Introduccin 1-54

Introduccin 2-54


Introduccin 3-54
Lecci n 1
Hi st ori a

Los principales hitos en la historia de SAP como compaa de software son:
1972. Fundacin. Cinco antiguos empleados de IBM fundan la compaa SAP en
Alemania con el objetivo de desarrollar un software para la gestin en tiempo real
de los procesos de negocio.
1973. SAP R1. Se libera el primer producto SAP, conocido como R1, que cubre
principalmente la funcionalidad del rea de la contabilidad.
1977. La confirmacin. La compaa mueve su sede a su localizacin actual en
Waldorf. Consiguen implantar su software en compaas no alemanas, se inicia la
internacionalizacin del producto.
1979. SAP R/2. Sigue el desarrollo y mejora del software. Gracias a un intenso
trabajo con bases de datos IBM y en el control de dilogo, aparece una nueva
versin, el SAP R/2 que se basa en la arquitectura mainframe.
1984. La evolucin. El crecimiento y xito de la compaa contina. SAP R/2 es
continuamente ampliado con nueva funcionalidad de negocio (mdulos).
1987. Nueva rea de consultoria. El crecimiento del producto sigue, lo empiezan
a usar compaas de tamao medio, esto permite abrir una nueva rea de negocio
basada en la consultora de soporte a sus clientes. Se empieza a desarrollar el SAP
R/3.
1990. La expansin. Se da un nuevo empuje a la internacionalizacin del
producto con nuevas subsidiarias en Austria, Suecia, Dinamarca, Italia y Estados
Unidos. Los crecientes ingresos son reinvertidos en la continua ampliacin de SAP
R/2 y en desarrollar el nuevo SAP/R3.
1991. SAP R/3. Se presenta el nuevo producto SAP R/3. Se trata de una
evolucin de SAP R/2 a la arquitectura cliente/servidor, unificando las interfases
grficas, utilizando bases de datos relacionadas de forma integrada y permitiendo
su ejecucin en computadores de distintos proveedores (no solo IBM).
1992. El despegue de R/3. Tras la exitosa instalacin de R/3 en algunas
compaas se procede a la comercializacin de SAP R/3, esto implica un rpido
crecimiento. Aparecen compaas independientes que dan soporte de consultora en
la instalacin de SAP R/3.
1999. mySAP.com. Se inicia la estrategia mySAP.com que significa una revisin
de la estrategia y rango de productos integrando el software existente de ERP (SAP
R/3) con las nuevas tecnologas Web y el e-commerce.
2000. Lder mundial. SAP se convierte en el lder mundial de software de gestin.
Con ms de 10 millones de usuarios, 36.000 instalaciones y 1.000 partners, SAP se
convierte en la tercera compaa de desarrollo de software del mundo.
2003. mySAP ERP. Se sustituye la estrategia mySAP.com por el concepto mySAP
Bussiness Suite. Se introduce una nueva solucin ERP, mySAP ERP.
2004. La evolucin contina. Se entrega la primera versin de SAP Netweaver,
la nueva base y plataforma de integracin en la que en un futuro se basarn todos
los productos SAP.

Introduccin 4-54



Evolucin en clientes, empleados y beneficios.

SAP en la actualidad
Software estndar vs. Software a medida.
Tras la continua introduccin y evolucin de los sistemas de gestin empresarial
durante 30 aos, la situacin a principios de los 90 es la siguiente:
Los diferentes departamentos de gestin de la organizacin usan distintas
aplicaciones informticas desarrolladas a medida, la integracin entre stas es
compleja y consume muchos recursos (interfases, control de errores, retraso en la
comunicacin de datos,....).
Una situacin como sta obligaba a los departamentos de TI a incurrir en grandes
costes de mantenimiento, evolucin y operacin.
Los sistemas estndares de gestin de negocio (como SAP R/3) son sistemas que
se desarrollan para dar respuesta a esta problemtica.
SAP R/3 como lder de los productos ERP ofrece las siguientes caractersticas y
ventajas a las organizaciones que lo usan:
Exhaustivo: El sistema R/3 engloba la prctica totalidad de los procesos de gestin
de la empresa.
Integrado: Las funcionalidades de las distintas reas de negocio estn integradas
en tiempo real en un mismo sistema y base de datos. Se reducen as los costes de
interfase y el retraso en el flujo de la informacin entre reas.
Abierto: Se puede implantar bajo distintos sistemas operativos y bases de datos.
Actualizado: Dos de los grandes problemas de los ltimos aos como han sido el
efecto 2000 y el Euro, al usar SAP no existan ya que es responsabilidad del
proveedor el mantenimiento y la evolucin del producto. Adicionalmente, SAP
garantiza una constante actualizacin del software para incorporar las ltimas

Introduccin 5-54
estrategias y tendencias de las TI (EDI, Data Warehouse, java, Midleware, XML,
comerci electrnico....).

Software Enterprise Resource Planning puesto al da.
Con el software ERP, SAP se ha convertido en un estndar mundial, inicialmente
con la versin host SAP R/2, posteriormente con la versin cliente/servidor SAP
R/3. Con el desarrollo de la plataforma SAP R/3 (el SAP basis) se ha seguido
evolucionando primero con SAP R/3 Enterprise y en estos momentos con la
implantacin de SAP Netweaver como plataforma comn para la solucin ERP y el
resto de soluciones de SAP.


Evolucin del ERP SAP (de SAP R/3 hacia MySAP ERP)

Introduccin 6-54
Lecci n 2
Lenguaj e ABAP

El ABAP Workbench es un entorno integrado de desarrollo de aplicaciones. Entre
otras funciones soporta el desarrollo, debugging y administracin de aplicaciones
escritas en ABAP. Tambin permite la definicin, creacin y administracin de
tablas y otros elementos de la base de datos.

El lenguaje ABAP.
ABAP (Advanced Business Application Programming) es un lenguaje de
programacin de 4 generacin desarrollado por SAP y orientado al desarrollo de
aplicaciones de gestin. La mayora de las aplicaciones de un sistema SAP estn
escritas en ABAP. Un programa ABAP est formado por sentencias individuales,
cada sentencia comienza con una palabra clave y finaliza con un ..
En ABAP habitualmente se usan comandos de OPEN SQL para acceder a la Base de
Datos. Esto consiste en un conjunto de sentencias ABAP que permiten el acceso a la
base de datos central del sistema SAP, independientemente de la marca o
caractersticas tcnicas de la base de datos, esto es, las aplicaciones desarrolladas
con ABAP son independientes de la base de datos usada en la instalacin SAP.
Algunas de las principales caractersticas del lenguaje ABAP son:
Multilenguaje. Todos los elementos de texto usados en un desarrollo
admiten traduccin para su uso en ms de un lenguaje.
Entorno intuitivo y simple para el desarrollo de interfases grficos de usuario
(pantallas, en lenguaje ABAP dynpros).
Programacin orientada a objetos (ABAP objects).
Independiente de plataforma (usando OPEN SQL).
Acceso eficiente a estructuras de datos.
Es un lenguaje estructurado orientado a eventos. Es decir no es un clsico lenguaje
de programacin con estructura lineal (TOP-DOWN), sino que la secuencia de
instrucciones depende del cumplimiento de una condicin o evento.
Entre las distintas aplicaciones que se pueden desarrollar con este lenguaje se
encuentran:
Reporting (Clsico e interactivo).
Programacin de dilogo o Transacciones. (Diseo de superficies CUA y
diseo de pantallas).
Otras aplicaciones. (Interfaces, Batch Input, Formularios SAP Script,
programas de comunicaciones...etc).


Introduccin 7-54
Principales herramientas del ABAP Workbench.
Como ya hemos dicho usaremos el ABAP Workbench para escribir los programas de
las aplicaciones SAP. El ABAP Workbench consiste en una serie de herramientas
grficas para el desarrollo de programas. A continuacin nombraremos las ms
utilizadas:
Editor ABAP (transaccin SE38) para escribir programas ABAP.
Diccionario ABAP (transaccin SE11) para definir tablas, elementos de
datos, estructuras y dems.
Screen Painter (transaccin SE51) para crear interfases grficas de
usuario.
Function Builder (transaccin SE37) para crear y gestionar mdulos de
funciones. Un mdulo de funciones encapsula cdigo ABAP utilizable en ms
de un programacin ayuda de parmetros de entrada y salida.
ABAP debugger la herramienta se puede lanzar junto con cualquier report
o transaccin y permite seguir paso a paso la ejecucin para validar el
contenido de variables y la lgica de ejecucin.

Acceso al cdigo ABAP de SAP.
SAP entrega el cdigo ABAP de todos sus programas. Los desarrolladores pueden
visualizar este cdigo y usarlo como ejemplo o modelo para sus propios desarrollos.
Desde cualquier aplicacin SAP se puede acceder al cdigo desde la opcin de men
Sistema -> Status. Con esta opcin nos aparece un pop-up con el nombre tcnico
de los programas, pantallas, tablas afectadas y con doble-click podemos acceder a
la herramienta Workbench correspondiente donde podremos visualizar el cdigo
desarrollado por SAP.

Acceso a cdigo SAP

Introduccin 8-54
Lecci n 3
Versi ones (3. 0, 4. 0, 4. 5, et c. )

Como ya hemos visto en el breve resumen de la historia de SAP, el ERP de SAP ha
evolucionado en el tiempo aadiendo nuevas funcionalidades y adaptndose a las
nuevas arquitecturas.
As, R/1 que empez cubriendo slo la contabilidad y trabajando en entorno DOS
evolucion hacia SAP R/2 con la funcionalidad completa (contabilidad, logstica,
recursos humanos,...) y en entorno mainframe. La siguiente evolucin fue hacia
SAP R/3 en entorno cliente servidor. Cada evolucin lleva parejo un cambio de
nombre y, de hecho, de producto. Dentro de cada producto se van liberando
versiones sucesivas, cada nueva versin incorpora correcciones de errores
detectados as como mejoras en la funcionalidad ofertada.
Es importante para una empresa que decide instalar software SAP conocer qu
versin esta disponible, hasta cundo lo estar y cmo se mantendr el software
por parte de SAP.
El Ramp-up.
Ramp-up es el nombre que se da a la fase de introduccin de un nuevo producto o
versin de uno existente.
El software en esta fase se puede usar de manera productiva.
Solo esta disponible el nuevo lanzamiento para un conjunto de clientes que estn
de acuerdo con SAP en instalar y evaluar el nuevo producto/versin. SAP se
compromete a dar un soporte intensivo a estos clientes.
Las implementaciones que se realizan durante la fase de Ramp-up son usadas para
detectar errores y aadir funcionalidades necesarias.
Mantenimiento de software por parte de SAP.
Cada instalacin de SAP lleva parejo un contrato de mantenimiento del software.
Este contrato incluye Support Packages, lo cuales son entregados por SAP
peridicamente. Los Support Packages solucionan errores detectados en la actual
versin, estos Support-Packages son entregados regularmente por SAP. En la
siguiente pgina Web de SAP Service Marketplace http://service.sap.com/ocs-
schedule podemos encontrar una lista completa de los disponibles.

As, la evolucin del software SAP se realiza mediante Support Packages y con el
lanzamiento de nuevas versiones, tambin en SAP Service Marketplace
http://service.sap.com/releasestrategy podemos encontrar el plan de entrega de
versiones de SAP.


Introduccin 9-54
Estrategia de mantenimiento



Estrategia de mantenimiento para SAP R/3.

La estrategia ofrecida por SAP en todos sus productos desde 2004 se resume en el
concepto 5-1-2. As, en cualquier versin SAP se compromete a dar 5 aos de
soporte con el coste standard, un ao ms con un coste aadido adicional del 2% y
si es necesario dos aos adicionales con un coste aadido adicional del 4%.



Introduccin 10-54


Introduccin 11-54
SAP R/3 trata de dar respuesta a todas las necesidades de gestin de una empresa.
Esta funcionalidad esta separada en mdulos o reas de negocio. Las tres
principales son: Logstica, Finanzas y Recursos Humanos. Estos mdulo, dada su
complejidad se dividen a su vez en submdulos.

En el sistema SAP R/3 cada mdulo y submdulo se identifica con una abreviatura
de dos letras.
Cada mdulo tiene sus propias tablas en la base de datos comn, elementos
organizativos necesarios para definir la estructura de la empresa desde el punto de
vista del mdulo correspondiente y la funcionalidad de negocio.

Introduccin 12-54
Lecci n 1
Est ruct uras organi zat i vas de una empresa

SAP proporciona un conjunto de elementos organizativos que permiten reflejar la
realidad organizativa de la compaa.
Estos elementos organizativos son bsicos en cada una de los grandes mdulos
(Finanzas, Logstica y Recursos Humanos), a continuacin veremos los ms
representativos:

Cliente (Mandante):
Podemos definir el mandante de una forma sencilla como una divisin tecnolgica
de la base de datos a la que acceden los usuarios, ejemplificando, quiere decir que
dos usuarios podran trabajar sobre la misma tabla accediendo a un cliente con el
mismo cdigo sin interferir uno con otro en ningn momento debido a que los datos
de cada uno, an siendo del mismo tipo y con el mismo cdigo, no seran los
mismos al pertenecer a diferentes mandantes. No obstante y, aunque la mayora de
datos en SAP son dependientes de mandante, existen en SAP datos comunes a
todos los mandantes en parametrizaciones de la empresa. Son datos con los que
hay que tener un especial cuidado debido a que son accesibles desde cualquier
mandante. Vulgarizando el concepto tambin podramos utilizar el mandante para
diferenciar agrupaciones de sociedades financieras que pertenecen a mi empresa
mediante la utilizacin del mismo mandante por parte de todas ellas.
Sociedad:
La sociedad representa una entidad jurdica independiente dentro de la
organizacin. La sociedad define la visin legal de la compaa a nivel nacional,
define el calendario fiscal, la moneda local y los requerimientos legales de
reporting:
Libro diario, balance de sumas y saldos, libro de IVA.
Modelos 110, 111, 915, 190 sobre IRPF.
Modelo 347 sobre volumen anual de operaciones.
Modelo 349 sobre compras y ventas intracomunitarias.
Intrastat.
Es el elemento organizativo central dentro del mdulo de finanzas. De l cuelga
toda la estructura organizativa Logstica.

Divisin:
La divisin es una unidad organizativa de Finanzas que corresponde a un rea de
actividad delimitada de la empresa o a un rea de responsabilidad de la empresa.
Es decir dentro de una Sociedad se pueden diferenciar n negocios diferentes
mediante el uso de la divisin.

Sociedad CO.

Introduccin 13-54
La sociedad CO es una unidad organizativa de Finanzas que estructura la empresa
desde el punto de vista de la contabilidad de costes.
Una sociedad CO puede tener asignadas una o varias sociedades.
- Relacin 1:1
La contabilidad de costes se efecta por separado para cada sociedad. La
vista contable coincide con la vista analtica.
- Relacin 1:n
Se efecta una contabilidad de costes multisociedades. Todos los datos
relevantes para la contabilidad de costes se agrupan en una sociedad CO
compartida y se encuentran a disposicin para las imputaciones y
evaluaciones. La vista de contabilidad de costes y la vista contable no
coinciden en este caso.

Centro:
Es el elemento organizativo central dentro del mdulo de logstica, es una unidad
organizativa fsica, es decir, tiene una direccin, idioma, etc, se realizan tareas de
produccin, aprovisionamiento, mantenimiento, planificacin y ventas. Un centro
representa un centro de produccin (factora) o una sucursal dentro de una
empresa.
El centro se asigna nicamente a una sociedad; una sociedad puede poseer varios
centros; varios almacenes, en los que se gestionan stocks de material, pueden
formar parte de un mismo centro; un centro y un sector tienen asignada
nicamente una divisin; un centro puede ser asignado a varias combinaciones de
organizacin de ventas/canal de distribucin; un centro puede tener varios puestos
de expedicin; un puesto de expedicin puede ser asignado a varios centros un
centro puede ser definido como centro de planificacin del mantenimiento.
A nivel de Activos Fijos se utiliza para indicar el emplazamiento de estos.

Sector:
Posibilidad de agrupar materiales, productos o servicios. Por mediacin del sector,
el sistema determina el rea de ventas y la divisin a las que se ha asignado un
material, producto o servicio. Un material puede pertenecer a un nico sector.

Almacn:
Un almacn es el lugar donde est depositado fsicamente el stock dentro de un
centro.
Dentro de un centro puede haber uno o varios almacenes (Almacn de materia
Prima, Almacn de producto Terminado), un almacn tiene una denominacin y
como mnimo una direccin. Es posible almacenar datos de material especficos de
almacn. A nivel de almacn los stocks se gestionan slo cuantitativamente y no en
base al valor el inventario se efecta a nivel de almacn. Un almacn puede ser
asignado a un nmero de almacn en la gestin de almacenes (WM).

Introduccin 14-54
rea de Ventas:
Es el elemento organizativo central dentro del rea comercial y gestiona las ventas
(Ofertas, Pedidos, Entregas y Facturas) a los clientes. Est formada por:
Organizacin de Ventas: jurdicamente, una organizacin de ventas est
integrada en una nica sociedad FI; uno o varios centros pueden pertenecer
a una organizacin de ventas; un mismo centro puede pertenecer a varias
Organizaciones de Ventas dentro de una organizacin de ventas se pueden
definir datos maestros propios; una organizacin de ventas puede tener, por
lo tanto, datos maestros propios de material y de clientes, as como
condiciones y una determinacin de precios tambin propias.
Canal de Distribucin: permite la entrega de la mercanca o prestacin de
servicios. Un ejemplo tpico de canal de distribucin es Comercio al por
mayor, al por menor o venta directa al pblico. Un canal de distribucin
puede estar asignado a varias organizaciones de ventas.
Sector: Se defini anteriormente.

Puesto de Expedicin:
Lugar en el que se tratan las entregas. Puede tratarse de un lugar fsico (p. ej., un
almacn o un grupo de rampas de carga) o de una agrupacin lgica (p. ej., un
grupo de personas encargadas de llevar a cabo las actividades de expedicin).

rea de Compras:
Elemento organizativo de aprovisionamiento externo (Compras), est formado por:
Organizacin de Compras: La organizacin de compras es una unidad
organizativa que procura artculos y negocia condiciones generales de precio
de compra con los proveedores. Es responsable de todas las transacciones
de compras en la empresa (Solicitudes de Pedido, Ofertas, Pedidos Abiertos,
Pedidos, Verificacin de Facturas).
Grupo de Compras: Un grupo de compras corresponde a un encargado de
compras o a un grupo de encargados de compras que realizan las
operaciones de compra siguientes, aprovisionar determinados artculos o
mercancas. Actuar de contacto para proveedores

Divisin de personal:
Es el elemento central en la clasificacin de los empleados en la organizacin. A
nivel de divisin de personal se definen los posibles horarios, convenios, normativa
de acceso que los empleados tendrn.

Datos maestros
En SAP, los datos maestros son creados centralmente y estn disponibles para
todos los mdulos, aplicaciones y usuarios autorizados.
La grabacin centralizada garantiza que los datos son siempre consistentes,
actualizados y libres de redundancias.

Introduccin 15-54
Los datos maestros incorporan aspecto organizativos en su informacin que
permiten que un mismo datos maestro tenga distintos valores en algunos de sus
atributos en funcin del elemento organizativo en cuestin (sociedad, centro,....).
La integracin de todos los datos maestros (clientes, materiales,....) en una nica
base de datos consigue que la cuestin de la redundancia de datos no sea un
problema y que la integridad este garantizada.
Todos los mdulos pueden usar los datos almacenados, as desde el modulo de
logstica se pueden consultar y usar datos maestros de los empleados (por ejemplo
mecnicos en una orden de mantenimiento).
Resumiremos brevemente los principales Datos Maestros, hay datos maestros que
pueden pertenecer a varios mdulos:
Maestro de Materiales: se compone de varias vistas,
o Datos base, indicaremos la Unidad de Medida, Sector, n antiguo
o Vista de compras, indicaremos para que centro se va a comprar,
unidad de medida de compra
o Vista de almacn, almacn donde se cuantificar el stock, gestin de
lotes, ubicacin
o Vista de contabilidad, valoracin fija o variable, categora de
valoracin para la determinacin automtica de cuentas.
o Vistas de Ventas, Organizacin y Canal de Distribucin, Centro,
Unidad de Medida de Venta, indicadores de impuestos de material,
grupos de imputacin para la determinacin automtica de cuentas
de ingreso.
o Vistas de Planificacin de Necesidades, Grupo de planificacin,
gestin de aprovisionamiento, punto de pedido, stock de seguridad.
o Pronstico: Periodos y reglas de clculo para planificacin por
consumos.
o Textos de Compras y Ventas.
o Unidades de conversin, EANs,..
Maestro de Clientes y Proveedores:
o El sistema tiene una clasificacin denominada Grupo de Cuentas a la
que se asignan los Deudores y Acreedores en funcin de
determinadas caractersticas de estos.
o Se dan de alta en la Sociedad como Deudores y Acreedores, con sus
datos de direccin, comunicacin, datos fiscales, cuenta asociada en
el libro de mayor, vas de pago, datos bancarios,
o Se dan de alta como Clientes o Proveedores en una o varias reas de
Ventas o Compras respectivamente, se negocian diferentes
condiciones de pago.
o Las funciones de interlocutor determinan quien solicita una
mercanca, donde va destinada, quien emite una factura.
Maestro de Cuentas del Libro de Mayor: se definen las cuentas de la
contabilidad financiera, indicando el grupo de cuentas, (por ejemplo si es de
gasto, si lleva IVA, si es de existencias) si la cuenta es de Balance o de

Introduccin 16-54
Beneficios. Si es relevante para la gestin de partidas abiertas, si solo se
contabiliza automticamente (por ejemplo las existencias se contabilizan
mediante la integracin de los mdulos logsticos con el financiero).
Clases de Coste en la Contabilidad Analtica: Las Cuentas de Beneficios se
definen a su vez en la contabilidad analtica de costes, son posiciones de
plan de cuentas relevantes para el clculo de costes. Pudiendo proponer una
imputacin a Centros de Coste y Ordenes (seguidamente hablaremos de
ello).
Centros de Coste: Es la unidad organizativa, dentro de una sociedad CO,
que representa un emplazamiento claramente delimitado donde se producen
costes. Se puede crear el sector organizativo partiendo de puntos de vista
funcionales, relativos a liquidaciones, relativos a actividades, espaciales y/o
relativos a la responsabilidad, por ejemplo un Centro Logstico puede ser a
su vez un Centro de Coste, este pertenece a una Sociedad CO y se puede
asignar a una nica Divisin.
Los centros de coste se utilizan para la imputacin diferenciada de gastos
generales en actividades organizativas basadas en la utilizacin de las reas
relevantes (funcin de determinacin de costes) y para la contabilidad de
costes diferenciados producidos en una organizacin (funcin de la
contabilidad de costes).
Es posible asignar clases de actividad a un centro de coste. stas dividen las
actividades concretas que se pueden producir en un centro de coste.
rdenes CO: Las rdenes CO se utilizan generalmente para planificar,
agrupar y liquidar los costes de trabajos y tareas internos. El Sistema SAP
permite controlar las rdenes CO a lo largo de todo el ciclo de duracin;
desde la creacin inicial, pasando por la planificacin y contabilizacin de
todos los costes reales, hasta la liquidacin final y el archivo.
Activos Fijos: El componente de Contabilidad de activos fijos (FI-AA) se
utiliza para gestionar y supervisar activos fijos con el Sistema R/3 de SAP.
En la Gestin financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del
libro mayor de FI, suministrando informacin detallada sobre los
movimientos relacionados con activos fijos.
Registro Info de Compras: Su funcin es la de servir como fuente de
informacin para Compras. El registro info de compras (tambin conocido
con la forma abreviada "registro info") contiene informacin sobre un
material especfico y un proveedor que suministra el material. Por ejemplo,
se guarda la determinacin de precio actual del proveedor en el registro
info.
El registro info permite a los encargados de compras determinar
rpidamente:
o Los materiales que han sido ofrecidos o suministrados anteriormente
por un proveedor especfico.
o Los proveedores que han ofrecido o suministrado un material
especfico.

Introduccin 17-54
Condiciones de Precio de Venta: Mediante las condiciones de venta se
determina el precio de venta, descuentos, promociones, impuestos, a un
Cliente en funcin de mltiples combinaciones, siendo el rea de Ventas la
principal caracterstica.

Introduccin 18-54
Lecci n 2
Fi nanzas: FI, CO, TR



Finanzas lo componen los mdulos de gestin financiera, controlling y
tesorera.
Gestin Financiera
Contabilidad general, Cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos son
las tres reas que componen el ncleo del mdulo de Gestin Financiera. Mediante
este mdulo nos encargamos de la contabilidad financiera de la empresa, es decir,
recogemos todos los hechos econmicos relevantes para la elaboracin del informe
de balance de cuentas y cuenta de resultados. Estos informes o estados
financieros deben de mostrar el estado real de la estructura econmica de la
empresa, por esta razn el mdulo de Gestin Financiera recoge mediante apuntes
contables todos los hechos del resto de mdulos de SAP que puedan modificar la
elaboracin de estos informes. Podemos deducir entonces que es un mdulo
nuclear y fuertemente integrado con el resto.

Un ejemplo clarificador de integracin con el mdulo de Gestin Financiera podra
ser la facturacin de pedidos de venta entregas de material hacia un cliente, este
hecho econmico sera relevante para finanzas ya que por una parte una venta
implica la salida de la mercanca que se vende(disminucin de stock en la entrega,
mediante la determinacin automtica de cuentas de MM (a travs de la Categora
de Valoracin del Material el sistema minora las existencias) y por otra el aumento
de los ingresos por dicha venta (determinacin automtica de cuentas de ingresos,
en funcin del Grupo de Imputacin del Material), por tanto un apunte contable
desde ventas hacia finanzas es inevitable.

Introduccin 19-54

Los procesos ms importantes del rea de Gestin Financiera son: El registro de
asientos contables, procesos de compensacin, mantenimiento de datos
maestros de clientes y proveedores junto con la gestin de pagos, el registro
manual de facturas de gastos o ingresos junto con la entrada o salida de
pagos, los procesos peridicos de cierre que permiten elaborar el balance de
cuentas y cuenta de resultados y la gestin de los activos fijos que dispone la
empresa.

Contabilidad General
Registra los hechos econmicos a nivel general de la empresa con el fin de conocer
su situacin patrimonial y cumplir con las disposiciones legales. Los procesos
principales del rea de contabilidad general son los siguientes
El libro mayor de Gestin financiera posee las siguientes caractersticas:
Libre eleccin de nivel: grupo de empresas o sociedad GL
Contabilizacin automtica y simultnea de todas las posiciones de libro
auxiliar en las correspondientes cuentas de mayor (cuentas asociadas)
Actualizacin simultnea de las reas del libro mayor y contabilidad de
costes
Evaluacin en tiempo real y gestin de informes sobre los datos actuales de
contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, balances con
diferentes versiones de balances y anlisis adicionales.
Bsicamente, el libro mayor sirve como registro completo de todas las operaciones
contables. Se trata de la referencia actualizada y centralizada relativa a la
presentacin de cuentas. Una operacin individual real se puede verificar en
cualquier momento en tiempo real mediante la visualizacin de los documentos
originales, las partidas individuales y las cifras de movimientos en diferentes
niveles.

Integracin de la contabilidad general


Introduccin 20-54
Registro de apuntes contables
Utilizados para generar el Balance y la Cuenta de Prdidas y Ganancias. Por
consiguiente, durante todo el ejercicio, los hechos que afectan al balance y/o a
la cuenta de resultados deben anotarse empleando asientos contables, como
por ejemplo Contabilizacin de Caja/Bancos, Contabilizacin de Gastos,
Contabilizacin de Ingresos, Contabilizacin de Nmina y Seguros Sociales,
Contabilizacin general.

Procesos de compensacin
Procedimiento de agrupacin de varios documentos para los que queremos
establecer una relacin de algn tipo.

Procesos de cierre de perodos


Proceso de cierre del mes

Los procesos de cierre del rea de finanzas afectan al normal funcionamiento
del resto de mdulos para poder cumplir con el requerimiento principal de
finanzas: la elaboracin de un balance y una cuenta de resultados que
reflejen fielmente el estado de la empresa. De entre los procesos a realizar
podemos destacar:

Declaracin de IVA
Valoraciones
Liquidaciones
Amortizaciones
Valoracin de la moneda extranjera
Reconciliacin de documentos
El departamento de Finanzas determina cuando abrir y cerrar periodos para
que los usuarios puedan contabilizar o no en ciertos perodos, esto garantiza
la fiabilidad del Balance.

Introduccin 21-54

Cuentas a pagar
El principal objetivo que pretende cubrir el mdulo de Cuentas a Pagar es el
registro de los hechos econmicos relacionados con proveedores y
acreedores, la gestin de pagos a los proveedores y la obtencin de los
informes oficiales.
Las funciones principales que cubre el mdulo de Cuentas a Pagar son las
siguientes:
Mantenimiento de datos maestros de proveedores
Registro de facturas, cargos y abonos, anticipos.
Gestin de los pagos
o Pagos Manuales al contado
o Pagos parciales
o Pagos mediante efectos
o Programa de pagos automticos
Informes

En caso de Proveedores las facturas se contabilizan a travs del verificacin
de factura logstica de MM, es decir en base al Pedido de Compras y la
recepcin de la mercanca pedida el sistema genera un apunte contable de la
factura recibida en base a los precios acordados y la cantidad recibida. El
sistema asegura de esta manera no duplicar facturas y conciliar diferencias
de precio, de esta manera tenemos una partida abierta. Las Condiciones de
Pago, Va de Pago, etc vienen heredadas del Maestro de Proveedores.

En caso de Acreedores la factura o abono se registra de forma manual,
indicando la cuenta del Acreedor, la cuenta de contrapartida, los impuestos
los puede determinar el sistema de forma automtica o manual.

Mediante la Contabilizacin de Pagos Manuales se compensa una partida
abierta de un Acreedor quedando saldada esa deuda con este.

El programa automtico de Pagos permite pagar a determinados Acreedores
de una sociedad en funcin de la Va de Pago las deudas pendientes en el
da seleccionado, compensando automticamente todas las partidas abiertas
de estos.

Existen varios informes que me permiten visualizar las partidas abiertas,
compensadas, saldos etc. De estos acreedores.

Introduccin 22-54

Cuentas a cobrar
Las funciones principales que cubre el mdulo de Cuentas a Cobrar son las
siguientes:

Mantenimiento de datos maestros de clientes
Registro de facturas, cargos y abonos
Gestin de los cobros al contado y mediante efectos
Gestin de impagados
Informes

El caso de Clientes las facturas se contabilizan desde el Mdulo de Ventas
SD, bien en base a un pedido, un pedido abierto o una entrega, el sistema
generar las facturas en base al acuerdo de precios acordado con el cliente
en la Condiciones de Ventas as como los descuentos, mediante la
determinacin de cuentas de ingreso y en base a la Organizacin de Ventas,
Centro, Grupo de Imputacin de Material el sistema determina las cuentas
de ingreso/descuentos y adems la lnea de impuestos. Se genera una
partida abierta al deudor.

En el caso de deudores el asiento se realizar de forma manual.

Mediante la Contabilizacin de Cobros Manuales se compensa una partida
abierta de un Deudor quedando saldada esa deuda con este.





El programa automtico de cobros permite realizar el cobro de por ejemplo
recibos domiciliados de una sociedad en funcin de la Va de Pago las deudas
pendientes en el da seleccionado, compensando automticamente todas las
partidas abiertas de estos.

Existen varios informes que me permiten visualizar las partidas abiertas,
compensadas, saldos etc. de estos deudores.


Introduccin 23-54

Activos Fijos


mbito de anlisis del mdulo de activos fijos
Como resultado de la integracin en el Sistema R/3, la Contabilidad de
activos fijos (FI-AA) transfiere directamente datos a otros componentes del
Sistema R/3 y desde otros componentes del mismo. Por ejemplo, es posible
contabilizar directamente desde el componente Gestin de materiales (MM)
a FI-AA. Cuando un activo fijo se adquiere o es de produccin propia, se
puede contabilizar directamente la recepcin de facturas, la entrada de
mercancas o la toma del almacn, a activos fijos en FI-AA. Al mismo
tiempo, se puede transferir la amortizacin y el inters directamente a los
componentes de Gestin financiera (FI) y Controlling (CO). Desde el
componente Mantenimiento (PM), se pueden liquidar actividades de
mantenimiento que requieran capitalizacin a activos fijos.
La gestin de los activos fijos tiene por objetivo la valoracin de los activos
fijos recogidos en el inventario de la organizacin. Asimismo desde este
mdulo se realizan operaciones de alta, baja y traslado de los mismos.
El principal objetivo que pretende cubrir el mdulo de Gestin de Activos
Fijos es el siguiente:

Registro del inmovilizado de la empresa
Clculo de la depreciacin
Cuadros de Activos Fijos.


Introduccin 24-54
Controlling
El Controlling le proporciona la informacin para facilitar las decisiones de gestin.
Facilita la coordinacin, el control y la optimizacin de todos los procesos en una
empresa. Esto implica registrar tanto el consumo de los factores de fabricacin
como los servicios suministrados por una empresa.
Adems de documentar sucesos reales, la tarea principal del Controlling es la
planificacin. Puede determinar desviaciones mediante la comparacin de datos
reales con datos de plan. La determinacin de dichas desviaciones permite
controlar flujos empresariales.
Las cuentas de explotacin, como la que corresponde al clculo del margen de
cobertura, se utilizan para controlar la rentabilidad de reas concretas de una
organizacin y de la organizacin completa.
El rea de Controlling se dedica principalmente a la elaboracin de la contabilidad
analtica cuyo destinatario es la propia organizacin. Los objetivos de la
contabilidad Analtica son los siguientes:

Anlisis de la rentabilidad de los segmentos de mercado.
Identificacin de los costes incurridos por cada seccin.
Control presupuestario.
Clculo del coste del producto.

Para satisfacer estos requerimientos el rea de controlling se subdivide en los
siguientes mdulos:

Contabilidad de clases de coste (CO-OM-CEL)
La Contabilidad de clases de coste y de ingresos le proporciona un resumen de los
costes e ingresos de una empresa. La mayora de los valores se transfieren
automticamente desde la Gestin financiera al Controlling. La contabilidad de
clases de coste y de ingresos solamente calcula costes que no representan otro
gasto o solamente representan un gasto en la Gestin financiera.
En caso necesario, la reconciliacin de los valores en la Gestin financiera y el
Controlling se efecta en la Contabilidad de clases de coste y de ingresos.
Contabilidad de centros de coste (CO-OM-CCA)
La contabilidad de centros de coste se emplea para poner en prctica el Controlling
en una organizacin. Es til para imputar gastos generales a la ubicacin en la que
se han producido.
Contabilidad de costes por procesos (CO-OM-ABC)
La contabilidad de costes por procesos analiza aquellos procesos empresariales en
los que intervienen varios departamentos de una organizacin. Mediante este
proceso se establecen prioridades para los objetivos de la organizacin y para la
optimizacin de los flujos empresariales.

Introduccin 25-54
rdenes CO (CO-OM-OPA)
Utilice rdenes CO para agrupar y gestionar las rdenes originadas por un job
concreto. A los jobs se les puede asignar un presupuesto, que supervisa el sistema,
a fin de asegurar que no se exceda.
Controlling de costes del producto (CO-PC)
El Controlling de costes del producto calcula los costes que se producen durante la
fabricacin de un producto o el suministro de un servicio. Permite calcular el precio
mnimo de un producto de modo que su comercializacin sea provechosa.
Cuenta de resultados (CO-PA)
La cuenta de resultados analiza el beneficio o la prdida de una empresa por
sectores del mercado individuales. El sistema imputa los costes correspondientes a
los ingresos para cada sector del mercado.
La cuenta de resultados proporciona una base para la toma de decisiones como, por
ejemplo, la determinacin de precios, la seleccin de clientes, el acondicionamiento
y la eleccin del canal de distribucin.
Contabilidad de centros de beneficio (EC-PCA)
La contabilidad de centros de beneficio evala el beneficio o la prdida de reas
independientes de una empresa. Estas reas son responsables de sus costes e
ingresos.
La Contabilidad de centros de beneficio es un componente de estadstica contable
del sistema SAP. Esto significa que tiene una funcin doble: una estadstica y otra
verdaderamente contable. Adems de costes e ingresos, puede visualizar cifras
clave como el rendimiento de la inversin, el capital circulante o el flujo de caja de
un centro de beneficio.
Tesorera
El mdulo de tesorera se preocupa esencialmente de la gestin de caja, tanto de la
gestin de la liquidez como de la conciliacin bancaria mediante dos informes
principales:
Informes de previsin
Informe de posicin

Introduccin 26-54
Lecci n 3
Log st i ca: MM, SD, PP

Produccin, ventas y aprovisionamiento son las tres principales reas de
operacin. Muy a menudo son realizados por departamentos diferentes pero sus
interconexiones son evidentes:
Una orden de produccin se genera a partir de un pedido de ventas o un plan de
ventas previstas; las necesidades de aprovisionamiento se generan a partir de
planes de produccin o de la bajada de los stocks,...
Si bien estos procesos son los ms habituales dentro de una compaa en el rea
logstica, segn el perfil de la organizacin, otras reas como el mantenimiento,
la gestin de almacenes o el control de calidad adquieren una importancia
elevada.
Por ejemplo para una compaa ferroviaria son probablemente ms importantes los
procesos de mantenimiento de vas y trenes que la venta de tickets.
Todos estos procesos forman parte del mdulo de logstica y se encuentran
integrados con el mdulo de finanzas (contabilizacin de facturas,...) y recursos
humanos.

Principales reas dentro de SAP R/3 logstica


Introduccin 27-54
Gestin de ventas:
Toda la gestin de ventas se realiza en base al rea de Ventas. Se crean diferentes
clases de documento y de posicin para gestionar las ventas.
Nos proporciona las principales funcionalidades de los procesos de ventas del back-
office: Encuestas, presupuestacin, generacin de rdenes, contratos, facturacin y
una completa gestin del ciclo de vida de los clientes (status de pedidos,
facturacin, cobro y gestin de crdito).


Proceso de venta

Ofertas
Mediante la generacin de Ofertas, puedo presentar a un cliente o cliente potencial
una oferta de mis productos o servicios, digamos que aqu nace el flujo de ventas,
entran en juego las funciones de interlocutor, la determinacin de precio, esquemas
de clculo, condiciones de pago,
Mediante la determinacin de mensajes sta se podr imprimir, enviar por fax, por
mail,

Pedidos de venta
Durante la creacin de pedidos de venta el sistema gestiona las funciones bsicas:
Monitorizar la transaccin de ventas
Chequeo de disponibilidad
Transferencia de necesidades al MRP (material requirement planning)
Planificar la entrega
Clculo de precios e impuestos
Control de lmites de crdito
Gestin de documento (electrnicos y en papel)


Introduccin 28-54
Depende de la configuracin del sistema que estas funciones estn ms o menos
automatizadas. Los datos generados se guardan en documentos de ventas.
Se pueden crear en base a una oferta transfirindose los datos de sta al pedido, el
sistema verifica la disponibilidad de ese material, en caso positivo har una reserva
y en caso negativo posteriormente el MRP generar una orden de fabricacin.
Tambin se realiza una verificacin del crdito/riesgo del cliente y, si ste
sobrepasa estos lmites, el pedido se generar pero quedar bloqueado para la
entrega, pudindose liberar posteriormente una vez ste haya saldado sus deudas.
Las condiciones de precio esquemas, de calculo e impuestos ya, vienen
determinados de la oferta.
Mediante la gestin de status el sistema conoce si el pedido est tratado
totalmente, sin tratar o tratado parcialmente.

Pedidos Abiertos (Contratos)
Mediante la generacin y tratamiento de pedidos abiertos (se pueden realizar en
base a una oferta) puedo tratar un compromiso adquirido con un cliente en un
intervalo de tiempo, el compromiso puede ser un material (que le ir entregando
parcialmente) o un servicio que ofrezco, adems, los pedidos abiertos me permiten
hacer uso de los planes de facturacin y de esta manera puedo facturar
peridicamente un porcentaje de un material o una cantidad fija.

Entrega
Mediante la generacin de entregas en base a los pedidos de venta, el cliente retira
la mercanca de los puestos de expedicin situados en los Centros de la Sociedad.
Dentro de la parte de Logistics Execution se puede preparar el transporte con sus
rutas, contenedores,... los embalajes y los movimientos dentro del almacn (WM).
Una vez contabilizada la entrega el sistema generar un apunte en MM minorando
el stock retirado y otro en FI y CO contabilizando esta salida en el libro de mayor y
la contabilidad analtica.

Facturas
Desde el Pool de Facturacin el usuario puede seleccionar los pedidos, pedidos
abiertos (Planes de Facturacin) y entregas pendientes de facturar. En un rango de
fechas para determinados clientes o reas de Ventas, el pool permite seleccionar al
usuario qu documentos quiere facturar, el sistema actualizar los status de los
distintos documentos, genera la factura SD y sta, a su vez, la factura FI y el
consiguiente apunte en CO. Mediante la determinacin de mensajes la factura se
puede imprimir, enviar va fax, va mail o va EDI (describiremos brevemente este
tema en el portfolio) generndose un IDoc de sta.


Introduccin 29-54
Produccin:
SAP R/3 ayuda a la compaa gestionan de la totalidad de las actividades de
produccin, desde la planificacin a la ejecucin y el anlisis.
SAP R/3 presenta todas las necesidades para una gestin de la produccin
orientada al cliente que es totalmente compatible con just-in-time (JIT) y Kanban
estrategias.
Combinado informacin de una gran variedad de procesos de negocio (planificacin,
contabilidad de costes, recursos humanos, gestin de materiales, gestin de
almacenes, mantenimiento de planta y control de calidad)


Planificacin de la produccin

Planificacin de la produccin.
Una visin general del proceso de planificacin de la produccin incluye los
siguientes pasos:
Planificacin de ventas (SOP):
Genera planes de venta y de produccin usando valores previstos de venta y los
requerimientos de venta que se obtienen del sistema de gestin de ventas y del
anlisis de los costes y beneficios. Los requerimientos son reflejados en el sistema
como cantidades planificadas de un producto en un periodo determinado.

Gestin de la demanda:
Conecta la funcionalidad de planificacin con la programacin de la produccin.
Tambin determina los requerimientos de cantidad y fechas para la finalizacin de
los productos basados en los clculos del SOP.

Master Production Scheduling (MPS):
Permite para recursos de fabricacin crticos una planificacin ms fina. MPS es un
paso opcional en el proceso.


Introduccin 30-54
Materials Requirements Planning (MRP):
Nos permite una planificacin detallada de la programacin para los productos
considerando los componentes intermedios. La salida de un MRP es tanto ordenes
de produccin como solicitudes de compra.
Incluyes los siguientes pasos: creacin y liberacin de rdenes de produccin,
expedicin de componentes, confirmacin de las actividades de produccin,
recepcin de mercancas y finalizacin de productos.

Ejecucin de la produccin
Las rdenes de produccin contienen todos los datos relevantes desde el punto de
vista de fabricacin: objetivos, recursos necesarios y costes. Una orden de
produccin estndar cubre la demanda de un material o producto individual pero
tambin se pueden producir ms de un producto de manera conjunta y
posteriormente distribuir los costes incurridos.
Antes de ejecutar una orden de produccin es necesario liberarla. Una vez la orden
tiene status Liberada se pueden imprimir documentacin, entregar componentes
desde el stock y confirmar operaciones. Antes de liberar una orden hemos de
asegurarnos de disponer de suficiente capacidad de fabricacin para asumirla. Se
puede usar una herramienta grfica para visualizar la planificacin a corto de
rdenes.

Confirmacin de rdenes y recepcin de producto
En la confirmacin de una orden de produccin informa de las cantidades
producidas, desechos, tiempo de produccin y fechas de finalizacin.
Confirmacin puede ser del total de la orden o de forma parcial operacin por
operacin de forma individual.
Una vez confirmada la orden de produccin las cantidades producidas son
automticamente incorporadas al stock.

Imputacin
La imputacin de una orden de produccin significa recoger y contabilizarlos costes
incurridos en la fabricacin y de los materiales consumidos. La imputacin de
rdenes es una prueba de la fuerte Integracin entre la Planificacin de la
Produccin y la Contabilidad.


Introduccin 31-54
Gestin de compras:
Desde la gestin de compras el sistema abastece de materiales o servicios externos
a un centro logstico. Todo se gestiona en base al rea de Compras y las clases de
documentos de compras.
Los procesos bsicos del la gestin de compras de servicios o materiales son:

Solicitudes de Pedido (Determinacin de requerimientos).
Los requerimientos de materiales son calculados por los usuarios de los distintos
departamentos o a travs de la planificacin de materiales.
Las solicitudes de Pedido de material pueden ser introducidas manualmente por los
usuarios o bien generadas automticamente desde los procesos de planificacin
(MRP).
Se pueden sujetar a estrategias de liberacin, para que las aprueben los
responsables de la empresa.

Peticiones de Oferta
Una vez liberadas las solicitudes de pedido mediante la herramienta de asignar y
tratar convertimos las solicitudes de pedido en peticin de oferta solicitando as
ofertas a diferentes proveedores.

Actualizacin de Ofertas
Una vez recibidas las ofertas de los distintos proveedores actualizaremos las
peticiones con los precios e intervalos de validez. Se puede parametrizar el sistema
para que se actualice o cree el registro info para futuras compras de esta manera
conozco precios para la combinacin de materiales, proveedores, organizacin de
compras y centro.

Pedido Puntual
A travs de la comparacin de ofertas podemos determinar cual es la mejor y
convertir esta en Pedido de Compras, mediante la determinacin de mensajes los
pedidos de compra pueden ser enviadas a los proveedores mediante impreso, fax,
mail o de forma electrnica va EDI.
Por lo general los pedidos de sujetan a una estrategia de liberacin para que los
responsables del departamento aprueben o no dicha compra.
Los materiales pueden ir al almacn, ser un gasto o tambin llevarse a un activo
fijo.

Pedido Abierto de Compras (Contrato)
Se pueden alcanzar compromisos con Proveedores validos en un intervalo de
tiempo, los pedidos abiertos se suelen hacer bien en base a cantidad o valor, se
pueden generar en base a una solicitud o una oferta, permite generar mltiples
pedidos puntuales en base a este.

Introduccin 32-54

Recepcin de materiales y gestin de stock
El personal de recepcin de materiales puede confirmar las recepciones de material
de manera sencilla entrando nicamente el nmero de pedido. Se pueden
establecer mrgenes de tolerancia en las cantidades recepcionadas. El almacenista
confirmar las cantidades y efectuar la recepcin del pedido total o parcial, se
generar un apunte en MM incrementando el stock y el correspondiente apunte en
FI y CO, en caso de que el material se haya llevado al activo el sistema generar un
apunte en MM pero no lo har en FI.

Verificacin de facturas
El sistema permite realizar la verificacin de las facturas recibidas. El departamento
de contabilidad recibe informacin de las variaciones de precio y cantidad entre el
pedido y las entradas de material y la factura emitida., esto se consigue gracias a la
integracin entre Logstica y Finanzas. Esto facilita el procesos de auditoria y
verificacin de facturas.
Introduciendo el nmero o nmero de pedidos el sistema comprueba si estos han
sido recepcionados y procede a la contabilizacin tanto en MM como en FI
generando la factura Acreedora, en caso de haber llevado el material al activo este
se dar de alta en este momento heredando este todos los datos de la compra.


Gestin de compras

Introduccin 33-54
Lecci n 4
Recursos humanos: HR, PR, QM

Tradicionalmente, la gestin de recursos humanos se ha considerado un rea
aislada del resto de sistemas de gestin de la empresa. SAP, sin embargo, la ha
integrado junto al resto de reas. Entre las principales funcionalidades ofrecidas
cabe destacar las siguientes:

Principales funcionalidades del SAP RRHH
Gestin de la estructura organizativa:
Nos permite definir de manera rpida y sencilla las estructuras organizativas de la
empresa.

Ejemplo de estructura organizativa

Introduccin 34-54
Los elementos organizativos principales en la definicin de la estructura
organizativa:
Unidad organizativa. Representa una seccin, rea funcional, rea
geogrfica o departamento de la organizacin. Varias unidades organizativas
junto con sus relaciones de dependencia dibujan el organigrama de la
empresa.

Funciones. Son la definicin genrica que agrupa las tareas, y funciones
comunes a varias posiciones de la empresa.

Posicin. Representan los puestos de trabajo individuales definidos en la
empresa. Las posiciones estn asignadas a una Unidad Organizativa. Una
posicin hereda las caractersticas generales a una funcin.

Personas. Las personas ocupan posiciones de la estructura organizativa.
Representan a los empleados de la empresa. La informacin de los
empleados se mantiene en el submdulo de administracin de personal, en
la gestin de la estructura organizativa nos limitamos a asignar un empleado
a un puesto de trabajo.

Contratacin.
Nos permite gestionar el proceso completo de contratacin desde la entrada de los
datos de los candidatos hasta finalizar con la asignacin del empleado contratado a
un puesto de trabajo.
Permite tanto la gestin de procesos de contratacin externos (contratacin de
nuevos empleados) como internos (cambios internos en la ocupacin de puestos de
trabajo).
Las necesidades de contratacin estn representadas por vacantes. Las vacantes
son posiciones que necesitan ser ocupadas.


Proceso de contratacin.


Introduccin 35-54
Un tpico proceso de contratacin consta de los siguientes pasos:
La posicin vacante es publicada.
Se registran los datos de los candidatos.
Se realizan los procesos de seleccin.
Se genera el contrato del candidato seleccionado y envan sus datos a la
gestin de empleado para registrarlo como tal.
El mdulo de contratacin proporciona herramientas para automatizar procesos
como correspondencia y otros. Esta caracterstica libera al departamento de
contratacin de tareas administrativas.


Visin transaccin mantenimiento infotipos empleado

Gestin de personal
Los datos de los empleados son almacenados en infotipos. Cada infotipo es una
tabla de la base de datos y agrupa informacin de un mismo tipo: datos bancarios,
datos personales, direccin, datos organizativos, horario, seguridad social,
impuestos;...
Los datos de un infotipo pueden ser creados, visualizados, modificados, copiados y
borrados.

Introduccin 36-54
Hay un infotipo especialmente importante en la gestin de personal, se trata del de
Estructura Organizativa.


Infotipo Asignacin Organizativa

En este infotipo se asigna organizativamente a tres estructuras: La de empresa, la
de personal y la de organigrama. Cada una de ellas influye en distintos aspectos de
la gestin de los empleados.
Para facilitar la grabacin de los datos de un empleado se pueden usar y definir las
medidas de personal. Las medidas de personal permiten gestionar fcilmente
registros de datos que afectan a ms de un infotipo. Por ejemplo, cuando se
contrata a un nuevo empleado se requiere dar informacin del mismo en ms de un
infotipo. Tpicamente se han de informar, como mnimo, los siguientes infotipos:
Asignacin Organizacional, Datos Personales, Direccin, Horario de Trabajo, Datos
de Nmina y Datos Bancarios.

Secuencia de una medida de personal

Introduccin 37-54
El sistema permite que un mismo infotipo muestre informacin distinta en funcin
del pas. As el infotipo de impuestos es distinto en un empleado espaol que en
uno alemn. Esto es especialmente importante en empresas multinacionales.

Desarrollo de personal
El desarrollo de personal permite gestionar todas las acciones necesarias para
maximizar el valor de sus empleados en relacin con la empresa. Permite planificar
y ejecutar medidas para fomentar el desarrollo profesional de los empleados.


Principales tares del rea de desarrollo de personal.

La comparacin de perfiles consiste en la comparacin para detectar puntos
fuertes y dbiles de un empleado en relacin con el puesto de trabajo que ocupa.
Esto se consigue por un lado definiendo los requerimientos de un puesto de trabajo
y por otra las calificaciones de los empleados. Estos dos perfiles de requerimientos
y calificaciones son comparados.
El no cumplimiento parcial o completo de un requerimiento del puesto puede
generar la propuesta de realizacin de una accin formativa por parte del
empleado en cuestin.
Tambin nos permite definir y realizar el seguimiento de su cumplimiento de
planes de carrera y desarrollo individual.
Otra de las funcionalidades prevista es la de realizar la gestin completa (desde la
definicin hasta la aprobacin por parte del evaluado) de valoraciones del
rendimiento.


Introduccin 38-54
Formacin
El componente de formacin consiste en la integracin de todas las actividades
necesarias de preparacin de un evento formativo; definicin del catalogo de
formacin; gestin de las actividades diarias de un evento formativo y realizacin
de las tareas peridicas necesarias.


Principales acciones de la gestin de la formacin.

La fase de preparacin de un evento formativo incluye la creacin y
actualizacin de todos los datos maestros que se usarn en la creacin del catlogo
de formacin: horarios, sedes, instructores, recursos y costes. Tambin crearemos
los agrupadores que nos ayudarn a organizar el catlogo de formacin.
La creacin del catlogo de formacin permite definir qu cursos se realizarn y
en qu fechas. Podemos crear el curso directamente o bien realizar una
planificacin para buscar las fechas que nos permitan disponer de la sala y otros
recursos necesarios.
Una vez planificados los cursos se realizan las actividades diarias necesarias
como gestin de inscripciones, cancelaciones,.... Gracias a incluir la posibilidad de
envos masivos de correspondencia o mails podemos realizar convocatorias masivas
o informar a los participantes de las fechas confirmadas de realizacin del curso.
La fase de tareas repetitivas incluye las tareas peridicas tales como la
confirmacin de eventos, la cancelacin y seguimiento, entre otros.


Introduccin 39-54
Gestin de tiempos
La gestin de tiempos cubre todas las actividades relacionadas con la definicin de
horarios, asignacin de stos a los empleados por un lado y el seguimiento de
marcajes e incidencias (ausencias y presencias) de los empleados por otros.


Resumen tareas de la gestin de tiempos

La gestin de tiempos es la que nos permite registrar y controlar los das de
vacaciones, las bajas por enfermedad o accidentes, los marcajes horarios de los
relojes de control de acceso, la asistencia a cursos, a viajes de empresa y otros. La
informacin registrada puede ser enviada, toda ella o parcialmente, al mdulo de
nmina para su efecto econmico.

Clculo de nmina
El clculo de la nmina nos permite calcular el pago a realizar a cada empleado en
funcin de su salario y otras condiciones. El proceso de clculo de nmina incluye la
generacin de formularios oficiales, formulario de recibo de nmina, transferencias
a contabilidad y generacin del pago.


Resumen tareas clculo del clculo de la nmina

Introduccin 40-54

Employee self service
Bajo este nombre se incluyen toda una serie de servicios WEB (integrados en el
portal SAP) que permiten a los empleado obtener informacin sobre su relacin con
la empresa (recibos de nmina, certificados de IRPF, formaciones, vacaciones...) y
modificar parte de sus datos (como datos bancarios, familiares, direcciones....).

Control de Calidad (QM)
Propsito General
Con las funciones incluidas en el mdulo de gestin de la calidad (QM) podemos
implementar elementos clave de un sistema de calidad integrado, estas funciones
estn complementadas por otros componentes dentro del sistema SAP, tales como
aplicaciones dentro de los mdulos de MM, SD o PP.
Gracias a la integracin del mdulo de QM es posible llevar a cabo las tareas que
conciernen a la gestin de la calidad dentro del sistema R/3 dentro de los mdulos
de gestin de materiales, produccin, ventas y distribucin y contabilidad de costes.
Implementacin de la solucin
Para poder implementar estos elementos, el mdulo de QM se subdivide en:
QM-PT
Herramientas de planificacin para la gestin de las tareas de inspeccin y
calidad.
QM-IM
Mdulo dedicado al proceso de inspeccin el cual permite determinar si el
producto fabricado satisface los requerimientos de calidad previamente
definidos.
QM-QC
Control de calidad para procesos y productos, utilizado principalmente para
actualizar el nivel de calidad basado en los resultados de inspecciones.
QM-CA
Gestin de certificados de calidad. Mediante este componente podemos
generar, distribuir o imprimir certificados automticamente.
QM-QN

Introduccin 41-54
Utilizado para registrar y procesar notificaciones de calidad como por
ejemplo problemas derivados de la mala calidad de productos o servicios.
Desde este componente, entre otras funcionalidades, podramos monitorizar
la correccin de este tipo de problemas.
Caractersticas principales
Mediante el mdulo de control de calidad podemos dar soporte a tareas tales como
planes de calidad, inspecciones de calidad y control de calidad. Tambin
disponemos de la posibilidad de gestionar certificados de calidad y gestionar
problemticas mediante la ayuda de las notificaciones de calidad.
Componentes asociados
o Datos Maestros como por ejemplo de caractersticas de inspeccin,
inspeccin de calidad y control de calidad.
o Planes de inspeccin.
o Control de calidad en SD.
o Sistema de informacin de calidad.
o Certificados de calidad.
o Notificaciones de calidad.

Introduccin 42-54
Lecci n 5
Mul t i apl i caci ones: PS, WF, IS


WORKFLOW
Introduccin
SAP Bussiness Workflow es una herramienta que nos permite la implementacin
tcnica de procesos de negocio. Permite dar soporte y agilizar el proceso de
negocio ahorrando tiempo y costes. Permite a la gente involucrada llevar a cabo
procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de
workflow. El control incluye el monitorizacin de pasos de trabajo individuales y el
inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las
funciones de negocio del sistema R/3 a travs del Business Objects Repository
(BOR).
Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integracin con la gestin
organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las
tareas del workflow.

Tpicamente los workflows se utilizan para automatizar procesos de autorizacin
donde una determinada informacin va pasando por distintos responsables para su
autorizacin, se ejecuta de la misma forma repetidamente en el tiempo.

Un ejemplo tpico para un workflow sera las Estrategias de Liberacin de Pedidos
de Compras, van pasando por los distintos responsables de Compras, en el
momento en que uno libera se lanza un workflow para el siguiente responsable en
la cadena de la liberacin.

Las ventajas son mltiples, reducimos tiempos, costes, es fcil de modificar.


Introduccin 43-54
Terminologa
En el siguiente esquema vemos claramente los pasos de un Workflow.



El Workflow controla el flujo del proceso de negocio que se ha definido. Este flujo
de proceso se compone de pasos. Para poder lanzar la secuencia de pasos definida
en el workflow es necesario definir que eventos generan su activacin.
En un workflow se ejecutan pasos, cada paso tiene asociada una Actividad o
Tarea.

Con que objeto?
La tareas interactan con el sistema mediante mtodos asociados a un Bussiness
Object.
Los objetos consisten en un conjunto de informacin relacionada que puede ser
accedida mediante una clave o conjunto de claves
Los objetos se crean en tiempo de ejecucin y son instancias especficas de un tipo
de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores

Quin?
Los distintos participantes en los pasos de un workflow reciben el nombre de
agentes.
Todas las tareas requieren la definicin de agentes posibles. Los agentes posibles
son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta
manera a todos los que nunca la recibirn.
Cundo?
El lanzamiento de un workflow se produce al generarse un evento en el sistema.


Introduccin 44-54
PS
El sistema de proyectos es una solucin global independiente del sector que
permite realizar el seguimiento de todas las tareas de un proyecto. Se aplica a todo
tipo de proyectos: inversin, marketing, I+D, construccin de instalaciones, etc.
Desde el punto de vista de los procesos de negocio, podemos considerar que
existen unas fases por las que va a pasar cualquier tipo de proyecto:
1. Concepto.
2. Estructuracin.
3. Planificacin de costes y fechas.
4. Presupuestacin.
5. Realizacin.
6. Cierre.
El sistema de proyectos da soporte a la gestin de un proyecto a lo largo de todas
las fases de ciclo de vida de ste. Adems, con anterioridad a la definicin y
ejecucin de proyectos concretos, permite definir estructuras estndar que sirven
como punto de partida para la creacin de estructuras operativas. El sistema de
proyectos incorpora herramientas grficas que permiten realizar la estructuracin
del proyecto utilizando tcnicas estndar como diagramas de Gantt y diagramas de
grafos e interfaces para productos PC como GRANEDA, MS Access, MS Project y
hojas de clculo.
Existen dos estructuras bsicas que son propias del sistema de proyectos. El plan
de estructura de proyecto (PEP) que nos permite estructurar ste de forma
jerrquica, y el grafo que nos permite definir con el mximo nivel de detalle las
tareas, sus relaciones y las necesidades de recursos que conllevan.
Los mdulos que dan soporte a la gestin del proyecto en cada una de sus fases
mencionadas anteriormente son:
1. Datos bsicos.
2. Estructuras operativas.
3. Planificacin.
4. Presupuestacin.
5. Realizacin.
6. Sistema de informacin.
En el componente de PS de estructuras operativas se especifican todos los datos
necesarios para describir completamente un proyecto y las necesidades que
genera.
La principal ventaja del sistema de proyectos reside en la integracin existente
entre ste y el resto de las aplicaciones R/3. En este apartado se describe
brevemente de qu manera se realiza esta integracin con cada uno de los dems
mdulos. Los puntos siguientes incluyen alguna de estas posibilidades de
integracin:

Introduccin 45-54
Integracin con MM
Al crear un documento de compra y al hacer una reserva en el almacn se puede
imputar contra un elemento PEP, de forma, que al efectuar la entrada de mercanca
en el primer caso, y la salida de mercanca en el segundo, los costes se contabilizan
directamente al elemento PEP. Se puede mantener una integracin ms fuerte
cuando las necesidades del proyecto de materiales o servicios se definen en las
operaciones del grafo. R/3 genera automticamente las solicitudes de pedido y
reservas correspondientes, que naturalmente se crean imputadas al grafo.
Integracin con IM
Un programa de inversin es una estructura jerrquica. El ltimo nivel de esta
estructura son las medidas de inversin. Las medidas de inversin son elementos
PEP de nivel 1 y rdenes del mdulo CO. Por tanto, cuando se gestionan proyectos
de inversin, la integracin IM se realiza de forma natural, ya que estos proyectos
son las medidas de inversin que componen el programa.
Integracin con SD
En este caso tambin existen dos posibles formas de integracin. Un pedido se
puede imputar a un elemento PEP de forma que podemos analizar los costes que
recibe el proyecto con respecto a los ingresos correspondientes a la venta del
proyecto.
La integracin puede ser ms directa utilizando la definicin automtica de proyecto
desde pedidos de ventas, asignando el material que vamos a vender a un grafo
estndar. Adems, si se utilizan materiales configurables se puede definir el
proyecto en funcin de las caractersticas del material, utilizando la configuracin
de variantes.
Integracin con PM
Las rdenes de mantenimiento se pueden asignar a un elemento PEP. Por ejemplo,
en el caso de un proyecto con garanta durante un tiempo despus de la entrega, si
se asignan las rdenes de mantenimiento correspondientes a un elemento PEP del
proyecto, se pueden analizar los costes de mantenimiento conjuntamente con el
resto de los costes del proyecto.
Integracin con PP
Una orden de produccin se puede asignar a un elemento PEP. Por ejemplo, cuando
se realiza un proyecto que incluye fabricacin interna.
Integracin con FI
Desde PS se puede crear planificacin financiera para los flujos de fondos de un
elemento PEP. Adems, existe la integracin indirecta de costes reales a travs de
la integracin de PS con MM.

Introduccin 46-54
Integracin con CO
El sistema de proyectos recibe los costes internos a travs de la facturacin de
actividades, recargo, distribucin y subreparto. Adems una orden CO se puede
asignar a un elemento PEP.
Integracin con AM
Se pueden definir los proyectos de forma que a los elementos PEP creados se les
asocie un inmovilizado en curso, aunque tambin se puede optar por la liquidacin
directa de los costes del proyecto a un activo fijo.

IS
SAP cuenta tambin con verticales y microverticales. Las verticales son conocidas
tambin como IS o Industry Solution y son SAP orientados a diversas industrias,
como por ejemplo peridicos, mineras, cas. de telecomunicaciones. Las
microverticales son SAP que atienden a industrias especficas, como por ejemplo:
empresas agroexportadoras, piscifactoras, etc. Las Verticales son desarrolladas por
SAP y las microverticales por los socios de SAP.



Introduccin 47-54


Introduccin 48-54
Lecci n 1
Port f ol i o de product os SAP

SAP est constantemente ampliando su catlogo de productos con el objetivo de
abarcar el mximo de sectores y soluciones posibles. Todos los productos ofertados
por SAP tienen como uno de sus puntos fuertes la integracin con el resto.
A continuacin se muestra un cuadro resumen de los productos SAP:


Resumen de productos de SAP

SAP Netweaver.
Es la solucin tecnolgica comn a todos los productos SAP. En l se integran
soluciones tiles para el resto de productos. Puede encontrar ms informacin en
http://www.sap.com/netweaver

mySAP Bussiness Suite.
MySAP Bussiness Suite, antes conocido como mySAP.com, agrupa todas las
soluciones multisector basadas en SAP Netweaver. Es dentro de este conjunto
donde encontramos los productos ms populares de SAP como MySAP ERP
(evolucin de SAP R/3), MySAP CRM, mySAP SRM, ....
Puede encontrar ms informacin en http://www.sap.com/solutions

SAP Smart Bussiness Solutions.
Engloba las soluciones SAP para pequea y mediana empresa. Existen dos
productos bsicos:

Introduccin 49-54
MySAP All-in-one es un producto basado en un sistema SAP R/3 ampliado con
diferentes funcionalidades de otras soluciones SAP. El cliente selecciona que
funcionalidades requiere, con lo que en cada instalacin resulta un MySAP All-in-
one distinto. El producto esta dirigido a empresas desde una docena hasta unos
cientos de usuarios.
SAP Bussiness One es un producto cuya base tecnolgica no es Netweaver. Esta
desarrollado en C++ y puede ser instalado bajo Windows. Incorpora funcionalidad
de contabilidad, compras, ventas y gestin de almacenes. Es un producto dirigido a
la pequea empresa.
Puede encontrar ms informacin en http://www.sap.com/smb

SAP xApps (collaborative cross applications)
Son soluciones que nos permiten integrar los productos existentes unos con otros
accediendo a las distintas bases de datos y funcionalidades, usando interfase
abiertos (arquitectura J2EE). Nos permite construir nuevas aplicaciones sobre la
base de los productos ya existentes.
Puede encontrar ms informacin en http://www.sap.com/xapps

Industry Solutions.
Industry solutions incorpora funcionalidades especficas de distintos sectores
industriales. Estas funcionalidades estn implementadas en SAP R/3 y se facilitan
como Add-Ons.
Puede encontrar ms informacin en http://www.sap.com/industry

Introduccin 50-54
Lecci n 2
SAP Net weaver y SAP Port al

SAP Netweaver es la plataforma tecnolgica que da servicios comunes a todas las
soluciones SAP. Est formado por una serie de componentes que dan respuesta a
necesidades bsicas en cualquier entorno tecnolgico.
SAP Netweaver es la base de cualquier nuevo producto. Esta plataforma comn
potencia y facilita la integracin entre distintas soluciones y da respuesta a una
necesidad creciente en las organizaciones de integracin de sistemas.
La plataforma persigue ser el elemento central de integracin de todas las
aplicaciones, SAP y noSAP, de la organizacin. Modificando la arquitectura
habitual (en que cada sistema se comunica con el resto de manera independiente)
a una arquitectura en que todas las integraciones usan un mdulo comn. Podemos
ver esta evolucin en los siguientes grficos:


Arquitectura actual Infraestructura de integracin de sistemas

SAP Netweaver proporciona las funciones centrales de integracin de las
aplicaciones de negocio de una organizacin en cuatro niveles de integracin:


Niveles de integracin y componentes de SAP Netweaver.

Introduccin 51-54

Integracin de personas.
La integracin de personas persigue que todos los empleados de la
organizacin tengan disponible la informacin y funcionalidad que ellos
requieren en su trabajo diria. El SAP Enterprise Portal (EP) es la
herramienta clave en esta integracin.
El enterprise portal es la puerta de entrada de los usuarios finales a los
sistemas de la organizacin y su modo de acceso a la informacin,
aplicaciones y servicios de la compaa. Todos los SAP y no SAP sistemas,
data warehouses, documentos, contenidos y servicios Web son presentados
de una manera uniforme y sencilla al empleado.

Integracin de informacin.
La integracin de informacin provee acceso a toda la informacin,
estructurada y no estructurada de la organizacin. El ncleo de este nivel es
el SAP Bussiness Information Warehouse (BI), el cual, facilita datos de
distintos sistemas para su evaluacin. Otros componentes de este nivel son
el Knowledge Management (MI) (tambin usado en el SAP portal) para la
gestin de documentos y el Master Data Management (MDM) como
proveedor unificado de datos maestros.
El sistema SAP R/3 es un sistema OLTP (Online Transaction Processing) que
recoge informacin transaccional (factura con sus detalles, pedidos con sus
detalles,....) y la almacena, el sistema SAP R/3 incorpora informes ya
definidos y permite desarrollar otros nuevos para la consulta de estos datos.
Cuando nos manejamos en un sistema OLTP con un gran volumen de
transacciones, los informes con datos calculados (totales, agrupaciones)
pueden ser lentos de ejecucin.
Para resolver esta situacin aparecen los sistemas OLAP (online analytical
processing), SAP Bussiness Management es uno de ellos. Estos sistemas
clasifican y homogeneizan la informacin de uno o varios sistemas OLTP con
el objetivo de facilitar la generacin de informes analticos sobre esta
informacin.


Relacin entre sistemas OLTP y OLAP

Introduccin 52-54

Integracin de procesos.
La integracin de procesos asegura que los procesos de negocio pueden
ejecutarse de forma homognea a travs de los distintos sistemas de la
organizacin. Esto se consigue usando XML y Workflow en otras
tecnologas. Aqu la herramienta central es el SAP Exchange
Infrastructure (SAP XI).
SAP XI permite la conexin entre sistemas SAP y no-SAP de diferentes
proveedores, distintas versiones o distintas plataformas (Java, ABAP y
otros).
SAP XI se basa en arquitecturas abiertas (principalmente XML y Java)para
ofrecer servicios esenciales en los entornos heterogneos y complejos de las
organizaciones actuales. Servicios como el intercambio de mensajes,
configurando el control de flujos de negocio entre sistemas adems de
transformar el contenido entre receptor y emisor.

Plataforma de aplicaciones.
Con SAP Web Application Server (Web AS) incorpora entornos de
ejecucin para J2EE y ABAP, lo que le permite utilizar aplicaciones Web y
Web Services dentro de un entorno abierto.
SAP Web AS es una evolucin del componente SAP Basis que conformaba el
ncleo en los sistemas SAP R/3.


SAP Web Application Server

Entre las principales funcionalidades que ofrece cabe destacar las siguientes:
Un entorno de ejecucin de aplicaciones fiable y seguro tras ms de
10 aos de evolucin.
Gestin y ejecucin segura (roles, usuarios, ....) de procesos de
negocio.

Introduccin 53-54
Entorno de desarrollo de aplicaciones.
Soporte a la mayora de estndares de la industria, tales como: http,
HTTPs, SMTP, SOAP, XML,....
Gran escalabilidad.
Independencia de sistemas operativos y bases de datos.

El siguiente cuadro muestra los cuatro niveles de integracin anteriores resumiendo
las herramientas y funcionalidades de cada uno de ellos.

Nivel de integracin
Quin
A quin aplica
Qu
Caractersticas Principales
Cmo
Principales componentes
Integracin de
personas
Todos los
usuarios
Dar acceso a las aplicaciones
en un entorno nico
EP
Integracin de
informacin
Key users,
Administradores,
Desarrolladores,
Gestores
Consolidar datos de varios
sistemas
MI MDM
BW
MDM
Integracin de
procesos
Administradores,
Desarrolladores
Distribucin y integracin de
sistemas
XI
Plataforma de
aplicaciones
Administradores,
Desarrolladores
Plataforma de desarrollo de
todos los componentes de SAP
Netweaver
Web AS

SAP Marketplace
http:\\service.sap.com es el punto de acceso de partners y clientes a
distintas funcionalidades y servicios ofertados por SAP.



Introduccin 54-54
SAP Service Marketplace

No todos los servicios son de libre acceso, para algunos de ellos es necesario
un usuario y password facilitados por SAP a sus clientes o partners. Algunos
de los ms relevantes son:
SAP Support Portal: (necesario certificado de cliente)
Permite reportar incidencias de los sistemas SAP instalados, encontrar
parches y solucin a problemas.

SAP Help Portal: (libre)
Acceso a los manuales online de todas las versiones e idiomas de SAP R/3.

SAP Development Network: (requiere registrarse como usuario)
Foro para desarrolladores de todas las reas y soluciones. SAP slo lo
administra, las soluciones y documentos no son responsabilidad de SAP.