Unidad 3 Tema 1.

Manual de Procedimientos
Interaccin de procesos Para comenzar con la implantacin de un Sistema de Gestin de la Calidad, es necesario el anlisis de los procesos de trabajo; una herramienta til para tal funcin, es la estructura de los procesos o mapa de los procesos. El mapa de los procesos de una organizacin permite considerar la forma en que cada proceso individual se vincula vertical y horizontalmente, sus relaciones y las interacciones dentro de la organizacin, pero sobre todo tambin con las partes interesadas fueras de la organizacin, formando as el proceso general de la empresa.

Ejemplo: mapa de procesos empresa de artesanas

Esta orientacin hacia los procesos que exige la subdivisin en procesos individuales teniendo en cuenta las estrategias y objetivos de la organizacin, la experiencia ha demostrado que es conveniente definir los datos de entrada, parmetros de control y datos de salida.

Una vez definida la estructura de los procesos, se procede a documentar el sistema, elaborando o mejorando los procedimientos e instrucciones; para ello se considera la estructura de documentacin del sistema de calidad, estudiado en la unidad 2 de este programa de formacin.

Manual de Procedimientos

Estructura para el levantamiento de cada procedimiento e instructivo de trabajo: Procedimientos Ttulo y aprobacin del documento. Registro de revisiones efectuadas a este documento. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Objetivo. Alcance. Responsables. Condiciones / Normativas. Descripcin de las actividades. Flujograma. Documentos de referencia. Registros. Glosario. Anexos (incluye formas y registros).

Instrucciones de trabajo Ttulo y aprobacin del documento. Registro de revisiones efectuadas a este documento. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Objetivo. Alcance. Responsables. Condiciones / Normativas. Descripcin de las actividades. Documentos de referencia. Registros. Glosario. Anexos (incluye formas y registros).

Estructura procedimientos - Instrucciones de trabajo: Ttulo y aprobacin del documento Es la primera pgina del procedimiento o instructivo de trabajo, posee los siguientes campos:

Logotipo y nombre de la empresa, serial, revisin, pginas, firma de la persona responsable de la revisin y de la aprobacin, nombre del procedimiento o instructivo de trabajo. Empresa Laboratorio de pruebas no destructivas Procedimiento XXXXXXX
Revisin 0 Fecha:

Manual de procedimientos
Pgina 5 de 27 Cdigo: XXX

Registro de revisiones efectuadas a este documento.

Es la parte del procedimiento o instructivo de trabajo donde se seala el nmero de revisiones realizadas al documento. Editado Revisado y Aprobado Edicin Primera Fecha

El contenido del procedimiento debe bosquejar la secuencia y flujo entre personas y reas involucradas. Un procedimiento se genera para que el personal obtenga una direccin en la ejecucin de una actividad en particular. Los procedimientos pormenorizan en detalle la organizacin y responsabilidades para alcanzar las polticas y objetivos de la empresa. El nmero de procedimientos variar de acuerdo a la complejidad del sistema de calidad. La exigencia internacional ISO 9000, requiere que todo procedimiento contemple los siguientes aspectos:
1. Objetivo. Establecer criterios que definan el propsito general del documento. Debe describir de manera clara el "Por qu" y el "Qu" del procedimiento o la instruccin de trabajo, centrndose en aquellos aspectos que lo hace nico. Debe ser entendido y entendible por todos

los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el documento. 2. Alcance. Establecer el cubrimiento y propsito del documento. Debe indicar, tanto las reas como las situaciones donde el procedimiento o la instruccin de trabajo debe ser usado, adems de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendible, tanto por los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el procedimiento o la instruccin de trabajo.

3. Responsables. Debe indicarse la(s) posicin(es), que tienen la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla el mismo, se deber mencionar slo cargos y nunca hacer referencia en forma personal. 4. Condiciones / Normativas. Todos aquellos patrones, normas, estndares, especificaciones u otros documentos y procedimientos que le soportan y/o complementan. Normativas: debe describir las condiciones especficas para el procedimiento o la instruccin de trabajo que se pueda ejecutar. Aspectos de seguridad: muestra los riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar para la ejecucin del documento. Materiales, herramientas y equipos. 5. Descripcin de las actividades. Describe en forma detallada y en el orden cronolgico, las actividades que deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o servicios que se esperan obtener. Los procedimientos deben describir, con el grado de detalle requerido, para el control adecuado de las actividades que interesen, las responsabilidades, las autoridades y las interrelaciones del personal que administre, efecte y verifique o revise el trabajo que afecte la calidad; cmo se deben

efectuar las diferentes actividades, la documentacin que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar. 6. Flujograma. Debe indicar de una manera lgica, la secuencia como deben ser ejecutados los pasos, la posicin que debe ejecutarlos y los registros que deben elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento. Aplica slo para los procedimientos. Los iconos que se utilizan para la elaboracin del flujograma, se pueden apreciar a continuacin:

7. Documentacin de referencia. Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros, artculos, entre otros. Que se usaron para elaborar el procedimiento o la instruccin de trabajo, y adems los que deben usar durante la ejecucin de los pasos. Esta referencia debe indicar tipo, serial, titulo,

autor, edicin y pgina sino que debe referirse a como y donde ubicarla. En los casos de difcil acceso a la misma, y que sea necesaria para la realizacin de algunos de los pasos descritos, debe proveerse una copia de la misma como un anexo del procedimiento.

8. Registros. Lista los nmeros y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociados al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y, para la revisin y prueba necesarias para el

asesoramiento de la calidad. 9. Glosario. Refiere los trminos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento. 10. Anexos.

Refiere el conjunto de documentos asociados al proceso. (Prez, s.f.)

Metodologa 1. Ciclo PHVA

El Ciclo P.H.V.A. (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) Es una concepcin gerencial que dinamiza la relacin entre el hombre y los procesos, y busca controlarlos con base en el establecimiento, mantenimiento y mejora de los estndares, tarea que se adelanta mediante la definicin de especificaciones de proyectos (estndares de calidad), especificaciones tcnicas de proceso y procedimientos de operacin. Este ciclo ayuda de manera efectiva a adoptar y monitorear los procesos de una empresa, siempre y cuando se constituya en un procedimiento sin fin, es decir, que se planee, se tome una accin, se verifique si los resultados eran los esperados y se acte sobre dichos resultados para volver a iniciar el ciclo. Dentro de un Sistema de Gestin de la Calidad el PHVA, es un ciclo dinmico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la organizacin, y en el sistema de procesos como un todo. Esta ntimamente asociado con la planificacin, implementacin, control y mejora continua, tanto en la realizacin del producto como en otros procesos del Sistema de Gestin de la Calidad. Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin.

Identificar la situacin y definirla concretamente, determinando el grado de importancia de la misma. Observar las caractersticas del problema teniendo en cuenta los diferentes puntos de vista. Buscar las causas que conducen al efecto indeseado. En este anlisis es til la aplicacin de un "rbol de Realidad Actual" o un diagrama de "Espina de Pescado". Elaborar un plan de accin para bloquear las causas y solucionar el problema. Crear indicadores para evaluar la situacin especfica posteriormente.

Hacer: colocar en prctica el plan de accin diseado. Verificar: realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los productos respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente. Tomar decisiones con base en la verificacin. Implementar indeseadas. estndares para monitorear y prevenir situaciones

Metodologa 2. CINCO W y un H Esta metodologa para el anlisis, desarrollo y mejoramiento de los procedimientos consiste en responder una serie de preguntas con el fin de no pasar por alto aspectos importantes para la eficiencia y eficacia de las actividades en la organizacin. Entre las preguntas a responder estn: qu, por qu, quien, cundo, dnde y cmo. What? Qu se hace? Qu operacin, paso o actividad, es necesario realizar para obtener el resultado esperado. Por qu se hace? Explica los pasos, la finalidad de cada uno, los hechos circunstanciales. Es necesario hacer una descripcin completa y certera de los detalles. Why? Por qu razones es indispensable este paso? Establecer si influye realmente en el resultado final del proceso y si se constituye una necesidad absoluta. Hay que cerciorarse de la finalidad til de cada paso. When? Cundo? En que momento se debe desarrollar la actividad u operacin. Dnde debe realizarse este paso? Debe hacerse algn cambio de sitio de realizacin o ubicacin? La adecuada ubicacin ahorra pasos, tiempo y esfuerzos. Cmo se est realizando el paso?, Cmo debe realizarse el paso?, Corresponde el paso a una secuencia lgica? Puede ejecutarse de una manera ms simple y ms fcil? Debe anotarse la forma, el equipo utilizado y hacer referencia a las normas que aplica, cuando se requiera. Who? Quin debe realizar esa labor? Hay alguien que lo pueda hacer en forma ms fcil y prctica?

Where?

How?

A menos que se trate de un proceso nuevo, se parte de la existencia de procedimientos escritos o que se siguen por la costumbre. Sin embargo, el anlisis de los procedimientos formales no es suficiente; por lo que es necesario seguir nuevamente paso a paso el procedimiento. A causa de que lo escrito puede no corresponder con lo que realmente se hace en la prctica, en ste caso el equipo deber describir los procedimientos que se estn realizando.

Referencias

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 12 de marzo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Prez Rodrguez, Z. (s.f.). Metodologa para la implementacin de un sistema documental ISO 9000. Consultado el 29 de abril de 2013, en http://www.ucol.mx/acerca/coordinaciones/cgv/dgee/calidad/ARTICULOS%2 0DE%20CALIDADPDF/METODOLOGIA%20PARA%20LA%20IMPLEMENTACION%20DE%20 UN%20SISTEMA%20DOCUMENTAL%20.pdf

Control de documento Nombre Revisin Lina Lorien Rivera Cruces Paola Andrea Bobadilla Gutirrez Cargo Instructor virtual Guionista - Lnea de produccin Dependencia Centro de Gestin Agroempresarial del Oriente Regional Santander Centro Agroindustrial Regional Quindo Fecha Diciembre de 2012 Abril de 2013

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