i$quierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra
inclinada hacer clic y la celda se pondr# en negro 4)deo in)erso7. -ara seleccionar
una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor
tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hace doble
clic o tambin colocando el cursor a la i$quierda de la fila y haciendo clic. 5ambin
se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y
arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
Borrar. -ara borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y
pulsar la tecla Retroceso 4JacNspace7, si slo queremos borrar su contenido
pulsar la tecla Suprimir. 1l borrar una celda Word nos preguntar# sobre la forma
de despla$ar el resto de las columnas. 5ambin se pueden reali$ar todas estas
funciones desde el men( !a"#a.
50
5odas las operaciones sobre las tablas se pueden ejecutar desde el men(
!a"#a, no obstante, para trabajar m#s cmodamente con las tablas, Word pone a
nuestra disposicin una barra de herramientas llamada !a"#as "ordes con las
funciones m#s habituales, tambin disponemos de un men( conte3tual especial
para tablas. 1 continuacin )amos a )er todo esto.
$arra de herramientas *ablas y bordes
-ara abrir esta barra de herramientas, ir al men( ?er, Jarras de herramientas y
seleccionar tablas y bordes. ?amos a )er las funciones m#s interesantes de esta
barra.
*#pi$. Como ya hemos )isto, con este l#pi$ se pueden crear tablas
dibuj#ndolas con el ratn.
Jorrador. !s el complemento del l#pi$ en la creacin de tablas, ya que
permite borrar las lneas de la tabla. Jasta colocarse en la lnea a borrar y hacer
clic.
!stilo de lnea y grosor de lnea. Con estas dos
funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las lneas que forman la tabla.
8eleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a
las lneas que queramos.
Color y bordes. Con este icono y los dos siguientes podemos dar color a
los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.
/nsertar tabla. 1l hacer clic sobre el pequeo tri#ngulo de la derecha se
abre esta )entana que nos permite reali$ar todas estas funciones de insercin.
5ambin podemos ajustar el tamao de las columnas con las tres (ltimas
opciones.
51
Combinar y di)idir. !l primer icono permite crear una (nica celda
combinando el contenido de las celdas seleccionadas. !l segundo icono separa
una celda en )arias utili$ando las marcas de p#rrafo como elemento separador, se
abre una )entana para preguntarnos en cu#ntas filas y columnas queremos di)idir
la celda seleccionada.
1linear. -ermite alinear el te3to dentro de las celdas de una de las nue)e
formas que se muestran en esta imagen. -re)iamente hay que seleccionar las
celdas a las que se quiere aplicar la alineacin.
.istribuir uniformemente. -ermiten distribuir el ancho de las columnas y
filas uniformemente, de forma que todas las columnas+filas tengan el mismo
ancho.
1utoformato. !ste botn abrir# un cuadro de di#logo en el que podremos
elegir entre )arios formatos ya establecidos
Cambiar direccin del te3to. !l te3to de las celdas seleccionadas se
escribir# en la orientacin que marca el icono, en este caso se escribir# hacia
abajo. :aciendo clic en el botn, la orientacin )a cambiando de tres formas
distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.
0rdenar. -ermite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o
ascendente seg(n su contenido. 8i las celdas contienen fechas o n(meros lo
tendr# en cuenta al ordenar.
1utosuma. :ay que colocar el cursor en la celda que queramos que
contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma autom#tica se reali$ar# la
suma de todas las celdas que estn por encima 4en la misma columna7
52
Posi"#es errores: -ara que se pueda reali$ar la suma, el contenido de las celdas
ha de ser n(meros. 8i el contenido no son n(meros aparecer# un mensaje de
error 41)ina# de f%rmu#a inesperado17
No obstante, esta funcin tiene un comportamiento en cierta forma 9inte#igente9
puesto que, por ejemplo, si una columna contiene n(meros en todas las celdas
e3cepto en la primera 4donde suele ir el ttulo de la columna7 no se produce ning(n
error y la suma se reali$a correctamente.
5ambin, si colocamos )arios n(meros dentro de una misma celda, separados
por blancos, los considerar# a todos al reali$ar las sumas. 1parte de la auto suma,
se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla, con el comando ,rmula
del men( 5abla.
.en+ contextual de *ablas
:aciendo clic con el botn derecho del ratn sobre una tabla se abre el men(
conte3tual de !a"#as como muestra esta imagen. .esde aqu podemos ejecutar
algunas de las funciones que acabamos de )er en la barra de herramientas de
!a"#as "ordes, y tambin podemos acceder a Propiedades de ta"#a*** donde
encontraremos las distintas formas de ajustar el te3to que rodea la tabla, as como
la forma de establecer m#rgenes y espaciado en las celdas
7>( Estilos
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. *a principal
)entaja de utili$ar estilos es que con un solo clic aplicamos )arias caractersticas
de formato a la )e$. !3isten muchos estilos ya definidos 4o predefinidos7 en
Word;<<=, por ejemplo, el estilo 1!itu#o 11 est# compuesto por tamao de letra de
53
AE puntos, fuente 91rial9, negrita y p#rrafo alineado a la i$quierda. -ero, adem#s,
se pueden crear estilos personales, con las caractersticas de formato que
deseemos. -or ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de
nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo
para cuando queremos resaltar algo importante del te3to, etc. .efinir estilos
personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseo propio y nos
permite trabajar m#s eficientemente.
Aplicar estilos
-ara acceder a los 0sti#os podemos utili$ar el panel de tareas, los men(s o la
barra de formato. 8on diferentes formas de hacer lo mismo. -ara acceder a los
paneles de formato ir al men( ,ormato y seleccionar !stilos y formato.
5ambin podemos acceder desde el botn formato de la barra de formato.
-ara aplicar un estilo a un te3to de nuestro documento slo tienes que
seleccionar el te3to y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en la $ona
!lija el formato que desea aplicar del panel 0sti#os formato. 8i no tienes abierto
el panel de 0sti#os formato puedes usar la barra de formato para aplicar un
estilo. 8elecciona el te3to al que )as a aplicar el estilo y ha$ clic en el tri#ngulo del
cuadro 0sti#o 4en la barra de la imagen es el cuadro que pone Normal7, se abrir#
una lista despegable con todos los estilos disponibles, basta con hacer clic en el
estilo elegido y ste se aplicar# a nuestro te3to.
8i antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un te3to, se aplicar# el
estilo al te3to que insertemos partir de ese punto hasta que )ol)amos a cambiar el
estilo.
54
*os propios elementos de la lista tienen aplicado el estilo que representan, de
esta forma se puede )er el efecto que tiene el estilo que )amos a aplicar sobre el
te3to.
1dem#s, si queremos )er con detalle cmo est# definido el estilo podemos ir al
tri#ngulo que hay al lado de 0sti#os formato, en la cabecera del panel, y se
desplegar# una lista con la opcin @ostrar formato que nos mostrar# un panel
como el que )es a la derecha.
!n este panel se )en todos los elementos que componen el estilo, como el tipo
de alineacin, el tamao de la fuente, etc. 5ambin podemos )er los atributos
referentes al estilo -#rrafo, como la alineacin, ni)el de esquema, etc.
rear# modi%icar y borrar estilos
Crear un esti#o* -ara crear un estilo de una manera f#cil lo mejor es definir el
estilo en una parte de nuestro documento. !s decir, aplicar todas las
caractersticas de formato que queremos que formen el nue)o estilo a un tro$o del
documento. 1 continuacin hacer clic en el botn Nue)o del panel !stilos y
formato, se abrir# el cuadro de di#logo 2uevo, escribir el nombre del nue)o estilo y
pulsar 1ceptar. !l cuadro de di#logo 2uevo permite cambiar algunas de las
caractersticas del formato que tenemos definido hasta ese momento.
-or ejemplo, en la imagen puedes )er que el estilo que )amos a definir tiene
fuente 1rial, AE pt, Cursi)a y Centrado, si ahora quisiramos aadir el estilo negrita
no tendramos m#s que hacer clic en el botn negrita. Con lo que acabamos de
e3plicar puedes comen$ar a crear estilos, una )e$ hayas practicado un poco con
las opciones b#sicas puedes entrar a )er las opciones m#s a)an$adas de este
cuadro de di#logo como te e3plicamos en el punto siguiente a tra)s de un tema
a)an$ado.
55
8i prefieres crear un estilo desde la barra de formato es toda)a m#s f#cil, slo
tienes que seleccionar el te3to que contiene el formato y escribir el nombre del
nue)o estilo en el cuadro de estilos de la barra de formato y pulsar la tecla /ntro.
Modificar un esti#o* -ara modificar un estilo debes ir al panel !stilos y
formatos... y seleccionar el estilo que quieres modificar, al hacer clic en el tri#ngulo
de la derecha se desplegar# un men( con la opcin @odifica. !n el caso de que la
caracterstica del formato que quieres modificar no tenga un botn en este cuadro
de di#logo puedes hacer clic en el botn ,ormato y se abrir# un despegable como
el que )es a la derecha para que puedas acceder a modificar cualquier
caracterstica del formato.
Borrar un esti#o* -ara borrar un estilo debes ir al panel !stilos y formatos... y
seleccionar el estilo que quieres borrar, al hacer clic en el tri#ngulo de la derecha
se desplegar# un men( con la opcin !liminar..., como puedes )er en la imagen
de la derecha. :ay que tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecer# el
formato correspondiente de los p#rrafos que tu)ieran aplicado ese estilo.
,re%erencias entre estilos
*os estilos modifican el formato de un documento, pero tambin se puede
modificar el formato de forma manual, sin aplicar estilos. !ntonces, %Ou ocurre si
un p#rrafo de un documento tiene aplicado un estilo y queremos aplicarle un
formato manual'
Como hemos )isto hay diferentes tipos de estilos, estilos creados por el
usuario, predefinidos por Word, estilos de car#cter, de p#rrafo, etc. %Cmo
interact(an los diferentes tipos de estilos entre si' %Ou preferencias e3isten
cuando se aplican )arios tipos de estilos sobre un documento'
56
-lanteado el tema as parece un poco dificultoso, pero en realidad no lo es, ya
que se aplican unas normas de sentido com(n que hace que en la mayora de las
ocasiones no haya ning(n problema.
*as normas generales son estas tres>
A. !l formato que se aplica en (ltimo lugar tiene preferencia sobre los
anteriores.
;. 5iene preferencia el formato manual sobre los estilos.
=. 5iene preferencia el formato car#cter sobre el formato p#rrafo.
-ero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se
producen algunos conflictos que requieren un estudio m#s detallado.
-or ejemplo, imagina que tenemos un te3to con formato de tipo p#rrafo que
pone la letra en cursi)a 4adem#s de otras caractersticas7, si ahora a cierta palabra
del te3to le aplicamos un formato car#cter que tiene la letra en cursi)a 4adem#s de
otras caractersticas7 %Cu#l ser# el resultado' -ues esa cierta palabra del te3to no
quedar# en tipo cursi)a, sino en tipo normal. *a ra$n es que Word interpreta que
el estilo car#cter pretende diferenciar una palabra del resto de te3to, y como el
resto del te3to est# en cursi)a, para que se diferencie la pone en estilo normal. *o
cual es bastante lgico.
/&>( Plantillas
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nue)os documentos. !n una
plantilla se guarda internamente el formato utili$ado, es decir, el estilo de la fuente,
el tamao, etc., de todo el documento, as como los formatos de las tablas, las
tabulaciones incluidas, la configuracin de n(meros de p#gina, cabeceras y pies
de p#gina. Una plantilla puede sernos (til cuando usamos muchas )eces un
57
documento con la misma estructura. -or ejemplo, para mandar fa3es, el
documento ser# siempre muy parecido, ya que tendr# ttulos para identificar al
autor, la direccin, el remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word con la caracterstica de que el tipo de
documento es p#anti##a de documento. *a principal caracterstica de una plantilla es
que al utili$arla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en
ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la
podemos utili$ar cuantas )eces queramos. !n unidades anteriores hemos )isto
como en algunos casos, por ejemplo, en el men( )ormato, )uente, hay un botn
llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos
nue)os, esto se consigue modificando la plantilla*
-ara modificar la plantilla, primero debemos abrirla, hacer los cambios que
deseemos y posteriormente guardarla. 8i por cualquier moti)o hemos reali$ados
demasiados cambios y no nos acordamos cmo estaba en su estado original
podemos )ol)er a tener la plantilla original borr#ndola, es decir eliminar el archi)o
2orma#*dot de nuestro disco duro. *a pr3ima )e$ que abramos Word con un
documento nue)o se crear# autom#ticamente. Word dispone de otras muchas
plantillas para escribir Cartas, ,a3es, /nformes, etc. )amos a aprender a utili$arlas
y posteriormente )eremos cmo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras
necesidades, y tambin cmo crear plantillas nue)as a partir de un documento
Word.
/tili"aci-n de las plantillas de Word
-ara utili$ar las plantillas hay que abrir un documento nue)o desde el men(
.rc8ivo, como puedes )er en esta imagen. No utili$ar el icono de la barra
est#ndar, ya que si lo hacemos de esa forma se abrir# directamente un nue)o
58
documento en blanco con la plantilla predeterminada. 8i lo hacemos de la primera
forma se abrir# el panel 2uevo documento que puedes )er en esta imagen.
Cuando se arranca Word sin seleccionar ning(n documento tambin aparece
este panel. !l panel 2uevo documento permite reali$ar algunas de las cosas m#s
habituales cuando estamos creando un nue)o documento, como abrir un
documento nue)o en blanco o abrir un nue)o documento a partir de otro ya
e3istente. 5ambin nos permite crear un documento nue)o a partir de una plantilla,
que es lo que )amos a )er a continuacin.
P#anti##as en $ffice $n#ine* Con esta opcin accedemos al sitio Web de
@icrosoft dnde hay )arias plantillas que se pueden utili$ar, desde esta p#gina
Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos.
0n mi PC***, es la opcin que permite abrir las plantillas disponibles en el disco
duro del ordenador. !sta es la opcin m#s utili$ada y que )amos a )er a
continuacin. 1l hacer clic )eremos el cuadro de di#logo P#anti##as que contiene
)arias pestaas o fichas si pulsamos en la ficha Cartas fa6es )er#s algo similar a
la siguiente imagen.
0n mis sitios We"***, te permite elegir un sitio 2eb para abrir una plantilla.
.odi%icar plantillas
?amos a )er cmo se pueden modificar plantillas ya e3istentes, as podremos
modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word como las que creemos
nosotros a partir de documentos Word, como )eremos en el punto siguiente. -ara
modificar una plantilla primero hay que abrirla, para ello desde el panel de 2uevo
documento elegir P#anti##as genera#es, de la misma forma que hemos )isto en el
punto anterior. 8e abrir# un cuadro de di#logo como ste.
59
8eleccionar la ficha donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo,
Cartas y fa3es, a continuacin hacer doble clic en la plantilla elegida, por ejemplo,
,a3 profesional 1hora, en la parte inferior derecha, en la $ona titulada Crear
nuevo, hacer clic donde dice -lantilla, as una )e$ modificada la plantilla, la
guardar# como plantilla y no como documento Word.
:aremos clic en 1ceptar y se abrir# la plantilla )a6 profesiona# 4tendr# el
diseo que ya )imos en el punto anterior7.
8obre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseo que
queramos. -or ejemplo, sustituiremos 2om"re de #a organi'aci%n por el nombre
de nuestra organi$acin, as ya no tendremos que introducirlo cada )e$. 5ambin
cambiaremos el tamao y el tipo de letra de 9,a39, etc.
1l final obtendremos nuestro propio diseo, como muestra esta imagen. 1hora
slo nos quedara guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en
Kuardar como... y nos aparecer# un cuadro de di#logo como el que )emos a
continuacin.
rear plantillas a partir de documentos Word
*as plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son
distintos tipos de documentos. -or lo tanto, a partir de un documento Word
podemos crear una plantilla simplemente cambi#ndole el tipo de documento. 1s
pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word tendremos que>
!ise0ar el documento Word. Modificar el documento Word para darle el
aspecto de una plantilla. 1qu, podramos incluir campos del estilo 9:aga clic
aqu...9 , aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. -or
supuesto, tambin podemos partir de un nue)o documento en blanco para disear
nuestra plantilla.
60
Guardar como p#anti##a* :acer clic en Kuardar como... y en el campo !ipo de
documento seleccionar -lantilla de documento. Como ya )imos en el punto
anterior, autom#ticamente Word nos colocar# en la carpeta P#anti##as. .arle el
nombre a la plantilla y hacer clic en 1ceptar, a partir de ese momento podremos
utili$ar nuestra plantilla desde la carpeta Genera#. 8i guardamos la plantilla en otra
carpeta que no sea P#anti##as, no )eremos la nue)a plantilla junto con el resto de
las plantillas al hacer clic en P#anti##as genera#es.
0#ementos 4ue se guardan en una p#anti##a* Como hemos ido )iendo en esta
unidad en una plantilla se guarda un documento base con todas sus
caractersticas de formato, pero hay otras cosas que tambin se guardan en la
plantilla. *os estilos que se definan en una plantilla se guardar#n con ella.
8i modificamos las barras de herramientas, aadiendo o quitando iconos estas
modificaciones tambin se guardar#n en la plantilla. 8i creamos o modificamos
entradas de 1utote3to tambin se almacenar#n en la plantilla. *o mismo sucede
con las macros y otros elementos que no hemos )isto en este curso. !s decir, en
una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word. .e ah la potencia de las
plantillas para trabajar de modo m#s eficiente con Word.
rear documentos con ayuda del asistente
1dem#s de crear documentos personali$ados o con ayuda de plantillas, Word
tambin nos ofrece la posibilidad de crear documentos especficos con ayuda de
asistentes que nos guan para crear un tipo de documento que sigue unos pasos
establecidos. -or ejemplo disponemos de asistentes en las siguientes pestaas>
artas 6 $axes>
I 1sistente para cartas
I 1sistente para etiquetas postales
61
I 1sistentes para fa3es
I 1sistentes para sobres
Memorandos>
I 1sistente para memorandos
+tros documentos>
I 1sistente para agendas
I 1sistente para calendarios
I 1sistente para con)ersin por lotes
I 1sistente para currculos
-odemos seleccionar el tipo de asistente para el documento que deseemos
crear y pulsar sobre 1ceptar. 1l seleccionar este tipo de asistente, lo primero que
nos aparece es un di#logo para escoger que tipo de carta )amos a crear, si es una
carta simple para un (nico destinatario o es una carta para di)ersos destinatarios.
!sta es la primera pantalla del 1sistente de cartas que nos aparece, en ella
podemos escoger si queremos que apare$ca la fecha del da actual y el formato.
5enemos una pestaa para decidir si incluimos el encabe$ado y el pe de p#gina
del diseo de p#gina. -odemos escoger entre los di)ersos diseos de p#gina de
los que dispone este tipo de documento, incluso aquellos que hayamos creado
nosotros a partir de otra plantilla. 5ambin podemos elegir el estilo de la carta.
!n la parte inferior tenemos una pestaa para seleccionar si queremos incluir
un membrete en la opcin -apel con membrete. -ara continuar con las siguientes
pantallas del asistente podemos pulsar sobre 8iguiente o bien cambiar a la
siguiente pestaa nosotros mismos con el ratn.
!n la pestaa /nformacin del destinatario 4-aso ;7 del asistente podemos
seleccionar la direccin del destinatario. 8i disponemos de libreta de direcciones
62
creada en 0utlooN la podemos seleccionar pulsando sobre el botn y
seleccionando la direccin.
5ambin podemos seleccionar un saludo para comen$ar la carta, por ejemplo
!stimado 8r. o 8ra.> 8eores> !stimado seor o seora>, etc.
!n la tercera pantalla del asistente 0tros elementos podemos incluir>
*nea de referencia> que suele utili$arse para una contestacin a una carta
anterior, por ejemplo> !n referencia a> *os presupuestos...
/nstrucciones de correo> dnde identificamos el tipo de correo, 4confidencial,
correo certificado, correo registrado, etc7.
1tencin> en esta lnea especificamos a la atencin de quien )a dirigida la
carta. 1+1> 8r. -re$.
1sunto> aqu escribimos las palabras cla)es que identifiquen el asunto a tratar
en la carta.
1dem#s de estas lneas que podemos incluir, en esta pantalla podemos
agregar m#s destinatarios a los que en)iaremos una copia.
*a (ltima pantalla del asistente es #n$ormacin del remitente.
!n ella completamos informacin del remitente, es decir de nosotros los que
en)iamos la carta. -odemos escribir nuestro nombre, el nombre de la empresa,
etc. 5ambin podemos incluir la direccin.
& nos ayuda a completar la despedida y cierre de la carta. Con una frase de
despedida, podemos indicar nuestro cargo+puesto en la empresa, el nombre de la
propia empresa+organi$acin y tambin podemos incluir nuestras iniciales.
8i adem#s de esta carta adjuntamos alg(n documento, podemos seleccionar la
pestaa .ocumentos adjuntos y especificar el n(mero de documentos que
adjuntamos.
63
!n la esquina inferior derecha podemos )er una )ista pre)ia de como quedar#
la despedida.
*emas
Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utili$ados en el
documento con respecto al diseo y combinaciones de colores. Un tema simplifica
la creacin de documentos profesionales bien diseados, para mostrarlos en
Word, en el correo electrnico o en el Web. Cuando se aplica un tema a un
documento, Word personali$a los siguientes elementos> )nculos, colores o
gr#ficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de ttulo, listas, lneas hori$ontales,
colores de hiper)nculos y colores de los bordes de las tablas. 8e personali$an las
listas de uno y )arios ni)eles.
-ara cambiar r#pidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el
tema. 1 diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de 1utote3to,
barras de herramientas personali$adas, macros, configuraciones de men( o teclas
de mtodo abre)iado. 5ambin se pueden seleccionar opciones para aplicar
colores m#s brillantes a te3to y gr#ficos, animar determinados gr#ficos del tema o
aplicar un fondo a su documento. -ara )er la animacin de gr#ficos del tema,
muestre la p#gina Web en un e3plorador Web.
-ara utili$ar un tema en nuestro documento debemos acceder al men(
,ormato y hacer clic sobre 5ema... 1 continuacin nos aparece una pantalla donde
podemos escoger un tema de entre una lista bastante amplia, y donde en la parte
derecha de la pantalla tenemos una )ista pre)ia para )er cmo quedara el
documento
!n muchas ocasiones puede que no est instalado el tema seleccionado. Nos
ofrece la posibilidad de instalarlos para poder )er la )ista pre)ia y utili$arlo
64
posteriormente, pulsamos /nstalar y a continuacin nos solicita que introdu$camos
el CdI6om de 0ffice ;<<=.
Cuando tengamos seleccionado el tema que nos interesa pulsamos 1ceptar y
ya podremos redactar el documento y utili$ar los estilos, im#genes de fondo, etc.
//>( #m!genes 6 gr!$icos
:oy en da un documento para que sea considerado como un buen documento
debe incluir, siempre que sea necesario, gr#ficos o im#genes, sobre todo si se )a
a distribuir por /nternet. Un e3celente procesador de te3tos como es Word;<<= no
poda dejar de tener en cuenta que la imagen cada )e$ est# m#s integrada con el
te3to. Cada nue)a )ersin del programa incorpora mejoras en este aspecto como
)amos a ir )iendo. !n Word se puede trabajar con diferentes tipos de gr#ficos,
)amos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada
trmino a lo largo del resto de este tema. -odramos clasificar los elementos
gr#ficos utili$ados en Word en dos grandes grupos con algunas subdi)isiones,
im#genes y gr#ficos>
1m)genes
#m!genes vectoriales o predise5adas( /m#genes prediseadas procedentes
de las libreras que Word tiene organi$adas por temas. !stas im#genes est#n
construidas utili$ando )ectores, lo que permite hacerlas m#s grandes o pequeas
sin prdida de resolucin. 5ambin se pueden desagrupar en los elementos que
las forman, introducir cambios y )ol)erlas a agrupar. !n realidad, podramos
considerar estas im#genes como un conjunto de objetos gr#ficos. *os gr#ficos
creados con las herramientas de Word para dibujar tambin son im#genes
)ectoriales.
65
#m!genes no vectoriales o de mapa de bits( /m#genes fotogr#ficas
procedentes de c#maras digitales, de /nternet, de programas como -hotoshop,
,ire2orNs, -aint8hop-ro, etc. 8uelen ser de tipo P-K o K/,. 8obre estas
im#genes se pueden reali$ar algunas operaciones como cambiar el tamao, el
brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. !st#n
formadas por puntos o pi3els que tienen cada uno un color y una posicin pero no
est#n relacionados unos con otros. !stas im#genes admiten cambios de tamaos,
pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de
nue)o pueden perder resolucin. Cuando hablemos de im#genes, en general, nos
estaremos refiriendo a este tipo de im#genes no vectoria#es.
Gr!$icos.
Cibu;os creados con ?ord. @ediante autoformas, lneas, rect#ngulos,
elipses, etc.
?ord.rt. 6tulos disponibles de una galera que se pueden personali$ar con
di)ersas opciones.
Microso$t Grap8. 6epresentacin de datos en forma gr#fica.
:ay algunos objetos m#s que podran ampliar esta relacin, como el sonido y
los )deos digitales, 8obre las im#genes y los gr#ficos pueden reali$arse multitud
de operaciones, como mo)er, copiar, cambiar el tamao, )ariar la intensidad, etc.
-ara ello disponemos de )arias barras de herramientas que )amos a ir )iendo a
continuacin, fundamentalmente la Barra de :magen para las im#genes y la Barra
de Di"u;o para los gr#ficos. Con todos estos elementos no hay e3cusa para no
disear documentos Word con una componente gr#fica atracti)a.
66
*ipos de archivos gr)%icos
!3isten multitud de formatos gr&ficos, )amos a e3plicar bre)emente las
caractersticas de los m#s utili$ados. Un formato gr#fico se identifica por el tipo de
arc-ivo, y se reconoce por la e3tensin del archi)o, por ejemplo un archi)o
llamado motocic#eta*;pg tiene e3tensin o tipo jpg.
:m&genes no vectoria#es o de mapa de "its*
P-K o P-!K. !s un formato que permite distintos ni)eles de compresin. 8e
utili$a mucho en /nternet, sobre todo para im#genes fotogr#ficas con muchos
tonos.
K/,. !s el m#s utili$ado en /nternet, permite una buena compresin con
im#genes de pocos tonos, tipo iconos y botones. 5ambin permite crear gr#ficos
animados.
J@-. No admite compresin por lo que estas im#genes ocupan mucho
espacio. 8e utili$a, por ejemplo, en la imagen tapi$ de Windo2sHG.
-NK. @oderno formato que permite compresin.
:m&genes vectoria#es o predise7adas*
W@,. ,ormato de las im#genes prediseadas de Word.
0tros tipos de archi)os son> @0? y 1?/ para los archi)os de )deo digital. W1?
y @-= para los de sonido.
1nsertar im)genes
1l hacer clic en el men( /nsertar, /magen aparecer# una )entana con estas
opciones.
:m&genes predise7adas* 8i hacemos clic en /m#genes prediseadas aparece
el panel lateral de /nsertar imagen prediseada, que puedes )er en esta imagen
67
de al lado. !n el cuadro Juscar te3to introduciremos las palabras que describan lo
que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecer#n todas la im#genes
disponibles. -or ejemplo al escribir 9motocicleta9 aparecen las im#genes que
tengan relacin con ese concepto, como puedes )er en la imagen de m#s a la
derecha. -ara insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
!n la $ona $tras opciones de "/s4ueda tenemos el cuadro Juscar en que nos
permite indicar en donde se reali$ar# la b(squeda, por ejemplo, en Mis
co#ecciones, en Co#ecciones de $ffice o en Co#ecciones We".
!n el cuadro *os resultados deben ser podemos elegir entre im&genes,
fotografas, pe#cu#as o sonidos" tambin podemos elegir dentro de cada uno de
estos grupos unos tipos m#s concretos, por ejemplo, podemos decir que
queremos fotografas de tipo APG.
Desde arc-ivo* 8e abrir# una )entana similar a la que se nos muestra cuando
queremos A"rir un documento Word, y que ya conocemos. !n la parte derecha
muestra la )ista pre)ia de la imagen seleccionada.
Una )e$ seleccionado el archi)o que queremos importar pulsaremos el botn
/nsertar y la imagen se copiar# en nuestro documento.
:nsertar imagen vincu#ada. 8i hacemos clic en el tri#ngulo que hay al lado del
botn /nsertar, aparecer# la opcin ?incular al archi)o de forma que cuando se
produ$can cambios en el archi)o origen, stos se )er#n reflejados en el
documento Word. !n realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino
que se inserta una referencia al lugar donde est# la imagen, si borramos la imagen
tambin desaparecer# del documento Word.
68
.anipular im)genes
-ara manipular una imagen abrir la barra /magen desde el men( ?er, Jarras
de herramientas, /magen. -ara modificar una imagen primero hay que
seleccionarla posicion#ndose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedar#
enmarcada por unos pequeos cuadrados. -ara modificar el tamao, situar el
cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha,
hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nue)o tamao. @ediante la barra de
imagen se pueden reali$ar las siguientes funciones y modificaciones sobre la
imagen>
/nsertar imagen prediseada. -ermite insertar una nue)a imagen
prediseada.
Control del color de la imagen. -odemos hacer que la imagen tenga su
color natural con la opcin 1utom#tico. 0btener una imagen en diferentes tonos de
gris, es lo que com(nmente llamamos una imagen en blanco y negro. Una imagen
binaria con solo dos colores, blanco y negro. Una imagen de @arca de agua, es
una imagen de escala de grises, pero en tonos muy claros. 8e suele utili$ar como
imagen de fondo.
Contraste. -ermite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.
1umentar o disminuir el brillo de la imagen.
6ecortar
Kirar la imagen H<Q a la i$quierda.
Comprimir imagen.
69
!stilo de lnea. -ermite elegir entre los diferentes estilos que se muestran
en la )entana.
1justar imagen. 1justa la imagen respecto del te3to que la rodea de )arias
formas, tal y como se puede )er en los iconos de la )entana.
,ormato de imagen.
Color transparente. -ara algunos formatos de im#genes, como P-K.
6establecer imagen. .espus de aplicar )arios tratamientos a la imagen,
como cambios de color y brillo, podemos )ol)er a la imagen original mediante este
icono
Gr)%icos. 1nsertar Auto%ormas y dibu2ar
Word;<<= dispone de herramientas que nos permiten reali$ar nuestros propios
gr#ficos y dibujos. 8i no eres muy h#bil dibujando con el ratn, no te preocupes,
mediante las Autoformas dispondr#s de multitud de formas listas para usar que te
permitir#n reali$ar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gr#ficos. & si te
gusta reali$ar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, cur)as ajustables y
dibujo a mano al$ada para que tu imaginacin se ponga a trabajar. 1l hacer clic en
el men( /nsertar, /magen aparecer# una )entana con estas opciones. ?amos a )er
ahora como insertar 1utoformas, Word1rt, desde esc#ner y gr#ficos de @icrosoft
Kraph. 1l hacer clic en 1utoformas aparecer# la barra de herramientas
Autoformas y tambin la barra de herramientas Di"u;o que )eremos m#s adelante.
Como cualquier otra barra, estas se pueden abrir tambin desde el men( +er,
Barras de -erramientas.
70
!l primer icono de la barra Autoformas sir)e para reali$ar nuestros propios
diseos y los cinco siguientes para utili$ar las formas creadas por Word, el (ltimo
icono permite acceder a las im#genes prediseadas.
5ambin podemos acceder a las autoformas por medio de la barra de dibujo en
el apartado de 1utoformas donde disponemos de todas las opciones.
1l hacer clic en este botn se abre esta )entana que permite elegir entre
seis objetos de dibujo> lneas, flechas, dobles flechas, cur)as, polgonos
irregulares, tra$o a mano al$ada. !stos objetos se pueden combinar para reali$ar
pr#cticamente cualquier dibujo lineal que se nos ocurra. Una )e$ tra$adas las
lneas y cur)as se pueden modificar y reali$ar ajustes m#s finos.
!stos cinco iconos permiten acceder a los diferentes men(s
para seleccionar las autoformas, como por ejemplo el que )emos aqu de
diferentes formas de flechas.
!ste botn sir)e para acceder a las im#genes prediseadas, donde
podremos encontrar m#s objetos gr#ficos
.odi%icar gr)%icos
,ien'o de di"u;o* Cuando dibujamos o creamos un gr#fico en Word no slo
estamos ocupando la $ona e3acta que contiene el dibujo, sino una $ona m#s
amplia que rodea al dibujo, esta $ona es el lien$o de dibujo. !l lien$o de dibujo
est# delimitado por un rect#ngulo como el que )es en la imagen de al lado,
tambin tiene unos iconos en su permetro que permite modificar el tamao del
lien$o haciendo clic y arrastr#ndolos. -or ejemplo, si queremos hacer el lien$o
m#s estrecho por la derecha basta colocar el cursor en el icono que hay en el lado
derecho y cuando el cursor tome la forma de una , ladeada hacer clic y arrastrar
71
hasta el tamao que deseemos. 5ambin se puede cambiar el tamao y otras
caractersticas del lien$o de dibujo desde el cuadro de di#logo )ormato de# #ien'o
de di"u;o, para acceder a l basta hacer doble clic en cualquier $ona dentro del
lien$o.
Modificaciones* *os gr#ficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones
como giros y cambios de tamao y proporciones. -ara modificar un gr#fico lo
primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre l y
aparecer#n unos puntos de control a su alrededor. -ara modificar el tamao, situar
el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha,
hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nue)o tamao. 1qu )emos el resultado
de arrastrar hacia la derecha. -ara mantener la proporcin mantener pulsada la
tecla @1&M8CU*18 mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se
puede )er en esta imagen que se ha hecho un poco m#s grande que la original.
1lgunos gr#ficos tambin tienen un rombo amarillo que sir)e para distorsionar o
cambiar la forma del gr#fico. !n este caso un tri#ngulo issceles se ha con)ertido
en escaleno. -ara girar el gr#fico, seleccionarlo y hacer clic sobre el crculo )erde
que )emos en la parte superior central de la imagen, y mo)er el ratn para hacer
girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratn.
5ambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir
efectos de sombra y =., ... !stas modificaciones se pueden reali$ar a partir de la
barra de dibujo.
Con estos iconos de la barra de dibujo se
puede, respecti)amente, rellenar el color de fondo, color del contorno, grosor del
contorno, tipo de lnea del contorno, tipo de flecha, efecto de sombra y efecto de
=..

72
A0adir texto a los gr)%icos
8e puede aadir te3to a un gr#fico mediante el icono de Cuadro de te6to de
la barra de imagen, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de
te3to en la $ona en la que queremos insertar el te3to, y a continuacin insertar el
te3to. -ero la forma m#s f#cil de aadir te3to en el interior de un gr#fico es
haciendo clic en el gr#fico con el botn derecho del ratn, para que apare$ca el
men( conte3tual, elegir la opcin 1gregar te3to y autom#ticamente nos crear# el
cuadro de te3to ajust#ndolo al espacio disponible en el gr#fico.
1nsertar WordArt
@ediante Word1rt se pueden crear ttulos y rtulos )istosos para nuestros
documentos. 8lo tenemos que introducir o seleccionar el te3to al que queremos
aplicarle un estilo de Word1rt y autom#ticamente Word crear# un objeto gr#fico
Word1rt. 0bser)ar que una )e$ hemos aplicado Word1rt a un te3to dejamos de
tener te3to y pasamos a tener un gr#fico, esto quiere decir que, por ejemplo, el
corrector ortogr#fico no detectar# un error en un te3to Word1rt, y tambin que el
te3to Word1rt seguir# las reglas de alineacin de los gr#ficos.
-ara iniciar Word1rt hacer clic en el icono del men( /nsertar, /magen.
5ambin podemos encontrar este icono en la Barra de Di"u;o y en la Barra de
WordArt* 1l hacer clic sobre el icono aparecer# un cuadro de di#logo con la galera
de Word1rt como la que )emos aqu. :aciendo clic seleccionaremos el tipo de
letra que m#s nos guste.
8i hemos seleccionado te3to pre)iamente no ser# necesario teclearlo en este
cuadro de di#logo. 5ambin podemos elegir la fuente el tamao y el estilo del
te3to. 1l pulsar el botn 1ceptar, despus de escribir, un gr#fico Word1rt como el
que se muestra se insertar# en nuestro te3to.
73
.odi%icar WordArt
-or medio de los iconos de la barra de herramientas de Word1rt podemos
modificar los rtulos Word1rt.
-ara insertar un nue)o rtulo de Word1rt.
-ermite cambiar el te3to del rtulo.
1bre la galera de Word1rt para que podamos seleccionar otro tipo de
rtulo.
-ermite modificar )arios par#metros del formato de Word1rt, como los
colores de relleno y lnea, el tamao y el diseo.
-ara dar forma al rtulo ajust#ndose a una de las formas que se presentan
en una )entana. 1l hacer clic sobre este botn podemos )er las distintas formas
que nos ofrece Word1rt para dar al te3to.
-ermite ajustar el gr#fico Word1rt respecto del te3to que hay alrededor. 1l
hacer clic sobre este botn )emos los diferentes ajustes disponibles.
:ace que todas las letras del rtulo tengan la misma altura.
-odemos colocar el te3to en hori$ontal o en )ertical.
1lineacin del rtulo.
-ara )ariar el espacio entre caracteres. !stas son las opciones de
espaciado entre caracteres.
74
1nsertar im)genes desde esc)ner o c)mara
-ara importar im#genes desde esc#ner o c#mara de fotos digital debe haber
una c#mara o esc#ner compatible con 5W1/N con 5W1/N 4interfa$ de plataforma
cru$ada que se utili$a para adquirir im#genes electrnicas que se han capturado
mediante un esc#ner, una c#mara digital o tablas de captura de )deo de marco
quieto.7, conectado al ordenador. 5ambin debe estar instalado el soft2are 5W1/N
que permite establecer la comunicacin entre la c#mara o esc#ner y el ordenador.
Una )e$ est todo correcto ir al men( /nsertar, /magen y elegir la opcin .esde
esc#ner o c#maraR, si tenemos )arios dispositi)os conectados deberemos elegir
desde cual )amos a insertar la imagen, a continuacin elegiremos la calidad o
resolucin con la que queremos importar la imagen, y finalmente hacer clic en el
botn /nsertar.
.ependiendo del modelo de c#mara o esc#ner nos encontraremos con
diferentes programas para transferir las im#genes al ordenador, en cualquier caso,
una )e$ transferido el archi)o de la imagen a nuestro ordenador bastar# utili$ar la
opcin de insertar imagen desde archi)o, como ya hemos )isto, para copiar la
imagen en Word.
1nsertar gr)%icos de .icroso%t Graph
@icrosoft Kraph es un programa integrado en Word;<<= que permite
representar informacin numrica en forma gr#fica. -ara iniciar este programa ir al
men( /nsertar, /magen y elegir la opcin Kr#fico. 1parecer# un gr#fico como este
gr#fico y la cuadrcula 45o;a de datos7 que )emos en la siguiente imagen. -ara
introducir )alores en la hoja de datos, bastar# hacer c#ic en cada casilla e
introducir nue)os datos, despla$arse por las casillas de igual modo que en las
5ablas de Word. !l gr#fico se dibuja autom#ticamente a partir de los datos
introducidos. -odemos seleccionar el tipo de gr#fico, mediante el icono 5ipo de
75
gr#fico, que aparece en la barra de formato, cuando hacemos doble clic en un
gr#fico de @icrosoft Kraph.
5ambin aparece, en la barra de men(s, el men( Kr#fico, con las operaciones
0pciones de Kr#fico, 5ipo de Kr#fico y ?ista en =., que permiten )ariar multitud
de par#metros para dibujar los gr#ficos.
1nsertar im)genes desde 1nternet
@uchas de las im#genes que )emos en /nternet se pueden copiar a un
documento Word de la forma siguiente.
:acer clic con el botn derecho del ratn en la imagen que queremos traer de
/nternet, se abrir# una )entana con una opcin similar a Kuardar imagen como...
4.ependiendo del na)egador que utilices7 que nos permitir# grabar dicha imagen
en un fichero de nuestro disco duro. 1 partir de ese momento podemos insertarla
como se e3plica en el punto insertar im#genes desde archi)o. !n los na)egadores
m#s modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen iconos en una
esquina de la imagen, si haces clic en el icono del disquete aparecer# el mismo
men( Kuardar imagen como... a que hacamos referencia anteriormente.
1nsertar im)genes desde el portapapeles
.esde otro programa, por ejemplo, -aint, podemos copiar una imagen en el
portapapeles, al )ol)er a Word, bastar# hacer c#ic en el icono -egar, para copiarla
desde el portapapeles.
/%>( #mpresin
8e puede imprimir de dos formas>
76
a7 .esde el icono imprimir de la barra est#ndar. 8e utili$a cuando no
queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin.
b7 .esde el men( .rc8ivo, #mprimir 4,R3 E P 7 . Cuando queremos
cambiar alguna caracterstica de impresin. -or ejemplo, el n(mero de
copias, imprimir slo alguna p#gina del documento, etc.
Desde e# icono imprimir. 8e pincha en el icono de la barra est#ndar y nuestro
documento se imprime directamente. !n este caso se imprimen todas las p#ginas
del documento, con las opciones definidas en ese momento.
1ntes de mandar la primera impresin del documento, es con)eniente
comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utili$ar
el men( /mprimir.
Desde e# men/ :mprimir* .esde el men( 1rchi)o, seleccionar /mprimir o bien
directamente 4C56* B -7, aparecer# el cuadro de di#logo que )es a continuacin.
6ellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botn 1ceptar.
:aciendo clic en el botn +pciones, se abre otra )entana en la que podemos
seleccionar )arias opciones, entre otras la de $rden :nverso muy (til cuando
tenemos una impresora que deja las hojas boca arriba, si tenemos esta opcin
acti)ada, se empie$a por imprimir la (ltima hoja dejando de esta manera las
p#ginas ordenadas.
77
!escripci-n de la ventana 1mprimir
?amos a )er las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro
de di#logo>
:mpresora( !n el recuadro /mpresora, podemos elegir la impresora por la que
queremos que salga la impresin. 8e utili$a cuando tenemos m#s de una
impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red.
-inchando en el botn Propiedades podemos cambiar algunos par#metros como
el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o
blanco+negro, etc.
:nterva#o de p&ginas. !n este recuadro indicamos las p#ginas que queremos
imprimir, basta con pinchar en la opcin deseada>
!odo* /mprime todo el documento.
P&gina actua#. /mprime la p#gina en la que se encuentra situado el punto de
insercin en ese momento.
Se#ecci%n* 8i tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos
pinchar en esta opcin para que nos imprima (nicamente el te3to seleccionado.
P&ginas* -ermite indicar qu p#ginas queremos que nos imprima. 8i queremos
p#ginas salteadas, poner los n(meros de p#gina separados por coma, por
ejemplo> ;,G,A< imprimira las p#ginas ;, G y A< -ara indicar un inter)alo, poner la
p#gina inicial y la p#gina final separadas por un guin, por ejemplo> CIF imprimira
las p#ginas C,D,E y F. 8e puede indicar un inter)alo sin p#gina inicial para indicar
ShastaS, por ejemplo> I= imprimira las paginas A,; y = 4hasta la p#gina =7" o bien sin
p#gina final para indicar SdesdeS, por ejemplo A;I imprimira las p#ginas desde la
p#gina A; hasta la (ltima ambas inclusi)e. 5ambin podemos combinar cualquiera
de las formas anteriores, por ejemplo>;,=,A<I imprimira las p#ginas
;,=,A<,AA...hasta la (ltima.
78
Copias* !n el recuadro Copias se indica el n(mero de copias que queremos,
es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro :nterva#o de p&ginas,
tantas )eces como indicamos en 2/mero de copias. 8i la opcin :nterca#ar no est#
acti)ada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si
acti)amos :nterca#ar imprime todas las copias de cada p#gina juntas.
Boom* !n el recuadro Toom tenemos dos opciones.
P&ginas por -o;a. -ermite elegir cu#ntas p#ginas por hoja deseamos, por
ejemplo C imprimira C p#ginas en una sola hoja de papel. .e este modo podemos
ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las )ersiones pro)isionales de
nuestros documentos.
0sca#ar a# tama7o de# pape#( -ermite indicar el papel que tenemos en nuestra
impresora, por ejemplo 1C.
+a#ores recomenda"#es( -odemos elegir desde A a AE P&ginas por -o;a, en
0sca#ar a# tama7o de# pape# el men( despegable nos ofrece )arios )alores 41=,
1C, Carta,...7 y tambin el )alor Sin esca#a. !ste (ltimo )alor puede producir
resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el
tamao del papel que estemos usando, usualmente 1C, para este tamao se
pueden imprimir de forma legible hasta C -#ginas por hoja.
&ista preliminar
1ntes de imprimir un documento podemos )er cmo quedar# en el papel, esto
podemos hacerlo de dos formas.
1* +ista dise7o de impresi%n* Como ya )imos en el tema ;, un documento se
puede )er desde diferentes )istas utili$ando los botones de presentacin. !l tercer
botn es la )ista diseo de impresin que permite )isuali$ar la p#gina tal y como
se imprimir#, con gr#ficos, im#genes, encabe$ados y pies de p#gina, etc. !n la
79
mayor parte de la ocasiones ser# suficiente utili$ar esta )ista antes de imprimir
pero en ocasiones podemos necesitar algunas funciones m#s, en ese caso
podemos utili$ar la vista pre#iminar.
3* +ista pre#iminar* *a )ista preliminar permite )isuali$ar la p#gina tal y como se
imprimir#, con gr#ficos, im#genes, encabe$ados y pies de p#gina, etc. pero
adem#s permite )er )arias p#ginas a la )e$, aumentar y reducir el tamao, y
algunas cosas m#s que )amos a )er ahora.
-ara desplegar la )ista preliminar ir al men( 1rchi)o y elegir ?ista preliminar.
1unque la forma m#s f#cil de ir a la )ista preliminar es con el icono )ista preliminar
de la barra est#ndar. *a )ista preliminar tiene su barra de herramientas para
reali$ar unas funciones adicionales que )amos a )er a continuacin.
:mprimir* @anda a la impresora el documento.
aumentarCreducir. 1l colocar el cursor en el documento toma la forma de
una lupa con el signo m#s o el signo menos y hace que el documento aumente o
disminuya el tamao.
9na p&gina. :ace que en la pantalla se )ea una sola p#gina
+arias p&ginas* 1l hacer clic en este icono se abrir# un pequeo
despegable para que seleccionemos el n(mero de p#ginas que queremos )er en
una pantalla.
Boom* -ermite fijar diferentes tamaos del documento.
Reg#a. @uestra u oculta las reglas 4hori$ontales y )erticales7..
Reducir. Word intentar# reducir en uno el n(mero de p#ginas de un
documento para e)itar que unas pocas lneas ocupen la (ltima p#gina.
80
Panta##a comp#eta* @uestra la pantalla de )ista preliminar sin reglas y con
una sola lnea para la barra de herramientas.
8ir)e para cerrar la )ista preliminar.
Como has )isto hay )arias posibilidades de )er el documento, la )ista
preliminar es realmente (til y puede ahorrarnos desperdiciar algunas hojas de
papel. -or ejemplo, con la )ista preliminar nos daremos cuenta si se )a a imprimir
una p#gina con una sola lnea y as poder corregirlo. 1l )er la p#gina completa
tambin podemos )er que el te3to o los gr#ficos quedan mal centrados, etc.
8i estamos utili$ando la )ista diseo de impresin y slo tenemos una p#gina
no har# falta pasar a la )ista preliminar ya que no )eremos pr#cticamente nada
nue)o.
/:(>( P!ginas ?eb con ?ord
.ado el auge que est# e3perimentando /nternet es comprensible que Word
incorpore un buen editor de p#ginas Web. -or supuesto no se puede comparar
con ,ront-age, la herramienta especfica de @icrosoft en este campo, o con otros
programas como .ream2ea)er de @acromedia, pero es muy (til para empe$ar a
reali$ar nuestras primeras p#ginas Web. 8obre todo dada la posibilidad de
con)ertir directamente nuestro documento Word en una p#gina Web. :ay que
resaltar que Word;<<= ha sufrido algunos a)ances respecto de Word;<<< en la
edicin de p#ginas Web, fundamentalmente en el tratamiento de las hojas de
estilo C88, las )ietas y en los documentos :5@* para en)iar por correo. !n
cuanto a las caractersticas de Word respecto de la edicin de p#ginas Web cabe
resaltar que el lenguaje de construccin de las p#ginas 2eb, el :5@*, ha sido
integrado completamente dentro de Word;<<=. 5enemos disponible un asistente
81
para la creacin de p#ginas Web, tambin hay facilidades para el uso de marcos o
9frames9, as como para trabajar con hiper)nculos.
:ay una buena compatibilidad entre las tablas Word y las tablas 2eb, hay
disponibles )arios formatos de bordes y lneas hori$ontales. 1dem#s podemos )er
el aspecto que tendr#n nuestras p#ginas en un na)egador con la opcin de )ista
9.iseo Web9 sin tener que salir de Word.
-or supuesto cuando escribimos p#ginas Web con Word;<<= no tenemos que
preocuparnos del cdigo :5@*, Word;<<= inserta autom#ticamente las etiquetas
necesarias. -odemos escribir nuestro documento en formato Word y una )e$
finali$ado slo tendremos que con)ertirlo a :5@* como )eremos a continuacin.
-ero tambin se puede trabajar directamente con :5@*, sin tener que utili$ar el
formato de Word 4.doc7. -or esto, y algunas otras cosas, decamos que el lenguaje
:5@* ha sido integrado dentro de Word;<<=.
rear una p)gina Web
-ara crear una p#gina Web utili$aremos el men( 1brir, Nue)o y en el panel
Nue)o documento, dentro de la seccin Nue)o hacer clic en -#gina Web, esto
har# que se abra un documento en blanco con la particularidad que al guardarlo le
dar# tipo P&gina We" 4html7. 1brir un documento de esta forma no supone tener
que escribir cdigo :5@*, escribiremos nuestro documento normalmente,
simplemente cuando lo guardemos se guardar# en formato :5@*.
Como decamos anteriormente tambin se puede trabajar con un documento
Word y al guardarlo utili$ar el comando Kuardar como p#gina Web... !sta opcin
es la que utili$aremos para pasar un documento que ya tenamos escrito en Word
a documento :5@*. Cuando )ayamos a crear una p#gina nue)a es mejor utili$ar
la primera opcin.
82
Una )e$ que Word detecta que estamos trabajando con una p#gina 2eb el
icono de p#gina en blanco, en la barra est#ndar, se cambia por el icono de p#gina
2eb en blanco y al hacer clic en el icono Kuardar ya nos guarda directamente el
documento como p#gina 2eb. Como decamos, tambin se puede pasar del
formato :5@* al formato Word y )ice)ersa, con las )entajas en cuanto a
comodidad que ello conlle)a. 1l pasar entre Word y :5@* no se pierden
demasiadas propiedades del te3to, ya que Word mantiene las etiquetas de :5@*
que no entiende, en lugar de borrarlas.
No obstante, la con)ersin entre Word y :5@* no es simtrica, los
documentos Word pueden )ariar ligeramente de aspecto al con)ertirlos en :5@*,
en el punto 9Convertir 5!M,9 )eremos algunos casos.
Cuando escribimos p#ginas Web con Word;<<= hay algunas caractersticas
que podemos utili$ar y que no e3isten en los documentos Word, como el 9ttulo de
la p#gina Web9. 5ambin hay otras caractersticas que aunque se pueden utili$ar
en documentos Word, es al reali$ar una p#gina Web cuando adquieren autntico
protagonismo, como es el caso de los hiperenlaces, marcos, etc. 1 continuacin
)amos a ir )iendo todo esto.
*3tulo de la p)gina Web.
!tu#o de #a p&gina We"* !ste ttulo no tiene nada que )er con el nombre del
documento Web que damos cuando guardamos nuestro archi)o. 1qu nos
referimos al propio ttulo de la p#gina Web.
!ste ttulo es el que se )er# en la barra de direcciones y en lista de )avoritos
desde un na)egador, 4cuando se guarde nuestra p#gina en )avoritos., y tambin
el ttulo que se suele )er cuando un buscador lista nuestra p#gina. -uedes asignar
el ttulo al guardar la p#gina en el men( 1rchi)o, Kuardar como p#gina 2eb, ha$
clic en el botn Cambiar ttulo, aparecer# un cuadro de di#logo, como el que )es
83
aqu, en el que introducir el ttulo.5ambin se puede modificar el ttulo en cualquier
momento con el men( 1rchi)o, elige -ropiedades y en la ficha 6esumen tienes un
campo 5tulo que puedes modificar.
1nsertar hiperenlaces en una p)gina Web.
Un hiperenlace 4o hiper)nculo7 es una palabra, frase o gr#fico que al hacer clic
sobre l saltamos a la p#gina 2eb a la que apunta el hiperenlace. Cuando
pasamos el cursor por encima de un hiperenlace, ste cambia de forma y toma la
forma de una mano. *os hiperenlaces pueden lle)arnos a otra parte dentro de la
misma p#gina, a otra p#gina en el mismo ser)idor, a otra p#gina en otro ser)idor, a
una direccin de correo electrnico, a un ser)idor 5,-, etc. -ara insertar un
hiperenlace ir al men( /nsertar, :iper)nculo o hacer clic en el icono de la barra
est#ndar. 1parecer# un cuadro de di#logo como el que )emos en la imagen,
debemos rellenar el campo 5e3to y el campo .ireccin, )eamos cmo hacerlo>
!e6to* !s el te3to que contiene el hiperenlace, puedes seleccionarlo en el
documento con lo cual ya aparecer# en este campo o en otro caso deber#s
escribirlo ahora. 8i quieres insertar un hiperenlace en una imagen seleccinala
antes de insertar el hiper)nculo, )er#s como aparece 9DSe#ecci%n de#
documentoE9 en este campo 5e3to.
+incu#ar( 1qu tenemos cuatro opciones seg(n )emos en los cuatro iconos de
la parte i$quierda>
A.I 1rchi)o o p#gina Web e3istente. !n el campo Direcci%n escribiremos una
direccin completa de /nternet 4U6*7 si queremos enla$ar con una p#gina de
/nternet, por ejemplo, http455666.aulaclic.com5index.htm. 5ambin podemos
escribir la direccin de una p#gina de nuestro mismo ser)idor Web, por ejemplo,
temaF1GF(ord*-tm , como la p#gina est# en nuestro ser)idor no hace falta indicar
la primera parte de la direccin 4http>++222.aulaclic.com7.
84
8i la p#gina estu)iese en otro directorio habra que indicarlo, por ejemplo,
Word3HHICtemaF1GF(ord*-tm.
;.I *ugar de este documento. Utili$aremos esta opcin si queremos que
nuestro hiper)nculo nos lle)e a un lugar en el mismo documento en el que nos
encontramos. -re)iamente deberemos haber insertado en nuestro documento el
marcador al que hacemos referencia, esto se hace coloc#ndose en el lugar donde
queremos insertar el marcador y desde el men( /nsertar, seleccionar @arcador
para que apare$ca un cuadro de di#logo donde escribiremos el nombre del
marcador.
=.I Crear nue)o documento. !l hiperenlace nos lle)ar# al documento que
)amos a crear en este momento. !n el cuadro de di#logo que aparecer# escribir el
nombre del archi)o nue)o en el campo Nombre del nue)o documento. !n el
documento original se rellenar# el campo Direcci%n con el nombre de este nue)o
documento, y se cerrar# el cuadro de di#logo.
C.I .ireccin de correo electrnico. !n el campo Direcci%n escribiremos una
direccin de correo, como por ejemplo mai#to:(e"masterJau#ac#ic*com* 1l hacer
clic en el hiperenlace se abrir# el programa de correo del na)egador 4por ejemplo,
0utlooN !3press7 ya preparado para en)iar el correo a esta direccin.
!n la parte derecha del cuadro de di#logo tenemos unos botones que )amos a
)er ahora.
.odi%icar un hiperenlace.
1l seleccionar un elemento que contiene un hiperenlace y pulsar el botn
derecho del ratn aparece la )entana que )es aqu, al elegir la opcin Modi$icar
8ipervBnculo se abrir# el cuadro de di#logo :nsertar 5ipervncu#o, que acabamos
85
de )er en el punto anterior y en el que podemos modificar todas las caractersticas
del hiper)nculo.
onvertir a 7*.8.
Cuando con)ertimos un documento Word a :5@* hay algunas
caracterBsticas de $ormato Due no est!n disponibles en L,M3 y, por lo tanto,
no ser#n )isibles al )er la p#gina en un na)egador como /nternet !3plorer, @o$illa
o Netscape Na)igator.
:ay otras caractersticas de formato que )aran de aspecto en :5@*, por
ejemplo, todos los estilos de bordes de las tablas y cuadros de te3to son )istos en
:5@* como borde simple" el te3to en )arias columnas es con)ertido en una sola
columna" las notas al pie son despla$adas hasta el final de la p#gina :5@*" la
alineacin de los gr#ficos y tablas respecto al te3to tambin puede )ariar
ligeramente" el te3to en )ertical es con)ertido en te3to hori$ontal.
-or (ltimo, hay algunos elementos que desaparecen en :5@*, por ejemplo, los
n(meros de lnea, los encabe$ados y pies de p#gina y los m#rgenes de la p#gina.
$arra 6eb.
*a barra 2eb y las que )amos a )er a continuacin se pueden acti)ar y
desacti)ar desde el men( ?er, Jarras de herramientas. *a barra 2eb es similar a
la que podemos encontrar en el na)egador :nternet 06p#orer, y los iconos tienen
las mismas funciones. @ediante esta barra podemos arrancar el na)egador, ir a la
p#gina de inicio, )er los fa)oritos, actuali$ar, a)an$ar y retroceder...
86
Barra de -erramientas (e"* !sta es la barra de herramientas 2eb que nos
permite reali$ar funciones a)an$adas en el diseo de p#ginas 2eb. -or ejemplo,
permite insertar casillas de )erificacin, botones de opciones, cuadros de te3to,
#reas de te3to, insertar un botn del tipo 9enviar9, insertar pelculas, sonido, etc.
Barra Marcos* !ste es el aspecto de la nue)a barra de marcos o 9frames9 2eb
que nos facilita la insercin de marcos en nuestra p#gina 2eb.
0scri"ir c%digo 5!M,. 1unque no es necesario conocer el lenguaje :5@* para
crear p#ginas 2eb atracti)as, Word;<<= permite tambin trabajar directamente a
ni)el de cdigo :5@*, basta con hacer clic en el men( ?er, Cdigo fuente :5@*,
y se abrir# una )entana como la que )emos abajo, en la que podemos escribir
directamente etiquetas :5@*.
!ise0o.
?amos a esbo$ar algunas consideraciones sobre el diseo de p#ginas 2eb.
Con)iene no hacer las p#ginas demasiado grandes, cuanto m#s grandes m#s
tardar#n en cargarse y el usuario se puede cansar de esperar e irse a otra p#gina.
!ntre ;< y =< Ub. es un buen tamao.
:ay que tener en cuenta que la )entana del na)egador puede cambiar de
tamao seg(n el monitor con que se est )isuali$ando la p#gina 2eb. !s mejor
utili$ar dimensiones relati)as 4en porcentaje7 que absolutas 4en pi3els7.
Con)iene utili$ar tablas para contener las diferentes partes de la p#gina y
lograr que se sit(en en el sitio que m#s nos interese.
Utili$ar formatos gr#ficos que permitan comprimir la imagen como P-K, K/, y
-NK.
,acilitar la na)egacin con ndices y flechas para a)an$ar y retroceder.
87
/2>( ombinar correspondencia
@ediante la opcin Combinar correspondencia Word;<<= nos permite incluir
en un documento, datos almacenados en otro sitio. .e esta forma podremos
obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
-or ejemplo, podemos escribir cartas personali$adas, en las que slo escribimos
el te3to fijo 4el te3to que se repite en todas las cartas7 y Word se encarga de
generar los datos )ariables 4los que cambian en cada carta seg(n la persona7. .e
esta forma podemos generar autom#ticamente tantas cartas distintas como
personas e3istan en el lugar donde est#n almacenados los datos. 0tros ejemplos
de la utilidad de com"inar correspondencia son la generacin de etiquetas, la
impresin de sobres, generar recibos, etc.
onceptos previos
Cuando Scom"inamos correspondenciaS, estamos utili$ando dos elementos
fundamentales> el documento principal y el origen de datos.
Documento principa#* !s el documento Word que contiene el te3to fijo y los
campos )ariables que toman su )alor del origen de datos.
$rigen de datos. !s el lugar donde residen los datos que )amos a utili$ar en el
documento principal. -uede ser de distinta naturale$a, por ejemplo puede ser una
tabla de @8 1ccess, un libro de @8 !3cel, una lista de direcciones de 0utlooN,
una tabla de @8 Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
!n cualquier caso podemos )er el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo
corresponde a una columna. -or ejemplo si el origen es una tabla de clientes de
1ccess, el registro ser# la fila correspondiente a un cliente, y los campos ser#n por
88
ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese
cliente.
rear el documento principal
1brir Word y tener en la )entana acti)a un documento en blanco o un
documento que ya contenga el te3to fijo.
8eleccionar del men( :erramientas, el submen( Cartas y correspondencia, la
opcin Combinar correspondencia...
8e abrir# la seccin Combinar correspondencia del panel de tareas con el
primer paso del asistente. !ste asistente es muy sencillo, nos )a preguntando y
nosotros le contestamos haciendo clic en la opcin deseada.
!n primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos
generar 4cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.7
8eleccionar Cartas y hacer en 8iguiente, aparece el segundo paso del
asistente.
!n el paso ; definimos el documento inicial, es el documento que contiene la
parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. .ebajo de las
tres opciones tenemos una e3plicacin de la opcin seleccionada en este
momento.
.ejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en 8iguiente para continuar
con el asistente.
!n el paso = seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho
podemos utili$ar una lista e3istente 4una tabla de 1ccess, una hoja de !3cel, una
tabla en otro archi)o Word, etc...7, podemos utili$ar contactos nuestros de 0utlooN,
o simplemente escribir una lista nue)a.
89
8i seleccionamos la opcin Utili$ar una lista e3istente aparece la opcin
!3aminar..., hacer clic en ella para buscar el archi)o que contiene el origen de
datos.
8i seleccionamos la opcin 8eleccionar de los contactos de 0utlooN, en lugar
de !3aminar... aparece la opcin !legir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y
elegir la carpeta.
8i seleccionamos la opcin !scribir una lista nue)a en lugar de !3aminar...
aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los )alores en la lista.
1l hacer clic en la opcin !3aminar... se abre el cuadro de di#logo 8eleccionar
archi)os de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger# los datos>
!n el campo 5ipo de archi)o> seleccionamos el tipo de archi)o donde se
encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy )ariados, pero lo m#s com(n
ser# utili$ar el tipo Jases de datos 1ccess 4V.mdb"..7 si tenemos los datos en una
tabla de base den datos 1ccess, el tipo 1rchi)os de !3cel 4V.3ls7 si tenemos los
datos en una hoja !3cel, el tipo .ocumentos de Word 4V.doc7 si tenemos los datos
en una tabla de Word.
!n la parte superior de la pantalla en el campo Juscar en> indicamos la carpeta
donde se encuentra el origen de datos. 1l seleccionar la carpeta aparecer#n todos
los archi)os del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo nos
quedar# hacer doble clic sobre el archi)o que contiene nuestro origen de datos o
seleccionarlo para que apare$ca su nombre en el campo Nombre de archi)o> y
hacer clic en el botn 1brir. Una )e$ indicado el origen de datos se abre el cuadro
de di#logo .estinatarios de combinar correspondencia, en l )emos los datos que
se combinar#n y podemos aadir opciones que )eremos m#s adelante.
!n este paso redactamos en el documento abierto el te3to fijo de nuestra carta
4si no estaba escrito ya7 y aadimos los campos de combinacin. -ara ello
debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que apare$ca el
90
campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre
el elemento que queremos insertar.
-odemos insertar un Jloque de direcciones..., una *nea de saludo...,
,ranqueo electrnico... 48i tenemos la utilidad instalada7, o @#s elementos.... !n la
opcin @#s elementos... aparecer# la lista de todos los campos del origen de
datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en 8iguiente para
pasar al paso D del asistente. !n este paso e3aminamos las cartas tal como se
escribir#n con los )alores concretos del origen de datos.
-odemos utili$ar los botones WW y XX para pasar al destinatario anterior y
siguiente respecti)amente, podemos Juscar un destinatario... concreto, !3cluir al
destinatario 4en el que nos encontramos7 o !ditar lista de destinatarios... para
corregir alg(n error detectado.
-ara terminar hacer clic en 8iguiente.
-ara en)iar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin /mprimir... .
8i nos queremos guardar las cartas en un nue)o documento por ejemplo para
rectificar el te3to fijo en algunas de ellas, o en)iar luego el documento a otro
usuario hacemos clic en !ditar cartas indi)iduales... !n este caso nos permite
elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. !l
documento creado ser# un documento normal sin combinacin.
8i no queremos reali$ar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel
de tareas.
8a barra ombinar correspondencia
-ara rectificar un documento combinado o utili$arlo para en)iar nue)as cartas
podemos abrir el panel de tareas y utili$ar los pasos del asistente que ya hemos
91
)isto, pero tambin podemos utili$ar los botones de la barra de herramientas
Combinar correspondencia.
8i esta barra no se encuentra )isible desplegamos el men( ?er, Jarras de
herramientas, Combinar correspondencia.
5ambin podemos elegir el men( :erramientas, Cartas y correspondencia,
@ostrar barra de herramientas Combinar correspondencia.
1qu )eremos los botones de esta barra, algunas opciones las ampliaremos
m#s adelante.
Configuracin del documento principal. -ermite cambiar el tipo del
documento principal 4carta, correo electrnico, sobres, etc...7
1brir origen de datos. -ermite cambiar el origen de los datos, al hacer clic
se abre el cuadro de di#logo 8eleccionar archi)os de origen de datos )isto con el
asistente.
.estinatarios de combinar correspondencia. -ermite abrir el cuadro de
di#logo .estinatarios de de combinar correspondencia para reali$ar los cambios
con)enientes.
/nsertar bloque de direcciones. -ermite insertar en la posicin del cursor un
bloque de direcciones tal como )imos con el asistente.
/nsertar lnea de saludo. -ermite insertar en la posicin del cursor una lnea
de saludos tal como )imos con el asistente.
/nsertar campos combinados. -ermite insertar en la posicin del cursor un
campo del origen de datos.
-ermite insertar campos especiales de Word.
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?er datos combinados. -ermite )er los datos combinados.
6esaltar campos de combinacin. -ermite resaltar los campos combinados
si la opcin est# acti)ada, los datos correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es m#s f#cil locali$arlos dentro del documento.
1signar campos. -ermite asignar campos, esta opcin la detallamos m#s
adelante.
.istribuir etiquetas. -ermite distribuir etiquetas, esta opcin est# disponible
con un documento de tipo etiquetas.
Jarra de despla$amiento de registros. *os siguientes iconos
permiten despla$arnos por las cartas combinadas como )eremos m#s adelante.
Juscar entrada. -ermite buscar la carta correspondiente a un registro
concreto.
6e)isar errores. -ermite re)isar si se produce alg(n error a la hora de
combinar el documento, tambin permite indicar a Word qu hacer en caso de
producirse alg(n error.
Combinar en documento nue)o. !sta opcin la )imos con el asistente.
Combinar al imprimir. -ermite combinar en impresora, en)a las cartas a la
impresora, esta opcin la )imos con el asistente.
Combinar en correo electrnico. !n)a tantos mensajes como destinatarios
tenga el origen de datos.
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Combinar en fa3. !sta opcin slo est# disponible si tenemos la utilidad
instalada.
1 continuacin completaremos la e3plicacin de algunas de las opciones.
1nsertar campos de combinaci-n
-ara incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la barra
Com"inar correspondencia y se abrir# el cuadro /nsertar campo de combinacin
con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a
insertar y hacemos clic en el botn /nsertar. -odemos insertar as todos los
campos que queramos.
!l campo aparecer# en el documento principal entre SMMS y SNNS esto nos indica
que ah )a un campo que ser# sustituido por un )alor cuando se ejecute la accin
de combinar.
!espla"arse por los registros
!l origen de datos puede contener )arias filas de datos 4)arios destinatarios7, al
combinar, se generar#n tantos documentos como registros tenga el origen. -ues
los siguientes botones permiten despla$arse por las filas del origen para
comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.
-ermite )er los datos del primer registro del origen.
-ermite )isuali$ar el registro anterior..
!ste cuadro permite saber qu registro se est# )isuali$ando, y tambin
permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el nQ del registro.
94
-or ejemplo, A indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese A por
un C, se )isuali$ar# el documento con los datos del cuarto cliente.
-ermite )isuali$ar el registro siguiente.
-ermite )isuali$ar el (ltimo registro.
$uscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso
buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de
despla$amiento, en estos casos se utili$a la opcin Juscar entrada. -ermite ir a un
registro concreto indicando el )alor que buscamos y en qu campo lo tiene que
buscar.
1l hacer clic en el icono aparece el cuadro de di#logo Buscar campos en
uso que )emos a la derecha.
!n Buscar: ponemos el )alor que queremos buscar.
!n Campos en uso: !legimos el campo del origen de datos en el que tiene que
buscar el )alor.
:acer clic en el botn Juscar siguiente
8i no encuentra ning(n registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica
mediante un mensaje.
8i encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y
aparece un cuadro de di#logo donde podemos seguir buscando otro registro con
las mismas caractersticas.
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!estinatarios de combinar correspondencia
1unque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde
Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar alg(n tipo de
ordenacin para que mis cartas salgan ordenadas por alg(n campo de
combinacin e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que slo se
combinen ciertos registros del origen de datos en )e$ de todos.
:aciendo clic en el icono se abre el cuadro de di#logo .estinatarios de
combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.
!n este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios 4los datos
del origen de datos que se combinar#n con el documento principal7.
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar#
una carta 4o mensaje de correo electrnico, o etiqueta, etc.7.
*a primera columna que no tiene nombre y contiene casillas de )erificacin
sir)e para indicar los destinatarios que se combinar#n, normalmente estar#n todas
las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no apare$ca en el
documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre
ella.
8i queremos modificar el )alor de alg(n dato almacenado hacemos clic sobre
el destinatario a modificar para seleccionarlo y clic en el botn @odificar..., se
abrir# el cuadro ,icha de datos donde podremos cambiar los datos del
destinatario.
8i la lista es muy e3tensa con el botn Juscar... se abrir# el cuadro de di#logo
Juscar campos en uso donde podemos introducir un )alor y un campo y se
posicionar# en el primer destinatario que tenga el )alor en ese campo. 8i
queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los
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destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del
encabe$ado, aparecer# el cuadro de di#logo
(iltrar destinatarios
8i queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado )alor en un
campo de combinacin 4por ejemplo queremos los clientes de Barce#ona7, primero
tenemos que situarnos en el cuadro de di#logo .estinatarios de combinar
correspondencia, por ejemplo con el icono de la barra de herramientas, a
continuacin hacemos clic en la flecha que est# en el encabe$ado del campo
Po"#aci%n y se despliega una lista con )arias opciones>
45odos7 se seleccionan todos los )alores de poblacin.
4!spacios7 se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin.
48in espacios7 se seleccionan todos los destinatarios que tienen un )alor en el
campo poblacin.
*os )alores que aparecen sin parntesis son los distintos )alores que aparecen
en la poblacin del origen de datos 4en este caso tenemos clientes de Jarcelona,
?alencia, @adrid y 1licante7. 8i seleccionamos uno de estos )alores, seleccionar#
del origen de datos los destinatarios que tengan ese )alor en la poblacin y los
dem#s no se combinar#n.
41)an$ado...7 abre el cuadro de di#logo ,iltrar y ordenar que )eremos a
continuacin>
!n la pestaa )i#trar registros )amos poniendo la condicin que deber#n
cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados.
8e puede poner una condicin o )arias. !n la primera lnea se )a formando la
primera condicin.
!n campo> seleccionamos el campo que )a a formar parte de la condicin.
97
!n comparaci%n: seleccionamos el tipo de comparacin que )amos a utili$ar.
*os tipos de operaciones son los conocidos 4igual, distinto, menor que, mayor que,
etc.7
?aco indica que el campo no tiene )alor. -or ejemplo si no queremos que
salgan combinados los clientes que no tengan direccin, seleccionamos campo:
direccin y Comparaci%n: No )aco, en comparado con: no pondremos nada.
!n Comparado con: se pone el )alor con el que se compara el campo e3cepto
cuando la comparacin es ?aco o No )aco.
-or ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera> nom"re igua#
a Auan, de esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Puan.
-odemos utili$ar )arias condiciones unindolas por el operador & u 0 para
formar condiciones compuestas, como por ejemplo> nom"re igua# a Auan >
direcci%n 2o vaco, sacara los clientes de nombre Puan que tu)iesen algo en el
campo direccin.
-ara quitar las condiciones hacemos clic en el botn Jorrar todo.
Una )e$ formulada la condicin salimos haciendo clic en 1ceptar.
Cuando el campo inter)iene en el filtro su flecha aparece de otro color.
Ordenar destinatarios
8i queremos ordenar los destinatarios por alg(n campo de ordenacin 4por
ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que
luego sea m#s f#cil entregarlas a mis empleados7, hacemos clic en el nombre de
la columna que queremos ordenar y )eremos que los destinatarios se ordenar#n
por ese campo. 8i )ol)emos a hacer clic sobre el nombre de la columna los
destinatarios pasar#n a ordenarse en orden in)erso. 5ambin podemos ordenar
por )arios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro
98
de la misma provincia por po"#aci%n y dentro de la misma poblacin por apellidos.
!n este caso tenemos que utili$ar la ficha 0rdenar registros del cuadro de di#logo
0pciones de consulta.
:acer clic en la flecha del encabe$ado de la primera columna por la que
queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opcin 4a)an$ado...7,
aparecer# el cuadro de di#logo ,iltrar y ordenar , a continuacin hacer clic sobre la
pestaa 0rdenar registros.
8lo tenemos que seleccionar en ordenar por el campo por el cual queremos
ordenar los registros, y si queremos ordenacin ascendente 4de menor a mayor7 o
descendente 4de mayor a menor7.
-ara ordenar por m#s campos rellenar *uego por.
!n el ejemplo de la derecha saldran las cartas ordenadas por provincia del
cliente y dentro de una misma provincia por po"#aci%n y dentro de la misma
po"#aci%n por ape##idos.
Una )e$ formulada la condicin salimos haciendo clic en 1ceptar.
Asignar campos
&a hemos )isto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de
direcciones, una lnea de saludo, etc., para poder hacerlo Word tiene definido unos
campos est#ndares para referirse al nombre del destinatario, su direccin,
poblacin, etc.... !stos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que
tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad
de 1signar campos, esta utilidad me permite decirle a Word cmo se llama el
campo est#ndar en mi origen de datos para que Word pueda luego reali$ar la
asociacin necesaria.
99
!l icono abre el cuadro de di#logo 1signar campos donde definimos estas
asociaciones, este cuadro de di#logo tambin se puede abrir siempre que )eamos
en pantalla un botn 1signar campos....
!n este cuadro tenemos a la i$quierda la lista de todos los campos est#ndares
que utili$ar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el
nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo est#ndar.
Cuando en el origen de datos e3iste un campo con el mismo nombre que un
campo est#ndar, Word hace autom#ticamente la asociacin. !n el ejemplo
anterior, en el origen de datos hay un campo que se llama ape##idos, otro que se
llama nom"re y otro que se llama provincia, como tambin son nombres de
campos est#ndares, Word sin preguntar ha definido la asociacin. -ara el resto de
los campos est#ndares tendramos que desplegar la lista y elegir el campo a
asociar.
!stas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no )amos a
utili$ar la opcin B#o4ue de direcciones, ni la lnea de Sa#udos, no hace falta
reali$ar las asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no definida nos
lo preguntar# o )eremos que falta algo.
ombinar en correo electr-nico
!l icono permite en)iar cada carta del resultado de la combinacin en un
correo electrnico. Con la creciente y casi ine)itable utili$acin del correo
electrnico es e)idente que esta utilidad nos )a a ahorrar mucho trabajo. 1l hacer
clic en l aparece el cuadro de di#logo de la derecha, en este, adem#s de indicar
qu grupo de registros queremos en)iar 4como con la opcin Combinar al imprimir7
debemos completar los par#metros del mensaje a en)iar.
100
!n -ara> seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la
direccin de eImail del destinatario.
!n 1sunto> escribimos el te3to que figurar# en el asunto del mensaje.
!n ,ormato de correo> seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato
del mensaje, puede ser 5e3to sin formato, :5@* o datos adjuntos.
-ara poder disfrutar de esta utilidad debe tener instalado un programa de
correo electrnico compatible con @1-/ como por ejemplo, @icrosoft 0utlooN.
/1>( EsDuemas
%Ou es un esquema', %Ou utilidad le podemos obtener de los esquemas',
%8abe Word trabajar con esquemas de forma efica$'. 5odas estas preguntas y
algunas m#s que te ir#n surgiendo conforme a)ances por esta unidad ser#n
resueltas a medida que entremos en el mundo de los esquemas.
-ara comen$ar )amos a e3plicar que se entiende por esquema, un esquema
es un resumen bien estructurado de un documento. -ara poder aplicar un
esquema el documento debe estar organi$ado en ni)eles, es decir que el
documento se pueda di)idir en puntos y que en el interior de esos puntos e3istan
puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y sencillo es este curso" el
curso esta di)idido en unidades, cada unidad se )a di)idiendo en puntos
secundarios y algunos puntos se subdi)iden en puntos a tercer ni)el.
Cuanto m#s e3tenso sea un documento m#s interesante es utili$ar los
esquemas. !n un documento corto no es necesario crear un esquema pero un
documento largo sin un esquema puede resultar difcil de manejar.
101
& con respecto a si sabe Word trabajar con esquemas de forma efica$ lo
iremos )iendo a lo largo de la unidad y podris comprobar que con un pequeo
esfuer$o adicional nuestros documentos quedar#n perfectamente estructurados.
onceptos previos
1ntes de )er cmo crear esquemas y trabajar con ellos )amos a definir algunos
conceptos que utili$aremos en el resto de la unidad.
2ive# de es4uema( !l ni)el de esquema es una caracterstica de formato que
se puede asignar a un p#rrafo. .e forma similar a cmo asignamos una alineacin
a un p#rrafo, tambin podemos asignarle un ni)el de esquema. :ay nue)e ni)eles
disponibles 4Ni)el A a Ni)el H7. *a creacin de esquemas se basa en los ni)eles de
esquema, es decir, para crear un esquema pre)iamente debemos asignar los
ni)eles de esquema es las partes adecuadas del documento. Como iremos )iendo
a lo largo de esta unidad, los ni)eles de esquema se pueden asignar directamente
o por medio de los !stilos de 5tulo.
0sti#o de ttu#o. Un estilo de ttulo es un formato predefinido que se aplica
normalmente a un ttulo. @8 Word tiene nue)e estilos de ttulo diferentes> 5tulo A,
5tulo ;, ... , 5tulo H. Cada estilo tiene sus propias caractersticas de formato
4fuente, tamao de letra, etc.7 y tambin tiene un ni)el de esquema definido. !l
estilo 5tulo A tiene el ni)el de esquema A, el estilo 5tulo ; tiene el ni)el de
esquema ;, y as sucesi)amente. .e esta forma, al aplicar un estilo de ttulo
tambin estamos asignando el ni)el de esquema correspondiente.
Mapa de documento* 8i no nos hemos preocupado de asignar Ni)eles de
esquema a nuestro documento, Word dispone de otra forma de crear algo similar
a un !squema. 8e trata del @apa del documento que es un esquema m#s
rudimentario creado por Word seg(n unos criterios internos que no podemos
modificar. 8i el documento esta bien estructurado Word crear# un @apa de
102
documento bastante bien definido, pero si el documento no tiene una estructura
clara el mapa de documento creado por Word nos ser)ir# mas bien de poco. 1l
final del tema compararemos en profundidad las diferencias entre !squema y
@apa de documento.
!a"#a de contenidos* Una tabla de contenido tambin puede tener ciertas
similitudes con un esquema. Una tabla de contenidos es lo que en !spaa
solemos llamar un ndice. Una tabla de contenidos es una lista de los puntos de un
documento con el n(mero de p#gina donde se encuentra dicho punto. 1dem#s
tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en cuestin
presionando la tecla ,R3 y haciendo clic sobre el punto. 5ambin tiene la
capacidad de actuali$arse de forma autom#tica.
rear un es9uema
1 la hora de plantearse crear un documento que )a a contener un esquema
disponemos de ; estrategias>
1 K Crear e# es4uema antes de redactar e# te6to de# documento* 1s podremos
utili$ar el esquema como gua e ir redactando el te3to de cada punto en el orden
que deseemos.
-ara aplicar este mtodo>
I Creamos un documento nue)o y nos ponemos en )isin esquema. .esde
men( ?er I !squema o desde botn !squema de la barra de presentacin. 8e
abrir# la barra de herramientas !squema, que )eremos con detalle en el punto
siguiente.
I !scribimos el primer ttulo o punto de nuestro documento y )eremos como
Word le asigna !tu#o 1 y 2ive# de es4uema 1. 8eguimos redactando los siguientes
ttulos o puntos de nuestro documento asign#ndoles el ni)el de esquema que
103
deseemos utili$ando los botones de la barra de presentacin de la siguiente
forma>
I .espus de escribir un titulo pulsamos la tecla :ntro y podremos escribir el
siguiente ttulo con el mismo ni)el de esquema en el que est#bamos, si queremos
bajar un ni)el pulsamos el botn , y si queremos subir un ni)el pulsamos el
botn . 5ambin puedes utili$ar el resto de los botones de la barra de
herramientas !squema que tienes e3plicados en el siguiente punto.
I Una )e$ est# creado el esquema, para introducir el te3to normal del
documento en el desplegable Ni)el de esquema, hay que seleccionar
9!e6to independiente9.
3 K Crear e# es4uema despu@s de tener e# documento redactado. 8i el
documento ya tiene unos puntos definidos bastar# asignarles el ni)el
correspondiente 4ni)el A, ni)el ;, etc7., si no es as tendremos que )er cmo
estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes para con)ertirlos en
el ni)el que les corresponda. !sta opcin es la que utili$aremos nosotros en los
ejemplos de esta unidad.
-ara definir los ni)eles de esquema podemos hacerlo de tres formas>
aJ Utili$ando los estilos de tBtulos predefinidos que nos ofrece @8 Word,
!itu#o 1, !itu#o3... !tu#o L. !stos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un
ni)el asociado que se corresponde con el n(mero del ttulo, es decir el !tu#o 1
tiene el 2ive# de es4uema 1 y as sucesi)amente.
-ara aplicar un estilo de ttulo debemos>
I 8eleccionar el te3to al cual le )amos a aplicar el ttulo.
I 1cceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que corresponda.
104
!l incon)eniente de utili$ar los ttulos predefinidos de @8 Word es que tienen
su propio formato, por ejemplo el !itu#o 1 es 1rial con tamao AE y en Negrita, y
puede darse el caso que este formato no se adapte a nuestro documento.
bJ *a segunda opcin es de$inirnos nuestros propios estilos de tBtulos y
asignarles el nivel de esDuema que creamos con)eniente.
!n la unidad H puedes repasar cmo definir un estilo, para asignar un ni)el de
esquema al estilo hay que situarse en el cuadro de di#logo Nue)o estilo y pulsar
en el botn de la parte inferior i$quierda que dice ,ormato, se abrir# un
desplegable, elegir -#rrafo, y aparecer# un cuadro de di#logo como el que )es en
esta imagen. !n la parte superior derecha del cuadro est# la opcin Ni)el de
esquema, donde podemos elegir el ni)el que deseemos.
5ambin podramos aplicar un ni)el de esquema a un punto de nuestro
documento directamente, es decir, sin definir un estilo nue)o. Jastara seleccionar
el te3to y aplicarle formato -#rrafo para llegar a este cuadro de di#logo y elegir el
Ni)el de esquema deseado. 1unque lo m#s aconsejable es definir un estilo nue)o
y aplicarlo cuando lo necesitemos.
cJ *a tercera opcin para asignar niveles de esDuema, es utili$ar los botones
de la barra de 8erramientas EsDuema, de los que hemos hablado hace un
momento y que )eremos en el punto siguiente.
Jarra de herramientas de esquema
8upongamos que hemos redactado el documento y hemos aplicado a los
ttulos correspondientes los ni)eles adecuados. -ara )er el esquema creado
debemos acceder al men( ?er y cambiar la )ista a !squema. 0 en la parte inferior
i$quierda de la pantalla donde tenemos los botones de )istas pulsar sobre el CQ
icono como )emos marcado en la imagen.
105
8i lo hemos hecho bien )eremos (nicamente los ttulos del documento con la
sangra adecuada a su ni)el de esquema.
1dem#s de )er el te3to esquemati$ado nos aparece la barra !squema que
)emos en la imagen de abajo.
8i al poner la )ista esquema no aparece autom#ticamente la barra esquema
podemos mostrarla accediendo al men( ?er I Jarras de herramientas I !squema.
1 continuacin detallamos la funcionalidad de cada botn de la barra de
esquema de forma esquem#tica y en el punto siguiente e3plicaremos algunos
botones m#s detalladamente>
1umentar de ni)el a ni)el A. 8ube el ttulo seleccionado al ni)el m#s alto
4ni)el A7.
1umentar ni)el. 8ube el ttulo seleccionado un ni)el m#s alto del que tenga
en ese momento.
Ni)el de esquema. Nos dice el ni)el de esquema del te3to
seleccionado, entre A y H. 8i no queremos asignar ning(n ni)el elegiremos 95e3to
independiente9, que es el ni)el que debe tener el te3to normal de un documento.
.isminuir ni)el. Jaja el ttulo seleccionado un ni)el menor del que tenga en
ese momento.
.isminuir a te3to. Jaja el ttulo seleccionado al ni)el m#s bajo 4ni)el te3to
independiente7.
8ubir. 5raslada el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye un lnea arriba.
!sta funcin la )eremos con m#s detalle.
Jajar. 5raslada el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye un lnea
abajo. !sta funcin la )eremos con m#s detalle.
106
!3pandir. 8ituado sobre un ttulo contrado, muestra el te3to que incluye en
su ni)el.
Contraer. 8ituado sobre un ttulo e3pandido, oculta el te3to que incluye en
su ni)el.
@ostrar ni)el. -odemos elegir que ni)eles deseamos )er. 8i
seleccionamos todos los ni)eles mostrar# el documento al completo.
@ostrar slo primera lnea. 8i tenemos el documento e3pandido
completamente al pulsar sobre este botn nos mostrar# (nicamente la primera
lnea de los p#rrafos.
@ostrar formato. -or defecto est# acti)ada. 8ir)e para )er el te3to con el
formato que tengamos definido.
1ctuali$ar la 5abla .e Contenido. 1ctuali$a la tabla de
contenido si es que disponemos de tabla de contenido.
/r a la 5abla .e Contenido. Nos lle)a a la tabla de contenido.
?ista documento maestro. @uestra + oculta la siguiente serie de botones.
*os siguiente botones los e3plicaremos con m#s detalle en la siguiente unidad
cuando )eamos .ocumentos maestros.
Contraer subdocumentos.
Crear subdocumentos.
Ouitar subdocumentos.
/nsertar subdocumentos.
107
Combinar+di)idir subdocumentos y Jloquear documento.
Botones especia#es de #a "arra
Modificar #os nive#es(
!n la barra de esquema disponemos de una serie de botones destinados a
manipular los ni)eles del te3to.
Con el botn conseguimos que el te3to seleccionado pase a tener el ni)el A
independientemente del ni)el que tena anteriormente.
Con el botn conseguimos aumentar un ni)el el te3to seleccionado, es decir
si antes tena un ni)el ;, al seleccionar el te3to 4 o simplemente colocar el cursor 7
y pulsar este botn pasa a tener ni)el A.
!ste cuadro combinado nos muestra el ni)el de esquema que
tiene actualmente el te3to y presionando sobre el tri#ngulo de la derecha podemos
desplegar la lista de posibles ni)eles y aplic#rselo directamente al te3to.
Con el botn conseguimos disminuir un ni)el el te3to seleccionado, es decir
si antes tena un ni)el ; al pulsar sobre este botn el te3to pasa a tener un ni)el de
esquema =.
Con el botn conseguimos que el te3to seleccionado pase a tener el ni)el
m#s bajo de todos 45e3to independiente7 sea cual sea el ni)el que tena
anteriormente. !n realidad, el ni)el 95e3to independiente9 equi)ale a no tener
ning(n ni)el asignado, es el ni)el por defecto que tiene un te3to normal.
.espla$ar te3to utili$ando los botones y >
108
Una )e$ tenemos el esquema creado y estando en )ista esquema disponemos
de la barra que hemos )isto en la p#gina anterior y en sta barra tenemos estos
dos botones 4el botn de subir y el botn de bajar 7
8i tenemos este esquema, )emos claramente que 9nidad I* 0dici%n "&sica 8:.
es el primer punto y seguramente sea de ni)el A, en su interior tiene un punto
denominado Desp#a'arse por un documento que tendr# un ni)el inferior al del
ttulo principal y ste a su )e$ tiene tres puntos en su interior que son
Desp#a'amientos cortos dentro de una misma panta##a, Desp#a'amientos a #o
#argo de todo e# documento y Mediante #as Barras de desp#a'amiento. que ser#n
del mismo ni)el los tres pero e)identemente un ni)el inferior al ttulo Desp#a'arse
por un documento.
!n un documento normal si queremos que el punto Mediante #as Barras de
desp#a'amiento )aya antes que el punto Desp#a'amientos a #o #argo de todo e#
documento tendramos que seleccionar todo el te3to de ese punto 9cortar9 y
situ#ndonos encima del punto Desp#a'amientos a #o #argo de todo e# documento
9pegar9 el te3to.
Con la )ista en esquema esto lo podemos hacer de una forma m#s f#cil>
simplemente seleccionado el (ltimo punto 4Mediante #as Barras de
desp#a'amiento7 y presionando el botn de la barra de esquema. & con esto
despla$amos el ttulo y todo su contenido un lugar por encima de donde estaba
como podemos )er en la imagen.
!3pandir y contraer el te3to.
!n las dos im#genes que podemos )er aqu tenemos el esquema (nicamente
con los puntos cla)es del documento. Con la ayuda de los botones y
podemos ampliar o reducir el contenido del documento, es decir podemos ir
109
introducindonos para )er el contenido del documento desde el ni)el A hasta el
ni)el te3to independiente. ?eamos un ejemplo>
Yste es el ni)el mnimo que podemos tener en nuestro esquema, con el ni)el A
solo podemos )er el ttulo principal del documento.
8i a continuacin pulsamos sobre el botn estando con el cursor sobre este
ttulo conseguimos e3pandir el documento un ni)el m#s, es decir tendremos el
ni)el ; a la )ista tambin.
8i )ol)emos a pulsar sobre el botn estando de nue)o sobre el primer ttulo
conseguimos e3pandir un ni)el m#s en el documento, con lo cual tendremos a la
)ista aquellos ttulos con el ni)el =.
& )ol)iendo a hacer clic sobre el botn desde el ttulo A del documento
conseguiremos e3pandir un ni)el m#s sobre el documento, en nuestro caso ya no
e3isten m#s ni)eles as que despliega el documento en toda su e3tensin con el
te3to normal, como )emos en la siguiente imagen.
.iferencias entre @apa de documento y !squema
@apa de documento.
!l mapa de documento hemos comentado que es una lista de ttulos del
documento que se muestra en una )entana adjunta a la i$quierda de nuestro
documento. !n la imagen podemos )er el mapa de documento de nuestro
documento. 1s tal cual lo )emos es pr#cticamente lo mismo que un esquema, hay
que decir que es as porque los ttulos tienen el ni)el adecuado.
8i los ttulos no tu)ieran el formato con sus ni)eles, el mapa de documento
tendra un aspecto menos descripti)o, podra no mostrar ninguna lista o mostrar
una lista conforme a sus propios criterios internos.
110
-ara acceder al mapa de documento debemos ir al men( ?er I @apa de
documento.
!esventa2as %rente al es9uema:
I !l mapa de documento (nicamente nos sir)e para despla$arnos a tra)s del
documento.
I No podemos reali$ar ning(n tipo de cambio sobre el mapa de documento.
I No se actuali$a autom#ticamente.
+enta;as>
I -ara despla$arnos a tra)s del documento es muy (til y r#pido.
I 1unque no hayamos creado los ttulos para el esquema, con documentos que
tienen cierta estructura interna suele crear un mapa de documento aceptable.
0s4uema*
Un esquema ya hemos )isto lo que es, as pues )eamos las )entajas m#s
palpables con respecto al mapa de documento.
I -uedes e3pandir y contraer porciones del documento.
I -odemos )er (nicamente las cabeceras de los ttulos que deseemos.
I -odemos despla$ar partes de un documento de forma f#cil y sencilla.
I -odemos hacer modificaciones en )ista esquema.
/9>( Cocumentos maestros
%Ou es un documento maestro', %.e qu modo puedo sacarle partido'
111
Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un
documento normal 4gr#ficos, tablas, formato de te3to, etc.7 y adem#s contiene
enlaces a un conjunto de archi)os separados 4subdocumentos7 que pueden
tratarse independientemente como documentos normales.
*as modificaciones que se produ$can en los subdocumentos se )er#n
reflejadas autom#ticamente en el documento maestro, puesto que este lo que
contiene son enlaces a estos subdocumentos.
Un documento maestro sir)e para establecer y organi$ar un documento que
por sus caractersticas est# pre)isto que sea muy e3tenso 4un libro compuesto de
)arios captulos7. *os documentos maestros permiten organi$ar y modificar
documentos e3tensos di)idindolos en subdocumentos m#s pequeos y f#ciles de
manejar.
!n un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de
trabajo para compartir un documento di)idindolo en subdocumentos indi)iduales
por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la reali$acin de un
manual e3tenso, donde cada miembro del grupo reali$a diferentes captulos,
siguiendo la misma estructura en los subdocumentos se pueden fusionar en un
documento maestro.
1dem#s de todo esto puedes pensar, si pero y con respecto a los n(meros de
p#gina, los ndices y dem#s caractersticas de los subdocumentos no habr#
organi$acin en el documento final. !n este sentido no hay problema ya que el
documento maestro se trata como un (nico documento, teniendo su propio ndice
general, n(meros de p#ginas, encabe$ados, etc.
!l mtodo de utili$ar documentos maestros es de gran utilidad para
ordenadores que no tienen gran potencia de c#lculo, pues para estos ordenadores
trabajar con documentos muy e3tensos causa un rendimiento muy inferior al
112
normal, y con la ayuda de los documentos maestros trabajar con estos
subdocumentos agili$a la tarea.
!n la imagen podemos )er un ejemplo de un documento maestro con sus tres
subdocumentos.
$otones del !ocumento maestro.
-ara trabajar con documentos maestros debemos utili$ar la )ista esquema que
)imos en la unidad anterior. ?amos a )er los botones de la barra de esquemas que
est#n destinados al tratamiento de documentos maestros. !n el (ltimo punto del
tema e3plicaremos m#s detalladamente el uso de estos botones.
6ecordamos que para acceder a la )ista esquema podemos acceder mediante
el men( ?er I !squema. 0 pulsando sobre el CQ icono de la lista de )istas que est#
en la parte inferior i$quierda de la pantalla, por encima de la barra dibujo y del la
barra de estado. !stos son los botones destinados a documentos maestros.
?ista .ocumento maestro. @uestra + oculta los botones destinados a
documentos maestros.
Contraer subdocumentos. Contrae + e3pande los subdocumentos incluidos
en el documento maestro.
Crear subdocumentos. Cuando tenemos el esquema creado por ni)eles
podemos crear un subdocumento a ra$ de un ttulo. *o )eremos m#s
detalladamente a lo largo de la unidad.
Ouitar subdocumento. 8i tenemos un subdocumento en el documento
maestro y lo quitamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar
parte del documento maestro y deje de e3istir como subdocumento.
113
/nsertar subdocumento. 8ir)e para seleccionar el documento que queremos
insertar el documento maestro.
Combinar subdocumento. 8i tenemos )arios subdocumentos, podemos
seleccionarlos y combinarlos en uno solo.
.i)idir subdocumento. 6eali$a lo contrario a combinar, es decir un
subdocumento podemos di)idirlo en )arios subdocumentos.
Jloquear documento. 1l bloquear un subdocumento lo que hacemos es
ponerlo como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando
en grupo.
rear !ocumento maestro
-ara crear un documento maestro tenemos dos opciones>
1. Crear un es4uema de un documento maestro* !sta opcin sir)e cuando
tenemos muy claro la organi$acin, estructura y desarrollo del documento.
-odemos crearnos un esquema 4o ndice7 con todos los puntos que )amos a tratar
en el documento e ir haciendo la seleccin de los puntos m#s importantes y
clasificarlos por documentos indi)iduales. /maginemos que tenemos la
planificacin de un libro bien estructurado y sabemos el n(mero de captulos con
sus ttulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y
destinar cada ttulo de un captulo a un subdocumento.
-ara reali$ar esto seguiremos los siguientes pasos>
I 5enemos el esquema ya redactado con los ttulos de los captulos con su
ni)el correspondiente.
I 8eleccionamos el primer ttulo del captulo del libro.
114
I -resionamos sobre para crear un subdocumento.
I 1 continuacin podemos redactar el contenido del subdocumento.
Con el resto de captulos seguimos el mismo procedimiento.
1l guardar el documento maestro guarda el documento maestro y adem#s crea
un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el
mismo lugar donde tenemos el documento maestro.
-or ejemplo en la imagen que tenemos a la derecha tenemos el documento
maestro y = subdocumentos 4Captulo A, Captulo ; y Captulo =7. !stos C
documentos estar#n en la misma carpeta de nuestro disco duro. *os nombres que
les da por defecto a los subdocumentos son el primer ttulo. !n este ejemplo los
documentos tienen el nombre de 9Capitulo A.doc9, etc.
Convertir documentos e6istentes en un documento maestro* *a otra opcin es
cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en
un (nico documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. 1dem#s, si
creamos un documento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no ser# el
mismo, cuanto m#s e3tenso sea el documento m#s se ralenti$ar# el sistema al
trabajar con l.
-ara fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos
seguir los siguientes pasos>
I Crear un nue)o documento que ser# el documento maestro.
I -onernos en )ista esquema accediendo al men( ?er I !squema o
presionando sobre
Jas#ndonos en el mismo ejemplo que )imos anteriormente tenemos los
captulos ya creados.
115
I !scribimos el ttulo del libro y lo ponemos como 5itulo A para que tenga el
ni)el de esquema A.
I -ara insertar el primer subdocumento 4Capitulo A7 presionamos sobre .
1parece el cuadro de di#logo /nsertar subdocumento, para que seleccionemos
que documento queremos insertar.
I 8eleccionamos el 9Capitulo A.doc9 y pulsamos 1brir.
Con el resto de captulos se reali$a el mismo procedimiento y al final
tendremos un documento maestro formado por tres subdocumentos
.anipulando !ocumentos maestros.
Contraer + e3pandir documentos.
1l inicio de la unidad hemos )isto por encima los botones de la barra de
esquema asociados a la manipulacin con documentos maestros, ahora los
)eremos un poco m#s en detalle.
Con el botn conseguimos contraer o e3pandir los subdocumentos que
tenemos en el documento maestro. !n la imagen podemos )er el efecto que
pro)oca contraer el documento maestro que estamos )iendo de ejemplo.
-odemos )er que no muestra el contenido de los subdocumentos sino que
muestra la ruta de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho
documento.
=uitar su"documento. 8itu#ndonos sobre un subdocumento podemos pulsar
sobre el botn para quitar el documento como subdocumento del documento
maestro. !n ese momento el subdocumento pasa a ser parte del documento
maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el subdocumento no se
borra fsicamente de nuestro disco duro.
116
Combinar + di)idir subdocumentos.
Com"inar* 8i llegamos a una situacin en la que tenemos muchos
subdocumentos pequeos en nuestro documento maestro puede ser con)eniente
ir combinando algunos subdocumentos poca e3tensin para tener menos
subdocumentos pero un poco m#s e3tensos.
8i queremos combinar )arios subdocumentos tendremos que seleccionarlos
presionando primero sobre el icono que aparece a la i$quierda superior del
primer subdocumento y manteniendo pulsada la tecla M.<US 48hift7 de nuestro
teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento. -odemos combinar tantos
subdocumentos como queramos.
Una )e$ los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono . 8e
fusionar#n todos en el mismo subdocumento. !ste botn slo estar# habilitado si
tenemos )arios subdocumentos seleccionados.
Dividir* !l caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy e3tensos y
queremos di)idirlos en )arios subdocumentos.
-ara reali$ar la di)isin debemos situarnos una lnea encima o al principio del
ttulo del subdocumento a partir de donde )ayamos a crear otro subdocumento.
Una )e$ estemos ah situados pulsamos sobre el botn , este botn slo
estar# habilitado si estamos en la posicin correcta.

B#o4uear documentos* Cuando estamos trabajando en grupo con un
documento maestro que contiene )arios subdocumentos, los subdocumentos
pueden ser bloqueados autom#ticamente por @8 Word cuando un usuario est#
utili$ando un subdocumento y otro lo abre, en este caso el segundo slo tendr#
acceso en modo lectura.
117
5ambin podemos modificar la opcin de bloquear+desbloquear nosotros
mismos utili$ando el icono que tenemos en la barra esquema .
Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la i$quierda del
subdocumento aparece un dibujo en forma de candado. 1 partir de este momento
no podremos modificar el subdocumento, solo tendremos acceso en modo lectura,
nosotros y el resto de usuarios.
/0>( ,ablas de contenidosA tablas de ilustracionesA Bndices
*os ndices y tablas de contenidos sir)en para ayudar al lector a encontrar lo
que est# buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en !spaa conocemos
simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice
alfabtico. !n el punto siguiente aclararemos m#s las diferencias entre ndice y
tabla de contenido.
*os ndices y tablas de contenidos son muy (tiles cuando estamos trabajando
con documentos e3tensos. .e un documento bien planificado y estructurado
podemos e3traer una tabla de contenidos que facilite enormemente la locali$acin
r#pida de alg(n punto importante del documento.
1l crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y
colocar todos los trminos importantes del documento, para que posteriormente
los lectores puedan encontrarlos.
!n esta unidad tambin )eremos cmo crear tablas de ilustraciones, gr#ficos y
tablas, que nos permitir#n organi$ar estos elementos en tablas que facilitar#n su
b(squeda y consulta por parte de los lectores.
118
onceptos b)sicos.
Mndice> Un ndice es una lista de palabras y el n(mero de p#gina donde se
encuentra dicha palabra. !l ndice est# ordenado alfabticamente. Como ya
dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice
alfabtico, Utili$aremos la misma nomenclatura que Word. !l ndice se suele
colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera r#pida y
sencilla.
!a"#a de contenido> Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un
documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el
documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el n(mero de p#gina y
puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. *a tabla
de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos
cuando queremos saber de que temas trata el libro.
8i hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los ni)eles
de esquema casi tendremos construida la tabla de contenido.
1nsertar marcas de 3ndice
-ara crear un ndice debemos re)isar el documento y crear todas aquellas
entradas que deseemos que posteriormente apare$can en nuestro ndice. !3isten
; formas de marcar las entradas del ndice>
De forma autom&tica> -ara crear una entrada de marcas de ndice
autom#ticamente debemos crearnos un nue)o documento donde tendremos todas
las marcas de ndice.
!l nue)o documento debe tener las siguientes caractersticas>
I Una tabla de ; columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.
119
I !n la primera columna debemos tener las entradas del documento original
que queremos tener en el ndice. *as frases o palabras de las entradas deber#n
ser e3actas, por ejemplo si el ttulo en el documento es 9Captulo ;. 5ipos de
)ehculos9 en la columna tendremos que escribir ese te3to idnticamente, si
escribiramos 9capitulo ;. 5ipos de )ehculos9 no sera correcto ya que la 9c9 est#
en min(scula y la 9i9 no est# acentuada y por tanto la tomara como otra frase.
I !n la segunda columna debemos introducir el te3to que deseemos que
apare$ca en el ndice.
I 5ambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos
querer tener dentro del Captulo ; una subentrada llamada 9?ehculos de motor9
entonces en la segunda columna pondremos 9Captulo ;. 5ipos de )ehculos>
?ehculos de motor9, los dos puntos 9>9 indican que es un subndice de Captulo ;.
I .eberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que apare$ca
en el ndice.
I Una )e$ confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.
Nota> -ara tener los ; documentos abiertos a la )e$ y poder copiar te3to de
uno a otro podemos utili$ar la opcin del men( ?entana I Comparar en paralelo
con...

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las
entradas del documento autom#ticamente.
I 1brimos el documento a marcar.
I ?amos a /nsertar I 6eferencia I Zndice y tablas
1parece el di#logo de Zndice y tablas.
I 8elecciona 1utomarcar...
120
1parece un di#logo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.
I 8eleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos 1brir.
De forma manua#> -ara crear las marcas de forma manual debemos seguir los
siguientes pasos>
I Comen$ando desde el principio del documento selecciona las frases o
palabras que )ayas a aadir al ndice o sit(ate en el punto donde )ayas a insertar
una marca.
I 1ccede al men( /nsertar I 6eferencia I Zndice y tablas... y ha$ clic sobre
@arcar entrada... o presiona la combinacin de teclas 1lt B 8hift B [.
I 1parece el di#logo @arcar entrada de ndice, si habamos seleccionado el
te3to, en el recuadro !ntrada estar# ya escrito ese te3to, en caso contrario
debemos introducir el te3to ahora. !ste recuadro !ntrada es el que posteriormente
aparecer# en el ndice.
-odemos crear 8ubentradas de la !ntrada principal, las subentradas
aparecer#n debajo de la entrada principal y sangrada a la derecha. *as
subentradas se utili$an cuando una entrada principal tiene trminos
estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el documento.
-or defecto el marcador se refiere a la p#gina actual, podemos crear una
referencia cru$ada o hacer referencia a un inter)alo de p#ginas.
-odemos hacer que el n(mero de p#gina tenga el formato de negrita y cursi)a.
I -ulsamos @arcar para que se lle)e a cabo el marcado.
-ara continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este di#logo.
:acemos clic sobre el documento y nos despla$amos hasta la siguiente frase o
palabra que deseemos marcar. *a seleccionamos y nos )amos al di#logo de
121
@arcar entrada de ndice, en el momento en que est acti)o el di#logo la frase de
entrada se actuali$a, pulsamos en @arcar y as con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cancelar
1nsertar 3ndice.
Una )e$ tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o
autom#ticamente podemos crear el ndice. -ara insertar el ndice debemos
situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o
donde deseemos. 5radicionalmente se suele poner al final del documento.
1ccedemos al men( /nsertar I 6eferencia I Zndice y tablas y aparecer# un
cuadro de di#logo Zndice y tablas.
8i tenemos subentradas podemos elegir 5ipo, Con sangra, si queremos que
apare$can debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las
subentradas apare$can a la derecha.
!n formatos podemos seleccionar el estilo que tendr# el ndice.
Una )e$ definidas las opciones del cuadro de di#logo pulsamos 1ceptar y se
generar# el ndice.
.esde el di#logo de Zndice y tablas podemos acceder a modificar el estilo del
ndice presionando sobre el botn @odificar nos aparece un di#logo donde
podemos modificar cada uno de los ni)eles.
Como podemos )er en la imagen e3isten hasta H ni)eles. -odemos modificar el
formato cada uno de ellos seleccion#ndolo y presionando sobre @odificar...
5ablas de contenido.
Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que esta formada
por los ttulos de los apartados que aparecen en el documento.
122
1l igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos
debemos seguir dos pasos>
AI -reparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos
que apare$can en la tabla de contenidos.
;I Kenerar la tabla de contenidos 45.C o 50C7.
&eamos tres m:todos para preparar una tabla de contenidos.
1* Mediante #os esti#os de ttu#os predefinidos por Word* ?imos en la unidad AD
4!squemas7 que Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen
ni)eles de esquema. Jien pues si en nuestro documento utili$amos estos estilos
de ttulos 4recuerda que hay desde 5itulo A a 5itulo H7 al crear la tabla de
contenidos Word se fija en estos ttulos y crea la 5.C a partir de ellos.
3* Crear e# documento en vista es4uema* 8i construimos el documento en )ista
esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los ni)eles de esquema de los
ttulos del documento. .e este modo Word aplicar# autom#ticamente el estilo de
ttulo apropiado. -odemos entrar en el modo )ista esquema desde men( ?er I
!squema o podemos hacer que apare$ca la barra de herramientas desde ?er,
Jarras de herramientas, !squema
5ambin aparece la barra de herramientas de !squema desde el di#logo de
Zndice y tablas 4que )eremos a continuacin7 en la pestaa de 5abla de contenido
e3iste un botn llamado @ostrar la barra de herramientas de !squema. Una )e$
)isible la barra de herramientas de !squema podemos ir aplicando el ni)el que
creamos con)eniente a los ttulos de nuestro documento que queramos que
figuren en la tabla de contenidos. !n la barra de herramientas de !squema e3isten
dos opciones m#s que podemos utili$ar una )e$ que hayamos generado la 5.C.
123
1l pulsar sobre 1ctuali$ar la 5.C nos actuali$a la tabla de contenidos si hemos
reali$ado alg(n cambio con respectado a la (ltima )e$.
!l botn nos lle)a donde est la 5.C,
I* Crear esti#os de ttu#os persona#i'ados* -odemos crear estilos de ttulos
personali$ados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando
generemos la 5.C. 8i hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos
personali$ados una )e$ estemos en la pestaa de 5abla de contenido en el
di#logo Zndice y tablas 4que )eremos a continuacin7 debemos pulsar sobre el
botn 0pciones... Nos aparece el di#logo como el que )emos en la imagen, donde
debemos seleccionar los estilos personali$ados que hayamos creado y asignarles
el Ni)el de 5.C. -or ejemplo si nos hemos creado los estilos Ca" 1, Ca" 3, etc. lo
lgico es que le asignemos a Ca" 1 el Ni)el de 5.C A, a Ca" 3 el Ni)el de 5.C ;
y as sucesi)amente.
Generar la tabla de contenidos(
Cuando tengamos preparado el documento seg(n hemos )isto anteriormente y
por lo tanto ya estn definidos los elementos que formar#n la tabla de contenido
slo nos queda generar dicha tabla. .ebemos colocarnos en el lugar donde
queramos insertar la tabla de contenidos 4Normalmente una tabla de contenidos
suele colocarse al inicio del documento7 e ir al men( /nsertar I 6eferencia I Zndice
y tablas y dentro del di#logo Zndice y tablas hacemos clic sobre la pestaa 5abla
de contenido, aparecer# este cuadro de di#logo.
!n ,ormatos podemos escoger di)ersos estilos y en )ista preliminar podemos
ir )iendo la presentacin que tendr# el estilo seleccionado.
1dem#s podemos seleccionar entre )arias pestaas como @ostrar n(meros
de p#gina, 1linear n(meros de p#gina a la derecha y si queremos sustituir los
124
n(meros de p#gina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hiper)nculos en
lugar de n(mero de p#gina.
8i pulsamos sobre el botn 0pciones... nos aparece un di#logo como el que
)emos en la imagen donde podemos establecer la relacin entre estilos y el ni)el
de la 5.C. *os )alores por defecto son los que aparecen en la imagen, pero
podemos cambiarlos a nuestro gusto. -or ejemplo, si queremos que nuestra 5.C
slo tenga = ni)eles podemos asignar el ni)el = a los estilos 5tulo =, 5itulo C, etc.
8i hemos modificado los )alores por defecto y queremos dejarlo como estaba
podemos pulsar sobre 6establecer.
Actuali"ar la *!.
Una de las mayores )entajas de crear una 5.C es que podemos actuali$arla
autom#ticamente. 8i una )e$ creada la 5.C modificamos el documento aadiendo
o eliminando ttulos, podemos actuali$ar la 5.C con un par de clics de ratn de
una manera f#cil y cmoda.
I5enemos dos opciones posibles para actuali$ar la 5.C>
I .esde la )ista esquema disponemos del botn .
I :aciendo clic con el botn derecho sobre la 5.C disponemos de un men(
emergente donde tenemos la opcin 1ctuali$ar campos.
5ras acceder a actuali$ar la 5.C por cualquiera de estas dos opciones nos
aparece el di#logo 1ctuali$ar la tabla de contenido que )emos en la imagen de
abajo para seleccionar si deseamos actuali$ar solo los n(meros de p#gina o toda
la tabla.
125
*ablas de ilustraciones y otras.
5ambin podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones,
gr#ficos o de tablas. 1l igual que hemos )isto que para crear ndices y tabla de
contenidos primero debemos marcar las entradas y despus generar la tabla.
.e forma similar a como ocurra con la 5.C tenemos dos opciones para
marcar las entradas a la tabla de ilustraciones>
AI Utili$ar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word. -ara utili$ar esta
opcin debemos seleccionar nuestra ilustracin, ya sea tabla, imagen, gr#fico, etc.
y acceder al men( /nsertar I 6eferencia I 5tulo. Nos aparece el di#logo 5tulo que
)emos en la imagen, como podemos )er el ttulo se )a a insertar en una tabla,
aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de elemento. 1l
seleccionar la tabla, gr#fico, imagen, ecuacin, etc y seleccionar 5tulo, Word lo
detecta autom#ticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rotulo adecuado. *a
posicin del ttulo puede ser incluida encima de la seleccin o por debajo de la
seleccin. 1dem#s )emos una serie de botones>
I Nuevo rtulo((( !ste botn sir)e para modificar el 5tulo de la ilustracin.
I Numeracin((( !ste botn nos abre el cuadro de di#logo que )emos en la
imagen y sir)e para modificar el estilo de la numeracin de los ttulos.
I .utotBtulo((( !ste botn sir)e para generar autom#ticamente los ttulos de
un determinado tipo. -or ejemplo podemos hacer que se generen
autom#ticamente los ttulos de las im#genes de mapa de bits 4V.bmp7 que
)ayamos incluyendo en el documento.
;I Utili$ar estilos personali$ados para las ilustraciones. Como )imos en la
unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los gr#ficos,
tablas, etc no est#n e3cluidos. -or tanto podemos definirnos nuestros propios
estilos personali$ados de ilustraciones y asign#rselo posteriormente. .ebemos
126
crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo (nicamente para ese moti)o,
posteriormente cuando hallamos aplicado un ttulo a la ilustracin podemos
aplicarle el estilo personali$ado. 1l generar la tabla de ilustraciones 2ord
reconocer# esos tipos personali$ados. !n la opcin 6tulo podemos seleccionar
en que tabla de ilustraciones queremos incluir la ilustracin.
Generar la tabla de ilustraciones*
Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos
acceder al men( /nsertar > 6eferencia > Zndice y tablas y en el di#logo de Zndice y
tablas debemos seleccionar la (ltima pestaa 5abla de ilustraciones( !s muy
similar a la tabla de contenidos. !n ella podemos seleccionar el estilo del formato
de la tabla. 8eleccionar si deseamos mostrar los n(meros de p#gina y alinearlos a
la derecha o si por el contrario preferimos utili$ar hiper)nculos en lugar de
n(meros de p#gina. !n la lista despegable de !tiqueta de ttulo podemos
seleccionar que tipo de tabla )amos a crear 45abla, ilustracin, ,ig., etc.7 en la
imagen que )emos arriba )emos que esta seleccionada la opcin de 5abla, puesto
que )amos a crear una tabla de ilustraciones de tablas. 8i pulsamos sobre
0pciones... nos aparece el di#logo que )emos en la imagen donde podemos
seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones
personali$ado que hayamos creado.
*a opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne autom#ticamente
para no me$clar distintas tablas. !ste identificador hace referencia a las distintas
tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo asignamos
manualmente podramos repetir el identificador y crear un conflicto por duplicidad
de identificadores de tabla. *a opcin de @odificar... sir)e para modificar el estilo
de la tabla que generemos.
127
/'>( MarcadoresA re$erencias cruzadas 6 notas al pie(
!n esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone
Word para relacionar informacin en el documento, con los marcadores y las
referencias cru$adas, y para hacer aclaraciones con la utili$acin de las notas al
pie y las notas al final. Con estas tcnicas nuestros documentos adquirir#n un
toque m#s profesional y ser#n m#s f#ciles de utili$ar.
onceptos b)sicos.
Marcadores* Un marcador identifica una posicin o seleccin de te3to a la que
se asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos
leyendo un libro y sobre todo si es un documento tcnico es frecuente reali$ar
anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas 4postIit7 para una
posterior consulta. !n formato digital tambin se puede hacer esto y de una
manera m#s sofisticada y elegante. *os marcadores sir)en para tener una lista de
marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera r#pida y
sencilla. 1dem#s son la base para crear referencias cru$adas en nuestro
documento. *os marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador
permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de
Word para hacerlos )isibles. Cuando hacemos )isible un marcador se muestra la
palabra enmarcada entre corchetes, como )emos en la imagen.
Referencias cru'adas* Una referencia cru$ada sir)e para hacer referencia a
alg(n elemento que se encuentra en el documento. -or ejemplo cuando estamos
recordando alg(n concepto que hemos e3plicado en alg(n tema anterior solemos
hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos utili$ar las referencias
cru$adas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o gr#fico dentro del
documento. *as referencias cru$adas entre otras tiene la )entaja de actuali$arse
128
autom#ticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no
est# en la p#gina = sino en la p#gina C, la referencia se actuali$a sola.
2otas a# pie* *as notas al pie suele utili$arse para aadir informacin o dejar
constancia de alguna aclaracin con respecto al te3to desarrollado en la p#gina.
-or ejemplo una nota al pie se suele utili$ar cuando se ha hecho una cita de alg(n
autor, en la nota al pie se pondr# quien es el autor de esa cita.
,as notas a# fina#. -arecen en principio lo mismo que las notas al pie y de
hecho se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al
final de la p#gina para aclarar alg(n punto y la nota al final se suele poner al final
de un captulo o bien al final del documento.
1nsertar marcadores.
Como hemos dicho, nos interesar# insertar marcadores en aquellos puntos de
nuestro documento a los que )ayamos a hacer referencia m#s adelante mediante
una referencia cru$ada. -ara crear un marcador (nicamente debemos seguir un
par de pasos bien sencillos>
I -osicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el te3to.
I 1cceder al men( /nsertar I @arcador... o presionar Ctrl B @ay(s B ,D.
Nos aparece el di#logo que )emos en la imagen de la derecha. .onde
debemos escribir el nombre del marcador. !l nombre no puede contener espacios
en blanco y debe comen$ar por una letra, seguidamente puede contener n(meros.
!l nombre no puede ser mayor de C< caracteres. -odemos ordenar los
marcadores por Nombre o por -osicin. Cuando hayamos escrito el nombre
pulsamos sobre 1gregar. 8i deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo
y pulsar !liminar.
129
!l botn #r a sir)e para acceder directamente al marcador seleccionado, es
decir seleccionando un marcador y pulsando sobre /r a accedemos a la posicin
del documento a la que est# asociado el marcador.
Omo ver los marcadores de nuestro documentoP
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que acti)emos la
opcin los marcadores no se )en. -ara hacer )isibles los marcadores de nuestro
documento debemos acceder a :erramientas I 0pciones... y en la pestaa ?er en
la seccin @ostrar sealar la opcin @arcadores. Cuando pulsemos 1ceptar y se
cierre el di#logo 0pciones )eremos en nuestro documento aquellos marcadores
que hemos incluido.
0tra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo por el men(
!dicin I /r a... o presionando Ctrl B /.
!n la pestaa #r a debemos seleccionar @arcador dentro de la lista de /r a y en
la lista despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos,
posteriormente solo debemos pulsar sobre /r a.
'e%erencias cru"adas.
&a hemos comentado que es una referencia cru$ada y su estrecha relacin
con los marcadores. 1hora )amos a )er cmo crear una referencia cru$ada a un
marcador. *o primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los
lugares adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos )isto en el
punto anterior. 8eguidamente nos tendramos que colocar en el punto del
documento en el que deseamos insertar la referencia cru$ada e ir al men( /nsertar
I 6eferencia I 6eferencia cru$ada... y aparecera el cuadro de di#logo 6eferencia
cru$ada, similar al de esta imagen.
130
!n el desplegable 5ipo elegiramos @arcador y en la parte inferior del di#logo
apareceran los marcadores que hayamos creado pre)iamente. &a slo quedara
seleccionar un marcador y hacer clic en el botn /nsertar. -odemos seleccionar si
queremos que la referencia cru$ada se inserte como un hiper)nculo.
-ero adem#s de marcadores e3isten otros tipos de elementos de nuestro
documento a los que podemos hacer referencia utili$ando las referencias
cru$adas, como son los ttulos, ilustraciones, tablas, notas al pie, ...
!n el cuadro despegable 5ipo podemos seleccionar el tipo de referencia que
)amos a crear.
!l cuadro despegable 6eferencia a indica que te3to )a a aparecer en el
documento cuando creemos la referencia cru$ada. 8i, por ejemplo, seleccionamos
5e3to del marcador, aparecer# el nombre que dimos al marcador cuando lo
creamos. 1l seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable 6eferencia a
se modifican adapt#ndose al 5ipo seleccionado, seg(n )eremos a continuacin.
-ara poder crear una referencia cru$ada es necesario que e3istan elementos
del tipo en cuestin 9preparados9 pre)iamente. -or ejemplo, para insertar una
referencia cru$ada a una tabla, no solo hace falta que haya una tabla en el
documento, sino que adem#s hayamos creado un ttulo tipo 5abla. 1 continuacin
)amos a )er cmo hay que hacer esta 9preparacin9 para cada tipo.
,ipo ,Btulo( -ara hacer referencia a ttulos debemos crearlos utili$ando los
!stilos de ttulo predefinidos 45tulo A, 5tulo ;,... 5itulo H7 .-ara crear un ttulo
basta seleccionar el te3to, acceder a la barra de formato y en estilo escoger el
ttulo que corresponda. *as opciones del cuadro despegable Re$erencia a para el
tipo 5tulo son>
,exto del tBtulo. 5e3to actual de ttulo.
131
NFmero de p!gina. N(mero de p#gina donde se encuentra el marcador del
ttulo.
NFmero de tBtulo. @uestra el n(mero relati)o al ttulo.
NFmero de tBtulo Hsin contextoJ. @uestra el n(mero del subttulo.
NFmero de tBtulo Hen contextoJ. @uestra el n(mero del ttulo de cabecera.
M!s adelante o m!s atr!s. !sta opcin )iene determinada a la referencia y
dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrar# 9m#s
adelante9 si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la
posicin es que estamos o nos mostrar# 9m#s atr#s9 si la referencia se encuentra
en una posicin anterior a la que est# la referencia en el documento.
,ipo Marcadores. -odemos hacer referencia a marcadores creados
pre)iamente de la forma que hemos )isto en el punto anterior 9/nsertar
@arcadores9, de esta misma unidad. *as opciones del cuadro despegable
Re$erencia a para el tipo @arcadores son>
,exto del marcador. /nserta el nombre del marcador.
NFmero de p!gina. /nserta la p#gina donde est# el marcador.
NFmero de p!rra$o. @uestra el n(mero del p#rrafo relati)o al marcador.
NFmero de p!rra$o Hsin contextoJ. @uestra el n(mero de p#rrafo.
NFmero de p!rra$o Hen contextoJ. @uestra el n(mero de p#rrafo.
adelante9 si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la
posicin es que estamos o nos mostrar# 9m#s atr#s9 si la referencia se encuentra
en una posicin anterior a la que est# la referencia en el documento.
132
,ipo Notas al pie o Notas al $inal.
1l final de esta unidad )eremos como crear Notas al pie y Notas al final, una
)e$ creadas ya podremos asignarles una referencia cru$ada sin m#s preparacin.
*as opciones del cuadro despegable Re$erencia a para el tipo Notas al pie y
Notas al final son>
NFmero de nota al pie. N(mero de nota al pie o n(mero de nota al final.
NFmero de p!gina. N(mero de p#gina donde se encuentra la nota al pie o la
nota al final.
adelante9 si la referencia se encuentra posteriormente en el documento con
respecto a la posicin en que estamos o nos mostrar# 9m#s atr#s9 si la referencia
se encuentra en una posicin anterior a la que est# la referencia en el documento.
NFmero de nota al pie Hcon $ormatoJ. @uestra el n(mero del subndice del
n(mero de p#gina con el mismo formato que la indicacin de la nota al pie.
,ipos EcuacinA #lustracin 6 ,abla.
-ara poder crear referencias cru$adas a estos tres tipos de elementos primero,
ob)iamente, debemos crear la !cuacin, /lustracin o 5abla y luego debemos
colocar el cursor al lado del elemento e ir al men( #nsertar, Re$erencia, ,Btulo((( y
aparecer# un cuadro de di#logo.
!n primer lugar, en el desplegable Rtulo debemos seleccionar entre
!cuacin, /lustracin o 5abla.
!n el campo ,Btulo aparecer#, por ejemplo, /lustracin A, si es la primera
ilustracin que creamos, /lustracin ;, si es la segunda, etc. 8i queremos
cambiarlo debemos hacer clic en el botn Nuevo rtulo. *o que pongamos en el
133
campo 5tulo luego podr# aparecer en la referencia cru$ada seg(n el campo
Re$erencia a.
Una )e$ completado este cuadro de di#logo pulsar en 1ceptar y ya tendremos
un elemento al que asignar la referencia cru$ada.
*as opciones del cuadro despegable Re$erencia a del cuadro desplegable
Re$erencia ruzada, para los tipos !cuacin, /lustracin y 5abla son>
,odo el epBgra$e. @uestra todo, el rtulo, el n(mero y el te3to de la ilustracin.
Slo rtulo 6 nFmero. @uestra el rtulo y el n(mero.
Slo texto del epBgra$e. Mnicamente muestra el te3to.
NFmero de p!gina. !l n(mero de p#gina donde se encuentra la ilustracin.
dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrar# m#s adelante
si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posicin es
que estamos o nos mostrar# m#s atr#s si la referencia se encuentra en una
posicin anterior a la que est# la referencia en el documento.
,ipo Elemen( de Numeracin.
5ambin se pueden establecer referencias cru$adas a elementos numerados
4creados desde la opcin de formato, Numeracin y ?ietas7.
Notas al pie y notas al final
Crear una nota al pie.
-ara crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos>
I 8eleccionar la palabra o frase a la cual le )amos a poner una nota.
I 1ccedemos a #nsertar I Re$erencia I Nota al pie(((
-odemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.
134
8i seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre>
I /ncluir la nota al $inal de la p!gina o Ceba;o de la seleccin.
8i seleccionamos Notas al $inal podemos elegir entre>
I /ncluir la nota al @inal del documento o al @inal de la seccin.
1dem#s en el di#logo podemos seleccionar el formato del n(mero que
deseamos que se muestre como subndice. -odemos incluir una marca personal
presionando sobre SBmbolo(((
8e puede indicar a partir de que n(mero, letra, smbolo comien$a la primera
nota al pie. 8eleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nue)a
seccin o si reinicia en cada nue)a p#gina. -odemos intercalar entre distintos
formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y
aplicar los cambios despus seleccionando .plicar cambios a ,odo el
documento.
Cuando tenemos la nota al pie+nota al final creada si nos situamos con el ratn
encima aparece un 9bocadillo9 con el te3to referente a esa nota al pie+nota al final
y si hacemos doble clic sobre el superndice nos lle)a a la nota al pie+nota al final
referente al superndice.
/7>( ompartir documentos(
:oy da es muy frecuente el trabajo en equipo, un documento puede ir
pasando por diferentes manos hasta llegar a estar terminado. !sto suele ocurrir,
sobre todo, en empresas grandes y tambin en ambientes de tele trabajo, a
menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas, etc. -ensando en estas
formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y poderlo
compartir con di)ersos usuarios. *os diferentes usuarios pueden reali$ar cambios
135
sobre el documento y dejar comentarios, posteriormente se puede consultar quien
hi$o ese comentario o quien ha reali$ado cambios sobre el documento original.
5ambin e3iste la herramienta Resaltado que es como si marc#semos te3to con
un rotulador. -or (ltimo, )eremos como manejar diferentes )ersiones de un mismo
documento.
*os comentarios sir)en para aclarar alguna frase o palabras dentro del
documento, al insertar un comentario nos resalta la palabra y dibuja un globo a la
derecha del documento con el comentario en su interior. *a herramienta de
resaltado nos permite subrayar el te3to del documento al igual que subrayamos el
papel ordinario con un fluorescente. Con el control de cambios acti)ado podemos
)er f#cilmente mediante globos informati)os los diferentes cambios producidos en
el documento.
8a barra revisi-n.
*a barra de re)isin nos permite manejar las opciones m#s usuales relati)as a
compartir documentos, en la siguiente imagen puedes )er su aspecto. 1l insertar
un comentario se acti)a la barra de re)isin autom#ticamente, pero tambin
podemos mostrarla desde el men( Ver I Barras de 8erramientas I Revisin o
hacer clic con el botn derecho sobre una parte libre de la $ona de barras de
herramientas que tenemos en la parte superior de 2ord, se abrir# un desplegable
donde podemos hacer clic sobre Revisin.
-or defecto, la barra de re)isin no muestra todos los botones, para hacerlos
)isibles debemos hacer clic al final de la barra sobre el tri#ngulo negro que apunta
hacia abajo y seleccionar .gregar o Duitar botones I Revisin, en el men( que
nos aparece debemos seleccionar todos los botones, incluido el (ltimo .ceptar o
rec8azar cambios(((
136
*a barra de re)isin tiene los botones agrupados por tipo de herramienta,
seg(n muestran las siguientes im#genes>
Resaltado.
omentarios.
ontrol de cambios.
7erramienta de resaltado.
.entro de la barra de re)isin tenemos la herramienta para resaltar
Resa#tar te6to* -ara resaltar te3to podemos hacerlo de dos formas distintas
pero igual de efecti)as.
*a primera opcin es>
I 8eleccionar el te3to o el elemento del documento.
I !scoger el color del resaltado.
8i ya tenemos el color seleccionado, (nicamente deberemos seleccionar el
te3to y hacer clic sobre el icono de resaltar.
*a segunda opcin es>
I :acer clic sobre el icono de resaltar.
I !l puntero del ratn tomar# esta forma , ya podemos seleccionar el te3to y
quedar# resaltado.
137
I :acer clic otra )e$ sobre el botn el icono resaltar, para dejar de resaltar y
que el puntero del ratn tome su forma normal.
=uitar efecto resa#tado* -ara quitar el efecto del resaltado debemos seguir el
mismo procedimiento que para resaltar, pero en lugar de seleccionar un color
debemos seleccionar 2inguno para que as quite el resaltado.
8i tenemos )arios resaltados y deseamos eliminarlos todos podemos presionar
Ctrl B ! para seleccionar todo el documento y posteriormente hacer clic sobre
resaltado en 2inguno.
Buscar te6to resa#tado* 8i lo que deseamos es buscar el te3to resaltado en
nuestro documento lo que podemos hacer es situarnos al inicio del documento y
acceder al men( !dicin I Juscar o presionar las teclas Ctrl B J.
1parece el di#logo Buscar 6 reemplazar, debemos estar en la pestaa
Buscar, presionamos el botn M!s y se despliega otras opciones de b(squeda
m#s a)an$adas. -ulsamos sobre @ormato y seleccionamos Resaltar. -ara
comen$ar la b(squeda pulsamos sobre Buscar siguiente, como lo hacemos de
forma habitual, nos ir# encontrando los elementos resaltados del documento.
omentarios
*os comentarios son una herramienta muy (til cuando compartes un
documento con )arias personas, sino deseas reali$ar cambios sobre el documento
original pero quieres mati$ar o apostillar alg(n concepto, es muy interesante
insertar un comentario para que lo )ean el resto de personas que comparten el
te3to. *os comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser
que lo indiquemos a la hora de imprimir.
:nsertar un comentario* -ara insertar un comentario sobre el documento
debemos seguir los siguientes pasos>
I 8eleccionar el te3to del cual )amos a crear un comentario.
138
I 1cceder al men( #nsertar I omentario.
Con la barra de re)isin acti)a disponemos del botn con el cual podemos
insertar un comentario.
Nos resalta el te3to seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del
documento unido con una lnea discontinua de puntos hasta el te3to. !n ese globo
es donde podemos introducir el te3to del comentario. 1l insertar un comentario
aparece una nue)a barra, la barra de re)isin. !sta barra suele utili$arse cuando
un documento es re)isado+modificado por m#s de una persona. 1l incluir un
comentario podemos )er el autor del mismo, etc.
.ependiendo de la )ista en que estemos se nos mostrar# de una manera o de
otra. -or ejemplo estando en )ista Normal o de !squema nos aparece la barra de
re)isin junto con el resto de barras y el panel de re)isin en la parte inferior de la
pantalla.
8in embargo si estamos en )ista de impresin, diseo Web o diseo lectura
nos aparece el globo del comentario a la derecha del documento junto con una
lnea discontinua enla$ada al te3to comentado.
!l comentario nos ofrece informacin del autor, por ejemplo en este comentario
de ejemplo. *o primero que indica es que es un comentario, entre corchetes
escribe las iniciales del autor 41CIIX 1ulaClic7 y el n(mero de comentarios que ha
reali$ado este autor, a continuacin muestra el te3to del comentario.
!l mismo comentario )isto desde el panel de re)isiones se )era como )emos
en la imagen de abajo. ?emos que en el panel nos da algo m#s de informacin por
ejemplo en el centro nos muestra el nombre completo del autor y a la derecha
muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario y un regln m#s abajo
muestra el comentario.
139
?eamos el resto de botones de la barra de re)isin que hacen referencia a
comentarios.
omentario anterior. Nos lle)a al comentario que este antes del punto
donde nos encontremos.
omentario siguiente. Nos lle)a al siguiente comentario del punto donde
nos encontremos.
5iene doble funcionalidad. Rec8azar cambio o eliminar el comentario
seleccionado.
Modi$icar comentario. 8i estamos sobre un te3to que tiene comentario y
pulsamos sobre este botn, el comentario se pone en modo edicin para
modificarlo.
5ambin podemos insertar un comentario Due inclu6a voz.
#nsertar voz. 8i nuestro equipo dispone de caractersticas multimedia
4tarjeta de sonido, alta)oces, micrfono, etc7 podemos incluir un comentario con
nuestra propia )o$. 1l pulsar sobre este botn nos aparece el di#logo la grabadora
de sonidos, para comen$ar a grabar pulsaremos sobre el botn situado a la
derecha de la barra de botones 4el circulo rojo7 y para detener la grabacin el
botn contiguo a su i$quierda 4el rect#ngulo7. Cuando hayamos terminado
cerramos la grabadora de sonidos pulsando sobre el botn cerrar de la parte
superior derecha.
!n Word el comentario con )o$ aparece con el icono de un alta)o$. -ara
reproducir el sonido debemos hacer doble clic sobre este icono.
140
$uscar un comentario.
8i el documento es re)isado por )arias personas y queremos encontrar un
comentario de una persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al
di#logo /r a mediante el men( !dicin I /r a..., o presionando tanto Ctrl B / como
,D. Nos aparece el di#logo Buscar 6 reemplazar en la pestaa #r aA
seleccionamos de la lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha
podemos escoger el autor, con los botones .nterior y Siguiente del mismo
di#logo podemos despla$arnos por los comentarios de ese autor.
MostrarCocu#tar comentarios* !n el documento podemos ocultar+mostrar los
comentarios seg(n nos interese.
.esplegando el men( del botn de la barra de re)isin podemos
marcar o desmarcar la opcin que pone omentarios. !l hacerlos )isibles u
ocultarlos es autom#tico, si la opcin est# seleccionada los comentarios ser#n
)isibles de lo contrario no se )er#n.
:mprimir comentarios* 8i deseamos imprimir los comentarios podemos indicar
dnde deben imprimirse. !n el di#logo Control de cambios, que podemos acceder
a l desde el botn y seleccionar +pcionesQ en la (ltima seccin donde
pone /mprimir 4con globos7 e3iste la opcin +rientacin del papel donde
podemos escoger entre las distintas opciones que )emos en la imagen.
A7 1utom#tico. .eja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el
papel.
;7 Conser)ar. .eja el documento conforme est# y lo imprime seg(n lo )emos.
=7 ,or$ar hori$ontal. ,uer$a a imprimir el documento en formato hori$ontal para
que quepan mejor los globos.
141
1dem#s de esto en el di#logo de /mprimir debemos tener la precaucin de en
la opcin /mprimir tener seleccionada la opcin .ocumento con marcas.
ontrol de cambios
!l control de cambios sir)e para que 2ord almacene los cambios reali$ados
por cada uno de los miembros de un equipo de trabajo en un documento, como
por ejemplo 4inserciones, modificaciones de formato o te3to eliminado7. -or cada
miembro del equipo que realice alg(n cambio Word le asigna un color diferente,
as se puede identificar a cada miembro del equipo por un color.
-or la imagen que )emos sabemos que se han reali$ado modificaciones pero a
simple )ista no sabemos que modificaciones se han reali$ado. !studiemos que
tipo de modificaciones son las que detecta el control de cambios y cmo las
muestra.
*os cambios que detecta el control de cambios son los que mencionamos a
continuacin y la )isuali$acin por defecto es la indicada>
:nserciones* -one el te3to del color asignado al re)isor y lo subraya.
Cam"ios de formato* @uestra un globo con el prefijo on $ormato> y despus
indica que tipo de formato se ha aplicado.
!e6to e#iminado* @uestra un globo con el prefijo Eliminado> y en el interior del
globo tiene escrito el te3to eliminado.
,neas cam"iadas* !n la parte i$quierda del documento muestra una lnea
)ertical negra, indicando que el documento ha sido editado y modificado.

!sta )isuali$acin de los cambios puede ser modificada, )isita nuestro
a)an$ado para aprender cmo personali$ar los cambios.
142
-ara acti)ar el control de cambios debemos pulsar el botn de la barra de
re)isin antes de hacer ning(n cambio sobre el documento. 0tra forma de acti)ar
el control de cambios es accediendo al men( Lerramientas I ontrol de
cambios o pulsando trl E Ma6Fs E E. 8i lo acti)amos cada cambio que se
efect(e en el documento se almacenar# y posteriormente podremos comparar el
documento original con el documento final tras los cambios.
Botones de #a "arra revisi%n pertenecientes a# contro# de cam"ios. !l primer
cuadro despegable sir)e para indicar como queremos )er el documento.
Marcas mostradas fina#es* @uestra el documento final con las marcas
informando de los cambios reali$ados.
)ina#* @uestra el documento sin marcas, como quedara si se aceptan los
cambios.
Marcas mostradas origina#es* @uestra el documento original y las marcas de
los cambios que se han reali$ado.
$rigina#* @uestra el documento original sin marcas.
Una buena opcin es trabajar en )ista ,inal porque as e)itamos que por cada
cambio que efectuemos apare$ca un globo indicando el cambio efectuado, ya que
puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado de globos. !n el
segundo cuadro despegable de la barra de re)isin podemos indicar si deseamos
)er el documento original o deseamos )er el documento final, tambin podemos
seleccionar las marcas que deseamos )er + ocultar. -odemos seleccionar las
marcas + comentarios de los re)isores que deseemos )er. !n el submen( Klobos
podemos indicar si mostrarlos u ocultarlos.
8i pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece en la parte inferior de la
pantalla una )entana donde podemos )er los cambios y comentarios del
documento principal, los cambios de encabe$ado y pie de p#gina, cambios de
143
cuadros de te3to, cambios de cuadro de te3to de encabe$ado y pie de p#gina,
cambios de pie de p#gina y cambios de notas al final.
!n opciones((( podemos modificar algunas opciones del control de cambios
como los colores de algunas marcas, modificar el formato del globo y algunas
otras opciones.
Revisar #os cam"ios efectuados* Aceptar o rec-a'ar cam"ios* Cuando un
documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y ha acti)ado el
control de cambios, despus otro componente puede re)isar el documento con las
herramientas de na)egacin de cambios y aceptar o recha$ar los cambios
efectuados. -ara re)isar los cambios del documento podemos hacerlo de dos
maneras>
I @anualmente con los botones>
Cambio anterior. 8i estamos re)isando los cambios reali$ados sobre el
documento podemos despla$arnos al anterior cambio.
Cambio siguiente. 8i estamos re)isando los cambios reali$ados sobre el
documento podemos despla$arnos al siguiente cambio.
I 0 autom#ticamente
!ste botn sir)e para aceptar o recha$ar los cambios
encontrados con respecto al documento original. 1l pulsar sobre este botn nos
aparece el di#logo 1ceptar o recha$ar cambios que )emos en la imagen de abajo,
donde podemos ir re)isando y aceptando o recha$ando los cambios efectuados
sobre el documento.
.esde el men( que tenemos en el botn de la barra de re)isin
podemos escoger que tipo de marcas queremos )er y cuales queremos ocultar,
144
Comentarios, 1notaciones manuscritas 4utili$adas mediante -.1s, -ocNet -c,
etc7, /nserciones y eliminaciones y marcas de ,ormato.
.entro del submen( 6e)isores nos aparece una lista despegable con los
componentes 4re)isores7 que han modificado en documento con el color asignado
a cada uno. 8i seleccionamos !odos #os revisores se marcan todos los re)isores
disponibles y )eremos las marcas aplicadas por todos los re)isores, pero si
(nicamente queremos )er los cambios aplicados por un re)isor dejaremos
seleccionado solamente ese re)isor.
!n el submen( Klobos disponemos de tres opciones para indicar cuando
queremos que se muestren los globos.
Siempre. /ndica que siempre que e3istan globos que se muestren.
2unca* !l caso contrario que aunque e3istan globos que no se muestren.
8lo para formato o comentarios. @ostrar# solo los globos pertenecientes a
formatos o comentarios.
omparar cambios sobre un documento.
1l trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento
original sea modificado sin que antes se acti)e la propiedad de control de cambios.
!sto quiere decir que en el documento se guardar#n los cambios efectuados pero
no habr# ning(n registro sobre los cambios efectuados, por tanto no podremos
re)isar para aceptar o recha$ar los cambios, a no ser que tengamos una copia del
documento original y lo podamos cotejar 4comparar7.
1* Comparar e# documento origina# con e# documento modificado* Consejo>
8iempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento es recomendable
tener guardada una copia de la (ltima )ersin que tu)imos por si alg(n miembro
del equipo reali$a alg(n cambio sin acti)ar el control de cambios y los guarda. 8i
145
tenemos una copia posterior podremos utili$ar la herramienta de comparacin que
nos ofrece Word. -ara )er los cambios reali$ados en un documento que ha sido
guardado sin el control de cambios debemos seguir los siguientes pasos>
I 1brir el documento original.
I 1cceder al men( :erramientas I Comparar y combinar documentos...
1parece el di#logo Comparar y combinar documentos.
I .ebemos seleccionar el otro documento, es decir el documento con los
(ltimos cambios y pulsar Combinar.
Nos muestra un nue)o documento basado en el documento final y con las
marcas de los cambios producidos con respecto al documento original.
1 la derecha del botn Combinar tenemos un tri#ngulo negro mirando hacia
abajo que nos ofrece tres formas distintas de combinar los documentos.
a. Combinar* *as marcas se muestran sobre el segundo documento.
b7 Combinar en e# documento actua#* *as marcas se muestran sobre el
documento original.
c7 Combinar en el nue)o documento* 8e crea un nue)o documento y se
insertan las marcas de los cambios producidos.
;. Comparar en para#e#o dos documentos.
0tra forma de comparar dos documentos es )indolos al mismo tiempo ambos
documentos el documento original y el documento final.
-ara reali$ar este tipo de comparacin debemos seguir los siguientes pasos>
I 1brir los dos documentos comparar 4documento original y documento final7.
I .esde el documento original accedemos al men( ?entana I Comparar en
paralelo con...
146
?eremos ambos documentos a la )e$ en la pantalla di)idida por la mitad en
posicin )ertical un documento al lado del otro.
1dem#s de )er ambos documentos al mismo tiempo aparece una barra de
herramientas flotante como )emos en la imagen con tres opciones.
.espla$amiento sincrnico. !ste botn puede acti)arse o desacti)arse. 8i
est# acti)ado como )emos en la imagen al despla$arnos por un documento el otro
documento tambin se despla$a al mismo tiempo paralelamente al otro.
6establecer posicin de )entanas. 8ir)e para poner en posicin )ertical
ambas )entanas de los documentos, por si las habamos modificado de posicin.
Como dice el propio nombre del botn cierra la comparacin en
paralelo pero mantiene abierto los dos documentos.
&ersiones
Una pr#ctica bastante com(n al trabajar con documentos es guardarse copias
del documento original, por si m#s adelante las necesitamos. -odramos decir que
nos guardamos )ersiones del documento original.
-or ejemplo, tenemos un documento, reali$amos unos cambios y lo guardamos
con otro nombre, este segundo documento es una )ersin del documento original.
Una definicin de )ersin podra ser cada una de las distintas variantes Due
puede adoptar 4en nuestro caso un documento7 bas!ndose en el mismo origen.
Word nos permite guardar diferentes )ersiones de un mismo documento, con la
)entaja de que no hace una copia del documento sino que guarda los cambios
producidos con respecto al documento base con el consiguiente ahorro de espacio
en disco duro y agilidad de trabajo que esto supone.
147
Crear versiones. -ara crear )ersiones tenemos dos posibles opciones>
I @anualmente. -ara guardar una )ersin debemos acceder al men( 1rchi)o I
?ersiones...
1l pulsar este botn nos abre el di#logo de ?ersiones del documento que
tenemos actualmente abierto, con una lista de las )ersiones e3istentes de ese
documento, y la informacin de la fecha, hora, quin lo ha guardado y los
comentarios adjuntos. 8i pulsamos el botn Kuardar ahora... nos aparece otro
di#logo para que introdu$camos alg(n comentario si lo deseamos.
-or ejemplo podemos indicar los cambios que se han producido con respecto
al documento original, para que posteriormente tengamos una idea de que )ersin
es la que buscamos, tanto si escribimos alg(n comentario como sino para guardar
la )ersin pulsamos 1ceptar.
-osteriormente con las )ersiones guardadas, podemos abrir el di#logo de
)ersin y seleccionar la )ersin que deseemos y pulsar 1brir para abrirla o
!liminar para deshacernos de esa )ersin.
I 1utom#ticamente. .esde el di#logo ?ersiones abierto podemos marcar la
opcin Kuardar autom#ticamente una )ersin al cerrar. .e esta forma cada )e$
que cerremos el documento guarda autom#ticamente una )ersin de nuestro
documento.
20-. Organigramas y diagramas(
1l igual que en Word podemos insertar im#genes, dibujos y otros tipos de
elementos gr#ficos. Un organigrama es un elemento gr#fico que representa una
organi$acin, normalmente jer#rquica, por ejemplo la organi$acin de cargos en
una empresa.
148
& un diagrama es una representacin gr#fica que no tiene porqu ser
obligatoriamente una organi$acin jer#rquica, puede representar desde un grupo
de elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de secuencias donde por
medio de la representacin gr#fica se e3plica los pasos o componentes con una
secuencia lgica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un .?..
Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas caractersticas
especficas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.
Organigramas.
1. Crear organigramas* -ara insertar un organigrama debemos>
I 1cceder al men( /nsertar \ /magen \ organigrama.
I 0 pulsar el botn de la barra de dibujo y seleccionar organigrama del
dialogo Kalera de diagramas y pulsar el botn 1ceptar.
Nos dibuja un organigrama b#sico de ; ni)eles, el ni)el principal con =
subordinados. -ara modificar el te3to de los recuadros basta con hacer clic en su
interior y escribir el te3to que deseemos.
3. :nsertar formas* !ste botn sir)e para insertar elementos
4recuadros7 al organigrama, pulsando sobre el tri#ngulo negro de la derecha
podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que
ni)el estemos podemos insertar o no un tipo. -or ejemplo en el primer ni)el como
es (nico no puede tener compaero de trabajo.
Un Subordinado es un recuadro que est# claramente un ni)el por debajo. -or
ejemplo J y C son subordinados de 1.
Un ompa5ero de traba;o se sit(a al lado del recuadro. -or ejemplo J es
compaero de C y )ice)ersa.
149
Un .6udante est# un ni)el por debajo pero antes que un subordinado. -or
ejemplo 1A es ayudante de 1.
.odi%icar el dise0o.
!ste botn sir)e para modificar el diseo del organigrama.
-odemos seleccionar entre di)ersos diseos que modifican la estructura de
colocacin de los recuadros.
0st&ndar. !s el diseo que por defecto se crea para los organigramas. 5iene el
aspecto que )emos en la imagen.
Dependientes a am"os #ados* 1l seleccionar este tipo de diseo la
organi$acin se basa en una lnea )ertical desde el recuadro principal y el resto se
sit(an o bien a la i$quierda o bien a la derecha.
Dependientes a #a i'4uierda. 1l seleccionar este tipo de diseo la organi$acin
se basa en una lnea )ertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se
sit(an a la i$quierda.
Dependientes a #a derec-a* 1l seleccionar este tipo de diseo la organi$acin
se basa en una lnea )ertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se
sit(an a la derecha sal)o los ayudantes.
Auto dise7o* 1l seleccionar este tipo de diseo la organi$acin no tiene
ninguna estructura base, ya que es personali$ada, podemos seleccionar el
recuadro que deseemos y mo)erlo dentro del recuadro del organigrama.
150
*ipos de selecci-n*
8ir)e para seleccionar un conjunto de elementos dentro del
diagrama. 8i pulsamos sobre el tri#ngulo negro de la derecha desplegamos un
submen( con las opciones de Se#eccionar.
2ive#* 8elecciona todos los recuadros del mismo ni)el. -or ejemplo si nos
situamos en el recuadro J y pulsamos seleccionar ni)el, seleccionar# los
recuadros C y ..
Rama. 8elecciona todos los recuadros que cuelguen del recuadro en el que
estemos.
!odos #os audantes* 8elecciona todos los ayudantes del organigrama.
!odas #as #neas de cone6i%n* 8elecciona las lneas de cone3in entre
recuadros del organigrama.
Modi$icar el $ormato. !ste botn sir)e para utili$ar un formato ya definido
por Word. 1l presionar sobre este botn nos abre el di#logo Kalera de estilos del
organigrama.
.;ustes de diagramas. !ste botn sir)e para ajustar el organigrama o
diagrama respecto al te3to del documento. -or ejemplo, si queremos que el te3to
se ajuste al contorno del organigrama lo m#s posible, debemos utili$ar la opcin
0strec-o. *os iconos que acompaan a cada opcin dan una idea bastante clara
del tipo de ajuste de que se trata.
Seleccin de zoom. !ste es el zoom, sir)e para modificar el tamao
al cual queremos )er el diagrama. 5iene las mismas opciones que el $oom de la
barra de herramientas est#ndar.
151
!iagramas.
-ara crear un diagrama debemos hacer clic sobre el botn de la barra de
dibujo, se nos abre el di#logo GalerBa de diagramas donde podemos seleccionar
entre D tipos de diagramas diferentes 4el primer tipo, organigrama, ya lo hemos
)isto7 y pulsar el botn 1ceptar.
Diagrama de cic#o. 8uele utili$arse para crear diagramas que tienen un flujo
continuo y repetiti)o. -or ejemplo el ciclo del agua> desde el mar se e)apora y
pasa a las nubes, luego precipita y llega a los ros y finalmente )uel)e otra )e$ al
mar.
Diagrama radia#* 8uele utili$arse para mostrar todos los componentes de un
elemento principal. -or ejemplo, si el elemento principal es un coche, los crculos
de alrededor seran los componentes del coche, a saber 4ruedas, )olante, puertas,
etc7.
Diagrama piramida#. 8uele utili$arse para mostrar relaciones basadas en
jerarquas o ni)eles. -or ejemplo la tpica pir#mide empresarial, con el director en
la punta y los trabajadores en la base.
Diagrama de +enn. 8uele utili$arse para mostrar #reas de superposicin
entre los elementos. -or ejemplo, puede ser muy (til cuando se estudia teora de
conjuntos.
Diagrama de crcu#os conc@ntricos. 8uele utili$arse para mostrar los pasos
necesarios para lograr un objeti)o. -or ejemplo, cada crculo representa un
objeti)o y )an desde el m#s interno hasta el m#s e3terno. -ara reali$ar el m#s
e3ternos antes deben de haberse reali$ado los interiores.
152
8a barra de herramientas de diagramas.
Cuando hemos seleccionado un diagrama y hemos pulsado 1ceptar, se inserta
el diagrama donde tenamos situado el cursor, y adem#s aparece una barra de
herramientas adjunta con las opciones que podemos utili$ar con los diagramas.
!ste botn sir)e para insertar m#s formas del tipo del diagrama
seleccionado. -or ejemplo, si tenemos un diagrama de ciclo al pulsar nos aade
un paso m#s.
Mover forma. !stos botones cambian dependiendo del diagrama
seleccionado y sir)en para mo)er los elementos del diagrama, hacia atr#s o hacia
adelante respecti)amente. !n la barra de arriba los botones pertenecen al
diagrama de crculos concntricos y en esta imagen pertenecen al diagrama de
ciclos.
:nvertir diagrama* 8ir)e para darle la )uelta al diagrama. -or ejemplo en un
diagrama de ciclo las flechas por defecto giran de i$quierda a derecha, al pulsar
este botn el sentido se in)ierte, es decir las flechas ir#n de derecha a i$quierda.
!ste botn sir)e para modificar el diseo del diagrama, si pulsamos
sobre el tri#ngulo negro de la derecha del botn aparece unas opciones para
modificar el diseo del diagrama, seg(n podemos )er en la imagen de la derecha..
.;ustar diagrama al contenido. 8ir)e como su propio nombre indica para
ajustar el diagrama al rect#ngulo habilitado para l.
K 06pandir diagrama* !3pande el diagrama todo lo que necesite.
153
K Cam"iar e# tama7o de# diagrama* 1l seleccionar esta opcin aparecen unas
marcas en los puntos cla)es del marco del diagrama para que podamos modificar
el tamao del diagrama.
K Auto dise7o* !s la opcin por defecto, y con esta opcin el diagrama no
puede ser modificado, pero si lo desmarcamos podemos hacer modificaciones
sobre el diagrama. -or ejemplo, en el diagrama de ciclo podemos modificar el
tamao, la forma y la situacin de las flechas.
I Auto formato* 1l pulsar este botn aparece el di#logo Kalera de estilos
de diagrama, donde podemos escoger un estilo predefinido por Word.
8eleccionamos el diseo que m#s nos guste y pulsamos 1ceptar.
!ste botn sir)e para cambiar entre los distintos diagramas
disponibles. 1l pulsar sobre el tri#ngulo negro aparecen los posibles diagramas
que podemos escoger. !n la imagen de la derecha podemos escoger entre 6adial,
-ir#mide, ?enn y Crculos concntricos, el de Ciclo no lo podemos escoger porque
es el diagrama que tenemos actualmente.
K A;uste de te6to* 8ir)e para ajustar el diagrama en el documento de la forma
que mas nos con)enga. 1l pulsar sobre ste botn se despliega la lista donde
puedes seleccionar el ajuste que m#s te guste.
rear un diagrama de secuencia manualmente.
1dem#s de los diagramas predefinidos por Word puede que queramos crear
un diagrama personali$ado como puede ser un diagrama de secuencia que por
defecto Word no tiene una plantilla. -ara crear diagramas personali$ados
podemos utili$ar las autoformas de la barra de dibujo . 1l pulsar este
botn se nos despliega una lista con los diferentes tipos de autoformas
clasificados por tipo.
154
-or ejemplo dentro de Ciagramas de $lu;o disponemos de di)ersas formas
que podemos utili$ar para crear un diagrama de flujo. .entro de 3Bneas podemos
encontrar las diferentes tipos de lneas que podemos incluir en nuestro diagrama.
Cuando tenemos un diagrama predefinido podemos modificar los conectores
utili$ados si tenemos desacti)ado el auto diseo con los Conectores que hay
dentro autoformas.
%/>( Macros(
1l utili$ar cotidianamente @8 Word suelen surgir tareas repetiti)as que podran
reali$arse autom#ticamente utili$ando las propiedades de las macros. Una macro
no es m#s que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden
determinado por el usuario, actuando como una (nica instruccin y que pueden
asignarse a un botn.
,as macros sue#en uti#i'arse para #as siguientes funciones:
I 1utomati$ar una serie de pasos.
I Crear comandos de men( o cuadros de di#logo personali$ados.
I /nsertar te3to o gr#ficos que solemos utili$ar frecuentemente. -or ejemplo, el
eslogan de la empresa, si lo tenemos en una macro (nicamente lo escribimos una
)e$ y posteriormente lo insertamos mediante un botn que ejecuta la macro.
,ersonali"ar comandos de Word.
8i disponemos de los conocimientos necesarios y a)an$ados podemos hacer
macros que funcionen como si fueran comandos de Word y aadirlos a la barra de
herramientas o asociar cada macro a una combinacin de teclas especfica.
155
Consu#tar #a #ista de comandos e6istentes en Word* *os comandos de los que
dispone Word podemos consultarlos siguiendo los siguientes pasos.
I 1ccede al men( :erramientas I @acro I @acros...
I !n la lista de opciones de @acros en selecciona Comandos de Word. 8e
despliega una lista con los comandos disponibles que e3isten en Word.
Con estos comandos (nicamente podemos !jecutarlos de forma normal o si
est#n compuestos de una serie de pasos ejecutarlos -aso a paso.
Persona#i'ar #os comandos e6istentes* :emos )isto los comandos e3istentes
que tenemos en Word pero (nicamente podemos consultarlos, no podemos
reali$ar ninguna modificacin. -ero con respecto a los men(s y las barras de
herramientas si que podemos reali$ar modificaciones desde la imagen asociada
hasta los accesos r#pidos desde teclado.
Para acceder a estas opciones de persona#i'aci%n:
I 1ccedemos al men( :erramientas I -ersonali$ar...
8e abre el di#logo -ersonali$ar.
.esde la pestaa Jarras de herramientas podemos seleccionar que barras
queremos )er o incluso crear una nue)a. !n la pestaa Comandos tenemos cada
uno de los comandos que hay en cada men(, pulsando sobre 6eorgani$ar
comandos... podemos )er las opciones que podemos modificar de cada barra de
men(s o de las barras de herramientas.
1l pulsar sobre este botn aparece el cuadro de di#logo 6eorgani$ar
comandos. !n este cuadro de di#logo podemos seleccionar la barra de men(s o la
barra de herramientas que deseamos modificar, podemos 1gregar, !liminar,
despla$ar el comando hacia arriba o hacia abajo.
156
8i pulsamos sobre @odificar seleccin aparece una lista despegable como
)emos en la imagen de abajo donde aparecen las posibles opciones de
modificacin que podemos hacer sobre el comando seleccionado.
-odemos modificar desde el nombre, el acceso directo, la imagen asociada al
botn, incluso modific#ndola, o seleccionar si (nicamente queremos )er el te3to
del comando sin imagen asociada.
rear macros con la grabadora.
-ara crear una macro con la grabadora pre)iamente debemos tener muy claro
que es lo que )amos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora sta
almacenar# todos los comandos que )ayamos reali$ando. 1s pues si hacemos
alg(n comando sobre la marcha que en principio no tiene porqu ejecutarse
siempre con la macro que estamos creando, estas acciones ser#n guardadas en
la macro y posteriormente al ejecutarla se lle)aran a cabo.
-or tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber e3actamente
que tipo de macro )amos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al
grabar la macro. !s muy recomendable reali$ar )arias )eces los pasos antes de
grabar la macro, para que as salga sin ning(n error.
.ebemos tener en cuenta que cuando est# en marcha la grabadora no
podemos utili$ar el ratn para despla$arnos por el documento, debemos hacerlo
mediante teclado.
0tra consideracin que debemos tener en cuenta antes de comen$ar a grabar
la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la
que la creemos, ya que entonces no podremos utili$arla para posteriores
documentos.
.esde el men( :erramientas I @acro tenemos )arias opciones.
157
A7 @acros... 1ccedemos al listado de macros creados en el documento actual.
;7 Krabar nue)a macro... !sta opcin la )amos a )er con detalle a
continuacin, y sir)e para grabar una macro.
=7 8eguridad... .esde esta opcin accedemos a las opciones de seguridad
para modificar los ni)eles de seguridad y poder e)itar los ?irus @acro.
C7 !ditor de ?isual Jasic. .esde esta opcin accedemos al editor de ?isual
Jasic.
D7 !ditor de secuencias de comandos de @icrosoft. !sta opcin no est#
instalada por defecto.
E7 Nombre de macro. 1qu escribiremos el nombre de la macro que )amos a
crear. 1l asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes
condiciones>
I .ebe comen$ar con una letra.
I No debe ser un nombre mayor de G< caracteres entre letras y n(meros.
I No puede contener espacios ni smbolos.
Nota> 8i asignamos el nombre de una macro que ya e3ista o de un comando
e3istente en Word las acciones de la nue)a macro sustituir#n a la macro anterior o
al comando de Word que haba antes. -or tanto debemos tener mucho cuidado
con el nombre que le asignamos a la macro.
.entro de la $ona Asignar macro a, podemos seleccionar donde )amos a
asignar su ejecucin, si a un botn de alguna barra o alguna combinacin de
teclas. 1l hacer clic sobre el icono de Jarras o el de 5eclado aparecer#n unos
nue)os cuadros de di#logo, que )emos en el punto siguiente. No es necesario
utili$ar estos botones desde este di#logo, podemos esperar a tener la macro
grabada, y posteriormente asignarla a una barra o a una combinacin de teclas.
158
F7 Kuardar macro en, aqu podemos seleccionar donde )amos a guardar la
macro, por defecto nos sugiere guardar la macro para utili$arla con todos los
documentos. 5ambin podemos escribir una pequea .escripcin sobre que
efectos pro)oca la macro.
-ara comen$ar a crear la macro debemos pulsar sobre 1ceptar y aparecer# un
men( flotante, como el que )emos es esta pequea imagen, con las opciones de
detener la grabacin o pausarla.
5ambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero
del ratn se transforma con la imagen de una cinta.
Guardar la macro.
.esde el men( flotante tenemos la posibilidad de pausar 4icono de la derecha7
la grabacin si queremos efectuar alguna accin que no deseamos que se guarde.
Una )e$ hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la
macro pulsamos el botn de detener 4el cuadrado a$ul7 para que termine de
guardar la macro. *a macro se guarda autom#ticamente una )e$ hemos pulsado
el botn detener. -ero es con)eniente asignarla a una barra o a una combinacin
de teclas, como )eremos a continuacin.
1nsertar la macro en una barra.
:nsertar #a macro en una "arra de men/s o en una "arra de -erramientas* -ara
insertar la macro en una barra de men( o en una barra de herramientas una )e$ la
hemos creado y le hemos dado un nombre>
1ccedemos al men( :erramientas I -ersonali$ar...
1parece el di#logo -ersonali$ar.
159
!n la pestaa Comandos
I -ulsamos sobre el botn 6eorgani$ar comando... !n este di#logo podemos
seleccionar la barra de men(s o la barra de herramientas que deseemos.
I :acemos clic sobre 1gregar...
I !n Categoras seleccionamos @acros, y en la parte derecha aparecer#n
nuestras macros, seleccionamos una y pulsamos 1ceptar y se insertar# en el
men( o en la barra de herramientas que tenamos seleccionada.
1h podemos cambiar el nombre del comando, asignarle una imagen, etc.
Asignar una com"inaci%n de tec#as a #a macro* 8i en el cuadro de di#logo
anterior pulsamos el botn 5eclado, se abrir# el cuadro de di#logo que )emos en
esta imagen. 5ambin se abrir# este di#logo si al crear la macro, en el di#logo
Krabar macro, pulsamos en el icono del teclado.
!ste di#logo -ersonali$ar teclado, permite asignar a la macro seleccionada una
combinacin de teclas. 8i colocamos el cursor en el recuadro Nue)a tecla de
mtodo abre)iado, y pulsamos una combinacin de teclas, esta se reflejar# en
dicho recuadro. 8i la combinacin de teclas no esta asignada pre)iamente,
aparecer# el rtulo Nsin asignar O , como en el caso de la imagen, en el caso
contrario, aparecer# el e)ento al que esta asignada.
.ebemos tener en cuenta no utili$ar una combinacin ya e3istente para otro
tipo de comando.
Editar el c-digo de la macro.
160
-odemos consultar el cdigo generado sobre la macro edit#ndola, adem#s
puede ser)irnos de utilidad si tenemos conocimientos de programacin en ?isual
Jasic si se han encontrado errores al ejecutar la macro.
-ara editar la macro accedemos al men( :erramientas I @acro I @acros... y
dentro del di#logo @acros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar
y pulsamos @odificar. Nos abre el editor de ?isual Jasic con la macro
seleccionada como )emos en la imagen.
E2ecutar macros.
-ara lle)ar a cabo la ejecucin de la macro debemos>
I 1cceder al di#logo de macros desde :erramientas I @acro I @acros...
I 8eleccionar la macro de la lista.
I -ulsar !jecutar.
0 si la hemos asociado a un botn de la barra de men( o a una combinacin
de teclas simplemente con pulsar sobre la opcin indicada, tenemos suficiente.
Paso a paso* !jecuta la macro instruccin a instruccin abriendo el editor de
?isual Jasic.
I @odificar. !sta opcin es la que hemos e3plicado en el punto anterior.
I Crear. 8ir)e para crear una nue)a macro.
I !liminar. !sta opcin se e3plica en el siguiente punto.
0rgani$ador... 1bre un nue)o di#logo donde podemos organi$ar si tenemos
di)ersas macros, e intercambiar macros de diferentes documentos.
I Cancelar. Cierra el di#logo sin reali$ar ninguna accin.
5ambin podemos crear macros que se auto ejecuten, disponemos de
di)ersas opciones de auto ejecucin
161
I 1uto!3ec. 8e ejecuta al abrir Word.
I 1uto!3it. 8e ejecuta al cerrar Word.
I 1utoNe2. 8e ejecuta cuando se crea un nue)o documento desde la plantilla
donde tenemos la macro.
I 1uto0pen. 8e ejecuta cuando se abre un documento e3istente desde la
plantilla donde tenemos la macro.
I 1utoClose. 8e ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla
donde tenemos la macro.
8i queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos
asignarle el nombre ese a la macro. -or ejemplo si queremos que cada )e$ que
abramos un nue)o documento ejecute una serie de pasos, a la macro le
pondremos el nombre 1utoNe2.

Eliminar macros.
-ara eliminar una macro debemos acceder al di#logo de macros, seleccionar la
macro a eliminar y pulsar sobre !liminar.
%%>( Seguridad(
:oy da e3iste bastante concienciacin de tener un sistema de seguridad
instalado en nuestro -C, con anti)irus, cortafuegos, antiIspy2are, etc. & m#s a(n
si tenemos contratado un acceso a /nternet, ya que sabemos el peligro que
tenemos de que nuestro ordenador quede en mano de los 9asaltantes
cibernticos9.
162
5ambin es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso
a los documento en entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden
disponer del documento. -or ejemplo, en una empresa una secretaria puede tener
acceso a un ordenador donde hay algunos documentos a los que interesa que no
tenga autori$acin para modificarlos
!n Word tambin e3iste la posibilidad de aplicar ni)eles de seguridad en
nuestros documentos. -odemos definir los siguientes ni)eles de seguridad>
I 1adir contrasea a un documento.
I Controlar quien puede abrir, modificar o imprimir un documento.
I /dentificar al autor del documento por medio de la firma electrnica.
I -roteger el documento contra )irus de macros.
I !specificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.
!n esta unidad )eremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre
nuestros documentos.
Word proporciona un ni)el de seguridad adecuado, pero no es un sistema
in)iolable cien por cien, por lo que con)iene completar, con otras medidas de
seguridad los documentos muy importantes.
A0adir contrase0a a nuestro documento.
Una forma muy estricta y bastante efica$ de aplicar seguridad a nuestro
documento es asign#ndole una contrasea para que (nicamente la persona que
cono$ca esa contrasea puede abrir, modificar, etc., el documento.
Una contrasea 4o palabra de paso, -ass2ord, en ingls7 es una combinacin
de AD caracteres 4en el caso de Word7 que pueden contener tanto letras como
163
n(meros y que utili$a un sistema de encriptacin para con)ertir el te3to introducido
en una cadena de caracteres indescifrables.
1ccediendo por el men( :erramientas I 0pciones en la pestaa 8eguridad
podemos )er este cuadro de di#logo desde el que introduciremos las contraseas.
!n la $ona de Contrasea de apertura si pulsamos sobre el botn 1)an$adas...
nos aparece el di#logo 5ipo de cifrado que )emos en la imagen, donde podemos
seleccionar el tipo de cifrado de la lista disponible y dependiendo del tipo de
cifrado podemos escoger la longitud de la cla)e
!n la pestaa de 8eguridad podemos aplicar ; tipos de contraseas distintas
que se utili$an para diferentes moti)os.
Contrase7a de apertura* Controla el acceso al documento. 1l intentar entrar al
documento solicita la contrasea.
Contrase7a de escritura* Controla la modificacin del documento. 1l intentar
modificar el documento 4escritura, borrado o cualquier modificacin7 solicita la
contrasea.
1l escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de di#logo para que
)ol)amos a repetir la contrasea. 8i aadimos, por ejemplo, una contrasea de
apertura, al intentar abrir el documento nos solicita contrasea para poderlo abrir.
& si nos equi)ocamos o la desconocemos, nos aparece un cuadro de di#logo.
'ecomendar s-lo lectura.
!n la pestaa de 8eguridad tambin podemos seleccionar que al abrir el
documento nos sugiera de abrir el documento en modo lectura. !sta opcin puede
ser apropiada para documentos importantes sobre los que queremos que se tenga
mucho cuidado al modificarlo, y que es con)eniente abrir en modo slo lectura.
164
-ara hacer este debemos seleccionar 6ecomendado solo lectura en la pestaa
8eguridad.
*a pr3ima )e$ que abramos el documento nos aparece un mensaje,
pregunt#ndonos si deseamos abrir el documento en modo lectura.
'estricciones de %ormato y de edici-n.
Restricciones de formato* 0tro ni)el de seguridad y de proteger nuestro
documento es impedir que puedan modificar el formato de nuestro documento.
*os usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el te3to del
documento, pero no pueden reali$ar ning(n cambio de formato.
-ara habilitar esta caracterstica debemos acceder al men( :erramientas I
-roteger documento... o desde la pestaa de 8eguridad hacer clic en el botn
-roteger documento...
8e nos abre el panel de tareas en la seccin -roteger documento
*a primera opcin 6estricciones de formato permite proteger el documento
sobre modificaciones de formateo.
165
onclusin
*a era de la inform#tica es un momento dentro de este mundo donde los
a)ances tecnolgicos abren el camino de la reali$acin humana, con esto nos
referimos no solo a la calidad de )ida sino tambin a la facilidad que esta permite
para la solucin de problemas, esto es posible gracias a la facilidad y simplicidad
que con la que se manejan las herramientas puestas a disposicin del publico.
!sto no solo hace lo tedioso m#s sencillo sino tambin permite 4si se conoce el
funcionamiento correcto de sus herramientas7 que el tiempo que se gaste creando
un documento sea tiempo (til y eficiente" mediante la pr#ctica de las herramientas
puestas en manifiesto a lo largo de este documento es posible que la reali$acin
de cualquier otro documento sea f#cil y que de igual manera el tiempo gastado en
su reali$acin sea el mnimo posible.
!s por esto que el conocimiento de todas herramientas sea indispensable tanto
para el estudiante como para las personas que lo necesiten y es por esta misma
ra$n que hacer las e3plicaciones necesarias para que se haga del conocimiento
de los interesados tiene importante rele)ancia, siempre que se ponga en pr#ctica
lo aqu )isto todo lo referente a este tema se har# f#cil, y permitir# un gran
desarrollo en la presentacin de los documentos.
166
Bibliogra$Ba
AI. 222.google.com
;I. Curso gr#tis de @icrosoft Word ;<<=. onIline
=I. 222.elrincondel)ago.com
CI. 222.monografias.com
167

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