2.2.

Control Interno

El control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar
los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la
seguridad de que no se contraern obligaciones sin autorizacin.

Una segunda definicin definira al control interno como el sistema conformado
por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que
interrelacionadas entre s, tienen por objetivo proteger los activos de la
organizacin.

Entre los objetivos del control interno tenemos

1. Proteger los activos de la organizacin evitando prdidas por fraudes o
negligencias.

1. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables,
los cuales son utilizados por la direccin para la toma de decisiones.

1. Promover la eficiencia de la explotacin.

1. Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la gerencia.

1. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.


Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:

1. Un plan de organizacin que proporcione una apropiada distribucin
funcional de la autoridad y la responsabilidad.

1. Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados
para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los
ingresos y los gastos.

1. Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.

1. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que
han de estar en proporcin con sus responsabilidades.

La Auditora Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus
objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho control
interno.

2.3.Tcnicas de evaluacin del control
interno

Las principales tcnicas y ms comnmente utilizadas para la evaluacin del
control interno son las de:

1. Memorndums de procedimientos

1. Fluxogramas

1. Cuestionarios de Control Interno

1. Tcnicas estadsticas

A stas deben agregarse las herramientas de gestin, entre las principales
tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada tambin Espina de Pescado),
diagrama de Pareto, diagrama de dispersin, histograma y fluxogramas ( ests
ltimas tres contenidas ya en las antes mencionadas), estratificacin, y la Matriz
de Control Interno entre otras.

2.4. Ventajas de la auditora interna

1. Facilita una ayuda primordial a la direccin al evaluar de forma
relativamente independiente los sistemas de organizacin y de
administracin.

1. Facilita una evaluacin global y objetiva de los problemas de la empresa,
que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los
departamentos afectados.

1. Pone a disposicin de la direccin un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificacin de
los datos contables y financieros.

1. Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia
burocrtica que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.

1. Favorece la proteccin de los intereses y bienes de la empresa frente a
terceros.
2.5. Requisitos del trabajo de auditora
interna

1. Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean
conocimientos tcnicos adecuados y capacitacin como auditores.

1. El auditor debe mantener una actitud mental independiente.

1. Tanto en la realizacin del examen como en la preparacin del informe
debe mantenerse el debido rigor profesional.

1. El trabajo debe planificarse adecuadamente ejercindose la debida
supervisin por parte del auditor de mayor experiencia.

1. Debe obtenerse suficiente informacin (mediante inspeccin observacin,
investigacin y confirmaciones) como fundamento del trabajo.
3. Independencia

Es fundamental considerar de quin debe depender el auditor interno. En una
empresa depender directamente del dueo de la misma o de un comit. En
una gran empresa deber depender del Sndico y de un Comit de Control
Interno (cuyos miembros no ejerzan funciones ejecutivas). Es fundamental que
los miembros de la auditora interna no tengan relaciones con la Gerencia de
Personal (para temas como bsqueda y contratacin de personal de auditora,
para planes de capacitacin, jerarquizacin, liquidacin y pago de sueldos,
vacaciones o permisos especiales, etc.), tampoco deber tener relaciones
comerciales con el ente para el cual trabajen. De esta forma se protege la total
independencia de criterio y observacin, evitando adems las politiqueras
internas que tienden a distorsionar informacin y proteger a personal del ente.
Es tambin fundamental que no exista lazos directos de familia entre los
miembros de la auditora y el personal a ser auditado, de existir alguna relacin
ello debiera dejarse como constancia en los informes de auditora respectivos.

No preservar la independencia y objetividad (aunque todo sujeto tiende a la
subjetividad) de los auditores, impide un ptimo y efectivo ejercicio de las
funciones que le estn encomendadas.

Imaginemos que sucedera en una institucin bancaria si los auditores pidieran
crditos u otros servicios a dicha institucin, es lgico pensar en intercambio o
negociacin de favores.
4. Tercerizacin

Por todo lo visto arriba y por los menores costos, mayores niveles de
productividad y mejores niveles de calidad sera conveniente utilizar servicios
tercerizados de auditora interna. De tal forma se evitan costos fijos (sueldos,
espacio fsico, computadoras, gastos de telfono), si los servicios no son
adecuados es ms fcil el cambio de auditora, al prestar servicio en distintas
empresas los auditores poseen mayor nivel de experiencia, la capacitacin de
los auditores no corre por cuenta de la empresa sino por parte de el ente
prestador del servicio, pueden utilizarse alta tecnologa producto de que el
costo de la misma puede subdividirse entre numerosos clientes, pueden
lograrse servicios con alto nivel de especializacin (el ente prestador del servicio
puede contar con especialistas en: auditora en informtica, en seguridad, en
materia impositiva, en fraude, en calidad y satisfaccin del consumidor, e
inclusive auditores por tipos de actividades) lo cual redunda en mejores niveles
de calidad.
5. Alcances de la nueva auditora

La nueva auditora ya no comprende slo los controles tradicionales, sino que en
la bsqueda de proteger los activos de la organizacin audita el cumplimiento de
normativas (sean stas internas o externas), polticas y directrices, y principios
fundamentales de gestin moderna de empresas, en todo lo atinente a la calidad
de los productos y servicios, niveles de satisfaccin de los clientes, eficiencia de
los procesos administrativos y productivos. En el caso de la calidad el auditor
interno no proceder a efectuar mediciones o controles de calidad, su funcin en
este caso es la de verificar la existencia de dichos controles y los mismos son
correctamente llevados a cabo. En el caso de los procesos administrativos y
productivos deber contarse con auditores capacitados debidamente en dichas
reas y sus informe tendrn un enfoque netamente de asesoramiento.

Adems deber tenerse debidamente en cuenta los efectos que en el control
interno tienen las siguientes nuevas maneras de operar:

1. Teletrabajo
2. Tercerizacin
3. Utilizacin de internet
4. Uso de redes informticas (cajeros automticos, transferencias
electrnicas)
5. Globalizacin de los mercados
6. Cuadro de Mando Integral (necesidad de confirmar la correccin de los
datos y del buen funcionamiento del sistema informtico)
7. Contribuir en la eliminacin de desperdicios y despilfarros, contribuyendo
con su asesoramiento a la mejora de los procesos y actividades
6. Trabajo en equipo

El mejor uso de las capacidades y experiencias para una evaluacin ms efectiva
del control interno, como as tambin la investigacin de casos especiales hacen
necesario la implementacin del trabajo en equipo incluyendo los Crculos de
Calidad en el rea de auditora interna, como forma de mejorar los
procedimientos, logrando de tal forma controles, propuestas, anlisis e
informes de mayor calidad y menores costos.
7. Uso de herramientas de gestin

Ya sea en forma individual, en equipo o en los crculos de calidad se deber
hacer uso de las herramientas de gestin aplicada en materia de calidad y
productividad. Nos referimos tanto a las siete herramientas clsicas, como a las
nuevas herramientas y otras que pueda idear el personal de auditora en el
ejercicio de sus tareas.

As tenemos la Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada para analizar
falencias, detectar causas de errores o ilcitos, bsqueda de soluciones o
mejoras del control interno.

El Diagrama de Pareto permite entre otras funciones importantes la priorizacin
de controles en funcin de la preponderancia que los diferentes factores tienen,
como as tambin la utilizacin de la misma para descubrir la causa de
problemas, o dar solucin a las mismas.

Los Seis Porqu? permite mediante preguntas sucesivas llegar a la causa
fundamental de los problemas evitando quedar en los rasgos ms superficiales.

El Control Estadstico de Procesos (CEP) posibilita determinar la capacidad del
proceso para engendrar productos y servicios externos e internos que satisfagan
los niveles requeridos. As las diferencias contables, o de inventario o la falta de
cumplimentacin correcta en las carpetas crediticias en el caso de las
instituciones bancarias se deben a diferentes causas, el CEP permite conocer si
la cantidad de falencias esta dentro de lo que es natural al sistema o si sus
causas son especiales, adoptando segn el caso las respectivas medidas de
anlisis y correccin.

El fluxograma es un elemento fundamental no slo para evaluar el sistema de
control interno, sino adems para evaluar la eficiencia de las actividades o
procesos.

El Diagrama de Dispersin permite poner a prueba la interrelacin entre
diferentes factores, como podra ser cantidad de comprobantes recepcionados
por caja con las diferencias de caja.

El histograma permite analizar la distribucin de los errores o falencias
detectadas.

La estratificacin permite mejorar los niveles de cumplimentacin y detectar
razones de irregularidades. Si al controlar atrasos crediticios en un Banco se
tienen mayores niveles en una lnea crediticia ello puede deberse al sector al
cual est destinado o a falencias en la concesin de los mismos, y si los niveles
estn concentrados en determinadas sucursales bancarias ello puede deberse a
falta de capacitacin del personal crediticio o problemas propios de
determinadas zonas econmicas.

Anlisis Preventivos. Consistentes en utilizar la lluvia de ideas por parte de los
auditores internos a los efectos de detectar para cada proceso, servicio,
producto o actividad donde o qu problemas pueden surgir, analizando como
evitar de que se produzcan y fijando sistemas para su deteccin.
8. Conocimientos y Aptitudes

En cuanto a conocimientos como es obvio de lo expresado con anterioridad, es
menester que los auditores posean conocimientos a materia de herramientas de
gestin, estadstica, control estadstico de procesos (SPC), resolucin de
problemas, benchmarking, trabajo en equipo, crculos de calidad, tormenta de
ideas, pensamiento sistmico, relevamiento y evaluacin del control interno,
planificacin, administracin, finanzas, a parte de las normativas legales,
contables y conocimientos en sistemas de informacin.

El benchmarking como metodologa que tiene por objetivo detectar las mejores
prcticas y procedimientos a los efectos de su anlisis y posterior
implementacin es muy interesante a los efectos de adaptar mtodos o
procedimientos aplicados por otras auditoras. La realizacin del benchmarking
se ve facilitado por la existencia de las Asociaciones de Auditores Internos a
nivel general como por sectores.

En cuanto a aptitudes el auditor interno deber tener:

1. Inters y aptitud por la investigacin
2. Capacidad de anlisis estadstico
3. Conocimientos especficos (tcnicos) en materia de auditora interna,
control interno y en lo concerniente al sector.
4. Comportamiento organizacional y programacin neuro-lingstica
5. Capacidad de anlisis
6. Aptitud para trabajar en equipo
7. Actitud proactiva
8. Alto nivel tico
9. Planificacin

Deber ante todo definirse claramente los valores, y la misin de la Auditora
Interna. Es necesario que quede completamente en claro quienes son sus
clientes y que requieren. Para lo cual resulta sumamente interesante
implementar un sistema para verificar la calidad de los trabajos e informes de
auditora, como as tambin medir los niveles de satisfaccin de los usuarios de
la informacin suministrada. Resulta utilizar recursos para luego de un tiempo
tomar conocimiento de que los informes no eran de importancia o significacin
para los receptores de stos.

Volviendo al elemento central de la planificacin, es fundamental ella por
cuanto suministra la visin a compartir por los miembros de la auditora, lo cual
ser el eje central que movilizar las capacidades y recursos para un ms
efectivo y eficiente logro de los objetivos.
10. La mejora continua en la auditora

El sector de auditora no puede escapar a las consignas del momento que son
lograr cada da mejores niveles tanto en calidad, como en costos, productividad
y plazos.

Por ello el realizar las auditoras con el mejor uso de los recursos (sobre todo
teniendo en cuenta que las actividades de auditora interna no poseen valor
agregado para el cliente externo), el mayor nivel de calidad y en plazos
perentorios resulta fundamental. Para ello deben concentrarse la utilizacin de
los recursos de la forma ms eficiente posible, mejorando de manera continua
los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o
elementos significativos y con un creciente impacto en la organizacin.

11. El control interno y los resultados econmicos

En la ltima lnea del Cuadro de Resultados est la verdad, en el se refleja que
tan bien a operado la empresa. Muchas empresas con un ms que ptimo
resultado en materia productiva y comercial ven reducir sus utilidades y hasta
en algunos casos se llegan a los nmeros en rojo producto de negligencias,
fraudes, robos y hurtos. Entre las negligencias podemos mencionar la falta de
seguros ya sea por incendios o accidentes entre otros, tambin la falta de
controles adecuados al momento de calificar a un cliente para el otorgamiento
de crdito. No menos costosos son las prdidas por errores de clculo o falta de
cumplimientos formales en materia impositiva. Estos son slo unos ejemplos de
los hechos que ms comnmente se dan en las organizaciones. De igual forma
es menester evitar los fraudes, robos y hurtos, como as tambin acciones
destructivas que puedan afectar el patrimonio de la empresa. Slo un buen
control interno, el cual debe ser relevado y evaluado convenientemente por los
auditores de la compaa puede evitar la disminucin de las utilidades o su
conversin en prdidas.

En una Institucin Bancaria el no haber actualizado el monto de impuesto de
sellos por chequeras llev a una percepcin menor en concepto de dicho
impuesto, y por lo tanto a abonar menos al Ente Recaudador, tenindose que
hacer cargo luego la Institucin Financiera de la diferencia ms los intereses y
multas respectivas.

No menor efecto tienen en los resultados de la empresa, tanto en su clculo,
como en la calidad de la informacin manejada para la adopcin de decisiones,
un control interno que asegure informacin correcta, precisa y a tiempo.

Como ejemplo podra mencionarse el caso de una Institucin Bancaria que por
calcular errneamente sus Niveles de Efectivo Mnimo Diarios, tomaba fondos
interbancarios para cubrirlos con el alto costo que ello implicaba, cuando en
realidad sus situacin real le permita el otorgamiento de fondos a otras
instituciones bancarias con la consiguiente obtencin de jugosos beneficios.

Otro ejemplo de graves resultados es la informacin incorrecta en materia de
Deudores por Ventas. Reclamar a alguien que ha pagado puede hacer perder el
cliente, y no hacerlo a alguien que no est al da con sus pagos implica tambin
prdida de liquidez y de resultados.
Tener informacin confiable en materia de inventarios es muy importante,
mxime an en una poca de altos costos financieros y ante la necesidad de
aplicar metodologas como el Just in Time.

Podemos apreciar con est pequea cantidad de ejemplos las graves
consecuencias que una falta de control interno eficaz puede traer aparejada para
la empresa en materia de resultados.

12. Auditora y control de los procesos
informticos

Los procesos informticos han cambiado notablemente las condiciones internas
de las organizaciones, motivando de tal modo importantes consecuencias en
materia de control interno.

Se aconseja a los efectos de evitar fraudes la separacin de funciones entre
quienes son encargados de manejar el sistema, los programadores y quienes
controlan los inputs, los cuales deberan ser efectuados por tres tcnicos o grupos
de tcnicos en informtica diferentes. Sin embargo tanto por el tamao de las
empresas, como por las nuevas caractersticas que tienen lugar en los procesos
fabriles y de servicios los controles deben adaptarse a esta nueva situacin. La
creacin de mecanismos paralelos e independientes al sistema para el control
comparativo es adonde apuntan las nuevas metodologas destinadas a
salvaguardar los procesos informticos.

Poner los sistemas informticos al resguardo del accionar de los piratas, como
de los virus resulta fundamental por las enormes prdidas que las mismas
pueden ocasionar a la empresa.

No menos importante resulta no slo el control de acceso a la informacin, sino
la posibilidad de acceder a archivos de gran valor estratgico como son los
relacionados con los clientes y su respectivas evoluciones comerciales. Muchos
tienen inters en hacerse de dichas bases de datos a los efectos de su venta a la
competencia.

En el control de sistemas del procesamiento electrnico de datos (EDP) podemos
diferenciar tres aspectos:

1. Controles de la organizacin del proceso de datos. Podemos estudiar en el
cuatro aspectos:

1. Divisin de responsabilidades

1. Control sobre los operadores del ordenador

1. Biblioteca de programas

1. Sistemas de seguridad ante incendios u otros accidentes

A los efectos de mantener la integridad del sistema cuando las funciones de
autorizacin y registro estn comprendidas en el propio programa es necesario
separar la funcin de operacin y manejo de las mquinas y la de mantenimiento
del programa y de la memoria o biblioteca. Esta separacin de funciones es
importante por cuanto, proporciona una eficaz verificacin cruzada de la
exactitud y correccin de los cambios introducidos en el sistema, impide al
personal de operaciones efectuar revisiones sin plena autorizacin y verificacin,
evita que el personal ajeno a la operacin tenga acceso al equipo, y por ltimo
mejora la eficiencia, puesto que las capacidades y el adiestramiento que se
requieren para desempear tan diversas actividades difieren.

Es importante la separacin entre el personal encargado de las bibliotecas, y el de
la seccin de adquisicin y control de datos.

1. Controles de procedimientos. Se refieren a cuatro puntos especficos:

1. Datos fuente y controles de salida. Es preciso un control sobre los datos de
entrada que permita verificar que stos han sido autorizados e introducidos
una sola vez. La funcin de los controles de salida es determinar que los
datos procesados no incluyen ninguna alteracin desautorizada por la
seccin de operaciones del ordenador y que los datos son correctos o
razonables.

1. Controles del proceso. Los objetivos principales son descubrir la prdida
de datos o la falta de su procesamiento, determinar que las funciones
aritmticas se ejecuten correctamente, establecer que todas las
transacciones se asienten en el registro indicado, asegurar que los errores
descubiertos en el procesamiento de datos se corrijan satisfactoriamente.

1. Controles del archivo o biblioteca. Si stos son defectuosos pueden
deformar la contabilizacin.

1. Controles sobre las salidas

1. Controles administrativos. Hacen referencia al diseo, programacin y
operaciones del EDP.

Seguridad fsica. Las precauciones bsicas a tal objeto son:

1. Deben mantenerse en otro lugar, duplicados de todos los archivos,
programas y documentacin bsica.

1. Proteccin contra excesos de humedad, variaciones de temperatura, cadas
de tensin, cortes de suministro, campos magnticos, actos delictivos, etc.

1. Proteccin contra incendios, inundaciones, desastres naturales, etc.

1. Plan de emergencia que prevea las actuaciones bsicas y medios
alternativos disponibles ante distintos niveles de sucesos catastrficos.

1. Designacin de un responsable de seguridad y revisin peridica de la
operatividad de los medios dispuestos.

1. Seguro que cubra el riesgo de interrupcin del negocio y el costo de
reconstruccin de ficheros.

13. La Matriz de Control Interno

La misma es una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones
y resolver problemas, y de ver la organizacin en su totalidad.

Es una forma de pensar, porque analizando la interrelacin de los diversos
productos, servicios y reas de la empresa con las disposiciones normativas
externas e internas, como as tambin con los principios de control interno y
seguridad, lleva tanto a los funcionarios, como a los auditores internos (o
externos) y a las gerencias de las diversas reas a preguntarse de que manera
afectan, si es que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos y actividades,
o bien indagar acerca de la existencia o no de normas que se relacionen con las
mismas.

Cabra preguntarse cuantas veces las organizaciones son pasibles de sanciones
pecuniarias por incumplimiento de deberes formales slo por el hecho de no
haber realizado las indagaciones o bien de no tener planificados los controles y
las respectivas acciones.

Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la organizacin
establecen cantidad de controles a ejecutar por perodo de tiempo, con que
elementos o recursos se van a contar, que cuestionarios se han de utilizar y
quienes los elaborarn. Por medio de la delegacin se asigna por un lado quienes
son los responsables de realizar los controles.

Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos o reas
de mayor riesgos, los cuales surgen de los puntajes ms bajos, son aquellos en los
cuales se han de priorizar los ajustes y correcciones, adems a travs del anlisis
de las razones de los bajos puntajes se logra saber los motivos que los originan y
de tal forma adoptar las mejores acciones tendientes a su resolucin.


14. Bibliografa

Soriano Guzmn, Genaro La auditora interna en el proceso administrativo
Editoral CENAPEC 1992

Surez Surez, Andrs La moderna auditora McGraw Hill 1991

Skinner y Anderson Auditora Analtica Editores Libreros 1969

Madariaga, J.M. Nociones Prcticas de Auditora Deusto 1986

Rusenas, Rubn Oscar Manual de Control Interno Editorial Cangallo 1978

Pungitore, Jos Luis Sistemas Administrativos y Control Interno Club de
Estudio - 1994

Poch, Ramn Manual de control interno Gestin 2000 1997

Lefcovich, Mauricio L. Matriz de Control Interno Gestiopolis.com
Noviembre/2003

Esta monografa se termin de redactar el 26/11/03.