III Jornada Cientfica Nacional del

CID CI








Desarrollo de los Costos en
un Sistema Logstico






Autor: Dr. Ing. Pedro Dimas Ayala Bcquer






Entidad: Filial Villa Clara del Centro de
Investigacin y Desarrollo del Comercio Interior






Ciudad de La Habana, febrero del 2001

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RESUMEN:

Esta ponencia es de carcter didctico. En l se exponen los principios bsicos y El
desarrollo de los costos para un sistema logsticos y los elementos que participan en
los rangos de relevancia y la rentabilidad directa.


Introduccin.

Tradicionalmente los procesos contables de costos que se han usado no
proporcionan la informacin necesaria para realizar un anlisis efectivo de la
rentabilidad de un Sistema Logstico (S.L).

El Desarrollo de los costos constituye una de las actividades ms crtica en el diseo
y operacin de los S.L. y es tambin la que presenta la mayor dificultad en parte por
la falta de definicin o entendimiento acerca de la estructura de los costos que
afectan la conducta de los S.L.

Tpicamente, los sistemas contables convencionales agrupan los costos en amplias
categoras agregadas que no permiten un anlisis detallado para identificar los
autnticos costos del servicio al cliente. Sin esta facilidad para analizar los datos de
costo agregado, se hace imposible revelar el potencial para las compensaciones de
costos que pueden existir dentro de un SL

En general, los efectos de las compensaciones son evaluados de dos formas, desde
el punto de vista de su impacto sobre los Costos Totales y de su impacto sobre los
Ingresos por Ventas.

Sin embargo sin un adecuado sistema contable de costo logsticamente orientado,
resulta extremadamente difcil identificar la extensin hasta la cual una
compensacin en particular, obtiene beneficios con respecto a los costos, al conjugar
todas estas motivaciones y reflexiones permiten percibir, la importancia que
representa para cualquier empresa analizar los Costos Logsticos como punto
primario de anlisis de la eficacia y eficiencia econmica.

I.- Desarrollo.

Con la finalidad de poder valorar las acciones que influyen en los costos Logsticos
se hace imprescindible analizar ciertos aspectos de inters dentro de los cuales se
destacan:
Principios Bsicos de los Costos Logsticos
Categora de los Costos Logsticos
Rangos de Relevancia.
2
Rentabilidad Directa.

1.1.- Principios Bsicos de los Costos Logsticos

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un S.L parte del enfoque que
se brinde o se oriente a los mismos. Es decir, de la habilidad de enfocarse hacia la
salida del sistema de distribucin, en esencia encaminar los esfuerzos hacia la
previsin del Servicio al Cliente, e identificar los costos nicos asociados con esa
salida, Los mtodos contables tradicionales, carecen de un enfoque dirigido a estos
propsitos, sobre todo porque fueron diseados atendiendo a otras necesidades.

Uno de los principios bsicos de los Costos Logsticos es que dicho sistema debera
reflejar el flujo material es decir debera ser capaz de identificar los costos que
resultan de proporcionar servicios al cliente en el mercado.

Un segundo principio es que el sistema debe ser capaz, de permitir efectuar anlisis
separados de Costos e Ingresos por tipo de clientes y por segmentos de mercado o
canal de distribucin. Esta ltima necesidad surge debido al empleo de promedios o
valores medios, lo que ocasiona variaciones sustanciales alrededor de la media.

Para poder aplicar estos principios se requiere una nueva concepcin de los costos,
es decir que en primer lugar se debe definir el SL y luego identificar los costos
asociados.

En la actualidad, es usado un concepto muy til y es el denominado como misin. En
un enfoque logstico, una Misin puede ser definida como un conjunto de acciones o
metas concebidas para garantizar un servicio al cliente adecuado, las misiones
pueden se definidas en trminos del tipo de mercado servido, por qu producto y
dentro de que limitaciones de servicio y costo. Una misin abarca, se perfila y sobre
pasa las lneas de una empresa

Un SL de costo efectivo debe buscar determinar el costo total del sistema para
alcanzar los objetivos logsticos deseados (Salidas del sistema) y el costo de las
varias entradas implicadas en alcanzar estas salidas este enfoque del problema se
conoce como Costo de la Misin. En la actualidad existe un marcado inters con un
enfoque de este problema, conocido como Costo de la Misin .

1.2.- Categoras de los Costos Logsticos.

Los Costos logsticos agrupan todos los costos adheridos a las funciones de la
empresa, que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos informativos
asociados. Se debe expresar, que el desarrollo de los costos es una de las
actividades ms crtica en el diseo y operacin de los sistemas logsticos y es
tambin la que presenta la mayor dificultad, en parte por la falta de definicin o
3
entendimiento acerca de la estructura de los costos que afectan la conducta de un
sistema.

Las categoras sobre los que se aplican los costos logsticos y los conceptos sobre
los que se utilizan los mismos estn en correspondencia con la secuencia del flujo,
siendo los mismos:

Los Costos Operacionales.
Estos costos son los que estn relacionados con las facilidades logsticas como son
los almacenes, centros de distribucin mercados concentradores, etc. y pueden ser
de dos tipos

Los Costos Discontinuos, que son aquellos que varan por etapas en funcin
del volumen de circulacin.
Los Costos Continuos, que varan lineal o no linealmente con el volumen de
circulacin.

Los Costos Discontinuos estn en funcin de la circulacin y presentan valores
constantes para ciertos y determinados rangos de circulacin. Ver la figura No 1

Para la circulacin de 0 a t
1
el valor del costo ser de C
o
, entre t
1
y t
2
, el costo
incurrido es de C
1
y as sucesivamente el costo que se incurre cuando la circulacin
es cero ( C
o
) es un costo fijo. Los costos discontinuos pueden ser originados por
diferentes factores que incluyen:

La depreciacin anual.
El mantenimiento.
Los gastos de direccin.
Otros.















t
1
0 t
2
C
0
C
1
C
2
Costo
Total
Circulacin
Figura No. 1 Representacin de los Costos Discontinuos
4
Los Costos Continuos estn en funcin de la circulacin y no son generalmente
lineales aunque en cualquier instancia pueden ser representados como un costo
lineal. Estos costos comprenden, los elementos siguientes ver la figura No 2

Efecto de la curva de aprendizaje.
Economa de escala

Circulacin
Capacidad
Optima
Costo
Total
Figura No. 2 Representacin de los Costos Continuos
Los costos operacionales pueden estar clasificados en dependencia de su funcin
logstica, en:

Aprovisionamiento, representados por el costo de los pedidos.
Almacenaje, representados por los costos del espacio, de las instalaciones,
de manipulacin y de tenencia de stock.
Informacin asociada representado por los costos de la administracin
logstica.

Generalidades. Los Costos Operacionales generalmente se calculan atendiendo
a la aplicacin de diferentes criterios, o procedimientos, a continuacin se seala el
empleado por Mac Kibbin el cual se ilustra en la tabla No. 1.


Costos Operacionales
Ref Descripcin
Valor
Capital
Deprecia
cin
Equivalente
Anual
Manteni
miento
Electricidad Generales
Costo
Total
1
Edificaciones
5 %
2
Est. P- Paletas
10 %
5
3
S. Alm. Movil
14.3 %
4
Paletas
20 %
5
Niveladores de
Andenes

10 %

6
Bateras
20 %
7
E. Limpieza
20 %


Tabla No.1 Costos Operacionales


Uno de los elementos ms importante y que incide de manera significativa en los
costos operacionales es el asociado a los mantenimientos en la tabla No.2 se
pueden apreciar algunos valores seleccionados para tales propsitos.


Medios de Almacenamiento Expresin Numrica
1.- Estanteras para Paletas 0,25 % del Valor Capital
2.- Sistema de Almacenamiento Mvil 1,50 % del Valor Capital
3.- Medios Unitarizadores 5,00 % del Valor Capital
4.- Montacargas 5,00 % del Valor Capital


Tabla No.2 Elementos a Considerar en los Costos Operacionales


Los Costos de Transportacin.

El movimiento de las mercancas desde su origen hasta sus respectivos destinos
constituye en la mayora de los casos el componente ms importante del costo
logstico global.

Por su diferentes composicin y estructura, convienen diferenciar dos tipos de
transporte y en consecuencia tambin sus costos

A Largas Distancias . Genricamente es el transporte de mercancas
entre productores y almacenes distribuidores
Distribucin . Se conoce como el transporte, de mercancas entre
productores y almacenes distribuidores hacia sus redes de punto de venta y
clientes finales,

Transporte a Largas Distancias En los transporte a alargas distancias,
Independientemente del modo elegido (camin, avin, ferrocarril, etc.) los costos
estn directamente ligados al peso, volumen y distancia a recorrer hasta el punto de
destino, de forma tal que cada modo tiene asociado un coeficiente. Dentro de cada
6
modo, el tamao de la carga determina dicho coeficiente, generando una escala de
tarifas.

Para el transporte a larga distancia por carretera, en la mayora de los casos, este
transporte es contratado a empresas que han nacido y crecido al amparo de un gran
fabricante que les ha asegurado un gran volumen, permitindoles cubrir los elevados
costos fijos iniciales, posteriormente esas empresas han ido contratando a otros
fabricantes de productos similares y que realizan entregas en puntos cercanos,
generndose as un principio de especializacin.

Transporte de Distribucin. Debido a la especializacin que requiere este tipo de
transporte, ya que el conductor debe conocer bien los productos transportados, las
rutas, las facturas, los albaranes, la calidad de algunos productos, el cambio y
devolucin de mercancas, etc. El transporte de distribucin es habitual que sea
realizado con personal y/o medios de la propia empresa.

En este caso, el costo del transporte est compuesto por el costo del personal
conductor y el de funcionamiento de los camiones utilizados que, por ser de menor
tonelaje (4 a 6 t) la inversin requerida es menor, pero por sus caractersticas de
funcionamiento, los costos de mantenimiento son ms elevados.

Generalidades: Los costos de transporte, estn relacionados con los orgenes y
destinos, las mercancas, la modalidad de transporte empleada y el peso o volumen
de mercancas transportadas y tienen la caracterstica de comportarse de forma
discontinua para una etapa determinada.

1.3.- Los Rangos de Relevancias.

Para hacer un anlisis de la precisin de un Costo Logsticos se hace necesario
establecer el rango de relevancia que posee la instalacin. Este rango de circulacin
o volumen se define como el valor mximo y mnimo que es aceptado desde un
punto de vista terico y. prctico ver la figura No. 3

Un almacn no debe ser operado al menos que su capacidad de diseo sea
aproximadamente 0,80 veces su capacidad terica y por razones de diseo de
ingeniera sus lmites mximos no debe exceder a 1,10 su capacidad terica.
De este modo estos dos puntos constituyen el Rango de Relevancia para lo
cual las precisiones de los costos son importantes y es el rango sobre lo cual
las soluciones recomendadas deben operar el sistema propuesto ver la figura
No 3.

Capacidad
Terica

Rango de
Relevancia
Costo
Total
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De las reflexiones anteriores, se pueden realizar los comentarios siguientes: Los
Costos Logstico constituyen uno de los elementos ms importante en el diseo de
los Sistemas Logsticos ya que el conjunto de soluciones que se adopten en el
proceso de diseo, tiene un denominador comn y es l referente a que todas deben
ser soluciones econmicamente rentables adems uno de los resortes que permiten
medir si el proceso est o no bajo control son precisamente los costos logsticos.
Adems se debe indicar que el proceso de auditoras que se realice dentro de un
marco de confiabilidad, descansa precisamente por el conocimiento y control de los
costos.

1.4.- Rentabilidad Directa.

En anlisis aislado de los costos logsticos, no permite percibir de una manera
efectiva las conductas econmicas de los SL por lo cual todo estos tipos de
valoraciones deben venir acompaada de la observacin de estudios y formulaciones
encaminadas a la evaluacin de la rentabilidad directa tanto del Cliente como del
producto.

La Rentabilidad Directa del Cliente.

Los sistemas contables tradicionales, presenta un grado de incertidumbre a la hora
de definir y precisar las exigencias administrativas en cuanto a la respuesta de Cual
es el grado de rentabilidad de un cliente comparado con otro? Comnmente, la
rentabilidad de un cliente se calcula solo a nivel de beneficio bruto; en otras palabras,
los ingresos netos de venta generados por el cliente en un periodo determinado,
menos el precio de costo de los productos vendidos. Pero sucede que existen
muchos costos que se deben tomar en consideracin para poder analizar la
rentabilidad real de un cliente determinado o de un segmento o canal de mercado
deseado.

Los costos que son generados como producto de la prestacin de servicios a los
clientes pueden ser en extremo exhaustivos en funcin de la estrategia logstica que
se disponga. Al hacer un anlisis de la rentabilidad de cliente revelar en ocasiones
una proporcin de clientes que efectan una contribucin negativa.

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Los costos del servicio comienzan con el pedido y por consiguiente con los costos de
procesamiento los cuales se diferencian de acuerdo con el nmero de lneas de
productos en los pedidos y su complejidad. Adems en estos anlisis estn
presentes los costos de transportacin, manejo de los materiales, inventarios y
almacenaje. El principio bsico del anlisis de la rentabilidad del cliente es que el
proveedor debe obtener todos los costos que son especficos de todas las cuentas
individuales. Un enfoque til de aplicar cuando se examinan, estos costos es
formularse la pregunta Qu costos evitara si no hiciera ningn negocio con
este cliente? El xito de usar el anlisis de evitabilidad es que muchos cosos de
servicio al clientes son en realidad compartidos entre varios clientes.

A menudo se realiza el anlisis de las cuentas de prdidas y ganancia de los clientes
especficos de las empresas tomando como base de valoracin el formato que se
ilustra en la Tabla No. 4.

La Rentabilidad Directa del Producto.

Una de las aplicaciones que es usada en los Anlisis logstico de costo y ha tenido
una amplia aceptacin, en la esfera de la circulacin y produccin minorista es la
tcnica conocida como rentabilidad directa del producto o simplemente RDP. En
esencia, se pede expresar que es un procedimiento anlogo al anlisis de
rentabilidad del cliente en el sentido que parte de la intencin de identificar todos los
costos que van unidos a un producto o un pedido a medida que avanza por el canal
de distribucin.

La idea que encierra la RDP es que en variadas transacciones el cliente incurre en
costos distinto al del precio inmediato de compra del producto. A veces, estos costos
permanecen ocultos y a menudo pueden ser sustanciales, lo bastante grandes como
para reducir o incluso eliminar el beneficio neto de un producto en particular.
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Anlisis de las Cuentas de Perdidas y Ganancia de los
Clientes

Ingresos
Valor Neto de las Ventas

Menos



Costo
Costos de las Ventas (combinacin de todos los
productos)
Comisiones
Visitas de Venta
Bonificaciones Comerciales
Costo de procesamiento de Pedidos
Costos Promocinales ( Visibles y Ocultos)
Costo de Merchandising
Empaquetamiento


Costo dedicado al Almacenamiento de las
Existencias
Espacio dedicado al Almacenamiento
Costo de Manejo o Manipulacin de los Materiales
Costo de Transporte
Costos de Documentacin
Devoluciones y Rechazos
Otros.


Tabla No. 4 Anlisis de las Cuentas de Perdidas y Ganancia de los Clientes.


Se debe destacar igual que las caractersticas fundamentales de un artculo (peso,
volumen, almacenaje especial, ) varan con respecto a otros, los costos asociados
variarn de igual modo, Mediante el anlisis detallado de estos costes se pueden
estudiar la forma de mejorar la rentabilidad directa de los productos por ejemplo
rediseando envases y/o embalaje incrementando la frecuencia de entrada, etc.
Adems estos anlisis ayudan a elegir productos de mayor rentabilidad (distintas
marcas), incrementar la utilizacin de aquellos circuitos de distribucin que aaden
menor coste de suministro a puntos de venta y tomar decisiones sobre
posicionamiento de productos y diseos, en general, de polticas tcticas y
estrategias. Un esquema de clculo bsico se muestra en la figura No. 4 y en la
Tabla N
o
5 se muestra el formato de anlisis de la Rentabilidad del Producto

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Referencias.

1.- Ayala Bcquer Pedro D. Proyeccin de sistemas de Transporte interno en
Fases Primarias Inversionistas. Tesis en opcin al Grado Cientfico de
Doctor en Ciencias Tcnicas 1996.

2.- Martin Christopher Logistics and Supply Chain Management Strategies for
Reducing Costs and Improving Services. FT Pitman Publishing 1992.

3.- Martin Christopher Logstica y Aprovisionamiento. FT Folio Carrera Edicin
Printer Industria 1994.

4.- Ignacio Soret los Santos. Logstica y Marketing para la Distribucin Comercial
Editorial ESIC Madrid 1999.

5.- James F. Robeson, & Robert G. House The Distribution Handbook Editorial
THE Free press New York 1998.

6.- Jordi Pau Cos, Ricardo de Navascues. Manual de Logstica Integral editorial
Daz Santos. 2003

7.- Mckibbin B. Practical Sep in Warehouse Design and Cooperation Industrial
and Commercial Techniques 1971.

8.- Jason Peckenpaugh Teaching the ABCs Clearance Center 2003.

9.- File //C:/Document and Settings Administrator / Desktop / Costio. Costos
Standard.. 2003

10.- Kim Lancola y Narcys Roztocki Universidad de Pittsburg File //C:/Document
and Settings Administrator / Desktop / Costio. Costo ABC 2003

11.- File //C:/Document and Settings Administrator / Desktop / Costio Costos de
Distribution. 2003.

12.- File //C:/Document and Settings Administrador / Desktop / Costio Clasificacin
de los Costos. 2003
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