CRYSTAL REPORTS

Crystal Reports es el generador de Reportes de Visual Basic y con el disearemos los reportes de nuestras aplicaciones. Ahora posee un objeto llamado Printer para imprimir datos, su utilizacin adems de compleja es trabajosa pues todo debe ser codificado. Al contrario, Crystal Reports utiliza una interface grfica a partir de donde podemos construir cualquier reporte que necesitemos. Podemos iniciar Crystal Reports a travs de la opcin Report Designer.. del men AddIns o por el icono correspondiente en la barra de programas de Visual Basic en Windows. Junto con Visual Basic 5.0 es distribuda la versin 4.6 de Crystal Reports.

INDICE

1............................................... Creando un Reporte 2............................................... Agrupando y Ordenando Registros 3............................................... Insertando Ttulos y Leyendas 4............................................... Formateo de Campos, Campos Especiales y Diseo de Lneas y Cajas. 5............................................... Trabajando con Frmulas 6............................................... Determinando el Estilo e Insertando un Figura en un Reporte 7............................................... Imprimiendo el Reporte a partir de su Aplicacin Visual Basic

CREANDO UN NUEVO REPORTE

Vamos a generar un reporte basado en una tabla de nombre Agenda que se encuentra en una Base de Datos de nombre Controle. Nuestro reporte deber obedecer a los siguientes parmetros: 1......... Campos a ser impresos: Sobrenombre, Direccin yFecha de Nacimiento 2......... El reporte deber ser ordenado por campo Sobrenombre. 3......... Debemos permitir inicialmente la visualizacin del reporte antes de imprimirlo.
4......... El nombre del reporte ser Agenda.rpt

Seleccionando la opcin New del men File tendremos el cuadro de la Figura 1.0 de abajo.

Figura 1.0 Despus de seleccionar el botn Standard, debemos seleccionar la Base de Datos en la opcin Data File, para nuestro caso Controle.mdb. Al continuar tenemos una lista de todas las tablas y consultas grabadas en la Base de Datos. Excluya todos los elementos de la lista, excepto la tabla Agenda y haga clic en el botn Next para proseguir. Como nuestro reporte est basado solamente en la tabla Agenda, el prximo paso Links puede ser pasado por alto, por lo tanto haga clic nuevamente en el botn Next. Vamos a seleccionar los campos de la tabla que sern impresos en el reporte. Seleccione cada campo y haga clic en el botn Add. Al final debemos tener algo parecido a la figura 2.0 de abajo:

Figura 2.0

A esta altura el reporte est prcticamente terminado, para visualizarlo haga clic en el botn Preview Report. Es mostrado en la ventana de la figura 3.0 adonde despus de cliquear en la oreja Desing podemos notar cinco secciones:

1......... Title: para el ttulo de la aplicacin 2......... Page Header: contiene los elementos de encabezado de pgina. 3......... Details: contiene los campos a ser impresos 4......... Page Footer: se refiere a pie de pgina 5......... Summary: impresin de resmenes

AGRUPANDO Y ORDENANDO RESUMENES

Para agrupar registros, ordenndolos por una determinada columna seleccione la opcin Group Section del men Insert. Agrupando por el campo Sobrenombre en orden ascendente veremos un cuadro igual al de la Figura 4.0

Figura 4.0

INSERTANDO TITULOS Y LEYENDAS

Vamos a insertar un ttulo para nuestro reporte y una leyenda para el campo Sobrenombre, para eso seleccione la opcin Text Field... del men Insert. En la caja de dilogo Enter Text escriba el ttulo: Agenda Personal y haga clic en el botn Accept. Al lado del puntero del mouse hay un rectngulo que usted deber posicionar en el lugar deseado, o sea, en la seccin Title. Para crear la leyenda Nombre para el campo Sobrenombre como encabezado de grupo, seleccione Text Field... nuevamente escriba Nombre, cliqueando en Accept y posicionando la leyenda en el mismo lugar de la leyenda Sobrenombre.

FORMATEAR CAMPOS, CAMPOS ESPECIALES Y DISEO DE LINEAS

Para formatear campos basta seleccionar el campo deseado y cliquear en la opcinFormat

o haciendo clic en el botn derecho del mouse sobre el campo aparecer un men pop-up como la figura 5.0 de abajo:

Por este men podemos acceder a las opciones pertinentes de un determinado campo del reporte. Para nuestro caso seleccionamos el ttulo Agenda Personal, y vamos a modificar la fuente (Change Font...) para un tamao 14 y estilo negrita. Para modificar ms de un campo los seleccionamos manteniendo apretada la tecla Shift. Aprovechando vamos a insertar un campo referente a la Fecha en la esquina superior izquierda. Seleccione la opcin Special Field... del men Insert y escoja la opcin Print Date y posicinelo en el lugar indicado. Cliquee con el botn derecho del mouse sobre el campo Fecha de nacimiento y seleccione la opcin Change Format... escogiendo el formato DMY (da-mes-ao) y haga clic en OK. Finalmente vamos disear un rectngulo alrededor del ttulo. Seleccione la opcin Box del men Insert, notar que le puntero del mouse cambia la forma a un Lpiz. Dibuje alrededor del ttulo manteniendo el botn izquierdo del mouse apretado. Si quiere colorear el rectngulo cliquee con el botn derecho del mouse sobre el mismo y rellnelo con el color que usted escoja. A travs del men Insert podemos disear lneas, rectngulos, cuadrados, etc., adems de insertar figuras y tambin grficos en nuestros reportes.

Podemos tambin usar los iconos correspondientes en la Barra de Herramientas como en la Figura 6.0

Figura 6.0

TRABAJANDO CON FORMULAS

Vamos a poner una frmula para imprimir el N de pgina en el pie de pgina del reporte. Para eso usamos el editor de frmulas de Crystal Reports que puede ser abierto a travs del icono (x2) o de la opcin Formula Field... del men Insert. Despus de eso usted debe escribir el nombre de la frmula en el campo Formula Field para nuestro caso escriba pgina y haga clic en el botn OK.

El Editor es mostrado en la figura 7.0

Ahora basta con escribir la frmula en la caja Formula Text, vamos ya, escriba: Pgina: + y a continuacin seleccione la funcin TrimLeft en la lista de Funciones, en la misma lista seleccione la funcin ToText y finalmente seleccione el tem Page Number en el final de la lista Functions. Al final debemos tener lo siguiente en la caja Formula Text:

Pgina: + TrimLeft (ToText(PageNumber,0))

La funcin PageNumber retorna un valor numrico del nmero de pgina por eso usamos la funcin ToText para convertirla en una String, y a continuacin usamos la funcin TrimLeft para remover los espacios en blanco a la derecha. Vamos a verificar la frmula haciendo clic en el botn Check, si todo estuviera correcto Crystal Reports informar con el mensaje No errors found indicando que la sintaxis est correcta. Ahora basta hacer clic en el botn Accept y posicionar la frmula en la izquierda de la seccin Page Footer. Terminado el reporte basta guardarlo a travs de la opcin Save del men File y escribir el nombre para el reporte (nuestro caso escriba Agenda). Debemos resaltar que el lenguaje de frmulas de Crystal Reports es diferente al de Visual Basic, as por ejemplo, si usamos la propiedad Selection Formula de Crystal Reports que permite definir las condiciones para la impresin en nuestro reporte de forma que se impriman solamente los nombres que empiecen con la letra J tendramos algo como:

Crystal Report1: SelectionFormula= {Agenda.Nombre}>= & & J &

Ntese que la referencia a los campos de la tabla est hecha entre llaves ({}).

DETERMINANDO EL ESTILO E INSERTANDO UNA FIGURA EN SU REPORTE

Usted puede utilizar la gua Style para escoger una forma de presentacin de su reporte.

Figura 8.0

Para esto seleccione uno de los estilos de la caja de lista Style y vea a la derecha la muestra del reporte. Si quiere puede insertar una figura en el reporte cliqueando el botn Add Picture...o icono. La caja de texto Title le permite insertar un ttulo para el reporte.

IMPRIMIENDO UN REPORTE A PARTIR DE SU APLICACION EN VISUAL BASIC

Ahora que nuestro reporte esta listo vamos a asociarlo a nuestra aplicacin de modo tal de poder imprimirlo desde Visual Basic. Para eso debemos activar el componente de Crystal Reports para nuestra aplicacin con la opcin Components... del men Proyects y a continuacin seleccionar el control Crystal

Reports y copiarlo para nuestro formulario.

A continuacin vamos a definir algunas propiedades para el control Crystal Report1

CopiesToPrinter: Determina el nmero de copias del reporte. Escriba uno (1) Destination: Direcciona la impresin: En el cuadro 1Para impresora 2-A un archivo. Escriba cero (0) ReportFileName: Indica la localizacin del reporte (archivo.RPT) a ser impreso. WindowTitle: Agenda. SortFields: abajo). Ttulo de la ventana Preview, escriba

Configura el orden de ordenacin (ver

Finalmente cree un botn de comando en el formulario que ir a disparar la impresin del reporte con la leyenda de Imprime y despus asocie el siguiente cdigo al botn Imprime:

Private Sub Imprime_Click() CrystalReport1.Destination = 0

CrystalReport1.ReportFileName = C:\Controle\Agenda.rpt

CrystalReport1.SortFields(0) = +{Agenda.Sobrenombre} CrystalReport1.Action = 1 End Sub

La propiedad Action definida como 1 ejecuta la impresin del reporte.

Otra forma de ordenar los registros por cdigo es utilizar la propiedad SortFields. La propiedad SortFileds, +{Agenda.Sobrenombre}, indica que el orden de impresin ser por campo Sobrenombre (Agenda.Sobrenombre) en un orden ascendente (+).