MANUAL DE DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL NORMA GTC-185 ICONTEC

4. ELABORACIN DE DOCUMENTOS COMERCIALES 4.1 CIRCULARES 4.1.1 Definicin Comunicaciones escritas de inters con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto interna como externamente. Existen dos clases de circulares, la circular general se dirige a un grupo especfico de personas y la carta circular est dirigida en forma personalizada. 4.1.2 Requisitos 4.1.2.1 Mrgenes Superior Inferior Lateral izquierdo: Lateral derecho: entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm entre 3 cm y 4 cm entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm 4.1.2.2 Partes 4.1.2.2.1 Denominacin del documento. De cero a una interlnea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra circular en mayscula sostenida y centrada, acompaada por el consecutivo que la identifica, si se requiere. 4.1.2.2.2 Cdigo. Ver el numeral 2.1.3.1 4.1.2.2.3 Fecha. Ver el numeral 2.1.3.2 4.1.2.2.4 Encabezamiento. De dos a tres interlneas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en mayscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular. La preposicin PARA, no lleva dos puntos (:). En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboracin de la carta, nicamente cambian los datos del destinatario. Ejemplos: PARA DIRECTORES Y SUDIRECTORES REGIONALES PARA COORDINADORES DE LOGSTICA

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4.1.2.2.5 Asunto. Constituye la sntesis del tema expresada mnimo en cuatro palabras. A dos interlneas libres del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayscula inicial y seguida de dos puntos (:). Ejemplo: Asunto: Fiesta de integracin 4.1.2.2.6 Saludo. La circular no lleva saludo. 3.1.2.2.5 Texto. Se escribe de dos a tres interlneas libres del asunto, se escribe a interlineacin sencilla y cada prrafo se separa del anterior con una interlnea libre. En circulares de uno o dos prrafos se puede dejar interlineacin de uno y medio entre renglones y doble entre prrafos. 3.1.2.2.6 Despedida. Se escribe de una a dos interlneas libres del texto. Ejemplos: Cordialmente, Agradezco sus conceptos sobre este informe. 3.1.2.2.7. Remitente. El nombre se sita de cuatro a cinco interlneas libres de la despedida, con mayscula sostenida y el cargo se escribe en la lnea siguiente con mayscula inicial sin centrar. El funcionario responsable firma encima del nombre digitado con tinta negra. Ejemplo: Julio Maldonado Vargas JULIO MALDONADO VARGAS Director de Mercadeo y Ventas 3.1.2.2.8 Lneas especiales. Si se requieren las lneas espaciales, se recomienda escribirlas a dos interlneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente pero con un tamao de letra menor al utilizado en el texto. 3.1.2.2.9 Anexo o Anexos. Se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. Se escribe a dos interlneas libres del cargo del remitente. La palabra anexo o anexo se escribe con mayscula inicial y seguida de dos puntos (:), a un espacio se enuncia la cantidad, entre parntesis se relaciona el nmero de hojas, folios y el tipo de anexo escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). Ejemplos: Anexo: uno (15 folios) Anexos: dos (ocho folios y un CD) Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto)

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3.1.2.2.9 Copia. La palabra copia se escribe con mayscula inicial, seguida de dos puntos (:), se escribe a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados, as: tratamiento, nombre, cargo y organizacin, si este pertenece a la misma empresa se omite el nombre de la entidad, sin abreviar. Ejemplos: * En lnea separada: Copia: Seor Daro Muoz Arango, Gerente INDUNORTE Seor Carlos Salazar Gmez, Gerente Nacional de Textiles S.A. Doctor Bernardo Vargas Vlez, Jefe de Sistemas * Para dependencias: Copia: Gerencia Gestin Humana Direccin Financiera * Para cdigo de las dependencias: Copia: 1010 1030 100

* En lnea seguida: Copia: Seores Juan Daz Prez, Director Tcnico; Jairo Director de Talento Humano; Carlos Gmez Iriarte, Jefe de Produccin Soto Bernal,

Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo, por ser normas internas de la correspondencia de las organizaciones. 3.1.2.2.10 Identificacin del redactor y transcriptor. A dos interlneas libres del remitente o a una interlnea libre de anexos y copias se escribe el nombre y los apellidos de las personas que aprticiparon en la redacin y transcripcin y dems actividades relacionadas con la elaboracin de la comunicacin, todo debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeado por cada uno de los participantes. De preferencia la letra ms pequea. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o dems actividades, no se requiere su identificacin. Ejemplo:

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Redactor: Juan Esteban Soto Lpez Transcriptor: ngela Mara Duque Arango

3.1.2.2.11 Pginas subsiguientes. El encabezado y el nmero de pgina correspondiente los datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda pgina. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlnea libre de la zona 1, justificados y para continuar con el texto se deja una o dos interlneas libres. Ejemplos: Margen izquierdo Ingeniero Luis Carlos Montoya Londoo Medelln, 14 de enero de 2011 Seora Carla Vlez de Hoyos Margen derecho 2 2 2

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INDUSTRIAL DEL NORTE S.A.

CIRCULAR 0340

DC-6-0158

Medelln, 15 de enero de 2010

PARA TODO EL PERSONAL

Asunto: Inscripciones capacitacin interna

Les informamos que del 6 al 17 de marzo se recibirn las inscripciones para la capacitacin interna, para los programas por desarrollar en el segundo semestre. Presentarse con su carn y diligenciar la Hoja de Inscripcin, con Margarita Aranda Daza, persona responsable de este programa. La capacitacin es la base del desarrollo personal. Los invitamos a participar de este evento que es en beneficio de ustedes y de la Entidad. Cordialmente,

DIANA CASTAEDA HOYOS Directora de Recursos Humanos

Anexo: (opcional) Copia: (opcional)

Transcriptor: Sara Lara Murcia Figura No. 1. Modelo circular estilo bloque extremo

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