Abusar de los recursos que ofrecen los programas de
presentaciones puede ser la mejor manera de llevar una exposicin al fracaso. Los programas de presentaciones, como Microsoft PowerPoint y orel Presentations, son la mano derec!a de las personas que necesitan crear apoyos audiovisuales para acompa"ar sus exposiciones, sobre todo en los ambientes corporativo y acad#mico. ada versin que sale al mercado ofrece nuevas caracter$sticas que permiten crear presentaciones cada ve% m&s din&micas y profesionales' efectos especiales, transiciones y animaciones( la posibilidad de incluir enlaces de !ipertexto, audio y video, y la interaccin con otros programas, como procesadores de palabras y !ojas de c&lculo. )in embargo, muc!as personas abusan de estos recursos y tratan de acomodarlos todos, a las malas, en una sola diapositiva. *l resultado' im&genes y textos incomprensibles, una audiencia aburrida y un mensaje que no llega a los destinatarios+ al menos, no de manera clara y efectiva. *s un verdadero desperdicio, pues el objetivo de las presentaciones es lograr que el p,blico capte mejor lo que se le quiere decir. )eg,n estudios citados por la divisin de tecnolog$as de la informacin de la -niversidad de .isconsin, las personas retienen muc!o m&s f&cilmente la informacin que ven que la que escuc!an, y muc!o m&s todav$a la que ven y escuc!an al mismo tiempo. Para evitar errores comunes y lograr que sus exposiciones sean claras y eficientes, tenga en cuenta los siguientes puntos, que !an sido tomados de gu$as especiali%adas creadas por profesionales en la materia / . Antes de empezar 0ecuerde que el programa de presentaciones es un apoyo para su exposicin. Por eso, antes de empe%ar a 1botar informacin a la loca2 en su computador, defina muy bien estos aspectos' /. 3dentifique su audiencia y defina su objetivo' no es lo mismo presentarle el balance de su compa"$a a los miembros de la junta directiva que a un posible inversionista. *n el primer caso se trata de un informe, mientras que en el segundo su intencin es vender la imagen de la empresa. *l contenido y la forma de su presentacin pueden variar dependiendo del p,blico. 4. 5efina una estructura' esto le ayudar& a que su presentacin tenga continuidad, sin saltos que confundan a su audiencia y 6peor todav$a6 a usted. 7ale la pena que !aga un diagrama que le sirva de columna vertebral. El diseo general *l protagonista de su presentacin es el contenido, de manera que el dise"o debe estar orientado a destacarlo de la mejor manera posible, no a !acer m&s dif$cil su comprensin. Por eso, tenga en cuenta' /. Mantenga la identidad' procure que su presentacin tenga elementos comunes de principio a fin, que le den co!erencia gr&fica. *s buena idea utili%ar un fondo general para todas las diapositivas, el logo de su compa"$a en una esquina y colores consistentes para elementos que se repitan a lo largo de la exposicin, como marcos, tablas o simplemente l$neas. / Con informacin de: Universidad de Australia, Universidad de Malaspina (Canad), Universidad de Wisconsin, Universidad de Alabama. 4. 8uen contraste' utilice fondos que no entorpe%can la lectura del texto y de las im&genes, combinados con tipos de letra f&ciles de leer y de buen tama"o. Los especialistas recomiendan tonos claros pastel para el fondo y letras oscuras. 9. 3nteresante, pero sobrio' use efectos especiales, pero no abuse de ellos. 3m&genes que dan vueltas o frases cuyas palabras aparecen una por una suelen distraer a la gente y !acerle perder inter#s, sobre todo si el recurso se repite una y otra ve%. Por su parte, las transiciones entre diapositivas deben ser consistentes con la estructura de la exposicin. Por ejemplo, procure usar siempre la misma para saltar de un tema a otro, y otra diferente para moverse entre las diapositivas del mismo tema. :. ;i color$n ni colorado' no utilice muc!os colores, muc!o menos si son muy brillantes. Adem&s, evite las combinaciones de colores complementarios, como rojo y verde, caf# y verde, a%ul y negro, a%ul y morado+ Algunas personas son propensas a me%clarlos y no captan el contenido. <. Multimedia en miniporciones' utilice videos y sonidos solo cuando sea estrictamente necesario y cuando la informacin que contienen forme parte del contenido de la presentacin, no para que la exposicin se vea 1m&s bonita2. Las fuentes La tipograf$a juega un papel fundamental en el #xito de sus presentaciones. 5ebe asegurarse de que todas las personas que asisten a su exposicin entiendan lo que dicen las diapositivas. /. =acilite la lectura' los tipos de letra que mejor se entienden son Arial, >a!oma, 7erdana, ?elv#tica, >imes ;ew 0oman y @aramond. Algunos expertos aconsejan otras fuentes que tienen una estructura similar o que pertenecen a sus mismas familias. 5e cualquier manera, es m&s f&cil encontrar las anteriores en cualquier sistema operativo o programa. 4. ABui#n es qui#nC' cada elemento del texto debe tener una jerarqu$a diferente. Los t$tulos deben ser m&s grandes Dentre 9E y :F puntosG que el texto normal Dentre /F y 4F puntosG. >ambi#n es posible utili%ar diferentes tipos de letra para cada uno de ellos, pero sin me%clar m&s de tres. *so s$, utilice la misma fuente siempre que emplee el mismo elemento en diferentes partes de la presentacin. 9. Altas y bajas' no escriba grandes bloques de texto en may,sculas, pues son m&s dif$ciles de leer. Las imgenes Los elementos gr&ficos son un buen apoyo para el contenido de la presentacin, sobre todo para mostrar informacin comparativa o informacin que no se pueden describir con palabras. /. *quilibrio ante todo' las im&genes deben estar bien balanceadas dentro de la presentacin con respecto al texto y otros elementos que apare%can en la diapositiva. ;o se recomienda usar m&s de dos gr&ficas por diapositiva. 4. Bue se vean' el texto de las tablas y otros recursos gr&ficos debe ser legible. )i tiene demasiados elementos que obligan a reducir el tama"o de la letra o de las im&genes, es preferible que utilice solo aquellos que desea destacar y elimine otra informacin de contexto. 9. ontrol de calidad' aseg,rese de que las im&genes que utilice tengan un buen nivel de contraste y brillo, que sean claras y n$tidas. )i por alg,n motivo debe manipularlas, mantenga las proporciones. :. ;o sea pesado' utilice un programa de edicin para reducir el tama"o de las im&genes, de manera que el arc!ivo final no quede muy grande Ddebe ser de slo unos cuantos HilobytesG. El contenido Las presentaciones son para apoyar su exposicin, no para reempla%arla. Por eso' /. )olo lo necesario' procure escribir palabras clave o frases que le sirvan a usted como gu$a y al p,blico para identificar la idea central de su c!arla. *vite oraciones largas o complejas. 4. Al grano' trate de escribir m&ximo siete l$neas de texto en cada diapositiva y m&ximo siete palabras por cada l$nea. *sto, de paso, lo obliga a omitir informacin in,til y a utili%ar ,nicamente lo necesario. 9. 0espete las reglas' revise la ortograf$a y la gram&tica de su presentacin. La gente suele darle importancia al !ec!o de encontrar una palabra mal escrita o una frase inco!erente. :. ;o al plagio' utilice solo contenido sobre el que tenga derec!os. 0ecuerde que el material que encuentra en 3nternet o el que extrae de otras fuentes puede estar protegido. *s importante citar la fuente de toda la informacin de terceros que utilice. ltimos preparativos uando crea que su presentacin est& terminada, tmese el tiempo necesario para verificar que todos los detalles est#n en orden. /. ;o improvise' ensaye la exposicin completamente al menos una ve% antes de enfrentarse al p,blico. )i us enlaces de !ipertexto para vincular contenido a otros arc!ivos o aplicaciones, durante este proceso podr& asegurarse de que todos funcionan perfectamente. 4. Mida el tiempo' lo ideal es que se muestren unas /4 diapositivas por cada /E minutos de presentacin. Muy pocas pueden aburrir a la gente y muc!as pueden saturarla. Alrededor de un minuto por diapositiva le permite a la audiencia tomar notas tranquilamente sin perder detalles de la c!arla. 9. >ome precauciones' si no va a ejecutar su presentacin directamente desde su P, aseg,rese de que el equipo que va a usar tenga el software necesario. Algunos programas tienen un visor port&til( es decir, software que permite reproducir las presentaciones en otro computador, as$ la aplicacin en que se cre no est# instalada. )in embargo, suelen tener algunas limitaciones. Adem&s, verifique de que el medio en el que graba su presentacin D5, unidad externa, memoria =las!G se puede leer en el computador donde la va a ejecutar. :. La presentacin no es como la pintan' tenga en cuenta que los colores que usted ve en la pantalla de su computador, especialmente si es un port&til, pueden ser muy diferentes a los que se ven cuando la presentacin se proyecta en una pantalla grande. >enga en cuenta esto durante el dise"o y verif$quelo en el ensayo. Durante la presentacin /. Pres#ntese' ponga su nombre, cargo y dem&s informacin de contacto en la primera diapositiva de su presentacin. ;o todo el auditorio est& obligado a conocerlo. 4. *xponga, no lea' evite leer el contenido de las diapositivas. )i !ay una cita textual que deba reproducir, !&galo de forma natural dentro de su c!arla, sin mirar la pantalla o la proyeccin. 9. IM$reme cuando le !abloJ' Mantenga contacto visual con su audiencia en lugar de mirar la pantalla y distraerse con otros elementos. :. La actitud cuenta' un buen contenido pierde todo el efecto si el expositor no tiene una postura y una actitud adecuada. 5#jese inundar por el entusiasmo, as$ sienta que est& !aciendo el oso+ laro, salvo que est# presentando los resultados de su compa"$a a la junta directiva para anunciar la quiebra. >omado de' *l >iempo. Kctubre 4: de 4EE9, )eccin >ecnolog$a