fue

GUA PARA ELABORACIN DE

PLAN DE TRABAJO E
INFORME ANUAL
DE OFICINAS Y DECANATOS DE
LA UPR-UTUADO RELACIONADOS
AL PLAN ESTRATGICO

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO
Aprobado por la Junta Administrativa el
11 de septiembre de 2012 mediante
Certificacin Nm. 2012-13-04



Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales
opei.utuado@upr.edu
GUA PARA ELABORACIN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME
ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO
RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO
Dr. Javier Lugo Prez, Director Interino
Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales
Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012
mediante Certificacin 2012-13-04

PROPSITO
Esta gua fue desarrollada por el Dr. Javier Lugo Prez, Director Interino de la Oficina de
Planificacin y Estudios Institucionales para ser utilizada en conjunto con el nuevo Plan
Estratgico Institucional 2012-2017. Con esta gua se pretende:
1) facilitar y uniformar la elaboracin de los planes de trabajo y los informes
anuales tanto a nivel de departamento y oficina como a nivel institucional
(requerido por Ley Nm. 1 de 20 de enero de 1966, segn enmendada).
2) promover una cultura de toma de decisiones basadas en avalo
(Estndar 7 de la MSCHE)
3) integrar los procesos de planificacin y cierres de ciclos de avalo
(Estndar 2 de la MSCHE)
4) integrar los procesos de planificacin y presupuesto
(Estndar 3 de la MSCHE)

INTRODUCCIN
La Universidad de Puerto Rico (UPR) en Utuado est comprometida con el desarrollo de una
cultura de planificacin y avalo. Esto garantiza una continua renovacin institucional y una
distribucin de recursos basados en el cumplimiento de nuestra misin y visin institucional.
Para garantizar el mejoramiento continuo y mantener la excelencia institucional, la UPR-Utuado
promueve la implementacin de procesos de evaluacin continua sobre los logros del plan
estratgico y de la distribucin de los recursos. Un proceso importante para estos fines es la
elaboracin de planes de trabajo anuales y de sus correspondientes informes.
Segn el Artculo 7 de la Ley de la Universidad de Puerto Rico (Ley Nm. 1 del 20 de enero de
1966, segn enmendada), todos los rectores de la UPR estn obligados a rendir un Informe Anual
de las actividades de su unidad institucional al Presidente y a la Junta de Sndicos. El objetivo de
este informe es dar a conocer los avances en la ejecucin del plan estratgico durante el ao
GUA PARA ELABORACIN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO


2
acadmico que culmina y presentar el nuevo plan anual de trabajo para el ao acadmico que
comienza. Este informe institucional estar constituido por la compilacin de los informes
anuales de las diferentes oficinas de servicio.
Con el fin de facilitar y uniformar la elaboracin de los planes anuales de trabajo y de sus
respectivos informes, la Oficina de Planificacin y Estudios institucionales (OPEI) ha
desarrollado la Gua para Elaboracin de Plan de Trabajo e Informe Anual de Oficinas y
Decanatos de la UPR-Utuado. A continuacin se presenta el formato y contenido requerido para
el informe.

FORMATO PARTES I, II, V Y VI (LAS TABLAS)
Programa: Microsoft Word
Letra: Times New Roman, tamao 8
Mrgenes: 1 margen izquierdo
1 margen derecho
1 margen superior
1 margen inferior
Espacio: 1 lnea
Anejos: De ser necesarios incluirlos e identificarlos
Nota: Solamente se entregar el informe en formato digital por correo electrnico

FORMATO PARTES III Y IV
Programa: Microsoft Word
Letra: Times New Roman, tamao 12
Mrgenes: 1 margen izquierdo
1 margen derecho
1 margen superior
1 margen inferior
Espacio: 1 lnea
Anejos: De ser necesarios incluirlos e identificarlos
Nota: Solamente se entregar el informe en formato digital por correo electrnico

GUA PARA ELABORACIN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO


3
CONTENIDO

El documento cuenta con las siguientes cinco partes:

I. PLAN ANUAL DE TRABAJO
II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO
III. OTROS LOGROS SOBRESALIENTES
IV. AVALO
V. CIERRE DEL CICLO
VI. REDACCIN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO

Para completar el documento, redacte las partes requeridas y borre el texto en rojo con ejemplos
de cmo llenar las mismas. Una vez complete el documento, enve una copia electrnica a su
decano o decana al correo oficial del decanato (no al correo personal del decano o decana!) con
copia a la Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales a la direccin
opei.utuado@upr.edu.


GUA PARA ELABORACIN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO


4
I. PLAN ANUAL DE TRABAJO

Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio

Nombre de Departamento u Oficina: ____________________ Decanato: ____________________ Ao Acadmico: __________

rea de Prioridad
y Meta de
Plan Estratgico
UPR-Utuado 2012-2017
Objetivo Operacional Actividades
Fecha
Inicio de
Actividad
Fecha
Culminacin
de
Actividad
Persona
Responsable
por la
Actividad
Presupuesto
Sugerido
Indicadores de xito
Esperado
Escoja una o ms de las
metas del Plan Estratgico
UPR-Utuado 2012-2017
para ser trabajada por su
departamento u oficina
durante el ao acadmico.

Formato #. #
para identificar las metas
(rea de prioridad . meta)
Establezca uno o ms objetivos
operacionales para alcanzar las metas
estratgicas seleccionadas. Los objetivos
deben ser redactados comenzando con un
verboy deben expresar un logro
esperado cuantificable.

Enumerecada objetivo por meta con
nmeros cardinales.
Describa una o ms actividades que
realizar para alcanzar el logro del
objetivo operacional.

Enumerelas actividades para cada
objetivo con letras minsculas.
Formato:
Ene-2012
Formato:
Ene-2012
Escriba nombre
y apellido de
persona
responsable de
coordinar la
actividad.
Escriba el
presupuesto que
usted entiende es
necesarios para
llevar a cabo la
actividad
Indique cul ser su indicador
para determinar que la
actividad realizada contribuy
al cumplimiento del
Objetivo Operacional
Ejemplo:
1.8
Ejemplo:
1. Aumentar en un 10% las reas del
recinto en donde se puede acceder la
red de informacin inalmbrica.
Ejemplo:
a. Se instalarn dos routers
para uso de profesores en las
oficinas A-103 y A-108 y se
instalarn tres routers para
uso de poblacin general en
edificio B.

Ejemplo:
Ago-2012
Ejemplo:
May-2013
Ejemplo:
Milton Riutort
Ejemplo:
$1,000.00
Ejemplo:
Se instalarn los cinco
routers de forma exitosa y
el porcentaje de rea provista
de internet inalmbrico
aumentar en un 10%.





















GUA PARA ELABORACIN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO


5
II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO

Plantilla para I nforme Anual por Departamento y Oficina de Servicio

Nombre de departamento u oficina: ______________________ Decanato: ____________________ Ao acadmico: ____________

rea de Prioridad
y Meta de
Plan Estratgico
UPR-Utuado 2012-2017
Objetivo Operacional
Propuesto
Actividades Propuestas
Fecha de la
Actividad
Persona
Responsable
por la
Actividad
Presupuesto
Utilizado
Actividad completada,
en progreso o
no realizada
Comentarios
Escriba las metas del Plan
Estratgico UPR-Utuado
2012-2017 que especific en
el Plan Anual de Trabajo
que trabajara durante este
ao acadmico

Formato #. #
para identificar las metas
(rea de prioridad . meta)
Escriba los objetivos
operacionales para alcanzar
las metas estratgicas
seleccionadas segn lo
especific en el Plan Anual de
Trabajo.

Enumerecada objetivo por
meta con nmeros
cardinales.
Escriba las actividades
propuestas en el Plan Anual de
Trabajo para alcanzar el logro
del objetivo operacional.

Enumerelas actividades para
cada objetivo con letras
minsculas.
Indique
cuando la
actividad se
realiz.

Formato
12 ene2012
Escriba
nombre de la
persona que
coordin la
actividad.
Escriba el
presupuesto
utilizado
para llevar a
cabo la
actividad.
Si el indicador de xito
especificado en el Plan de
Trabajo se alcanz, escriba
Completado. Si el indicador
se alcanz parcialmente
escriba Progreso. Si la
actividad nunca se realiz
durante el ao acadmico,
escriba
No Realizado
Si la actividad serealiz:
Detalles sobre cmo se complet la
actividad (nmero de participantes,
etc.). Puede describir los
indicadores del xito y describir la
evidencia disponible (no la incluya!)

Si la actividad NO serealiz:
Escriba la o las razones por las
cuales la actividad no se complet
Ejemplo:
1.8
Ejemplo:
1. Aumentar en un 10% las
reas del recinto en
donde se puede acceder a
la red de informacin
inalmbrica.
Ejemplo:
a. Se instalarn dos
routers para uso de
profesores en las oficinas
A-103 y A-108 y se
instalarn tres routers
para uso de poblacin
general en edificio B.
Ejemplo:
12 ene 2012
Ejemplo:
Milton
Riutort
Ejemplo:
$500.00
Ejemplo:
Progreso
Ejemplo:
Las reas del recinto en donde se
puede acceder a la red de
informacin inalmbrica
aumentaron en un 5% del 10%
propuesto. De los $1,000 que se
presupuest en el Plan Anual de
Trabajo para esta actividad,
solamente se otorgaron $500. Por
tal razn solo se compraron dos de
los cinco routers requeridos para
alcanzar al objetivo.
















GUA PARA ELABORACIN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO


6

III. OTROS LOGROS SOBRESALIENTES RELACIONADOS

Liste otros logros sobresalientes de su departamento u oficina que no estn directamente
relacionados con las metas del plan estratgico, pero que promueven la misin y visin
institucional.


IV. AVALO

1. Escriba un narrativo conciso que explique cules fueron las fortalezas de su oficina que le
ayudaron a cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del ao que
culmin.
En continuidad con el ejemplo:
No se escribe nada en este punto ya que es reservado para objetivos que se lograron y
slo se est evaluando un ejemplo de un objetivo que se no se logr.


2. Escriba un narrativo conciso que explique cules fueron las debilidades de su oficina que
le impidieron cumplir con los objetivos establecidos en el plan de trabajo del ao que
culmin.
En continuidad con el ejemplo:
El objetivo no se logr en un 100% debido a la falta de presupuesto. Tal vez tener una
idea ms real del presupuesto de nuestra oficina para el ao nos ayudara a establecer
objetivos ms realistas.


3. Escriba un narrativo conciso que explique cules son las amenazas externas a su oficina
que evitaran que los objetivos que no se cumplieron no puedan cumplirse en el futuro
prximo.
En continuidad con el ejemplo:
Una amenaza para que este objetivo no se cumpla en el prximo ao es el no saber si
contamos con el presupuesto que se requiere ($500.00).


4. Escriba un narrativo conciso que describa las principales oportunidades que usted
visualiza en los prximos aos que su departamento u oficina podra tomar ventaja para
adelantar una o ms metas del plan estratgico.
En continuidad con el ejemplo:
Existe un proyecto de mejoras permanentes que cuenta con fondos externos y vislumbra
un aumento en reas de comunicacin inalmbrica para el edificio de Tecnologa
Agrcola. Esto presenta una oportunidad para completar el objetivo en el caso de que el
presupuesto interno necesario no se otorgue.

GUA PARA ELABORACIN DE PLAN DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE
OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL PLAN ESTRATGICO


7

V. CIERRE DEL CICLO

En base a este proceso de reflexin y avalo determine los objetivos de trabajo que su
departamento u oficina establecern para el prximo ao. Estos objetivos deben cumplir con
los siguientes criterios:

1. Estar fundamentados en la misin, visin y metas institucionales.
2. Se debe hacer referencia a data cuantitativa y cualitativa existente que apoya el nuevo
objetivo propuesto.

Cierre de Ciclo

Objetivo propuesto para el
prximo ao
Relacin con misin, visin
y/o metas institucionales
Referencia a data cuantitativa y
cualitativa que apoya el objetivo
Ejemplo:
1. Aumentar en al menos un 5% las reas
del recinto en donde se puede acceder
a la red de informacin inalmbrica.
Ejemplo:
Meta operacional 1.8 del Plan Estratgico
2012-2017 de la UPR-Utuado
Ejemplo:
Durante el ao anterior se pudo aumentar
en un 5% las reas del recinto en donde se
puede acceder a la red de informacin
inalmbrica. Para este ao esta meta se
podr completar si se otorga un presupuesto
similar al del ao anterior o a travs del
proyecto de mejoras permanentes para el
edificio de Tecnologa Agrcola.







VI. REDACCIN DE NUEVO PLAN ANUAL DE TRABAJO

Utilice la Plantilla para Plan de Trabajo por Departamento y Oficina de Servicio provista en
la seccin I y redacte un nuevo plan de trabajo basado en lo que escribi en la tabla de la
seccin V.




ITINERARIO DE TRABAJO

Mes
*
Actividades
Marzo-Abril Los directores de departamentos u oficina se renen con su respectivo Decano para
establecer objetivos y actividades para el prximo ao acadmico.
Los decanos se renen con el Rector y los directores de presupuesto y planificacin
para comenzar con el alineamiento del presupuesto utilizando el plan de trabajo del
prximo ao.
Mayo Los directores de las unidades enviarn el Informe Anual del Decanato/Oficina y el
nuevo Plan Anual de Trabajo del Decanato/Oficina al decano correspondiente.
Junio Decanatos integran Informes Anuales del Decanato y las Oficinas y los Planes
Anuales de Trabajo del Decanato y las Oficinas y envan copias al Rector.
El Rector le presenta a la Junta Administrativa el nuevo Plan Anual de Trabajo
Institucional y de Presupuesto y aprueba las nuevas asignaciones.
Agosto Comenzar con la implementacin del nuevo Plan Anual de Trabajo y de
Presupuesto.
Octubre El Rector(a) presenta el Informe Anual Institucional del ao anterior y el nuevo Plan
de Trabajo Anual y de Presupuesto Institucional a la Comunidad Universitaria.
Nov.-Dec. Se publica el Informe Anual Institucional. Los resultados de avalo son analizados y
utilizados para el desarrollo del nuevo Plan Anual de Trabajo y Presupuesto
Institucional.
*
La fecha precisa para cada evento se determinar por consenso entre el(la) rector(a) y los decanos dependiendo
de la naturaleza de sus agendas de trabajo.





















Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012
mediante Certificacin Nm 2012-13-04


Universidad de Puerto Rico en Utuado
Oficina de Planificacin y Estudios Institucionales
P.O. Box 2500
Utuado, Puerto Rico 00641


787-600-2819
787-894-1255

Para obtener copia digital visita nuestra pgina electrnica
http://web.uprutuado.edu/main/content/oficina-planificacion-estudios-institucionales