MANUAL MS PROJECT 2010

PASO A PASO
ING. DAYANA NEGRETE
OCTUBRE 2013





Una vez que tenga instalado el Project, ingrese al Project y para crear un proyecto se debe acceder
al project, seleccionar el men de la parte superior izquierda denominado Archivo y en las
opciones de la parte izquierda seleccionar Nuevo y dentro de este la opcin Proyecto en
blanco, presione el botn !rear"


#en
$ub%opciones








&pciones









!rear










Una vez creado se puede de'inir para el proyecto algunas propiedades, seleccionando en el men
Proyecto y en la parte izquierda de la barra de herramientas (n'ormacin del Proyecto)



Para que se de'ina entre otros) la 'echa de inicio del proyecto, el calendario, la prioridad





*egresando al men tarea, se encuentra bajo +l la barra de herramientas con las opciones que
normalmente se utilizan m,s, a continuacin est, el ,rea de trabajo donde se crean y modi'ican
las tareas o actividades de un proyecto con sus atributos- y, por ltimo en la parte in'erior est, la
barra de estado, que es donde se in'orma el estado de alguna actividad"


.arra de
/erramientas





.arra de 0stado
Atributos de tareas


Para ingresar una tarea m,s comnmente llamada en el ,mbito de proyectos una actividad, se
debe ubicar en el ,rea de trabajo y digitar el nombre de la tarea, luego se puede completar la
in'ormacin, ya sea digit,ndola directamente en los di'erentes espacios que tiene la tarea, para las
'echas pueden seleccionarse a mano o presionando en la barra de herramientas la opcin
Autoprogramar, para el resto de in'ormacin puede tambi+n dar doble clic1 sobre la tarea o
presionar el botn (n'ormacin, apareciendo una ventana adicional con varios tabuladores, en el
primero denominado 2eneral se tiene el nombre, duracin 3si es solo estimativa marcar la
casilla denominada 0stimada, el porcentaje completado 345 sin avance, 6445 es terminada7, la
Prioridad de la tarea, modo de programacin 3manual o autom,tico7, 'echas en las que inicia y
termina, si se mostrar, la escala de tiempo, si se oculta la barra y si es *esumida"



0n todos los tabuladores en la parte in'erior de la ventana se tiene) un botn de ayuda, uno para
Aceptar los cambios y otro para !ancelar"

0n el siguiente tabulador denominado Predecesoras, se tendr, in'ormacin de que tarea
antecede y el tipo de relacin 3si debe terminar la otra para esta empezar, si empiezan iguales, si
deben terminar iguales y con cu,ntos d8as de di'erencia"


0l siguiente tabulador contiene la asignacin de recursos



9uego est, el tabulador denominado Avanzado, en el cu,l se puede delimitar la tarea, indicando
si hay una 'echa l8mite para hacerla 3dead line7, el tipo de restriccin y una 'echa de esta, qu+
calendario se utiliza, un cdigo del 0:; 30structura de :esglose de ;rabajo7, el m+todo del valor
acumulado, si es hito 34 d8as, son tareas re'erenciales7"



A continuacin est, el de Notas, donde se puede incluir te<tos relacionados a la tarea


Por ltimo, est, el de !ampos Personalizados, en el cu,l se puede ingresar los datos de campos
que se deseen adicionar a las tareas)



*elaciones padre = hijo entre tareas

!uando una o m,s tareas son parte de una tarea o actividad mayor, est,s deben estar bajo la tarea
padre, se las debe seleccionar 3se ponen oscuras7, en la barra de herramientas se presiona el
botn con la 'lecha verde hacia la derecha 3Aplicar sangr8a7 para que se indente hacia la derecha"




:e manera que las tareas hijas se ven m,s a la derecha del padre, as8)





Aumentar
$angr8a




;areas
$eleccionadas



$i uno presiona el botn Autoprogramar de la barra de herramientas, las 'echas se llenan
autom,ticamente"

:iagrama 2ant



0n la parte derecha del ,rea de trabajo aparece un diagrama 2ant, mismo que re'leja el plazo en el
que una tarea se realiza en el tiempo y las relaciones entre tareas" 9as que aparecen en negro son
las tareas padres o de agrupacin, las azules y rojas las tareas hijas y las no rellenas son las no
programas"

Relaciones
Para relacionar dos tareas, se tiene la relaci !i " C#$ie%#, de manera que la una comience
una vez 'inalizada la otra 3>! en ingl+s >$7 se las puede seleccionar y presionar el botn que
asemeja una cadena en el ,rea Programacin)

?incular



& se puede escribir en el atributo Predecesores el nmero de la tarea 3parte izquierda7 que debe
terminar antes, en este caso la Nmero 2)








Nmero de tarea




:ando como resultado)



!omo parte pr,ctica se ha creado la Actividad @"6 bajo la Actividad @, para ellos solo se debe
escribir en el nombre de la tarea nmero A lo indicado y auto programamos)


Para que esta actividad sea parte de la Actividad @, se debe aplicar sangr8a)



Buedando)



Ahora trabajemos con la duracin, para ello podemos digitar directamente la duracin en el
atributo correspondiente)


Ahora, para insertar una actividad entre dos actividades, por ejemplo la actividad 6"6 bajo la
actividad 6, se debe ubicar en la Actividad @, es decir la que est, bajo la cual queremos aCadir,
presionamos el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin (nsertar ;area" 9o mismo
puede hacerse desde la barra de herramientas junto a la seccin ;areas, donde puede insertar
una tarea normal, un hito 3tarea re'erencial con 4 d8as de duracin7 o una de resumen"



All8 se ingresan los datos de la tarea" !omo se puede observar la actividad creada se indent a la
misma altura de la padre"


0dicin datos manual y aplicacin de sangr8a en la actividad 6"6



&tra 'orma de edicin es dando clic1 sobre la tarea o en la barra de herramientas como se e<plic
anteriormente y se puede editar los datos en los tabuladores, como ejemplo veamos los datos que
se tiene en esta actividad)

;abulador) 2eneral


;abulador) Avanzado)

$e han desplegado las opciones permitidas para ;ipo de *estriccin) :ebe comenzar a la 'echa
dada, :ebe 'inalizar a una 'echa, 9o antes posible 3se realiza apenas se pueda7, 9o m,s tarde
posible es decir que tiene holgura, No comenzar antes del que restringe el inicio a la 'echa dada,
No comenzar despu+s del que restringe a que ya no debe empezar despu+s de la 'echa, No
'inalizar antes del que indica que la 'inalizacin debe ser posterior a la 'echa y la de No 'inalizar
despu+s del que indica que debe terminarse antes de la 'echa"



&pciones de ;ipo de ;area, donde se indica cmo se mide la tarea si es por :uracin 'ija
3independiente del nmero de recursos7, Unidades 'ijas 3'ija 'echas y recursos7 o ;rabajo 'ijo 3el
trabajo es el mismo aun que se aumente recursos o plazo7, se puede marcar adem,s si est,
condicionada al es'uerzo"


&pciones para !alendario, normalmente viene con el predeterminado, sin embargo se puede
cambiar a otros est,ndares o creados"



&pciones para #+todo de valor acumulado) 5 !ompletado o 5 >8sico completado, el segundo
caso no depende de recursos ni tiempo y se debe incluir cuando el avance '8sico pueda di'erir del
5 completado"



!rear la tarea D bajo la @"6, como se ve se crea como hija de la Actividad @




Buitar $angr8a a la Actividad D

















Buedando as8)
Anular $angr8a



&tro tipo de relaci e& la 'e C#$ie%# ( C#$ie%# 3!! en ingl+s $$7, es decir que la una inicie
cuando la otra inicia, para ello puede crearse la relacin >! y cambiar editando los predecesores ya
sea en la venta con in'ormacin o escribiendo en el atributo" Por ejemplo si queremos que la
Actividad D inicie cuando inicia la Actividad @, podemos ingresar a los datos de la Actividad D e
incluir la predecesora)



9uego se debe cambiar el tipo a !!



0l atributo Pos, permite indicar el nmero de unidades en que di'ieren los inicios para cuando se
quiere que una tarea inicie < d8as, horas o unidades de tiempo antes o despu+s de la otra tarea,
quedando de la siguiente manera)



!omo se puede ver en el atributo Predecesoras A!! que quiere decir que inicie cuando la tarea A
inicie, es decir la denominada Actividad @"

$i se quisiera que empiece 6 d8a m,s tarde se puede hacerlo en la venta de in'ormacin, en el
tabulador Predecesoras, en atributo Pos como se e<plic anteriormente o digitar a continuacin
del A!! el signo m,s o el menos dependiendo de si es antes o despu+s, la cantidad y el tipo de
unidades 3ejemplo d para d8as7



Buedando de la siguiente manera)



$e cre la Actividad 6"@ bajo la 6"6, considerando que debe comenzar un d8a antes que dicha
actividad termine)



Ahora insertemos una ;area tipo hito bajo la 6"@, para ello puede usar el botn de la barra de
herramientas junto a la seccin ;areas o crear una tarea y ponerle 4 d8as o en in'ormacin marcar
la casilla /ito" 0l hito creado se le pone nombre y se le ha puesto como predecesora a la Actividad
6"@"



Aprovechemos ahora para crear una relaci !i " !i, en que la una deba terminar cuando la
otra termine 3>>7, para lo cual crearemos la Actividad @"@ de D d8as y pondremos la predecesora
E>>, as8)



F por ltimo una relaci 'e C#$ie%# " !i 3!> en ingl+s $>7 en la que la actividad debe
terminar cuando la otra comience, para eso vamos a crear la actividad @"D que debe terminar
cuando empiece la @"@)



Ca$i# Cr)*ic#

0ntendi+ndose as8 a las tareas que ponen el tiempo del proyecto, se puede seleccionar el men
?ista y dentro de +l, 2ant de $eguimiento, pasando a color rojo a dichas tareas)



0n estas tareas hay que concentrarse en la plani'icacin para obtener el tiempo que demorar, el
proyecto y en el seguimiento a 'in de que no haya retrasos"

0n caso de que no se visualice completo el diagrama se puede seleccionar en la barra de
herramientas seccin Goom la opcin la lupa junto a 0scala ;emporal y all8 elegir Goom, o a su vez
dar clic1 en el botn derecho del mouse sobre las 'echas en el diagrama, apareciendo una ventana
en la que se puede elegir el zoom)



Pudiendo elegir 6 semana, @ semanas, 6 mes, D meses, a la tarea seleccionada, al proyecto
completo o personalizado donde puede elegir el nmero de d8as que se ver," 0n este caso
pongamos @ semanas)



!omo se puede apreciar no se ven todas las actividades en el diagrama por lo que si queremos ver
la actividad @"D tendr8amos que movernos con la barra de desplazamiento in'erior o nos ubicamos
en la tarea, presionar botn derecho del mouse y seleccionamos :esplazarse a ;area



9o mismo puede hacerse con la opcin 0dicin de la parte izquierda de la barra de herramientas y
opcin :esplazarse a ;area)



#ovi+ndose el 2ant



$i se quiere una visibilidad del proyecto es mejor seleccionar el zoom al proyecto 0ntero como se
estaba viendo en las im,genes anteriores"

Ahora supongamos que la Actividad D debe dividirse por alguna razn, entonces nos ubicamos en
la actividad, en la barra de herramientas del men ;area seccin programacin seleccionamos el
dibujo que dice dividir, nos movemos al 2ant de esa tarea y damos clic1 donde deba dividirse)



:ividir
!lic1 :onde se divide




$e puede desplazar la seccin dividida de la tarea arrastr,ndola)


.loque a arrastrar




&tras opciones necesarias en el men y la barra de herramientas son)

Para ocultar columnas o atributos se debe seleccionar la columna presionar el botn derecho del
mouse y elegir &cultar columna



F la de insertar una columna, lo que permite mostrar algn atributo de la tarea que no est+ visible,
como por ejemplo si se quiere aCadir la columna para el 5 !ompletado junto a la 'echa 'inal se
debe presionar botn derecho del mouse y elegir insertar columna y nos aparece los atributos que
se pueden agregar"








Recursos y Costos
A cada tarea se pueden asociar *ecursos, estos recursos se pueden crear manualmente con la
opcin de la barra de herramientas Agregar recursos y dentro de ella *ecursos de trabajo, otra
opcin para cuando se requiere compartir recursos es la 9ibreta de :irecciones o Active :irectory"

0n este caso empecemos con un recurso de trabajo, lo que nos crea un recurso)



*ecurso al cual podemos incluirle varios atributos como el nombre, iniciales, si es persona su
correo, a cu,l grupo pertenece, !uenta HindoIs, !digo, ;ipo de reserva 3con'irmado o
propuesto7, tipo 3trabajo, material, costo7, dispobinilidad, si es 2en+rico, tiene presupuesto y si
est, inactivo)



Para los recursos de tipo materiales y costo, se hace lo mismo, para el ejemplo se cre un material
9adrillos y un costo denominado Permisos, sin embargo al presionar aceptar no aparecen en la
vista actual, pero al presionar en el tri,ngulo situado abajo a la derecha de &rganizador de equipo,
se puede seleccionar /oja de recursos y aparecer,n los creados"



Aparecen entonces los atributos de cada recurso, pudiendo cambiarlos all8 directamente o a su vez
en (n'ormacin o con doble clic1"

Para asignarlos se puede ir al :iagrama 2ant o al de $eguimiento y en el atributo *ecursos se los
selecciona por cada actividad, as8 a la tarea 6 se le asign Permisos, a la @"6 se asignaron 6444
unidades de 9adrillos y a Juan P+rez- y, a la actividad 6"@ a Juan P+rez" Fa se ve un dibujo de una
persona en la izquierda y si nos acercamos podremos ver que est, sobre%asignado 3es decir supera
la capacidad indicada para el recurso7



$i regresamos a la lista de recursos y presionamos adem,s el botn :etalles de la barra de
herramientas y considerando que se hab8a asignado a @ tareas, nos sale tambi+n en color rojo
indicando sobreasignacin 3es decir superior a las K horas de trabajo7"



$i se elige en la barra de herramientas el &rganizador del equipo, la opcin :iagrama de
*ecursos se podr, ver)



:onde se aprecia que un d8a se est, sobrepasando del l8mite de su capacidad, por lo que se puede
asignar a alguien ese trabajo o hacerlo autom,ticamente"

$i se crea otro recurso similar y se ubica sobre Juan P+rez, se puede presionar reasignar lo que
permitir, elegir qui+n requiere redistribucin, pero lo que hace es mover en el tiempo la tarea)



*easignamos la tarea dejando un L45 a Juan P+rez y L45 a Pedro / en la in'ormacin de la tarea)



?emos que sigue sobrecargado el recurso con A horas en un d8a, si se presiona reasignar todo, lo
que hace es mover la actividad para que no haya cruce"

Por lo mismo, si requiere que esa actividad se haga en esa misma 'echa y no se mueva, se debe
reasignar directamente la actividad 6"@ y ponerla a Pedro /"



*egresando a los recursos, el primero era un material denominado 9adrillos y se da un precio por
unidad, debiendo en cada tarea que los requiera poner la cantidad de unidades" $i hubiera un
costo por uso como por ejemplo el traslado se deber8a incluirlo en el atributo !ostoMUso"

:etalle para el recurso 9adrillos una vez que se incluy 6444 en la Actividad 6"6"



Para el recurso tipo costo) Permisos debe ubicarse en la tarea que lo contendr, y all8 en el
tabulador recursos incluir el costo, o a su vez junto al recurso entre par+ntesis incluir el costo"



Al asignar los recursos, pueden aparecer la sobrecarga, para ello si no hay m,s recursos se puede
e<tender el cronograma con la redistribucin, o de ser posible valorar si se requiere de un 6445 de
la capacidad en cada actividad, como se hizo hasta antes de que se presentara la alerta en que se
sobrecargo al recurso, si bajamos al L45 el uso, la alerta permite seleccionar una opcin de
reducir el tiempo o disminuir el trabajo, as8)



!on lo que se nivelo la carga)



9o ideal es usar los recursos en su m,<ima capacidad de manera que se aprovechen los valores
pagados"

$i se quisiera ver los costos se puede ir al men proyectos y seleccionar in'ormes visuales, elegir el
de costo, lo que nos lleva a 0<cel y se puede ver

Tareas Todos


Datos

Ao

Trimestre

Semana
Costo
presupuestado
Costo
previsto Costo

0 629,9999859

0 991,4285528
Costo
real

2010

T4
Semana
45
Semana
46

0

0

0

0


Semana
47

0

0


948,5714163


0

Total T4

0 0

2569,999955

0
Total
2010


0

0


2569,999955


0
Total
general


0

0


2569,999955


0














Para validar esto veamos) en la primera semana 3la AL7 hay @ d8as jueves y viernes, trabajo de Juan
P+rez de K horas diarias a NL por hora dan NK4, sumamos los N6L4 de Permisos y por ltimo el
proporcional de los 6444 ladrillos para @ de los L d8as de la tarea son A44 y si valen N6 cMu entonces
son NA44, dando NOD4"

$egunda semana la AO, quedaban O44 ladrillos total NO44 dlares, D d8as de trabajo de Juan P+rez
N6@4- la actividad 6"@ un recurso Pedro / por 6 d8a son NA4- para la actividad @"6 se tienen O44
ladrillos de a N6 para E d8as dejando @ d8as en esta semana dar8an N6E6,A@K y Pedro / al L45 por
dos d8as son K horas es decir NA4- y, para la actividad D est, Juan P+rez al L45 por 6 d8a lo que da
N@4, dando NPP6,A@K"

Para la ltima semana tenemos) la actividad @"6 con L d8as de Pedro / al L45 son @4 horas es decir
N644, el resto de ladrillos NA@K,LE- la actividad @"@ con D44 ladrillos entonces son ND44 dlares
m,s Juan P+rez al L45 por D d8as dan 6@ horas que son NO4- la actividad @"D con 6 recurso pedro /
al L45 que son A horas total N@4- y, por ltimo la actividad D con @ d8as de Juan P+rez al L45 es
decir K horas que dan NA4, para dar un gran total de la semana de) NPAK,LE"

$i se elige otros gr,'icos a visualizar como por ejemplo el (n'orme del 'lujo de caja y en el se abre a
semanas se tiene)



&tro gr,'ico, ser8a el (n'orme del resumen de costos de los recursos en los que se ven en
porcentaje por tipo de recurso, en azul el humano 3trabajo7, en verde los permisos 3!osto7 y en
rojo los ladrillos 3materiales7"



&tro donde se puede ver el uso de los recursos de tipo trabajo (n'orme del resumen de trabajo de
los recursos, en este caso se puede apreciar que est,n subutilizados los recursos en la segunda y
tercera semanas"