Verificar las fechas del proyecto

Es importante que la fecha de inicio de proyecto est acorde con la programacin que se va a
hacer. Para verificar esos datos elegimos la ficha Proyecto y luego Informacin del
Proyecto:

Nos aparece la siguiente ventana recuadro donde verificamos las fechas:

Si estamos de acuerdo seguimos adelante.
Preparar a MS Project 2007 para establecer el plan del proyecto
En el era de comandos apretamos botn derecho y elegimos Seguimiento para que
aparezca la barra de Seguimiento en el rea de comandos:

Para verificar si ya hemos aplicado la Lnea Base al proyecto, elegimos la ficha de Ver y luego
Tabla y de la nueva ventana que aparece elegimos Costo:

Aparece en pantalla la siguiente informacin de costos, donde podemos observar que el
campo Previsto tiene ceros en toda la columna, seal de que la lnea base no ha sido
aplicada an.

Lnea base
Para aplicar la lnea base vamos a la ficha de Herramientas elegimos Seguimiento y luego
Establecer Lnea Base:

Aparece la siguiente ventana donde presionamos Aceptar para continuar.

Se puede ver que Project actualiz inmediatamente el campo de costo previsto y que Project
resalta con color azul plido esta accin:

En la misma pantalla podemos ver que el campo Real tiene valores en cero, que significa que
el proyecto no ha empezado y no se han incorporado avances.
Hacer seguimiento al proyecto
Project 2007 tiene las siguientes maneras de actualizar la informacin real para seguimiento:
Actualizacin sobre la barra Gantt
Se puede actualizar la tarea del proyecto simplemente posicionndose sobre la barra Gantt
que corresponde a la tarea y recorrer con el mouse desde el principio hasta el porcentaje de
avance.
Actualizacin sobre la ficha de la Tarea
Dentro de la tarjeta de Tareas, se puede actualizar la informacin de Porcentaje completado:
que esta en la pestaa de General. Tambin se puede actualizar la duracin, las fechas de
comienzo y fin de esa tarea en concreto. Esta es la tarjeta de Tareas para la actividad Colocar
el armazn de los tabiques del segundo piso:

Actualizar utilizando la barra de comando de Seguimiento
Otra manera de marcar el seguimiento es con alguno de los comandos de la barra de
Seguimiento en el rea de comandos. Los comandos disponibles en esa barra son los
siguientes:

Las acciones de cada comando son:





Este comando muestra la ventana de estadsticas del proyecto.





Actualizar segn programacin. Va a actualizar la informacin real en
base a lo programado en la lnea base.






Reprogramar trabajo. Posterga est tarea en un perido





Agregar una lnea de Progreso. Esta lnea aparece dentro del diagrama
Gantt y muestra de manera grfica el avance y los retrasos de cada
tarea comparndolos con la lnea base.




Comandos que asignan el porcentaje de avance de manera directa
sobre la tarea.



Este comando despliega la siguiente ventana, donde se tiene la
capacidad de aadir informacin del avance de la tarea tanto en costos,
tiempos y porcentaje de avance:







Este comando muestra la siguiente ventana, donde se puede establecer
una alarma para que Project nos avise con un determinado tiempo
antes del comienzo o final de las tareas:





Ejemplo
Para evaluar los seguimientos, hacemos un estado del proyecto al 17 de febrero del 2010 en la
ficha Proyecto - Informacin del proyecto, as:

Y cambiamos la fecha de estado a 17 de febrero del 2010.

Avance del proyecto
Para continuar con el ejemplo, suponemos que todas las actividades han completado hasta la
actividad 8. Para eso, hacemos que las actividades 3, 6, 7 se han completado al 100%:
TIP: para hacer un nico cambio a varias tareas mantengo presionado la tecla CTRL y luego
elijo la tarea clickeando sobre su nmero de fila, y luego clickeo el 100% en la barra de
comandos de seguimiento, as:

Hago lo mismo con las tareas Nmeros 7,8, 10,11,12
Cambio en campo Real es cambio en costo fijo:
En este lugar hago un cambio sobre la tabla de Costos del proyecto, en el campo de Real y en
la actividad 10 Excavar cimientos cambio la cifra de $1.440 presupuestados a $ 1.560 que
efectivamente se consumieron en esta tarea. Vemos que Project refleja todos los cambios al
proyecto remarcndolos en azul plido:

Como los $ 120 adicionales que se consumieron en esta tarea no fueron asignados a ningn
recurso, Project lo asume como un costo fijo extraordinario y lo imputa a la columna de Costo
fijo para la misma tarea (Excavar cimiento). El ejemplo construccin Casa Familiar tiene
adems costos fijos adicionales en las tareas Nos 7 por $ 20,00; No. 11 por $ 60,00; No. 12 por
180,00. A este punto el costo total es de $ 74.192,79 y el costo real hasta la fecha es de $
4.588,80. Estas cifras se pueden ver en la ficha de Proyecto, luego en el comando
Informacin del Proyecto y en la ventana que aparece buscar el botn Estadsticas y
presionar sobre l. El resultado de esa accin ser la ventana de estadsticas del proyecto y
que tiene datos similares a lo siguiente:

Actualizacin de informacin real al plan del proyecto
Una vez que el proyecto se est ejecutando, la informacin que proviene de los datos reales de
la ejecucin de cada una de las tareas debe ser ingresada al proyecto a fines de hacer
seguimiento y control.
Se actualiza el avance desde la tarea 15 hasta la 20 seleccionando las tareas y presionando el
comando que es el comando de Actualizar segn programacin. Todas estas tareas
quedan actualizadas al 100%. Adems actualic cada tarea con un costo fijo adicional de $
100,00.
Ubico al cursor sobre el nombre de la tarea Terminar la instalacin del armazn de la
cubierta y luego presiono el comando de Actualizar tareas:

Se actualiza la tarea con la siguiente informacin:

Se est mostrando un avance de tarea que tiene una recarga que la lleva a duplicar la duracin
de 3 das a 6 das. Ya pasaron 4 das y restan 2 ms para finalizar la tarea.
En este punto, se aade una lnea de progreso a la fecha en que originalmente deba visitar el
inspector la obra, al 17 de febrero de 2010. El comando que se elige es el .

Para evaluar el seguimiento sobre el diagrama Gantt, se elige la ventana de Gantt de
Seguimiento. Est ventana se puede encontrar en la ficha Ver, Gantt de seguimiento:

Esta es la vista que se obtiene el la ventana de Gantt de seguimiento:

Cada lnea de la barra de Gantt se ha dividido en dos, donde la primera es la programacin de
acuerdo a la lnea base y la segunda es la programacin real que se est ejecutando. La lnea
en rojo muestra que la tarea se ha convertido en una tarea crtica y est afectando al plazo de
entrega del proyecto.
Informe de evaluacin de la Lnea S de Valor acumulado
Para tener un informe de la lnea S de Valor acumulado, se elige la ficha Informe, luego
Informes visuales de esta manera:

Aparece el siguiente men:

Donde se elige al Informe de costo presupuestado y se presiona el botn Ver. A
continuacin Project abre de manera automtica una planilla Excel y muestra dentro de ella un
grfico con la siguiente forma:

En la parte inferior del grfico Excel, hay dos pestaas, la primera con nombre Grafico1 que
est activa. Se elige la pestaa de al lado con nombre Uso de la asignacin. Se ve la
siguiente informacin en una tabla dinmica Excel:

Alargamos la informacin de la tabla dinmica presionando sobre los recuadros para
mostrar las filas ocultas de la tabla. Este es el resultado:

Se puede observar que Costo presupuestado no tiene informacin. Todos sus valores son
cero. Lo retiramos desde la lnea de campos de la tabla dinmica deseleccionndolo de la lista
de campos. De paso, seleccionamos el campo costo acumulado:

Esta es la vista despus de los cambios:

Ahora podemos regresar a la pestaa de Grfico1. El grfico ahora est mostrando la Curva
S de Valor acumulado:

Se puede corregir el cuadro para que aparezca una lnea en vez de barras. Posicionarse sobre
la barra de Valor Acumulado sobre el grfico. Una vez seleccionado presionar el botn
derecho del mouse. Aparecer la ventana de men del grfico:

Elegir Cambiar tipo de grfico de series. Aparece el siguiente men:

Se elige un grfico de lnea para desplegar y presionar Aceptar. El resultado del grfico
definitivo ser el siguiente:

Con lo que la lnea de Curva S de Costo Acumulado se ha completado.