Universidad Nororiental Privada

Gran Mariscal de Ayacucho

Escuela de Mantenimiento Industrial
Anaco Edo. Anzotegui.

Proesor! Ing. "aimara #en$tez

%
Integrantes
&es's #ol$var (.I!)*++,-*.
/os0elis Mart$nez (.I!)*++,+-)
1nei0er Aguilera (.I!%%.,.%.%
&os2 (ova (I! 3.4*-..4)
Planificacin y
Organizacin
de compras
Anaco5 *46*+6%+
NDICE
Pg
Introducci7n88888888888888888888888 -
%9 Planiicaci7n de com:ras8888888888888888... +
a9 (once:to de :laniicaci7n de com:ras88888888888. +
09 Proceso de la :laniicaci7n de com:ras88888888888 +
c9 ;enta<as de :laniicar las com:ras8888888888888 3
)9 1rganizaci7n de (om:ras8888888888888888. 4
a9 Princi:ios de la organizaci7n de com:ras8888888888. 4
09 1rganizaci7n del rea de com:ras8888888888888. 4
c9 1rganizaci7n del de:artamento de com:ras dentro de la em:resa8 =
d9 >istemas de (om:ras888888888888888888. %*
?>istema (entralizado8888888.888.88888888. %%
?>istema @escentralizado88888888..888888888 %)
(onclusi7n88888888888888888888888. %-
#i0liogra$as88888888888888888888888 %+
INTRODUCCIN
)
En los 'ltimos aAos5 las organizaciones han comenzado a reconocer el :a:el clave
del :roceso de a0astecimiento5 so0re todo de0ido al im:acto Bue tiene en el
uncionamiento de la organizaci7n5 en sus costos y en el cum:limiento de sus
o0<etivos.
Por tal raz7n5 hoy en d$a toda organizaci7n reBuiere del actor com:ras5 :ara
ayudar a conseguir sus o0<etivos estrat2gicos como instituci7n o ente. En este sentido5
conseguir :recios ms com:etitivos5 eectuar com:ras o:ortunas y aumentar la
:roductividad de la organizaci7n5 re:resentan el tra0a<o diario de grandes industrias.
@onde :ara un desarrollo ca0al de sus unciones5 se de0e tener una adecuada
:laniicaci7n5 Bue sirva :ara guiar5 controlar y trans:arentar los gastos en la
adBuisici7n de 0ienes5 materias :rimas y6o servicios5 siem:re y cuando se tenga una
organizaci7n adecuada a las actividades del organismo.
Por tal raz7n5 a continuaci7n se :lantea los t7:icos reBueridos en las eta:as de
:laniicaci7n y organizaci7n dentro de un ente o instituci7n5 Bue dar a conocer el
adecuado desarrollo de las com:ras dentro de organismos em:resariales y6o
industrias.
-
Planificacin y organizacin de compras
1 Planificacin de compras
a Concep!o de planificacin de compras
Planiicar las com:ras signiica deinir Bu2 necesita la organizaci7n5 cunto y :ara
cundo lo necesita5 dentro de un :er$odo de tiem:o determinado. Adems en la
:laniicaci7n se identiican los :roveedores :otenciales de cada com:ra y una
estimaci7n de sus :rinci:ales :armetros5 tales como :recio5 :lazos de entrega5
calidad5 etc.
" Proceso de la planificacin de compras
Cas com:ras :ueden ser entendidas como un :roceso de tres eta:as!
#$e%an!amien!o de re&'erimien!os
Para :laniicar las com:ras5 en :rimer lugar5 es necesario sa0er Bu2 se va a
necesitar durante el :r7Dimo :er$odo. Es muy :ro0a0le Bue muchos de sus
reBuerimientos se re:itan aAo a aAo. Por e<em:lo5 las necesidades de :a:el5 art$culos
de escritorio5 com0usti0les5 servicios de lim:ieza5 mantenci7n de veh$culos5 etc. se
mantendrn relativamente constantes :er$odo tras :er$odo.
#Programacin de las compras
(on la inormaci7n recogida y sistematizada en la eta:a de levantamiento de
reBuerimientos se de0er deinir el mecanismo Bue se utilizar :ara adBuirir
los 0ienes y servicios Bue se es:era adBuirir.
Una vez Bue se ha deinido de Bu2 modo se com:rarn o contratarn los 0ienes y
servicios de0emos :rogramarlos de manera de asegurar su :rovisi7n en las echas Bue
se reBuerirn. Para esto es undamental tener en cuenta los tiem:os Bue se reBuieren
:ara realizar cada uno de los :rocesos de com:ra y contrataci7n.
+
#Con!rol y seg'imien!o de la e(ec'cin del plan)
El seguimiento del Plan de (om:ras es tan relevante como su ela0oraci7n. Nos
:ermite guiar5 controlar y trans:arentar las com:ras y los gastos mientras se est
e<ecutando5 lo Bue nos :ermite tomar medidas correctivas o:ortunamente. >e
recomienda Bue5 al menos con una recuencia trimestral5 analicemos los avances y
resultados5 identiicando!
?(om:ras realizadas de acuerdo al :lan.
?(om:ras no realizadas de acuerdo al :lan.
?(om:ras realizadas5 :ero con modiicaciones Ee<. mayor :resu:uesto o :lazo Bue lo
estimado9.
?1tras com:ras realizadas no :revistas en el :lan y las causas Bue originan las
desviaciones res:ecto al :lan.
c *en!a(as de planificar las compras
Una adecuada :laniicaci7n se traducir en numerosos 0eneicios :ara nuestra
organizaci7n5 o:timizando cada vez ms los m2todos de com:ra y me<orando los
resultados en t2rminos de la eicacia5 eiciencia y trans:arencia.
Entre las venta<as de :laniicar las com:ras5 destacamos!
Precios m+s compe!i!i%os y me(or calidad o"!enida en cualBuiera de los distintos
mecanismos de com:ra5 de0ido a Bue una adecuada :rogramaci7n nos :ermite!
,enores cos!os adminis!ra!i%os5 ya Bue al agregar demandas se realizan menos
:rocesos de com:ra y5 :or tanto5 menos :a:eleo5 menos 7rdenes de com:ra5 menos
coordinaciones Eya sea v$a tele7nica5 correo electr7nico u otra95 menos revisiones de
la entrega del :roducto o servicio5 etc.
3
,enores cos!os de in%en!ario5 ya Bue con una adecuada :laniicaci7n ser :osi0le
deinir :edidos con un tamaAo y con una recuencia Bue :ermita disminuir los stocFs
y sus costos asociados.
Compras opor!'nas5 lo Bue signiica Gtener lo Bue necesitamos :ara cuando lo
necesitamosG. Esto im:lica ser ca:az de res:onder a los reBuerimientos de nuestros
usuarios con la mayor :rontitud :osi0le5 lo Bue evidentemente aumenta su
satisacci7n.
-dec'ada dis!ri"'cin de la carga de !ra"a(o de los recursos humanos en el
tiem:o. Al contar con una 0uena :laniicaci7n5 es :osi0le :rogramar y distri0uir en el
tiem:o los :rocesos de adBuisiciones de manera de evitar la ocurrencia de :er$odos
con grandes so0recargas de tra0a<o5 Bue adems de :er<udicar el clima la0oral5
aectan la eiciencia de los :rocesos.
-poyo al c'mplimien!o de los o"(e!i%os es!ra!.gicos de la organizaci7n5 ya Bue
:ermite li0erar recursos :ara enocarse en las com:ras Bue resulten estrat2gicas :ara
la organizaci7n5 ya sea en t2rminos de su im:ortancia :ara el desarrollo de las la0ores
:ro:ias de la organizaci7n o de su relevancia :ara la im:lementaci7n de un :royecto
estrat2gico :ara la instituci7n.
,e(oras al f'ncionamien!o diario de la organizacin5 ya Bue las com:ras sencillas
o rutinarias5 aunBue a:arentemente son menos im:ortantes5 resultan indis:ensa0les
:ara tra0a<ar eicientemente.
/ Organizacin de Compras
Es la unidad de organizaci7n Bue su0divide una em:resa en unci7n de las
necesidades de Gesti7n de com:ras. Hsta se encarga del a:rovisionamiento de
,
materiales y servicios5 negocia condiciones de com:ra con los :roveedores y es
res:onsa0le de tales o:eraciones.
Al organizar el de:artamento de (om:ras es conveniente o0servar el :rinci:io
del o0<etivo5 es decir5 de0en esta0lecerse con claridad los ines Bue :ersigue este
de:artamento.
a Principios de la organizacin de compras
El Principio de la U"icacin0 consiste en deinir la :osici7n del de:artamento de
(om:ras dentro de la estructura organizacional de la em:resa5 as$ como sus
relaciones con los dems sectores de la misma.
El Principio de la Cen!ralizacin y Descen!ralizacin0 consiste en i<ar Bu2
actividades :ueden ser centralizadas y cules descentralizadas.
El Principio de la 1encillez0 la organizaci7n del de:artamento de (om:ras de0e de
ser lo ms sencilla Bue sea :osi0le con el in de Bue se :ueda cum:lir con el o0<etivo.
" Organizacin del +rea de compras
1) -d&'isiciones0 Acci7n Bue consiste en adBuirir los insumos5 materiales y eBui:o5
necesarios :ara el logro de los o0<etivos de la em:resa5 los cuales de0en a<ustarse a
los siguientes lineamientos! :recio5 calidad5 cantidad5 condiciones de entrega y
condiciones de :agoI una vez reci0idas las mercanc$as es necesario veriicar Bue
cum:lan con los reBuisitos antes mencionados5 y :or 'ltimo ace:tarlas.
/) 2'arda y -lmacena(e0 Es el :roceso de rece:ci7n5 clasiicaci7n5 inventario
y control de las mercanc$as de acuerdo a las dimensiones de las mismas E:eso y
medidas9.
4
3) Pro%eer a las dem+s +reas0 Una vez Bue el de:artamento de com:ras se ha
suministrado de todos los materiales necesarios5 es su o0ligaci7n :roveer a las dems
reas tomando en cuenta! la clase. (antidad y dimensiones de las mismas.
c Organizacin del depar!amen!o de compras den!ro de la empresa

Por sus caracter$sticas de o:eraci7n las em:resas tienen distintos organigramas
Bue les :ermiten alcanzar sus o0<etivos. @i$cilmente5 aun dentro de un mismo ramo5
las em:resas van a mantener estructuras organizacionales similares.
Cas ormas de organizarse de las em:resas se :ueden clasiicar en!
?1rganizaci7n lineal.
?1rganizaci7n uncional
?1rganizaci7n de l$nea y sta.
#Organizacin lineal
Ca autoridad y la res:onsa0ilidad se transieren :or una sola l$nea de mando Bue
va desde los niveles ms altos de la organizaci7n a los niveles ineriores.
=
#Organizacin 4'ncional
>e 0asa en los :rinci:ios de la administraci7n cient$ica5 y su :rinci:io es dividir
el tra0a<o :or reas de desem:eAo5 es:ecializando a los em:leados en necesidades
es:ec$icas de la em:resa. @e esta manera el :ersonal se es:ecializa en conocer todo
lo relativo al :uesto Bue desem:eAa.
Organizacin f'ncional
#Organizacin de $5nea y 1!aff
Este esBuema surge :ara tratar de amalgamar lo me<or de las organizaciones de
l$nea y las organizaciones uncionales. El :rinci:io es crear em:leados es:ecializados
sin res:onsa0ilidad uncional Bue asesoran a los em:leados o:erativos en el
desem:eAo de sus unciones.
.
Organizacin de $5nea y 1!aff
#Organigrama !5pico depar!amen!o de compras
En este sentido5 en el de:artamento de com:ras se :ueden tener organizaciones
lineales con as:ectos uncionales5 donde se incluyan todas las reas :ertinentes al
:roceso de com:ras de orma <errBuico.
Organigrama !5pico depar!amen!o de compras
d 1is!emas de Compras
En la actualidad eDiste una disyuntiva organizacional5 antes de :reerir un sistema
de estructura centralizada5 o escoger un sistema de estructura descentralizada. Por tal
%*
raz7n5 la selecci7n seleccionar un sistema u otro de:ende de las necesidades o
caracter$sticas de cada em:resa.
#1is!ema Cen!ralizado
*en!a(as
?Un mayor control so0re el volumen de las com:ras.
?Jacilita el control de los 0ienes adBuiridos as$ como la calidad de los mismos.
?Me<or control de inventarios.
?Evita la du:licidad de unciones.
Des%en!a(as
?Centitud :ara atender r:idamente a los reBuerimientos en situaciones de urgencia.
?El :ersonal ale<ado del :unto donde se van a utilizar los art$culos no conoce los
:ro0lemas regionales.
?Mermas en las transerencias de materiales del almac2n a las sucursales.
?Gastos adicionales de manio0ras de carga y descarga.
Organizacin cen!ralizada
%%
#1is!ema Descen!ralizado
*en!a(as
?Mayor leDi0ilidad :ara realizar com:ras ms r:idamente en situaciones de
urgencia.
?Jormaci7n de :ersonal eD:erimentado y es:ecializado.
?>e mantiene la res:onsa0ilidad y la autoridad ms cerca de donde se reBuieren los
0ienes y servicios.
Des%en!a(as
?Ca em:resa tiene menos control so0re las com:ras regionales.
?(alidad no estandarizada so0re los 0ienes y servicios adBuiridos.
?>e utiliza ms :ersonal de com:ras.
?En ocasiones un com:rador regional :uede negarse a transerir materiales escasos
:or miedo a Buedarse sin inventario cuando los reBuiera.
Organizacin descen!ralizada
%)
CONC$U1IN
Al analizar la inormaci7n Bue se recoge de este :roceso ser necesario
:oner atenci7n en las causas Bue :ueden eD:licar las desviaciones ocurridas entre lo
:laniicado y lo eectivamente e<ecutado. Es muy :ro0a0le Bue algunas de estas
desviaciones se eD:liBuen :or :ro0lemas ocurridos durante la :laniicaci7n de las
com:ras5 :or lo Bue el seguimiento del Plan :ermitir Im:lementar me<oras en este
:roceso Bue :ermitirn evitar la ocurrencia de este ti:o de errores en el uturo.
Jinalmente5 es :reciso destacar Bue la realizaci7n de la :laniicaci7n y
organizaci7n de com:ras :ermitir detectar a tiem:o la ocurrencia de :ro0lemas en la
e<ecuci7n del :lan5 como atrasos o errores en las estimaciones de cantidades o :recios
esti:ulados.
En este sentido5 la estructura organizacional es ordenar las actividades de un gru:o
de :ersonas. Ca meta es dividir y coordinar las actividades de modo Bue el gru:o
:ueda alcanzar los o0<etivos comunes me<or si sus elementos actual como gru:o a
individualmente. El :unto de :artida de la organizaci7n es determinar las metas y
o0<etivos Bue se :retenden conseguir y Bue estn es:eciicadas en el :lan de
marFeting de la em:resa.
%-
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