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Papeles de trabajo
Son los registros efectuados por el auditor, de aquella informacin obte-
nida en el desarrollo de la auditora. En estos documentos deben con-
signarse las evidencias que fundamentan las observaciones, los hallazgos,
opiniones y conceptos.
El propsito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar
todos los aspectos importantes de la auditora, que proporcionan eviden-
cia de que su trabajo se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora
generalmente aceptadas y en cumplimiento del plan de trabajo y de los
programas de auditora. Adems, respaldan el informe de auditora, sirven
como fuente de informacin y facilitan la administracin de la auditora.
Se pueden registrar en papel, en formato electrnico u otros medios, y
deben ser legibles, lgicos, completos, fciles de entender y estar dise-
ados tcnicamente.
Los archivos de papeles de trabajo deben ser referenciados para la fcil
Identificacin de los documentos y se clasifican as:
Archivo Permanente (A/P)
Son los documentos que sirven de informacin para la auditora. En
este archivo se consigna la normatividad interna y externa que rige al
ente de control.
Archivo General (A/G)
Son los documentos que soportan la organizacin, planificacin y admi-
nistracin de la auditora. En este archivo se conserva la correspondencia,
los informes de la entidad, entre otros documentos.
Archivo Corriente (A/C)
En este archivo se consignan las evidencias obtenidas en el desarrollo de
la auditora. Se organizan y referencian en concordancia con las tres fases
de la auditora: planeacin, ejecucin e informe.
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Gua de Auditora para las Contraloras Territoriales
Referenciacin
Referenciar en auditora es identificar los papeles de trabajo utilizados.
La referenciacin debe hacerse en la parte superior derecha del papel de
trabajo y en color diferente al utilizado en la elaboracin del mismo, que
de acuerdo con la norma de archivo se hace en lpiz rojo.
El rea de control fiscal en mesa de trabajo define los cdigos de refe-
renciacin segn los componentes y factores que sern utilizados en la
auditora.
La contralora territorial utilizar una referenciacin alfanumrica, es decir,
la combinacin de letras y nmeros.
La referenciacin cruzada es la utilizacin de cdigos para seguir el flujo
de trabajo de auditora.
Las reglas bsicas de referenciacin cruzada son:
Slo se referencian cruzadamente cifras idnticas;
Se deber hacer siempre en ambas direcciones;
La posicin de la referencia en relacin con el nmero referenciado
indica la direccin del flujo;
Todas las cifras, la informacin de los componentes de gestin, resultados
y financieros del ente o asunto a auditar deben rastrearse fcilmente con
los papeles de trabajo.
Cuando los papeles de trabajo se lleven de manera electrnica el archivo,
referenciacin y marcas de auditora se har de conformidad con el siste-
ma que cada contralora territorial tenga adoptado
Los papeles de trabajos fsicos o magnticos podrn ser organizados en
carpetas y referenciados tal como se muestra en el siguiente esquema:
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Gua de Auditora para las Contraloras Territoriales
Marcas de auditora
Los procedimientos de auditora efectuados se pueden indicar median-
te smbolos de auditora. Dichos smbolos o marcas deben ser explica-
dos en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas
estndar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarizacin de
smbolos para los componentes y factores, mediante el uso de leyendas
o marcas en cdulas determinadas.
Las marcas deben ser distintivas y en color diferente al utilizado en la
elaboracin del papel de trabajo para facilitar su ubicacin.
Se deben evitar los smbolos superpuestos complejos o similares; los
nmeros o letras simplemente rodeadas por un crculo proporcionan
un orden secuencial y fcil de seguir.
Algunos requisitos y caractersticas de las marcas son los siguientes: la
explicacin de las marcas debe ser especfica y clara, los procedimien-
tos de auditora efectuados, que no se evidencian con base en marcas,
deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, anlisis,
entre otros; una misma marca de auditora no se debe utilizar en una
misma hoja de trabajo con significado distinto.
Marca Significado
Confrontado con libros oficiales
de contabilidad
Confrontado con documento fuente
Correccin realizada
Comparado con auxiliar contable
Confrontado sin excepcin
^ Sumas verificadas
Pendiente de registro
No rene requisitos
Solicitud de Conformacin enviada
Solicitud de Conformacin recibida
Totalizado
Conciliado
Circularizado sin excepcin
Inspeccionado
Aplicacin de procedimiento