Responsabilidad Social Contratacion y Subcontratacion

PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL EN
LA CONTRATACIN Y SUBCONTRATACIN
GESTIN DE ABASTECIMIENTO
DIRECCIN ESTRATGICA DE ABASTECIMIENTO
CODIGO
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digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la
regulacin vigente.
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Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ................................................................................................................. 2
2. GLOSARIO ................................................................................................................ 2
3. CONDICIONES GENERALES ....................................................................................... 4
4. DESARROLLO ............................................................................................................ 4
4.1 Abastecimiento de Bienes y Servicios .................................................................. 4
4.2 Control y seguimiento de Subcontrataciones autorizadas y aprobadas por
ECOPETROL .......................................................................................................... 5
4.3 Paz y Salvo de Subcontratistas y sus Trabajadores, Proveedores y certificados de
experiencia contractual ....................................................................................... 5
4.4 Paz y Salvos de Propietarios de Predios .............................................................. 6
4.5 Vinculacin de Mano de Obra ............................................................................... 6
4.5.a Vinculacin de Mano de Obra no Formada y Formada del rea de Influencia ...... 6
4.5.b Informe de vinculacin de Mano de Obra Formada y No Formada ...................... 8
4.6 Gestin Socio ambiental Responsable .................................................................. 8
4.6.a Relacionamiento con los Grupos de Inters ......................................................... 8
4.6.b Derechos Humanos ............................................................................................ 10
4.6.c Responsabilidad Ambiental ................................................................................ 10
4.6.d Inversin Social ................................................................................................. 11
4.6.e Participacin Local ............................................................................................. 11
4.6.f Vinculacin de Personal ..................................................................................... 12
4.6.g Desarrollo de Proveedores ................................................................................. 12
4.7 Evaluacin de Desempeo de Contratistas ........................................................ 12
4.8 Autoridad Funcional ........................................................................................... 12
5. CONTINGENCIAS .................................................................................................... 13

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1. OBJETIVO

Fortalecer las relaciones con los grupos de inters y consignar lineamientos que permitan adoptar
prcticas socialmente responsables, que contribuyan al logro de los objetivos empresariales; as
mismo, establecer el procedimiento para el control y seguimiento de la subcontratacin y vinculacin
de mano de obra de Contratistas.

2. GLOSARIO

rea Social de Influencia: Es el espacio geogrfico intervenido por las actividades de la Empresa,
donde se asientan comunidades o grupos humanos afectados por las actividades de los proyectos u
operaciones de aquella, bien porque sufren impactos o contingencias que alteran su vida cotidiana
de forma temporal o permanente, o porque despiertan legtimas expectativas a propsito de los
beneficios que de la presencia de la Empresa se podran derivar. As mismo, comprende aquellas reas
y asentamientos que pueden representar riesgo social y afectar la normalidad de las operaciones. El
rea social de influencia debe quedar claramente establecida en los Planes de Manejo Ambiental
avalados por la autoridad competente y en los Planes de Gestin de Riesgos aprobados por el
responsable de las operaciones en el rea de que se trate.

Comunidad: Corresponde a la poblacin localizada en el mbito regional o local, bien sea determinado
por los Estudios de Impacto Ambiental o por decisiones empresariales, cuyos vnculos se constituyen
en virtud de relaciones de parentesco, la convivencia cotidiana, definiciones poltico administrativas o
procesos de organizacin social.

Contratacin Verde o Compra Verde: Adquisicin de bienes, servicios y obras con un impacto
ambiental reducido durante todo su ciclo de vida en comparacin a otros con la misma funcin.
1

Contratista: Persona natural o jurdica que individualmente o a travs de una modalidad asociativa, se
obliga a proveer un bien, prestar un servicio o realizar un trabajo para ECOPETROL, previa celebracin
de un contrato con esta Sociedad.

Integrantes de la Comunidad o Localidad: Personas que habitan en el rea Social de Influencia.

DPS: Documentos del Proceso de Seleccin (Pliego de Condiciones, Trminos de Referencia, Invitacin,
Solicitud de Cotizacin, entre otros).

Empleo Regional y Local: Contratos de trabajo que se celebran con los integrantes de la Comunidad.

Se entender que una persona (trabajador) es integrante de la Comunidad con la certificacin expedida
por el Alcalde del respectivo municipio, segn lo reglamenta la Ley 1551 de 2012 en su Articulo 29
Literal F Numeral 6.

1
Union Europea

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Localidad: Definicin territorial con identidad propia y en algunos casos con jurisdiccin poltico
administrativa, delimitada por las autoridades e instancias competentes y dentro de la cual se puede
localizar el rea Social de Influencia. Para el efecto pueden ser corregimientos o municipios.

Mano de Obra Formada (profesional, tcnica y/o tecnloga): Trabajo que combina actividades
intelectuales y fsicas con cierta complejidad y grado de autonoma. La persona tiene por lo general
formacin, cursos, programas de capacitacin y entrenamiento. Adicionalmente, cuenta con experiencia
y en ocasiones est homologada la formacin acadmica. Se refiere a los perfiles ocupacionales de los
niveles III y IV de la Tabla Salarial de Actividades no Propias de la Industria del Petrleo, del nivel V en
adelante de la Tabla de Niveles Salariales para Carrera Tcnica y Administrativa, y generalmente desde
el nivel B de la Tabla de Salarios Convencionales.

Mano de Obra no Formada (no profesional, no tcnica y/o no tecnloga): Trabajo en
actividades sencillas y repetitivas, principalmente de carcter fsico, ejecutado por personas que por lo
general tienen un mnimo de educacin permisible y demandan un alto nivel de subordinacin. Se
refiere a los perfiles ocupacionales de los niveles I y II de la Tabla Salarial de Actividades no Propias de
la Industrial del Petrleo y generalmente al nivel A de la Tabla de Salarios Convencionales.

Proveedor: Persona natural o jurdica que con ocasin de la ejecucin de un contrato celebrado por
ECOPETROL, realiza actividades o suministros a favor del Contratista, que no hacen parte del alcance
de dicho contrato.

Regin: rea o extensin territorial que puede comprender uno o varios departamentos y municipios,
que incluye relaciones a nivel social, cultural, ambiental, poltico y/o econmico, constituyendo una
referencia comn para efectos de planear y ordenar la gestin empresarial, a partir de la combinacin
de criterios relacionados con dinmicas de desarrollo, eficiencia operativa y conectividad.

Responsabilidad Social Empresarial (RSE)
2
: Es el conjunto de prcticas, principios y valores que
implican un compromiso de la Empresa en tener un comportamiento tico y contribuir al desarrollo y
calidad de vida de sus grupos de inters.

Contribuye al desarrollo sostenible, incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad;
Toma en consideracin las expectativas de sus partes interesadas;
Cumple con la legislacin aplicable y es coherente con la normativa internacional de
comportamiento; y
Est integrada en toda la organizacin y se lleva a la prctica en sus relaciones.

Subcontratista: Persona natural o jurdica que en desarrollo de un contrato celebrado por
ECOPETROL, realiza actividades o suministros que hacen parte del objeto y alcance de aqul a favor del
Contratista, en virtud de un subcontrato previamente autorizado y aprobado por ECOPETROL.

Territorio: Es el conjunto de condiciones sociales, culturales, polticas, econmicas y ambientales
creadas por los grupos humanos asentados en espacios geogrficos determinados.

2
ISO 26000

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3. CONDICIONES GENERALES

Este Procedimiento aplica a los servidores pblicos que intervienen en la cadena de abastecimiento de
ECOPETROL, a sus consultores y personal de apoyo, a los Proponentes, Contratistas y sus trabajadores,
Subcontratistas y sus trabajadores.

ECOPETROL se ha comprometido con la Sociedad y la Comunidad a participar en el desarrollo
sostenible del pas, en un marco de corresponsabilidad y respeto de los Derechos Humanos,
contribuyendo con su gestin social en las localidades y regiones de especial inters, promoviendo la
vinculacin laboral de mano de obra all existente y propiciando un crecimiento sostenible.

En ECOPETROL buscamos fortalecer y gestionar de manera responsable las relaciones con los grupos
de inters, a partir del reconocimiento de sus necesidades y expectativas y de la adopcin de prcticas
que busquen el beneficio mutuo, con el fin de asegurar la confianza y reputacin de la empresa y la
sostenibilidad del negocio a largo plazo.

Son complemento de este procedimiento aquellos documentos de ECOPETROL que impactan su
Responsabilidad Social Empresarial, los cuales se encuentran publicados en la pgina web
www.ecopetrol.com.co/Responsabilidad Corporativa.

4. DESARROLLO

4.1 Abastecimiento de Bienes y Servicios

El trmite de procesos de seleccin por parte de ECOPETROL se dirige a la identificacin objetiva del
Contratista idneo y de la propuesta ms favorable. Por consiguiente, la regla general es que sea el
Contratista seleccionado quien ejecute directamente el objeto del contrato respectivo, y la excepcin,
que para tal ejecucin, se apoye en Subcontratistas, sin que se pueda presentar una subcontratacin
de todo el objeto y alcance contratado.

Sin perjuicio de la autonoma tcnica y administrativa que caracteriza al Contratista, toda
subcontratacin debe ser autorizada (en cuanto a su celebracin) y aprobada (en cuanto a sus
condiciones fundamentales) de manera previa, expresa y por escrito, por ECOPETROL.

Para efectos de autorizar y aprobar la subcontratacin, el Contratista deber tener en cuenta:

a) Le es extensiva al Contratista la Gua para la implementacin de la Contratacin Local como
Estrategia de Abastecimiento (ECP-DEA-G-001) o documento que haga sus veces.

De conformidad con dicho documento, ECOPETROL en su condicin de Contratante ha identificado
lneas de bienes y servicios que se deben abastecer con proveedores locales, en tanto exista oferta
plural, idnea y se ajuste a precios del mercado.

El Contratista deber contratar tales lneas en igualdad de condiciones, acatando lo referido en
dicho documento.

b) De existir Mipyme Local que cumpla los requisitos, la Subcontratacin deber realizarse con sta.

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c) El Subcontratista debe tener la capacidad legal, tcnica, de HSE, administrativa y financiera
adecuada para ejecutar a satisfaccin las labores subcontratadas.

d) El Contratista debe reconocerle al Subcontratista el valor de los Bienes y/o Servicios bajo
condiciones de mercado.

e) Son extensivos a la subcontratacin, los requisitos de invitacin a procesos de seleccin previstos
en el Procedimiento de Desempeo de Contratistas (ECP-DEA-P-006) o documento que haga sus
veces.

Autorizada y aprobada la subcontratacin, el Contratista se obliga a cumplir oportuna y
permanentemente todas las obligaciones adquiridas con sus Subcontratistas y los trabajadores de
stos. Adicionalmente, el Contratista se obliga a cumplir oportuna y permanentemente todas las
obligaciones adquiridas por l o sus subcontratistas con sus Proveedores, con ocasin de la ejecucin
del contrato celebrado con ECOPETROL.

4.2 Control y seguimiento de Subcontrataciones autorizadas y aprobadas por ECOPETROL

Durante el plazo de ejecucin del Contrato y conforme a las reglas en l previstas, previa solicitud
motivada del Contratista, ECOPETROL revisar, autorizar y aprobar o no la subcontratacin.

Autorizada y aprobada la subcontratacin, el Gestor Administrativo del contrato exigir al Contratista
un documento donde quede registrado el subcontrato (minuta de contrato, orden de compra, orden de
servicio, u otro documento que consigne el acuerdo) celebrado entre el Contratista y el Subcontratista,
el cual se deber archivar en el expediente de ejecucin del contrato. De otra parte, el Gestor
Administrativo del contrato deber registrar la informacin asociada al subcontrato en el habilitador
tecnolgico SAP segn lo dispuesto en el Instructivo para Reportar la Mano de Obra de Contratistas
(GAB-I-003) o documento que haga sus veces.

ECOPETROL debe asegurar y verificar la subcontratacin a travs del diligenciamiento del Formato de
Seguimiento a la Subcontratacin (ECP-DEA-F-007) o documento que haga sus veces.

4.3 Paz y Salvo de Subcontratistas y sus Trabajadores, Proveedores y certificados de
experiencia contractual

Si el Contratista no acredita con los paz y salvos respectivos u otro documentos idneos, que se
encuentra en situacin de cumplimiento con sus Subcontratistas y/o Proveedores, el Gestor
Administrativo del contrato informar de tal situacin al Administrador, quien podr, previa verificacin
de la inexistencia de embargos judiciales que afecten al Contratista y en tanto esta facultad se hubiere
pactado de manera expresa en el contrato, descontar de los saldos a favor de ste, el valor adeudado a
sus Subcontratistas y/o Proveedores a fin de girarlo directamente a stos. Ello se har conforme a los
soportes demostrativos (de la deuda, su existencia, exigibilidad y valor) correspondientes; lo anterior,
sin perjuicio de aplicar las sanciones previstas en el Contrato.

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El Contratista deber cumplir todos los compromisos que adquiera con sus Subcontratistas y/o
Proveedores. El incumplimiento impactar la evaluacin de desempeo en el criterio de
Responsabilidad Social Empresarial.

El Contratista debe entregar al Gestor Administrativo del Contrato copia de los certificados de
experiencia contractual expedidos a los Subcontratistas al finalizar los subcontratos. Dichos certificados
debern contener, entre otra, la siguiente informacin: partes, objeto (actividades especficas), valor,
duracin y lugar de ejecucin de las labores.

4.4 Paz y Salvos de Propietarios de Predios

Cuando la ejecucin del contrato implique realizar trabajos en inmuebles de terceros, a su finalizacin,
el Contratista se obliga a entregar al Gestor Administrativo del contrato el paz y salvo firmado por el
propietario, poseedor o tenedor del inmueble, en el cual conste que no ha causado daos en el mismo
que deban ser indemnizados o reparados, o que habindolos causado los ha reparado o indemnizado.

En caso de que el Contratista no acredite que se encuentra en situacin de paz y salvo con el tercero,
el Gestor Administrativo del contrato informar de tal situacin al Administrador, quien podr, previa
verificacin de la inexistencia de embargos judiciales que afecten al Contratista y en tanto esta facultad
se hubiere pactado de manera expresa en el contrato, descontar de los saldos a favor de ste, el valor
acreditado que adeudare al tercero, a fin de girarlo directamente a dicho tercero; lo anterior, sin
perjuicio de la facultad de aplicar las sanciones previstas en el contrato.

4.5 Vinculacin de Mano de Obra

4.5.a Vinculacin de Mano de Obra no Formada y Formada del rea Social de Influencia

Para ejecutar el contrato, el Contratista y sus Subcontratistas se obligan a generar empleo local y/o
regional; para ello, deben seleccionar entre la Comunidad del rea Social de Influencia de ejecucin del
contrato y/o proyecto (en este orden ascendente: corregimiento, municipio y regin) el ciento por
ciento (100%) de la Mano de Obra no Formada y el treinta por ciento (30%) de la Mano de Obra
Formada requerida; lo anterior, en tanto dicha mano de obra exista, tenga las competencias que se
requieran y est disponible.

En los Procesos de Seleccin de Contratistas tramitados por ECOPETROL, por regla general, se deber
incluir el siguiente factor de evaluacin de ofertas; en caso contrario se deber soportar en la etapa de
planeacin la no inclusin del mismo.

El Proponente podr comprometerse en su propuesta (previo anlisis sobre existencia, competencia y
disponibilidad), a generar empleo local y/o regional, contratando un porcentaje superior al 30% de la
Mano de Obra Formada requerida para la ejecucin del contrato entre la Comunidad del rea Social de
Influencia.

Se otorgar puntaje segn la siguiente tabla.

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Porcentaje de Contratacin
de Mano de Obra Formada
Puntaje a asignar en los
Procesos de Seleccin
50% 50 Puntos
75% 70 Puntos
100% 100 Puntos

Si el Contratista seleccionado en el Proceso de Seleccin es aqul que adquiri este compromiso, segn
lo descrito anteriormente, y si durante la ejecucin del contrato no lo cumple, el porcentaje a asignar al
Contratista en la Evaluacin de Desempeo en todos los Criterios de Responsabilidad Social
Empresarial ser de cero (0), independientemente de los porcentajes que hubiere obtenido en los
diferentes aspectos de RSE. Cuando se presente este incumplimiento, considerado por ECOPETROL
como grave, el Gestor Administrativo del contrato deber hacer el reporte respectivo al Administrador,
en razn de las consecuencias previstas en el Procedimiento de Desempeo de Contratistas (ECP-
DEA-P-006) o documento que haga sus veces y para efectos de la aplicacin del rgimen sancionatorio
previsto en el contrato.

Para efectos de identificacin de Hojas de Vida por parte de los Contratistas, aplicarn los instrumentos
definidos por la autoridades regionales (Gobernacin, Alcalda), en coordinacin con las comunidades;
instrumentos que deben atender criterios de legalidad, publicidad, gratuidad, transparencia,
participacin y auditabilidad.

En el marco de la Responsabilidad Social Empresarial, en todos los contratos (distintos de compras) de
duracin igual o superior a seis (6) meses, sin importar su valor, y para cuya ejecucin se requiera
Mano de Obra, el Contratista promover la participacin de personal en entrenamiento, sin experiencia
del rea de Influencia y/o Territorio Social, as:

Vinculacin de 1 Profesional recin egresado menor de 28 aos al momento de la firma del contrato
por cada 25 profesionales contratados de manera exclusiva para el contrato.
Vinculacin de 1 trabajador tcnico, tecnlogo o estudiante menor de 28 aos al momento de la
firma del contrato por cada 40 trabajadores tcnicos o tecnlogos contratados de manera exclusiva
para el contrato.

El trabajador vinculado en entrenamiento recibir el salario de menor clasificacin, tanto si el contrato
corresponde a las Actividades Propias, como No Propias de la Industria del Petrleo.

De igual forma, en estos contratos y para garantizar la formacin del talento humano, se deber
promover planes de formacin tcnica de acuerdo con las necesidades del proyecto o contrato en las
especialidades requeridas.

Si para la ejecucin del contrato, el Contratista requiere contratar quince (15) o mas trabajadores, y
decide no monetizar la cuota de aprendizaje establecida en la Ley 789 de 2002, los aprendices SENA
que debiese contratar debern ser de la Localidad donde se ejecuta el contrato.

En los contratos de ejecucin sucesiva, se debe considerar que la rotacin de trabajadores de Mano de
Obra no Formada sea de cuatro (4) meses en adelante, sin perjuicio de la facultad del Contratista de

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dar por terminado el contrato con justa causa a dicho personal; es importante precisar que el
Contratista define la modalidad de contrato laboral a celebrar.

Cuando por razones de operacin del contrato o condiciones de la regin no sea procedente la
aplicacin de esta rotacin, el Contratista o Subcontratista revisar con la asesora del rea de Gestin
Social de ECOPETROL lo relacionado con la rotacin.

Todo lo expuesto en este numeral aplicar como regla general. Excepcionalmente, cuando por razones
de operacin del contrato o vencimiento de plazos o por insuficiencia de poblacin, sea improcedente la
aplicacin del procedimiento aqu descrito, el Contratista o Subcontratista podr aplicar otras
consideraciones al respecto. No obstante, con el apoyo del rea de Gestin Social se deber validar el
protocolo a seguir.

4.5.b Informe de vinculacin de Mano de Obra Formada y No Formada

En relacin con cada contrato celebrado con ECOPETROL, el Contratista se obliga a reportar, el da
veinticinco (25) de cada mes, la Mano de Obra que vincula con ocasin del contrato, de manera
exclusiva para la realizacin de su objeto (incluyendo informacin de Subcontratistas de ser el caso).
Ese reporte se debe hacer de acuerdo con lo dispuesto en la pgina www.ecopetrol.com.co/
Contratistas / Dimensin Econmica / Normatividad lo cual debe ser diligenciado y enviado al Gestor
del contrato y/o Gestor Laboral del mismo.

El reporte es obligatorio y constituye una condicin para el trmite del pago o pagos a que hubiere
lugar con ocasin del contrato.

Por otra parte, el Contratista debe asegurar que las hojas de vida que entregue a la gestora del
contrato contengan como mnimo la siguiente informacin del trabajador: Nombre y Apellido,
Identificacin, Direccin, telfono, municipio y departamento de residencia, fecha de nacimiento, sexo,
origen tnico, si es discapacitado, si es madre cabeza de familia, nivel de escolaridad y competencias
laborales.

4.6 Gestin Socio Ambiental Responsable

4.6.a Relacionamiento con los Grupos de Inters

Antes de iniciar la ejecucin del contrato, el Contratista debe asegurar el contacto con el personal de
Gestin Social, con el propsito de conocer la percepcin de ECOPETROL sobre las condiciones de la
regin en cuanto a temas sociales, acuerdos regionales y proveedura de bienes y servicios.

El Gestor Administrativo ser el encargado de poner en contacto al Contratista con la Regional de
Gestin Social y dejar constancia de la induccin realizada.

La anterior actividad no releva al Contratista de la responsabilidad que como Proponente tuvo en la
confeccin de su ofrecimiento econmico, por lo que no podr argumentar el desconocimiento de las
condiciones del lugar, aspectos sociales y de orden pblico, disponibilidad de mano de obra local,
medios de comunicacin, facilidades de alojamiento y transporte, como justificacin de incumplimiento
o sustento de reclamaciones por desequilibrio econmico, pues con base en estas consideraciones,

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elabor y formul su propuesta. Tampoco implica que ECOPETROL asuma la vocera en la interrelacin
con las Comunidades e Instituciones, cuyo manejo en todo lo relacionado con la ejecucin del proyecto
o contrato es responsabilidad del Contratista.

De requerirse socializaciones antes de iniciar y/o durante la ejecucin del contrato, estas se realizarn
de acuerdo a lo reglado en el Procedimiento para la Socializacin de Actividades y Proyectos en
Ecopetrol (ECP-DGS-P-001) o documento que haga sus veces.

El Contratista y sus Subcontratistas debern adoptar una actitud de respeto con las Comunidades y
autoridades, y en su relacin con ellas procurarn una solucin pacfica de las diferencias y la
construccin de acuerdos mediante un dilogo abierto y transparente.

El Contratista se obliga a mantener la buena reputacin de ECOPETROL y por ningn motivo debe
responsabilizar a la Compaa por problemas generados por l, o por el incumplimiento de sus
compromisos. Para ECOPETROL sus contratistas cuentan con la suficiente capacidad e idoneidad para
atender los compromisos adquiridos en desarrollo de las obras contratadas.

En concordancia con lo anterior, el Contratista se obliga a asistir a reuniones, conversatorios,
responder solicitudes, quejas y reclamos y atender los dems eventos que se llegaren a presentar y
que puedan afectar la ejecucin del contrato y/o las relaciones con los grupos de inters de
ECOPETROL y el Contratista. Los costos en los que el Contratista incurra para atender este compromiso
no sern objeto de reconocimiento por parte de ECOPETROL.

De ser necesario, ECOPETROL podr exigir al Contratista un plan de comunicaciones con los
trabajadores que vincule, gremios y/o Comunidad que permita asegurar la divulgacin de la ejecucin
del contrato; dicho plan, los avances y cumplimiento de compromisos deben ser entregados al Gestor
Admnistrativo del contrato.

Para los contratos con duracin superior a un (1) ao, el Contratista se obliga a implementar un
sistema para la atencin de quejas y reclamos con el propsito de resolver de forma oportuna y de
fondo las inquietudes que se generen con ocasin de la ejecucin del contrato; para cumplir el anterior
compromiso, el Contratista deber:

1. Contar con un lugar fsico de atencin en el lugar de ejecucin del contrato y divulgar su ubicacin.
2. Entregar un informe semanal de las peticiones y respuestas tramitadas al Gestor Administrativo del
contrato.

Los costos en los que el Contratista incurra para atender estos compromisos no sern objeto de
reconocimiento por parte de ECOPETROL.

En caso de que durante la ejecucin o desarrollo del contrato se materialicen alarmas o eventos
sociales, el Contratista estar obligado a notificar a ECOPETROL en un plazo mximo de dos (2) horas
despus de materializado el evento. Ante la ocurrencia de alarmas o eventos sociales, el Contratista
debe ser el primero en atender dicha situacin (siguiendo el protocolo de comunicaciones de
ECOPETROL), notificando a la Gestora Administrativa del contrato y a Gestin Social.

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El Contratista y sus Subcontratistas debern desarrollar todas sus actividades con un criterio
preventivo, y evitar la generacin de alarmas, incidentes y afectaciones sociales y/o ambientales en las
Comunidades y los territorios donde intervengan con ocasin del contrato. Las alarmas, incidentes y
afectaciones sociales y/o ambientales imputables al Contratista impactarn directamente la evaluacin
de desempeo de ste.

El Contratista deber reportar diariamente (en caso que se presenten) al Gestor Administrativo en el
Formato Informe de Gestin de Incidentes de Entorno Social (ECP-DGS-F-008) o documento que
haga sus veces, las alarmas, incidentes y afectaciones sociales y/o ambientales y dems novedades
que puedan interferir en la normal ejecucin del contrato. Esta informacin ser entregada por parte
del Gestor Administrativo a la Direccin de HSE y Gestin Social.

El Contratista y sus Subcontratistas respondern por los daos materiales que generen en los
territorios del rea Social de Influencia, durante la ejecucin del contrato, tales como daos a las vas,
servicios pblicos, al medio ambiente y a la infraestructura de la Comunidad entre otros.

As mismo, el Contratista y sus Subcontratistas se obligan a responder y estar a paz y salvo con las
entidades territoriales y las Comunidades del rea Social de Influencia del contrato. Los paz y salvos
sern expedidos por la Cmara de Comercio del rea Social de Influencia en los casos en que
ECOPETROL tuviere celebrados con estos entes los convenios respectivos, y la presentacin de los
mismos ser requisito para la realizacin del ltimo pago del contrato.

4.6.b Derechos Humanos

El Contratista y sus Subcontratistas debern conocer y acatar la Gua de Derechos Humanos de
ECOPETROL, al igual que cumplir con la normatividad internacional en cuanto al respeto del Derecho
Internacional Humanitario y los Derechos Humanos. Adems, debern cumplir los diez (10) Principios
del Pacto Mundial de Naciones Unidas, iniciativa de la cual ECOPETROL es signataria.

Si el Contratista viola o no acata la Gua de Derechos Humanos de ECOPETROL, o la normatividad
internacional en cuanto al respeto del Derecho Internacional Humanitario y los Derechos Humanos, el
Gestor Administrativo del contrato informar de tal situacin al Administrador, quien podr sancionar al
Contratista por incumplimiento grave de sus obligaciones; adicionalmente, el porcentaje a asignar al
Contratista en la Evaluacin de Desempeo en todos los Criterios de RSE ser de cero (0)
independientemente de los porcentajes que hubiere obtenido en los diferentes aspectos de RSE; lo
anterior, sin perjuicio de la facultad de aplicar otras sanciones previstas en el contrato.

4.6.c Responsabilidad Ambiental

El Contratista y sus Subcontratistas deben procurar asegurar la implementacin de polticas y
estrategias de responsabilidad ambiental en las reas de Influencia, adicionales a las consignadas en
los Pliegos de Condiciones o Trminos de Referencia. Igualmente, deben reportar al Gestor
Administrativo los incidentes ambientales o novedades que puedan afectar su imagen y/o la de
ECOPETROL, con ocasin del contrato.

El Contratista deber cumplir con la normatividad ambiental vigente, la cual es de su total
responsabilidad conocer as no se mencione en el Pliego de Condiciones o Trminos de Referencia;

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asimismo, debe suministrar los productos y servicios con el menor impacto ambiental posible dentro de
su cadena de produccin, atendiendo a la implementacin de la Estrategia de Contratacin Verde de
ECOPETROL, procurando desarrollar sus productos con tecnologas limpias y, asegurando la
responsabilidad ambiental durante el ciclo de vida del producto.

4.6.d Inversin Social

incluir el siguiente factor de evaluacin de ofertas; en caso contrario se deber soportar, en la etapa de
planeacin, la no inclusin del mismo.

El Proponente se podr comprometer en su propuesta a la generacin de inversin social con cargo a
su utilidad en un porcentaje del valor del contrato.


Porcentaje de
Inversin Social
1% 10 Puntos
2% 20 Puntos
3% 30 Puntos
4% 40 Puntos
5% 50 Puntos


Para la realizacin de la inversin social, el Contratista deber atender las recomendaciones de
ECOPETROL y alinearse con las polticas sociales ejecutadas por las instituciones pblicas o privadas del
rea de Influencia y las comunidades. Para el apoyo en el manejo de esta gestin el Contratista deber
atender la Poltica de Responsabilidad Social Empresarial de ECOPETROL y relacionarse con su Regional
de Gestin Social y el Gestor Administrativo designado para el contrato.

4.6.e Participacin Local

incluir el siguiente factor de evaluacin de ofertas; en caso contrario se deber soportar, en la etapa de
planeacin, la no inclusin del mismo.

CODIGO
ECP-DEA-P-005
Elaborado
30/10/2012
Versin: 5

Plantilla 010
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regulacin vigente.
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Tratndose de Proponentes Conjuntos si uno de sus integrantes es un Proveedor Local con participacin
de mnimo 20%.


Participacin Local
Proponente Conjunto sin
participacin local
0 Puntos
Proponente Conjunto
con participacin local
50 Puntos


4.6.f Vinculacin de Personal

ECOPETROL en los Procesos de Seleccin de Contratistas regla como factor de desempate de ofertas la
vinculacin de personal discapacitado, madres cabeza de familia, hroes de la patria y personas en
situacin de desplazamiento y/o en proceso de reintegracin.

4.6.g Desarrollo de Proveedores

El Contratista procurar desarrollar proveedores del rea Social de Influencia donde se ejecutan los
contratos. Para ello y de ser necesario, ECOPETROL dar a conocer al Contratista su Programa de
Desarrollo de Proveedores.

4.7 Evaluacin de Desempeo de Contratistas

La Evaluacin de Desempeo de Contratistas se efecta conforme al Procedimiento de Desempeo de
Contratistas (ECP-DEA-P-006) o documento que haga sus veces, que incluye la medicin del criterio
de Responsabilidad Social Empresarial.

4.8 Autoridad Funcional

La autoridad funcional sobre el Procedimiento de Responsabilidad Social Empresaria en la Contratacin
y Subcontratacin es la Direccin Estratgica de Abastecimiento o quien haga sus veces, a excepcin
de los temas laborales en los cuales la autoridad funcional es la Vicepresidencia de Talento Humano.

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5. CONTINGENCIAS

En caso de no funcionar el habilitador tecnolgico SAP para el reporte de Mano de Obra de Contratistas,
la informacin ser procesada y almacenada en un equipo compartido de la red de ECOPETROL.

RELACIN DE VERSIONES

Documento Anterior
Versin Fecha Cambios
1 23/12/2008 Emisin del documento
2 26/05/2010
El documento pasa a ser Procedimiento, se incluyen y ajustan definiciones,
se ajusta el proceso descrito referente a la Subcontratacin y empleo, se
incluye el relacionamiento con los grupos de inters, se incluye numeral de
Derechos Humanos y Practicas Socialmente responsables.
Se cambio el tipo documental de Directriz por Procedimiento teniendo en
cuenta el Procedimiento de elaboracin y control de documentos vigente.
3 02/10/2011
Se incluye nuevo proceso de reporte de mano de obra de contratistas, se
elimina el formato de Control de la Subcontratacin, se incluye definicin de
Empleo Regional y Local entre otras. Por otro lado en esta nueva versin se
asigna una nueva codificacin debido a que el documento pertenece al
gobierno de Abastecimiento (antes ECP-DAB-P-054).
4 27/08/2012
Actualizacin de plantilla y asignacin de nuevo cdigo (antiguo cdigo ECP-
VST-P-003).
5 30/10/2012
Cambio en los criterios para acreditar Mano de Obra Local (Ley 1551 de
2012) y en las reglas de contratacin de Mano de Obra Local Formada (30%
obligatorio).
Se incluye asignacin de puntaje el los Procesos de Seleccin por
contratacin de Mano de Obra Formada, Inversin Social en la regin y
creacin de Proponentes Conjuntos con proveedores locales.
Se hace extensiva la poltica de Contratacin Local de Bienes y Servicios a
los contratistas.
Se incluye el criterio de la Ley de Primer Empleo y de contratacin de
Mipymes.

Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la
dependencia responsable:
Elabor: Santiago Lombana Indaburu
Telfono: 2345000 Buzn: evaluacion.proveedores@ecopetrol.com.co
Dependencia: Direccin Estratgica de Abastecimiento

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