UNIVERSIDAD ALBERT EINSTEIN

FACULTAD DE INGENIERIA


RESUMEN EJECUTIVO DEL TRABAJO DE
GRADUACIN:

Anlisis, diseo e implementacin de un sistema de registro
acadmico para una institucin de educacin superior (caso de
aplicacin: UAE)


PREVIA OPCION AL TTULO DE:

Ingeniero en Computacin

PRESENTADO POR:

Francisco Jos Henrquez Monge
Ral Alejandro Magaa Barahona
Rodrigo Antonio Meja Valladares
Gabriel Alejandro Vaquerano Ramrez

SEPTIEMBRE 2007
ANTIGUO CUSCATLN, LA LIBERTAD, EL SALVADOR, C.A.
ETAPA CONCEPTUAL

BASES DE DATOS

Un sistema de base de datos es bsicamente un sistema computarizado para guardar
registros; es decir, es un sistema computarizado cuya finalidad general es almacenar
informacin y permitir a los usuarios recuperar y actualizar la misma en base a peticiones.
La informacin en cuestin puede ser cualquier cosa, que sea de importancia para el
individuo u organizacin; en otras palabras, todo lo que sea necesario para auxiliarle en el
proceso general de su administracin.

Modelo de Entidad-Relacin

Una forma en que un analista de sistemas puede definir fronteras de sistema apropiadas es
mediante el uso de un modelo de entidad-relacin. Los elementos que conforman un sistema
organizacional se pueden denominar entidades. Las entidades se modelan mediante un
rectngulo con el nombre de su entidad. Una relacin es la asociacin que describe la
interaccin entre las entidades.

ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS

El anlisis y diseo de sistemas, tal como lo realizan los analistas de sistemas, tiene el
propsito de analizar sistemticamente la entrada o el flujo de datos, procesar o transformar
datos, el almacenamiento de datos y la salida de la informacin en el contexto de una
empresa en particular. Ms an, el anlisis de sistemas se emplea para analizar, disear e
implementar mejoras en el funcionamiento de las empresas, a travs de sistemas de
informacin computarizados.

Conceptos de anlisis y diseo de sistemas

Los sistemas de informacin son desarrollados con propsitos diferentes dependiendo de las
necesidades del negocio. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS por sus
siglas en ingls) funcionan al nivel operacional de la organizacin, los sistemas de
automatizacin de oficina (OAS por sus siglas en ingls) y los sistemas de trabajo de
conocimiento (KWS por sus siglas en ingls) que dan cabida al trabajo a nivel de
conocimiento. Los sistemas de ms alto nivel incluyen a los sistemas de apoyo a decisiones
(DSS por sus siglas en ingls) as como a los sistemas de informacin gerencial (MIS por sus
siglas en ingls). Los sistemas expertos aplican la experiencia de los tomadores de
decisiones para resolver problemas especficos estructurados. Al nivel estratgico de la
administracin encontramos sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS por sus siglas en ingls) y
los sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS por sus siglas en ingls) ayudan a la
toma de decisiones al mismo nivel, en una forma sin estructura o semi estructurada.

El ciclo de vida del desarrollo de sistemas

Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos
Determinacin de los requerimientos de informacin
Anlisis de las necesidades del sistema
Diseo del sistema recomendado
Desarrollo y documentacin del software
Pruebas y mantenimiento del sistema
Implementacin y evaluacin del sistema

USO DE LAS HERRAMIENTAS CASE

Se Reconoce que para ser productivos los analistas de sistemas deben ser organizados,
precisos y completos en lo que se proponen hacer. En los ltimos aos los analistas han
comenzado a beneficiarse de nuevas herramientas de productividad que han sido creadas
implcitamente para mejorar su trabajo rutinario mediante un apoyo automatizado. A estas
se les llama herramientas CASE, que significa herramientas para ingeniera de software
asistido por computadora. Los analistas se apoyan en las herramientas CASE para aumentar
la productividad, comunicarse ms efectivamente con los usuarios e integrar el trabajo que
realizan en el sistema, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida.

ENTREVISTAS

El proceso de las entrevistas es un mtodo que usa el analista de sistemas para la
recoleccin de datos sobre los requerimientos de informacin. El analista de sistemas
escucha buscando objetivos, sentimientos, opiniones y procedimientos informales en
entrevistas con los tomadores de decisiones de la organizacin. Tambin vende el sistema
durante las entrevistas.

USO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

Para comprender mejor el movimiento lgico de los datos en un negocio, el analista de
sistemas traza diagramas de flujo de datos (DFD). Los diagramas de flujo de datos son
anlisis estructurados y herramientas de diseo que permiten que el analista comprenda
visualmente el sistema y subsistemas como un juego de flujos de datos interrelacionados.

NORMALIZACIN

La normalizacin es la transformacin de las vistas de usuario complejas y del almacn de
datos a un juego de estructuras de datos ms pequeas y estables. Adems de ser ms
simples y estables, las estructuras de datos normalizadas son ms fciles de mantener que
otras estructuras.

Los tres pasos de la normalizacin

Ya sea que empiece con una vista de usuario o un almacn de datos desarrollado para un
diccionario de datos, se normaliza una estructura de datos en tres pasos. Cada paso
involucra un procedimiento importante, el cual simplifica la estructura de datos.

El primer paso del proceso incluye quitar todos los grupos repetitivos e identificar la clave
primaria. Para ello, la relacin se debe dividir en dos o ms relaciones, A estas alturas, las
relaciones ya podran ser de tercera forma normal, pero probablemente se necesitaran ms
pasos para transformar las relaciones a la tercera forma normal.

El segundo paso asegura que todos los atributos sin clave son totalmente dependientes de la
clave primaria. Todas las dependencias parciales se remueven y se ponen en otra relacin.

El tercer paso remueve cualquier dependencia transitiva. Una dependencia transitiva es
aquella en la que los atributos sin clave son dependientes de otros atributos sin clave.


TECNOLOGA .NET

Internet Information Services

Internet Information Services (o Server), IIS, es una serie de servicios para las
computadoras que funcionan con Microsoft Windows. Originalmente era parte del Option
Pack para Windows NT. Luego fue integrado en otros sistemas operativos de Microsoft
destinados a ofrecer servicios, como Windows 2000 o Windows Server 2003. Windows XP
Profesional incluye una versin limitada de IIS. Los servicios que ofrece son: FTP, SMTP,
NNTP y HTTP/HTTPS.

Este servicio convierte a una computadora en un servidor de Internet o Intranet es decir que
en las computadoras que tienen este servicio instalado se pueden publicar pginas Web
tanto local como remotamente (servidor Web).

El servidor Web se basa en varios mdulos que le dan capacidad para procesar distintos
tipos de pginas, por ejemplo Microsoft incluye los de Active Server Pages (ASP) y ASP.NET.
Tambin pueden ser incluidos los de otros fabricantes, como PHP o Perl.

Plataforma Microsoft .NET

.NET es un proyecto de Microsoft para crear una nueva plataforma de desarrollo de software
con nfasis en transparencia de redes, con independencia de plataforma y que permita un
rpido desarrollo de aplicaciones. Basado en esta plataforma, Microsoft intenta desarrollar
una estrategia horizontal que integre todos sus productos, desde el Sistema Operativo hasta
las herramientas de mercado.

Microsoft ASP.NET 2.0

ASP.NET 2.0 es un marco de trabajo de programacin generado en el Common Language
Runtime que puede utilizarse en un servidor para generar eficaces aplicaciones Web.
ASP.NET 2.0 ofrece varias ventajas importantes acerca de los modelos de programacin
Web anteriores.

Mejor rendimiento
Compatibilidad con herramientas de primer nivel
Eficacia y flexibilidad
Simplicidad
Facilidad de uso

Debido a que la informacin de configuracin se almacena como texto sin formato, se puede
aplicar la nueva configuracin sin la ayuda de herramientas de administracin local. Esta
filosofa de "administracin local cero" se extiende asimismo a la implementacin de las
aplicaciones del .NET Framework. Una aplicacin ASP.NET 2.0 se implementa en un servidor
sencillamente mediante la copia de los archivos necesarios al servidor. No se requiere el
reinicio del servidor, ni siquiera para implementar o reemplazar el cdigo compilado en
ejecucin.



Microsoft .NET Framework

El "Framework" o marco de trabajo, constituye la base de la plataforma .NET y denota la
infraestructura sobre la cual se renen un conjunto de lenguajes, herramientas y servicios
que simplifican el desarrollo de aplicaciones en entorno de ejecucin distribuido.



Fig. 1 Diagrama detallado del Marco de Trabajo .NET.


Common Language Runtime (CLR)

Diagrama de la estructura interna del Entorno de Comn de Ejecucin para Lenguajes (CLR
por sus siglas en ingls). El CLR es el verdadero ncleo del Framework de .NET, entorno de
ejecucin en el que se cargan las aplicaciones desarrolladas en los distintos lenguajes,
ampliando el conjunto de servicios del sistema operativo (Microsoft Windows 2000 y
Microsoft Windows 2003 Server).

Crystal Reports y Visual Studio .NET 2005

Crystal Reports es el generador de reporte por excelencia de Visual Basic desde versiones
anteriores a .NET. Esta no es la primera vez que se distribuye una versin de este generador
de reporte junto a una versin de Visual Studio; en la versin 4 de Visual Basic se inclua
una versin de Crystal Reports, aunque no tan integrada como la versin .NET.

Cristal es un producto creado en su esencia orientado al usuario final; es decir que un
ejecutivo pueda crear sus propios informes sin necesidad de asistencia de un desarrollador.

El entorno de desarrollo: Visual Studio 2005
Visual Studio 2005 es el entorno de desarrollo de aplicaciones Web para la versin 2.0 de la
plataforma .NET. Ofrece todo tipo de herramientas para facilitar el trabajo del programador:
diseadores grficos de pginas y clases, asistentes de uso de bases de datos, un servidor
Web de desarrollo, ayuda a la escritura de cdigo, y en general todo lo que se espera de un
entorno de desarrollo rpido moderno y mucho ms todava.
Los archivos de cdigo
Los archivos de cdigo de servidor que se encuentran en Visual Studio 2005. Existen dos:
uno que define la interfaz de usuario y otro para la lgica de la aplicacin. A continuacin se
vera cmo estn formados y cul es el nexo de unin entre ellos.
INTRODUCCIN

El departamento de secretara acadmica es un rgano ejecutivo de carcter acadmico-
administrativo dependiente de la rectora, encargado de coordinar, facilitar y supervisar los
procesos acadmicos de los estudiantes y de las diferentes unidades acadmicas de la
institucin, as como de suministrar informacin concerniente a dichos procesos.

Actualmente en nuestro pas todas las instituciones de educacin superior cuentan con un
departamento de administracin acadmica o secretara acadmica, cuya funcin principal
es asistir a la rectora en la definicin de los objetivos acadmicos y en la orientacin de la
gestin acadmica.

Adems, un departamento de secretara acadmica cumple con diversas funciones, tales
como: servir de medio informativo entre la institucin, docentes y alumnos, y gestin de
procesos acadmicos.

Entre las funciones informativas se destacan: procesos de ingreso y de inscripcin,
requisitos de procesos acadmicos, carreras impartidas, horarios de materias,
calendarizacin de eventos, fechas de pago cuotas, distribucin de aulas, reglamento de
evaluaciones, etc. En lo concerniente a gestin procesos acadmicos estn: trmites de
inscripcin para cursos universitarios, trmites de equivalencias internas y externas,
cambios de carreras, extensin de certificaciones, constancia de notas, talonarios y carn,
etc.

Desde que las Tecnologas de la Informacin (IT) entraron al rea educacional, las
instituciones de estudios superiores han integrado la informtica con la administracin
acadmica. A partir de esto, las instituciones de estudios superiores han implementado
dichos sistemas que facilitan los procesos y gestiones de la informacin acadmica del
alumno (historial acadmico), beneficiando directamente a la institucin, al docente y al
alumnado.

La Universidad Albert Einstein ha implementado sistemas de registro acadmico desde 1984,
con mejoras frecuentes para mantenerse al da con la tecnologa, hasta convertirse en la
herramienta informtica ms importante dentro de la Secretara Acadmica de la
Universidad.

Por lo tanto, el presente proyecto est enfocado en hacer un anlisis, diseo, desarrollo e
implantacin de un nuevo sistema de registro acadmico para la Universidad Albert Einstein,
el cual permitir gestiones acadmicas internas ms eficientes dentro de la misma,
eliminando procesos redundantes y burocrticos y reemplazndolos con procesos
automatizados y semi-automatizados, manteniendo intactos los procedimientos actuales por
los cuales se rige Secretara Acadmica.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

A partir del anlisis hecho sobre la situacin actual se han podido observar diversos
problemas, entre los ms notables estn los siguientes:

El sistema de registro acadmico posee procesos burocrticos que retardan el resultado de
stos. Tal es el caso del proceso de publicacin de notas de evaluaciones, el proceso de
inscripcin de materias, el proceso de adicin de materias, etc. En estos procesos hay varios
pasos manuales y documentacin que hay que presentar a diversas figuras administrativas
para su aprobacin, los cuales pueden sustituirse por procedimientos automatizados.

Los horarios y disponibilidad de aulas son definidos manualmente, por consecuencia la
asignacin de aulas y horarios a impartir las materias se vuelve un proceso lento e
inconsistente, dando como resultado conflictos en horarios y aulas.

Hablando de temas de seguridad, el sistema no cuenta con ningn tipo de plan de
contingencia por prdida de datos, corrupcin de informacin, planes de respaldo ni polticas
de seguridad de usuarios y accesos. Tampoco cuenta con bitcora, registro de transacciones
ni de control de ingresos al sistema, lo anterior es un aspecto importante en lo que auditoria
respecta.

El diseo de la base de datos actual, no es el adecuado para el tipo de aplicacin para el que
est dirigido, no cuenta con un modelo relacional de datos el cual sera el ptimo para el
sistema que maneja. Dentro de la base de datos no existe una estandarizacin de nombres
de objetos.

A nivel de datos, la base de datos contiene inconsistencias que han sido arrastradas en
migraciones de sistemas anteriores y esto puede generar informacin falsa en las salidas del
sistema actual. Dentro de la base de datos no existen relaciones entre tablas, lo que da
como resultado la ausencia de reglas de integridad referencial entre tablas.

As como stos, pueden surgir otros problemas durante la etapa de anlisis del nuevo
sistema, para los cuales se les buscar una solucin en las etapas posteriores a ste.

JUSTIFICACIN

En la actualidad, las tecnologas de la informacin juegan un papel predominante en el
negocio de cualquier empresa, siendo el rubro de la educacin un rea importante de
aplicacin de esta herramienta de trabajo. Partiendo del anlisis del actual Sistema de
Registro Acadmico, ste se puede considerar insuficiente para cubrir las necesidades
actuales de la Universidad Albert Einstein.

El desarrollo de un nuevo Sistema de Registro Acadmico apegado a los requerimientos
actuales de la Universidad Albert Einstein dara como resultado herramientas de trabajo
idneas para el departamento de Secretara Acadmica, presentado beneficios tales como:
reduccin en los tiempos de ejecucin de los procesos, optimizacin de recursos fsicos y
humanos, la incorporacin de procesos automatizados en sustitucin de procesos manuales.

La informacin generada por este sistema ser de gran ayuda a la toma de decisiones para
los distintos departamentos de la universidad. Pudiendo de esta manera generar reportes
de notas, facilitando la informacin a los jefes de cada departamento y agilizando el proceso
en general.

Al lograr un sistema de registro acadmico estable, ste se podr conectar a otros
departamentos de importancia para la universidad en un futuro, tal es el caso del
departamento de contabilidad, permitiendo de esta manera, obtener un sistema ms amplio,
el cual dar un servicio ms eficiente y seguro para todos los entes de la universidad.

La base de datos actual ser migrada a SQL Server 2000, con varios fines: disponer de un
gestor de base de datos el cual es capaz de administrar una mayor cantidad de informacin,
debido al aumento de volumen de los datos; que tambin permita hacer copias de respaldo
con facilidad en el tiempo oportuno y mayor seguridad a nivel de usuarios; brindando al
sistema una base de datos con mayor desempeo, y que cumpla con los requerimientos de
los usuarios y los requerimientos de la aplicacin.

OBJETIVOS

Objetivo General

Desarrollar un sistema de registro acadmico para la Universidad Albert Einstein, que
permita mejorar el sistema actual, que supla todas las necesidades del Departamento
de Secretaria Acadmica y que beneficie tanto a los estudiantes como a los docentes
y personal de la Institucin.


Objetivos Especficos

Desarrollar el sistema de registro acadmico para la universidad Albert Einstein, con
las funcionalidades del sistema actual.

Analizar, disear y desarrollar mdulos nuevos, que sern el resultado de la
automatizacin de procesos que se realizan actualmente de manera manual o
semiautomtica.

Normalizar, mejorar y depurar la base de datos actual. As como migrarla a una
nueva estructura para que posea una mejor administracin de datos.

Documentar el sistema de tal manera que est orientado tanto para administradores
del sistema, como para el personal administrativo, catedrticos y estudiantes

ALCANCES

Se disear una estructura de datos totalmente nueva, normalizada y con nuevos
nombres para campos y tablas. A su vez todos los datos sern migrados de la base
de datos actual a la nueva no importando que la informacin no se encuentre en uso
o sea obsoleta.
Se analizar la funcionalidad del sistema de registro actual, con el propsito de
mantenerla en el nuevo sistema a disear y adems se automatizarn nuevos
procesos que a la fecha se realizan manualmente o de manera semiautomtica. As
mismo la nueva aplicacin ser creada para correr en ambiente Web a diferencia del
ambiente Windows de la aplicacin actual.
Se depurarn los reportes actuales y se disearn nuevos que sern de gran utilidad
para los usuarios y autoridades de la universidad.
Cada una de las partes que conformarn el sistema tanto la base de datos como el
sistema de registro acadmico sern propiamente documentadas.
Como etapa final de la presente propuesta se documentar el procedimiento a seguir
en caso que la universidad desee implementar la aplicacin a futuro, as como los
requerimientos de hardware y software.
El sistema cubrir las reas antes mencionadas y estar abierto para la mejora y
enlace de nuevos mdulos que beneficien las actividades cotidianas de la universidad.

LIMITACIONES

Actualmente no se cuenta con la documentacin apropiada del sistema actual lo que
limitar a conocer la funcionalidad de ste, solamente a partir de entrevistas con los
usuarios y administradores del sistema y la interaccin directa con ste.
Para disear la nueva base de datos debemos basarnos en la actual con el objetivo
de conservar el 100% de la informacin. Esto presenta una limitacin ya que
actualmente la base de datos no se encuentra normalizada en su mayor parte, y a la
vez su estructura da lugar a la inconsistencia y redundancia de datos.
Debido a que la universidad no cuenta actualmente con el equipo informtico
apropiado para pruebas del sistema, se debern utilizar computadoras ajenas a la
institucin para realizar las mismas.
Una de las grandes limitantes para la inclusin, diseo y desarrollo de nuevos
procesos, se darn a partir de la informacin proporcionada por los actuales
administradores y usuarios del sistema, la calidad y fidelidad de sta puede influir
directamente sobre el diseo y desarrollo de la aplicacin.

METODOLOGA

ANLISIS DEL SISTEMA

Entrevistas

Entrevista, es un medio por el cual obtenemos informacin importante sobre algn tema
determinado, realizando una serie de preguntas.

Las entrevistas se llevaron a cabo entre un solo representante del grupo de trabajo de
graduacin y un solicitante o entrevistado, para el caso el administrador del sistema de
registro acadmico.

A travs de las entrevistas se conoce el funcionamiento del sistema, las personas o usuarios
que utilizan el sistema, los procesos y tareas que se realizan, quienes las realizan y con que
frecuencia se realizan.

Recoleccin de documentos

Se recolectaron todos los documentos y formularios que se utilizan en el sistema de registro
acadmico para la recoleccin de informacin de los alumnos y docentes, los cuales
representan todos los datos de entrada y salida del sistema.

Dentro de estos formularios se puede nombrar algunos:
Formulario de Datos personales del alumno
Formulario para Solicitud de UV
Formulario de inscripcin de materias
Formulario de correccin de notas, etc.

Determinacin de Requerimientos

Luego de conocer cual es el funcionamiento del sistema, las personas o usuarios que utilizan
el sistema y de recolectar la informacin del sistema, se organiza la informacin, de la
siguiente manera:

Se cre un listado de todos los procesos del sistema, agrupndolos en 7 procesos
importantes:

Procesos de Ingreso
Procesos de Inscripcin
Procesos de Post-Inscripcin
Procesos de Carreras
Procesos de Evaluaciones
Procesos de Constancias y Certificaciones
Procesos de Solvencias y Moras

Determinando las condiciones para realizar cada proceso, los pasos para realizar el proceso
y los objetos o documentos que acompaan al proceso.

Para estos procesos se crearon los respectivos diagramas de flujo de datos, los cuales
permitieron conocer, la frecuencia con que se manejan los datos, las identidades que estn
involucradas en el proceso y conocer de una forma grfica los procesos del sistema, lo cual
permite al desarrollador del sistema entender de una forma mas fcil el movimiento de los
datos dentro del sistema, y establecer la ultima fase del anlisis: el diccionario de datos.

Diccionario de datos

El Diccionario de datos, permite al desarrollador del sistema, determinar todos los datos que
ingresan y salen del sistema, es un banco de datos que contiene una referencia especifica de
cada dato del sistema.

Cada dato en el diccionario de datos, contiene: nombre, descripcin verbal, alias, elementos
de datos relacionados, rango, longitud y la informacin de edicin necesaria.

DISEO DEL SISTEMA

Luego de recolectar toda la informacin referente al sistema de registro acadmico, se da
paso a la siguiente etapa, el diseo del nuevo sistema, la cual consiste en tres sub-etapas:

Diseo de la base de datos
Migracin de Datos
Diseo de la interfaz del usuario

Diseo de la base de datos

Como primer paso, se realiz un estudio de la base de datos del sistema actual de secretaria
acadmica, la cual fue desarrollada en Microsoft Acces, a partir de las tablas de la base de
datos actual, se realiz una normalizacin de la misma, para logra que el nuevo diseo
cumpliese con los requerimientos del sistema determinados en la primera etapa (Etapa de
Anlisis).

Esto permiti que se creara una base de datos mejor estructurada, para una mejor
manipulacin de los datos, lograr integridad y seguridad a la hora de manipular los datos.

Diseo de la interfaz del usuario

Esta sub-etapa, consiste en la creacin de las pantallas de las cuales estar formado el
sistema de registro acadmico. Estas pantallas se dividen en dos interfaces importantes:

Formularios del sistema
Reportes del sistema

Estos diseos de pantallas es un bosquejo de la apariencia que tendr el sistema nuevo de
secretara acadmica.

Migracin de Datos

Esta sub-etapa, consiste en pasar toda la informacin de la base de datos actual, a la nueva
estructura de la base de datos diseada. Esto se logr a travs de un proceso de migracin
de datos, el cual consista de lo siguiente:

Modelo entidad-relacin del sistema actual
Modelo entidad-relacin del sistema nuevo
Mapeo general de tablas
Diseo fsico
Validacin de restricciones
Transformacin de datos (Paquete de transformacin de datos DTS)
Anlisis de calidad

Estos pasos definidos anteriormente se realizaron para cada tabla existente en el sistema
actual.

DESARROLLO DEL SISTEMA

Esta etapa consiste en la creacin del cdigo fuente para la aplicacin del sistema de
registro acadmico, dicho cdigo y objetos que se utilizaron para la programacin del
sistema, fueron documentados a travs del UML (Lenguaje Unificado de Modelado), el cual
permite modelar, construir y documentar los elementos que forman un sistema de software
orientado a objetos.

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

Para la implantacin del sistema se determinaron los requerimientos de Hardware y
Software para que la aplicacin, tanto en el Cliente como en el Servidor, as como tambin
se especific como configurar cada uno de estos componentes.

Por ltimo se cre un manual para el usuario, a travs del cual se explica el funcionamiento
del sistema para cada modulo, los cuales son:

Administracin de Usuraos y Perfiles
Bsquedas del sistema
Detalles de informacin (Edicin de Informacin)
Reportes del sistema


DESCRIPCIN DE LA ETAPA DE INVESTIGACIN
El registro acadmico de una institucin de estudios superiores es el pilar fundamental al
momento de hablar del histrico acadmico de los estudiantes. En vista de lo anterior la
universidad Albert Einstein decidi a partir del ao de 1984 adquirir su primer sistema
informtico de registro acadmico, el cual ha sido actualizado frecuentemente para estar de
acuerdo con las necesidades de la institucin.

La continua recopilacin de informacin de los estudiantes juega un papel determinante en
los resultados que pueda brindar un sistema de registro acadmico, siendo sta lo ms
fiable, concisa y lo ms exacta posible.

Actualmente la universidad Albert Einstein cuenta con una aplicacin desarrollada en
Microsoft Visual Basic 5.0 que interacta con una Base de Datos diseada en Microsoft
Access 97, la cual se encuentra instalada en las computadoras del Departamento de
Secretara Acadmica. Los usuarios asignados al sistema son: personal de Secretara
Acadmica, personal de Secretara Acadmica, Docentes y dems personal de la universidad
que piden autorizacin para su uso por motivos determinados.

Dicha aplicacin permite:
Asignar cuotas a los alumnos.
Inscribir materias.
Retirar materias.
Generar una vista del detalle de los alumnos que se cambiaron de carrera.
Generar una vista del detalle de los alumnos que ingresaron a la universidad por
equivalencias.
Hacer clculos de C.U.M. de un alumno en particular.
Generar reportes de alumnos y profesores.
Generar boletas de notas, etc.

Posteriormente, la universidad ha puesto a la disposicin de los Alumnos una computadora
para que stos puedan consultar sus notas entre otra informacin, pero es restringida al uso
de unos pocos formularios del sistema.

El sistema est limitado a la red interna del campus de la universidad; especficamente al
rea de Secretara Acadmica, Debido a esto, podemos decir que la aplicacin est aislada
de otras reas que conforman la universidad, como son: Dpto. de Contabilidad, Dpto. de
Secretara General, Colectura, etc.

El sistema actual realiza procedimientos automatizados (interaccin total con el sistema),
semi-automatizados (poca interaccin con el sistema) y procesos manuales (ninguna
interaccin con el sistema).


DESCRIPCION DE LA ETAPA DE PROPUESTA

CONCLUSIONES

Se desarrollo un Nuevo de sistema de registro acadmico en ambiente Web para la
Universidad Albert Einstein que cumple con toda la funcionalidad del sistema actual
Se hicieron mejoras al sistema, incluyendo reportes exclusivamente para el MINED y
mejora de la interfaz grafica de usuario.
Se cambio la estructura para la Seguridad de Usuarios, definiendo perfiles a los que
pueden ser agregados uno o ms usuarios.
Ya que el sistema se encuentra en ambiente Web, podra ser ejecutado en cualquier
computadora cliente que posea Internet Explorer gracias a la tecnologa .NET.
Se rediseo en su totalidad la base de datos, creando una nueva estructura y
normalizando cada uno de sus mdulos, con el objetivo de obtener una integridad en
los datos mejorada y confiable.
Se analizo y documento de manera detallada el proceso de migracin de datos de
Access 97 a SQL Server 2000, comprobando la fidelidad de la informacin.

RECOMENDACIONES

Es importante que el administrador del sistema conozca de manera detallada cada
uno de sus mdulos, como funcionan y relacionan entre si.
Se debe tomar en cuenta que no es recomendable hacer modificaciones a la base de
datos directamente ya que esto podra generar registros hurfanos e inconsistencia
de datos.
La universidad de be actualizar su infraestructura de equipo informtico, ya que con
el actual no es posible que el sistema funcione adecuadamente.
Adquirir un servidor que sea capaz de recibir y ejecutar instrucciones de diez
computadoras cliente al mismo tiempo sin que su tiempo de respuesta se vea
afectado considerablemente.
Llevar un registro detallado y estricto de los cdigos que identifican a los datos
maestros del sistema (ej. Carne alumno), y a la vez que estos cuenten con una
secuencia lgica, toda excepcin debe ser documentada.
Toda la informacin que sea ingresada al sistema debe ser verificada y validada por
el sistema, ya que de la fidelidad de esta depender la informacin de salida en
formularios y reportes.
Crear un intranet para la universidad para poder extender el sistema a los diferentes
departamentos que la conforman y que exista una eficiente y mejorada comunicacin
entre el personal administrativo.
Al ser implementado el sistema, gran parte del xito y aceptacin que este obtenga
se deber a la calidad de informacin que brinde y la eficiencia al realizar los
procesos cotidianos de Secretaria Acadmica.
Capacitar a cada una de las personas que harn uso del sistema, vale la pena aclarar
que se debe capacitar en base al perfil que dicha persona tendr.
Todas las claves deben ser confidenciales, especialmente las de administrador, ya
que el mal manejo de los datos maestros del sistema podra resultar en una completa
corrupcin de la informacin.
Hace copias de respaldo peridicas de la base de datos ya sean semanales o diarias
en periodos de inscripcin, estas pueden ser almacenadas en discos compactos o
memorias flash.
Para encontrar las respuestas a preguntas de uso y funcionalidad del sistema se debe
hacer referencia al manual de usuario del mismo.