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Aprendizaje de fmp12 PDF
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Tutorial
2007 - 2012 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054 FileMaker y Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. registradas en los EE. UU. y en otros pases. El logotipo de la carpeta de archivos y el logotipo de Bento son marcas comerciales de FileMaker, Inc. Las dems marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios. La documentacin de FileMaker est protegida por derechos de autor. Se prohbe la realizacin de copias no autorizadas o la distribucin de esta documentacin sin el consentimiento por escrito de FileMaker. Esta documentacin slo puede utilizarse con una copia del software de FileMaker que tenga una licencia vlida. Las personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL mencionadas en los ejemplos son puramente ficticias, y cualquier parecido con personas, compaas, direcciones de correo electrnico y direcciones URL reales es mera coincidencia. Los crditos aparecen en los documentos de agradecimientos que acompaan a este software. La mencin de productos y direcciones URL de terceros es meramente informativa y no representa ningn tipo de garanta ni recomendacin. FileMaker, Inc. no asume ninguna responsabilidad respecto al rendimiento de estos productos. Para obtener ms informacin, visite nuestro sitio Web en http://www.filemaker.com/es/. Edicin: 01
Contenido
Leccin 1Nociones bsicas de FileMaker Pro
Cmo utilizar este tutorial Dnde encontrar los archivos del ejemplo Conceptos de bases de datos Qu es una base de datos? Por qu usar una base de datos? Cmo se organiza una base de datos? Cmo se muestran los datos de los campos? Nociones bsicas de FileMaker Pro Acerca de los modos de FileMaker Pro Para obtener ms informacin 7 7 8 8 8 8 8 9 9 9 10
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Entrada de datos en la base de datos Creacin del primer registro Creacin de otro registro Copiar datos mediante arrastrar y dejar Modificacin de los datos de un registro Introducir datos en la Vista Formulario Eliminar un registro Insertar un archivo en un campo contenedor Para obtener ms informacin
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ubicar y ordenar informacin crear e introducir registros en una base de datos sencilla crear etiquetas de correo crear clculos, botones y guiones crear y ejecutar informes mostrar datos de forma grfica en un grfico crear relaciones entre tablas de bases de datos de FileMaker Pro aprender a compartir archivos con otros usuarios de su red o a travs de Internet proteger la informacin de su base de datos asignando conjuntos de privilegios y cuentas de usuario y realizando copias de seguridad de sus bases de datos
Este tutorial se realiza en cinco horas aproximadamente y puede realizarse en una sola sesin o en varias.
El archivo incluido en este aprendizaje est diseado para mostrar las funciones de FileMaker Pro y, por ello, es posible que no pueda utilizarse como plantilla para realizar ms tareas. FileMaker Pro incluye tambin soluciones iniciales. Para crear una base de datos mediante la solucin inicial de FileMaker Pro, seleccione el men Archivo > Nueva desde solucin inicial. Nota Algunos procedimientos hacen referencia a un men abreviado. Para mostrar un men abreviado (o contextual), haga clic con el botn derecho del ratn (o pulse la tecla Control y haga clic) en un objeto o rea y aparecer una lista de comandos. Puede utilizar el Panel de control (Windows) o las Preferencias del sistema (Mac OS) para configurar el ratn, el panel tctil o el dispositivo de entrada. Por ejemplo, puede configurar un botn secundario en el ratn o una funcin de pulsacin secundaria en un panel tctil.
1 Utilice el modo Visualizar para introducir datos y ver registros. 1 Utilice el modo Buscar para ubicar un registro o un grupo de registros. 1 Utilice el modo Presentacin para especificar la apariencia de la informacin en la pantalla y
cundo imprimirla.
1 Utilice el modo Vista previa para ver el aspecto de las pginas antes de imprimirlas.
Una vez que ha abierto una base de datos, puede cambiar de un modo a otro por medio del men Vista, los botones de la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin o el men emergente de modo, situado en la parte inferior de la ventana de la aplicacin.
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Utilice los botones de la barra de herramientas de estado y de la barra de presentacin para cambiar de modo
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abrir una base de datos que ya contiene datos se desplazar entre registros visualizar la informacin de diversas formas cambiando presentaciones ver las diferencias entre las Vistas formulario, lista y tabla
1 La base de datos est en modo Visualizar. FileMaker Pro toma por defecto el modo
Visualizar cuando se abre una base de datos.
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3. Haga clic en la pgina derecha del icono del libro cada vez que desee avanzar un registro y haga clic en la pgina izquierda cada vez que desee retroceder un registro. 4. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la derecha y sultela para desplazarse hacia delante varios registros. Arrastre la barra de desplazamiento hacia la izquierda y sultela para retroceder varios registros. Adems, puede hacer clic en el nmero de registro actual, escribir el nmero de registro que desee y a continuacin, pulsar Intro (Windows) o Retorno (Mac OS) para ir a un registro concreto en la base de datos. Consejo El men Registros tambin proporciona comandos para desplazarse entre los registros. Seleccione el men Registros > Ir al registro y elija entre Siguiente, Anterior o Ir a.
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Steve Williams 789 Ninth Avenue Nueva York, NY 10001 Estimado Steve, Gracias por realizar un pedido en la Pastelera favorita. Valoramos su confianza y nos complace tener la oportunidad de atenderle. Si tiene alguna duda acerca de su pedido, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Deseamos que el servicio sea de su agrado. Atentamente, John Lee
Listn telefnico Juanita Alvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson John Lee Patrick Murphy Le Nguyen Kentaro Ogawa Mary Smith John Smith Sophie Tang Steve Williams Betty Wilson 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234 555-1234
Se pueden organizar los mismos datos de forma diferente con varias presentaciones
La marca de verificacin situada junto a la presentacin Entrada de datos indica la presentacin actual. En la presentacin Entrada de datos se muestra la mayora de los campos de la tabla Clientes.
Campos
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2. Elija la presentacin Lista de tipos de clientes en el men emergente Presentacin. Esta presentacin muestra cada registro como una fila en una lista distribuida en columnas. Observe que la presentacin Lista de tipos de clientes contiene slo cuatro de los campos que estaban presentes en la presentacin Entrada de datos. Dado que esta presentacin contiene un menor nmero de campos, algunos de los datos no se muestran. No obstante, no se ha eliminado ningn dato de la base de datos.
La presentacin Lista de tipos de clientes muestra slo cuatro de los campos presentes en la presentacin Entrada de datos
3. Vaya al men desplegable de presentaciones y vuelva a la presentacin Entrada datos. No se ha perdido ningn dato.
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1 Ver como formulario muestra la presentacin actual con un registro cada vez. 1 Ver como lista muestra la presentacin actual como una lista, con un registro debajo de otro. 1 Ver como tabla muestra muchos registros a la vez en una cuadrcula.
Por lo general, las presentaciones pueden cambiarse entre la Vista Formulario, Tabla y Lista mientras la base de datos se encuentra en el modo Visualizar.
Vista Formulario
Vista Tabla
Vista Lista La presentacin Lista de tipos de clientes, vista como un formulario, despus como una tabla y, finalmente, como una lista
Cambie entre la Vista Formulario, Tabla y Lista en la misma presentacin para ver las diferencias entre ellas. 1. En el archivo de ejemplo, cambie a la presentacin Lista de tipos de clientes. Puede ver muchos registros en forma de lista. 2. Haga clic en Vista Formulario en la barra de presentacin.
Ahora puede ver un nico registro, que se muestra en la misma presentacin. Slo ha cambiado la opcin de visualizacin. 3. Haga clic en Vista Tabla en la barra de presentacin.
La funcin Vista como tabla le permite visualizar muchos registros a la vez en forma de cuadrcula.
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1 Windows: En el cuadro de dilogo, seleccione la pestaa Comandos. 1 Mac OS: contine con el paso 3.
3. Arrastre Imprimir desde la Lista de comandos (Windows) o desde el cuadro de dilogo (Mac OS) hasta la barra de herramientas de estado. Para eliminar un botn desde la barra de herramientas de estado:
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Para restablecer la barra de herramientas y que muestre solamente los botones predeterminados: 1. Realice una de las opciones siguientes:
1 Mac OS: Arrastre el juego de botones predeterminado que aparece en la parte inferior
del cuadro de dilogo hasta la barra de herramientas de estado. Se elimina el botn Imprimir y se restablece el botn Ordenar. 2. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar (Windows) o Hecho (Mac OS) en el cuadro de dilogo.
1 utilizar el modo Visualizar para encontrar registros que contengan: 1 datos coincidentes en cualquier campo con la opcin de bsqueda rpida 1 datos coincidentes en un campo nico 1 utilizar la opcin Bsqueda para: 1 encontrar registros que tengan datos coincidentes en mltiples campos concretos 1 buscar registros que coincidan con un rango de datos 1 reducir las bsquedas omitiendo registros 1 realizar una peticin de bsqueda, la modificar y utilizar la nueva bsqueda para
localizar diferentes registros
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3. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). El resultado de la bsqueda rpida es el conjunto encontrado. El grfico circular de la barra de herramientas de estado muestra el conjunto encontrado como una parte de todos los registros de la base de datos.
Nmero de registros en el conjunto encontrado Grfico circular Nmero total de registros en la base de datos
4. Haga clic en el icono del libro o en la barra de desplazamiento para visualizar los dos registros del conjunto encontrado. Su bsqueda rpida devolvi resultados para John Lee (campo Nombre) de Johns Circle (campo Domicilio 1) ubicado en el Reino Unido (campo Pas) y William Johnson (campo Apellidos) ubicado en el Reino Unido (campo Pas), pero no John Smith, cuyo registro no contiene el texto "Reino Unido" en ningn campo. Este tipo de bsqueda se denomina habitualmente como una bsqueda AND, ya que los registros deben contener tanto John como Reino Unido.
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La peticin devuelve registros de cuatro clientes que viven en Nueva York. El grfico circula muestra que el conjunto encontrado ha cambiado a cuatro registros.
Nmero de registros en este conjunto encontrado
5. Haga clic en el icono del libro o en la barra de desplazamiento para visualizar cada uno de los cuatro registros del conjunto encontrado.
1 Escriba el primer criterio de bsqueda en el campo apropiado de la primera peticin de bsqueda. 1 Cree una segunda peticin de bsqueda e introduzca el segundo criterio en el mismo campo.
Cuando haga clic en el botn Ejecutar bsqueda, FileMaker Pro recupera todos los registros que coincidan con cualquiera de los criterios introducidos. Para buscar todos los clientes que viven en Nueva York o Londres: 1. Haga clic en Buscar en la barra de herramientas de estado. 2. Escriba Nueva York en el campo Ciudad.
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3. Haga clic en Nueva peticin en la barra de herramientas de estado. Fjese que la barra de herramientas de estado muestra que existen actualmente dos peticiones.
Nmero de
4. Escriba Londres en el campo Ciudad de esta segunda peticin. 5. Haga clic en Ejecutar bsqueda en la barra de herramientas de estado. La peticin de bsqueda devuelve un conjunto encontrado de seis registros para los seis clientes que residen en Nueva York o Londres.
Seleccione el rango
Consejo Como opcin, puede escribir cualquier operador del men directamente en el campo de bsqueda. La peticin de bsqueda deber mostrar 1/1/2011... en el campo Fecha de pago.
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5. Haga clic en Ejecutar bsqueda. La bsqueda devuelve seis registros, los de los seis clientes que abonaron las tasas dentro de los seis primeros meses del ao 2011.
Reduccin de la bsqueda
A veces, es posible que necesite buscar registros que coincidan con ciertos criterios mientras que al mismo tiempo se excluyan otros como, por ejemplo, buscar todos los registros que se aadieron en un ao concreto, excepto aquellos que se aadieron en un mes determinado, o buscar todos los clientes que residan en Estados Unidos, excepto los que vivan en la ciudad de Nueva York. Puede llevar a cabo estos tipos de bsqueda utilizando una combinacin de peticiones de bsqueda mltiples y omitiendo ciertos registros. Como FileMaker Pro procesa las peticiones de bsqueda mltiples en el orden en que se crean, de esta forma es posible crear bsquedas muy especficas. La omisin de los registros en una bsqueda no los elimina de la base de datos. Para buscar los registros de clientes que abonaron las tasas en el ao 2011, excepto los que lo hicieron en marzo: 1. Haga clic en Buscar. 2. Escriba 2011 en el campo Fecha de pago. 3. Haga clic en Nueva peticin. Fjese que la barra de herramientas de estado muestra que sta es la segunda peticin en la bsqueda que se est realizando en esta base de datos. 4. Haga clic en Omitir en la barra de presentacin para que FileMaker Pro no incluya registros en el conjunto encontrado que se ajusten a los criterios de esta segunda peticin de bsqueda.
5. Escriba1/3/2011en el campo Fecha de pago. 6. Haga clic en Operadores y seleccione rango de la lista. 7. Tras los puntos suspensivos, escriba 21/3/2011 en el campo Fecha de pago a fin de no incluir los clientes que pagaron en algn momento durante el mes de marzo. 8. Haga clic en Ejecutar bsqueda. La bsqueda devuelve 11 registros para 11 clientes que abonaron las tasas en el ao 2011, excepto los que lo hicieron en el mes de marzo.
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1 Windows: Haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botn Buscar y seleccione
Guardar bsqueda actual.
1 Mac OS: Mantenga pulsado el botn Buscar y seleccione Guardar bsqueda actual.
La ltima peticin de bsqueda que ejecut aparece en Especificar opciones para la bsqueda guardada.
2. En Nombre, escriba Cuotas pagadas 2011, excepto marzo y haga clic en Guardar.
1 Windows: Haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botn Buscar y,
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Para ordenar los registros en orden alfabtico por los apellidos de los clientes: 1. En la barra de presentacin, haga clic en el men emergente Presentacin y elija Lista de tipos de clientes.
Aparece la presentacin Lista de tipos de clientes Esta presentacin har ms sencillo ver los resultados de la ordenacin. La barra de color negro situada a la izquierda del registro para Mary Smith indica que es el registro actual del conjunto encontrado.
Registro actual
2. Haga clic en Ordenar en la barra de herramientas de estado. Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar registros. 3. Si aparece cualquier campo en la columna Tipo de ordenacin a la derecha del cuadro de dilogo, haga clic en Borrar todo. 4. En la lista de campos disponibles situada a la izquierda, seleccione Apellidos y haga clic en Mover.
El smbolo de la direccin de ordenacin situado a la derecha del campo Apellidos aumenta de tamao de izquierda a derecha. Esto indica que cuando la base de datos se ordene por este campo, los datos estarn en orden ascendente (de la a a la z). 5. Haga clic en Ordenar. Los nombres de la presentacin Lista de tipos de clientes estn ordenados alfabticamente por sus apellidos. El registro actual sigue siendo Mary Smith. Este registro se ha desplazado a su ubicacin ordenada en la lista.
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Nota Dependiendo del tamao de la ventana de FileMaker Pro, deber desplazarse hacia abajo para ver el registro en blanco. 2. En Nombre, escriba Connel; en Apellidos, escriba Jordan; en Empresa, escriba DEF Ltd.; en Tipo de cliente, escriba Nuevo. 3. Haga clic fuera del campo Tipo de cliente para guardar el nuevo registro en la base de datos. El nuevo registro aparece ordenado alfabticamente en la lista por apellido. 4. Elija el men Registros > Desordenar. Los registros se restablecen en el orden en que estaban antes de que ordenara el conjunto encontrado y el registro aadido aparece al final de la lista. ste es el orden en el que los registros se guardan en la base de datos. Consejo Si no desea que los registros cambien de ubicacin al aadirlos o modificarlos, anule la seleccin de Mantener registros en orden en el cuadro de dilogo Ordenar registros. 5. Seleccione el registro para Connel Jordan en el caso de que an no lo haya seleccionado. 6. Haga clic en Eliminar registro en la barra de herramientas de estado y, a continuacin, haga clic en Eliminar para borrar este registro del archivo de ejemplo. 7. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
1 crear una base de datos sencilla 1 definir los campos para que contengan diferentes tipos de datos 1 crear registros 1 introducir datos 1 modificar datos 1 eliminar registros 1 introducir datos en un campo contenedor
1 Si ve la pantalla de Inicio rpido de FileMaker, haga clic en Crear una nueva base de datos. 1 Si no ve dicha pantalla, seleccione el men Archivo > Nueva base de datos.
2. Vaya a la carpeta Archivos del Aprendizaje y seleccinela como ubicacin para este archivo. 3. Escriba el nombre de archivo MiArchivo.fmp12 y haga clic en Guardar. El archivo se abre en el modo Visualizar en la Vista Tabla. Ahora podr crear campos. 4. Haga clic en Crear campo.
5. Escriba el nombre.
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7. Escriba los Apellidos. 8. Haga clic en el smbolo + y escriba Tesa abonoda. 9. Haga clic en el smbolo + y escriba Fecha de pago. 10. Haga clic en el smbolo + y seleccione Contenedor. Ha creado cinco campos en la base de datos.
Las etiquetas de campo aparecen como cabeceras de columnas en la Vista Tabla
Los campos creados en la Vista Tabla son del tipo de campo de texto de forma predeterminada. Ahora debe cambiar el tipo de campo de algunos campos que ha creado. 11. Desplace el puntero sobre la cabecera de columna Tasa abonada hasta la flecha hacia abajo aparezca. Haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuacin, seleccione Campo > Tipo de campo > Numrico.
Utilice la flecha hacia abajo para mostrar el men abreviado
12. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Fecha de pago y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione Campo > Tipo de campo > Fecha. Haga clic en Aceptar para aceptar el formato de fecha predeterminada en FileMaker Pro. 13. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Contenedor y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione Campo > Tipo de campo > Contenedor.
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2. Escriba Jane. 3. Pulse la tecla del tabulador para desplazarse hasta el campo Apellidos. Nota FileMaker Pro guarda automticamente los cambios a medida que trabaja. 4. Escriba Doe en el campo Apellidos. 5. Pulse la tecla Tab y escriba 25 en Tasa abonada. En la siguiente leccin aprender cmo dar formato a los campos numricos para visualizar la moneda. 6. Pulse la tecla Tab y escriba 11/11/2011 en Fecha de pago. Deje el campo Contenedor vaco.
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3. Arrastre el texto seleccionado al campo Tasa abonada del registro 3 y suelte el ratn. Nota Si no puede arrastrar el texto, es posible que no est habilitada la funcin de arrastrar y soltar para FileMaker Pro. Para activar dicha funcin, seleccione el men Edicin > Preferencias (Windows) o el men FileMaker Pro > Preferencias (Mac OS). En General, seleccione Permitir arrastrar y soltar seleccin de texto, haga clic en Aceptar y repita los pasos 2 y 3. 4. Seleccione 2/2/2011 en el registro 2 y, a continuacin, arrastre y deje este elemento en el campo Fecha de pago del registro 3.
2. En el ltimo registro que ha creado, seleccione los datos en el campo Apellidos y escriba un nombre diferente. 3. Haga clic fuera del campo para guardar el cambio.
Eliminar un registro
1. Haga clic en Vista Tabla . 2. Seleccione el ltimo registro que ha creado. Para ello, haga clic en cualquier campo del registro. 3. Haga clic en Eliminar registro en la barra de herramientas de estado. 4. Haga clic en Eliminar en el cuadro de dilogo de confirmacin. La barra de herramientas de estado indica que slo quedan dos registros en la base de datos.
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Al insertar un archivo, FileMaker Pro muestra el icono y el nombre del archivo en el campo contenedor, pero no el contenido real del archivo. 5. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
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aprender cmo las presentaciones determinan lo que ve aadir, cambiar el tamao y desplazar campos aadir un panel de pestaas mostrar valores en un campo numrico como moneda
1 cambiar el tamao, el color y el estilo del texto 1 aadir grficos 1 ver dnde buscar otras formas de personalizar una presentacin
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2. Elija Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin si no est seleccionado. 3. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y seleccione un campo. La barra de herramientas de estado muestra las herramientas que utiliza para disear las presentaciones. Si no ve las herramientas de presentacin, ample la ventana de FileMaker Pro.
Nmero de presentaciones de este archivo Herramientas de presentacin
4. Desplace el cursor sobre la barra de herramientas de estado y la barra de presentacin para familiarizarse con las diferentes herramientas de presentacin. 5. Haga clic en Inspector en la barra de presentacin para abrirlo.
Utilice el Inspector para gran parte de las tareas de formato en el modo Presentacin. El Inspector es una herramienta que le ayuda a visualizar y editar la configuracin de los objetos. Los cambios realizados en el modo Presentacin afectan slo al aspecto de los datos. Los datos en s permanecen tal como se introdujeron en el archivo.
Utilice la pestaa Apariencia para copiar y pegar estilos de objetos y texto, as como para aplicar formato a los objetos, las lneas y el texto
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2. Arrastre hacia la izquierda el selector ubicado a la derecha del campo para dejar este con un tamao reducido, pero suficiente para que muestre el nombre ms largo que espere encontrar en el archivo. Aparecen guas dinmicas azules en la presentacin. Al desplazar, cambiar de tamao o alinear objetos de una presentacin, las guas dinmicas le ayudan a crear y modificar de forma ms precisa los objetos. Cada campo contiene una insignia , que indica que el campo est habilitado para realizar bsquedas rpidas. El color de la insignia indica el rendimiento estimado al realizar una bsqueda por este campo. Puede ocultar las insignias de bsqueda rpida. Para ello, seleccione el men Visualizar > Mostrar > Bsqueda rpida. 3. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, haga clic en Abandonar presentacin para ver los resultados en el modo Visualizar. 4. En el modo Visualizar, haga clic en el libro que aparece en la barra de herramientas de estado para recorrer los registros. Si el campo no muestra por completo los nombres, vuelva al modo Presentacin y ample el campo. 5. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y repita los pasos 1 a 4 para el campo Apellidos.
Desplazamiento de un campo
1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin y, a continuacin, haga clic en el campo Apellidos y arrstrelo a la derecha del campo Nombre. Puede utilizar las guas dinmicas para alinear el texto en el campo Nombre.
Consejos
1 Tambin puede utilizar las reglas y la retcula, la pestaa Posicin del Inspector y las teclas
2. Arrastre la etiqueta del campo Apellidos por encima del campo Apellidos. 3. Arrastre la etiqueta del campo Nombre por encima del campo Nombre.
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4. Alinee las etiquetas de los campos Nombre y Apellidos entre s y en relacin con sus respectivos campos. 5. Mientras pulsa Mays, seleccione las etiquetas y los campos. A continuacin, utilice las flechas de direccin para desplazar los objetos a una ubicacin ms prxima al campo Domicilio 1. Una vez finalizada, la presentacin debera parecerse a la que se muestra a continuacin.
Consejo Si se equivoca al disear las presentaciones, puede hacer clic en Restablecer en la barra de presentacin para deshacer los cambios que no hayan sido guardados y, despus, comenzar de nuevo. 6. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, haga clic en Abandonar presentacin en la barra de presentacin para ver los resultados en el modo Visualizar.
Adicin de un campo
Si se ha definido un campo en una tabla, puede mostrarlo en cualquier presentacin basada en dicha tabla. En la base de datos de ejemplo, hay algunos campos definidos que no se muestran en esta presentacin. Ahora aadir uno de estos campos. Nota Tambin puede colocar campos relacionados de otras tablas en las presentaciones, como se explica en la leccin 11. 1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 2. Haga clic en la herramienta Campo en la barra de herramientas de estado y arrastre el nuevo campo al campo Fecha de pago.
Herramienta Campo
3. En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione Cliente desde. Asegrese de que la opcin Crear etiqueta est seleccionada y, a continuacin, haga clic en Aceptar. El campo Cliente desde aparece en la presentacin. 4. Ajuste el tamao del nuevo campo arrastrando el selector derecho, de forma que tenga el mismo tamao que el campo Fecha de pago. 5. Seleccione la etiqueta de campo y ajuste su tamao para que se muestre por completo si es necesario. Nota Es posible que deba ajustar la alineacin del texto de la etiqueta.
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6. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin para comprobar la etiqueta y el campo nuevos en el modo Visualizar. 7. Haga clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado. Ver que se ha introducido la fecha de hoy en el campo Cliente desde del nuevo registro. Se introducir la fecha actual en el campo Cliente desde en cada uno de los nuevos registros que se creen. 8. Haga clic en Eliminar registro y, a continuacin, en Eliminar para borrar el registro vaco del archivo.
3. Seleccione el men Formato > Configuracin del grupo de pestaas. 4. En el cuadro de dilogo Configuracin del grupo de pestaas, en Nombre de la etiqueta, escriba Estado del pago. 5. Haga clic en Crear y, a continuacin, en Aceptar. Ver la nueva pestaa a la derecha de la pestaa Informacin del contacto. 6. Haga clic fuera del control de la pestaa para anular su seleccin.
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7. Mientras pulsa Mays, seleccione los campos Empresa, Tipo de cliente, Tasa abonada, Fecha de pago y Cliente desde , y sus etiquetas.
8. Elija el men Edicin > Cortar. 9. Seleccione el panel de la pestaa Estado del pago.
10. Seleccione el men Edicin> Pegar. 11. Una vez seleccionados los campos y las etiquetas, arrstrelos para colocarlos cerca de la parte superior del panel de pestaas.
12. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Abandonar presentacin en la barra de herramientas de estado para ver los resultados en el modo Visualizar.
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2. En el panel de la pestaa Estado del pago, seleccione el campo Tasa abonada. (Seleccione el campo, no su etiqueta). 3. Haga clic en Inspector 4. Haga clic en Datos. en la barra de presentacin si an no est abierta esta herramienta.
5. Cerca de la parte inferior del Inspector, bajo Formato de datos, haga clic en Numrico en Formato, seleccione Moneda. 6. Haga clic en Guardar presentacin y despus en Salir de Presentacin. A continuacin, haga clic en la pestaa Estado del pago para ver los datos con formato del campo Tasa abonada.
3. En el Inspector, haga clic en Aspecto. 4. En Texto, especifique 25 para el tamao de fuente, haga clic en el botn de estilo cursiva y seleccione el color blanco.
Escriba 25 en Tamao Seleccione blanco Seleccione cursiva
5. Si es necesario, con el bloque de texto de encabezado seleccionado, arrastre el selector izquierdo del bloque de texto a la izquierda para mostrar el texto completo del encabezado con la nueva fuente grande. 6. Si es necesario, arrastre el selector derecho del bloque de texto del encabezado a la izquierda para que este no sobrepase los lmites del encabezado.
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1 utilizar lneas o cuadros para destacar o separar la informacin 1 aadir barras de desplazamiento a campos individuales
Para obtener ms informacin acerca de cmo disear y crear presentaciones, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
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El orden en que se seleccionan los campos establece el orden en el que aparecen en la lista en columnas.
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7. Haga clic en Siguiente. 8. Haga clic en Siguiente para dejar los registros en el orden original. 9. En la lista de temas de presentacin, debajo de FileMaker Millennium, elija Marrn claro (si an no est seleccionada esta opcin) y haga clic en Siguiente. 10. Haga clic en Siguiente en cada uno de los paneles restantes para aceptar los valores predeterminados. 11. Haga clic en Finalizar. Los datos de todos los registros de los campos Apellidos, Nombre, Empresa y Tipo de cliente aparecen en la presentacin Lista de clientes. La presentacin terminada se mostrar en la Vista lista del modo Visualizar. Observe que la presentacin que acaba de crear aparece en el men emergente Presentacin. Nota Si el texto de la cabecera de columna aparece truncado, haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin, seleccione la etiqueta de la cabecera de columna y arrastre los selectores del cuadro de texto hasta que aparezca el texto completo. Guarde la presentacin y vuelva al modo Visualizar..
1 crear una presentacin de etiquetas 1 seleccionar campos que se incluirn en las etiquetas
Creacin de la presentacin de etiquetas 1. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 2. Haga clic en Nueva presentacin/informe. 3. En Nombre de presentacin, escriba Etiquetas. 4. En Seleccionar un tipo de presentacin, desplcese hacia abajo y seleccione Etiquetas. 5. Haga clic en Siguiente. 6. Elija Avery 5160 en la lista Usar medidas de las etiquetas en el caso de que an no se haya seleccionado. 7. Haga clic en Siguiente.
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Seleccin de los campos que aparecern en las etiquetas 1. En la lista, haga doble clic en Nombre. <<Nombre>> se desplaza al rea Contenido de etiqueta. Los corchetes en ngulo en torno al campo del nombre indican que se trata de un campo de fusin y los datos (en este caso, el nombre almacenado en el registro) aparecern en etiquetas en lugar del texto del marcador de posicin Nombre. El punto de insercin del cuadro de texto Contenido de etiqueta parpadea.
2. Despus de <<Nombre>>, introduzca un espacio. 3. En la lista, haga doble clic en Apellidos. 4. Despus de <<Apellidos>>, pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). De esta forma, el punto de insercin pasa a la lnea siguiente. 5. Haga doble clic en Direccin 1 en la lista y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno. 6. Haga doble clic en Direccin 2 en la lista y, a continuacin, pulse Intro (Windows) o Retorno. 7. En la lista, haga doble clic en Ciudad. 8. Escriba una coma, luego un espacio. 9. En la lista, haga doble clic en Pas. El contenido de la etiqueta debe ser similar a ste:
10. Haga clic en Siguiente. 11. Seleccione Ver en modo Vista previa y, a continuacin, haga clic en Finalizar. Ver una pgina de etiquetas tal como se imprimir en el modo Vista previa. Fjese que no todos los registros tienen el mismo nmero de lneas de texto. Los registros con direcciones de cuatro lneas muestran todas las lneas. En los registros que slo necesitan 3 lneas, la lnea extra se omite de modo que no existan lneas en blanco en las etiquetas.
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12. Cuando haya examinado la presentacin de etiquetas, haga clic en Abandonar Vista previa en la barra de presentacin para volver al modo Presentacin.
Tambin puede hacer clic en el control de la etiqueta de parte en el rea inferior izquierda de la ventana de FileMaker para alternar entre las etiquetas de parte verticales y horizontales.
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6. Haga clic en la etiqueta de parte Pie y, a continuacin, pulse Retroceso o Suprimir. 7. Compruebe que la unidad de medida de las reglas se haya establecido en centmetros. Haga clic en la esquina superior izquierda hasta que en esta se muestre cm para centmetros (en lugar de pulg para pulgadas o pt para puntos). 8. Coloque el puntero sobre el cuadro de parte Cuerpo y arrastre el cuadro hacia abajo aproximadamente 27 centmetros utilizando la regla vertical como gua. Al soltar el botn del ratn, podr ver los lmites de la pgina. Si no los ve, arrastre el cuadro Cuerpo algo ms hacia abajo.
Lmites de la pgina
9. Arrastre ahora el cuadro de parte Cuerpo hasta justo encima del lmite de la pgina. La lnea del lmite de pgina desaparecer. Al arrastrar el cuadro de parte de cuerpo por encima de los lmites de la pgina se restringe la carta modelo a una nica pgina. 10. Si es necesario, utilice la barra de desplazamiento situada en la parte inferior de la pantalla para desplazarse hacia la derecha hasta que vea una lnea de puntos gruesa en el lado derecho. Este es el lmite derecho de la pgina. La carta se encuentra entre estos lmites. 11. Si es necesario, desplcese totalmente hacia la izquierda. 12. Si es necesario, desplcese hasta la parte superior de la presentacin. Creacin del bloque de texto Crear un bloque de texto con un margen de 5 centmetros por cada lado. 1. Seleccione la herramienta Texto en la barra de herramientas de estado.
2. Mediante el uso de las reglas horizontal y vertical como gua, arrastre un rectngulo que comience aproximadamente a 5 centmetros desde la parte inferior izquierda de la presentacin y termine aproximadamente a 5 centmetros de la parte inferior derecha, segn indican las lneas de los lmites de pgina. Al soltar el botn del ratn, la regla horizontal muestra la anchura del bloque de texto. El punto de insercin parpadea en la parte superior izquierda del cuadro de texto. Debe escribir la carta modelo en el bloque de texto. Adicin de la direccin 1. Seleccione el men Insertar > Campo de fusin. 2. Seleccione Nombre en la lista y haga clic en Aceptar. 3. Introduzca un espacio. 4. Seleccione el men Insertar > Campo de fusin. 5. Seleccione Apellidos en la lista y haga clic en Aceptar.
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6. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS). 7. Aada los campos de fusin correspondientes al domicilio, la ciudad y el pas con los espacios, las nuevas lneas y los signos de puntuacin adecuados.
Escritura de la carta 1. Pulse Intro o Retorno dos veces para introducir dos retornos de carro al final de la direccin. 2. Inicie la lnea del saludo: escriba Estimado/a y un espacio. 3. Introduzca los campos de fusin para el nombre y los apellidos, separados por un espacio. En sus propias cartas puede utilizar ms campos (por ejemplo, un campo para el tratamiento) para conseguir un saludo ms profesional. 4. Escriba una coma e introduzca dos retornos de carro. 5. Escriba la carta:
La Pastelera favorita le da la bienvenida a usted y su empresa a nuestra organizacin. Estamos deseando hacer negocios con usted y esperamos que usted est satisfecho con nuestros productos y servicios!
Si escribe una palabra de forma incorrecta, ver una lnea de color rojo debajo de dicha palabra. Para desactivar el revisor ortogrfico en tiempo real en este archivo, seleccione el men Archivo > Opciones de archivo. En el cuadro de dilogo Opciones de archivo, haga clic en la pestaa Ortografa. Anule la seleccin de Indicar palabras dudosas con un subrayado especial.
Desactive esta casilla de verificacin para eliminar el subrayado de las palabras con errores ortogrficos.
Si es probable que uno o ms campos contengan palabras (como nombres, por ejemplo) que un corrector ortogrfico marcara como incorrectas, puede desactivar el corrector ortogrfico para esos campos concretos. Si desea obtener informacin acerca de cmo desactivar la verificacin ortogrfica de unos determinados campos de un archivo, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
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Adicin de la despedida
1. Haga clic al final del texto e introduzca dos retornos de carro. 2. Escriba Un cordial saludo, e introduzca cuatro retornos de carro. 3. Escriba John Jones. 4. Introduzca un retorno de carro y, a continuacin, escriba Presidente. 5. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin en la barra de presentacin para ver la carta personalizada, lista para ser impresa, para cada uno de los registros de la base de datos. Nota Es posible que el registro que aparece en la ventana sea distinto del que se muestra aqu debido a las pruebas que haya podido realizar en el archivo de ejemplo.
6. Examine algunos registros para ver los campos de fusin actualizados. Consulte Adicin de un grfico a la presentacin en la pgina 38 para obtener informacin acerca de cmo aadir un logotipo a la cabecera de la carta. 7. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
1 ver cmo las listas de valores pueden simplificar la entrada de datos 1 escribir y probar frmulas de clculo 1 utilizar opciones de introduccin automtica en un campo para la entrada de datos
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7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Editar lista de valores. 8. Haga clic en Aceptar para finalizar.
5. Seleccione Datos. En Campo, seleccione Juego de botones circulares en Estilo de control. 6. En Valores de, elija la lista de valores Tipos de clientes. Esta es la lista de valores que ha definido en la seccin anterior.
Los botones circulares y los valores de la lista de valores Tipos de clientes aparecen en el campo Tipo de cliente.
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7. Haga clic en Guardar presentacin y despus en Salir de Presentacin. A continuacin, haga clic en la pestaa Estado del pago para ver los botones circulares en el modo Visualizar.
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7. Haga clic en Crear. Aparece el cuadro de dilogo Especificar clculo. 8. Revise la lista de funciones a la derecha del cuadro de dilogo Especificar clculo hasta que localice If (prueba ; resultadoUno ; resultadoDos ). Haga doble clic en esta funcin, de modo que aparezca en el siguiente cuadro de texto. Esta funcin tiene tres partes: una prueba, un resultado si la prueba se evala como verdadera (resultado uno), y un resultado si es falsa (resultado dos). Sustituir los marcadores de posicin prueba, resultado uno y resultado dos por los componentes reales del clculo.
Lista de campos Lista de funciones
9. Seleccione el texto del marcador de posicin prueba y escriba lo siguiente exactamente como aparece aqu: Tipo de cliente = Habitual 10. Seleccione el texto del marcador de posicin resultado uno y escriba 100. 11. Seleccione el texto del marcador de posicin resultado dos y escriba 200. 12. Asegrese de que el resultado del clculo se configura como Numrico.
El clculo completo
Seleccione Numrico
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13. Haga clic en Aceptar. Si recibe un mensaje de error, asegrese de que todos los espacios y puntuacin son idnticos a la frmula mostrada anteriormente. 14. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Gestionar base de datos. El campo Cuota anual aparece en la parte inferior de la presentacin, bajo el panel de la pestaa Estado del pago. Dependiendo del tamao de la pantalla, es posible que necesite desplazarse por ella para verlo. 15. Seleccione el campo Cuota anual y haga clic en su etiqueta mientras pulsa Mays. Arrstrelas al campo Cliente desde y alinelas con los campos que aparecen arriba. La frmula de clculo ya est completada. Cuando se introducen los datos en el campo Tipo de cliente, FileMaker Pro los compara con la palabra que estamos probando, Habitual. La prueba se evala como True (verdadera) si coincide la palabra y el clculo devuelve el primer resultado (100). Si no coincide, la prueba se evala como False (falsa) y se devuelve el segundo resultado (200).
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9. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. El nuevo campo aparece en la parte inferior de la presentacin. Es posible que tenga que desplazarse de nuevo hacia abajo para verlo. 10. Arrastre el campo y su etiqueta a la pestaa Estado del pago, y alinelos con los dems campos y etiquetas. 11. Haga clic en Guardar presentacin y en Abandonar presentacin para cambiar al modo Visualizar. 12. Seleccione la pestaa Estado del pago. 13. Pruebe la opcin de entrada del nuevo campo haciendo clic en Nuevo registro en la barra de herramientas de estado varias veces. Cada vez que se crea un registro nuevo, el valor del campo Nmero de cliente aumenta en uno. 14. Elimine todos los registros creados en la base de datos. 15. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
1 realizar y utilizar un botn para llevar a cabo una tarea 1 crear y ejecutar un guin sencillo para realizar una tarea de varios pasos 1 utilizar un botn para ejecutar un guin
6. En el cuadro de dilogo Configuracin del botn, seleccione el comando Ir a la presentacin en la lista de navegacin. 7. En el rea Opciones, en Especificar, haga clic en Presentacin.
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8. En el cuadro de dilogo Especificar presentacin, seleccione Lista de tipos de clientes y haga clic en Aceptar.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. El punto de insercin aparece en el centro del botn. 10. Escriba Ir a la Lista de tipos de clientes en el botn para identificarlo. 11. Haga clic fuera del botn. Es posible que deba seleccionar el botn y ajustar su tamao para mostrar el texto, desplazar objetos en la cabecera o arrastrar el margen derecho de la presentacin hacia la derecha para ensancharla a fin de que todos los elementos se ajusten a los lmites de la pgina. 12. Para ver si su botn funciona, haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, en Salir de Presentacin para cambiar al modo Visualizar y poder hacer clic en el botn. El botn muestra la presentacin Lista de tipos de clientes. Consejo Puede seleccionar el men Vista > Mostrar botones en el modo Presentacin para en los objetos de botones en este modo. mostrar una insignia de botn
Guiones
Un guin permite elaborar una serie de instrucciones para que las ejecute FileMaker Pro. Al igual que los botones, los guiones permiten automatizar la mayora de los comandos de men de FileMaker Pro, as como activar algunos comandos que no se encuentran en los mens de FileMaker Pro. Los guiones sencillos permiten ejecutar tareas sencillas, mientras que los complejos pueden combinar elementos (como respuestas y control del usuario) con tcnicas de programacin (como estructuras en rbol y bucles) para crear conjuntos de instrucciones dinmicos y de gran capacidad.
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3. En el cuadro de texto Nombre del guin, escriba Presentacin Vista previa de Etiquetas. 4. En la lista ubicada a la izquierda, desplcese hacia la parte inferior y, debajo de Navegacin, seleccione el paso de guin Ir a la presentacin y, a continuacin, haga clic en el botn Mover. (Tambin puede seleccionar y mover los pasos de guin haciendo doble clic en ellos.) 5. En el rea Opciones de paso de guin, haga clic en Especificar, seleccione Presentacin y despus la presentacin Etiquetas. A continuacin, haga clic en Aceptar. 6. Seleccione el paso de guin Modo Vista previa en la lista de la izquierda y desplcelo al guin.
El guin terminado
7. Cierre el cuadro de dilogo Editar guin, haga clic en Guardar y, a continuacin, cierre el cuadro de dilogo Gestionar guiones. 8. Para ejecutar el guin que acaba de crear: Elija el men Guiones > Vista previa presentacin de etiquetas. FileMaker Pro muestra la presentacin Etiquetas y cambia al modo Vista previa.
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5. En el rea Opciones, en Guin actual, haga clic en Especificar. Seleccione Vista previa de presentacin de etiquetas en la lista de guiones disponibles y haga clic en Aceptar. 6. Deje el resto de los parmetros predeterminados del botn tal cual y haga clic en Aceptar.
1 crear un informe dinmico en la Vista Tabla 1 crear un informe con datos agrupados y totales mediante el asistente Nueva
presentacin/informe electrnico
1 guardar un informe como un archivo PDF y enviarlo como un archivo adjunto de correo
1 las tasas anuales abonadas por cada cliente. 1 los subtotales de las tasas abonadas por cada empresa. 1 un total general de las tasas cobradas de las tres empresas.
Los campos de la presentacin Entrada de datos aparecen como cabeceras de columnas en la Vista Tabla.
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Cancele la seleccin de las casillas de verificacin de los campos que desee ocultar en la Vista Tabla.
Las columnas se ocultan en la Vista Tabla al cancelar la seleccin de las casillas de verificacin. 3. Haga clic en Aceptar.
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Haga clic con el botn derecho o pulse Control mientras hace clic en la fila de sumario
2. Coloque el puntero sobre la cabecera de columna Empresa y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione Campo > Ocultar campo para ocultar los datos de empresa repetidos en la columna Empresa. La etiqueta creada en el campo Empresa permanece en la Vista Tabla para identificar el campo Grupo. El informe completado muestra:
1 la tasa abonada por cada cliente. 1 los subtotales de los ingresos procedentes de las tasas por empresa. 1 un total general de los ingresos por tasas de todas las empresas.
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Total general
Para que este informe se muestre correctamente en la Vista Tabla, los datos deben organizarse por Empresa. 3. Coloque el puntero sobre cualquier cabecera de columna y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione Vista Tabla > Restablecer y, a continuacin, haga clic en S para borrar la configuracin de informe dinmico y mostrar todos los campos de la presentacin Entrada de datos.
1 una parte de subsumario en la presentacin del informe para cada nivel de detalle que desee
desglosar.
1 uno o varios campos por los que agrupar los registros (campos de interrupcin). 1 registros ordenados mediante estos campos de interrupcin, en el orden en el que las partes
del subsumario aparecen en la presentacin del informe.
1 una parte de la presentacin de sumario general. 1 campo(s) sumario para mostrar los totales, promedios o recuentos.
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En este ejercicio, crear un informe que incluya subtotales para cada categora y un total general para todo el informe. Crear un informe subsumario que:
1 agrupe los clientes por tipo. 1 calcule el subtotal de las tasas cobradas para cada tipo de cliente. 1 proporcione un total general de estas tasas.
El asistente Nueva presentacin/informe crea estas estructuras y realiza esta configuracin automticamente.
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5. Elija Incluir subtotales e Incluir total general si an no estn seleccionadas estas opciones. Observe los cambios de la vista previa del informe en el asistente; obtendr una idea del aspecto del informe con la configuracin actual.
6. Haga clic en Siguiente. Seleccin de los campos utilizados en este informe 1. Seleccione el primer campo que se va a utilizar en este informe, Tipo de cliente, y desplcelo a la lista Campos mostrados en presentacin/informe. 2. Seleccione y mueva el campo Apellidos. 3. Seleccione y mueva el campo Nombre. 4. Seleccione y mueva el campo Tasa abonada.
5. Haga clic en Siguiente. 6. Ahora desea organizar los registros segn el Tipo de cliente, de modo que desplace este campo a la lista Categoras de informes.
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7. Anule la seleccin de la casilla de verificacin Tipo de cliente. La opcin Tipo de cliente aparecer slo una vez en cada grupo, tal y como se muestra en la imagen de la vista previa del informe en el asistente.
Anule la seleccin de Tipo de cliente para ocultar los valores repetidos en el informe
8. Haga clic en Siguiente. 9. Mueva el campo Apellidos a la lista Tipo de ordenacin. De esta forma se ordenan los registros de cada grupo de tipos de clientes alfabticamente segn los apellidos de los clientes. Observe que el campo de interrupcin Tipo de cliente aparece automticamente en la parte superior de la lista Tipo de ordenacin. FileMaker Pro agrupar los registros por esta categora antes de ordenar datos.
10. Haga clic en Siguiente. Especificacin de subtotales y totales generales En el Informe de tasas anuales, desea ver los subtotales de las tasas abonadas por cada tipo de cliente, Nuevo y Habitual, y un total general de las tasas de estos dos grupos al final del informe. Para hacer esto, deber especificar campos de sumario de subtotal y total general en el asistente Nueva presentacin/informe. El campo de sumario que utilizar es Cuota anual de ingresos, que ya se ha definido anteriormente en el archivo de ejemplo. El campo Cuota anual de ingresos calcula el total de las tasas introducidas en el campo Tasa abonada. 1. En Campo sumario, haga clic en Especificar y seleccione Cuota anual de ingresos en la lista de campos disponibles; a continuacin, haga clic en Aceptar.
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2. En Categora a resumir por, utilice el valor predeterminado Tipo de cliente. 3. En Situacin del subtotal, utilice el valor predeterminado Debajo del grupo de registros. 4. Haga clic en Aadir subtotal. Esta accin le indica a FileMaker Pro que cree un subtotal de las tasas abonadas bajo cada categora de cliente.
5. Haga clic en Siguiente. 6. En Campo sumario, haga clic en Especificar y seleccione Cuota anual de ingresos en la lista de campos disponibles; a continuacin, haga clic en Aceptar. Esta accin indica a FileMaker Pro que utilice el campo Cuota anual de ingresos en el total general. 7. Haga clic en Aadir total general. Esta accin indica a FileMaker Pro que cree un total general de las tasas anuales.
8. Haga clic en Siguiente. Seleccin de un tema y creacin de la cabecera y el pie 1. En Classic ajustado, seleccione Clido. Obtendr una vista previa del tema en el asistente. El tema determina el estilo, el color y el tamao del texto del informe completado y se aplica nicamente a la presentacin actual, no a todas las presentaciones de la base de datos. 2. Haga clic en Siguiente.
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3. En el rea Cabecera, en Superior centro, seleccione Texto personalizado grande. 4. Escriba Informe de tasas anuales para la cabecera del informe y haga clic en Aceptar. 5. En el rea Pie de pgina, en Inferior centro, seleccione Nmero de pgina para incluir el nmero de pgina en la parte inferior de cada pgina del informe.
6. Haga clic en Siguiente. Creacin de un guin para ejecutar de nuevo este informe 1. Haga clic en Crear un guin. 2. Deje el Nombre del guin tal y como aparece, y haga clic en Siguiente. 3. Haga clic en Ver en modo Visualizar si an no est seleccionada esta opcin.
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4. Haga clic en Finalizar. Ver el informe completo en la Vista Lista. Se calcula el subtotal de las tasas cobradas para cada tipo de cliente y, en la parte inferior del informe, aparece un total general de todas las tasas. Nota En funcin de los experimentos realizados en las lecciones anteriores, es posible que su informe final no tenga el mismo aspecto que el que se muestra a continuacin.
Este informe agrupa los datos por el campo Tipo de cliente, denominado tambin campo de interrupcin
Subtotales
El nmero de pgina real sustituir al carcter de marcador de posicin en el modo Vista previa y tambin cuando se imprima el informe
Total general
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Eliminar un registro para ver los valores de sumario actualizados Cuando trabaja en Vista lista o Vista tabla en el modo Visualizar, FileMaker Pro actualiza automticamente los valores de sumario cuando se aaden o cambian los valores de datos. Para eliminar un registro y ver la actualizacin de valores de sumario dinmicamente: 1. Seleccione el registro para Gerard LeFranc.
2. Haga clic en Eliminar registro y en Eliminar. En el subtotal para los nuevos clientes y el total general se muestran los valores actualizados.
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En esta leccin crear un grfico rpido que compare los ingresos por tasas de los clientes corporativos de la Pastelera favorita.
4. Coloque el puntero sobre la columna Empresa , haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuacin, seleccione Ordenar en orden ascendente. 5. Coloque el puntero sobre la columna Tasa abonada , haga clic en la flecha hacia abajo y, a continuacin, seleccione Grfico > Grfico de tasa abonada por empresa. Obtendr una vista previa del grfico en el cuadro de dilogo Configuracin de grfico.
En la vista previa del grfico, se muestran de forma predeterminada grficos de columnas. Puede cambiar el tipo de grfico y especificar otra configuracin en el Inspector de grficos ubicado a la derecha.
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6. En el rea Ttulo del Inspector de grficos, escriba Ingresos por empresa. 7. En Tipo, seleccione Circular. La vista previa del grfico se actualiza para mostrar el ttulo y el tipo de grfico nuevos. 8. En Opciones, seleccione Mostrar valores en el grfico y Porcentajes. 9. Haga clic en Guardar como presentacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. El grfico completado se mostrar en el modo Visualizar.
Notas
1 Puede seleccionar una presentacin que contenga un grfico rpido en el men emergente
Presentacin para mostrarlo posteriormente.
1 Para modificar un grfico, cambie al modo Presentacin y haga doble clic en este.
10. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
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ver cmo funcionan las bases de datos relacionales definir una relacin mostrar los datos de un registro relacionado mostrar una lista de registros relacionados
1 La tabla Clientes que contiene los registros de los clientes individuales de la Pastelera favorita. 1 La tabla Empresas que contiene los registros de las empresas en las que trabajan estos
clientes. Cada empresa tiene un gran nmero de empleados (clientes de la Pastelera favorita).
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La relacin se basa en los datos coincidentes del campo Empresa de ambas tablas. Los registros estn relacionados si los datos del campo Empresa de una tabla coinciden con los datos del campo Empresa de la otra tabla. 6. Haga clic en Aceptar para guardar esta relacin.
Puede ver el cuadro de dilogo Especificar campo que muestra la lista de los campos de esta tabla. 4. Haga clic en la Tabla actual (Clientes) y seleccione la tabla Empresas en la lista. Ahora puede ver una lista de los campos en la tabla relacionada Empresas. Los dos puntos (::) antes de cada nombre de campo indican que son campos relacionados, no campos definidos en la tabla Clientes en la que trabaja actualmente. Estos campos relacionados mostrarn los datos de la tabla relacionada. 5. Seleccione ::Direccin de empresa. 6. Seleccione Crear etiqueta (si no est seleccionada) y haga clic en Aceptar. 7. Repita los pasos 3-6 para ::Ciudad y ::Pas.
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8. Mueva los campos si fuera necesario y cambie el tamao de los campos para que muestren todos los datos que contienen. Cuando termine, los campos deberan tener el siguiente aspecto:
9. Haga clic en Guardar presentacin y, a continuacin, haga clic en Abandonar presentacin en la barra de presentacin para volver al modo Visualizar. 10. Haga clic en el icono de libro de la barra de herramientas de estado para recorrer los registros hasta que vea el cambio de nombre de empresa. Aunque la presentacin Informacin de cuenta corporativa se basa en la tabla Clientes, puede ver los datos de direcciones almacenados en la tabla Empresas gracias a la relacin que configur anteriormente en esta leccin.
4. En la parte inferior del cuadro de dilogo ubicado debajo de Clientes, seleccione Permitir la creacin de registros en esta tabla a travs de esta relacin. Esta accin le permitir aadir un nombre a la lista Clientes.
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5. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Gestionar base de datos. 6. Utilice el icono de libro o la barra de desplazamiento de la barra de herramientas de estado para pasar al registro de la primera empresa (Corporacin ABC), si es necesario. 7. Haga clic en Editar presentacin en la barra de presentacin. 8. Seleccione la herramienta Portal que contenga la lista de nombres. en la barra de herramientas de estado y cree un cuadro
9. En el cuadro de dilogo Configurar portal, elija la tabla Clientes en Mostrar registros relacionados desde. 10. Seleccione Mostrar barra de desplazamiento vertical. 11. En Nmero de filas escriba 4. 12. Haga clic en Aceptar.
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5. Haga clic en Guardar presentacin y en Salir de Presentacin para ver la lista de clientes de cada empresa. Nota En funcin de los experimentos realizados en las lecciones anteriores, es posible que su portal no tenga el mismo aspecto que el que muestra la imagen.
Haga clic aqu para introducir un nuevo cliente para esta empresa
7. Seleccione Entrada de datos en el men emergente Presentacin de la barra de presentacin para ver el nuevo registro. Al aadir el nuevo cliente, la relacin cre automticamente un registro para este en la tabla Clientes. Haga clic en la pestaa Estado del pago del nuevo registro. Corporacin ABC se introduce automticamente en el campo coincidente debido a que se aadi el nombre al portal del registro de Corporacin ABC. 8. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
1 a habilitar la posibilidad de compartir archivos de FileMaker Pro a travs de una red 1 a importar datos a un archivo de FileMaker Pro
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Una vez abierto un archivo compartido, el anfitrin y los clientes tienen acceso a la misma informacin y todos los cambios que se realicen en el archivo aparecern en la ventana de cada usuario. Las modificaciones de datos, guiones o presentaciones realizadas por cualquier usuario se guardan en el archivo compartido. El archivo compartido se guarda en el disco en el que reside el archivo. Los tipos de ordenacin, las peticiones de bsqueda, las rdenes de exportacin e importacin de campos y las configuraciones de impresin son especficos de cada usuario. Para habilitar la posibilidad de compartir FileMaker a travs de la red: 1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12. Nota Para activar o cambiar el estado de la funcin de compartir de un archivo en sus propios archivos, debe abrirlo con una cuenta que tenga privilegios de acceso Gestionar privilegios ampliados. Las cuentas, contraseas y conjuntos de privilegios se abordan en leccin 13. 2. Seleccione el men Archivo > Compartir > Red FileMaker. 3. En el cuadro de dilogo Configuracin de la red FileMaker, en Comparticin en red, haga clic en Activar. Ver la direccin TCP/IP del sistema bajo los controles de Comparticin de red.
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Seleccione Activo para habilitar el uso compartido de la red Ejemplo Copia.fmp12 est seleccionado en la lista
4. En Acceso de red a archivo, seleccione Todos los usuarios. 5. Haga clic en Aceptar. Nota Windows: Puede que reciba una advertencia de seguridad del sistema operativo cuando habilite la comparticin de red en FileMaker Pro. Ejemplo Copia est ahora alojado en su equipo. Debe mantener abierto este archivo para que est disponible para los usuarios de su red.
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Seleccionar para ver una lista de anfitriones Seleccione el equipo que aloja el archivo que desee abrir Para reducir la lista, escriba unas letras del archivo que est buscando Seleccione el archivo que desee abrir
3. Seleccione el anfitrin y, a continuacin, el archivo que desee abrir. 4. Haga clic en Abrir. En funcin de cmo est configurada la comparticin de archivos en su equipo, es posible que deba introducir un nombre de cuenta, una contrasea y un nombre de dominio (slo Windows) para abrir el archivo remoto. 5. Cierre todos los archivos remotos abiertos.
1 importar datos a un archivo de FileMaker Pro existente, en una nueva tabla o en una tabla
existente
1 compartir e importar datos de fuentes de datos ODBC 1 convertir datos de otras aplicaciones en nuevos archivos de FileMaker Pro 1 exportar datos para utilizarlos en otras aplicaciones
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agregar nuevos registros a una tabla existente crear una nueva tabla de datos importados actualizar registros existentes en una tabla existente actualizar registros coincidentes en una tabla existente
Importante Ciertas opciones de importacin que actualizan los registros existentes y los registros coincidentes sobrescriben los datos existentes durante el proceso de importacin y, una vez importados, no se puede deshacer esta accin. Para proteger sus datos, elija siempre el men Archivo > Guardar una copia como para realizar una copia de seguridad del archivo antes de llevar a cabo una importacin que actualice los registros. El archivo desde el que importa los registros se denomina origen. El archivo al que importa los registros se denomina destino.
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3. En Archivos de tipo (Windows) o Mostrar (Mac OS), seleccione Todos los archivos (Windows) o Todos los disponibles (Mac OS) y, a continuacin, elija MiArchivo.fmp12 en la carpeta Aprendizaje. MiArchivo.fmp7 es el archivo creado en la leccin leccin 4 y el archivo origen para este ejercicio de importacin de datos. 4. Haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de dilogo de asignacin de campos de importacin. 5. En Destino, seleccione Tabla actual (Clientes). 6. En Importar accin, seleccione Aadir nuevos registros. 7. Asegrese de que el campo Nombre situado en los Campos origen est en la misma fila que el campo Nombre de los Campos destino. Puede mover los campos destino hacia arriba o hacia abajo en la lista, con la ayuda de la barra de desplazamiento. Pase el cursor sobre la doble flecha para activar la barra de desplazamiento. 8. Repita el paso 7 para los Apellidos. 9. Asegrese de que aparece una entre los campos Nombre y Apellidos. (Windows) o (Mac OS)
Si no ve ninguna entre los campos coincidentes, haga clic en el para cambiar el valor.
Los campos restantes deben tener un (Windows) o (Mac OS) entre ellos. Los datos incluidos en los campos correspondientes no se importarn al archivo de destino.
Las flechas sealan los campos de la derecha en los que se importarn los datos Archivo de origen desde el que se realizar la importacin
Accin de importacin
10. Haga clic en Importar. 11. En el cuadro de dilogo Opciones de importacin, haga clic en Importar.
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12. Revise la informacin del cuadro de dilogo Resumen de importacin y haga clic en Aceptar. Los registros de MiArchivo.fmp12 que contienen los datos del nombre y los apellidos se han aadido al archivo Ejemplo Copia.fmp7. El conjunto hallado actual contiene los nuevos registros importados. Compruebe los nuevos registros para verificar los datos que se han importado. Haga clic en Mostrar todos en la barra de herramientas de estado para ver todos los registros del archivo. 13. Cuando acabe con la leccin, cierre el archivo de ejemplo seleccionando el men Archivo > Cerrar.
1 a proteger sus datos utilizando cuentas, contraseas y grupos de privilegios 1 a crear cuentas, contraseas y conjuntos de privilegios
Las contraseas y los privilegios de acceso de las cuentas predefinidas se pueden modificar.
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Para crear una cuenta y una contrasea: 1. Abra el archivo Ejemplo Copia.fmp12. 2. Seleccione el men Archivo > Gestionar > Seguridad. 3. En la pestaa Cuentas, haga clic en Nueva. 4. En La cuenta se verifica a travs de, seleccione FileMaker. 5. En Nombre de cuenta, escriba Le Nguyen. 6. En Contrasea, escriba lnguyen. Nota Por motivos de seguridad, el texto de la contrasea nunca se muestra en FileMaker Pro. Anote siempre las contraseas que introduzca cuando configure las cuentas y facilteselas a los usuarios adecuados. Guarde las contraseas en un lugar seguro por si las olvida y para impedir que alguien las robe. 7. Seleccione El usuario debe cambiar la contrasea al iniciar la prxima sesin. En la mayora de los casos, una cuenta compartida por varios usuarios no debera forzar el cambio de contrasea al iniciar sesin. En su lugar, debera especificar una contrasea y proporcionrsela a los usuarios que la necesiten. Adems, el conjunto de privilegios para una cuenta compartida no debera permitir los cambios de contrasea, ya que un usuario podra cambiar la contrasea y bloquear el acceso a todos los dems usuarios que comparten la cuenta. 8. En Estado de la cuenta, seleccione Activo. 9. En Conjunto de privilegios, seleccione [Acceso de slo lectura]. 10. En Descripcin, escriba Agente de atencin al cliente.
11. Haga clic en Aceptar. Ver la nueva cuenta junto a las cuentas predeterminadas Invitado y Admin. 12. Haga clic en Aceptar. Se mostrar una alerta que le informar de que la cuenta Admin del archivo de ejemplo no se encuentra protegida mediante contrasea. Debe aceptar esta configuracin para que FileMaker Pro le permita continuar. 13. Haga clic en Permitir para cerrar la alerta. Se mostrar el cuadro de dilogo Confirmar inicio de sesin con acceso completo.
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14. Escriba Admin, en Cuenta con acceso completo, deje en blanco la Contrasea y haga clic en Aceptar. Nota Por motivos de seguridad, proteja siempre mediante contrasea la cuenta Admin de los archivos que cree.
1 El Acceso total permite el acceso y la modificacin de todo lo que haya en el archivo 1 El privilegio Slo entrada de datos permite exclusivamente ver e introducir datos 1 El Acceso de slo lectura permite ver datos, pero no realizar modificaciones
En toda base de datos debe haber al menos una cuenta con un conjunto de privilegios de Acceso total. Por motivos de seguridad, dicha cuenta deber protegerse mediante una contrasea. El usuario no puede modificar ni eliminar conjuntos de privilegios predefinidos, excepto para activar o desactivar sus conjuntos de privilegios ampliados. No obstante, s puede duplicar los conjuntos de privilegios predefinidos y modificar la copia resultante para utilizarla de otro modo.
Conjuntos de privilegios personalizados Mientras los conjuntos de privilegios predefinidos de FileMaker Pro ofrecen tipos comunes de acceso a los datos, la creacin de conjuntos de privilegios exclusivos permite limitar el acceso a determinados aspectos de una base de datos como, por ejemplo, las presentaciones a las que se puede acceder, los mens disponibles y si se permite imprimir o no. Conjuntos de privilegios ampliados Los conjuntos de privilegios ampliados determinan las opciones de comparticin de datos permitidas por un conjunto de privilegios como, por ejemplo, si un conjunto de privilegios permite a los usuarios que abran un archivo compartido o que vean una base de datos en un navegador Web.
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8. Haga clic en Aceptar. Aparece Personal eventual en la lista de conjuntos de privilegios. Este conjunto de privilegios puede ser utilizado por una cuenta o ms. 9. Haga clic en Aceptar. 10. Haga clic en Permitir para cerrar la alerta. Se mostrar el cuadro de dilogo Confirmar inicio de sesin con acceso completo. 11. Escriba Admin en Cuenta con acceso completo, deje en blanco la Contrasea y haga clic en Aceptar. 12. Cuando haya acabado con esta leccin, cierre o salga de FileMaker Pro para cerrar todos los archivos abiertos.
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1 cmo y cundo realizar una copia de seguridad de la base de datos 1 dnde aprender acerca de otros sistemas de proteccin
5. Haga clic en Guardar. Importante La prxima vez, realice la copia de seguridad en un disco o volumen diferente. No realice nunca la copia de seguridad sobre la nica o ms reciente copia del archivo. Deber disponer de varias copias de seguridad diferentes al mismo tiempo.
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1 con la frecuencia necesaria para garantizar que puede restaurar todos los datos en caso
de emergencia