FOMENTO DEL TRABAJO SEGURO, LIMPIO Y SALUDABLE EN

ECOPETROL S.A
RESPONSABILIDAD INTEGRAL
DIRECCIN DE HSE
CODIGO
ECP-DHS-I-028
Elaborado
31/05/2013
Versin: 2

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Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin puede ser hecha
sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de
acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulacin vigente.
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CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2

2. GLOSARIO................................................................................................................................. 2

3. CONDICIONES GENERALES ........................................................................................................ 3

4. DESARROLLO ............................................................................................................................ 8

5. CONTINGENCIAS ..................................................................................................................... 10



































FOMENTO DEL TRABAJO SEGURO, LIMPIO Y SALUDABLE EN
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1. OBJETIVO

Fortalecer el COMPROMISO CON LA VIDA, a travs del aseguramiento de conceptos bsicos en HSE en
los trabajadores de empresas contratistas y subcontratistas, de forma que las actividades que estn
desarrollndose en instalaciones o reas que estn bajo el control de riesgos de Ecopetrol, se ejecuten
sin incidentes que afecten a personas, el ambiente o la integridad de las instalaciones.

Adicionalmente, se busca clarificar la responsabilidad de las firmas contratistas para asegurar la
formacin del personal que vinculan, previo al ingreso a laborar en los contratos firmados con Ecopetrol
S.A. sea en obras o servicios.

2. GLOSARIO

Briefing de seguridad: Induccin corta de HSE dirigida a personas que actan como visitantes y
proveedores (solo para entrega de bienes).

Contratista: Empresa legalmente constituida, con autorizacin para desarrollar su objeto social en
Colombia con quien Ecopetrol S.A. ha establecido vnculo o relacin contractual y que se encuentra
vigente a la fecha de la solicitud de inscripcin a las diferentes fases del programa de Fomento del
Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A. Incluye subcontratistas.

Comportamiento seguro, limpio y saludable: Corresponde al comportamiento de las
personas para su proteccin, la de quienes le rodean y la proteccin del entorno. Estas acciones
pueden estar enmarcadas en las normas y procedimientos de ECOPETROL S.A. o pueden
obedecer a los conocimientos, experiencia y/o anlisis de quien los demuestra. Bajo esta filosofa
estos comportamientos se deben demostrar tanto dentro como fuera del trabajo.

Condiciones especficas del Lugar: Es la informacin especfica relativa a la seguridad fsica, la
salud, seguridad de procesos e industrial, proteccin contra incendios, el medio ambiente y las
condiciones de trabajo entre otras, suministrada por el dueo del rea a los trabajadores de las
empresas contratistas.

DHS: Direccin de HSE.

Dueo del rea: Corresponde al responsable directo con lnea de mando (Jefes,
Superintendentes, Coordinadores, Supervisores) del rea donde el contratista prestar sus
servicios.

Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A: estrategia que busca
asegurar que los participantes interioricen el concepto de compromiso con la vida en Ecopetrol
S.A., la cual es desarrollar en tres (3) fases enfocadas a fortalecer los conocimientos bsicos en
HSE. Implica reforzar el compromiso con el cabal cumplimiento de la normatividad.

Habilitacin de ingreso: corresponde a la aprobacin y validacin de cumplimiento de la fase II
del programa de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable. Los datos de las personas
habilitadas se encuentran en la base de datos oficial, definida y aprobada por la direccin de HSE.

HSE: De las siglas en ingls - Ocupacional Health, Safety and Environment: (H) Salud
Ocupacional, (S) Seguridad industrial y de procesos, (E) medio ambiente.

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Operador del curso: Entidad encargada de ejecutar las estrategias de formacin en
representacin de la Direccin de HSE, vinculada a travs de un contrato y que est encargada de
la coordinacin y realizacin de las jornadas presenciales correspondientes a la fase II del
programa.

Instalaciones: son reas dnde Ecopetrol S.A. est desarrollando actividades. Incluye reas que
estn bajo el control y/o la supervisin de Ecopetrol S.A. Se refiere e incluye instalaciones de
refineras, pozos, lneas de flujo, campos de produccin, bateras de recoleccin, estaciones de
bombeo, torres de comunicaciones, sistemas de transporte (tuberas de oleoductos, poliductos,
gasoductos, entre otros), oficinas administrativas de ECOPETROL S.A., o las de las UNIS de salud,
Policlnica, casinos, reas de llenado o despacho de productos, talleres, derechos de va, terminales
fluviales y martimos, plataformas marinas, monoboyas, localizaciones de pozos, bloques de
exploracin y en general toda rea o infraestructura fsica en donde la Empresa ostente un derecho
o inters y desarrolle su actividad.

Programador logstico: profesional o funcionario (a) dispuesto por el operador del curso para
que reciba las solicitudes de los cursos (fase II), programe el personal segn la zona y nivel de
escolaridad; coordinacin de salones y recursos requeridos su realizacin, as como la remisin de
informes, etc.

Visitante: Persona que ingresa a las instalaciones de ECOPETROL S.A. y no tienen una relacin
contractual, o proveedores de bienes que no recorrern reas de proceso y no intervendrn
equipos de proceso.

3. CONDICIONES GENERALES

ALCANCE: Aplica a las firmas Contratistas y subcontratistas, quienes deben asegurar los conocimientos
bsicos de sus trabajadores para la gestin de riesgos HSE, alineados con los estndares HSE de
ECOPETROL S.A., adems de ser competentes en los oficios propios de la actividad a desarrollar,
dentro de las instalaciones y/o reas bajo el control y/o la supervisin de Ecopetrol S.A. Casos
particulares sern evaluados y definidos por la direccin de HSE.

Su alcance cubre las tres fases descritas en el presente documento, limitndose su aplicacin en los
siguientes casos especficos:

Visitantes: Recibirn el briefing de HSE y durante su permanencia dentro de la instalacin sern
guiados por un funcionario de ECOPETROL quien estar a cargo de su seguridad en el sitio.

Logstica inversa: En el evento que las labores se ejecuten dentro de las instalaciones de
Ecopetrol S.A., pero fuera de reas de proceso y sin intervencin de equipos de proceso, los
clientes se eximen de tomar la fase II; quedando a cargo del dueo del rea donde se ejecutarn
los servicios, el aseguramiento de la comunicacin de los riesgos y reglas de seguridad propias de
su instalacin durante la ejecucin de la fase III del FTSLS.






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3.1 GENERALIDADES:

Para autorizar el ingreso del (los) trabajador (es) de una firma contratista o subcontratista, a realizar
labores dentro de las instalaciones de ECOPETROL S.A. debe (n) cumplir con las siguientes tres fases
para el fortalecimiento de los conocimientos bsicos en HSE:

Fase I: A cargo del contratista o subcontratista; quin previo aseguramiento de las
competencias de sus trabajadores frente al oficio a realizar, adelanta las acciones para que su
personal tenga conocimiento de las normas bsicas HSE que deber aplicar dentro de las
instalaciones de ECOPETROL S.A. El contratista debe realizar una evaluacin por medio de la
cual asegure que los participantes estn preparados para presentarse al curso ante ECOPETROL
S.A. (fase II) y para ello enviarn el formato ECP-DHS-F-187 debidamente diligenciado y
firmado por el coordinador, director o mxima autoridad de la empresa contratista dentro del
contrato.

Las normas referidas anteriormente estn disponibles en la pgina de www.ecopetrol.com.co/
Proveedores / Contratacin Bienes y Servicios / Actualidad para Contratistas y sus
Trabajadores; all tambin se encontrarn otros archivos vinculados al proceso.
http://www.ecopetrol.com.co/contenido.aspx?conID=46408&catID=268


Fase II: Ejecutada por ECOPETROL S.A., a travs de la Direccin de HSE o quien haga sus
veces (en adelante denominado OPERADOR LOGISTICO); quin desarrollar con el personal de
la firma contratista que est inscrito, una jornada presencial en la cual se fortalecer el
Compromiso con la Vida, reforzando comportamientos sanos, seguros y limpios as como los
valores y mejores prcticas en HSE.


Fase III: A cargo del rea operativa; que recibir los servicios de la firma contratista y que
tendr dentro de sus instalaciones la presencia de los trabajadores de la misma. En esta
jornada se deben desarrollar como mnimo las siguientes temticas:

Comunicacin de riesgos especficos de las reas donde los contratistas desarrollarn
labores.
Gestin de riesgos perifricos al rea de labores y/o oficios ejecutados que puedan
interferir en las actividades ejecutadas por los trabajadores del contratista.
Procedimientos de respuesta a emergencias del sitio y su integracin con los recursos y
procedimientos especficos del contratista.


VALIDEZ


Tanto la fase I como la fase II del Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A
tiene validez a nivel nacional, independiente del rea en que se haya realizado. Esta vigencia ser de
dos (2) aos. Pasado este tiempo, si las personas que recibieron la formacin, requieren renovacin,
deben seguir el proceso que se estableci previamente, es decir, los pasos son los mismos lo que
cambia es el contenido del curso segn si es primera vez o renovacin.


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De otra parte, la Fase III, debe realizarse cada vez que se vaya a desarrollar un contrato bajo control
operacional de ECOPETROL S.A., o cada vez que se ingresa personal nuevo a desarrollar actividades
en un contrato ya establecido. Se debe cubrir al 100% de las personas que estarn involucradas en
la ejecucin de los trabajos.



CERTIFICACIN


No existe un certificado de la realizacin y/o aprobacin de la fase II. Lo que se manejar es que el
OPERADOR LOGISTICO de la fase II mantendr una base de datos con la relacin de las personas que
asistieron a la fase II y su estado respecto a las evaluaciones correspondientes, as como de la vigencia
de la validez o tiempos de cubrimiento del esquema de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable.

Esta base de datos podr ser consultada por las reas operativas de Ecopetrol S.A. (gestores tcnicos)
y las personas de las gestoras administrativas aprobadas por la Direccin de HSE, a quienes se les
asignar usuario y se har capacitacin, con el fin que ellos puedan verificar los nombres de los
trabajadores de firmas contratistas en cualquier momento para determinar si asistieron a la fase II,
cul fue el resultado de las evaluaciones realizadas, si tiene estado aprobado y el tiempo de vigencia de
la aprobacin.



EVALUACION


Durante la fase II se realizarn dos evaluaciones de conocimientos, una al inicio de la jornada para
evaluar la asimilacin de conceptos de la fase I y una al final de la jornada para evaluar la asimilacin
de conceptos de la fase II.

El resultado de la evaluacin de fase I generar un listado de temas y personas que requieren refuerzo.
Para esto las empresas contratistas debern generar el plan de cierre de brechas (incluye la definicin
del cmo lo har y en cuanto tiempo) y la gestora tcnica y administrativa har seguimiento de su
cumplimiento en el primer periodo de evaluacin de desempeo y registrar el resultado del cierre de
brechas en el formato ECP-DHS-F-090, en el campo de observaciones.

El concepto de aprobacin se dar con el resultado de la evaluacin de fase II (es decir, corresponde
a la evaluacin final).












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Existe una base de preguntas, que ser slo de conocimiento del OPERADOR LOGSTICO, de las cuales
se seleccionarn de manera aleatoria un nmero limitado de preguntas para resolver durante la
evaluacin (segn nivel de escolaridad de los participantes, pues hay algunas preguntas para nivel
bsico, intermedio y avanzado; situacin que se definir por el instructor durante el desarrollo de la
fase II segn el perfil de los asistentes).

Los asistentes inscritos que no pasen la evaluacin de conocimientos realizada al final de la jornada de
la fase II, podrn requerir un refuerzo por parte de la firma contratista y podrn ser programados para
repetir esta evaluacin lo que no implica repetir la jornada presencial denominada fase II. No hay
limitantes para repetir esta evaluacin de conocimientos (la que se hace al final de la fase II); es decir,
se puede repetir cuantas veces sea necesario.

Si uno de los inscritos para realizar la fase II no se presenta al curso, su nombre pasar al final de la
listas de solicitudes recibidas para la participacin en esta jornada presencial, momento en el cual
podr asistir al curso segn programacin.


ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROL RESPONSABILIDADES
Planeador del proceso
contractual

Asegurar que dentro de los Documentos del Proceso de Seleccin
se incluya la informacin referente a este instructivo y todos los
documentos relacionados con prcticas seguras de trabajo
definidas por el dueo del rea donde el contratista prestar sus
servicios.
Asegurar que se tengan en cuenta los tiempos para cumplir con
este requisito en los tiempos contractuales
Administrador del contrato Verificar y asegurar que todos los empleados de los contratistas
bajo su responsabilidad terminen a satisfaccin el programa
FTSLS.
Asegurar que la informacin especfica de HSE del lugar donde el
contratista prestara sus servicios, sea notificada por el dueo del

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ROL RESPONSABILIDADES
rea
Gestor Administrativo

Verificar el cumplimiento de fase I realizado por el Contratista.
Enviar el formato ECP-DHS-F-187 al operador logstico para la
inscripcin del contratista en la fase II.
Verificar en la base de datos de ECOPETROL los resultados de
asistencia, evaluacin fase I y evaluacin fase II.
Notificar al Contratista el resultado de aprobacin o no registrado
en la base de datos aprobado por ECOPETROL e indicar a la
empresa contratista las temticas en las que requerir trabajar
para el cierre de brechas de sus trabajadores.
Hacer seguimiento al plan de cierre de brechas de la empresa
contratista (calidad, cubrimiento y tiempos) y su respectivo
cumplimiento.
Ser custodio de todas las evidencias relacionadas con el programa
FTSLS.
Gestor Tcnico Verificar en campo que los contratistas han cumplido las tres fases
del programa de FTSLS y estn aplicando los controles
comunicados en la fase III.
Hacer seguimiento al plan de cierre de brechas de la empresa
contratista (calidad, cubrimiento y tiempos) y su respectivo
cumplimiento.
Dueo del rea Asegurar la realizacin de la fase III Notificacin de
peligros/riesgos.
Asegurar el cumplimiento de todo el proceso de Fomento de
Trabajo Seguro, Limpio y Saludable.
No permitir que ningn trabajador de la empresa contratista
labore en el rea bajo su responsabilidad sin la aprobacin de las
tres fases del programa de FTSLS.
Contratista

Identificar las necesidades de vinculacin de personal de acuerdo
a la actividad o servicio a prestar.
Asignar el tiempo y los recursos necesarios para que los
trabajadores a su cargo completen el esquema de Fomento del
Trabajo Seguro, Limpio y Saludable, establecido por ECOPETROL
S.A.
Definir, dentro del plan de formacin de sus trabajadores, la
preparacin del personal en las normas bsicas HSE de Ecopetrol
S.A.
Cumplir con la legislacin nacional aplicable y obligaciones
contractuales.
Entregar el formato ECP-DHS-F-187 diligenciado y firmado,
asegurando que el cumplimiento de la fase I del programa de
FTSLS.
La firma del formato previamente mencionado implica que el
coordinador, director o mxima autoridad de la empresa
contratista dentro del contrato ha verificado personalmente que se
ha realizado la fase I y que se est formando al personal
vinculado.
Asegurar que todo su personal cumpla con las III fases del

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ROL RESPONSABILIDADES
programa de Fomento de Trabajo Seguro, Limpio y Saludable.
Entregar y cumplir el plan de cierre de brechas, segn los
resultados de la evaluacin de la fase I.
DHS Revisar y actualizar el contenido del Programa Fomento del
Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A, anualmente.
Disear el mecanismo para evaluar la calidad de la capacitacin y
la medicin del grado de asimilacin de la jornada presencial de la
fase II.
Verificacin del cumplimiento de este instructivo en las reas de
trabajo.
Revisin, validacin y actualizacin de la metodologa aplicada en
la fase II y la fase III, si aplica, segn los resultados de los
informes analizados.


4. DESARROLLO

En la planeacin de los procesos contractuales, en trminos de referencia, en reuniones
aclaratorias o en las reuniones de inicio de contratos (entre otros), se recordar a las firmas
contratistas acerca de este proceso y se le indicar la ruta en la cual puede obtener las normas
bsicas HSE y los documentos relacionados con el proceso, con los cuales debe hacer su
proceso de preparacin del personal que va a vincular.

El contratista identifica las necesidades de vinculacin de personal de acuerdo a la actividad o
servicio a prestar y define, dentro de su plan de formacin
1
, la preparacin del personal en las
normas bsicas HSE de Ecopetrol S.A.

Una vez el contratista asegure que el personal a inscribir ha asimilado el conocimiento de las
normas bsicas (es decir que ha realizado y aprobado la fase I), enviar a la Gestora
Administrativa del Contrato la solicitud de inscripcin a la jornada de la fase II, segn formato
ECP-DHS-F-187, el cual debe ir firmado por el coordinador, director o mxima autoridad de la
empresa contratista dentro del contrato, que implica que ha constatado personalmente que se
ha realizado la fase I asegurndose que se ha hecho preparacin del personal vinculado. Es
importante asegurar el diligenciamiento de TODOS los campos indicados en el formato pues son
la base para programacin y posterior envo de informes.

La Gestora Administrativa verificara en la base de datos, cules de las personas que relaciona
el contratista no cuentan con la fase II de FTSLS con aprobacin vigente y har la solicitud al
operador del curso, a travs de los programadores logsticos asignados a cada regional,
enviando el formato ECP-DHS-F-187, para que ste haga la programacin correspondiente
segn la localidad / regin donde se desarrollar el curso. La solicitud tambin puede ser de las
personas que requieran presentar la evaluacin por segunda, tercera vez o la oportunidad que
aplique.

Los correos electrnicos habilitados para la recepcin y envo de solicitados, se mantendrn
actualizados en la pgina web de Ecopetrol (link relacionado lneas arriba de este documento).

1
Ver legislacin nacional aplicable y obligaciones contractuales.

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El operador logstico, tiene tres (3) das hbiles para responder las solicitudes (que se reciban
completamente diligenciadas en el formato correspondiente) y cinco (5) das ms (hbiles) para
programar la fase II e informar hora, lugar y fecha de realizacin de la jornada presencial al
gestor solicitante para que ste a su vez informe a la firma contratista de tal forma se asegure
la asistencia del personal inscrito.

Tanto la realizacin de solicitudes, la informacin de fecha, hora y lugar de realizacin del curso
como los resultados del mismo sern informados a la firma contratista por el gestor
administrativo.

Una vez habilitado el personal para ingresar a instalaciones
2
, la firma contratista, el gestor
tcnico del contrato y/o el Administrador del mismo, deben asegurar que los trabajadores
reciban la fase III en el sitio donde se van a realizar las labores objeto de ese contrato.

Los contenidos generales y mnimos a desarrollar, en las diferentes fases son:

Fase I: De acuerdo con la orientacin definida por Ecopetrol, los contenidos mnimos a trabajar
por parte de la firma contratista, se encuentran publicados en la pgina web de Ecopetrol S.A.
(link ya registrado). La informacin complementaria depende del sistema de gestin HSE de la
firma contratista, la valoracin y anlisis de riesgos de las actividades objeto del contrato y las
condiciones y sitios de operacin o desarrollo de actividades.

Fase II: Los contenidos estn definidos por la Direccin de HSE con base en los resultados de
los anlisis de accidentalidad y las necesidades de la organizacin.

Fase III: Cada negocio o unidad organizativa de la organizacin deber asegurar y evaluar los
conocimientos adquiridas por los trabajadores de las empresas contratistas en los siguientes
puntos:

Peligros y riesgos existentes en las reas donde el contratista prestar los servicios. Para
reas clasificadas se explicarn los riesgos de incendios potenciales, explosiones
Requerimientos de Elementos de Proteccin Personal especiales y mandatorios, cuando
aplique.
Reglas HSE definidas para el rea donde prestar los servicios.
Plan de respuesta a emergencias y control
Consideraciones y/o legislacin ambiental que aplique
La responsabilidad personal de cada uno de ellos en los aspectos de HSE
Los procedimientos para la comunicacin de incidentes y lesiones
Y dems que el negocio requiera
Para el caso de contratos valorados con nivel de riesgo H y VH la fase III deber incluir para los
niveles de supervisin del contratista, aspectos como:

Fortalecer el proceso de plan de respuesta a emergencias asegurando la debida
integracin de las brigadas y la evacuacin trabajadores accidentados.

2
Ver definicin de instalaciones.

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Fortalecer el conocimiento de los peligros qumicos y fsicos y las medidas especficas
definidas en las recomendaciones de los anlisis de riesgos (Casos HSE, What if? /
HAZOP / FMTA, etc.) del lugar donde se prestarn los servicios.
Descripcin de los procesos peligrosos inherentes existentes en el lugar donde se
prestarn los servicios y las reglas de seguridad especificas definidas para el lugar.
Permisos de trabajo especiales realizando nfasis en la obligatoriedad de la autorizacin
por parte del Dueo de rea y la coordinacin del sistema de permisos de trabajo.
Sistema SAS y SAES realizando nfasis en la comunicacin con los dueos de rea y la
ubicacin de las cajas/registros para realizar el bloqueo.
Operaciones simultneas haciendo nfasis en la coordinacin entre los diferentes grupos
de trabajo y personal clave respecto y el estado de los procesos operativos.

4.1 SEGUIMIENTO Y CONTROL

En las inspecciones, visitas, auditorias, entre otras, realizadas a los sitios de trabajo, se debe verificar
que los trabajadores de firmas contratistas hayan realizado las tres (3) fases de la estrategia de
fomento de trabajo seguro, limpio y saludable, segn la normativa vigente y de acuerdo a los roles y
responsabilidades para cada fase

4.2 REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS

Inscripcin, Lista de asistencia, Evaluacin de conocimientos, Evaluacin de satisfaccin del curso, Base
de datos de personas que asistieron y aprobaron la evaluacin.

Matriz de requisitos legales y matriz de documentos aprobados corporativos en el sistema de gestin
documental de Ecopetrol S.A.

Este documento deroga TODAS las normas locales o corporativas sobre esta temtica.


5. CONTINGENCIAS

Cuando se presenten situaciones de emergencias*, segn la descripcin que se da a continuacin; no
se exige el cumplimiento de la fase I. Considerando el requerimiento de preparar adecuada y
rpidamente a personas vinculadas para apoyar la labor de atencin de la emergencia, la formacin
realizada a travs del operador, estar dedicada a las actividades especficas que tienen que ejecutar
tales como limpieza, despliegue de equipos, descontaminacin, restauracin, etc.

En estos casos no se realizar evaluacin de conocimientos que limite o permita el ingreso del personal
a laborar, pero esto tambin significa que el personal que tome la formacin de Emergencias slo
estar habilitado para trabajar en la atencin de stas y no ingresar en la base de datos para
formalizar fase II, pues sta efectivamente no se ha realizado.



Para estos efectos, se considera emergencia:


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Derrames de hidrocarburos o sustancias nocivas con afectacin de ms de dos mil
metros cuadrados de suelo, un kilmetro de ribera de ro o doscientos metros de litoral.
Derrames de hidrocarburos o sustancias nocivas con afectacin de captaciones de agua
potable, redes de distribucin, distritos de riego o sistemas de drenaje de agua.
Derrames continentales o marinos de ms de dos mil barriles




RELACIN DE VERSIONES

Versin Fecha Cambios
1 26/08/2011 Emisin del documento
2
31/05/2013 Ajuste de solicitudes por cambio de operador. Especificacin de
manejo en casos de emergencias. Ampliacin manejo fase III.


Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la
dependencia responsable:
Elabor: Shirley Catherine Rodriguez H. / Edward Medina
Telfono: 2343218 / 2345751 Buzn: shirley.rodriguez@ecopetrol.com.co /
Edward.medina@ecopetrol.com.co
Dependencia: Direccin de HSE