Definicin de Codificacin de Datos

Se llama codificacin a la transformacin de la formulacin de un mensaje

a travs de las reglas o normas de un cdigo o lenguaje predeterminado.
Los sistemas de codificacin identifican mediante el uso de smbolos como
letras y nmeros, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros
elementos del mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de un
sistema contable sera imposible si todas las transacciones contables no fuesen
identificadas y codificadas del alguna forma. Permiten la automatizacin de las
operaciones contables.
Caractersticas de la Codificacin de Datos
Todo sistema de codificacin debe poseer una serie de caractersticas
mnimas, a fin de que sea adoptado como mtodo de procesamiento para la
informacin, dentro de sus caractersticas podemos encontrar:
Precisin del cdigo: significa que un sistema de codificacin debe aceptar una
sola codificacin correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo: a cada
persona que abra una cuenta corriente en un banco, debe asignrsele un solo
cdigo y este debe ser nico para esta cuenta, por lo que no podr ser utilizado en
otra cuenta que abra el mismo cliente, o para otro cliente.
Ejemplo:
Correcto
013-22481-R Juan Garca
013-22482-T Carlos Hernndez
013-22483-O Jos Meza
013-22484-W Juan Garca
Incorrecto
013-22481-R Juan Garca
013-22482-T Carlos Hernndez
013-22482-T Jos Meza
013-22483-O Juan Garca


Flexibilidad: significa que la estructura del cdigo debe aceptar ms elementos
en caso de que se necesite agregarlos.
Ejemplo:
Correcto
1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco de Caribe
1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Provincial
1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil
1-01-01-004 Cuentas por Cobrar Banco Latino
Incorrecto
1-01-01-1 Cuentas por Cobrar Banco de Caribe
1-01-01-2 Cuentas por Cobrar Banco Provincial
1-01-01-3 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil
1-01-01-4 Cuentas por Cobrar Banco Latino

Conciso: significa que no se debe adicionar cdigos que no tengan relevancia al
momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del cdigo
debe ser identificado claramente y que no se preste a confusin.
Ejemplo:
Correcto
FC-32458 Factura del proveedor A
FC-45849 Factura del proveedor B
FC-96749 Factura del proveedor X
FC-83835 Factura del proveedor Z
Incorrecto
FC-32458 Factura del proveedor A
FC-45849 Factura del proveedor B
FC-96749-W Factura del proveedor X
FC-83835-O Factura del proveedor

Significativo: para que un cdigo se considere significativo, el mismo debe
indicar alguna caracterstica diferencial de los elementos que se estn codificando.
Ejemplo:
Correcto
GI-83412 Efectos por Pagar del Proveedor M
GI-21225 Efectos por Pagar del Proveedor W
GI-38452 Efectos por Pagar del Proveedor X
GI-15238 Efectos por Pagar del Proveedor U
Incorrecto
83412 Efectos por Pagar del Proveedor M
21225 Efectos por Pagar del Proveedor W
38452 Efectos por Pagar del Proveedor X
15238 Efectos por Pagar del Proveedor U

Operabilidad: la operabilidad de un sistema de codificacin implica que los
cdigos definidos pueden ser manejados fcilmente por un sistema mecanizado de
cmputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente
cdigos que sean de fcil operabilidad.
Ejemplo:
Correcto
1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe
1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Provincial
1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Banco Industrial
1-01-01-004 Cuentas por Cobrar Banco Latino
Incorrecto
1-01-A235 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe
1-01-W531 Cuentas por Cobrar Banco Provincial
1-01-X380 Cuentas por Cobrar Banco Industrial
1-01-B201 Cuentas por Cobrar Banco Latino


Sistemas de Codificacin
Los mtodos de codificacin contables son los siguientes:
Secuencial: el mtodo de codificacin secuencial consiste en la asignacin
consecutiva de una lista de elementos a partir de un nmero predeterminado.
Ventaja:
- til en listas cortas.
Desventaja:
- No se pueden formar grupos para clasificar los elementos.
Ejemplo:
Cdigo Nombre del Elemento
001 Cuentas por Cobrar Eduardo Daz
002 Cuentas por Cobrar Ral Castro
003 Cuentas por Cobrar Adriana Garca
004 Cuentas por Cobrar Vctor Bolvar

Por bloques: representa una derivacin del secuencial, ya que bajo este mtodo
los cdigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dgitos consecutivos
que identifiquen alguna caracterstica del elemento a codificar, por ejemplo, tipo
de artculo, localizacin geogrfica, etc.
Ventaja:
- til en el procesamiento de las listas cortas.
Desventaja:
- Pueden presentarse problemas de flexibilidad.
Cdigo Nombre del Elemento Explicacin
01 Televisor de 12 pulgadas 01 al 06 Televisores
02 Televisor de 16 pulgadas
- -
- -
06 Televisor de 23 Pulgadas
07 Licuadora 2 Velocidades 07 al 12 Licuadoras
08 Licuadora 4 Velocidades
- -
- -
- -
12 Licuadora 12 Velocidades
13 Nevera 20 Pies 19 al 19 Neveras
14 Nevera 21 Pies
- -
- -
- -
19 Nevera 26 Pies

Por Grupo: es otra variacin de la codificacin secuencial y consiste en la
asignacin de un cdigo subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan
cada vez un mayor nmero de posiciones, y que sirven para identificar un grupo
de funciones o caractersticas homogneas.
Ventaja:
Facilidad de expansin
Rapidez en el procesamiento de los datos

Desventaja:
Si no es definida adecuadamente la estructura del cdigo, pueden
presentarse problemas de expansibilidad y confusin en su uso
Ejemplo:
Cdigo Nombre del Elemento
2-000-000-000 Pasivo
2-000-000-000 Pasivo Circulante
2-000-000-000 Cuentas por Pagar Proveedores
2-000-000-001
Cuentas por Pagar Proveedores el
Clavo

Alfabtico Numrico: el mtodo de codificacin nemotcnico efecta una
combinacin de nmeros y letras, para identificar por varias caractersticas a
cada uno de los elementos. su aplicacin es sumamente til en aquellas
empresas que manejan gran variedad y cantidad de tems, tales como las ventas
de repuestos para vehculos o los inventarios de una ferretera. su objetivo es
identificar el cdigo con los elementos que representa y facilitar su aprendizaje
y memorizacin.
Ventaja:
til en el procesamiento de listas cortas.
Desventaja:
Pueden presentarse problemas de expandibilidad si la estructura del cdigo
no es adecuadamente definida.
Ejemplo:
XEH-301
LVA-203
VEC-100

Nemotcnico: el mtodo de codificacin nemotcnico efecta una
combinacin de nmeros y letras, para identificar por varias caractersticas a
cada uno de lo elementos. Su aplicacin es sumamente til en aquellas
empresas que manejan una gran variedad y cantidad de tems, tales como las
ventas de repuestos para vehculos o los inventarios de una ferretera. Su
objetivo es identificar el cdigo con los elementos que representa y facilitar su
aprendizaje y memorizacin.

Ventaja:
Sumamente til a manejar cuando los tems son numerosos.
Desventaja:
La codificacin de los tems puede ser engorroso y compleja.
Ejemplo:
Cdigo Nombre del Elemento
NT670151
Neumtico tubular tamao 670*15 banda
blanca
NT670152
Neumtico tubular tamao 670*15 sin
banda
NT670181
Neumtico tubular tamao 670*18 banda
blanca


PFDC-750
Pastillas de freno delantero camin Ford
780
PFDC-800
Pastillas de freno delantero camin Ford
800


Con digito de verificacin: consiste en agregar nmero o letra a una
secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculado
por el computador, ello para asegurar la validez de los datos que ingresa al
sistema. Nace a raz de los errores que pueden producirse en los ingresos
de los datos.

Errores ms comunes que pueden presentarse en manejo de los datos
- Transcripcin: El error consiste en escribir un carcter equivocado al
trascribir el cdigo en la posicin del carcter correcto.
Ejemplo:
Colocar 12845 en lugar de 12345
- Transposicin simple o doble: consiste en la inversin de dos dgitos
adyacentes.
Ejemplo:
Colocar 12543 en lugar de 12345
- Error al azar: es una combinacin de los dos errores explicados
anteriormente.
Ejemplo:
Colocar 73245 en vez de 12345
Ejemplo de la Codificacin con Digito de Verificacin
Cdigo Nombre del Elemento
112354 Mara Vargas cuenta corriente
Paso 1 ponderar el cdigo
Cdigo 1 1 2 3 5 4
Clave de ponderacin 1 9 3 8 3 8 x
4+9+6+ 24+15+32= 90
Paso 2 Dividimos la ponderacin entre 11
90/11=8 con un resto de 2
Paso 3 restamos al modulo 11, el resto del a divisin:
11-2= 9------- Digito Verificador
Paso 4 construimos el nuevo cdigo con el digito verificador
Cdigo Nombre del Elemento
Antiguo 112354 Mara Vargas cuenta corriente
Nuevo 112354-9 Mara Vargas cuenta corriente
Luego, el cdigo 112354-9 representa el nuevo cdigo con su correspondiente
digito de verificacin el cual ser nico.
Ventaja:
Es absolutamente seguro al validar la informacin
Desventaja:
El desconocimiento por mucha gente del rea, acerca de la existencia del
mtodo y como aplicarlo porque se tiene poca informacin sobre el mtodo y
mucha gente desconoce la metodologa para crear el algoritmo del digito de
verificacin.
De Consonantes: el mtodo de codificacin por medio de consonantes
consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra de cada
palabra. No se debe suprimir la primera letra, sea esta una consonante o una
vocal.
Ventaja:
Facilidad en su aplicacin
Desventaja:
Uso limitado
Requiere conocimiento del mtodo para que tenga significado

Ejemplo:
Cdigo Nombre del Elemento
PRZ Prez
ALFR Alfaro
CDG Cdigo
CRBRDR Carburador
CSRDNT Casa Rodante

Fontico: el mtodo de codificacin fontica es un mtodo que codifica
los nombres de los elementos de acuerdo con su sonido. Tambin es
conocido como mtodo soundex. Debe mantenerse la primera letra de la
palabra sea vocal o consonante.
Ventaja:
til para una bsqueda alfabtica en una lista.
Desventaja:
Aplicable a situaciones muy especificas.
Paso 1. Eliminar todas las vocales y las consonantes W,H e Y. se debe mantener
la primera letra de la palabra, sea esta un vocal o una consonante.
Paso 2. El resto de las letras se codifican de acuerdo con la siguiente tabla:
Cambiar por Cuando aparezca
1 BFPVB
2 CGJKQSXZ
3 DT
4 L
5 MN
6 R
Paso 3. Si el campo asignado para la codificacin fontica no alcanza a ser
ocupado por los nmeros que representan las consonantes, se rellena con ceros las
posiciones no ocupadas.
Cdigo Nombre del Elemento
J5250 JHONSON
J5250 JOHNSEN
J5235 JHONSTON
J5235 JHONSTONE
J5235 JHONSTOWN

De Barras: consiste en la asignacin de unas lneas y espacios de distintos
anchos que son impresos a un producto. La aplicacin practica mas evidente
esta representada por el control que puede tenerse sobre los inventarios, lo cual
permite fcilmente controlar mejor tales activos a travs de la identificacin
ptica del producto. Por ejemplo, una tienda de venta de discos puede
implantar el control de sus ventas a travs de la codificacin de barras aplicada
a cada uno de los tems que se venden al detal
Ventaja:
Permite aplicar fcilmente un control sobre todos los inventarios de
productos masivos de una compaa.
Desventaja:
El desconocimiento en su aplicacin
Ejemplo:
Cdigo de empresas 759-XXXX
Lista de productos
CAMPO 1
MARCA
CAMPO 2
DESCRIPCION
CAMPO 3
CDIGO
La Venezolana Arroz blanco 3% 500gr YYYYY
Campo 1. Identifica la marca del producto como se venda comercialmente,
mxima 14 caracteres.
Campo 2. Describe el producto, presentacin, peso, sabor, color, aroma, etc.
Mximo 40 caracteres.
Campo 3. Muestra el cdigo de 5 dgitos correspondiente al producto, lo asigna el
fabricante.
La Asociacin Venezolana para la Codificacin internacional de productos CIP
calcula el digito de verificacin W (13 digito) y el producto queda codificado de
la siguiente manera:

759 XXXX YYYYY W
Pas Empresa Producto Verificacin

Caractersticas de un Cdigo Contable
Todo cdigo contable debe ser diseado bajo ciertos parmetros que le permitan
cumplir con los requerimientos de informacin que solicitan los usuarios. Debe
estar diseado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la
contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades especficas de la empresa y,
adems, cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan
presentarse.
Flexibilidad: significa que un cdigo contable debe estar diseado de tal
forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o
detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta
caracterstica es sumamente importante cuando surgen nuevos
requerimientos de informacin aplicables a los negocios.
Correcto
4 Ingresos Operacionales
4-01 Zona Oriente
4-01-01 Producto A
4-01-02 Producto B
4-02 Zona Central
4-02-01 Producto A
4-02-02 Producto B
Incorrecto
4 Ingresos Operacionales
4 Ingresos Operacionales
4-01 Producto a
4-02 Producto B
Adecuada Clasificacin: indica que un cdigo contable debe estar
clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesin.
Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible
ya que no corresponde con la prctica contable general. La situacin ideal
u objetivo de todo sistema contable desde el punto de vista de la
clasificacin que deben recibir las partidas en los estados financieros es la
de elaborar estos en forma directa a partir de las cuentas que conforman las
cifras en un balance de comprobacin por ejemplo y efectuar una minima
cantidad de ajustes y las reclasificaciones en los reportes.
Correcto
1 Activo
1-01 Circulante
1-01-01 Disponible
1-01-01-01 Caja
-
-
-
1-01-02 Bancos
Incorrecto
1 Activo
1-01 Realizable
1-01-01 Caja
-
-
-
1-01-02 Cuentas por Cobrar
Jerarquizado: debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos
y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de
presentar la informacin hasta el nivel de detalle que sea requerido.
Ejemplo:
Cdigo Nombre del Elemento
4 Ingresos operacionales
1 Activo Circulante
1-01 Disponible
1-01-01 Fondos fijos
1-01-01-01 Fondos Fijos Tiendas


1-01-02 Bancos
1-01-02-01 Bancos Nacionales
1-01-02-02 Bancos Extranjeros

Claridad en las descripciones: un cdigo contable debe explicar
claramente el titulo de cada una de las cuentas que lo integran.
Correcto
1-01-01-01 Bancos Nacionales
1-01-01-02 Bancos Extranjeros
1-01-02-03 Cuentas a Cobrar Comerciales
Incorrecto
1-01-01-01 Bancos
-
-
-
1-01-02-03 CxC
Diseo de un cdigo de cuentas
Para elaborar el cdigo contable de una compaa, el contador debe seguir una
serie de pasos mnimos con objeto de confeccionar la estructura de las
cuentas.
Paso 1: especificar o asignar nmeros a los grupos generales de partidas, tanto
del balance como del estado de ganancias y perdidas.
Ejemplo 1:
Balance General
Estado de Ganancias y
Perdidas
Cdigo Grupo Cdigo Grupo
1 Activo 5 Ingresos Operacionales
2 Pasivo 6 Costo de Ventas
3 Patrimonio 7 Gastos de Operacon
4
Cuentas de
Orden 8 Otros ingresos y Egresos
9 Cuentas de Cierre


Paso 2: Definir o especificar el formato del cdigo contable en dgitos y
niveles. Esta definicin estar siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el
software contable que se este usando, y a la definicin de los parmetro de las
cuentas.
Ejemplo 2:
Formato Caractersticas
9-9-999
Cinco Dgitos, Tres
niveles
9-99-99
Cinco Dgitos, Tres
niveles
9-9-99-99
Seis Dgitos, Cuatro
niveles
9-999-999
Siete Dgitos, Tres
niveles
9-99-99-99
Siete Dgitos, Cuatro
niveles
9-9-9-9-999-99
Nueve Dgitos, Seis
niveles

Paso 3: Una vez realizados el paso 1 y 2, debemos empezar a desarrollar el
cdigo contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas
por la teora contable y las necesidades de informacin de la empresa. Cada
clasificacin puede variar en el grado de nivel de detalle. Ejemplo:
Activo Pasivo y Patrimonio
Circulante Circulante
Disponible Prestaciones Sociales
Exigible Pasivo a Largo Plazo



Relacin de la codificacin con los sistemas mecanizados
Los mtodos de codificacin permiten clasificar adecuadamente todas las
operaciones, detalles transacciones y listas de elementos que son manejados
por un sistema de contabilidad. Los sistemas de contabilidad comprenden una
serie de elementos que funcionan en forma coordinada, desde la simple
aplicacin del principio de partida doble, hasta la total automatizacin de las
operaciones financieras en una empresa.
La contabilidad es el arte de registrar, clasificar, y resumir de una manera
significativa y en trminos monetarios, las transacciones y eventos que sean,
en parte al menos, de carcter financieros e interpretar los resultados
obtenidos.
Caractersticas que definen la contabilidad:
Clasificacin
Registro
Resumen
Sistematizacin
Estructuracin
Anlisis
Interpretacin
Todas estas acciones son levadas a cabo para que un sistema contable mecanizado
pueda producir informacin organizada de acuerdo con los requerimientos de los
usuarios. Antes de registrarse, toda transaccin debe ser clasificada para poder
ordenarse, previamente, debe haberse definido cual o cuales sern los mtodos de
codificacin que se utilizaran en el proceso de clasificacin.
Otra de las caractersticas de la labor contable es la sistematizacin de las
operaciones lo cual significa que las transacciones deben estar organizadas de tal
forma que su acceso y procesamiento no se dificulte, si no sea de rpida
interaccin y respuesta para el usurario.