PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL:

su aplicacin.
LABORATORIO ARCHIVSTICA I
ESCUELA DE HISTORIA Y ARCHIVSTICA
QU ES EL PROGRAMA DE
GESTIN DOCUMENTAL?
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
ES OBLIGATORIO
La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos
Archivsticos. Establece que la gestin de
documentos dentro del concepto de Archivo
Total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la
consulta, la organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los documentos.
Ejercicio Profesional de la Archivstica
(Ley 1409 de 2010)
Artculo 1. Definicin. Para todos los efectos
legales, se entiende por ejercicio profesional de
la archivstica el desempeo laboral de
profesionales, con ttulo legalmente expedido,
en todo lo relacionado con el manejo de los
archivos, cuyo campo de accin se desarrolla
fundamentalmente en las reas relacionadas con
el conocimiento, organizacin, recuperacin,
difusin, preservacin de la informacin,
conservacin y conformacin del patrimonio
documental del pas.
Campos de accin
a) La aplicacin de los principios universales de procedencia y
de orden natural en la organizacin tanto de los archivos
pblicos como privados, bajo el concepto de archivo total, que
comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la
distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los documentos, en sus distintos soportes.
b) La produccin, identificacin, organizacin, clasificacin,
descripcin, seleccin, valoracin, diagnstico, conservacin y
custodia de documentos y, en general, todas las actividades
que propenden por el desarrollo de la gestin documental.
c) La planeacin, diseo, coordinacin, control, administracin,
evaluacin y gerencia tcnica de los procesos archivsticos, en
sus distintos soportes.
d) La docencia y la investigacin cientfica en el rea de
archivstica, que se complementa de manera interdisciplinaria
con otras profesiones y disciplinas afines.
Campos de accin
Las actividades que propendan por el desarrollo de la gestin
documental se complementan de manera interdisciplinaria con las
tareas de reprografa, microfilmacin, digitalizacin, restauracin,
divulgacin, administracin e investigacin que en el marco de la
funcin archivstica pueden realizar profesionales y tcnicos de
otras disciplinas segn su especialidad.
Campos de accin
PROCEDIMIENTOS DEL PGD
1. Produccin
2. Recepcin
3. Distribucin
4. Trmite
5. Organizacin
6. Consulta
7. Conservacin
8. Disposicin final de los documentos
1. Produccin de documentos
Calidad de papel y equipos
Rtulos de los oficios
Reduccin del uso de papel
Imagen corporativa
Uso de formatos
Relacin con las Tablas de Retencin Documental.
1896
2009?
TRD
TRD
2. Recepcin de documentos
Ventanilla nica. Recepcin de correspondencia interna y
externa.
Radicado y registro.
Control.
Planillas de registro.
Relacin con la comunidad.
3. Distribucin de documentos
Distribucin interna de la correspondencia que lleg.
Envo de la correspondencia externa:
- Local
- Departamental
- Nacional
Eficiencia y rapidez.
Enrutamiento teniendo en cuenta las TRD.
4. Tramite de documentos
Proyeccin y preparacin de respuestas.
Agilidad
Eficiencia administrativa.
Sentido de urgencia.
Tiempos de respuesta.
5. Organizacin de los documentos
Archivos de gestin organizados.
Aplicacin de las TRD. Actualizarlas.
Organizacin del Archivo Central.
Realizar diagnsticos.
Realizar planes de accin.
Realizar auditorias.
Coordinar equipos de trabajo.
Programacin de Transferencias Primarias y Secundarias.
Organizacin de Fondos Acumulados.
Capacitacin y Asesoras Continuas.
Auditorias y Supervisin.
Control de Calidad.
Coordinacin de Equipos de trabajo.
6. Consulta de documentos
Formatos de consulta. Formato testigo.
Horarios de atencin.
Bases de datos.
Inventarios.
Espacios para lectura.
Reglamento de archivo.
Buen servicio, amabilidad.
Consulta
Base de Datos
7. Conservacin
Conservacin preventiva. Reducir el riesgo de deterioro.
Locales de archivos.
Sensibilizacin sobre la importancia de la
documentacin.
La Conservacin Preventiva es evitar la Restauracin
8. Disposicin Final
Conservacin Total
Seleccin.
Eliminacin.
Microfilmacin.
DIGITALIZACIN.
Archivo General de la Nacin Archivo Histrico
Seleccin o Muestra documental
Microfilmacin
PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL AUTOMATIZADO
Diversos soportes
La Intranet
El Internet
El documento electrnico
Las imgenes digitales
Archivos sonoros en red
Software de
Gestin Documental
Presentacin elaborada por:
Sergio Andrs Utrera Santander
Historiador - UIS
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