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Crystal Reports
Crystal Reports
Definiendo conexiones
Seleccionar la fuente de datos:
A travs de comandos ! Tablas ! Vistas ! Procedimientos almacenados
Insertando objetos...
Acceso a campos y secciones del reporte: ! Fuente de datos
! Frmulas ! Expresiones SQL ! Parmetros ! Running Total ! Grupos ! Especiales
Insertando campos...
! Click sobre el boton de Insert, entonces click dentro de la seccion del reporte ! Doble click sobre el campo, entonces click dentro de la seccion del reporte ! Seleccionar el campo, click Enter, entonces click dentro de la seccion del reporte ! Arrastrar el campo a la seccion dentro del reporte ! Click boton derecho del mouse, seleccionar Insert to Report del menu de acceso rapido, entonces click dentro de la seccion del reporte.
Crear Formulas
Ya que las formulas son tratadas como campos dentro de un reporte, se pueden crear a partir del Field Explorer ! Abrir Field Explorer ! Click botn derecho del mouse sobre Formula Fields en la opcin New, o ! Desde el men de Field Explorer click con el mouse la opcin de New
Crear Grupos
Tip: La palabra por Insert - > Group o click sobre el botn ! Seleccionar el campo por el cual agrupar ! Seleccionar el mtodo de ordenacin ! Ascendente ! Descendente ! Orden especfico ! Orden original
Mltiples Grupos
Report - > Group Expert o click sobre el botn ! Seleccionar el o los campos por agrupar del lado derecho
Campos de la BD
Se puede editar: ! Para cambiar el orden de los filtros ! Aplicar el filtro a nivel registro o grupo ! Cambiar operadores lgicos
Refrescar el reporte:
Multiples Secciones
! Escribir mensajes condicionales ! Formatear objetos/ Secciones basadas en valor de campo ! Alternando colores de fondo registro por registro ! Agregando espacio en blanco o eliminando lineas en blanco
Agregar Secciones
Se puede agregar, eliminar, unir o mover secciones a travs de Seccion Expert: Report -> Section Expert o click sobre le botn
Agregar Secciones
Agregar una grafica en el Report Header A traves de Seccion Expert invertir el contenido de las secciones.
Agregar Secciones
Sobreposicin de Secciones
Permite mostrar el contenido de una seccin dentro de la seccin siguiente, como si ambas fueran una sola.
Agregar Secciones
Insertar una seccion Group Footer #1 adicional Condicionar la seccion Group Footer #1b
Agregar Secciones
Cadena, numerico,moneda, booleano, fecha, hora, fecha/hora Los prompts incluyen una LOV opcional para los usuarios: ! Estatica ! Dinamica ! Dinamica y en Cascada !Los prompts estaticos son aquellos cuya LOV es siempre la misma y esta se almacena dentro de cada reporte. !Los prompts dinamicos contienen LOV que pueden ser calendarizadas a traves de Business View Manager y pueden ser compartidas a traves del repositorio de Business Objects !Los prompts dinamicos y en cascada son aquellos donde la LOV del proximo nivel en profundidad depende del valor de la primera seleccion. Pueden ser compartidos a traves del repositorio de Business Object. .
! Name, nombre del parametro ! Type, tipo de dato ! List of Values, Static ! Value Field, campo para crear la LOV estatica ! Description Field ! Insert, agregar valor por valor a LOV ! Actions, agregar toda la LOV, importar o exportar una LOV ! Options: ! Prompt Text ! Prompt with Description Only ! Default Value ! Allow Custom Values ! Edit Mask ! Min Length ! Max Length ! Allow Discrete Values ! Allow Range Values ! Allow multiples Values
! Type, tipo de dato ! List of Values, Dynamic ! Choose Data Source, crear una LOV nueva o seleccionar alguna del repositorio ! Value Field, seleccionar el campo asociado a la LOV ! Description Field, seleccionar un campo descriptivo !Parameters, seleccionar como prompt !Options: ! Prompt Text ! Prompt with Description Only ! Allow Discrete Values ! Allow Range Values ! Allow multiples Values
Reporte Final
! Seleccionar la opcion Record Sort Expert ! Agregar la formula a la seccion Sort Fields ! Click OK
Procesos en Background
Crystal Reports utiliza el metodo de los dos pasos para crear los reportes. Que es un paso? Es el proceso por el cual Crystal reports lee los datos de la base de datos. Antes de leer los registros Pre-Paso#1. Evaluacion de formulas planas. Mientras lee los registros Paso #1. Lectura de registros de base de datos ! Recibiendo registros ! Evaluando formulas recurrentes ! Aplicando formulas de seleccion de registros ! Agrupando, ordenando y sumarizando ! Creando tablas cruzadas ! Almacenando registros
Procesos en Background
Pre-Paso#2. Ejecucion de Group Sort Expert y Hierarchical grouping Mientras se imprimen los registros Paso #2. Formateo del reporte ! Leyendo registros guardados ! Aplicando formulas de seleccion de grupo ! Ejecutando running totals ! Procesando formulas en tiempo de impresion ! Generando graficas y mapas ! Ejecutando subreportes ! Generando paginas en demanda
Procesos en Background
Tipo de variable
Nombre de variable
DateVar DateDue
Las variables se usan dentro de las formulas y cada sentencia donde se usan debe terminar con ; Para accesar al contenido de una variable se hace a traves del simbolo @ EvaluateAfter({@DateDue}); Alcance de las Variables ! Global. Disponible en formulas a traves de todo el reporte actual ! Shared. Puede ser compartida con un subreporte y a traves de todo el reporte actual. ! Local. Puede solamente ser usada en la formula en la cual esta definida.
Funcion Debugger
Si ocurre algun error en una formula durante el periodo de ejecucion del reporte, Crystal abre el formula editor con un panel del lado izquierdo indicando donde esta el error.
Modulo 6: Subreportes
Crear Subreportes
Un subreporte es un reporte dentro de otro reporte. La forma de construirse es la misma que un reporte tradicional, la diferencia es que un subreporte es un objeto dentro de un objeto primario y no puede contener a si mismo un subreporte. Los subreportes pueden utilizarse: ! Combinar reportes dentro de un solo reporte ! Combinar datos que no pueden ser ligados de otra forma ! Presentar diferentes vistas de los mismos datos ! Presentar detalle de un reporte maestro
Crear Subreportes
Hay dos tipos de subreportes: ! No ligados Son reportes que pueden ser colocados en cualquier parte dentro del reporte principal y sus datos no estan ligados al reporte primario de ninguna forma. Estos son reportes no relacionados. ! Ligados Opuesto a los no ligados, es decir, sus datos estan ligados de forma que los registros mostrados en el subreporte estan relacionados con los datos mostrados en el reporte principal
Subreportes No Ligado
Se puede crear a travs de: Insert -> Subreporte o click sobre el botn
Subreportes No Ligado
! Crear el reporte principal ! Crear el subreporte ! Insertar subreporte ! Seleccionar Choose an existing report, si no existe el subreporte, seleccionar Create a subreport with the Report Wizard ! Seleccionar On Demand subreport (opcional) ! Click OK
Subreportes No Ligados
Subreportes Ligados
Cuando se liga un subreporte a un reporte principal: ! Crystal crea la liga entre ellos a traves de un parametro, el cual se define para el campo a traves del cual se ligan los datos. ! Crystal crea una formula para restringir los registros en el subreporte usando el parametro creado. ! Crystal limita los datos del subreporte a esos registros que hacen join con el valor del parametro.
Subreportes Ligados
! Crear el reporte principal ! Crear el subreporte ! Insertar subreporte ! Seleccionar Choose an existing report, si no existe el subreporte, seleccionar Create a subreport with the Report Wizard ! Seleccionar On Demand subreport (opcional) ! Click OK
Subreportes Ligados
! Click sobre el tab Link ! Seleccionar el campo a traves del cual hace join el reporte principal con el subreporte. !Crystal crea el campo parametro para el campo join !Seleccionar la opcion Select data in subreport based on field (filtro creado por Cystal) !Click OK
Subreportes Ligados
Formatear Subreporte
Format - > Format Subreport o click sobre el botn ! Subreport Name, permite cambiar el nombre del subreporte ! On Demand Subreport, el reporte se visualiza como una hiperliga y permite cargar los datos del subreporte hasta que se accesa a el. ! On Demand subreport caption y Subreport Preview Tab-Caption, permiten escribir un texto para la liga del subreporte y el Tab de preview del subreporte (respectivamente) cuando esta en modo On Demand.
Formatear Subreporte
Format - > Format Subreport o click sobre el botn !Re-import When Opening, permite refrescar el subreporte antes de abrirlo dentro del reporte principal. ! Suppress Blank Subreport, permite suprimir el subreporte si este no genera datos.
Formatear Subreporte
Hiperligas
La hiperliga puede ser creada sobre cualquier objeto dentro del reporte Las hiperligas son guardadas con el reporte y estan disponibles a otros usuarios como una forma de ver informacion adicional. Las hiperligas se pueden crear a los siguientes tipos de informacion: ! Un sitio Web ! Un archivo ! El valor de un campo de website actual ! Una direccion de email ! Otro archivo de Crystal Reports
Crear Hiperligas
! Seleccionar un objeto dentro del reporte ! Seleccionar la opcion Format Editor ! Seleccionar el Tab Hyperlink ! Seleccionar el tipo de hiperliga que se requiere crear (los tipos de hiperligas son disponibles dependiendo el objeto seleccionado
Modulo 7: Grupos
Ejemplo, basado en totales a nivel grupo: Formula o filtro: Sum ({@Line Total}, {Product.Product ID}) > $7000.00
Grupos Jerarquicos
Indentar Jerarquias
Esta caracteristica nueva de Crystal Reports permite indentar jerarquias sin afectar otros campos. Click con el boton derecho de mouse sobre el campo agrupado jerarquicamente y seleccionar la opcion Size and Position
Indentar Jerarquias
Matrices
! Una matriz es un arreglo de campos en forma de columnas y registros. ! Una matriz tambien se ve como una tabla que sumariza valores que son agrupados en dos direcciones a la vez. Ejemplo de matrices: Un reporte de ventas por region Un reporte de productos por costo Un reporte de venta de bicicletas por empleado por mes
Crear Matrices
! Seleccionar Insert -> Cross-Tab o Click sobre el boton ! Ubicar la matriz en la seccion requerida ! Click boton derecho del mouse sobre la opcion Cross-Tab Expert
Crear Matrices
! Agrupar registros y columnas
Crear Matrices
Crear Matrices
Por trimestr e
Por mes
Crear Matrices
Personalizar el Formato
Personalizar el Formato
! Repetir encabezado de registros a traves de las paginas ! Usar Alias para los encabezados de columnas o registros ! Suprimir Totales, columnas y registros vacios ! Manejar el grid (como margen o como linea)
Formatear Celdas
! Seleccionar la celda a formatear ! Seleccionar la opcion Format Editor
Resaltar Valores
Usar la funcion CurrentFieldValue para obtener el valor actual de una celda y condicionar el formato de la celda.
Modulo 9: Alertas
Crear Alertas
! Las Alertas son mensajes personalizados que aparecen cuando ciertas condiciones se cumplen. ! Crystal permite habilitar Alertas en Web con la aplicacion de Enterprise, por lo que estas pueden ser vistas desde dispositivos moviles. ! Seleccionar Report -> Alerts -> Create or Modify Alerts Click sobre el boton De New
Crear Alertas
! Name, nombre de la Alerta ! Message, mensaje que aparece (opcional) cuando la alerta es lanzada
!Condicion, define la condicion que lanza la alerta count({Orders_Detail.Order ID},{Supplier.Supplier Name}) < 30
Crear Alertas
! Refrescar el reporte
Click sobre el reporte generado para mostrar los registros que cumplieron la condicion.
Crear Alertas
Funciones de Alertas
Son utilizadas para agregar informacion relacionada a las alertas dentro del reporte. Hay tres funciones en Crystal Reports: IsAlertEnabled: Regresa el valor de Verdadero si la opcion de habilitar la alerta es seleccionada, en otro caso regresa el valor de Falso. IsAlertTriggered: Regresa el valor de Verdadero si se estan evaluando triggers que disparen alertas, otro caso es Falso. AlertMessage: Regresa el mensaje que fue escrito dentro del cuadro de mensaje en la definicion de la alerta.
Funciones de Alertas
Funciones de Alertas
Plantillas
! Una Plantilla es un archivo predefinido que contiene formato el cual puede ser aplicado a un reporte. ! Las Plantillas permiten que el usuario tenga un mayor control sobre la prsentacion de los reportes. ! Cualquier usuario puede crear sus propios templates. ! Hay templates predefinidos con Crystal Reports. !Las Plantillas pueden aplicarse a los reportes a traves de la funcion de Template Expert Seleccionar Report -> Template Expert o Click sobre el boton
Crear Plantillas
Se debe inciar un reporte en blanco sin conexion. Insertar campos template: Seleccionar Insert -> Template Field Object
Formato de Campos
! S e l e c c i o n a r e l c a m p o template. ! Click boton derecho Format Template Field. ! Seleccionar el tipo de dato que almacenara el campo template : cadena, numerico, fecha. !Seleccionar dentro de Field Explorer, cada una de las formulas creadas por los objetos templates.
Campos Plantilla
Guardar Plantilla
! Seleccionar File -> Summary Info -> Title (identificar template) ! Seleccionar Save Preview Picture ! Guardar el template dentro de la carpeta de templates: ! Home_BusinessObjects -> Crystal Reports 11 -> Templates