Direccin General

TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL

Dependencia
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Tradicin
Documental
Retencin
(aos)
Disposicin
Final

PROCEDIMIENTO
SERIE SUB-
SERIE

Soporte Fsico Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Archivo
Central
CT
Tecnologa de
Conservacin

S


E

Original Copia
SF SE M D

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL DISPOSICIN FINAL SMBOLOS
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIN TOTAL SF= Soporte Fsico SE= Soporte Electrnico S=SELECCIN SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
Soporte Electrnico: BASE DE DATOS Tecnologa de Conservacin D= Digitalizacin M= MICROFILMACIN E= ELIMINACIN = Tipo Documental
CENTRO DE FORMACI N PROFESI ONAL

Grupo Administracin Educativa 1

SECRETARA GENERAL Grupo Administracin deDocumentos Versin 2013
Aprobada mediante Resolucin No. 0577 del 27/03/2014

Cdigo
Regional +
cdigo del
Grupo
PROCESO: ADMINISTRACIN EDUCATIVA


025 BANCO DE PRUEBAS

01
Banco de Pruebas para Seleccin de
Aprendices
X 5 0

X
La serie documental se conserva en su
totalidad, porque soporta la seleccin y el
ingreso de los aprendices en los distintos
programas de formacin
Gestin de Pruebas


Plan de Diseo y Elaboracin de tems y
Talleres



Elaboracin de tems
Validacin
Informe de Ejecucin del Procedimiento
153 OFERTA EDUCATIVA

02 Planeacin de Oferta Educativa 1 0

X
Documentos de trmite, evidencian el
cumplimiento de funciones de la
dependencia. Se elimina cumplido el
tiempo de retencin
Titulada Abierta
Proyecto Oferta Educativa X
Cronograma de Charlas Informativas X
Registro de Asistentes a Charlas Informativas X X
Registro y Activacin de Fichas de Formacin X
Divulgacin de Oferta Educativa X


Informe de Ejecucin y Seguimiento de la
Oferta

X




Titulada Cerrada


Planeacin de Oferta Cerrada X


Registro de Solicitudes de Empresas e
Instituciones

X



Respuesta a Solicitudes X


Direccin General





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Dependencia
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Tradicin
Documental
Retencin
(aos)
Disposicin
Final

PROCEDIMIENTO
SERIE SUB-
SERIE

Soporte Fsico Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Archivo
Central
CT
Tecnologa de
Conservacin

S


E

Original Copia
SF SE M D

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL DISPOSICIN FINAL SMBOLOS
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIN TOTAL SF= Soporte Fsico SE= Soporte Electrnico S=SELECCIN SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
Soporte Electrnico: BASE DE DATOS Tecnologa de Conservacin D= Digitalizacin M= MICROFILMACIN E= ELIMINACIN = Tipo Documental
CENTRO DE FORMACI N PROFESI ONAL

Grupo Administracin Educativa 2

SECRETARA GENERAL Grupo Administracin deDocumentos Versin 2013
Aprobada mediante Resolucin No. 0577 del 27/03/2014

Registro de Asistencia a Charlas Informativas X X


Informe de Ejecucin y Seguimiento de la
Oferta
X



Complementaria Abierta


Proyecto de Oferta de Formacin X
Registro y Activacin de Fichas de Formacin X
Divulgacin de Oferta Educativa X


Informe de Ejecucin y Seguimiento de la
Oferta

X




Complementaria Cerrada


Planeacin de Oferta Cerrada X


Registro de Solicitudes de Empresas e
Instituciones

X



Respuesta a Solicitudes X
Registro y Activacin de Fichas de Formacin X


Informe de Ejecucin y Seguimiento de la
Oferta

X




03 Procedimiento de Ingreso 1 0

X
Documentos de trmite, evidencian el
cumplimiento de funciones de la
dependencia. Se elimina cumplido el
tiempo de retencin

Fase 1





Relacin de Inscritos en los Programas de
Formacin del Centro

X





Estrategias de Promocin de Programas de
Formacin del Centro

X



Relacin de Preseleccionados X

Fase 2


Planilla de Presentacin Fase 2 X


Planillas de Aceptacin de Prueba (Formato
F001-P005-GFPI)

X





Direccin General





TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL


Dependencia
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Tradicin
Documental
Retencin
(aos)
Disposicin
Final

PROCEDIMIENTO
SERIE SUB-
SERIE

Soporte Fsico Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Archivo
Central
CT
Tecnologa de
Conservacin

S


E

Original Copia
SF SE M D

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL DISPOSICIN FINAL SMBOLOS
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIN TOTAL SF= Soporte Fsico SE= Soporte Electrnico S=SELECCIN SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
Soporte Electrnico: BASE DE DATOS Tecnologa de Conservacin D= Digitalizacin M= MICROFILMACIN E= ELIMINACIN = Tipo Documental
CENTRO DE FORMACI N PROFESI ONAL

Grupo Administracin Educativa 3

SECRETARA GENERAL Grupo Administracin deDocumentos Versin 2013
Aprobada mediante Resolucin No. 0577 del 27/03/2014

Relacin de Seleccionados a la Prueba X
Informe de Seleccionado a Matricula X


Citaciones a Matricula
(Formato F002-P005-GFPI)

X

Se registra matricula en SOFIA PLUS y se
de devuelve las fotocopias presentadas
para la matricula
Relacin de Matriculados X


Acta de Compromiso
(Formato F003-P005-GFPI)
X
X


X


Relacin de no Admitidos X


Informe de Seguimiento al Proceso de
Ingreso

X



032 CERTIFICACIONES

01 Certificaciones de Aprendices
X
5 0

X
Se conserva totalmente porque soporta
valores secundarios
Relacin de Novedades para Certificacin X Se obtiene de SOFIA PLUS
Relacin de Aprendices por Certificar X Se obtiene de SOFIA PLUS
Solicitudes de Certificacin y /o Duplicado X
Certificados X
Actas y/o Constancias X


Informe de Aprendices Certificados por
Periodo Acadmico

X




104 INFORMES X 1 4
x
Soporta nicamente la gestin anual de
la Entidad. Esta Informacin est
consolidada en la Direccin de
Planeacin, por tanto se elimina una vez
culminado el tiempo de retencin.
08 Informes de Gestin
Informes X
Anexos al Informe