Metodologa de Trabajo gil y Eficiente: El mtodo Scrum aplicado a la Gestin de Proyectos en general

PROGRAMA FORMATIVO DE POSTGRADO COMPETENCIAS PARA LA INCORPORACIN LABORAL Y PROFESIONAL

Metodologa de Trabajo gil y Eficiente: El mtodo Scrum aplicado a la Gestin de Proyectos en general

TEMA 4.- SCRUM: CONTROL Y VISIBILIDAD

S GIL EN TU TRABAJO: USA SCRUM Y DESTACA Prof. Manuel G. Fraga Castro manuelfragacastro@gmail.com

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ndice de contenido
4 - Scrum: control y visibilidad ...............................................................................................................3 4.1 - Grfico Burndown: definicin y creacin ..................................................................................3 4.2 - El tabln Scrum .........................................................................................................................5

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4 Scrum: control y visibilidad

4.1 Grfico Burndown: definicin y creacin

El grfico Burdown es una de las herramientas visuales ms potentes con las que cuenta el mtodo Scrum. Con l podremos ver rpidamente si se estn cumpliendo los plazos del sprint o si por el contrario nos estamos retrasando. Es muy fcil de construir y de mantener. Para empezar a hacer un grfico Burndown solo tenemos que saber el nmero de das del sprint y el nmero de horas que suman todas las tareas que entran en el sprint. Colocamos en la vertical las horas y en la horizontal los das. Ahora unimos los extremos, es decir desde el valor ms alto de las horas implicadas en el sprint hasta el ltimo da del sprint. Nos resultar algo parecido a esto:

En la figura superior vemos la lnea antes mencionada, esa lnea es en realidad la pendiente de Scrum. Qu es la pendiente? Sencillamente el nmero de horas mnimas de trabajo que debemos de quemar al da (de ah lo de Burndown) para terminar el sprint en el tiempo proyectado. Se calcula dividiendo el nmero de horas entre el nmero de das. En este caso: 800/18 = 44'44 horas/da entre todo el equipo.

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A partir de ah lo que debemos de hacer es actualizar ese grfico todos los das, bien al terminar la jornada, o bien al da siguiente, antes del Scrum diario. Para actualizarlo cada miembro del equipo nos debe de informar (al ScrumMaster) cuanto tiempo de tareas ha realizado, ese nmero de horas las restaremos del trabajo pendiente y situaremos el punto que corresponda en la interseccin de las horas restantes con el da del sprint. El trabajo restante el primer da ser igual al trabajo total del sprint (no se ha realizado nada), pero los das sucesivos tendremos que tomar como referencia el trabajo restante del da anterior para hacer la operacin antes descrita. As, en la parte inferior del grfico de la pgina anterior vemos dos situacin claras:

En rojo: el grfico que resulta de ir uniendo los puntos est por encima de la recta estimada. Eso implica que vamos retrasados (nos ha llevado ms tiempo realizar las tareas de lo que habamos previsto, esto hay que tenerlo en cuenta par al prxima planificacin de sprint para que no vuelva a ocurrir; nos podemos equivocar pero las equivocaciones deben de servir para mejorar) y habr que tomar medidas. Recuerda que slo el equipo puede tocar la pila de sprint y puede quitar tareas si ve que no es posible realizarlas en el sprint, quizs por una estimacin previa incorrecta; aunque esto se debe de evitar en la medida de lo posible, ya que tambin demos de recordar que el equipo es responsable de su trabajo y de entregar todas las tareas definidas para el sprint a tiempo. En verde: el grfico resultante de la unin de puntos se encuentra por debajo de la lnea prevista. El sprint va por buen camino e incluso hemos ido ms rpido de lo que habamos previsto. Podramos hacer incluso alguna tarea extra. Os imaginacin que impresin se llevara el dueo del producto cuando entreguemos ms de lo esperado?

Con el tiempo aprenderemos a estimar mejor el tiempo que nos lleva realizar cada una de las tareas y es deseable y lgico que tendamos a seguir la lnea recta que nos habamos propuesto al principio, aunque lo bueno de Scrum es que si surgen inconvenientes o imprevisto tendremos la capacidad de reaccin suficiente. Un de los aspectos importantsimos del grfico Burndown es que se centra en el trabajo que restante, siempre miramos hacia adelante.
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Nos podemos ayudar de una hoja de clculo para llevar la gestin de Scrum en nuestro proyecto. Si es as nos resultar ms fcil llevar la cuenta de las horas previstas y las horas reales. Esto es, cuando comenzamos el sprint estimamos cuantas horas tardaremos en realizar una tarea y realizamos nuestros clculos de cuantas tareas haremos durante el sprint en base a esa estimacin. Sin embargo muchas veces, y sobre todo al principio nuestras estimaciones no sern todo lo acertadas que debieran; para ello habilitamos la posibilidad de registrar al lado del tiempo estimado el tiempo real, de modo que nos sirva de ayuda y aprendizaje para futuros sprints y mejorar nuestras estimaciones.

4.2

El tabln Scrum

El tabln Scrum es la herramienta de la que dispone el equipo para gestionar las tareas, comprobar el estado del proyecto, tener un histrico de lo que ha ido pasando y aportar sencillez a todo este necesario proceso. Todo lo descrito anteriormente se realiza y cabe en una cartulina grande que se cuelgue en la pared o en un tablero. Como lo hacemos? Como todo en Scrum es sencillo, que no fcil (hay que usarlo todos los das y actualizarlo constantemente). Usaremos una cartulina o papel de tamao aproximado 1m x 0'5m en forma apaisada. En conveniente pegarlo en la pared o ponerlo en un tablero ya que tendremos que trabajar con l. Con un rotulador tenemos que hacer lo siguiente: Separar el tercio derecho del tablero con una lnea vertical, esa zona es la reservada al grfico Burndown, a las tareas imprevistas y a las tareas de reserva.

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Los otros dos tercios del tablero los dividiremos en tres franjas verticales iguales usando dos rectas verticales. Esta ser la zona de gestin de tareas, en la cual utilizaremos los post-its que ya comenzamos a ver en el tema anterior. En la parte superior del tablero podemos dibujar un lnea recta de modo que se nos forme una zona de ttulos. Ah podremos poner Pendientes, En Curso y Finalizadas, refirindonos al estado de las tareas que se realizarn en el sprint.

Scrum&XP from the trenches

Ahora debes de colocar los post-its con las tareas de las que hemos hablado en el tema anterior en la columna de pendientes. Recuerda que si una tarea dura ms de 2 das debes de subdividirla en tareas ms pequeas (como los post-its amarillos que se ven en el dibujo, que realmente son subtareas de los blancos). Los post-its los debes de colocar por orden de importancia decreciente, los ms importantes arriba, y ser estricto a la hora de seguir el orden, NO SE DEBE realizarlos de manera desordenada. Cuando empieces a hacer una tarea debes de mover el post-it correspondiente a la columna En Curso y cuando se haya completado totalmente la tarea moverla a la columna de Finalizada; y comenzar con la siguiente. Recuerda comprobar los tiempos estimados y escribir los reales para que te sirvan de referencia en el futuro. Un ejemplo tpico de algo que no deberamos de hacer es el siguiente:
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Se ve claramente que el equipo no ha seguido el orden de prioridad establecido por ellos mismos. Eso lleva a la desorganizacin y a ser menos productivos. Hablbamos antes que en el tercio derecho del panel se reserva al grfico BurnDown as como a las tareas imprevistas y a las tareas de reserva. Las tareas imprevistas son aquellas que por desconocimiento, error de previsin o interferencias exteriores es necesario realizarlas y que no estaban previstas. Se realizarn y se pondrn en una zona identificada como tareas imprevistas. Si las tareas imprevistas supusieran demasiadas horas como para reconsiderar todo el sprint () se debe convocar al equipo y slo el equipo tiene la potestad para terminar el sprint y configurar uno nuevo.

Este es un ejemplo tpico en el que las tareas imprevistas impiden la marcha del sprint.

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Las tareas de reserva son aquellas que se escogen y que deben de ser realizadas en caso de que el equipo termine precipitadamente las tareas del sprint. Esto es tpico cuando la duracin real de las tareas es menor que la estimada. El sprint NUNCA termina antes de tiempo, se siguen realizando ms tareas hasta que se cumple la fecha de final de sprint. Lo mismo sucede al contrario, si vamos retrasados en la realizacin de las tareas nunca modificaremos la fecha de fin de sprint, tendremos que montar un producto potencialmente comercializable con lo que tengamos en ese momento.

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En este ejemplo vemos un tablero de scrum sencillo para realizar tareas personales y acadmicas. Existen dos grficos y dos zonas pues se trata de dos proyectos distintos.

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REFERENCIAS Plantilla de hoja de cculo para Scrum http://www.navegapolis.net/content/view/268/60/

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