CAPITULO III

3. AUDITORIA DE GESTIN
Antes de comenzar este capitulo es muy importante mencionar algunos
conceptos para tener un conocimiento ms profundo acerca de lo que
representa efectuar un Auditoria de Gestin en una empresa de servicios,
tema principal de esta tesis, para luego comenzar con la metodologa y
procedimientos.
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3.1 Gestin
Gestin es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtencin de
recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos.
Se busca fundamentalmente la supervivencia y el crecimiento de la entidad,
se desarrolla dentro del marco que esta determinado por los objetivos y
polticas establecidas por un plan estratgico e involucra todos los niveles
de responsabilidad de la entidad.
Gestin tambin comprende todas las actividades de una organizacin que
implica el establecimiento de metas y objetivos, as como la evaluacin de
su desempe!o y cumplimiento de una estrategia operativa que garantice la
supervivencia de dic"a entidad.
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3.2 Control
#l control es una importante de la gestin ya que este es un conjunto de
mecanismos para lograr objetivos determinados.
3.2.1 Control de Gestin
#l control de gestin es el e$amen de eficiencia y eficacia de las entidades
de administracin y de los recursos p%blicos, determinada mediante la
evaluacin de los procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de
rentabilidad p%blica y desempe!o.
3.2 .2 Instrumentos para el control de gestin
#l control de gestin como cualquier sistema, este tiene instrumentos que
sirven de ayuda para las entidades&
- ndices: 'ermiten detectar variaciones con relacin a metas o normas.
- Indicadores: Son los cocientes que permiten analizar rendimientos.
91
- Cuadros de Mandos: 'ermiten la direccin y enfoque "acia los objetivos.
- Grficas: (epresentacin de informacin )variaciones y tendencias*.
- Anlisis comparatio: +ompararse con el mejor, para lograr una mayor
superacin.
- Control Integral: 'articipacin sistemtica de cada rea organizacional
en el logro de los objetivos.
3.2.3 !lementos de Gestin
#ntre los elementos de gestin tenemos los siguientes&
#conoma
#ficiencia
#ficacia
#cologa
,tica
!conom"a.- uso oportuno de los recursos idneos en cantidad y calidad
correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, es decir adquisicin
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o produccin al menor costo posible, con relacin a los programas de la
organizacin.

!ficiencia.- #s la relacin entre los recursos consumidos y la produccin
de bienes y servicios, se e$presa como porcentaje comparando la relacin
insumo-produccin de bienes y servicios, se e$presa como un estndar
aceptable o norma. la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor
n%mero de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo.
Su grado viene dado de la relacin entre los bienes adquiridos o producidos
o servicios prestados, con el manejo de los recursos "umanos, econmicos
y tecnolgicos para su obtencin.
!ficacia.- la relacin de servicios y productos, los objetivos y metas
programados.
/a eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus
objetivos o metas que se "aba propuesto.
!cologia.- son las condiciones, operaciones y prcticas relativas de a los
requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y
evaluados en una gestin de un proyecto.
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#tica.- es un elemento bsico de la gestin institucional, e$presada en la
moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de
una entidad, basada en sus deberes, en su cdigo de tica, las leyes, en
las normas constitucionales, legales y vigentes de una sociedad.
3.2.$ %m&ito ' o&(etio general de la Auditoria de Gestin )*&lica
Se lo puede asignar de la siguiente manera&
Gestin +peratia.- esta se desarrolla de la manera social y comunitaria,
de la infraestructura econmica, productiva, financiera y de valores.
Gestin ,inanciera.- 'resupuestaria, del crdito, tributaria, de caja o
tesorera, contable
Gestin Administratia.- General de bienes, de transporte y
construcciones internas de comunicaciones. de documentos )secretariado,
biblioteca, imprenta, reproduccin de documentos y otros*, de seguridad
limpieza y mensajera, de recursos "umanos, de desarrollo social interno, e
informtica.
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3.3 Metodolog"a
3.3.1 Marco -egal ' .ormatio
0e acuerdo a la +onstitucin del #cuador, establece que la +ontralora
General del #stado, se realizarn auditorias de gestin a alas entidades y
organismos del sector p%blico como es la empresa a la que se va a auditar
en esta tesis, y se pronunciara sobre la legalidad, transparencia y eficiencia
de los resultados.
#l +ontralor General al emitir los objetivos, estrategias y polticas a
aplicarse para la 'lanificacin 1perativa de +ontrol, prev como objetivo
que se desarrollar y se difundir una metodologa de trabajo para las
auditorias de gestin.
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3.3.2 )ropsito ' o&(etios
#ntre los propsitos tenemos a los siguientes.
0eterminar si todos los servicios prestados, obras y bienes
entregados son necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos. as
como, efectuar sugerencias sobre formas ms econmicas de
obtenerlos.
0eterminar lo adecuado de la organizacin de la entidad. la
e$istencia de objetivos y planes co"erentes y realistas. la e$istencia
y cumplimiento de polticas adecuadas. la e$istencia y eficiencia de
mtodos y procedimientos adecuados. y, la confiabilidad de la
informacin y de los controles establecidos.
+omprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de
manera econmica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus
actividades y funciones.
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+erciorarse si la entidad alcanz los objetivos y metas previstas de
manera eficaz y si son eficaces los procedimientos de operacin y de
controles internos.
+onocer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas.
0entro de los principales objetivos tenemos&
'romover la optimizacin de los niveles de eficiencia, eficacia,
economa, calidad e impacto de la gestin p%blica.
0eterminar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.
2erificar el manejo eficiente de los recursos.
'romover el aumento de la productividad, procurando la correcta
administracin del patrimonio p%blico.
Satisfacer las necesidades de la poblacin.
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3.3.3 Alcance
/a Auditoria de Gestin e$amina en forma detallada cada aspecto operativo
de la organizacin, por lo que, en la determinacin del alcance debe
considerarse lo siguiente&
a* /ogro de los objetivos institucionales. nivel jerrquico de la entidad. la
estructura organizativa. y, la participacin individual de los integrantes
de la institucin.
b* 2erificacin del cumplimiento de la normatividad tanto general como
especfica y de procedimientos establecidos.
c* #valuacin de la eficiencia y economa en el uso de los recursos,
entendido como rendimiento efectivo, o sea operacin al costo
mnimo posible sin desperdicio innecesario. as como, de la eficacia
en el logro de los objetivos y metas, en relacin a los recursos
utilizados.
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d* 3edicin del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la
informacin financiera y operativa.
e* Atencin a la e$istencia de procedimientos ineficaces o ms
costosos. duplicacin de esfuerzos de empleados u organizaciones.
oportunidades de mejorar la productividad con mayor tecnificacin.
e$ceso de personal con relacin al trabajo a efectuar. deficiencias
importantes, en especial que ocasionen desperdicio de recursos o
perjuicios econmicos.
f* Sobre el alcance de la auditoria, debe e$istir acuerdo entre los
administradores y auditados. el mismo debe quedar bien definido en
la fase de +onocimiento 'reliminar, porque permite delimitar el
tama!o de las pruebas o sea la seleccin de la muestra y el mtodo
aplicable, adems medir el riego que tiene el auditor en su trabajo.
99
3.3.$ !nfo/ue
#ste tipo de auditorias son un enfoque integral, por tanto se concibe como
una Auditoria de #conoma y #ficiencia, porque esta considerada como una
adquisicin econmica de los recursos )insumos* y su utilizacin efectiva o
provec"osa en la produccin de bienes, servicios u obras en la calidad y
cantidad esperados y que sean socialmente %tiles y cuyos resultados sean
medibles por su calidad e impacto.
Grafico 3.1
,uente: 000.economia'negocios.cl
ECONOMIA
Uso oportuno de los
recursos en cantidad y
calidad adecuadas y al
menor costo posible.
CALIDAD
Cantidad, rado y
oportunidad de bienes
y ser!icios
EFICIENCIA
"elaci#n entre los
bienes o ser!icios
entreados y el mane$o
de los recursos
EFICACIA
"elaci#n entre los bienes
o ser!icios enerados y
los ob$eti!os y metas
proramadas
IMPACTO
%e los
productos
Auditoria
hacia la
economa y
eficiencia
Auditoria
hacia la
eficacia
100
3.$ 1erramientas de la Auditoria de Gestin
3.$.1 !/uipo Multidisciplinario
'ara la ejecucin de Auditorias de Gestin es necesario la conformacin de
un equipo multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad
y de las reas a e$aminarse, a ms de los auditores profesionales, podra
estar integrado por especialistas en otras disciplinas.
Auditores
0e ste grupo, entre los dos ms e$perimentados, se designa al jefe de
grupo y al supervisor, quienes tendrn la m$ima e ntegra responsabilidad
de la Auditoria de Gestin.
101
!specialistas
#stos profesionales a ms de su capacidad deben tener la independencia
necesaria con relacin a la entidad objeto de la auditoria, a fin de obtener
mayor confianza de que su trabajo ser ejecutado con total imparcialidad.
#s conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las
direcciones o departamentos de auditoria, los especialistas podran
participar incluso en la 4ase de 'lanificacin.
3.$.2 Control Interno
#l American 5nstitute 'ublic Accountants emite la 0eclaracin sobre 6ormas
de Auditoria, SAS-77, sobre la evaluacin de la estructura de control
interno, la nueva normativa plantea lo siguiente&
/a segunda norma de trabajo de campo de las 6AGA, queda como se
indica& 8Se obtendr una comprensin suficiente de la estructura de control
interno, para planear la auditoria y determinar la naturaleza, oportunidad y
alcance de las pruebas a efectuarse9.
102
#l informe +1S1 )+ommittee of Sponsoring 1rganizations of t"e :read;ay
+ommission* sobre +ontrol 5nterno, cuya relacin del informe fue
encomendada a +oopers < /ybrand, presenta la siguiente definicin&
8#l +ontrol 5nterno es un proceso efectuado por el consejo de
administracin, la 0ireccin y el resto del personal de una entidad,
dise!ado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en
cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras&
#ficacia y eficiencia de las operaciones
4iabilidad de la informacin financiera
+umplimiento de las leyes y normas aplicables
0e la definicin anterior se desprende lo siguiente&
#l control interno es un proceso y un medio utilizado para el logro de un
fin, por tanto no es un fin.
#l control interno se lleva a cabo por personas en cada nivel de la
organizacin, que son quienes establecen los objetivos de la entidad e
103
implantan los mecanismos de control, por lo que no se trata %nicamente
de manuales, polticas y otra normativa.
#l control interno solamente puede aportar un grado de seguridad
razonable a la direccin y a la administracin de una #ntidad, por ende
no brinda seguridad total.
#l control interno procura la consecucin de objetivos de diversa
naturaleza.
/a estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de
poder lograr los objetivos especficos de la entidad, relevantes y de inters
para la auditoria de gestin, como son&
Salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems activos de la
entidad.
'romover la eficiencia del personal, minimizar los errores "umanos y
detectar.
(pidamente los que se produzcan.
104
0ificultar la comisin de "ec"os irregulares y facilitar su descubrimiento
si se produjeran.
Garantizar la razonabilidad de la informacin contable y administrativa
en general.
'ara fines de la Auditoria de Gestin, se denomina estructura de +ontrol
5nterno al conjunto de planes, mtodos y procedimientos, incluyendo la
actitud de direccin de una entidad, para ofrecer seguridad razonable
respeto a que estn logrndose los objetivos de control interno. #l concepto
moderno del control interno discurre por componentes y diversos elementos
los que se integran en el proceso de gestin y operan en distintos niveles
de efectividad y eficiencia.
/os sistemas de control interno de las entidades y organismos p%blicos
operan o funcionan con distintos niveles de eficacia, pero cuando los
mismos alcanzan el estndar se puede calificar como un sistema eficaz,
105
para ello se requiere que la alta direccin tenga seguridad razonable de lo
siguiente&
=ue disponen de informacin oportuna y adecuada sobre el
cumplimiento de los objetivos operacionales.
=ue se preparan en forma oportuna informes de la gestin operativa
fiables y completos.
=ue se cumplen las normas constitucionales, legales y secundarias.
'ara la determinacin de que un sistema de control interno es eficaz es
necesario tambin que se tomen en cuenta los siguientes aspectos&
#l control interno es parte del proceso de gestin, por tanto sus
componentes deben analizarse en el conte$to de las acciones que la
direccin desarrolla en el momento de gestionar su actividad
institucional.
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/os componentes a definirse pueden ser implantados en cualquier
entidad, del tama!o que sta sea, aunque podran ser distintos de
tratarse de peque!as y medianas.
#$isten factores para evaluar cada uno de los componentes, no obstante
sin ser todos, a continuacin se enlistan los siguientes&
3.$.3 Actiidades de gestin control
Interno
'reguntas
>. #stablecimiento de los objetivos de la entidad&
?. 'lanificacin estratgica.
@. #stablecimiento de los factores del entorno de control.
A. #stablecimiento de los objetivos para cada actividad.
7. 5dentificacin y anlisis de riesgos.
B. Gestin de riesgos.
C. 0ireccin de las actividades de gestin.
D. 5dentificacin, recopilacin y comunicacin de informacin.
107
E. Supervisin
>F. Acciones +orrectivas
3.2!aluacin de los riesgos
#s una actividad que debe practicar la direccin en cada entidad
gubernamental, pues sta debe conocer los riesgos con los que se
enfrenta. debe fijar objetivos, integrar las actividades de ventas, produccin,
comercializacin, etc., para que la organizacin funcione en forma
coordinada. pero tambin debe establecer mecanismos para identificar,
analizar y tratar los riesgos correspondientes.
:oda entidad, independientemente de su tama!o, estructura, naturaleza o
sector al que pertenecen, debe "acer frente a una serie de riesgos tanto de
origen interno como e$terno que deben evaluarse. una condicin previa a la
evaluacin de los riesgos es en el establecimiento de objetivos en cada
nivel de la organizacin que sean co"erentes entre s. /a evaluacin de
riesgo consiste en la identificacin y anlisis de los factores que podran
afectar la consecucin de los objetivos, a base del cual se determina la
108
forma en que los riesgos deben ser subsanados, implica el manejo del
riesgo relacionado con la informacin que genera y que puede incidir en el
logro de los objetivos de control interno en la entidad. este riesgo incluye
eventos o circunstancias que pueden afectar su confiabilidad de la
informacin sobre las actividades y la gestin que realiza la direccin y
administracin.
/os riesgos afectan la "abilidad de cada entidad para sobrevivir, competir
con $ito dentro de su sector, mantener una posicin financiera fuerte y una
imagen p%blica positiva, as como la calidad global de sus productos,
servicios u obras. no e$iste ninguna forma prctica de reducir el riesgo a
cero, pues el riesgo es in"erente a una actividad institucional. no obstante,
compete a la direccin determinar cual es el nivel de riesgo aceptable.
/os elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son&
- 5dentificacin de los objetivos del control interno.
- 5dentificacin de los riesgos internos y e$ternos.
109
- /os planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento.
- #valuacin del medio ambiente y e$terno.
- 5dentificacin de los objetivos del control interno.
/a identificacin de los riesgos debe ser a nivel de la entidad, considerando
los siguientes factores&
!3ternos& /os avances tecnolgicos, las necesidades y e$pectativas
cambiantes de los clientes, la competencia, las nuevas normas y
reglamentos, los desastres naturales y los cambios econmicos.
Internos: /as averas en los sistemas informticos, la calidad de
empleados y los mtodos de formacin y motivacin, los cambios de
responsabilidades de los directivos, la naturaleza de las actividades de la
entidad, y otros.
110
/a identificacin de los riesgos tambin tiene que ser a nivel de cada
actividad de la institucin, especialmente en las unidades o funciones ms
importantes, como produccin, desarrollo tecnolgico, administracin de
bodegas, etc., que contribuyen para que tambin se mantenga un nivel
aceptable de riesgo para el conjunto de la entidad.
Gna vez identificado los riesgos de la entidad y por actividades cabe un
anlisis de los riesgos cuyo proceso incluye&
- Gna estimacin de la importancia del riesgo.
- Gna evaluacin de la probabilidad )o la frecuencia* de que se materialice
el riesgo.
- Gn anlisis de cmo a de solventarse el riesgo se!alando las medidas que
deben adoptarse.
#l componente #2A/GA+516 0# /1S (5#SG1S, debe ser evaluado
considerando los siguientes factores&
111
3.4M5todos de ealuacin
'ara la evaluacin de control interno se utiliza diversos mtodos, entre los
ms conocidos los siguientes&
3.4.1 Cuestionarios
+onsiste en dise!ar cuestionarios a base de preguntas que deben ser
contestadas por los funcionarios y personal responsable, de las distintas
reas de la empresa bajo e$amen, en las entrevistas que e$presamente se
mantienen con este propsito.
/as preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa
indique un punto ptimo en la estructura de control interno y que una
respuesta negativa indique una debilidad y un aspecto no muy confiable.
algunas preguntas probablemente no resulten aplicables, en ese caso, se
utiliza las letras 6A 8no aplicable9. 0e ser necesario a ms de poner las
respuestas, se puede completar las mismas con e$plicaciones adicionales
en la columna de observaciones del cuestionario o en "ojas adicionales.
112
#n las entrevistas, no solo se procura obtener un Si, 6o, o 6A, sino que se
trata de obtener el mayor n%mero de evidencias. posterior a la entrevista,
necesariamente debe validarse las respuestas y respaldarlas con
documentacin probatoria.
3.4.2 ,lu(ogramas
+onsiste en relevar y describir objetivamente la estructura orgnica de las
reas relacionadas con la auditoria, as como, los procedimientos a travs
de sus distintos departamentos y actividades.
#ste mtodo es ms tcnico y remediable para la evaluacin, tiene ventaja
frente a otros mtodos porque permite efectuar el relevamiento siguiendo
una secuencia lgica y ordenada, permite ver de un solo golpe de vista el
circuito en su conjunto y facilita la identificacin o ausencia de controles.
'ara la preparacin, se debe seguir los siguientes pasos&
>. 0eterminar la simbologa.
?. 0ise!ar el flujograma
@. #$plicar cada proceso junto al flujo o en "ojas adicionales.
113
A continuacin se presentan la simbologa de flujogramacin
Grafico 3.2
,uente: 000.monografias.com
114
3.4.3 Matrices
#l uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localizacin
de debilidades de control interno. 'ara su elaboracin, debe llevarse a cabo
los siguientes procedimientos previos&
- +ompletar un cuestionario segregado por reas bsicas, indicando el
nombre de los funcionarios y empleados y el tipo de funciones que
desempe!an.
- #valuacin colateral de control interno.
Com&inacin de m5todos
6inguno de los mtodos por si solos, permiten la evaluacin eficiente de la
estructura de control interno, pues se requiere la aplicacin combinada de
mtodos.
#jemplo& #l descriptivo con cuestionarios, los flujogramas con
cuestionarios, etc. 'ara la seleccin del mtodo o mtodos es necesario
115
considerar las ventajas y desventajas que tienen cada uno de ellos, las
mismas que constan en el cuadro que se presenta a continuacin&
6a&la 3.1
116
,uente: 000.ilustrados.com
3.4.$ 7iesgos de Auditoria
Al ejecutarse la Auditoria de Gestin, no estar e$centa de errores y
omisiones importantes que afecten los resultados del auditor e$presados en
su informe. 'or lo tanto deber planificarse la auditoria de modo tal que se
presenten e$pectativas razonables de detectar aquellos errores que tenga
importancia relativa. a partir de&
- +riterio profesional del auditor.
117
- (egulaciones legales y profesionales.
- 5dentificar errores con efectos significativos.
#n este tipo de auditoria tendremos que tener en cuenta tambin los tres
componentes de riesgo
7iesgo In8erente: 0e que ocurran errores importantes generados por
las caractersticas de la entidad u organismo.
7iesgo de Control: 0e que el Sistema de +ontrol 5nterno prevenga o
corrija tales errores.
7iesgo de 9eteccin: 0e que los errores no identificados por los
errores de +ontrol 5nterno tampoco sean reconocidos por el auditor.
Sera necesario para evaluar la e$istencia o no de riesgos de auditoria de
gestin&
+onocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y la naturaleza
propia de la5nformacin.
118
+onsiderar lo adecuado del dise!o del Sistema de +ontrol 5nterno y
probar la eficacia de sus procedimientos.
0eterminar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a
aplicar, luego de "aber evaluado el Sistema de +ontrol 5nterno.
#$tensin de las pruebas sustantivas aplicables a la #mpresa "acia los
terceros.
2inculados.
Adems sera importante considerar algunos factores generalizados del
riesgo de auditoria siendo los que a continuacin detallamos&
0eterminar la confianza que tiene la direccin respecto al funcionamiento
del sistema de control interno suponiendo que no se den&
- 5ncumplimientos en los procedimientos normalizados.
- 0eteccin tarda o no deteccin de los errores o desvos.
- 'oca e$periencia en el personal.
- Sistemas de informacin no confiables.
119
?. #valuar los riesgos in"erentes a la proteccin de los bienes activos o
imagen p%blica adversa considerando&
- 'robabilidad de ocurrencia de fraudes.
- =uejas del p%blico.
- #rrores de los criterios que se aplican para tomar decisiones.
- Harreras e$ternas que afectan al accionar de la #mpresa.
@. 5dentificar la e$istencia o no de cambios reiterativos en el nivel
organizacional y los sistemas, atendiendo principalmente&
- (otacin del personal.
- (eorganizaciones en el funcionamiento del personal.
- +recimiento o reduccin del personal.
- 5mplantacin de nuevos sistemas.
- Alteraciones de tipo cultural.
A. #valuar la posibilidad de la e$istencia de errores que pueden pasar
inadvertidos debido a un ambiente de complejidad, originado
fundamentalmente por&
- /a naturaleza de las actividades.
- #l alcance de la automatizacin.
120
- /a dispersin geogrfica.
7. 3edir la importancia del tama!o de la auditoria "aciendo referencia al
n%mero de personas, tanto de la #mpresa auditada como de los auditores,
volumen fsico de la documentacin e impacto social reconociendo que a
mayor tama!o mayores riesgos.
B. 0eterminar la importancia de la alta direccin le asigna a la auditoria
otorgndoles por tanto todas las facilidades en el desarrollo de las tareas a
los auditores y su equipo.
C. +onsiderar la posibilidad de incurrir en errores, o no detectarlos, seg%n el
tiempo de preparacin y ejecucin de la auditoria que se "aya planificado y
utilizado verdaderamente.
121
3.: Muestreo en la auditoria
0urante su e$amen el auditor obtiene evidencia confiable y pertinente,
suficiente para darle una base razonable sobre lo cual emitir un informe.
/os procedimientos de auditoria que brindan esa evidencia no pueden
aplicarse a la totalidad de las operaciones de la entidad, sino que se
restringen a algunos de ellos. este conjunto de operaciones constituye una
8muestra9.
#l muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que
permita concluir sobre los "allazgos obtenidos en el universo de
operaciones. 'or muestra representativa se entiende una cantidad dada de
partidas que considerando los valores otorgados a elementos tales como el
8riesgo9, permite inferir que el comportamiento de esa muestra es
equivalente al comportamiento del universo.
#l muestreo en auditoria, es la aplicacin de un procedimiento de auditoria
a menos del >FFI de las partidas dentro de un grupo de operaciones, con
el propsito de evaluar alguna caracterstica del grupo.
/a aplicacin del muestreo en auditoria tiene los siguientes objetivos&
122
a* 1btener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control
establecidos.
b* 1btener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se
incluye en los registros y controles.
#l auditor al efectuar la auditoria de gestin y considerar los factores de
riesgos )en cualquiera de los tipos de riesgos*, tendr que decidirse o no,
por el mtodo para seleccionar la muestra y el tama!o de sta, ya que es
imposible abarcar en su totalidad todas las operaciones vinculadas con la
gestin del rea a utilizar.
/os riesgos in"erentes y de control e$isten con independencia del
procedimiento de muestreo. #l auditor debe considerar los riesgos de
deteccin surgidos de las incertidumbres debidas al muestreo )riesgo
muestral* as como las surgidas de otros factores sin relacin con el mismo
)riesgo no muestral*. #n la auditoria de gestin, el auditor en la fase de
conocimiento 'reliminar y en la fase de 'lanificacin requiere de
investigaciones lo ms e$"austivas posibles para determinar las causas de
los problemas, que le permitan determinar en la ejecucin del trabajo las
pruebas a realizar y la aplicacin o no de muestreos.
123
#l tama!o de la muestra est condicionado por el grado de seguridad que
el auditor planea obtener de los resultados del muestreo.
#n la verificacin de la gestin el auditor tiene que practicar pruebas de
cumplimiento para determinar si el control interno contable - administrativo,
cumplen con los requisitos esperados que permitan en el primer caso, la
confiabilidad razonable desde el punto de vista financiero, y en el segundo
caso, una administracin eficiente.
'ara este propsito se deben considerar las posibilidades o no de errores,
teniendo en cuenta la planeacin del error tolerable considerando a su vez
el criterio de materialidad, que pueden incluir los siguientes pasos&
- #studiar los niveles de errores identificados en otras auditorias.
- (econocer los cambios en las polticas y procedimientos seguidos por la
entidad auditada.
- 1btener evidencias suficientes.
/os auditores emplean los dos enfoques de las tcnicas de muestreo, como
son&
124
3.:.1 9e apreciacin o no estad"sticos.- /os tems a ser incluidos en la
muestra son determinados de acuerdo a criterio. en este tipo de muestreo
el tama!o, seleccin y evaluacin de las muestras son completamente
sujetivas. por lo tanto, es ms fcil que ocurran desviaciones. #sta tcnica
es la ms tradicional que viene aplicando el auditor. se sustenta en una
base de juicio personal.
3.:.2 !stad"sticos.- Aplica tcnicas estadsticas para el dise!o, seleccin y
evaluacin de la muestra. provee al auditor de una medicin cuantitativa de
su riesgo. #ste muestreo ayuda al auditor a&
1. 0ise!ar una muestra eficiente.
2. 3edir la eficiencia de la evidencia comprobatoria obtenida.
3. #valuar los resultados de la muestra.
3.:.3 !idencias ;uficientes ' Competentes
/as evidencias de auditoria constituyen los elementos de prueba que
obtiene el auditor sobre los "ec"os que e$amina y cuando stas son
125
suficientes y competentes, son el respaldo del e$amen y sustentan el
contenido del informe.
#l auditor dedica la mayor parte de su trabajo a la obtencin o elaboracin
de las evidencias, lo que logra mediante la aplicacin de las tcnicas de
auditoria.
3.:.$ !lementos
'ara que sea una evidencia de auditoria, se requiere la unin de dos
elementos&
#videncia suficiente )caracterstica cuantitativa* y #videncia competente
)caracterstica cualitativa*, proporcionan a la auditor la conviccin necesaria
para tener una base objetiva en su e$amen.
a< !idencias ;uficientes. - +uando stas son en la cantidad y en los
tipos de evidencia, que sean %tiles y obtenidas en los lmites de tiempo y
costos razonables.
126
&< !idencias Competentes.- +uando, de acuerdo a su calidad, son
vlidas y relevantes.
C-A;!;
a< ,"sica. - =ue se obtiene por medio de una inspeccin y observacin
directa de actividades, documentos y registros.
&< 6estimonial.- =ue es obtenida en entrevistas cuyas respuestas son
verbales y escritas, con el fin de comprobar la autenticidad de un "ec"o.
c< 9ocumental.- Son los documentos logrados de fuente e$terna o ajena la
entidad.
d< Anal"tica.- #s la resultante de computaciones, comparaciones con
disposiciones legales, raciocinio y anlisis.
127
3.:.2 Confia&ilidad
'ara que la evidencia sea aceptable, debe ser creble y confiable. /a
calidad de la evidencia vara considerablemente seg%n la fuente que la
origina, como se demuestra en el siguiente cuadro&
6a&la 3.2
,uente: 000.ilustrados.com
3.= 65cnicas ms utili>adas
#n la auditoria de gestin es fundamental el criterio profesional del auditor
para la determinacin de la utilizacin y combinacin de las tcnicas y
prcticas ms adecuadas, que le permitan la obtencin de la evidencia
suficiente, competente y pertinente, que le den una base objetiva y
profesional, que fundamenten y sustenten sus comentarios, conclusiones y
128
recomendaciones. Se considera importante a continuacin definir las
tcnicas y las prcticas que pueden ser ms utilizadas en este tipo.
Comparacin.- #s la determinacin de la similitud o diferencias e$istentes
en dos o ms "ec"os u operaciones. mediante esta tcnica se compara las
operaciones realizadas por la entidad auditada, o los resultados de la
auditoria con criterios normativos, tcnicos y prcticas establecidas,
mediante lo cual se puede evaluar y emitir un informe al respecto. 4ases&
#jecucin y +omunicacin de (esultados.
+&seracin.- #s la verificacin visual que realiza el auditor durante la
ejecucin de una actividad o proceso para e$aminar aspectos fsicos,
incluyendo desde la observacin del flujo de trabajo, documentos,
materiales, etc. 4ases& > +onocimiento preliminar, ? 'lanificacin y @
#jecucin.
7astreo.- #s el seguimiento y control de una operacin, dentro de un
proceso o de un proceso a otro, a fin de conocer y evaluar su ejecucin.
4ases& > +onocimiento 'reliminar y @ #jecucin.
129
Indagacin.- #s la obtencin de informacin verbal mediante
averiguaciones o conversaciones directas con funcionarios de la entidad
auditada o terceros sobre las operaciones que se encuentran relacionadas,
especialmente de "ec"os o aspectos no documentados. 4ases& >
+onocimiento 'reliminar y @ #jecucin.
!ntreista.- #ntrevistas a funcionarios de la entidad auditada y terceros
con la finalidad de obtener informacin, que requiere despus ser
confirmada y documentada. 4ases& > +onocimiento 'reliminar y @
#jecucin.
!ncuesta.- #ncuestas realizadas directamente o por correo, con el
propsito de recibir de los funcionarios de la entidad auditada o de
terceros, una informacin de un universo, mediante el uso de cuestionarios
cuyos resultados deben ser posteriormente tabulados. 4ase& @ #jecucin.
130
Anlisis.- +onsiste en la separacin y evaluacin crtica, objetiva y
minuciosa de los elementos o partes que conforman una operacin,
actividad, transaccin o proceso, con el propsito de establecer su
propiedad y conformidad con criterios normativos y tcnicos. como por
ejemplo, el anlisis de la documentacin interna y e$terna de la entidad
"asta llegar a una deduccin lgica. involucra la separacin de las diversas
partes y determina el efecto inmediato o potencial. 4ases& > +onocimiento
'reliminar, ? 'lanificacin, @ #jecucin y 7 Seguimiento.
Conciliacin.- +onsiste en "acer que concuerden dos conjuntos de datos
relacionados, separados e independientes. por ejemplo, analizar la
informacin producida por las diferentes unidades operativas o
administrativas, con el objeto de "acerles concordantes entre s y a la vez
determinar la validez y veracidad de los registros, informes y resultados
bajo e$amen. 4ase& @ #jecucin.
Confirmacin.- +omunicacin independiente y por escrito, de parte de los
funcionarios que participan o ejecutan las operaciones, yJo de fuente ajena
a la entidad auditada, para comprobar la autenticidad de los registros y
131
documentos sujetos al e$amen, as como para determinar la e$actitud o
validez de una cifra, "ec"o u operacin. 4ase& @ #jecucin.
6a&ulacin.- +onsiste en agrupar resultados importantes obtenidos en
rea, segmentos o elementos e$aminados que permitan llegar a
conclusiones. 4ase& @ #jecucin.
Compro&acin.- +onsiste en verificar la e$istencia, legalidad, autenticidad
y legitimidad de las operaciones realizadas por una entidad, a travs de el
e$amen de la documentacin justificatoria o de respaldo. 4ases& >
+onocimiento 'reliminar y @ #jecucin.
Calculo.- +onsiste en la verificacin de la e$actitud y correccin aritmtica
de una operacin o resultado, presentados en informes, contratos,
comprobantes y otros. 4ase& @ #jecucin.
7eisin ;electia.- +onsiste en una breve o rpida revisin o e$amen de
una parte del universo de datos u operaciones, con el propsito de separar
y analizar los aspectos que no son normales y que requieren de una
132
atencin especial y evaluacin durante la ejecucin de la auditoria. 4ases& >
+onocimiento 'reliminar y @ #jecucin.
Inspeccin.- tcnica involucra el e$amen fsico y ocular de activos, obras,
documentos, valores y otros, con el objeto de establecer su e$istencia y
autenticidad. requiere en el momento de la aplicacin la combinacin de
otras tcnicas, tales como& indagacin, observacin, comparacin, rastreo,
anlisis, tabulacin y comprobacin. 4ase. @ #jecucin.
Adems de las tcnicas indicadas, en la auditoria de gestin se conocen
otras como las siguientes&
?erificacin.- #st asociada con el proceso de auditoria, asegura que las
cosas son como deben ser, podra verificarse operaciones del perodo que
se audita y otras de perodos posteriores. 4ases& ? 'laneamiento y @
#jecucin
Inestigacin.- #$amina acciones, condiciones y acumulaciones y
procesamientos de activos y pasivos, y todas aquellas operaciones
133
relacionadas con stos. 4ases& > +onocimiento preliminar, ? 'lanificacin, @
#jecucin y 7 Seguimiento.
!aluacin.- #s el proceso de arribar a una conclusin de auditoria a base
de las evidencias disponibles. 4ases& en todas, especialmente en la 4ase 7
+omunicacin de (esultados.
#n la auditoria de gestin, tambin se puede aplicar determinadas prcticas
como las que se definen a continuacin&
;"ntomas.- Son los indicios de algo que est sucediendo o va a ocurrir, que
advierten al auditor de la e$istencia de un rea crtica o problema y que le
orienta para que "aga nfasis en el e$amen de determinados rubros, reas
u operaciones, para definir las tcnicas a utilizarse y obtener la evidencia
requerida. 4ases& > +onocimiento 'reliminar, ? 'lanificacin y @ #jecucin.
Intuicin.- #s la capacidad de res puesta o reaccin rpida manifestada
por auditores con e$periencia, ante la presencia de ciertos sntomas que
inducen a pensar en la posibilidad de un "allazgo. 4ases& > +onocimiento
'reliminar y @ #jecucin.
134
;ospec8a.- #s la accin de desconfiar de una informacin que por alguna
razn o circunstancia no se le otorga el crdito suficiente. la sospec"a
obliga a que el auditor valide dic"a informacin y obtenga documentacin
probatoria. 4ases& > +onocimiento 'reliminar y @ #jecucin.
;"ntesis.- 'reparacin resumida de "ec"os, operaciones o documentos de
carcter legal, tcnico, financiero, administrativo o de otra ndole. 4ases& >
+onocimiento 'reliminar y @ #jecucin.
Muestreo !stad"stico.- #s la aplicacin de los procedimientos de auditoria
a una proporcin inferior al ciento por ciento de las operaciones de una
entidad, proyecto, programa o actividad, con el propsito de evaluar las
caractersticas y de inferir a su universo. 4ase& @ #jecucin.
3.@ )apeles de tra&a(o
/os papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cdulas y
documentos elaborados u obtenidos por el auditor gubernamental, producto
de la aplicacin de las tcnicas, procedimientos y ms prcticas de
135
auditoria, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados
de auditoria revelados en el informe.
'or tanto, constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor
de los procedimientos por l seguidos, de las comprobaciones parciales
que realiz, de la obtenida y de las conclusiones a las que arrib en
relacin con su e$amen. pueden incluir& programas de trabajo, anlisis,
anotaciones, documentos de la entidad o de terceros, cartas de
confirmacin y manifestaciones del cliente, e$tractos de documentos de la
institucin y planillas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor.
/os propsitos principales de los papeles de trabajo son&
a* +onstituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe
de la auditoria.
b* Servir de fuente para comprobar y e$plicar en detalle los comentarios,
conclusiones y recomendaciones que se e$ponen en el informe de
auditoria.
c* +onstituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las
decisiones tomadas, todo esto de conformidad con las 6AGAS.
136
:odo papel de trabajo debe reunir ciertas caractersticas, como las
siguientes&
a* 'repararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lgicas y un
mnimo n%mero de marcas.
b* Su contenido incluir tan slo los datos e$igidos a juicio profesional del
auditor.
c* 0eben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la
informacin.
d* Se adoptarn las medidas oportunas para garantizar su custodia y
confidencialidad, divulgndose las responsabilidades que podran dar lugar
por las desviaciones presentadas.
/os objetivos de los papeles de trabajo son los siguientes&
)rincipales:
- (espaldar el contenido del informe preparado por el auditor.
137
- +umplir con las normas de auditoria emitidas por la +ontralora General.
;ecundarias:
- Sustentar el desarrollo de trabajo del auditor. #l auditor ejecutar varias
tareas personalmente o con la ayuda de sus operativos, las cuales
requieren cierta secuencia y orden para cumplir con las normas
profesionales.
- Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditoria aplicados,
como de las muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse una
opinin del manejo financiero-administrativo de la entidad.
- 4acilitar la supervisin y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por
un tercero.
- +onstituir un elemento importante para la programacin de e$menes
posteriores de la misma entidad o de otras similares.
- 5nformar a la entidad sobre las deficiencias observadas, sobre aspectos
relativos a las actividades de control de los sistemas, de procedimientos
contables entre otros.
138
- Sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor.
/os papeles de trabajo, preparados con profesionalismo, sirven como
evidencia del trabajo del auditor, posibilitando su utilizacin como
elementos de juicio en acciones en su contra.
/os papeles de trabajo son de propiedad de las unidades de auditoria de la
+ontralora y entidades p%blicas, las mismas que tienen la responsabilidad
de la custodia en un arc"ivo activo por el lapso de cinco a!os y en un
arc"ivo pasivo por "asta veinte y cinco a!os, %nicamente pueden ser
e$"ibidos y entregados por requerimiento judicial.
#stos papeles de trabajo deben ser organizados y arc"ivados en forma
sistematizada, sea preparando legajos, carpetas o arc"ivos que son de dos
clases&
a* Arc"ivo 'ermanente o +ontinuo.- #ste arc"ivo permanente contiene
informacin de inters o %til para ms de una auditoria o necesarios para
auditorias subsiguientes.
/a primera "oja de este arc"ivo necesariamente debe ser el ndice, el
mismo que indica el contenido del legajo.
139
/a finalidad del arc"ivo permanente se puede resumir en los puntos
siguientes&
>. (ecordar al auditor las operaciones, actividades o "ec"os que tienen
vigencia en un perodo de varios a!os.
?. 'roporcionar a los auditores nuevos, una fuente de informacin de las
auditorias realizadas.
@. +onservar papeles de trabajo que sern utilizados durante varios a!os y
que no requieren ser preparados a!o tras a!o, ya que no se "a operado
ning%n cambio.
/a mayor parte de informacin se obtiene en la primera auditoria, pero
como se indic su utilizacin es en sta y futuras auditorias. #s necesario
que en cada auditoria se vaya actualizando su informacin.
140
3.1A )armetros e indicadores de gestin
3.1A.1 Indicadores de control de gestin 'ara conocer y aplicar los
indicadores de gestin, es importante que se encuentre implementado el
control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la
importancia del control de gestin como concepto clave y "erramienta de la
evaluacin institucional.
Gno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y
evaluando es el control de gestin, que a su vez pretende eficiencia y
eficacia en las instituciones a travs del cumplimiento de las metas y
objetivos, tomando como parmetros los llamados indicadores de gestin,
los cuales se materializan de acuerdo a las necesidades de la institucin,
es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir.
/as actividades que se realizan en una organizacin requieren
cuantificarse, es decir, medirse. esa medida refleja en qu grado las
actividades que se ejecutan dentro de un proceso, o los resultados del
proceso se "an alcanzado. 'ara medir una actividad lo importante es saber&
'ara medir una actividad lo importante es saber&
141
3.1A.2 Indicadores cuantitatias ' cualitatios
/os indicadores desde el punto de vista de instrumentos de gestin, son de
dos tipos&
a* 5ndicadores cuantitativos, que son los valores y cifras que se establecen
peridicamente de los resultados de las operaciones, son un instrumento
bsico.
b* 5ndicadores cualitativos, que permiten tener en cuenta la "eterogeneidad,
las amenazas y las oportunidades del entorno organizacional. permite
adems evaluar, con un enfoque de planeacin estratgica la capacidad de
gestin de la direccin y de ms niveles de la organizacin.
3.1A.3 Indicadores de gestin uniersalmente utili>ados
/os indicadores de gestin universalmente conocida y utilizada para medir
la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el
cumplimiento de la misin institucional pueden clasificarse de la siguiente
manera&
142
1< Indicadores de resultados por rea ' desarrollo de informacin.- Se
basa en dos aspectos& la informacin del desarrollo de la gestin que se
adelanta y los resultados operativos y financieros de la gestin. #stos
indicadores muestran la capacidad administrativa de la institucin para
observar, evaluar y medir aspectos como& organizacin de los sistemas de
informacin. la calidad, oportunidad y disponibilidad de la informacin. y,
arreglos para la retroalimentacin y mejoramiento continuo.
2< Indicadores estructurales.- /a estructura orgnica y su funcionamiento
permite identificar los niveles de direccin y mando, as como, su grado de
responsabilidad en la conduccin institucional. #stos indicadores sirven
para establecer y medir aspectos como los siguientes&
'articipacin de los grupos de conduccin institucional frente a los grupos
de servicios, operativos y productivos.
/as unidades organizacionales formales e informales que participan en la
misin de la institucin.
Gnidades administrativas, econmicas, productivas y dems que permiten
el desenvolvimiento eficiente "acia objetivos establecidos en la
organizacin.
143
3< Indicadores de recursos.- :ienen relacin con la planificacin de las
metas y objetivos, considerando que para planear se requiere contar con
recursos. #stos indicadores sirvan para medir y evaluar lo siguiente&
- 'lanificacin de metas y grado de cumplimiento de los planes
establecidos.
- 4ormulacin de presupuestos, metas y resultados del logro.
- 'resupuestos de grado corriente, en comparacin con el presupuesto de
inversin y otros.
- (ecaudacin y administracin de la cartera.
- Administracin de los recursos logsticos.
$< Indicadores de proceso.- Aplicables a la funcin operativa de la
institucin, relativa al cumplimiento de su misin y objetivos sociales. #stos
144
indicadores sirven para establecer el cumplimiento de las etapas o fases de
los procesos en cuanto a&
- #$tensin y etapas de los procesos administrativos.
- #$tensin y etapas de la planeacin.
- Agilidad en la prestacin de los servicios o generacin de productos que
indica la celeridad en el ciclo administrativo.
- Aplicaciones tecnolgicas y su comparacin evolutiva.
2< Indicadores de personal.- +orresponden estos indicadores a las
actividades del comportamiento de la administracin de los recursos
"umanos. Sirven para medir o establecer el grado de eficiencia y eficacia
en la administracin de los recursos "umanos, respecto&
- +ondiciones de remuneracin comparativas con otras entidades del
sector.
145
- +omparacin de la clase, calidad y cantidad de los servicios.
- +omparacin de servicios percpita.
- (otacin y administracin de personal, referida a novedades y situaciones
administrativas del rea.
- Aplicacin y e$istencia de polticas y elementos de induccin, motivacin y
promocin.
4< Indicadores Interfsicos. - Son los que se relacionan con el
comportamiento de la entidad frente a los usuarios e$ternos ya sean
personas jurdicas o naturales. Sirven para&
- 2elocidad y oportunidad de las respuestas al usuario.
- /a demanda y oferta en el tiempo.
- :ransacciones con el p%blico, relativos a servicios corrientes y
espordicos )comportamiento de la demanda potencial, demanda atendida,
demanda insatisfec"a*.
146
- Satisfaccin permanente de los usuarios.
- +alidad del servicio )tiempo de atencin, informacin*.
- 6%mero de quejas, atencin y correccin.
- #$istencia y aplicabilidad de normas y reglamentos.
- Generan satisfaccin o insatisfaccin sobre aquellos ndices
fundamentales como son la rentabilidad y los ndices de competitividad.
/os indicadores interfsicos se refieren a&
3.11 Bso de indicadores en Auditoria de gestin
#l uso de 5605+A01(#S en la Auditoria, permite medir&
- /a eficiencia y economa en el manejo de los recursos
- /as cualidades y caractersticas de los bienes producidos o servicios
prestados )eficacia*.
- #l grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios o clientes a
quienes van dirigidos )calidad*.
147