1.3.

1 FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

En la figura 1.2 se muestran las cuatro fases del ciclo de vida de un proyecto,
as como el tiempo y el esfuerzo que se dedican a cada una. A medida que el
proyecto pasa por l, las organizaciones, los individuos y los recursos
desempean funciones muy importantes

Los proyectos "nacen" cuando una necesidad es descubierta por el
cliente, es decir, las personas o la empresa dispuestas a aportar los fondos
para que sea atendida. Por ejemplo, en el caso de una familia que crece, la
necesidad podra ser una casa ms amplia; en cambio, en el caso de una
compaa el problema podra ser un alto porcentaje de desechos en su
proceso de manufactura que eleva sus costos y tiempo de produccin por
encima de los de sus competidores.
Es preciso que el cliente identifique primero la necesidad o el problema.
Algunas veces este ltimo se identifica rpidamente, como cuando sucede
un desastre (digamos un terremoto o una explosin). Otras veces se tarda
meses en identificar una necesidad, recopilar los datos referentes al
problema y definir los requisitos que deben reunir la persona, el equipo del
proyecto o el contratista que se encargar de resolverlo.
La primera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en descubrir
una necesidad, un problema o una oportunidad, pudiendo suceder que el
cliente pida propuestas a individuos, a un equipo de proyecto o a empresas
(contratistas) para que atiendan la necesidad o resuelvan el problema. El
cliente suele anotar la necesidad y los requisitos en un documento llamado
solicitud de propuesta (SDP). Con l pide a individuos o contratistas que
presenten propuestas sobre cmo resolveran ellos el problema, junto con el
costo y el programa correspondiente.
Una pareja que necesita una casa nueva posiblemente dedicar tiempo a
determinar las especificaciones de ella: tamao, estilo, nmero de cuartos,
ubicacin, cantidad mxima que desean invertir y la fecha en que les
gustara ocuparla. Las anotarn y le pedirn al contratista que les presente
los planos y las estimaciones del costo. Una compaa que haya identificado
la necesidad de mejorar su sistema de cmputo podra incluir sus
especificaciones en una solicitud de propuesta y enviarla despus a varias
compaas consultoras de computacin.
Sin embargo, no en todos los casos se requiere la solicitud de propuesta. A
menudo las necesidades se definen de un modo informal duran te una junta o una
discusin en un grupo de individuos. Algunos se ofrecern para formular una
propuesta y determinar si es necesario emprender un proyecto o se les pedir que
lo hagan.
Esto sucede cuando la administracin de un hospital quiere construir en l un
centro de atencin diurna destinado a los hijos de sus empleados. El equipo
gerencial o un ejecutivo anotar las especificaciones en un documento o lo
entregar a un equipo interno, el cual a su vez presentar una propuesta de cmo
establecer el centro. En este caso, el contratista es el equipo del hospital y el
cliente es el administrador o, posiblemente, el consejo de administracin. Es
importante definir correctamente la necesidad. Por ejemplo, existe la necesidad
de contar con un centro de atencin diurna en el sitio o la de prestar este servicio
a los hijos de los empleados? Es "en el sitio" una parte indispensable de la
necesidad?
La segunda fase del ciclo de vida del proyecto consiste en encontrar una
solucin a la necesidad o al problema. Al cliente le presentan una propuesta uno
o ms individuos o empresas (contratistas) que quieren que les pague por
implementarla. En esta fase el esfuerzo del contratista es lo ms importante.
Los que quieren responder a la solicitud de propuesta quiz dediquen varias
semanas a encontrar soluciones al problema, a estimar los tipos y la cantidad de
recursos necesarios, as como el tiempo que tardarn en disear y realizar la
solucin propuesta.
Esta informacin la plasman en una propuesta escrita y la entregan al cliente.
Por ejemplo, varios contratistas pueden presentar su propuesta para desarrollar e
implementar un sistema automatizado de facturacin y cobranza. Despus que l
las evala y escoge la ganadora, negocia con el contratista y firma un contrato
(acuerdo). Muchas veces no se requiere que participen varios contratistas
externos. Un equipo interno de la empresa puede elaborar una propuesta para
atender una necesidad o peticin de la gerencia. En este caso, los empleados de
ella realizarn el proyecto y no un contratista externo.
La tercera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en implementar o
poner en prctica la solucin propuesta. Comienza despus que el cliente decide
cul de las ofrecidas atender mejor la necesidad y despus que llega a un
acuerdo con el individuo o empresa que la present. En esta fase, conocida
tambin como ejecucin del proyecto, se planea detalladamente el proyecto y
luego se implementa para conseguir su objetivo. Se emplean varios tipos de
recursos durante la ejecucin del proyecto. Por ejemplo, si consiste en disear y
construir un edificio de oficinas, primero intervendrn algunos arquitectos e
ingenieros que se encargarn de hacer los planos. Luego, a medida que avanza la
construccin, los recursos necesarios aumentarn considerablemente e incluirn a
herreros de obra, carpinteros, electricistas, pintores, etc. Disminuir el personal
una vez concluido el edificio, y entonces un grupo ms pequeo de trabajadores
terminar la jardinera ornamental y dar los ltimos toques.
Esta fase cumple el objetivo del proyecto, quedando el cliente satisfecho porque la
obra se termin en su totalidad con la calidad deseada, sin rebasar el presupuesto
y a tiempo. Por ejemplo, termina cuando un contratista ha concluido el diseo y la
instalacin del sistema especificado de automatizacin, cuando aprueba las
pruebas de desempeo o lo acepta el cliente o cuando, previa solicitud de la ge-
rencia, un equipo interno de la compaa ha finalizado un proyecto que fusiona
dos de sus instalaciones en una.
La fase final en el ciclo de vida de un proyecto consiste en terminarlo. Una vez
hecho eso, se efectan algunas actividades de cierre como confirmar que se haya
realizado todo lo solicitado y que el cliente lo haya aceptado, que se haya cobrado
todo y que se hayan pagado las facturas. Un aspecto importante es evaluar la
ejecucin del proyecto a fin de averiguar qu podra mejorarse si otro similar se
llevara a cabo en el futuro. Habra que obtener retroalimentacin del cliente para
determinar su grado de satisfaccin y si el proyecto correspondi o no a sus
expectativas. Adems habra que pedirle al equipo del proyecto recomendaciones
para mejorar la ejecucin en los siguientes.
El ciclo de vida abarca desde unas cuantas semanas hasta varios aos segn
el contenido, la complejidad y la magnitud del proyecto. Ms an, no todos pasan
formalmente por las cuatro fases del ciclo.
Si un grupo de voluntarios de una comunidad decide que quieren dedicar su
tiempo, su talento y sus recursos a organizar una campaa para recoger alimentos
y distribuirlos entre los indigentes, puede comenzar directamente en la fase tres,
planeacin de la actividad, y llevarla a cabo. Las primeras dos no seran
importantes para este tipo de proyecto.
En igual forma, si el gerente general de una compaa determina que el
cambiar la disposicin de los equipos en la fbrica aumentar la eficiencia,
simplemente pudiera dar instrucciones al gerente de produccin, para que inicie
este proyecto y lo ponga en prctica, utilizando el personal propio de la compaa.
En este caso no habra una solicitud por escrito de una propuesta de contratistas
externos.
En otras situaciones, por ejemplo, el proyecto de remodelar una casa en que
probablemente se utilizar un contratista, el cliente quiz pase por las primeras
dos fases del ciclo de vida del proyecto en una forma menos estructurada, ms
informal. Quiz no ponga por escrito todos los requisitos ni solicite estimados a
varios contratistas. En lugar de ello, podra llamar a un contratista que haya hecho
un trabajo satisfactorio, a l o a algn vecino, le explique lo que quiere que se
haga y le pida que le proporcione algunos bosquejos y un estimado de costos.
En general, el ciclo de vida del proyecto se sigue de manera ms formal y
estructurada cuando el proyecto se realiza en un ambiente de negocios. Tiende a
ser menos formal cuando el proyecto lo lleva a cabo una sola persona o un grupo
de voluntarios

Otros autores clsicos presentan una clasificacin que se presenta a continuacin
pero que en esencia es lo mismo que se a hablado en los prrafos anteriores.
Cinco fases de la administracin de proyectos
1. Inicio
2. Planeacin
3. Ejecucin
4. Control
5. Conclusin
Fase 1: Inicio
Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo
Determinar lo que el proyecto debe lograr
Definir la meta global del proyecto
Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o
de los interesados
Precisar el alcance general del proyecto
Seleccionar los miembros iniciales del equipo
Fase 2: Planeacin
Perfeccionamiento del alcance del proyecto
Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del
proyecto
Secuencia de actividades
Desarrollo de un calendario y presupuesto
Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados
Fase 3: Ejecucin
Dirigir el equipo
Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros
involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir
Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).
Fase 4: Control
Vigilar las desviaciones del plan
Emprender acciones correctivas
Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
Cambiar los calendarios del proyecto
Adaptar los niveles de recursos
Cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes
Fase 5: Conclusin
Reconocimiento de logros y resultados
Cierre de las operaciones y dispersin del equipo
Aprendizaje de la experiencia del proyecto
Revisin del proceso y resultados
Redaccin del informe final