Manual Do Mayo20 2011

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX-SSPA
ndice
Carta de bienvenida Presentacin Introduccin I. Objetivo general Proceso de Disciplina Operativa. Objetivo especfico 1. 2. 3. 4. 5. Introduccin al tema 2 3 4 7 7 7 1
Aspectos generales de Disciplina Operativa. Operativa.
Definicin e importancia de implantar la Disciplina Modelo de gestin de Disciplina Operativa. Etapas de Disciplina Operativa. Clculo del ndice de Disciplina Operativa.
8 9 10 10 11 12 13 14 14
Resumen-Conclusin Qu aprend?
Actividades complementarias II. Disponibilidad de los Procedimientos. Objetivo especfico 1. 2. 3. 4. 5. 6. Introduccin al tema
Identificacin y registro de actividades. Censo global de actividades. Frecuencia de la actividad. Clasificacin de actividades por puesto de trabajo. Clasificacin de los riesgos de las actividades. normas y Procedimientos Crticos.
14 15 16 16 16 17
16
Relacin de actividades vs Equipos Crticos, leyes,
7. 8. 9.
Evaluacin de la criticidad de las actividades. determinar si requiere Procedimiento.
Calificacin de la criticidad de las actividades para Priorizacin de Procedimientos a elaborar. materiales para cada actividad.
17 25 25 26 26 26 31 32 33 34 34
10. Seleccin de herramientas, equipo especial y 11. Asignacin de permisos de trabajo para 12. Elaboracin de Procedimientos. Resumen-Conclusin Qu aprend?
actividades de riesgo, en caso de requerirse.
Actividades complementarias III. Calidad de los Procedimientos. Objetivo especfico 1. 2.

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA
Introduccin al tema
Calificacin de calidad de los Procedimientos. Aprobacin de los Procedimientos.
34 35 39 40 41
37
Actividades complementarias IV. Comunicacin y Entendimiento Efectivo de los Procedimientos. Objetivo especfico 1. 2. 3.
42 42 44 44 44
Introduccin al tema
42
Matriz de Procedimientos por puestos de trabajo. Prioridad de Procedimientos a comunicar. Matriz de Conocimientos.
4. 5.
Comunicacin de Procedimientos.
Evaluacin de entendimiento de los Procedimientos. 45 49 50 51 52 52 53 55 52
45
Actividades complementarias V. Cumplimiento Riguroso de los Procedimientos. Objetivo especfico 1. 2. 3. 4. 5. Introduccin al tema
Programacin de ciclos de trabajo. Ejecucin de ciclos de trabajo. Evaluacin de ciclos de trabajo.
53 56
Brechas vs competencia del personal. Anlisis de brechas del Proceso de Disciplina Operativa.
57 58 58 59 60 60 61 61 61 62 66 68 60
Actividades complementarias VI. Autoevaluacin y Auditoras. Objetivo especfico 1. 2. 3. 4. 5. 6. Descripcin. Requisitos. Introduccin al tema
Guas y Lineamientos.
Niveles de Autoevaluacin. Guas de Autoevaluacin. Protocolo de Auditoras.
Resumen-Conclusin Qu aprend? Actividades complementarias Carta Compromiso Bibliografa Glosario Respuestas a los ejercicios
70 70 71 72 74 73 75
Carta de bienvenida
Sean ustedes bienvenidos al Programa de Formacin de Formadores Especializados en el Sistema PEMEX-SSPA. Este Programa les permitir ampliar sus conocimientos al nivel de especializacin y transmitirlos a los Instructores que capacitarn al personal de los Organismos Subsidiarios de Petrleos Mexicanos para lograr un mejor desempeo de sus actividades, con la seguridad y eficiencia que requiere nuestra Institucin. Este curso est diseado para instruir al personal con una amplia trayectoria en Petrleos Mexicanos, que aunado a su experiencia nos ayudar a implantar el Sistema PEMEX-SSPA, el cual es de suma importancia para la seguridad, la salud de los trabajadores y la proteccin ambiental. Deseamos brindarles todo nuestro apoyo para la consecucin exitosa de este curso, en donde se busca aprovechar la experiencia y ponerla al servicio de los trabajadores, facilitando el aprendizaje con las orientaciones precisas y adecuadas y cumplir de manera ptima y sin riesgos sus actividades. Durante el desarrollo del curso, se realizar una retroalimentacin de los participantes de diferentes reas, niveles y actividades, de tal forma que puedan avanzar en el objetivo y logro del mismo, as como mejorar el material que se presenta. La forma en que se llevar a cabo en el curso, est orientada a que los participantes realicen ejercicios individuales o de grupo (dinmicas), aportando las experiencias y conocimientos, adems de nutrirse con la de los otros participantes y de esta manera valorar el esfuerzo y resultados de las actividades que lleven a cabo. Para tal efecto, es importante contar con su entusiasta participacin e inters en los temas a tratar, as como su disposicin para enriquecerlos con sus experiencias. Asimismo, es de gran importancia el respeto que se pueda brindar hacia la opinin de sus compaeros, al instructor y al tiempo asignado para las actividades. Con los conocimientos y herramientas adquiridos en este curso, deseamos apoyarlos para que cada da estn ms cerca de su meta, que es: CERO INCIDENTES Agradecemos su asistencia y valiosa participacin al Programa de Formacin de Formadores Especializados en el Sistema PEMEX-SSPA. 1
Presentacin
El Sistema PEMEX-SSPA tiene por objetivo: Guiar a la Empresa hacia una mejora continua en su desempeo en materia de seguridad, salud y proteccin ambiental mediante la administracin de los riesgos de las operaciones y/o procesos productivos. Para lograr este objetivo se realizan una serie de acciones que ayudan a su implantacin. Una de las lneas de accin de la Estrategia de Implantacin del Sistema PEMEX-SSPA es la capacitacin a la Organizacin en este Sistema, en donde se efectuarn las actividades necesarias para lograr los objetivos. Una de ellas es la que se desarrolla actualmente, la cual tiene como propsito fundamental formar a un grupo de Formadores Especializados en el Sistema PEMEX-SSPA. El Programa se divide en dos partes fundamentales: La Especializacin Bsica conformada por los temas de Generalidades del Sistema PEMEX-SSPA y 12 Mejores Prcticas Internacionales (12MPI), Disciplina Operativa (DO), Investigacin y Anlisis de Incidentes (IAI) y Auditoras Efectivas (AE). Posteriormente, se especializarn en alguno de los Subsistemas: Administracin de la Seguridad de los Procesos (SASP), Administracin Ambiental (SAA) y Administracin de la Salud en el Trabajo (SAST). Los siete cursos incluyen el material didctico, que es la base de la instruccin. Un primer documento es el programa de estudio; en l encontrar los Elementos principales para impartir este curso de Disciplina Operativa (DO) del Sistema PEMEX- SSPA, tales como: Temario; carta descriptiva y material de apoyo al curso. Tambin se presentan las tcnicas de instruccin y las dinmicas grupales que ayudan en diferentes momentos didcticos a la reflexin y al logro del aprendizaje; adems de los instrumentos de evaluacin que ayudan a tener las evidencias de conocimientos, desempeo y productos necesarios para este curso. Otro documento que se incluye es el manual. En l encontrar el objetivo de aprendizaje que se espera lograr despus de cada tema, la informacin tcnica necesaria para cada uno de ellos, algunos ejercicios que le ayudarn a ver su avance sobre los conocimientos, desempeo y actitudes logradas, as como algunas actividades adicionales o complementarias que pueden realizar para apoyar el aprendizaje. El manual contiene informacin relevante para la imparticin de los cursos al personal operativo; en caso de requerir mayor informacin, se cuenta con el manual del Sistema PEMEX-SSPA impreso en el ao 2010. Es importante que tome en consideracin todo este planteamiento, ya que le ayudar en un futuro a formar a los instructores en los diversos organismos de Petrleos Mexicanos que apoyarn a la Estrategia de Implantacin del Sistema.
Objetivo general
Al finalizar el estudio del manual, el participante: Desarrolla y/o refuerza los conocimientos, habilidades y actitudes fundamentales sobre Disciplina Operativa (DO) del Sistema PEMEXSSPA, con el fin de impulsar el cambio de cultura requerido para implantar, ejecutar y sustentar este Sistema en los centros de trabajo de Petrleos Mexicanos.
Alcance
Este Manual ha sido elaborado con base en los conceptos definidos en el Manual de PEMEX-SSPA y dirigido principalmente al NIVEL OPERATIVO de la Organizacin de Petrleos Mexicanos, para contribuir a su implantacin, ejecucin y mejora continua en las instalaciones y centros de trabajo. Las descripciones, requisitos, responsabilidades, etc., se han desarrollado y definido para que los trabajadores del Nivel Operativo refuercen sus conocimientos de las actividades crticas que se deben llevar a cabo para cumplir y ejecutar los Subsistemas y sus Elementos del Sistema PEMEX-SSPA. Asimismo, se hace mencin de algunos conceptos de los niveles Estratgico y Tctico en su relacin con la implantacin y ejecucin del Sistema. Es conveniente aclarar que slo se tomaron los conceptos que se requieren aplicar por los trabajadores a nivel Operativo. 3
Introduccin
Como lo establece el Sistema PEMEX-SSPA con la aplicacin de la Mejor Prctica Internacional Altos Estndares de Desempeo en SSPA, se describen y establecen las mejores formas probadas de llevar a cabo las actividades inherentes a las operaciones de la Empresa siguiendo el proceso de Gestin de Disciplina Operativa. Disciplina Operativa es una cultura de trabajo para hacer correctamente las actividades, la cual establece el modelo de gestin para planear, desarrollar, comunicar, verificar el cumplimiento, medir y mejorar los estndares de desempeo establecidos como una Empresa de Clase Mundial, aplicable a todos los Procedimientos de Operacin, Mantenimiento, etc. y Prcticas Seguras, como parte fundamental del Sistema PEMEX-SSPA, hace nfasis en la importancia y necesidad de contar con Procedimientos, instrucciones (operativos especficos), entre otros en toda la Organizacin como se muestra en la siguiente figura.
Figura 1. Altos estndares de desempeo DO.
Disciplina Operativa (DO) es un proceso/herramienta para alcanzar los Altos Estndares de Desempeo de Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental requeridos en la Empresa, que permite en la Unidad de Implantacin/centros de trabajo, desarrollar las actividades de forma ordenada, segura y secuencial, identificando los riesgos que deben ser evaluados, analizados y administrados, estableciendo para su ejecucin y control medidas preventivas y mejores prcticas de SSPA a travs de los Procedimientos, instrucciones, etc., que se utilizan cotidianamente por los trabajadores en el desarrollo de sus actividades y de vital importancia para la implantacin, desarrollo y sostenimiento del Sistema PEMEX-SSPA. De manera que: Se conozcan, entiendan y apliquen en Unidades de Implantacin/centros de trabajo. Cada trabajador considere su aplicacin como una responsabilidad en cada una de sus actividades. Se prevengan y eliminen lesiones, muertes, daos a instalaciones, paros imprevistos, afectaciones al medio ambiente y a la comunidad, por incidentes de seguridad, salud y proteccin ambiental. Para que: Petrleos Mexicanos asegure el cumplimiento uniforme de todas sus actividades y tener Altos Estndares de Desempeo en SSPA de Clase Mundial. Petrleos Mexicanos defini la implantacin y compromiso de reforzar el conocimiento, entendimiento y aplicacin de Disciplina Operativa, y asegurar un alto desempeo en materia de SSPA en la Organizacin, por lo que ha emitido estndares de desempeo en donde se describen y establecen las mejores prcticas probadas para realizar las actividades inherentes a las operaciones de la Empresa; entre ellos se pueden mencionar los siguientes: Lineamientos, guas tcnicas, normas de referencia, Procedimientos, instructivos, reglas y criterios. La Disciplina Operativa ayudar en los centros de trabajo a tener: La cobertura de procedimientos para cada una de las operaciones o actividades que los requieran. Disponibles los procedimientos con informacin correcta, actualizada y consistente en todas las reas de la Organizacin. 5
Que identificar y comprender los estndares de desempeo, desde el nivel de liderazgo hasta los operativos con un mismo estndar de aplicacin en toda la Organizacin.
La Informacin sobre el estado de los procesos y de las actividades, tanto para la Lnea de Mando como para el personal que ejecuta y verifica el cumplimiento de los procedimientos, reglas e instrucciones de trabajo.
Que desarrollar los mecanismos de comunicacin y evaluacin para asegurar que el personal conoce, entiende y aplica los procedimientos requeridos en su rea.
Mecanismos
para
detectar
las
desviaciones
en
el
cumplimiento
de
los
procedimientos.
I.
Proceso de Disciplina Operativa.
Objetivo especfico
Aplica los conceptos generales y de importancia de la Disciplina Operativa (DO) como herramienta de trabajo en los Centros Operativos para asegurar un alto desempeo en Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (SSPA).
7 Proceso de Disciplina Operativa
Introduccin al tema
Se analizarn las etapas del Proceso de Disciplina Operativa que le permitirn realizar operaciones en forma consistente que ayuden a tener un alto desempeo en los centros operativos. Es importante que como trabajador de cualquier nivel de la Organizacin reconozca su responsabilidad en la aplicacin de los procedimientos e instrucciones de trabajo en cada una de las actividades asignadas. Tener los procedimientos disponibles, con la mejor calidad, comunicarlos y cumplirlos de forma efectiva a quienes lo aplican para asegurar un alto desempeo en materia de SSPA. Es una de las premisas de Disciplina Operativa.
1. Aspectos generales de Disciplina Operativa.

Es necesario el compromiso visible y demostrado de todos los niveles de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios para la implantacin, desarrollo y sostenimiento del Sistema PEMEX-SSPA. Petrleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios, en cumplimiento con la Poltica de Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental, estn comprometidos a establecer en sus centros de trabajo ambientes laborales seguros y confiables, con riesgos controlados.
Hay que enfatizar que se debe tener el compromiso visible y demostrado en todos los niveles administrativos del centro de trabajo. La naturaleza de los procesos, productos o servicios en los centros de trabajo e instalaciones, como la produccin, comercializacin, almacenamiento, distribucin de productos, implica prevenir y controlar la exposicin a algn tipo de riesgo, al padecimiento de enfermedades de tipo laboral, a situaciones que pueden afectar la integridad de las instalaciones, la calidad de los productos o servicios, la transparencia de los procesos administrativos o lo que pueda provocar afectaciones al medio ambiente y daos a la comunidad. Durante los ltimos aos, el anlisis estadstico de los incidentes y accidentes en Petrleos Mexicanos indica una clara recurrencia de algunos factores, entre los que se encuentra el incumplimiento de los procedimientos de trabajo, lo que impacta negativamente en el desempeo en Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental. Si establecemos el qu y cmo se deben de hacer las diferentes actividades a desarrollar en los centros de trabajo, lograremos asegurar un desempeo favorable hacia los operadores, empleados, instalaciones, comunidad y medio ambiente. Entre las diversas causas que propician el incumplimiento en la aplicacin de procedimientos destacan: Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA Limitada disponibilidad en las reas donde se requiere hacer uso de ellos. Falta de uniformidad en la forma y contenido de la documentacin. Procedimientos incompletos y/o extensos. Procedimientos con un alto grado de complejidad. Falta de claridad. Obsolescencia (no refleja las condiciones o instalaciones actuales). Desconocimiento, falta de comprensin por parte del personal. Falta de difusin, capacitacin y entrenamiento al personal. Falta de consistencia en su aplicacin.
2.
Definicin e importancia de implantar la Disciplina Operativa.

La Disciplina Operativa (DO) es el cumplimiento riguroso y continuo de todos los procedimientos e instrucciones de trabajo, tanto operativos, administrativos y de mantenimiento de un centro de trabajo, a travs del proceso de tenerlos disponibles, con la mejor calidad y cumplimiento, comunicarlos de forma efectiva a quienes lo aplican y exigir el estricto apego.
Para asegurar un alto desempeo en materia de SSPA la Organizacin emite estndares, en los cuales se describen y establecen las mejores prcticas probadas para realizar las actividades inherentes a las operaciones de la Empresa; entre ellos, se pueden mencionar los siguientes: Lineamientos, guas tcnicas, normas de referencia, procedimientos, instructivos, reglas y criterios. Y mediante los elementos de:
Cumplimiento riguroso y continuo. Tenerlos disponibles. Con la mejor calidad. Comunicarlos efectivamente.
3.
Modelo de gestin de Disciplina Operativa.
A continuacin se muestra el modelo utilizado en el Sistema PEMEXSSPA. 9 Proceso de Disciplina Operativa
Figura 2. Modelo de Gestin de Disciplina Operativa. Es importante asegurar que todas las operaciones se realicen de manera segura, correcta y consistente. Esto lleva a hacer la siguiente pregunta: Por qu la Disciplina Operativa es importante? Evita exposicin a peligros. Su estricto seguimiento protege al personal de lesiones y muerte.
Asegura que la produccin sea de primera calidad. Desarrolla un buen ambiente de trabajo seguro. Ayuda a la Organizacin a mantener una mejora continua. Es la tecnologa que nos permite desarrollar nuestras operaciones y actividades de manera correcta, consistente y segura bajo el enfoque de calidad y de mejora continua.
Mantiene a los negocios rentables y competitivos.
4.
Etapas de Disciplina Operativa.
A continuacin se presentan las etapas del Proceso de DO que se analizarn en los diferentes temas del manual: 10 Disponibilidad de los procedimientos. Calidad de los procedimientos. Comunicacin y entendimiento de los procedimientos. Cumplimiento procedimientos. riguroso de los
5.
Clculo del ndice de Disciplina Operativa.
El ndice de Disciplina Operativa refleja el desempeo que tiene un rea especfica o centro de trabajo en trminos de la ocurrencia de incidentes, en funcin de la aplicacin de la metodologa:
ndice de DO = 100-(IDO)
No. de incidentes en: SSPA, Calidad, Control Interno, Operacin, Mantenimiento, Diseo, Construccin. No. de trabajadores en el centro de trabajo
X 100
El ndice de Disciplina Operativa est determinado de acuerdo con la siguiente escala: Excelente 97 100% Muy Bueno 94 97% Bueno 92 94% Regular 88 92% Requiere atencin inmediata < 88%
La funcionalidad del indicador depender de la veracidad y oportunidad del reporte de los incidentes que se presenten en el centro de trabajo. La frecuencia de la medicin ser mensual o anual y debe formar parte de los informes de desempeo en los centros de trabajo. Es importante observar que el anlisis de causas de desviaciones o incumplimiento debe considerar la identificacin de posibles desviaciones en una o varias fases de la aplicacin de Disciplina Operativa, ya sea: Disponibilidad, calidad, comunicacin / entendimiento y cumplimiento. De acuerdo con la experiencia y frecuencia de accidentes e incidentes en el centro de trabajo, vern las bondades y/o resultados de tener un buen nivel o ndice de Disciplina Operativa.
Resumen-Conclusin
Se analizaron los aspectos generales de Disciplina Operativa y la necesidad del compromiso visible y demostrado a todos los niveles de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios para la implantacin, desarrollo y sostenimiento del Sistema PEMEXSSPA. La Disciplina Operativa (DO) es el cumplimiento riguroso y continuo de todos los procedimientos e instrucciones de trabajo, tanto operativos, administrativos y de mantenimiento de un centro de trabajo, a travs del proceso de tenerlos disponibles, con la mejor calidad y cumplimiento, comunicarlos de forma efectiva a quienes lo aplican con apego estricto. Recuerde que la Disciplina Operativa es un proceso/herramienta para alcanzar Altos Estndares de Desempeo de SSPA requeridos por la Empresa que nos ayuda a que las actividades se realicen en forma consistente y segura. Pero en ocasiones el personal debido a su responsabilidad y con el fin de cumplir con las tareas asignadas, las efectan sin cumplir los procedimientos o falta de ellos o sin entrenamiento, por lo que la probabilidad de que ocurra un incidente es alta. 11 Proceso de Disciplina Operativa
Qu aprend?
Instrucciones: Seleccione la opcin que considere correcta. 1. Las causas que propician el incumplimiento en la aplicacin de procedimientos son: a) Limitada disponibilidad en las reas donde se requiere hacer uso de ellos. Procedimientos incompletos y/o extensos. Falta de difusin, capacitacin y entrenamiento al personal. b) Falta de procedimientos. Mala ortografa. Procedimientos muy detallados. c) Muchos procedimientos. Errores en los procedimientos. No se tienen los procedimientos al alcance para consultarlos. 2. De qu manera se afecta el centro de trabajo en la recurrencia del incumplimiento de los procedimientos de trabajo? 12 a) En los costos de operacin y mantenimiento, de manera negativa. b) En el entrenamiento y capacitacin del personal operativo, de manera positiva. c) Impacta negativamente en el desempeo, seguridad, salud y proteccin ambiental. 3. Cul es la definicin de Disciplina Operativa? a) Asegurar la calidad del contenido de los procedimientos y mtodos, as como su vigilancia. b) Asegurar que todos los procedimientos, normas, estndares e instrucciones de Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA trabajo que son requeridos para las operaciones y/o actividades estn escritos, disponibles y accesibles en las reas de trabajo. c) Asegurar el cumplimiento riguroso y continuo de todos los procedimientos e instrucciones de un centro de trabajo, a travs del proceso de tenerlos disponibles, con la mejor calidad y cumplimiento, comunicarlos de forma efectiva a quienes lo aplican con estricto apego.
4. Cules son las Etapas de Disciplina Operativa? a) Planificacin, desarrollo y mejora continua. b) Disponibilidad, calidad del contenido, comunicacin y entendimiento,
cumplimiento riguroso de ejecucin en todas las reas y ciclos de trabajo de los procedimientos. c) Identificacin y registro de actividades, adems del censo global de actividades.
Actividades complementarias
1. Investigue el ndice de Disciplina Operativa de su rea o centro de trabajo. 2. Investigue cul fue la causa de los tres ltimos incidentes o accidentes en su rea de trabajo y/o centro de trabajo. 3. Calcule el ndice de Disciplina Operativa de su rea de trabajo, siguiendo la metodologa expuesta. 13 Proceso de Disciplina Operativa
II.
Disponibilidad de los Procedimientos.
Objetivo especfico
Aplica el proceso de disponibilidad de los procedimientos para tener la informacin correcta y actualizada sobre las actividades que se llevan a cabo en las reas y/o departamentos de un centro de trabajo. 14 Identifica y censa las actividades y define los peligros y riesgos asociados, estableciendo, en caso de requerirlo, la elaboracin de procedimientos con los controles operacionales para prevenirlos. Prioriza los procedimientos a elaborar o revisar de acuerdo al riesgo e impacto calificado de las actividades. Tener disponibles y accesibles a todo el personal, los procedimientos que requieren los trabajadores de acuerdo a su puesto de trabajo. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA
Introduccin al tema
El presente tema ayudar a definir y asegurar que todos los Procedimientos, Polticas, normas, estndares e instrucciones de trabajo que son requeridos para las operaciones y/o actividades estn disponibles y accesibles en las reas respectivas. Es de vital importancia identificar los diferentes procesos y/o actividades en el centro de trabajo para cada una de las distintas reas operativas, como administrativas, talleres, laboratorios, almacenes, reas de produccin, mantenimiento, etc., para conocer sus riesgos e identificar la necesidad de contar con procedimientos confiables. Normalmente, se tienen diagramas de flujo para cada rea mencionada, ya que el sistema de gestin de calidad lo pide y en la mayora de los casos los centros de trabajo estn certificados.
Si no se tienen estos diagramas, ser necesario efectuar los mapeos de procesos, documentar las actividades importantes y establecer el peligro existente, el riesgo que implican, y escribir el procedimiento necesario por lo crtico de la operacin. Las actividades clave para la Etapa de Disponibilidad son: 1. Identificacin y registro de actividades. 2. Censo global de actividades. 3. Clasificacin de actividades por puesto de trabajo. 4. Frecuencia de la actividad. 5. Clasificacin de los riesgos de las actividades. 6. Relacin de actividades vs Equipos Crticos, leyes, normas y procedimientos crticos. 7. Evaluacin de la criticidad de las actividades. 8. Calificacin de la criticidad de las actividades, para determinar si requiere procedimiento. 9. Priorizacin de Procedimientos a elaborar. 10. Seleccin de herramientas, equipo especial y materiales para cada actividad. 11. Asignacin de permisos de trabajo para actividades de riesgo, en caso de requerirse. 12. Elaboracin de Procedimientos. 15 Disponibilidad de los Procedimientos
1. Identificacin y registro de actividades.

Todas las actividades que sean realizadas en el rea de trabajo, instalacin o sector de cualquier centro de trabajo, tienen que estar debidamente identificadas y registradas, con el propsito de determinar la magnitud de riesgo asociado al efectuarse y aplicar las medidas necesarias para su prevencin. Al identificar las actividades en el proceso considerar aqullas que implican riesgos en desviaciones que puedan ocasionar impactos potencial de lesin, afectacin a terceros, a produccin. de Disciplina Operativa (DO), hay que el centro de trabajo y que involucran ambientales, condiciones de dao con las instalaciones, a la calidad o a la
Recordar el riesgo o peligros a los que se expone el personal, es decir, la combinacin de la probabilidad de que ocurra un accidente y sus consecuencias y/o impactos, es el objetivo de la identificacin y registro de actividades.
2.
Censo global de actividades.
Un censo global permite identificar de manera rpida y efectiva, todas aquellas reas o instalaciones que realicen actividades que requieran algn tipo de administracin de riesgos. Al contar con este censo global, se permitir que las reas de trabajo donde se realicen operaciones similares, se adopten, o modifiquen las actividades de acuerdo con los requisitos especficos de su centro de trabajo.
3.
Clasificacin de actividades por puesto de trabajo.
Clasificar las actividades por los puestos de trabajo de las reas correspondientes, permite conocer de manera rpida y sencilla que actividad realiza cada puesto de trabajo. Para ello se puede apoyar en el mapeo y/o diagrama de flujo de cada uno de los procesos desarrollados en el centro de trabajo, identificando aquellas actividades que por su naturaleza presentan un peligro y as definir el riesgo que implican, con el propsito de reducir la probabilidad de ocurrencia y limitar su impacto. 16
4.
Frecuencia de la actividad.
Con el propsito de realizar una evaluacin de riesgos adecuada y acorde con los peligros que representa cada actividad, y establecer su frecuencia de ejecucin para cada puesto de trabajo. Frecuencia es el nmero de repeticiones de cualquier actividad o suceso peridico por unidad de tiempo, que puede ser: Diario, semanal, mensual, anual y/o bianual, cada tres aos o ms, y no se ha presentado. Es importante sealar que las actividades que se estn considerando se realizan de forma peridica en el centro de trabajo, de manera que se dejan fuera las que suceden una sola vez. A mayor frecuencia y nivel de riesgo, se deber tener necesariamente un procedimiento.
5.
Clasificacin de los riesgos de las actividades.
Hay que clasificar los riesgos en administrativos, de operacin o de mantenimiento, con la finalidad de facilitar la evaluacin de los riesgos asociados y evaluarlos con el cuestionario que veremos ms adelante (CCD01).
6.
Relacin de actividades vs Equipos Crticos, leyes, normas y Procedimientos Crticos.
Este paso permitir que las actividades sean relacionadas con los elementos que de manera implcita conllevan un alto riesgo en la operacin. Para dar certidumbre legal a estas actividades, es necesario relacionarlas con: Equipos Crticos involucrados. Normativa, requerimiento legal o regulatorio. Procedimientos Crticos (conforme al Reglamento de Seguridad e Higiene de Petrleos Mexicanos). Todas las actividades que estn reguladas por leyes, normas y/o que utilizan Equipos Crticos, se consideran para establecer la criticidad de los procedimientos. Es importante que cuando se llegue al ejercicio para definir la criticidad de las actividades, se cuente con un grupo multidisciplinario que tenga conocimientos y experiencia en el rea de trabajo que se est analizando.
17 Disponibilidad de los Procedimientos
7.
Evaluacin de la criticidad de las actividades.
Se tienen dos mecanismos para definir cundo se requiere de un procedimiento escrito: a) Con base en las respuestas afirmativas del Cuestionario de Evaluacin para determinar si se requiere elaborar un procedimiento por escrito, se identificarn las prioridades de manera prctica y sencilla. b) Por medio de la Evaluacin de la Magnitud de la Criticidad de las Actividades determinada con base en los criterios de riesgo durante la ejecucin de las actividades, considerando el peligro que evita la severidad del incidente, la probabilidad de ocurrencia y el riesgo.
a) Cuestionario de Evaluacin.
CUESTIONARIO CCD01
Centro de trabajo: Gerencia, rea o planta: Elaborado por / Ficha: Fecha: Firma:
ACTIVIDAD / OPERACIN (DESCRIBIR)

SI 1. 2. 3. 4. La operacin / actividad se realiza con frecuencia? La ejecucin de la operacin / actividad de manera no-uniforme impacta en la calidad del objetivo de la funcin? Para su ejecucin, se requiere de normas estrictas de observancia? La operacin / actividad involucra riesgos / recomendaciones especficas que son necesarias que las conozca el personal que la ejecuta? Existe algn riesgo potencial de lesin, fuego, explosin, derrame, contaminacin ambiental, desviaciones a la calidad? Existe algn riesgo de que ocurra algn ilcito, conflicto de intereses y/o impacto en los bienes y el control interno de PEMEX? Se tienen antecedentes de desviaciones que pudieron tener algn impacto en PEMEX? Es necesario un conocimiento, habilidad o especial atencin para ejecutarse en forma correcta y consistentemente? Se requiere seguir una serie de pasos en secuencia para mantener la calidad y la productividad requerida? Se requiere de alguna normatividad y/o controles especficos para cumplir con los parmetros de SSPA, Operacin, Mantenimiento, Construccin, Calidad, Servicio al cliente, Costos, Adquisiciones, Contratos, Contralora, Legal, etc.? Se requiere de la participacin y la coordinacin de diferentes personas y/o departamentos (incluyendo contratistas) para lograr obtener el resultado deseado? NO
18
5. 6. 7. 8. 9. 10.
11.
Observaciones:
Instrucciones para llenado del cuestionario: Contestar cada pregunta marcando la columna S o NO segn corresponda. Hacer un anlisis detallado de cada operacin o actividad, asociada con el desempeo especfico del puesto.
Las preguntas 5 y 6 son crticas para determinar el riesgo dentro del negocio. Si la mayora de las respuestas o cualquiera de las preguntas 5 y 6 son afirmativas, la operacin / actividad requiere de un procedimiento por escrito.
Ejemplo de llenado 1
CUESTIONARIO CCD01
LAVADO DE TANQUE DE GASOLINA

SI NO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
La operacin / actividad se realiza con frecuencia? La ejecucin de la operacin / actividad de manera no-uniforme impacta en la calidad del objetivo de la funcin? Para su ejecucin, se requiere de normas estrictas de observancia? La operacin / actividad involucra riesgos / recomendaciones especficas que son necesarias que las conozca el personal que la ejecuta? Existe algn riesgo potencial de lesin, fuego, explosin, derrame, contaminacin ambiental, desviaciones a la calidad? Existe algn riesgo de que ocurra algn ilcito, conflicto de intereses y/o impacto en los bienes y el control interno de PEMEX? Se tienen antecedentes de desviaciones que pudieron tener algn impacto en PEMEX? Es necesario un conocimiento, habilidad o especial atencin para ejecutarse en forma correcta y consistentemente? Se requiere seguir una serie de pasos en secuencia para mantener la calidad y la productividad requerida? Se requiere de alguna normatividad y/o controles especficos para cumplir con los parmetros de SSPA, Operacin, Mantenimiento, Construccin, Calidad, Servicio al cliente, Costos, Adquisiciones, Contratos, Contralora, Legal, etc.? Se requiere de la participacin y la coordinacin de diferentes personas y/o departamentos (incluyendo contratistas) para lograr obtener el resultado deseado?
11.
Observaciones:
Ejemplo de llenado 2
CUESTIONARIO CCD01
LAVADO DE TANQUE DE GASOLINA

SI NO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
La operacin / actividad se realiza con frecuencia? La ejecucin de la operacin / actividad de manera no-uniforme impacta en la calidad del objetivo de la funcin? Para su ejecucin, se requiere de normas estrictas de observancia? La operacin / actividad involucra riesgos / recomendaciones especficas que son necesarias que las conozca el personal que la ejecuta? Existe algn riesgo potencial de lesin, fuego, explosin, derrame, contaminacin ambiental, desviaciones a la calidad? Existe algn riesgo de que ocurra algn ilcito, conflicto de intereses y/o impacto en los bienes y el control interno de PEMEX? Se tienen antecedentes de desviaciones que pudieron tener algn impacto en PEMEX? Es necesario un conocimiento, habilidad o especial atencin para ejecutarse en forma correcta y consistentemente? Se requiere seguir una serie de pasos en secuencia para mantener la calidad y la productividad requerida? Se requiere de alguna normatividad y/o controles especficos para cumplir con los parmetros de SSPA, Operacin, Mantenimiento, Construccin, Calidad, Servicio al cliente, Costos, Adquisiciones, Contratos, Contralora, Legal, etc.? Se requiere de la participacin y la coordinacin de diferentes personas y/o departamentos (incluyendo contratistas) para lograr obtener el resultado deseado?
20
9. 10.
11.
Observaciones:
Con base en las respuestas afirmativas del cuestionario: Calificacin

NIVEL
1 2 3 4
PRIORIDAD
Alta Media Baja No requiere elaboracin de un procedimiento
DESCRIPCION
Contestar SI a cualquiera de las preguntas 5 6 Contestar 8 9 afirmaciones Contestar 6 7 afirmaciones Contestar 5 o menos afirmaciones
Figura 3. Evaluacin de Riesgos de las Actividades. b) Evaluacin de la Magnitud de la Criticidad de las Actividades. Para identificar la magnitud de criticidad de las actividades, de preferencia los peligros, se deben analizar por un equipo multidisciplinario. Tomando en cuenta los siguientes puntos: Identificacin de aspectos ambientales y peligros a la Seguridad y Salud en el Trabajo de las actividades.
Identificacin de riesgos SSPA y administrativos asociados a las actividades. Evaluacin de la magnitud de la criticidad de las actividades.
Cada rea o instalacin del centro de trabajo tiene que considerar como mnimo los siguientes puntos para la evaluacin de la magnitud de la criticidad de las actividades: Peligros existentes, riesgos, impactos y consecuencias (donde sea aplicable). Frecuencia de la actividad. Tipo de riesgo (seguridad, salud, proteccin ambiental, calidad del producto o servicio al cliente y administrativos). Evaluar la aplicacin de Procedimientos Crticos, Equipos Crticos y cumplimientos legales. Las consideraciones para identificar los aspectos ambientales y peligros a la seguridad son: Tomar en cuenta los elementos de las actividades, productos o servicios de una organizacin que pueden interactuar con el ambiente, como solventes, cidos, gases, aceites y productos qumicos, en general. Tener presente para identificar los peligros a la seguridad, aspectos de energa, tipo de ataque qumico, lugar donde se presenta la actividad o el peligro, equipos de transporte o acarreo involucrados (si hay), herramientas utilizadas (si hay) y objetos Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA / maquinaria / equipos asociados a la actividad. La identificacin de peligros debe involucrar necesariamente a un especialista de proteccin ambiental o experto del rea que conozca a detalle todos los elementos que involucran el desarrollo de cada actividad. Referencia: Pgs. 113 a 117. Criterios Tcnicos Etapas de Disciplina Operativa: Disponibilidad, Calidad, Comunicacin y Cumplimiento. Clave: 800/16000/DCO/CT/024/10. Revisin: 1. Fecha: 01/01/2010.
22
Figura 4. Ventajas de la Evaluacin de Riesgos de las Actividades. La consideracin para identificar los riesgos asociados a las actividades es: Hacer un inventario de los riesgos asociados a cada actividad, tomando en cuenta los tipos de riesgos (ambientales, de seguridad, salud del trabajo, de calidad del producto o servicio al cliente y, en general cualquier riesgo que pueda asociarse a las actividades administrativas / operativas). Este proceso se desarrolla conforme a lo establecido en la Tabla TCDO-1 Magnitud de la criticidad de la actividad, cuyo alcance contempla la combinacin de: Probabilidad del evento (P). Tiempo de Exposicin al riesgo (E). Impacto o Consecuencia (C). Incidencia de eventos o incidentes ocurridos (I). La Frecuencia con que se realiza la actividad (FAC).
La primera consideracin para el establecimiento de la frecuencia de incidentes o eventos sern los ocurridos en cada rea o departamento. Toda la informacin del incidente ser fuente de apoyo para el anlisis en la evaluacin de los riesgos de seguridad, salud, ambientales y administrativos, asociados a las actividades que estuvieran relacionadas con l.
PARAMETRO A EVALUAR
P Probabilidad: de ocurrencia de eventos
DEFINICIN
Muy Baja Baja Media Alta Mnima Baja Baja Alta Menor
DESCRIPCIN
Es remota la posibilidad de que ocurra Puede ocurrir; es posible pero poco probable que ocurra Existe cierta probabilidad, puede ocurrir frecuentemente Es altamente probable, alta certeza de que ocurra Muy pequea exposicin, imperceptible, insignificante Espordico Discontinuo Permanente, fijo, constante, frecuente No genera incapacidad mdica del personal, sin afectacin a la salud/seguridad, sin afectacin a la produccin, sin afectacin a la calidad del producto. Impactos al ambiente con solucin dentro de control. Genera incapacidad mdica entre 15 y 30 das o parcial permanente, afecta a la salud/seguridad; con afectacin moderada en proceso de produccin. Impacto ambiental remediable Prdida de vidas, hasta 5; o incapacidad mdica hasta 30 das, afecta severamente a la salud/seguridad; efectos ambientales considerables; altas prdidas de produccin; producto no conforme, entrega de producto no conforme al cliente, quejas, reclamos.
VALOR
1.00 2.50 4.00 5.00 0.50 1.00 1.50 2.00 1.00
Exposicin: tiempo de exposicin al riesgo
Moderado
2.50
Consecuencia del Incidente
Grave
7.50
24
Impacto reparable con afectacin prolongada al ambiente Afecta severamente a la salud y a la seguridad; se presenta prdida de vidas, mayor de 5, o incapacidad mdica mayor a 30 das; desequilibrio; considerables prdidas de produccin; afectacin a terceros; prdida de contratos de Catastrfico clientes. Causa desequilibrio o Impacto irreparable con afectacin prolongada al ambiente y solucin fuera de control No se ha presentado Cada 3 aos o ms Incidencia de eventos o Anual o bianual I Incidentes Mensual Semanal Diario No se ha presentado Cada 3 aos o ms Frecuencia de la realizacin de Anual o bianual FAC las actividades Mensual Semanal Diario EC Utilizar un equipo crtico RL Aplica requerimiento de algn cumplimiento legal o regulatorio PC Se relaciona con un procedimiento crtico
10.00
1.00 2.00 4.00 6.00 8.00 10.00 1.00 2.00 4.00 6.00 8.00 10.00 10.00 10.00 10.00
CR CR= =(P) (P)x x(E) (E)x x(C) (C)x x(I+FAC) (I+FAC)+ +EC EC+ +RL RL+ +PC PC
Tabla 1. TCD0.1.
8.
Calificacin de la criticidad de las actividades para determinar si requiere Procedimiento.

EVALUACIN DE LA CRITICIDAD DE LA ACTIVIDAD
Centro de trabajo: Proceso o instalacin: Departamento: Responsable: Revisin y fecha de evaluacin:
Riesgo asociados a la actividad: Equipo Crtico (EC) Actividad: Clave de ID de la actividad Descripcin del riesgo asociado a la actividad
Seguridad
Salud en el trabajo
Calidad
A. Ambiental
Administrativa
Requerimiento legal o regulatorio aplicable (RL)
Relacin c/ procedimiento(s) crtico(s) (PC) Criticidad de la actividad CR= (P) (C) (E) (I+FAC) +EC+RL+PC
FAC
ID de EC
ID de RL
PC requerido
Calificacin de la criticidad (Magnitud).
Tipo de documento que requiere la actividad
25
CRITICIDAD DE LA ACTIVIDAD: CRS (POR RIESGO DE SEGURIDAD. / CRST (SALUD EN EL TRABAJO) / CRC (CALIDAD. / CRAD (ADMINISTRATIVO) / CRA (AMBIENTAL. CALIFICACIN DE LA CRITICIDAD CA (CRITICIDAD ALTA. / CM (CRITICIDAD MEDIA. / CB (CRITICIDAD BAJA. EN DONDE: CR = CRITICIDAD DE LA ACTIVIDAD P = PROBABILIDAD E = EXPOSICIN C = CONSECUENCIA I = INCIDENCIA DEL EVENTO O INCIDENTE FAC = FRECUENCIA DE REALIZACIN DE LA ACTIVIDAD EC = EQUIPO CRTICO RL = REQUERIMIENTO LEGAL O NORMATIVIDAD PC = PROCEDIMIENTO CRTICO
Disponibilidad de los Procedimientos
Formato 1. Evaluacin de la Criticidad de la Actividad. Con este formato se tiene un resumen de todas las actividades desarrolladas, ya sea por rea o centro de trabajo, visualizando la magnitud de la criticidad y la necesidad de tener un procedimiento o instructivo que ayude a minimizar la probabilidad de tener un impacto en la seguridad y en el medio ambiente. Hay que recordar que en toda actividad existe un peligro, el cual se manifiesta con el nivel de riesgo que se identifica con la criticidad de las actividades.
9.
Priorizacin de Procedimientos a elaborar.
Se requiere priorizar la elaboracin de los procedimientos en funcin del valor obtenido, empezando con aqullos considerados de criticidad alta, de acuerdo con el cuestionario CCD01, analizado en el punto 7. Es importante sealar que esta actividad es necesaria al momento de elaborar los procedimientos y no como una actividad previa, ya que no existe un formato definido en Petrleos Mexicanos para la Etapa de Disponibilidad de Procedimientos que permita el registro de las herramientas, equipo especial y materiales para cada actividad.
10. Seleccin de herramientas, equipo especial y materiales para cada actividad.

Durante el desarrollo de los procedimientos a elaborar, se deben incluir todas aquellas herramientas, equipos especiales y materiales que se utilizarn en la ejecucin de las actividades, considerando el riesgo asociado a las mismas, con la finalidad de prevenir daos al personal.
11. Asignacin de permisos de trabajo para actividades de riesgo, en caso de requerirse.

De la misma forma y cuando la actividad as lo requiera, se debern asignar los permisos de trabajo correspondientes, de acuerdo con el tipo de riesgo. A continuacin se muestra un formato donde se documentan los productos finales, despus de haber desarrollado de los pasos anteriores. Formato CD03 incluido en el Manual del Sistema PEMEX-SSPA Lineamientos y Guas de las 12 MPI (pgina 126). 26
CENSO DE ACTIVIDADES, PRIORIZACIN Y CENSO DE RIESGOS ASOCIADOS, LISTA DE PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS Y PROGRAMA DE ELABORACIN
Organismo subsidiario: Subdireccin: Centro de Trabajo: Area: Fecha: ID Operacin / actividad Operacin / Actividad ID Procedimiento requerido Riesgos Asociados Contacto con energa PE-EN01-01 ID Riesgos Asociados RS-PE-EN01-01 Elaborador por: Parmetros a evaluar CR = (P) x (E) x (C) x (I+FAC) + EC + RL + PC P C E I FAC EC RL PC 1 1 2 1 1 1 2 2 1.5 2 1 2 1.5 2 10 10 10 1 10 10 10 4 4 1 1 4 4 1 4 4 4 4 4 4 4 10 10 10 1 1 1 1 10 10 10 1 10 10 10 10 10 10 1 10 10 10 Criticidad de la actividad CR 190 150 130 8 181 141 121 Revisado por: ID Procedimientos Crticos, Leyes y Normas ID PC ID LN ID EC PC-03 PC-07 PC-06 PC-03 PC-07 PC-06 NOM-021 NOM-001 NOM-001 NOM-021 NOM-001 NOM-001 GA-201 GA-201 GA-201 Rubn Jimnez Lpez 10-03-07 30 Javier Hernndez Lpez 10-02-07 100 Responsable de la realizacin Fecha de disponibilidad Avance %
001
Cambio de baleros bomba GA-201
Golpes en manos RS-PE-EN01-02 Cadas RS-PE-EN01-03
002
Limpieza Cuarto de Control
No Requiere
Higiene personal RS-PE-EN01-01 Contacto con energa RS-PE-EN01-01
003
Alineacin de motor y bomba BA-102
PE-EN01-01
Golpes en manos RS-PE-EN01-02 Cadas RS-PE-EN01-03
Formato 2. Ejemplo de Censo de Actividades, Riesgos, Procedimientos Requeridos y Programa.
12. Elaboracin de Procedimientos.

Durante la elaboracin de los Procedimientos se deben tomar en cuenta todos los pasos anteriores; el documento debe considerar como mnimo los siguientes aspectos: ndice con actualizacin. Objetivo. Alcance. Revisin y Actualizacin. Requerimientos normativos. Definiciones.
Responsabilidades. Desarrollo (se debern considerar los controles de los riesgos asociados a la actividad, desde el punto de vista de SSPA y calidad del producto o servicio al cliente).
Registros. Anexos.
Objetivo Describir en forma clara el qu o finalidad del documento y el para qu o principales propsitos que se pretenden cumplir con la aplicacin del procedimiento. Su redaccin debe empezar con un verbo en infinitivo, definir el qu y el para qu y no usar adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, ptimo, etc. Alcance o mbito de aplicacin y responsabilidades Especificar las obligaciones de cada una de las reas o unidades administrativas involucradas en la emisin, difusin, aplicacin, control, administracin, actualizacin y verificacin del cumplimiento del procedimiento o instructivo de trabajo. Explicar las exclusiones de aplicacin del procedimiento o instructivo, as como los que sern eliminados o sustituidos por el que se est estableciendo. Nota: La observancia obligatoria descrita en este alcance queda limitada al mbito de competencia del funcionario que autoriza. Revisin y actualizacin Sealar los periodos para su revisin y/o actualizacin del documento y quines los deben realizar, adems de indicar la direccin a donde se enviarn las sugerencias y recomendaciones del cambio. Requerimientos normativos Mencionar las principales disposiciones jurdicas, administrativas y tcnicas en las que se fundamentan las actividades o las consideraciones incluidas en el procedimiento y se cumpla con la legislacin establecida para dicha actividad. Definiciones Indicar slo los trminos ms relevantes, tcnicos, especializados o poco comunes, que se utilicen en el procedimiento.
Responsabilidades Definir claramente las responsabilidades de cada uno de los involucrados en el Procedimiento. Desarrollo Describir las actividades en forma secuencial. Enumerarlas de forma consecutiva y verificar que coincidan con el diagrama de flujo. La redaccin de cada actividad debe empezar con un verbo en infinitivo. Indicar los requisitos de Seguridad, Salud, Proteccin Ambiental y Calidad, as como el uso obligatorio del Equipo de Proteccin Personal (EPP) y ambiental para el desarrollo de las actividades. Para cada actividad crtica y tarea, indicar las recomendaciones de seguridad, salud, proteccin ambiental y calidad, as como los responsables que deben acatarlas o realizarlas. Esto con base en la identificacin de los peligros asociados y riesgos resultantes. Para que el procedimiento sea entendido y comprendido, los trminos que se utilicen deben ser claros y, por tal motivo, en algunos de ellos se debe incluir la definicin establecida y considerar la cultura de la Organizacin. Esto evita la interpretacin personal de los significados y permite mantener el conocimiento y comprensin homogneo e independiente de la preparacin / cultura de quien ejecuta, modifica, evala o actualiza el procedimiento. Registros Especificar los registros, formatos, etc., a documentar durante la ejecucin del Procedimiento.
28
Anexos Utilizar para apoyar con informacin y documentos adicionales la aplicacin rutinaria del procedimiento. Incluir figuras, grficas, diagramas, tablas, formatos e instructivos de llenado entre otros, as como referencias, bibliografa, glosario. Las recomendaciones para la elaboracin de Procedimientos son: Debe participar el personal ejecutor (operadores, mecnicos, mantenedores, administrativos, etc.). No omitir pasos de la operacin. Revisar los riesgos que existen en las omisiones de pasos. Utilizar el vocabulario comn del personal operario entendible para todos. No utilizar palabras o trminos en otro idioma, a menos que sean de uso normal o de todos. Seguir paso a paso la operacin en campo, por los trabajadores. Considerar la parte administrativa. Disponibilidad de los Procedimientos La participacin de todos es importante, sobre todo del personal ms 29
experimentado. Verificar peridicamente que todos los Procedimientos tengan calidad en su contenido. Procedimientos claros, concretos y entendibles para quienes lo realizan, teniendo en cuenta los puntos crticos y lmites del proceso. Los Procedimientos deben reflejar el estado actual de los procesos. Los Procedimientos deben ser tcnicamente veraces incluir dibujos o diagramas del proceso y los lmites seguros de operacin. Se actualizan con la frecuencia requerida de revisin, y se incorporan las modificaciones en equipos, funciones y las mejores formas de ejecucin. Deben hacer referencia a los manuales de operacin de los equipos e instrumentos utilizados.
Estructura de la clave de los Procedimientos ejemplo
Identificacin de tipo de documento: PG = Procedimiento Genrico PE = Procedimiento Especfico IE = Instructivos Especficos Especialidad/disciplina de ingeniera Etapa del ciclo de vida de las instalaciones o proyectos a la que aplica el documento: IN = Ingeniera DI = Diseo CO = Construccin OP = Operacin IN = Inspeccin MA = Mantenimiento AB = Abandono
PG-NO-OP-001-2010
Ao en el que se emite la versin del procedimiento o instructivo de trabajo Nmero consecutivo en tres cifras, de los procedimientos o instructivos de trabajo. Por cada etapa del ciclo de vida, de cada especialidad, de cada tipo de procedimiento o instructivo, se reiniciarn los nmeros consecutivos
ndice de Disponibilidad 30 La Etapa de Disponibilidad se refiere a los procedimientos que estn vigentes y accesibles al personal, de acuerdo con sus fechas de revisin y que cuenten con los parmetros mnimos de calidad; el ndice se calcular con base en la siguiente frmula:
ndice de Disponibilidad (IDi)

No. Procedimientos disponibles en el rea con los requisitos mnimos de calidad No. Total de procedimientos requeridos en el rea
x 100
Nmero de procedimientos disponibles: Son los que estn vigentes, con la calidad tcnica y la normatividad requerida que aplique y accesibles al personal de acuerdo con sus fechas de revisin. El ndice de Disponibilidad = 100 indica que el centro de trabajo mantiene sus procedimientos actualizados y vigentes, con base en sus programas de revisin. Si se emiten nuevos procedimientos, stos se sumarn al nmero total de ellos.
Las recomendaciones para un mejor desarrollo de la Etapa de Disponibilidad de procedimientos son: Tener un inventario de Procedimientos en cada Gerencia / centro de trabajo que indique: o o o o Nmero de Procedimientos requeridos. Nmero de Procedimientos disponibles. Nmero de Procedimientos programados. ndice de Disponibilidad del rea.
Resumen-Conclusin
En este tema se analiz la importancia de identificar las actividades en el proceso de Disciplina Operativa, hay que considerar aqullas que implican riesgos en el centro de trabajo y que pueden involucrar desviaciones y ocasionar impactos ambientales, condiciones de dao con potencial de lesin, afectacin a terceros, a las instalaciones, a la calidad o a la produccin. Se debe apoyar en el mapeo y/o diagrama de flujo de cada uno de los procesos desarrollados en el centro de trabajo, identificando las actividades que presentan por su naturaleza un peligro, y as definir el riesgo que implica buscar y reducir la probabilidad de ocurrencia y limitar su impacto. Es necesario clasificar los riesgos en administrativos, de operacin o de mantenimiento, con la finalidad de facilitar la evaluacin de los riesgos asociados con el cuestionario. Con base en las respuestas afirmativas se determina si se requiere elaborar un procedimiento por escrito. Este mecanismo nos da las prioridades de manera prctica y sencilla. Recuerde que es necesario definir y asegurar que todos los procedimientos, normas, estndares e instrucciones de trabajo requeridos para las operaciones y/o actividades, estn disponibles y accesibles en las reas de trabajo. Debemos priorizar la elaboracin de los procedimientos en funcin del valor obtenido, empezando con aqullos considerados de criticidad alta.
Qu aprend?
Instrucciones: Seleccione la opcin que considere correcta. 1. Cul es el objetivo de la Disponibilidad de Procedimientos? a) Contar con informacin correcta y actualizada sobre las actividades de trabajo; identificar en los procedimientos, los peligros y riesgos de cada actividad, estableciendo los controles operacionales para prevenirlos y la disponibilidad y accesibilidad para el personal. b) Se tenga calidad en el contenido de los procedimientos, se identifique la comunicacin y entendimiento entre el personal de las diversas reas y se cuente con reportes de trabajo. c) Se establezcan los riesgos existentes y los controles necesarios para mitigarlos, prevenirlos, se tenga controles administrativos; adems de manuales y catlogos. 32 2. Cules son los aspectos mnimos que se deben tomar en cuenta para hacer un procedimiento? a) Fecha y firma de su elaboracin, bibliografa, referencias normativas y legales. b) ndice con actualizacin, objetivo, alcance, requerimientos normativos,
definiciones, responsabilidades, desarrollo, registros y anexos. c) Nombre del responsable del rea, jefe inmediato, equipo de proteccin personal a Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA usar y sealamientos del rea. 3. Al elaborar un procedimiento, qu se debe describir en el "objetivo"? a) El "cundo" y "dnde" se realiz el procedimiento. b) El "quin" elabor el procedimiento. c) El qu y el para qu se pretende cumplir con la aplicacin del procedimiento.
4. A qu se refiere el ndice de Disponibilidad de Procedimientos? a) A los procedimientos vigentes; que estn accesibles al personal de acuerdo con sus fechas de revisin y que cuenten con los parmetros mnimos de calidad. b) Al desempeo que tiene un rea determinada o centro de trabajo en trminos de la ocurrencia de incidentes, en funcin de la aplicacin de la metodologa de Disciplina Operativa. c) A contar con mecanismos para la difusin y la capacitacin de y en los procedimientos, para asegurar el desarrollo efectivo de las actividades.
1. Analice su asignacin de trabajo e identifique los procedimientos necesarios para desarrollar sus tareas en forma segura. 2. Revise si tiene disponibles todos los procedimientos. 3. Calcule el ndice de Disciplina Operativa de su puesto. 4. Realice el inventario de Procedimientos en su rea de trabajo que indique: a) Nmero de Procedimientos requeridos. b) Nmero de Procedimientos disponibles. c) Nmero de Procedimientos programados. d) ndice de Disponibilidad del rea. 33 Disponibilidad de los Procedimientos
III.
Calidad de los Procedimientos.
Objetivo especfico
Aplica su conocimiento sobre la calidad de los procedimientos para tenerlos disponibles y cumplir con los criterios clave, para que: 34 Sean claros, especficos y concretos; resaltar los puntos crticos y los lmites de operaciones seguras de las actividades que describen, considerando los
requerimientos normativos de SSPA y tecnolgicos. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA Establezcan los riesgos existentes y los controles necesarios para mitigarlos. Reflejen el estado de los procesos y operaciones. Estn siempre actualizados con la frecuencia requerida y que cualquier cambio en las instalaciones, operaciones y en los sistemas, se encuentren reflejados en el mismo.
Introduccin al tema
Los aspectos fundamentales que se analizarn en este tema se refieren a la calidad del contenido de los procedimientos. Uno de ellos es asegurar la calidad tcnica y normativa, as como su vigencia. La calidad de los procedimientos es de vital importancia para que los usuarios los puedan conocer, entender, mantener y asegurar un buen desempeo desde el punto de vista seguridad, salud, ambiental y calidad de las actividades del producto y servicio que proporcionan. La probabilidad de que ocurra algo inesperado ser muy alta si los procedimientos no describen con claridad las actividades, los controles de seguridad, salud y ambiental.
Elementos clave de calidad de los procedimientos - criterios a satisfacer: 1. Calificacin de calidad de los Procedimientos. 2. Aprobacin de los Procedimientos.
1. Calificacin de calidad de los Procedimientos.

Para calificar la calidad del contenido de los Procedimientos, se deben considerar los siguientes aspectos:
Revisin de la calidad tcnica y normativa. Revisin de la calidad: Se refiere a la verificacin en la cual se revisan aspectos de forma. Revisin tcnica y normativa: 35 Calidad de los Procedimientos
Considerando aspectos como la secuencia lgica de pasos a seguir en el desarrollo de las actividades, congruencia con el estado actual de los procesos y operaciones; peligros y riesgos existentes, as como sus controles respectivos desde el punto de vista de seguridad, salud y proteccin ambiental; controles operacionales y aplicacin de requisitos legales. Ref. Formato CDO.4 con valores de TCD0.3 Control operacional (lmites seguros). Para aquellos
procedimientos que cubran actividades crticas, establecer el control operacional con lmites seguros de las operaciones, como temperatura, flujo, presin, etc. Ref. Formato CDO.4 con valores de TCD0.3
PARAMETRO
0 1 Vigencia 1 2 2 Control de Documentos de acuerdo con el procedimiento 0 1 2 0 1 2 0 4 Autorizaciones 1 2 Fecha vencida
PUNTUACIN Y DESCRIPCIN
Fecha vencida y en revisin Vigente El documento no cumple con el procedimiento de control de documentos. El documento cumple parcialmente con el procedimiento de control de documentos El documento cumple con el procedimiento de control de documentos El documento revisado no est elaborado en el formato establecido El documento revisado est parcialmente elaborado en el formato establecido El documento cumple con el formato establecido y la informacin requerida No cumple con las autorizaciones Solo tiene aprobacin, falta autorizacin (firma) Cumple totalmente con lo establecido
Formato y Estructura de contenido
0 5 Claridad de Redaccin 1 2 0 6 Documentos de Referencia 1 2
El supervisor del rea, subordinado y la lnea de mando indican que no se le entiende Alguno de los usuarios del documento hace notar que no es entendible Todos los usuarios entienden el documento para su aplicacin Referencia a requisitos normativos y estndares deficiente, el soporte tcnico no est considerado en la elaboracin del documento Requiere de mejora del soporte tcnico o el soporte tcnico fue considerado parcialmente para la elaboracin del documento Cuenta con soporte tcnico apropiado (requisitos normativos y estndares) No contempla ningn punto crtico y/o lmites del proceso Contempla algunos puntos crticos y/o lmites del proceso Contempla todos los puntos crticos y/o lmites del proceso No cuenta con los anexos y dibujos de referencia requeridos Los dibujos y anexos de referencia no concuerdan en algunos puntos con lo existente en el rea Los dibujos y anexos de referencia concuerdan con lo existente en el rea No identifica los riesgos asociados a la actividad ni establece controles Identifica parcialmente los riesgos asociados a la actividad y sus controles Identifica todos los riesgos asociados a la actividad y establece sus controles No cuenta con un flujograma de actividades Cuenta con flujograma de las actividades pero cumple parcialmente con los requisitos de su elaboracin Cuenta con flujograma que describe correctamente la secuencia de pasos de las actividades, las responsabilidades, y resalta todos los riesgos y su control
36
7
Puntos Crticos y Lmites del Proceso
0 1 2 0
Dibujos y Anexos
1 2
Identificacin y control de los riesgos en los documentos
0 1 2 0
10
Flujograma del Procedimiento o Instructivo de Trabajo (IT) en documentos
1 2
Tabla 2. TCDO.3.
REVISIN DE LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS

Organismo subsidiario: Subdireccin: Centro de Trabajo: Area: Fecha: Elaborador por: Revisado por:
PARAMETROS A CALIFICAR
ID Operacin /actividad Operacin / Actividad ID Procedimiento requerido
FORMA
Control de documentos de acuerdo con la instruccin 2 1 Formato y estructura de acuerdo con la gua 2 1 Claridad de redaccin Documentos de referencia Puntos Crticos y limites del proceso 2 2
CONTENIDO
Dibujos y Anexos Identificacin y control de los riesgos en el procedimiento 2 1
CALIFICACIN
Vigencia
Autorizaciones
Flujograma
Total Puntos
Calificacin en %
001 002 003
Cambio de baleros bomba GA-201 Limpieza cuarto de control Alineacin de motor y bomba BA-102
PE-EN01-01 No requiere PE-EN01-01
2 1
2 1
2 2
2 2
2 1
1 1
19 13
95 65
DEL TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS, SE MULTIPLICA POR 5 Y SE OBTIENE LA CALIFICACIN FINAL EN %. CALIFICACIN CALIDAD DEL PROCEDIMIENTO = TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS X (5) EN EL PRIMER EJEMPLO EL PROCEDIMIENTO OBTUVO UN TOTAL DE 19 PUNTOS. SI SE MULTIPLICA POR 5, LA CALIFICACIN ES DE 95% DE CALIDAD DEL PROCEDIMIENTO
Formato 3. CDO.4.
2.
Aprobacin de los Procedimientos.

37 Calidad de los Procedimientos
Para la aprobacin de un procedimiento debe considerarse al menos una calificacin de 80%. Cada punto de los 10 parmetros que califican al procedimiento, representa el 5% de la calificacin total. Si se cumple cada uno de los 10 parmetros con una calificacin de 2, se obtendr un total de 100%. Se recomienda tener una escala de calificacin que asocie acciones especficas a cada rango de resultado/calificacin. Un ejemplo de los rangos ms comnmente utilizados en la industria es: Rango 98 - 100% 95 - 97% 92 - 94% 88 - 91% < 88% Resultado Excelente Muy Bueno Bueno Regular Inaceptable Accin
Requiere atencin inmediata
ndice de Calidad El propsito de la Etapa de Calidad es asegurar el contenido de los procedimientos y mtodos, as como su vigencia, en trminos de los resultados de la revisin efectuada en el rea:
ndice de Calidad (ICa)
Calificacin total de los procedimientos evaluados No. de procedimientos evaluados
La suma total de calificaciones de los procedimientos evaluados como: Vigencia, estructura, autorizacin, claridad, puntos crticos y lmites de proceso, anexos y dibujos, ejecucin, calidad de revisin, cambios, soporte tcnico. 38 El ndice se puede calcular por procedimiento o por grupo de procedimientos incluidos en la Auditora. Contar con procedimientos de calidad, es un factor clave para asegurar que las operaciones o actividades sean llevadas a cabo de forma correcta y consistente. Es por ello que debemos tener un sistema que nos permita verificar que tanto la forma como el contenido de los procedimientos que estn siendo emitidos, revisados o actualizados, cumplan con las guas de este manual. Por lo tanto, es necesario contar con un programa de Auditoras de calidad, que nos ayuden a asegurar esto. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA Claridad: Se refiere a que los procedimientos tienen que estar escritos de tal manera que puedan ser entendidos por todo el personal involucrado. Evitar tecnicismos. Congruencia: Todos los equipos, accesorios e instalaciones mencionadas en el procedimiento, deben coincidir con lo que existe en el rea fsicamente en cuanto a identificacin y localizacin. Especficos: Evitar la ambigedad al hablar de variables involucradas; sealar los valores de las variables especficas, as como sus unidades, las cuales tienen que coincidir con las existentes en los instrumentos de medicin y control. Actualizados: Se refiere a que se deben revisar en forma peridica, para verificar si hay cambios en las instalaciones o en la forma de llevar a cabo la operacin o actividad que los haga obsoletos.
Resumen-Conclusin
Es importante recordar que los procedimientos deben ser claros, especficos y concretos, resaltando los puntos crticos y los lmites de operaciones seguras de las actividades que se describen dentro del mismo, considerando los requerimientos normativos tecnolgicos de SSPA. La calidad de los procedimientos es de vital importancia para que los usuarios los puedan conocer, entender y mantener para asegurar un buen desempeo desde el punto de vista de seguridad, salud, ambiental y calidad de las actividades del producto y servicio que proporcionan. Recuerde que para calificar la calidad del contenido de los procedimientos, hay que considerar los aspectos establecidos en los diferentes formatos; stos son: Vigencia. Control de documentos de acuerdo con el procedimiento. Formato y estructura de contenido. Autorizaciones. Claridad de la redaccin. Documentos de referencia. Puntos crticos y lmites de los procesos. Dibujos y anexos. Identificacin y control de los riesgos en los documentos. Flujograma del procedimiento o instruccin de trabajo en documentos. 39 Calidad de los Procedimientos
Qu aprend?
Instrucciones: Seleccione la opcin que considere correcta. 1. Cul es el objetivo de la calidad de los procedimientos? a) Contar con la informacin correcta y actualizada sobre las actividades que se realizan en las reas y/o departamentos de un centro de trabajo, se identifiquen en los procedimientos, los peligros y riesgos de cada actividad realizada,
estableciendo los controles operacionales para prevenirlos. b) Tener procedimientos claros, especficos y concretos, resaltando los puntos crticos y los lmites de operaciones seguras de las actividades, considerando los requerimientos normativos de SSPA y tecnolgicos, se establezcan los riesgos existentes y los controles necesarios para mitigarlos, estn siempre actualizados con la frecuencia requerida. 40 c) Establecer una comunicacin adecuada para asegurar que los procedimientos sean conocidos y comprendidos por los trabajadores que lo requieran.
2. Cules son los elementos clave de la calidad de los procedimientos? a) Calificacin de calidad de procedimientos, aprobacin de procedimientos, clculo del ndice de Calidad. b) Disponibilidad de los procedimientos, calidad del contenido de los procedimientos, Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA comunicacin y entendimiento, cumplimiento riguroso de ejecucin en todas las reas y ciclos de trabajo. c) Planificacin, desarrollo, mejora continua, cumplimiento riguroso e identificado los riegos y el equipo de proteccin personal.
3. Los
rangos
comnmente
utilizados
en
la
industria
para
la
aprobacin
de
procedimientos son: a) De 90 - 100% Excelente, 89 - 80% Muy bueno, 79 - 70% Bueno, 69 - 60% Regular, < 60% Inaceptable. b) De 95 - 100% Excelente, 94 - 85% Muy bueno, 84 - 75% Bueno, 74 - 60% Regular, < 60% Inaceptable. c) De 98 - 100% Excelente, 95 - 97% Muy bueno, 92 - 94% Bueno, 88 - 91% Regular, < 88% Inaceptable. 4. Cul es el propsito de la calidad de los procedimientos? a) Contar con mecanismos para la difusin y la capacitacin de y en los procedimientos, asegurando con esto el desarrollo efectivo y seguro de las actividades. b) Asegurar la calidad del contenido de los procedimientos y mtodos, as como su vigencia, en trminos de los resultados de la revisin efectuada en el rea. c) El cumplimiento riguroso y continuo de todos los procedimientos e instrucciones de trabajo en un centro de trabajo, a travs de tenerlos disponibles, con la mejor calidad y cumplimiento, comunicarlos de forma efectiva a quienes lo aplican; exigir su estricto apego y cumplimiento. 41 Calidad de los Procedimientos
1. Revisar los procedimientos de su asignacin de trabajo y evaluar la calidad de los mismos, siguiendo la metodologa expuesta. 2. Establecer la calificacin obtenida para cada uno. 3. Calcular el ndice de Calidad para los procedimientos asignados a su puesto.
IV.
Comunicacin y Entendimiento Efectivo de los Procedimientos.
Objetivo especfico
Aplica los puntos clave de la comunicacin y entendimiento efectivo para que los procedimientos sean conocidos por el personal, de acuerdo con las actividades que realizan, los riesgos asociados y su rea de responsabilidad, adems de que: Se establezca una comunicacin adecuada para asegurar que los procedimientos sean conocidos y comprendidos por los trabajadores que lo requieran. Se tengan mecanismos de evaluacin para asegurar que el personal conozca y aplique los procedimientos requeridos en su rea. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA Se promueva la comprensin e importancia del cumplimiento de los procedimientos y las consecuencias que implica la falta de observacin y apego a los mismos.
42
Introduccin al tema
Para lograr que los procedimientos se sigan en forma consistente y se asegure una operacin sin incidentes y accidentes, es necesario comunicar los procedimientos e instructivos de trabajo a todo el personal, de acuerdo con sus funciones. Es responsabilidad de la Administracin el difundir y entrenar al personal, con base en los programas anuales de capacitacin. Es necesario conocer los mecanismos de comunicacin para la difusin y la capacitacin sobre los procedimientos.
El proceso de comunicacin Difundir informacin es uno de los procesos ms difciles y delicados, ya que involucra varios elementos que deben conjugarse para lograr una comunicacin efectiva. Con un mensaje definido, los elementos a utilizar son: El transmisor. El receptor. El medio o modo de comunicacin.
En virtud de lo anterior, es de gran importancia contar con mecanismos de difusin de procedimientos que aseguren al mximo la efectividad de dichos elementos y controles que permitan evaluar los resultados alcanzados, despus de haber aplicado estos mecanismos. Mecanismo de comunicacin. Conceptos relevantes y sugerencias para estandarizar los mecanismos de comunicacin. Alcance de la difusin: Es importante establecer la audiencia o receptores a los que se quiere hacer llegar la informacin. Intensidad de la difusin: Definir el grado de recepcin, entendimiento o aprendizaje que deben alcanzar los receptores de la informacin. Planeacin: Se puede hacer, usando cualquiera de las diversas formas de planear; lo importante es enfocarse para cumplir y lograr el objetivo. En esta etapa hay que tomar en cuenta la disponibilidad del personal al que est dirigida la difusin, con el fin de asegurar que el tiempo planeado para ello sea realmente efectivo. Ejecucin: Si se quiere lograr el objetivo propuesto, es importante que se lleve a cabo la ejecucin de la difusin de la forma como se dise y en la fecha y tiempo estimado. Comprobacin: Si no se lleva a cabo una verificacin del resultado alcanzado despus de la difusin, no podremos saber si se ha logrado el objetivo de la difusin. Hay muchas y diversas formas de realizar la comprobacin, ya sea por medio de encuestas, entrevistando al personal, o bien, aplicando cuestionarios. Elementos clave: Comunicacin y entendimiento efectivo- criterios a satisfacer: 1. 2. 3. 4. 5. Matriz de Procedimientos por puestos de trabajo. Prioridad de Procedimientos a comunicar. Matriz de Conocimientos. Comunicacin de Procedimientos. Evaluacin de entendimiento de los Procedimientos.
43 Comunicacin y Entendimiento Efectivo de los Procedimientos
1. Matriz de Procedimientos por puestos de trabajo.

Elaborar matrices que relacionen aquellos procedimientos que el trabajador debe conocer y aplicar en su puesto de trabajo, conforme a las actividades que desempea; con el propsito de definir los conocimientos especficos e informacin tcnica que en cada puesto de trabajo se debe conocer y aplicar. Ref. Formato CDO.5.
2.
Prioridad de Procedimientos a comunicar.
Se debe dar prioridad en su comunicacin a los procedimientos que conlleven un riesgo crtico de las actividades. Es importante tener definidos cules Procedimientos aplican en cada rea, con el fin de asegurar que el personal que labora ah, se enfoque a ellos, los conozca y les d cumplimiento. Es necesario desarrollar lo que se conoce como: MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS POR REA. Misma que debe ser elaborada por el personal del rea que corresponda, pues son ellos quienes realmente conocen los procedimientos que aplican. Las matrices deben estar disponibles para todo el personal y servirn como soporte, para asegurar que el personal de nuevo ingreso aprendi los procedimientos requeridos que aplican en el rea donde va a trabajar.
44
3.
Matriz de Conocimientos.
Elaborar matrices que relacionen perfiles de puestos con el personal, respecto a los requerimientos de capacitacin. Ref. Formato CDO 5. Identificar las necesidades de capacitacin, entrenamiento o requerimientos para el desarrollo de competencias del personal. El desarrollo de competencias del personal requiere de un trabajo conjunto entre la Lnea de Mando y el personal de recursos humanos, capacitacin, de los instructores, expositores o tutores, as como del propio empleado. Una vez realizada la evaluacin del entendimiento de los procedimientos (punto 19), la Matriz de Conocimientos debe actualizarse.
4.
Comunicacin de Procedimientos.
Los responsables de cada rea debern elaborar y hacer cumplir el programa de capacitacin en procedimientos para todo el personal, de acuerdo con un anlisis de deteccin de necesidades para cada uno de sus trabajadores conforme fue definido en el programa. De la misma forma tienen que gestionar los recursos necesarios para garantizar una comunicacin efectiva. Definir y coordinar la aplicacin de los medios y mecanismos que sern utilizados para la comunicacin y difusin. La efectividad de la comunicacin y difusin depender del propsito para el que se utilice: Profundidad, frecuencia, medios y claridad del mensaje transmitido. Comunicar oportuna y claramente la informacin relevante en los diferentes niveles de la Organizacin. Definir las estrategias, mtodos y mecanismos ms convenientes para el desarrollo de la competencia del personal. Fortalecer y respetar los canales formales de comunicacin interna y externa ya establecidos.
5.
Evaluacin de entendimiento de los Procedimientos.
Los responsables de cada rea debern asegurarse que se evale el conocimiento y entendimiento del personal acerca de los procedimientos. Puede ser realizada a travs de cuestionarios, evaluaciones o bien entrevistas directas al personal. Llevar registros para comprobar que fueron realizados y para los casos en que se requiera, certificar si una persona fue entrenada en determinados procedimientos.
MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS, MATRIZ DE CONOCIMIENTOS Y PROGRAMA DE COMUNICACIN

Organismo subsidiario: Subdireccin: Centro de Trabajo: Area: Fecha: ID Operacin / actividad Operacin / Actividad ID Procedimiento requerido Elaborador por: Revisado por:
MATRIZ DE CONOCIMIENTOS Y PROGRAMA DE CAPACITACIN EN LOS PROCEDIMIENTOS Puestos a comunicar Supervisor Comunicador Personal a Comunicar Fecha de Comunicacin Calificacin Aprobacin Comunicacin
001
PE-EN01-01
002
No Requiere
46
003
PE-EN01-01
Formato 4. CDO.5. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA Toda Matriz de Procedimientos por rea debe ser elaborada considerando los siguientes pasos: Identificar necesidades: Determinar cules procesos o actividades que se desarrollen en el rea, requieren un procedimiento. Desarrollo de Procedimientos: Desarrollar los procedimientos de manera que estn disponibles en el rea. Sobre esta base, se proceder a elaborar la Matriz de Procedimientos por rea. Elaboracin de matrices: Las matrices se elaboran relacionando el rea y los procedimientos que aplican en ella. Se recomienda hacer matrices por gerencia o departamento, mantenimiento, produccin, SSPA, personal, procesos, etc. De esta forma se tiene concentrada toda la informacin, facilitando su consulta y aplicacin.
Actualizacin: Debido a que con frecuencia se emiten nuevos procedimientos, stos debern ser incluidos en la matriz correspondiente, e informar al personal que labora en el rea sobre la nueva inclusin para su conocimiento y difusin.
Auditoras: Deben ser realizadas peridicamente para verificar que las matrices se encuentran actualizadas. Es recomendable que dichas Auditoras se efecten por los integrantes del equipo de Disciplina Operativa o en caso de no contar con dicho equipo, se tendrn que llevar acabo Auditoras cruzadas; stas pueden ser una alternativa para asegurar el tener matrices de calidad y actualizadas.
MATRIZ DE CONOCIMIENTOS Y PROGRAMA DE CAPACITACIN EN LOS PROCEDIMIENTOS Puestos a comunicar Supervisor Comunicador Personal a Comunicar Fecha de Comunicacin Calificacin Comunicacin Aprobacin
Operario Especialista
001
PE-EN01-01
Operario de Primera Mecnico
Ayudante de Mecnico Limpieza Cuarto de Control
002
No Requiere
Operario Especialista
003
PE-EN01-01
Operario de Primera Mecnico
Ayudante de Mecnico
Formato 4. CDO.5 (Continuacin). Para un control general sobre qu personas han sido certificadas en relacin con los procedimientos que debe conocer, es necesario contar con una MATRIZ DE CONOCIMIENTOS. sta se elaborar relacionando al personal que trabaja en el rea y los procedimientos que se aplican. Se tienen que realizar Auditoras peridicas para confirmar que las matrices se encuentran actualizadas.

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS Y PROGRAMA DE CAPACITACIN EN LOS PROCEDIMIENTOS Puestos a comunicar Supervisor Comunicador Joel Gonzlez Domnguez Operario Especialista Joel Gonzlez Domnguez Ral Lpez de la Cruz Juan Ros Salomn Vctor Casados Castellanos Javier Sanguino Alfaro Miguel Gonzlez Rodrguez Javier Santiago Iiguez Ral Lpez de la Cruz Juan Ros Salomn Vctor Casados Castellanos Javier Sanguino Alfaro Miguel Gonzlez Rodrguez 19-04-07 19-04-07 25-04-07 25-04-07 26-04-07 19-04-07 19-04-07 19-04-07 25-04-07 25-04-07 26-04-07 82 95 100 50 76 90 82 95 100 50 76 SI SI SI NO NO SI SI SI SI NO NO Personal a Comunicar Javier Santiago Iiguez Fecha de Comunicacin 19-04-07 Calificacin Comunicacin 90 Aprobacin SI
001
Joel Gonzlez Domnguez PE-EN01-01 Operario de Primera Mecnico Ral Cruz Zapata Ral Cruz Zapata Ayudante de Mecnico Ral Cruz Zapata
002
No Requiere
Joel Gonzlez Domnguez
Operario Especialista Joel Gonzlez Domnguez
48
003
Joel Gonzlez Domnguez PE-EN01-01 Operario de Primera Mecnico Ral Cruz Zapata Ral Cruz Zapata Ayudante de Mecnico Ral Cruz Zapata
Formato 4. CDO.5 (Continuacin). A partir de los resultados de evaluacin del rea de trabajo, se puede concluir la efectividad del elemento de comunicacin. El ndice de Comunicacin es el indicador de esta efectividad. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA Clculo del ndice de Comunicacin
ndice de Comunicacin = (ICo)
No. exmenes aprobados por el personal No. exmenes requeridos
x 100%
Nmero de exmenes aprobados por el personal: Se considerarn solamente los exmenes aprobados con una calificacin de 100. Nmero de exmenes requeridos: Son el nmero de personas a quienes se les aplic el examen.
El propsito de la Etapa de Comunicacin, es contar con mecanismos para la difusin y la capacitacin sobre los procedimientos, asegurando con esto el desarrollo efectivo y seguro de las actividades. Se cierra el ciclo de comunicacin cuando se logra cumplir con el programa completo del total de procedimientos y aprobado el entendimiento y comprensin de todo el personal (con evaluaciones o exmenes).
ICo
100
indica
que
los
mecanismos
de
capacitacin
en
los
procedimientos que se estn aplicando, son lo suficientemente efectivos, lo que permite que el personal cumpla con los procedimientos. ICo < 100 indica que se deben reforzar los mecanismos de comunicacin / capacitacin de procedimientos a manera de asegurar que el personal pueda cumplir con ellos en 100%. 49 Comunicacin y Entendimiento Efectivo de los Procedimientos
Resumen-Conclusin
Es importante tener definidos y claros los procedimientos que deben ser conocidos por el personal, de acuerdo con las actividades que realizan, los riesgos asociados y su rea de responsabilidad. Tener una comunicacin eficaz para asegurarse que los procedimientos sean conocidos y comprendidos por todos los trabajadores. Es de vital importancia las matrices que relacionen aquellos procedimientos que el trabajador debe conocer y aplicar en su puesto de trabajo, conforme a las actividades que desempea. Es necesario desarrollar MATRICES DE PROCEDIMIENTOS POR REA, elaboradas por el mismo personal, pues son ellos quienes realmente conocen los procedimientos que aplican. Cada rea tiene que elaborar y hacer cumplir el programa de capacitacin de procedimientos para todo el personal, de acuerdo con un anlisis de deteccin de necesidades conforme fue definido en el programa. Las reas a travs de la supervisin se asegurarn que el personal haya adquirido el conocimiento y entendimiento de sus Procedimientos.
Qu aprend?
Instrucciones: Seleccione la opcin que considere correcta. 1. Cul es el objetivo de la comunicacin de procedimientos? a) Es asegurar la calidad del contenido de los procedimientos y mtodos, as como su vigencia, en trminos de los resultados de la revisin efectuada en el rea. b) Es la disponibilidad de los procedimientos, calidad del contenido de los procedimientos, comunicacin y entendimiento y cumplimiento riguroso de ejecucin en todas las reas y ciclos de trabajo. c) Es la definicin clara de los procedimientos que deben ser conocidos por el personal, de acuerdo con las actividades que realizan, los riesgos asociados y su rea de responsabilidad; asegurarse que los procedimientos sean conocidos y comprendidos por los trabajadores que lo requieran. 50 2. Cules son los elementos clave de la comunicacin de los procedimientos? a) Disponibilidad de los procedimientos, calidad del contenido de los procedimientos, comunicacin y entendimiento y cumplimiento riguroso de ejecucin en todas las reas y ciclos de trabajo. b) Matriz de procedimientos por puestos de trabajo, prioridad de procedimientos a comunicar, Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA Matriz de Conocimientos, comunicacin de procedimientos y
evaluacin de entendimiento de los procedimientos. c) Calificacin de calidad de procedimientos, aprobacin de procedimientos, clculo del ndice de Calidad.
3. Qu es una Matriz de Procedimientos por puestos de trabajo? a) Es una relacin de perfiles de puestos con el personal, respecto a los requerimientos de capacitacin e identificar las necesidades de capacitacin, entrenamiento o
requerimientos para el desarrollo de competencias del personal. b) Es un documento que relaciona aquellos procedimientos que el trabajador debe conocer y aplicar en su puesto de trabajo, conforme a las actividades que desempea; con el propsito de definir los conocimientos especficos e informacin tcnica que en cada puesto de trabajo se debe conocer y aplicar. c) Es un procedimiento en el rea de trabajo que muestra la comunicacin y difusin que tienen los conocimientos y entrenamiento del personal en las actividades que realiza. 4. Cul es el propsito de la comunicacin de los procedimientos? a) Tener procedimientos claros, especficos y concretos, que resalten los puntos crticos y los lmites de operaciones seguras de las actividades que se describen dentro del mismo. b) Contar con la informacin correcta y actualizada sobre las actividades que se realizan en las reas y/o departamentos de un centro de trabajo; se identifiquen en los procedimientos, los peligros y riesgos de cada actividad realizada, 51 Comunicacin y Entendimiento Efectivo de los Procedimientos
estableciendo los controles operacionales para prevenirlos. c) Tener mecanismos para la difusin y la capacitacin sobre los procedimientos, para asegurar el desarrollo efectivo y seguro de las actividades.
1. Conocer cules son los procedimientos de asignacin de trabajo y ver su Matriz de Procedimientos, lo que debe conocer y aplicar en su puesto, conforme a las actividades que desempea. 2. Ver si existe un programa de capacitacin en su centro de trabajo y si se est cumpliendo. 3. Calcular el ndice de Comunicacin para los procedimientos asignados a su puesto y al centro de trabajo.
V.
Cumplimiento Riguroso de los Procedimientos.
Objetivo especfico
Aplica los conocimientos sobre la ejecucin de los Procedimientos basado en los ciclos de trabajo, para verificar en campo su cumplimiento riguroso, adems de: 52 Contar con los medios y sistemas adecuados para detectar desviaciones en el cumplimiento de los procedimientos. Analizar las desviaciones a travs de las revisiones de ciclos de trabajo, para determinar las causas y aplicar la mejora continua. Desarrollar las actividades de forma correcta, consistente y segura, de acuerdo con los procedimientos. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA
Introduccin al tema
En esta parte se plantean los puntos clave para garantizar la observancia y el cumplimiento riguroso y continuo de los procedimientos. Para verificar el cumplimiento de cualquier procedimiento, la persona que realiza la verificacin y/o ciclo de trabajo, debe conocer el procedimiento y tener experiencia mnima de un ao en el rea auditada. Es importante que aplique estos conocimientos en su centro de trabajo para el desempeo eficiente de sus actividades.
Elementos clave cumplimiento riguroso - criterios a satisfacer: 1. Programacin de ciclos de trabajo. 2. Ejecucin de ciclos de trabajo. 3. Evaluacin de ciclos de trabajo. 4. Brechas vs competencia del personal. 5. Anlisis de brechas del proceso de Disciplina Operativa (DO).
1. Programacin de ciclos de trabajo.

La herramienta ms comnmente utilizada para llevar a cabo la verificacin del Cumplimiento de Procedimientos, es la revisin del ciclo de trabajo. La definicin de ciclos de trabajo es asegurar que los procedimientos se sigan en forma consistente y se reduzca la posibilidad de tener un incidente o accidente. Se debe desarrollar e implantar un programa de revisiones de ciclos de trabajo, a travs de la Lnea de Mando, estableciendo un balance adecuado entre el nmero de revisiones y los recursos de tiempo del personal, sin descuidar la calidad de stas. 53 Cumplimiento Riguroso de los Procedimientos
2.
Ejecucin de ciclos de trabajo.
Para determinar la frecuencia de las revisiones de ciclo de trabajo, hay que tomar en cuenta el grado de riesgo de los procedimientos (criticidad alta, media o baja). Durante la realizacin de las revisiones de ciclo de trabajo, siempre se deben cumplir las medidas de Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (SSPA) establecidas en cada rea. Para una adecuada ejecucin de un ciclo de trabajo, se sugiere seguir el ejemplo indicado en el Formato CDO 6.
BASE DE CLASIFICACIN
FRECUENCIA EN AOS REVISIN DEL CICLOS DE PROCEDIMIENTO TRABAJO
DESCRIPCIN
Su ejecucin implica un riesgo potencial de lesin, de contaminacin, fuego, derrame de productos qumicos, exposicin a altas temperaturas o bien un alto impacto en el control interno o administracin del negocio. Estos procedimientos requieren de una alta precisin, pues de su adecuada ejecucin depende el correcto desempeo de equipos u operaciones crticas. Su ejecucin implica un riesgo potencial moderado o un impacto medio en el control interno o administrativo del negocio. Su ejecucin implica un riesgo potencial o impacto bajo en el control interno o administrativo del negocio, de su ejecucin no dependen equipos u operaciones crticas. Sin embargo, se requiere de algn grado de habilidad o especial atencin para desempearse correctamente.
Procedimiento con actividades Criticidad Alta (CA)
Cada dos aos
Cada ao
Procedimiento con actividades Criticidad media (CM)
Cada tres aos
Cada dos aos
Procedimiento con actividades Criticidad baja (CB)
Cada cuatro aos (En caso de requerirse)
No requiere
Tabla 3. Frecuencia de revisin.

PROGRAMA DE REVISIN DE CICLOS DE TRABAJO
Organismo subsidiario:
54
Subdireccin: Centro de Trabajo: Area: Fecha: ID Operacin / actividad Operacin / Actividad ID Procedimiento requerido Elaborador por: Revisado por: REVISIONES DE CICLO DE TRABAJO Supervisor Revisor Joel Gonzlez Domnguez Joel Gonzlez Domnguez Cambio de baleros bomba GA-201 Joel Gonzlez Domnguez PE-EN01-01 Ral Cruz Zapata Ral Cruz Zapata Ral Cruz Zapata Vctor Casados Castellanos Javier Sanguino Alfaro Miguel Gonzlez Rodrguez Javier Santiago Iiguez Ral Lpez de la Cruz Juan Ros Salomn Vctor Casados Castellanos Javier Sanguino Alfaro Miguel Gonzlez Rodrguez 25-04-07 25-04-07 26-04-07 19-04-07 19-04-07 19-04-07 25-04-07 25-04-07 26-04-07 SI NO SI SI SI NO SI NO SI Personal a Revisin Javier Santiago Iiguez Ral Lpez de la Cruz Juan Ros Salomn Fecha de Ciclo de Trabajo 19-04-07 19-04-07 19-04-07 Aprob SI SI NO Observaciones de la Revisin del Ciclo de Trabajo
001
002
No Requiere
Joel Gonzlez Domnguez Joel Gonzlez Domnguez
003
Joel Gonzlez Domnguez PE-EN01-01 Ral Cruz Zapata Ral Cruz Zapata Ral Cruz Zapata
Formato 5. Programa de Revisin de Ciclos de Trabajo.
Recomendaciones a seguir para la ejecucin de los ciclos de trabajo: Explicar al personal cul es el objetivo del programa y por qu es necesaria su participacin. La razn de esta revisin es la de mejorar continuamente nuestras actividades / operaciones. Leer y entender el procedimiento a evaluar. El empleado efectuar el trabajo como normalmente lo lleva a cabo, hacindolo en presencia del evaluador, quien revisar la operacin realizada contra el
procedimiento. Si al realizar el trabajo se detecta alguna desviacin, se detendr inmediatamente la operacin o actividad para corregir la desviacin observada. Efectuar la operacin las veces que sea necesario, anotando cualquier riesgo y/o desviacin a las reglas y procedimientos establecidos. Comentar con el trabajador las observaciones detectadas y las acciones o cambios requeridos, as como sus sugerencias. Llenar el formato de reporte con l. Comunicar toda sugerencia de cambios al procedimiento a la Gerencia de la planta o funcin. Los procedimientos deben estar accesibles en cada rea correspondiente, para que puedan ser consultados por el trabajador en cualquier momento. Conservar registros de las revisiones de cumplimiento a los procedimientos para cada empleado en cada rea o funcin. En reas de trabajo con responsabilidades de alto riesgo, es conveniente que aquellos trabajadores que recibieron capacitacin bsica, con periodos de ausencia prolongados, a criterio de la supervisin, efecten las correspondientes Revisiones de Ciclos de Trabajo (RCT) previo a la incorporacin a su funciones normales. 55 Cumplimiento Riguroso de los Procedimientos
3.
Evaluacin de ciclos de trabajo.
La evaluacin de los resultados de un ciclo de trabajo, debe realizarse considerando desviaciones a los procedimientos, cambios a procesos, la naturaleza de las actividades, sus riesgos y clasificacin; el impacto de las actividades en el proceso de produccin o procesos de apoyo, anlisis de riesgos de los proceso, entre otros.
4.
Brechas vs competencia del personal.
Las desviaciones al cumplimiento de los procedimientos tienen que registrarse para su correccin inmediata, debiendo identificar al personal que efecta la actividad, para un reforzamiento posterior, as como el posible entrenamiento en el desarrollo de sus habilidades. Si la brecha identificada es por problemas de actitud del personal, sta debe ser presentada como desatencin al Reglamento de Seguridad e Higiene de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. Recomendacin a seguir para la ejecucin de Auditoras: Se identifican las reas o funciones que no estn dentro del alcance del sistema de calidad del negocio. Se analizan los procedimientos o prcticas ms crticos del rea o funcin. El auditor asignado para llevar a cabo la Auditora de proceso deber solicitar, con anterioridad, la lista de los procedimientos o prcticas ms crticas del rea o 56 funcin. El auditor a su criterio seleccionar de la lista los procedimientos o prcticas que se auditarn. El auditor identificar las actividades ms crticas mencionadas en los
procedimientos o prcticas. El auditor junto con el representante de Disciplina Operativa (DO) del rea o funcin, acordarn el da en que se llevar a cabo la Auditora. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA De acuerdo con las actividades ms crticas identificadas, el auditor verificar en campo lo que indica el procedimiento, el llenado de formatos, listas de verificacin o anexos. El auditor anotar todas las desviaciones encontradas y verificar a qu elemento corresponde dicha desviacin. Se sugiere llevar un registro escrito del proceso de Auditora en el que se contesten preguntas como: o o o o Se realiz la actividad siguiendo el procedimiento en todos sus pasos? Si la respuesta anterior es NO, cules fueron las desviaciones? Si no coinciden el procedimiento y la forma de desarrollar la actividad, qu debe modificarse? Considera el evaluador que el trabajador/operador conoce bien la operacin o actividad que est realizando?
o o o o
Qu comentarios hizo el trabajador/operador durante la revisin del ciclo de trabajo? Hizo el trabajador/operador alguna sugerencia para modificar el procedimiento? El rea de trabajo y el equipo se encontraban limpios y en buenas condiciones para operar? Observaciones de quien revisa.
El auditor elaborar el reporte final.
5.
Anlisis de brechas del proceso de Disciplina Operativa.
Analizar el resultado de las revisiones; identificar las causas reales o probables de desviaciones a procedimientos, o bien, al proceso mismo de Disciplina Operativa y establecer las acciones necesarias para corregir, prevenir y mejorar los procedimientos y documentos del Sistema PEMEX-SSPA. ndice de Cumplimiento 57 Cumplimiento Riguroso de los Procedimientos
ndice de Cumplimiento = (ICu)
No. de ciclos de trabajo aprobados No. de ciclos de trabajo requeridos
x 100
No. de ciclos de trabajo aprobados: A los que se les realiza un ciclo de trabajo y que cumplen plenamente con lo sealado en el procedimiento evaluado. No. de ciclos de trabajo requeridos: Es el nmero total de trabajadores a quienes se les evaluar su desempeo en la aplicacin de los procedimientos que necesita conocer. Este nmero se determinar sobre la base del programa de revisiones de ciclo de trabajo. ICu = 100 indica que los mecanismos de Disponibilidad, Calidad y Comunicacin, Supervisin y Auditora en los Procedimientos que se estn aplicando, son lo suficientemente efectivos, lo que permite que el personal cumpla con los procedimientos. ICu < 100 seala que se deben reforzar los mecanismos de Disponibilidad, Calidad, Comunicacin/Capacitacin, Supervisin y Auditora de Procedimientos a manera de asegurar que el personal puede cumplir con ellos en un 100%.
Resumen-Conclusin
Algunos de los aspectos que se revisaron en este tema son: Tener los medios y los sistemas adecuados para detectar desviaciones en el cumplimiento de los procedimientos. Adems de conocer las desviaciones a travs de las revisiones de ciclos de trabajo, para determinar las causas y aplicar la mejora continua. Lograr la verificacin del Cumplimiento de Procedimientos, usando la herramienta de la revisin del ciclo de trabajo. Tener anualmente un programa de revisiones de ciclos de trabajo, con un balance entre el nmero de revisiones a realizar y los recursos de tiempo del personal, sin descuidar la calidad de las mismas. La frecuencia de las revisiones de ciclo de trabajo se definir segn el grado de riesgo de los procedimientos (criticidad alta, media o baja). 58 Las desviaciones al cumplimiento de los procedimientos tienen que registrarse para su correccin inmediata, debiendo identificar al personal que realiza la actividad, para un reforzamiento posterior, as como el posible entrenamiento en el desarrollo de sus habilidades.
Qu aprend?
Instrucciones: Seleccione la opcin que considere correcta. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA 1. Cul es el objetivo del Cumplimiento de Procedimientos? a) Establecer una comunicacin adecuada para asegurar que los procedimientos sean conocidos y comprendidos por aquellos trabajadores que lo requieran. b) Contar con la informacin correcta y actualizada sobre las actividades que se realizan en las reas y/o departamentos de un centro de trabajo, identifiquen en los procedimientos los peligros y riesgos de cada actividad realizada,
estableciendo los controles operacionales para prevenirlos. c) Tener los medios y los sistemas adecuados para detectar desviaciones en el cumplimiento de los procedimientos, toda actividad se realice de forma correcta, consistente y segura, de acuerdo con los procedimientos.
2. Cules son los elementos clave del Cumplimiento de los Procedimientos? a) Disponibilidad de los procedimientos, calidad del contenido de los procedimientos, comunicacin y entendimiento, cumplimiento riguroso de ejecucin en todas las reas y ciclos de trabajo. b) Programacin de ciclos de trabajo, ejecucin de ciclos de trabajo y evaluacin de ciclos de trabajo. c) Planificacin, desarrollo, mejora continua, auditar actividades realizadas en el centro de trabajo. 3. Qu es lo que se debe de tomar en cuenta para determinar la frecuencia de las revisiones de los ciclos de trabajo? a) El procedimiento y el equipo de trabajo. b) La frecuencia con la que se usa el procedimiento. c) El grado de riesgo de los procedimientos (criticidad alta, media o baja). 59 4. Tomando en cuenta el riesgo del procedimiento, cules son las frecuencias de revisin de ciclo de trabajo? a) Criticidad Alta cada seis meses, media cada ao y baja cada tres aos. b) Criticidad Alta cada dos aos, media cada tres aos y baja cada seis aos. c) Criticidad Alta cada ao, media cada dos aos y baja no requiere. Cumplimiento Riguroso de los Procedimientos
1. Hacer un ciclo de trabajo a un compaero con uno de los procedimientos de su asignacin de trabajo. 2. Ver si existe un programa de revisin de ciclos de trabajo y si se est cumpliendo en su rea y/o centro de trabajo. 3. Calcular el ndice de Cumplimiento de su rea de trabajo.
VI.
Autoevaluacin y Auditoras.
Objetivo especfico
Aplica los procesos de Autoevaluacin, Guas de Autoevaluacin y Protocolo de Auditora de Disciplina Operativa (DO) del Sistema PEMEXSSPA para: Permitir a los integrantes de una Unidad de Implantacin realizar la evaluacin del Proceso/herramienta de Disciplina Operativa en su grado de implantacin y verificacin de la efectividad. Establecer los planes de accin para mejorar su Nivel de Implantacin, con base en el desempeo obtenido.
Introduccin al tema
60 En cualquier proyecto de desarrollo de un nuevo sistema de trabajo se debe tener una Autoevaluacin del grado de implantacin y la efectividad del mismo, para reforzar las actividades que den mayor valor agregado al centro de trabajo y establecer prioridades y lograr la mejora continua del sistema de gestin establecido. Es responsabilidad de la Mxima Autoridad del centro de trabajo, el realizar esta autoevaluacin en el proceso de implantacin de Disciplina Operativa y estar preparado con la informacin y evidencia objetiva que respalda cada uno de los cuestionamientos de las Guas de Autoevaluacin y Protocolo de Auditora. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA Elementos clave de Autoevaluacin y Auditoras- criterios a satisfacer: 1. Descripcin. 2. Requisitos. 3. Guas y Lineamientos. 4. Niveles de Autoevaluacin. 5. Guas de Autoevaluacin. 6. Protocolo de Auditora.
1. Descripcin.
Los estndares de desempeo en SSPA son documentos que de acuerdo con el conocimiento y experiencia del personal experto de la Organizacin, describen y establecen las mejores formas probadas de llevar a cabo las actividades inherentes a las operaciones de la Empresa, entre algunos de ellos se pueden mencionar los siguientes: Lineamientos, guas tcnicas, normas de referencia, procedimientos, instructivos, reglas, criterios, etc., en los cuales se especifica cmo debe realizarse cada actividad.
2.
Requisitos.
Establecer los documentos definidos en el Sistema PEMEXSSPA y los estndares de desempeo, as como aquellos procedimientos operativos requeridos para cumplir con las actividades diarias, efectuando las etapas del Proceso de Disciplina Operativa.
Capacitar a todo el personal en el Proceso de Disciplina Operativa y analizar el desempeo obtenido en su aplicacin. Constituir un Subequipo de Disciplina Operativa con representantes clave de las diferentes reas para liderar la implantacin, dar seguimiento peridico y rendimiento de cuentas de las acciones y resultados al Equipo de Liderazgo de SSPA.
61 Autoevaluacin y Auditoras
3.
Guas y Lineamientos.
Funciones y responsabilidades La implantacin del Sistema PEMEX-SSPA en cada Unidad de Implantacin de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios es responsabilidad de la Mxima Autoridad y de la Lnea de Mando de esa unidad. El proceso en s es dirigido por el Equipo de Liderazgo Local de SSPA con el apoyo del(los) Equipo(s) de Liderazgo Central(es) de SSPA. Equipo para la Autoevaluacin.- Responsable de llevar a cabo la Autoevaluacin y de desarrollar el Programa de Acciones de Mejora de cada Subsistema. Una caracterstica clave de este equipo, es que debe ser multidisciplinario y multifuncional, lo que asegurar que: La Autoevaluacin sea lo ms real y objetiva posible, con las aportaciones de todo el personal involucrado. El Programa de Acciones de Mejora sea realista y realizable.
Planeacin inicial Esta lnea de accin consiste en que el Lder del Equipo de Liderazgo Local de SSPA, en coordinacin con el Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA, se aseguren que se lleven a cabo todas las actividades de planeacin, para lograr un proceso efectivo de la Autoevaluacin del Sistema, considerando: La visita de induccin del Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA a la Unidad de Implantacin para visualizar un panorama general del proceso de Autoevaluacin del Sistema y para discutir y acordar con la Mxima Autoridad fechas clave y requerimientos de recursos. La definicin del Equipo para la Autoevaluacin y el Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA, as como la informacin necesaria de la Unidad de Implantacin para asegurar que el Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA tenga el conocimiento necesario de la Organizacin y de las operaciones de la Unidad de Implantacin. Referencia: Manual General de SSPA. Clave: 800/16000/DCO/MA/01/10. Revisin: 1 Fecha: 01/01/2010.
62
4.
Niveles de Autoevaluacin.
Objetivo Conocer, entender y practicar las Tablas de Autoevaluacin. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA De manera que permita a los integrantes de una Unidad de Implantacin realizar la evaluacin del Proceso/herramienta de Disciplina Operativa al comparar su desempeo contra una serie de acciones descriptivas definidas en el cuerpo de la tabla, para cada uno de los de los cinco niveles de implantacin que la integran. Con base en el desempeo obtenido se establecen planes de accin para mejorar su nivel de implantacin. Para llegar a calificar este nivel se debe observar la actitud, entendimiento, conocimiento y evidencia objetiva de que el personal est trabajando en la implementacin de este Proceso/herramienta y su importancia para reducir la probabilidad de riesgo en sus actividades. Los Estndares de Desempeo en SSPA, se describen y establecen mediante las mejores formas probadas de llevar a cabo las actividades inherentes a las operaciones de la
Empresa. Para que lo anterior sea capitalizado de una manera continua y sustentable, es necesario seguir ordenadamente el Proceso de Gestin de Disciplina Operativa.
Figura 5. Grfica de resultados de los Niveles de Implantacin. Nivel 1. Evaluando el Sistema y Creando Conciencia. En este nivel se considera que es necesario construir, por medio de la reflexin, una conciencia crtica en el personal, en relacin con la importancia del impacto del elemento como parte del sistema y de cmo al cumplir sus requerimientos se contribuye a mejorar el desempeo en SSPA de la Organizacin con el consecuente beneficio personal. Este nivel se satisface cuando se demuestra de manera objetiva estar consciente de la importancia de trabajar en el elemento y de cmo esto puede contribuir a mejorar el desempeo en SSPA. Nivel 2. Desarrollando el Sistema. Corresponde al Nivel de Implantacin en el cual se disean, preparan y documentan los procedimientos y mecanismos requeridos en cada elemento. Este nivel se satisface hasta que todos los procedimientos y mecanismos que se necesitan, se encuentran completamente diseados, desarrollados y documentados. Un parmetro de evaluacin para este nivel sera el ndice de Disponibilidad y el ndice de Calidad del centro de trabajo y/o reas de trabajo. Nivel 3. Estableciendo el Sistema. Corresponde a este nivel en el cual los procesos y mecanismos requeridos en cada elemento comienzan a implantarse. Se satisface hasta que todos los procedimientos y mecanismos desarrollados para el Nivel 2, han sido difundidos, el personal ha sido 63 Autoevaluacin y Auditoras
capacitado y stos se comienzan a aplicar de forma generalizada, alcanzndose un grado de implantacin en el que slo se presentan algunas desviaciones aisladas. Un parmetro de evaluacin para dicho nivel sera el ndice de Comunicacin del centro de trabajo y/o reas de trabajo. Nivel 4. Sistema Establecido. Corresponde al nivel de implantacin en el que los procedimientos y mecanismos requeridos en cada elemento se encuentran implantados. Se satisface hasta que los procedimientos y mecanismos desarrollados para satisfacer el Nivel 2, se encuentran totalmente implantados, no presentndose ningn tipo de desviacin de manera sistemtica. En este nivel, el personal ya sigue los procedimientos por conviccin del beneficio que ello representa y donde ha cumplido al menos un ciclo de mejora. Un parmetro de evaluacin para este nivel sera el ndice de Cumplimiento del centro de trabajo y/o reas de trabajo. 64 Nivel 5. Mejoramiento Continuo. Corresponde al nivel de implantacin en el que todos los procedimientos y mecanismos requeridos en cada elemento no slo se encuentran totalmente implantados, sino que adems ya se han establecido e implantado ms de un ciclo de mejora, con la finalidad de buscar la excelencia traducida en efectividad y mejora continua. Un parmetro de evaluacin para este nivel sera el nmero de proyectos de mejora continua que se han establecido con base en los ciclos de trabajo. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA Tablas de Autoevaluacin Nivel 5. Mejora continua. Preguntas Clave 4. Las operaciones del centro de trabajo se realizan en forma correcta y consistentemente en apego total a los procedimientos establecidos. La ocurrencia de incidentes y lesiones de SSPA y operativos se est reduciendo significativamente. Los procedimientos nuevos originados por cambios y mejoras a las operaciones y procesos son elaborados, comunicados y revisados en su aplicacin por los ciclos de trabajo en forma sistemtica. Los resultados y los avances son revisados por el Equipo de Liderazgo Local de SSPA.
3. 2.
1.
4.
Sistema Establecido.
5.
4.
3. 2. 1. 3. Estableciendo el Sistema. 4. 3. 2. 1.
2.
Desarrollando el Sistema.
4.
3.
2.
1.
1.
Evaluando el Sistema y creando conciencia.
2.
Todos los procedimientos requeridos por el centro de trabajo han sido elaborados y estn fcilmente disponibles a los empleados que los necesitan. Los procedimientos fueron elaborados por los empleados, que son tcnicamente veraces y reflejan claramente lo que se efecta en las reas de trabajo. Los procedimientos son entendidos por los empleados que los usan. Se efectan revisiones de ciclo de trabajo y de las auditoras en forma continua y consistente bajo una programacin. El procedimiento disciplinario se aplica a los casos que requieren reorientacin. Se elaboran los procedimientos faltantes, aplicando una gua para su elaboracin. Los empleados participan en la revisin y elaboracin de los procedimientos, reglas y normas. Los procedimientos son comunicados a quienes deben conocerlos y aplicarlos. Se han iniciado las revisiones de ciclos de trabajo y las auditoras del Proceso de Disciplina Operativa, los resultados se reportan a la Gerencia y al Equipo de Liderazgo Local de SSPA. El centro de trabajo cuenta con el inventario de operaciones por rea, el inventario de procedimientos requeridos por rea y puesto de trabajo con un programa para hacer los procedimientos faltantes. Se han elaborado guas para elaborar procedimientos para el control de documentos y registros, y para evaluar la calidad de los procedimientos. Se han elaborado las matrices de procedimientos por rea, la Matriz de Conocimientos por puesto y el programa de entrenamiento en los procedimientos. Se elabor la gua para las revisiones de ciclo de trabajo y para las auditoras del Proceso de Disciplina Operativa. Se cuenta con un programa para las revisiones de ciclo de trabajo en el que participan todos los supervisores. La Gerencia obtiene el Manual de Disciplina Operativa y capacita a un equipo de trabajo que lo implantar en el centro de trabajo. La Gerencia comunica el concepto de Disciplina Operativa (DO), involucra y obtiene la participacin de la Supervisin, la Representacin sindical, los empleados y los Contratistas en el diseo e implantacin del concepto y proceso de DO.
1.
5.
Guas de Autoevaluacin.
Objetivo Conocer, entender y practicar las Guas de Autoevaluacin. Las Guas de Autoevaluacin permiten a los integrantes de una Unidad de Implantacin cuestionar las preguntas clave que inducen hacia evidencias objetivas y orientan al evaluador en la implantacin efectiva del sistema, al identificar con claridad las brechas entre la situacin actual de su desempeo y la situacin futura definida, en relacin con las acciones descriptivas establecidas en el cuerpo de la Tabla de Autoevaluacin. Con base en el desempeo obtenido se podrn establecer planes de accin para mejorar su Nivel de Implantacin.
Acciones descritivas
La Gerencia comunica el concepto de Disciplina Operativa (DO), involucra y obtiene la participacin de la Supervisin, la 1.1 Representacin sindical, los empleados y los Contratistas en el diseo e implantacin del concepto y proceso de DO.
Preguntas Clave
Se conform el Subequipo de promocin e implantacin del Proceso de Disciplina Operativa involucrando la participacin de la Supervisin, Representacin sindical, los trabajadores y los Contratistas, ellos estn diseando e implantando el concepto de Dis
Evidencia
Cumple SI NO
Observaciones
66
Se tiene el registro de la capacitacin en Disciplina Operativa de un equipo de trabajo La Gerencia obtiene el Manual de Disciplina conformado por un grupo de representantes 1.2 Operativa y capacita a un equipo de trabajo de cada rea o instalacin del centro de que lo implantar en el centro de trabajo. trabajo quienes sern los responsables ejecutores de su implantacin?
Se elabor la gua para las revisiones de Se tiene elaborada, disponible y vigente en Ciclo de Trabajo y para las Auditoras de DO. todas las reas la gua para las revisiones de los Ciclos de Trabajo y el programa para su 2.1 Se cuenta con un programa para las revisiones de ciclo de trabajo en el que realizacin, los cuales cuentam con la participan todos los Supervisores. participacin de todos los Supervisores? Se han elaborado las matrices de procedimientos por rea, la matriz de 2.2 conocimientos por puesto y el programa de entrenamiento en los procedimientos. Se han elaborado guas para elaborar procedimientos para el control de 2.3 documentos y registros, y para evaluar la calidad de los procedimientos. Todas las reas han elaborado las matrices de procedimientos por rea, la matriz de conocimientos por puesto y el programa de entrenamiento en los procedimientos?
Se han elaborado guas para elaborar procedimientos para el control de documentos y registros, y para evaluar la calidad de los procedimientos? Todas las reas del centro de trabajo El centro de trabajo cuenta con el inventario cuentan con el inventario de actividades por de operaciones por rea, el inventario de rea, el inventario de procedimientos 2.4 procedimientos requeridos por rea y por requeridos por rea y por puesto de trabajo y puesto de trabajo y con un programa para con un programa para hacer los hacer los procedimientos faltantes. procedimientos faltantes?
Acciones descritivas
Se han iniciado las revisiones de ciclo de trabajo y las auditoras del Proceso de 3.1 Disciplina Operativa, los resultados se reportan a la Gerencia y al Equipo de Liderazgo Local de SSPA. Los procedimientos estn siendo 3.2 comunicados a quienes deben conocerlos y aplicarlos. Los empleados participan en la revisin y 3.3 elaboracin de los procedimientos, reglas y normas. Se estn elaborando los procedimientos 3.4 faltantes, aplicando una gua para su elaboracin.
Preguntas Clave
Los resultados de las revisiones ciclos de trabajo y a las auditoras del Proceso de DO se reportan a la Gerencia y al Equipo de Liderazgo Local de SSPA, esto se est reflejando en mejoras en los procedimientos y su aplicacin? Conforme a las matrices de procedimientos y a la matriz de conocimientos, los procedimientos estn siendo comunicados a quienes deben conocerlos y aplicarlos? Para efectuar la revisin y elaboracin de los procedimientos, reglas y normas, se cuenta con la participacin de los trabajadores? Los procedimientos faltantes se estn elaborando, siguiendo la aplicacin de la gua tcnica del Proceso de Disciplina Operativa?
Evidencia
Cumple SI NO
Observaciones
Se cuenta con un procedimiento disciplinario que contemple la reorientacin de los casos El procedimiento disciplinario se aplica a los en los que se incurra en desviaciones durante 4.1 casos que requieren reorientacin. la realizacin de los ciclos de trabajo, se tienen evidencias de su aplicacin? Se efectan revisiones de ciclo de trabajo y 4.2 de las auditoras en forma continua y consistente bajo una programacin. Los programas de revisiones de los ciclos de trabajo y de las auditoras del Proceso de Disciplina Operativa se llevan a cabo de manera consistente y continua? Los resultados de los exmenes realizados a los trabajadores en la fase de Comunicacin y las revisiones de los ciclos de trabajo realizadas en la fase de Cumplimiento reflejan el entendimiento pleno de los trabajadores de los procedimientos? Los resultados de las auditoras a la calidad de los procedimientos reflejan claramente que stos son tcnicamente veraces con respecto a lo que se efecta en las reas de trabajo, y que fueron elaborados por los propios trabajadores que los utilizan?
4.3
Los procedimientos son entendidos por los empleados que los usan.
Los procedimientos fueron elaborados por los empleados, que son tcnicamente 4.4 veraces y reflejan claramente lo que se efecta en las reas de trabajo.
El ndice de Disponibilidad de los Todos los procedimientos requeridos por el procedimientos es de 100%, esto es centro de trabajo han sido elaborados y constatado en todas las reas del centro de 4.5 estn fcilmente disponibles a los empleados trabajo donde estn fcilmente disponibles a que los necesitan. los trabajadores que los necesitan? Los resultados y los avances son revisados por el Equipo de Liderazgo Local de SSPA. Existe un rendimiento de cuentas peridico de los resultados y los avances del Proceso de Disciplina Operativa en las reuniones del Equipo de Liderazgo Local de SSPA? Se cuenta con evidencias de que los procedimientos nuevos originados por cambios y mejoras a las operaciones y procesos son elaborados, comunicados y revisados en su aplicacin por los ciclos de trabajo en forma sistemtica? Con la aplicacin del Proceso de Disciplina Operativa, la ocurrencia de incidentes y lesiones de SSPA y operativos se est reduciendo significativamente, esto es constatado en los resultados de la medicin del ndice de DO? La aplicacin de los ciclos de trabajo y auditoras al Proceso de Disciplina Operativa muestra que se ha logrado que las operaciones del centro de trabajo se realizan en forma correcta y consistentemente en apego total a los procedimientos establecidos?
5.1
Los procedimientos nuevos originados por cambios y mejoras a las operaciones y 5.2 procesos son elaborados, comunicados y revisados en su aplicacin por los ciclos de trabajo en forma sistemtica. La ocurrencia de incidentes y lesiones de 5.3 SSPA y operativos se est reduciendo significativamente.
5.4
Las operaciones del centro de trabajo se realizan en forma correcta y consistentemente en apego total a los procedimientos establecidos.
6.
Protocolo de Auditoras.
Objetivo Conocer, entender y practicar los Protocolos de Auditora. Los Protocolos de Auditora permiten a los integrantes de una Unidad de Implantacin usar los documentos del sistema elaborados para servir de gua a los auditores para la realizacin de la Auditora, basados en los requisitos de los elementos y bajo un contexto de Disciplina Operativa. Los resultados de estas Auditoras calificarn el grado de madurez del Sistema en la Unidad de Implantacin. Con base en el desempeo obtenido se establecen planes de accin para mejorar su Nivel de Implantacin.
CRITERIOS DE AUDITORA PUNTOS CODIFIMAX CACIN 100 60 6. 6.1. 12 MEJORES PRCTICAS INTERNACIONALES EN SSPA (12 MPI) PREGUNTAS CLAVE ELEMENTO: ALTOS ESTNDARES DE DESEMPEO REQUISITO: Establecer los documentos definidos en el Sistema PEMEXSSPA y los Estndares de Desempeo, as como aquellos procedimientos operativos requeridos para cumplir con las actividades diarias, cumpliendo con las etapas del Proceso de Disciplina Operativa. DISPONIBILIDAD Cada rea del centro de trabajo cuenta con el inventario de actividades por rea, las ha analizado de acuerdo con la Gua de DO y con base en la magnitud de los riesgos de SSPA y Calidad que implican su ejecucin; ha determinado cules requieren un procedimiento y establecido su prioridad, sus fechas y responsables de elaboracin en un programa donde participan los trabajadores que utilizan estos procedimientos? Se cuenta con la Gua para la Implantacin del Proceso de Disciplina Operativa? Se cuenta con personal capacitado en el Proceso de DO, para asesorar a la Lnea de Mando en la elaboracin y/o actualizacin de procedimientos? Se cuenta con un sistema informtico para el registro, control y seguimiento del Proceso de Disciplina Operativa? CALIDAD Los procedimientos que requieren utilizar los trabajadores en las reas estn fcilmente disponibles y contemplan los aspectos preventivos de Calidad y de SSPA, estn vigentes, son tcnicamente veraces y reflejan claramente lo que se efecta en las reas de trabajo, fueron elaborados por los trabajadores que los utilizan, adems se audita que la calidad de estos procedimientos sea acorde con la gua para su elaboracin? La Gua para la Implantacin de Disciplina Operativa explica claramente cmo realizar la implantacin de cada una de las fases del Proceso de Disciplina Operativa? El personal que asesora a la Lnea de Mando tiene la capacidad para elaborar y mejorar los procedimientos? La herramienta informtica para facilitar el registro, control y seguimiento del Proceso de Disciplina Operativa contempla cada uno de los pasos de las cuatro fases del Proceso de Disciplina Operativa? COMUNICACIN 6.1.7. 6.1.8. Se han elaborado las matrices de procedimientos por rea, la matriz de conocimientos por puesto de trabajo y el programa de entrenamiento en los procedimientos, ste se cumple? La Gua para la Implantacin de Disciplina Operativa se ha comunicado y est fcilmente disponible para todo aquel trabajador que requiere utilizarla? Conforme a las matrices de procedimientos y a la matriz de conocimientos, los procedimientos estn siendo comunicados a quienes deben conocerlos y aplicarlos? El personal que requiere utilizar la herramienta informtica para facilitar el registro, control y seguimiento del Proceso de Disciplina Operativa est capacitado y entrenado para hacerlo? EVIDENCIAS OBJETIVAS / SI O NO PUNTOS REALES OBSERVACIONES
68
15
6.1.1.
5 5 15
6.1.2. 6.1.3.
6.1.4.
6.1.5.
6.1.6.
15 5 5
6.1.9.
CRITERIOS DE AUDITORA PUNTOS CODIFIMAX CACIN 15
12 MEJORES PRCTICAS INTERNACIONALES EN SSPA (12 MPI) PREGUNTAS CLAVE CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS OBJETIVAS / SI O NO PUNTOS REALES OBSERVACIONES
Se revisa el cumplimiento estricto de los procedimientos a travs de un Programa de Revisin de ciclos de trabajo conforme a la Gua de Implantacin de Disciplina Operativa, se identifican desviaciones en su cumplimiento y se realizan acciones de correccin y prevencin, ya sea a 6.1.10. travs del reentrenamiento del personal o la modificacin de los procedimientos, adems los procedimientos nuevos originados por cambios y mejoras a las operaciones y procesos son elaborados, comunicados y revisados en su aplicacin por los ciclos de trabajo en forma sistemtica? Todo el Proceso de Implantacin de las cuatro fases de DO se lleva a cabo en estricto apego y conforme a la Gua de Implantacin? Para efectuar la revisin y elaboracin de los procedimientos, reglas y normas, se cuenta con la participacin de los trabajadores? 6.1.12. Todo el Proceso de Implantacin se lleva a cabo utilizando la herramienta informtica para el registro, control y seguimiento del Proceso de Disciplina Operativa? 6.1.11. 6. 6.2. ELEMENTO: ALTOS ESTNDARES DE DESEMPEO REQUISITO: Capacitar a todo el personal en el Proceso de Disciplina Operativa y analizar su desempeo obtenido en su aplicacin. DISPONIBILIDAD 6.2.1. Se cuenta con un Programa de Capacitacin y Entrenamiento para todo el personal en el Proceso de Disciplina Operativa, de acuerdo con las matrices de conocimientos y procedimientos? CALIDAD 6.2.2 El Programa de Capacitacin y Entrenamiento en el Proceso de Disciplina Operativa contempla al personal de todas las reas del centro de trabajo que participar en su implantacin? COMUNICACIN 6.2.3. El personal programado para capacitacin y entrenamiento en Disciplina Operativa est enterado de su participacin? CUMPLIMIENTO 6.2.4 6. 6.3. El Programa de Capacitacin y Entrenamiento en Disciplina Operativa se cumple satisfactoriamente? ELEMENTO: ALTOS ESTNDARES DE DESEMPEO REQUISITO: Constituir un Subequipo de Disciplina Operativa con representantes clave de las diferentes reas para liderar la implantacin, dar seguimiento peridico y rendimiento de cuentas de las acciones y resultados al Equipo de Liderazgo de SSPA. DISPONIBILIDAD 6.3.1. 6.3.2. Se tiene conformado un grupo de responsables ejecutores del Proceso de Disciplina Operativa con representantes de cada rea o instalacin del centro de trabajo? Se tiene conformado el Subequipo de Disciplina Operativa con representantes de todas las reas del centro de trabajo? CALIDAD 6.3.3. El grupo de responsables ejecutores de la Implantacin del Proceso de Disciplina Operativa en las reas, est conformado por personal entrenado y capacitado para la realizacin de esa labor dentro del Proceso de Implantacin y estn debidamente capacitados y entrenados? La agenda de las reuniones del Subequipo de Disciplina Operativa contempla la revisin del nivel de implantacin de cada una de las fases del Proceso de Disciplina Operativa en cada una de las reas del centro de trabajo, as como la medicin y monitoreo del ndice de Disciplina Operativa (IDO)? COMUNICACIN 6.3.5. 6.3.6. El grupo de responsables ejecutores de la Implantacin del Proceso de Disciplina Operativa conoce su responsabilidad dentro del Proceso de Implantacin? Los integrantes del Subequipo de Disciplina Operativa conocen sus funciones y responsabilidades dentro del Subequipo? CUMPLIMIENTO 6.2.7. 6.3.8. Los responsables ejecutores de la Implantacin del Proceso de Disciplina Operativa llevan a cabo su responsabilidad dentro del Proceso de Implantacin? Los integrantes del Subequipo de Disciplina Operativa llevan a cabo sus funciones y responsabilidades dentro del Subequipo? CALIFICACION DEL ELEMENTO = % DE CUMPLIMIENTO =
100 20 5 5 5 5 5 5 5 5 100 20 5 3 2 5 3
6.3.4.
5 3 2 5 3 2 100
Tabla 4. 12 Mejores Prcticas Internacionales en SSPA (12 MPI).
Resumen-Conclusin
En este tema se analizaron cmo realizar una Autoevaluacin del grado de implantacin y la efectividad del Proceso/herramienta de Disciplina Operativa y as reforzar las actividades que den mayor valor agregado al centro de trabajo con prioridades y lograr la mejora continua del sistema de gestin de DO. Al conocer, entender y practicar los procesos de Autoevaluacin, Guas de Autoevaluacin y Protocolos de Auditora, se puede efectuar la evaluacin del Elemento Disciplina Operativa en su grado de implantacin y verificacin de la efectividad. stos son algunos conocimientos que se analizaron en este tema.
Qu aprend?
Instrucciones: Seleccione la opcin que considere correcta. 70 1. Qu son los Estndares de Desempeo en SSPA? a) Son documentos que describen y establecen las mejores formas probadas de llevar a cabo las actividades inherentes a las operaciones de la Empresa en SSPA. b) Son actividades inherentes a SSPA que deben ser establecidas por personal externo al centro de trabajo. c) Son formas de medir el cumplimiento de la Disciplina Operativa en los centros de trabajo. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA 2. De quin es responsabilidad la implantacin de Disciplina Operativa en un centro de trabajo? a) De la Mxima Autoridad y de la Lnea de Mando del centro de trabajo. b) De la Direccin Corporativa de Operaciones (DCO). c) Del Gerente regional donde se encuentra el centro de trabajo. 3. De quin es responsabilidad de llevar a cabo la Autoevaluacin de la implantacin de la Disciplina Operativa en el centro de trabajo? a) De la Direccin Corporativa de Operaciones (DCO). b) Del Gerente regional donde se encuentra el centro de trabajo. c) Del equipo de Autoevaluacin y desarrollo del programa.
1. Conocer el nivel obtenido en la Autoevaluacin del centro de trabajo. 2. Entender los planes de accin de mejora que se establecieron para su centro de trabajo. 3. Consultar los protocolos usados en la Auditora realizada en su centro de trabajo. 4. Proponer cambios a los planes de accin para acelerar la implantacin en su rea de trabajo.
Carta Compromiso
Yo _________________________________________con nmero de ficha______________, participante al Programa de Formadores Especializados en el Sistema PEMEXSSPA y como parte de mi responsabilidad, me comprometo de manera entusiasta y con gran motivacin, a finalizarlo y cumplir con las normas y requisitos establecidos para lograr el mximo aprovechamiento en beneficio de nuestra institucin y el propio.
Firma del participante. 72 _____________________________
Bibliografa
1. Manual del Sistema PEMEX-SSPA. Clave: 800/16000/DCO/MA/01/10. Revisin: 1. Fecha: 01/01/2010. 2. Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos. ISO 9001.2008 COPANT/900.2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008. 3. Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo. Publicado en el Diario Oficial de la Federacin, el 21 de enero de 1997. 4. Reglamento de trabajo del personal de confianza de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. Agosto 1, 2000. 73
Respuestas a los ejercicios

Tema I. Proceso de Disciplina Operativa. Pregunta Inciso 1 a 2 c 3 c 4 a Tema II. Disponibilidad de los Procedimientos. Pregunta Inciso 1 a 2 b 3 c 4 a Tema III. Calidad de los Procedimientos. Pregunta Inciso 1 b 2 b 3 c 4 b Tema IV. Comunicacin y Entendimiento Efectivo de los Procedimientos. Pregunta Inciso 1 c 2 b 3 b 4 c Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA Tema V. Cumplimiento Riguroso de los Procedimientos. Pregunta Inciso 1 c 2 b 3 b 4 c Tema VI. Autoevaluacin y Auditoras. Pregunta Inciso 1 a 2 a 3 c
74
Glosario
Accidente. Es aquel incidente que ocasiona afectaciones a los trabajadores, a la comunidad, al ambiente, al equipo y/o instalaciones, al proceso, transporte y distribucin del producto y que debe ser reportado e investigado para establecer las medidas preventivas y/o correctivas, que deben ser adoptadas para evitar su recurrencia. Accidente de trabajo. Es toda lesin orgnica o perturbacin funcional, inmediata o posterior, o la muerte, producida repentinamente en ejercicio o con motivo del trabajo, cualesquiera que sean el lugar y el tiempo en que se presente. Actos Inseguros. Son las acciones realizadas por el trabajador que omite o viola el mtodo o medidas aceptadas como seguras. Actos Seguros. Son las acciones realizadas por el trabajador cumpliendo y respetando el mtodo o medidas aceptadas como seguras. Administracin de riesgos. Proceso de toma de decisiones que parte del estudio de riesgo y del anlisis de opciones tcnicas de control, considerando aspectos legales, sociales y econmicos; establece un programa de medidas de eliminacin, prevencin y control, hasta la preparacin de planes de respuesta a emergencias. Agente. Energa, sustancia u objeto que en determinadas condiciones puede causar dao a los trabajadores, al medio ambiente, a las instalaciones o a terceros. Agente de riesgo a la salud. Es toda materia, energa u organismos vivos que pueden causar dao a la salud de los trabajadores. Alta Direccin. Equipo directivo de la Organizacin, integrado por el director general y aquellas personas que le reportan directamente. Ambiente de trabajo. Conjunto de elementos naturales, fsicos, qumicos, biolgicos y psicosociales, con los que interactan los trabajadores en el centro de trabajo. Auditora. Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios y requisitos establecidos y acordados. Brecha. Representa la magnitud del salto que se debe dar desde la situacin actual hasta la deseada, lo cual se debe reflejar en acciones correctivas para cerrarla. 75
Cambio. Alteracin o modificacin temporal o permanente que se lleva a cabo en los procesos y que estn relacionadas con la tecnologa, instalaciones, procedimientos o la organizacin que modifique el cmo se hacen las cosas. Cambio de personal. Es la sustitucin temporal o permanente de una persona o equipo de trabajo para desempear las funciones crticas asignadas al titular del puesto base. Capacitar. Hacer a alguien apto, habilitarlo para realizar alguna actividad. Ciclo de trabajo. Asegurar que los procedimientos se sigan en forma consistente y se reduzca la posibilidad de tener un incidente o accidente. Competencia. Conjunto de conocimientos, destrezas, habilidades, actitudes y valores cuya aplicacin en el trabajo se traduce en un desempeo superior que contribuye al logro de los objetivos clave del negocio. Describe el rea de conocimiento desde la perspectiva del proceso dentro de la Organizacin. Compromiso. Aceptar la responsabilidad de participar en un esfuerzo hacia un logro. 76 Comunicacin Efectiva. Es la habilidad para comunicar o transmitir ideas, opiniones o pensamientos clara y consistentemente para que sean fcilmente entendidos; as como la habilidad de escuchar atentamente. Concientizar. Motivar a las personas a tener conciencia del valor de pensar y actuar de una manera responsable respecto a un propsito definido. Control operacional. Actividades necesarias para mantener los procesos operativos dentro de los rangos de control seguros establecidos (temperatura, presin, flujo, vibracin, etctera), para prevenir incidentes que pueden provocar daos a las personas, a las instalaciones, afectaciones al ambiente y/o a la comunidad. Control operacional ambiental. Conjunto de acciones que permitan asegurar que las operaciones y actividades asociadas a los aspectos ambientales significativos se realizan bajo condiciones especficas, para mantener un control orientado a la prevencin y reduccin de la contaminacin. Cultura organizacional. Conjunto de creencias, valores, polticas, sistemas, procesos, normas, comportamientos, mitos, lenguaje, smbolos y conductas, que muestran la forma de ser y de pensar del personal en una Organizacin. Desempeo. Resultado de un conjunto de acciones integradas hacia una meta u objetivo. Disciplina Operativa. Es el cumplimiento riguroso y continuo de todos los procedimientos e instrucciones de trabajo, tanto operativos, administrativos y de mantenimiento de un
centro de trabajo, a travs del proceso de tenerlos disponibles con la mejor calidad, comunicndolos de forma efectiva a quienes los aplican, as como de exigir su apego estricto y cumplimiento. Documento. Informacin y su medio de soporte (papel, disco magntico, ptico, electrnico, fotografa, etctera). Entrenamiento. Proceso de preparar a individuos para llevar a cabo sus actividades de manera segura, confiable y responsable, aplicando los conocimientos y habilidades adquiridas en el desarrollo de sus funciones o atribuciones. Equipo de Implantacin. La implantacin del Sistema PEMEX-SSPA en cada Unidad de Implantacin de Petrleos Mexicanos es responsabilidad de la Mxima Autoridad y de la Lnea de Mando de esa unidad. El proceso en s, es dirigido por el Equipo de Liderazgo Local de SSPA con el apoyo del (los) Equipo(s) de Liderazgo Central(es) de SSPA. La Autoevaluacin, como parte de la implantacin es realizada por el Equipo de Implantacin. Equipo de Proteccin Personal. Conjunto de elementos y dispositivos de uso personal diseados especficamente para proteger al trabajador contra accidentes y enfermedades que pudieran ser causados con motivo de sus actividades de trabajo. En caso de que el anlisis de riesgo establezca la necesidad de utilizar ropa de trabajo con caractersticas especficas, sta ser considerada equipo de proteccin personal. Estructura organizacional. Forma en que la organizacin establece funciones, interrelaciones y responsabilidades operacionales y administrativas sobre individuos y equipos de trabajo, relacionado con niveles de autoridad, sistemas y procesos para integrarse como empresa. Etapas del Proceso de Disciplina Operativa. Se refiere a las etapas que abarca la fase de Desarrollo y Aplicacin del proceso de DO, para asegurar que todas las operaciones sean llevadas a cabo en forma correcta, consistente y segura, a travs de la disponibilidad de procedimientos, calidad del contenido de los procedimientos, comunicacin y entendimiento efectivo, as como el cumplimiento riguroso de su aplicacin. Evaluacin. Es el resultado de comparar la cuantificacin de los factores que modifican el medio ambiente laboral con los patrones de referencia. Evidencia objetiva. Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Frecuencia. Nmero de ocasiones en que puede ocurrir o se estima que ocurra un evento en un lapso de tiempo. Funcin. Conjunto de actividades afines y relacionadas entre s, que previamente se han calificado como necesarias para el logro del objetivo.
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Funciones Crticas. Son aquellas funciones en las que un error humano puede resultar en un incidente y/o accidente, y que requieren que las personas que las desempean tengan un nivel mnimo de experiencia, conocimientos y habilidades; as como condiciones psicosociales, anatmicas y funcionales apropiadas al perfil del puesto o categora. Ejemplos de funciones crticas: Operador de panel de control. Operador de calentadores a fuego directo. Operador de gras. Tcnico de instrumentos. Miembros de las brigadas de emergencia. Mantenimiento preventivo o correctivo a Equipos Crticos. Impacto. Efecto probable o cierto, positivo o negativo, directo o indirecto, reversible o irreversible, de naturaleza social, econmica y/o ambiental que se deriva de una o varias acciones con origen en las actividades industriales. Impacto ambiental. Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una Organizacin. Implantacin. Es el proceso sistemtico y disciplinado de establecer una forma ordenada e integrada de trabajar hacia el logro de un resultado. Incidente. Evento no deseado que puede ocasionar afectaciones a los trabajadores, a la comunidad, al ambiente, al equipo y/o instalaciones, al proceso, transporte y distribucin del producto y que debe ser reportado e investigado para establecer las medidas preventivas y/o correctivas, que deben ser adoptadas para evitar su recurrencia. Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA Indicador de Desempeo. ndices o parmetros que miden los resultados de la gestin de la instalacin en aspectos legales, administrativos, operativos y de Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental. El indicador de desempeo o de seguimiento es un instrumento de medicin de las principales variables asociadas al cumplimiento de los objetivos y que a su vez constituyen una expresin cuantitativa y/o cualitativa de lo que se pretende alcanzar con un objetivo especfico establecido. Instruccin de Trabajo. Documento que especifica las precauciones o medidas de seguridad que deben ser puestas en prctica a la hora de realizar una tarea o actividad determinada. Las instrucciones de trabajo se redactan para un responsable exclusivo, a diferencia de los procedimientos, en los que pueden existir varios responsables. Las instrucciones de trabajo son cortas, precisas, pueden ser esquemas o diagramas y, generalmente, se utilizan para mostrar cmo se opera un equipo, una mquina, un instrumento o cmo se realiza una tarea. Se pueden incluir fotografas, figuras, entre otros.
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Involucramiento. Lograr que un individuo o equipo de trabajo participe en una actividad o conjunto de actividades, aceptando y ejerciendo el rol y responsabilidad que le corresponde. Liderazgo. Es la facultad que ejerce una persona, con base en sus conocimientos y habilidades gerenciales para dirigir un equipo de trabajo o funcin en una empresa hacia el logro de resultados. Lnea de Mando. Todo trabajador que tiene bajo su cargo la responsabilidad de supervisin de personal (Director, Subdirector, Gerente, Subgerente, Superintendente, Coordinador de rea, Jefe de departamento, Jefe de Unidad, Coordinacin Mdica de Zona, Jefe de Operacin, Jefe de unidad de operacin de pozos, Ingeniero supervisor de talleres, Capitn, Jefe de taller, Supervisor de turno, Encargado de operacin, Mayordomo, Cabo). Lnea de Organizacin. En materia de SSPA, es todo el personal que labora en la Empresa y tiene responsabilidades de SSPA. Matriz de Capacitacin. Es la base de datos donde se concentran los requisitos necesarios en trminos de conocimientos tericos y prcticos, para el ejercicio de las funciones y categoras dentro de la Organizacin y donde se establece el ciclo obligatorio de capacitacin y/o reentrenamiento. Matriz de Conocimientos. Se elaborar relacionando al personal que trabaja en el rea y los procedimientos que le aplican. Matriz de Procedimientos. Se elaborar relacionando los procedimientos contra los procesos de cada rea y/o puesto. Medio ambiente. Entorno en el cual una Organizacin opera, incluyendo aire, agua, tierra, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y sus interrelaciones. Mejor prctica ambiental. Es la forma de llevar a cabo una actividad, una funcin o un proceso, de manera no convencional o diferente a la forma en que se llevan a cabo las actividades o procesos de su tipo que, con base en la tecnologa o metodologa utilizadas, logra resultados sobresalientes en materia ambiental, incluidos los beneficios econmicos. Una mejor prctica de hoy, puede ser una mala prctica en el futuro, por lo que una buena prctica puede quedar obsoleta al paso del tiempo (por ejemplo, conforme se desarrollen nuevas tecnologas). Mejora continua. Proceso recurrente de optimizacin del Sistema PEMEX-SSPA que permite lograr mejoras en el desempeo. Participacin. Realizar acciones como parte de un esfuerzo hacia un logro.
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Peligro. Es toda condicin fsica o qumica que tiene el potencial de causar dao al personal, a las instalaciones o al ambiente. Perfil del puesto. Conjunto de caractersticas anatmicas, fisiolgicas, psicolgicas y sociales, as como conocimientos y habilidades que rene el trabajador o que debe tener un puesto, a fin de que puedan realizarse con xito las funciones del mismo. Perfil del trabajador. Conjunto de caractersticas anatmicas, fisiolgicas, psicolgicas y sociales, as como conocimientos y habilidades que rene el trabajador. Puesto. Unidad de trabajo especfica e impersonal, conformada por una serie de obligaciones, derechos y requerimientos mnimos y deseables. Puesto de trabajo. Unidad productiva bsica e impersonal, compuesta por factores biolgicos (materiales) y sociales (o de organizacin) que determinan requerimientos de desempeo particulares, los que caracterizan la relacin hombre-trabajo. Puesto fijo de trabajo. Lugar especfico en que el trabajador realiza un conjunto de actividades durante un tiempo, de tal manera que permanece relativamente estacionario, en relacin con su lugar de trabajo. Sistema. Es un grupo o conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes que forman un todo y funcionan para un propsito comn. Generalmente est definido con respecto al propsito de un sistema con un alcance mayor. Sistema PEMEXSSPA. Conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes entre s, que toma las 12 Mejores Prcticas Internacionales de SSPA como base del Sistema y organiza los elementos restantes en tres Subsistemas que atienden la seguridad de los procesos, la salud en el trabajo y la proteccin ambiental, el cual incluye y define las actividades de planificacin, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos y los recursos necesarios para dar cumplimiento a la poltica, los principios y los objetivos de Petrleos Mexicanos en la materia, y est alineado y enfocado en el proceso homologado definido para el mismo fin.
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Disciplina Operativa del Sistema PEMEX-SSPA

Aspectos generales de Disciplina Operativa. Operativa.

Relacin de actividades vs Equipos Crticos, leyes,

Evaluacin de la criticidad de las actividades. determinar si requiere Procedimiento.

actividades de riesgo, en caso de requerirse.

Actividades complementarias III. Calidad de los Procedimientos. Objetivo especfico 1. 2.

Calificacin de calidad de los Procedimientos. Aprobacin de los Procedimientos.

Evaluacin de entendimiento de los Procedimientos. 45 49 50 51 52 52 53 55 52

Programacin de ciclos de trabajo. Ejecucin de ciclos de trabajo. Evaluacin de ciclos de trabajo.

Niveles de Autoevaluacin. Guas de Autoevaluacin. Protocolo de Auditoras.

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA

Figura 1. Altos estndares de desempeo DO.

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA

Proceso de Disciplina Operativa.

7 Proceso de Disciplina Operativa

1. Aspectos generales de Disciplina Operativa.

Definicin e importancia de implantar la Disciplina Operativa.

Modelo de gestin de Disciplina Operativa.

A continuacin se muestra el modelo utilizado en el Sistema PEMEXSSPA. 9 Proceso de Disciplina Operativa

Mantiene a los negocios rentables y competitivos.

Etapas de Disciplina Operativa.

Clculo del ndice de Disciplina Operativa.

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA

Disponibilidad de los Procedimientos.

1. Identificacin y registro de actividades.

Censo global de actividades.

Clasificacin de actividades por puesto de trabajo.

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA

Clasificacin de los riesgos de las actividades.

Relacin de actividades vs Equipos Crticos, leyes, normas y Procedimientos Crticos.

17 Disponibilidad de los Procedimientos

Evaluacin de la criticidad de las actividades.

ACTIVIDAD / OPERACIN (DESCRIBIR)

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA

ACTIVIDAD / OPERACIN (DESCRIBIR)

LAVADO DE TANQUE DE GASOLINA

19 Disponibilidad de los Procedimientos

ACTIVIDAD / OPERACIN (DESCRIBIR)

LAVADO DE TANQUE DE GASOLINA

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA

Con base en las respuestas afirmativas del cuestionario: Calificacin

21 Disponibilidad de los Procedimientos

23 Disponibilidad de los Procedimientos

Exposicin: tiempo de exposicin al riesgo

Consecuencia del Incidente

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA

Calificacin de la criticidad de las actividades para determinar si requiere Procedimiento.

Requerimiento legal o regulatorio aplicable (RL)

Calificacin de la criticidad (Magnitud).

Tipo de documento que requiere la actividad

Disponibilidad de los Procedimientos

Priorizacin de Procedimientos a elaborar.

10. Seleccin de herramientas, equipo especial y materiales para cada actividad.

11. Asignacin de permisos de trabajo para actividades de riesgo, en caso de requerirse.

Cambio de baleros bomba GA-201

Golpes en manos RS-PE-EN01-02 Cadas RS-PE-EN01-03

Limpieza Cuarto de Control

Higiene personal RS-PE-EN01-01 Contacto con energa RS-PE-EN01-01

Disciplina Operativa del Sistema PEMEX - SSPA

Alineacin de motor y bomba BA-102

Golpes en manos RS-PE-EN01-02 Cadas RS-PE-EN01-03

Formato 2. Ejemplo de Censo de Actividades, Riesgos, Procedimientos Requeridos y Programa.